JPH061487B2

JPH061487B2 - 情報整理装置

Info

Publication number: JPH061487B2
Application number: JP58216683A
Authority: JP
Inventors: 孝次井沢
Original assignee: Tokyo Shibaura Electric Co Ltd
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1983-11-17
Filing date: 1983-11-17
Publication date: 1994-01-05
Anticipated expiration: 2009-01-05
Also published as: JPS60108975A

Description

【発明の詳細な説明】〔発明の技術分野〕この発明は情報を整理分類し組織化する情報整理装置に
関する。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

最近の情報量の増大は目覚しいものがあり、オフィスに
おいても文書などに表わされた情報の量が飛躍的に増大
しておりこれらをいかに効率よく整理し管理するかが問
題になっている。

ところで、一般オフィスでは、与えられた目標に応じて
組織化されており、このような組織の下で進められる仕
事内容に合せ種々様々な文書が集められているが、これ
らは仕事を押進める上で都合のよい形に体系ずけられ整
理されることが望ましい。

ところが、いままでのオフィスでの文書管理はファイリ
ングキャビネットに文書ファイル等を収め、これらを専
ら人手により整理し管理するようにしているため一度整
理したのちは仕事の進展や組織の更新にともなって必要
な情報の範囲や把握のしかたが変化してもこれに直ちに
対応させることが難しかった。

そこで、最近マイクロフィルムや光ディスクメモリー等
の記憶媒体に文書画像を記憶させ、これをコンピュータ
で制御する電子ファイルシステムの出現により情報の整
理を限られた使用者に判り易いように体系ずけ、しかも
状況に応じて、その体系を直ちに変更できるようなもの
が考えられており、一例として特願昭５７−２０４５２
４号にみられるように情報群に与えられる意味を表象す
るガイド画像を用い、これらのガイド画像により情報群
を管理するとともに複数のガイド画像を順序付けて表示
することにより情報の階層自体を視覚化するものがあ
る。これは人が情報を体系的に整理する場合通常視覚的
に作業を進めることに着目したものである。

しかしながらこのようなシステムにおいてはガイド画像
に対して直接情報を関連付けているため分類体系が一つ
でありオフィスのように複数の人間が共通の目標に向っ
て共同作業する所で、体系を共有化したいるところでは
有効であるが、組織を構成する個人やグループの最少単
位で考えるといまだ不充分である。これは組織内におけ
る個人やグループはその目標は共通していても夫々少し
ずつ異なる仕事をしており、これに合せファイルの利用
の仕方も違ってくるからで、一例としてはある個人はソ
フトウエア関係のファイルをよく利用するが、別の個人
はハードウエア関係が多いといったことである。

このように上述の分類体系が一つのものでは組織を構成
する最少単位毎の情報整理および状況に応じた再整理ま
では適応し得ず、また、同一個人又はグループの場合で
も例えば機種別に整理されているファイルから客先別の
資料を作成するようなケースでは作業用のフォルダーイ
メージを作り、これにこの時点に存在する必要な書類を
集めるようになるので、これ以降発生する新しい書類は
作業用フォルダーに登録しないかぎり整理されないこと
になる。すなわち特願昭５７−２０４５２４号に開示さ
れたシステムでは情報を登録していく過程によりその情
報の体系作成を視覚的に援助するものであって体系作成
にはオペレータの思想が充分に反映されるが、反面同一
の情報群に対して異なる思想により管理するという意味
での柔軟性に欠けていた。

〔発明の目的〕

この発明は上記欠点を除去するためなされたもので、分
類体系を複数個定義し得、これにより組織を構成する個
人やグループ毎の最少単位での情報整理および状況に応
じた再整理を簡単にでき、各単位での作業能率向上に大
いに寄与し得る情報整理装置を提供することを目的とす
る。

〔発明の概要〕画像表示手段に表示される共通イメージとして予め要素
イメージおよびこの要素イメージの表示位置情報を記憶
するとともに要素イメージに対応する画面情報および意
味情報を記憶しておき、これをもとに制御手段により表
示手段に表示される共通イメージ中の要素イメージを指
示しながら独自に整理した最小限のガイドイメージを作
成するともにこのガイドイメージをなす要素イメージの
画像情報に対応させて共通イメージの要素イメージを表
わす意味情報を記憶させるようにすることにより第１図
に示す共通イメージの情報整理より第２図(a)(b)に示す
ような個人Ａ，Ｂ単位のイメージに適合した情報整理を
得られるようにしている。

〔発明の効果〕

この発明によれば組織を構成する個人又はグループのよ
うな最少単位にてこれら単位に適合した情報の整理およ
び再整理を行なうことができるので、かかる情報を利用
する作業の能率向上を大いに図ることができる。また、
個人用イメージは共通イメージを構成するフォルダーお
よびその属性の関係で管理されるので個人イメージ作成
後フォルダー中に追加される書類等も取り出すことがで
きその後の作業に不便をきたすおそれも除去することが
できる。

〔発明の実施例〕

以下、この発明の一実施例を図面に従い説明する。

第３図において１は表示手段例えばＣＲＴで、このＣＲ
Ｔ１はタッチパネル２を有し、このパネル２には意味コ
ード抽出プログラムユニット３を接続している。このユ
ニット３はタッチパネル２での指示内容に対応する意味
コードを抽出するようにしている。また、このユニット
３には表示プログラムユニット４、システム制御プログ
ラムユニット５および保管検索用パラメータセットプロ
グラムユニット６を接続している。表示プログラムユニ
ット４は上記ユニット３にて抽出される意味コードがガ
イドイメージコードである場合、対応するガイドイメー
ジを構成する要素イメージを蓄積部７よりロードしＣＲ
Ｔ１に表示するようにしている。またシステム制御プロ
グラムユニット５は上記ユニット３にて抽出される意味
コードがオペレーションコードの場合それぞれに応じた
処理プログラムを実行するようにしている。さらに、保
管検索用パラメータセットプログラムユニット６は上記
ユニット３にて抽出される意味コードが管理情報コード
の場合保管、検索あるいは意味付与などの操作のための
パラメータをセットするようにしている。

ここで、上記のガイドイメージは１画面分の情報イメー
ジを示すもので、１個以上の要素イメージにて構成され
ている。すなわち一例をあげればオフィス全体像などが
ガイドイメージであり、個々のガイド板、フォルダーな
どが要素イメージである。

この場合、このようなガイドイメージは共通イメージと
して予め第４図に示すような共通ガイドイメージ表にて
管理されている。同表では各ガイドイメージに対してガ
イドイメージコードと要素欄を有し、例えば001なるガ
イドイメージコードに対し要素欄は（101,n₁），（102,
n₂）（103,n₃）となっている。ここで「101」,「102」,「10
3」は要素イメージコードを表わし、n₁，n₂は夫々の要素
イメージをどのように配列して表示するかの位置情報を
表わしている。

したがって、001なるガイドイメージコードが指定され
ると「101」「102」「103」に対応する要素イメージが上述のC
RT1に表示されることになる。

一方、要素イメージも予め第５図に示すように共通要素
イメージ表にて管理されている。同表では要素イメージ
に対応して要素コード、意味コードおよび画像情報を有
している。このうち、意味コードについては(i)ガイド
イメージコードに対して001〜099、(ii)オペレーション
コードに対して400〜499、(iii)文書の保管検索のため
の管理情報コードに対して500〜999が付与されている。
ここで、オペレーションコードはシステムを動作させる
もので例えば画像情報「ラベル変更」「色変更」につい
ては夫々450,451の意味コードが付されており画面上で
これらを指示されると上述のシステム制御プログラムユ
ニット５によりプログラムの実行を開始するようにして
いる。また、管理情報コードは各分類や各属性に関する
もので、例えば画像情報「ワープロ開発に関する資料」
「仕様書」については夫々580,790の意味コードが付さ
れており画面上でこれらを指示されると上述の保管検索
用パラメータセットプログラムユニット６にて保管、検
索、意味付与のための操作パラメータをセットするよう
にしている。

このような共通イメージをもとにして個人単位の情報整
理に最適な個人イメージは具体的に次の操作により作成
される。

まず、電源を投入すると、第３図においてＣＲＴ１に第
６図に示すメニューが出力される。ここで画面上で「個
人イメージ」を指示すると、第５図の要素イメージ表中
「個人イメージ」は意味コード402でオペレーションコ
ードを示すのでシステム制御プログラムユニット５にて
対応する処理プログラムが実行される。この場合、ＣＲ
Ｔ１画面に「名前を入力して下さい。」なる表示が現わ
れる。これにしたがい自分の名前をキーボード（図示せ
ず）などから入力する。この場合複数のファンクション
キーを個人毎に割り当てておき、このうちの自分のファ
ンクションキーを押すようにしてもよい。

名前の入力後パスワードを入力する。

これによりシステムはユーザが誰かを知る。

次いで、ＣＲＴ１に第７図に示すように「保管検索モー
ド」および「イメージ修正モード」を有するメニューが
出力される。ここで、「保管検索モード」は整理されて
いるイメージにしたがって文書を保管したり、検索した
り、あるいはファイル内で文書を移動させるモードで、
イメージそのものは変化しない。また、「イメージ修正
モード」はイメージそのものを変えるためのモードで、
フォルダーの色を変えたりラベルを変えたり追加したり
削除したり配置変えをしたりするようにしている。

いま、画面上で「イメージ修正モード」を指示すると、
第５図の共通要素イメージ表中「イメージ修正モード」
は意味コード404でオペレータコードを示すのでシステ
ム制御プログラムユニット５にて更に対応するプログラ
ムが実行される。この場合その人が登録している整理イ
メージつまり個人イメージがＣＲＴ１画面上に表示され
る。この時点で、まだ個人イメージを登録していなけれ
ばシステムが装備している標準的個人イメージが表示さ
れる。第８図はこの状態を示している。この場合フォル
ダーにはいまだラベル等は付されておらず、またフォル
ダーの形も個々に変えて区別し易いようになっている。

この状態で画面上の各フォルダーの形、色、配列などを
個人の好みにより以下の手順に従って変更するようにす
る。

(a)ラベル変更第８図の画面上で所望のフォルダーを指示し次いで「ラ
ベル変更」を指示する。すると、第５図の共通要素イメ
ージ表より上述と同様の容量でオペレータコードが指示
されシステム制御プログラムが実行され画面上に「ラベ
ルを入力して下さい。」のメッセージが出力される。こ
れを受けてキーボートからカナ漢字変換などによりラベ
ルを入力することができる。この場合手書き入力タブレ
ットにより手書にてラベルを入力してもよい。また人物
に関する資料の場合は似顔絵などを入力することも可能
である。

(b)色変更第８図の画面上で所望のフォルダーを指示し、次いで
「色変更」を指示する。すると第５図の共通要素イメー
ジ表よりオペレーターコードが指示されシステム制御プ
ログラムにより画面上に「色を指定して下さい。」のメ
ッセージとともに７色のパレットが表示される。したが
ってこのうちの１色を指示することにより色変更が行な
われる。

(c)形の変更第８図の画面上で所望のフォルダーを指示し、次いで
「形変更」を指示する。すると、上述同様にオペレータ
コードが指示されシステム制御プログラムにより画面上
に「イメージを描いて下さい。」のメッセージとともに
グラフィックコマンドが表示される。したがって、この
ときのグラフィックコマンドにより直線、円、四角形な
どを描くことができる。これによりフォルダーイメージ
をバインダーイメージにしたり、同じフォルダーイメー
ジでも対応している紙ファイルと同じイメージにするな
ど任意にデザインすることができる。

(d)追加第８図の画面上で「追加」を指示する。すると、上述同
様にオペレータコードが指示されシステム制御プログラ
ムにより画面上に標準のフォルダーイメージが追加表示
される。この表示をもとに(a)〜(c)の手順でラベルを書
いたり、色や形を変えることができる。

(e)移動イメージのレイアウトを変えることは作業効率の点ら非
常に重要である。このような処理は第８図の画面上で所
望のフォルダーを指示し次いで「移動」を指示する。す
ると、上述同様にしてオペレータコードが指示されシス
テム制御プログラムにより画面上に「置き場所を指定し
て下さい。」のメッセージが表示される。したがって、
これを受けて置き場所を指示するとフォルダーは移動さ
れ新しいレイアウトが得られる。

(f)消去第８図の画面上で消去すべきフォルダーを指示し、次い
で「消去」を指示する。すると、上述同様のオペレータ
コードが指示され、システム制御プログラムにより該当
フォルダーは消去される。この場合、フォルダーは個人
イメージより消されるが、フォルダーの中の文書などは
共通イメージを通してアクセス可能である。

(g)意味付与意味付与とは第８図の画面上の所望フォルダーに共通イ
メージのフォルダーや属性を持った文書を対応させ意味
ずけすることで、以下具体例を述べると、いま分類とし
て (1)ワープロ開発に関する資料 (2)パソコン〃 (3)FAX 〃があり、それぞれの開発に関する資料はこれら(1)〜(3)
の分類にしたがったフォルダーにしまうことになってい
るとする。この場合、属性情報として書式に関しては仕
様書、議事録、その他技術資料の３つがあり、技術分野
に関してはメカ関係、電気関係、ソフト関係の３つがあ
って夫々の文書について属性情報が付加されているとす
る。このように整理されたフォルダーに対し、ある個人
が上述の分類(1)〜(3)毎にしまわれているソフトウエア
仕様書のみをひとつのフォルダーとして取扱いたい場
合、個人イメージとして作成される第８図の画面中の任
意のフォルダを指示するか、あるいは上述の(d)の要領
で新しいフォルダーイメージを作り、これに上述の(a)
の要領でラベルとして例えば「機器制御ソフトウエア仕
様書」を記入する。次に、これにより作られた画面上の
フォルダーを指示し、次いで「意味付与」を指示する。
すると上述同様にオペレータコードが指示されシステム
制御プログラムにより画面上に共通イメージつまり第４
図の共通ガイドイメージ表にて管理された１画面毎の共
通ガイドイメージが表示されるとともに「対応するイメ
ージを指示して下さい。」のメッセージが表示される。
この場合共通ガイドメッセージ中に所望する情報がない
ときは上記ガイドイメージ表にしたがって順次画面を更
新していく。

このようにして上述の(1)〜(3)の分類に対応するフォル
ダーを捜し、所望するフォルダーを指示し次いで属性に
ついても同じように仕様書、ソフト関係を指示し、最後
に意味付与終了を指示する。この場合、第５図の共通要
素イメージ表中「ワープロに関する資料」のフォルダー
および属性の「仕様書」などは意味コード580,790で管
理情報コードを示すので第３図のプログラムユニット６
にて意味付与のためのパラメータがセットされ「機器制
御ソフトウエア仕様書」と記入された上記フォルダーに
上述の(1)〜(3)の分類に対応するフォルダー内のソフト
関係の仕様書に該当する文書が関係ずけられることにな
る。

このようにして第８図の画面をもとにして上述の(a)〜
(g)の操作を組合せることにより個人単位の作業環境に
合致した個人イメージを作成できることになる。この場
合こうして作成される夫々の個人イメージは第９図に示
す個人用ガイドイメージ表にて管理される。すなわち同
表は第４図で述べた共通ガイドイメージ表と同じもの
で、この場合ガイドイメージコードおよび要素欄の要素
イメージコードは４桁で表わしている。また、このよう
なガイドイメージを構成する個人要素イメージは第１０
図に示す個人用要素イメージ表にて管理される。同表は
第５図で述べたものと同様であるが要素イメージコード
を４桁で表わしている。この場合上述の「機器制御ソフ
トウエア仕様書」に関しては意味コードとして580,581,
582,790,880等が付されているが、これら意味コードは
第５図の共通要素イメージ表中の意味コードに対応して
いる。

これにより、その後個人用ガイドイメージ表にしたがっ
て自己に対応する個人イメージを取り出せば自分のイメ
ージで整理された情報が画面上に表示され。この画面上
で目的とする個人要素イメージを指示することにより所
望する文書等の情報を取り出すことができる。この場合
各文書の管理は第１１図に示すように各文書毎に文書コ
ードが付され、さらに光ディスクなどにおけるアドレス
コード、収められているフォルダーコードおよび各属性
ごとに属性コードが付されており、上述の個人イメージ
において「機器制御ソフトウエア仕様書」が指示された
場合はフォルダーコードが580か、581か、582かで、書
式コードが790で、技術分野コードが880という条件の下
で文書管理テーブルを捜し該当する文書を取り出すこと
になる。

したがって、このような構成によれば個人単位で自己の
イメージに合った情報整理および再整理を行なうことが
できるのでかかる情報を利用する作業の能率向上に大い
に寄与することができる。また個人イメージは共通イメ
ージを構成するフォルダーおよびその属性の関係で管理
されるので個人イメージ作成後に新しい書類等文書が追
加されても、これらはすべてフォルダーとその属性の関
係で取り出すことができ、その後の作業に不便をきたす
おそれも除去できる。

なお、この発明は上記実施例にのみ限定されず要旨を変
更しない範囲で適宜変形して実施できる。例えば上述実
施例では個人イメージでの情報整理について述べたが組
織を構成するグループ単位での情報整理にも適用でき
る。つまり組織を構成する個人やグループの最少単位で
の情報整理に適用できる。

【図面の簡単な説明】

第１図および第２図(a)(b)はこの発明の概要を説明する
ための説明図、第３図はこの発明の一実施例を示すブロ
ツク図、第４図は同実施例に用いられる共通ガイドイメ
ージ表を示す図、第５図は同実施例に用いられる共通要
素イメージ表を示す図、第６図乃至第８図は同実施例に
おける表示画面の表示例を示す説明図、第９図は同実施
例の説明に用いられる個人用イメージガイド表を示す
図、第１０図は同実施例の説明に用いられる個人用要素
イメージ表を示す図、第１１図は同実施例に用いられる
文書管理表を示す図である。１…ＣＲＴ２…タッチパネル３…意味コード抽出プログラムユニット４…表示プログラムユニット５…システム制御プログラムユニット６…保管検索用パラメータセットプログラムユニット

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】画像を表示する手段と、この表示手段に表
示される共通イメージとして予め要素イメージおよびこ
の要素イメージの表示位置情報を記憶した手段と、上記
要素イメージに対応する画面情報および意味情報を記憶
した手段と、制御手段と、この制御手段により上記表示
手段に表示される共通イメージ中の要素イメージを指示
しつつ独自に整理された最少単位のガイドイメージを作
成するとともにこのガイドイメージを構成する要素イメ
ージの画像情報に対応させて上記共通イメージの要素イ
メージの表わす意味情報を記憶する手段とを具備したこ
とを特徴とする情報整理装置。
【請求項２】上記最少単位のガイドイメージを作成する
手段は個人単位のガイドイメージを作成することを特徴
とする特許請求の範囲第１項記載の情報整理装置。