JP2009064241A - 文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複数のユーザで共有する登録ファイルの整合性を良好に維持することができる文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】フォームコード１５Ｆを記憶した登録キャビネット記憶部１５を用いて、フォームコード１５Ｆを管理する文書管理サーバ２において、ユーザがデータを入力又は選択するフォームコード１５Ｆを、ユーザが編集可能に登録キャビネット記憶部１５に記憶するとともに、フォームコード１５Ｆ又は該フォームに関連付けられた登録ファイル２５が編集されている際に、他のユーザによる、フォームコード１５Ｆ及び該フォームに関連付けられた登録ファイル２５全体の編集を禁止する。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。

従来より、データの入力又はファイルの登録等を行うウェブページ（以下、フォームという）の作成支援を行う装置が知られている（例えば特許文献１参照）。このような装置を用いることによって、ユーザは、専門知識を有していなくても、例えばチェックボックスやラジオボタンといったフォーム構成要素を組み立てて、フォームを簡単に作成することができる。また、既に作成したフォームに対し、フォーム構成要素の追加や編集を簡単に行うことができる。
特開２００４−１７８１３３号公報

ところが、複数のユーザが登録フォームを共有し、各ユーザにそれぞれ編集可能な権限が付与されている場合、編集中のフォームが、他のユーザの編集作業により上書きされる虞がある。また、例えば一方のユーザによりフォーム自体が編集されている間に、他方のユーザが登録フォームを介してアップロードされたファイルに対して編集作業を行うと、フォームとファイルとの間の整合性を維持できなくなる。例えば、ファイル添付欄の削除と、該ファイル添付欄に添付されたファイルの編集が、異なるユーザにより同時に行われた場合、ファイルの上書きも適切に行われなくなる。

本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、その目的は、複数のユーザで共有する登録フォームの整合性を良好に維持することができる文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することにある。

本発明は、登録フォーム記憶手段に記憶された登録フォームを管理する文書管理装置において、前記登録フォーム又は該登録フォームに関連付けられたファイルが編集中であるか否かを判断する判断手段と、前記登録フォーム又は前記ファイルが編集されている際に、他のユーザによる、前記登録フォーム及び該登録フォームに関連付けられた前記ファイル全体の編集を禁止する制限手段とを備えた。

この構成によれば、一つのファイルだけでなく、フォーム及びフォームに関連付けられたファイルが編集されている際に、他のユーザによる編集を制限するので、フォーム全体の整合性を良好に保つことができる。

この文書管理装置において、前記登録フォーム及び前記ファイルに対する編集を禁止する制限時間を設定する画面を、ユーザにより選択可能に表示する版管理選択手段をさらに備え、前記制限手段は、ユーザにより選択された前記制限時間以内において前記登録フォーム及び前記ファイルに対する他のユーザの編集を禁止し、前記制限時間を超えた際に前記登録フォーム及び前記ファイルの編集禁止を解除する。

この構成によれば、登録フォームに対して、編集制限を行う制限時間を設定するので、１人のユーザが、長時間に亘って編集状態となっている場合に、他のユーザが編集できないといった事態を防ぐことができる。また、編集が長時間に亘ると予め分かっている場合は「無期限」と設定し、編集が中途半端な状態で打ち切られることが無いようにすること
ができる。

この文書管理装置において、前記登録フォーム及び前記ファイルに対して設定されている編集制限を解除して、他のユーザにより編集可能な状態にする強制解除手段をさらに備えた。

この構成によれば、登録フォーム及びファイルに対する制限を強制解除することができるので、ユーザが編集状態のまま作業を終了した場合にも、他のユーザは編集を行うことができる。

本発明は、登録フォームを記憶した登録フォーム記憶手段と制御手段とを用いて、前記登録フォームを管理する文書管理方法において、前記制御手段が、前記登録フォーム又は該登録フォームに関連付けられたファイルが編集中であるか否かを判断するステップと前記登録フォーム又は前記ファイルが編集されている際に、他のユーザによる、前記登録フォーム及び該登録フォームに関連付けられた前記ファイル全体の編集を禁止するステップとを有する。

この方法によれば、一つのファイルだけでなく、フォーム及びフォームに関連付けられたファイルが編集されている際に、他のユーザによる編集を制限するので、フォーム全体の整合性を良好に保つことができる。

本発明は、登録フォームを記憶した登録フォーム記憶手段と制御手段とを用いて、前記登録フォームを管理する文書管理プログラムにおいて、前記制御手段を、前記登録フォーム又は該登録フォームに関連付けられたファイルが編集中であるか否かを判断する判断手段と、前記登録フォーム又は前記ファイルが編集されている際に、他のユーザによる、前記登録フォーム及び該登録フォームに関連付けられた前記ファイル全体の編集を禁止する制限手段として機能させる。

このプログラムによれば、一つのファイルだけでなく、フォーム及びフォームに関連付けられたファイルが編集されている際に、他のユーザによる編集を制限するので、フォーム全体の整合性を良好に保つことができる。

以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図２５に従って説明する。図１は、文書管理システム１の概略図である。文書管理システム１は、文書管理装置としての文書管理サーバ２と、複数のクライアント５とを有している。該文書管理サーバ２とクライアント５は、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークＮを介して接続され、クライアント５は各種ファイルを文書管理サーバ２にアップロードする。

クライアント５は、文書管理システム１を利用するユーザが用いる端末であって、事業所毎、部門毎等のグループ内や、同じ権限が付与されたグループ内で文書管理サーバ２に登録されたデータを共有することができる。クライアント５は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭを有するコンピュータ（図示略）を有し、表示手段としてのディスプレイＤ、マウス、キーボードといった入力装置Ｉを備えている。上記コンピュータには、ウェブブラウザソフト、表計算ソフトウェア等の文書を作成可能なソフトウェアが格納されている。

図２に示すように、文書管理サーバ２は、ＣＰＵ１０、ＲＡＭ１１、ＲＯＭ１２、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）１３、登録フォーム記憶手段としての登録キャビネット記憶部１５、ウェブデータ記憶部１４を有している。また、登録ファイル記憶手段としての登録ファイル記憶部１６，旧版ファイル登録手段としての旧版ファイル記憶部１７、入力デ
ータ記憶部１８、パーツデータ記憶部１９を有している。

ＣＰＵ１０は、ＲＡＭ１１（又はＲＯＭ１２）に記憶された文書管理プログラムに基づき、各種制御を司る。また、ＣＰＵ１０は、通信インターフェース１３を介して、クライアント５と各種データを送受信する。尚、ＣＰＵ１０は、判断手段、制限手段、版管理選択手段、解除手段、制御手段に対応する。

登録キャビネット記憶部１５は、ハードディスク等の外部記憶媒体内に設けられた領域であって、文書を管理するためのキャビネット毎に設けられている。尚、キャビネットとは、ユーザが、用途や利用者等に応じて文書管理サーバ２内に作成したデータベースであって、キャビネット内には単数又は複数の登録フォームとしてのフォームＦが登録される。フォームＦとは、キャビネットに登録するためのデータをユーザが入力する画面、又はユーザにより登録された情報を表示する画面である（図１１参照）。このフォームＦのレイアウト、記載事項等は、ユーザ自身が設定することができる。また、複数のキャビネットがユーザにより登録されている場合には、キャビネットの登録数と同数の登録キャビネット記憶部１５が生成される。

登録キャビネット記憶部１５に登録された登録フォームとしてのフォームコード１５Ｆは、キャビネット内に登録されたフォームＦを表示するためのデータ群であって、ＸＭＬ（Extensible Markup Language）等で記述されている。フォームコード１５Ｆは、フォームＦ自体を表示するためのデータの他、フォームＦに入力されたデータの登録等を行うプログラム等、フォームＦを表示画面及び入力画面として機能させるための複数のファイルからなるデータ群を指す。尚、本実施形態ではＸＭＬを用いたが、ＨＴＭＬ等の他の言語でもよい。

各フォームコード１５Ｆは、ユーザにより選択された各パーツＰが所定の領域に組み込まれることにより構成されている。このため、各フォームコード１５Ｆに含まれるパーツＰは、それぞれ異なる。尚、本実施形態において「パーツ」とは、フォームＦに表示されるタイトルや、ラジオボタン、プルダウンメニュー、ファイル添付欄等を表示させるための細分化されたプログラムである。例えば「ラジオボタン」のパーツには、ラジオボタンを表示するためのコードが関連付けられ、「プルダウンメニュー」には、プルダウンメニューを表示するためのコードが関連付けられている。

また、フォームコード１５Ｆ内に、ファイル添付欄を表示するためのファイル添付パーツＰＦが含まれている場合、図２に示すように、サムネール設定データ２０、管理情報としての版管理設定データ２１、履歴情報としての更新履歴データ２２が登録キャビネット記憶部１５に記憶される。

サムネール設定データ２０、版管理設定データ２１は、ユーザがファイル添付欄ＦＡ（図６参照）において登録した登録ファイル２５に対する設定事項を示す。更新履歴データ２２は、登録ファイル２５に対する更新履歴を示す。

また、フォームコード１５Ｆには、編集制限時間２４が含まれている。編集制限時間２４は、１人のユーザが１つのフォームＦに対して編集を行うことができる時間を示す。この制限時間内では、ユーザが編集をしている間は他のユーザによる編集を禁止する排他制限を行うが、制限時間を超えると、その制限を解除し、他のユーザに対し編集可能な状態にする。この編集制限時間２４には、制限を行わないことを示す「無制限」か、或いは「１５分」、「３０分」等の時間のうち、ユーザがそのフォームに対して選択した時間が記憶されている。

登録ファイル記憶部１６には、フォームＦ内のファイル添付欄ＦＡでアップロードされた登録ファイル２５が記憶されている。文書管理サーバ２は、フォームコード１５Ｆのファイル添付パーツＰＦと、登録ファイル２５とを関連付け、登録ファイル２５が、対応するフォームコード１５Ｆ、さらには該フォームコード１５Ｆのどの領域に対応するかを判断できるように格納する。

また、旧版ファイル記憶部１７には、ファイル更新を行う前の登録ファイル２５を、旧版ファイル２６として記憶している。各旧版ファイル２６は、フォームコード１５Ｆのファイル添付パーツＰＦと関連付けられて記憶されている。例えば登録ファイル２５の更新が２回行われた場合には、２つの旧版ファイル２６が、一つのファイル添付パーツＰＦと関連付けて記憶される。

ウェブデータ記憶部１４には、ウェブデータ３０、アイコンデータ３１が格納されている。ウェブデータ３０は、登録されたキャビネットやフォーム、或いはフォームを設計する画面等をクライアント５に格納されたブラウザによって表示するためのデータであって、ＸＭＬ、或いはＨＴＭＬ等といった言語で記述されている。

アイコンデータ３１は、文書管理画面にファイルのアイコン画像を表示する、ビットマップ形式等の画像データである。
入力データ記憶部１８には、フォームＦにてユーザにより入力されたデータが、入力データ２７として、フォームＦと関連付けられて格納されている。

パーツデータ記憶部１９には、パーツデータ３５が記憶されている。パーツデータ３５は、ユーザが選択可能な各パーツＰ（図９参照）に対応するコードを格納している。パーツＰは、例えば、ラジオボタンやプルダウンメニューといった、フォームＦを構成するための要素を表示するためのデータ、或いはデータを入力する入力部として機能させるためのデータを指す。例えば「タイトル」のパーツデータ３５には、タイトル名をフォームＦに表示するためのコードが格納され、「１行テキスト入力」のパーツデータ３５には、ユーザが１行のみのデータを入力できるテキスト入力部をフォームＦに表示し、且つ入力されたデータを入力データ記憶部１８にフォームＦと関連付けて格納するためのコードが格納されている。

図３に示すように、パーツデータ３５は、パーツ名３５ａと、コード記述部３５ｂとから構成されている。パーツ名３５ａは、「タイトル」、「１行テキスト入力」、「リスト選択」、「ファイル添付欄」等を示しており、各パーツＰに対応している。パーツ記述部３５ｂは、そのパーツＰに対応するコードを記憶する。例えば、ユーザが「タイトル」を選択すると、パーツ名３５ａが「タイトル」であるパーツデータ３５がＣＰＵ１０により読み出され、そのコード記述部３５ｂが、設計中のフォームの所定の領域に読み込まれる。

このようにフォームＦを作成すると、ユーザは、クライアント５を用いて、そのフォームＦのフォームコード１５Ｆを登録キャビネット記憶部１５に記憶する。登録キャビネット記憶部１５に記憶されたフォームＦをユーザが閲覧する場合には、そのフォームＦを閲覧可能なグループに属するユーザが、クライアント５を用いて、登録された情報を閲覧するために所望のフォームＦを呼び出す。文書管理サーバ２は、フォームコード１５Ｆと、対応する入力データ２７を読み出して、クライアント５に送信する。クライアント５のコンピュータは、ブラウザを用いて送信されたコードを解析し、そのフォームコード１５Ｆに基づくフォームＦをディスプレイＤに表示する。

次に、ユーザ側からみた文書管理の手順について、クライアント５のディスプレイＤに
表示される画面を用いながら説明する。
まず、ユーザは、クライアント５の入力装置Ｉを用いて、文書管理サーバ２に対して、図示しないログイン画面に従ってログインする。尚、ユーザには、各種設定を行う管理ユーザと、設定の権限を持たない一般ユーザが存在し、管理ユーザはログインした際に、一般ユーザよりも大きい権限が与えられる。各ユーザを区別しないで説明する場合には、単にユーザとして説明する。

図４は、クライアント５のディスプレイＤに表示されたキャビネット一覧画面５０の画面図である。
キャビネット一覧画面５０には、キャビネット一覧５０ａが表示されている。キャビネット一覧５０ａは、テーマ毎にユーザが設定したキャビネットの名前が表示されている。ユーザがクライアント５の入力装置Ｉを用いて、キャビネットのうち一つを選択すると、クライアント５は、文書管理サーバ２に対し、選択されたキャビネット内のデータ要求を行う。文書管理サーバ２は、この要求を受信すると、該キャビネット内のフォームコード１５Ｆに基づき、キャビネット内の全てのフォームＦの名前を並べた一覧を生成してクライアント５に送信する。クライアント５は、受信した一覧に基づき、図５に示すデータ一覧画面５１をクライアント５のディスプレイＤに表示する。

データ一覧画面５１には、文書管理サーバ２から送信された一覧に基づき、キャビネットに格納されているフォームＦを示すフォーム一覧５１ａが表示されている。各フォームＦに対応する閲覧操作部５１ｂを操作すると、文書管理サーバ２から対応するフォームコード１５Ｆ等が送信される。そして、クライアント５では、受信したフォームコード１５Ｆに基づいて、図６に示すフォーム確認画面５２に遷移する。

フォーム確認画面５２には、フォームＦが表示されている。このフォームＦのレイアウトや記載事項は、各フォームＦによって異なる。図６に示すフォームＦには、カテゴリや日付等の属性を示す各欄Ｆ１〜Ｆ４や、文書管理サーバ２に登録した登録ファイル２５をアイコン画像４０にて示すファイル添付欄ＦＡ等が表示されている。また、フォームＦを新たに作成するための作成ボタンＦ６、登録されたフォームＦを編集するための編集ボタンＦ７、フォームＦを削除するための削除ボタンＦ８が表示されている。作成ボタンＦ６を操作することにより、新たにフォームＦを作成し、そのフォームＦを文書管理サーバ２に保存することで、フォームＦを登録することができる。

次に、ユーザがフォームＦを新規作成する場合について説明する。図８は、初期状態の設計画面５３の画面図である。例えば、ユーザが、クライアント５の入力装置Ｉを操作してフォーム確認画面５２の作成ボタンＦ６を選択すると、この設計画面５３に遷移する。

設計画面５３には、追加ボタン５３ａ、プレビューボタン５３ｂ、スタイル設定ボタン５３ｃ、公開ボタン５３ｄ、保存ボタン５３ｅが表示されている。追加ボタン５３ａは、パーツを追加するためのボタンである。この追加ボタン５３ａを選択すると、図９に示すパーツ選択画面５４が表示される。

パーツ選択画面５４は、「１行テキスト」、「複数行テキスト」、「数値入力」、「日付・時間」、「履歴」、「リスト選択」等に対応する各パーツＰが表示されている。ユーザの操作により、表示された各パーツＰのうち一つが選択されると、文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、選択されたパーツＰに対応するパーツデータ３５を読み出し、そのパーツデータ３５のコード記述部３５ｂを、フォームコード１５Ｆの所定領域に読み込む。

例えば、「タイトル」のパーツＰを選択すると、タイトル名等を設定する設定画面（図示略）がクライアント５のディスプレイＤに表示される。タイトル名等の入力後、フォー
ムＦを更新すると、図１０に示すように、設計画面５３には追加したタイトル５３ｆが表示される。その後、各パーツＰを選択し、その都度保存ボタン５３ｅを選択操作して、フォームＦを更新すると、例えば図１１に示すようなフォームＦが作成される。タイトル表示欄Ｆ１１は、「タイトル」のパーツＰ（コード記述部３５ｂ）により構成され、伝票入力欄Ｆ１２は、自動的に番号を割り振る「オートナンバー」のパーツＰにより構成される。また、日付入力欄Ｆ１３は、「日付・時間」のパーツＰにより構成され、種類設定欄Ｆ１４は、「単一選択」のパーツＰにより構成される。また、担当者入力欄Ｆ１５及び製品名選択欄Ｆ１６は、「１行テキスト入力」及び「単一選択」のパーツＰによりそれぞれ構成される。ファイル添付欄ＦＡは「ファイルアップロード」のパーツＰにより構成される。

このようにしてフォームＦを作成すると、設計画面５３の保存ボタン５３ｐを選択して更新する。文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、ユーザにより新規作成又は編集されたフォームコード１５Ｆを登録キャビネット記憶部１５に登録する。

（サムネール表示機能）
次に、ファイルのサムネール画像を表示する機能について説明する。
図１２は、ファイル添付パーツＰＦに対する設定画面５５の要部を示す。設定画面５５は、設定権限を有する管理ユーザが、フォームＦのファイル添付欄ＦＡに対する設定を行う画面であり、サムネール表示の可否、サムネール画像４１のサイズの設定を行うことができる。この設定画面５５には、表示選択部５５ａ、サイズ設定部５５ｂ、設定ボタン５５ｃ等が表示されている。

表示選択部５５ａでは、そのファイル添付欄ＦＡに関連付けられている登録ファイル２５に対し、フォームＦ内でサムネール表示するか否かを選択する。表示選択部５５ａのチェックボックス５５ｒにチェックを入れない場合には、通常どおりのファイルのアイコン画像４０（図６参照）が表示される。チェックボックス５５ｒにチェックを入れると、サイズ設定部５５ｂのプルダウンメニュー５５ｐが有効になる。本実施形態では、プルダウンメニュー５５ｐでは、「小（６４ピクセル×６４ピクセル）」、「中（１２８ピクセル×１２８ピクセル）」、「大（２５６ピクセル×２５６ピクセル）」の３種類のサイズが選択可能に表示される。尚、ここでは、サムネールのサイズをユーザの所望のサイズに設定できればよく、サイズ設定部５５ｂで選択可能なサイズは、３種類以外でもよい。或いは、ユーザが任意のサイズを設定できるようにしてもよい。

ユーザが表示選択部５５ａでファイルのサムネール表示を選択し、且つサイズ設定部５５ｂにおいて所望のサイズを選択した後、設定ボタン５５ｃを操作すると、クライアント５は、サムネール表示の可否、サムネール画像のサイズ等、この設定画面５５中で設定されたデータを文書管理サーバ２に送信する。文書管理サーバ２は、受信したデータを、サムネール設定データ２０とし、ファイル添付パーツＰＦに関連付けて、登録キャビネット記憶部１５に記憶する。

次に、文書管理サーバ２が、サムネール画像をクライアント５のディスプレイＤに表示するときの処理手順について図１３に従って説明する。クライアント５からフォームＦが呼び出された際に、文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、表示対象のフォームＦ内にファイル添付欄ＦＡがあるか否かを判断する（ステップＳ１−１）。具体的には、ＣＰＵ１０は、フォームコード１５Ｆ内にファイル添付パーツＰＦが含まれているか否かを判断する。

フォームコード１５Ｆ内にファイル添付パーツＰＦが含まれていない場合には、フォームＦ内にファイル添付欄ＦＡが無いと判断して（ステップＳ１−１においてＮＯ）、処理を終了する。一方、ＣＰＵ１０がフォームコード１５Ｆ内にファイル添付パーツＰＦを検
出した場合には（ステップＳ１−１においてＹＥＳ）、このファイル添付欄ＦＡに関連付けられたサムネール設定データ２０を抽出する（ステップＳ１−２）。ここで、フォームＦに複数のファイル添付欄ＦＡが含まれる場合には、各ファイル添付欄ＦＡに対応する各サムネール設定データ２０をそれぞれ抽出する。

また、ＣＰＵ１０は、サムネール設定データ２０に基づき、サムネール画像の表示又は非表示を判断し（ステップＳ１−３）、サムネール表示を行わないと判断した場合には（ステップＳ１−３においてＮＯ）、アイコンデータ３１を読み出して、通常のアイコン画像４０を表示する（ステップＳ１−４）。

一方、ステップＳ１−３においてサムネール表示を行うと判断すると（ステップＳ１−３においてＹＥＳ）、サムネール設定データ２０のうち、設定されたサイズ等を読み出す（ステップＳ１−４）。さらに、ＣＰＵ１０は、設定されたサイズに基づき、サムネールをクライアント５にて表示するためのサムネール表示データを生成する（ステップＳ１−５）。具体的には、ＣＰＵ１０は、サムネール表示の対象となる登録ファイル２５を読み出し、登録ファイル２５をイメージ化して、ビットマップ形式等の画像データを生成する。さらに、この画像データを、設定されたサイズに圧縮して、サムネール表示データとして一時保存する。さらに保存したサムネールデータのヘッダ等に、そのサムネールがどの登録ファイル２５に対応するかを示す、ルートディレクトリからのパス等の識別子を付与する。このようにサムネール表示データを生成すると、該データをクライアント５に送信する。その結果、クライアント５では、図１４及び図１５に示すようにファイルのサムネール画像４１が表示される。尚、図１４及び図１５は、フォームＦのうち、ファイル添付欄ＦＡのみを示す。

図１４に示すフォームＦは、上のファイル添付欄ＦＡ１に対しサムネール表示が設定され、下のファイル添付欄ＦＡ２に対しアイコン表示が設定された状態のフォームＦである。また、上のファイル添付欄ＦＡ１は、サイズが「中」のサムネール画像４１が表示されている。このようにサムネール設定は、ファイル添付欄ＦＡ毎に設定することができるので、サムネール表示の必要があるファイル添付欄ＦＡだけに対してサムネール表示の設定を行い、フォームＦ全体のデータ量の増大を抑制する。

図１５は、サイズが「大」のサムネール画像４１が表示されたファイル添付欄ＦＡを示す。サイズが「大」のサムネール画像４１は、ファイルの比較的小さい文字は判別しづらいものの、フォントサイズによっては見出し等を判別でき、ファイルのレイアウトも判別することができる。

ユーザはサムネール画像４１によって、そのファイルの分野、種類等の概要を把握し、閲覧したいファイルを入力装置Ｉの操作により指定する。このとき、クライアント５からは、サムネール画像４１に関連付けられた登録ファイル２５の識別子（ファイル名、ＵＲＬ等）を文書管理サーバ２に送信する。文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、選択されたサムネール画像４１に対応する登録ファイル２５を登録キャビネット記憶部１５から読み出し、クライアント５に送信する。クライアント５は、受信した登録ファイル２５を展開し、ディスプレイＤに表示する。

即ち、ファイル添付欄ＦＡにサムネール画像４１を表示する際に、ファイルの数が多く、サムネール画像４１を必要最小限の大きさにしたい場合には、サムネールのサイズを「小」に設定し、小さいサムネール画像４１を表示することができる。また、ファイルの数が少なく、且つ拡大表示しないとファイルの概要を把握できない場合には、サムネールのサイズを「大」に設定し、細かいレイアウトも把握できる大きなサムネール画像４１を表示することができる。

このように、ユーザの要望に沿って、サムネール表示の可否が設定できる他、ファイル内容に応じてサムネール画像４１のサイズも設定できるので、ユーザに合わせたカスタマイズが可能になる。

（版管理機能）
次に、ファイルの版管理機能（バージョン管理機能）について説明する。本実施形態の版管理機能は、登録ファイル２５の更新履歴をファイル単位で持つ機能である。

図１２に示す設定画面５５には、サムネールの設定を行う設定部の他に、さらに版管理選択部５５ｄが表示されている。版管理選択部５５ｄでは、ファイル添付欄ＦＡ内の登録ファイル２５の版管理をするか否かを選択する。ユーザの操作により、版管理選択部５５ｄのチェックボックス５５ｓにチェックを入れると、クライアント５は「版管理あり」を示すデータを文書管理サーバ２に送信し、文書管理サーバ２はそのデータを版管理設定データ２１（図２参照）として登録キャビネット記憶部１５に格納する。また、その時点から、該登録ファイル２５と、更新履歴を示す更新履歴データ２２とを関連付ける。

ここで、登録ファイル２５の更新が行われた際の手順を図１６に従って説明する。まず、文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、クライアント５からのファイルのアップロード要求を待機する（ステップＳ２−１）。クライアント５がファイルのアップロードを行う際、アップロード要求とともに、更新ファイルを送信する。また、この更新ファイルが登録されるファイル添付欄ＦＡの識別子を送信する。

アップロード要求を受信し、登録対象の更新ファイルをクライアント５から受信した場合には（ステップＳ２−１においてＹＥＳ）、受信した上記識別子に基づき、そのファイルに対応するファイル添付欄ＦＡを判断する。また、該ファイル添付欄ＦＡに関連付けられた各登録ファイル２５のうち、受信した更新ファイルと同じファイル名の登録ファイル２５があるか否かを判断する（ステップＳ２−２）。同じファイル名の登録ファイル２５がない場合には（ステップＳ２−２においてＮＯ）、クライアント５から受信したファイルを新たな登録ファイル２５とし、登録キャビネット記憶部１５に記憶する（ステップＳ２−３）。

一方、ステップＳ２−２において同じ名前の登録ファイル２５が既に同じファイル添付欄ＦＡに関連付けられて記憶されていると判断すると（ステップＳ２−２においてＹＥＳ）、文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、版管理設定があるか否かを判断する（ステップＳ２−４）。具体的には、受信した上記ファイル添付欄ＦＡの識別子に対応する版管理設定データ２１を抽出し、該版管理設定データ２１内に含まれるデータに基づき版管理設定の有無を判断する。

版管理設定がなされていない、即ち版管理を行わないと設定した場合には（ステップＳ２−４においてＮＯ）、ステップＳ１−１に戻り、次のファイルのアップロードを待機する。版管理設定がなされていた場合には（ステップＳ２−４においてＹＥＳ）、既に登録している登録ファイル２５を旧版ファイル２６として旧版ファイル記憶部１７に記憶し（ステップＳ２−５）、クライアント５から受信した新たなファイルを登録ファイル２５として上書きする（ステップＳ２−６）。

また、ＣＰＵ１０は、その登録ファイル２５に対応する履歴を更新する（ステップＳ２−７）。即ち、更新履歴データ２２に、更新日時、更新したユーザの識別子を履歴として追加し、さらにこの履歴に旧版ファイル記憶部１７に記憶された旧版ファイル２６を関連付ける。

そして、文書管理サーバ２が、クライアント５のディスプレイＤに、ファイル添付欄ＦＡを含むフォームＦを表示する際、ＣＰＵ１０は、フォームコード１５Ｆの版管理設定データ２１を参照して、登録ファイル２５の版管理が設定されているか否かを判断する。版管理が設定されている場合には、更新履歴データ２２を読み出して、フォームコード１５Ｆとともにクライアント５に送信する。

その結果、図１７（ａ）に示すように、フォームのファイル添付欄ＦＡには、ファイルのアイコン画像４０の隣に履歴表示部ＦＡ３がファイル毎に表示される。ユーザの操作により、この履歴表示部ＦＡ３が選択されると、図１７（ｂ）に示すように、アイコン画像４０の隣に履歴一覧ＦＡ４が表示される。尚、サムネール画像４１の隣に履歴表示部ＦＡ３及び履歴一覧ＦＡ４が表示されてもよい。

履歴一覧ＦＡ４は、更新履歴データ２２に基づく表であって、日時、ユーザ名、ファイルサイズ等が表示されており、日時を操作すると、クライアント５は対応する旧版ファイル２６の送信要求を文書管理サーバ２に対して行う。ユーザは、過去に更新された旧版ファイル２６をクライアント５のディスプレイＤで確認することができる。又、履歴一覧ＦＡ４によって、更新時間や更新をしたユーザ等の属性を確認することができる。

このように、履歴一覧ＦＡ４を表示するか否かを、ファイル添付欄ＦＡ毎にユーザが決定することができるので、版管理が必要なファイルに対してのみ版管理を行い、旧版ファイル２６の数の増大を抑制することができる。

（編集制限機能）
次に、フォームＦに対する編集制限機能について説明する。図１８は、フォームＦに対する制限設定画面５６の要部を示す。この制限設定画面５６には、制限時間選択部５６ａと、設定操作部５６ｂとが表示されている。

制限時間選択部５６ａでは、「無制限」、「１５分」、「３０分」などの時間を選択可能になっている。尚、「無制限」を選択した場合、時間による編集制限を行わず、編集中のユーザだけに編集権限を与える。

ユーザが入力装置Ｉを操作して、制限時間選択部５６ａで制限時間を選択し、設定操作部５６ｂを選択すると、クライアント５から、選択された時間を示すデータが、文書管理サーバ２に送信される。文書管理サーバ２は、該データを受信すると、フォームコード１５Ｆの編集制限時間２４として、登録キャビネット記憶部１５に格納する。

これにより、そのフォームコード１５Ｆと、フォームコード１５Ｆに関連付けられた登録ファイル２５等の関連ファイル全てに対して、編集制限が設定される。「無制限」が選択されている場合には、ユーザが編集を開始すると、ＣＰＵ１０は、編集フラグ（図示略）を「オン」にして、ユーザが編集中であることを示す。また、ＲＡＭ１１には、編集中のユーザの識別子が一時格納される。そして、この編集フラグがオンの間、編集中のユーザの画面は図７の状態になり、保存ボタンＦ９を押すまでの間、編集フラグは「オン」の状態を継続しログアウトによっても解除はされない。編集中のユーザが保存ボタンＦ９を押して編集フラグを「オフ」にするまで、編集中のユーザのみが編集でき、他のユーザが編集ボタンＦ７（図６参照）を操作すると、他のユーザによって編集中である旨がクライアント５のディスプレイＤに表示される。

制限時間として「３０分」などの時間が選択されている場合、文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、フォームＦや登録ファイル２５の編集開始時点からの経過時間をカウントし、
編集フラグを「オン」にする。そして、該経過時間が所定時間を超えると、編集フラグを「オフ」にして、他のユーザが編集可能である状態にする。制限時間「３０分」に到達するまでにユーザの任意で保存ボタンを押すことにより編集フラグを「オフ」にすることもできる。編集フラグが「オフ」の間、ログインを行った他のユーザがそのフォームＦを文書管理サーバ２から読み出して編集を行うと、そのユーザに対して編集権限を与え、編集フラグを「オン」にする。

即ち、文書管理システム１では、登録ファイル２５やフォームコード１５ＦをフォームＦ毎に管理するため、一つのファイルに対して編集制限を行うのではなく、フォームコード１５Ｆ、該フォームコード１５Ｆに関連する全てのファイル、データに対して制限を行う。このため、例えば、一方のユーザがファイル添付欄ＦＡに関連付けられた登録ファイル２５に編集を行っているにも関わらず、他方のユーザがフォームＦからファイル添付欄ＦＡを削除して、フォームＦとしての整合性が維持できなくなることを防ぐことができる。また、編集制限を、ユーザが設定した時間によって調整できるので、フォームＦによって編集制限時間を変えることができる。

また、管理ユーザは、図１９に示す強制解除画面５７によって、編集制限を解除することができる。例えば、ユーザが編集中のまま不在となり、他のユーザが編集を行うことができない場合に、この強制解除画面５７によって編集制限を解除する。

強制解除画面５７には、編集中であるフォームＦを示す解除候補リスト５７ａと、解除実行部５７ｂとが表示されている。解除候補リスト５７ａには、編集中のフォームＦを示す解除候補が並べられている。文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、各登録キャビネット記憶部１５内の各フォームに関連付けられた各編集中フラグをそれぞれ参照し、「オン」に設定されている編集中フラグのフォームＦを判断する。そして、フォームＦの識別子と、編集中のユーザの識別子とを一覧にして、クライアント５に送信する。

管理ユーザは、強制解除したいフォームＦを、解除候補リスト５７ａから選択し、選択したフォームＦの解除候補のチェックボックス５７ｃにチェックを入れる。チェックボックス５７ｃにチェックを入れた状態で、解除実行部５７ｂが選択されると、クライアント５から文書管理サーバ２に制限解除要求と、解除対象のフォームＦの識別子が送信される。文書管理サーバ２は、この要求を受信すると、その識別子に対応するフォームＦの編集中フラグを「オフ」とする。これにより、他のユーザも編集することができる。

（グループ設定機能）
次に、日付・時間パーツのグループ設定機能について説明する。日付・時間パーツは、データの登録日時や更新日時を自動的に表示したり、ユーザが日付を選択するためのパーツである。フォームＦに日付・時間パーツが組み込まれた場合、フォームコード１５Ｆに基づき、ＣＰＵ１０は、フォームＦの作成又は更新の年月日及び時間を取得して、フォーム更新日時２５（図２参照）として登録キャビネット記憶部１５に記憶する。

図２０は、一覧画面５８の画面図である。一覧画面５８は、ユーザが閲覧可能なキャビネットに登録されたデータを一覧表示した画面である。一覧画面５８は、フォームＦを作成又は編集した際や、キャビネット一覧画面５０（図４参照）の一覧表示操作部５０ｂを操作することにより表示される。一覧画面５８には、グループ一覧５８ａが表示されている。また、グループ一覧５８ａには、各グループ５８ｃがそれぞれ表示されている。図２０では、年月日毎のグループ５８ｃが表示されている。各グループ５８ｃは、フォームＦを登録又は更新した年月日及び時間に基づき、各フォームＦを年月日毎に分類したグループであって、グループ中に記載された年月日は、登録日時又は更新日時を示す。このグループ５８ｃのうち一つを選択すると、その年月日に登録又は更新されたフォームＦやファ
イルを見ることができる。

また、グループ５８ｃの隣には、未読のフォームＦの数を示すフォーム数表示部５８ｄが表示されている。フォーム数表示部５８ｄは、そのグループ５８ｃに分類されたフォーム数に対する未読のフォーム数を示している。文書管理サーバ２は、ユーザがフォームＦ又はフォームＦに添付された登録ファイル２５の既読及び未読を示す既読フラグを登録キャビネット記憶部１５等に格納し、ＣＰＵ１０は、この既読フラグが「オン」を示す値である場合には、対応するフォームＦ又は登録ファイル２５が既読であると判断する。また、既読フラグが「オフ」を示す値である場合には、対応するフォームＦ又は登録ファイル２５が未読であると判断する。

ＣＰＵ１０は、グループ５８ｃ内のフォーム数を取得し、該フォームＦに対応する既読フラグを参照する。そして、未読であるフォームＦの数を取得して、全フォーム数に対する未読のフォーム数の割合を、フォーム数表示部５８ｄとして表示する。

図２１は、一覧のグループ条件を設定する条件設定画面５９である。条件設定画面５９には、本実施形態ではプルダウンメニューからなるグループ選択部５９ａと、設定実行部５９ｂとが表示されている。グループ選択部５９ａでは、「年」、「年／月」、「年／月／日」の３種類のグループが選択できる。

グループを選択し、且つ設定実行部５９ｂを選択すると、クライアント５は、文書管理サーバ２に対し、指定グループを示すデータを送信する。文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、該データを受信すると、登録キャビネット記憶部１５等に一時記憶する。そして、一覧画面５８がクライアント５から呼び出された場合には、ＣＰＵ１０は、この指定グループを読み出す。また、登録キャビネット記憶部１５に記憶されたフォーム更新日時２５を参照し、フォームＦが作成又は更新された日付等により、各フォームＦを、指定されたグループ単位毎に分ける。

これにより、例えば条件設定画面５９で「年／月」が選択された場合、図２２（ａ）に示すように年月毎に分類されたグループ６１ｂからなるグループ一覧６１ａが表示される。また、「年」が選択された場合には、図２２（ｂ）に示すように年毎に分類されたグループ６２ｂからなるグループ一覧６２ａが表示される。

例えば、ユーザは月報を確認したい場合に、条件設定画面５９で「年／月」を選択し、年月毎に分類されたグループ一覧６１ａを表示する。そして、各月に登録又は更新されたフォームＦを別画面で確認する。また、ユーザは一日毎に未読のフォームＦの有無を確認したい場合には、条件設定画面５９で「年／月／日」を選択し、一日毎に分類されたグループ一覧５８ａを表示する。そして、フォーム数表示部５８ｄにより、未読のフォームＦがあるか否かを判断し、未読のフォームＦがある場合には、グループ５８ｃを選択して別画面でフォームＦを確認する。

（エクスポート機能）
次に、フォームＦをエクスポートする機能について説明する。エクスポート機能とは、例えばデータ一覧画面５１（図５参照）のフォーム一覧５１ａのようなリストを、ブラウザに表示されている形式とほぼ同じ形式で、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）等といった一般的な表計算ソフトウェアに出力（エクスポート）する機能である。

エクスポートの手順について、図２３に従って説明する。例えば、データ一覧画面５１（図５参照）に表示されたエクスポート実行部５１ｃを操作すると、文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、エクスポート処理を行う。まず、ＣＰＵ１０は、例えばフォーム一覧５１
ａの構成を示すデータフィールド一覧を作成する（ステップＳ３−１）。具体的には、フォーム一覧５１ａの列数、行数を取得するとともに、フォーム一覧５１ａの各欄の列幅、行幅等を取得する。例えばフォーム一覧５１ａでは、「番号」の列、閲覧操作部５１ｂが表示された「操作」の列、「部門」、「登録者」、「資料名」の列が表示されている。文書管理サーバ２のＣＰＵ１０は、フォーム一覧５１ａの各列の属性を判断し、エクスポートの必要がない「操作」の列は、データフィールド一覧から削除する。また、フォーム一覧５１ａの列幅及び行幅を取得して、データフィールド一覧に追加する。

また、ＣＰＵ１０は、データ一覧を作成する（ステップＳ３−２）。このデータ一覧は、フォーム一覧５１ａの各欄に格納されたデータ本体である。
さらに、ＣＰＵ１０は、作成したデータフィールド一覧に、フォーム一覧５１ａで表示されている文字の大きさ、色、太字や斜体といった種類を取得し、この属性をフォント情報として、データフィールド一覧に追加する（ステップＳ３−３）。また、同様に、データ一覧に対しても、このフォント情報を追加する（ステップＳ３−４）。

さらに、フォント情報を追加したデータフィールド一覧に、表計算ソフト用のアプリケーションコントロールデータを追加する（ステップＳ３−５）。アプリケーションコントロールデータは、ＸＭＬ等で、表計算ソフトの仕様や構造に合わせて記述されており、エクスポートデータの出力先を示すデータである。

さらに、ＣＰＵ１０は、データフィールド一覧と、データ一覧とを統合し（ステップＳ３−６）、表計算ソフトに合わせた拡張子をもつファイルをエクスポートする（ステップＳ３−７）。このとき生成されたエクスポートファイルＥＸは、図２４に示すように、ヘッダー部ＥＸ１と、データ部ＥＸ２とから構成されている。ヘッダー部ＥＸ１には、追加されたフォント情報、リストの各列の列幅及び行幅と、アプリケーションコントロールデータが格納されている。リストの列数及び行数を格納するようにしてもよい。また、データ部ＥＸ２は、表計算ソフトの表内に表示されるデータ本体が格納されている。

文書管理サーバ２は、上記エクスポートファイルＥＸを生成すると、該エクスポートファイルＥＸをクライアント５に送信する。クライアント５のＣＰＵ（図示略）は、表計算ソフトを用いてエクスポートファイルＥＸのヘッダー部ＥＸ１を読み込み、ヘッダー部ＥＸ１に含まれる列幅及び行幅に基づきリストを作成する。さらに、データ部ＥＸ２を読み込んで、ヘッダー部ＥＸ１に含まれるフォント情報に基づき、リストに値を格納する。その結果、図２５に示すように、データ一覧画面５１に表示された状態とほぼ同じ状態で、一覧Ｂ１が表計算ソフトのビュー画面Ｂに表示される。即ち、ビュー画面Ｂに表示された一覧Ｂ１の列幅及び行幅は、データ一覧画面５１に表示されたフォーム一覧５１ａの列幅及び行幅とほぼ同じ幅であって、一覧Ｂ１内の文字は、フォーム一覧５１ａの文字の大きさ、種類、色と同じ状態で表示されている。また、「操作」の列など、表計算ソフトウェアでは表示の必要がない列又は行は、一覧Ｂ１では省かれている。このように、エクスポート後の加工が容易な形式で、エクスポートファイルＥＸを出力できるので、ユーザは、例えばＣＳＶファイルといった互換性のあるデータを取り扱うことができなくても、使い慣れた表計算ソフトで、文書管理サーバ２に格納されたデータを、表やグラフ等に容易に加工することができる。

上記実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
（１）上記実施形態では、文書管理サーバ２は、ユーザがデータを入力又は選択するフォームコード１５Ｆを、登録キャビネット記憶部１５にユーザが編集可能に登録するようにした。また、文書管理サーバ２は、フォームコード１５Ｆ又は該フォームＦに関連付けられた登録ファイル２５が編集されている際に、他のユーザによるフォームコード１５Ｆと該フォームＦに関連付けられた登録ファイル２５等の関連ファイル全体の編集を禁止す
るようにした。このため、フォームＦだけでなく、フォームＦに関連付けられた登録ファイル２５等のファイル全体の整合性を良好に保つことができる。

（２）上記実施形態では、文書管理サーバ２は、クライアント５のディスプレイＤに、フォームＦ及び登録ファイル２５に対する編集を禁止する制限時間を設定する制限設定画面５６を、ユーザにより選択可能に表示する。また、文書管理サーバ２は、ユーザにより選択された制限時間以内においてフォームＦ及び登録ファイル２５に対する他のユーザの編集を禁止し、制限時間を超えた際にフォームＦ及び登録ファイル２５の編集禁止を解除する。このため、１人のユーザが、長時間に亘って編集状態となっている場合に、他のユーザが編集できないといった事態を防ぐことができる。また、編集が長時間に亘ると予め分かっている場合は「無期限」と設定し、編集が中途半端な状態で打ち切られることが無いようにすることができる。

（３）上記実施形態では、文書管理サーバ２は、管理ユーザによる強制解除画面５７上で解除対象のフォームＦが選択されると、フォームＦ及び登録ファイル２５に対して設定されている編集制限を強制解除して、他のユーザにより編集可能な状態にする。このため、ユーザが編集状態のまま作業を終了した場合にも、強制解除を行って、他のユーザにより編集可能な状態にすることができる。

尚、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
・サムネール表示機能では、ファイル添付欄ＦＡ毎にサムネール表示の可否、サムネール画像４１のサイズを設定するようにしたが、ファイル１つずつに設定するようにしてもよい。

・更新履歴データ２２は、フォームコード１５Ｆ内に記憶するようにしたが、別の記憶部に記憶するようにしても良い。
・上記実施形態では、エクスポート機能において、データフィールド一覧にリストの列幅及び行幅を示すデータを付加するようにしたが、列幅及び行幅のいずれか一方でもよい。

本実施形態の文書管理システムの概略図。 文書管理サーバのブロック図。 パーツデータの説明図。 キャビネット一覧画面の画面図。 データ一覧画面の画面図。 フォームの画面図。 編集中のフォームの画面図。 初期状態の設計画面の画面図。 パーツ画面の画面図。 タイトルが追加されたフォームの画面図。 フォームの説明図。 ファイル添付パーツの設定画面の画面図。 本実施形態のサムネール表示のフローチャート。 ファイル添付欄の画面図。 ファイル添付欄の画面図。 本実施形態の版管理の手順を示すフローチャート。 （ａ）は履歴表示部、（ｂ）は履歴一覧が表示されたフォームの要部画面図。 制限設定画面の画面図。 強制解除画面の画面図。 一覧画面の画面図。 条件設定画面の画面図。 （ａ）は年月単位、（ｂ）は年単位の一覧画面の画面図。 エクスポートの手順のフローチャート。 エクスポートデータの説明図。 表作成ソフトに出力された一覧の画面図。

符号の説明

１…文書管理システム、２…文書管理装置としての文書管理サーバ、１０…判断手段、制限手段、版管理選択手段、解除手段、制御手段としてのＣＰＵ、１５…登録フォーム記憶手段としての登録キャビネット記憶部１５Ｆ…登録フォームとしてのフォームコード、５６…制限設定画面。

Claims (5)

1. 登録フォーム記憶手段に記憶された登録フォームを管理する文書管理装置において、
   前記登録フォーム又は該登録フォームに関連付けられたファイルが編集中であるか否かを判断する判断手段と、
   前記登録フォーム又は前記ファイルが編集されている際に、他のユーザによる、前記登録フォーム及び該登録フォームに関連付けられた前記ファイル全体の編集を禁止する制限手段と
   を備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 請求項１に記載の文書管理装置において、
   前記登録フォーム及び前記ファイルに対する編集を禁止する制限時間を設定する画面を、ユーザにより選択可能に表示する版管理選択手段をさらに備え、
   前記制限手段は、
   ユーザにより選択された前記制限時間以内において前記登録フォーム及び前記ファイルに対する他のユーザの編集を禁止し、前記制限時間を超えた際に前記登録フォーム及び前記ファイルの編集禁止を解除することを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項１又は２に記載の文書管理装置において、
   前記登録フォーム及び前記ファイルに対して設定されている編集制限を解除して、他のユーザにより編集可能な状態にする強制解除手段をさらに備えたことを特徴とする文書管理装置。
4. 登録フォームを記憶した登録フォーム記憶手段と制御手段とを用いて、前記登録フォームを管理する文書管理方法において、
   前記制御手段が、
   前記登録フォーム又は該登録フォームに関連付けられたファイルが編集中であるか否かを判断するステップと、
   前記登録フォーム又は前記ファイルが編集されている際に、他のユーザによる、前記登録フォーム及び該登録フォームに関連付けられた前記ファイル全体の編集を禁止するステップと
   を有することを特徴とする文書管理方法。
5. 登録フォームを記憶した登録フォーム記憶手段と制御手段とを用いて、前記登録フォームを管理する文書管理プログラムにおいて、
   前記制御手段を、
   前記登録フォーム又は該登録フォームに関連付けられたファイルが編集中であるか否かを判断する判断手段と、
   前記登録フォーム又は前記ファイルが編集されている際に、他のユーザによる、前記登録フォーム及び該登録フォームに関連付けられた前記ファイル全体の編集を禁止する制限手段として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。

Images