JPS60108975A - 情報整理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の技術分野〕 この発明は情報を整理分類し組織化する情報整理装置に
関する。

〔発明の技術的背景とその問題点） 最近の情報量の増大は目覚しいものがあり、オフィスに
おいても文書などに表わされた情報の量が飛躍的に増大
しておりこれらをいかｌこ効率よく整理し管理するかが
問題になっている。

ところで、一般オフィスでは、与えられた目標に応じて
組織化されており、このような組織の下で進められる仕
事内容に合せ種々様々な文書が集められているが、これ
らは仕事を押進める上で都合のよい形に体系ずけられ整
理されることが望ましい。

ところが、いままでのオフィスでの文書管理はファイリ
ングキャビネットに文書ファイル等を収め、これを専ら
人手により整理し管理するようにしているため一度整理
したのちは仕事の進展や組織の更新にともなって必要な
情報の範囲や把握のしかたが変化してもこれに直ちに対
応させることが難しかった。

そこで、最近マイクロフィルムや光デイスクメモリー等
の記憶媒体に文書画像を記憶させ、これをコンピュータ
で制御する電子ファイルシステムの出現により情報の整
理を限られた使用者に判り易いように体系すけ、しかも
状況に応じて、その体系を直ちに変更できるようなもの
が考えられており、−例として特願昭５７−２０４５２
４号にみられるように情報群に与えられる意味を表象す
るガイド画像を用い、これらのガイド画像により情報群
を管理するとともに複数のガイド画像を順序付けて表示
する。ことにより情報の階層自体を視覚化するものがあ
る。これは人が情報を体系的に整理する場合通常視覚的
に作業を進めることに着目したものである。

しかしながらこのようなシステムにおいてはガイド画像
に対して直接情報を関連付けているため分類体系が一つ
でありオフィスの・ように複数の人間が共通の目標に向
って共同作業する所で、体系を共有化しているととろで
は有効であるが、組織を構成する個人やグループの最少
単位で考えるといまだ不充分である。これは組織内にお
ける個人やグループはその目標は共通していても夫々少
しずつ異なる仕事をしており、こ几に合せファイルの利
用の仕方も違ってくるからで、−例としてはある個人は
ソフトウェア関係のファイルをよく利用するが、別の個
人はハードウェア関係が多いといったことである。

このように上述の分類体系が一つのものでは組織を構成
する最少単位毎の情報整理および状況に応じた再整理ま
では適応し得ず、また、同−個人又はグループの場合で
も例えば４−＆種別に整理されているファイルから客先
別の貸料を作成するようなケースでは作業用の７オルダ
ーイメージを作り、これにこの時点に存在する必要な書
類を集めるようになるので、これ以降発生する新しい書
類は作業用フォルターに登録しないかぎり整理されない
ことになる。すなわち特願昭５７−２０４５２４号に開
示されたシステムでは情報を登録していく過程によりそ
の情報の体系作成を視覚的に援助するものであって体系
作成にはオペレータの思想が充分に反映されるが、反面
同一の情報群に対して異なる思想により管理するという
意味での柔軟性に欠けていた。

〔発明の目的〕

この発明は上記欠点を除去するためなされたもので、分
類体系を複数個定義し得、これにより組織を構成する個
人やグループ毎の最少単位での情報整理および状況に応
じた再整理を簡単にでき、各単位での作業能率向上に大
いに寄与し得る情報整理装置を提供することを目的とす
る。

〔発明の概要〕

画像表示手段に表示される共通イメージとして予め要素
イメージおよびこの要素イメージの表示位置情報を記憶
するとともに要素イメージに対応する画面情報および意
味情報を記憶しておき、これをもとに制御手段により表
示手段に表示される共通イメージ中の要素イメージを指
示しながら独自に整理した最少限のガイドイメージを作
成するトトモにこのガイドイメージをなす要素イメージ
の画像情報に対応させて共通イメージの要素イメージを
表わす意味情報を記憶させるようにすることにより第１
図に示す共通イメージの情報整理より第２図（ａｌ（ｂ
）に示すような個人Ａ、Ｂ単位のイメージに適合しＥ情
報整理を得られるようにしている。

〔発明の効果〕

この発明によれば組織を構成する個人又はグループのよ
うな最少単位にてこれら単位に適合した情報の整理およ
び再整理を行なうことができるので、かかる情報を利用
する作業の能率向上を大いに図ることができる。また、
個人南イメージは共通イメージを構成するフォルターお
よびその属性Ｑ）関係で１１されるので個人イメージ作
成後フーオルダー中に追加される書類等も取り出すこ♂
ができその後の作業に不便をきたすおそれも除去するこ
とができる。

〔発明の実施例〕

以下、この発明の一実施例を図面に従い説明する。

第３図において１は表示手段例えばＣＲＴで、このｃａ
ｉ’ｉはタッチパネル２を有し、このパネル２には意味
コード抽出プログラムユニット３を接続している。この
ユニット３はタッチパネル２での指示自答に対応する意
味コードを抽出するようにしている。また、このユニッ
ト３には衆示プログラムユニット４、システム制御プロ
グラムユニット５および保管検索用パラメータセットプ
ログラムユニット６を後続している。表示プログラムユ
ニット４は上ｓｆｌユニット３にて抽出される意味コー
ドがガイドイメージコードである場合、対応いる。また
システム制御プログラムユニット５は上記ユニット３に
て抽出される意味コードがオペ“レーションコードの場
合それぞわ、に応じた処理プログラムを実行するように
している。さらに、保管検索用パラメータセットプログ
ラムユニット６は上記ユニット３にて抽出される意味コ
ードが管理情報コードの場合保管、検索あるいは意味付
与などの操作のためのパラメータをセットするようにし
ている。

ここで、上記のガイドイメージは１画面分の情報イメー
ジを示すもので、１個以上の要素イメージにて構成され
ている。すなわち−例をあげればオフィス全体像などが
ガイドイメージであり、個々のガイド板、フォルターな
どが要素イメージである。

この場合、このようなガイドイメージは共通イメージと
して予め第４図に示すような共通ガイドイメージ表にて
管理されている。同表では各ガイドイメージに対してガ
イドイメージコードと要素欄を有し、例えば００１なる
ガイドイメージコードに対し要素欄は（１０１，ｎ、　
）、　（１０２，ｎ、）（１０３，ｎ、）となっている
。ここで［１０月、　ｒ１０２Ｊ、　ｒ１０３Ｊは要素
イメージコードを表わし、”ｌ　＋　”２は夫々の要素
イメージをどのように配列して表示するかの位置情報を
表わしている。

したがって、００１なるガイドイメージコードが指定さ
れるとｒｌ（ＨＪ　ｒ１０２Ｊ　ｒ１０３Ｊに対応する
要素イメージが上述の（ｌＴｌｉこ表示されるこ七にな
る。

一方、要素イメージも予め第５囚に示すようＩこ共通要
素イメージ表にて管理されている。同表では要素イメー
ジに対応して要素コード、意味コードおよび画像情報を
有している。このうち、意味コードについては（４）ガ
イドイメージコードに対して００１〜０９９、（ｉｉ）
オペレージ目ンコードに対して４００〜４９９　、　（
ｉｉり文書の保管検索のための管理情報コードに対して
５００〜９９９が付与されている。ここで、オペレーシ
ョンコードはシステムを動作させるもので例えば画像情
報「ラベル変更」　「色変豹については夫々４５０．４
５１の意味コードが付されており画面上でこれらを指示
されると上述のシステム制御プログラムユニット５によ
りプログラムの実行を開始するようＩこしている。また
、管理情報コードは各分類や各属性ｌこ関するもので、
例えば画像情報「ワープロ開発ｌこ関する資料ｊ　「仕
様跡」については夫々５８０．７９０の意味コードが付
されており画面上でこれらを指示されると上述の保管検
索用パラメータセットプログラムユニット６にて保管、
検索、意味付与のための操作パラメータをセットするよ
うｌどしている。

このような共通イメージをもとにして個人単位の情報整
理に最適な個人イメージは具体的に次の操作により作成
される。

まず、電源を投入すると、第３図においてＣＲＴｌに第
６図に示すメニューが出方される。ここで画面上で「個
人イメージ」を指示すると、第５図の要素イメージ表中
「個人イメージ」は意味コード４０２でオペレージ１ン
コードを示すのでシステム制御プログラムユニット５に
て対応する処理プログラムが実行される。この場合、Ｃ
Ｒ１１画面に「名前を入力して下さい。」なる表示が現
われる。

これにしたがい自分の名前をキーボード（図示せず）な
どから入力する。この場合複数のファンクションキーを
個大毎に割り当てておき、このうちの自分のファンクシ
百ンキーを押すようｔこしてもよい。

名前の入力後パスワードを入力する。

これによりシステムはユーザが誰かを知る。

次いで、ＣＲＴＩに第７図に示すように「保管検索モー
ド」および［イメージ修正モード」を有すルメニューが
出力される。ここで、「保管検索モード」は整理されて
いるイメージにしたがって文書を保管したり、検索した
り、あるいはファイル内で文書を移動させるモードで、
イメージそのものは変化しない。才だ、「イメージ修正
モードＪはイメージそのものを変えるためのモードで、
フォルターの色をかえたりラベルを変えたり追加したり
削除したり配置変えをしたりするようにしている。

いま、画面上で［イメージ修正モード］を指示すると、
第５図の共通要素イメージ表中［イメージ修正モー下」
は意味コード４０４でオペレータコードを示すのでシス
テム制御プログラムユニット５にて更に対応するプログ
ラムが実行される。この場合その人が登録している整理
イメージつまり個人イメージがｌＴ＋画面上に表示され
る。この時点で、まだ個人イメージを登録していなけれ
ばシステムが装備している標準的個人イメージが表示さ
れる。第８図はこの状態を示している。この場合フォル
ターにはいまだラベル等は付されておらず、またフォル
ターの形も個々に変えて区別し易いようになっている。

この状態で画面上の各フォルターの形、色、配列などを
個人の好みにより以下の手順に従って変更するようにす
る。

ｉａｌ　ラベル変更 第８図の画面上で所望のフォルターを指示し次いで「ラ
ベル変更」を指示する。すると、第５図の共通要素イメ
ージ表より上述と同様の要領でオペレータコードが指示
されシステム制御プログラムが実行され画面上に［ラベ
ルを入力よりラベルを入力することができる。この場合
手書き入力タブレットにより手書にてラベルを入力して
もよい。また人物に関する資料の場合は似顔絵などを入
力することも可能である。

＋ｂ１色変更 第８図の両面上で所望のフォルターを指示し、次いで「
色変更」を指示する。すると第５図の共通贋素イメージ
表よりオペレーターコードが指示されシステム制御プロ
グラムにより画面上ｔこ［色を指定して下さい。」のメ
ツセージトドもに７色のパレットが表示される。したが
ってこのうちの１色を指示することにより色変更が行な
われる。

ｆｃｌ　形の変更 ？４８図の画面上で所望のフォルターを指示し、次いで
「形変更」を指示する。すると、上述同様にオペレータ
コードが指示されシステム制御プログラムにより画面上
に「イメージを描いて下さい。」のメツセージとともに
グラフィックコマンドが表示される。したがって、この
ときのグラフィックコマンドにより直線、円、四角形な
どを描くととができる。これによりフォルターイメージ
をゲインダーイメージにしたり、同じフォルターイメー
ジでも対応している紙ファイルと同じイメージにするな
ど任意にデザインすることができる。

（ｄｌ追　加 第８図の画面上で「追加」を指示する。すると、上述同
様にオペレータコードが指示されシステム制御プログラ
ムにより画面上に標準のフォルターイメージが追加表示
される。この表示をもとに＋ａｔ〜ｉｃｌの手順でラベ
ルを書いたり、色や形を変えることができる。

（ｅｌ　移動 イメージのレイアウトを変えることは作業効率の点から
非常に重要である。このような処理は第８図の画面上で
所望のフォルターを指示し次いで「移動」を指示する。

すると、上述同様にしてオペレータコードが指示されシ
ステム制御プログラムにより画面上に「置き場所を指定
して下さい。」のメツセージが表示される。したがって
、これを受けて置き場所を指示すると７オルダーは移動
され新しいレイアウトが得られる。

ｉｆ）　消　去 第８図の画面上で消去すべきフォルターを指示し、次い
で「消去」を指示する。すると、上述同様のオペレータ
コードが指示され、システム制御プログラムにより該当
フォルターは消去される。この場合、フォルターは個人
イメージより消されるが、フォルグー中の文書などは共
通イメージを通してアクセス可能である。

Ｉｇｌ　意味付与 意味付与とは第８図の画面上の所望フォルターに共通イ
メージのフォルターや属性を持った文書を対応させ意味
ずけすることで、以下具体例を述べると、いま分類とし
て （１）　ワープロ開発に関する資料 （２）パソコン　ｌ ＋３１　１”ＡＸ　＃ があり、それぞれの開発に関する資料はこれら（１）〜
１３）の分類にしたがったフォルターにしまうことにな
っているとする。この場合、属性情報として書式に関し
ては仕様書、礒事鈴、その他技術資料０）　３つがあり
、技術分野に関してはメカ関係、電気関係、ソフト関係
の３つがあって夫々の文書について属性情報が付加され
ているとする。このように整理されたフォルターに対し
、ある個人が上述の分類（１）〜１３）毎にしまわれて
いるソフトウェア仕様書のみ全ひとつのフォルターとし
て取扱いたい場合、個人イメージとして作成される第８
図の画面中の任意のフォルタを指示するか、あるいは上
述の（ｄｌの要領で新しいフォルターイメージを作り、
こ、ｎに上述のｒａｔの要領でラベルとして例え°ば［
機器制御ソフトウェア仕様書」を記入する。次に、これ
により作られた画面上のフォルターを指示し、次いで「
意味付与Ｊを指示する。すると上述同様にオペレータコ
ードが指示されシステム制御プログラムにより画面上に
共４イメージつまり第４図の共通ガイドイメージ表にて
管理された１画面毎の共通ガイドイメージが表示される
とともに「対応するイメージを指示して下さい。」のメ
ツセージが表示される。この場合共通ガイドイメージ中
に所望する情報がないときは上記ガイドイメージ表にし
たがって順次画面を更新していく。

このようにして上述の（１）〜１３）の分類に対応する
フォルターを捜し、所望するフォルターを指示し次いで
属性についても同じように仕様書、ソフト関係を指示し
、最後に意味付与終了を指示する。

この場合、第５図の共通要素イメージ表中「ワープロに
関する貸料」のフォルレダーおよび属性の「仕様書」な
とは意味コード５８０，７９０で管理情報コードを示す
ので第３図のプログラムユニット６にて意味付与のため
のパラメータがセットされ［機器制御ソフトウェア仕様
書」と記入された上記フォルターに上述の（１１〜（３
）の分類に対応するフォルター内のソフト関係の仕様書
に該当する文書が関係ずけられることになる。

このようにして第８１図の画面−をもとにして上述のｌ
ａｌ〜（ｇｌの操作を組合せることにより個人単位の作
業環境に合致した個人イメージを作成できることになる
。この場合こうして作成される夫々の個人イメージは＠
９図に示す個人用ガイドイメージ表にて管理される。す
なわち同表は第４図で述べた共通ガイドイメージ表き同
じもので、この場合ガイドイメージコードおよび要素欄
の要素イメージコードは４桁で表わしている。また、こ
のようなガイドイメージを構成する個人要素イメージは
第１０図に示す個人用要素イメージ表にて管理される。

同表は第５図で述べたものと同様であるが要素イメージ
コードを４桁で表わしている。この場合上述の［機器制
御ソフトウェア仕様書］に関しては意味コードとして５
８０．５８１．５８２．７９０，８８０等が付されてい
るが、これら意味コードは第５因の共通要素イメージ表
中の意味コードに対応している。

Ｃｎにより、その後個人用ガイドイメージ表にしたがっ
て自己に対応する個人イメージを取り出せば自分のイメ
ージで整理された情報が画面上に表示され、この画面上
で目的とする個人要素イメージを指示することにより所
望する文書等の情報を取り出すこさができる。この場合
各文書の管理は第１１図に示すように各文書毎に文書コ
ードが付され、さらに光ディスクなどにおけるアドレス
コード、収められているフォルターコードおよび各属性
ごとに属性コードが付されており、上述の個人イメージ
において「機器制御ソフトウェア仕様書」が指示された
場合はフォルターコードが５８０か、５８１か、５８２
かで、書式コードが７９０で、技術分野コードが８８０
という条件の下で文書管理テーブルを捜し該当する文書
を取り出すことになる。

したがりて、このような構成によれば個人単位で自己の
イメージに合った情報整理および再整理を行なうことが
できるのでかかる情報を利用する作業の能率向上に大い
に寄与することができる。

また個人イメージは共通イメージを構成するフォルター
およびその属性の関係で管理されるので個人イメージ作
成後に新しい書類等文書が追加されても、これらはすべ
てフォルターとその属性の関係で取り出すこ♂ができ、
その後の作業に不便をきたすおそれも除去できる。

なお、この発明は上記実施例にのみ限定されず要旨を変
更しない範囲で適宜変形して実施できる。

例えば上述実施例では個人イメージでの情報整理につい
て述べたが組織を構成するグループ単位での情報整理に
も適用できる。つまり組織を構成する個人−やグループ
の最少単位での情報整理に適用できる。

明するための説明図、第３図はこの発明の一実施例を示
すブロック図、第４図は同実施例に用いられる共通ガイ
ドイメージ表を示す図、第５図は同実施例に用いられる
共通要素イメージ表を示す図、第６図乃至第８図は同実
施例における表示画面の、表示例を示す説明図、第９図
は同実施例の説明に用いられる個人用イメージガイド表
を示す図、第１０図は同実施例の説明に用いられる個人
用要素イメージ表を示す図、第１１図は同実施例に用い
られる文書管理表を示す図である。

１・・・ＣＲ，Ｔ　２・・・タッチパネル３・・・意味
コード抽出プログラムユニ、ト４・・・表示プログラム
ユニット ５・・・システム制御プログラムユニット６・・・保管
検索用パラメータセットプログラムユニット

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）画像を表示する手段と、この表示手段に表示され
   る共通イメージとして予め要素イメージおよびこの要素
   イメージの表示位置情報を記憶した手段と、上記要素イ
   メージに対・応する画面情報および意味情報を記憶した
   手段と、制御手段と、この制御手段により上記表示手段
   に表示される共通イメージ中の要素イメージを指示しつ
   つ独自に整理された最少単位のガイドイメージを作成す
   る（！−サもにこのガイドイメージを構成する要素イメ
   ージの画像情報に対応させて上記共通イメージの要素イ
   メージの表わす意味情報を記憶する手段とを几備したこ
   とを特徴とする情報整理装置。 イ２）　上記最少単位のガイドイメージを作成する手段
   は個人単位のガイドイメージを作成するこ台を特徴とす
   る特許請求の範囲第１項記載の情報整理装置。