JPH04318672A - 情報検索装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は多数の電子ファイルを保
存している記憶装置から所望のファイルを検索するため
に文書毎にキーワードを付与する情報検索装置に関する
。

【０００２】

【従来の技術】情報検索装置は、例えば特開平２ー８３
６６５号公報に開示されているように、検索すべき情報
に関連付けて付与された１以上の検索条件を指定し、全
ての検索条件を満足する特定の情報を検索するように構
成されている。一般に、情報検索装置はファイルの管理
データとしてファイルＩＤ、ファイル名、作成者および
ファイル本体等が記述されたファイル基本テーブルと検
索データとしてファイル毎に付与されているキーワード
が書き込まれているキーワードデータテーブルを外部記
憶装置に格納しており、この２つのテーブルにより情報
検索が行われる。ファイルにキーワードを付与する場合
は、キーワードデータテーブルに新たに１行を追加する
操作が行われるが、その際キーワードは固定のキーワー
ド候補の中から指定していた。またキーワードの付与条
件を設定する場合、ユーザはキーワード、名称、個数お
よびキーワード候補を手で入力していた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、ファイルに
複数種類のキーワード、例えばファイルの「取扱い指定
」や「関連プロジェクトＮＯ．」等のそれぞれの項目に
キーワードを付与したいとき、必ずキーワードを指定し
なければいけない項目にもかかわらず指定しなかったり
、１つのキーワードしか指定できないのに、複数指定し
てしまったり、また指定できるキーワードの候補が決ま
っているにもかかわらず、それ以外のキーワードを指定
しまうことがあった。本発明の目的は、上記問題点を解
決し、キーワードを正確かつ容易に付与することができ
る情報検索装置を提供することにある。また他の目的は
、キーワードの付与条件を容易に登録することができる
情報検索装置を提供することである。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
め、本発明は検索すべき情報に関連付けて付与する１以
上のキーワードを記憶しておき、入力されたキーワード
から該当するキーワードを介して特定の情報を検索する
情報検索装置において、予め定められたキーワードの付
与条件を記憶する記憶手段と、付与条件に基づいてキー
ワードの付与のための入力誘導表示を行う第１の表示制
御手段と、入力誘導表示により入力されるキーワードを
情報に付与するキーワード付与手段とを具備するもので
ある。

【０００５】また他のものは上記キーワードの付与条件
を設定するための登録画面表示を行う第２の表示制御手
段と、登録画面から入力されるキーワードの付与条件を
登録するキーワード指定登録手段を備えている。

【０００６】

【作用】第１の発明において、ファイル保存操作で動作
する第１の表示制御手段は、キーワード付与画面を開き
、この画面にキーワードを付与するための入力誘導、例
えばキーワード候補の一覧表を表示する。表示されたキ
ーワード候補の中からキーワードを入力すると、キーワ
ード付与手段は情報に指定されたキーワードを付与し、
記憶手段に記憶する。本発明によれば、キーワード毎に
候補の入力誘導表示を行うので、キーワード付与が正確
かつ容易になる。第２の発明において、第２の表示制御
手段はキーワードの付与条件を設定するための登録画面
を表示する。この登録画面を使ってキーワード分類、キ
ーワード個数、キーワード候補となる文字列等を入力す
ると、キーワード指定登録手段は前記入力データを記憶
手段のキーワード付与指定テーブルに登録する。 本発明によれば、キーワードの付与条件を容易にユーザ
登録することができるため、必要なキーワードを随時指
定登録することにより情報検索の機能向上が図れる。

【０００７】

【実施例】本発明の実施例を図面を参照して説明する。 図１は本発明の情報検索装置の構成ブロックが示されて
いる。情報検索装置はキーワード等のデータを入力する
キーボード１ａや表示画面上の位置指定を行うマウス１
ｂから成る入力装置１と、検索結果やキーワードの付与
情報等を出力するＣＲＴディスプレイ等の表示装置２ａ
やプリンタ２ｂから成る出力装置２と、ファイル本体や
キーワード付与条件を保存する外部記憶装置３と、キー
ワードに基づいて特定の情報を検索する機能および情報
検索に必要なキーワード付与およびキーワード指定登録
の設定機能を備えるファイル検索装置４から構成されて
いる。

【０００８】ファイル検索装置４は、入力装置１からの
処理要求に従い、該当する処理部を実行する制御部４０
、キーワードの取扱い、分類、関連プロジェクト等の名
称からなるキーワードパラメータ（付与条件）を入力す
るための設定ウインドウ（付与画面）を生成するキーワ
ード付与ウインドウ生成部４１、付与画面から入力され
たキーワードをファイルに付与させるキーワード付与部
４２、キーワード毎の名称、指定できる個数、キーワー
ド候補を登録するための設定ウインドウ（登録画面）を
生成するキーワード指定登録ウインドウ生成部４３、登
録画面で入力されたキーワード付与の方法を指定するキ
ーワード指定登録部４４、付与されたキーワードからユ
ーザが指定するキーワードの付いたファイルを検索する
ファイル検索部４５から構成されている。キーワード付
与ウインドウ生成部４１は、入力装置から電子ファイル
を外部記憶装置へ保存する指令に基づいてウインドウ生
成プログラムを起動し、キーワード付与画面１０を表示
する。上記指令は、例えばデスクトップ上の文書表示部
分をマウスで選択し、それをドロア（外部記憶装置）へ
転記する操作の実行である。

【０００９】キーワード付与画面１０は、図３に示すよ
うに、キーワードの名称１２を表示し、各キーワード表
示に対応してユーザが指定できるエリア１４が設けられ
ている。この画面にはキーワードの名称表示（「取扱い
」、「分類」、「関連プロジェクト」）の右に一覧メニ
ュー表示アイコン１６が設けられている。アイコンをマ
ウスで選択すると、キーワード候補のメニューウインド
ウが開かれ、画面ｂに示すキーワード候補一覧表１８が
表示される。このメニューから所望のキーワードを指定
することにより当該キーワードのエリア１４にキーワー
ドが入力される。ここで、キーワード付与ウインドウ生
成部４１は予め定義された付与条件に基づいてキーワー
ドを付与するための入力誘導表示を行う前記第１の表示
制御手段を構成している。この場合の入力誘導表示とは
キーワード一覧メニュー１８である。

【００１０】キーワード指定登録ウインドウ生成部４３
は、入力装置からのキーワード付与の指定登録を行う指
令に基づいてキーワード指定登録ウインドウ生成プログ
ラムを起動し、登録画面を表示する（前記第２の表示制
御手段）。上記登録指令は、例えばキーワード付与の指
定登録用のメニューが用意され、そのメニューをマウス
で選択する操作、またはキーボード内のキーを押下する
操作の実行である。登録画面２０は、ファイルへの指定
登録の対象になっているキーワードを特定するためのＩ
Ｄを表示するキーワードＩＤ表示欄２２、当該キーワー
ドＩＤのキーワードネーム、例えば「取扱い」等を入力
する名称欄２４、キーワード候補から選択できるキーワ
ード数を制限するための付与キーワードの数量制限を１
または２以上（複数）のいずれかで定義する個数欄２６
、及び名称欄で付けられた名前のキーワードにどのよう
な属性を持たせるかを定義するキーワード候補欄２８が
設けられている。ここで、指定登録とは各キーワードに
対して設定できる個数や候補等のキーワード属性を持た
せることである。

【００１１】外部記憶装置３には、図２に示すファイル
情報が保存されている。ファイル基本テーブルは、図２
（ａ）に示すように、各ファイルに付く基本的な情報と
してファイルＩＤ、ファイル名、作成者、作成日および
ファイル本体を格納するエリアである。またキーワード
データテーブルは、図２（ｂ）に示すように、各ファイ
ルに付けられたキーワードの値が保存されている。この
例の場合、ファイルＩＤが「１」のファイル（以下「フ
ァイル１」という）にはキーワードＩＤが「１」のキー
ワード（以下「キーワード１」という）として「一般」
、キーワード２として「技術」、そしてキーワード３と
して「Ａ０００」という値が付与されている。更にキー
ワード付与指定テーブルは、図２（ｃ）に示すように、
各キーワードをユーザが指定して、ファイルにキーワー
ド付与する際にどういった形態で、キーワードを付与す
るかを登録したエリアである。

【００１２】この例の場合、キーワード１には「取扱い
」、キーワード２に「分類」およびキーワード３に「関
連プロジェクトＮＯ，」という名称が付けられている。 そしてキーワード１には１つのファイルに付与できるフ
ァイル候補の個数が「１」であることが定義されている
。このキーワード候補として、本実施例では「一般」、
「社外秘」および「マル秘」の３つのキーワード候補が
用意されている。またキーワード３には１つのファイル
に付与できるファイル候補の個数が「複数」であること
が定義されている。このキーワード候補としてはユーザ
が任意に選択したものが登録できる。

【００１３】次にキーワード付与の操作手順を図３に示
すキーワード付与画面により説明する。入力装置から電
子ファイルを外部記憶装置へ保存する指令があると、キ
ーワード付与の初期画面（画面ａ）が表示される。この
画面ａの状態で「取扱い」キーワードの右にある一覧メ
ニュー表示アイコン１６をマウスで選択すると、「取扱
い」キーワードのキーワード候補のメニューウインドウ
が開かれ、画面ｂに示すキーワード候補一覧表１８が表
示される。画面ｂの状態でキーワード候補の中から「一
般」を選択すると、画面ｃの通り「取扱い」キーワード
の値として「一般」が表示される。同様の操作により、
「分類」および「関連プロジェクト」キーワードについ
てもキーワード候補から指定する。上記エリア１６には
、予め登録されているキーワード候補の個数分の指定が
できるが、この個数を超えて指定した場合はエラーとな
る。例えば「分類」キーワードの指定において、キーワ
ード候補の個数が「１」と登録されているとき、画面ｄ
に表示されているように「技術」と「事務」の２つを選
択すると、エラーとなってブザー等によってユーザに通
知される。上記キーワード付与の処理について説明する
。なお、図４に示すフローチャートは電子ファイルシス
テムにおいて、ファイルを外部記憶装置に保存した後の
当該ファイルにキーワードを付与する処理で、前記ファ
イル保存操作で開かれるキーワード付与画面を使用する
ものである。

【００１４】外部記憶装置に保存されているキーワード
付与指定テーブルから各キーワードの名称、個数、キー
ワード候補を取り出し、キーワード付与画面の初期画面
（図３ａ参照）を表示する（ステップＳ１）。ユーザの
指定に応じてキーワードの候補の一覧表示（図３ｂに示
すメニューウインドウ参照）をする（ステップＳ２）。 この一覧表示の中から付与したいキーワードを選択する
（ステップＳ３）。次いですべてのキーワードの選択が
終了したかを判断し（ステップＳ４）、終了した場合は
キーワードの個数、およびキーワードの指定可能の個数
が１つでかつ入力されたキーワードが複数個であるかを
チェックされる（ステップＳ５）。誤った個数で指定さ
れている場合はエラーとし、ブザーでの報知やエラーメ
ッセージ、例えば「個数が違います」の表示等のエラー
処理が行われる（ステップＳ６）。正常な場合は、指定
されたキーワード「取扱い」、「分類」、「関連プロジ
ェクト」の各値を外部記憶装置内あるキーワードデータ
テーブルに書き出す。これによって図２ｂに示すキーワ
ードデータテーブルに新たに１行が追加される。本実施
例によれば、キーワード毎に候補の一覧表示されるので
、キーワード付与が容易になり、かつ誤ったキーワード
や個数の入力がチェックされるために正確にキーワード
付与が行われる。

【００１５】次にキーワード付与の指定登録について説
明する。図５はキーワード付与の指定登録の設定を行う
登録画面、また図６は登録処理のフローチャートが示さ
れている。

【００１６】登録画面に表示されたキーワードＩＤに名
称、個数およびキーワード候補を登録するとき、入力装
置で各欄を選択し、必要なデータを入力する。この処理
では、まず入力装置からの登録指令によりキーワード付
与の指定登録するための登録画面を表示する（ステップ
Ｓ１０）。この登録画面において、入力装置から「名称
」欄にはキーワード分類を、「個数」欄には「１」また
は「複数」のいずれかを選択した個数を、「キーワード
候補」にはキーワードの候補となる文字列をそれぞれ入
力する（ステップＳ１１〜Ｓ１３）。その後、入力装置
から登録完了を指令すると（ステップＳ１４）、上記各
欄の入力データを基に外部記憶装置内のキーワード付与
指定テーブルに１行が追加される。

【００１７】

【発明の効果】上述の通り、第１の発明によれば、キー
ワード毎に候補の入力誘導表示を行うので、キーワード
付与が正確かつ容易になる。

【００１８】また第２の発明によれば、キーワードの付
与条件を容易にユーザ登録することができるため、必要
なキーワードを随時指定登録することにより情報検索の
機能向上が図れる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステム構成図である。

【図２】外部記憶装置に保存されている情報の格納形態
を説明する図である。

【図３】キーワード付与の一例を示す画面遷移図である
。

【図４】キーワード付与を処理するフローチャートであ
る。

【図５】キーワード指定の登録画面の一例を示す画面構
成図である。

【図６】キーワード指定登録を処理するフローチャート
である。

【符号の説明】

１　　入力装置 ２　　出力装置 ３　　外部記憶装置 ４　　ファイル検索装置 １０　　キーワード付与画面 ２０　　キーワード指定登録画面 ４１　　キーワード付与ウインドウ生成部４２　　キー
ワード付与部 ４３　　キーワード指定登録ウインドウ生成部４４　　
キーワード指定登録部 ４５　　ファイル検索部

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　検索すべき情報に関連付けて付与する
   １以上のキーワードを記憶しておき、入力されたキーワ
   ードから該当するキーワードを介して特定の情報を検索
   する情報検索装置において、予め定められた前記キーワ
   ードの付与条件を記憶する記憶手段と、前記付与条件に
   基づいて前記キーワードの付与のための入力誘導表示を
   行う第１の表示制御手段と、前記入力誘導表示により入
   力されるキーワードを情報に付与するキーワード付与手
   段とを具備する情報検索装置。
2. 【請求項２】　　上記キーワードの付与条件を設定する
   ための登録画面表示を行う第２の表示制御手段と、前記
   登録画面から入力されるキーワードの付与条件を登録す
   るキーワード指定登録手段を備えていることを特徴とす
   る請求項１記載の情報検索装置。