JP4358464B2 - 電子ファイル装置とそのシステム作成方法及び書類データの選択方法 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、設計情報データ、メンテナンス記録などの各種資料を簡単に検索できるようにした電子ファイル装置とそのシステム作成方法及び書類データの選択方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
比較的ライフサイクルの長い昇降機や冷熱機、また電力や原子力関係の機器などは、２０年から４０年など、長年月にわたるメンテナンス業務が必要なものがある。こういった機器においては、長年にわたって収集・作成した資料が膨大な量になり、また、メンテナンスのために設計当時の詳細な記録が必要な場合もあって、蓄積された資料の保管と検索が問題となっている。
【０００３】
こういった資料も、量が少ない場合やファイルを作成した担当者が在籍している間は、資料をパイプ式ファイルなどに綴じ、オフィスのロッカーや棚に保管しておけば記憶に頼ることで必要な情報を探すことが可能であり、必要に応じて取捨選択することもできた。
【０００４】
しかし前記したように、長年にわたって収集・作成した文書が蓄積されてくるとスペースの問題が生じ、また検索が困難になる。そのため、こういった資料をスキャナなどで取り込んでイメージデータとし、光ディスクなどに収容する電子ファイリングシステムが利用されるようになってきた。しかしながらこういった電子ファイリングシステムは、確かに莫大な量の資料をファイリングすることが可能であるが、そのシステムを構築するためには書類検索用の書類名やキーワードを入力したデータベースなどが必要になり、多大な費用と時間がかかる。しかしながら、その資料へのアクセス方法が十分に考慮されていない場合、多大な費用と時間をかけたのにも関わらず必要な資料を検索するのに時間がかかり、使い勝手が悪いなどの問題が生じた。
【０００５】
すなわち従来の電子ファイリングシステムは、まず書類を内容によって例えば仕様書、マニュアル、技術資料、設計資料、製品別、などに分けて階層構造にするか、その書類内容毎に表題、作成者、作成年月日などを入力したデータベースを作成し、場合によってはその書類を検索するためのキーワードを付けたり、抄録を作成して検索が容易におこなえるようにしていた。
【０００６】
しかしながら、このようにデータベースを作成するためには多大な時間と人員を必要とするにもかかわらず、書類を検索する人はこういったデータベースの使い方を習得したり、検索の際、階層の中をあちこち探し回ったり、書類の標題、あるいはキーワードなどを自分で入力せねばならず、従来のファイルに収容していたものとは違って使い勝手が悪かった。
【０００７】
すなわち従来の資料は、前記したようにパイプファイルやその他のファイルに穴を開けてファイルし、それを棚やロッカーに入れて保管するという形態が多かった。そのため利用者は、これについての資料は、どこの棚、若しくはロッカーの何段目のパイプファイル、という具合に記憶していることが多く、さらにそのパイプファイルの特徴も、背表紙のタイトルの場合はワープロ打ちされたものであればその書体や大きさ、縦書き横書きといった違い、手書きのものであれば筆跡や筆記用具の違い、また資料番号を識別するためのラベル、分類を意味する様々な形のカラーラベルなど、紙の汚れ具合に至るまで多くの情報がこの記憶につながっており、利用者はこれらの情報を元に瞬時にして情報の場所を判断していた。
【０００８】
ところが電子ファイルにすることによって、まずこういった現物の書棚のもつ各フォルダの空間的位置、外観の特徴が失われた。そして、現物のフォルダを手でめくって探す際の着目点である資料の外観の特徴が失われて検索が困難となった。また、前記したように検索をデータベースでおこなう場合、操作が複雑なため直感で検索できるものは少なく、操作説明書を参照しないと理解できないものが多いため、機械操作に慣れない作業者にとっては、便利であるとは言い難かった。更にこの場合、同じような分野の書類では、表題やキーワードが似通ったものが多数作られていて区別がつかなかったり、資料の分類方法が枠にはめられていて、分類項目がはっきりしていないと登録も検索も容易ではなく、作業者が現状活用しているファイル体系を保ったまま電子フアイルに置き換えることが困難である。
【０００９】
またこういった電子ファイル装置においては、前記したデータベースと書類データとの間にリンクを設定し、キーワード検索によって必要な書類が表示されるようにしたものもあるが、このためには書類１つ１つの書類名や設定したキーワードとデータベース間に手作業でリンクを設定する必要があって、こういった作業に多くの時間と費用がかかる。さらに、リンクを設定する作業が人の手によって行われるため、似たような資料の場合は間違いが生じやすく、検証にも時間がかかる。
【００１０】
さらに元の資料ファイルにおける書類を探しやすくするため、イメージデータファイルに内容を容易に連想できるような名前を付けると、入力そのものに時間を要すると共に台帳を作成するなどして時間がかかる。また、こういった台帳を作成しない場合は、ファイル名が重複していないかなどの確認が必要であり、さらにファイル名がコンピュータのシステムの規則によりエラーになることがあって、ファイル名を付ける際にも注意が必要であると共に手間が掛かる。
【００１１】
こういったことを改善するため特開平８−１６６１２号公報には、同じような書類、例えば仕様書とかマニュアルなどを収容したブリーフケース的なものや書類そのものを示すアイコン、書類の格納場所を階層的に示したディレクトリ、ファイル名とそのデータ、書類の格納場所の地図、グラフ、部屋などを表示し、それを順次クリックしてゆくと目的の資料に到達できるようにしたシステムが示されている。また、特開平１０−１０５５６５号公報には、まずメニュー画面に分野を表示し、必要な分野を選択すると大分類、中分類、小分類が表示され、それを選択するとさらに詳細選択画面が表示されて目的の資料を探すことのできるシステムが示されている。
【００１２】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながらこれら特開平８−１６６１２号公報、特開平１０−１０５５６５号公報に示されたものも、前記した従来の方法と同様、探す書類の分野がわかっているか、あるいは書類名、キーワードなどが予めわかっている場合は比較的簡単に探すことができるが、書類の分類、キーワードの付与、データベースの作成などに時間がかかり、また、普段使い慣れているパイプファイルなどの書類をこのように分類分けしてしまうと、それらのファイルの存在していたときの特徴が失われ、そのかわりに普段使っていた人たちにとっては検索の手間が生じて使いづらいものになってしまう。また、こういったシステムを構築するためには、前記したようにファイル名、キーワードなどを１つ１つ入力したり設定したりせねばならず、似たような資料の場合は間違いが生じやすいと共に、ファイル名が重複していないかなどの確認が必要であり、さらにファイル名がコンピュータのシステムの規則によりエラーになることがあって、ファイル名を付ける際にも注意が必要であると共に手間が掛かる。
【００１３】
このような事情に鑑み本発明は、普段、そのファイルを長年使って来た人達が違和感無く使えるような電子ファイル装置と書類データの選択方法を提供することが第１の課題であり、かつ、このような電子ファイル装置におけるシステムを容易に構築できるようなシステム作成方法を提供することが第２の課題である。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
上記第１の課題を解決するため本発明においては、現物の棚やロッカーにおけるパイプファイルなどのファイルのイメージをデジタルカメラなどで直接撮影したイメージ、もしくはファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージを画面に表示してそのうちの所望のファイル位置をクリックすることでその中身を表示できるようにし、電子ファイルでありながら現物の棚やロッカーから資料を探し出すのと同じ感覚で検索して資料を探せるようにした。
【００１５】
また、上記第２の課題を解決するためこのような電子ファイル装置のシステム構築に当たっては、ファイルのイメージにおけるファイル位置と所望の書類のデータファイルとの関連づけを容易におこなえるようにするため、書類のデータファイル名を文字コード順などの特定の規則を用いてファイルにおける書類の収容順を示すように付け、前記ファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間に、この規則に従って自動的にリンクを設定できるようにした。
【００１６】
上記第１の課題を解決するため本発明においては、単一または複数頁からなる複数の書類を収容し、その背表紙にタイトルが記載された現物の複数の書類ファイルを、現物の書棚またはロッカーなどのファイル収容機器に収納された状態で、その背表紙側より、デジタルカメラで撮影した前記現物の書類ファイルの外観イメージと、該ファイル収容機器に収納された前記書類ファイルの外観イメージ中のファイルの表示位置と、前記現物の書類ファイルに収容された複数の書類がワープロデータで作られていてある場合はそのまま、ワープロデータで作られていていない場合は、スキャンして書類データとすると共に、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の書類データと前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶装置の複数の書類ファイルの外観イメージを表示する表示装置と、該表示装置に前記現物の書類ファイルの外観イメージを表示させ、該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でファイル中の前記書類データを表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とからなり、前記ファイル収容機器内の前記現物の書類ファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で書類データを表示できるようにし、
更に前記記憶装置は、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の先頭頁または代表頁を集めた表紙集ファイルをイメージとして記憶し、前記ファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で、該ファイルに対応した表紙集ファイルを選択できるようにしたことを特徴とする。
【００１７】
また、このような電子ファイル装置における書類データの選択方法である請求項７は、
単一または複数頁からなる複数の書類を収容し、その背表紙にタイトルが記載された現物の複数の書類ファイルを、現物の書棚またはロッカーなどのファイル収容機器に収納された状態で、その背表紙側より、デジタルカメラで撮影した前記現物の書類ファイルの外観イメージと、該ファイル収容機器に収納された前記書類ファイルの外観イメージ中のファイルの表示位置と、前記現物の書類ファイルに収容された複数の書類がワープロデータで作られていてある場合はそのまま、又ワープロデータで作られていていない場合は、スキャンして書類データとすると共に、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の書類データと前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶装置の複数の書類ファイルの外観イメージを表示する表示装置と、該表示装置に前記現物の書類ファイルの外観イメージを表示させ、該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でファイル中の前記書類データを表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とを用意し
前記ファイル収容機器内の前記現物の書類ファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で書類データを表示できるようにし、更に前記記憶装置により、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の先頭頁または代表頁を集めた表紙集ファイルをイメージとして記憶し、前記ファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で、該ファイルに対応した表紙集ファイルを前記ファイル中の書類データにおける先頭頁、または代表頁を集めた表紙集ファイルが自動的に表示されて、該表紙集ファイルから書類の特定頁の選択をおこなえるようにしたことを特徴とする。
【００１８】
このように現物または仮想のファイル収容機器内におけるファイルのイメージ、もしくはファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージと、該ファイルのイメージにおけるファイルの表示位置と関連づけて書類データを記憶して電子ファイル装置を構成することにより、利用者は従来と同様直感的に必要な書類のあるファイルをファイルのイメージから選択することができる。従って利用者は、従来と同様直感的に、容易に、必要な書類を選び出すことができると共に、従来の電子ファイル装置に見られた操作説明書の参照やデータベースの使い方の習得などが不用となり、また、表題やキーワードの入力といった面倒な操作も必要なくなる。
【００１９】
削除
【００２０】
又本発明によれば、各ファイルに複数収容された複数頁から構成される書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルを集めた表紙集ファイルを作成し、これを表示装置に表示することにより、利用者はその表紙集ファイルで書類の中身を直感的に把握することができ、必要なものがどれかの判断を容易におこなうことができる。
【００２１】
しかし、単に書類の先頭頁、または代表頁を表示すると、表示されている書類イメージが先頭頁や代表頁なのか書類の中身なのかわからなくなる場合がある。そのため請求項２に記載したように、
前記表紙集ファイルに収容した先頭頁、または代表頁を表示するに際し、該先頭頁、または代表頁であることを識別するためにマークを付すことを特徴とする。
【００２２】
このようにすることで、表示されているのが先頭頁、または代表頁であることがはっきりし、書類の中身との区別が容易に判断できる。
【００２３】
そしてこのマークは、請求項３に記載したように、前記現物の書類ファイルがパイプファィルである電子ファイル装置において 前記先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマークは、パイプファィルの穴を開ける位置で、書類記載内容を隠さない位置に付すことが好ましい。
【００２４】
そして更に請求項４においては、
前記記憶装置に、前記現物の書類に関するキーワードからファイル名と該ファイルに収容された書類名とを検索すると共に前記ファイルのイメージ中の前記検索したファイル名に該当するファイルの表示位置をブリンクなどの手段で明示させるデータベースを持ち、キーワードの入力でファイル表示位置を明示させて選択できるようにしたことを特徴とする。
【００２５】
このようにファイルのイメージからの選択と、キーワードからの選択を混在させることにより、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、といった場合でも必要な書類を簡単に探すことができる。
【００２６】
更に請求項５においては、
前記記憶装置に、前記現物の書類に関するキーワードからファイル名と該ファイルに収容された書類名とを検索すると共に前記ファイルの外観を表示させるデータベースを持ち、キーワードの入力で前記現物の書類ファイルの外観を表示させて選択できるようにしたことを特徴とする。
【００２７】
このようにキーワードからの選択とファイルの外観による選択を混在させることにより、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えており、かつ、ファイルの外観を見ることで記憶が戻るといった場合に非常に有効な検索方法を提供することができる。
【００２８】
このように構成した電子ファイル装置のシステムを構築するため、請求項８に記載した発明は、単一または複数頁からなる複数の書類を収容し、その背表紙にタイトルが記載された現物の複数の書類ファイルを、現物の書棚またはロッカーなどのファイル収容機器に収納された状態で、その背表紙側より、デジタルカメラで撮影した前記現物の書類ファイルの外観イメージと、該ファイル収容機器に収納された前記書類ファイルの外観イメージ中のファイルの表示位置と、前記現物の書類ファイルに収容された複数の書類がワープロデータで作られていてある場合はそのまま、作られていていない場合は、スキャンして書類データとすると共に、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の書類データと前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけた前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶装置の複数の書類ファイルの外観イメージを表示する表示装置と、該表示装置に前記現物の書類ファイルの外観イメージを表示させ、該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でファイル中の前記書類データを表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とからなる電子ファイル装置におけるシステム作成方法であって
前記ファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係づけにあたっては、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の先頭頁または代表頁を集めた表紙集ファイルをイメージとして作成し、該表紙集ファイルと前記ファイルのイメージ中のファイル位置とを関連づけると共に、表紙集ファイルの各頁と前記書類のデータファイルとを関連づけておこなうことを特徴とする。
【００２９】
このように書類のデータファイル名が、該書類を収容したファイルにおける書類の収容順を示すよう特定の規則を設けることで、書類データ名を１つ１つ考えたり入力したりする必要や、似たような資料におけるファイル名の重複、コンピュータのシステムの規則によってファイル名がエラーになることの確認などが必要なくなり、しかもファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係付け（リンク作業）を、前記規則に基づいて機械的に、自動的におこなうことができるようになり、従来のこういったシステムにおける関係付け作業を大幅に軽減できると共にファイル名の入力などによる間違いも防止できる。
【００３０】
削除
【００３１】
又本発明によれば、書類のデータファイルから各書類の先頭頁、または代表頁のイメージデータ、またはワープロファイルなどの資料ファイルを抽出した表紙集ファイルを介在してファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間を関係づけることにより、階層的なシステム構築を容易におこなうことができ、前記したファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係付け作業を自動的に行うことが可能となる。
【００３２】
そしてこの表紙集ファイルは、請求項９に記載したように、
前記各書類のデータファイルから各書類の先頭頁、または代表頁のイメージデータを抽出した表紙集ファイルは、抽出した現物のイメージデータからなる資料ファイルを前記書類のデータファイル名順に収容して作成することを特徴とする。
【００３３】
このように、抽出したイメージデータを前記書類のデータファイル名順に収容して表紙集ファイルを構成することで、前記したように書類のデータファイル名は特定の規則に従って付与されているから、ファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係付けを自動的におこなうことが可能となる。
【００３４】
そしてこのファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係づけについては、請求項１０に記載したように、
前記ファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係づけにあたっては、ファイルのイメージ中のファイル領域座標またはファイル名、ファイル数、書類のデータファイルを収容したフォルダ名、リンク元ファイル名、リンク元頁番号、リンク先ファイル名などで構成した補足情報ファイルを作成し、ファイルのイメージ中のファイルと書類のデータとを自動的に関係づけるようにしたことを特徴とする。
【００３５】
このように補足情報ファイルを作成することにより、この補足情報ファイルの中身を順次読み出してゆくことで前記したファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係づけを容易に、自動的におこなえるようになる。
【００３６】
【発明の実施の形態】
以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を例示的に詳しく説明する。但し、この実施の形態に記載されている構成部品の寸法、材質、形状、その相対配置などは、特に特定的な記載がない限りはこの発明の範囲をそれのみに限定する趣旨ではなく、単なる説明例に過ぎない。
【００３７】
図１は本発明の電子ファイル装置を示した図、図２は電子ファイル装置に表示したイメージデータの説明図であり、図３は各ファイルに収容された書類の説明図、図４は各書類の先頭頁、または代表頁を集めた表紙集ファイルの説明図、図５は表紙集ファイルの表示状況の説明図、図６は本発明の電子ファイル装置をローカルエリアネットワークで使う場合のブロック図、図７は本発明の電子ファイル装置の構築方法における書類名付与方法の説明図、図８は各ファイルに含まれる資料名の設定順序の説明図、図９は各ファイルと先頭頁、及び各ファイルの資料との関連づけ（リンク）の説明図、図１０は関連づけ（リンク）設定のための各データを説明するための図、図１１は本発明の電子ファイル装置におけるシステム作成方法のフロー図である。図中１０は電子ファイル装置全体の制御装置を含む表示装置、１１は記憶装置、１２はスキャナである。
【００３８】
例えば図２（ａ）に示したように、複数のファイルＡ、Ｂ、……、Ｇが収納されている棚などのファイル収容機器があった場合、まずこの棚をそのままデジタルカメラなどで撮影してファイルのイメージ１を作る。なお、このファイルのイメージは、実際の棚には収容されていない既にデジタル化されたデータを仮想ファイルとして収容したり、こういった既にデジタル化された仮想ファイルだけで構成した仮想棚などで作ったものでもよい。また、ファイル収容機器に収容されたイメージではなく、単体のファイル外観のみによるファイルのイメージであっても良い。そしてこれらの各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇの各々には、図３に示したように複数の書類がファイルされており、例えばファイルＢに収容されている書類が図４に示したように、イ１、イ２、イ３で構成された書類イ、ロ１、ロ２で構成された書類ロ、ハ１、ハ２、ハ３、ハ４、ハ５で構成された書類ハ……などで構成されている場合、これらの書類が例えばワープロデータで作られていてそのデータがある場合はそのまま、無い場合は図１のスキャナ１２などでスキャンし、書類のデータとすると共にサムネイル画像を作成し、さらに各書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロデータイ１、ロ１、ハ１……を集めて表紙集ファイル３０Ｂを作成すると共に、各表紙集ファイルに集められた頁のサムネイル画像を作成する。そして、他のファイルＡ、Ｃ、……、Ｇについても、同様に収容されている書類をスキャンして書類データとすると共にそれらの先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルを集めた表紙集ファイル３０Ａ、３０Ｃ……、３０Ｇ、及びサムネイル画像を作成し、これらファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類のデータを図１の記憶装置１１に記憶する。
【００３９】
この記憶装置１１に記憶したファイルのイメージデータ１は、図１における表示装置１０に含まれる制御装置によりこの表示装置１０に図２（ａ）のように表示した際、図１０の（ａ）に示した各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇ毎にそれぞれ別個に指示できるよう、それぞれのファイル表示イメージ毎に独立したものとする。この方法としては、例えば図１０の（ａ）において、図１の表示装置１０に表示したファイルのイメージ１における各ファイルの始点と終点の座標が、図１０（ｂ）に示したようにファイルＡでは（５，５）、（１７８，５３０）、ファイルＢでは（１８０，５）、（３７０，５３０）……である場合、この座標で区切られる範囲をそれぞれのファイルイメージ表示エリアとしたり、また、各ファイルを別々に撮影するかファイルのイメージデータ１を各ファイル別にバラバラにし、その各ファイル毎のイメージを表示したとき、ファイルのイメージデータ１となるようにして別個に指示できるようにしても良い。
【００４０】
そしてそれぞれのファイルイメージ表示エリア、またはファイルイメージ毎に、そのファイルに収容してある書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルを収容した前記表紙集ファイル３０Ａ、３０Ｂ、３０Ｃ……、３０Ｇに対してリンクを設定し、棚のイメージデータ１における各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇの表示位置を指示することによって、前記表示装置１０に含まれる制御装置によりそのファイルに対応した表紙集ファイル３０が図２（ｂ）、及びその詳細を示した図５のように表示されるようにする。
【００４１】
すなわちこの図２（ｂ）、及びその詳細を示した図５において５０は、このファイルのイメージデータ１における選択されたファイル（この例ではＢのファイル）に対応した表紙集ファイル３０Ｂの中身である各書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルイ１、ロ２、ハ３、……をサムネイル形式で表示するエリアで、５１はそのうちの選択された表紙を拡大して表示するエリア、５４は先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマーク、５５は選択表示された表紙が必要としている書類の先頭頁、または代表頁である場合、その書類の全頁のデータとリンクさせるためのリンクボタンエリアである。そして、図１の表示装置１０に図２（ａ）のように表示されたファイルのイメージ１の、例えばファイルＢを選択してクリックすると、表示装置１０には、表示装置１０に含まれる制御装置によって図２（ｂ）のようにこのファイルＢに収容された複数の書類の先頭頁、または代表頁のサムネイルが５０のエリアに、そしてエリア５１にそのサムネイル中の選択された表紙が拡大されて表示される。
【００４２】
さらにこの図２（ｂ）、または図５のエリア５１に表示された書類は、その表紙を含む書類データ、すなわち先に図１におけるスキャナ１２でスキャンして記憶装置１１に記憶した書類の全頁のデータとリンクされており、このエリア５１に表示された表紙、すなわちリンクボタンエリア５５をクリックすることにより、表示装置１０に含まれる制御装置が図２（ｃ）に示したように、選択した表紙に対応した書類の各頁のサムネイルがエリア５２に、そしてこのエリア５２のサムネイル中における選択した頁の詳細拡大イメージをエリア５３に表示するようにしてある。
【００４３】
なおファイルのイメージ１と表紙集ファイル３０、及び表紙集ファイル３０と各書類データイ、ロ、ハ……の関連づけは、例えばＨＴＭＬ言語やＸＭＬ言語を用いてホームページ形式にファイルのイメージ１を表示できるようにし、さらに各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇのイメージエリア、またはファイルイメージと表紙集ファイル３０Ａ、３０Ｂ、３０Ｃ……、３０Ｇをハイパーリンクで対応付け、さらにこの表紙集ファイル３０Ａ、３０Ｂ、３０Ｃ……、３０Ｇと各書類イ、ロ、ハ……を同じくハイパーリンクで対応付けることにより、容易に関連づけられる。このようにすると、通常のＷＷＷブラウザを使うことでファイルのイメージ１の表示や、表示されたファイルのイメージ１から表紙集ファイル３０への移行、表紙集ファイル３０から各書類データへの移行を容易におこなうことができ、そして元のファイルのイメージ１への移行も、「戻る」釦を設けることで簡単に行うことができる。
【００４４】
このようにＨＴＭＬ言語やＸＭＬ言語を用いてＷＷＷブラウザで表示できるようにすれば、作成したデータをそのままＷＷＷサーバに保管することでホームページとして使うことが可能となり、遠隔地からの書類閲覧が可能となる。さらに、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）などを構築した場合も、データをそのままサーバに入れればどこの部署からも閲覧が可能となり、ＣＤ−ＲＯＭなどにするのも容易にできる。
【００４５】
このようにすることで電子ファイル装置の利用者は、ファイルのイメージ１により、従来の棚からファイルを持ち出して書類を閲覧するのと全く同じ要領でファイルを選択でき、しかもその選択によってそのファイルの表紙集ファイルが表示されて必要な書類の表紙が簡単に選択できるから、必要な書類が従来通り人間の直感で簡単に探すことができる。そのため、このようにして普段使用している書類を利用者にストレスを感じさせることなく電子ファイル化し、その後、データを少しずつデータベース化するようにすれば、例え担当者がいなくなっても検索可能なシステムが構築できる。
【００４６】
なお、ファイルのイメージ１は、前記したように棚などのファイル収容機器を撮影したイメージをそのまま使う場合と、各ファイルを別々に撮影するかファイルのイメージ１を各ファイル別にバラバラにする場合の２種類を説明したが、各ファイルのイメージ別に切り分けてファイルのイメージとして並べた場合は、各ファイルの位置を仮想的に自由に並べ替えたり、個人用の使い勝手の良いファイルが容易に構築できる。また、表紙集ファイルも、ファイルの中身の表紙だけでなく、関係する他のファイルの表紙をそれとわかるように収容し、さらに他の書類やファイルとリンクするようにしても良い。
【００４７】
また図２（ｂ）、または図５に示したように表紙集ファイル３０の内容をエリア５１に表示するに当たっては、この表示されている書類イメージが先頭頁や代表頁なのか書類の中身なのかわからなくなる場合がある。そのため、表紙集ファイルに収容した先頭頁、または代表頁の書類記載内容を妨げない位置に、先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマークを付けるようにするとよい。このマークを付ける場合は、例えば図２（ｂ）、または図５に５４で示したように、通常パイプファィルの穴を開ける位置などが適当であるが、上記したように書類記載内容を妨げない位置ならどこでも良く、形状も図２（ｂ）、または図５に５４で示したようなものに限定されることなく適宜な形状として良い。
【００４８】
このように、本発明における電子ファイル装置と書類データの選択方法が構成されるわけであるが、以下このようなファイルのイメージ１における各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇのイメージエリアと表紙集ファイル３０、及び表紙集ファイル３０と書類のデータとの関連づけ（リンク）をおこなったシステムの作成方法につき、図１１のフロー図に従って説明する。
【００４９】
まず図１１におけるステップＳ１１０で、前記したようにファイルのイメージ１を作成し、ステップＳ１１１で図１０の（ａ）、（ｂ）に示したようにこのファイルのイメージ１上の各ファイルの表示位置座標データ、またはファイル名（ファイル別にイメージデータを作成した場合）を入力、または取得する。そしてステップＳ１１２で図７に示したように、ファイルに含まれる書類のデータを収容する書類データフォルダ７０（例えばｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａ）を設け、そして例えばファイルＢにイ１、イ２、イ３で構成された書類イ、ロ１、ロ２で構成された書類ロ、ハ１、ハ２、ハ３、ハ４、ハ５で構成された書類ハ……などが収容されている場合、これらの書類イ、ロ、ハ、……のそれぞれに特定の規則に従って書類名を付し、この書類データフォルダ７０に収容する。
【００５０】
この書類名付与のために設けた特定の規則とは、書類名自体がファイルに含まれる書類の順序を表すようにするもので、例えば文字コード順などのように、書類名をソートしたとき、書類名の並ぶ順序がファイルに含まれる書類の順序となればどのようなものでも良い。すなわち例えば図７に示したｂ００１、ｂ００２、ｂ００３、……のように、書類を収容しているファイルに付した大文字アルファベットに対応した小文字を１桁目に、それに続けて３桁の連番数字を付すなど、書類名をファイルと関連づけたものでも良く、その他にも漢字・ひらがな・記号等が入り交じった名前など、あらかじめ定めた、あるいは一般に用いられている順序の名前で構成できる。なお、この図７に示した例では、アルファベット１桁と連番数字３桁の合計４桁を用いた場合を示したが、これは一例であって、上記したように書類名が書類の順序を表せばよいから、桁数も４桁に限らず、また数字も連番である必要はない。
【００５１】
そして例えば、このファイルＢに含まれる書類の収容順を任意に指定する場合は、書類データのファイル名に含まれる文字列、文字列の場所を、例えば図８に示したように指定することにより、表紙集の各頁の順序を定めるという方法を用いることもできる。そして、こうして付与した書類名ｂ００１、ｂ００２、ｂ００３、……とこの図８に示したデータとの関係をデータとして残しておく。
【００５２】
このようにして各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇに収容されている書類毎に上記した規則に従って書類ファイル名を付し、その書類データを図１０の（ｄ）に示したように書類データフォルダ７０（ｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａ）に収容したら、ステップＳ１１３で図７に示したようにこの書類データにおける先頭頁、あるいは代表頁を各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇ別に集め、それを元の書類ファイル名順に並べて各ファイルに対応した表紙集ファイル３０（図７においては３０Ｂ）を作成し、図１の記憶装置１１に設けた表紙集ファイルフォルダ（例えばｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒ）に図１０の（ｃ）に示したように収容する。この表紙集ファイルは、書類データフォルダ７０に各書類のデータがすでに収容されているから、そのイメージデータから必要な頁（先頭頁、または代表頁）を集めることで容易に作成することができる。
【００５３】
こうして表紙集ファイルができたら、これらファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……Ｇと対応する表紙集ファイル、及び表紙集ファイル中の各表紙と対応する書類のデータの間にリンクを設定して関係付けをおこなうわけであるが、それに先だってステップＳ１１４で、図９の９０に示したようにステップＳ１１１、ステップＳ１１２、ステップＳ１１３で取得した書類データを収容した書類データフォルダ７０のパス名ｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａ、前記表紙集ファイルを収容した表紙集ファイルフォルダのパス名ｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒ、及び表紙集ファイルの各頁に貼り付ける前記図２ｂ、または図５に５５で示した透明なリンクボタンの位置と大きさを表す座標などの補足情報をもとに、９１に示したようなリンク元頁領域（表紙集ファイルの各頁のリンクボタンの位置と大きさを表す座標）、リンク元頁番号（表紙集ファイルにおける頁番号）、リンク先ファイル（書類データファイル名）、リンク先頁番号（書類データにおける頁番号）などで構成された補足情報ファイルを自動的に作成するプログラムを、例えばＶｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ（米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎの登録商標）やマクロを用いて作成し、補足情報ファイルを作成すると共に書類データフォルダ７０内に収容されている各ファイル別の書類データ数を自動的に取得する。
【００５４】
まずファイルのイメージ１と表紙集ファイルの間のリンク設定であるが、最初にステップＳ１１５でファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……Ｇの数ｎを取得し、ステップＳ１１６でこのファイル数を表すｈを０とし、ステップＳ１１７で最初のファイル（例えばファイルＡ）と対応する表紙集ファイルとのリンク設定のため、このｈを１とすべくｈ＝ｈ＋１を計算する。そしてステップＳ１１８でこのｈ番目（１番目）のファイル（ファイルＡ）のファイル名を取得し、ステップＳ１１９でファイルのイメージ１上におけるこのファイルＡのファイル表示位置データ、またはファイル名を取得する。そして続いてステップＳ１２０で表紙集ファイルを収容した表紙集ファイルフォルダのパス名ｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒと、ファイルのイメージ１を表示するためにＨＴＭＬ、またはＸＭＬなどで記述したファイル収容状況表示用ファイル名、及び表紙集ファイルの内容を図２における（ｂ）のように表示するために例えばＡｄｏｂｅ社のＡｃｒｏａｂａｔ（Ａｄｏｂｅ社の登録商標）で作成・表示するＰＤＦファイルのファイル名やＨＴＭＬ、またはＸＭＬなどで記述した表紙集ファイル表示用ファイル名（図１０の（ｃ））、表紙集ファイルのファイル名付与規則などのデータを取得し、ファイル収容状況表示用ファイルに、ファイルのイメージ１を表示するための記述と、このファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……Ｇの表示位置データ、またはファイル名と前記表紙集ファイル表示用ファイル間のリンクに関する記述をおこない、関係付けをおこなう。
【００５５】
そして次にステップＳ１２１で、表紙集ファイル３０と書類データとのリンクを設定するため、ｈ番目（１番目）のファイル（ファイルＡ）に収容されている書類データ数ｍを前記補足情報ファイルから取得する。そしてステップＳ１２２でこの書類データ数を表すｋを０とし、次いでステップＳ１２３で表紙集ファイル３０の最初の表紙と対応する書類データファイルとのリンク設定のため、このｋを１とすべくｋ＝ｋ＋１を計算する。そしてステップＳ１２４で、前記補足情報ファイルからリンク先ファイル名、すなわちｋ番目（１番目）の書類データ名を取得し、ステップＳ１２５で、各書類データファイルの内容を図２における（ｃ）のように表示するためにＨＴＭＬ、またはＸＭＬなどで記述した書類データファイル表示用ファイルのファイル名やＰＤＦファイル名を使い、前記表紙集ファイル表示用ファイルの中に、表紙集ファイルの各頁のサムネイル画像を図２（ｂ）のように表示させると共に選択した表紙画像をエリア５１に表示するための記述と、このサムネイル画像の各頁に対応する書類データファイル表示用ファイル間のリンクに関する記述を作成してリンクを設定する。
【００５６】
なおこのリンク設定は、例えばＶｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ（米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎの登録商標）やマクロを用い、自動的にこのリンクを設定するプログラムを作成して実施する。すなわちこのプログラムは、前記補足情報ファイルからファイルの数（すなわち表紙集ファイルの数）と書類データファイルの数、及び書類データファイルの書類名の付与規則などを読み取り、表紙集ファイルフォルダｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒに含まれる表紙集ファイルにおけるサムネイル画像を前記図２（ｂ）のエリア５０に表示すると共に、このサムネイル画像の中の選択したサムネイルに対応した表紙画像をエリア５１に表示する記述と、かつ、このエリア５１に表示された画像（リンクボタンエリア５５）がクリックされた時、これをリンク元として書類データを収容した書類データフォルダ７０のパスｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａに収容されている対応する書類データのファイル名をリンク先とする記述を、ＨＴＭＬやＸＭＬなどで記述してファイルとして自動的に出力するようプログラムしたものである。
【００５７】
このとき、前記したように、各ファイルに収容されている書類データファイル名自体が書類の順序を示すよう一定の規則に従って付与されているから、プログラムでは表紙集ファイル画像から書類データファイルへのリンク設定が補足情報ファイルに基づいて機械的におこなうことができ、各書類データへの書類名付与に伴う繁雑な作業をすることなく、容易にリンク設定を行うことができる。
【００５８】
こうして第１番目の書類データが表紙集ファイルと関係づけられたら、次のステップＳ１２６でｋがｍに達したかどうかが判断され、現在は最初の書類データが表紙集ファイルと関係づけられただけなのでｋは１であり、ステップＳ１２３に戻って同様な処理がファイルＡにおける最後の書類データまで繰り返される。そしてｋがｍと等しくなると、処理がステップＳ１２７に進み、ｈがｎに達したかどうかが判断され、現在は最初のファイルＡが表紙集ファイルと関係づけられただけなのでｈは１であり、処理はステップＳ１１７に戻って同様の処理がファイルＧまで繰り返される。そしてｈがｎと等しくなると処理がステップＳ１２８に進み、これまでに設定したリンクがファイルのイメージ１を表示するためのファイル収容状況表示用ファイル、表紙集ファイル表示用ファイルに書き出されて処理が終了する。
【００５９】
なお以上の説明では、ファイルのイメージ１上におけるこのファイル表示位置と表紙集ファイル３０の関連づけを自動でおこなうよう説明してきたが、ファイルの数が少ない場合はこれを手動でおこなうようにしてもよく、また、表示装置１１に図２（ｂ）、または図５のように表示された表紙集から書類データを選択するのに、エリア５１のリンクボタンエリア５５をクリックすると説明したが、例えばサムネイルエリア５０の特定表紙をシングルクリックでエリア５１に拡大表示させ、ダブルクリックで書類データの表示に切り替わるようにしても良い。また表紙集ファイルは、各書類のデータを書類データフォルダ７０に収容した後、そのデータからステップＳ１１３で必要な頁（先頭頁、または代表頁）を集めて作成するとして説明してきたが、リンクの設定と同様、例えばＶｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ（米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎの登録商標）やマクロを用いてプログラムを作成し、自動的に表紙集ファイルを作成するようにしてもよい。以下、この場合の作成方法につき、図１２のフローを用いて説明する。
【００６０】
まず、図１２におけるステップＳ１５０でファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……Ｇの数ｎを取得する。そしてステップＳ１５１でこのファイル数を表すｈを０とし、ステップＳ１５２で最初のファイル（例えばファイルＡ）と対応する表紙集ファイル作成のため、このｈを１とすべくｈ＝ｈ＋１を計算し、ステップＳ１５３でこのｈ番目（１番目）のファイル（ファイルＡ）のファイル名を取得して、ステップＳ１５４で表紙集ファイルフォルダｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒにｈ番目のファイル名の表紙集ファイルを作成する。
【００６１】
そして続いてステップＳ１５５でｈ番目（１番目）のファイル（ファイルＡ）に収容されている書類データ数ｍを取得し、ステップＳ１５６でこの書類データの順番を表すｋを０とする。そしてステップＳ１５７で、最初の書類データの先頭頁、または代表頁を取り込むため、このｋを１とすべくｋ＝ｋ＋１を計算し、ステップＳ１５８で、このｋ番目の書類データのファイル名を取得する。そしてステップＳ１５９でｋ番目（１番目）の書類データにおける表紙集ファイルへ登録する頁Ｐを予めデータとして登録しておくかそのつど入力するようにして取得し、ステップＳ１６０でこの頁ＰのデータをステップＳ１５４で作成した表紙集ファイルに追加する。そしてステップＳ１６１でｋがｍとなったかどうか確認し、現在はｋが１であるのでステップＳ１５７に戻って同じように処理を進め、ステップＳ１６１でｋがｍになったらつぎのステップＳ１６２でｈがｎとなったかどうかを確認してつぎのファイルＢについての処理をおこない、ｈがｎとなったら処理を終了する。このようにすることにより、表紙集ファイルも全く自動的に作成することができる。
【００６２】
なお以上の説明では、ファイルに含まれる書類データを収容する書類データフォルダ７０を１つとして説明してきたが、各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇ毎に設けるようにしてもよく、その場合は図９における９０で示した補足情報に各ファイルの書類データフォルダを追加し、補足情報ファイルを書類データフォルダ毎に構成すればよい。また、以上の説明ではリンクの設定を、最初にファイルのイメージ１を表示装置１０に表示させるためにファイル収容状況表示用ファイルと表紙集ファイルとの間でおこなうように説明してきたが、最初に表紙集ファイルの中身を表示装置１０に表示させる表紙集ファイル表示用ファイルと書類データとの間にリンクを設定し、その後でファイルのイメージ１を表示装置１０に表示させるためのファイル収容状況表示用ファイルと表紙集ファイルとの間でリンクを設定するようにしても良いことはもちろんである。
【００６３】
図６は、本発明の電子ファイル装置をローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）で構成した場合のブロック図である。図中１０は表示装置、１１は記憶装置で、この記憶装置１１には以上説明してきたようなファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどが記憶されている。１２はスキャナ、６０はサーバ装置、６１、６２は端末である。
【００６４】
このように本発明の電子ファイル装置を構成すると、前記したように記憶装置１１にファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどが記憶されているから、各端末６１、６２から前記したのと同様にアクセスが可能となり、必要な書類の検索、表示が可能となる。また、本発明は、このようなローカルエリアネットワークだけでなく、これらファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどをＷＷＷサーバにおき、インターネットなどの通信回線を介して外部からアクセスできるように構築することも可能である。
【００６５】
また以上の説明では、前記ファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどを記憶装置１１に置く場合を説明してきたが、これをＣＤ−ＲＯＭに記録し、配布できるようにしても良い。この場合は自分の端末で書類データを簡便に閲覧でき、場合によっては編集することも可能となる。なお、イメージデータとしては、ＧＩＦ形式、ＴＩＦＦ形式、ＪＰＥＧ形式、ＰＤＦ形式など種々のものを使うことが可能であり、どの形式のものを用いても良いが、ＰＤＦ形式の場合、Ａｃｒｏｂａｔ（Ａｄｏｂｅ社の商標）などのヘルパーアプリケーションを使うことで容易に閲覧が可能となる。
【００６６】
また以上の説明では、棚やロッカーに保存されている書類の場合を例に説明してきたが、同様なことは商品のカタログ写真とその商品を構成するパーツに関連する情報などを収容する場合にも適用でき、商品写真のパーツ部分とそのパーツに関連する情報を関連づけておき、パーツの選択でその詳細情報が得られるようにすることもできる。またこれ以外にも、例えば現物する部品倉庫にしまわれている部品などをイメージデータとして電子ファイルに収納する場合などにも応用できる。この場合は、部品倉庫の収納場所などのイメージデータとその収納場所にしまわれている部品の写真などのデータを関連づけ、部品倉庫の部品収納場所を選択することでその中に収納されている部品のイメージを表示するようにすればよい。
【００６７】
また以上の説明では、ファイル収容機器イメージ内のファイル表示位置から書類の検索を進めてゆくよう説明してきたが、この場合、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、といったようなときは検索できなくなる。そのため、例えばファイルの中の書類にキーワードを付与し、そのキーワードの入力によって画面上の該当ファイルをブリンク（点滅）させるなどの方法で明示し、それによって必要書類を検索するようにしても良い。
【００６８】
この場合は、キーワードから書類名、そしてファイル名を検索できるよう検索ソフトまたはデータベースソフトを記憶装置１１などに用意する。そしてファイル収容機器イメージ内のファイルイメージを、個別にＧＩＦアニメの手法などを用いてブリンク（点滅）させるなどして明示できるようにすると共に、検索ソフトやデータベースに記憶したファイル名とこのファイルイメージ位置を関係付け、キーワードの検索によって対応するファイルのイメージが独立してブリンク（点滅）するようにしておく。
【００６９】
こうした場合、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、といったようなときでも簡単に検索ができ、更に容易に書類を探すことができる。また、前記したようにこのシステムをＷＷＷサーバに入れておき、外部からインターネット経由で検索できるようにすると、どのようなところからも容易に検索が可能となる。
【００７０】
またこのように構成した場合、例えばファイルの代わりに図書を棚に並べたイメージと、図書の中身に関するキーワードをデータベースに用意し、外部からインターネットを通じてキーワードで本を検索できるようにすると共に、中身を確認できるようにし、利用したり購入できるようにしても良い。また上記の説明では、各資料ファイルの紙の頁をスキャナーで読み取り、イメージデータとして作成することで説明してきたが、資料ファイルはイメージデータばかりでなくワープロファイルなどを用いてもよい。
【００７１】
さらに、ファイルの収容機器イメージを表示するだけでなく、キーワードから書類名、そしてファイル名を検索したあと、ファイルの外観を表示させるよう検索ソフトまたはデータベースソフトを記憶装置１１などに用意し、キーワードによる検索とそれに伴うファイルの外観の表示でさらに記憶を呼び起こせるようにしても良い。
【００７２】
このようにすると、前記したように書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、という場合にキーワード検索の結果によるファイルの外観の表示で、ファイルの表紙、背表紙のイメージ、厚み、雰囲気などが確認でき、さらに直感的な検索が可能となる。そしてこれを前記した図書などに応用すると、ファイルだけでなく、図書の検索にも応用できる。
【００７３】
【発明の効果】
以上記載のごとく本発明は、現物または仮想のファイル収容機器内におけるファイルのイメージ、もしくはファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージと、該ファイルのイメージにおけるファイルの表示位置と関連づけて書類データを記憶して電子ファイル装置を構成することにより、利用者は従来と同様直感的に必要な書類のあるファイルをファイルのイメージから選択することができる。従って利用者は、従来と同様直感的に、容易に、必要な書類を選び出すことができると共に、従来の電子ファイル装置に見られた操作説明書の参照やデータベースの使い方の習得などが不用となり、また、表題やキーワードの入力といった面倒な操作も必要なくなる。
【００７４】
ファイル収容状況イメージ中のファイルの表示位置と関連づけた書類データは、本発明のように各ファイルに複数収容された複数頁から構成される書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルを集めた表紙集ファイルを作成し、これを表示装置に表示することにより、利用者はその表紙集ファイルで書類の中身を直感的に把握することができ、必要なものがどれかの判断を容易におこなうことができる。
【００７５】
請求項２と３に記載した発明によれば、先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマークを、書類記載内容を隠さない位置に付したことにより、表示されているのが先頭頁、または代表頁であることがはっきりし、書類の中身との区別が容易に判断できる。
【００７６】
請求項４に記載した発明によれば、ファイルのイメージからの選択と、キーワードからの選択を混在させることにより、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、といった場合でも必要な書類を簡単に探すことができる。
【００７７】
請求項５に記載した発明によれば、キーワードからの選択とファイルの外観による選択を混在させることにより、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えており、かつ、ファイルの外観を見ることで記憶が戻るといった場合に非常に有効な検索方法を提供することができる。
【００７８】
そして請求項８に記載した発明によれば、書類のデータファイル名が、該書類を収容したファイルにおける書類の収容順を示すよう特定の規則を設けることで、書類データ名を１つ１つ考えたり入力したりする必要や、似たような資料におけるファイル名の重複、コンピュータのシステムの規則によってファイル名がエラーになることの確認などが必要なくなり、しかもファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係付け（リンク作業）を、前記規則に基づいて機械的に、自動的におこなうことができるようになり、従来のこういったシステムにおける関係付け作業を大幅に軽減できると共にファイル名の入力などによる間違いも防止できる。
【００７９】
また本発明によれば、書類のデータファイルから各書類の先頭頁、または代表頁のイメージデータ、またはワープロファイルなどの資料ファイルを抽出した表紙集ファイルを介在してファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間を関係づけることにより、階層的なシステム構築を容易におこなうことができ、前記したファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係付け作業を自動的に行うことが可能となる。
【００８０】
そして請求項９に記載した発明によれば、抽出したイメージデータを前記書類のデータファイル名順に収容して表紙集ファイルを構成することで、前記したように書類のデータファイル名は特定の規則に従って付与されているから、ファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係付けを自動的におこなうことが可能となる。
【００８１】
そして請求項１０に記載した発明によれば、補足情報ファイルを作成することにより、この補足情報ファイルの中身を順次読み出してゆくことで前記したファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係づけを容易に、自動的におこなえるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の実施の形態に係るブロック図である。
【図２】 本発明の電子ファイル装置における表示装置に表示したイメージデータの説明図である。
【図３】 各ファイルに収容された書類の説明図である。
【図４】 各書類の先頭頁、または代表頁を集めた表紙集ファイルの説明図である。
【図５】 表紙集ファイルの表示状況の説明図である。
【図６】 本発明の電子ファイル装置をローカルエリアネットワークで使う場合のブロック図である。
【図７】 本発明の電子ファイル装置の構築方法における表紙集ファイルの作成と書類名付与方法の説明図である。
【図８】 各ファイルに含まれる資料名の設定順序の説明図である。
【図９】 本発明における電子ファイル装置の構築方法における補足資料ファイルの作成方法を説明するための図である。
【図１０】 関連づけ（リンク）設定のための各データを説明するための図である。
【図１１】 本発明の電子ファイル装置におけるシステム作成方法のフロー図である。
【図１２】 本発明の電子ファイル装置における表紙集ファイル自動作成方法のフロー図である。
【符号の説明】
１ ファイルのイメージ
５０ 各書類の表紙をサムネイル形式で表示するエリア
５１ 選択された表紙を拡大して表示するエリア
５２ 書類の各頁のサムネイル形式で表示するエリア
５３ 選択された頁を拡大して表示するエリア
５４ 先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマーク
５５ リンクボタンエリア
【発明の属する技術分野】
本発明は、設計情報データ、メンテナンス記録などの各種資料を簡単に検索できるようにした電子ファイル装置とそのシステム作成方法及び書類データの選択方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
比較的ライフサイクルの長い昇降機や冷熱機、また電力や原子力関係の機器などは、２０年から４０年など、長年月にわたるメンテナンス業務が必要なものがある。こういった機器においては、長年にわたって収集・作成した資料が膨大な量になり、また、メンテナンスのために設計当時の詳細な記録が必要な場合もあって、蓄積された資料の保管と検索が問題となっている。
【０００３】
こういった資料も、量が少ない場合やファイルを作成した担当者が在籍している間は、資料をパイプ式ファイルなどに綴じ、オフィスのロッカーや棚に保管しておけば記憶に頼ることで必要な情報を探すことが可能であり、必要に応じて取捨選択することもできた。
【０００４】
しかし前記したように、長年にわたって収集・作成した文書が蓄積されてくるとスペースの問題が生じ、また検索が困難になる。そのため、こういった資料をスキャナなどで取り込んでイメージデータとし、光ディスクなどに収容する電子ファイリングシステムが利用されるようになってきた。しかしながらこういった電子ファイリングシステムは、確かに莫大な量の資料をファイリングすることが可能であるが、そのシステムを構築するためには書類検索用の書類名やキーワードを入力したデータベースなどが必要になり、多大な費用と時間がかかる。しかしながら、その資料へのアクセス方法が十分に考慮されていない場合、多大な費用と時間をかけたのにも関わらず必要な資料を検索するのに時間がかかり、使い勝手が悪いなどの問題が生じた。
【０００５】
すなわち従来の電子ファイリングシステムは、まず書類を内容によって例えば仕様書、マニュアル、技術資料、設計資料、製品別、などに分けて階層構造にするか、その書類内容毎に表題、作成者、作成年月日などを入力したデータベースを作成し、場合によってはその書類を検索するためのキーワードを付けたり、抄録を作成して検索が容易におこなえるようにしていた。
【０００６】
しかしながら、このようにデータベースを作成するためには多大な時間と人員を必要とするにもかかわらず、書類を検索する人はこういったデータベースの使い方を習得したり、検索の際、階層の中をあちこち探し回ったり、書類の標題、あるいはキーワードなどを自分で入力せねばならず、従来のファイルに収容していたものとは違って使い勝手が悪かった。
【０００７】
すなわち従来の資料は、前記したようにパイプファイルやその他のファイルに穴を開けてファイルし、それを棚やロッカーに入れて保管するという形態が多かった。そのため利用者は、これについての資料は、どこの棚、若しくはロッカーの何段目のパイプファイル、という具合に記憶していることが多く、さらにそのパイプファイルの特徴も、背表紙のタイトルの場合はワープロ打ちされたものであればその書体や大きさ、縦書き横書きといった違い、手書きのものであれば筆跡や筆記用具の違い、また資料番号を識別するためのラベル、分類を意味する様々な形のカラーラベルなど、紙の汚れ具合に至るまで多くの情報がこの記憶につながっており、利用者はこれらの情報を元に瞬時にして情報の場所を判断していた。
【０００８】
ところが電子ファイルにすることによって、まずこういった現物の書棚のもつ各フォルダの空間的位置、外観の特徴が失われた。そして、現物のフォルダを手でめくって探す際の着目点である資料の外観の特徴が失われて検索が困難となった。また、前記したように検索をデータベースでおこなう場合、操作が複雑なため直感で検索できるものは少なく、操作説明書を参照しないと理解できないものが多いため、機械操作に慣れない作業者にとっては、便利であるとは言い難かった。更にこの場合、同じような分野の書類では、表題やキーワードが似通ったものが多数作られていて区別がつかなかったり、資料の分類方法が枠にはめられていて、分類項目がはっきりしていないと登録も検索も容易ではなく、作業者が現状活用しているファイル体系を保ったまま電子フアイルに置き換えることが困難である。
【０００９】
またこういった電子ファイル装置においては、前記したデータベースと書類データとの間にリンクを設定し、キーワード検索によって必要な書類が表示されるようにしたものもあるが、このためには書類１つ１つの書類名や設定したキーワードとデータベース間に手作業でリンクを設定する必要があって、こういった作業に多くの時間と費用がかかる。さらに、リンクを設定する作業が人の手によって行われるため、似たような資料の場合は間違いが生じやすく、検証にも時間がかかる。
【００１０】
さらに元の資料ファイルにおける書類を探しやすくするため、イメージデータファイルに内容を容易に連想できるような名前を付けると、入力そのものに時間を要すると共に台帳を作成するなどして時間がかかる。また、こういった台帳を作成しない場合は、ファイル名が重複していないかなどの確認が必要であり、さらにファイル名がコンピュータのシステムの規則によりエラーになることがあって、ファイル名を付ける際にも注意が必要であると共に手間が掛かる。
【００１１】
こういったことを改善するため特開平８−１６６１２号公報には、同じような書類、例えば仕様書とかマニュアルなどを収容したブリーフケース的なものや書類そのものを示すアイコン、書類の格納場所を階層的に示したディレクトリ、ファイル名とそのデータ、書類の格納場所の地図、グラフ、部屋などを表示し、それを順次クリックしてゆくと目的の資料に到達できるようにしたシステムが示されている。また、特開平１０−１０５５６５号公報には、まずメニュー画面に分野を表示し、必要な分野を選択すると大分類、中分類、小分類が表示され、それを選択するとさらに詳細選択画面が表示されて目的の資料を探すことのできるシステムが示されている。
【００１２】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながらこれら特開平８−１６６１２号公報、特開平１０−１０５５６５号公報に示されたものも、前記した従来の方法と同様、探す書類の分野がわかっているか、あるいは書類名、キーワードなどが予めわかっている場合は比較的簡単に探すことができるが、書類の分類、キーワードの付与、データベースの作成などに時間がかかり、また、普段使い慣れているパイプファイルなどの書類をこのように分類分けしてしまうと、それらのファイルの存在していたときの特徴が失われ、そのかわりに普段使っていた人たちにとっては検索の手間が生じて使いづらいものになってしまう。また、こういったシステムを構築するためには、前記したようにファイル名、キーワードなどを１つ１つ入力したり設定したりせねばならず、似たような資料の場合は間違いが生じやすいと共に、ファイル名が重複していないかなどの確認が必要であり、さらにファイル名がコンピュータのシステムの規則によりエラーになることがあって、ファイル名を付ける際にも注意が必要であると共に手間が掛かる。
【００１３】
このような事情に鑑み本発明は、普段、そのファイルを長年使って来た人達が違和感無く使えるような電子ファイル装置と書類データの選択方法を提供することが第１の課題であり、かつ、このような電子ファイル装置におけるシステムを容易に構築できるようなシステム作成方法を提供することが第２の課題である。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
上記第１の課題を解決するため本発明においては、現物の棚やロッカーにおけるパイプファイルなどのファイルのイメージをデジタルカメラなどで直接撮影したイメージ、もしくはファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージを画面に表示してそのうちの所望のファイル位置をクリックすることでその中身を表示できるようにし、電子ファイルでありながら現物の棚やロッカーから資料を探し出すのと同じ感覚で検索して資料を探せるようにした。
【００１５】
また、上記第２の課題を解決するためこのような電子ファイル装置のシステム構築に当たっては、ファイルのイメージにおけるファイル位置と所望の書類のデータファイルとの関連づけを容易におこなえるようにするため、書類のデータファイル名を文字コード順などの特定の規則を用いてファイルにおける書類の収容順を示すように付け、前記ファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間に、この規則に従って自動的にリンクを設定できるようにした。
【００１６】
上記第１の課題を解決するため本発明においては、単一または複数頁からなる複数の書類を収容し、その背表紙にタイトルが記載された現物の複数の書類ファイルを、現物の書棚またはロッカーなどのファイル収容機器に収納された状態で、その背表紙側より、デジタルカメラで撮影した前記現物の書類ファイルの外観イメージと、該ファイル収容機器に収納された前記書類ファイルの外観イメージ中のファイルの表示位置と、前記現物の書類ファイルに収容された複数の書類がワープロデータで作られていてある場合はそのまま、ワープロデータで作られていていない場合は、スキャンして書類データとすると共に、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の書類データと前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶装置の複数の書類ファイルの外観イメージを表示する表示装置と、該表示装置に前記現物の書類ファイルの外観イメージを表示させ、該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でファイル中の前記書類データを表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とからなり、前記ファイル収容機器内の前記現物の書類ファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で書類データを表示できるようにし、
更に前記記憶装置は、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の先頭頁または代表頁を集めた表紙集ファイルをイメージとして記憶し、前記ファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で、該ファイルに対応した表紙集ファイルを選択できるようにしたことを特徴とする。
【００１７】
また、このような電子ファイル装置における書類データの選択方法である請求項７は、
単一または複数頁からなる複数の書類を収容し、その背表紙にタイトルが記載された現物の複数の書類ファイルを、現物の書棚またはロッカーなどのファイル収容機器に収納された状態で、その背表紙側より、デジタルカメラで撮影した前記現物の書類ファイルの外観イメージと、該ファイル収容機器に収納された前記書類ファイルの外観イメージ中のファイルの表示位置と、前記現物の書類ファイルに収容された複数の書類がワープロデータで作られていてある場合はそのまま、又ワープロデータで作られていていない場合は、スキャンして書類データとすると共に、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の書類データと前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶装置の複数の書類ファイルの外観イメージを表示する表示装置と、該表示装置に前記現物の書類ファイルの外観イメージを表示させ、該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でファイル中の前記書類データを表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とを用意し
前記ファイル収容機器内の前記現物の書類ファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で書類データを表示できるようにし、更に前記記憶装置により、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の先頭頁または代表頁を集めた表紙集ファイルをイメージとして記憶し、前記ファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で、該ファイルに対応した表紙集ファイルを前記ファイル中の書類データにおける先頭頁、または代表頁を集めた表紙集ファイルが自動的に表示されて、該表紙集ファイルから書類の特定頁の選択をおこなえるようにしたことを特徴とする。
【００１８】
このように現物または仮想のファイル収容機器内におけるファイルのイメージ、もしくはファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージと、該ファイルのイメージにおけるファイルの表示位置と関連づけて書類データを記憶して電子ファイル装置を構成することにより、利用者は従来と同様直感的に必要な書類のあるファイルをファイルのイメージから選択することができる。従って利用者は、従来と同様直感的に、容易に、必要な書類を選び出すことができると共に、従来の電子ファイル装置に見られた操作説明書の参照やデータベースの使い方の習得などが不用となり、また、表題やキーワードの入力といった面倒な操作も必要なくなる。
【００１９】
削除
【００２０】
又本発明によれば、各ファイルに複数収容された複数頁から構成される書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルを集めた表紙集ファイルを作成し、これを表示装置に表示することにより、利用者はその表紙集ファイルで書類の中身を直感的に把握することができ、必要なものがどれかの判断を容易におこなうことができる。
【００２１】
しかし、単に書類の先頭頁、または代表頁を表示すると、表示されている書類イメージが先頭頁や代表頁なのか書類の中身なのかわからなくなる場合がある。そのため請求項２に記載したように、
前記表紙集ファイルに収容した先頭頁、または代表頁を表示するに際し、該先頭頁、または代表頁であることを識別するためにマークを付すことを特徴とする。
【００２２】
このようにすることで、表示されているのが先頭頁、または代表頁であることがはっきりし、書類の中身との区別が容易に判断できる。
【００２３】
そしてこのマークは、請求項３に記載したように、前記現物の書類ファイルがパイプファィルである電子ファイル装置において 前記先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマークは、パイプファィルの穴を開ける位置で、書類記載内容を隠さない位置に付すことが好ましい。
【００２４】
そして更に請求項４においては、
前記記憶装置に、前記現物の書類に関するキーワードからファイル名と該ファイルに収容された書類名とを検索すると共に前記ファイルのイメージ中の前記検索したファイル名に該当するファイルの表示位置をブリンクなどの手段で明示させるデータベースを持ち、キーワードの入力でファイル表示位置を明示させて選択できるようにしたことを特徴とする。
【００２５】
このようにファイルのイメージからの選択と、キーワードからの選択を混在させることにより、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、といった場合でも必要な書類を簡単に探すことができる。
【００２６】
更に請求項５においては、
前記記憶装置に、前記現物の書類に関するキーワードからファイル名と該ファイルに収容された書類名とを検索すると共に前記ファイルの外観を表示させるデータベースを持ち、キーワードの入力で前記現物の書類ファイルの外観を表示させて選択できるようにしたことを特徴とする。
【００２７】
このようにキーワードからの選択とファイルの外観による選択を混在させることにより、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えており、かつ、ファイルの外観を見ることで記憶が戻るといった場合に非常に有効な検索方法を提供することができる。
【００２８】
このように構成した電子ファイル装置のシステムを構築するため、請求項８に記載した発明は、単一または複数頁からなる複数の書類を収容し、その背表紙にタイトルが記載された現物の複数の書類ファイルを、現物の書棚またはロッカーなどのファイル収容機器に収納された状態で、その背表紙側より、デジタルカメラで撮影した前記現物の書類ファイルの外観イメージと、該ファイル収容機器に収納された前記書類ファイルの外観イメージ中のファイルの表示位置と、前記現物の書類ファイルに収容された複数の書類がワープロデータで作られていてある場合はそのまま、作られていていない場合は、スキャンして書類データとすると共に、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の書類データと前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけた前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶装置の複数の書類ファイルの外観イメージを表示する表示装置と、該表示装置に前記現物の書類ファイルの外観イメージを表示させ、該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でファイル中の前記書類データを表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とからなる電子ファイル装置におけるシステム作成方法であって
前記ファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係づけにあたっては、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の先頭頁または代表頁を集めた表紙集ファイルをイメージとして作成し、該表紙集ファイルと前記ファイルのイメージ中のファイル位置とを関連づけると共に、表紙集ファイルの各頁と前記書類のデータファイルとを関連づけておこなうことを特徴とする。
【００２９】
このように書類のデータファイル名が、該書類を収容したファイルにおける書類の収容順を示すよう特定の規則を設けることで、書類データ名を１つ１つ考えたり入力したりする必要や、似たような資料におけるファイル名の重複、コンピュータのシステムの規則によってファイル名がエラーになることの確認などが必要なくなり、しかもファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係付け（リンク作業）を、前記規則に基づいて機械的に、自動的におこなうことができるようになり、従来のこういったシステムにおける関係付け作業を大幅に軽減できると共にファイル名の入力などによる間違いも防止できる。
【００３０】
削除
【００３１】
又本発明によれば、書類のデータファイルから各書類の先頭頁、または代表頁のイメージデータ、またはワープロファイルなどの資料ファイルを抽出した表紙集ファイルを介在してファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間を関係づけることにより、階層的なシステム構築を容易におこなうことができ、前記したファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係付け作業を自動的に行うことが可能となる。
【００３２】
そしてこの表紙集ファイルは、請求項９に記載したように、
前記各書類のデータファイルから各書類の先頭頁、または代表頁のイメージデータを抽出した表紙集ファイルは、抽出した現物のイメージデータからなる資料ファイルを前記書類のデータファイル名順に収容して作成することを特徴とする。
【００３３】
このように、抽出したイメージデータを前記書類のデータファイル名順に収容して表紙集ファイルを構成することで、前記したように書類のデータファイル名は特定の規則に従って付与されているから、ファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係付けを自動的におこなうことが可能となる。
【００３４】
そしてこのファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係づけについては、請求項１０に記載したように、
前記ファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係づけにあたっては、ファイルのイメージ中のファイル領域座標またはファイル名、ファイル数、書類のデータファイルを収容したフォルダ名、リンク元ファイル名、リンク元頁番号、リンク先ファイル名などで構成した補足情報ファイルを作成し、ファイルのイメージ中のファイルと書類のデータとを自動的に関係づけるようにしたことを特徴とする。
【００３５】
このように補足情報ファイルを作成することにより、この補足情報ファイルの中身を順次読み出してゆくことで前記したファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係づけを容易に、自動的におこなえるようになる。
【００３６】
【発明の実施の形態】
以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を例示的に詳しく説明する。但し、この実施の形態に記載されている構成部品の寸法、材質、形状、その相対配置などは、特に特定的な記載がない限りはこの発明の範囲をそれのみに限定する趣旨ではなく、単なる説明例に過ぎない。
【００３７】
図１は本発明の電子ファイル装置を示した図、図２は電子ファイル装置に表示したイメージデータの説明図であり、図３は各ファイルに収容された書類の説明図、図４は各書類の先頭頁、または代表頁を集めた表紙集ファイルの説明図、図５は表紙集ファイルの表示状況の説明図、図６は本発明の電子ファイル装置をローカルエリアネットワークで使う場合のブロック図、図７は本発明の電子ファイル装置の構築方法における書類名付与方法の説明図、図８は各ファイルに含まれる資料名の設定順序の説明図、図９は各ファイルと先頭頁、及び各ファイルの資料との関連づけ（リンク）の説明図、図１０は関連づけ（リンク）設定のための各データを説明するための図、図１１は本発明の電子ファイル装置におけるシステム作成方法のフロー図である。図中１０は電子ファイル装置全体の制御装置を含む表示装置、１１は記憶装置、１２はスキャナである。
【００３８】
例えば図２（ａ）に示したように、複数のファイルＡ、Ｂ、……、Ｇが収納されている棚などのファイル収容機器があった場合、まずこの棚をそのままデジタルカメラなどで撮影してファイルのイメージ１を作る。なお、このファイルのイメージは、実際の棚には収容されていない既にデジタル化されたデータを仮想ファイルとして収容したり、こういった既にデジタル化された仮想ファイルだけで構成した仮想棚などで作ったものでもよい。また、ファイル収容機器に収容されたイメージではなく、単体のファイル外観のみによるファイルのイメージであっても良い。そしてこれらの各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇの各々には、図３に示したように複数の書類がファイルされており、例えばファイルＢに収容されている書類が図４に示したように、イ１、イ２、イ３で構成された書類イ、ロ１、ロ２で構成された書類ロ、ハ１、ハ２、ハ３、ハ４、ハ５で構成された書類ハ……などで構成されている場合、これらの書類が例えばワープロデータで作られていてそのデータがある場合はそのまま、無い場合は図１のスキャナ１２などでスキャンし、書類のデータとすると共にサムネイル画像を作成し、さらに各書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロデータイ１、ロ１、ハ１……を集めて表紙集ファイル３０Ｂを作成すると共に、各表紙集ファイルに集められた頁のサムネイル画像を作成する。そして、他のファイルＡ、Ｃ、……、Ｇについても、同様に収容されている書類をスキャンして書類データとすると共にそれらの先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルを集めた表紙集ファイル３０Ａ、３０Ｃ……、３０Ｇ、及びサムネイル画像を作成し、これらファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類のデータを図１の記憶装置１１に記憶する。
【００３９】
この記憶装置１１に記憶したファイルのイメージデータ１は、図１における表示装置１０に含まれる制御装置によりこの表示装置１０に図２（ａ）のように表示した際、図１０の（ａ）に示した各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇ毎にそれぞれ別個に指示できるよう、それぞれのファイル表示イメージ毎に独立したものとする。この方法としては、例えば図１０の（ａ）において、図１の表示装置１０に表示したファイルのイメージ１における各ファイルの始点と終点の座標が、図１０（ｂ）に示したようにファイルＡでは（５，５）、（１７８，５３０）、ファイルＢでは（１８０，５）、（３７０，５３０）……である場合、この座標で区切られる範囲をそれぞれのファイルイメージ表示エリアとしたり、また、各ファイルを別々に撮影するかファイルのイメージデータ１を各ファイル別にバラバラにし、その各ファイル毎のイメージを表示したとき、ファイルのイメージデータ１となるようにして別個に指示できるようにしても良い。
【００４０】
そしてそれぞれのファイルイメージ表示エリア、またはファイルイメージ毎に、そのファイルに収容してある書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルを収容した前記表紙集ファイル３０Ａ、３０Ｂ、３０Ｃ……、３０Ｇに対してリンクを設定し、棚のイメージデータ１における各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇの表示位置を指示することによって、前記表示装置１０に含まれる制御装置によりそのファイルに対応した表紙集ファイル３０が図２（ｂ）、及びその詳細を示した図５のように表示されるようにする。
【００４１】
すなわちこの図２（ｂ）、及びその詳細を示した図５において５０は、このファイルのイメージデータ１における選択されたファイル（この例ではＢのファイル）に対応した表紙集ファイル３０Ｂの中身である各書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルイ１、ロ２、ハ３、……をサムネイル形式で表示するエリアで、５１はそのうちの選択された表紙を拡大して表示するエリア、５４は先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマーク、５５は選択表示された表紙が必要としている書類の先頭頁、または代表頁である場合、その書類の全頁のデータとリンクさせるためのリンクボタンエリアである。そして、図１の表示装置１０に図２（ａ）のように表示されたファイルのイメージ１の、例えばファイルＢを選択してクリックすると、表示装置１０には、表示装置１０に含まれる制御装置によって図２（ｂ）のようにこのファイルＢに収容された複数の書類の先頭頁、または代表頁のサムネイルが５０のエリアに、そしてエリア５１にそのサムネイル中の選択された表紙が拡大されて表示される。
【００４２】
さらにこの図２（ｂ）、または図５のエリア５１に表示された書類は、その表紙を含む書類データ、すなわち先に図１におけるスキャナ１２でスキャンして記憶装置１１に記憶した書類の全頁のデータとリンクされており、このエリア５１に表示された表紙、すなわちリンクボタンエリア５５をクリックすることにより、表示装置１０に含まれる制御装置が図２（ｃ）に示したように、選択した表紙に対応した書類の各頁のサムネイルがエリア５２に、そしてこのエリア５２のサムネイル中における選択した頁の詳細拡大イメージをエリア５３に表示するようにしてある。
【００４３】
なおファイルのイメージ１と表紙集ファイル３０、及び表紙集ファイル３０と各書類データイ、ロ、ハ……の関連づけは、例えばＨＴＭＬ言語やＸＭＬ言語を用いてホームページ形式にファイルのイメージ１を表示できるようにし、さらに各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇのイメージエリア、またはファイルイメージと表紙集ファイル３０Ａ、３０Ｂ、３０Ｃ……、３０Ｇをハイパーリンクで対応付け、さらにこの表紙集ファイル３０Ａ、３０Ｂ、３０Ｃ……、３０Ｇと各書類イ、ロ、ハ……を同じくハイパーリンクで対応付けることにより、容易に関連づけられる。このようにすると、通常のＷＷＷブラウザを使うことでファイルのイメージ１の表示や、表示されたファイルのイメージ１から表紙集ファイル３０への移行、表紙集ファイル３０から各書類データへの移行を容易におこなうことができ、そして元のファイルのイメージ１への移行も、「戻る」釦を設けることで簡単に行うことができる。
【００４４】
このようにＨＴＭＬ言語やＸＭＬ言語を用いてＷＷＷブラウザで表示できるようにすれば、作成したデータをそのままＷＷＷサーバに保管することでホームページとして使うことが可能となり、遠隔地からの書類閲覧が可能となる。さらに、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）などを構築した場合も、データをそのままサーバに入れればどこの部署からも閲覧が可能となり、ＣＤ−ＲＯＭなどにするのも容易にできる。
【００４５】
このようにすることで電子ファイル装置の利用者は、ファイルのイメージ１により、従来の棚からファイルを持ち出して書類を閲覧するのと全く同じ要領でファイルを選択でき、しかもその選択によってそのファイルの表紙集ファイルが表示されて必要な書類の表紙が簡単に選択できるから、必要な書類が従来通り人間の直感で簡単に探すことができる。そのため、このようにして普段使用している書類を利用者にストレスを感じさせることなく電子ファイル化し、その後、データを少しずつデータベース化するようにすれば、例え担当者がいなくなっても検索可能なシステムが構築できる。
【００４６】
なお、ファイルのイメージ１は、前記したように棚などのファイル収容機器を撮影したイメージをそのまま使う場合と、各ファイルを別々に撮影するかファイルのイメージ１を各ファイル別にバラバラにする場合の２種類を説明したが、各ファイルのイメージ別に切り分けてファイルのイメージとして並べた場合は、各ファイルの位置を仮想的に自由に並べ替えたり、個人用の使い勝手の良いファイルが容易に構築できる。また、表紙集ファイルも、ファイルの中身の表紙だけでなく、関係する他のファイルの表紙をそれとわかるように収容し、さらに他の書類やファイルとリンクするようにしても良い。
【００４７】
また図２（ｂ）、または図５に示したように表紙集ファイル３０の内容をエリア５１に表示するに当たっては、この表示されている書類イメージが先頭頁や代表頁なのか書類の中身なのかわからなくなる場合がある。そのため、表紙集ファイルに収容した先頭頁、または代表頁の書類記載内容を妨げない位置に、先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマークを付けるようにするとよい。このマークを付ける場合は、例えば図２（ｂ）、または図５に５４で示したように、通常パイプファィルの穴を開ける位置などが適当であるが、上記したように書類記載内容を妨げない位置ならどこでも良く、形状も図２（ｂ）、または図５に５４で示したようなものに限定されることなく適宜な形状として良い。
【００４８】
このように、本発明における電子ファイル装置と書類データの選択方法が構成されるわけであるが、以下このようなファイルのイメージ１における各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇのイメージエリアと表紙集ファイル３０、及び表紙集ファイル３０と書類のデータとの関連づけ（リンク）をおこなったシステムの作成方法につき、図１１のフロー図に従って説明する。
【００４９】
まず図１１におけるステップＳ１１０で、前記したようにファイルのイメージ１を作成し、ステップＳ１１１で図１０の（ａ）、（ｂ）に示したようにこのファイルのイメージ１上の各ファイルの表示位置座標データ、またはファイル名（ファイル別にイメージデータを作成した場合）を入力、または取得する。そしてステップＳ１１２で図７に示したように、ファイルに含まれる書類のデータを収容する書類データフォルダ７０（例えばｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａ）を設け、そして例えばファイルＢにイ１、イ２、イ３で構成された書類イ、ロ１、ロ２で構成された書類ロ、ハ１、ハ２、ハ３、ハ４、ハ５で構成された書類ハ……などが収容されている場合、これらの書類イ、ロ、ハ、……のそれぞれに特定の規則に従って書類名を付し、この書類データフォルダ７０に収容する。
【００５０】
この書類名付与のために設けた特定の規則とは、書類名自体がファイルに含まれる書類の順序を表すようにするもので、例えば文字コード順などのように、書類名をソートしたとき、書類名の並ぶ順序がファイルに含まれる書類の順序となればどのようなものでも良い。すなわち例えば図７に示したｂ００１、ｂ００２、ｂ００３、……のように、書類を収容しているファイルに付した大文字アルファベットに対応した小文字を１桁目に、それに続けて３桁の連番数字を付すなど、書類名をファイルと関連づけたものでも良く、その他にも漢字・ひらがな・記号等が入り交じった名前など、あらかじめ定めた、あるいは一般に用いられている順序の名前で構成できる。なお、この図７に示した例では、アルファベット１桁と連番数字３桁の合計４桁を用いた場合を示したが、これは一例であって、上記したように書類名が書類の順序を表せばよいから、桁数も４桁に限らず、また数字も連番である必要はない。
【００５１】
そして例えば、このファイルＢに含まれる書類の収容順を任意に指定する場合は、書類データのファイル名に含まれる文字列、文字列の場所を、例えば図８に示したように指定することにより、表紙集の各頁の順序を定めるという方法を用いることもできる。そして、こうして付与した書類名ｂ００１、ｂ００２、ｂ００３、……とこの図８に示したデータとの関係をデータとして残しておく。
【００５２】
このようにして各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇに収容されている書類毎に上記した規則に従って書類ファイル名を付し、その書類データを図１０の（ｄ）に示したように書類データフォルダ７０（ｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａ）に収容したら、ステップＳ１１３で図７に示したようにこの書類データにおける先頭頁、あるいは代表頁を各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇ別に集め、それを元の書類ファイル名順に並べて各ファイルに対応した表紙集ファイル３０（図７においては３０Ｂ）を作成し、図１の記憶装置１１に設けた表紙集ファイルフォルダ（例えばｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒ）に図１０の（ｃ）に示したように収容する。この表紙集ファイルは、書類データフォルダ７０に各書類のデータがすでに収容されているから、そのイメージデータから必要な頁（先頭頁、または代表頁）を集めることで容易に作成することができる。
【００５３】
こうして表紙集ファイルができたら、これらファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……Ｇと対応する表紙集ファイル、及び表紙集ファイル中の各表紙と対応する書類のデータの間にリンクを設定して関係付けをおこなうわけであるが、それに先だってステップＳ１１４で、図９の９０に示したようにステップＳ１１１、ステップＳ１１２、ステップＳ１１３で取得した書類データを収容した書類データフォルダ７０のパス名ｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａ、前記表紙集ファイルを収容した表紙集ファイルフォルダのパス名ｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒ、及び表紙集ファイルの各頁に貼り付ける前記図２ｂ、または図５に５５で示した透明なリンクボタンの位置と大きさを表す座標などの補足情報をもとに、９１に示したようなリンク元頁領域（表紙集ファイルの各頁のリンクボタンの位置と大きさを表す座標）、リンク元頁番号（表紙集ファイルにおける頁番号）、リンク先ファイル（書類データファイル名）、リンク先頁番号（書類データにおける頁番号）などで構成された補足情報ファイルを自動的に作成するプログラムを、例えばＶｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ（米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎの登録商標）やマクロを用いて作成し、補足情報ファイルを作成すると共に書類データフォルダ７０内に収容されている各ファイル別の書類データ数を自動的に取得する。
【００５４】
まずファイルのイメージ１と表紙集ファイルの間のリンク設定であるが、最初にステップＳ１１５でファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……Ｇの数ｎを取得し、ステップＳ１１６でこのファイル数を表すｈを０とし、ステップＳ１１７で最初のファイル（例えばファイルＡ）と対応する表紙集ファイルとのリンク設定のため、このｈを１とすべくｈ＝ｈ＋１を計算する。そしてステップＳ１１８でこのｈ番目（１番目）のファイル（ファイルＡ）のファイル名を取得し、ステップＳ１１９でファイルのイメージ１上におけるこのファイルＡのファイル表示位置データ、またはファイル名を取得する。そして続いてステップＳ１２０で表紙集ファイルを収容した表紙集ファイルフォルダのパス名ｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒと、ファイルのイメージ１を表示するためにＨＴＭＬ、またはＸＭＬなどで記述したファイル収容状況表示用ファイル名、及び表紙集ファイルの内容を図２における（ｂ）のように表示するために例えばＡｄｏｂｅ社のＡｃｒｏａｂａｔ（Ａｄｏｂｅ社の登録商標）で作成・表示するＰＤＦファイルのファイル名やＨＴＭＬ、またはＸＭＬなどで記述した表紙集ファイル表示用ファイル名（図１０の（ｃ））、表紙集ファイルのファイル名付与規則などのデータを取得し、ファイル収容状況表示用ファイルに、ファイルのイメージ１を表示するための記述と、このファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……Ｇの表示位置データ、またはファイル名と前記表紙集ファイル表示用ファイル間のリンクに関する記述をおこない、関係付けをおこなう。
【００５５】
そして次にステップＳ１２１で、表紙集ファイル３０と書類データとのリンクを設定するため、ｈ番目（１番目）のファイル（ファイルＡ）に収容されている書類データ数ｍを前記補足情報ファイルから取得する。そしてステップＳ１２２でこの書類データ数を表すｋを０とし、次いでステップＳ１２３で表紙集ファイル３０の最初の表紙と対応する書類データファイルとのリンク設定のため、このｋを１とすべくｋ＝ｋ＋１を計算する。そしてステップＳ１２４で、前記補足情報ファイルからリンク先ファイル名、すなわちｋ番目（１番目）の書類データ名を取得し、ステップＳ１２５で、各書類データファイルの内容を図２における（ｃ）のように表示するためにＨＴＭＬ、またはＸＭＬなどで記述した書類データファイル表示用ファイルのファイル名やＰＤＦファイル名を使い、前記表紙集ファイル表示用ファイルの中に、表紙集ファイルの各頁のサムネイル画像を図２（ｂ）のように表示させると共に選択した表紙画像をエリア５１に表示するための記述と、このサムネイル画像の各頁に対応する書類データファイル表示用ファイル間のリンクに関する記述を作成してリンクを設定する。
【００５６】
なおこのリンク設定は、例えばＶｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ（米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎの登録商標）やマクロを用い、自動的にこのリンクを設定するプログラムを作成して実施する。すなわちこのプログラムは、前記補足情報ファイルからファイルの数（すなわち表紙集ファイルの数）と書類データファイルの数、及び書類データファイルの書類名の付与規則などを読み取り、表紙集ファイルフォルダｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒに含まれる表紙集ファイルにおけるサムネイル画像を前記図２（ｂ）のエリア５０に表示すると共に、このサムネイル画像の中の選択したサムネイルに対応した表紙画像をエリア５１に表示する記述と、かつ、このエリア５１に表示された画像（リンクボタンエリア５５）がクリックされた時、これをリンク元として書類データを収容した書類データフォルダ７０のパスｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａに収容されている対応する書類データのファイル名をリンク先とする記述を、ＨＴＭＬやＸＭＬなどで記述してファイルとして自動的に出力するようプログラムしたものである。
【００５７】
このとき、前記したように、各ファイルに収容されている書類データファイル名自体が書類の順序を示すよう一定の規則に従って付与されているから、プログラムでは表紙集ファイル画像から書類データファイルへのリンク設定が補足情報ファイルに基づいて機械的におこなうことができ、各書類データへの書類名付与に伴う繁雑な作業をすることなく、容易にリンク設定を行うことができる。
【００５８】
こうして第１番目の書類データが表紙集ファイルと関係づけられたら、次のステップＳ１２６でｋがｍに達したかどうかが判断され、現在は最初の書類データが表紙集ファイルと関係づけられただけなのでｋは１であり、ステップＳ１２３に戻って同様な処理がファイルＡにおける最後の書類データまで繰り返される。そしてｋがｍと等しくなると、処理がステップＳ１２７に進み、ｈがｎに達したかどうかが判断され、現在は最初のファイルＡが表紙集ファイルと関係づけられただけなのでｈは１であり、処理はステップＳ１１７に戻って同様の処理がファイルＧまで繰り返される。そしてｈがｎと等しくなると処理がステップＳ１２８に進み、これまでに設定したリンクがファイルのイメージ１を表示するためのファイル収容状況表示用ファイル、表紙集ファイル表示用ファイルに書き出されて処理が終了する。
【００５９】
なお以上の説明では、ファイルのイメージ１上におけるこのファイル表示位置と表紙集ファイル３０の関連づけを自動でおこなうよう説明してきたが、ファイルの数が少ない場合はこれを手動でおこなうようにしてもよく、また、表示装置１１に図２（ｂ）、または図５のように表示された表紙集から書類データを選択するのに、エリア５１のリンクボタンエリア５５をクリックすると説明したが、例えばサムネイルエリア５０の特定表紙をシングルクリックでエリア５１に拡大表示させ、ダブルクリックで書類データの表示に切り替わるようにしても良い。また表紙集ファイルは、各書類のデータを書類データフォルダ７０に収容した後、そのデータからステップＳ１１３で必要な頁（先頭頁、または代表頁）を集めて作成するとして説明してきたが、リンクの設定と同様、例えばＶｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ（米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎの登録商標）やマクロを用いてプログラムを作成し、自動的に表紙集ファイルを作成するようにしてもよい。以下、この場合の作成方法につき、図１２のフローを用いて説明する。
【００６０】
まず、図１２におけるステップＳ１５０でファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……Ｇの数ｎを取得する。そしてステップＳ１５１でこのファイル数を表すｈを０とし、ステップＳ１５２で最初のファイル（例えばファイルＡ）と対応する表紙集ファイル作成のため、このｈを１とすべくｈ＝ｈ＋１を計算し、ステップＳ１５３でこのｈ番目（１番目）のファイル（ファイルＡ）のファイル名を取得して、ステップＳ１５４で表紙集ファイルフォルダｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒにｈ番目のファイル名の表紙集ファイルを作成する。
【００６１】
そして続いてステップＳ１５５でｈ番目（１番目）のファイル（ファイルＡ）に収容されている書類データ数ｍを取得し、ステップＳ１５６でこの書類データの順番を表すｋを０とする。そしてステップＳ１５７で、最初の書類データの先頭頁、または代表頁を取り込むため、このｋを１とすべくｋ＝ｋ＋１を計算し、ステップＳ１５８で、このｋ番目の書類データのファイル名を取得する。そしてステップＳ１５９でｋ番目（１番目）の書類データにおける表紙集ファイルへ登録する頁Ｐを予めデータとして登録しておくかそのつど入力するようにして取得し、ステップＳ１６０でこの頁ＰのデータをステップＳ１５４で作成した表紙集ファイルに追加する。そしてステップＳ１６１でｋがｍとなったかどうか確認し、現在はｋが１であるのでステップＳ１５７に戻って同じように処理を進め、ステップＳ１６１でｋがｍになったらつぎのステップＳ１６２でｈがｎとなったかどうかを確認してつぎのファイルＢについての処理をおこない、ｈがｎとなったら処理を終了する。このようにすることにより、表紙集ファイルも全く自動的に作成することができる。
【００６２】
なお以上の説明では、ファイルに含まれる書類データを収容する書類データフォルダ７０を１つとして説明してきたが、各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇ毎に設けるようにしてもよく、その場合は図９における９０で示した補足情報に各ファイルの書類データフォルダを追加し、補足情報ファイルを書類データフォルダ毎に構成すればよい。また、以上の説明ではリンクの設定を、最初にファイルのイメージ１を表示装置１０に表示させるためにファイル収容状況表示用ファイルと表紙集ファイルとの間でおこなうように説明してきたが、最初に表紙集ファイルの中身を表示装置１０に表示させる表紙集ファイル表示用ファイルと書類データとの間にリンクを設定し、その後でファイルのイメージ１を表示装置１０に表示させるためのファイル収容状況表示用ファイルと表紙集ファイルとの間でリンクを設定するようにしても良いことはもちろんである。
【００６３】
図６は、本発明の電子ファイル装置をローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）で構成した場合のブロック図である。図中１０は表示装置、１１は記憶装置で、この記憶装置１１には以上説明してきたようなファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどが記憶されている。１２はスキャナ、６０はサーバ装置、６１、６２は端末である。
【００６４】
このように本発明の電子ファイル装置を構成すると、前記したように記憶装置１１にファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどが記憶されているから、各端末６１、６２から前記したのと同様にアクセスが可能となり、必要な書類の検索、表示が可能となる。また、本発明は、このようなローカルエリアネットワークだけでなく、これらファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどをＷＷＷサーバにおき、インターネットなどの通信回線を介して外部からアクセスできるように構築することも可能である。
【００６５】
また以上の説明では、前記ファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどを記憶装置１１に置く場合を説明してきたが、これをＣＤ−ＲＯＭに記録し、配布できるようにしても良い。この場合は自分の端末で書類データを簡便に閲覧でき、場合によっては編集することも可能となる。なお、イメージデータとしては、ＧＩＦ形式、ＴＩＦＦ形式、ＪＰＥＧ形式、ＰＤＦ形式など種々のものを使うことが可能であり、どの形式のものを用いても良いが、ＰＤＦ形式の場合、Ａｃｒｏｂａｔ（Ａｄｏｂｅ社の商標）などのヘルパーアプリケーションを使うことで容易に閲覧が可能となる。
【００６６】
また以上の説明では、棚やロッカーに保存されている書類の場合を例に説明してきたが、同様なことは商品のカタログ写真とその商品を構成するパーツに関連する情報などを収容する場合にも適用でき、商品写真のパーツ部分とそのパーツに関連する情報を関連づけておき、パーツの選択でその詳細情報が得られるようにすることもできる。またこれ以外にも、例えば現物する部品倉庫にしまわれている部品などをイメージデータとして電子ファイルに収納する場合などにも応用できる。この場合は、部品倉庫の収納場所などのイメージデータとその収納場所にしまわれている部品の写真などのデータを関連づけ、部品倉庫の部品収納場所を選択することでその中に収納されている部品のイメージを表示するようにすればよい。
【００６７】
また以上の説明では、ファイル収容機器イメージ内のファイル表示位置から書類の検索を進めてゆくよう説明してきたが、この場合、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、といったようなときは検索できなくなる。そのため、例えばファイルの中の書類にキーワードを付与し、そのキーワードの入力によって画面上の該当ファイルをブリンク（点滅）させるなどの方法で明示し、それによって必要書類を検索するようにしても良い。
【００６８】
この場合は、キーワードから書類名、そしてファイル名を検索できるよう検索ソフトまたはデータベースソフトを記憶装置１１などに用意する。そしてファイル収容機器イメージ内のファイルイメージを、個別にＧＩＦアニメの手法などを用いてブリンク（点滅）させるなどして明示できるようにすると共に、検索ソフトやデータベースに記憶したファイル名とこのファイルイメージ位置を関係付け、キーワードの検索によって対応するファイルのイメージが独立してブリンク（点滅）するようにしておく。
【００６９】
こうした場合、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、といったようなときでも簡単に検索ができ、更に容易に書類を探すことができる。また、前記したようにこのシステムをＷＷＷサーバに入れておき、外部からインターネット経由で検索できるようにすると、どのようなところからも容易に検索が可能となる。
【００７０】
またこのように構成した場合、例えばファイルの代わりに図書を棚に並べたイメージと、図書の中身に関するキーワードをデータベースに用意し、外部からインターネットを通じてキーワードで本を検索できるようにすると共に、中身を確認できるようにし、利用したり購入できるようにしても良い。また上記の説明では、各資料ファイルの紙の頁をスキャナーで読み取り、イメージデータとして作成することで説明してきたが、資料ファイルはイメージデータばかりでなくワープロファイルなどを用いてもよい。
【００７１】
さらに、ファイルの収容機器イメージを表示するだけでなく、キーワードから書類名、そしてファイル名を検索したあと、ファイルの外観を表示させるよう検索ソフトまたはデータベースソフトを記憶装置１１などに用意し、キーワードによる検索とそれに伴うファイルの外観の表示でさらに記憶を呼び起こせるようにしても良い。
【００７２】
このようにすると、前記したように書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、という場合にキーワード検索の結果によるファイルの外観の表示で、ファイルの表紙、背表紙のイメージ、厚み、雰囲気などが確認でき、さらに直感的な検索が可能となる。そしてこれを前記した図書などに応用すると、ファイルだけでなく、図書の検索にも応用できる。
【００７３】
【発明の効果】
以上記載のごとく本発明は、現物または仮想のファイル収容機器内におけるファイルのイメージ、もしくはファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージと、該ファイルのイメージにおけるファイルの表示位置と関連づけて書類データを記憶して電子ファイル装置を構成することにより、利用者は従来と同様直感的に必要な書類のあるファイルをファイルのイメージから選択することができる。従って利用者は、従来と同様直感的に、容易に、必要な書類を選び出すことができると共に、従来の電子ファイル装置に見られた操作説明書の参照やデータベースの使い方の習得などが不用となり、また、表題やキーワードの入力といった面倒な操作も必要なくなる。
【００７４】
ファイル収容状況イメージ中のファイルの表示位置と関連づけた書類データは、本発明のように各ファイルに複数収容された複数頁から構成される書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルを集めた表紙集ファイルを作成し、これを表示装置に表示することにより、利用者はその表紙集ファイルで書類の中身を直感的に把握することができ、必要なものがどれかの判断を容易におこなうことができる。
【００７５】
請求項２と３に記載した発明によれば、先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマークを、書類記載内容を隠さない位置に付したことにより、表示されているのが先頭頁、または代表頁であることがはっきりし、書類の中身との区別が容易に判断できる。
【００７６】
請求項４に記載した発明によれば、ファイルのイメージからの選択と、キーワードからの選択を混在させることにより、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えている、といった場合でも必要な書類を簡単に探すことができる。
【００７７】
請求項５に記載した発明によれば、キーワードからの選択とファイルの外観による選択を混在させることにより、例えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚えており、かつ、ファイルの外観を見ることで記憶が戻るといった場合に非常に有効な検索方法を提供することができる。
【００７８】
そして請求項８に記載した発明によれば、書類のデータファイル名が、該書類を収容したファイルにおける書類の収容順を示すよう特定の規則を設けることで、書類データ名を１つ１つ考えたり入力したりする必要や、似たような資料におけるファイル名の重複、コンピュータのシステムの規則によってファイル名がエラーになることの確認などが必要なくなり、しかもファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係付け（リンク作業）を、前記規則に基づいて機械的に、自動的におこなうことができるようになり、従来のこういったシステムにおける関係付け作業を大幅に軽減できると共にファイル名の入力などによる間違いも防止できる。
【００７９】
また本発明によれば、書類のデータファイルから各書類の先頭頁、または代表頁のイメージデータ、またはワープロファイルなどの資料ファイルを抽出した表紙集ファイルを介在してファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間を関係づけることにより、階層的なシステム構築を容易におこなうことができ、前記したファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係付け作業を自動的に行うことが可能となる。
【００８０】
そして請求項９に記載した発明によれば、抽出したイメージデータを前記書類のデータファイル名順に収容して表紙集ファイルを構成することで、前記したように書類のデータファイル名は特定の規則に従って付与されているから、ファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係付けを自動的におこなうことが可能となる。
【００８１】
そして請求項１０に記載した発明によれば、補足情報ファイルを作成することにより、この補足情報ファイルの中身を順次読み出してゆくことで前記したファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係づけを容易に、自動的におこなえるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の実施の形態に係るブロック図である。
【図２】 本発明の電子ファイル装置における表示装置に表示したイメージデータの説明図である。
【図３】 各ファイルに収容された書類の説明図である。
【図４】 各書類の先頭頁、または代表頁を集めた表紙集ファイルの説明図である。
【図５】 表紙集ファイルの表示状況の説明図である。
【図６】 本発明の電子ファイル装置をローカルエリアネットワークで使う場合のブロック図である。
【図７】 本発明の電子ファイル装置の構築方法における表紙集ファイルの作成と書類名付与方法の説明図である。
【図８】 各ファイルに含まれる資料名の設定順序の説明図である。
【図９】 本発明における電子ファイル装置の構築方法における補足資料ファイルの作成方法を説明するための図である。
【図１０】 関連づけ（リンク）設定のための各データを説明するための図である。
【図１１】 本発明の電子ファイル装置におけるシステム作成方法のフロー図である。
【図１２】 本発明の電子ファイル装置における表紙集ファイル自動作成方法のフロー図である。
【符号の説明】
１ ファイルのイメージ
５０ 各書類の表紙をサムネイル形式で表示するエリア
５１ 選択された表紙を拡大して表示するエリア
５２ 書類の各頁のサムネイル形式で表示するエリア
５３ 選択された頁を拡大して表示するエリア
５４ 先頭頁、または代表頁であることを識別するためのマーク
５５ リンクボタンエリア
Claims (10)
- 単一または複数頁からなる複数の書類を収容し、その背表紙にタイトルが記載された現物の複数の書類ファイルを、現物の書棚またはロッカーなどのファイル収容機器に収納された状態で、その背表紙側より、デジタルカメラで撮影した前記現物の書類ファイルの外観イメージと、該ファイル収容機器に収納された前記書類ファイルの外観イメージ中のファイルの表示位置と、前記現物の書類ファイルに収容された複数の書類がワープロデータで作られていてある場合はそのまま、ワープロデータで作られていていない場合は、スキャンして書類データとすると共に、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の書類データと前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶装置の複数の書類ファイルの外観イメージを表示する表示装置と、該表示装置に前記現物の書類ファイルの外観イメージを表示させ、該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でファイル中の前記書類データを表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とからなり、前記ファイル収容機器内の前記現物の書類ファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で書類データを表示できるようにし、
更に前記記憶装置は、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の先頭頁または代表頁を集めた表紙集ファイルをイメージとして記憶し、前記ファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で、該ファイルに対応した表紙集ファイルを選択できるようにしたことを特徴とする電子ファイル装置。 - 前記表紙集ファイルに収容した先頭頁、または代表頁を表示するに際し、該先頭頁または代表頁であることを識別するためにマークを付すことを特徴とする請求項１に記載した電子ファイル装置。
- 前記現物の書類ファイルがパイプファィルである電子ファイル装置において、前記先頭頁または代表頁であることを識別するためのマークは、パイプファィルの穴を開ける位置であることを特徴とする請求項２に記載した電子ファイル装置。
- 前記記憶装置に、前記現物の書類に関するキーワードからファイル名と該ファイルに収容された書類名とを検索すると共に前記ファイルのイメージ中の前記検索したファイル名に該当するファイルの表示位置をブリンクなどの手段で明示させるデータベースを持ち、キーワードの入力でファイル表示位置を明示させて選択できるようにしたことを特徴とする請求項１に記載した電子ファイル装置。
- 前記記憶装置に、前記現物の書類に関するキーワードからファイル名と該ファイルに収容された書類名とを検索すると共に前記ファイルの外観を表示させるデータベースを持ち、キーワードの入力で前記現物の書類ファイルの外観を表示させて選択できるようにしたことを特徴とする請求項１に記載した電子ファイル装置。
- 前記記憶装置は、表示装置に表示された前記表紙集ファイルの先頭頁または代表頁における特定頁の選択で対応する書類データを選択するデータを記憶したことを特徴とする請求項１に記載した電子ファイル装置。
- 単一または複数頁からなる複数の書類を収容し、その背表紙にタイトルが記載された現物の複数の書類ファイルを、現物の書棚またはロッカーなどのファイル収容機器に収納された状態で、その背表紙側より、デジタルカメラで撮影した前記現物の書類ファイルの外観イメージと、該ファイル収容機器に収納された前記書類ファイルの外観イメージ中のファイルの表示位置と、前記現物の書類ファイルに収容された複数の書類がワープロデータで作られていてある場合はそのまま、又ワープロデータで作られていていない場合は、スキャンして書類データとすると共に、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の書類データと前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶装置の複数の書類ファイルの外観イメージを表示する表示装置と、該表示装置に前記現物の書類ファイルの外観イメージを表示させ、該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でファイル中の前記書類データを表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とを用意し
前記ファイル収容機器内の前記現物の書類ファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で書類データを表示できるようにし、更に前記記憶装置により、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の先頭頁または代表頁を集めた表紙集ファイルをイメージとして記憶し、前記ファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択で、該ファイルに対応した表紙集ファイルを前記ファイル中の書類データにおける先頭頁、または代表頁を集めた表紙集ファイルが自動的に表示されて、該表紙集ファイルから書類の特定頁の選択をおこなえるようにしたことを特徴とする電子ファイル装置における書類データの選択方法。 - 単一または複数頁からなる複数の書類を収容し、その背表紙にタイトルが記載された現物の複数の書類ファイルを、現物の書棚またはロッカーなどのファイル収容機器に収納された状態で、その背表紙側より、デジタルカメラで撮影した前記現物の書類ファイルの外観イメージと、該ファイル収容機器に収納された前記書類ファイルの外観イメージ中のファイルの表示位置と、前記現物の書類ファイルに収容された複数の書類がワープロデータで作られていてある場合はそのまま、作られていていない場合は、スキャンして書類データとすると共に、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の書類データと前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけた前記書類ファイルの外観イメージとを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶装置の複数の書類ファイルの外観イメージを表示する表示装置と、該表示装置に前記現物の書類ファイルの外観イメージを表示させ、該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でファイル中の前記書類データを表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とからなる電子ファイル装置におけるシステム作成方法であって
前記ファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係づけにあたっては、前記現物の書類ファイル毎に、該ファイルに収容されている前記複数の書類の先頭頁または代表頁を集めた表紙集ファイルをイメージとして作成し、該表紙集ファイルと前記ファイルのイメージ中のファイル位置とを関連づけると共に、表紙集ファイルの各頁と前記書類のデータファイルとを関連づけておこなうことを特徴とする電子ファイル装置におけるシステム作成方法。 - 前記各書類のデータファイルから各書類の先頭頁、または代表頁のイメージデータを抽出した表紙集ファイルは、抽出した現物のイメージデータからなる資料ファイルを前記書類のデータファイル名順に収容して作成することを特徴とする請求項８に記載した電子ファイル装置におけるシステム作成方法。
- 前記ファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の関係づけにあたっては、ファイルのイメージ中のファイル領域座標またはファイル名、ファイル数、書類のデータファイルを収容したフォルダ名、リンク元ファイル名、リンク元頁番号、リンク先ファイル名などで構成した補足情報ファイルを作成し、ファイルのイメージ中のファイルと書類のデータとを自動的に関係づけるようにしたことを特徴とする請求項９に記載した電子ファイル装置におけるシステム作成方法。
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