JPWO2008152823A1 - 文書管理装置、方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

文書管理装置１００は、文書を検索する目的で文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワードを含む文書情報を記憶する文書情報記憶部１１４と、複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード一覧記憶部１２２と、複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード一覧記憶部１２０と、ユーザの部門へのログイン認証を行う認証部１０８と、当該部門の部門別キーワード選択肢一覧および共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示する提示部１２８と、部門別または共通キーワード選択肢一覧から選択キーワードを受け付けるキーワード受付部１３０と、受け付けたキーワードで文書情報記憶部１１４を検索する検索部１３２と、検索結果をユーザに提示する提示部１２８と、を備える。

Description

本発明は、文書情報を電子的に保存し、管理する技術に関する。

企業において、長い年月をかけて蓄えてきた高い技術と豊富な知識や経験を伴った資料や情報、所謂ナレッジは、社員個人のノウハウに留まってしまうと、社員の退職などによって失われてしまう危険性があり、これらのナレッジを如何に社員で共有し、また次世代に伝承していくかが企業にとっても大きな課題となっている。

近年、会社などの組織内における各種報告書、技術資料などの文書の管理および保存を紙の形態から電子化する動きが主流となってきている。このような動きの中で、異なる形式の膨大な量の文書情報を体系付けて効率よくデータベース化するとともに、日々更新される文書情報にも対応可能な情報管理装置が望まれている。

従来、文書情報登録をする際に階層構造のキーワードを付与する方法が知られている。データベースのユーザが文書情報登録を行う際に、大分類、中分類、および小分類の階層構造を有するキーワード群の中から適切なキーワードを探して付与するものである。

この階層構造キーワードの場合、ユーザが文書情報登録を行う場合に、該当しそうなキーワードを探すためには、大分類、中分類、そして小分類と階層構造でキーワードを指定するため、それを展開表示していく必要があった。階層構造を順に展開してキーワードを振り付ける作業は、面倒であり、使い勝手が悪いため、文書情報を登録するユーザのほとんどは、新しい文書情報に対して、キーワードを振り付ける際、たまたま見つけた該当キーワードを２、３個登録しただけで満足してしまう。このため、それぞれの文書情報に関連キーワードが完全に割り当てられていないため、文書情報検索時にユーザがキーワード検索を行っても、欲しい文書情報に辿りつけないことが頻繁に発生する。このように、通常の階層構造キーワードでは、欲しい文書情報が探し出せない上に、登録時に負荷がかかるため、ユーザは新規の文書情報に対するキーワードの割り当て作業をしなくなるか十分な割り当てをしなくなる。その結果、せっかく登録した文書情報を十分に探せなくなってしまう。

また、階層構造を辿って文書情報を検索する作業では、その階層自体の構築方針や分類に対する考え方を理解していないと、確信を持って階層を降りていくことが困難である。さらに、間違えた分岐を辿ってしまっていたこと分かった時点で、どこまで戻るべきかの判断もつかず、迷うケースも出てくる。一方で学問体系、技術体系、業務が複雑化する中で、ある程度のバックグラウンドを知っている専門家、熟練者にとっても、階層探索は困難になっている。

このような階層構造キーワードにおける問題点を解決するために、文書情報を異なる観点から異なるキーワード選択肢一覧画面を用いて検索用キーワードを受け付けて文書情報を検索する装置として、特許文献１に記載されたものがある。この特許文献１に記載された装置において、キーワード選択肢一覧画面では、一画面に最大１５０語くらいのキーワードを表示することができる。キーワード選択肢一覧は、たとえば、価値観が同じグループや業務毎にキーワードを分類して準備することができる。選択可能なキーワードが全て表示されているので、階層構造キーワードを使用したデータベースのケースのような登録するユーザの心理的な負担が低減されるため、キーワードの付与率が向上する。たとえば、キーワードの一部をスクロールさせないと表示されないように隠したような場合には、その表示されないキーワードが文書情報登録時に振り付けられる確率は、キーワードが一覧表示されて見えている場合に比較して格段に低くなってしまう。このようにキーワード選択肢一覧画面にキーワード選択肢を全て配置して表示することは、キーワード付与率の点からも非常に効果がある。

また、同一画面を利用して文書情報登録と検索を行うことができるので、キーワードの位置をイメージで覚えるため、キーワード入力負荷がさらに減少する。また、同じ要素技術を持つ経験のない若手技術者など構築方針や分類に対する考え方を理解していないユーザでも、このキーワードを介して熟練技術者の文書情報を探し出すことが可能となり、文書情報を共有することが可能になる。

また、特許文献２に記載された情報管理装置は、文書情報を異なる２つの属性で分類して登録でき、かつ属性に対応した異なるキーワード選択肢一覧からキーワードと関連付けて登録することができる。したがって、文書情報を異なる観点から異なるキーワード選択肢一覧画面を用いて検索用キーワードを受け付けて文書情報を検索することができ、様々な観点から文書情報の検索を行え、適切なキーワードで検索することができる。
国際公開ＷＯ／２００４／０８１８２２号 国際公開ＷＯ／２００６／０３０４８５号

しかしながら、上記文献記載の従来技術は、以下の点で改善の余地を有していた。

上記のようなキーワード選択肢一覧画面による情報管理においては、複数部門にまたがる情報の場合、たとえば、タイトルや文字情報から必要とされる文書情報を検索する場合、「Ａ部に対して提出した表計算の資料」や「Ｂ業務でＣ部にフィードバックすべき、トラブル報告書」などといった検索をするために部門間で共通して使用できる「表計算」や「トラブル報告書」というキーワード検索はできなかった。また、ある部門のユーザにとっては貴重な文書情報も、必ずしも他部門のユーザにとっては貴重でない場合も多い。すなわち、検索をする場合、業務毎、組織毎に異なる貴重な文書情報が、それぞれ文書情報検索切り口で簡単に探せて、余分な他部門の不要な情報は、出てこない仕組みが望まれる。一方で、複数部門間で共有すべきナレッジの存在も無視できない。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、文書情報のキーワード検索効率を向上でき、他部門間の文書情報の有効活用が可能な文書管理装置、方法、およびプログラムを提供することにある。

本発明によれば、文書を検索する目的で前記文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワードを含む文書情報を記憶する文書情報記憶部と、
複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード選択肢記憶部と、
前記複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード選択肢記憶部と、
ユーザから部門の選択および認証情報の入力を受け付け、前記部門へのログイン認証を行う認証部と、
前記認証部が認証した部門に対応する前記部門別キーワード選択肢一覧を前記部門別キーワード選択肢記憶部から読み出すとともに、前記共通キーワード選択肢記憶部から前記共通キーワード選択肢一覧を読み出し、前記部門別キーワード選択肢一覧および前記共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示するキーワード選択肢一覧表示部と、
前記キーワード選択肢一覧表示部に表示された前記部門別キーワード選択肢一覧または前記共通キーワード選択肢一覧から前記ユーザが選択したキーワードを受け付ける受付部と、
前記受付部が受け付けた前記キーワードに基づいて、前記文書情報記憶部を検索する検索部と、
前記検索部が検索した検索結果を前記ユーザに提示する提示部と、
を備える文書管理装置が提供される。

この発明によれば、部門別に準備されたキーワード選択肢一覧を、ユーザにより指定された部門にログインしたユーザに提示し、キーワードを選択させることができる。部門とは、たとえば、組織や業務など毎に区分されたグループである。したがって、部門別にキーワード選択肢一覧を設けたことにより、部門に合った専門的で、より適切なキーワードにより文書情報を検索することが可能となり、必要な文書情報が効率よく検索できることとなり、文書検索効率が向上する。また、ユーザが使い慣れた適切なキーワードを用いて検索条件を設定することができるので、使い勝手がよく、操作性がよいとともに、キーワードの選択ミスによる見当違いな検索結果を招くのを防ぐことができ、検索効率が向上する。また、専門的な知識のない他部門のユーザが文書情報を検索する場合は、一般的な共通キーワードを用いて検索をすることができるので、利便性がよい。

上記文書管理装置において、前記文書情報を前記複数の部門のうち何れかに関連付け、さらに複数のカテゴリに分類する目的で、各部門および各カテゴリの組み合わせに対応する複数の領域を設け、該領域の何れかに前記文書を格納する文書格納部と、前記複数のカテゴリの何れに関連する文書情報を検索対象とするかを前記ユーザから受け付ける検索対象受付部と、を備えることができ、前記文書情報記憶部は、前記文書が何れの領域に格納されているかを、その文書情報に関連付けてさらに記憶し、前記検索部は、前記検索対象受付部が受け付けた検索対象のカテゴリ、および前記ユーザが認証された前記部門に対応する前記領域に絞り込み、前記文書情報記憶部を検索することができる。

この構成によれば、検索対象の部門およびカテゴリを選択して、条件を絞り込んで検索することができるので、文書検索効率が向上し、情報の有効活用が可能となる。

上記文書管理装置において、前記認証部は、前記複数の部門全体へのログイン認証を受け付け、前記ユーザの認証を行い、前記検索対象受付部は、前記複数の部門のうち、少なくとも一部門に関連する文書情報を検索対象として受け付け、前記検索部は、前記検索対象受付部が受け付けた検索対象の部門とカテゴリに対応する前記領域に絞り込み、前記文書情報記憶部を検索することができる。

この構成によれば、検索対象の部門およびカテゴリを選択して、条件を絞り込んで検索することができるので、不要な情報が無駄に検索されることを防ぐことができ、文書検索効率が向上する。

上記文書管理装置において、前記文書情報を検索する目的で前記文書の前記文書情報として関連付けられるキーワードを登録するために、前記部門別キーワード選択肢一覧および前記共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示する登録キーワード選択肢一覧表示部と、前記文書に関連付けられる前記文書情報としてのキーワードとして、前記キーワード選択肢一覧表示部に表示された前記部門別キーワード選択肢一覧または前記共通キーワード選択肢一覧から前記ユーザが選択したキーワードを受け付ける登録受付部と、を備えることができ、前記文書情報記憶部に、受け付けたキーワードを前記文書に関連付けて前記文書情報として記憶することができる。

この構成によれば、一般的な共通キーワードと専門的な部門別キーワードを一画面で閲覧しながら両方のキーワードをそれぞれ付与することができるので、操作性がよい。従い、他部門のユーザでも前記文書情報を登録したユーザの部門のユーザでもより絞り込んだ検索が可能となる。これにより、たとえば、複数部門にまたがる情報の場合に、「Ａ部門に対して提出した表計算の資料」や「Ｂ業務でＣ部にフィードバックすべき、トラブル報告書」などといった検索も、共通キーワードに「表計算」や「トラブル報告書」といったキーワードを挙げておくことで、キーワードの登録が簡易になるとともに、文書情報の検索が可能となる。

本発明によれば、文書を検索する目的で前記文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワードを含む文書情報を文書情報記憶部に電子的に保存し管理する文書管理方法であって、
前記文書情報を記憶する文書情報記憶部を準備し、
複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード選択肢記憶部を準備し、
前記複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード選択肢記憶部を準備し、
ユーザから部門の選択および認証情報の入力を受け付け、前記部門へのログイン認証を行い、
認証した部門に対応する前記部門別キーワード選択肢一覧を前記部門別キーワード選択肢記憶部から読み出すとともに、前記共通キーワード選択肢記憶部から前記共通キーワード選択肢一覧を読み出し、前記部門別キーワード選択肢一覧および前記共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示し、
表示された前記部門別キーワード選択肢一覧または前記共通キーワード選択肢一覧から前記ユーザが選択したキーワードを受け付け、
受け付けた前記キーワードに基づいて、前記文書情報記憶部を検索し、
検索した検索結果を前記ユーザに提示する文書管理方法が提供される。

本発明によれば、文書を検索する目的で前記文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワードを含む文書情報を文書情報データベースに電子的に保存し管理するコンピュータを制御する文書管理プログラムであって、前記コンピュータは、
前記文書情報を記憶する文書情報データベースと、
複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード選択肢記憶部と、
前記複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード選択肢記憶部と、を備え、
前記コンピュータに、
ユーザから部門の選択および認証情報の入力を受け付け、前記部門へのログイン認証を行う手順、
認証した部門に対応する前記部門別キーワード選択肢一覧を前記部門別キーワード選択肢記憶部から読み出すとともに、前記共通キーワード選択肢記憶部から前記共通キーワード選択肢一覧を読み出し、前記部門別キーワード選択肢一覧および前記共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示する手順、
表示された前記部門別キーワード選択肢一覧または前記共通キーワード選択肢一覧から前記ユーザが選択したキーワードを受け付ける手順、
受け付けた前記キーワードに基づいて、前記文書情報データベースを検索する手順、
検索した検索結果を前記ユーザに提示する手順、を実行させるための文書管理プログラムが提供される。

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、文書情報のキーワード検索効率を向上でき、情報の有効活用が可能な文書管理装置、方法、およびプログラムが提供される。

上述した目的、およびその他の目的、特徴および利点は、以下に述べる好適な実施の形態、およびそれに付随する以下の図面によってさらに明らかになる。

本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示す機能ブロック図である。 図１の文書管理システムの文書格納部の構造の一例を示す図である。 図１の文書管理装置の認証情報記憶部の構造の一例を示す図である。 図１の文書管理装置のアクセス権限記憶部の構造の一例を示す図である。 図１の文書管理装置の文書情報記憶部の構造の一例を示す図である。 図１の文書管理装置のキーワード一覧表示画面の一例を示す図である。 図１の文書管理装置のログイン画面の一例を示す図である。 図１の文書管理装置のカテゴリ選択画面の一例を示す図である。 図１の文書管理装置の検索結果画面の一例を示す図である。 図１の文書管理装置の文書情報画面の一例を示す図である。 図１の文書管理装置の総合検索画面の一例を示す図である。 図１の文書管理装置のデータベース選択画面の一例を示す図である。 図１の文書管理装置のキーワード検索画面の一例を示す図である。 図１の文書管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。 図１４のフローチャートのつづきを示すフローチャートである。 図１の文書管理装置の文書管理画面の一例を示す図である。

以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。尚、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。

図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示す機能ブロック図である。本実施形態の文書管理装置１００は、文書を検索する目的で文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワードを含む文書情報を記憶する文書情報記憶部１１４と、複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード選択肢記憶部（部門別キーワード一覧記憶部１２２）と、複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード選択肢記憶部（共通キーワード一覧記憶部１２０）と、ユーザから部門の選択および認証情報の入力を受け付け、部門へのログイン認証を行う認証部１０８と、認証部１０８が認証した部門に対応する部門別キーワード選択肢一覧を部門別キーワード選択肢記憶部（部門別キーワード一覧記憶部１２２）から読み出すとともに、共通キーワード選択肢記憶部（共通キーワード一覧記憶部１２０）から共通キーワード選択肢一覧を読み出し、部門別キーワード選択肢一覧および共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示するキーワード選択肢一覧表示部（画面選択部１２４、提示部１２８）と、キーワード選択肢一覧表示部（提示部１２８）に表示された部門別キーワード選択肢一覧または共通キーワード選択肢一覧からユーザが選択したキーワードを受け付ける受付部（キーワード受付部１３０）と、受付部（キーワード受付部１３０）が受け付けたキーワードに基づいて、文書情報記憶部１１４を検索する検索部１３２と、検索部１３２が検索した検索結果をユーザに提示する提示部１２８と、を備える。

文書管理装置１００は、たとえば、ＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワーク３に接続されたパーソナルコンピュータ（ＰＣ：Personal Computer）、ワークステーション、オフィスコンピュータなどである。文書管理装置１００は、図示されない制御部（ＣＰＵ（Central Processing Unit））と、メモリと、表示部と、操作部と、を含む。なお、以下の各図において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してある。

また、文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。

本実施形態の文書管理装置１００は、ＣＰＵがメモリに記憶された文書管理プログラムを実行することによって実現される。この文書管理プログラムは、文書を検索する目的で文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワードを含む文書情報を記憶する文書情報データベース（文書情報記憶部１１４）に電子的に保存し管理するコンピュータ（文書管理装置１００）を制御する文書管理プログラムであって、コンピュータ（文書管理装置１００）は、文書を検索する目的で前記文書に関連付けられたキーワードを含む文書情報を記憶する文書情報データベース（文書情報記憶部１１４）と、複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード選択肢記憶部（部門別キーワード一覧記憶部１２２）と、複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード選択肢記憶部（共通キーワード一覧記憶部１２０）と、を備え、コンピュータ（文書管理装置１００）に、ユーザから部門の選択および認証情報の入力を受け付け、部門へのログイン認証を行う手順（認証部１０８）、認証した部門に対応する部門別キーワード選択肢一覧を部門別キーワード選択肢記憶部（部門別キーワード一覧記憶部１２２）から読み出すとともに、共通キーワード選択肢記憶部（共通キーワード一覧記憶部１２０）から共通キーワード選択肢一覧を読み出し、部門別キーワード選択肢一覧および共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示する手順（画面選択部１２４、提示部１２８）、表示された部門別キーワード選択肢一覧または共通キーワード選択肢一覧からユーザが選択したキーワードを受け付ける手順（キーワード受付部１３０）、受け付けたキーワードに基づいて、文書情報データベース（文書情報記憶部１１４）を検索する手順（検索部１３２）、検索した検索結果をユーザに提示する手順（提示部１２８）、を実行させるためのものである。

文書管理装置１００は、複数のユーザ端末１に有線または無線接続される。文書格納部１０は、文書管理装置１００が管理する文書情報に関連する文書が格納されている。たとえば、ハードディスクドライブや各種記録媒体とその読取装置などである。図１では、文書格納部１０は文書情報記憶部１１４に一つであるが、複数であってもよい。また、文書格納部１０は文書管理装置１００にネットワーク、シリアルまたはパラレルケーブルで直接または無線接続されてもよい。

図２は、本実施形態の文書格納部１０の構造の一例を示す図である。文書管理装置１００は、文書を複数の部門１４０のうち何れかに関連付け、さらに複数のカテゴリに分類する目的で、各部門１４０および各カテゴリの組み合わせに対応する複数の領域１４２を設け、該領域１４２の何れかに文書を格納する文書格納部１０を備える。

具体的には、文書格納部１０は、複数の部門１４０毎に、複数の領域１４２を有し、一文書の文書情報が一領域に格納される。たとえば、グループ１（Ｇ１）の領域ＤＢ１には、文書ＩＤがＤ０００１とＤ０００７などが格納されている。なお、本実施形態において、「文書」とは、ワードプロセッサにより作成された文書ファイル、表計算ソフトにより作成されたスプレッドシートファイル、プレゼンテーションソフトにより作成されたファイル、ＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル、各種画像ファイル、各種テキストファイル、画像ファイル、音声ファイル、映像ファイル、メール、各種プログラムファイル、各種データファイル、および文書に付随する各種情報を含む。各文書には、文書ＩＤが付与され管理される。

文書情報は、キーワードの他、様々な情報を含み、図１０の文書情報画面３３０で参照できる各種の情報を含む。例として、文書のタイトル、作成者、作成開始日、最終更新日、作成言語、企業情報、所有者、作業番号、内容、添付ファイル情報、関連情報、を含むことができる。さらに、添付ファイル情報は、添付ファイルの文書ＩＤ、名称、使用者の有無、ファイル名、サイズ、備考、登録日、登録者、登録者の所属部門、更新日、更新者、更新者の所属部門を含む。また、関連情報は、情報ＩＤ、登録されている部門と領域、タイトル、作成者を含む。

部門１４０は、たとえば、組織や業務など毎に区分されたグループである。例として、部や課、プロジェクトグループなどで区分することができる。領域１４２は、たとえば、領域ＤＢ１は、日常書類作成業務に関する文書を格納する領域とすることができる。例として、営業資料や提案書、入手資料などを含む。領域ＤＢ２は、該当グループ固有の資料に関する文書を格納する領域とすることができる。例として、メンバースケジュール、管理書類、金銭情報、営業一覧、苦労して身につけた経験やノウハウ、便利ツールなどを含む。領域ＤＢ３は、業務標準やガイド、ひな形などの文書を格納する領域とすることができる。例として、正式な業務手順、ガイド、マニュアル、契約書、業務ひな形などを含む。領域ＤＢ４は、ナレッジやＱ＆Ａなどの文書を格納する領域とすることができる。例として、システム導入、メンテナンスに関するＱ＆Ａなどの情報を含むことができる。

図１に戻り、ユーザ端末１は、ネットワーク３を介して文書管理装置１００に有線または無線接続され、文書管理装置１００が管理する文書格納部１０の文書を利用するユーザが使用する端末であり、たとえば、ＰＣ、ワークステーション、オフィスコンピュータなどである。ユーザ端末１は、図示されない制御部と、記憶部と、表示部と、操作部と、インタフェース部と、を含む。

ユーザ端末１において、制御部は、ユーザ端末１の各要素とともにユーザ端末１全体を制御する。記憶部は、プログラムを記憶するハードディスク装置や、ハードディスク装置からプログラムを読み出して一時的に記憶し、プログラムを実行する際に使用する領域を有するメインメモリや、その他のフロッピー（登録商標）ディスク、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ（ＲＷ）、ＤＶＤ−Ｒ（ＲＷ）、磁気テープなどを含む外部記憶装置などを含む。表示部は、各種情報表示、操作画面表示、装置の動作や状態表示などを行うものであり、たとえば、ＣＲＴモニタ、液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイ、有機ＥＬ（ElectroLuminescence）ディスプレイなどである。

操作部は、ユーザが各種設定および入力を指示するために操作するものであり、たとえば、キーボード、マウス、タブレット、操作ボタン、スイッチ、レバー、タッチパネルなどである。ユーザ端末１と文書管理装置１００はネットワーク３を介して接続されることにより、文書管理装置１００からユーザ端末１の表示部に文書管理を行うための各種画面を表示させるとともに、ユーザ端末１の操作部を用いて画面操作を行い、ユーザ端末１から文書管理装置１００に操作指示を行うことができる。インタフェース部は、ネットワーク３を介して接続された文書管理装置１００との通信を行う。

文書管理装置１００は、インタフェース部（Ｉ／Ｆ）１０２と、ログイン受付部１０４と、判別部１０６と、認証部１０８と、認証情報記憶部（図中、「認証情報」と示す）１１０と、アクセス権限記憶部（図中、「アクセス権限」と示す）１１２と、文書情報記憶部（図中、「文書情報」と示す）１１４と、共通キーワード一覧記憶部（図中、「共通キーワード一覧」と示す）１２０と、部門別キーワード一覧記憶部（図中、「部門別キーワード一覧」と示す）１２２と、画面選択部１２４と、操作受付部１２６と、提示部１２８と、キーワード受付部１３０と、検索部１３２と、を備える。

インタフェース部１０２は、ネットワーク３を介してユーザ端末１と通信する。また、インタフェース部１０２は、ユーザ端末１に対してユーザインタフェースを提供する。たとえば、ユーザ端末１は、ブラウザ機能を有し、文書管理装置１００にアクセスし、文書管理装置１００が提供する各種操作画面を用いて操作を行うことができる。

ログイン受付部１０４は、ユーザ端末１からのログイン要求を受け付ける。ユーザは、後述するログイン画面にて、複数の部門の中から文書情報の検索および閲覧を希望する部門を一つ選択して、その部門へのログインを指示することができる。さらに、部門を指定せずに全体の文書情報の検索および閲覧を選択して、ログインを指示することもできる。

認証情報記憶部１１０は、文書管理装置１００を利用する各ユーザの認証情報を記憶する。図３に、本実施形態の認証情報記憶部１１０の構造の一例を示す。認証情報記憶部１１０は、ユーザＩＤ１６０と、パスワード１６２と、所属部門１６４と、を含む。

判別部１０６は、部門を指定したログインか、全体に対するログインかを判別し、画面選択部１２４に通知する。さらに、判別部１０６は、認証情報記憶部１１０にアクセスし、ログインを受け付けたユーザの所属部門を取得し、さらに、アクセス権限記憶部１１２にアクセスし、ユーザが指定した部門のアクセス制限を確認する。

アクセス権限記憶部１１２は、所属部門間のアクセス制限の情報を記憶する。図４に、本実施形態のアクセス権限記憶部１１２の構造の一例を示す。アクセス権限記憶部１１２には、所属部門毎に、アクセス先の部門の文書に対するアクセス制限が登録されている。たとえば、アクセス制限が「０」は、文書へのアクセス禁止を示し、その文書の存在自体を非公開にすることを意味する。またアクセス制限が「１」は、文書は読取専用として扱い、編集は禁止であることを示す。アクセス制限が「２」は、文書の編集まで可能であることを示す。たとえば、図４の例では、所属部門Ｇ１のユーザは、部門Ｇ２および部門Ｇ３の文書を閲覧できるが、編集は禁止であり、部門Ｇ５の文書は部門Ｇ１のユーザには非公開であることが示されている。また部門Ｇ１のユーザは、部門Ｇ１および部門Ｇ４の文書を閲覧および編集できる。

本実施形態において、アクセス制限はグループ毎に設定する構成としたが、これに限定されない。アクセス制限の設け方には、各グループのデータベース毎、ユーザ毎、役職毎、期限付きなど様々な態様が考えられる。

図１に戻り、判別部１０６は、アクセス権限記憶部１１２を参照し、ユーザの所属部門に対するログイン受付部１０４が受け付けた部門のアクセス制限を確認する。アクセス制限が「０」だった場合は、ユーザに該当部門の文書は参照できない旨を通知するメッセージをユーザ端末１に表示するよう画面選択部１２４に指示する。アクセス制限が「１」および「２」だった場合は、該当部門のキーワード検索画面をユーザ端末１に表示するよう画面選択部１２４に指示する。なお、アクセス制限による文書の編集の可否の制御については、本発明の本質に関わらないので、ここでは詳細な説明は省略する。

認証部１０８は、判別部１０６からユーザのユーザＩＤとパスワードを受け取り、認証情報記憶部１１０を参照して、ユーザＩＤとパスワードの認証を行う。

文書情報記憶部１１４は、文書を検索する目的で文書に関連付けられたキーワードを含む文書情報を記憶する。図５は、本実施形態の文書情報記憶部１１４の構造の一例を示す図である。

文書情報記憶部１１４は、文書毎に付与された文書ＩＤ１５０と、文書が属するグループ１５２と、領域１５４と、文書のタイトル１５６と、文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワード１５８と、を含む。さらに文書情報記憶部１１４は、上述した各種の文書情報を含むことができる。本実施形態では、キーワード１５８は、複数の部門に共通する一般的なキーワードと、部門毎の専門的なキーワードとを含む。

共通キーワード一覧記憶部１２０は、複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する。また、部門別キーワード一覧記憶部１２２は、複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する。図６に、本実施形態のキーワード一覧表示画面２００の一例を示す。キーワード一覧表示画面２００に示すように、共通キーワード一覧表示欄２０２には、共通キーワード一覧記憶部１２０に記憶されている共通キーワード選択肢一覧が表示され、部門別キーワード一覧表示欄２０４には、部門別キーワード一覧記憶部１２２に記憶されている部門別キーワード選択肢一覧が表示される。

なお、本実施形態において、文書を検索する目的で文書に文書情報として関連付けられるキーワードを登録するために、部門別キーワード選択肢一覧および共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示する登録キーワード選択肢一覧表示部（不図示）と、文書に関連付けられる文書情報としてのキーワードとして、キーワード選択肢一覧表示部に表示された部門別キーワード選択肢一覧または共通キーワード選択肢一覧からユーザが選択したキーワードを受け付ける登録受付部（不図示）と、を備えることができ、文書情報記憶部１１４に、受け付けたキーワードを文書に関連付けて文書情報として記憶することができる。

本実施形態において、文書にキーワードを関連付ける際に使用するキーワード選択肢一覧と文書情報を検索する際に使用するキーワードを選択するのに使用するキーワード選択肢一覧は同じものを使用することができる。これにより、一般的な共通キーワードと専門的な部門別キーワードを一画面で閲覧しながら両方のキーワードをそれぞれ付与することができるので、操作性がよい。また、部門別の専門的なキーワードを文書情報の一つとして付与し、検索に用いることが可能となるので、的確なキーワードを付与し、正確な検索が可能となる。たとえば、複数部門にまたがる情報の場合に、「Ａ部門に対して提出した表計算の資料」や「Ｂ業務でＣ部にフィードバックすべき、トラブル報告書」などといった検索も、共通キーワードに「表計算」や「トラブル報告書」といったキーワードを挙げておくことで、キーワードの登録が簡易になるとともに、文書情報の検索が可能となる。

図６に示すように、キーワード一覧表示画面２００は、さらに、キーワード検索タブ２０６と、総合検索タブ２０８と、選択キーワード表示欄２１０と、リセットボタン２１２と、検索実行ボタン２１４と、検索結果表示欄２１６と、ログアウトボタン２１８と、を含む。キーワード検索タブ２０６が選択された場合、図６のキーワード一覧表示画面２００の画面が表示され、２つのキーワード選択肢一覧からキーワードを選択することができる。部門別キーワード一覧表示欄２０４には、ユーザがログインした部門に特有なキーワード選択肢一覧が表示される。総合検索タブ２０８が選択された場合、後述する総合検索画面が表示され、キーワード以外の項目で文書情報の検索ができる。

選択キーワード表示欄２１０は、共通キーワード一覧表示欄２０２または部門別キーワード一覧表示欄２０４のキーワード選択肢一覧から選択されたキーワードが表示される。リセットボタン２１２は、一旦選択されて選択キーワード表示欄２１０に表示されたキーワードをすべてリセットする指示を受け付ける。検索実行ボタン２１４は、選択キーワード表示欄２１０で選択されたキーワードを用いて文書情報の検索の実行指示を受け付ける。検索結果表示欄２１６には、たとえば、キーワード検索、総合検索、およびこれらの掛け合わせ検索の結果得られた文書情報の件数がそれぞれ表示される。ログアウトボタン２１８は、ログアウトの指示を受け付ける。

図１に戻り、画面選択部１２４は、判別部１０６からの指示に従い、ユーザ端末１に提示する画面を選択し、提示部１２８に指示する。たとえば、判別部１０６からユーザがログインした部門を受け取り、部門別キーワード一覧記憶部１２２から該当する部門の部門別キーワード選択肢一覧を読み出し、提示部１２８に受け渡す。

操作受付部１２６は、ユーザ端末１からの様々な操作を受け付ける。たとえば、図６のキーワード一覧表示画面２００における検索実行ボタン２１４の操作などを受け付ける。提示部１２８は、ユーザ端末１に各種画面をインタフェース部１０２を介して提供する。

キーワード受付部１３０は、ユーザ端末１から図６のキーワード一覧表示画面２００で選択されたキーワードを受け付け、検索部１３２に通知する。検索部１３２は、キーワード受付部１３０が受け付けたキーワードを用いて、操作受付部１２６が検索実行ボタン２１４の操作を受け付けたことに呼応して文書情報記憶部１１４にアクセスし、文書情報の検索を行う。検索結果は提示部１２８に通知され、図６のキーワード一覧表示画面２００の検索結果表示欄２１６に件数で表示されることとなる。

図７は、本実施形態の文書管理装置１００のログイン画面２３０の一例を示す図である。ログイン画面２３０は、部門名選択欄２３２と、ユーザＩＤ入力欄２３４と、パスワード入力欄２３６と、部門ナレッジログインボタン２３８と、全社ナレッジログインボタン２４０と、を含む。部門名選択欄２３２は、たとえば、予め登録されている複数の部門名をリスト表示し、ユーザの選択を受け付ける。ユーザＩＤ入力欄２３４は、ユーザＩＤの入力を受け付ける。

パスワード入力欄２３６は、パスワードの入力を受け付ける。部門ナレッジログインボタン２３８は、部門名選択欄２３２で選択された部門へのログイン、すなわち特定部門に関する文書情報の検索を行うためのログインの指示を受け付ける。全社ナレッジログインボタン２４０は、部門名選択欄２３２に拘わらず、全部門共通の文書情報の検索を行うためのログインの指示を受け付ける。ログイン画面２３０で選択、入力および操作され、受け付けた情報および指示は、ログイン受付部１０４が受け付ける。

図８は、本実施形態の文書管理装置１００のカテゴリ選択画面２６０の一例を示す図である。カテゴリ選択画面２６０は、図７のログイン画面２３０で部門ナレッジログインボタン２３８が操作され、特定の部門に関する文書情報の検索が選択された場合にユーザ端末１に表示される。カテゴリ選択画面２６０では、特定の部門毎に設けられた複数のカテゴリ、ここでは４つのカテゴリの何れに関連する文書情報を検索対象とするかを受け付けることができる。図８のカテゴリ選択画面２６０で選択されたカテゴリは、操作受付部１２６が受け付ける。

文書管理装置１００は、複数のカテゴリの何れに関連する文書情報を検索対象とするかをユーザから受け付ける検索対象受付部（操作受付部１２６）を備え、文書情報記憶部１１４は、文書が何れの領域に格納されているかを、その文書情報に関連付けてさらに記憶し、検索部１３２は、検索対象受付部（操作受付部１２６）が受け付けた検索対象のカテゴリ、およびユーザが認証された部門に対応する領域に絞り込み、文書情報記憶部１１４を検索する。

カテゴリ選択画面２６０は、カテゴリ選択ボタン２６２と、カテゴリ説明表示欄２６４と、カテゴリ別データ数表示欄２６６と、を含む。カテゴリ選択ボタン２６２は、複数の、ここでは４つのボタンを含み、「トラブル報告書・技術見解書」、「技術標準ガイド」、「技術資料」、「文献」の４つのカテゴリの中から選択することができるようになっている。ここでは、たとえばグループ１が選択された場合の例である。部門毎にカテゴリ選択ボタン２６２の内容を異なる。カテゴリ説明表示欄２６４には、各カテゴリの説明が示され、ユーザが的確なカテゴリを選択できるようにサポートしている。カテゴリ別データ数表示欄２６６は、各カテゴリに現在登録されている文書情報の件数を表示する。

図９は、本実施形態の文書管理装置１００の検索結果画面３００の一例を示す図である。検索結果画面３００は、図６の検索結果表示欄２１６の欄を選択したときに表示される。図９では、キーワード検索結果が選択されたときの例を示している。検索結果画面３００は、検索結果リスト表示欄３０２およびデータ出力ボタン３１４を含む。検索結果リスト表示欄３０２は、検索された文書情報の詳細が表示される。検索結果リスト表示欄３０２は、たとえば、チェック欄３０３、印刷ボタン３０４、文書情報ＩＤ欄３０６、部門領域欄３０８、タイトル欄３１０、および作成者欄３１２を含む。

データ出力ボタン３１４の操作を受け付けると、検索結果リスト表示欄３０２で表示された文書情報を、たとえば、ＣＳＶ形式ファイルに出力することができる。印刷ボタン３０４は操作を受け付けると、該当する文書情報をユーザ端末１、文書管理装置１００またはネットワーク３に接続されたプリンタ（不図示）に印字出力指示することができる。文書情報ＩＤ欄３０６には文書情報のＩＤ、部門領域欄３０８には文書が格納されている部門と領域が表示される。タイトル欄３１０には文書のタイトル、作成者欄３１２には文書の作成者名が表示される。検索結果画面３００で選択および操作され、受け付けた指示は、ログイン受付部１０４が受け付ける。このように、検索結果および文書情報は、画面表示のみでなく、データ出力、印字出力などによりユーザに提示することができる。

図１０は、本実施形態の文書管理装置１００の文書情報画面３３０の一例を示す図である。文書情報画面３３０は、図９の検索結果画面３００の検索結果リスト表示欄３０２で文書情報ＩＤ欄３０６を操作することで、選択された文書情報の詳細を表示する。

文書情報画面３３０は、たとえば、タイトル欄３３２、作成者欄３３４、作成開始日欄３３６、最終更新日欄３３８、内容欄３４０、添付ファイルリスト３５０、関連情報リスト３６０、および印刷ボタン３７０を含む。図１０の例では、内容欄３４０には、ノウハウ情報の内容が表示されている。この他、たとえば、文書の概要などを記載することもできる。

添付ファイルリスト３５０は、文書情報に対応する文書ファイルの情報を一覧表示する。添付ファイルリスト３５０は、たとえば、文書ＩＤ、文書名、使用者の有無、添付ファイル名、ファイルのサイズ、備考情報、ファイルの登録日、登録者名および登録者の所属部門、更新日、更新者名および更新者の所属部門などを含む。

関連情報リスト３６０は、文書情報に関連する文書情報を一覧表示する。関連情報リスト３６０は、たとえば、文書ＩＤ、部門および領域、文書のタイトル、作成者名などを含む。印刷ボタン３７０は、文書情報の印刷指示を受け付ける。文書情報画面３３０で選択および操作され、受け付けた指示は、ログイン受付部１０４が受け付ける。

図１１は、本実施形態の文書管理装置１００の総合検索画面４００の一例を示す図である。総合検索画面４００は、総合検索タブ２０８を選択すると表示される。総合検索画面４００は、検索条件項目入力欄４０２および条件リセットボタン４３０を含む。

検索条件項目入力欄４０２は、総合検索に使用する項目を入力するために、各種欄を設けている。検索条件項目入力欄４０２は、たとえば、ＩＤ番号欄４０４、タイトル欄４０６、作成者欄４０８、所有者欄４１０、作成開始日欄４１２、最終更新日欄４１４、作成状況欄４１６、内容欄４１８、言語設定欄４２０、作業番号欄４２２、企業情報欄４２４、出典情報欄４２６、を含む。条件リセットボタン４３０は、検索条件項目入力欄４０２に入力された条件をリセットする指示を受け付ける。総合検索画面４００で選択、入力および操作され、受け付けた情報および指示は、キーワード受付部１３０が受け付ける。検索条件項目入力欄４０２で入力された条件で、検索実行ボタン２１４の操作に呼応して、図１の検索部１３２が図１の文書情報記憶部１１４の検索を行い、図１の提示部１２８がその結果を総合検索画面４００の検索結果表示欄２１６の選択を受け付けたときに検索結果画面３００を表示する。

図１２は、本実施形態の文書管理装置１００のデータベース選択画面４５０の一例を示す図である。データベース選択画面４５０は、図７のログイン画面２３０で全社ナレッジログインボタン２４０が操作され、すべての部門に共通する文書情報の検索が選択された場合にユーザ端末１に表示される。データベース選択画面４５０では、さらに、複数の部門、ここでは６部門毎に、複数の領域、ここでは４カテゴリのマトリックスがデータベース一覧４５２として表示される。データベース選択画面４５０では、これらの何れに該当する文書情報の検索を行うかの選択を受け付けることができる。また、ログインしたユーザが、アクセス権限がないグループであれば、選択できないように表示を変えてユーザに認識できるようにすることができる。

図１の文書管理装置１００において、図１の認証部１０８は、複数の部門全体へのログイン認証を受け付け、ユーザの認証を行い、検索対象受付部（図１の操作受付部１２６）は、複数の部門のうち、少なくとも一部門に関連する文書情報を検索対象として受け付け、図１の検索部１３２は、検索対象受付部（図１の操作受付部１２６）が受け付けた検索対象の部門とカテゴリに対応する領域に絞り込み、図１の文書情報記憶部１１４を検索することができる。

図１２のデータベース選択画面４５０は、データベース一覧４５２と、全選択ボタン４６０と、全解除ボタン４６２と、キーワード画面移行ボタン４６４と、を含む。

データベース一覧４５２には、複数の部門４５４および複数の領域４５６に分類されている。たとえば、グループ２の４つのカテゴリは、「日常書類作成業務」、「チーム資料」、「業務標準・ガイド・雛形」、「ナレッジＱ＆Ａ」である。ユーザがログインしたとき、アクセス権限を有すると判別部１０６が判別した領域については、アクセス権限表示４５８として色替えして表示される。アクセス権限を有する領域について、検索対象として選択することができる。全選択ボタン４６０は、検索対象となる領域として全領域を選択する指示を受け付ける。全解除ボタン４６２は、一旦選択された領域の選択の解除指示を受け付ける。データベース一覧４５２において、選択された領域には、たとえば、色替え表示や、ブリンク表示、チェックマーク表示などでユーザに通知することができる。

データベース一覧４５２で少なくとも１つの領域が選択された後、キーワード画面移行ボタン４６４は、検索画面への移行指示を受け付ける。データベース選択画面４５０で選択および操作され、受け付けた指示は、操作受付部１２６が受け付ける。

図１３は、本実施形態の文書管理装置１００のキーワード検索画面４８０の一例を示す図である。図１２のデータベース選択画面４５０のキーワード画面移行ボタン４６４が押下されたとき、キーワード検索画面４８０に移行する。キーワード検索画面４８０は、たとえば、共通キーワード一覧表示欄２０２と、フリーワード入力欄４８２と、条件リセットボタン５０４とを含む。キーワード検索画面４８０では、図１２のデータベース選択画面４５０で選択された複数部門に関連する文書情報が検索できることとなる。ここでは、キーワード一覧表示画面２００の部門別キーワード一覧表示欄２０４に表示される部門別キーワード選択肢一覧は使用しないが、共通キーワード選択肢一覧と、フリーワードによる文書情報の検索が可能となる。

フリーワード入力欄４８２は、たとえば、ＩＤ番号欄４８４、タイトル欄４８６、作成者欄４８８、所有者欄４９０、作成開始日欄４９２、最終更新日欄４９４、作成状況欄４９６、内容欄４９８、作業番号欄５００、および限定公開グループ欄５０２などを含む。

図１３のキーワード検索画面４８０において操作され、受け付けた指示は、操作受付部１２６が受け付ける。なお、キーワード検索画面４８０の選択されたキーワードやフリーワードは、キーワード受付部１３０が受け付け、検索部１３２に通知する。検索部１３２では、キーワードおよびフリーワードを条件として、かつ、図１２のデータベース選択画面４５０で選択された領域内に含まれる文書情報の中から該当する文書情報を検索する。検索された結果は、図１３の検索結果表示欄２１６に件数を表示し、前記検索表示欄の選択を受け付けたときに図９の検索結果画面３００が表示される。

このように構成された本実施形態の文書管理装置１００の動作について、以下に説明する。図１４および図１５は、本実施形態の文書管理装置１００の動作の一例を示すフローチャートである。以下、図１〜図１５を用いて説明する。

本発明の実施の形態に係る文書管理方法は、文書を検索する目的で文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワード含む文書情報を文書情報記憶部１１４（図１）に電子的に保存し管理する文書管理方法であって、文書情報を記憶する文書情報記憶部１１４（図１）を準備し、複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード選択肢記憶部（図１の部門別キーワード一覧記憶部１２２）を準備し、複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード選択肢記憶部（図１の共通キーワード一覧記憶部１２０）を準備し、ユーザから部門の選択および認証情報の入力を受け付け（Ｓ１１）、部門へのログイン認証を行い（Ｓ１３）、認証した部門に対応する部門別キーワード選択肢一覧を部門別キーワード選択肢記憶部（図１の部門別キーワード一覧記憶部１２２）から読み出すとともに、共通キーワード選択肢記憶部（図１の共通キーワード一覧記憶部１２０）から共通キーワード選択肢一覧を読み出し（Ｓ２３）、部門別キーワード選択肢一覧および共通キーワード選択肢一覧を一画面（図６のキーワード一覧表示画面２００）に表示し（Ｓ２５）、表示された部門別キーワード選択肢一覧または共通キーワード選択肢一覧からユーザが選択したキーワードを受け付け（Ｓ２７）、受け付けたキーワードに基づいて、文書情報記憶部１１４（図１）を検索し（Ｓ２９）、検索した検索結果をユーザに提示する（Ｓ３１）。

詳細には、はじめに、図１の提示部１２８により図７のログイン画面２３０がユーザ端末１に表示される。ログイン画面２３０をユーザが操作部を用いて操作して、部門を選択し、ユーザＩＤとパスワードを入力し、部門ナレッジログインボタン２３８または全社ナレッジログインボタン２４０を押下して、ログイン指示を行うと、図１のログイン受付部１０４がそのログイン指示を受け付ける（Ｓ１１）。そして、認証部１０８がユーザの認証を行う（Ｓ１３）。認証に失敗した場合は、再度ログイン画面２３０に戻り、ユーザにユーザＩＤおよびパスワードの再入力を促すメッセージを表示する。

ユーザ認証がされた場合、判別部１０６は、全社ログインか否かを判別する。すなわち、ログイン画面２３０で部門ナレッジログインボタン２３８が押下されたか、全社ナレッジログインボタン２４０が押下されたかによって判別する。ログイン受付部１０４が全社ナレッジログインボタン２４０の押下を受け付けた場合（Ｓ１５のＹＥＳ）、後述するステップＳ５１に進む。

ログイン受付部１０４が部門ナレッジログインボタン２３８の押下を受け付けた場合（Ｓ１５のＮＯ）、判別部１０６は、さらにログイン画面２３０の部門名選択欄２３２で選択された部門を判別する（Ｓ１７）。このとき、判別部１０６は、ログインしたユーザの所属部門と、アクセス先の部門のアクセス制限をアクセス権限記憶部１１２を参照して確認する。アクセス権限がない場合は、ユーザにその旨を通知するメッセージを提示して、ステップＳ１１に戻り、再度ログインを要求することができる。

アクセス権限がある場合、画面選択部１２４にアクセス先の部門を通知する。画面選択部１２４は、通知された部門毎に準備されている図８のカテゴリ選択画面２６０を提示部１２８に提示させる（Ｓ１９）。操作受付部１２６が、図８のカテゴリ選択画面２６０において選択されたカテゴリ選択ボタン２６２の押下を受け付ける（Ｓ２１）。そして、画面選択部１２４が、ステップＳ１７で判別された部門に対応する部門別キーワード選択肢一覧を部門別キーワード一覧記憶部１２２から選択し（Ｓ２３）、提示部１２８に図６のキーワード一覧表示画面２００の部門別キーワード一覧表示欄２０４に提示させる（Ｓ２５）。このとき、キーワード一覧表示画面２００の共通キーワード一覧表示欄２０２には、共通キーワード一覧記憶部１２０から読み出された共通キーワード選択肢一覧が表示される。

そして、ユーザがキーワード一覧表示画面２００の共通キーワード一覧表示欄２０２および部門別キーワード一覧表示欄２０４からキーワードを選択すると、キーワード受付部１３０が選択されたキーワードを受け付け（Ｓ２７）、キーワード一覧表示画面２００の検索実行ボタン２１４の押下を操作受付部１２６が受け付けたとき、検索部１３２が選択されたキーワードで文書情報記憶部１１４を検索する（Ｓ２９）。検索部１３２が検索した結果を、提示部１２８が図６の検索結果表示欄２１６に件数で提示する（Ｓ３１）。このようにして、ユーザ端末１の表示部には、図６のキーワード一覧表示画面２００のような検索結果が表示されることとなる。操作受付部１２６が図６のキーワード一覧表示画面２００のログアウトボタン２１８の押下を受け付けると（Ｓ３３のＹＥＳ）、本処理を終了する。

詳細な説明は省略するが、ユーザ端末１において、表示部に、図６のキーワード一覧表示画面２００が表示されている際、ユーザが操作部を用いて検索結果表示欄２１６を選択すると、図９の検索結果画面３００がユーザ端末１の表示部に表示される。さらに、図９の検索結果画面３００において、ユーザが検索結果リスト表示欄３０２の文書情報ＩＤ欄３０６の特定の文書ＩＤをマウスなどでクリック選択すると、図１０の文書情報画面３３０がユーザ端末１の表示部に表示される。

また、図６のキーワード一覧表示画面２００が表示されている際に、ユーザが操作部を用いて総合検索タブ２０８をマウスなどでクリック選択すると、図１１の総合検索画面４００がユーザ端末１の表示部に表示される。

ステップＳ１５でログイン受付部１０４が部門別キーワード一覧表示欄２０４の押下を受け付けた場合（Ｓ１５のＹＥＳ）、図１５に進む。判別部１０６は、アクセス権限記憶部１１２にアクセスし、受け付けた部門に対するユーザの所属部門のアクセス権限を確認する（Ｓ５１）。そして、画面選択部１２４が提示部１２８に図１２のデータベース選択画面４５０を提示させる（Ｓ５３）。このとき、ステップＳ５１で確認したアクセス権限を有する部門および領域を色替えしてアクセス権限表示４５８する。ここでは、グループ１の領域ＤＢ１、グループ２の領域ＤＢ２、グループ３の領域ＤＢ１などのアクセスが可能であることを示している。

ユーザ端末１で、図１２のデータベース選択画面４５０が表示部に表示されている状態で、ユーザがユーザ端末１の操作部を用いて検索対象の領域を選択すると、操作受付部１２６が選択を受け付ける（Ｓ５５）。ここでは、複数領域の選択が可能とすることができる。そして、キーワード画面移行ボタン４６４の押下を操作受付部１２６が受け付けたとき、画面選択部１２４が図１３のキーワード検索画面４８０を提示部１２８に提示させる（Ｓ５７）。ユーザ端末１では、図１３のキーワード検索画面４８０が表示部に表示されている状態で、ユーザがユーザ端末１の操作部を用いてキーワードの選択およびフリーワードの入力を行う。キーワード受付部１３０は、図１３のキーワード検索画面４８０で選択および入力されたキーワードおよび／またはフリーワードを受け付け（Ｓ５９）、検索部１３２がこのキーワードおよびフリーワードに基づいて文書情報記憶部１１４の検索を行う（Ｓ６１）。

そして、提示部１２８に検索結果を図１３のキーワード検索画面４８０に提示させる（Ｓ６３）。これにより、ユーザ端末１の表示部には、図１３のキーワード検索画面４８０が表示されることとなる。前記キーワード検索画面の検索結果２１６の選択を操作受付部１２６が受け付けると、図９の検索結果画面３００が表示される。このとき、ログアウトボタン２１８の押下を操作受付部１２６が受け付けると（Ｓ６５のＹＥＳ）、本処理を終了する。

なお、本実施形態の文書管理装置１００において、提示部１２８は、さらに図１６に示す文書管理画面５３０を提示することができる。文書管理画面５３０は、データベース説明欄５３２と、要アクションタブ５４０と、アクション依頼タブ５４２と、要アクション文書一覧５６０と、を含む。

データベース説明欄５３２には、本実施形態の文書管理装置１００における複数のカテゴリの説明が記載されている。要アクションタブ５４０が選択された場合、要アクション欄には、対象者欄５５０と、アクション種類欄５５２と、緊急性欄５５４と、処理状況欄５５６と、期間欄５５８とが表示される。アクション依頼タブ５４２を選択すると図示されないアクション依頼画面が表示され、アクション依頼を行うことができる。要アクション文書一覧５６０には、対象者欄５５０で選択されている対象者の要アクション文書の一覧が表示される。
このように、組織毎に決定された業務フローに情報を文書情報として関連付けて登録してくことができる。このようにして、業務と文書情報登録とを同時に行うことで登録する手間を省略できる。

以上説明したように、本発明の実施の形態に係る文書管理装置１００によれば、部門別に準備されたキーワード選択肢一覧を、その部門にログインしたユーザに提示し、キーワードを選択させることができる。部門別にキーワード選択肢一覧を設けたことにより、部門に合った専門的で、より適切なキーワードにより文書を検索することが可能となり、必要な文書が効率よく検索できることとなり、文書検索効率が向上する。これにより、蓄積された文書情報の有効活用が可能となる。また、部門を指定して検索が可能なので、特定部門に関する文書情報のみを検索することも可能になり、「Ａ部に対して提出した表計算の資料」などの例えば、部門「Ａ」と共通キーワード「表計算」を組み合わせた検索が可能となり、使い勝手が向上する。また、ユーザが登録時に少なくとも１つのキーワードと関連付けて登録するように設定して、キーワードを確実に付与できるようにすることで検索効率を向上させることができる。また、登録時にキーワードの指定を受け付ける画面を検索時にキーワードの指定を受け付ける画面を同一にすることで、登録時のキーワードの付与と検索の効率性双方が増す。

もともと登録される文書情報は、組織や業務によって異なるとともに、その文書情報を引き出すためのキーワードも異なる。本発明の実施の形態の係る文書管理装置１００によれば、組織や業務によって区別される部門毎にログインして、部門専用の文書情報検索用のキーワード選択肢一覧を設けたことにより、他部門の不要な情報（ノイズ）が多数検索されることを防ぐことができる。また、限定されたキーワードを一覧表示することで、ユーザが好き勝手にキーワードを決めて登録する場合に比較して的確なキーワードが付与され、かつ文書情報登録の容易性により付与率が向上し、ひいては文書情報検索効率も向上することとなる。

また、ユーザが限定されたキーワードを用いて検索条件を的確に設定することができるので、使い勝手がよく、操作性がよいとともに、キーワードの選択ミスによる見当違いな検索結果を招くのを防ぐことができ、検索効率が向上する。また、専門的な知識のない他部門のユーザが文書情報を検索する場合は、一般的な共通キーワードを用いて検索をすることができるので、利便性がよい。

また、たとえば、全社ナレッジログイン検索では、図１２のデータベース選択画面４５０を用いて、検索対象の部門およびカテゴリを選択して、条件を絞り込んで検索することができるので、不要な情報（ノイズ）を低減することができ、文書情報検索効率が向上する。

以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。

Claims (6)

1. 文書を検索する目的で前記文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワードを含む文書情報を記憶する文書情報記憶部と、
   複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード選択肢記憶部と、
   前記複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード選択肢記憶部と、
   ユーザから部門の選択および認証情報の入力を受け付け、前記部門へのログイン認証を行う認証部と、
   前記認証部が認証した部門に対応する前記部門別キーワード選択肢一覧を前記部門別キーワード選択肢記憶部から読み出すとともに、前記共通キーワード選択肢記憶部から前記共通キーワード選択肢一覧を読み出し、前記部門別キーワード選択肢一覧および前記共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示するキーワード選択肢一覧表示部と、
   前記キーワード選択肢一覧表示部に表示された前記部門別キーワード選択肢一覧または前記共通キーワード選択肢一覧から前記ユーザが選択したキーワードを受け付ける受付部と、
   前記受付部が受け付けた前記キーワードに基づいて、前記文書情報記憶部を検索する検索部と、
   前記検索部が検索した検索結果を前記ユーザに提示する提示部と、
   を備える文書管理装置。
2. 請求の範囲第１項に記載の文書管理装置において、
   前記文書情報を前記複数の部門のうち何れかに関連付け、さらに複数のカテゴリに分類する目的で、各部門および各カテゴリの組み合わせに対応する複数の領域を設け、該領域の何れかに前記文書を格納する文書格納部と、
   前記複数のカテゴリの何れに関連する文書情報を検索対象とするかを前記ユーザから受け付ける検索対象受付部と、を備え、
   前記文書情報記憶部は、前記文書が何れの領域に格納されているかを、その文書情報に関連付けてさらに記憶し、
   前記検索部は、前記検索対象受付部が受け付けた検索対象のカテゴリ、および前記ユーザが認証された前記部門に対応する前記領域に絞り込み、前記文書情報記憶部を検索する文書管理装置。
3. 請求の範囲第２項に記載の文書管理装置において、
   前記認証部は、前記複数の部門全体へのログイン認証を受け付け、前記ユーザの認証を行い、
   前記検索対象受付部は、前記複数の部門のうち、少なくとも一部門に関連する文書情報を検索対象として受け付け、
   前記検索部は、前記検索対象受付部が受け付けた検索対象の部門とカテゴリに対応する前記領域に絞り込み、前記文書情報記憶部を検索する文書管理装置。
4. 請求の範囲第１項に記載の文書管理装置において、
   前記文書を検索する目的で前記文書の前記文書情報として関連付けられるキーワードを登録するために、前記部門別キーワード選択肢一覧および前記共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示する登録キーワード選択肢一覧表示部と、
   前記文書に関連付けられる文書情報としてのキーワードとして、前記キーワード選択肢一覧表示部に表示された前記部門別キーワード選択肢一覧または前記共通キーワード選択肢一覧から前記ユーザが選択したキーワードを受け付ける登録受付部と、を備え、
   前記文書情報記憶部に、受け付けたキーワードを前記文書に関連付けて前記文書情報として記憶する文書管理装置。
5. 文書を検索する目的で前記文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワードを含む文書情報を文書情報記憶部に電子的に保存し管理する文書管理方法であって、
   前記文書情報を記憶する文書情報記憶部を準備し、
   複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード選択肢記憶部を準備し、
   前記複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード選択肢記憶部を準備し、
   ユーザから部門の選択および認証情報の入力を受け付け、前記部門へのログイン認証を行い、
   認証した部門に対応する前記部門別キーワード選択肢一覧を前記部門別キーワード選択肢記憶部から読み出すとともに、前記共通キーワード選択肢記憶部から前記共通キーワード選択肢一覧を読み出し、前記部門別キーワード選択肢一覧および前記共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示し、
   表示された前記部門別キーワード選択肢一覧または前記共通キーワード選択肢一覧から前記ユーザが選択したキーワードを受け付け、
   受け付けた前記キーワードに基づいて、前記文書情報記憶部を検索し、
   検索した検索結果を前記ユーザに提示する文書管理方法。
6. 文書を検索する目的で前記文書に関連付けられた少なくとも１つのキーワード含む文書情報を文書情報データベースに電子的に保存し管理するコンピュータを制御する文書管理プログラムであって、前記コンピュータは、
   前記文書情報を記憶した文書情報データベースと、
   複数の部門にそれぞれ関連する専門的なキーワードをそれぞれ含む複数の部門別キーワード選択肢一覧を記憶する部門別キーワード選択肢記憶部と、
   前記複数の部門に共通する一般的なキーワードを含む共通キーワード選択肢一覧を記憶する共通キーワード選択肢記憶部と、を備え、
   前記コンピュータに、
   ユーザから部門の選択および認証情報の入力を受け付け、前記部門へのログイン認証を行う手順、
   認証した部門に対応する前記部門別キーワード選択肢一覧を前記部門別キーワード選択肢記憶部から読み出すとともに、前記共通キーワード選択肢記憶部から前記共通キーワード選択肢一覧を読み出し、前記部門別キーワード選択肢一覧および前記共通キーワード選択肢一覧を一画面に表示する手順、
   表示された前記部門別キーワード選択肢一覧または前記共通キーワード選択肢一覧から前記ユーザが選択したキーワードを受け付ける手順、
   受け付けた前記キーワードに基づいて、前記文書情報データベースを検索する手順、
   検索した検索結果を前記ユーザに提示する手順、を実行させるための文書管理プログラム。