JPH0628408A - 文書ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 検索時における使用者の作業効率を向上させ
る。 【構成】 複数の文書を項目別に登録し、必要時に所望
の文書を検索してプリントアウトする文書ファイリング
装置であって、検索項目の入力に当ってのヘルプ動作の
選択に基づき、前記入力検索項目の詳細検索項目を読み
出して表示する手段を具備した構成となっている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は複数の文書を項目別に登
録しておき、必要時に所望の文書を捜し出す検索機能を
有し、その捜し出した文書をプリントアウトする文書フ
ァイリング装置に関し、特に、検索時における使用者の
作業効率を向上させることができる文書ファイリング装
置に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、複数の文書を項目別に登録して
おき、その中の所望の文書を必要時にプリントアウトす
る文書ファイリング装置においては、必要時に所望の文
書を捜し出すための検索機能を有するものが知られてい
る。例えば、特開昭６１−１５４３５１号には、取り扱
い説明書を記憶し、必要に応じて記録出力することによ
り、説明書を探す手間を省略する方式が開示され、特開
平０２−０７７８１８号公報には、文書編集プログラ
ム、ヘルプデータ登録プログラム、ヘルプ処理プログラ
ム、文書データ管理テーブル、ヘルプデータ管理テーブ
ルを情報処理装置内部に設けることにより、使用者の程
度、使用状況に応じたヘルプ機能を実現する方式が開示
され、特開平０２−２６５３７６号公報には、モード設
定途中に必要な情報をプリントアウトすることにより、
モード設定を手助け、作業能率を向上させる方式が開示
されている。すなわち、従来の文書ファイリング装置に
おいては、文書検索をするためには検索時にキーボード
等の入力装置から、検索画面上にある各検索項目を入力
し、検索条件を設定することによって該当文書を全文書
の中から検出していた。このとき作業者が検索方法に迷
ったり、検索に失敗したときには、ある割り当てられた
キーを入力することによって、その時点での作業方法を
表示もしくは印刷出力することによって作業者の作業能
率を向上させていた。

【０００３】しかしながら、このような方式では作業者
にとっては検索をするための作業方法しかわからなかっ
た。言い換えれば、検索項目に具体的に何を入力すれば
良いのかという作業者にとって最も必要であり、頭を悩
ます部分については何の手助けもしてくれないものであ
った。また、ただ漠然と検索項目を入力することは文書
検索の絞り込み方が非常に甘く、該当文書にたどりつく
まで何度も検索を繰り返さなければならず非効率的であ
った。

【０００４】

【発明の目的】本発明は上述の如き従来の問題点を解決
するためになされたもので、その目的は、所望する文書
の検索時における使用者の作業効率を向上させることが
できる文書ファイリング装置を提供することである。

【０００５】

【発明の構成】上記目的を達成するため、本発明の特徴
は、複数の文書を項目別に登録し、必要時に所望の文書
を検索してプリントアウトする文書ファイリング装置に
おいて、検索項目の入力に当ってのヘルプ動作の選択に
基づき、前記入力検索項目の詳細検索項目を読み出して
表示する手段と、検索動作毎に前記詳細検索項目の書き
換え更新を行う手段とを具備し、前記読み出し表示手段
が、使用順序ヘルプの選択に基づき、前記入力検索項目
における使用日時の新しい順の例示から成る詳細検索項
目を読み出して表示すると共に、使用頻度ヘルプの選択
に基づき、前記入力検索項目における使用頻度の高い順
の例示から成る詳細検索項目を読み出して表示する様に
構成されていることである。

【０００６】上述の如き構成によれば、使用者が、検索
項目の入力に当って、使用順序ヘルプを選択すれば、使
用日時の新しい順の例示から成る詳細検索項目を読み出
して表示し、使用頻度ヘルプを選択すれば、使用頻度の
高い順の例示から成る詳細検索項目を読み出して表示す
る様になっているので、使用者は、絞り込みの厳しい効
果的な検索条件の設定を行うことができるため、検索時
における使用者の作業効率を向上させることができる。

【０００７】以下、本発明の一実施例を図面に基づいて
説明する。図１は、本発明を実施した文書ファイリング
装置の内部機能構成図である。図１において、この文書
ファイリング装置は、登録文書データ、登録の指示、検
索項目データ、および検索指示等を入力するための入力
装置１、入力変換部２、および入力制御部３と、後述す
る如く検索された所望の文書のプリントアウトを行うた
めの出力装置４および印刷制御部５と、文書検索に伴っ
て必要とされる画面情報等を表示するための表示制御部
７および表示装置８と、前記登録文書データの登録およ
び読み出しを行うための文書検索情報登録部９、文書情
報読み込み部１０、および文書登録装置１１と、前記入
力検索項目データを記憶すると共に、その入力検索項目
データから使用順序に関する情報および使用頻度に関す
る情報を作成して記憶するための検索項目情報部１２、
使用順序記憶部１３、および使用頻度記憶部１４と、前
記入力データおよび入力指示に従って、前記使用順序情
報および使用頻度情報の作成制御、および前記使用順序
情報および使用頻度情報に基づいた所望文書検索動作制
御を行うための文書検索部６と、を有するものである。

【０００８】次に、前記文書ファイリング装置における
検索動作について図２のフローチャート図を参照して説
明する。図２に示す如く、まず、ステップ２０１におい
て、前記入力装置１の検索キーの操作による文書検索部
６の制御により、前記表示装置８の画面上に図３（ａ）
に示す如き検索項目入力画面が表示される。次に、ステ
ップ２０２、２０３、２０４において、図３（ａ）に示
す検索項目入力画面上の所望検索項目（この場合、検索
項目１）へカーソル位置合せが行われる。そして、ステ
ップ２０５において、前記ステップ２０２、２０３、２
０４で合せた現カーソル位置の項目に対してヘルプ（使
用順序ヘルプおよび使用頻度ヘルプ）を使用するか否か
が判断され、ヘルプを使用する場合、ステップ２０６に
おいて、前記検索項目入力画面上のヘルプアイコンをア
イコン・クリックする。それにより、前記文書検索部６
の制御に基づいて前記表示装置８の画面上に図３（ｂ）
に示す如き使用順序ヘルプあるいは使用頻度ヘルプを選
択するためのヘルプ選択画面が表示される。

【０００９】次に、ステップ２０７において、前記使用
順序ヘルプが選択されたか否かが判断され、使用順序ヘ
ルプが選択されていた場合、ステップ２０８において、
前記文書検索部６の制御に基づいて前記使用順序記憶部
１３の中から対象項目の詳細情報（使用日時の新しい順
の例示）が読み出され、ステップ２０９において、前記
表示装置８の画面上に表示される。ここで、この使用日
時の新しい順の例示から成る詳細情報を基に検索条件が
作成できるため、絞り込みの厳しい効果的な検索条件の
設定が行われ、それに基づいて所望する文書の検索が行
われる。

【００１０】前記ステップ２０７において使用順序ヘル
プが選択されていない場合、ステップ２１０において、
使用頻度ヘルプが選択されたか否かが判断され、使用頻
度ヘルプが選択されている場合、ステップ２１１におい
て、前記文書検索部６の制御に基づいて前記使用頻度記
憶部１４の中から対象項目の詳細情報（使用頻度の高い
順での例示）が読み出され、ステップ２０９において、
前記表示装置８の画面上に表示される。ここで、この使
用頻度の高い順の例示から成る詳細情報を基に検索条件
が作成できるため、絞り込みの厳しい効果的な検索条件
の設定が行われ、それに基づいて所望する文書の検索が
行われる。また、前記ステップ２１０において使用頻度
ヘルプが選択されていない場合、前記ステップ２０２へ
戻る。

【００１１】次に、ステップ２１２において、検索毎に
前記ステップ２０９において作成された検索条件に従っ
て前記詳細情報（使用順序テーブルあるいは使用頻度テ
ーブル）の書き換え更新が行われる。この書き換え更新
は、検索動作と並行して行ってもよいし、検索動作終了
後に行ってもよい。

【００１２】次に、図４の説明図を参照して、前記使用
順序ヘルプ動作および使用頻度ヘルプ動作について具体
例を挙げて説明する。ここでは、ある玩具会社が新製品
を発売し、このとき将来のマーケティング調査のため
に、お客様にアンケートを記入してもらい、そのアンケ
ートを以下の項目で検索できるようにファイリングをし
たとする。 検索項目１：お客様の年令 検索項目２：お客様の職業 検索項目３：お客様の性別 検索項目４：本製品を何で知ったか？ 検索項目５：販売店の名前 ここで、検索項目１のお客様の年令が入力され、使用順
序ヘルプが選択されると、図４の記号Ａで示される詳細
検索項目が読み出されて表示される。また、検索項目１
のお客様の年令が入力され、使用頻度ヘルプが選択され
ると、図４の記号Ｂで示される詳細検索項目が読み出さ
れて表示される。また、検索項目２のお客様の職業が入
力され、使用順序が選択されると図４の記号Ｃで示され
る詳細検索項目が読み出されて表示される。

【００１３】

【発明の効果】以上説明した様に、本発明では、使用者
が、検索項目の入力に当って、使用順序ヘルプを選択す
れば、使用日時の新しい順の例示から成る詳細検索項目
を読み出して表示し、使用頻度ヘルプを選択すれば、使
用頻度の高い順の例示から成る詳細検索項目を読み出し
て表示する様になっているので、使用者は、絞り込みの
厳しい効果的な検索条件の設定を行うことができるた
め、検索時における使用者の作業効率を向上させること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を実施した文書ファイリング装置の内部
機能構成図。

【図２】図１に示す文書ファイリング装置における検索
動作のフローチャート図。

【図３】（ａ）及び（ｂ）は表示される検索項目入力画
面およびヘルプ選択画面を示す図。

【図４】使用順序ヘルプ動作および使用頻度ヘルプ動作
の説明図である。

【符号の説明】

１ 入力装置、 ２ 入力変
換部、３ 入力制御部、 ４
出力装置、５ 印刷制御部、
６ 文書検索部、７ 表示制御部、
８ 表示装置、９ 文書検索情報登録部、
１０ 文書情報読み込み部、１１ 文書登録
装置、 １２ 検索項目情報部、１
３ 使用順序記憶部、 １４ 使用頻
度記憶部、

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書を項目別に登録し、必要時に
   所望の文書を検索してプリントアウトする文書ファイリ
   ング装置であって、検索項目の入力に当ってのヘルプ動
   作の選択に基づき、前記入力検索項目の詳細検索項目を
   読み出して表示する手段を具備したことを特徴とする文
   書ファイリング装置。
2. 【請求項２】 前記文書ファイリング装置が、さらに、
   検索動作毎に前記詳細検索項目の書き換え更新を行う手
   段を有していることを特徴とする請求項１記載の文書フ
   ァイリング装置。
3. 【請求項３】 前記読み出し表示手段が、使用順序ヘル
   プの選択に基づき、前記入力検索項目における使用日時
   の新しい順の例示から成る詳細検索項目を読み出して表
   示する様に構成されていることを特徴とする請求項２記
   載の文書ファイリング装置。
4. 【請求項４】 前記読み出し表示手段が、使用頻度ヘル
   プの選択に基づき、前記入力検索項目における使用頻度
   の高い順の例示から成る詳細検索項目を読み出して表示
   する様に構成されていることを特徴とする請求項２記載
   の文書ファイリング装置。