JP2811989B2 - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ファイルを格納する手
段及び格納されたファイルを検索する手段を備える電子
ファイリング装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】文書ファイル、図形ファイル等の種々の
ファイルを記憶手段に格納することができる電子ファイ
リング装置においては、格納したファイルの中から所望
のファイルを検索できるように、格納するファイルにキ
ーワードを付すことが通常行われている。そしてファイ
ルの検索に際してのキーワードの指定の方法としては、
ユーザが直接キーワードをキーボードから入力して指定
する方法が考えられるが、この方法を採用することは得
策ではない。なぜなら、この方法においては所望のファ
イルに付されているキーワードを知っている場合には容
易に検索することができるので有効ではあるが、知らな
い場合には当該ファイルに付されていないキーワードを
指定してしまうことがあり、非常な労力を要する場合が
多いことが予測されるからである。

【０００３】そこで、登録されているキーワードを表示
させてその中から検索しようとしているファイルに付さ
れているであろうキーワードを指定する手法が採用され
ているのが一般的である。キーワードを表示する手法と
しては、任意の用語をキーワードとして登録可能とし、
登録されている全てのキーワードを一覧表示する方法
（例えば特開昭60−176169号公報参照）、キーワード自
体を階層化し、最初に最上位の階層に属するキーワード
を表示し、キーワードが指定されたら次には順次当該指
定されたキーワードの下位の階層に属するキーワードを
表示する方法（例えば「日経データプロ・ＯＡ （1988.
8）」 OA1-186-011,012,654 頁参照）等が採用されてい
る。後者については具体的には次のようである。いま例
えば、電子計算機というキーワードの下位の階層にワー
クステーション（ＷＳ）とパーソナルコンピュータ（Ｐ
Ｃ）というキーワードがあり、更にＷＳ及びＰＣの下位
の階層にはそれぞれいくつかのキーワードが登録されて
いるものとする。このとき、電子計算機というキーワー
ドが指定された場合にはその下位の階層に属するＷＳと
ＰＣという二つのキーワードが表示され、そこでＷＳが
指定された場合にはＷＳの下位の階層に属するキーワー
ドのみが表示される。このようにすることによって表示
されるキーワード数を必要最小限にとどめることができ
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
たキーワードの表示方法には次のような問題がある。即
ち、登録されている全てのキーワードを表示する方法に
おいては登録されたキーワードが順次画面に表示される
ことになるが、多くのキーワードの中から適切なキーワ
ードを選択するためには非常な労力を要するものであ
る。実際、数万個程度のキーワードが登録される場合も
あり、この中から適切なキーワードを選択することは容
易ではなく、時間もかかるものである。

【０００５】また、キーワードを階層化し、キーワード
が指定された場合には当該キーワードの下位の階層に属
するキーワードのみを表示する方法によれば表示される
キーワードを制限できるのでキーワードの選択は容易で
あるが、キーワードとして使用する用語の決定の作業及
びキーワードの階層化するための作業が非常に面倒であ
り、多くの労力を要するものとなる。つまり、キーワー
ドを階層化するためにはキーワードとして使用する全て
の用語を明確に定義し、キーワード相互の上下関係を定
義しなければならず、更には管理しようとしているファ
イルにこれらのキーワードを付与できることが確認され
なければならないものであり、多くのキーワードを使用
する場合にはこれらの作業は非常に面倒なものとなるの
である。本発明は、上記の課題を解決するものであっ
て、キーワードによるファイルの検索を容易に且つ効率
よく行うことができる電子ファイリング装置を提供する
ことを目的とするものである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、本発明の電子ファイリング装置は、表示手段６
と、木構造でファイルを格納するファイル記憶手段１
と、予め定められた単数もしくは複数のキーワード属性
を備えるキーワードファイルを前記ファイル記憶手段１
が備える木構造の指定された特定の位置に登録するキー
ワードファイル登録手段２と、ファイルをキーワードフ
ァイルと共に前記ファイル記憶手段１に格納するに際し
て、当該キーワードファイルが登録されている木構造中
の位置が当該ファイルの格納が指示された位置よりも下
位の階層にない場合に限り、当該キーワードファイルか
らキーワード属性及びその値とを抽出してファイルに付
与するファイル格納手段３と、前記ファイル記憶手段１
に格納されているファイルの検索を行うに際して、前記
ファイル記憶手段１が備える木構造の位置に関する検索
範囲が指定された場合には前記キーワードファイル登録
手段２に登録されたキーワードファイルの木構造中の位
置を参照して、指定された検索範囲に登録されているキ
ーワードファイル名を検索するファイル検索手段４と、
前記ファイル検索手段４で検索されたキーワードファイ
ル名を前記表示手段６に表示する表示制御手段５とを備
えることを特徴とする。

【０００７】

【作用】ファイル記憶手段１はファイルを定められた木
構造の指定された位置に格納するものである。キーワー
ドファイル登録手段２はキーワードファイルをファイル
記憶手段１の木構造の中の指定された位置に登録するも
のである。キーワードファイルには予め一つもしくは複
数のキーワード属性が定められている。ファイル格納手
段３は、ファイルをキーワードファイルと共に格納する
指示がなされた場合には、当該キーワードファイルが前
記キーワードファイル登録手段２により登録された木構
造中の位置とファイル格納が指示された木構造中の位置
とを比較して、当該キーワードファイルの登録位置が指
示されたファイル格納位置よりも下位の階層にない場
合、即ち、指示されたファイルの格納位置がキーワード
ファイルの登録位置と同じ位置もしくはそれより上位の
位置にある場合に限って当該キーワードファイルを有効
とし、当該キーワードファイルからキーワード属性とそ
の値を抽出してファイルに付与してファイル記憶手段１
の木構造の指定された位置に格納するものである。

【０００８】ファイル検索手段４は、木構造の中のどの
ような位置の範囲について検索を行うかを示す検索範囲
が指定されている場合には、キーワードファイル登録手
段２に登録されているキーワードファイルの木構造中の
位置を参照して、指定された検索範囲内にあるキーワー
ドファイル名を検索する。ファイル検索手段４で検索さ
れたキーワードファイル名は表示制御手段５に転送さ
れ、これによって表示手段６に表示される。

【０００９】

【実施例】以下、図面を参照しつつ実施例を説明する。
図２は本発明に係る電子ファイリング装置の一実施例の
構成を示す図であり、図中、１０はＣＰＵ、１１はキー
ワードファイル登録部、１２はファイル格納部、１３は
ファイル検索部、１４はファイル作成処理部、１５は記
録媒体、１６はＣＲＴ、１７は表示コントローラ、１８
は入力装置、１９はバスを示す。

【００１０】ＣＰＵ１０は電子ファイリング装置の動作
を統括して管理するものであり、キーワードファイル登
録部１１、ファイル格納部１２、ファイル検索部１３、
ファイル作成処理部１４を備えている。キーワードファ
イル登録部１１は本発明のキーワードファイル登録手段
２に対応するものであり、後述するキーワードファイル
の登録に関する処理を実行するものである。ファイル格
納部１２は本発明のファイル格納手段３に対応するもの
であり、後述するファイルの格納に関する処理を実行す
るものである。ファイル検索部１３は本発明のファイル
検索手段４に対応するものであり、後述するファイル検
索に関する処理を実行するものである。ファイル作成処
理部１４は、ファイル及びキーワードファイルの作成に
関する処理を行うものである。記録媒体１５は、ファイ
ルを木構造で格納するものであり、ハードディスク、フ
レキシブルディスク、半導体メモリ等の適宜の手段によ
り構成される。この記録媒体１５は本発明のファイル記
憶手段１に対応するものである。ＣＲＴ１６は本発明の
表示手段６に対応するものである。表示コントローラ１
７はＣＲＴ１６の表示制御を行うものであり、本発明の
表示制御手段５に対応するものである。入力装置１８
は、キーボード及びマウス等のポインティングデバイス
で構成される。

【００１１】次に、キーワードファイルの登録、ファイ
ルの格納及びファイルの検索について各部の動作をユー
ザの操作と共に説明する。まずキーワードファイルの登
録について説明する。まずユーザはキーワードファイル
のフォームを作成する。これはファイル作成処理部１４
を起動し、入力装置１８により通常の文書の作成と同様
にして行うことができる。図３はキーワードファイルの
フォームの例を示す図であり、図３においてはキーワー
ド属性として「著者」、「承認者」、「作成日」、「機
密レベル」の４種類が与えられている。そして「著者」
というキーワード属性の属性値が書き込まれるフィール
ド２０には、このフィールド２０のフィールド名、書き
込まれる言語、その文字数、記入ルール、使用できる属
性値の制限を示すキーワード範囲指定等の種々のフィー
ルド属性が定義されている。「承認者」、「作成日」、
「機密レベル」の各フィールド、２１、２２、２３につ
いても同様であるが、ここでは「機密レベル」というキ
ーワード属性に対しては、使用できる属性値として、
「一般」、「丸秘」、「極秘」の３種類の属性値がキー
ワード範囲指定として定義されているものとする。

【００１２】以上のようにしてキーワードファイルのフ
ォームを作成するとユーザは入力装置１８によりキーワ
ードファイル登録コマンドを通知してこのキーワードフ
ァイルの登録を指示する。この際、ユーザはこのキーワ
ードファイルにファイル名を付け、更に記録媒体１５に
格納されているファイルの木構造のどの位置に登録する
かを指示する。キーワードファイル登録コマンドが通知
されるとキーワードファイル登録部１１が起動し、図４
に示す処理を実行する。いま、記録媒体１５に格納され
ているファイルが図５に示すような木構造を有している
ものとし、ユーザが図３に示すキーワードファイルにＫ
Ｆ１というファイル名を付けてディレクトリＤＩＣ１に
登録するものとする。なお、ディレクトリとはその下位
にディレクトリもしくはファイルを格納できる特殊なフ
ァイルであり、ファイルとは通常の文書ファイル等であ
る。従ってファイルの下位にはファイルもディレクトリ
も格納することはできないものである。

【００１３】キーワードファイル登録部１１はまず、キ
ーワードファイルをファイルの木構造のどのような位置
に登録するかを知るために登録位置を識別し（Ｓ１）、
次にこのキーワードファイルの登録キーワードファイル
名を識別する（Ｓ２）。この場合にはキーワードファイ
ル登録部１１は登録位置としてディレクトリＤＩＣ１を
識別し、登録ファイル名としてＫＦ１を識別する。次に
キーワードファイル登録部１１は、キーワードファイル
からキーワード属性名及びキーワード範囲指定を抽出す
る（Ｓ３）。この処理は例えば、キーワードファイルの
各フィールドに定義されているフィールド属性を参照す
ることによって行うことができ、具体的にはキーワード
属性名は各フィールドのフィールド名から抽出すること
ができ、またキーワード範囲指定はフィールド属性中の
キーワード範囲指定に関する記述を参照することによっ
て抽出することができる。この場合にはキーワード属性
名としては、著者、承認者、作成日、機密レベルが抽出
され、キーワード範囲指定としては機密レベルに関して
一般、丸秘、極秘が抽出される。

【００１４】そして、キーワードファイル登録部１１
は、Ｓ３の処理で抽出した情報、この場合はキーワード
属性名、キーワード範囲指定と、登録位置、登録キーワ
ードファイル名を対応付けて記録媒体１５に格納してキ
ーワードファイル登録の処理を終了する。これによって
この場合にはキーワードファイルＫＦ１はディレクトリ
ＤＩＣ１に登録される。そしてこのとき、Ｓ４の処理に
より対応付けられたキーワード属性名、キーワード範囲
指定と、登録位置、登録キーワードファイル名の関係が
図６に示すようなテーブルとして記録媒体１５に格納さ
れる。

【００１５】後述するように、キーワードファイルは登
録された位置より下位の階層では全て有効となされる。
即ち、この場合にはキーワードファイルＫＦ１はディレ
クトリＤＩＣ１以下の階層において有効となされる。従
ってファイルをこのキーワードファイルＫＦ１と対応し
て格納し、且つキーワードファイルＫＦ１に書き込んだ
キーワードを有効に機能させようとする場合には、その
ファイルはディレクトリＤＩＣ１以下の階層に格納しな
ければならない。勿論、あるファイルを登録済みのキー
ワードファイルと対応させて格納しようとする場合に、
そのキーワードファイルの登録位置と同じ位置あるいは
それより上位の階層に格納することは可能であるが、そ
の場合にはキーワードファイルはキーワードファイルと
して認識されず、通常のファイルとして取り扱われる。
例えばあるフォームを備えるキーワードファイルＫＦ２
が図５のディレクトリＤＩＣ１２に登録されているもの
とすると、あるファイルをキーワードファイルＫＦ２と
対応させてディレクトリＤＩＣ１２以下の階層、即ちＤ
ＩＣ１２，ＤＩＣ１２１，ファイルＣ及びファイルＤに
格納する場合にはキーワードファイルＫＦ２はキーワー
ドファイルとして機能するが、登録位置であるディレク
トリＤＩＣ１２と同じ階層であるＤＩＣ３またはファイ
ルＡ，ファイルＢに格納した場合にはキーワードファイ
ルＫＦ２はキーワードファイルとして機能しないもので
ある。

【００１６】このようにファイルが格納される木構造中
の位置でキーワードファイルを有効としたり、無効とす
るのは次の理由による。一般に木構造は特定の意味付け
もしくは目的または意図をもって構成される。従ってフ
ァイルが格納される木構造中の位置は無目的に定められ
るのではなく、そのファイルの性質、内容に応じて格納
位置が定められるのが通常である。これはファイルを検
索する際にファイル名が未知であっても、また木構造の
どの位置に格納されているか確信が持てない場合であっ
ても、そのファイルの性格あるいは概略の内容が既知で
ある場合には、そのファイルが格納されているであろう
位置を推定することができることを意味する。従って上
述したようにキーワードファイルを登録位置以下の階層
でのみ有効とすることによって検索範囲を限定でき、ま
たキーワードを表示する場合にも不必要なキーワードが
表示されることを回避することができるのである。な
お、このことについては後述するところから明らかにな
るであろう。

【００１７】さて、ユーザはファイル作成処理部１４に
より所望のファイルを作成すると、ファイル格納コマン
ドをＣＰＵ１０に通知して当該ファイルを記録媒体１５
に格納する操作を行うが、その際に予め登録されている
所望のフォームを備えるキーワードファイルをコピーし
て、その各属性に対して属性値を入力し、ファイルと共
に格納を指示する。例えば、図３に示すキーワードファ
イルＫＦ１を用いる場合には、ディレクトリＤＩＣ１か
らキーワードファイルＫＦ１を読み出してコピーし、著
者、承認者、作成日、機密レベルを書き込んで、作成し
たファイルと共に格納する指示を行う。このとき当該フ
ァイルのファイル名及び当該ファイルを格納する木構造
中の位置を指定することは当然である。なお、ファイル
とキーワードファイルとを共に格納する手法としては、
例えば複数のファイルを一つのフォルダに一纏めに収納
するという機能を備えているものであれば当該ファイル
とキーワードファイルとを一つのフォルダに収納するこ
とによって行うことができるし、またファイルの第１頁
にキーワードファイルを配置するようにしてもよい。更
にその他の手法を採用することができ、要するにファイ
ルとキーワードファイルとを関連付けて格納する手法が
あれば採用することができるものである。

【００１８】以上のようにしてファイル格納コマンドが
通知されると、ファイル格納部１２が起動される。そし
て、ファイル格納部１２は図７に示すように、まず格納
するファイル名と格納位置を識別する（Ｓ１０）。例え
ばいまファイルにＦＡというファイル名を付けて図３に
示すキーワードファイルＫＦ１と共に図５のファイルＢ
に格納するものとすると、ファイル格納部１２は格納す
るファイル名としてＦＡを識別し、格納位置としてファ
イルＢを識別する。次に当該ファイルＦＡにキーワード
ファイルが付されているか否かを判断する（Ｓ１１）。
この判断は種々の手法で行うことができるが、例えばキ
ーワードファイルにキーワードファイルであることを示
す特定のファイルタイプ情報を付加しておき、そのファ
イルタイプの種別を判定することにより行えばよい。そ
してファイル格納部１２はキーワードファイルが付され
ていればＳ１２の処理を実行するが、付されていない場
合には格納ファイルの基本ファイル属性から値を抽出し
て格納するファイルに付与し（Ｓ１６）、ファイルをＳ
１６の処理で抽出した情報と共に指定された格納位置に
格納する（Ｓ１７）。基本ファイル属性とは、ファイル
名、バージョン番号、サイズ、格納日時、ファイルタイ
プ等のファイルが基本的に有している属性である。

【００１９】このように格納するファイルにキーワード
ファイルが付されていない場合において当該ファイルの
基本ファイル属性を抽出してファイルと共に格納するこ
とは重要である。なぜなら、ファイルを作成した場合に
キーワードファイルを付ける必要が無い場合、あるいは
キーワードファイルを付ける必要はあるがとにかく先に
格納だけはしておきたいという場合がある。従来ではこ
のようにキーワードが付されていないファイルに対して
は格納日だけが認識され、従って同日に複数のファイル
がキーワードが付されないまま格納された場合にはそれ
ぞれのファイルは区別されることなく全部纏めて一つの
ファイルとして認識されるようになっており、その結果
このようなファイルを検索するのは非常に困難であっ
た。これに対して上記の処理を行うことにより、ファイ
ルはキーワードファイルが付されないまま格納された場
合においても、その基本ファイル属性が抽出されるの
で、基本ファイル属性に基づいて容易に検索することが
できるものである。

【００２０】さて、ファイル格納部１２は、Ｓ１１の処
理において格納するファイルにはキーワードファイルが
付されていると判断すると、そのファイル名からキーワ
ードファイル名を特定し（Ｓ１２）、指示されたファイ
ルの格納位置が当該キーワードファイルの登録位置より
下位にあるか否かを判断する（Ｓ１３）。この処理は、
指示されたファイル格納位置と図６に示すテーブルに書
き込まれているキーワードファイルの登録位置とを比較
することによって行うことができる。記録媒体１５には
図５に示す木構造、即ち各ディレクトリ、各ファイルの
上下関係が記述されていることは当然である。

【００２１】そして、指示されたファイルの格納位置が
当該キーワードファイルの登録位置より下位にある場合
にはＳ１４の処理を行うが、そうでない場合にはＳ１６
に分岐する。つまり、ファイル格納部１２は、指示され
たファイルの格納位置が当該キーワードファイルの登録
位置より上位の階層である場合、及び格納位置が登録位
置と同じ階層であっても他のディレクトリまたはファイ
ルである場合には当該キーワードファイルをキーワード
ファイルとして認識せずにキーワードファイルが付され
ていないファイルと同じ扱いとし、指示されたファイル
の格納位置が当該キーワードファイルの登録位置より下
位にある場合にのみ、ファイルに付されたキーワードフ
ァイルをキーワードファイルと認識して有効とする。例
えば、上述したように図５のディレクトリＤＩＣ１に登
録されたキーワードファイルＫＦ１をファイルに付して
格納位置をファイルＢと指示した場合には当該キーワー
ドファイルは有効となるが、ディレクトリＤＩＣ１２に
登録されたキーワードファイルＫＦ２をファイルに付し
てＤＩＣ１３に格納を指示した場合にはこのキーワード
ファイルは無効となされ、キーワードファイルが付され
ないファイルと同様に扱われる。

【００２２】Ｓ１３の処理で指示されたファイルの格納
位置が当該キーワードファイルの登録位置より下位にあ
ると判断すると、ファイル格納部１２は、格納するファ
イルに付されているキーワードファイルのキーワード属
性名が登録されている同一ファイル名のキーワードファ
イルのキーワード属性名と完全に一致するか否かを判断
する（Ｓ１４）。この処理は図６に示すテーブルに書き
込まれているキーワード属性名と、格納されるキーワー
ドファイルからキーワード属性名を抽出してそれらを比
較することにより行う。そして、双方のキーワード属性
名が完全に一致する場合には当該キーワードファイルを
有効としてＳ１５の処理を行うが、完全に一致しない場
合にはキーワードファイルとして認識せずにキーワード
ファイルが付されていないファイルと同じ扱いとしてＳ
１６に分岐する。Ｓ１５の処理においてはファイル格納
部１２は、ファイルに付されているキーワードファイル
からキーワード属性名とその値を抽出して格納するファ
イルに付与する。

【００２３】ファイル格納部１２はその後上述したＳ１
６，Ｓ１７の処理を行ってファイル格納の処理を終了す
る。従って、有効なキーワードファイルが付されたファ
イルには、キーワードファイルから抽出されたキーワー
ド属性名とその値及び当該ファイルの基本ファイル属性
値が付与されるが、キーワードファイルが付されていな
いファイル及び有効でないキーワードファイルが付され
たファイルには基本ファイル属性値のみが付与される。
以上の処理が行われることによって、キーワードファイ
ルが付されたファイルと付されないファイルが混在でき
ること、及び格納するファイルにファイル名を付けるだ
けでも自動的に検索に有効な情報が抽出され、ファイル
に付与されることが分かる。

【００２４】次に図８を参照して検索の処理について説
明する。入力装置１８から検索コマンドが通知されると
ＣＰＵ１０はファイル検索部１３を起動する。ファイル
検索部１３はまず検索範囲、キーワード、基本ファイル
属性等のファイル検索を行うための情報を入力するため
の画面を用意し、表示コントローラ１７に表示を指示す
る。これによってファイル検索の初期画面がＣＲＴ１６
に表示される。この画面はウィンドウ表示で行うことが
できることは明らかである。なお、検索範囲とはファイ
ルの木構造の中のどの範囲を検索するかを指示する情報
である。

【００２５】そしてファイル検索部１３は、検索範囲が
指定されているか否かを判断して（Ｓ２０）、指定され
ている場合にはＳ２１の処理を行うが、指定されていな
い場合にはＳ２５に分岐して、初期画面においてユーザ
によって指示されたキーワードファイルのキーワード、
キーワード属性名、キーワード値あるいは基本ファイル
属性名、基本ファイル属性値等の条件に基づいて記録媒
体１５に格納されているファイルの中からこれらの条件
を満足するファイルを検索し、その結果をＣＲＴ１６の
画面に表示して（Ｓ２６）ファイル検索の処理を終了す
る。しかし、検索範囲が指定されている場合には、ファ
イル検索部１３は図６に示すテーブルを参照して検索範
囲内に登録されているキーワードファイル名を抽出し、
表示する（Ｓ２１）。例えばいま図５においてディレク
トリＤＩＣ１にキーワードファイルＫＦ１が登録され、
ディレクトリＤＩＣ１２にキーワードファイルＫＦ２が
登録されているものとすると、検索範囲としてディレク
トリＤＩＣ１以下の全ての階層が指定されている場合に
はＫＦ１及びＫＦ２という二つのキーワードファイル名
が表示されるが、検索範囲としてディレクトリＤＩＣ１
２以下が指定されている場合にはＫＦ２だけが表示され
る。

【００２６】そしてキーワードファイル名が表示されて
いる画面において、ユーザにより特定のキーワードファ
イル名が選択されて指定されると、ファイル検索部１３
は指定されたキーワードファイル名を識別して（Ｓ２
２）、指定されたキーワードファイル中に定義されてい
るキーワード属性名を表示する（Ｓ２３）。この処理は
図６に示すテーブルに書き込まれているキーワード属性
名を抽出することにより行うことができる。

【００２７】この画面においてユーザにより特定のキー
ワード属性名が選択されて指定されるとファイル検索部
１３は指定されたキーワード属性名のキーワード値を表
示する（Ｓ２４）。この処理は、指定されたキーワード
ファイル名と共に格納されているファイルを抽出し、そ
のファイルに付与されている情報の中から指定されたキ
ーワード属性名のキーワード値を抽出することにより行
うこともできるし、また例えば図７に示すファイル格納
のＳ１５の処理において、図９に示すようなキーワード
属性名とキーワード値及び格納ファイル名とを対応付け
て書き込んだテーブルをキーワードファイル毎に作成し
て記録媒体１５に格納させ、その中から指定されたキー
ワード属性名の範囲を抽出することによって行うことも
できる。そして指定されたキーワード属性名のキーワー
ド値が表示されている画面においてユーザにより特定の
キーワード値が選択されて指示され、メニューから検索
開始の指示がなされると、ファイル検索部１３は指定さ
れたキーワード値を条件として、及び初期画面において
検索範囲以外の条件が指定されている場合にはそれらの
条件をも含めてファイルの検索を行い（Ｓ２５）、その
結果を表示して（Ｓ２６）、ファイル検索の処理を終了
する。

【００２８】図１０はファイル検索処理時の表示画面の
例を示す図であり、検索ウィンドウ３０は図８に示す処
理に先立って表示される検索の初期画面であり、その所
定の位置には検索開始を指示するためのメニュー３１が
表示されている。検索範囲ウィンドウ３２は検索範囲を
指示するための画面であり、初期画面である検索ウィン
ドウ３０の中にウィンドウ表示されている。キーワード
ファイル名一覧表示ウィンドウ３３は図８のＳ２１の処
理により表示される画面であり、この画面において所望
のキーワードファイル名を指定するとキーワード属性名
一覧表示ウィンドウ３４が表示される。このときには指
定されたキーワードファイル名に定義されているキーワ
ード属性名だけが表示され、キーワード値は表示されな
い。そして、キーワード属性名一覧表示ウィンドウ３４
において所望のキーワード属性名を指定すると、指定さ
れたキーワード属性名のキーワード値が表示される。そ
して所望のキーワード値を指定し、検索開始メニュー３
１を選択するとファイル検索部１３は図８のＳ２５の検
索処理を開始する。

【００２９】図１１もファイル検索処理時の表示画面の
例を示す図であるが、キーワード値と基本ファイル属性
値を用いて検索条件を指定する場合の画面例である。な
お、図１１において図１０と同じものには同一の符号を
付して説明を省略する。ファイル属性指定ウィンドウ３
５は図７に示すファイル格納処理のＳ１６の処理におい
てファイルに付与される基本ファイル属性の値を検索条
件として指定するための画面であり、この画面において
検索条件として指定したい基本ファイル属性名の欄に所
望の値を入力して指定し、検索開始メニュー３１を選択
することによりファイル検索を行うことができる。

【００３０】以上、本発明の一実施例について説明した
が、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、種
々の変形が可能であることは当業者に明らかである。

【００３１】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、キーワードファイルは、登録された位置より
下位の階層に格納される場合においてのみ有効となさ
れ、ファイル検索のためのキーワードを設定する指標と
してファイルの木構造の位置を示す検索範囲を指定する
ことができるようになされている。従って検索範囲を指
定することにより表示されるキーワードファイル名を必
要最小限に制限でき、且つ効率よくファイル検索を行う
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の構成を示す図である。

【図２】 本発明の一実施例の構成を示す図である。

【図３】 キーワードファイルのフォームの例を示す図
である。

【図４】 キーワードファイル登録処理を示すフローチ
ャートである。

【図５】 記録媒体に格納されるファイルの木構造の例
を示す図である。

【図６】 キーワードファイル登録処理で作成されるテ
ーブルの例を示す図である。

【図７】 ファイル格納処理を示すフローチャートであ
る。

【図８】 ファイル検索処理を示すフローチャートであ
る。

【図９】 ファイル検索処理におけるキーワード値の表
示のための手法を説明するための図である。

【図１０】 ファイル検索処理時の表示画面の例を示す
図である。

【図１１】 ファイル検索処理時の表示画面の例を示す
図である。

【符号の説明】

１…ファイル記憶手段、２…キーワードファイル登録手
段、３…ファイル格納手段、４…ファイル検索手段、５
…表示制御手段、６…表示手段、１０…ＣＰＵ、１１…
キーワードファイル登録部、１２…ファイル格納部、１
３…ファイル検索部、１４…ファイル作成処理部、１５
…記録媒体、１６…ＣＲＴ、１７…表示コントローラ、
１８…入力装置、１９…バス。

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 表示手段と、木構造でファイルを格納す
   るファイル記憶手段と、予め定められた単数もしくは複
   数のキーワード属性を備えるキーワードファイルを前記
   ファイル記憶手段が備える木構造の指定された特定の位
   置に登録するキーワードファイル登録手段と、ファイル
   をキーワードファイルと共に前記ファイル記憶手段に格
   納するに際して、当該キーワードファイルが登録されて
   いる木構造中の位置が当該ファイルの格納が指示された
   位置よりも下位の階層にない場合に限り、当該キーワー
   ドファイルからキーワード属性及びその値とを抽出して
   ファイルに付与するファイル格納手段と、前記ファイル
   記憶手段に格納されているファイルの検索を行うに際し
   て、前記ファイル記憶手段が備える木構造の位置に関す
   る検索範囲が指定された場合には前記キーワードファイ
   ル登録手段に登録されたキーワードファイルの木構造中
   の位置を参照して、指定された検索範囲に登録されてい
   るキーワードファイル名を検索するファイル検索手段
   と、前記ファイル検索手段で検索されたキーワードファ
   イル名を前記表示手段に表示する表示制御手段とを備え
   ることを特徴とする電子ファイリング装置。