JP2008140285A - 標準ドキュメント体系を利用したドキュメント管理方法およびツール - Google Patents

Abstract

【課題】ＥＲＰパッケージ導入ユーザがシステム運用を効率的に行う際に参照するドキュメントの効率的な管理方式及びツールを提供する。
【解決手段】初めに現状のユーザドキュメント体系情報を取得する（ステップ１００）。次にＡＭＯで保有しているＥＲＰシステムの運用に必要として定義した標準化ドキュメント体系に基づく標準ドキュメントマスタテーブルをダウンロードする（ステップ２００）。上記で取得したユーザドキュメント体系情報に含まれるファイル名に対し、ＡＭＯからダウンロードした最新の標準ドキュメントマスタテーブルの項目を突き合わせてマッピング表を作成する（ステップ３００）。ユーザは抽出条件として標準ドキュメント体系の項目を入力装置から指定することにより、キーワードやファイル名が分からなくても、該当項目にマッピングされたドキュメントの一覧が表示される（ステップ４００）。
【選択図】図１

Description

本発明は、ユーザ独自のドキュメント体系に基づくドキュメント管理方式及びツールに関し、特にＥＲＰパッケージを導入したシステムの運用に用いて好適なドキュメント管理方式及びツールに関する。

近年、ＥＲＰパッケージを導入する企業は大企業に関わらず中小企業にも数多くみられ、またパッケージの導入ベンダも数多く存在する。

パッケージの導入時にはシステムに関するドキュメント類が導入ベンダによって作成されるが、ドキュメントの名称に対する定義や体系などはベンダ毎に異なる。

パッケージの導入後、ユーザのシステム部門がシステム運用を担う場合、またはシステム運用者が新規のメンバに業務を引き継ぐ場合、導入ベンダが納品したドキュメントを参照する。その際に必要なドキュメントを探しあてるには、フォルダやファイル名などのキーワードと検索場所を指定することによって該当のファイルと格納場所を一覧表示させる検索機能などが有用である。例えば特開２００６−１６３７２３号では、ドキュメント全体にキーワードが分布した内容が発散する傾向にあるドキュメントにおいても、より精度の高い検索を実現することができる。これはユーザがある程度検索したいドキュメントの内容が判っており、キーワードに設定する項目に検討がつけばよい効果が期待できる。しかしシステムに精通していないユーザにはキーワードに設定すべき用語が分からない。またそもそも該当の資料が作成されていなければ対象データとして検索されることはない。更にドキュメント体系をユーザが分かりやすいように再構築しようにも時間と手間がかかってしまう。

ＡＭＯ（Application Management Outsourcing）はＥＰＲパッケージを導入している企業のシステム運用をユーザに代わって行っている。そのサービスを開始する前には、ユーザが保有している、システム導入時に作成されたドキュメントを元にシステムに関する引継ぎを行い、サービス開始後もそれらを参照して業務を遂行する。その際に問題となったのが、ドキュメントの数が膨大である上に、ユーザ毎にドキュメント体系が異なる点であった。特に経験の浅いメンバにとっては必要なドキュメントを探すのに時間がかかってしまい非常に効率が悪かった。そこでシステム運用の熟練者を中心に、運用に必要となる標準ドキュメント体系をまとめたのが、本発明の出発点である。

特開２００６−１６３７２３号公報

かかる従来の方法においては、次のような問題がある。

ドキュメントを検索する際には、ファイル名やフォルダ名を推測して設定しなければならない。また、システム運用に必要なドキュメントが作成済みか、などの状況が把握できない。更にユーザが参照したいドキュメントを容易に検索できるようにするには、ベンダが納品したドキュメントの構成を再構築しなければならない。

そこで本発明は、システム運用に必要とされるドキュメントを体系化し、その体系に含まれる項目にユーザのドキュメントを紐付ける。その紐付けは、ドキュメント名称、ドキュメントに含まれるキー項目、そして他ユーザの紐付け情報にそれぞれポイントを付加し、その合計値から紐付ける体系を決定する。ユーザはその項目を利用し、キーワードを設定するのではなく、その体系の項目をキーにドキュメントを検索する。つまりシステムに精通していないユーザが、システム運用に必要なドキュメントをキーワード設定なしで即時検索が可能で、さらに現状では作成されていない資料を把握することが可能でユーザ独自のドキュメント体系をそのまま継承することができるドキュメント管理方式及びツールを提供することを目的する。

ＥＲＰシステムの運用に必要として定義した標準化ドキュメント体系にユーザの資料をマッピングさせておき、ユーザは抽出条件として標準ドキュメント体系の項目を入力装置から指定することによって、キーワードやファイル名が分からなくても、該当項目にマッピングされたドキュメントの一覧が表示される。また該当項目にマッピングされるドキュメントが存在しない場合は何も表示されない。

本発明によれば、システムに精通していない担当者でもシステム運用に必要とされるドキュメントを即時に抽出することができる。また該当項目にマッピングされるドキュメントが存在しない場合は、今後のシステム運用のために、ドキュメントの新規作成の必要性を認識することができる。更に、標準ドキュメント体系の項目とマッピングさせるだけなので、ユーザ独自のフォルダ構成を再構築する必要はない。

以下、本発明の実施の形態を詳細に説明する。

図１は、本発明をＥＲＰシステム運用のドキュメント管理に適用した場合の処理手順と実施の形態を示すフローチャートであり、図２は、ユーザ側の端末とオンラインによるＡＭＯセンタの標準ドキュメントマスタテーブルを管理する端末とのシステムブロック図である。図３は、図２における１４の記憶装置３・１８の記憶装置４に格納されている標準ドキュメントマスタテーブルの構造である。図４は１２の記憶装置１に格納されているユーザのフォルダ体系を展開したエクセル形式データである。図５は２４の記憶装置６に格納されているマッピング処理を実行することにより作成されるエクセル形式データである。図６は本発明を含むドキュメント管理ツールの初期メニュー画面である。図７はマッピングを実行した結果、標準マッピング項目の候補が複数存在した場合に表示するマッピング項目選択画面である。図８はマッピングを実行した結果、標準マッピング項目の候補が存在しない場合に表示するマニュアルマッピング画面である。図９はドキュメント検索を行な行う場合、抽出条件となる標準ドキュメント項目を指定する画面である。図１０はドキュメント検索を実行した結果を一覧表示する画面である。

図２おいて、ユーザは１０の端末から本発明を含む１１のドキュメント管理ツールを起動し、処理を選択する。１２の記憶装置１はユーザのフォルダ体系を展開した情報を含むエクセルデータを格納する領域である。１３の記憶装置２はドキュメント名称の待避エリア、また標準ドキュメント項目毎のワークエリアである。１４の記憶装置３は１８の記憶装置４に格納されている標準ドキュメントマスタテーブル（ＡＭＯ）を通信装置１５と１７を介してコピーし、その標準ドキュメントマスタテーブル（ユーザサイド）を格納する領域である。１８の記憶装置４は標準ドキュメントマスタテーブル（ＡＭＯセンタ）を格納する領域である。２２の記憶装置５はユーザのドキュメント（実データ）が格納されている領域である。

２４の記憶装置６はマッピング処理を実行することにより作成されるエクセル形式のマッピング情報が格納されている領域である。

次に図１のフローチャートに基づいて基いて図２〜図１０の各部の動作を説明する。

ユーザは端末１０からドキュメント管理ツールを起動して図６のメニュー画面を表示する（ステップ０００）。

まず、ユーザが現状のドキュメント体系を取得する場合、８０の入力項目（フォルダ名）にドキュメントが格納されているファイルパス《EX：D:\Documents\納品物\最新版》を入力し、８1の処理ボタン（体系取得）を押下する（ステップ１００）。

１１の制御装置１は、ステップ１００で押下された処理ボタンの信号を受信し、フォルダ体系をエクセルデータ形式に展開する既存のマクロを実行し、図４にあるように上記で指定したフォルダ体系をファイルレベルまで展開し、そのデータを１２の記憶領域１に格納する（ステップ１０１）。

また１１の制御装置１は、ステップ１０１で１２の記憶領域１に格納されたのユーザドキュメント体系をマッピング処理用に２４の記憶領域６にコピーする（ステップ１０２）。

次に、ユーザが、図３のＡＭＯが保有するする標準ドキュメントマスタテーブルの最新版をローカルにダウンロードする場合は、８２の処理ボタン（標準マスタダウンロード）を押下する（ステップ１００）。

１１の制御装置１は、ステップ１００で押下された処理ボタンの信号を受信し、１５の通信装置１を介して標準ドキュメントマスタテーブルコピー要求の信号を送信する。１７の通信装置２は１５の通信装置１を介して受信したコピー要求を１６の制御装置２に送信する。１６の制御装置２は１７の通信装置２からコピー要求を受信し、１８の記憶装置４に格納されている標準ドキュメントマスタテーブルにアクセスし、そのコピーを取得し、１７の通信装置２を介して１５の通信装置１に送信する。１１の制御装置１は、１５の通信装置１を介して標準ドキュメントマスタテーブルのコピーを受信し、１４の記憶装置３に格納する（ステップ２０２）。

次に、ステップ１０２で２４の記憶領域１６に格納されているフォルダ情報に対して、ステップ２０２で１４の記憶装置３に格納された標準ドキュメントマスタテーブルを用いてマッピングを行な行う場合には、８３の処理ボタン（マッピング）を押下する（ステップ３００）。

１１の制御装置１１は、ステップ１００で押下された処理ボタンの信号を受信する。

以下ステップ３０１〜３１０は、ステップ１０４で２４の記憶領域６に格納され現状のフォルダ体系に含まれる６０のドキュメントの1行〜最終行まで繰り返し処理する。

まずステップ１０４で２４の記憶領域６に格納され現状のフォルダ体系（図５）の６０のドキュメント《EX：基本運用設計書.doc》を取得し、拡張子を除いたデータ《EX：基本運用設計書》を２０のワークに待避する（ステップ３０１）。

次に１４の記憶装置３に格納されている標準ドキュメントマスタテーブルの４１の1標準定義キーの検索１の列（列）を１行目《EX：マニュアル》から下方向へ最終行まで検索し、２０のワークに待避したドキュメント名に含まれるかどうか判定する（ステップ３０２）。

尚、４１〜４５の標準定義キーの検索１〜５には、３０の標準マッピング項目《EX：業務操作マニュアル》に紐付けられるドキュメント名称に含まれることが予想されるキーワードが、ヒットする可能性の低い順に格納されている。その順位によって３１〜３５のポイントの数値が異なる。つまりヒットする可能性が高い標準定義キーほどポイントが高く設定されている。上述のキーワードの抽出と、それに対するポイント設定はＡＭＯの運用熟練者が予め手動で行う。

２０のワークに待避したドキュメント名に４１の標準定義キー《EX：書》が含まれる３０の標準マッピング項目《EX：基本設計書》が存在する場合（ステップ３０３）、それに紐づく３０の標準ドキュメント項目毎の２１のワークエリアに３１のポイントの値《EX：1》を加算する（ステップ３０４）。

同様に４２〜４５の標準定義キーの検索２〜５の列を１行目から下方向へ最終行まで検索し、２０ワークに待避したドキュメント名に含まれるかどうか判定する（ステップ３０２）。

２０のワークに待避したドキュメント名に４２〜４５の標準定義キーが含まれる３０の標準マッピング項目が存在する場合（ステップ３０３）、それに紐づく３０標準ドキュメント項目毎の２１のワークエリアに３２〜３５のポイントの値を加算する（ステップ３０４）。

次に、ステップ２０２で１４の記憶装置３に格納された標準ドキュメントマスタテーブルの４６の標準定義キーの検索６《EX：処理》をキーワードに、２２の記憶装置に格納されているユーザドキュメント（実データ）から、６１の格納場所《EX：D:\Documents\納品物》に格納されている２３の６０のドキュメントと同名のドキュメント内《EX：基本運用設計書》を検索する。（ステップ３０５）。ステップ３０６は３０の標準ドキュメント項目全ての行に対して行う。

尚、４６〜５０の標準定義キーの検索６〜１０には、３０の標準マッピング項目に紐付けられるドキュメント名の内部に含まれることが予想されるキーワードがヒットする可能性の低い順に格納されている。その順位によって３６〜４０のポイントの数値が異なる。つまりヒットする可能性が高い標準定義キーほどポイントが高く設定されている。上述のキーワードの抽出と、それに対するポイント設定はＡＭＯの運用熟練者が予め手動で行う。

検索した結果、４６の標準定義キーの検索６の値が２３のドキュメント内に５件以上（１、２件のヒットでポイント加算の対象にしてしまうと精度が低いと判断したため、５件を最低条件として設定した）存在する場合は（ステップ３０６）、それに紐づく３０の標準ドキュメント項目毎《EX：業務操作マニュアル》の２１のワークエリアに３６のポイントの値《EX：1》を加算する（ステップ３０７）。

同様に、ステップ２０２で１４の記憶装置３に格納された標準ドキュメントマスタテーブルの４７〜５０の標準定義キーの検索７〜１０をキーワードに、２２の記憶装置５に格納されている２３のユーザドキュメント（実データ）から、６１の格納場所に格納されている６０のドキュメントと同名の２３のドキュメントの内部を検索する（ステップ３０５）。ステップ３０６は３０の標準ドキュメント項目全ての行に対して行う。

検索した結果４７〜５０の標準定義キーの検索７〜１０の値が２２の記憶装置５に格納されている２３のユーザドキュメント（実データ）から６０のドキュメントの名称と同名のドキュメントの内部に５件以上存在する場合は（ステップ３０６）、それに紐づく３０の標準ドキュメント項目毎の２１のワークエリアに３７〜４０ポイントの値を加算する（ステップ３０７）。

次に１４の記憶装置３に格納されている標準ドキュメントマスタテーブルの５１の可変キーの検索A列《EX：クライアントコピー手順書》を１行目から最終行まで検索し（ステップ３０８）、２０のワークに待避したドキュメント名と部分一致するデータ存在した場合（ステップ３０９）、それに紐づく３０の標準ドキュメント項目毎の２１のワークエリアに５５のポイント《EX：1》の値を加算する（ステップ３１０）。

尚、５１〜５４標準定義キーの検索A〜N（最大格納件数）には、他システムでマッピングを実行した結果、該当の項目（３０の標準ドキュメント項目）にマッピングされたドキュメントの名称が格納されている（格納数が最大格納値を超過した場合は、ヒット率が低く、日付の古いものから削除される）。

同様に５２〜５４の可変キーの検索Ｂ−Ｎ（列）を１行目から最終行まで検索し（ステップ３０８）、２０のワークに待避したドキュメント名と部分一致するデータ存在した場合（ステップ３０９）、それに紐づく３０の標準ドキュメント項目毎の２１のワークエリアに５６〜５８のポイントの値を加算する（ステップ３１０）。

１１の制御装置１は、上記の検索が終了したら３０の標準ドキュメント項目毎の２１のワークエリアのポイントポイント値を比較する（ステップ３１１）。

２１のワークエリアの値が最大であるデータ３０の標準ドキュメント項目が１件《EX：基本設計書》しか存在しない場合は、その３０の標準ドキュメント項目を２０ワークに待避したドキュメント名《EX：基本運用設計書》に対するマッピング項目とし、ユーザマッピング表の７０のマッピング項目入力エリアに設定する（ステップ３１３）。

２１のワークエリアの値が最大である３０の標準ドキュメント項目が複数件存在する場合《EX：基本設計書・業務運用マニュアル》は、図７の画面を起動して、９０のファイル名に２０のワークに待避したドキュメント名を《EX：基本運用設計書》、そして２１のワークエリアの値が同値である３０の標準ドキュメント項目《EX：基本設計書・業務運用マニュアル》を９１の一覧表示エリアに設定する。

ユーザが９０のファイル名に対して、９１の一覧表示エリアの中から適切なに適切な３０の標準ドキュメント項目《EX：基本設計書》を選択すると、１１の制御装置１はユーザに選択された９２のエリアを網掛けする。そしてユーザが９３の処理ボタン：選択を押下すると（ステップ３１４）、１１の制御装置１はその処理ボタンの信号を受信し、ユーザが選択したマッピング項目《EX：基本設計書》を図５のユーザマッピング表の７０のマッピング項目入力エリアに設定する（ステップ３１５）。

３０の標準ドキュメント項目に対する２１のワークエリアの値が全て「０」の場合、１１の制御装置１は図８の画面を起動して、９５のファイル名に２０のワークに待避したドキュメント名《EX：基本運用設計書》を、９６のマッピング項目にマッピング項目のプルダウンを設定する。ユーザが９６のマッピング項目に対してマッピング項目のプルダウンから選択した値《EX：基本設計書》を設定し、９７の処理ボタン（選択）を押下すると（ステップ３１６）、１１の制御装置１はその処理ボタンの信号を受信し、ユーザが選択したマッピング項目を《EX：基本設計書》ユーザマッピング表の７０のマッピング項目入力エリアに設定する（（ステップ３１７）。

２４の記憶領域６に格納されている現状のフォルダ体系に含まれる６０のドキュメント全ファイル全て（全行）に対してステップ３０１〜３1７の処理を繰り返し行な行う。

１１の制御装置１は、全ファイルドキュメントに対してしてマッピング処理が終了した場合、ユーザマッピング表を２４の記憶領域６に上書き保存する（ステップ３１８）。

最後にユーザが、ステップ３１８で作成され２４の記憶領域６に格納に格納されたユーザマッピング表を使用してファイル検索を実行する場合は、８４の処理ボタン（検索実行）を押下する（ステップ１００）。

１１の制御装置１は、ステップ１００で押下された処理ボタンの信号を受信すると図９の検索実行画面を起動する。ユーザは図９で参照したい４１０の標準項目《EX：基本設計書》を選択し、４１１の処理ボタン（検索実行）を押下する。１１の制御装置１はその処理ボタンの信号を受信すると、２４の記憶領域６に格納されているユーザマッピング表から、の７０のマッピング項目エリアの値が４１０の標準項目と等しい７１のドキュメント名称《EX：基本運用設計書、R/3システム構成図等…》を取得し（ステップ４００）、図１０の結果表示画面の、４１２のファイル名称にその７１のドキュメント名称を、と格納場所をそれぞれ結果表示画面（図１０）の４１２ファイル名称並びに４１３の格納場所に７３の格納場所を《EX：D:\Documents\納品物\最新版\設計書\基本設計書等…》表示する（ステップ４０１）。

上記よりＥＲＰシステム運用に必要な標準ドキュメント項目を選択することによって、その項目に紐づくに分類された資料を即時に検索することができる。よって可能なので、ユーザのシステム精通度合いに依存することなく必要な資料を把握することができる。またそれらの資料の格納場所も表示されるので、資料の検索処理に時間がかからないで済む。さらに既存のドキュメント体系を変える必要もない。

本発明の処理手順との実施の形態を示すフローチャートである。 本発明に係るユーザ側の端末とオンラインによるＡＭＯセンタのドキュメントマスタ管理端末とのシステムブロック図である。 標準ドキュメントマスタテーブルの構造である。 ユーザのフォルダ体系情報が格納されているエクセルデータ。 マッピング処理によって作成されるユーザマッピング表である。 ドキュメント管理ツールの初期メニュー画面である。 マッピングを実行した結果、標準マッピング項目の候補が複数存在した場合のマッピング項目選択画面である。 マッピングを実行した結果、標準マッピング項目の候補が存在しなかった場合のマニュアルマッピング画面である。 ドキュメント検索を行な行う場合、抽出条件を設定する画面である。 ドキュメント検索の結果表示画面である。

符号の説明

１０…ディスプレイ、１１…ドキュメント管理ツール、１２…記憶装置１、１３…記憶装置２、１４…記憶装置３、１５…通信装置１、１６…制御装置２、１７…通信装置２、１８…記憶装置４、２２……記憶装置５、２４……記憶装置６。

Claims (3)

1. ＥＲＰシステム導入ユーザが独自で保有しているドキュメント（フォルダ体系）に、ＥＲＰシステムの運用に必要なドキュメントを体系化した標準ドキュメント体系の項目毎にキーワードを付与した標準ドキュメントマスタテーブルから一定のルールに従いマッピングし、そのマッピングした情報をマッピング表として蓄積し、前記のマッピング表に基づいてユーザが必要としているドキュメントを抽出し、該当ドキュメントの格納場所を提示することを特徴とするドキュメント管理方法。
2. 請求項１において、システム運用を通じて逐一増加するナレッジと、他のシステム導入ユーザのドキュメント体系に対して作成された既存のマッピング表を統合した標準ドキュメントマスタテーブルを都度ダウンロードして最新化すること特徴とするドキュメント管理方式。
3. ユーザ独自のドキュメント体系を抽出し、その体系に標準ドキュメント項目を自動でマッピングする手段と、マッピング情報を格納するマッピング表を作成する手段と、マッピング表を利用することでユーザが選択した標準ドキュメントの項目に紐づくファイル名を提示する手段と、
   マッピングする際の検索元である標準ドキュメントマスタテーブルの最新情報を取得する手段と、を有することを特徴とするドキュメント管理ツール。

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