JP2005339580A

JP2005339580A - 文書データ管理装置およびプログラム

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Publication number: JP2005339580A
Application number: JP2005229191A
Authority: JP
Inventors: Akihiro Yamashita; 晃弘山下
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2005-08-08
Filing date: 2005-08-08
Publication date: 2005-12-08

Abstract

【課題】専用の文書管理システムが稼動しないＰＣ上でも、ＷＷＷのブラウザがあれば、文書管理システムで管理されている文書の閲覧を効率的にできるようにする。
【解決手段】階層構造を記したデータベース３１とページのコンテンツデータ（実データ）から、階層構造をＨＴＭＬのリンクと結び付けることにより、文書の閲覧機能を実現できるようにする。文書管理データＨＴＭＬ変換システム３２においては、ルートフォルダ配下の変換処理４３，４４、ショートカット変換処理４５、キーワード検索結果一覧変換処理４７、一覧並び替え変換処理４８をそれぞれ行って、それぞれ各ファイル３６〜４０に出力して格納する。特に、予め設定しておいたキーワードを基に、事前にそのキーワードによる検索の結果一覧をＨＴＭＬファイルに書き出しておき、閲覧時にキーワードを選択するだけで、キーワードが含まれる文書の一覧を高速に表示する。
【選択図】図３

Description

本発明は、例えば、電子ファイリングシステム等の、文書を登録、管理、あるいは閲覧することが可能な技術に関する。

従来の文書管理システムでは、フォルダ、文書、あるいはページという概念を用いて、文書を管理していた。さらに、フォルダに階層構造を持たせることにより、ユーザは文書の格納先を容易に識別することができる。このような文構管理システムでは、文書の閲覧を行う場合、専用の装置を用いたり、専用のソフトウェアをインストールしたパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣ）が必要であった。そのため、文書管理システムが稼動しないシステムでは、閲覧を行うことができず、その結果、不特定多数のユーザへ文書を配布することもできなかった。例えば、特許文献１に記載のプレセンテーションデータの変換方法では、ＰＣで作成された画像データとその表示手順を、一般的に使用可能なテキストファイル形式のデータである、インターネットで使用可能なハイパー・テキスト・マークアップ・ランゲージ（ＨＴＭＬ）のデータに変換する方法が提案されている。

具体的には、ＰＣで作成された画面データとシナリオデータについて、画像データはインターネット上で使用可能なＧＩＦファイル形式に変換し、シナリオデータはインターネット上で使用可能なＨＴＭＬファイル形式に変換して、インターネットのＷＷＷサーバに提供することができるようにする。このために、原画像データに基づいてフレーム単位に指定されたサイズを持つ画面データを作成する画面データ作成手段と、シナリオデータ内の複数画面の一覧表示の指示情報に基づいて、一覧表示画面（メニュー画面）のデータを作成する一覧表示画面作成手段と、シナリオデータ内の画面データの表示手順情報に基づいて、複数画面および一覧表示画面について、各画面データを呼び出すファイル名および他の画面へのリンク情報を有するネットワーク上で使用されるテキストデータを生成するフレーム変換手段とを備えている。また、近年、ＷＷＷのネットワーク技術の進歩によってＷＷＷに参加できるシステムが急増し、ＷＷＷブラウザを使用できるＰＣの数も急増している。

このように、従来の文書管理システムでは、（１）専用の装置やソフトウェアを持たないと、閲覧を行うことも、不特定多数のユーザへ文書を配布することもできなかった。また、（２）文書管理システムにおいて、より深い階層にある文書のショートカットを途中のフォルダ内の閲覧を行わずに、直ちに目的文書として使用できるようになっていないため、何回も閲覧が必要となって、極めて不便であった。また、（３）文書内のページのコンテンツデータを確認する場合、複数ページからなる文書の場合に文書の全てのコンテンツデータを確認するためには、順次ページを切り替える必要があるため、面倒であった。また、（４）文書内のページのコンテンツデータに関して、画像ファイルは既存の変換ツールを用いることにより、ＧＩＦファイルやＪＰＧファイル等のＷＷＷブラウザで認識できるフォーマットに変換することで表示可能であるが、アプリケーションファイルはそれぞれのアプリケーションがない場合には、見ることができないという問題があった。

また、（５）コンテンツデータのアプリケーションファイルと共通フォーマットファイルのいずれのファイルを使用するか分からないときには、２つのコンテンツデータを持つ必要があるので、データ格納領域の無駄を招いていた。また、（６）文書管理システムにおいては、文書を登録できるユーザ、更新できるユーザ、閲覧できるユーザと制限をかけることにより、機密保護を行えるシステムがあるので、特定のユーザ以外のユーザが機密保護されている文書を閲覧できてしまうという問題があった。さらに、（７）文書管理システムで扱う文書量は大量であるため、目的の文書を探し出すためには、フォルダからの閲覧の他にタイトルによる検索等を行う必要があるが、ＷＷＷブラウザからの閲覧時には検索を使用することができなかった。さらに、文書量が増加すると、検索に要する時間も多大なものとなっている。

特開平８−３１５１６８号公報

解決しようとする問題点は、従来の技術では、特に、（７）文書管理システムで扱う文書量は大量であるため、目的の文書を探し出すためには、フォルダからの閲覧の他にタイトルによる検索等を行う必要があるが、ＷＷＷブラウザからの閲覧時には検索を使用することができなかった点。さらに、文書量が増加すると、検索に要する時間も多大なものとなってしまう点である。

本発明の目的は、これら従来技術の課題を解決し、予め設定しておいたキーワードを基に、事前にそのキーワードによる検索の結果一覧をＨＴＭＬファイルに書き出しておき、閲覧時にキーワードを選択するだけで、キーワードがタイトル情報に含まれる文書の一覧を高速に表示することができるようにすることにある。また、文書の詳細情報でソートされた文書一覧のＨＴＭＬファイルを出力することを可能とすることにある。

上記目的を達成するため、本発明では、（１）文書データを格納したデータベースと、このデータベースから文書データを検索するためのキーワードを格納したキーワードデータベースとを有し、キーワードデータベースからキーワードを取得し、取得したキーワードを含む文書データをデータベースから検索して取得し、HTMLのリンクにより、取得した文書データへのＨＴＭＬリンクを作成し、作成したＨＴＭＬリンクを文書データの検索結果として出力することを特徴とする。また、（２）文書データを格納したデータベースと、このデータベースが格納した文書データの一覧並び替え用の並び替えキーワードを格納したキーワードデータベースとを有し、キーワードデータベースから並び替えキーワードを取得し、取得した並び替えキーワードを用いてデータベースにおける当該文書データの並び替えを実行し、HTMLのリンクにより、並び替えた文書データへのＨＴＭＬリンクを作成し、作成したＨＴＭＬリンクを文書データの並び替えの結果として出力することを特徴とする。

本発明によれば、専用の文書管理システムが稼動していないＰＣ上で、ＷＷＷのブラウザがあれば文書管理システムとして管理されている文書の閲覧が可能になる。さらに、閲覧時には、ショートカット機能を使用することができるので、文書到達時間を短縮することが可能であり、またコンテンツデータの縮小画像を表示できるので、内容確認を一度にでき、またファイルのモードを切り替えて表示できるので、ＰＣの環境に応じて中身を確認でき、また機密保護が可能であり、キーワード検索も可能であり、並び替え後の文書一覧情報も表示可能である。

以下、図を用いて本発明を実施するための最良の形態例を説明する。図１は、本発明の一実施例を示す文書管理方法のフォルダ／文書の階層構造図である。本発明の文書管理システムでは、図１（ａ）に示すように、フォルダ１１〜１４が階層構造を持ち、フォルダ１１〜１４の配下に文書１５〜１９が複数存在することを示している。また、図１（ｂ）に示すように、フォルダとフォルダ、さらにフォルダと文書の関係をＨＴＭＬのリンクに当てはめることにより、ＷＷＷブラウザ上でフォルダ内のフォルダや文書の閲覧が可能なＨＴＭＬを作成する。すなわち、画面１では、フォルダ１１が表示され、そのフォルダ１１のリンク先であるフォルダ１２、またはフォルダ１３は画面２を表示することにより見ることができる。さらに、フォルダ１２の配下のフォルダ１４と文書１５は画面４に、フォルダ１３の配下の文書２と３は画面３に、フォルダ１４の配下の文書１８と１９は画面６に、それぞれ表示されている。フォルダ１４と文書１５の詳細一覧表示は画面５に、文書１８と１９の詳細一覧表示は画面７に、それぞれ表示されている。

図２は、本発明の一実施例を示す文書管理方法の文書表示図である。図２（ａ）に示すように、文書１５内の各ページ１，２，３にはそれぞれコンテンツデータを格納している実ファイル１，２，３とＰＤＦを格納しているＰＤＦファイル１，２，３とが設けられている。そして、図２（ｂ）に示すように、文書（１）１５を表示する画面２１からリンク先に分岐することにより、画面２２のページ１を表示することができる。同様に、画面２２から次のページのリンク先に分岐することにより、画面２４のページ２を表示することができ、さらに次ページのリンク先に分岐することにより、画面２５のページ３を表示することができる。さらに、各画面２２，２４，２５からサムネール一覧のリンク先に分岐すると、画面２３のページ１，２，３の各サムネール（縮小画像）を表示することができる。

図３は、本発明の一実施例を示す文書管理システムの機能ブロック図である。本発明の文書管理システムは、文書管理データベース３１と文書管理データＨＴＭＬ変換システムと、一覧用ＨＴＭＬファイル３６、文書表示用ＨＴＭＬファイル３７、コンテンツデータファイル３８、キーワード検索結果ＨＴＭＬファイル３９、並び替え結果ＨＴＭＬファイル４０からなる各ファイルと、データベース管理システム（ＤＢＭＳ）３３と、キーワード一覧ファイル３４と、初期パラメータ設定部３５とから構成される。文書管理データベース３１内には、フォルダテーブル２６、文書テーブル２７、ページテーブル２８、コンテンツテーブル２９、ショートカットテーブル３０ａ、およびセキュリティテーブル３０ｂが設けられている。文書管理データＨＴＭＬ変換システム３２では、ルートフォルダ配下の変換処理では、ＤＢＭＳ３３を介してＤＢＭＳ問い合わせ部４１でデータベース３１に問い合わせを行い、フォルダテーブル２６を参照することによりフォルダ配下のフォルダ／文書を探し出し、フォルダ関係変換部４３、フォルダ／文書関係変換部４４により変換した後、一覧用ファイル出力部４９から一覧用ＨＴＭＬファイル３６に出力する。

ショートカットについても、同じようにしてデータベース３１のショートカットテーブル３０ａを参照することにより、受け取った文書をショートカット変換部４５で変換し、文書表示用ファイル出力部５０を介して文書表示用ＨＴＭＬファイル３７に出力する。また、文書に閲覧権限を持つユーザが限られる場合には、セキュリティテーブル３０ｂから読み出されたデータを、文書／ページ関係変換部４６で変換した後、セキュリティ情報合成部５１でセキュリティ情報を合成して、コンテンツデータ出力部５２を介してコンテンツデータファイル３８に出力する。キーワード検索の場合には、予めキーワード一覧ファイル３４からキーワード読み込み部４２に読み込んだキーワード毎に、データベース３１でキーワード検索を行ってフォルダ、文書を取得し、その結果をキーワード検索結果変換部４７でＨＴＭＬに変換し、キーワード検索結果出力部５３を介してキーワード検索結果ＨＴＭＬファイル３９に出力しておく。従って、キーワードを取得すれば、そのキーワードを持つ文書を取得すればよい。さらに、一覧並び替え変換については、キーワード一覧ファイル３４から取得した並び替えキー毎にデータベース３１からフォルダ、文書を取得して、並び替え結果変換部４８でＨＴＭＬに変換し、並び替え結果出力部５４を介して並び替え結果ＨＴＭＬファイル４０に出力しておく。従って、文書名や作成日時で昇順または降順にソートされた文書一覧情報をＨＴＭＬファイル４０から出力する。コントローラ５５は、ＨＴＭＬ変換システム３２内の各部の制御を行う。

図４は、本発明の一実施例を示す文書管理方法のメイン処理のフローチャートである。本発明のメイン処理では、ルートフォルダ配下の変換処理、ショートカット変換処理、キーワード検索結果一覧変換処理、および一覧並び替え変換処理を行う。先ず、データベース３１のフォルダテーブル２６からルートフォルダＩＤを取得し（ステップ１０１）、次に出力先ディレクトリを取得し（ステップ１０２）、出力するコンテンツデータタイプを選択した後（ステップ１０３）、フォルダ関係変換部４３またはフォルダ／文書関係変換部４４でフォルダ配下の変換処理を実行する（ステップ１０４）。次に、ショートカット変換処理があればこれを実行し（ステップ１０５）、次にキーワード検索一覧結果変換処理があればこれも実行し（ステップ１０６）、最後に一覧並び替え変換処理を実行する（ステップ１０７）。

このように、本実施例においては、フォルダ／文書／ページの概念で作成された文書管理システム上のデータを、ＨＴＭＬフォーマットに変換する機能を備えている。すなわち、その階層構造を記したデータベースとページのコンテンツデータ（実データ）から、階層構造をＨＴＭＬのリンクと結び付けることにより、文書の閲覧機能を実現可能にしている。これにより、専用の文書管理システムが稼動しないＰＣ上においても、ＷＷＷのブラウザがあれば、文書管理システムで管理されている文書の閲覧が可能になる。

図５は、図４におけるフォルダ配下変換処理の詳細フローチャートである。フォルダ配下にあるフォルダを探し出し（ステップ２０１）、フォルダがある場合については、さらにそのフォルダ配下の処理を行うことで、ルートフォルダ配下の全てのフォルダを探し出し、変換処理を行い（ステップ２０２）、フォルダとのＨＴＭＬリンクを作成して（ステップ２０３）、表示可能な情報を出力する（ステップ２０４）。全てを取得したならば（ステップ２０５）、次にフォルダ配下にある文書を探し出し（ステップ２０６）、文書変換処理を行うことにより（ステップ２０７）、文書とのＨＴＭＬリンクを作成する（ステップ２０８）。全ての文書が取得されたならば、最初のステップに戻る。

フォルダ／文書の一覧表示の表示モードとして、アイコン一覧表示／表紙一覧表示／詳細一覧表示の３つのモードで表示できるようなＨＴＭＬを出力する。選択ボタンにより、他の表示モードに切り替えが可能である。すなわち、文書管理システム上で、フォルダ／文書の一覧を閲覧する際に、アイコンと文書名の表示だけでなく、表紙一覧表示することにより、目的の文書を探すときに手間が省けて便利である。また、文書の名称だけでなく、詳細な情報を一覧に表示することができれば、ユーザが文書を探すときの助けとなる。その結果、フォルダ／文書一覧表示上で取得できる情報が増加することにより、目的の文書を探すために必要な時間を短縮することができる。

図１０は、本発明における変換後のフォルダ／文書の一覧表示を示す画面の図であり、図１１は、同じく変換後の文書表示画面の図である。図１０において、６２はフォルダ４のアイコン（表紙）、６３は文書１のアイコン（表紙）であって、一覧表示の画面が示されている。６１はユーザのアドレスが、６６は機能ボタンがそれぞれ表示されている。図１１において、７０は文書の詳細が表示されている画面であり、７１，７２はそれぞれ同じ文書の表紙一覧表示とアイコン一覧表示の選択切り替えボタンであり、いずれか一方をマウスクリックすることにより選択された一覧表示画面が切り替えられて表示される。

また、ユーザが閲覧権限のない文書については、ここでは取得されないため、変換されない。すなわち、図３において、ＨＴＭＬに変換する文書にユーザが閲覧権限を持っているか否かを、ＤＢＭＳ問い合わせ部４１からＤＢＭＳ３３を介してデータベース３１に問い合わせ、閲覧権限を持っている文書のみを変換する。このように、変換される文書管理システム上の文書データにおいて、ユーザが閲覧権限を持つ文書以外を変換しないことで、不特定多数のユーザに重要な文書情報が漏洩することを防止できる。これにより、ＷＷＷブラウザ上で不特定多数のユーザから、不用意に文書データを参照することができないため、機密保護が可能となる。

図６は、図５における文書変換処理の詳細フローチャートである。ページ番号を０にして（ステップ３０１）、文書内の各ページを順に取得し（ステップ３０２〜３０５）、そのページのコンテンツデータをファイルに書き出す（ステップ３０７、３１０）。書き出すコンテンツファイルは、実ファイルのみの場合と（ステップ３０５）、共通フォーマットファイル（ＰＤＦファイル）の場合と（ステップ３０７）、その両方の場合とがある。また、文書に閲覧権限があるときには（ステップ３０８）、コンテンツデータにセキュリティ情報を付加する（ステップ３０９）。

このように、本実施例では、コンテンツデータとしてアプリケーションファイルと共通フォーマットファイルの両方のコンテンツデータを出力し、アプリケーションファイルで表示するモードと共通フォーマットファイルで表示するモードの２つのモードを切り替えることができる。なお、共通フォーマットのうちのＰＤＦファイルで表示するモードにすることも勿論可能である。すなわち、文書内のページのコンテンツデータに関して、画像ファイルは既存の変換ツールを用いることで、ＧＩＦファイルやＪＰＧファイル等のＷＷＷブラウザで認識できるフォーマットに変換することにより表示可能であるが、アプリケーションファイルはそれぞれのアプリケーションがなければ見ることができない。画像ファイルやアプリケーションファイルを全て共通のフォーマットのファイルに変換することが可能であれば、それぞれのアプリケーションが稼動する環境がなくてもコンテンツデータの確認ができるため、極めて便利である。本実施例では、両方のコンテンツデータを出力する機能を持たせているので、ＷＷＷブラウザ上で文書データを閲覧している時、ユーザの使用するＰＣの環境に応じて表示モードを切り替えることで、コンテンツデータの中身を確認することができる。

また、本実施例では、ユーザが変換処理開始時に、アプリケーションファイル／ＰＤＦファイルのいずれのコンテンツデータを出力するかを選択することができ、選択されたコンテンツデータのみを出力する。すなわち、２つのフォーマットのコンテンツデータを持てるようにすることは、データ格納領域の資源の無駄となる。本実施例では、一連のＨＴＭＬファイルやコンテンツデータの変換において、ユーザがコンテンツデータとしてアプリケーションファイルを出力するか、あるいはＰＤＦファイルを出力するかを選択できるので、ユーザがＷＷＷブラウザで閲覧するシステムの環境に応じて、コンテンツデータを選択することができ、出力されるＨＴＭＬファイルやコンテンツデータに要するデータ量を少なくすることができる。

また、アプリケーションファイルとＰＤＦファイルの両方を書き出した場合には、実際の表示時にどちらのファイルを使用するかを選択する必要があるため、起動するアプリケーションを自動的に判別するスクリプトをＨＴＭＬ内に埋め込む必要がある。本実施例では、コンテンツデータのアプリケーションファイルと共通フォーマットファイルのどちらのファイルを使用して表示するかを、システムの環境に応じて自動的に切り替えることが可能である。すなわち、ユーザの閲覧する環境で、コンテンツデータのアプリケーションファイルを表示できるアプリケーションが導入されている場合には、そのアプリケーションを使用して表示し、共通フォーマットが表示できるアプリケーションが導入されている場合には、そのアプリケーションを仕様して表示することが可能なスクリプトをＨＴＭＬに埋め込んでいるので、自動的に表示に使用するアプリケーションを切り替えることができる。その結果、ユーザはコンテンツデータの表示のために、表示モードを切り替える必要がない。

また、文書内のページのコンテンツデータを確認する場合に、複数ページからなる文書に対して文書の全てのコンテンツデータを確認するためには、順々にページを切り替える必要があるので、面倒である。本実施例では、コンテンツデータのサムネール（縮小画像）を同時に表示することにより、コンテンツデータの確認を一度に行える。すなわち、ページ表示／サムネール一覧表示／サムネール＋ページ表示の３種類の文書表示モードをブラウズできるＨＴＭＬを出力するので、選択ボタンにより他の表示モードに切り替えが可能となる。その結果、ユーザが文書内のページのコンテンツデータを確認する際に、１ページずつ切り替えることなく、一度に複数のコンテンツデータを確認することができるので、目的ページに到着する時間を短縮することができる。

また、ＨＴＭＬに変換する対象文書に特定ユーザのみ閲覧権限が付加されている場合には、ファイルシステムに対しても特定ユーザのみ読み取り権限を付加することで、ＨＴＭＬ内のリンク先のファイルが読めないユーザは文書を閲覧できないようにすることができる。すなわち、変換された文書データに対してもユーザ個別に権限が設定できれば、特定ユーザとそれ以外のユーザで閲覧できる文書を変えることができる。本実施例では、変換後に作成されるＨＴＭＬファイルやコンテンツデータの格納領域で、ユーザ毎にセキュリティ機能がサポートされている場合に、元々文書管理システム上で設定されていたユーザ毎の権限設定をＨＴＭＬ変換後にも適用できるようにした。その結果、閲覧可能なユーザをさらに絞り込むことができるので、特定ユーザ向けに対して個別な文書データを作成する必要がなくなり、資源の有効利用に役立つ。

図７は、本発明におけるショートカット変換処理のフローチャートである。ショートカットとは、実際のフォルダ／文書へのリンクを保有するものである。この用途としては、より深い階層にある文書のショートカットを浅い階層のフォルダが有することにより、途中のフォルダ内の閲覧を行わずに直ちに目的の文書にたどり着くことができる。また、同じ文書のショートカットを複数のフォルダで有することにより、実際の文書は１つしか存在しなくても、複数のフォルダに分類したりすることが可能になる。本発明においては、フォルダ／文書のショートカットの構造を有するデータがデータベース内に存在する場合に、実際のフォルダ／文書とショートカットを保有するフォルダに対してリンクを張ったＨＴＭＬを生成する。これにより、ＷＷＷブラウザでフォルダ／文書を閲覧時にショートカット機能を使用することにより、目的の文書にたどり着ける時間を短縮することができ、また１つの文書を複数のフォルダから参照することも可能となる。

図７においては、ショートカット元フォルダ／文書とショートカット先フォルダの情報を取得し、そのＨＴＭＬリンクを作成する。ただし、元フォルダ／文書がルートフォルダ配下にないショートカットについては無視する。図７（ａ）では、ショートカット変換処理として、フォルダ配下のショートカット変換処理（ルートフォルダ）を行う（ステップ３１１）。図７（ｂ）では、フォルダ配下のショートカット変換処理（ステップ３１１）の詳細なフローを示しており、先ず指定フォルダ配下にあるフォルダを取得し（ステップ４０１）、フォルダ配下のショートカット変換処理をする（ステップ４０２）。全てが取得されたならば（ステップ４０３）、次に指定フォルダがショートカット先となる元フォルダを取得し（ステップ４０４）、そのショートカット元フォルダはルートフォルダ配下にあるフォルダか否かを判別し（ステップ４０５）、真であれば、ショートカット元とショートカット先のＨＴＭＬリンクを作成する（ステップ４０６）。また、偽であれば、何もしない。全ての元フォルダが取得されたならば（ステップ４０７）、次に指定フォルダがショートカット先となる元文書を取得し（ステップ４０８）、ショートカット元文書はルートフォルダ配下にある文書か否かを判別し（ステップ４０９）、真であれば、ショートカット元とショートカット先のＨＴＭＬリンクを作成する（ステップ４１０）。また、偽であれば、何もしない。全ての文書が取得されれば（ステップ４１１）、最初に戻る。

図８は、本発明におけるキーワード検索一覧結果変換処理のフローチャートである。一般に文書管理システム上で扱う文書量は極めて多いので、大量の文書中から目的の文書を探し出すため、フォルダからの閲覧の他にタイトルによる検索等を行う。しかし、検索機能は文書管理システム上の機能であるため、ＷＷＷブラウザからの閲覧時には使用できない。また、文書量も増加すると、検索に要する時間も多大となる。本発明においては、予め設定されたキーワードを元に、事前にそのキーワードによる検索の結果一覧をＨＴＭＬファイルに書き出しておくことにより、閲覧時にキーワードを選択するだけでキーワードがタイトル情報に含まれる文書の一覧を高速に表示できる。すなわち、キーワード一覧を取得して、それらのキーワードの１つ１つに対して、そのキーワードがタイトル情報に含まれる文書を検索するようにデータベースに対して依頼し、その検索結果を一覧に表示するＨＴＭＬファイルを生成する。これにより、フォルダから目的の文書をたどっていく他に、キーワードによる探索が可能となるため、目的の文書を探すための必要な時間を大幅に短縮することができる。図８では、先ずキーワードを取得し（ステップ５０１）、そのキーワードを持つ文書を取得する（ステップ５０２）。そして、文書へのＨＴＭＬリンクを作成し（ステップ５０３）、文書の全てが取得できたならば（ステップ５０４）、さらにキーワード全てが取得できたか否かを判別し（ステップ５０５）、取得できた（真のとき）ときには最初に戻る。

図９は、本発明における一覧並び替え変換処理のフローチャートである。前項では、キーワードにより高速検索を可能にする方法について述べたが、文書名が分っている場合や、最近作成した文書を探し出す必要がある場合には、文書名でソートされている一覧や、作成日時でソートされている一覧から探し出す方が、フォルダをブラウジングする方法よりも効率がよい。本実施例では、文書の詳細情報でソートされた文書一覧のＨＴＭＬファイルを出力する。すなわち、ユーザが指定した文書詳細情報（例えば、文書名、作成日時）で昇順および降順でソートした文書一覧情報をデータベースから取得して、その結果一覧を表示可能なＨＴＭＬファイルを出力する。これにより、文書の詳細情報の一部が既知の場合には、文書を探す効率を向上させることができる。図９では、先ず並び替えキーを取得し（ステップ６０１）、並び替えキーを基に文書を昇順または降順に並び替える（ステップ６０２）。並び替えられた文書を順に取得し（ステップ６０３）、文書へのＨＴＭＬリンクを作成する（ステップ６０４）。そして、文書の全てを取得したか否かを判別し（ステップ６０５）、さらにキーの全てを取得したか否かを判別し（ステップ６０６）、全て取得したならば、最初に戻る。

図４〜図９の各動作フローをそれぞれプログラムに変換し、変換されたプログラムをＣＤ−ＲＯＭ、ハードディスク装置等の記録媒体に格納しておくことにより、その記録媒体を任意の場所に携帯または搬送することで、任意のＰＣにプログラムをインストールすれば、どこででも本発明の文書管理システムを実現することができる。

以上説明したように、本例では、（１）フォルダ、文書またはページの概念で作成された文書管理システム上のデータをＨＴＭＬフォーマットへ変換することができる。また、（２）深い階層の文書のショートカットを途中のフォルダ内の閲覧を行うことなく、直ちに目的文書にたどりつけるショートカット機能を有する。また、（３）コンテンツデータのサムネール（縮小画像）を同時に表示することにより、コンテンツデータを一回で確認できる。また、（４）一連のＨＴＭＬファイルやコンテンツデータの変換の際に、アプリケーションファイルと共通フォーマットファイルの両方のコンテンツデータを出力することが可能である。。また、（５）共通のフォーマットとしてＰＤＦ（ＰｏｒｔａｂｌｅＤｏｃｕｍｅｎｔＦｏｒｍａｔ）を用いることにより、一連のＨＴＭＬファイルやコンテンツファイルの変換において、アプリケーシヨンファイルとＰＤＦファイルの両方を出力することが可能である。また、（６）コンテンツデータのアプリケーションファイルと共通フォーマットファイルのいずれのファイルを使用して表示するかを、システムの環境に応じて自動的に切り替えることが可能である。また、（７）一連のＨＴＭＬファイルやコンテンツデータの変換において、ユーザがコンテンツデータとしてアプリケーションファイルを出力するか、またはＰＤＦファイルを出力するかを選択することができる。また、（８）文書の一覧表示モードとして複数の表示モードを設けることにより、目的の文書を探すのに文書の名称のみならず、詳細な情報も一覧表示できるようにした。また、（９）ユーザが閲覧権限を持つ文書以外は変換しないようにして、不特定多数のユーザに重要な文書情報が漏洩することを防止できる。また、（１０）変換後に作成されるＨＴＭＬファイルやコンテンツデータの格納領域において、ユーザ毎のセキュリティ機能がサポートされている場合に、元来、システム上で設定されていたユーザ毎の権限設定をＨＴＭＬ変換後にも適用できる。また、（１１）予め設定しておいたキーワードを基に、事前にそのキーワードによる検索の結果一覧をＨＴＭＬファイルに書き出しておき、閲覧時にキーワードを選択するだけで、キーワードがタイトル情報に含まれる文書の一覧を高速に表示することができる。また、（１２）文書の詳細情報でソートされた文書一覧のＨＴＭＬファイルを出力することが可能である。尚、このような処理は、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録したプログラムをコンピュータが実行することで実現される。

このように、本例では、専用の文書管理システムが稼動していないＰＣ上で、ＷＷＷのブラウザがあれば文書管理システムとして管理されている文書の閲覧が可能になる。さらに、閲覧時には、ショートカット機能を使用することができるので、文書到達時間を短縮することが可能であり、またコンテンツデータの縮小画像を表示できるので、内容確認を一度にでき、またファイルのモードを切り替えて表示できるので、ＰＣの環境に応じて中身を確認でき、また機密保護が可能であり、キーワード検索も可能であり、並び替え後の文書一覧情報も表示可能である。

本発明の一実施例を示す文書管理システムのフォルダ／文書の階層構造を示す図である。同じく文書管理システムの文書表示方法を示す図である。本発明の一実施例を示す文書管理システムの機能ブロック図である。本発明の一実施例を示す文書管理方法のメイン処理のフローチャートである。本発明の一実施例を示すフォルダ配下変換処理のフローチャートである。本発明の一実施例を示す文書変換処理のフローチャートである。本発明の一実施例を示すショートカット変換処理のフローチャートである。本発明の一実施例を示すキーワード検索一覧変換処理のフローチャートである。本発明の一実施例を示す一覧並び替え変換処理のフローチャートである。本発明における変換後のフォルダ／文書の一覧表示を示す画面図である。本発明における変換後の文書表示画面の図である。

符号の説明

１１〜１４：フォルダ１〜４、１５〜１９：文書１〜文書５、１〜６：フォルダ、文書を表示画面、５，７：情報一覧表示の画面、２１：文書１を表示する画面、２２：文書１のリンク先画面、２３：サムネール一覧のリンク先画面、３１：文書管理データベース、３２：文書管理データＨＴＭＬ変換システム、３３：ＤＢＭＳ、３４：キーワード一覧ファイル、３５：初期パラメータ設定部、３６：一覧用ＨＴＭＬファイル、３７：文書表示用ＨＴＭＬファイル、３８：コンテンツデータファイル、４０：並び替え結果ＨＴＭＬファイル、３９：キーワード検索結果ＨＴＭＬファイル、４２：キーワード読み込み部、４１：ＤＢＭＳ問い合わせ部、４３：フォルダ関係変換部、４４：フォルダ／文書関係変換部、４５：ショートカット変換部、４６：文書／ページ関係変換部、４７：キーワード検索結果変換部、４８：並び替え結果変換部、４９：一覧用ファイル出力部、５０：文書表示用ファイル出力部、５１：セキュリティ情報合成部、５２：コンテンツデータ出力部、５３：キーワード検索結果出力部、５４：並び替え結果出力部、５５：コントローラ、６２，６３：フォルダ４および文書１のアイコン（表紙）、６１：ユーザアドレス、６６：機能ボタン、７０：文書詳細画面、７１，７２：表紙一覧表示とアイコン一覧表示の選択ボタン。

Claims

文書データを格納したデータベースと、
該データベースから文書データを検索するためのキーワードを格納したキーワードデータベースとを有し、
該キーワードデータベースからキーワードを取得し、取得したキーワードを含む文書データを上記データベースから検索して取得し、
HTMLのリンクにより、該取得した文書データへのＨＴＭＬリンクを作成し、作成したＨＴＭＬリンクを上記文書データの検索結果として出力することを特徴とする文書データ管理装置。
文書データを格納したデータベースと、
該データベースが格納した文書データの一覧並び替え用の並び替えキーワードを格納したキーワードデータベースとを有し、
該キーワードデータベースから並び替えキーワードを取得し、取得した並び替えキーワードを用いて上記データベースにおける当該文書データの並び替えを実行し、
HTMLのリンクにより、該並び替えた文書データへのＨＴＭＬリンクを作成し、作成したＨＴＭＬリンクを上記文書データの並び替えの結果として出力することを特徴とする文書データ管理装置。
コンピュータに、請求項１もしくは請求項２のいずれかに記載の文書データ管理装置における各機能を実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。