JP2001216319A - 文書管理方法及びその実施装置並びにその処理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 作業者の負担となることなく必要なバージョ
ンの文書を正確に取出すことが可能な技術を提供する。 【解決手段】 複数の作業者による一連の作業でアクセ
スされる文書を管理する文書管理方法において、その作
業でアクセスされる文書を識別する為の文書識別情報が
対応付けられた作業識別情報を渡して当該作業の実行を
指示するステップと、前記渡された作業識別情報に対応
する文書識別情報で識別される文書を取り出すステップ
とを有するものである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書情報を電子的に
格納し管理する文書管理システムに関し、特に作業者が
既に作成された文書情報を参照して新たな文書情報を作
成すると共に作成する文書情報が頻繁に更新される業務
の場合、作業者が自分の担当作業を行なう際に参照また
は更新すべき正しいバージョンの文書情報を取り出し、
ビジネスプロセス上の作業進捗状況に応じて作業者の文
書情報へのアクセス権の種類を設定する文書管理システ
ムに適用して有効な技術に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】文書管理システムは、業務遂行に必要な
情報を文書として捉え、業務上で作成・参照される文書
情報を電子的に格納し、更に文書情報を業務上の意味に
よりグルーピングして体系的に格納するフォルダと、各
種属性情報と、参照や更新等、文書情報を操作できるユ
ーザ情報及びアクセス権設定情報等とを電子的に設定し
ておくことで、文書情報のセキュリティを確保した上で
文書情報を利用したり、目的に応じて文書情報を管理で
きるシステムである。

【０００３】また、日経コンピュータＮｏ．４２５（１
９９７．９．１）２０４〜２１７ページに記載の通り、
ワークフローシステムは、予め定めた業務処理の順序に
従って一連の業務を遂行するシステムである。一連の業
務遂行の為には、特開平１０―１５４１７７号公報や特
開平１０−２１４１１３号公報に記載されている様に、
業務の一連の流れ上の各作業とそれらの開始・終了条
件、作業を実施する作業者等を定義して電子的に設定し
ておき、この定義に従ってある作業から次の作業へと業
務処理を進める。定義された一連の作業群をビジネスプ
ロセスと呼び、個々の作業処理のことを作業と呼ぶ。各
作業間で渡される仕事の単位を案件と呼び、ワークフロ
ーシステムは各案件に一意な識別子である案件ＩＤを付
けて管理する。最初の作業で案件を作り、ビジネスプロ
セスを開始することを投入と呼び、ビジネスプロセスに
従って案件を次の作業に受け渡すことを遷移と呼ぶ。

【０００４】従来の文書管理システムでは、作成者や利
用者がお互いに認識できるフォルダ体系を定義してお
き、文書情報の作成者は定められたフォルダの下に文書
情報を格納する。文書情報の利用者は、作業を遂行する
際に自らの判断により、フォルダ体系を辿ったり、キー
ワードを用いた検索等を行って、更新したり参照する必
要がある文書情報を指定して取出す。

【０００５】また、業務遂行上で作成される文書情報
は、組織内のレビューや承認を通して、確定されていく
が、そのレビューや承認過程で頻繁に更新されていく。
その為、文書管理システムでは文書情報が更新される度
にバージョン番号を付けて管理し、文書情報の利用者は
バージョン番号を基に必要な文書情報を指定して取出し
ている。

【０００６】また、従来の文書管理システムでは、フォ
ルダや文書情報毎にアクセスできるユーザを設定し、ユ
ーザ毎に文書情報の更新権限や参照権限等のアクセス権
の種類を定義する。この様な定義により、文書情報への
セキュリティを確保し、ユーザが自由に正確かつ正しい
文書情報を利用することができる。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の文書管
理システムでは、事前にフォルダ体系を作成しておき、
業務上で作成された文書情報を定められたフォルダに格
納して文書情報を管理している。作業者は自分の担当作
業を行なう為に、既に作成され格納されている文書情報
の中から、必要な文書情報を参照しながら新たな文書情
報を作成する。

【０００８】また、作成された文書情報はレビューや承
認を得て、公式な文書情報として確定されて、格納され
ていく。ここで、文書情報にはレビューや承認という作
業により、頻繁に更新が行われる。例えばシステム設計
業務において、設計者によって作成された基本設計書
は、同じ部署の他の設計者のレビューや設計部署の責任
者の承認によって公式な設計書となる。すなわち設計書
の作成では、レビューを行なう度にレビュー結果が反映
される等、最初作成された設計書に対して多くの更新が
必要となる。

【０００９】従来の文書管理システムでは、フォルダの
体系や様々な検索機能を提供することで必要とする文書
情報を効率的に取り出し、参照できる手段を提供してい
る。また、同一文書情報の頻繁な更新に対応する為、文
書情報が更新される度に版番号（バージョン番号）を付
けて管理を行なっている。

【００１０】しかし従来の文書管理システムでは、作業
者が作業遂行の為に必要となる文書情報を取出すとき
は、作業者が文書情報の格納されているフォルダと取出
すべき文書情報を直接指定することが必要となる。ま
た、取出したい文書情報の更新が多く行われている場
合、作業者自ら多くのバージョンの文書情報から必要と
するバージョンの文書情報を直接かつ正確に指定するこ
とが更に必要となる。

【００１１】しかし、出版業務や設計業務の様にビジネ
スプロセス上で作成される文書情報の種類が多くあり、
かつ、文書情報の修正が頻繁に行なわれ、異なるバージ
ョンの文書情報が多数存在する業務の場合、自分の作業
に必要な正しいバージョンの文書情報を正確に取出す際
には作業者の負荷が大きくなる。

【００１２】また、同じ文書情報を参照する作業でも、
作業によって異なるバージョンの文書情報を利用する場
合があり、作業者毎に自分の必要なバージョンの文書情
報を探す負荷は大きくなる。

【００１３】例えば、システム開発業務において、確定
された要件仕様書を元に基本設計書作成の作業が進めら
れると同時に、既に作成された要件仕様書の更新が次期
バージョンの製品開発の為に行われる場合がある。その
場合、次期バージョンの製品開発の為に更新される要件
仕様書には新しいバージョン番号が付与されて文書管理
システムで管理される。次期バージョン製品の要件仕様
書作成担当の作業者は常に最新バージョンの要件仕様書
を参照するが、基本設計書を作成する作業者は多くのバ
ージョンの文書情報から現在開発中の製品と関連がある
バージョンの要件仕様書を正確に取出して参照すること
が必要となる。

【００１４】以上の様に、多くの種類の文書情報や、同
じ文書情報においても多数のバージョンの文書情報が存
在する場合、必要なバージョンの文書情報を正確に取出
す為に作業者が多くの文書情報検索を行わなければなら
ないので、作業者に大きな負荷がかかる。更に、作業者
の判断ミスにより、間違ったバージョンの文書情報を参
照した作業を行った場合には、後工程を含む業務全体に
大きな影響を与えることとなる。

【００１５】また、既存の文書管理システムでは、取出
した文書情報毎に文書情報へのアクセス権限とアクセス
権限毎の公開対象者を設定する。この様なアクセス権限
の設定により、権限がない作業者による文書情報の更新
や参照を防ぎ、企業において重要な情報を保護してい
る。しかし、従来の文書管理システムでは、文書情報毎
にアクセス権の種類を設定し、そのアクセス権毎に作業
者を設定している為、作業の進捗状況による細かなアク
セス権の制御ができないという問題がある。例えば、設
計書作成において、設計書の承認者が設計書にレビュー
結果の様なコメントを記入する場合に、設計書の作成者
と承認者に文書情報の更新権を与える。しかし、この様
なアクセス権を設定した場合、作成中にも関わらず承認
者が設計書を取出して更新することが可能となり、承認
者のミス等により、文書情報の更新が行なわれてしま
い、設計書の作成者の作業遂行に大きな支障をもたらす
可能性が大きい。

【００１６】本発明の目的は上記問題を解決し、作業者
の負担となることなく必要なバージョンの文書を正確に
取出すことが可能な技術を提供することにある。本発明
の他の目的は前の作業が終了していない文書に対してそ
れ以降の作業によるアクセスが行われるのを防止するこ
とが可能な技術を提供することにある。本発明の他の目
的は作業の内容に応じて文書に対する作業者のアクセス
権限を制御することが可能な技術を提供することにあ
る。

【００１７】

【課題を解決するための手段】本発明は、複数の作業者
による一連の作業でアクセスされる文書を管理する文書
管理システムにおいて、作業者が行う作業とその作業で
アクセスされる文書のバージョン番号とを対応付けてお
き、指示された作業に対応するバージョンの文書をその
対応付けに従って取り出して作業を行うものである。

【００１８】本発明の文書管理システムでは、まず、作
業者が行う作業を識別する為の作業識別情報である作業
ＩＤと、その作業でアクセスされる文書を識別する為の
文書識別情報である文書ＩＤ及びバージョン番号とを対
応付け、その作業でアクセスされる文書の文書ＩＤを関
連文書特定情報に定義しておく。

【００１９】一連の作業の順序を定義したビジネスプロ
セス定義情報に示された順序に従って作業を実行し、そ
の作業によって文書が作成された場合には、その文書の
バージョン番号を設定し、その文書の文書データをその
文書ＩＤ及びバージョン番号と共に文書情報として登録
する。

【００２０】次に、ビジネスプロセス定義情報に示され
た順序に従って次に行うべき作業でアクセスされる文書
の文書ＩＤを関連文書特定情報から取得し、その文書Ｉ
Ｄのバージョン番号を前記文書情報から読み出して関連
文書特定情報のバージョン番号に格納しておく。そし
て、ビジネスプロセス定義情報に示された順序に従って
次に行うべき作業の作業ＩＤを作業者のクライアント装
置に渡して当該作業の実行を指示する。

【００２１】作業者のクライアント装置では、前記渡さ
れた作業ＩＤに対応する文書ＩＤ及びバージョン番号を
前記関連文書特定情報から取得し、その文書ＩＤ及びバ
ージョン番号で識別される文書データを取り出して作業
を行う。また作業を行う前に、前記作業ＩＤ及び文書Ｉ
Ｄに対応するアクセス条件を、その作業者が満たすかど
うかを調べ、そのアクセス条件を満たす場合に、当該文
書ＩＤ及びバージョン番号で識別される文書データへの
アクセスを許可する。

【００２２】前記の作業によって文書が作成または更新
され、新しいバージョン番号が設定された場合には、そ
の文書の文書データをその文書ＩＤ及びバージョン番号
と共に文書情報に登録し、前記関連文書特定情報中の対
応するバージョン番号を新しく設定されたバージョン番
号で更新する。

【００２３】以上の様に本発明の文書管理システムによ
れば、作業者が行う作業とその作業でアクセスされる文
書のバージョン番号とを対応付けておき、指示された作
業に対応するバージョンの文書をその対応付けに従って
取り出して作業を行うので、作業者の負担となることな
く必要なバージョンの文書を正確に取出すことが可能で
ある。

【００２４】

【発明の実施の形態】以下に作業者が行う作業を識別す
る為の作業識別情報である作業ＩＤと、その作業でアク
セスされる文書を識別する為の文書識別情報である文書
ＩＤ及びそのバージョン番号とを対応付け、ワークフロ
ーを用いて文書を管理する一実施形態の文書管理システ
ムについて説明する。

【００２５】図１は本実施形態のワークフロー・文書管
理連携システムの概略構成を示す図である。図１に示す
様に本実施形態のワークフローサーバ１０１はワークフ
ロー処理部１２７を有している。ワークフロー処理部１
２７は、その作業でアクセスされる文書を識別する為の
文書ＩＤ及びバージョン番号が対応付けられた作業ＩＤ
を、一連の作業の順序を定義したビジネスプロセス定義
情報１０９に従って渡して当該作業の実行を指示する実
行指示処理部である。

【００２６】ワークフローサーバ１０１をワークフロー
処理部１２７として機能させる為のプログラムは、ＣＤ
−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され磁気ディスク等に格納
された後、メモリにロードされて実行されるものとす
る。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣＤ−Ｒ
ＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。

【００２７】文書管理サーバ１０３は、文書・ワークフ
ロー連携処理部１２９と、文書・フォルダ管理処理部１
３１と、バージョン番号格納処理部１３３と、アクセス
制御処理部１３５と、文書取出し処理部１３７とを有し
ている。

【００２８】文書・ワークフロー連携処理部１２９は、
ワークフローサーバ１０１と文書管理サーバ１０３の処
理を連携させ、必要な処理部を起動する処理部である。
文書・フォルダ管理処理部１３１は、フォルダ作成や削
除等の要求に応じて、フォルダに関する情報の登録また
は削除をフォルダ管理情報１１７に対して行い、文書デ
ータとその属性情報の登録または削除を文書情報１１９
に行なう処理部である。

【００２９】バージョン番号格納処理部１３３は、作業
の遂行に応じて、文書バージョン特定情報１２３中のバ
ージョン番号をそれ以前の作業で設定された文書情報１
１９中のバージョン番号で更新する処理部である。

【００３０】アクセス制御処理部１３５は、作業ＩＤ及
び文書ＩＤに対応するアクセス条件を作業者が満たす場
合に、当該文書ＩＤで識別される文書へのアクセスを許
可する処理部である。文書取出し処理部１３７は、ワー
クフロー処理部１２７から渡された作業ＩＤに対応する
文書ＩＤ及びバージョン番号で識別される文書を取り出
す処理部である。

【００３１】文書管理サーバ１０３を文書・ワークフロ
ー連携処理部１２９、文書・フォルダ管理処理部１３
１、バージョン番号格納処理部１３３、アクセス制御処
理部１３５及び文書取出し処理部１３７として機能させ
る為のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録
され磁気ディスク等に格納された後、メモリにロードさ
れて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録
する記録媒体はＣＤ−ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良
い。

【００３２】クライアント１０５は、文書管理クライア
ント処理部１３９と、ワークフロークライアント処理部
１４１と、文書関連・バージョン特定定義処理部１４３
と、文書作成処理部１４５とを有している。

【００３３】文書管理クライアント処理部１３９は、ク
ライアント１０５と文書管理サーバ１０３との間におけ
るデータのやり取りの制御を行なう処理部である。ワー
クフロークライアント処理部１４１は、クライアント１
０５とワークフローサーバ１０１との間におけるデータ
のやり取りの制御を行なう処理部である。

【００３４】文書関連・バージョン特定定義処理部１４
３は、作業者が行う作業を識別する為の作業ＩＤと、そ
の作業でアクセスされる文書を識別する為の文書ＩＤ及
びバージョン番号とを対応付ける関連文書特定情報とし
て、その作業でアクセスされる文書の文書ＩＤを示す情
報を関連文書情報１２１に格納し、その文書のバージョ
ン番号を示す情報を文書バージョン特定情報１２３に格
納する処理部である。文書作成処理部１４５は、作業者
が作業を遂行する際に文書を作成する処理を行うワープ
ロセッサ等の処理部である。

【００３５】クライアント１０５を文書管理クライアン
ト処理部１３９、ワークフロークライアント処理部１４
１、文書関連・バージョン特定定義処理部１４３及び文
書作成処理部１４５として機能させる為のプログラム
は、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され磁気ディスク
等に格納された後、メモリにロードされて実行されるも
のとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣ
Ｄ−ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。

【００３６】図１に示す様に本実施形態のシステムは、
ワークフローサーバ１０１、文書管理サーバ１０３、作
業者の使用するクライアント１０５及びこれらの装置間
を接続するネットワーク１０７を有している。

【００３７】ワークフローサーバ１０１は、サーバ専用
機やパソコン等の計算機であり、その処理装置に接続さ
れる記憶装置上にはビジネスプロセス定義情報１０９、
ワークフロー管理情報１１１、振り分けルール情報１１
３及び作業者情報１１５を格納する。

【００３８】ビジネスプロセス定義情報１０９には、ビ
ジネスプロセスの定義項目を示すビジネスプロセスの名
称、各作業の名称、開始条件、終了条件、利用する振り
分けルールの名称等の定義情報を格納する。

【００３９】ワークフロー管理情報１１１には、ビジネ
スプロセス定義情報１０９に登録されたビジネスプロセ
ス定義情報１０９に基づいて実行されているビジネスプ
ロセスの属性（現段階におけるビジネスプロセスの名
称、作業の名称、作業者の名称等）が登録される。

【００４０】振り分けルール情報１１３には、ビジネス
プロセス定義情報１０９に基づいて実行された作業を実
施する作業者を割り当てるときの条件定義情報（振り分
けルール）を格納し、作業者情報１１５には、本システ
ムを利用する作業者及びその属性定義情報を格納する。

【００４１】文書管理サーバ１０３は、サーバ専用機や
パソコン等の計算機であり、その処理装置に接続される
記憶装置上にはフォルダ管理情報１１７、文書情報１１
９、関連文書情報１２１、文書バージョン特定情報１２
３及び文書アクセス権管理情報１２５を格納する。

【００４２】フォルダ管理情報１１７には、文書情報を
業務上の意味によりグルーピングしたフォルダ間の関係
及びフォルダに格納されている文書を表す情報（フォル
ダ名、上位フォルダ名、下位フォルダ名、格納されてい
る文書名等）が格納される。

【００４３】文書情報１１９には、クライアント１０５
上で作業者が実行した作業結果として、作成された文書
データと文書情報の属性（文書名、作成者名、バージョ
ン番号、作成日等）が格納される。

【００４４】関連文書情報１２１には、クライアント１
０５上で作業者が作業を行って文書を作成したり更新す
る際に、作業とその作業で作成または更新或いは参照さ
れる文書との関連を表す情報（文書名、作業名、参照文
書名や文書ＩＤ等）が格納される。

【００４５】文書バージョン特定情報１２３には、クラ
イアント１０５上で作業を行なう際にアクセスされる文
書のバージョン番号を特定する為の定義情報（作業名、
文書名、バージョン決定作業名、バージョン番号等）が
格納される。

【００４６】前記の様に本実施形態では、作業者が行う
作業を識別する為の作業ＩＤと、その作業でアクセスさ
れる文書を識別する為の文書ＩＤ及びそのバージョン番
号とを対応付ける関連文書特定情報として、関連文書情
報１２１及び文書バージョン特定情報１２３を用いてい
るが、これらを統合して１つのテーブルで表現しても良
い。

【００４７】文書アクセス権管理情報１２５には、ビジ
ネスプロセス定義上の各作業（ビジネスプロセス名、作
業名等）と、その作業時に文書へのアクセスが許される
作業者の範囲及びアクセス権限を表すアクセス権情報
（文書名、アクセス権種類、公開対象者等）が格納され
る。

【００４８】ワークフロー処理部１２７は、クライアン
ト１０５からプロセス開始宣言通知（新規案件投入）乃
至は作業完了通知があった場合、ビジネスプロセス定義
情報１０９、振り分けルール情報１１３及び作業者情報
１１５に基づき、そのビジネスプロセス内の作業の遷移
を制御する。また、ワークフロー処理部１２７は、ビジ
ネスプロセス定義情報１０９、振り分けルール情報１１
３及び作業者情報１１５に基づいて実行されたビジネス
プロセスの現段階における作業状態を表す情報（ビジネ
スプロセス名、作業名、作業者名等）をワークフロー管
理情報１１１へ登録すると共に、現段階におけるビジネ
スプロセス上の作業状態を表す情報を文書管理サーバ１
０３へ送信する。

【００４９】文書・ワークフロー連携処理部１２９は、
クライアント１０５からの作業開始または終了の要求に
応じて、ワークフローサーバ１０１と連携してワークフ
ローサーバ１０１から送信されたビジネスプロセス上の
定義情報や現段階での進捗状況を表す情報を受信し、文
書管理サーバ１０３の処理装置にある文書・フォルダ管
理処理部１３１、バージョン番号格納処理部１３３、ア
クセス制御処理部１３５、文書取出し処理部１３７の中
から必要な処理部を起動する。

【００５０】文書・フォルダ管理処理部１３１は、クラ
イアント１０５からのフォルダ作成や削除等の要求に応
じて、フォルダに関する情報の登録または削除をフォル
ダ管理情報１１７に対して行なう。また、文書が新たに
登録されたり、削除される場合、文書データとその属性
情報の登録または削除を文書情報１１９に行なう。

【００５１】バージョン番号格納処理部１３３は、作業
者がクライアント１０５により定義した、各作業でアク
セスされる文書の文書ＩＤ及びそのバージョン番号を特
定する為の定義情報を関連文書情報１２１及び文書バー
ジョン特定情報１２３に登録する。また、クライアント
１０５からの作業終了の通知をワークフローサーバ１０
１から文書・ワークフロー連携処理部１２９を通して受
信し、事前に定義された文書バージョン特定情報１２３
に基づいて次の作業でアクセスされる文書を特定し、そ
の作業でアクセスされる文書の文書バージョン特定情報
１２３中のバージョン番号を、それまでに終了した作業
で設定された新しいバージョン番号で更新する。

【００５２】アクセス制御処理部１３５は、作業者がク
ライアント１０５により定義したビジネスプロセス上の
各作業毎に必要な文書と、その作業及び文書毎のアクセ
ス権限及び公開対象者の情報を文書アクセス権管理情報
１２５に登録する。また、ビジネスプロセスの実行に伴
い、作業者がクライアント１０５から作業遂行の為に文
書管理サーバ１０３から文書へアクセスするときに、そ
の文書に対するアクセス権限を特定し、その作業者が当
該文書へアクセス可能なユーザであるかどうかを判定す
る。

【００５３】文書取出し処理部１３７は、クライアント
１０５からの要求に対して、文書管理サーバ１０３の関
連文書情報１２１と文書情報１１９にアクセスし、利用
すべき文書データを取出してクライアント１０５の表示
装置に表示する。

【００５４】なお、図１のシステムの構成図ではワーク
フロー処理部１２７、文書・ワークフロー連携処理部１
２９、文書・フォルダ管理処理部１３１、バージョン番
号格納処理部１３３、アクセス制御処理部１３５、文書
取出し処理部１３７とネットワーク１０７との間に介在
する通信制御部及び上記処理部と上記情報との間に介在
するデータベース管理処理部の図示を省略している。

【００５５】クライアント１０５は、パソコン等の計算
機であり、その処理装置には文書管理クライアント処理
部１３９、ワークフロークライアント処理部１４１、文
書関連・バージョン特定定義処理部１４３及び文書作成
処理部１４５が格納され実行される。

【００５６】文書管理クライアント処理部１３９は、文
書管理サーバ１０３から送信された文書データ、その属
性情報及びアクセス権の情報を受信し、文書作成処理部
１４５を起動したり、文書管理サーバ１０３から受信し
た文書データ及びアクセス権の情報を文書作成処理部１
４５に渡す。また、文書管理サーバ１０３へフォルダの
登録または削除の要求情報を送信したり、作成した文書
データの登録要求または文書データの取出し要求を送信
する等、クライアント１０５と文書管理サーバ１０３と
の間におけるデータのやり取りの制御を行なう。

【００５７】ワークフロークライアント処理部１４１
は、ワークフローサーバ１０１から案件情報を取得し、
クライアント１０５に表示したり、ワークフローサーバ
１０１のワークフロー処理部１２７へ、業務処理を行な
う作業者の情報、作業処理終了の通知、作業終了の結果
を渡す等、クライアント１０５とワークフローサーバ１
０１との間におけるデータのやり取りの制御を行なう。

【００５８】文書関連・バージョン特定定義処理部１４
３は、ビジネスプロセスの各作業とその作業でアクセス
される文書との間の関連及び各作業でアクセスされる文
書毎のアクセス権の定義を行なう。これにより定義され
た情報は、文書管理サーバ１０３の関連文書情報１２１
と文書バージョン特定情報１２３並びに文書アクセス権
管理情報１２５に格納される。

【００５９】なお、図１のシステムの構成図では、文書
管理クライアント処理部１３９、ワークフロークライア
ント処理部１４１、文書関連・バージョン特定定義処理
部１４３及び文書作成処理部１４５とネットワーク１０
７との間に介在する通信制御部及び上記処理部と表示装
置／入力装置との間に介在するＧＵＩ（グラフィカル・
ユーザ・インタフェース）の図示を省略している。

【００６０】図２は本実施形態のビジネスプロセス定義
情報１０９のデータ構成を示す図である。図２に示す様
にビジネスプロセス定義情報１０９の各レコードは、ビ
ジネスプロセスＩＤ２０１（ＢＰ ＩＤ）、ビジネスプ
ロセス名２０３（ＢＰ名）、作業ＩＤ２０５、作業名２
０７、開始条件２０９、終了条件２１１及び振り分けル
ール名２１３等、ビジネスプロセス及び作業についての
属性情報を有している。

【００６１】ビジネスプロセスＩＤ２０１は、ビジネス
プロセスをユニークに識別する為にワークフローサーバ
１０１のワークフロー処理部１２７が割り付ける識別子
であり、ビジネスプロセス毎に一意的に割り付けられ
る。ビジネスプロセス名２０３は、管理者がビジネスプ
ロセスを定義するときに付けるビジネスプロセスの名称
である。

【００６２】作業ＩＤ２０５は、管理者によりビジネス
プロセス定義時に定義されたビジネスプロセスを構成す
る作業をユニークに識別する為にワークフローサーバ１
０１のワークフロー処理部１２７が割り付ける作業識別
情報であり、作業毎に一意的に割り付けられる。作業名
２０７は、管理者がビジネスプロセスを定義するときに
ビジネスプロセスを構成する作業に付けた名称であり、
定義したビジネスプロセスで実施しなければならない作
業を表すものである。

【００６３】開始条件２０９は、当該作業を起動する
（開始する）条件であり、終了条件２１１は、当該作業
を終了させる条件を示している。振り分けルール名２１
３は、当該作業を実施する作業者を決定する為の振り分
けルールの名称である。

【００６４】図３は本実施形態のワークフロー管理情報
１１１のデータ構成を示す図である。図３に示す様にワ
ークフロー管理情報１１１の各レコードは、ビジネスプ
ロセスＩＤ３０１、ビジネスプロセス名３０３、案件Ｉ
Ｄ３０５、作業ＩＤ３０７、作業名３０９、ユーザＩＤ
３１１及び作業者名３１３等、各ビジネスプロセスの現
段階における作業の進捗状態を表す属性情報を有してい
る。

【００６５】ビジネスプロセスＩＤ３０１は、現段階で
投入されているビジネスプロセスの識別子であり、ビジ
ネスプロセス名３０３は、ビジネスプロセスＩＤ３０１
に対応するビジネスプロセスの名称である。作業ＩＤ３
０７は、現段階で投入されている作業の識別子であり、
作業名３０９は、作業ＩＤ３０７に対応する作業の名称
である。

【００６６】案件ＩＤ３０５は、各ビジネスプロセス上
での業務の処理単位である案件をユニークに識別する為
に、ワークフローサーバ１０１のワークフロー処理部１
２７が割り付ける識別子であり、案件毎に一意的に割り
付けられる。

【００６７】ユーザＩＤ３１１は、当該作業を実施した
作業者及び実施する作業者をユニークに識別する為にワ
ークフローサーバ１０１のワークフロー処理部１２７が
割り付ける識別子であり、ユーザ毎に一意的に割り付け
られる。作業者名３１３は、ユーザＩＤ３１１に対応す
る作業者の名称である。

【００６８】図４は本実施形態の振り分けルール情報１
１３のデータ構成を示す図である。図４に示す様に振り
分けルール情報１１３の各レコードは、振り分けルール
名４０１とその内容を表す振り分け条件４０３を有して
いる。振り分けルール名４０１は、振り分けルールの名
称である。振り分け条件４０３は、作業を振り分けると
きの各種条件であり、対象となるデータ項目の名称とそ
のデータ項目値から成る。

【００６９】図５は本実施形態の作業者情報１１５のデ
ータ構成を示す図である。図５に示す様に作業者情報１
１５の各レコードは、部ＩＤ５０１、部名５０３、課Ｉ
Ｄ５０５、課名５０７、職位５０９、ユーザＩＤ５１１
及び作業者名５１３を有している。

【００７０】部ＩＤ５０１は、部をユニークに識別する
為にワークフローサーバ１０１のワークフロー処理部１
２７が割り付ける識別子であり、部毎に一意的に割り付
けられる。部名５０３は、部ＩＤ５０１に対応する部の
名称である。

【００７１】課ＩＤ５０５は、課をユニークに識別する
為にワークフローサーバ１０１のワークフロー処理部１
２７が割り付ける識別子であり、課毎に一意的に割り付
けられる。課名５０７は、課ＩＤ５０５に対応する課の
名称である。

【００７２】職位５０９は、作業者の職位を示してい
る。ユーザＩＤ５１１は、当該作業を実施した作業者及
び実施する作業者をユニークに識別する為にワークフロ
ーサーバ１０１のワークフロー処理部１２７が割り付け
る識別子であり、ユーザ毎に一意的に割り付けられる。
作業者名５１３は、ユーザＩＤ５１１に対応する作業者
の名称である。

【００７３】図６は本実施形態のフォルダ管理情報１１
７のデータ構成を示す図である。図６のフォルダ管理情
報１１７では、各作業でアクセスされる文書を格納して
いるフォルダの階層情報をテーブルで表している。

【００７４】フォルダ管理情報１１７の各レコードは、
フォルダＩＤ６０１、フォルダ名６０３、上位フォルダ
ＩＤ６０５、上位フォルダ名６０７、下位フォルダＩＤ
６０９、下位フォルダ名６１１、文書ＩＤ６１３及び文
書名６１５を有している。

【００７５】フォルダＩＤ６０１は、文書を業務上の意
味によりグルーピングして体系的に格納するフォルダを
ユニークに識別する為に文書管理サーバ１０３の文書・
フォルダ管理処理部１３１が割り付ける識別子であり、
フォルダ毎に一意的に割り付けられる。フォルダ名６０
３は、フォルダＩＤ６０１に対応するフォルダの名称で
ある。

【００７６】上位フォルダＩＤ６０５は、複数のフォル
ダを業務上の意味によりグルーピングして一つのフォル
ダにまとめるとき、まとまった一つのフォルダをユニー
クに識別する為に文書管理サーバ１０３の文書・フォル
ダ管理処理部１３１が割り付ける識別子であり、フォル
ダ毎に一意的に割り付けられる。上位フォルダ名６０７
は、上位フォルダＩＤ６０５に対応するフォルダの名称
である。

【００７７】下位フォルダＩＤ６０９は、フォルダＩＤ
６０１で識別されるフォルダの中に含まれているフォル
ダをユニークに識別する為に文書管理サーバ１０３の文
書・フォルダ管理処理部１３１が割り付ける識別子であ
り、フォルダ毎に一意的に割り付けられる。下位フォル
ダ名６１１は、下位フォルダＩＤ６０９に対応するフォ
ルダの名称である。

【００７８】文書ＩＤ６１３は、各作業でアクセスされ
る文書を識別する為に文書管理サーバ１０３の文書・フ
ォルダ管理処理部１３１が割り付ける文書識別情報であ
り、文書毎に一意的に割り付けられる。文書名６１５
は、文書ＩＤ６１３に対応する文書の名称である。

【００７９】図７は本実施形態の文書情報１１９のデー
タ構成を示す図である。図７の文書情報１１９では、フ
ォルダ管理情報１１７で示されたフォルダに格納されて
いる文書ファイル中の文書データ及びその属性情報をテ
ーブルで表している。

【００８０】文書情報１１９の各レコードは、文書ＩＤ
７０１、文書名７０３、フォルダＩＤ７０５、フォルダ
名７０７、ユーザＩＤ７０９、作成者名７１１、バージ
ョン７１３、作成日７１５及び文書データ７１７（可変
フィールド）を有している。

【００８１】文書ＩＤ７０１は、各作業でアクセスされ
る文書の文書識別情報であり、文書毎に一意的に割り付
けられる。文書名７０３は、文書ＩＤ７０１に対応する
文書の名称である。

【００８２】フォルダＩＤ７０５は、文書ＩＤ７０１で
識別される文書を格納しているフォルダの識別子であ
り、フォルダ毎に一意的に割り付けられる。フォルダ名
７０７は、フォルダＩＤ７０５に対応するフォルダの名
称である。

【００８３】ユーザＩＤ７０９は、文書データ７１７の
作成者をユニークに識別する為に文書管理サーバ１０３
の文書・フォルダ管理処理部１３１が割り付ける識別子
であり、ユーザ毎に一意的に割り付けられる。作成者名
７１１は、ユーザＩＤ７０９に対応するフォルダの名称
である。

【００８４】バージョン７１３は、各文書が作成または
更新される度に、文書データ７１７に新たに割り付けら
れる版管理の番号を示す文書識別情報である。作成日７
１５は、文書データ７１７が作成されて文書管理サーバ
１０３の文書情報１１９に初めて登録された日付であ
る。文書データ７１７（可変フィールド）は、格納され
る文書のデータそのものの情報を示している。

【００８５】図８は本実施形態の関連文書情報１２１の
データ構成を示す図である。図８に示す様に関連文書情
報１２１の各レコードは、文書ＩＤ８０１、文書名８０
３、作業ＩＤ８０５、作業名８０７、参照文書ＩＤ８０
９及び参照文書名８１１を有している。

【００８６】文書ＩＤ８０１は、作業ＩＤ８０５で識別
される作業で作成または更新される文書の文書識別情報
であり、文書名８０３は、文書ＩＤ８０１に対応する文
書の名称である。

【００８７】作業ＩＤ８０５は、文書ＩＤ８０１または
参照文書ＩＤ８０９で識別される文書にアクセスする作
業を示す識別子である。作業名８０７は、作業ＩＤ８０
５に対応する作業の名称であり、定義したビジネスプロ
セスで実施しなければならない作業を表すものである。

【００８８】参照文書ＩＤ８０９は、作業ＩＤ８０５で
識別される作業で参照される文書の文書識別情報であ
り、参照文書名８１１は、参照文書ＩＤ８０９に対応す
る文書の名称である。

【００８９】図９は本実施形態の文書バージョン特定情
報１２３のデータ構成を示す図である。図９に示す様に
文書バージョン特定情報１２３の各レコードは、作業Ｉ
Ｄ９０１、作業名９０３、文書ＩＤ９０５、文書名９０
７、バージョン決定作業ＩＤ９０９、バージョン決定作
業名９１１及びバージョン番号９１３を有している。

【００９０】作業ＩＤ９０１は、文書ＩＤ９０５で識別
される文書にアクセスする作業を示す識別子であり、作
業名９０３は作業ＩＤ９０１に対応する作業の名称であ
る。文書ＩＤ９０５は、作業ＩＤ９０１で識別される作
業で作成または更新される文書の文書識別情報であり、
文書名９０７は、文書ＩＤ９０５に対応する文書の名称
である。

【００９１】バージョン決定作業ＩＤ９０９は、バージ
ョン番号９１３を決定した作業を示す識別子であり、バ
ージョン決定作業名９１１は、バージョン決定作業ＩＤ
９０９に対応するバージョン決定作業の名称である。バ
ージョン番号９１３は、バージョン決定作業ＩＤ９０９
で識別される作業により決定された文書におけるバージ
ョン番号である。

【００９２】図１０は本実施形態の文書アクセス権管理
情報１２５のデータ構成を示す図である。図１０に示す
様に文書アクセス権管理情報１２５の各レコードは、ビ
ジネスプロセスＩＤ１００１、ビジネスプロセス名１０
０３、作業ＩＤ１００５、作業名１００７、文書名１０
０９、アクセス権種類１０１１及び公開対象者１０１３
を有している。

【００９３】ビジネスプロセスＩＤ１００１は、ビジネ
スプロセス定義情報１０９に定義されているビジネスプ
ロセスの識別子であり、ビジネスプロセス名１００３
は、ビジネスプロセスＩＤ１００１に対応するビジネス
プロセスの名称である。作業ＩＤ１００５は、ビジネス
プロセス定義情報１０９に定義されている作業の識別子
であり、作業名１００７は、作業ＩＤ１００５に対応す
る作業の名称である。

【００９４】文書名１００９は、作業ＩＤ１００５で識
別される作業でアクセスされる文書の名称である。アク
セス権種類１０１１は、作業ＩＤ１００５で識別される
作業によって文書名１００９の文書にアクセスする際に
許可されるアクセス権の種類を表している。公開対象者
１０１３は、作業ＩＤ１００５で識別される作業によっ
て文書名１００９の文書にアクセスする際にアクセス権
種類１０１１で示されたアクセス権が許可される作業者
の範囲を表すものである。なお本実施形態では、文書ア
クセス権管理情報１２５で許可されていないアクセスは
禁止されているものとする。

【００９５】図１１は本実施形態の関連文書情報１２１
及び文書バージョン特定情報１２３並びに文書アクセス
権管理情報１２５の定義処理の処理手順を示すフローチ
ャートである。図１１では、ワークフローシステムへビ
ジネスプロセス定義を行なう際、関連文書情報、文書バ
ージョン特定情報及び文書アクセス権管理情報の定義を
行なう為の文書・ワークフロー連携処理部１２９と文書
関連・バージョン特定定義処理部１４３の処理手順を表
している。

【００９６】管理者がクライアント１０５によりワーク
フローサーバ１０１へビジネスプロセスを定義する為に
ワークフロー処理部１２７の起動要求を送信すると、ワ
ークフローサーバ１０１は起動要求を受信し、ワークフ
ロー処理部１２７を起動する（ステップ１１０１）。

【００９７】ワークフローサーバ１０１のワークフロー
処理部１２７は、クライアント１０５のワークフローク
ライアント処理部１４１を起動してクライアント１０５
の表示装置にビジネスプロセス定義画面を表示し、管理
者が入力したビジネスプロセス定義情報１０９を受信す
る（ステップ１１０３）。

【００９８】ワークフローサーバ１０１のワークフロー
処理部１２７は、クライアント１０５から受信したビジ
ネスプロセス定義情報１０９をワークフローサーバ１０
１の磁気ディスク装置に格納し（ステップ１１０５）、
文書・ワークフロー連携処理部１２９の起動要求と磁気
ディスク装置に格納したビジネスプロセス定義情報１０
９を文書管理サーバ１０３へ送信する（ステップ１１０
７）。

【００９９】文書管理サーバ１０３の文書・ワークフロ
ー連携処理部１２９は、ワークフローサーバ１０１のワ
ークフロー処理部１２７が送信した起動要求とビジネス
プロセス定義情報１０９を受信し、クライアント１０５
の文書関連・バージョン特定定義処理部１４３を起動す
る（ステップ１１０９）。

【０１００】文書関連・バージョン特定定義処理部１４
３は、文書間関連定義画面及び文書バージョン特定定義
画面をクライアント１０５の表示装置に表示し、管理者
からの関連文書情報１２１及び文書バージョン特定情報
１２３の入力を受付ける。管理者がビジネスプロセス上
の作業毎に情報を定義し易くする為、この際、ワークフ
ローサーバ１０１から受信したビジネスプロセス定義情
報１０９をクライアント１０５の定義画面上に同時に表
示する。

【０１０１】文書関連・バージョン特定定義処理部１４
３は、管理者による関連文書情報１２１及び文書バージ
ョン特定情報１２３の定義が終了すると、その定義情報
を文書管理サーバ１０３のバージョン番号格納処理部１
３３へ送信する（ステップ１１１１）。

【０１０２】文書管理サーバ１０３のバージョン番号格
納処理部１３３は、クライアント１０５の文書関連・バ
ージョン特定定義処理部１４３から関連文書情報１２１
及び文書バージョン特定情報１２３を受信し、文書管理
サーバ１０３の磁気ディスク装置に格納する（ステップ
１１１３）。

【０１０３】文書管理サーバ１０３の文書・ワークフロ
ー連携処理部１２９が、関連文書情報１２１及び文書バ
ージョン特定情報１２３への格納終了をクライアント１
０５の文書関連・バージョン特定定義処理部１４３へ通
知すると、クライアント１０５の文書関連・バージョン
特定定義処理部１４３は、ビジネスプロセスの各作業に
おける文書毎にアクセス権の種類と公開対象者を定義す
る為の文書アクセス権定義画面をクライアント１０５の
表示装置に表示する。管理者により各作業で作成または
利用する文書情報毎のアクセス権の定義が終了すると、
入力された文書アクセス権管理情報１２５を文書管理サ
ーバ１０３へ送信する（ステップ１１１５）。

【０１０４】文書管理サーバ１０３のアクセス制御処理
部１３５は、クライアント１０５の文書関連・バージョ
ン特定定義処理部１４３から文書アクセス権管理情報１
２５を受信し、文書管理サーバ１０３の磁気ディスク装
置に格納する（ステップ１１１７）。

【０１０５】文書管理サーバ１０３の文書・ワークフロ
ー連携処理部１２９は、関連文書情報１２１及び文書バ
ージョン特定情報１２３並びに文書アクセス権管理情報
１２５の定義が終了したことをワークフローサーバ１０
１のワークフロー処理部１２７へ送信する（ステップ１
１１９）。ワークフローサーバ１０１のワークフロー処
理部１２７は、文書管理サーバ１０３からの定義終了通
知を受信し、ワークフロー処理部１２７を終了する（ス
テップ１１２１）。

【０１０６】図１２は本実施形態のバージョン番号格納
処理の処理手順を示すフローチャートである。図１２で
は、作業者がビジネスプロセス上の作業遂行によって作
成した文書を文書管理サーバ１０３へ登録するときのバ
ージョン番号格納処理の処理手順を表している。

【０１０７】作業者は、自分に与えられた作業を遂行し
た結果、クライアント１０５の文書作成処理部１４５に
より文書を作成し、文書を格納する場所（フォルダ）を
指定して文書の登録を指示する。クライアント１０５の
文書管理クライアント処理部１３９は、作業者が登録を
指示した文書データとその属性情報を文書管理サーバ１
０３へ送信する（ステップ１２０１）。

【０１０８】文書管理サーバ１０３の文書・フォルダ管
理処理部１３１は、クライアント１０５の文書管理クラ
イアント処理部１３９から文書データとその属性情報を
受信し、その文書データに対してバージョン７１３を設
定して文書情報１１９に登録する（ステップ１２０
３）。文書データとその属性情報の登録後、文書・フォ
ルダ管理処理部１３１は登録終了の通知をクライアント
１０５の文書管理クライアント処理部１３９に送信する
（ステップ１２０５）。

【０１０９】クライアント１０５の文書管理クライアン
ト処理部１３９は、文書管理サーバ１０３からの登録終
了の通知を受信し、文書作成処理部１４５に知らせる。
クライアント１０５の文書作成処理部１４５は、当該作
業者に与えられた作業が終了したことをクライアント１
０５のワークフロークライアント処理部１４１へ通知す
る（ステップ１２０７）。

【０１１０】クライアント１０５のワークフロークライ
アント処理部１４１は、文書作成処理部１４５からの作
業完了の通知を受け取り、作業完了の通知をワークフロ
ーサーバ１０１のワークフロー処理部１２７へ送信する
（ステップ１２０９）。

【０１１１】ワークフローサーバ１０１のワークフロー
処理部１２７は、クライアント１０５からの作業完了通
知を受信し、ビジネスプロセス定義情報１０９から次に
行なう作業の情報を取得すると共に、取得した次作業情
報をワークフロー管理情報１１１に格納する。また、ビ
ジネスプロセス定義情報１０９から取得した次作業情報
の中から振り分けルール名２１３を取出し、振り分けル
ール情報１１３の振り分け条件４０３を取得する。ワー
クフローサーバ１０１のワークフロー処理部１２７は、
振り分けルール情報１１３から取得した振り分け条件４
０３に基づいて作業者情報１１５から次の作業を担当す
る作業者の情報を取得し、前記次作業情報を格納したワ
ークフロー管理情報１１１中のレコードのユーザＩＤ３
１１と作業者名３１３に前記取得した作業者情報を格納
する（ステップ１２１１）。

【０１１２】ワークフローサーバ１０１のワークフロー
処理部１２７は、ワークフロー管理情報１１１に格納し
た次作業情報の中から作業ＩＤ３０７を取得し、文書管
理サーバ１０３へ作業ＩＤ３０７を送信する。文書管理
サーバ１０３の文書・ワークフロー連携処理部１２９は
ワークフローサーバ１０１からの作業ＩＤ３０７を取得
し、文書管理サーバ１０３のバージョン番号格納処理部
１３３を起動して作業ＩＤ３０７を送付する（ステップ
１２１３）。

【０１１３】バージョン番号格納処理部１３３は、文書
・ワークフロー連携処理部１２９から作業ＩＤ３０７を
取得し、取得した作業ＩＤ３０７をキーとして関連文書
情報１２１を検索する（ステップ１２１５）。

【０１１４】関連文書情報１２１の検索結果、作業ＩＤ
３０７と一致した作業ＩＤ８０５の作業のレコードから
文書ＩＤ８０１及び参照文書ＩＤ８０９を取得する。取
得した文書ＩＤ８０１及び参照文書ＩＤ８０９をキーと
して文書情報１１９の検索を行い、文書ＩＤ８０１及び
参照文書ＩＤ８０９と一致する文書ＩＤ７０１のバージ
ョン７１３を取得する（ステップ１２１７）。

【０１１５】文書管理サーバ１０３のバージョン番号格
納処理部１３３は、ワークフローサーバ１０１から送信
されてきた作業ＩＤ３０７をキーとして文書バージョン
特定情報１２３の各レコードに対し作業ＩＤ９０１の照
会を行う（ステップ１２１９）。ステップ１２２１で判
定した結果、作業ＩＤ３０７に一致する作業ＩＤ９０１
がある場合にはステップ１２２３に進み、文書情報１１
９から取得したバージョン７１３を文書バージョン特定
情報１２３のバージョン番号９１３に格納する。

【０１１６】もし、ステップ１２２１で文書バージョン
特定情報１２３の作業ＩＤ９０１がワークフローサーバ
１０１から渡された作業ＩＤ３０７と一致しない場合に
はステップ１２２５からステップ１２１９へ戻り、文書
バージョン特定情報１２３の最後まで各レコードに対す
る照会を行なう。

【０１１７】ステップ１２２３のバージョン番号９１３
への格納後、ステップ１２２５で判定した結果、文書バ
ージョン特定情報１２３のレコードがある場合は、引き
続き作業ＩＤ３０７による文書バージョン特定情報１２
３の照会を行ない、一致するレコードに対してはステッ
プ１２２３の処理を行なう。もし、ステップ１２２５で
文書バージョン特定情報１２３に対する照会が終了した
らステップ１２２７に進み、ワークフローサーバ１０１
から送付してもらった作業ＩＤ３０７に対し、アクセス
される文書のバージョン７１３を全て格納したか判断す
る。

【０１１８】並列作業の様にワークフローサーバ１０１
から次作業として複数の作業ＩＤ３０７が送信されてき
ており、ステップ１２２７で判定した結果、まだアクセ
スされる文書のバージョン７１３を格納すべき作業ＩＤ
３０７が残っている場合にはステップ１２１５へ戻り、
残っている各作業ＩＤ３０７に対してステップ１２１５
からステップ１２２７を繰り返し行なう。

【０１１９】ステップ１２２７で判定した結果、ワーク
フローサーバ１０１から送信された次作業の作業ＩＤ３
０７の全てに対してアクセスされる文書のバージョン７
１３が文書バージョン特定情報１２３に格納された場合
はステップ１２２９へ進み、文書管理サーバ１０３のバ
ージョン番号格納処理部１３３を終了し、作業終了に伴
うバージョン番号格納処理を終了する。

【０１２０】前記の様に本実施形態では、ある作業が終
了した後、次に行われる作業でアクセスされる文書のバ
ージョン番号９１３を最新のバージョン７１３で更新し
ているが、ある作業が終了した後、終了した作業で更新
された文書にアクセスする全ての作業についてバージョ
ン番号９１３の更新を行っても良い。

【０１２１】特定の文書を複数の作業からアクセスする
場合、その文書のバージョン番号９１３を格納する複数
のレコードが文書バージョン特定情報１２３中に生じ
る。複数の作業からアクセスされる文書が更新された直
後に、文書バージョン特定情報１２３中のその文書の全
てのバージョン番号９１３を更新した場合、以降の作業
でその文書が更新される度にその文書の全てのバージョ
ン番号９１３が更新されることになる。一方、本実施形
態の様に、ある作業が終了した後、次作業でアクセスさ
れる文書のバージョン番号９１３を更新する場合には、
次作業でアクセスされる文書のバージョン番号９１３の
みが更新されるので、バージョン番号９１３の更新回数
を減少させることができる。

【０１２２】図１３は本実施形態の文書取出し処理の処
理手順を示すフローチャートである。図１３では、作業
者が自分に与えられたビジネスプロセス上の作業を行な
う為に文書管理サーバ１０３へアクセスし、文書を取出
すときの文書取出し処理部１３７の処理手順を表してい
る。

【０１２３】作業者は、作業を行なう為にクライアント
１０５のワークフロークライアント処理部１４１を起動
し、ログインを行なう。クライアント１０５のワークフ
ロークライアント処理部１４１は、ログインした作業者
のユーザＩＤ５１１をワークフローサーバ１０１へ送信
する（ステップ１３０１）。

【０１２４】ワークフローサーバ１０１のワークフロー
処理部１２７は、クライアント１０５から送信されてき
たユーザＩＤ５１１を受信し、受信したユーザＩＤ５１
１をキーとしてワークフロー管理情報１１１を検索す
る。ユーザＩＤ５１１によるワークフロー管理情報１１
１の検索結果、ログインしたユーザが行なうべき作業と
して該当するレコードのビジネスプロセスＩＤ３０１、
作業ＩＤ３０７及び作業名３０９をクライアント１０５
へ送信する（ステップ１３０３）。

【０１２５】クライアント１０５のワークフロークライ
アント処理部１４１は、ワークフローサーバ１０１から
のビジネスプロセスＩＤ３０１、作業ＩＤ３０７及び作
業名３０９を受信し、受信した情報をクライアント１０
５の表示装置に表示する。作業者がクライアント１０５
の表示装置に表示された作業一覧から遂行する作業を選
択すると、ワークフロークライアント処理部１４１は、
選択された作業のビジネスプロセスＩＤ３０１及び作業
ＩＤ３０７をワークフローサーバ１０１へ送信する（ス
テップ１３０５）。

【０１２６】ワークフローサーバ１０１のワークフロー
処理部１２７は、受信したビジネスプロセスＩＤ３０
１、作業ＩＤ３０７及び既に受信したユーザＩＤ５１１
を文書管理サーバ１０３へ送信する（ステップ１３０
７）。

【０１２７】文書管理サーバ１０３の文書・ワークフロ
ー連携処理部１２９は、ワークフローサーバ１０１から
ビジネスプロセスＩＤ３０１、作業ＩＤ３０７及びユー
ザＩＤ５１１を受信し、文書管理サーバ１０３上の文書
取出し処理部１３７を起動し、作業ＩＤ３０７を渡す
（ステップ１３０９）。

【０１２８】文書管理サーバ１０３の文書取出し処理部
１３７は、文書・ワークフロー連携処理部１２９から渡
された作業ＩＤ３０７をキーとして関連文書情報１２１
の検索を行ない（ステップ１３１１）、ステップ１３１
３で判定した結果、作業ＩＤ３０７に一致する作業ＩＤ
８０５がある場合にはステップ１３１５へ進み、作業Ｉ
Ｄ３０７に一致する関連文書情報１２１のレコードの文
書ＩＤ８０１及び参照文書ＩＤ８０９を取得する。

【０１２９】ステップ１３１３で判定した結果、文書・
ワークフロー連携処理部１２９から渡された作業ＩＤ３
０７と一致するレコードがない場合はステップ１３１１
へ戻り、関連文書情報１２１への検索を引き続き行な
う。

【０１３０】文書ＩＤ８０１及び参照文書ＩＤ８０９を
取得した文書取出し処理部１３７は、文書・ワークフロ
ー連携処理部１２９から渡された作業ＩＤ３０７をキー
として文書バージョン特定情報１２３の検索を行ない、
作業ＩＤ３０７と一致する作業ＩＤ９０１のレコードの
バージョン番号９１３を取得する（ステップ１３１
７）。

【０１３１】また、文書取出し処理部１３７は、ステッ
プ１３１５及びステップ１３１７で取得した文書ＩＤ８
０１及び参照文書ＩＤ８０９とそれらのバージョン番号
９１３をキーとして文書情報１１９の検索を行い（ステ
ップ１３１９）、文書ＩＤ８０１及びそのバージョン番
号９１３または参照文書ＩＤ８０９及びそのバージョン
番号９１３と一致する文書ＩＤ７０１及びバージョン７
１３のレコードがある場合にはステップ１３２３へ進
み、そのレコードの文書データ７１７を取得する（ステ
ップ１３２３）。

【０１３２】その後、取得した文書データ７１７、ビジ
ネスプロセスＩＤ３０１、作業ＩＤ３０７及びユーザＩ
Ｄ５１１を基にして、文書へのアクセス権限の制御及び
文書データ７１７の表示処理を行なう（ステップ１３２
５）。

【０１３３】ステップ１３２１で判定した結果、ステッ
プ１３１５及びステップ１３１７で取得した文書ＩＤ８
０１や参照文書ＩＤ８０９とそれらのバージョン番号９
１３に一致するレコードが文書情報１１９中にない場合
はステップ１３１９へ戻り、文書情報１１９への検索を
引き続き行なう。

【０１３４】図１４は本実施形態のアクセス制御処理部
１３５の処理手順を示すフローチャートである。図１４
では、作業者がビジネスプロセス上で自分に与えられた
作業を行なう為に文書管理サーバ１０３へアクセスし、
文書を取出すときのアクセス制御処理部１３５の処理手
順を表している。

【０１３５】文書管理サーバ１０３の文書・ワークフロ
ー連携処理部１２９は、アクセス制御処理部１３５を起
動し、ワークフローサーバ１０１から受信したビジネス
プロセスＩＤ３０１、作業ＩＤ３０７及びユーザＩＤ５
１１並びに文書取出し処理部１３７により取得した可変
フィールドの文書データ７１７を渡す。文書管理サーバ
１０３のアクセス制御処理部１３５は、取得したビジネ
スプロセスＩＤ３０１と作業ＩＤ３０７をキーとして文
書アクセス権管理情報１２５の検索を行なう（ステップ
１４０１）。

【０１３６】ステップ１４０３で判定した結果、ビジネ
スプロセスＩＤ３０１と作業ＩＤ３０７に一致するビジ
ネスプロセスＩＤ１００１と作業ＩＤ１００５が文書ア
クセス権管理情報１２５中にない場合にはステップ１４
０１へ戻り、一致する作業があるまで繰り返して文書ア
クセス権管理情報１２５の検索を行なう。

【０１３７】ステップ１４０３で判定した結果、文書ア
クセス権管理情報１２５中にビジネスプロセスＩＤ３０
１と作業ＩＤ３０７に一致する作業がある場合にはステ
ップ１４０５へ進み、一致する作業の公開対象者１０１
３の情報を取得する。また、ユーザＩＤ５１１が取得し
た公開対象者１０１３の条件に一致するかをワークフロ
ーサーバ１０１の作業者情報１１５に基づいて照会す
る。

【０１３８】ユーザＩＤ５１１と公開対象者１０１３の
条件の照会を行った結果、ステップ１４０７でユーザＩ
Ｄ５１１が公開対象者１０１３の条件を満たしていると
判定された場合にはステップ１４０９へ進み、作業ＩＤ
３０７をキーとした文書アクセス権管理情報１２５の検
索の結果、一致したレコードのアクセス権種類１０１１
を取得する。取得したアクセス権種類１０１１をステッ
プ１３２３で取得した文書データ７１７と共にクライア
ント１０５へ送信する（ステップ１４０９）。

【０１３９】ユーザＩＤ５１１と公開対象者１０１３の
条件の照会を行った結果、ステップ１４０７でユーザＩ
Ｄ５１１が公開対象者１０１３の条件を満たさないと判
定された場合にはステップ１４１９へ進み、ログインし
た作業者に権限がない為に文書データ７１７へのアクセ
スができないことを知らせるエラーメッセージをクライ
アント１０５へ送信する。クライアント１０５の文書管
理クライアント処理部１３９は、エラーメッセージを受
信して表示装置に表示する（ステップ１４２１）。

【０１４０】ユーザＩＤ５１１と公開対象者１０１３の
条件の照会を行った結果、ステップ１４０７でユーザＩ
Ｄ５１１が公開対象者１０１３の条件を満たしていると
判定され、クライアント１０５へアクセス権種類１０１
１及び文書データ７１７が送信された場合、クライアン
ト１０５の文書管理クライアント処理部１３９はアクセ
ス権種類１０１１及び文書データ７１７を受信し、文書
作成処理部１４５を起動してアクセス権種類１０１１及
び文書データ７１７を渡す（ステップ１４１１）。

【０１４１】ステップ１４１３で判定した結果、アクセ
ス権種類１０１１が「更新可」である場合にはステップ
１４１５へ進み、ステップ１４１５でクライアント１０
５の文書作成処理部１４５は書き込み可能な状態で文書
データ７１７をクライアント１０５の表示装置に表示す
る。

【０１４２】ステップ１４１３で判定した結果、アクセ
ス権種類１０１１が「参照のみ」の場合にはステップ１
４１７へ進み、ステップ１４１７でクライアント１０５
の文書作成処理部１４５は、書き込み禁止の状態で文書
データ７１７をクライアント１０５の表示装置に表示す
る。

【０１４３】以上説明した様に本実施形態の文書管理シ
ステムによれば、作業者が行う作業とその作業でアクセ
スされる文書のバージョン番号とを対応付けておき、指
示された作業に対応するバージョンの文書をその対応付
けに従って取り出して作業を行うので、作業者の負担と
なることなく必要なバージョンの文書を正確に取出すこ
とが可能である。

【０１４４】また本実施形態の文書管理システムによれ
ば、一連の作業の順序を定義したビジネスプロセス定義
情報に従って作業識別情報を渡して作業の実行を指示す
るので、前の作業が終了していない文書に対してそれ以
降の作業によるアクセスが行われるのを防止することが
可能である。

【０１４５】また本実施形態の文書管理システムによれ
ば、作業識別情報及び文書識別情報に対応するアクセス
条件を作業者が満たす場合に当該文書へのアクセスを許
可するので、作業の内容に応じて文書に対する作業者の
アクセス権限を制御することが可能である。

【０１４６】

【発明の効果】本発明によれば作業者が行う作業とその
作業でアクセスされる文書のバージョン番号とを対応付
けておき、指示された作業に対応するバージョンの文書
をその対応付けに従って取り出して作業を行うので、作
業者の負担となることなく必要なバージョンの文書を正
確に取出すことが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施形態のワークフロー・文書管理連携シス
テムの概略構成を示す図である。

【図２】本実施形態のビジネスプロセス定義情報１０９
のデータ構成を示す図である。

【図３】本実施形態のワークフロー管理情報１１１のデ
ータ構成を示す図である。

【図４】本実施形態の振り分けルール情報１１３のデー
タ構成を示す図である。

【図５】本実施形態の作業者情報１１５のデータ構成を
示す図である。

【図６】本実施形態のフォルダ管理情報１１７のデータ
構成を示す図である。

【図７】本実施形態の文書情報１１９のデータ構成を示
す図である。

【図８】本実施形態の関連文書情報１２１のデータ構成
を示す図である。

【図９】本実施形態の文書バージョン特定情報１２３の
データ構成を示す図である。

【図１０】本実施形態の文書アクセス権管理情報１２５
のデータ構成を示す図である。

【図１１】本実施形態の関連文書情報１２１及び文書バ
ージョン特定情報１２３並びに文書アクセス権管理情報
１２５の定義処理の処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図１２】本実施形態のバージョン番号格納処理の処理
手順を示すフローチャートである。

【図１３】本実施形態の文書取出し処理の処理手順を示
すフローチャートである。

【図１４】本実施形態のアクセス制御処理部１３５の処
理手順を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１０１…ワークフローサーバ、１０３…文書管理サー
バ、１０５…クライアント、１０７…ネットワーク、１
０９…ビジネスプロセス定義情報、１１１…ワークフロ
ー管理情報、１１３…ルール情報、１１５…作業者情
報、１１７…フォルダ管理情報、１１９…文書情報、１
２１…関連文書情報、１２３…文書バージョン特定情
報、１２５…文書アクセス権管理情報、１２７…ワーク
フロー処理部、１２９…文書・ワークフロー連携処理
部、１３１…文書・フォルダ管理処理部、１３３…バー
ジョン番号格納処理部、１３５…アクセス制御処理部、
１３７…文書取出し処理部、１３９…文書管理クライア
ント処理部、１４１…ワークフロークライアント処理
部、１４３…文書関連・バージョン特定定義処理部、１
４５…文書作成処理部、２０１…ビジネスプロセスＩ
Ｄ、２０３…ビジネスプロセス名、２０５…作業ＩＤ、
２０７…作業名、２０９…開始条件、２１１…終了条
件、２１３…振り分けルール名、３０１…ビジネスプロ
セスＩＤ、３０３…ビジネスプロセス名、３０５…案件
ＩＤ、３０７…作業ＩＤ、３０９…作業名、３１１…ユ
ーザＩＤ、３１３…作業者名、４０１…振り分けルール
名、４０３…振り分け条件、５０１…部ＩＤ、５０３…
部名、５０５…課ＩＤ、５０７…課名、５０９…職位、
５１１…ユーザＩＤ、５１３…作業者名、６０１…フォ
ルダＩＤ、６０３…フォルダ名、６０５…上位フォルダ
ＩＤ、６０７…上位フォルダ名、６０９…下位フォルダ
ＩＤ、６１１…下位フォルダ名、６１３…文書ＩＤ、６
１５…文書名、７０１…文書ＩＤ、７０３…文書名、７
０５…フォルダＩＤ、７０７…フォルダ名、７０９…ユ
ーザＩＤ、７１１…作成者名、７１３…バージョン、７
１５…作成日、７１７…文書データ、８０１…文書Ｉ
Ｄ、８０３…文書名、８０５…作業ＩＤ、８０７…作業
名、８０９…参照文書ＩＤ、８１１…参照文書名、９０
１…作業ＩＤ、９０３…作業名、９０５…文書ＩＤ、９
０７…文書名、９０９…バージョン決定作業ＩＤ、９１
１…バージョン決定作業名、９１３…バージョン番号、
１００１…ビジネスプロセスＩＤ、１００３…ビジネス
プロセス名、１００５…作業ＩＤ、１００７…作業名、
１００９…文書名、１０１１…アクセス権種類、１０１
３…公開対象者。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 15/40 ３７０Ａ (72)発明者 生形 知一 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地 株式 会社日立製作所システム開発本部内 (72)発明者 早川 仁志 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 (72)発明者 伊藤 泰樹 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 (72)発明者 大久保 嘉美 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 Ｆターム(参考） 5B075 KK07 KK43 KK54 KK63 ND03 NK02 NK24 PR10 UU06 5B082 EA07 EA11 GA05 GA11

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の作業者による一連の作業でアクセ
   スされる文書を管理する文書管理方法において、 その作業でアクセスされる文書を識別する為の文書識別
   情報が対応付けられた作業識別情報を渡して当該作業の
   実行を指示するステップと、前記渡された作業識別情報
   に対応する文書識別情報で識別される文書を取り出すス
   テップとを有することを特徴とする文書管理方法。
2. 【請求項２】 前記作業の実行を指示するステップは、
   一連の作業の順序を定義したビジネスプロセス定義情報
   に従って前記作業識別情報を渡して当該作業の実行を指
   示することを特徴とする請求項１に記載された文書管理
   方法。
3. 【請求項３】 前記作業識別情報及び文書識別情報に対
   応するアクセス条件を作業者が満たす場合に、当該文書
   識別情報で識別される文書へのアクセスを許可するステ
   ップを有することを特徴とする請求項１または請求項２
   のいずれかに記載された文書管理方法。
4. 【請求項４】 作業者が行う作業を識別する為の作業識
   別情報と、その作業でアクセスされる文書を識別する為
   の文書識別情報とを対応付ける関連文書特定情報を定義
   するステップを有することを特徴とする請求項１乃至請
   求項３のいずれか１項に記載された文書管理方法。
5. 【請求項５】 作業の遂行に応じて、前記関連文書特定
   情報中の文書識別情報をそれ以前の作業で設定された文
   書識別情報で更新するステップを有することを特徴とす
   る請求項１乃至請求項４のいずれか１項に記載された文
   書管理方法。
6. 【請求項６】 複数の作業者による一連の作業でアクセ
   スされる文書を管理する文書管理システムにおいて、 その作業でアクセスされる文書を識別する為の文書識別
   情報が対応付けられた作業識別情報を渡して当該作業の
   実行を指示する実行指示処理部と、前記実行指示処理部
   から渡された作業識別情報に対応する文書識別情報で識
   別される文書を取り出す文書取出し処理部とを備えるこ
   とを特徴とする文書管理システム。
7. 【請求項７】 前記実行指示処理部は、一連の作業の順
   序を定義したビジネスプロセス定義情報に従って前記作
   業識別情報を渡して当該作業の実行を指示するワークフ
   ロー処理部であることを特徴とする請求項６に記載され
   た文書管理システム。
8. 【請求項８】 前記作業識別情報及び文書識別情報に対
   応するアクセス条件を作業者が満たす場合に、当該文書
   識別情報で識別される文書へのアクセスを許可するアク
   セス制御処理部を備えることを特徴とする請求項６また
   は請求項７のいずれかに記載された文書管理システム。
9. 【請求項９】 複数の作業者による一連の作業でアクセ
   スされる文書を管理する文書管理システムとしてコンピ
   ュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピ
   ュータ読み取り可能な記録媒体において、 その作業でアクセスされる文書を識別する為の文書識別
   情報が対応付けられた作業識別情報を渡して当該作業の
   実行を指示する実行指示処理部と、前記実行指示処理部
   から渡された作業識別情報に対応する文書識別情報で識
   別される文書を取り出す文書取出し処理部としてコンピ
   ュータを機能させるためのプログラムを記録したことを
   特徴とする記録媒体。
10. 【請求項１０】 前記作業識別情報及び文書識別情報に
    対応するアクセス条件を作業者が満たす場合に、当該文
    書識別情報で識別される文書へのアクセスを許可するア
    クセス制御処理部としてコンピュータを機能させるため
    のプログラムを記録したことを特徴とする請求項９に記
    載された記録媒体。