JP2008146475A

JP2008146475A - 文書管理装置、文書管理システムおよび文書管理方法

Info

Publication number: JP2008146475A
Application number: JP2006334743A
Authority: JP
Inventors: Tsutomu Murayama; 努村山; Kunio Yoshihara; 邦男吉原; Yoichi Takaragi; 洋一宝木; Shinichi Fukada; 慎一深田; Hiroyuki Kimura; 浩之木村; Tatsuro Shinagawa; 達郎品川
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2006-12-12
Filing date: 2006-12-12
Publication date: 2008-06-26
Anticipated expiration: 2026-12-12
Also published as: JP4971771B2

Abstract

【課題】原本の紙文書を廃棄することで、この紙文書を元に作成された画像データを削除できる文書管理装置を提供する。
【解決手段】廃棄装置４０から廃棄要求を受け取った場合、履歴管理サーバ３０の中央制御部５５０は、コピー判別情報の有無から、紙原稿が原本であるか否かを判別する（Ｓ７２）。原本でなく、複写物である場合、紙原稿の廃棄許可を廃棄装置４０に送付する（Ｓ７５）。一方、原本である場合、紙原稿の特徴情報を検索条件として検索し、画像データの属性情報と関連付けて保存されているアドレス情報を元に、原本の紙原稿から作成された画像データの保存先を特定する。画像データのアドレス情報と廃棄指示を画像データが保存されている全ての外部機器（複写機１０）に送付する（Ｓ７３）。さらに、紙原稿の廃棄許可を廃棄装置４０に送付する（Ｓ７４）。
【選択図】図１１

Description

本発明は、紙文書およびこの紙文書に該当する画像データを管理する文書管理装置、文書管理システムおよび文書管理方法に関する。

近年、法規制の下、法規制対象となるデータの種類・期間が増加している。また、このようなデータの機密情報漏洩に対する規制も強化されているので、情報管理者による情報管理の負担は増加する一方である。

情報管理の負担やコストを軽減するために、保管義務の無くなったデータを廃棄する工程が必要であり、この場合、廃棄したことを証明できるようにしなければならなかった。

従来、文章や図面などの情報が紙に出力された状態の紙文書を廃棄する際、文書に出力されている様々な情報が外部に漏れることを防止するため、シュレッダーなどの裁断装置を用いて紙文書を裁断していた。この場合、文書の内容を情報として取得し、この取得した情報に基づき、裁断するか否かを判断する方法が提案されている（特許文献１参照）。

一方、オフィス環境のネットワーク対応型複写機では、紙文書をスキャンして作成された画像データに対し、複数の利用者が印刷、複製、移動、他のデータとの合成、分割などの再利用を行っている。これにより、紙文書の情報が効率良く再利用される。
特開２０００−１４０６６４号公報

しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、以下に掲げる問題があった。即ち、紙文書からスキャンして作成された画像データに対し、複数の利用者により印刷、複製、移動、他のデータとの合成、分割、ファイル名変更などが行われた結果、画像データが複数の複写機、ＰＣ等に散乱している状態が発生する。このような状況において、廃棄対象文書の特定や画像データの検索を行おうとする際、非常に煩雑な操作が必要とされた。

そこで、本発明は、原本の紙文書を廃棄することで、この紙文書を元に作成された画像データを、簡単な操作で削除できる文書管理装置、文書管理システムおよび文書管理方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明の文書管理装置は、紙文書および前記紙文書に該当する画像データを管理する文書管理装置であって、前記紙文書に該当する画像データを保存する画像データ保存手段と、前記紙文書の廃棄を指示する廃棄指示手段と、前記廃棄が指示された紙文書が原本であるか複製であるかを判別する紙文書判別手段と、前記判別の結果、原本である場合、前記紙文書を廃棄するとともに、前記画像データ保存手段に保存された、当該紙文書に該当する画像データを廃棄し、一方、複製である場合、前記紙文書のみを廃棄する紙文書廃棄手段と、を備えたことを特徴とする。

本発明の文書管理方法は、紙文書および前記紙文書に該当する画像データを管理する文書管理方法であって、前記紙文書に該当する画像データを画像記憶装置に保存する画像データ保存ステップと、前記紙文書の廃棄を指示する廃棄指示ステップと、前記廃棄が指示された紙文書が原本であるか複製であるかを判別する紙文書判別ステップと、前記判別の結果、原本である場合、前記紙文書を廃棄するとともに、前記画像記憶装置に保存された、当該紙文書に該当する画像データを廃棄し、一方、複製である場合、前記紙文書のみを廃棄する紙文書廃棄ステップと、を有することを特徴とする。

本発明の文書管理システムは、廃棄装置、履歴管理装置および画像形成装置を備え、紙文書および前記紙文書に該当する画像データを管理する文書管理システムであって、前記画像形成装置は、前記紙文書を読み取って当該紙文書に該当する画像データを取得する画像読取手段と、前記取得した紙文書に該当する画像データを保存する画像データ保存手段と、前記保存された紙文書に該当する画像データを特定する情報を前記履歴管理装置に通知する通知手段と、前記履歴管理装置からの指示に従って、前記保存された紙文書に該当する画像データを廃棄する画像データ廃棄手段とを備え、前記履歴管理装置は、前記通知された紙文書に該当する画像データを特定する情報を保存する通知情報保存手段と、紙文書の廃棄の要求を受け付ける廃棄要求受付手段と、前記廃棄の要求を受け付けた場合、前記廃棄が指示された紙文書が原本であるか複製であるかを判別する紙文書判別手段と、前記判別の結果、原本である場合、前記紙文書の廃棄を指示するとともに、前記画像データ保存手段に保存された、当該紙文書に該当する画像データの廃棄を指示し、一方、複製である場合、前記紙文書のみの廃棄を指示する廃棄指示手段とを備え、前記廃棄装置は、前記紙文書の廃棄を要求する廃棄要求手段と、前記履歴管理装置からの指示に従って、前記紙文書を廃棄する紙文書廃棄手段と、を備えたことを特徴とする。

本発明の履歴管理装置は、紙文書に該当する画像データを管理する履歴管理装置であって、前記紙文書に該当する画像データを特定する情報を保存する通知情報保存手段と、紙文書の廃棄の要求を受け付ける廃棄要求受付手段と、前記廃棄の要求を受け付けた場合、前記廃棄が指示された紙文書が原本であるか複製であるかを判別する紙文書判別手段と、前記判別の結果、原本である場合、前記紙文書の廃棄を指示するとともに、当該紙文書に該当する画像データの廃棄を指示し、一方、複製である場合、前記紙文書のみの廃棄を指示する廃棄指示手段と、を備えたことを特徴とする。

本発明の請求項１に係る文書管理装置によれば、廃棄が指示された紙文書が原本であるか複製であるかを判別し、この判別の結果、原本である場合、紙文書を廃棄するとともに、画像データ保存手段に保存された、当該紙文書に該当する画像データを廃棄する。一方、複製である場合、紙文書のみを廃棄する。このように、原本の紙文書を廃棄することで、この紙文書を元に作成された画像データを、簡単な操作で削除できる。例えば、ネットワーク内の複写機などに保存されている、紙文書から作成された全ての画像データの削除処理が非常に簡単な操作で実現される。また、複製された紙文書を廃棄した場合、その紙文書のみが廃棄されるので、誤って画像データを削除してしまうことなく、堅牢性に優れる。

請求項２に係る文書管理装置によれば、印刷データに付加された情報から容易に複製であることを知ることができる。請求項３に係る文書管理装置によれば、印刷データに付加された情報から、画像データの廃棄許可を容易に得ることができる。請求項４に係る文書管理装置によれば、紙文書が複製である場合でも、画像データの廃棄を容易に管理することができる。

本発明の文書管理装置、文書管理システムおよび文書管理方法の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本実施形態の文書管理システムは、ネットワーク対応型複写機および紙原稿廃棄装置を含むネットワーク文書管理システムに適用される。

［第１の実施形態］
（システム構成）
図１は第１の実施形態におけるネットワーク文書管理システムの構成を示す図である。このネットワーク文書管理システムは、複写機（ＭＦＰ）１０、１１、１２、廃棄装置４０および履歴管理サーバ３０がＬＡＮ２０に接続された構成を有する。

複写機１０は、紙原稿のスキャン処理を行い、画像データを作成して印刷処理、あるいは画像データの保存処理を実行する。複写機などで画像データが作成、コピーあるいは移動された場合、画像データのファイル名、作成日付などの属性情報、および複写機などの外部装置を特定するためのアドレス情報が、履歴管理サーバ３０に送付され、保存される。

履歴管理サーバ３０は、複写機１０などの外部装置から、画像データが作成、コピー、移動された際に送付された、画像データのファイル名、作成日付などの属性情報、および外部装置を特定するためのアドレス情報を保存する。

廃棄装置４０は、紙原稿から情報を読み取り、履歴管理サーバ３０に削除処理を問い合わせ、履歴管理サーバ３０から許可を受けると、紙原稿の廃棄処理を行う。

（各装置のハードウェア構成）
図２は複写機（ＭＦＰ）１０内部のハードウェア構成を示す図である。なお、複写機１１、１２も同様の構成を有するので、その説明を省略する。複写機１０では、ＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、タイマ４１２およびＮＩＣ（ネットワークインタフェースカード）４０８がシステムバス４０４に接続されている。また、システムバス４０４には、外部入力コントローラ４０５、ディスプレイコントローラ４０６、ディスクコントローラ４０７、スキャナコントローラ４１３およびプリンタコントローラ４１５が接続されている。

ＣＰＵ４０１は、ＲＯＭ４０２あるいはハードディスクなどの大規模記憶装置４１１に記憶されたソフトウェアを実行し、システムバス４０４に接続された各デバイスを総括的に制御する。ＲＡＭ４０３は、ＣＰＵ４０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。タイマ４１２は、複写機１０内で現在時刻を認識するためのカウント処理を行う。

外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）４０５は、複写機１０に備えられた各種ボタンあるいはタッチパネル４０９からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）４０６は、例えば液晶ディスプレイなどで構成される表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）４１０の表示を制御する。ディスクコントローラ（ＤＫＣ）４０７は、例えばハードディスクなどの大規模記憶装置４１１に対するデータの読み取りおよび書き込み処理を制御する。

ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）４０８は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器あるいはファイルサーバ等と双方向にデータをやり取りする。

スキャナコントローラ（ＳｃａｎｎｅｒＣ）４１３は、スキャナ（Ｓｃａｎｎｅｒ）４１４を制御し、光源（図示せず）を用いて原稿を照射し、原稿からの反射光をレンズで固体撮像素子上に結像させる。そして、固体撮像素子からラスター状の画像読み取り信号をイメージ情報として得る。プリンタコントローラ（ＰｒｉｎｔｅｒＣ）４１５は、プリンタ４１６を制御し、スキャナ４１４で読み取った画像情報やＬＡＮ２０を介して外部から送信された画像情報を印刷する。

図３は履歴管理サーバ３０内部のハードウェア構成を示す図である。履歴管理サーバ３０は、パーソナルコンピュータやワークステーションを用いて実現可能である。

履歴管理サーバ３０では、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、タイマ５１２およびＮＩＣ（ネットワークインタフェースカード）５０８がシステムバス５０４に接続されている。また、システムバス５０４には、外部入力コントローラ５０５、ディスプレイコントローラ５０６およびディスクコントローラ５０７が接続されている。

ＣＰＵ５０１は、ＲＯＭ５０２あるいはハードディスクなどの大規模記憶装置５１１に記憶されたソフトウェアを実行し、システムバス５０４に接続された各デバイスを総括的に制御する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。タイマ５１２は、履歴管理サーバ３０内で現在時刻を認識するためのカウント処理を行う。

外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）５０５は、外部に接続された、キーボードなどの入力インターフェース５０９からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）５０６は、外部に接続された、液晶ディスプレイなど表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）５１０の表示を制御する。ディスクコントローラ（ＤＫＣ）５０７は、ハードディスクなどの大規模記憶装置５１１へのデータの読み取りおよび書き込み処理を制御する。

ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）５０８は、ＬＡＮ２０を介して他のネットワーク機器あるいはファイルサーバ等と双方向にデータをやり取りする。

図４は廃棄装置４０内部のハードウェア構成を示す図である。廃棄装置４０では、ＣＰＵ６０１、ＲＯＭ６０２、ＲＡＭ６０３、タイマ６１２およびＮＩＣ（ネットワークインタフェースカード）６０８がシステムバス６０４に接続されている。また、システムバス６０４には、外部入力コントローラ６０５、ディスプレイコントローラ６０６およびディスクコントローラ６０７、スキャナコントローラ６１３および廃棄部コントローラ６１５が接続されている。

ＣＰＵ６０１は、ＲＯＭ６０２あるいはハードディスクなどの大規模記憶装置６１１に記憶されたソフトウェアを実行し、システムバス６０４に接続された各デバイスを総括的に制御する。ＲＡＭ６０６は、ＣＰＵ６０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。タイマ６１２は、廃棄装置４０内で現在時刻を認識するためのカウント処理を行う。

外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）６０５は、廃棄装置４０に備えられた各種ボタン６０９等からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）６０６は、液晶ディスプレイなどで構成される表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）６１０の表示を制御する。

ディスクコントローラ（ＤＫＣ）６０７は、ハードディスクなどの大規模記憶装置６１１へのデータの読み取りおよび書き込み処理を制御する。ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）６０８は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器あるいはファイルサーバ等と双方向にデータをやり取りする。

スキャナコントローラ（ＳｃａｎｎｅｒＣ）６１３は、廃棄装置４０にセットされた原稿を判別する際、スキャナ（Ｓｃａｎｎｅｒ）６１４の読み取り処理を制御する。具体的に、スキャナコントローラ６１３は、光源（図示せず）で原稿を照射し、原稿からの反射光をレンズを介して固体撮像素子上に結像させ、固体撮像素子からラスター状の画像読み取り信号をイメージ情報として得る。

廃棄部コントローラ６１５は、廃棄部６１６を制御し、原稿や印刷物等を、記載されている情報が解読不能な程度にまで細かく裁断して廃棄させる。本実施形態では、廃棄部６１６は用紙を細かく裁断することで廃棄処理を実現しているが、用紙を融解したり燃焼したり、他の手法によって廃棄しても良い。

（各装置の機能的構成）
図５は複写機（ＭＦＰ）１０の機能的構成を示す図である。なお、複写機１１、複写機１２も同様の機能的構成を有するので、複写機１０についてだけ説明する。

複写機１０は中央制御部４５０を中心に構成される。この中央制御部４５０には、記録部４５１、ＵＩ制御部４５３、デバイス制御部４５４および外部通信制御部４５５が接続されている。

中央制御部４５０は、前述したＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、タイマ４１２およびシステムバス４０４から構成される。

記録部４５１は大規模記憶装置４１１で構成される。記録部４５１には、電子データ記録部４５９およびインデックス記録部４５２が設けられている。電子データ記録部４５９は、紙原稿の読み取り処理を行った際に画像データを保存する。インデックス記録部４５２は、紙原稿の読み取り処理時に抽出した紙原稿を特定するための特徴情報を、ファイル名、作成日付などの属性情報とともに、電子データ記録部４５９に保存された画像データと関連付けて保存する。

ＵＩ制御部４５３は、外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）４０５およびディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）４０６から構成される。外部入力コントローラ４０５は、前述したように、複写機１０に備えられた各種ボタンあるいはタッチパネル４０９等からの指示入力を制御する。また、ディスプレイコントローラ４０６は、前述したように、液晶ディスプレイなどで構成される表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）４１０の表示を制御する。

デバイス制御部４５４は、スキャナ４１４の読み取り処理を制御するスキャナコントローラ４１３、およびプリンタ４１６の印刷処理を制御するプリンタコントローラ４１５から構成される。

外部通信制御部４５５は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器と双方向にデータのやり取りを制御するネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）４０８で構成される。

図６は履歴管理サーバ３０の機能的構成を示す図である。履歴管理サーバ３０は、中央制御部５５０を中心に構成される。中央制御部５５０には、記録部５５１、ＵＩ制御部５５３、外部通信制御部５５５および検索処理部５５６が接続されている。

中央制御部５５０は、前述したＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、タイマ５１２およびシステムバス５０４から構成される。

記録部５５１は大規模記憶装置５１１で構成される。記録部５５１には、履歴情報記録部５５２が設けられている。履歴情報記録部５５２には、ネットワークに接続されている複写機１０など他の機器から、電子データ保存時に送付された電子データのアドレス情報や属性情報が保存される。また、履歴情報記録部５５２は複写機１０などの装置が電子データに対してどのような処理を行なったかを示す動作履歴を記録する。履歴管理サーバ３０はこのような履歴情報を収集して保存しているので、履歴情報を検索することで、ある画像データがどの機器に保持されているかを知ることができる。検索処理部５５６は、大規模記憶装置５１１内の各種情報あるいはデータから特定の条件に従って、検索処理を行う。本実施形態では、履歴情報記録部５５２に保存されている電子データのアドレス情報や属性情報を基に、電子データを検索して特定するために用いられる。

ＵＩ制御部５５３は、外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）５０５およびディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）５０６で構成される。外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）５０５は、キーボード５０９等からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）５０６は、液晶ディスプレイなどで構成される表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）５１０の表示を制御する。

外部通信制御部５５５は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器と双方向にデータのやり取りを制御するネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）５０８で構成される。

図７は廃棄装置４０の機能的構成を示す図である。廃棄装置４０は、中央制御部６５０を中心に構成される。中央制御部６５０には、記録部６５１、ＵＩ制御部６５３、デバイス制御部６５４および外部通信制御部６５５が接続されている。

中央制御部６５０は、前述したＣＰＵ６０１、ＲＯＭ６０２、ＲＡＭ６０３、タイマ６１２およびシステムバス６０４から構成される。

記録部６５１は大規模記憶装置６１１で構成される。記録部６５１は、スキャナ６１４で紙原稿から抽出され、紙原稿を特定するための特徴情報、および紙原稿に付与され、原本あるいは複製を判断するためのコピー判別情報（図１０参照）が一時的に保存される。

ＵＩ制御部６５３は、外部入力コントローラ（ＰＡＮＥＬＣ）６０５およびディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）６０６から構成される。外部入力コントローラ６０５は、廃棄装置４０に備えられた各種ボタン６０９等からの指示入力を制御する。ディスプレイコントローラ（ＤＩＳＰＣ）６０６は、液晶ディスプレイなどで構成される表示モジュール（ＤＩＳＰＬＡＹ）６１０の表示を制御する。

デバイス制御部６５４は、スキャナ６１４の読み取り処理を制御するスキャナコントローラ６１３、および廃棄部６１６の廃棄処理を制御する廃棄部コントローラ６１５から構成される。

外部通信制御部６５５は、ＬＡＮ２０を介して、他のネットワーク機器と双方向にデータのやり取りを制御するネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）６０８で構成される。

上記構成を有する文書管理システムの動作を示す。

（原本の紙原稿のスキャン）
図８は原本である紙原稿のスキャン処理手順を示すフローチャートである。同図（Ａ）は複写機１０の動作を示し、同図（Ｂ）は履歴管理サーバ３０の動作を示す。同図（Ａ）に示す処理プログラムは、複写機１０内のＲＯＭ４０２に格納されており、ＣＰＵ４０１によって所定周期毎に実行される。ユーザは、複写機１０のスキャナ４１４に紙原稿を載置し、タッチパネル４０９を介してスキャン開始を指示する。

中央制御部４５０は、ＵＩ制御部４５３を通じてスキャン開始指示を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ１）。スキャン開始指示を受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。一方、スキャン開始指示を受け取ると、デバイス制御部４５４を用いて紙原稿の読み取り処理を実行し、作成された画像データを電子データ記録部４５９に保存する（ステップＳ２）。また、これと同時に、読み取り処理時に抽出した紙原稿の特徴情報を、ファイル名、作成日付等の属性情報と共にインデックス記録部４５２に保存する。

紙原稿の特徴情報は画像データから所定のアルゴリズムによって得られる特徴量や、画像データから得られるハッシュ値などを用いることができる。

さらに、中央制御部４５０は、紙原稿の特徴情報を含む属性情報（文書特定情報）と画像データの保存場所を特定するためのアドレス情報を、外部通信制御部４５５を通じて履歴管理サーバ３０に送付する（ステップＳ３）。この後、本処理を終了する。

同図（Ｂ）に示す処理プログラムは、履歴管理サーバ３０内のＲＯＭ５０２に格納されており、ＣＰＵ５０１によって所定周期毎に実行される。中央制御部５５０は、履歴管理サーバ３０の外部通信制御部５５５を通じて、複写機１０から、紙原稿の特徴情報を含む属性情報と画像データのアドレス情報を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ１１）。属性情報およびアドレス情報を受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。一方、属性情報およびアドレス情報を受け取った場合、履歴情報記録部５５２に保存する（ステップＳ１２）。この後、本処理を終了する。

このように、紙原稿をスキャン処理する際、紙原稿を特定する属性情報を、画像データのアドレス情報とともに履歴管理サーバ３０に保存する。

（画像データのコピー）
図９は画像データのコピー処理手順を示すフローチャートである。同図（Ａ）は複写機１０の動作を示し、同図（Ｂ）は他の複写機１１の動作を示し、同図（Ｃ）は履歴管理サーバ３０の動作を示す。同図（Ａ）に示す処理プログラムは、複写機１０内のＲＯＭ４０２に格納されており、ＣＰＵ４０１によって所定周期毎に実行される。

画像データのコピー処理を行う場合、ユーザは、複写機１０の表示モジュール４１０に表示された情報を基に、タッチパネル４０９等を操作して画像データを選択し、他の複写機１１へのコピーを指示する。

中央制御部４５０は、ＵＩ制御部４５３を通じてコピー指示を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ２１）。コピー指示を受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。

一方、中央制御部４５０は、ＵＩ制御部４５３を通じてコピー指示を受け取ると、選択された画像データを電子データ記録部４５９から選択して取得する（ステップＳ２２）。これと同時に、紙原稿の特徴情報を含む属性情報と画像データの保存場所を特定するためのアドレス情報をインデックス記録部４５２から選択して取得し、外部通信制御部４５５を通じて他の複写機１１に送付する。この後、本処理を終了する。ここでは、他の複写機１１に送付する場合を示したが、他の複写機１２あるいは他の複写機１１、１２の双方に送付してもよいことは勿論である。さらには、複写機に限らず、ＰＣなどの外部装置に送付してもよい。

同図（Ｂ）に示す処理プログラムは、他の複写機１１内のＲＯＭ４０２に格納されており、他の複写機１１内のＣＰＵ４１１によって実行される。他の複写機１１の中央制御部４５０は、複写機１０から外部通制御部４５５を通じて画像データと紙原稿の特徴情報を含む属性情報を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ３１）。受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。

一方、中央制御部４５０は、複写機１０から外部通制御部４５５を通じて画像データと紙原稿の特徴情報を含む属性情報を受け取った場合、画像データを電子データ記録部４５９に保存する。これと同時に、読み取り処理時に抽出した紙原稿の特徴情報を、属性情報とともにインデックス記録部４５２に保存する（ステップＳ３２）。

そして、中央制御部４５０は、紙原稿の特徴情報を含む属性情報と画像データの保存場所を特定するためのアドレス情報を、外部通信制御部４５５を通じて履歴管理サーバ３０に送付する（ステップＳ３３）。この後、本処理を終了する。

同図（Ｃ）に示す処理プログラムは、履歴管理サーバ３０内のＲＯＭ５０２に格納されており、ＣＰＵ５０１によって所定周期毎に実行される。中央制御部５５０は、例えば複写機１１から履歴管理サーバ３０の外部通信制御部５５５を通じて紙原稿の特徴情報を含む属性情報と画像データのアドレス情報を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ４１）。受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。

一方、紙原稿の特徴情報を含む属性情報と画像データのアドレス情報を受け取っている場合、中央制御部５５０は、受け取った属性情報およびアドレス情報を履歴情報記録部５５２に保存する（ステップＳ４２）。この後、本処理を終了する。

このように、画像データをコピー処理する際、コピー先に作成された画像データに対しても、紙原稿を特定する情報を、画像データの属性情報とともに履歴管理サーバ３０に保存する。

（画像データの印刷）
図１０は画像データの印刷処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、複写機１０内のＲＯＭ４０２に格納されており、ＣＰＵ４０１によって所定周期毎に実行される。

印刷処理を行う場合、ユーザは、複写機１０の表示モジュール４１０に表示された情報を基に、タッチパネル４０９等を操作して画像データを選択し、印刷を指示する。

まず、中央制御部４５０は、ＵＩ制御部４５３を通じて、印刷指示を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ５１）。印刷指示を受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。

一方、印刷指示を受け取った場合、中央制御部４５０は、選択された画像データから印刷データを作成する（ステップＳ５２）。中央制御部４５０は、作成された印刷データにコピー判別情報を付加する（ステップＳ５３）。コピー判別情報として、例えば、電子すかし情報が用いられる。さらに、中央制御部４５０は、デバイス制御部４５４を通じて、コピー判別情報が付加された印刷データを印刷する（ステップＳ５４）。この後、本処理を終了する。

このように、画像データを元に印刷された複写物には、コピー判別情報が付加される。

（紙原稿および画像データの廃棄）
図１１は紙原稿および画像データの廃棄処理手順を示すフローチャートである。同図（Ａ）は廃棄装置４０の動作を示し、同図（Ｂ）は履歴管理サーバ３０の動作を示し、同図（Ｃ）は複写機１０の動作を示す。同図（Ａ）に示す処理プログラムは、廃棄装置４０内のＲＯＭ６０２に格納されており、ＣＰＵ６０１によって所定周期毎に実行される。廃棄処理を行う場合、ユーザは、廃棄装置４０に紙原稿を載置し、ボタン６０９を操作して廃棄開始を指示する。

まず、中央制御部６５０は、ＵＩ制御部６５３を通じて廃棄指示を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ６１）。廃棄指示を受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。

一方、廃棄指示を受け取ると、中央制御部６５０は、デバイス制御部６５４を用いて、紙原稿の読み取り処理を実行する（ステップＳ６２）。そして、紙原稿から紙原稿の特徴情報を抽出するとともに、コピー判別情報の有無を確認する（ステップＳ６３）。さらに、中央制御部６５０は、紙原稿の特徴情報およびコピー判別情報の有無とともに、外部通信制御部６５５を通じて廃棄要求を履歴管理サーバ３０に送付する。

この後、中央制御部６５０は、外部通信制御部６５５を通じて、履歴管理サーバ３０から紙文書の廃棄許可を受けるのを待つ（ステップＳ６４）。廃棄許可を受けると、中央制御部６５０は、デバイス制御部６５４を通じて紙原稿を廃棄する（ステップＳ６５）。そして、本処理を終了する。

同図（Ｂ）に示す処理プログラムは、履歴管理サーバ３０内のＲＯＭ５０２に格納されており、ＣＰＵ５０１によって所定周期毎に実行される。履歴管理サーバ３０の中央制御部５５０は、外部通信制御部５５５を通じて、廃棄装置４０から紙原稿の特徴情報およびコピー判別情報の有無とともに、廃棄要求を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ７１）。受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。

一方、紙原稿の特徴情報およびコピー判別情報の有無とともに、廃棄要求を受け取った場合、中央制御部５５０は、コピー判別情報の有無から、廃棄装置４０が読み取った紙原稿が原本であるか否かを判別する（ステップＳ７２）。即ち、原本でなく、画像データを元に印刷して作成された複写物であるか否かを判別する。

原本でなく、画像データを元に印刷して作成された複写物である場合、中央制御部５５０は、紙原稿の廃棄許可を外部通信制御部５５５を通じて廃棄装置４０に送付する（ステップＳ７４）。この後、本処理を終了する。

一方、ステップＳ７２で原本である場合、中央制御部５５０は、履歴情報記録部５５２に保存された画像データの属性情報から、紙原稿の特徴情報を検索条件とし、検索処理部５５６を用いて検索する。そして、中央制御部５５０は、検索結果の画像データの属性情報と関連付けて保存されているアドレス情報を元に、原本の紙原稿から作成された画像データの保存先を特定する。さらに、中央制御部５５０は、画像データのアドレス情報と廃棄指示を、外部通信制御部５５５を通じて、画像データが保存されている全ての外部機器に送付する（ステップＳ７３）。本実施形態では、一例として、複写機１０に画像データが保存されているものとする。

さらに、中央制御部５５０は、紙原稿の廃棄許可を外部通信制御部５５５を通じて廃棄装置４０に送付する（ステップＳ７４）。この後、本処理を終了する。

同図（Ｃ）に示す処理プログラムは、複写機１０内のＲＯＭ４０２に格納されており、ＣＰＵ４０１によって実行される。中央制御部４５０は、外部通制御部４５５を通じて、履歴管理サーバ３０から画像データの廃棄指示を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ８１）。受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。一方、画像データの廃棄指示を受け取った場合、中央制御部４５０は、送付されたアドレス情報を元に、該当する電子データ記録部４５９内の画像データおよびインデックス記録部４５２内の属性情報を削除する（ステップＳ８２）。この後、本処理を終了する。

このように、紙原稿を廃棄処理する際、紙原稿が原本であるか、画像データを元に印刷して作成された複写物であるかを判別する。そして、原本である場合、紙原稿から作成された全ての画像データが削除されるとともに、紙原稿が廃棄される。一方、画像データを元に印刷して作成された複写物である場合、複写物の用紙のみが廃棄される。

第１の実施形態の文書管理システムによれば、原本の紙文書を廃棄するだけで、ネットワーク内の複写機などに保存されている、この紙文書を元に作成された全ての画像データを、非常に簡単な操作で削除できる。また、複製された紙文書を廃棄した場合、その紙文書のみが廃棄されるので、誤って画像データを削除してしまうことなく、堅牢性に優れる。また、印刷データに付加された情報から容易に複製であることを知ることができる。

なお、本実施形態の図９のフローチャートでは、一例として、画像データをコピーする場合を示したが、画像データの移動、他のデータとの合成、画像データの分割においても、同様に処理可能である。また、図９のフローチャートでは、一例として、画像データのコピー先に１つの複写機を挙げたが、複数の複写機であってもよく、またネットワークあるいはその他の手段で電子データの伝達および記録が可能なＰＣあるいはその他の機器であってもよい。

また、図１０のフローチャートでは、一例として、画像データから印刷を行った際にコピー判別情報を付加したが、オリジナルの紙原稿をスキャンして印刷した場合でも同様にコピー判別情報を付加してもよい。また、図１０のフローチャートでは、コピー判別情報を付加する際、電子すかし情報を用いたが、バーコード、ＩＤナンバー、図形等の印字などの手段を用いても、同様にコピー判別情報を付加することができる。なお、印刷データに情報を付加する代わりに、印刷データが印字される紙自体にＩＣタグを埋め込んでおき、このＩＣタグに情報を書き込むようにしてもよい。

［第２の実施形態］
第２の実施形態における文書管理システムの構成および各装置のハードウェア構成は、前記第１実施形態と同じであるので、その説明を省略する。図１２は第２の実施形態におけるネットワーク文書管理システムの構成を示す図である。第２の実施形態では、ＬＡＮ２０にユーザ認証装置５０が接続されている。

（画像データの印刷）
図１３は画像データの印刷処理手順を示すフローチャートである。同図（Ａ）は複写機１０の動作を示し、同図（Ｂ）はユーザ認証装置５０の動作を示す。同図（Ａ）に示す処理プログラムは、複写機１０内のＲＯＭ４０２に格納されており、ＣＰＵ４０１によって所定周期毎に実行される。印刷処理を行う場合、ユーザは複写機１０のタッチパネル４０９等を用いて認証要求のための操作を行う。ユーザは、パスワード、ユーザＩＤ等のユーザ特定情報を入力する。

まず、ユーザによる認証要求があったか否かを判別する（ステップＳ９１）。認証要求がなかった場合、そのまま本処理を終了する。一方、ユーザによる認証要求があった場合、複写機１０の中央制御部４５０は、外部通信制御部４５５を通じてユーザ認証装置５０にユーザ認証情報要求を送付する（ステップＳ９２）。

ユーザ認証装置５０から、画像データ廃棄許可情報が付加された印刷が可能であるか否かを示す情報を含むユーザ認証情報を確認するまで待つ（ステップＳ９３）。

ユーザ認証情報が確認されると、ユーザは、複写機１０の表示モジュール４１０で表示された情報を基に、タッチパネル４０９等で画像データを選択して印刷を指示する。中央制御部４５０は、ＵＩ制御部４５３を通じて印刷指示を受け取ると、選択された画像データから印刷データを作成する（ステップＳ９４）。

中央制御部４５０は、ユーザ認証情報を基に、「画像データ廃棄許可」情報の付加つき印刷が可能なユーザであるか否かを判別する（ステップＳ９５）。「画像データ廃棄許可」情報の付加つき印刷が可能なユーザである場合、中央制御部４５０は、電子透かし等を用いて、作成された印刷データにコピー判別情報および画像データ廃棄許可情報を付加する（ステップＳ９６）。

そして、中央制御部４５０は、デバイス制御部４５４を通じて印刷データを印刷する（ステップＳ９８）。この後、本処理を終了する。一方、ステップＳ９５で、「画像データ廃棄許可」情報の付加つき印刷が可能なユーザでない場合、中央制御部４５０は、電子透かし等を用いて、作成された印刷データにコピー判別情報を付加する（ステップＳ９７）。そして、ステップＳ９８で、中央制御部４５０はデバイス制御部４５４を通じて印刷データを印刷し、本処理を終了する。

なお、印刷データに「画像データ廃棄許可」情報を付加する場合、前記第１の実施形態における「コピー判別情報」と同様、電子すかしを用いることができる。また、バーコード、ＩＤナンバー、図形等の印字などの手段を用いても、同様に付加することができる。さらに、印刷データに情報を付加する代わりに、印刷データが印字される紙自体にＩＣタグを埋め込んでおき、このＩＣタグに情報を書き込むようにしてもよい。

同図（Ｂ）に示す処理プログラムは、ユーザ認証装置５０内のＲＯＭ（図示せず）に格納されており、ユーザ認証装置５０内のＣＰＵ（図示せず）によって実行される。まず、ユーザ認証装置５０は、複写機１０からユーザ認証情報の要求を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ１０１）。ユーザ認証情報の要求を受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。一方、ユーザ認証情報の要求を受け取った場合、ユーザ認証装置５０は、「画像データ廃棄許可」情報の付加つき印刷が可能なユーザであるか否かの情報を含むユーザ認証情報を複写機１０に送付する（ステップＳ１０２）。この後、本処理を終了する。

このように、ユーザ認証装置でアクセスが許可された特定のユーザである場合、画像データを元に印刷された紙原稿に、コピー判別情報および画像データ廃棄許可情報が付加される。

（紙原稿および画像データの廃棄）
図１４は紙原稿および画像データの廃棄処理手順を示すフローチャートである。同図（Ａ）は廃棄装置４０の動作を示し、同図（Ｂ）は履歴管理サーバ３０の動作を示し、同図（Ｃ）は複写機１０の動作を示す。同図（Ａ）に示す処理プログラムは、廃棄装置４０内のＲＯＭ６０２に格納されており、ＣＰＵ６０１によって実行される。紙原稿および画像データを廃棄する場合、ユーザは、廃棄装置４０に紙原稿を載置してボタン６０９で廃棄開始を指示する。

廃棄装置４０の中央制御部６５０は、ＵＩ制御部６５３を通じて廃棄指示を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ１１１）。廃棄指示を受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。一方、廃棄指示を受け取ると、デバイス制御部６５４を用いて紙原稿の読み取り処理を実行する（ステップＳ１１２）。

そして、紙原稿から紙原稿の特徴情報を抽出するとともに、コピー判別情報および画像データ廃棄許可情報の有無を確認する（ステップＳ１１３）。さらに、中央制御部６５０は、紙原稿の特徴情報およびコピー判別情報の有無とともに、外部通信制御部６５５を通じて廃棄要求を履歴管理サーバ３０に送付する。

この後、中央制御部６５０は、履歴管理サーバ３０から外部通信制御部６５５を通じて廃棄許可を受け取るまで待ち（ステップＳ１１４）、廃棄許可を受け取ると、デバイス制御部６５４を通じて紙原稿を廃棄する（ステップＳ１１５）。そして、本処理を終了する。

同図（Ｂ）に示す処理プログラムは、履歴管理サーバ３０内のＲＯＭ５０２に格納されており、ＣＰＵ５０１によって所定周期毎に実行される。履歴管理サーバ３０の中央制御部５５０は、外部通信制御部５５５を通じて、廃棄装置４０から紙原稿の特徴情報およびコピー判別情報の有無とともに、廃棄要求を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ１２１）。廃棄要求を受け取らなかった場合、そのまま本処理を終了する。

一方、廃棄要求を受け取った場合、中央制御部５５０は、コピー情報の有無から、読み取った紙原稿が原本であるか、それとも画像データを元に印刷して作成された複写物であるかを判別する（ステップＳ１２２）。画像データを元に印刷して作成された複写物である場合、中央制御部５５０は、画像データ廃棄許可情報があるか否かを判別する（ステップＳ１２３）。

画像データを元に印刷して作成された複写物であって、画像データ廃棄許可情報が無い場合、中央制御部５５０は、紙原稿の廃棄許可を外部通信制御部５５５を通じて廃棄装置４０に送付する（ステップＳ１２５）。この後、本処理を終了する。

一方、ステップＳ１２２で原本である場合、あるいはステップＳ１２３で画像データ廃棄許可情報が有る場合、中央制御部５５０は、検索処理部５５６を用いて検索を行う。この検索処理は、履歴情報記録部５５２に保存された画像データの属性情報から、紙原稿の特徴情報を検索条件として行われる。さらに、中央制御部５５０は、検索の結果、画像データの属性情報と関連付けて保存されているアドレス情報を元に、原本の紙原稿から作成された画像データの保存先を特定する。そして、中央制御部５５０は、画像データのアドレス情報と廃棄指示を外部通信制御部５５５を通じて画像データが保存されている全ての外部機器に送付する（ステップＳ１２４）。本実施形態では、複写機１０に画像データが保存されているものとする。

さらに、中央制御部５５０は、紙原稿の廃棄許可を外部通信制御部５５５を通じて廃棄装置４０に送付する（ステップＳ１２５）。この後、本処理を終了する。

同図（Ｃ）に示す処理プログラムは、複写機１０内のＲＯＭ４０２に格納されており、ＣＰＵ４０１によって所定周期毎に実行される。複写機１０の中央制御部４５０は、外部通制御部４５５を通じて画像データ廃棄指示を受け取ったか否かを判別する（ステップＳ１３１）。画像データ廃棄指示を受け取っていない場合、そのまま本処理を終了する。一方、画像データ廃棄指示を受け取った場合、中央制御部４５０は、送付されたアドレス情報を元に、該当する電子データ記録部４５９内の画像データおよびインデックス記録部４５２内の属性情報を削除する（ステップＳ１３２）。この後、本処理を終了する。

このように、紙原稿を廃棄処理する際、紙原稿が原本であるか、それとも画像データを元に印刷して作成された複写物であるかを判別する。さらに、複写物である場合、画像データ廃棄許可情報があるか否かを判別し、原本あるいは画像データ廃棄許可情報がある場合、紙原稿から作成された全ての画像データが削除されるとともに、紙原稿が廃棄される。一方、画像データを元に印刷して作成された複写物であって、画像データ廃棄許可情報が無い場合、紙原稿のみが廃棄される。第２の実施形態の文書管理システムによれば、印刷データに付加された画像データの廃棄を許可する情報から、画像データの廃棄許可を容易に得ることができる。また、紙文書が複写物である場合でも、画像データの廃棄を容易に管理することができる。

なお、本発明は、上記実施形態の構成に限られるものではなく、特許請求の範囲で示した機能、または本実施形態の構成が持つ機能が達成できる構成であればどのようなものであっても適用可能である。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、外部装置としては、複写機に限らない。例えば、本来の印刷装置、印刷機能を有するファクシミリ装置、印刷機能、コピー機能、スキャナ機能等を有する複合機であってもよいことは勿論である。さらには、画像形成機能を有しないパーソナルコンピュータ等であってもよい。

また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、前述した実施形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う場合である。

第１の実施形態におけるネットワーク文書管理システムの構成を示す図である。複写機（ＭＦＰ）１０内部のハードウェア構成を示す図である。履歴管理サーバ３０内部のハードウェア構成を示す図である。廃棄装置４０内部のハードウェア構成を示す図である。複写機（ＭＦＰ）１０の機能的構成を示す図である。履歴管理サーバ３０の機能的構成を示す図である。廃棄装置４０の機能的構成を示す図である。原本である紙原稿のスキャン処理手順を示すフローチャートである。画像データのコピー処理手順を示すフローチャートである。画像データの印刷処理手順を示すフローチャートである。紙原稿および画像データの廃棄処理手順を示すフローチャートである。第２の実施形態におけるネットワーク文書管理システムの構成を示す図である。画像データの印刷処理手順を示すフローチャートである。紙原稿および画像データの廃棄処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１０複写機
３０履歴管理サーバ
４０廃棄装置
４５０、５５０、６５０中央制御部
５５２履歴情報記録部

Claims

紙文書および前記紙文書に該当する画像データを管理する文書管理装置であって、
前記紙文書に該当する画像データを保存する画像データ保存手段と、
前記紙文書の廃棄を指示する廃棄指示手段と、
前記廃棄が指示された紙文書が原本であるか複製であるかを判別する紙文書判別手段と、
前記判別の結果、原本である場合、前記紙文書を廃棄するとともに、前記画像データ保存手段に保存された、当該紙文書に該当する画像データを廃棄し、一方、複製である場合、前記紙文書のみを廃棄する紙文書廃棄手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理装置。
前記画像データから印刷データを作成し、前記作成された印刷データを紙に印刷して前記紙文書を生成する印刷手段を備え、
前記印刷手段は、前記作成される印刷データに複製であることを示す情報を付加することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
前記印刷手段は、前記作成される印刷データに複製であることを示す情報とともに、前記画像データの廃棄を許可する情報を付加することを特徴とする請求項１または２記載の文書管理装置。
前記画像データの廃棄を許可する情報の有無を判別する廃棄許可判別手段を備え、
前記紙文書廃棄手段は、前記画像データの廃棄を許可する情報が有る場合、前記紙文書を廃棄するとともに、前記画像データ保存手段に保存された、当該紙文書に該当する画像データを廃棄し、一方、前記画像データの廃棄を許可する情報が無い場合、前記紙文書のみを廃棄することを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
紙文書および前記紙文書に該当する画像データを管理する文書管理方法であって、
前記紙文書に該当する画像データを画像記憶装置に保存する画像データ保存ステップと、
前記紙文書の廃棄を指示する廃棄指示ステップと、
前記廃棄が指示された紙文書が原本であるか複製であるかを判別する紙文書判別ステップと、
前記判別の結果、原本である場合、前記紙文書を廃棄するとともに、前記画像記憶装置に保存された、当該紙文書に該当する画像データを廃棄し、一方、複製である場合、前記紙文書のみを廃棄する紙文書廃棄ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
廃棄装置、履歴管理装置および画像形成装置を備え、紙文書および前記紙文書に該当する画像データを管理する文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
前記紙文書を読み取って当該紙文書に該当する画像データを取得する画像読取手段と、
前記取得した紙文書に該当する画像データを保存する画像データ保存手段と、
前記保存された紙文書に該当する画像データを特定する情報を前記履歴管理装置に通知する通知手段と、
前記履歴管理装置からの指示に従って、前記保存された紙文書に該当する画像データを廃棄する画像データ廃棄手段とを備え、
前記履歴管理装置は、
前記通知された紙文書に該当する画像データを特定する情報を保存する通知情報保存手段と、
紙文書の廃棄の要求を受け付ける廃棄要求受付手段と、
前記廃棄の要求を受け付けた場合、前記廃棄が指示された紙文書が原本であるか複製であるかを判別する紙文書判別手段と、
前記判別の結果、原本である場合、前記紙文書の廃棄を指示するとともに、前記画像データ保存手段に保存された、当該紙文書に該当する画像データの廃棄を指示し、一方、複製である場合、前記紙文書のみの廃棄を指示する廃棄指示手段とを備え、
前記廃棄装置は、
前記紙文書の廃棄を要求する廃棄要求手段と、
前記履歴管理装置からの指示に従って、前記紙文書を廃棄する紙文書廃棄手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
紙文書に該当する画像データを管理する履歴管理装置であって、
前記紙文書に該当する画像データを特定する情報を保存する通知情報保存手段と、
紙文書の廃棄の要求を受け付ける廃棄要求受付手段と、
前記廃棄の要求を受け付けた場合、前記廃棄が指示された紙文書が原本であるか複製であるかを判別する紙文書判別手段と、
前記判別の結果、原本である場合、前記紙文書の廃棄を指示するとともに、当該紙文書に該当する画像データの廃棄を指示し、一方、複製である場合、前記紙文書のみの廃棄を指示する廃棄指示手段と、
を備えたことを特徴とする履歴管理装置。
請求項７に記載の履歴管理装置に接続された画像形成装置であって、
前記紙文書を読み取って当該紙文書に該当する画像データを取得する画像読取手段と、
前記取得した紙文書に該当する画像データを保存する画像データ保存手段と、
前記保存された紙文書に該当する画像データを特定する情報を前記履歴管理装置に通知する通知手段と、
前記履歴管理装置からの指示に従って、前記保存された紙文書に該当する画像データを廃棄する画像データ廃棄手段とを備えたことを特徴とする画像形成装置。
請求項７に記載の履歴管理装置に接続された廃棄装置であって、
前記紙文書の廃棄を要求する廃棄要求手段と、
前記履歴管理装置からの指示に従って、前記紙文書を廃棄する紙文書廃棄手段とを備えたことを特徴とする廃棄装置。
請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置を実現するためのコンピュータ読み取り可能なプログラムコードを有するプログラム。
請求項１０記載のプログラムを格納した記憶媒体。