JPH08314899A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 メモの内容を指定することによって元の文書
を参照可能にし、さらにメモの保存性を文書に依存せ
ず、メモ自身で決定できるようにする。 【構成】 文書ファイルに格納される文書データについ
て文書データ単位に文書データの作成領域およびメモデ
ータの作成領域の位置，各作成領域内に入力されたデー
タの文書ファイル中の格納位置を記憶し、さらにメモデ
ータ作成領域に入力されたメモデータの入力者名，メモ
データの内容に対応したキーワードを記憶する管理テー
ブルと、文書データに対するメモデータの入力者名等を
入力するメモ属性入力手段と、表示手段に表示された文
書データ中にメモデータの作成領域を設定するメモデー
タ作成領域設定手段と、設定されたメモデータ作成領域
の位置およびメモ属性入力手段により入力されたメモデ
ータの入力者名、キーワードを文書データの該当ページ
に対応付けて管理テーブルに登録するメモデータ属性登
録処理手段とを設ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、予め作成された文書デ
ータに対するメモデータを互いに関連付けて管理する文
書処理装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種の文書処理装置として、例
えば特開平５−７３５４３号に開示されているように、
予め作成された文書に対して入力されたメモを、メモ記
入位置を関連付けて文書ファイルとは異なるファイルに
格納し、メモ付き文書、メモ無し文書、メモのみを選択
して出力可能にし、さらに元の文書の内容が変更された
場合は、メモ記入位置も自動的に更新するようにしたも
のがある。

【０００３】また、特開平１−１１１２６８号公報に開
示されているように、元の文書に対して入力されたメモ
を、メモ記入位置を関連付け、かつメモ作成者別に格納
し、個人別のメモ管理を可能にしたものがある。

【０００４】この他に、特開平１−１６９６２５号、特
開昭６２−１９４２８６号、特開平２−２８９０８１号
に開示された類似技術がある。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところで、メモを付記
する文書の種類として、（１）作成者本人が専用に使用
するもの、（２）複数人が共通に参照するものに大別さ
れる。

【０００６】一方、文書に付記するメモの内容として
は、（１）個人用の覚え書き、（２）文書内容に対する
意見，質問，指示，要望事項、（３）承認署名，閲覧署
名などがある。このうち、複数人が共通に参照し、メモ
を付記する文書の例として、責任者に対し意見，承認署
名を求める研究報告書、機器等の開発設計仕様書などが
ある。

【０００７】上記従来技術にあっては、文書作成者本人
専用の文書、あるいは複数人が共通に参照する文書のい
ずれにも適用することができる。

【０００８】しかしながら、文書を指定することによっ
てその文書に付記されたメモを表示することは可能であ
るが、メモの内容を指定することによって元の文書を参
照することはできない。このため、特定のメモを付記し
た文書名を忘れてしまった時、その文書を簡単に探し出
すことができないという問題がある。

【０００９】また、文書とメモとの対応関係を管理する
のみに止まり、文書に付記されたメモに対しては、削除
あるいは修正を自由に許すか、元の文書の削除に伴って
自動的に削除する構成となっている。

【００１０】このため、研究報告書等において系争事件
の証拠として採用できるような重要なメモが付記されて
いたとしても、元の文書の削除によって自動的に削除さ
れてしまい、重要なメモを逸失してしまうなどの問題が
ある。

【００１１】本発明の第１の目的は、メモの内容を指定
することによって元の文書を参照することができる文書
処理装置を提供することにある。

【００１２】本発明の第２の目的は、メモの保存性を文
書に依存せず、メモ自身で決定することができる文書処
理装置を提供することにある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、文書ファイルに格納される文書データに
ついて文書データ単位に作成者名およびページ数を記憶
し、さらに各ページ単位に当該ページに作成された文書
データの作成領域およびメモデータの作成領域の位置，
各作成領域内に入力されたデータの前記文書ファイル中
の格納位置を記憶し、さらにメモデータ作成領域に入力
されたメモデータの入力者名，メモデータの内容に対応
したキーワードを記憶する管理テーブルと、文書データ
に対するメモデータの入力者名、キーワードを入力する
メモ属性入力手段と、表示手段に表示された文書データ
中にメモデータの作成領域を設定するメモデータ作成領
域設定手段と、設定されたメモデータ作成領域の位置お
よび前記メモ属性入力手段により入力されたメモデータ
の入力者名、キーワードを文書データの該当ページに対
応付けて前記管理テーブルに登録するメモデータ属性登
録処理手段とを設け、メモデータと共にそのキーワード
を登録しておき、任意のキーワードを指定することによ
って対応するメモデータ並びに文書データを参照可能に
構成したものである。

【００１４】また、メモ属性として、文書ファイルへの
格納後におけるメモデータの更新を禁止するメモデータ
作成領域別の更新不可情報を入力して管理テーブルに記
憶させておき、文書データの更新処理により関連するメ
モデータを有する文書データがページ単位で削除対象と
なった時、当該ページの文書データに対応するメモデー
タの作成領域に対し前記更新不可情報が設定されている
か否かを調べ、設定されていれば文書データを更新せ
ず、設定されていなければ削除対象の文書データおよび
メモデータをページ単位で削除する削除制御処理手段を
設けたことを特徴とする。

【００１５】

【作用】上記手段によれば、メモ属性として、文書デー
タに対するメモデータの入力者名の他に、メモ内容に対
応したキーワードが管理テーブルに記憶される。

【００１６】従って、任意のキーワードを指定すると、
この入力キーワードに一致するキーワードが登録された
メモ作成領域を容易に検索し、その中のメモデータを参
照し、さらに対応する文書データを容易に参照すること
ができる。

【００１７】従って、例えば各種文献等を閲覧してメモ
を付記したが、そのメモを付記した元の文献名を忘れて
しまった時に、メモの内容の特徴さえ覚えていれば、元
の文献名を容易に検索し、再度閲覧することが可能にな
る。

【００１８】また、メモ属性として、メモデータ作成領
域別の更新不可情報を入力して管理テーブルに記憶させ
ておくと、文書データの更新処理により関連するメモデ
ータを有する文書データがページ単位で削除対象となっ
たとしても、当該ページの文書データに対応するメモデ
ータの作成領域に対し前記更新不可情報が設定されてい
れば、メモデータおよび文書データは削除されない。

【００１９】従って、重要なメモについては更新不可情
報を設定しておくことにより、文書データの更新時に削
除されてしまうことを防止できる。従って、例えば「研
究報告書」等において担当者以外の責任者が更新不可情
報を設定してメモを付記した場合、そのページの文書デ
ータとメモデータは、削除されずに永久保存される。こ
の結果、系争事件の証拠として採用できるような「研究
報告書」中の重要なメモの逸失を防止することができ
る。

【００２０】また、第３者が故意に文書データを改ざん
しようとしても、更新不可情報が設定されたメモ書きが
付加されたページは、更新も削除も許されない。このた
め、文書データの改ざんによる偽証も防止することがで
きる。

【００２１】この場合、更新不可情報をマンマシンイン
タフェース上では、「インク書き」「鉛筆書き」に対応
させることにより、消去可能なメモか、不可能なメモか
をユーザに容易に認識させることが可能になる。

【００２２】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面により詳細に
説明する。

【００２３】図１は、本発明の文書処理装置の一実施例
を示すブロック図であり、文書やメモの文字等を入力す
るキーボード１、文書作成時あるいはメモ作成時のコマ
ンドメニューを選択したり、図形やアンダラインを描画
したり、メモ作成領域を文書ページ中に指定するための
ポインティングデバイス２、文書や図形を表示するディ
スプレイ３、文書作成処理やメモ作成処理等を実行する
中央処理装置４、文書やメモを印刷出力するプリンタ
５、文書データおよびメモデータ等から成る文書ファイ
ル６を格納する外部記憶装置７とから構成されている。

【００２４】中央処理装置４には、文書／メモ作成処理
部４１、文書メモ更新処理部４２、文書／メモ検索処理
部４３、文書メモ削除処理部４４が設けられている。

【００２５】また、文書ファイル６には、文書毎の作成
者名やページ数等を管理するための管理テーブル６２と
文書データやメモデータを格納するデータ領域６３が設
けられている。

【００２６】管理テーブル６２は、図２に示すように、
文書管理データテーブル６２１，ページ管理データテー
ブル６２２，領域管理データテーブル６２３，メモ管理
データテーブル６２４，削除領域管理データテーブル６
２５により構成されている。

【００２７】文書管理データテーブル６２１は、文書毎
に１つ設けられるもので、文書属性６２１１，作成者名
６２１２，パスワード６２１３，作成日付６２１４，更
新日付６２１５，ページ数６２１６，ページ管理データ
テーブル６２２へのポインタ６２１７の各管理データ領
域から成っている。なお、文書属性６２１１とは、複数
ページ全体にわたる大きさや印刷時の書式設定などに関
するデータであり、後述のページ属性６２２５のデフォ
ルト値として使用される。

【００２８】ページ管理データテーブル６２２は、文書
毎に１つ設けられるもので、図４に示すように、ページ
毎の管理データ領域６２２１，６２２２，…，６２２ｋ
から成り、各管理データ領域６２１１，６２１２，…，
６２２ｋに格納されるデータは、当該ページの大きさや
上下左右余白等を表わすページ属性６２２５、当該ペー
ジ内に作成された文書やメモの領域数６２２６、領域管
理データテーブル６２３へのポインタ６２２７から成っ
ている。

【００２９】領域管理データテーブル６２３は、文書の
１ページに１つずつ設けられるもので、図５に示すよう
に、当該ページ内に作成された領域毎の管理データ領域
６２３１，６２３２，…，６２３ｊから成り、さらに各
管理データ領域６２３１，６２３２，…，６２３ｊに格
納されるデータは、当該領域が文書データの領域か、メ
モデータの領域かを示す領域種別６２３１１、当該領域
のページ内位置を示す領域位置６２３１２、領域のサイ
ズ６２３１３、当該領域の背景色６２３１４や透明度
（透明／半透明／不透明）６２３１５から成る属性６２
３１９、当該領域内のデータがテキストデータか、図形
データか、画像データかを区別するデータ種別６２３１
６、当該領域内のデータが格納されているデータ領域６
３へのポインタ６２３１７、当該領域がメモデータの作
成領域であった時、メモ管理データテーブル６２４への
ポインタ６２３１８から成っている。

【００３０】ここで、領域位置６２３１２の管理データ
は、文書またはメモを作成する矩形領域の４隅の座標位
置で表わされる。また、領域サイズ６２３１３は、当該
領域を構成する画素数で表わされる。

【００３１】メモ管理データテーブル６２４は、文書の
１ページに１つずつ設けられるもので、図６に示すよう
に、当該ページ内に作成されたメモ領域毎の管理データ
領域６２４１，６２４２，６２４ｍから成り、さらに各
領域６２４１，６２４２，６２４ｍに格納されるデータ
は、当該領域のメモ作成者名６２４１１、書き込みパス
ワード６２４１２、更新可／不可フラグ６２４１３、作
成日付６２４１４、更新日付６２４１５、キーワード６
２４１６、ページデータ関連度６２４１７から成ってい
る。

【００３２】ここで、書き込みパスワード６２４１２
は、当該メモ領域に作成されたメモデータを削除または
更新する時に、削除または更新が許されるか否かを判定
する時に使用するもので、例えば当該メモ領域のメモ作
成者以外に削除または更新を許さないようにしたい場合
は、メモ作成者自身が固有のパスワードを設定する。

【００３３】また、更新可／不可フラグ６２４１３は、
当該メモ領域のメモデータの更新を許すか否かを制御す
るためのものであり、「インク書き」と「鉛筆書き」の
２つ入力メニューのうち「インク書き」が選択された場
合は「更新不可」に設定され、「鉛筆書き」が選択され
た場合は「更新可」が設定される。

【００３４】なお、メモデータの削除または更新処理時
において、書き込みパスワード６２４１２と一致するパ
スワードが入力されたとしても、更新可／不可フラグ６
２４１３が「更新不可」に設定されている時は、当該メ
モ領域の削除や更新は一切禁止される。すなわち、「イ
ンク書き」のメモデータは、そのメモ作成者であっても
削除したり、更新することが不可能なように更新可／不
可フラグ６２４１３が設けられている。

【００３５】また、作成日付６２４１４や更新日付６２
４１５は、中央処理装置４内のタイマ（図示せず）のカ
レンダデータがそのまま転記される。

【００３６】さらに、キーワード６２４１６は、当該メ
モ領域に入力されたメモの特徴を表わす単語や文を示す
もので、基本的にはメモ作成者に入力させるが、入力さ
れなかった場合は、文書／メモ作成部４１が当該領域内
のメモの一部をキーワード６２４１６として抽出して自
動設定する。

【００３７】この場合、キーワードの抽出方法として
は、メモの先頭から所定数の文字を抽出する方法、ある
いは１または複数の単語または熟語などを抽出する方法
を用いることができる。このキーワードの自動抽出を行
うことにより、その都度キーワードを入力する手間が省
け、操作性が向上する。

【００３８】ページデータ関連度６２４１７は、当該メ
モ領域のメモとページ内の記述内容との関連度を示すも
のであり、当該メモ領域のメモデータがページ内の記述
内容と関連するものであれば、メモ作成者によって「関
連度＝有り」に設定される。「関連度＝有り」に設定さ
れた場合、文書の削除または更新処理において当該ペー
ジの記述内容が削除されてもメモデータは削除されな
い。

【００３９】次に、削除領域管理データテーブル６２５
は、文書の削除または更新処理において削除されたペー
ジに存在していたメモ領域の管理データを保存しておく
ためのもので、図７に示すように、領域数６２５２、領
域管理データテーブル６２３へのポインタ６２５３のデ
ータを格納するようになっている。

【００４０】図８は、以上の各テーブル６２１，６２
２，６２３，６２４と２ページから成る文書８の関係の
概要を示すものであり、文書データ８に対して１つの文
書管理データテーブル６２１が作成され、さらに文書管
理データテーブル６２１のページ管理データポインタ６
２１７で示される記憶位置に１つのページ管理データテ
ーブル６２２が作成される。

【００４１】さらに、ページ管理データテーブル６２２
の領域管理データポインタ６２２７で示される記憶位置
に領域管理データテーブル６２３が１ページ単位で作成
される。

【００４２】そして、各ページに対応した領域管理デー
タテーブル６２３には、そのページ内に作成される領域
の領域種別６２３１１等のデータが設定される。この場
合、第１領域６２３１には当該ページの文書データに関
する管理データが設定され、ページ内に作成されたメモ
領域９に入力されたメモデータに関する管理データは第
２領域以降にメモ領域の作成順に設定される。

【００４３】また、メモ領域９に関する作成者名等の管
理データは、メモ領域毎にメモ管理データテーブル６２
４に設定される。この場合、ページ内にメモ領域が何等
作成されない場合は、そのページに対するメモ管理デー
タテーブル６２４は作成されない。

【００４４】なお、メモを作成する時には、ポインティ
ングデバイス２によって所望の大きさのメモ作成領域を
指定し、その中にメモデータをキーボード１から入力す
る方法と、文書の１ページのサイズと同等サイズのメモ
作成領域を作成することを予め指示しておき、その作成
されたメモ作成領域にメモデータをキーボード１から入
力する方法とがあるが、いずれの方法であってもよい。

【００４５】文書の１ページのサイズと同等サイズのメ
モ作成領域を予め作成するようにしておいた場合、文書
に対して透明のメモ用紙が重なっているかのような操作
感覚でメモデータを入力することができる。

【００４６】図９は、ディスプレイ３に「研究報告書」
という文書が表示されている例を示すものであり、表示
画面上部のコマンドメニュー９１および９２のうち「文
書」作成に関するコマンドメニュー９１をポインティン
グデバイス２によって選択すると、図１０に示すよう
に、「文書作成」、「文書更新」、「文書検索」「文書
削除」というコマンドメニュー９３が表示文書上部に重
複表示される。そこで、ポインティングデバイス２によ
って例えば「文書更新」を選択すると、中央処理装置４
の文書／メモ更新処理部４２が起動されて文書更新処理
を実行可能な状態になる。

【００４７】一方、表示画面上部のコマンドメニュー９
１および９２のうち「メモ」作成に関するコマンドメニ
ュー９２をポインティングデバイス２によって選択する
と、図１１に示すように、「メモ作成」、「メモ更
新」、「メモ検索」「メモ削除」というコマンドメニュ
ー９４が表示文書上部に重複表示される。そこで、ポイ
ンティングデバイス２によって例えば「メモ作成」を選
択すると、中央処理装置４の文書／メモ作成処理部４１
が起動されてメモ作成処理を実行可能な状態になる。

【００４８】メモ作成処理を選択した場合、図１２に示
すように、メモ属性を設定する画面１２が表示文書に重
複表示される。そこで、作成者名、データ種別がテキス
トか、図形か、画像かを示すデータ種別をキーボード１
またはポインティングデバイス２によって設定する。

【００４９】同様に、書込みパスワード、メモの特徴を
表わすキーワード、「インク書き」とするかどうか、背
景色、透明度、ページデータ関連度を設定する。

【００５０】メモ作成に必要な属性の設定操作が終了し
たならば、「完了」アイコン１２１をポインティングデ
バイス２で選択する。これにより、設定されたメモ属性
に関する管理データは、文書／メモ作成処理部４１によ
って領域管理データテーブル６２３およびメモ管理デー
タテーブル６２４に格納される。属性の設定が誤ってい
た場合、「取消し」アイコン１２２を選択して取消し、
設定操作を再度行う。

【００５１】メモ属性を設定すると、文書メモ／作成処
理部４１はメモの入力待ち状態となるが、図１３の表示
文書に対しメモを付記する場合、例えば図１３の破線領
域をメモ作成領域１３としたい場合、この破線領域をポ
インティングデバイス２によって指定する。すると、こ
の破線領域のページ内位置およびサイズが文書／メモ作
成処理部４１によって領域管理データテーブル６２３に
設定される。

【００５２】一方、図１１の表示画面において「メモ検
索」のメニューを選択した場合、図１４に示すようなメ
モ検索条件の設定画面１４が表示画面に表示される。

【００５３】そこで、検索対象の文書名、作成者名、メ
モに設定したキーワード、作成者名一覧の要否、キーワ
ード一覧の要否、検索したメモの表示形式、検索対象の
データ種別を検索条件として設定する。

【００５４】ここで、作成者名を設定した場合は、作成
者名一覧は「否」が自動選択され、また同様にキーワー
ドを設定した場合はキーワード一覧は「否」が自動選択
される。

【００５５】なお、検索メモの表示形式としては、文書
に重ね合わせて表示する形式と、メモのみ表示する形式
がある。また、図形とは画像を含むものとなっている。

【００５６】以下、図１５〜図１８に示すフローチャー
トに基づき、メモ作成処理、文書ページ削除処理、文書
／メモ出力処理、メモ検索処理について説明する。

【００５７】（１）メモ作成処理 図１５は、文書／メモ作成処理部４１のメモ作成処理の
概要を示すフローチャートであり、図１２のメモ属性の
設定画面１２によってメモ属性を設定した後、「完了」
アイコン１３をポインティングデバイス２で選択する
と、設定されたメモ属性に関する管理データは、文書／
メモ作成処理部４１によって領域管理データテーブル６
２３およびメモ管理データテーブル６２４に格納され
る。

【００５８】この状態で、文書メモ／作成処理部４１は
メモの入力待ち状態となるが、図１３の表示文書に対し
メモを付記する場合、例えば図１３の破線領域をメモ作
成領域１３としたい場合、この破線領域をポインティン
グデバイス２によって指定する。すると、文書／メモ作
成処理部４１は、この破線領域のページ内位置およびサ
イズを領域管理データテーブル６２３に設定する（ステ
ップ１５２）。

【００５９】次に、文書／メモ作成処理部４１は、メモ
属性設定画面１２で設定されたメモ属性のうちデータ種
別を判定し（ステップ１５３）、「データ種別＝テキス
ト」の場合は、メモ作成領域１３内にキーボード１から
入力されるテキストデータを順次受付け、領域管理デー
タテーブル６２３の領域内データポインタ６２３１７で
示されるデータ領域６３内のアドレスに順次格納する
（ステップ１５４）。

【００６０】データ種別が画像または図形であった場合
は、例えばポインティングデバイス２によってメモ作成
領域１３内に描画される図形のドットパターンを領域管
理データテーブル６２３の領域内データポインタ６２３
１７で示されるデータ領域６３内のアドレスに順次格納
する（ステップ１５７）。

【００６１】次に、データ種別がテキストの場合、メモ
内容に関するキーワードがメモ属性設定画面１２で設定
されているかどうかを判定し（ステップ１５５）、設定
されていたならば、メモ管理データ管理テーブル６２４
のキーワード６２４１６の格納領域に設定格納する（ス
テップ１５８）。

【００６２】設定されていない場合は、メモ作成領域１
３内に入力されたテキストデータからキーワードを前述
した方法によって抽出し（ステップ１５６）、メモ管理
データ管理テーブル６２４のキーワード６２４１６の格
納領域に設定格納する。

【００６３】次に、メモ属性設定画面１２で「インク書
き」が設定されているかどうかを判定し（ステップ１５
９）、設定されている場合は、メモ管理データ管理テー
ブル６２４の更新可／不可フラグ６２４１３を「更新不
可」に設定する（ステップ１６０９）。なお、「インク
書き」が設定されていない場合は、更新可／不可フラグ
６２４１３は「更新可」のままに維持される。

【００６４】以上の処理によって図１３の表示文書に対
するメモがメモ作成領域１３に作成され、そのメモデー
タは領域管理データテーブル６２３の領域内データポイ
ンタ６２３１７で示されるデータ領域６３内のアドレス
に格納される。

【００６５】ここで、メモ作成領域１３に作成されたメ
モが図１３に示すように、「論理ミスでは？ 再検討
３月末日まで」という内容であった場合に、キーワード
がメモ作成者によって設定されていなければ、「論理ミ
ス」，「再検討」，「３月末日」の１つまたは全部がキ
ーワード６２４１６として自動設定される。

【００６６】（２）文書ページ削除処理 図１６は、文書／メモ削除処理部４４の文書ページ削除
処理の概要を示すフローチャートであり、図１０に示す
コマンドメニュー９３の中で「文書削除」を選択する
と、文書／メモ削除処理部４４が起動される。

【００６７】文書／メモ削除処理部４４は、まず削除対
象の文書の作成者名、作成日付等の削除対象文書を特定
するための管理データを入力するように表示画面（図示
せず）に表示する。

【００６８】そこで、利用者が削除対象文書を特定する
ための作成者名等の管理データを入力すると、文書／メ
モ削除処理部４４は、入力された管理データで特定され
る文書データを文書管理データテーブル６２１、ページ
管理データテーブル６２２、領域管理データ６２３のデ
ータポインタ６２１７，６２２７，６２３１７を順次辿
ることによってデータ領域６３から読出し、ディスプレ
イ３に表示する。

【００６９】この表示状態で、文書／メモ削除処理部４
４は現在表示中の第ｎ（ｎ＝１，２，３…）ページの文
書データを削除するか否かをディスプレイ３にメッセー
ジ表示（図示せず）する。

【００７０】そこで、利用者が「削除する」旨の応答操
作をキーボード１またはポインティングデバイス２によ
って行うと、文書／メモ削除処理部４４は第ｎページの
領域管理データテーブル６２３の第２領域６２３２以降
にメモ作成領域毎に格納された領域種別６２３１１のデ
ータをメモ作成領域単位で読出し、「領域種別＝メモ」
であるか否かを判定する（ステップ１６１）。

【００７１】「領域種別＝メモ」であった場合は、さら
に「インク書き」のメモ属性となっているか否かをメモ
管理データテーブル６２４の更新可／不可フラグ６２４
１３によって判定し（ステップ１６１）、「インク書
き」であれば、現在表示中の文書ページの削除は不可能
であることをディスプレイ３にメッセージ表示する（ス
テップ１６３）。

【００７２】例えば、図１７のメモ作成領域１３が「イ
ンク書き」のメモ属性に設定されていた場合、ディスプ
レイ３の上部に「インク書きメモ有り；このページは削
除不可能！」というメッセージ１７を表示する。

【００７３】次に、同じメモ作成領域のページデータ関
連度６２４１７のデータを調べ（ステップ１６４）、
「関連度＝有り」に設定されていた場合は、作成者が重
要であると認識していたメモであるので、そのメモ領域
に関する領域管理データとメモ管理データを削除領域管
理データテーブル６２５に登録する。

【００７４】詳しくは、「関連度＝有り」に設定されて
いたメモ領域を管理している領域管理データテーブル６
２３を示すポインタと、そのメモ領域の属性等を管理ス
テップ入るメモ管理データテーブル６２４を示すポイン
タとを削除領域管理データテーブル６２５に登録する
（ステップ１５６）。

【００７５】次に、ページ管理データテーブル６２２の
中の前記「関連度＝有り」に設定されていたメモ領域を
管理している領域管理データテーブル６２３を示すポイ
ンタを削除更新する（ステップ１６６）。

【００７６】これによって、「関連度＝有り」に設定さ
れていたメモ領域については、ページ管理データテーブ
ル６２２の管理から外され、これに代えて削除領域管理
データテーブル６２５によってその存在位置等が管理さ
れるようになる。

【００７７】このようにして第ｎページ内に存在する１
ないし複数のメモ作成領域の検査が終了したならば、削
除指示を受けた第ｎページの文書データを削除する（ス
テップ１６７，１６８）。

【００７８】この場合、「インク書き」メモが存在する
ページであれば、ステップ１６２の処理により、削除さ
れない。

【００７９】また、「ページ関連度＝有り」のメモが存
在するページである場合、そのページの文書データは削
除される。しかし、メモデータは削除領域管理データテ
ーブル６２５の管理下になり、削除されない。

【００８０】なお、「ページ関連度＝有り」のメモが存
在するページであった場合、図１８に示すように、ディ
スプレイ３の上部にその旨がメッセージ１８で表示され
る。

【００８１】（３）文書メモ／出力処理 図１９は、利用者が指定した文書中で利用者が指定した
メモ作成者のメモを文書データと共に、またはメモのみ
を表示出力または印刷出力する処理の概要を示すフロー
チャートであり、図示しない文書／メモ出力コマンドメ
ニューによって例えば「メモ出力」を選択すると、文書
／メモ検索処理部４３が起動される。

【００８２】文書／メモ検索処理部４３は、まず、出力
対象の文書の作成者名の入力を促し、これに応答して利
用者が文書作成者名をキーボード１から入力すると、そ
の指定された文書作成者が作成した文書データを文書管
理データテーブル６２１のポインタにより辿り、データ
領域６３から読出し、ディスプレイ３に表示する。

【００８３】そこで、文書／メモ検索処理部４３は、メ
モ作成者名の入力を促し、これに応答して利用者がメモ
作成者名をキーボード１から入力すると、文書データの
各ページ毎に、そのページ内に存在するメモ作成領域を
領域管理データテーブル６２３の領域種別６２３１１の
データによって検出し（ステップ１９４）、そのメモ作
成領域の作成者名は利用者によって指定された作成者名
に一致するか否かをメモ管理データテーブル６２４のメ
モ作成領域毎の作成者名６２４１１と比較することによ
って判定する（ステップ１９５）。

【００８４】一致する場合、そのメモ作成領域のメモデ
ータをデータ領域から読み出してディスプレイ３に表示
する。または、文書データと共に合成してプリンタ５か
ら印刷出力する（ステップ１９６）。

【００８５】一致しない場合、ステップ１９３に戻り、
同じページ内の他のメモ作成領域について同様の検索を
行う。そして、文書の最後のページまでの検索が終了し
たならば（ステップ１９２）、処理終了となる。

【００８６】このような処理によって利用者が指定した
メモ作成者のメモのみを検索して出力することができ
る。

【００８７】また、１角文書に対するメモ作成者全員の
メモを検索し、出力することにより、メモデータの一覧
を得ることができる。この場合、メモ作成領域の位置を
無視し、所定のフォーマットに編集して出力することに
より、メモ内容の全体を容易に把握できるようになる。

【００８８】（４）メモ検索処理 図２０は、文書／検索処理部４３のメモ検索処理の他の
例を示すフローチャートであり、図１１のコマンドメニ
ュー９４において「メモ検索」をポインティングデバイ
ス２によって選択すると、文書／検索処理部４３が起動
され、図１４の検索条件設定画面１４１が表示される。

【００８９】そこで、検索対象の文書名、作成者名、メ
モに設定したキーワード、作成者名一覧の要否、キーワ
ード一覧の要否、検索したメモの表示形式、検索対象の
データ種別を検索条件として設定する。

【００９０】ここで、作成者名を設定した場合は、作成
者名一覧は「否」が自動選択され、また同様にキーワー
ドを設定した場合はキーワード一覧は「否」が自動選択
される。

【００９１】設定を終了したならば、完了アイコン１２
１を選択する。すると、文書／検索処理部４３は、ま
ず、メモ作成者名が入力されているか否かを判定し（ス
テップ２１１）、入力されていなければ、作成者名一覧
表示要求が入力されているかどうかを判定し（ステップ
２１２）、要求されていれば作成者名一覧をディスプレ
イ３に表示する（ステップ２１３）。

【００９２】この場合、メモ作成者名はメモ管理データ
テーブル６２４によって文書単位かつページ単位で管理
されているので、文書毎のメモ管理データテーブル６２
４の管理データに従ってメモ作成者名６２４１１を全て
検索し、作成者名一覧として表示する方法と、メモの作
成毎にメモ作成者名のみを専用のテーブルに順次登録し
ておき、その登録された作成者名一覧を表示する方法が
考えられるが、いずれを用いてもよい。

【００９３】作成者名一覧表示に対して、１または複数
の作成者名が選択設定されると（ステップ２１４）、そ
の作成者名を検索条件として設定保持する（ステップ２
１５）。同様に、メモ作成者一覧表示を経由せずにメモ
作成者名が入力された場合も、その作成者名を検索条件
として設定保持する。

【００９４】もし、作成者名の選択操作が所定時間以内
に行われなかった場合は、全ての作成者名を検索対象に
設定する（ステップ２１６）。

【００９５】次に、キーワードが入力されているか否か
を判定し（ステップ２１７）、入力されていなければ、
キーワード一覧表示要求が入力されているかどうかを判
定し（ステップ２１８）、要求されていればキーワード
一覧をディスプレイ３に表示する（ステップ２１９）。

【００９６】この場合、キーワードはメモ管理データテ
ーブル６２４によって文書単位かつページ単位で管理さ
れているので、文書毎のメモ管理データテーブル６２４
の管理データに従ってキーワード６２４１６を全て検索
し、キーワード一覧として表示する方法と、メモの作成
毎にキーワード６２４１６のみを専用のテーブルに順次
登録しておき、その登録されたキーワード一覧を表示す
る方法が考えられるが、いずれを用いてもよい。

【００９７】キーワード一覧表示に対して、１または複
数のキーワードが選択設定されると（ステップ２２
０）、そのキーワードを検索条件として設定保持する
（ステップ２２１）。同様に、キーワード一覧表示を経
由せずにキーワードが入力された場合も、そのキーワー
ドを検索条件として設定保持する。

【００９８】もし、キーワードの選択操作が所定時間以
内に行われなかった場合は、全てのキーワードを検索対
象に設定する（ステップ２２２）。

【００９９】次に、文書データの各ページ毎に、そのペ
ージ内に存在するメモ作成領域を領域管理データテーブ
ル６２３の領域種別６２３１１のデータによって検出し
（ステップ２２５）、そのメモ作成領域の作成者名およ
びキーワードは利用者によって指定された作成者名およ
びキーワードに一致するか否かをメモ管理データテーブ
ル６２４のメモ作成領域毎の作成者名６２４１１および
キーワードと比較することによって判定する（ステップ
２２６）。

【０１００】一致する場合、そのメモ作成領域のメモデ
ータをデータ領域から読み出してディスプレイ３に表示
する。または、文書データと共に合成してプリンタ５か
ら印刷出力する（ステップ２２７）。

【０１０１】一致しない場合、ステップ２２４に戻り、
同じページ内の他のメモ作成領域について同様の検索を
行う。そして、文書の最後のページまでの検索が終了し
たならば（ステップ２２３）、処理終了となる。

【０１０２】ここで、メモ作成領域の作成者名およびキ
ーワードと、利用者によって指定された作成者名および
キーワードとの「一致」とは、いずれか一方が一致する
という意味と、両方が一致するという意味の２種類考え
られるが、最初はいずれかが一致するという条件で検索
させ、次に両者が一致するとういう条件で検索させ、利
用者が必要とするメモを抽出させることにより、実用上
の目的は充分に達成できる。

【０１０３】図２１は、図１１３のメモ作成領域１３に
作成したメモを、そのキーワードによって検索した表示
例を示す図であり、このメモ作成領域１３のメモは、
「論理ミス」，「再検討」，「３月末日」というキーワ
ードのいずれかまたは全部を指定することによって検索
され、文書に重ね合わせ表示したものである。

【０１０４】図２２は、検索した結果、同一ページ内に
複数のメモが存在した場合の表示例を示す図であり、メ
モ作成領域１３の裏側に他のメモ作成領域２２のメモが
一部重複して表示されている。この例では、各メモ作成
領域１３，２２のメモを不透明形式で表示させたものを
示している。

【０１０５】なお、メモを不透明および半透明で表示す
る場合、それぞれ専用のマスクパターンとメモデータと
を重ね合わせ合成することにより、実現することができ
る。

【０１０６】以上の説明から明らかなように、本実施例
によれば、任意のキーワードを指定すると、この入力キ
ーワードに一致するキーワードが登録されたメモ作成領
域を容易に検索し、その中のメモデータを参照し、さら
に対応する文書データを容易に参照することができる。

【０１０７】従って、例えば各種文献等を閲覧してメモ
を付記したが、そのメモを付記した元の文献名を忘れて
しまった時に、メモの内容の特徴さえ覚えていれば、元
の文献名を容易に検索し、再度閲覧することが可能にな
る。

【０１０８】また、メモ属性として、メモデータ作成領
域別の更新不可情報を入力して管理テーブルに記憶させ
ておくと、文書データの更新処理により関連するメモデ
ータを有する文書データがページ単位で削除対象となっ
たとしても、当該ページの文書データに対応するメモデ
ータの作成領域に対し前記更新不可情報が設定されてい
れば、メモデータおよび文書データは削除されない。

【０１０９】従って、重要なメモについては更新不可情
報を設定しておくことにより、文書データの更新時に削
除されてしまうことを防止できる。従って、例えば「研
究報告書」等において担当者以外の責任者が更新不可情
報を設定してメモを付記した場合、そのページの文書デ
ータとメモデータは、削除されずに永久保存される。す
なわち、メモの保存性を文書に依存せず、メモ自身で決
定することができる。

【０１１０】この結果、系争事件の証拠として採用でき
るような「研究報告書」中の重要なメモの逸失を防止す
ることができる。

【０１１１】また、第３者が故意に文書データを改ざん
しようとしても、更新不可情報が設定されたメモ書きが
付加されたページは、更新も削除も許されない。このた
め、文書データの改ざんによる偽証も防止することがで
きる。

【０１１２】この場合、更新不可情報をマンマシンイン
タフェース上では、「インク書き」「鉛筆書き」に対応
させることにより、消去可能なメモか、不可能なメモか
をユーザに容易に認識させることが可能になる。

【０１１３】さらに、文書の１ページのサイズと同等サ
イズのメモ作成領域を予め作成するようにしておいた場
合、１枚の文書に対して透明のメモ用紙が重なっている
かのような操作感覚でメモデータを入力することができ
る。

【０１１４】また、文書データとメモデータとを特開平
５−７３５４３号のように別のファイルに格納するので
なく、同じファイル内に格納するため、メモ検索および
文書検索を高速で行うことができる。

【０１１５】なお、上記実施例において、文書データは
文書ファイルに予め作成しておくものとしたが、ネット
ワーク回線等によって受信した文書データを文書ファイ
ルに格納し、これにメモを付記する場合にも全く同様に
適用できるものである。

【０１１６】また、図形や画像等のメモあるいは文書
は、イメージスキャナによって読み取ってメモ作成領域
に登録することができる。

【０１１７】同様に、文書データ自身もイメージスキャ
ナによって読み取って文書作成領域に登録し、この文書
データに対してメモを付記し、キーワード等の指定によ
って文書およびメモを容易に検索することができる。

【０１１８】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、メモデー
タと共にそのキーワードを登録しておき、任意のキーワ
ードを指定することによって対応するメモデータ並びに
文書データを参照可能に構成したため、任意のキーワー
ドを指定すると、この入力キーワードに一致するキーワ
ードが登録されたメモ作成領域を容易に検索し、その中
のメモデータを参照し、さらに対応する文書データを容
易に参照することができる。従って、例えば各種文献等
を閲覧してメモを付記したが、そのメモを付記した元の
文献名を忘れてしまった時に、メモの内容の特徴さえ覚
えていれば、元の文献名を容易に検索し、再度閲覧する
ことが可能になる。

【０１１９】また、メモ属性として、文書ファイルへの
格納後におけるメモデータの更新を禁止するメモデータ
作成領域別の更新不可情報を入力して管理テーブルに記
憶させておき、文書データの更新処理により関連するメ
モデータを有する文書データがページ単位で削除対象と
なった時、当該ページの文書データに対応するメモデー
タの作成領域に対し前記更新不可情報が設定されている
か否かを調べ、設定されていれば文書データを更新せ
ず、設定されていなければ削除対象の文書データおよび
メモデータをページ単位で削除するように構成したた
め、重要なメモについては更新不可情報を設定しておく
ことにより、文書データの更新時に削除されてしまうこ
とを防止できる。すなわち、メモの保存性を文書に依存
せず、メモ自身で決定することができる。

【０１２０】この結果、例えば「研究報告書」等におい
て担当者以外の責任者が更新不可情報を設定してメモを
付記した場合、そのページの文書データとメモデータ
は、削除されずに永久保存され、重要なメモの逸失を防
止することができる。

【０１２１】また、第３者が故意に文書データを改ざん
しようとしても、更新不可情報が設定されたメモ書きが
付加されたページは、更新も削除も許されない。このた
め、文書データの改ざんによる偽証も防止することがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すブロック図である。

【図２】管理テーブルの構成図である。

【図３】文書管理データテーブルの構成図である。

【図４】ページ管理データテーブルの構成図である。

【図５】領域管理データテーブルの構成図である。

【図６】メモ管理データテーブルの構成図である。

【図７】削除領域管理データテーブルの構成図である。

【図８】各管理データテーブルと文書の関係の概要を示
す説明図である。

【図９】文書の表示例を示す説明図である。

【図１０】文書の作成、更新等のコマンドメニューが表
示された様子を示す説明図である。

【図１１】メモの作成、更新等のコマンドメニューが表
示された様子を示す説明図である。

【図１２】メモ作成時のメモ属性設定画面を示す説明図
である。

【図１３】メモの表示例を示す説明図である。

【図１４】メモ検索時のメモ検索条件設定画面を示す説
明図である。

【図１５】メモ作成処理の概要を示すフローチャートで
ある。

【図１６】文書ページ削除処理の概要を示すフローチャ
ートである。

【図１７】インク書きメモが存在した場合に、その文書
ページが削除されない場合の表示例を示す説明図であ
る。

【図１８】関連度＝有りのメモが存在した場合に、その
メモが削除されない場合の表示例を示す説明図である。

【図１９】指定された文書またはメモを出力する文書／
メモ出力処理の概要を示すフローチャートである。

【図２０】メモ検索処理の概要を示すフローチャートで
ある。

【図２１】キーワード指定によって検索されたメモの表
示例を示す説明図である。

【図２２】同一ページに複数のメモが重複表示される例
を示す説明図である。

【符号の説明】

１…キーボード、２…ポインティングデバイス、３…デ
ィスプレイ、４…中央処理装置、５…プリンタ、６…文
書ファイル、４１…文書／メモ作成処理部、４２…文書
／メモ更新処理部、４３…文書／メモ検索処理部、４４
…文書／メモ削除処理部、６２…管理テーブル、６３…
データ領域、６２１…文書管理データテーブル、６２２
…ページ管理データテーブル、６２３…領域管理データ
テーブル、６２４…メモ管理データテーブル、６２５…
削除領域管理データ。

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 予め作成された文書データに対するメモ
   データを互いに関連付けて管理する文書処理装置におい
   て、 文書データおよびメモデータを文書データ単位に格納す
   る文書ファイルと、 この文書ファイルに格納される文書データについて文書
   データ単位に作成者名およびページ数を記憶し、さらに
   各ページ単位に当該ページに作成された文書データの作
   成領域およびメモデータの作成領域の位置，各作成領域
   内に入力されたデータの前記文書ファイル中の格納位置
   を記憶し、さらにメモデータ作成領域に入力されたメモ
   データの入力者名，メモデータの内容に対応したキーワ
   ードを記憶する管理テーブルと、 前記文書ファイルに格納された文書データを表示する表
   示手段と、 表示された文書データに対するメモデータの入力者名、
   キーワードを入力するメモ属性入力手段と、 前記表示手段に表示された文書データ中にメモデータの
   作成領域を設定するメモデータ作成領域設定手段と、 設定されたメモデータ作成領域の位置および前記メモ属
   性入力手段により入力されたメモデータの入力者名、キ
   ーワードを文書データの該当ページに対応付けて前記管
   理テーブルに登録するメモデータ属性登録処理手段と、 設定されたメモデータ作成領域にメモデータを入力する
   メモデータ入力手段と、 入力されたメモデータを前記文書ファイル中に格納する
   と共に、その格納位置を前記管理テーブルに登録するメ
   モデータ登録処理手段と、 前記文書ファイルに格納されたメモデータの出力条件を
   設定する出力条件設定手段と、 この出力条件設定手段で設定された出力条件に従い、同
   一文書データに対して入力されたメモデータについて、
   全ての入力者または指定された入力者のメモデータの
   み、または文書データと合成した全ての入力者または指
   定された入力者のメモデータを前記表示手段または印刷
   手段から出力させる出力処理手段と、を備えることを特
   徴とする文書処理装置。
2. 【請求項２】 メモデータ属性登録処理手段は、メモデ
   ータ作成領域に入力されたメモデータの一部をキーワー
   ドとして抽出し、メモ属性入力手段から入力されるキー
   ワードに代えて管理テーブルに登録することを特徴とす
   る請求項１記載の文書処理装置。
3. 【請求項３】 文書ファイルへの格納後におけるメモデ
   ータの更新を禁止するメモデータ作成領域別の更新不可
   情報を入力するメモ属性入力手段と、文書データの更新
   処理により関連するメモデータを有する文書データがペ
   ージ単位で削除対象となった時、当該ページの文書デー
   タに対応するメモデータの作成領域に対し前記更新不可
   情報が設定されているか否かを調べ、設定されていれば
   文書データを更新せず、設定されていなければ削除対象
   の文書データおよびメモデータをページ単位で削除する
   削除制御処理手段とをさらに備えることを特徴とする請
   求項１または２記載の文書処理装置。
4. 【請求項４】 メモデータと文書データとの関連度を入
   力するメモ属性入力手段と、文書データの更新処理によ
   り関連するメモデータを有する文書データがページ単位
   で削除対象となった時、当該ページの文書データに対応
   するメモデータの作成領域に対し前記関連度の情報が設
   定されているか否かを調べ、設定されていなければ削除
   対象の文書データを削除し、設定されていれば当該作成
   領域のメモデータに関する格納位置情報を削除領域管理
   テーブルに登録した後、削除対象のページの文書データ
   を削除する削除制御処理手段とをさらに備えることを特
   徴とする請求項１〜３記載のいずれかの文書処理装置。
5. 【請求項５】 メモデータに対応したキーワードを入力
   する入力手段と、入力されたキーワードと一致するキー
   ワードを有するメモデータを前記管理テーブル内から検
   索し、さらに当該メモデータに対応する文書データを文
   書ファイル内から検索し、表示手段に表示する検索手段
   とをさらに備えることを特徴とする請求項１〜４記載の
   いずれかの文書処理装置。
6. 【請求項６】 前記メモデータ作成領域設定手段は、文
   書データのページサイズと同等のサイズのメモデータ作
   成領域を設定するものであることを特徴とする請求項１
   〜５記載のいずれかの文書処理装置。