JP2005165986A - 電子ファイリングシステム及び電子ファイルの表示方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 検索と確認作業を容易にすること。
【解決手段】 電子ファイリングシステムは、記憶装置、制御装置及び表示装置を有し、電子ファイルの表示方法は、少なくとも１つの資料と、資料の一部の内容を表す表紙ファイルを備える表紙セットとを記憶装置から読み出すことと、制御装置により資料と表紙セットを資料フォルダに論理的に管理し、資料フォルダを画面に表示するように表示装置を制御することとを具備している。画面は、表紙ファイルに関連付けられるリンク領域と、画面に表示されるポインタがリンク領域内に表示されるとき、リンク領域に関連付けられる表紙ファイルを表示する表示領域と、少なくとも１つのリンク領域を含む制御領域とを備えている。操作装置により表示位置を移動するポインタにより表示領域が指定されると、表示領域に表示されている表紙ファイルに関連付けられる資料が表示される。
【選択図】 図３

Description

本発明は、電子ファイリングシステムに関し、特に、文書、表、静止画、動画に例示される資料を管理・表示する電子ファイリングシステムに関する。

近年、ＯＡ（Ｏｆｆｉｃｅ Ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ）が叫ばれ、オフィス環境の電子化が進められているが、オフィスの中には未だに紙を媒体とする資料・書類が多く残存している。これらの長期保存しなければならない資料・書類は、そのままでは年々増加しつづけ、広い保管場所が必要になる。そのため、紙を媒体とする資料・書類と、最近作成された当初から電子化されている資料・文書を統合して取り扱う電子ファイリングシステムの導入が行われてきている。電子ファイリングシステムの導入により、オフィスから紙を媒体とする資料・書類を保管する空間を増加させない、或いは保管する空間を削減し、その空間を居室環境整備に利用するようになってきている。

この紙を媒体にする資料・書類を電子化したり、電子化された資料・書類の取り扱いに関する技術は、特開２００２−１５７２７４号公報などにより知られている。

電子化された資料・書類は、ファイルとしてシステムにより管理される。ファイルの識別は、ファイル名により行われる。そのファイル名によって内容を簡潔に表現することは困難である。類似したファイル名になったり、資料の作成順や作成日など内容に無関係なファイル名を付されることもしばしば行われる。電子化された資料を閲覧する場合、このようにして付されたファイル名に基づいて検索し、ファイルを開いて内容の確認をしていた。

そのため、求めている資料のファイル名が不明であったり、類似しているファイル名などの場合、対象となるファイルを全て開いて内容の確認をしなければならなかった。ファイルを開く作業は、パーソナルコンピュータの性能が向上した現在においてもその時間が無視できず、資料の電子化を阻む一因ともなっている。

パーソナルコンピュータのシステムによっては、マンマシンインタフェースを向上させるためにファイルを選択すると、サムネイルといわれる概略表示をするものもある。図１は、そのようなファイル管理ソフトウェアの表示例を示すものである。

画面１の中にフォルダ領域２とサムネイル領域９とが配置されている。フォルダ領域２は、対象となる媒体、または、いくつかのファイルを一括して管理する単位のフォルダに含まれているファイルのファイル名を表示する領域である。サムネイル領域９は、ファイルの内容を示すサムネイルを表示する領域である。

フォルダ領域２の中には、含まれるファイルのファイル名を表示し、ファイルと関連付けられたファイル名領域５、６、７が備えられている。ここでは３個のファイルがあるフォルダの表示について説明するため、ファイル名領域は、符号５、６、７で示されている。

画面１に表示されているポインタをマウスなどのポインティングデバイスである操作装置によりファイル名領域５に移動させ、クリックしてファイル名領域５を選択する。選択されたファイル名領域５に関連付けられたファイル（ファイル名で示されるファイル）の内容を示すサムネイルが作成され、サムネイル領域９に表示される。

サムネイル領域９は、ファイルの内容の概略を補助的に表示するため、そのスペースは限られている。そのため、サムネイル領域９に表示されるサムネイルは、粗くて文字などを読み出せるレベルではなく、ファイル内の図の有無や文字の量が辛うじて判別できるようなものである。

また、同様の構成を有しながら、ファイルの内容を表示することを主眼に置いたアプリケーションソフトもある。ファイルの内容を表示できる広い面積が確保できるアプリケーションの場合は、サムネイル領域９を拡張して、概略を示すサムネイルではなく、ファイルの内容をそのまま表示する。操作は、前述のサムネイルの表示とほぼ同様であり、ファイルを選択するという操作が必要である。

さらに、文書を検索するインデックスとしてサムネイルを用いるアプリケーションソフトにおいては、電子化資料を作成するときに、資料の各ページに対するサムネイルが作成され、電子化された資料のファイルの中に埋め込まれる。このファイルが閲覧されるとき、画面にはファイル内容の概略を示すサムネイルとファイルの一部分の内容とが表示される。ファイルのどの部分を表示しているかは、サムネイルの部分に表示され、対応関係を知ることができるようになっている。ユーザは、サムネイルの表示を見て該当する部分を探し出し、操作装置によりその箇所を選択すると、画面に対応するファイル内容が表示される。

ユーザがサムネイルで検索するときには、内容を確認できるほどの精細度がないため、文字らしき部分の密度や表示された図形の一部の情報に基づいてファイルの内容を推測している。しかし、内容が確認できるわけではないので、類似する形状、文字の密度分布の場合には、何度も該当すると推測されるサムネイルを選択し、ファイルの内容を確認しなければならなかった。

また、１つの表示領域内に表示しきれないファイルの場合、表示領域内に表示されている表示データを上下または左右に連続的に移動表示させてファイルの全体を表示させている。この表示方法はスクロールと称されるが、このスクロールでファイルを表示させると、表示内容が連続的に移動するため、大量に高速で検索するには不向きである。

このように電子化が進みつつある現在においても、紙を媒体とする資料・書類に対して電子化された資料はマンマシンインタフェースにおいて劣る面が少なくない。これが紙を媒体とする資料・書類が多く残存する一因ともなっている。

特開２００２−１５７２７４号公報

本発明の目的は、検索と閲覧を容易にする電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法を提供することにある。

また、本発明の他の目的は、検索と閲覧に費やされる時間を短縮する電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法を提供することにある。

さらに、本発明の他の目的は、検索と閲覧における資料内容の視認性を向上させる電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法を提供することにある。

また、本発明の他の目的は、紙を用いた資料に似たような扱いができるマンマシンインタフェースの電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法を提供することにある。

以下に、「発明を実施するための最良の形態」で使用される番号・符号を用いて、課題を解決するための手段を説明する。これらの番号・符号は、「特許請求の範囲」の記載と「発明を実施するための最良の形態」との対応関係を明らかにするために付加されたものである。ただし、それらの番号・符号を、「特許請求の範囲」に記載されている発明の技術的範囲の解釈に用いてはならない。

本発明による電子ファイル表示方法は、記憶装置（１１）、制御装置（１３）及び表示装置（１２）を有する電子ファイリングシステムを用いて実行される。その電子ファイリングシステムの電子ファイルの表示方法は、少なくとも１つの資料と、前記資料（３１、３２、…）の一部の内容を表す表紙ファイル（５１、５２、…）を備える表紙セット（３４）とを前記記憶装置（１１）から読み出すことと、前記制御装置（１３）により前記資料（３１、３２、…）と前記表紙セット（３４）を資料フォルダ（３０）に論理的に管理し、前記資料フォルダ（３０）の全部または一部を画面（２１）に表示するように前記表示装置（１２）を制御することとを具備している。前記画面（２１）は、リンク領域（２４−１、２、…）と表示領域（２２）と制御領域（２３）とを備えている。リンク領域（２４−１、２、…）は、前記表紙ファイル（５１、５２、…）に関連付けられている。表示領域（２２）は、前記画面（２１）に表示されるポインタが前記リンク領域（２４）内に表示されるとき、前記リンク領域（２４−１、２、…）に関連付けられる前記表紙ファイル（５１、５２、…）を表示する。制御領域（２３）は、少なくとも１つの前記リンク領域（２４−１、２、…）を含む。操作装置（１４）により表示位置を移動する前記ポインタにより前記表示領域（２２）が指定されると、前記表示領域（２２）に表示されている前記表紙ファイル（５１、５２、…）に関連付けられる前記資料（３１、３２、…）が資料表示領域に表示される。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記資料表示領域は、前記表紙ファイルが表示されていた前記表示領域（２２）である。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記資料表示領域は、前記画面（２１）に新たに設定される第２表示領域である。第２表示領域は、ウインドウと称される。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記表紙ファイル（５１、５２、…）は、リンクが設定されることにより前記資料（３１、３２、…）に関連付けられる。または、前記表紙ファイル（５１、５２、…）は、前記記憶装置（１１）に記録されるデータベースにより前記資料（３１、３２、…）に関連付けられる。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記表紙ファイル（５１、５２、…）は、前記資料（３１、３２、…）に含まれるページのうち前記資料（３１、３２、…）の特徴を表すものとして選択されたページ（４１、４２、…）に基づいて、生成される。生成される前記表紙ファイル（５１、５２、…）は、イメージデータであることが好ましい。このとき、前記表紙ファイル（５１、５２、…）は、その選択されたページ（４１、４２、…）の形式がイメージデータでないときに、そのページ（４１、４２、…）をイメージデータに形式が変換されて生成される。なお、前記表紙ファイル（５１、５２、…）は、選択されたページ（４１、４２、…）の形式を変換しないで、そのまま使用されることもできる。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記表紙ファイル（５１、５２、…）が前記表示領域（２２）に表示される部分は、各表紙ファイルのページ内の同じ部分（７２、７３）である。表紙ファイル（５１、５２、…）は、表示領域（２２）にページ内の指定された同じ部分が表示される。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記表紙ファイル（５１、５２、…）は、設定される表示倍率に応じて前記表示領域に表示される。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記ポインタが前記制御領域（２３）内に表示されているとき、所謂スクロールと称されるような前記操作装置（１４）の操作に応答して前記表示領域（２２）に前記リンク領域（２４−１、２、…）の並びの順に次々と前記表紙ファイル（５１、５２、…）が表示される。すなわち、具体的には、選択されるボタンが順次ずれていく場合と、選択されるボタンにリンクされた表紙ファイルが順送りに入れ替わる場合とがある。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記ポインタが前記制御領域（２３）内に表示されているとき、所謂スクロールと称されるような前記操作装置（１４）の操作に応答して前記リンク領域（２４−１、２、…）に前記表紙ファイル（５１、５２、…）が順送りに関連付けられる。関連付けられた結果、表紙ファイルが次々と表示されることになる。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記ポインタが前記表紙ファイル（５１、５２、…）を表示している前記表示領域（２２）内に表示されるとき（所謂マウスオーバーの状態のとき）、前記表紙ファイル（５１、５２、…）が関連付けられている前記資料（３１、３２、…）を前記資料表示領域（２２）に表示する。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記ポインタが前記表紙ファイル（５１、５２、…）を表示している前記表示領域（２２）内に表示されている。このとき、前記ポインタの表示位置を移動させる前記操作装置（１４）の所謂スクロールする操作に応答して、表示領域に表示されている表紙が切り替わり、同時に、前記表紙ファイル（５１、５２、…）が関連付けられている前記資料（３１、３２、…）が前記資料表示領域（２２）に切り替わりながら表示される。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記資料（３１、３２、…）が前記資料表示領域（２２）に表示されているとき、前記操作装置（１４）の操作に応答して、前記資料が上下または左右に連続的に移動表示、いわゆるスクロール表示される。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記資料（３１、３２、…）が前記資料表示領域（２２）に表示された後、前記資料（３１、３２、…）に関連付けられる前記リンク領域（２４−１、２、…）は、少なくとも一部の色彩が変化する。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記リンク領域（２４−１、２、…）は、前記資料（３１、３２、…）を識別する資料識別領域（２５−１、２、…）と、前記資料の属性を示す資料属性領域（２６−１、２、…）とを備える。前記資料属性領域（２６−１、２、…）は、前記資料（３１、３２、…）のページ数を表示する。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記資料属性領域（２６−１、２、…）は、前記ページ数に応じて形状と色彩とが異なる。

本発明の電子ファイル表示方法では、前記資料フォルダ（３０）は、前記資料（３１、３２、…）の属性を前記資料（３１、３２、…）のファイル名に関連付けて記憶するデータベースをさらに備える。入力された条件に従って前記データベースが検索され、検索された結果に基づいて前記リンク領域（２４−１、２、…）に前記表紙ファイル（５１、５２、…）を関連付ける。

本発明の電子ファイル表示方法では、入力された条件に従って前記資料（３１、３２、…）に含まれるテキスト情報が検索される。その検索された結果に基づいて前記リンク領域（２４−１、２、…）に前記表紙ファイル（５１、５２、…）を関連付ける。

本発明による電子ファイリング装置（１００）は、ボタン選択部（１１３）とデータベース（１１１）と特徴ページ表示部（１１５）と資料表示部（１１６）とを備えていることが好ましい。このとき、ボタン選択部（１１３）は、入力装置（１０５）の操作に基づいて表示面（１３０）に表示される複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）から選択ボタンを選択する。データベース（１１１）は、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちのタグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）に特徴ページと複数資料とを対応付ける。特徴ページ表示部（１１５）は、ボタン選択部（１１３）によりタグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）のうちの選択タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）が選択されたときに、データベース（１１１）を参照して、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちのプレビューボタン（１４５）に特徴ページのうちの選択タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）に対応する選択特徴ページを表示する。資料表示部（１１６）は、ボタン選択部（１１３）によりタグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）のうちの最後選択タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）が選択された直後にプレビューボタン（１４５）が選択されたときに、データベース（１１１）を参照して、複数資料のうちの最後選択タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）に対応する選択資料を表示面（１３０）に表示する。

ボタン選択部（１１３）は、入力装置（１０５）の操作に基づいて表示面（１３０）に表示されるポインタ（１３３）の位置を変更し、このとき、選択ボタンは、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちのポインタ（１３３）に重なって表示されるボタンである。このような入力装置（１０５）としては、ポインティングデバイスが例示される。ユーザは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラにおいて、ポインタ（１３３）をファイル名に重ねてクリックすることによりそのファイルを選択し、ダブルクリックすることによりそのファイルの内容を閲覧することができる。本発明による電子ファイリング装置（１００）によれば、ユーザは、ポインタ（１３３）をボタン（たとえば、ファイル名などの文字列）に重ねるだけで、容易に、資料の特徴ページを閲覧することができる。ユーザは、さらに、ポインタ（１３３）を特徴ページに重ねるだけで、資料の内容を閲覧することができる。

ボタン選択部（１１３）は、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちの第１選択ボタンが選択されている場合で、入力装置（１０５）に方向が入力されるときに、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちの第１選択ボタンの方向に隣り合う第２選択ボタンを選択する。このような入力装置（１０５）としては、矢印キーが例示される。ユーザは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラにおいて、矢印キーを押下することによりファイルを選択し、矢印キーと異なるエンターキーを押下することによりそのファイルの内容を閲覧することができる。本発明による電子ファイリング装置（１００）によれば、ユーザは、ボタンを選択する操作だけで、容易に、資料の特徴ページを閲覧することができ、かつ、資料の内容を閲覧することができる。

入力装置（１０５）は、表示面（１３０）のうちの接触された位置を検出するタッチパネルであり、選択ボタンは、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちの接触された位置に配置されるボタンであることが好ましい。

資料表示部（１１６）は、選択資料を表示面（１３０）に表示するコンピュータプログラムを起動して選択資料を表示面（１３０）に表示する。このとき、資料表示部（１１６）は、このようなコンピュータプログラムを複数備えることにより、さまざまな形式により表現されている資料を表示することができる。

複数資料のうちの１つの資料からユーザの操作により選択されたページを１つの資料に対応付けてデータベース（１１１）に記録する特徴ページ設定部（１１２）を更に備えている。資料の先頭のページは、その資料の内容を最もよく表現しているものとは限らない。本発明による電子ファイリング装置（１００）によれば、ユーザは、その資料の特徴を示すページを閲覧することにより、資料を容易に検索することができる。

データベース（１１１）は、タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）に複数資料のページ数を更に対応付けている。このとき、タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）は、それぞれ、ページ数が記載されることが好ましい。

資料表示部（１１６）は、通信回線網（１０２）を介してサーバ（１０３）から選択資料をダウンロードして選択資料を表示することが好ましい。特徴ページ表示部（１１５）は、通信回線網（１０２）を介してサーバ（１０３）から選択特徴ページをダウンロードして選択特徴ページを表示することが好ましい。データベース（１１１）は、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）が記載される画面（１４１）とともに１つの電子ファイルに記録されることが好ましい。たとえば、画面（１４１）は、ＨＴＭＬで表現され、選択されるとリンクされる他の画面（１５１）が表示されるリンクが複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）に設定されている。

本発明による電子ファイリングプログラムは、コンピュータである電子ファイリング装置（１００）により実行されるコンピュータプログラムであり、そのコンピュータプログラムの部分として、ボタン選択部（１１３）とデータベース（１１１）と特徴ページ表示部（１１５）と資料表示部（１１６）とを備えていることが好ましい。このとき、ボタン選択部（１１３）は、入力装置（１０５）の操作に基づいて表示面（１３０）に表示される複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）から選択ボタンを選択する。データベース（１１１）は、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちのタグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）に特徴ページと複数資料とを対応付ける。特徴ページ表示部（１１５）は、ボタン選択部（１１３）によりタグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）のうちの選択タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）が選択されたときに、データベース（１１１）を参照して、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちのプレビューボタン（１４５）に特徴ページのうちの選択タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）に対応する選択特徴ページを表示する。資料表示部（１１６）は、ボタン選択部（１１３）によりタグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）のうちの最後選択タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）が選択された直後にプレビューボタン（１４５）が選択されたときに、データベース（１１１）を参照して、複数資料のうちの最後選択タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）に対応する選択資料を表示面（１３０）に表示する。

ボタン選択部（１１３）は、入力装置（１０５）の操作に基づいて表示面（１３０）に表示されるポインタ（１３３）の位置を変更し、このとき、選択ボタンは、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちのポインタ（１３３）に重なって表示されるボタンである。このような入力装置（１０５）としては、ポインティングデバイスが例示される。ユーザは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラにおいて、ポインタ（１３３）をファイル名に重ねてクリックすることによりそのファイルを選択し、ダブルクリックすることによりそのファイルの内容を閲覧することができる。本発明による電子ファイリングプログラムによれば、ユーザは、ポインタ（１３３）をボタンに重ねるだけで、容易に、資料の特徴ページを閲覧することができる。ユーザは、さらに、ポインタ（１３３）を特徴ページに重ねるだけで、資料の内容を閲覧することができる。

ボタン選択部（１１３）は、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちの第１選択ボタンが選択されている場合で、入力装置（１０５）に方向が入力されるときに、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちの第１選択ボタンの方向に隣り合う第２選択ボタンを選択する。このような入力装置（１０５）としては、矢印キーが例示される。ユーザは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラにおいて、矢印キーを押下することによりファイルを選択し、矢印キーと異なるエンターキーを押下することによりそのファイルの内容を閲覧することができる。本発明による電子ファイリングプログラムによれば、ユーザは、ボタンを選択する操作だけで、容易に、資料の特徴ページを閲覧することができ、かつ、資料の内容を閲覧することができる。

入力装置（１０５）は、表示面（１３０）のうちの接触された位置を検出するタッチパネルであり、選択ボタンは、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）のうちの位置に配置されるボタンであることが好ましい。

資料表示部（１１６）は、選択資料を表示面（１３０）に表示するコンピュータプログラムを起動して選択資料を表示面（１３０）に表示する。このとき、本発明による電子ファイリングプログラムによれば、資料表示部（１１６）は、このようなコンピュータプログラムを複数備えることにより、さまざまなの形式により表現されている資料を表示することができる。

複数資料のうちの１つの資料からユーザの操作により選択されたページを１つの資料に対応付けてデータベース（１１１）に記録する特徴ページ設定部（１１２）を更に備えている。資料の先頭のページは、その資料の内容を最もよく表現しているものとは限らない。本発明による電子ファイリングプログラムによれば、ユーザは、その資料の特徴を示すページを閲覧することにより、資料を容易に検索することができる。

データベース（１１１）は、タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）に複数資料のページ数を更に対応付けている。このとき、本発明による電子ファイリングプログラムによれば、タグボタン（１４４−１〜１４４−ｍ）は、それぞれ、ページ数が記載されることが好ましい。

資料表示部（１１６）は、通信回線網（１０２）を介してサーバ（１０３）から選択資料をダウンロードして選択資料を表示することが好ましい。特徴ページ表示部（１１５）は、通信回線網（１０２）を介してサーバ（１０３）から選択特徴ページをダウンロードして選択特徴ページを表示することが好ましい。データベース（１１１）は、複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）が記載される画面（１４１）とともに１つの電子ファイルに記録されることが好ましい。たとえば、画面（１４１）は、ＨＴＭＬで表現され、選択されるとリンクされる他の画面（１５１）が表示されるリンクが複数ボタン（１４４−１〜１４４−ｍ、１４５）に設定されている。

本発明の観点によれば、電子ファイリングシステム及び電子ファイルの表示方法を提供することができる。

本発明の観点によれば、検索と閲覧に要する操作を容易にする電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法を提供することができる。

また、本発明の他の観点によれば、検索と閲覧に要する操作の手間を省いて、検索と閲覧に費やされる時間を短縮する電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法を提供することができる。

さらに、本発明の他の観点によれば、検索と閲覧における資料内容の視認性を向上させる電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法を提供することができる。

また、本発明の他の観点によれば、紙を用いた資料に似たような扱いができるマンマシンインタフェースの電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法を提供することができる。

図２から図１２を参照して本発明を実施する最良の形態を説明する。本実施の形態において、電子化された資料・書類を電子ファイルと称する。また、電子ファイルは、電子ファイリングシステムにおいてファイルの内容に関する扱いを示す場合には資料、情報処理装置におけるデータとしての扱いを示す場合にはファイルとも称することにする。

図２に電子ファイリングシステムの最小構成が示されている。電子ファイリングシステムは、記憶装置１１、表示装置１２、制御装置１３、操作装置１４、操作装置１５を備えている、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）などに例示される情報処理装置である。記憶装置１１は、磁気ディスク装置、ＣＤ−Ｒ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ−Ｒｅｃｏｒｄａｂｌｅ）などのリムーバブルメディアを使用する記憶装置などであり、電子ファイリングシステムにより作成された資料フォルダを格納している。記憶装置１１はネットワークを介して制御装置１３に接続されていてもよい。表示装置１２は、制御装置１３の制御により記憶装置１１に格納される電子ファイルを表示する。制御装置１３は、記憶装置１１から電子ファイルをロードし、操作装置１４、１５から送られてくる指示に応答して表示装置１２に電子ファイルを表示する。

操作装置１４は、マウスなどのポインティングデバイスであり、操作装置１４を操作することにより、制御装置１３を介して表示装置１２に表示されるポインタを移動させたり、ポインタにより指示される表示領域を選択したり、表示をスクロールしたりすることができる。操作装置１５は、文字入力などを行う入力装置（キーボード）であり、文字入力を行わない場合には装備されなくてもよい。また、文字入力などにより操作装置１４と同様の動作を擬似させることも可能である。

電子ファイルを作成する場合は、上記のほかに紙などの媒体による書類などを電子データに変換して入力するスキャナー、電子メールを介して送受信するデータを電子ファイル化する場合に必要な通信装置などを装備すると様々な形態で存在する書類や資料を効率的に電子ファイル化できる。

制御装置１３は、記憶装置１１、表示装置１２、操作装置１４、操作装置１５を制御するソフトウェアが動作しており、基本的な動作を司るＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）、ＯＳ上で動作するアプリケーションソフトウェアにより各種の動作を行う。

電子ファイルは、ファイルの内容を閲覧させるブラウザと称されるソフトウェアが制御装置１３で実行されることにより、表示装置１２の画面上に表示される。電子ファイリングシステムとしての動作は、ハイパーテキストを記述するための言語であるＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）、ＨＴＭＬの中に組み込まれた形で実行されるＪａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔなどによりプログラミングされる。プログラミングされたソフトウェアは、電子ファイルと共に記憶装置１１に格納される。そのため、記憶装置１１としてリムーバブルメディアを使用できる装置を用いることにより市販されているパーソナルコンピュータなどであれば電子ファイリングシステムとして活用できる。

図４を参照して電子ファイリングシステムの資料フォルダのファイル構成を説明する。資料フォルダ３０は、電子ファイルである資料３１、３２、…と、表紙セット３４を構成する表紙ファイル５１、５２、…と、データベース３６とを備えている。本実施の形態では、表紙セット３４は、ディレクトリ（フォルダ）として表紙ファイル５１、５２、…を収容しているが、ディレクトリ（フォルダ）に収容せず、個々の表紙ファイルの集合を表紙セット３４と取り扱うことも可能である。なお、資料３１、３２、…と、表紙ファイル５１、５２、…と、データベース３６とは、１つのフォルダに収容される必要がない。このとき、資料３１、３２、…と、表紙ファイル５１、５２、…と、データベース３６とは、それぞれ、通信回線網を介して情報を共有する複数のコンピュータに記録されることもできる。

資料３１、３２、…は、少なくとも１ページのデータを有する資料である。各資料は、表紙や資料の特徴を表すページをその資料の代表ページとして選択される。資料３１で選択された代表ページは符号４１、資料３２で選択された代表ページは、符号４２、資料３３で選択された代表ページは、符号４３のように代表ページは表紙のページ（先頭のページ）であったり、資料の中間にある象徴的なページが選択されることもある。また、これらの代表ページはひとつの資料に複数有ってもよい。これらの選択された代表ページ４１、４２、４３、…は、ＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）方式で情報の形式を変換されて表紙ファイル５１、５２、５３、…として独立したファイルに格納される。表紙ファイルは、ＪＰＥＧ形式に限らず、他の形式であってもよい。形式によって表示するまでの時間やファイルサイズなどが異なり、適当なものが選択される。

表紙ファイル５１、５２、…は、資料３１、３２、…において選択された代表ページ４１、４２、４３、…がＪＰＥＧ方式でファイル形式が変換されたファイルである。表紙ファイル５１、５２、５３、…にはそれぞれ資料３１、３２、３３、…にリンクが設定される。表紙ファイル５１を表示しているときにある操作でリンクにより関連付けられている資料３１を表示することに利用される。

データベース３６は、図５に示されるように、ファイル名６１、ファイル形式６２、ファイル容量６３、ファイル作成日時６４、代表ページの表紙ファイルファイル名６５を備え、資料３１、３２、…の属性をファイル名に関連付けて記憶している。データベース３６は、資料の属性に基づいて資料を検索する場合に利用される。

ファイル名６１は、資料のデータを格納しているファイルの名称であり、ＯＳにより管理される。ファイル形式６２は、ファイルの形式を示し、閲覧するときに形式を参照して閲覧ソフトウェア（ビュア）を選択することなどに利用される。ファイル容量６３は、ファイルの容量を示す。記憶装置１１における記憶容量の管理に利用される。紙を媒体とする資料の量は、その資料のページ数で行うことが感覚的に把握しやすく、物理的な記憶容量の他にページ数の情報をデータベースに加えるとより効率的である。ファイル作成日時６４は、資料の作成日時であり、資料の補助情報として表示するとマンマシンインタフェースが向上する。代表ページの表紙ファイルファイル名６５は、資料が関連付けられている代表ページの表紙ファイルのファイル名である。

ところで、資料は、一般的に改版が行われることも多く、その管理を電子ファイリングシステムにも求められる。ファイル名の下１桁を変更履歴の番号領域として用い、履歴管理をすることが可能である。履歴管理を行う場合、通常の資料閲覧時には、ファイル名の下１桁を除いたファイル名で検索し、同じファイル名となった場合には、履歴の最新のものを表示するようにプログラムする。該当資料の履歴を調査する時は、ファイル名の下１桁を除いたファイル名をすべて対象とし、履歴の新旧の順に表示する。

図３を参照して表示装置１２における表示画面の領域構成を説明する。画面２１は、リンク領域２４−１〜５と表示領域２２と制御領域２３とを備えている。リンク領域２４−１〜５は、それぞれ電子ファイルの資料を特徴付ける代表ページの表紙ファイルに対応付けられ、代表ページを有する資料を識別する記号や資料の厚みなどがそのエリア内に表示されている領域である。本実施の形態ではリンク領域は５個で説明するが、表示装置１２の画面の解像度や画面サイズなどにより同時に表示されるリンク領域数は制限される。表示領域２２は、電子ファイルが表示される領域であり、資料が表示されたり、代表ページの表紙ファイルが表示される。制御領域２３は、その領域内にポインタが表示されるとき、操作装置１４の動作が変更される領域である。制御領域２３は、外観的に区別されることはなくてよい。

表示領域２２に表示される資料の代表ページは、表示される代表ページを有する資料にリンクにより関連付けられている。代表ページの表紙ファイルが表示されている表示領域２２がポインタにより指定されると、代表ページの表紙ファイルに関連付けられている資料が表示領域２２に表示される。このとき、資料が表示される領域は、表示領域２２とは別に新たに設けられた第２の表示領域でもよい。第２表示領域に表示される場合、表示領域２２や制御領域２３、リンク領域２４と重なってもよい。表示領域２２をポインタにより指定する方法は、ポインタが操作装置１４により表示領域２２内に表示されたことを検出して指定されたものとする。または、ポインタが操作装置１４により表示領域２２内に表示され、操作装置１４でクリックなどの操作があったことを検出して指定されたものとする。また、リンク領域２４をポインタで指定し、操作装置１４でクリックされることで資料が表示領域２２或いは第２表示領域に表示されるようにしてもよい。

操作装置１４の操作によりポインタが制御領域２３内に表示される場合、操作装置１４の操作（スクロールボタンやホイールと称されるボタンによる画面をスクロールさせる操作）により、指定されるリンク領域２４−１〜５が変更される。その動作に関しては、図７、８を参照して後述する。

リンク領域の表示について図６を参照して説明する。図６の制御領域２３は、図３における制御領域２３に相当する。制御領域２３内に表示されるリンク領域２５−１〜５は、それぞれリンク領域２６−１〜５とセットになり、図３のリンク領域２４−１〜５に相当する。リンク領域２５−１〜５とリンク領域２６−１〜５は、それぞれの個々の領域を区別する必要のない場合は添字を除き、リンク領域２５、リンク領域２６と表記して説明する。また、本実施の形態ではリンク領域は５領域で説明するが、表示装置１２の画面の解像度や画面サイズなどにより同時に表示されるリンク領域数は制限される。

リンク領域２５は、それぞれの領域を識別するために、関連付けられている資料を識別する資料名、資料のファイル名などを表示している領域である。識別が容易であれば、表示はなくてもよい。リンク領域２６は、関連付けられている資料の属性のうちページ数を表示している領域である。

ページ数は、リンク領域２６に図形で表示される。ページ数をリンク領域２６の図形の大きさに対応付けて表示させる。例えば、リンク領域２６−３は１ページの資料、リンク領域２６−１は２ページの資料、リンク領域２６−４は３ページの資料を表すというように大きさ、表示する図形の形状によりページ数を表現する。また、リンク領域２６−２は１０〜１９ページの資料、リンク領域２６−５は２０〜２９ページの資料を表すというように、図形の色彩を変えることによりページ数の桁などを表現することにより、小領域でより広い範囲のページ数を感覚的に表現することが可能となる。また、複数の図形を並べて表示させることも可能である。

また、リンク領域２６の中にページ数を数値で表示してもよい。また、色彩は濃淡をページ数の多少に対応させるとより感覚的に整合がとれる。

このように資料の量は、その資料のページ数で行うことが感覚的に把握しやすく、物理的な記憶容量の他にページ数の情報をデータベースに加えるとより効率的である。そのため、リンク領域２３には資料名（資料ファイル名）の他、その資料のページ数を表示するとより感覚的に把握しやすい。特に数値だけではなく、形状、色彩などによればより感覚的に把握しやすいマンマシンインタフェースとなる。

図７を参照して表示されているリンク領域と資料との対応付けについて説明する。制御領域２３にはリンク領域２４−１〜５が含まれている。リンク領域２４−１〜５にはそれぞれ資料Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅの代表ページの表紙ファイルが対応付けられ、リンク領域２４−１〜５には資料名「Ａ」〜「Ｅ」が表示されている。図７（ａ）では、操作装置１４によりリンク領域２４−３に対応付けられている資料Ｃの代表ページの表紙ファイルが表示領域２２に表示されている状態の制御領域２３の状況が示されている。この状態を「リンク領域２４−３にフォーカスがある。」ということにする。操作装置１４が操作（スクロールボタンやホイールと称されるボタンによる画面をスクロールさせる操作）されると、図７（ｂ）に示されるように、リンク領域２４−４にフォーカスが移動する。リンク領域２４−４にフォーカスが移動すると、リンク領域２４−４に関連付けられた資料Ｄの代表ページの表紙ファイルが表示領域２２に表示される。このように操作装置１４を操作することにより、リンク領域２４におけるフォーカスを移動させ、資料の代表ページの表紙ファイルを逐次表示させることができる。

表示されているリンク領域と資料との対応付けの他の方法について図８を参照して説明する。制御領域２３は、図７と同様にリンク領域２４−１〜５が含まれている。図８（ａ）では、リンク領域２４−１〜５にはそれぞれ資料Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅの代表ページの表紙ファイルが対応付けられていることが示されている。操作装置１４が操作（スクロールボタンやホイールと称されるボタンによる画面をスクロールさせる操作）されると、図８（ｂ）に示されるように、フォーカスの移動がないかわりに、対応付けが変更される。つまり、リンク領域２４−１〜５にはそれぞれ資料Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆの代表ページの表紙ファイルが対応付けられる。このように対応付けが変更されると、同じリンク領域２４−３にフォーカスがあっても表示領域２２に表示される表紙ファイルは、資料Ｃの代表ページの表紙ファイルから資料Ｄの代表ページの表紙ファイルに替わり、図７で説明したフォーカスの移動と類似する動作となる。つまり、ユーザはあたかもリンク領域２４が一つずつ上に移動したように見える。

リンク領域と資料の対応付けは、図７で説明した方法と図８で説明した方法を組み合せることもできる。図７で説明した方法では、制御領域２３に一度に表示できるリンク領域２４の数が限られるため、多数のリンク領域２４を表示する場合、つまり資料フォルダの中に多数の資料が存在する場合は、図７と図８の方法を組み合せる。図７において、順次フォーカスのあるリンク領域が移動し、リンク領域２４−５までフォーカスが移動すると、次にフォーカスを移動させるリンク領域がなくなる。このとき、図８で説明した方法に切り換え、リンク領域２４−５にフォーカスがある状態で対応付けを１領域分上に移動させることにより、リンク領域２４−５に資料Ｆの代表ページの表紙ファイルを対応付けられる。

このような対応付けをすることにより、代表ページにより資料の内容を確認しながら資料を検索するときにストレスの少ないマンマシンインタフェースを提供できる。つまり、検索と閲覧が容易になり、費やされる時間が短縮される。また、検索と閲覧における資料内容の視認性が向上し、紙を用いた資料に似たような扱いができるマンマシンインタフェースとなる。

既読資料の表示について図９を参照して説明する。制御領域２３にはリンク領域２４−１〜５が含まれている。リンク領域２４−１〜５にはそれぞれ資料Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅの代表ページの表紙ファイルが対応付けられている。上記で説明した通り、リンク領域２４にフォーカスがあると表示領域２２にはリンク領域２４に対応付けられた資料の代表ページの表紙ファイルが表示される。さらに、資料の代表ページの表紙ファイルまたはリンク領域からリンクされた資料の本体を表示領域２２あるいは第２表示領域に表示させ、閲覧に供する。その後、ユーザが次の資料の閲覧をするため、別のリンク領域２４にフォーカスを移動させる。フォーカスが移動する前のリンク領域２４にマーキングをして既読であることを示す。

図９に示されているリンク領域２４−１、２はそれぞれ資料Ａ、Ｂの閲覧がなされた状態で、リンク領域２４−３、４、５は、それぞれ資料Ｃ、Ｄ、Ｅの閲覧がされていない状態であることを示している。操作装置１４の操作によりポインタがリンク領域２４−３内に表示されると、表示領域２２にはリンク領域２４−３に関連付けられた代表ページを有する資料Ｃが表示される。その後、操作装置１４の操作によりポインタが、資料Ｃが表示されている表示領域２２内に表示されると資料Ｃの閲覧が開始されたと判断される。次に操作装置１４の操作によりポインタがリンク領域２４−３以外のリンク領域２４−ｎ内に表示されると、資料Ｃの閲覧の終了を検出してリンク領域２４−３に既読であることを示すマークをリンク領域２４−１などに示されるように表示させる。

ここではレ点をマークとして使用したが、記号とは限らず、図形、或いはリンク領域全体または一部の色彩を変えることなど既読であることが判別できればよい。色彩を変える場合には、選択されていない状態と選択中の状態と既読の状態を示すことができるように第３の色彩を既読状態に割り当てることが望ましい。また、リンク領域にその表示ができない場合には、リンク領域の近くに既読を示す領域を設けてもよい。

このように既読の表示を行うと、一目で閲覧済みを識別することができるため、リンク領域の順番に資料を閲覧しなくても誤って何度も同じ資料を閲覧しなくなる。

図１０を参照して電子ファイリングシステムの移動表示（いわゆるスクロール表示）について説明する。資料の１ページを実線７１、資料の１ページのうち表示領域２２に表示される部分を破線７２、７３で示している。なお、図１０において破線７３は、破線７２と破線７３の範囲を明確にするために作図の都合上破線７２に較べて水平方向で右にずらして表現されているが、水平方向にずれはないものとして説明する。

資料の１ページのサイズが表示領域２２のサイズより大きい場合、スクロール表示が必要になる。表示領域２２に表示される資料は、ページの順に連続しているため連続しているように表示されることが望ましい。資料の始めから終わりに向かってスクロールする場合、資料の１ページを示す実線７１の上方から下方に表示される部分を移動させる。つまり、表示される部分は、破線７２から破線７３、さらにその下方に向かって順次移動されていく。ページ間においても１つの巻物のように扱って順次移動されていく。

資料の本体の表示は、このように連続的に移動表示するスクロールとすると違和感のないマンマシンインターフェースが得られる。

代表ページの表示領域２２への表示の切り替えは、スクロールとは異なるが、操作装置１４の操作と、操作による表示される感覚がスクロールと同様である。代表ページの連続的表示について説明する。

表示領域２２に表示される代表ページは、決められた位置で表示される。つまり、代表ページを示す実線７１の左上隅部分の指定であれば、表示領域２２に表示される代表ページの部分はどの代表ページも破線７２で示される部分とする。また、破線７３で示される部分が表示されるように指定された場合は、どの代表ページも破線７３で示される部分が表示領域２２に表示されるように設定される。

このような表示される位置の半固定化により、ユーザは書籍をパラパラめくって必要なページを探すような感覚で電子ファイリングシステムを使用することができる。また、このような表示を資料の本体の表示に適用してもよい。

さらに、代表ページの表示領域２２への表示方法について説明する。代表ページの表示領域２２への表示は、代表ページに特徴があれば、概略を表示させるだけで検索が可能となる。しかし、類似する資料の中から検索する場合には詳細部分まで表示させなければ資料の特定は困難になる。代表ページを表示するときの表示倍率を設定できるようにし、設定された表示倍率で代表ページを表示する。代表ページに特徴がある場合には表示倍率を抑え、できるだけ広い範囲を確認できるようにする。また、類似する資料の中から検索する場合には表示倍率を上げて詳細部分まで確認できるようにする。このように代表ページの特性に応じて表示倍率を設定することにより資料の検索する効率が向上する。

以上のように画面２１の各領域におけるスクロール表示を説明したが、操作装置１４の操作によるポインタの移動とスクロール動作について、図１１に示されるフローチャートを参照して説明する。

操作装置１４が操作（スクロールボタンやホイールと称されるボタンによる画面をスクロールさせる操作）されると、ポインタがどの領域にあるかによって動作が異なる。ポインタがリンク領域を含む制御領域２３にあるかを判定する（ステップＳ１１）。ポインタが制御領域２３にある場合（ステップＳ１１−ＹＥＳ）、資料を識別する資料名が表示されているリンク領域２４−１〜５のフォーカスを移動し、表示領域２２に表示されている代表ページの表紙ファイルを切り換える（ステップＳ１２）。

ポインタが制御領域２３になく（ステップＳ１１−ＮＯ）、表示領域２２に表示されている場合（ステップＳ１４−ＹＥＳ）、表示領域２２には資料が表示されているので、表示されている資料をスクロール表示する（ステップＳ１５）。

ポインタが表示領域２２にも表示されていない場合（ステップＳ１４−ＮＯ）、
資料や代表ページの表示とは無関係の領域であるため、通常の画面のスクロールを行う。つまり、表示窓や画面に納まらず表示されていない部分を表示するためのスクロール表示を行う。

このような表示機能を有する電子ファイリングシステムにおいて、資料を検索する手順を図１２に示されるフローチャートを参照して説明する。図１２の左側は電子ファイリングシステムを利用するユーザの動作を示し、図１２の右側は、ユーザの動作に対応する電子ファイリングシステムの表示動作を示している。

ユーザが資料を検索するために資料フォルダ３０が記録されている媒体をセットする（ステップＳ２１）。記憶装置１１に資料フォルダ３０がセットされたことになり（内蔵の記憶装置に格納されている資料フォルダがある場合でもよい）、資料フォルダ３０の一覧が画面２１に表示される（ステップＳ３１）。

ユーザは表示された資料フォルダ３０の一覧から適当な資料フォルダ３０を選択する（ステップＳ２２）。資料フォルダ３０が選択されると、画面２１に選択された資料フォルダ３０内に管理されている資料の一覧をリンク領域２４に反映させ、資料名などを表示させる（ステップＳ３２）。なお、資料フォルダは、多層の階層構造になっていてもよい。

資料名などが表示されると、ユーザは資料の代表ページを確認するために資料名が表示されているリンク領域２４−ｎにポインタを移動する（ステップＳ２３）。リンク領域２４−ｎ内にポインタが表示されたことが検出されると、リンク領域２４−ｎフォーカスが与えられ、リンクされている資料の代表ページが表示領域２２に表示される（ステップＳ３３）。

ユーザは、表示された資料の代表ページの内容を確認して（ステップＳ２４）、検索していた資料か否かを判定する（ステップＳ２５）。検索していた資料でなければ（ステップＳ２５−ＮＯ）、操作装置１４を操作してスクロールさせる。スクロール操作が検出されると、ポインタは制御領域２３内にあるので図１１で説明したように、リンク領域２４のフォーカスを移動させて表示領域２２に表示されている資料の代表ページを切り換える（ステップＳ３４−ＹＥＳ）。

ユーザの探していた資料であれば（ステップＳ２５−ＹＥＳ）、ユーザは、操作装置１４を操作して表示領域２２にポインタを移動させる（ステップＳ２６）。ポインタが表示領域２２内に表示されたことが検出されると、表示領域２２に表示されていた代表ページにリンクで関連付けられている代表ページを有する資料の本体を表示する（ステップＳ３５）。ここでは、ポインタが表示領域２２内に表示されたことにより資料が表示される方法を説明した。ポインタを表示領域２２に移動させて更に操作装置１４がクリックされたことを検出して資料が表示されるようにしてもよい。

ユーザは、表示領域２２に表示された資料を確認し、閲覧する（ステップＳ２７）。資料確認の最中に操作装置１４のスクロール操作が検出されると、ポインタは資料を表示している表示領域２２に表示されているので、表示されている資料をスクロール表示する（ステップＳ３６−ＹＥＳ）。

次の資料を検索する場合（ステップＳ２８−ＮＯ）、ユーザは、またポインタを制御領域２３の中に移動させ、以上の操作を繰り返す。ポインタが制御領域２３内に表示されたことが検出されると（ステップＳ３７−ＹＥＳ）、ポインタが表示されている位置に最も近いリンク領域２４の代表ページが表示領域２２に表示される。このような操作を繰り返してユーザは求める資料を検索する。

ところで、従来画像を表示させるにはテキスト等のデータに比べ容量が多いため読み込むのに時間がかかってしまっていた。画像を表示させたい画面の、例えば１つ手前の画面において、見た目にはわからない程度のサイズで先に画像を表示させておく。そうすることにより画像データがブラウザに取り込まれ、本来その画像を表示させたい画面においては画像データを読み込む時間を短縮でき、短時間で表示させることができる。１つ手前の画面においては、ごく小さく表示させることにより外観を損ねることはない。また、本来１つ手前の画面で表示させたいデータのほとんどを表示させた後に表示させることにより１つ手前の画面が表示されるスピードが変わることもほとんどない。

また、図５で説明したデータベースを利用する等により、資料名、資料内容のテキスト検索を行うとき、抽出したファイルを再び閲覧したい場合は再度同じ抽出作業をする必要がある。また、テキスト検索で複数の資料がヒットした場合など、複数の資料が候補となった場合は、ひとつひとつをクリックしてファイルを開き、内容を確認して本当に目的の資料を探すのに手間がかかる。その場合、キーワード検索などで抽出した資料の代表ページをそれぞれ抜き出し表紙セットを作成する。表紙セットを利用することにより、目的のファイルを容易に探すことができる。さらに、これに対して仮想的な外観を持たせることで同様の資料と区別をしやすくすることができる。これをもとに必要に応じて資料ファイルや背表紙を印刷すれば実在のファイルフォルダを作ることもできる。なお、テキスト検索以外の方法で抽出したファイルに対しても同様に表紙セットを作成し、仮想ファイルフォルダに収めることができる。なお、テキスト検索は予め用意された図５のようなデータベースを用いずに、単にＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルの透明テキスト等を利用することもできる。

従来は、紙等の媒体の資料をスキャナで読み取ったイメージデータや電子メールに貼付されているファイル、パーソナルコンピュータで作成したファイルなど入手経路の異なるデータはそれぞれ別に保管しており、一元管理ができなかった。入手経路の異なるデータをあるひとつのフォルダへ保管する。その中でテーマごとに分類し、表紙セットを作成する。このようにして作成した表紙セットを利用すれば、１つのテーマに基づいた関連のある資料をすぐに検索することができる。また、ひとつのフォルダにまとめる代わりに、複数のフォルダにある状態でも、同一のフォルダにあるのと同様に扱って、代表ページを集めた表紙セットを作成することができるようにしてもよい。さらに、これらのファイルに対して仮想的なファイルフォルダの外観を持たせることで、より識別しやすくすることができる。

必要な書類はフォルダの中で前後に複数ある場合があるが、テキスト検索においては単体でしか検索結果を表示することができない。ファイル単体での表示ではなく、テキスト検索において検索されたデータファイルが保存されている仮想ファイルフォルダの外観イメージを検索結果として表示することにより、検索でヒットしたファイルの前後も閲覧することができる。また、ファイルフォルダ中の当該資料の位置を表示することにより、関連の深い資料がその近傍にあることから、関連する資料を容易に探し出すことができる。

また、ヒットした資料を綴じているフォルダを表示するとともに、フォルダ内での資料の位置を前後周辺の資料とあわせて表示することで、関連する資料を一緒に検索することができる。または、ヒットしたファイルを有するフォルダは、外観の代わりにフォルダ名などで当該フォルダを指定または表示することでもよい。

検索結果としてヒットしたファイルをふくむフォルダが表示されるが、多数のフォルダが示された場合には、必要な資料ファイルが含まれているフォルダを特定するのは作業が煩雑である。ファイルに含まれる検索に該当するキーワードをフォルダ毎に集計し、その割合を該当する外観イメージとともに並べて表示する。これによりキーワードが多く含まれる資料をフォルダ単位で視覚的に検索し、閲覧することができる。

サーバーへ保存されたフォルダより必要なフォルダを選択すると、選択されたフォルダと関連づけられた外観イメージが画面へ表示される。データベースを用いその情報を管理することにより、画面上でその外観イメージの順序の移動、追加、削除を自由にすることができる。

以上のように、電子ファイリングシステムの表示方法について説明したが、換言すると次のようになる。ファイル形式の異なる多数のファイルが特定のフォルダに保管されていたり、テキスト検索などにより抽出された複数のファイルがリストされている場合に、それらを対象に中身を確認しながら目的の資料を探すときに、従来はファイルをひとつひとつクリックして開き内容を確認している。この方法では、ひとつひとつのファイルをクリックなどによって開くという操作が必要であり、各資料ファイルは開く際にアプリケーションをあらためて起動する時間がかかったり、ファイルの容量が大きいこともあるため、開くのに時間を要し、紙の資料をめくるようなスピードが得られない。そのため、各資料の表紙部分または代表部分だけを取り出してひとつのファイルにまとめた「表紙セット」を作成し、表紙セットの各ページともとの資料との間にリンクを設定する。これにより資料ごとに新たにアプリケーションを起動したり、容量の大きいファイルデータを読み込むために時間がかかることがなくなり、ページを換えるという操作で多数の資料を次々に閲覧し、資料の中身を確認するときは表紙セットの該当ページをクリックすること等により元の資料を開いて閲覧することができる。

さらに、テキスト検索などの方法で抽出したファイルや特定のフォルダに含まれるファイルに対して表紙セットの作成を行う場合において、ファイル数が多い場合の表紙セットファイル作成の待ち時間を削減する方法もある。

検索対象となる各ファイルの表紙または代表部分だけをファイルごとにそれぞれ予め抽出しておく。これを表紙ファイルと称する。例えば、ＡＢＣ．ｄｏｃというファイルの表紙だけを取り出したファイルをＡＢＣ．ｄｏｃ．ｈｙｏｕｓｈｉ．ｊｐｇとするなど。表紙ファイルはフォルダにファイルが保管された段階でバックグラウンドの作業として作成しておく。テキスト検索などで抽出したファイルのリストから表紙ファイルを開くために、表紙ファイルともとのファイルの属性とをデータベースを用いて予め関連付けておく。データベースで管理されるファイルの属性としてはエクスプローラなどファイラーと称されるファイル管理用のソフトウェアで表示される、ファイル名、ファイル形式、ファイル容量、作成者、作成日時などがある。具体的には、カンマ区切りのテキストなどの形式で、各行ごとにファイルの属性を予め定めた順序でファイルの属性を記述することにより、データベースとして管理をしておくことができる（図５）。テキスト検索や特定のフォルダに含まれるファイルのリストをそのデータベースで管理した属性のリストとして表示し、リスト上の各ファイルと表紙または代表部分のファイルとが関連づけられているので、それをマウスオーバーする（ポインタを乗せる／ポインタをその領域内に表示させる）ことにより高速に表紙を閲覧することができる。表紙はもとのファイルとは別の起動の早い形式のファイルとしておくことで高速の閲覧が可能となる。

更に、表紙ファイルは基になる資料のファイルとリンクを設定されていて、表紙ファイルの表示された領域をクリックすると基になる資料のファイルが開く。または表紙ファイルの表示された領域をクリックしないでポインタを表紙ファイルの表示された領域に乗せる（ポインタを表示させる）だけで開くようにしてもよい。

以上説明した電子ファイリングシステムの応用例を示す。オフィスから書類を削減するため、書類を電子ファイリングシステムにより電子化するが、書類自体は廃棄できない場合がある。廃棄できない書類は、倉庫に保管してオフィスから書類を削減する。倉庫に保管してある書類は、必要になった場合に倉庫から取り寄せ、原本の書類を使用する。書類を閲覧するだけのような原本を必要としない場合は、遠隔地の倉庫に保管してある書類を取り寄せると、搬送に１日程度の時間が必要になるため、電子ファイリングシステムにより電子ファイルから書類を閲覧する。電子ファイリングシステムでは、このような利用が考えられる。

倉庫から書類を取り寄せる場合、倉庫に保管する際に作成したリストを使用して取り寄せする書類の名称などを特定するが、類似の名称の書類があると誤って異なる書類を指定してしまう可能性がある。このような場合に、電子ファイリングシステムによって書類の外観イメージの写真や電子ファイルの閲覧などにより確認することによって、間違いなく目的の書類を指定することが可能となる。

このような書類の倉庫保管と電子ファイルとの併用は、倉庫に保管してある書類の取り寄せ回数の削減が見込まれ、コスト削減が可能となる。また、原本の書類が廃棄されたとしても、電子ファイルから再生が可能となるため、書類保管の安全性も向上する。

図１３は、本発明による電子ファイリング装置の実施の他の形態を示している。その電子ファイリング装置１００は、電子ファイリングシステム１０１に適用されている。電子ファイリングシステム１０１は、通信回線網１０２を介して、複数の情報処理装置が互いに双方向に情報を伝送することができるように接続されている。その複数の情報処理装置は、電子ファイリング装置１００とサーバ１０３とから形成されている。通信回線網１０２としては、ＬＡＮ、インターネットが例示される。電子ファイリング装置１００は、パーソナルコンピュータ、携帯情報端末（ＰＤＡ）に例示される情報処理装置である。サーバ１０３は、ワークステーションに例示される情報処理装置であり、電子ファイリングシステム１０１に複数（図示されていない）が設けられている。

図１４は、電子ファイリング装置１００を詳細に示している。電子ファイリング装置１００は、表示装置１０４と入力装置１０５とを備えている。表示装置１０４は、表示面を有し、電子ファイリング装置１００により生成される画面をその表示面に表示する。入力装置１０５は、電子ファイリング装置１００のユーザにより操作され、その操作内容を電子ファイリング装置１００に出力する。入力装置１０５としては、ポインティングデバイス、キーボード、タッチパネルが例示される。そのポインティングデバイスとしては、マウスが例示される。なお、表示装置１０４と入力装置１０５とは、ネットワークを介して電子ファイリング装置１００に接続されることもできる。このとき、表示装置１０４と入力装置１０５とは、電子ファイリング装置１００と遠隔の地に配置されることができる。

電子ファイリング装置１００は、本発明による電子ファイリングプログラムがインストールされている。その電子ファイリングプログラムは、コンピュータプログラムであるデータベース１１１と特徴ページ設定部１１２とボタン選択部１１３と背表紙表示部１１４と特徴ページ表示部１１５と資料表示部１１６とから形成されている。なお、これらのコンピュータプログラムは、一部または全部が電子ファイリング装置１００にインストールされていないで、サーバ１０３に記録されることもできる。このとき、電子ファイリング装置１００は、サーバ１０３からそのコンピュータプログラムをダウンロードして実行する。

データベース１１１は、資料と特徴ページとを対応付けている。その資料は、文書、表、静止画または動画により表現され、それぞれ異なる形式により電子ファイルに電子化されている。その電子ファイルは、電子ファイリング装置１００またはサーバ１０３に記録されている。その特徴ページは、その資料の部分であり、その資料の内容を大まかに示している。その特徴ページとしては、その資料の先頭のページに限らない。その特徴ページは、静止画により表現され、電子ファイルに電子化されて電子ファイリング装置１００またはサーバ１０３に記録されている。なお、その特徴ページは、その資料が動画であるときに、その資料の内容を大まかに示すその動画の部分を適用することもできる。

特徴ページ設定部１１２は、ユーザにより選択された資料の全部を表示装置１０４の表示面に表示し、その資料からユーザにより選択された部分を特徴ページとしてその資料に対応付けてデータベース１１１に記録する。

ボタン選択部１１３は、ユーザによる入力装置１０５の操作に基づいて、表示装置１０４の表示面に表示される複数のボタンのうちから１つのボタンを選択する。たとえば、ボタン選択部１１３は、入力装置１０５がポインティングデバイスであるときに、ユーザによる入力装置１０５の操作に基づいてその表示面に表示されるポインタの位置を変更し、その複数のボタンのうちのそのポインタに重なって表示される１つのボタンを選択する。

なお、ボタン選択部１１３は、入力装置１０５が矢印キーである場合にも適用することができる。このとき、ボタン選択部１１３は、初期的に、その複数のボタンを第１表示形式で表示し、その複数のボタンのうちの直前に選択されたボタンをその第１表示形式と異なる第２表示形式で表示している。たとえば、第１表示形式と第２表示形式とでは、ボタンを表示する色が異なっている。ボタン選択部１１３は、ある方向を示す矢印キーが押下されたときに、その直前に選択されたボタンのその方向に隣り合う１つのボタンを選択する。ボタン選択部１１３は、さらに、その選択されたボタンを第２表示形式で表示し、他の複数のボタンを第１表示形式で表示する。

さらに、ボタン選択部１１３は、入力装置１０５がタッチパネルである場合にも適用することができる。このとき、ボタン選択部１１３は、ユーザにより表示面のある位置が接触されたときに、その複数のボタンのうちのその位置に表示される１つのボタンを選択する。

背表紙表示部１１４は、複数のファイルブックの背表紙を表示する背表紙表示画面を生成し、その背表紙表示画面を表示装置１０４の表示面に表示する。そのファイルブックは、それぞれ、電子ファイリング装置１００により管理される複数の資料のうちの一部の資料からなる集合に対応する。その集合の各々には、１つの事柄に関する資料が属している。背表紙表示部１１４は、さらに、ユーザによる入力装置１０５の操作に基づいて、複数の集合から１つの集合を選択する。

特徴ページ表示部１１５は、背表紙表示部１１４により選択された１つの集合（ファイルブック）に対応する特徴ページ表示画面を生成し、その特徴ページ表示画面を表示装置１０４の表示面に表示する。なお、その１つの集合には、複数の特徴ページ表示画面を対応付けることもできる。その特徴ページ表示画面には、そのファイルブックに対応する集合に属する複数の資料の特徴ページが記載される。特徴ページ表示部１１５は、さらに、ユーザによる入力装置１０５の操作に基づいて、その複数の資料から１つの資料を選択する。

資料表示部１１６は、特徴ページ表示部１１５により選択された資料を表示装置１０４の表示面に表示する。その資料は、文書、表、静止画または動画により表現され、それぞれ異なる形式により電子ファイルに電子化されている。これらの形式が異なる電子ファイルは、それぞれ、専用の閲覧ソフトウェアにより内容を表示装置１０４の表示面に表示することができる。その閲覧ソフトウェアとしては、「ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ」（登録商標）、「ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ」（登録商標）が例示される。すなわち、資料表示部１１６は、複数の閲覧ソフトウェアを備え、特徴ページ表示部１１５により資料が選択されたときに、その資料の電子ファイルに対応する閲覧コンピュータプログラムを用いて、その資料を表示装置１０４の表示面に表示する。さらに、資料表示部１１６は、その電子ファイルがサーバ１０３に記録されているときに、通信回線網１０２を介してその電子ファイルをサーバ１０３からダウンロードして表示する。

図１５は、データベース１１１を示している。データベース１１１は、ファイルブック１２０とボタン１２１と特徴ページ１２２と資料１２３とページ数１２４とを互いに対応付けて記録している。

資料１２３は、電子ファイリング装置１００により管理される複数の資料を互いに識別し、その資料が電子化された電子ファイルのファイル名とその電子ファイルが記録されているパスとを示している。すなわち、その電子ファイルは、電子ファイリング装置１００に記録され、または、サーバ１０３に記録されている。その資料は、文書、表、静止画または動画により表現されている。その電子ファイルは、その資料の表現の形式毎に異なる形式により電子化されている。たとえば、文書のファイルは、表のファイルと異なる形式により電子化されている。このとき、文書のファイルを閲覧するソフトウェアは、表のファイルを閲覧するソフトウェアと異なる。

ファイルブック１２０は、資料１２３により識別される資料が属する集合を識別する名称を示している。その名称としては、その集合に属する資料に関する事柄、その集合に属する資料の電子ファイルが格納されるパスの名称が例示される。

特徴ページ１２２は、資料１２３により識別される資料の部分を示し、その資料を大まかに示している部分を示している。特徴ページ１２２は、その部分のイメージを示し、または、そのイメージが電子化されたファイルのファイル名とそのファイルが記録されているパスとを示している。すなわち、そのファイルは、電子ファイリング装置１００に記録され、または、サーバ１０３に記録されている。ページ数１２４は、資料１２３により識別される資料の量を示し、その資料の全部を印刷したときに必要な紙の枚数を示している。ボタン１２１は、特徴ページ表示部１１５により生成される特徴ページ表示画面に記載される複数のボタンを識別し、その複数のボタンがその特徴ページ表示画面に記載される位置を示している。

図１６は、背表紙表示部１１４により生成される背表紙表示画面を示している。その背表紙表示画面１３１は、表示装置１０４の表示面１３０に表示される。背表紙表示画面１３１は、複数のボタン１３２−１〜１３２−４を備えている。ボタン１３２−１〜１３２−４は、それぞれ、データベース１１１に記録されるファイルブック１２０が示す複数の集合に対応している。ボタン１３２−１〜１３２−４には、書類を綴り込むファイルブックの背表紙が記載されている。

表示面１３０には、さらに、ポインタ１３３が表示される。ポインタ１３３は、入力装置１０５の操作に基づいて表示面１３０を移動する。このとき、背表紙表示部１１４は、入力装置１０５がクリックされたときに、ボタン１３２−１〜１３２−４のうちのポインタ１３３に重なって表示されるボタンに対応する集合を選択する。

図１７は、特徴ページ表示部１１５により生成される特徴ページ表示画面を示している。その特徴ページ表示画面１４１は、表示面１３０に表示される。特徴ページ表示画面１４１は、制御領域１４２と表示領域１４３とから形成されている。制御領域１４２には、複数のタグボタン１４４−１〜１４４−ｍ（ｍ＝２，３，４，…）が記載される。タグボタン１４４−１〜１４４−ｍは、背表紙表示部１１４により選択された集合に属する複数の資料に対応している。タグボタン１４４−１〜１４４−ｍは、既述の実施の形態における制御領域２３と同様に形成されている。すなわち、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍには、対応付けられている資料を識別する資料名、その資料のファイル名、その資料のページ数が表示されている。タグボタン１４４−１〜１４４−ｍは、初期的に、第１表示形式で表示されている。タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちのボタン選択部１１３により選択されているボタンは、第２表示形式で表示されている。タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの過去に表示されたことがある特徴ページに対応し、かつ、過去に表示されたことがない資料に対応するボタンは、第３表示形式で表示されている。タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの過去に表示されたことがある資料に対応するボタンは、第４表示形式で表示されている。第１表示形式と第２表示形式と第３表示形式と第４表示形式とは、たとえば、ボタンを表示する色を示し、互いに異なっている。なお、第３表示形式と第４表示形式とは、一致させることができる。第２表示形式と第３表示形式とは、一致させることができる。

表示領域１４３には、プレビューボタン１４５が記載される。プレビューボタン１４５には、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちのボタン選択部１１３により選択されるタグボタン１４４−ｉ（ｉ＝１，２，３，…，ｍ）に対応する資料の特徴ページが記載されている。

すなわち、特徴ページ表示部１１５は、データベース１１１を参照して、背表紙表示部１１４により選択された集合に属する複数の資料を抽出し、その複数の資料に対応するタグボタン１４４−１〜１４４−ｍを制御領域１４２に記載して特徴ページ表示画面１４１を生成する。特徴ページ表示部１１５は、さらに、データベース１１１を参照して、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちのボタン選択部１１３により選択されたタグボタン１４４−ｉの資料に対応する特徴ページを表示領域１４３に表示する。

特徴ページ表示部１１５は、さらに、ボタン選択部１１３によりタグボタン１４４−ｉが選択された直後にプレビューボタン１４５が選択されたときに、タグボタン１４４−ｉに対応する資料を選択する。すなわち、特徴ページ表示部１１５は、ボタン選択部１１３によりプレビューボタン１４５が選択される前に、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちのボタン選択部１１３により最後に選択されたタグボタン１４４−ｉに対応する資料を選択する。

図１７は、さらに、資料表示部１１６により生成される資料表示画面を示している。その資料表示画面１５１は、表示面１３０に表示される。資料表示画面１５１には、特徴ページ表示部１１５により選択される資料の全部が表示される。資料表示画面１５１は、特徴ページ表示画面１４１に上書きされて表示されることもできる。

本発明による電子ファイリング方法の実施の他の形態は、電子ファイリング装置１００により実行され、特徴ページを設定する動作と、資料の集合を選択する動作と、資料を選択する動作と、資料を表示する動作とを備えている。

特徴ページを設定する動作では、ユーザは、電子ファイリング装置１００を用いて、資料の全部を閲覧して、その資料の一部分を特徴ページとして選択する。電子ファイリング装置１００は、その特徴ページをその資料に対応付けてデータベース１１１に記録する。

資料の集合を選択する動作では、電子ファイリング装置１００は、まず、背表紙表示画面１３１を表示装置１０４の表示面に表示する。ユーザは、入力装置１０５を用いて、背表紙表示画面１３１に表示されるボタン１３２−１〜１３２−４のうちの所望のボタンにポインタ１３３を重ねてクリックする。電子ファイリング装置１００は、クリックされたときに、ポインタ１３３に重ねて表示されるボタンに対応するファイルブック（資料の集合）を選択する。

資料を選択する動作は、資料の集合を選択する動作の後に実行される。電子ファイリング装置１００は、まず、データベース１１１を参照して、資料の集合を選択する動作により選択されたファイルブックに対応する複数の資料を抽出し、その複数の資料に対応するタグボタン１４４−１〜１４４−ｍを制御領域１４２に記載して特徴ページ表示画面１４１を生成する。ユーザは、入力装置１０５を用いて、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍにポインタ１３３を重ねて表示させる。電子ファイリング装置１００は、データベース１１１を参照して、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちのポインタ１３３に重なって表示されるタグボタン１４４−ｉに対応する特徴ページをプレビューボタン１４５に表示する。

ユーザは、表示領域１４３に表示される特徴ページを参照して、表示される特徴ページを備える資料をより詳細に閲覧したいときに、ポインタ１３３をプレビューボタン１４５に重ねて表示させる。電子ファイリング装置１００は、ポインタ１３３がプレビューボタン１４５に重なって表示されるときに、その特徴ページに対応する資料を選択する。すなわち、電子ファイリング装置１００は、プレビューボタン１４５にポインタ１３３が重なって表示される前に、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちのポインタ１３３が最後に重なって表示されたタグボタン１４４−ｉに対応する資料を選択する。

本発明による電子ファイリング方法によれば、ユーザは、その資料の特徴を示すページを閲覧することができる。この結果、ユーザは、適切な資料を容易に検索することができる。ユーザは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラにおいて、ポインタ１３３をファイル名に重ねてクリックすることによりそのファイルを選択し、ダブルクリックすることによりそのファイルの内容を閲覧することができる。本発明による電子ファイリング方法によれば、ユーザは、ポインタ１３３をボタンに重ねるだけで、クリックしないで容易に、資料の特徴ページを閲覧することができる。ユーザは、さらに、ポインタ１３３を特徴ページに重ねるだけで、クリックしないで容易に資料の内容を閲覧することができる。

資料を選択する動作は、入力装置１０５が矢印キーである場合にも同様に実行される。すなわち、ユーザは、矢印キーを押すことにより、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの１つのタグボタン１４４−ｉを他と異なる表示形式で（たとえば、他と異なる色で）表示させる。電子ファイリング装置１００は、データベース１１１を参照して、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの他と異なる表示形式で表示されるタグボタン１４４−ｉに対応する特徴ページをプレビューボタン１４５に表示する。

ユーザは、表示領域１４３に表示される特徴ページを参照して、表示される特徴ページを備える資料を詳細に閲覧したいときに、プレビューボタン１４５を他と異なる表示形式で表示させる。電子ファイリング装置１００は、プレビューボタン１４５が他と異なる表示形式で（たとえば、他と異なる色で）表示されるときに、その特徴ページに対応する資料を選択する。すなわち、電子ファイリング装置１００は、プレビューボタン１４５が他と異なる表示形式で表示される前に、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの最後に他と異なる表示形式で表示されたタグボタン１４４−ｉに対応する資料を選択する。

資料を選択する動作は、入力装置１０５がタッチパネルである場合にも同様に実行される。すなわち、ユーザは、タッチパネルを用いて、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの１つのタグボタンに接触する。電子ファイリング装置１００は、データベース１１１を参照して、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの接触されるタグボタン１４４−ｉに対応する特徴ページをプレビューボタン１４５に表示する。

ユーザは、表示領域１４３に表示される特徴ページを参照して、表示される特徴ページを備える資料を詳細に閲覧したいときに、プレビューボタン１４５に接触する。電子ファイリング装置１００は、プレビューボタン１４５に接触されるときに、その特徴ページに対応する資料を選択する。すなわち、電子ファイリング装置１００は、プレビューボタン１４５に接触される前に、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの最後に接触されたタグボタン１４４−ｉに対応する資料を選択する。

資料を表示する動作は、資料を選択する動作により所望の資料が選択された後に実行される。電子ファイリング装置１００は、まず、選択された資料の電子ファイルがサーバ１０３に記録されているときに、通信回線網１０２を介してその電子ファイルをサーバ１０３からダウンロードする。電子ファイリング装置１００は、その電子ファイルに対応する閲覧コンピュータプログラムを用いて、その資料を表示装置１０４の表示面に表示する。

本発明による電子ファイリング方法によれば、ユーザは、紙を用いた検索と同様にして資料を検索することができ、かつ、より容易に資料を検索して閲覧することができる。

本発明による電子ファイリング装置の実施のさらに他の形態は、既述の実施の形態における背表紙表示画面１３１が他の背表紙表示画面に置換され、特徴ページ表示画面１４１が他の特徴ページ表示画面に置換されている。

その背表紙表示画面は、ボタン１３２−１〜１３２−４を資料の集合に対応付ける代わりに、リンクを用いてボタン１３２−１〜１３２−４を特徴ページ表示画面に対応付けている。すなわち、そのリンクは、ボタン１３２−１〜１３２−４と特徴ページ表示画面との対応を示し、ボタン１３２−１〜１３２−４のうちの１つのボタンが選択されると、そのボタンにリンクされる特徴ページ表示画面が表示される。その背表紙表示画面は、そのリンクとともに１つの電子ファイルに記録されている。このような背表紙表示画面は、たとえば、ＨＴＭＬにより表現されることができる。

その特徴ページ表示画面は、データベース１１１を用いてタグボタン１４４−１〜１４４−ｍを特徴ページに対応付ける代わりに、リンクを用いてタグボタン１４４−１〜１４４−ｍを特徴ページに対応付けられている。すなわち、そのリンクは、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍと特徴ページとの対応を示し、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの１つのタグボタン１４４−ｉが選択されると、そのタグボタン１４４−ｉにリンクされる特徴ページが表示される。

その特徴ページ表示画面は、さらに、リンクを用いてプレビューボタン１４５を資料に対応付けられている。すなわち、そのリンクは、プレビューボタン１４５と資料との対応を示し、プレビューボタン１４５が選択されると、資料が表示される。その資料は、プレビューボタン１４５が選択される前に、タグボタン１４４−１〜１４４−ｍのうちの最後に選択されたタグボタン１４４−ｉに対応する資料である。このような特徴ページ表示画面は、そのリンクとともに１つの電子ファイルに記録されている。このような背表紙表示画面は、たとえば、ＨＴＭＬにより表現されることができる。

このとき、電子ファイリング装置１００は、データベース１１１を用いないで、既述の本発明による電子ファイリング方法の実施の形態における資料の集合を選択する動作と、資料を選択する動作と、資料を表示する動作とを実行することができ、好ましい。

従来の電子ファイルの表示方法の画面の構成を示す図である。 本発明の実施の形態の電子ファイリングシステムの構成を示す図である。 同画面の構成を示す図である。 同ファイルの構成を示す図である。 同データベースの構成を示す図である。 同資料の属性の表示方法を示す図である。 同リンク領域のフォーカスの移動を示す図である。 同リンク領域と代表ページとの対応付けを説明する図である。 同既読資料の表示方法を示す図である。 同表示される画面の移動方法（スクロール）の関係を示す図である。 同スクロールの動作を示すフローチャートである。 同ユーザの動作と画面表示動作を示すフローチャートである。 電子ファイリングシステムを示すブロック図である。 本発明による電子ファイリング装置の実施の他の形態を示すブロック図である。 データベースを示す図である。 背表紙表示画面を示す図である。 特徴ページ表示画面を示す図である。

符号の説明

１ 画面
２ フォルダ領域
５、６、７ ファイル領域
９ サムネイル領域
１１ 記憶装置
１２ 表示装置
１３ 制御装置
１４ 操作装置
１５ 操作装置
２１ 画面
２２ 表示領域
２３ 制御領域
２４、２４−１〜５ リンク領域
２５−１〜５ リンク領域（資料識別領域）
２６−１〜５ リンク領域（資料属性領域）
３０ 資料フォルダ
３１、３２、３３ 資料（ファイル）
３４ 表紙セット
３６ データベース（ファイル）
４１、４２、４３ 資料の代表ページ部分
５１、５２、５３ 資料の代表ページの表紙ファイル（ファイル）
６１ ファイル名
６２ ファイル形式
６３ ファイル容量
６４ ファイル作成日時
６５ 代表ページファイル名
７１ 資料の１ページを示す実線
７２、７３ 表示部分を示す破線
１００ 電子ファイリング装置
１０１ 電子ファイリングシステム
１０２ 情報回線網
１０３ サーバ
１０４ 表示装置
１０５ 入力装置
１１１ データベース
１１２ 特徴ページ設定部
１１３ ボタン選択部
１１４ 背表紙表示部
１１５ 特徴ページ表示部
１１６ 資料表示部
１２０ ファイルブック
１２１ タグボタン
１２２ 特徴ページ
１２３ 資料
１２４ ページ数
１３０ 表示面
１３１ 背表紙表示画面
１３２−１〜１３２−４ ボタン
１３３ ポインタ
１４１ 特徴ページ表示画面
１４２ 制御領域
１４３ 表示領域
１４４−１〜１４４−ｍ タグボタン
１４５ プレビューボタン
１５１ 資料表示画面

Claims (38)

1. 記憶装置、制御装置及び表示装置を有する電子ファイリングシステムの電子ファイルの表示方法であって、
   少なくとも１つの資料と、前記資料の一部の内容を表す表紙ファイルを備える表紙セットとを前記記憶装置から読み出すことと、
   前記制御装置により前記資料と前記表紙セットを資料フォルダに管理し、前記資料フォルダを画面に表示するように前記表示装置を制御することとを具備し、
   前記画面は、
   前記表紙ファイルに関連付けられるリンク領域と、
   前記画面に表示されるポインタが前記リンク領域内に表示されるとき、前記リンク領域に関連付けられる前記表紙ファイルを表示する表示領域と、
   少なくとも１つの前記リンク領域を含む制御領域と
   を備え、
   操作装置により表示位置を移動する前記ポインタにより前記表示領域が指定されると、前記表示領域に表示されている前記表紙ファイルに関連付けられる前記資料が資料表示領域に表示される電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
2. 前記資料表示領域は、前記表示領域である請求項１に記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
3. 前記資料表示領域は、前記画面に新たに設定される第２表示領域である請求項１に記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
4. 前記表紙ファイルは、リンクが設定されることにより前記資料に関連付けられる
   請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
5. 前記表紙ファイルは、前記記憶装置に記録されるデータベースにより前記資料に関連付けられる
   請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
6. 前記表紙ファイルは、前記資料に含まれるページのうち前記資料の特徴を表わすものとして選択されたページに基づいて、前記資料の情報の形式と異なる情報の形式に変換されて生成される
   請求項１から請求項５のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
7. 前記表紙ファイルの前記表示領域に表示される部分は、各表紙ファイルのページ内の指定された同じ部分となる
   請求項１から請求項６のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
8. 前記表紙ファイルは、設定される表示倍率に応じて前記表示領域に表示される
   請求項１から請求項７のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
9. 前記ポインタが前記制御領域内に表示されているとき、前記操作装置の操作に応答して前記表示領域に前記リンク領域の並びの順に前記表紙ファイルの内容が表示される
   請求項１から請求項８のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
10. 前記ポインタが前記制御領域内に表示されているとき、前記操作装置の操作に応答して前記リンク領域に関連付けられる前記表紙ファイルが順送りに変更される
    請求項１から請求項８のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
11. 前記ポインタが前記表紙ファイルを表示している前記表示領域内に表示されるとき、前記表紙ファイルが関連付けられている前記資料が前記資料表示領域に表示される
    請求項１から請求項１０のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
12. 前記ポインタが前記表紙ファイルを表示している前記表示領域内に表示され、前記ポインタの表示位置を移動させる前記操作装置の操作に応答して、前記表紙ファイルが関連付けられている前記資料が前記資料表示領域に表示される
    請求項１から請求項１０のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
13. 前記資料と前記ポインタが前記資料表示領域に表示されているとき、前記操作装置の操作に応答して、前記資料が連続的に移動表示される
    請求項１１または請求項１２に記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
14. 前記資料が前記資料表示領域に表示された後、前記資料に関連付けられる前記リンク領域は、少なくとも一部の色彩が変化する
    請求項１１から請求項１３のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
15. 前記リンク領域は、
    前記資料を識別する資料識別領域と、
    前記資料の属性を示す資料属性領域と
    を備え、
    前記資料属性領域は、前記資料のページ数を表示する
    請求項１から請求項１４のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
16. 前記資料属性領域は、前記ページ数に応じて形状と色彩との片方または両方が異なる
    請求項１５に記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
17. 前記資料フォルダは、前記資料の属性を前記資料のファイル名に関連付けて記憶するデータベースをさらに備え、
    入力された条件に従って前記データベースが検索され、検索された結果に基づいて前記リンク領域に前記表紙ファイルを関連付ける
    請求項１から請求項１６のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
18. 入力された条件に従って前記資料に含まれるテキスト情報が検索され、検索された結果に基づいて前記リンク領域に前記表紙ファイルを関連付ける
    請求項１から請求項１７のいずれかに記載の電子ファイリングシステムの電子ファイル表示方法。
19. 入力装置の操作に基づいて表示面に表示される複数ボタンから選択ボタンを選択するボタン選択部と、
    前記複数ボタンのうちのタグボタンに特徴ページと複数資料とを対応付けるデータベースと、
    前記ボタン選択部により前記タグボタンのうちの選択タグボタンが選択されたときに、前記データベースを参照して、前記複数ボタンのうちのプレビューボタンに前記特徴ページのうちの前記選択タグボタンに対応する選択特徴ページを表示する特徴ページ表示部と、
    前記ボタン選択部により前記タグボタンのうちの最後選択タグボタンが選択された直後に前記プレビューボタンが選択されたときに、前記データベースを参照して、前記複数資料のうちの前記最後選択タグボタンに対応する選択資料を前記表示面に表示する資料表示部
    とを具備する電子ファイリング装置。
20. 請求項１９において、
    前記ボタン選択部は、前記入力装置の操作に基づいて前記表示面に表示されるポインタの位置を変更し、
    前記選択ボタンは、前記複数ボタンのうちの前記ポインタに重なって表示されるボタンである
    電子ファイリング装置。
21. 請求項１９において、
    前記ボタン選択部は、前記複数ボタンのうちの第１選択ボタンが選択されている場合で、前記入力装置に方向が入力されるときに、前記複数ボタンのうちの前記第１選択ボタンの前記方向に隣り合う第２選択ボタンを選択する
    電子ファイリング装置。
22. 請求項１９において、
    前記入力装置は、前記表示面のうちの接触された位置を検出するタッチパネルであり、
    前記選択ボタンは、前記複数ボタンのうちの前記位置に配置されるボタンである
    電子ファイリング装置。
23. 請求項１９〜請求項２２のいずれかにおいて、
    前記資料表示部は、前記選択資料を前記表示面に表示するコンピュータプログラムを起動して前記選択資料を前記表示面に表示する
    電子ファイリング装置。
24. 請求項２３において、
    前記複数資料のうちの１つの資料からユーザの操作により選択されたページを前記１つの資料に対応付けて前記データベースに記録する特徴ページ設定部
    を更に具備する電子ファイリング装置。
25. 請求項２４において、
    前記データベースは、前記タグボタンに前記複数資料のページ数を更に対応付け、
    前記タグボタンは、それぞれ、前記ページ数が記載される
    電子ファイリング装置。
26. 請求項２３〜請求項２５のいずれかにおいて、
    前記資料表示部は、通信回線網を介してサーバから前記選択資料をダウンロードして前記選択資料を表示する
    電子ファイリング装置。
27. 請求項２６において、
    前記特徴ページ表示部は、通信回線網を介してサーバから前記選択特徴ページをダウンロードして前記選択特徴ページを表示する
    電子ファイリング装置。
28. 請求項１９〜請求項２７のいずれかにおいて、
    前記データベースは、前記複数ボタンが記載される画面とともに記録される
    電子ファイリング装置。
29. 入力装置の操作に基づいて表示面に表示される複数ボタンから選択ボタンを選択するボタン選択部と、
    前記複数ボタンのうちのタグボタンに特徴ページと複数資料とを対応付けるデータベースと、
    前記ボタン選択部により前記タグボタンのうちの選択タグボタンが選択されたときに、前記データベースを参照して、前記複数ボタンのうちのプレビューボタンに前記特徴ページのうちの前記選択タグボタンに対応する選択特徴ページを表示する特徴ページ表示部と、
    前記ボタン選択部により前記タグボタンのうちの最後選択タグボタンが選択された直後に前記プレビューボタンが選択されたときに、前記データベースを参照して、前記複数資料のうちの前記最後選択タグボタンに対応する選択資料を前記表示面に表示する資料表示部
    とを具備する電子ファイリングプログラム。
30. 請求項２９において、
    前記ボタン選択部は、前記入力装置の操作に基づいて前記表示面に表示されるポインタの位置を変更し、
    前記選択ボタンは、前記複数ボタンのうちの前記ポインタに重なって表示されるボタンである
    電子ファイリングプログラム。
31. 請求項２９において、
    前記ボタン選択部は、前記複数ボタンのうちの第１選択ボタンが選択されている場合で、前記入力装置に方向が入力されるときに、前記複数ボタンのうちの前記第１選択ボタンの前記方向に隣り合う第２選択ボタンを選択する
    電子ファイリングプログラム。
32. 請求項２９において、
    前記入力装置は、前記表示面のうちの接触された位置を検出するタッチパネルであり、
    前記選択ボタンは、前記複数ボタンのうちの前記位置に配置されるボタンである
    電子ファイリングプログラム。
33. 請求項２９〜請求項３２のいずれかにおいて、
    前記資料表示部は、前記選択資料を前記表示面に表示するコンピュータプログラムを起動して前記選択資料を前記表示面に表示する
    電子ファイリングプログラム。
34. 請求項３３において、
    前記複数資料のうちの１つの資料からユーザの操作により選択されたページを前記１つの資料に対応付けて前記データベースに記録する特徴ページ設定部
    を更に具備する電子ファイリングプログラム。
35. 請求項３４において、
    前記データベースは、前記タグボタンに前記複数資料のページ数を更に対応付け、
    前記タグボタンは、それぞれ、前記ページ数が記載される
    電子ファイリングプログラム。
36. 請求項３３〜請求項３５のいずれかにおいて、
    前記資料表示部は、通信回線網を介してサーバから前記選択資料をダウンロードして前記選択資料を表示する
    電子ファイリングプログラム。
37. 請求項３６において、
    前記特徴ページ表示部は、通信回線網を介してサーバから前記選択特徴ページをダウンロードして前記選択特徴ページを表示する
    電子ファイリングプログラム。
38. 請求項２９〜請求項３７のいずれかにおいて、
    前記データベースは、前記複数ボタンが記載される画面とともに記録される
    電子ファイリング装置。

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