JP2562497B2 - 注釈機能付ワードプロセッサ - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 ［概要］ 入力手段と表示手段を備えたワードプロセッサに関
し、 査読者が直接ワードプロセッサを操作して原文のデー
タを破壊することなく原文の任意の個所についてのコメ
ントを入力・表示して記録することが可能なワードプロ
セッサを提供することを目的とし、 コメント入力コマンドを入力するコメント入力コマン
ド入力手段と，コメントを削除するコマンドを入力する
コメント削除コマンド入力手段とを備え，ワードプロセ
ッサ内の処理部にコメント入力処理手段と，コメント表
示処理手段及びコメント削除処理手段とを備え，コメン
ト入力処理手段は，コメント入力コマンドにより起動
し，表示手段に表示された文書に対しコメントの入力が
行われると，メモリのコメント管理テーブルに入力され
たコメントデータと，文書中の位置を表す位置データで
あってこの位置にコメントが付されるべきものとを格納
し，コメント削除処理手段は，コメント削除コマンドに
より前記コメント管理テーブルのデータを削除する処理
を行い，コメント表示処理手段は，メモリの文書データ
を表示し，コメント管理テーブルを参照して，前記位置
データの表す文書中の位置が現在表示中の文書に含まれ
る場合に前記コメントデータを取り出してコメントが付
されるべき文書中の位置にコメントをマルチウィンドウ
表示するよう構成する。

［産業上の利用分野］ 本発明は入力手段と表示手段を備えたワードプロセッ
サに関する。

近年、ワードプロセッサが普及して各種の文書をワー
ドプロセッサを用いて入力し、入力されたデータは電子
ファイルとして、磁気ディスク，フロッピーディスク等
の媒体に格納することにより文書作成の効率化だけでな
く文書を記録媒体に保存してペーパーレス化の実現をは
かっている。

ところが、記録媒体の文書の内容を他の査読者に見せ
る場合、内容を紙にプリントアウトして文書の形で回覧
するなどの方法がとられている。その場合、査読者はそ
の文面をチェックして文書の内容について要望（注文）
や、誤りの指摘などの注釈（コメント）をその文書内の
適当なスペースに書き込むことにより文書の作成者に知
らせ、文書作成者はそのコメントを見て文書を修正して
紙にプリントアウトするという方法がとられている。こ
の方法では文書データの修正と紙へのプリントが繰り返
されて非効率かつ不経済であり、その改善が望まれてい
る。

［従来の技術］ 第８図は従来の文書作成と修正の手順の例を示す図で
ある。

最初ににおいて文書作成者のオペレータＡがワード
プロセッサにより原文を作成し、フロッピーディスクに
原文の文書データが格納される。次に作成された文書を
他の関係者（校閲者，上司，異なる部署の担当者など）
にチェックして貰うためにに示すようにフロッピーデ
ィスクに格納された文書データを紙にプリントアウトす
る。この紙に印刷された文書を関係者（査読者）Ｂに渡
す。で、査読者はこの内容を見て、不備や疑問点につ
いて文書内の空いたスペースにコメントを記入する。

コメントが記入された文書がにより、文書作成者の
オペレータＡのところに戻ってくると、オペレータＡは
記入されたコメントに基づいて原文が格納されたフロッ
ピーディスクの内容を修正して正しい文書データを作成
する。

［発明が解決しようとする課題］ 上記した従来のワードプロセッサを用いた文書を査読
者によるチェックを経て修正を行う場合、査読者がコメ
ントを記入できるようにプリントアウトする必要があ
る。そして、査読者によっては一回のチェックだけでな
く、コメントにより修正した後更にチェックを行う場合
があり、その都度修正した文書データをプリントアウト
する作業が必要であった。

この従来の方法では、修正の都度プリントアウトする
作業が必要であり電子文書化の利点が充分に生かされな
い。また、電子文書は印刷の結果コンパクトなものにな
るのが普通であり、余白のスペースが少ないのでコメン
トを直接記入するのは容易でなかった。さらに、査読者
自身がワードプロセッサに習熟している場合、コメント
もワードプロセッサで入力したいが、そのためには原文
に手を入れることになり、原文を破壊するおそれがある
という問題があった。

本発明は査読者が直接ワードプロセッサを操作して原
文のデータを破壊することなく原文の任意の個所につい
てのコメントを入力・表示して記録することが可能なワ
ードプロセッサを提供することを目的とする。

［課題を解決するための手段］ 第１図は本発明の原理的構成図である。

第１図において、10はコメント入力コマンド入力手
段、11はコメント削除コマンド入力手段、12はワードプ
ロセッサ、13は処理部、14はメモリ、15は表示手段を表
す。

本発明はコメント入力コマンドによりワードプロセッ
サをコメントが入力可能にして、文書中の任意の部分に
ついてコメントを入力すると、コメントのデータが格納
され、原文にオーバーラップしてコメントを表示し、コ
メントに対応して原文を修正する時コメント削除コマン
ドにより削除するものである。

［作用］ ワードプロセッサ12のメモリ14に原文の文書データ14
1が格納され、表示手段15に所定の個所（ページ）が表
示される。査読者が、表示された文書中のある個所につ
いてコメントを入力したい場合、コメント入力コマンド
入力手段10を操作する。これによりワードプロセッサ12
の処理部13のコメント入力処理手段131が起動する。コ
メントはキー入力されたかな文字が従来のワードプロセ
ッサの日本語処理機能によりかな漢字変換等が行われ、
入力処理中のコメントの内容は表示（原文の表示部の欄
外、例えば下部）される。入力が終了すると、メモリ14
内のコメント管理テーブル142に文書中のコメントが付
されるべき位置（該当文章の先頭文字の行，桁）のデー
タと、入力コメントデータとが格納される。コメント管
理テーブル142には、複数のコメントを格納することが
できる。コメント管理テーブル142にデータが格納され
ると、次に説明するコメント表示処理手段132によるウ
ィンドウ表示が行われる。査読者によりコメントの入力
が終了して、文書データ141とコメント管理テーブル142
を含む記録媒体（フロッピーディスクなど）が文書作成
者（または別のオペレータ）に戻ると、ワードプロセッ
サ12のメモリ14内に格納され指定された頁の文書データ
の表示が行われる。

この場合、処理部13のコメント表示処理手段132が起
動され、コメント管理テーブル142中の各コメントの位
置が、現在表示中の文書データ（ある頁）に含まれてい
ることを検出すると、対応するコメントデータを表示す
る処理を行う。この場合、コメント管理テーブル142の
位置（行と桁）を始点にしたウィンドウを形成してコメ
ントの文章を表示する。

これを見てオペレータは、そのコメントにより指摘し
た点を理解すると、そのコメントを削除して、指摘され
た文章を修正する作業を行う。

そのために、１つのコメントを削除するために、コメ
ント削除コマンド入力手段11を操作する。すると処理部
13のコメント削除処理手段133が起動する。コメント削
除処理手段133は文書作成者により指定された（カーソ
ル等で）コメントの位置に対応するコメントのデータを
コメント管理テーブル142から削除する（位置のデータ
も含む）。

こうして、順次コメントを削除するとメモリ14のコメ
ント管理テーブル142の内容は全て削除される。これに
よりコメント表示処理手段132によるコメント表示が消
える。

１つのコメントを削除すると、コメントにより指示さ
れた文章について指摘された不備や要求に対応する文章
になるよう原文を修正する。その時原文の文書データは
従来のワードプロセッサの日本語処理機能であるかな漢
字変換や、挿入・削除などを行って修正する。

［実施例］ 第２図は本発明の実施例構成図、第３図はコメント入
力コマンド制御部の制御フロー図、第４図はコメント表
示制御部の制御フロー図、第５図はコメント削除コマン
ド制御部の制御フロー図、第６図は文字列削除・挿入制
御部の制御フロー図、第７図は本発明による具体的動作
例を示す図である。

第２図において、20は処理部（CPUおよびプログラ
ム）、21は従来のワードプロセッサの日本語処理機能
（かな漢字変換，挿入・削除などの編集）を備える制御
部、22〜25は本発明により処理部20に新たに付加された
制御部であり、22はコメント入力コマンド制御部、23は
コメント表示制御部、24はコメント削除コマンド制御
部、25は文字列削除・挿入制御部、26はメモリ、261は
文書データ格納部、262はコメント管理テーブルであ
る。

新たに付加されたコメント入力コマンド制御部22の制
御フローを第３図により説明する。

コメント入力コマンドの入力は特定のファンクション
キーを設けるか、制御キー（コントロールキー）と他の
文字キーとの組み合わせ入力をコメント入力コマンドの
入力に割り当てる。

コメント入力コマンドが入力されると、第２図のコメ
ント入力コマンド制御部22が呼び出され、初めにユーザ
にコメント文の入力を要求し（ステップ30）、キー入力
により文字が入力されると従来の第２図の制御部21の日
本語入力処理によりコメント文章が入力される。この時
文書の欄外にコメント文章が表示される。

入力が終了すると（終了キーなどを操作）、現在のカ
ーソル位置（コメントに関係する原文の文章の先頭を指
示）のデータをメモリのコメント管理テーブル（第２
図，第３図の262）の位置格納領域36（第３図）に格納
する（ステップ32）。位置データとしては、文書の頁，
行，桁の各数値を用いる。次に入力されたコメントデー
タをメモリの作業領域（図示せず）からコメント管理テ
ーブル262のコメント文文字列領域37（第３図）に格納
し、位置データの後部にその位置に対応するコメント文
文字列の位置を示すポインタが格納される（ステップ3
3）。この後、コメント表示制御部23によるコメント表
示（後述するウィンドウ表示）の処理が行われて（ステ
ップ34）、通常の処理に戻る。

このように、１つの文書の必要な個所について査読者
によりコメントが入力されると、コメント管理テーブル
には順次同様のコメントのデータが格納されてコメント
入力が終了する。

コメントが入力されたフロッピーディスクなどの記録
媒体が文書作成者に渡されると、その記録媒体をワード
プロセッサに入力してデータがメモリに格納されると、
コメント表示制御部（第２図23）が起動する。コメント
表示制御部の制御フローを第４図により説明する。

初めに、従来からの文書表示の処理が行われ（ステッ
プ40）、次にコメント管理テーブル（第２図，第３図の
262）を参照して、コメント文が格納されているかどう
か調べて（ステップ41）、格納されてない時はこの制御
動作は終了し、格納されている時は現在表示中の文書の
中に入るか否かを、コメント管理テーブル262の位置デ
ータ（頁情報）により判別する（ステップ42）。

もし、現在の表示中の文書に入っている場合は、その
位置に対応するコメント文を位置格納領域36のポインタ
により取り出し、行，桁位置にウィンドウの左端がくる
ようにウィンドウを矩形に形成して、コメント文のウィ
ンドウ表示を行う（ステップ43）。現在表示されている
文書に他のコメントがあるかどうかを探して（ステップ
44）、あった場合は、同様にしてウィンドウ表示を行っ
てコメント文を表示する。他の位置のコメント文は、そ
の頁が表示されるとウィンドウ表示される。

このウィンドウ表示が行われている時、ウィンドウに
より隠れてしまう原文の内容を見る必要がある時は、そ
のウィンドウを一時的に消去させることも可能である。
その場合、一時的にウィンドウ表示をやめさせる入力
（ファンクションキーまたは制御キーと文字キーの組み
合わせ）により実現することができる。

コメント文の内容をみて、文書作成者が第２図の従来
のワードプロセッサの制御部21による原文を修正する
と、そのコメント文を消去する必要がある。

コメント文の削除はコメントを読んで修正すべき点を
理解した担当者がコメント入力コマンドを入力すること
により実行される。コメント入力コマンドと同様に特定
のファンクションキーや、キーの組み合わせ入力をコメ
ント削除コマンドとして割り当てる。表示された文書の
コメントが入力されている個所にカーソルを置いて、コ
メント削除コマンドが入力されると、コメント削除コマ
ンド制御部（第２図の24）が起動し、そのフローは第５
図に示されている。

まず当該文書の表示画面内にコメント文があるかどう
かを第３図に示すコメント管理テーブル262の頁を参照
して判別する（ステップ50）。コメントが有る場合、現
在のカーソル位置と、コメント管理テーブルの行，桁が
一致するか否かを判別し（ステップ51）、一致したらそ
のコメントの情報をコメント管理テーブル262から削除
する。この場合、コメントの位置格納領域36（第３図）
とコメント文文字列37（第３図）の両方を削除する。

次に文書表示の処理を行う（ステップ53）。すなわ
ち、そのコメントを表示していたウィンドウを削除して
文書の表示を行う。続いて次のコメント文を探す（ステ
ップ54）。この場合、表示された文書中の他のコメント
を探し、コメント文があるかどうかをステップ50に戻っ
て判断する。

文書のコメントを指示する位置（カーソル）を変える
と、そのコメントについてデータを削除する制御が行わ
れる。

実際の動作では、一つのコメントを見て指摘された不
備な点を理解すると、そのコメントを削除した上で、原
文を修正する処理を行う。従って、通常の動作では各コ
メント毎にコメント削除のコマンドが入力されて、１つ
ずつ削除される。

次に、文書作成者がコメントの表示を見て従来の日本
語入力機能（第２図の制御部21による）を用いて原文に
対して修正（挿入・削除など）を行った時に起動される
文字列削除・挿入制御部（第２図25）の制御フローを第
６図を用いて説明する。この制御は、例えば、文書の第
１頁にあるコメントに対応して原文中に文字が10字挿入
する修正をした場合、それより後のコメント（まだ削除
されてない）についてコメント管理テーブルに格納され
た位置データ（第３図の36）に変更が生じてしまい、そ
れより後のコメントの位置データの数値を10字分（10桁
分）後ろにずらす処理を行う。すなわち、この位置デー
タは原文の文字位置を基準にして設定されているので、
基準となる文字位置がそれより前の文字挿入（または削
除）により変更してしまうので、その位置を補正するた
めに実行される。

コメントに対応して日本語処理により文字列を削除・
挿入するなどの処理が行われる（ステップ60）。この
時、削除・挿入された文字の位置や文字数（増・減）の
データが保持される。

続いてステップ61において、コメント文があるかどう
かを判別する。コメントが無い時はこの制御を終了す
る。コメントがある時は、ステップ60における処理の結
果により、このコメントに対するコメント管理テーブル
内の位置データ（頁，行，桁）に変化があるかを判別す
る（ステップ62）。

この場合、文書の削除・挿入がこのコメントより前の
位置で行われたかどうかの識別が行われる。変化する場
合、位置データの内容を新しい頁，行，桁に修正する
（ステップ63）。

一つのコメントについての修正が終了すると、次のコ
メント文を探し（ステップ64）、有る場合は同様の処理
を行い、この文書の全体について関係するコメントの位
置データを修正する。

次に第７図に示す本発明による具体的動作例について
説明する。

において、ワードプロセッサによる原文の作成が行
われ、画面上に図示のような文章が表示され、データは
記録媒体に保存される。

では、査読者が、その媒体を受け取ってワードプロ
セッサにより表示して文書データを見てコメントを入力
した状態を表す。この場合、表示された文書の「くわし
くは・・・」という語句の先頭にカーソルをおいて、コ
メント入力コマンドを選択すると、コメント入力の制御
が開始され、査読者がコメント文として「時期が明確で
ない」が入力されたことを表す。

は、文書データの後にコメント管理テーブルが設け
られ、カーソルの位置（この場合３頁,2行,3桁およびコ
メント文のポインタ）およびコメント文そのもののデー
タが格納される。また、画面にはコメント表示制御部の
制御により表示したウィンドウが現れる。

では、文書作成者が、そのコメントが記入された記
録媒体を受け取って、ワードプロセッサに表示して、コ
メントに対応して原文を修正する様子が示されている。
すなわち、コメントを見た後コメント削除コマンドを選
択し、コメントを消し、そのコメントに関連するデータ
が削除される。次いでウィンドウが消え、文書作成者は
継続してコメントに従った修正を行う。この場合には、
『平成３年』を挿入する。

［発明の効果］ 本発明によれば、ワードプロセッサにより作成された
記録媒体の文書データについて査読担当者もワードプロ
セッサによりコメントを入力し、文書作成者はそのコメ
ントを読んで修正ができるので、作成，査読および修正
の全工程において紙を使用せず電子文書化を実現するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の原理的構成図、第２図は本発明の実施
例構成図、第３図はコメント入力コマンド制御部の制御
フロー図、第４図はコメント表示制御部の制御フロー
図、第５図はコメント削除コマンド制御部の制御フロー
図、第６図は文字列削除・挿入制御部の制御フロー図、
第７図は本発明による具体的動作例を示す図、第８図は
従来の文書作成と修正の手順の例を示す図である。 第１図中、 10:コメント入力コマンド入力手段 11:コメント削除コマンド入力手段 12:ワードプロセッサ 13:処理部 14:メモリ 15:表示手段

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】入力手段と表示手段を備えたワードプロセ
   ッサにおいて， コメント入力コマンドを入力するコメント入力コマンド
   入力手段（10）と，コメントを削除するコマンドを入力
   するコメント削除コマンド入力手段（11）とを備え， ワードプロセッサ内の処理部（13）にコメント入力処理
   手段（131）と，コメント表示処理手段（132）及びコメ
   ント削除処理手段（133）とを備え， コメント入力処理手段（131）は，前記コメント入力コ
   マンドにより起動し，表示手段に表示された文書に対し
   コメントの入力が行われると，メモリ（14）のコメント
   管理テーブル（142）に入力されたコメントデータと，
   文書中の位置を表す位置データであってこの位置にコメ
   ントが付されるべきものとを格納し， コメント削除処理手段（133）は，コメント削除コマン
   ドにより前記コメント管理テーブル（142）のデータを
   削除する処理を行い， コメント表示処理手段は，メモリの文書データを表示
   し，コメント管理テーブルを参照して，前記位置データ
   の表す文書中の位置が現在表示中の文書に含まれる場合
   に前記コメントデータを取り出してコメントが付される
   べき文書中の位置にコメントをマルチウィンドウ表示す
   ることを特徴とする注釈機能付ワードプロセッサ。