JP2002157274A - 電子ファイル装置とそのシステム作成方法及び書類データの選択方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 従来、棚やロッカーに収納されている資料を
スキャナでイメージデータとした電子ファイル装置は、
その使用方法が利用者のそれまでのファイル検索方法と
はかけ離れたものであり、構築に時間がかかる割には利
用する側にとって便利とは言い難いシステムであった。 【解決手段】 棚やロッカーなどのファイル収納機器内
のファイルのイメージ、もしくはファイルの外観イメー
ジのみの集合からなるファイルのイメージにおけるファ
イルの表示位置と関連づけて書類データの表紙集ファイ
ルを記憶し、その表紙集ファイルから必要とする書類を
選択できるようにし、棚やロッカーなどからファイルを
取り出して中の書類を閲覧するイメージで利用者の書類
に関する記憶を生かせるようにしてファイリングすると
共に、データベースの構築のような時間のかかる作業を
不要として効率的な電子ファイル装置を提供できるよう
にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、設計情報データ、
メンテナンス記録などの各種資料を簡単に検索できるよ
うにした電子ファイル装置とそのシステム作成方法及び
書類データの選択方法に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】比較的ライフサイクルの長い昇降機や冷
熱機、また電力や原子力関係の機器などは、２０年から
４０年など、長年月にわたるメンテナンス業務が必要な
ものがある。こういった機器においては、長年にわたっ
て収集・作成した資料が膨大な量になり、また、メンテ
ナンスのために設計当時の詳細な記録が必要な場合もあ
って、蓄積された資料の保管と検索が問題となってい
る。

【０００３】こういった資料も、量が少ない場合やファ
イルを作成した担当者が在籍している間は、資料をパイ
プ式ファイルなどに綴じ、オフィスのロッカーや棚に保
管しておけば記憶に頼ることで必要な情報を探すことが
可能であり、必要に応じて取捨選択することもできた。

【０００４】しかし前記したように、長年にわたって収
集・作成した文書が蓄積されてくるとスペースの問題が
生じ、また検索が困難になる。そのため、こういった資
料をスキャナなどで取り込んでイメージデータとし、光
ディスクなどに収容する電子ファイリングシステムが利
用されるようになってきた。しかしながらこういった電
子ファイリングシステムは、確かに莫大な量の資料をフ
ァイリングすることが可能であるが、そのシステムを構
築するためには書類検索用の書類名やキーワードを入力
したデータベースなどが必要になり、多大な費用と時間
がかかる。しかしながら、その資料へのアクセス方法が
十分に考慮されていない場合、多大な費用と時間をかけ
たのにも関わらず必要な資料を検索するのに時間がかか
り、使い勝手が悪いなどの問題が生じた。

【０００５】すなわち従来の電子ファイリングシステム
は、まず書類を内容によって例えば仕様書、マニュア
ル、技術資料、設計資料、製品別、などに分けて階層構
造にするか、その書類内容毎に表題、作成者、作成年月
日などを入力したデータベースを作成し、場合によって
はその書類を検索するためのキーワードを付けたり、抄
録を作成して検索が容易におこなえるようにしていた。

【０００６】しかしながら、このようにデータベースを
作成するためには多大な時間と人員を必要とするにもか
かわらず、書類を検索する人はこういったデータベース
の使い方を習得したり、検索の際、階層の中をあちこち
探し回ったり、書類の標題、あるいはキーワードなどを
自分で入力せねばならず、従来のファイルに収容してい
たものとは違って使い勝手が悪かった。

【０００７】すなわち従来の資料は、前記したようにパ
イプファイルやその他のファイルに穴を開けてファイル
し、それを棚やロッカーに入れて保管するという形態が
多かった。そのため利用者は、これについての資料は、
どこの棚、若しくはロッカーの何段目のパイプファイ
ル、という具合に記憶していることが多く、さらにその
パイプファイルの特徴も、背表紙のタイトルの場合はワ
ープロ打ちされたものであればその書体や大きさ、縦書
き横書きといった違い、手書きのものであれば筆跡や筆
記用具の違い、また資料番号を識別するためのラベル、
分類を意味する様々な形のカラーラベルなど、紙の汚れ
具合に至るまで多くの情報がこの記憶につながってお
り、利用者はこれらの情報を元に瞬時にして情報の場所
を判断していた。

【０００８】ところが電子ファイルにすることによっ
て、まずこういった現物の書棚のもつ各フォルダの空間
的位置、外観の特徴が失われた。そして、現物のフォル
ダを手でめくって探す際の着目点である資料の外観の特
徴が失われて検索が困難となった。また、前記したよう
に検索をデータベースでおこなう場合、操作が複雑なた
め直感で検索できるものは少なく、操作説明書を参照し
ないと理解できないものが多いため、機械操作に慣れな
い作業者にとっては、便利であるとは言い難かった。更
にこの場合、同じような分野の書類では、表題やキーワ
ードが似通ったものが多数作られていて区別がつかなか
ったり、資料の分類方法が枠にはめられていて、分類項
目がはっきりしていないと登録も検索も容易ではなく、
作業者が現状活用しているファイル体系を保ったまま電
子フアイルに置き換えることが困難である。

【０００９】またこういった電子ファイル装置において
は、前記したデータベースと書類データとの間にリンク
を設定し、キーワード検索によって必要な書類が表示さ
れるようにしたものもあるが、このためには書類１つ１
つの書類名や設定したキーワードとデータベース間に手
作業でリンクを設定する必要があって、こういった作業
に多くの時間と費用がかかる。さらに、リンクを設定す
る作業が人の手によって行われるため、似たような資料
の場合は間違いが生じやすく、検証にも時間がかかる。

【００１０】さらに元の資料ファイルにおける書類を探
しやすくするため、イメージデータファイルに内容を容
易に連想できるような名前を付けると、入力そのものに
時間を要すると共に台帳を作成するなどして時間がかか
る。また、こういった台帳を作成しない場合は、ファイ
ル名が重複していないかなどの確認が必要であり、さら
にファイル名がコンピュータのシステムの規則によりエ
ラーになることがあって、ファイル名を付ける際にも注
意が必要であると共に手間が掛かる。

【００１１】こういったことを改善するため特開平８−
１６６１２号公報には、同じような書類、例えば仕様書
とかマニュアルなどを収容したブリーフケース的なもの
や書類そのものを示すアイコン、書類の格納場所を階層
的に示したディレクトリ、ファイル名とそのデータ、書
類の格納場所の地図、グラフ、部屋などを表示し、それ
を順次クリックしてゆくと目的の資料に到達できるよう
にしたシステムが示されている。また、特開平１０−１
０５５６５号公報には、まずメニュー画面に分野を表示
し、必要な分野を選択すると大分類、中分類、小分類が
表示され、それを選択するとさらに詳細選択画面が表示
されて目的の資料を探すことのできるシステムが示され
ている。

【００１２】

【発明が解決しようとする課題】しかしながらこれら特
開平８−１６６１２号公報、特開平１０−１０５５６５
号公報に示されたものも、前記した従来の方法と同様、
探す書類の分野がわかっているか、あるいは書類名、キ
ーワードなどが予めわかっている場合は比較的簡単に探
すことができるが、書類の分類、キーワードの付与、デ
ータベースの作成などに時間がかかり、また、普段使い
慣れているパイプファイルなどの書類をこのように分類
分けしてしまうと、それらのファイルの存在していたと
きの特徴が失われ、そのかわりに普段使っていた人たち
にとっては検索の手間が生じて使いづらいものになって
しまう。また、こういったシステムを構築するために
は、前記したようにファイル名、キーワードなどを１つ
１つ入力したり設定したりせねばならず、似たような資
料の場合は間違いが生じやすいと共に、ファイル名が重
複していないかなどの確認が必要であり、さらにファイ
ル名がコンピュータのシステムの規則によりエラーにな
ることがあって、ファイル名を付ける際にも注意が必要
であると共に手間が掛かる。

【００１３】このような事情に鑑み本発明は、普段、そ
のファイルを長年使って来た人達が違和感無く使えるよ
うな電子ファイル装置と書類データの選択方法を提供す
ることが第１の課題であり、かつ、このような電子ファ
イル装置におけるシステムを容易に構築できるようなシ
ステム作成方法を提供することが第２の課題である。

【００１４】

【課題を解決するための手段】上記第１の課題を解決す
るため本発明においては、実存する棚やロッカーにおけ
るパイプファイルなどのファイルのイメージをデジタル
カメラなどで直接撮影したイメージ、もしくはファイル
の外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージ
を画面に表示してそのうちの所望のファイル位置をクリ
ックすることでその中身を表示できるようにし、電子フ
ァイルでありながら実存する棚やロッカーから資料を探
し出すのと同じ感覚で検索して資料を探せるようにし
た。

【００１５】また、上記第２の課題を解決するためこの
ような電子ファイル装置のシステム構築に当たっては、
ファイルのイメージにおけるファイル位置と所望の書類
のデータファイルとの関連づけを容易におこなえるよう
にするため、書類のデータファイル名を文字コード順な
どの特定の規則を用いてファイルにおける書類の収容順
を示すように付け、前記ファイルのイメージ中のファイ
ル位置と前記書類のデータファイル間に、この規則に従
って自動的にリンクを設定できるようにした。

【００１６】上記第１の課題を解決するため本発明にお
いては、請求項１に記載したように、単一または複数の
ファイルの各々に収容された単一または複数の書類のデ
ータと、前記複数のファイルを格納した書棚、またはロ
ッカーなどの実存または仮想のファイル収容機器内のフ
ァイルのイメージ、もしくはファイルの外観イメージの
みの集合からなるファイルのイメージと、該ファイルの
イメージ中のファイルの表示位置とそのファイルに収容
された前記書類データとを関連づけたデータとを記憶し
た記憶装置と、該記憶装置の内容を表示する表示装置
と、該表示装置に前記ファイルのイメージを表示させ、
該ファイルのイメージにおけるファイル位置の選択でフ
ァイル中の書類データを表示装置に表示する制御をおこ
なう制御装置とからなり、実存または仮想のファイル収
容機器内の、もしくはファイルの外観イメージのみの集
合からなるファイルのイメージにおけるファイル表示位
置の選択で書類データを表示できるようにしたことを特
徴とする。

【００１７】また、このような電子ファイル装置におけ
る書類データの選択方法である請求項８は、書棚、また
はロッカーなどの実存または仮想のファイル収容機器内
の単一または複数頁からなる書類を収容した単一または
複数のファイル内、もしくは独立したファイル内の単一
または複数頁からなる書類データを記憶し、該書類デー
タを表示装置に表示できるようにした電子ファイル装置
における書類データの選択方法であって、前記実存また
は仮想のファイル収容機器内におけるファイルのイメー
ジ、もしくはファイルの外観イメージのみの集合からな
るファイルのイメージを表示装置に表示し、該ファイル
のイメージ中のファイル位置を指定することで前記書類
データを選択できるようにしたことを特徴とする。

【００１８】このように実存または仮想のファイル収容
機器内におけるファイルのイメージ、もしくはファイル
の外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージ
と、該ファイルのイメージにおけるファイルの表示位置
と関連づけて書類データを記憶して電子ファイル装置を
構成することにより、利用者は従来と同様直感的に必要
な書類のあるファイルをファイルのイメージから選択す
ることができる。従って利用者は、従来と同様直感的
に、容易に、必要な書類を選び出すことができると共
に、従来の電子ファイル装置に見られた操作説明書の参
照やデータベースの使い方の習得などが不用となり、ま
た、表題やキーワードの入力といった面倒な操作も必要
なくなる。

【００１９】そして、ファイルのイメージ中におけるフ
ァイルの表示位置と関連づけた書類データは、請求項
２、７、及び９に記載したように、前記記憶装置は、前
記ファイル毎にファイル中の書類データにおける先頭
頁、または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしく
はワープロファイルなどの資料ファイルを集めた表紙集
ファイルを記憶し、前記ファイルのイメージにおけるフ
ァイル表示位置の選択で、該ファイルに対応した表紙集
ファイルを選択できるようにしたことを特徴とする。前
記記憶装置は、表示装置に表示された前記表紙集ファイ
ルの先頭頁、または代表頁における特定頁の選択で対応
する書類データを選択するデータを記憶したことを特徴
とする。前記書類データの選択は、前記ファイルのイメ
ージ中のファイルを選択し、前記表示装置に表示した前
記ファイル中の書類データにおける先頭頁、または代表
頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファ
イルなどの資料ファイルを集めた表紙集ファイルから特
定頁を選択することでおこなえるようにしたことを特徴
とする。

【００２０】このように各ファイルに複数収容された複
数頁から構成される書類の先頭頁、または代表頁、ある
いはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなど
の資料ファイルを集めた表紙集ファイルを作成し、これ
を表示装置に表示することにより、利用者はその表紙集
ファイルで書類の中身を直感的に把握することができ、
必要なものがどれかの判断を容易におこなうことができ
る。

【００２１】しかし、単に書類の先頭頁、または代表頁
を表示すると、表示されている書類イメージが先頭頁や
代表頁なのか書類の中身なのかわからなくなる場合があ
る。そのため請求項３に記載したように、前記表紙集フ
ァイルに収容した先頭頁、または代表頁、あるいはそれ
らのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料フ
ァイルを表示するに際し、該先頭頁、または代表頁であ
ることを識別するためにマーク、または特定の色を付す
ことを特徴とする。

【００２２】このようにすることで、表示されているの
が先頭頁、または代表頁であることがはっきりし、書類
の中身との区別が容易に判断できる。

【００２３】そしてこのマークは、請求項４に記載した
ように、前記先頭頁、または代表頁であることを識別す
るためのマークは、書類記載内容を隠さない位置に付す
ことが好ましい。

【００２４】そして更に請求項５においては、前記記憶
装置に、書類に関するキーワードからファイル名と該フ
ァイルに収容された書類名とを検索すると共に前記ファ
イルのイメージ中の前記検索したファイル名に該当する
ファイルの表示位置をブリンクなどの手段で明示させる
データベースを持ち、キーワードの入力でファイル表示
位置を明示させて選択できるようにしたことを特徴とす
る。

【００２５】このようにファイルのイメージからの選択
と、キーワードからの選択を混在させることにより、例
えば書類をどのファイルに収容したかは覚えていないが
書類に関するキーワードを覚えている、といった場合で
も必要な書類を簡単に探すことができる。

【００２６】更に請求項６においては、前記記憶装置
に、書類に関するキーワードからファイル名と該ファイ
ルに収容された書類名とを検索すると共に前記ファイル
の外観を表示させるデータベースを持ち、キーワードの
入力でファイルの外観を表示させて選択できるようにし
たことを特徴とする。

【００２７】このようにキーワードからの選択とファイ
ルの外観による選択を混在させることにより、例えば書
類をどのファイルに収容したかは覚えていないが書類に
関するキーワードを覚えており、かつ、ファイルの外観
を見ることで記憶が戻るといった場合に非常に有効な検
索方法を提供することができる。

【００２８】このように構成した電子ファイル装置のシ
ステムを構築するため、請求項１０に記載した発明は、
単一または複数頁からなる書類を収容した単一または複
数のファイルを格納した書棚、またはロッカーなどの実
存または仮想のファイル収容機器内におけるファイルの
イメージ、もしくはファイルイの外観メージのみの集合
からなるファイルのイメージを表示装置に表示し、該フ
ァイルイメージ中のファイルを選択することにより前記
ファイルに収容された書類のデータを選択できるように
した電子ファイル装置におけるシステム作成方法であっ
て、前記書類のデータファイル名が、該書類を収容した
ファイルにおける書類の収容順を示すよう特定の規則に
よって付与し、前記ファイルのイメージ中のファイル位
置と前記書類のデータファイル間に、前記書類のデータ
ファイル名における特定の規則に基づいて関係付けを設
定することを特徴とする。

【００２９】このように書類のデータファイル名が、該
書類を収容したファイルにおける書類の収容順を示すよ
う特定の規則を設けることで、書類データ名を１つ１つ
考えたり入力したりする必要や、似たような資料におけ
るファイル名の重複、コンピュータのシステムの規則に
よってファイル名がエラーになることの確認などが必要
なくなり、しかもファイルのイメージ中のファイル位置
と前記書類のデータファイル間の関係付け（リンク作
業）を、前記規則に基づいて機械的に、自動的におこな
うことができるようになり、従来のこういったシステム
における関係付け作業を大幅に軽減できると共にファイ
ル名の入力などによる間違いも防止できる。

【００３０】そして、ファイルのイメージのファイル位
置と書類のデータファイル間の関係付けは、請求項１１
に記載したように、前記ファイルのイメージ中のファイ
ル位置と前記書類のデータファイル間の関係づけにあた
っては、前記書類のデータファイルから各書類の先頭
頁、または代表頁のイメージデータ、またはワープロフ
ァイルなどの資料ファイルを抽出した表紙集ファイルを
各ファイル毎に作成し、該表紙集ファイルと前記ファイ
ルのイメージ中のファイル位置とを関連づけると共に、
表紙集ファイルの各頁と前記書類のデータファイルとを
関連づけておこなうことを特徴とする。

【００３１】このように、書類のデータファイルから各
書類の先頭頁、または代表頁のイメージデータ、または
ワープロファイルなどの資料ファイルを抽出した表紙集
ファイルを介在してファイルのイメージ中のファイル位
置と書類のデータファイル間を関係づけることにより、
階層的なシステム構築を容易におこなうことができ、前
記したファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデ
ータファイル間の関係付け作業を自動的に行うことが可
能となる。

【００３２】そしてこの表紙集ファイルは、請求項１２
に記載したように、前記各書類のデータファイルから各
書類の先頭頁、または代表頁のイメージデータ、または
ワープロファイルなどの資料ファイルを抽出した表紙集
ファイルは、抽出したイメージデータ、またはワープロ
ファイルなどの資料ファイルを前記書類のデータファイ
ル名順に収容して作成することを特徴とする。

【００３３】このように、抽出したイメージデータを前
記書類のデータファイル名順に収容して表紙集ファイル
を構成することで、前記したように書類のデータファイ
ル名は特定の規則に従って付与されているから、ファイ
ルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル
間の関係付けを自動的におこなうことが可能となる。

【００３４】そしてこのファイルのイメージ中のファイ
ル位置と書類のデータファイル間の関係づけについて
は、請求項１３に記載したように、前記ファイルのイメ
ージ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間の
関係づけにあたっては、ファイルのイメージ中のファイ
ル領域座標またはファイル名、ファイル数、書類のデー
タファイルを収容したフォルダ名、リンク元ファイル
名、リンク元頁番号、リンク先ファイル名などで構成し
た補足情報ファイルを作成し、ファイルのイメージ中の
ファイルと書類のデータとを自動的に関係づけるように
したことを特徴とする。

【００３５】このように補足情報ファイルを作成するこ
とにより、この補足情報ファイルの中身を順次読み出し
てゆくことで前記したファイルのイメージ中のファイル
位置と書類のデータファイル間の関係づけを容易に、自
動的におこなえるようになる。

【００３６】

【発明の実施の形態】以下、図面に基づいて本発明の実
施の形態を例示的に詳しく説明する。但し、この実施の
形態に記載されている構成部品の寸法、材質、形状、そ
の相対配置などは、特に特定的な記載がない限りはこの
発明の範囲をそれのみに限定する趣旨ではなく、単なる
説明例に過ぎない。

【００３７】図１は本発明の電子ファイル装置を示した
図、図２は電子ファイル装置に表示したイメージデータ
の説明図であり、図３は各ファイルに収容された書類の
説明図、図４は各書類の先頭頁、または代表頁を集めた
表紙集ファイルの説明図、図５は表紙集ファイルの表示
状況の説明図、図６は本発明の電子ファイル装置をロー
カルエリアネットワークで使う場合のブロック図、図７
は本発明の電子ファイル装置の構築方法における書類名
付与方法の説明図、図８は各ファイルに含まれる資料名
の設定順序の説明図、図９は各ファイルと先頭頁、及び
各ファイルの資料との関連づけ（リンク）の説明図、図
１０は関連づけ（リンク）設定のための各データを説明
するための図、図１１は本発明の電子ファイル装置にお
けるシステム作成方法のフロー図である。図中１０は電
子ファイル装置全体の制御装置を含む表示装置、１１は
記憶装置、１２はスキャナである。

【００３８】例えば図２（ａ）に示したように、複数の
ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇが収納されている棚などのフ
ァイル収容機器があった場合、まずこの棚をそのままデ
ジタルカメラなどで撮影してファイルのイメージ１を作
る。なお、このファイルのイメージは、実際の棚には収
容されていない既にデジタル化されたデータを仮想ファ
イルとして収容したり、こういった既にデジタル化され
た仮想ファイルだけで構成した仮想棚などで作ったもの
でもよい。また、ファイル収容機器に収容されたイメー
ジではなく、単体のファイル外観のみによるファイルの
イメージであっても良い。そしてこれらの各ファイル
Ａ、Ｂ、……、Ｇの各々には、図３に示したように複数
の書類がファイルされており、例えばファイルＢに収容
されている書類が図４に示したように、イ１、イ２、イ
３で構成された書類イ、ロ１、ロ２で構成された書類
ロ、ハ１、ハ２、ハ３、ハ４、ハ５で構成された書類ハ
……などで構成されている場合、これらの書類が例えば
ワープロデータで作られていてそのデータがある場合は
そのまま、無い場合は図１のスキャナ１２などでスキャ
ンし、書類のデータとすると共にサムネイル画像を作成
し、さらに各書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそ
れらのイメージ、もしくはワープロデータイ１、ロ１、
ハ１……を集めて表紙集ファイル３０Ｂを作成すると共
に、各表紙集ファイルに集められた頁のサムネイル画像
を作成する。そして、他のファイルＡ、Ｃ、……、Ｇに
ついても、同様に収容されている書類をスキャンして書
類データとすると共にそれらの先頭頁、または代表頁、
あるいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイル
などの資料ファイルを集めた表紙集ファイル３０Ａ、３
０Ｃ……、３０Ｇ、及びサムネイル画像を作成し、これ
らファイルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類の
データを図１の記憶装置１１に記憶する。

【００３９】この記憶装置１１に記憶したファイルのイ
メージデータ１は、図１における表示装置１０に含まれ
る制御装置によりこの表示装置１０に図２（ａ）のよう
に表示した際、図１０の（ａ）に示した各ファイルＡ、
Ｂ、……、Ｇ毎にそれぞれ別個に指示できるよう、それ
ぞれのファイル表示イメージ毎に独立したものとする。
この方法としては、例えば図１０の（ａ）において、図
１の表示装置１０に表示したファイルのイメージ１にお
ける各ファイルの始点と終点の座標が、図１０（ｂ）に
示したようにファイルＡでは（５，５）、（１７８，５
３０）、ファイルＢでは（１８０，５）、（３７０，５
３０）……である場合、この座標で区切られる範囲をそ
れぞれのファイルイメージ表示エリアとしたり、また、
各ファイルを別々に撮影するかファイルのイメージデー
タ１を各ファイル別にバラバラにし、その各ファイル毎
のイメージを表示したとき、ファイルのイメージデータ
１となるようにして別個に指示できるようにしても良
い。

【００４０】そしてそれぞれのファイルイメージ表示エ
リア、またはファイルイメージ毎に、そのファイルに収
容してある書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれ
らのイメージ、もしくはワープロファイルなどの資料フ
ァイルを収容した前記表紙集ファイル３０Ａ、３０Ｂ、
３０Ｃ……、３０Ｇに対してリンクを設定し、棚のイメ
ージデータ１における各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇの表
示位置を指示することによって、前記表示装置１０に含
まれる制御装置によりそのファイルに対応した表紙集フ
ァイル３０が図２（ｂ）、及びその詳細を示した図５の
ように表示されるようにする。

【００４１】すなわちこの図２（ｂ）、及びその詳細を
示した図５において５０は、このファイルのイメージデ
ータ１における選択されたファイル（この例ではＢのフ
ァイル）に対応した表紙集ファイル３０_Ｂの中身である
各書類の先頭頁、または代表頁、あるいはそれらのイメ
ージ、もしくはワープロファイルなどの資料ファイルイ
１、ロ２、ハ３、……をサムネイル形式で表示するエリ
アで、５１はそのうちの選択された表紙を拡大して表示
するエリア、５４は先頭頁、または代表頁であることを
識別するためのマーク、５５は選択表示された表紙が必
要としている書類の先頭頁、または代表頁である場合、
その書類の全頁のデータとリンクさせるためのリンクボ
タンエリアである。そして、図１の表示装置１０に図２
（ａ）のように表示されたファイルのイメージ１の、例
えばファイルＢを選択してクリックすると、表示装置１
０には、表示装置１０に含まれる制御装置によって図２
（ｂ）のようにこのファイルＢに収容された複数の書類
の先頭頁、または代表頁のサムネイルが５０のエリア
に、そしてエリア５１にそのサムネイル中の選択された
表紙が拡大されて表示される。

【００４２】さらにこの図２（ｂ）、または図５のエリ
ア５１に表示された書類は、その表紙を含む書類デー
タ、すなわち先に図１におけるスキャナ１２でスキャン
して記憶装置１１に記憶した書類の全頁のデータとリン
クされており、このエリア５１に表示された表紙、すな
わちリンクボタンエリア５５をクリックすることによ
り、表示装置１０に含まれる制御装置が図２（ｃ）に示
したように、選択した表紙に対応した書類の各頁のサム
ネイルがエリア５２に、そしてこのエリア５２のサムネ
イル中における選択した頁の詳細拡大イメージをエリア
５３に表示するようにしてある。

【００４３】なおファイルのイメージ１と表紙集ファイ
ル３０、及び表紙集ファイル３０と各書類データイ、
ロ、ハ……の関連づけは、例えばＨＴＭＬ言語やＸＭＬ
言語を用いてホームページ形式にファイルのイメージ１
を表示できるようにし、さらに各ファイルＡ、Ｂ、…
…、Ｇのイメージエリア、またはファイルイメージと表
紙集ファイル３０Ａ、３０Ｂ、３０Ｃ……、３０Ｇをハ
イパーリンクで対応付け、さらにこの表紙集ファイル３
０Ａ、３０Ｂ、３０Ｃ……、３０Ｇと各書類イ、ロ、ハ
……を同じくハイパーリンクで対応付けることにより、
容易に関連づけられる。このようにすると、通常のＷＷ
Ｗブラウザを使うことでファイルのイメージ１の表示
や、表示されたファイルのイメージ１から表紙集ファイ
ル３０への移行、表紙集ファイル３０から各書類データ
への移行を容易におこなうことができ、そして元のファ
イルのイメージ１への移行も、「戻る」釦を設けること
で簡単に行うことができる。

【００４４】このようにＨＴＭＬ言語やＸＭＬ言語を用
いてＷＷＷブラウザで表示できるようにすれば、作成し
たデータをそのままＷＷＷサーバに保管することでホー
ムページとして使うことが可能となり、遠隔地からの書
類閲覧が可能となる。さらに、ローカルエリアネットワ
ーク（ＬＡＮ）などを構築した場合も、データをそのま
まサーバに入れればどこの部署からも閲覧が可能とな
り、ＣＤ−ＲＯＭなどにするのも容易にできる。

【００４５】このようにすることで電子ファイル装置の
利用者は、ファイルのイメージ１により、従来の棚から
ファイルを持ち出して書類を閲覧するのと全く同じ要領
でファイルを選択でき、しかもその選択によってそのフ
ァイルの表紙集ファイルが表示されて必要な書類の表紙
が簡単に選択できるから、必要な書類が従来通り人間の
直感で簡単に探すことができる。そのため、このように
して普段使用している書類を利用者にストレスを感じさ
せることなく電子ファイル化し、その後、データを少し
ずつデータベース化するようにすれば、例え担当者がい
なくなっても検索可能なシステムが構築できる。

【００４６】なお、ファイルのイメージ１は、前記した
ように棚などのファイル収容機器を撮影したイメージを
そのまま使う場合と、各ファイルを別々に撮影するかフ
ァイルのイメージ１を各ファイル別にバラバラにする場
合の２種類を説明したが、各ファイルのイメージ別に切
り分けてファイルのイメージとして並べた場合は、各フ
ァイルの位置を仮想的に自由に並べ替えたり、個人用の
使い勝手の良いファイルが容易に構築できる。また、表
紙集ファイルも、ファイルの中身の表紙だけでなく、関
係する他のファイルの表紙をそれとわかるように収容
し、さらに他の書類やファイルとリンクするようにして
も良い。

【００４７】また図２（ｂ）、または図５に示したよう
に表紙集ファイル３０の内容をエリア５１に表示するに
当たっては、この表示されている書類イメージが先頭頁
や代表頁なのか書類の中身なのかわからなくなる場合が
ある。そのため、表紙集ファイルに収容した先頭頁、ま
たは代表頁の書類記載内容を妨げない位置に、先頭頁、
または代表頁であることを識別するためのマークを付け
るか、若しくは先頭頁または代表頁に特定の色を付ける
ようにするとよい。このマークを付ける場合は、例えば
図２（ｂ）、または図５に５４で示したように、通常パ
イプファィルの穴を開ける位置などが適当であるが、上
記したように書類記載内容を妨げない位置ならどこでも
良く、形状も図２（ｂ）、または図５に５４で示したよ
うなものに限定されることなく適宜な形状として良い。

【００４８】このように、本発明における電子ファイル
装置と書類データの選択方法が構成されるわけである
が、以下このようなファイルのイメージ１における各フ
ァイルＡ、Ｂ、……、Ｇのイメージエリアと表紙集ファ
イル３０、及び表紙集ファイル３０と書類のデータとの
関連づけ（リンク）をおこなったシステムの作成方法に
つき、図１１のフロー図に従って説明する。

【００４９】まず図１１におけるステップＳ１１０で、
前記したようにファイルのイメージ１を作成し、ステッ
プＳ１１１で図１０の（ａ）、（ｂ）に示したようにこ
のファイルのイメージ１上の各ファイルの表示位置座標
データ、またはファイル名（ファイル別にイメージデー
タを作成した場合）を入力、または取得する。そしてス
テップＳ１１２で図７に示したように、ファイルに含ま
れる書類のデータを収容する書類データフォルダ７０
（例えばｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａ）を設け、そして例え
ばファイルＢにイ１、イ２、イ３で構成された書類イ、
ロ１、ロ２で構成された書類ロ、ハ１、ハ２、ハ３、ハ
４、ハ５で構成された書類ハ……などが収容されている
場合、これらの書類イ、ロ、ハ、……のそれぞれに特定
の規則に従って書類名を付し、この書類データフォルダ
７０に収容する。

【００５０】この書類名付与のために設けた特定の規則
とは、書類名自体がファイルに含まれる書類の順序を表
すようにするもので、例えば文字コード順などのよう
に、書類名をソートしたとき、書類名の並ぶ順序がファ
イルに含まれる書類の順序となればどのようなものでも
良い。すなわち例えば図７に示したｂ００１、ｂ００
２、ｂ００３、……のように、書類を収容しているファ
イルに付した大文字アルファベットに対応した小文字を
１桁目に、それに続けて３桁の連番数字を付すなど、書
類名をファイルと関連づけたものでも良く、その他にも
漢字・ひらがな・記号等が入り交じった名前など、あら
かじめ定めた、あるいは一般に用いられている順序の名
前で構成できる。なお、この図７に示した例では、アル
ファベット１桁と連番数字３桁の合計４桁を用いた場合
を示したが、これは一例であって、上記したように書類
名が書類の順序を表せばよいから、桁数も４桁に限ら
ず、また数字も連番である必要はない。

【００５１】そして例えば、このファイルＢに含まれる
書類の収容順を任意に指定する場合は、書類データのフ
ァイル名に含まれる文字列、文字列の場所を、例えば図
８に示したように指定することにより、表紙集の各頁の
順序を定めるという方法を用いることもできる。そし
て、こうして付与した書類名ｂ００１、ｂ００２、ｂ０
０３、……とこの図８に示したデータとの関係をデータ
として残しておく。

【００５２】このようにして各ファイルＡ、Ｂ、……、
Ｇに収容されている書類毎に上記した規則に従って書類
ファイル名を付し、その書類データを図１０の（ｄ）に
示したように書類データフォルダ７０（ｃ：￥ａｂｃ￥
ｄａｔａ）に収容したら、ステップＳ１１３で図７に示
したようにこの書類データにおける先頭頁、あるいは代
表頁を各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇ別に集め、それを元
の書類ファイル名順に並べて各ファイルに対応した表紙
集ファイル３０（図７においては３０Ｂ）を作成し、図
１の記憶装置１１に設けた表紙集ファイルフォルダ（例
えばｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒ）に図１０の（ｃ）に示
したように収容する。この表紙集ファイルは、書類デー
タフォルダ７０に各書類のデータがすでに収容されてい
るから、そのイメージデータから必要な頁（先頭頁、ま
たは代表頁）を集めることで容易に作成することができ
る。

【００５３】こうして表紙集ファイルができたら、これ
らファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……
Ｇと対応する表紙集ファイル、及び表紙集ファイル中の
各表紙と対応する書類のデータの間にリンクを設定して
関係付けをおこなうわけであるが、それに先だってステ
ップＳ１１４で、図９の９０に示したようにステップＳ
１１１、ステップＳ１１２、ステップＳ１１３で取得し
た書類データを収容した書類データフォルダ７０のパス
名ｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａ、前記表紙集ファイルを収容
した表紙集ファイルフォルダのパス名ｃ：￥ａｂｃ￥ｃ
ｏｖｅｒ、及び表紙集ファイルの各頁に貼り付ける前記
図２ｂ、または図５に５５で示した透明なリンクボタン
の位置と大きさを表す座標などの補足情報をもとに、９
１に示したようなリンク元頁領域（表紙集ファイルの各
頁のリンクボタンの位置と大きさを表す座標）、リンク
元頁番号（表紙集ファイルにおける頁番号）、リンク先
ファイル（書類データファイル名）、リンク先頁番号
（書類データにおける頁番号）などで構成された補足情
報ファイルを自動的に作成するプログラムを、例えばＶ
ｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ（米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃ
ｏｒｐｏｒａｔｉｏｎの登録商標）やマクロを用いて作
成し、補足情報ファイルを作成すると共に書類データフ
ォルダ７０内に収容されている各ファイル別の書類デー
タ数を自動的に取得する。

【００５４】まずファイルのイメージ１と表紙集ファイ
ルの間のリンク設定であるが、最初にステップＳ１１５
でファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……
Ｇの数ｎを取得し、ステップＳ１１６でこのファイル数
を表すｈを０とし、ステップＳ１１７で最初のファイル
（例えばファイルＡ）と対応する表紙集ファイルとのリ
ンク設定のため、このｈを１とすべくｈ＝ｈ＋１を計算
する。そしてステップＳ１１８でこのｈ番目（１番目）
のファイル（ファイルＡ）のファイル名を取得し、ステ
ップＳ１１９でファイルのイメージ１上におけるこのフ
ァイルＡのファイル表示位置データ、またはファイル名
を取得する。そして続いてステップＳ１２０で表紙集フ
ァイルを収容した表紙集ファイルフォルダのパス名ｃ：
￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒと、ファイルのイメージ１を表示
するためにＨＴＭＬ、またはＸＭＬなどで記述したファ
イル収容状況表示用ファイル名、及び表紙集ファイルの
内容を図２における（ｂ）のように表示するために例え
ばＡｄｏｂｅ社のＡｃｒｏａｂａｔ（Ａｄｏｂｅ社の登
録商標）で作成・表示するＰＤＦファイルのファイル名
やＨＴＭＬ、またはＸＭＬなどで記述した表紙集ファイ
ル表示用ファイル名（図１０の（ｃ））、表紙集ファイ
ルのファイル名付与規則などのデータを取得し、ファイ
ル収容状況表示用ファイルに、ファイルのイメージ１を
表示するための記述と、このファイルのイメージ１にお
けるファイルＡ、Ｂ、……Ｇの表示位置データ、または
ファイル名と前記表紙集ファイル表示用ファイル間のリ
ンクに関する記述をおこない、関係付けをおこなう。

【００５５】そして次にステップＳ１２１で、表紙集フ
ァイル３０と書類データとのリンクを設定するため、ｈ
番目（１番目）のファイル（ファイルＡ）に収容されて
いる書類データ数ｍを前記補足情報ファイルから取得す
る。そしてステップＳ１２２でこの書類データ数を表す
ｋを０とし、次いでステップＳ１２３で表紙集ファイル
３０の最初の表紙と対応する書類データファイルとのリ
ンク設定のため、このｋを１とすべくｋ＝ｋ＋１を計算
する。そしてステップＳ１２４で、前記補足情報ファイ
ルからリンク先ファイル名、すなわちｋ番目（１番目）
の書類データ名を取得し、ステップＳ１２５で、各書類
データファイルの内容を図２における（ｃ）のように表
示するためにＨＴＭＬ、またはＸＭＬなどで記述した書
類データファイル表示用ファイルのファイル名やＰＤＦ
ファイル名を使い、前記表紙集ファイル表示用ファイル
の中に、表紙集ファイルの各頁のサムネイル画像を図２
（ｂ）のように表示させると共に選択した表紙画像をエ
リア５１に表示するための記述と、このサムネイル画像
の各頁に対応する書類データファイル表示用ファイル間
のリンクに関する記述を作成してリンクを設定する。

【００５６】なおこのリンク設定は、例えばＶｉｓｕａ
ｌ Ｂａｓｉｃ（米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐｏ
ｒａｔｉｏｎの登録商標）やマクロを用い、自動的にこ
のリンクを設定するプログラムを作成して実施する。す
なわちこのプログラムは、前記補足情報ファイルからフ
ァイルの数（すなわち表紙集ファイルの数）と書類デー
タファイルの数、及び書類データファイルの書類名の付
与規則などを読み取り、表紙集ファイルフォルダｃ：￥
ａｂｃ￥ｃｏｖｅｒに含まれる表紙集ファイルにおける
サムネイル画像を前記図２（ｂ）のエリア５０に表示す
ると共に、このサムネイル画像の中の選択したサムネイ
ルに対応した表紙画像をエリア５１に表示する記述と、
かつ、このエリア５１に表示された画像（リンクボタン
エリア５５）がクリックされた時、これをリンク元とし
て書類データを収容した書類データフォルダ７０のパス
ｃ：￥ａｂｃ￥ｄａｔａに収容されている対応する書類
データのファイル名をリンク先とする記述を、ＨＴＭＬ
やＸＭＬなどで記述してファイルとして自動的に出力す
るようプログラムしたものである。

【００５７】このとき、前記したように、各ファイルに
収容されている書類データファイル名自体が書類の順序
を示すよう一定の規則に従って付与されているから、プ
ログラムでは表紙集ファイル画像から書類データファイ
ルへのリンク設定が補足情報ファイルに基づいて機械的
におこなうことができ、各書類データへの書類名付与に
伴う繁雑な作業をすることなく、容易にリンク設定を行
うことができる。

【００５８】こうして第１番目の書類データが表紙集フ
ァイルと関係づけられたら、次のステップＳ１２６でｋ
がｍに達したかどうかが判断され、現在は最初の書類デ
ータが表紙集ファイルと関係づけられただけなのでｋは
１であり、ステップＳ１２３に戻って同様な処理がファ
イルＡにおける最後の書類データまで繰り返される。そ
してｋがｍと等しくなると、処理がステップＳ１２７に
進み、ｈがｎに達したかどうかが判断され、現在は最初
のファイルＡが表紙集ファイルと関係づけられただけな
のでｈは１であり、処理はステップＳ１１７に戻って同
様の処理がファイルＧまで繰り返される。そしてｈがｎ
と等しくなると処理がステップＳ１２８に進み、これま
でに設定したリンクがファイルのイメージ１を表示する
ためのファイル収容状況表示用ファイル、表紙集ファイ
ル表示用ファイルに書き出されて処理が終了する。

【００５９】なお以上の説明では、ファイルのイメージ
１上におけるこのファイル表示位置と表紙集ファイル３
０の関連づけを自動でおこなうよう説明してきたが、フ
ァイルの数が少ない場合はこれを手動でおこなうように
してもよく、また、表示装置１１に図２（ｂ）、または
図５のように表示された表紙集から書類データを選択す
るのに、エリア５１のリンクボタンエリア５５をクリッ
クすると説明したが、例えばサムネイルエリア５０の特
定表紙をシングルクリックでエリア５１に拡大表示さ
せ、ダブルクリックで書類データの表示に切り替わるよ
うにしても良い。また表紙集ファイルは、各書類のデー
タを書類データフォルダ７０に収容した後、そのデータ
からステップＳ１１３で必要な頁（先頭頁、または代表
頁）を集めて作成するとして説明してきたが、リンクの
設定と同様、例えばＶｉｓｕａｌＢａｓｉｃ（米国Ｍｉ
ｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎの登録商標）
やマクロを用いてプログラムを作成し、自動的に表紙集
ファイルを作成するようにしてもよい。以下、この場合
の作成方法につき、図１２のフローを用いて説明する。

【００６０】まず、図１２におけるステップＳ１５０で
ファイルのイメージ１におけるファイルＡ、Ｂ、……Ｇ
の数ｎを取得する。そしてステップＳ１５１でこのファ
イル数を表すｈを０とし、ステップＳ１５２で最初のフ
ァイル（例えばファイルＡ）と対応する表紙集ファイル
作成のため、このｈを１とすべくｈ＝ｈ＋１を計算し、
ステップＳ１５３でこのｈ番目（１番目）のファイル
（ファイルＡ）のファイル名を取得して、ステップＳ１
５４で表紙集ファイルフォルダｃ：￥ａｂｃ￥ｃｏｖｅ
ｒにｈ番目のファイル名の表紙集ファイルを作成する。

【００６１】そして続いてステップＳ１５５でｈ番目
（１番目）のファイル（ファイルＡ）に収容されている
書類データ数ｍを取得し、ステップＳ１５６でこの書類
データの順番を表すｋを０とする。そしてステップＳ１
５７で、最初の書類データの先頭頁、または代表頁を取
り込むため、このｋを１とすべくｋ＝ｋ＋１を計算し、
ステップＳ１５８で、このｋ番目の書類データのファイ
ル名を取得する。そしてステップＳ１５９でｋ番目（１
番目）の書類データにおける表紙集ファイルへ登録する
頁Ｐを予めデータとして登録しておくかそのつど入力す
るようにして取得し、ステップＳ１６０でこの頁Ｐのデ
ータをステップＳ１５４で作成した表紙集ファイルに追
加する。そしてステップＳ１６１でｋがｍとなったかど
うか確認し、現在はｋが１であるのでステップＳ１５７
に戻って同じように処理を進め、ステップＳ１６１でｋ
がｍになったらつぎのステップＳ１６２でｈがｎとなっ
たかどうかを確認してつぎのファイルＢについての処理
をおこない、ｈがｎとなったら処理を終了する。このよ
うにすることにより、表紙集ファイルも全く自動的に作
成することができる。

【００６２】なお以上の説明では、ファイルに含まれる
書類データを収容する書類データフォルダ７０を１つと
して説明してきたが、各ファイルＡ、Ｂ、……、Ｇ毎に
設けるようにしてもよく、その場合は図９における９０
で示した補足情報に各ファイルの書類データフォルダを
追加し、補足情報ファイルを書類データフォルダ毎に構
成すればよい。また、以上の説明ではリンクの設定を、
最初にファイルのイメージ１を表示装置１０に表示させ
るためにファイル収容状況表示用ファイルと表紙集ファ
イルとの間でおこなうように説明してきたが、最初に表
紙集ファイルの中身を表示装置１０に表示させる表紙集
ファイル表示用ファイルと書類データとの間にリンクを
設定し、その後でファイルのイメージ１を表示装置１０
に表示させるためのファイル収容状況表示用ファイルと
表紙集ファイルとの間でリンクを設定するようにしても
良いことはもちろんである。

【００６３】図６は、本発明の電子ファイル装置をロー
カルエリアネットワーク（ＬＡＮ）で構成した場合のブ
ロック図である。図中１０は表示装置、１１は記憶装置
で、この記憶装置１１には以上説明してきたようなファ
イルのイメージ１、表紙集ファイル３０、書類データな
どが記憶されている。１２はスキャナ、６０はサーバ装
置、６１、６２は端末である。

【００６４】このように本発明の電子ファイル装置を構
成すると、前記したように記憶装置１１にファイルのイ
メージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどが記憶
されているから、各端末６１、６２から前記したのと同
様にアクセスが可能となり、必要な書類の検索、表示が
可能となる。また、本発明は、このようなローカルエリ
アネットワークだけでなく、これらファイルのイメージ
１、表紙集ファイル３０、書類データなどをＷＷＷサー
バにおき、インターネットなどの通信回線を介して外部
からアクセスできるように構築することも可能である。

【００６５】また以上の説明では、前記ファイルのイメ
ージ１、表紙集ファイル３０、書類データなどを記憶装
置１１に置く場合を説明してきたが、これをＣＤ−ＲＯ
Ｍに記録し、配布できるようにしても良い。この場合は
自分の端末で書類データを簡便に閲覧でき、場合によっ
ては編集することも可能となる。なお、イメージデータ
としては、ＧＩＦ形式、ＴＩＦＦ形式、ＪＰＥＧ形式、
ＰＤＦ形式など種々のものを使うことが可能であり、ど
の形式のものを用いても良いが、ＰＤＦ形式の場合、Ａ
ｃｒｏｂａｔ（Ａｄｏｂｅ社の商標）などのヘルパーア
プリケーションを使うことで容易に閲覧が可能となる。

【００６６】また以上の説明では、棚やロッカーに保存
されている書類の場合を例に説明してきたが、同様なこ
とは商品のカタログ写真とその商品を構成するパーツに
関連する情報などを収容する場合にも適用でき、商品写
真のパーツ部分とそのパーツに関連する情報を関連づけ
ておき、パーツの選択でその詳細情報が得られるように
することもできる。またこれ以外にも、例えば実存する
部品倉庫にしまわれている部品などをイメージデータと
して電子ファイルに収納する場合などにも応用できる。
この場合は、部品倉庫の収納場所などのイメージデータ
とその収納場所にしまわれている部品の写真などのデー
タを関連づけ、部品倉庫の部品収納場所を選択すること
でその中に収納されている部品のイメージを表示するよ
うにすればよい。

【００６７】また以上の説明では、ファイル収容機器イ
メージ内のファイル表示位置から書類の検索を進めてゆ
くよう説明してきたが、この場合、例えば書類をどのフ
ァイルに収容したかは覚えていないが書類に関するキー
ワードを覚えている、といったようなときは検索できな
くなる。そのため、例えばファイルの中の書類にキーワ
ードを付与し、そのキーワードの入力によって画面上の
該当ファイルをブリンク（点滅）させるなどの方法で明
示し、それによって必要書類を検索するようにしても良
い。

【００６８】この場合は、キーワードから書類名、そし
てファイル名を検索できるよう検索ソフトまたはデータ
ベースソフトを記憶装置１１などに用意する。そしてフ
ァイル収容機器イメージ内のファイルイメージを、個別
にＧＩＦアニメの手法などを用いてブリンク（点滅）さ
せるなどして明示できるようにすると共に、検索ソフト
やデータベースに記憶したファイル名とこのファイルイ
メージ位置を関係付け、キーワードの検索によって対応
するファイルのイメージが独立してブリンク（点滅）す
るようにしておく。

【００６９】こうした場合、例えば書類をどのファイル
に収容したかは覚えていないが書類に関するキーワード
を覚えている、といったようなときでも簡単に検索がで
き、更に容易に書類を探すことができる。また、前記し
たようにこのシステムをＷＷＷサーバに入れておき、外
部からインターネット経由で検索できるようにすると、
どのようなところからも容易に検索が可能となる。

【００７０】またこのように構成した場合、例えばファ
イルの代わりに図書を棚に並べたイメージと、図書の中
身に関するキーワードをデータベースに用意し、外部か
らインターネットを通じてキーワードで本を検索できる
ようにすると共に、中身を確認できるようにし、利用し
たり購入できるようにしても良い。また上記の説明で
は、各資料ファイルの紙の頁をスキャナーで読み取り、
イメージデータとして作成することで説明してきたが、
資料ファイルはイメージデータばかりでなくワープロフ
ァイルなどを用いてもよい。

【００７１】さらに、ファイルの収容機器イメージを表
示するだけでなく、キーワードから書類名、そしてファ
イル名を検索したあと、ファイルの外観を表示させるよ
う検索ソフトまたはデータベースソフトを記憶装置１１
などに用意し、キーワードによる検索とそれに伴うファ
イルの外観の表示でさらに記憶を呼び起こせるようにし
ても良い。

【００７２】このようにすると、前記したように書類を
どのファイルに収容したかは覚えていないが書類に関す
るキーワードを覚えている、という場合にキーワード検
索の結果によるファイルの外観の表示で、ファイルの表
紙、背表紙のイメージ、厚み、雰囲気などが確認でき、
さらに直感的な検索が可能となる。そしてこれを前記し
た図書などに応用すると、ファイルだけでなく、図書の
検索にも応用できる。

【００７３】

【発明の効果】以上記載のごとく請求項１、及び８に記
載した発明は、実存または仮想のファイル収容機器内に
おけるファイルのイメージ、もしくはファイルの外観イ
メージのみの集合からなるファイルのイメージと、該フ
ァイルのイメージにおけるファイルの表示位置と関連づ
けて書類データを記憶して電子ファイル装置を構成する
ことにより、利用者は従来と同様直感的に必要な書類の
あるファイルをファイルのイメージから選択することが
できる。従って利用者は、従来と同様直感的に、容易
に、必要な書類を選び出すことができると共に、従来の
電子ファイル装置に見られた操作説明書の参照やデータ
ベースの使い方の習得などが不用となり、また、表題や
キーワードの入力といった面倒な操作も必要なくなる。

【００７４】ファイル収容状況イメージ中のファイルの
表示位置と関連づけた書類データは、請求項２、７、及
び９に記載したように各ファイルに複数収容された複数
頁から構成される書類の先頭頁、または代表頁、あるい
はそれらのイメージ、もしくはワープロファイルなどの
資料ファイルを集めた表紙集ファイルを作成し、これを
表示装置に表示することにより、利用者はその表紙集フ
ァイルで書類の中身を直感的に把握することができ、必
要なものがどれかの判断を容易におこなうことができ
る。

【００７５】請求項３と４に記載した発明によれば、先
頭頁、または代表頁であることを識別するためのマーク
を、書類記載内容を隠さない位置に付したことにより、
表示されているのが先頭頁、または代表頁であることが
はっきりし、書類の中身との区別が容易に判断できる。

【００７６】請求項５に記載した発明によれば、ファイ
ルのイメージからの選択と、キーワードからの選択を混
在させることにより、例えば書類をどのファイルに収容
したかは覚えていないが書類に関するキーワードを覚え
ている、といった場合でも必要な書類を簡単に探すこと
ができる。

【００７７】請求項６に記載した発明によれば、キーワ
ードからの選択とファイルの外観による選択を混在させ
ることにより、例えば書類をどのファイルに収容したか
は覚えていないが書類に関するキーワードを覚えてお
り、かつ、ファイルの外観を見ることで記憶が戻るとい
った場合に非常に有効な検索方法を提供することができ
る。

【００７８】そして請求項１０に記載した発明によれ
ば、書類のデータファイル名が、該書類を収容したファ
イルにおける書類の収容順を示すよう特定の規則を設け
ることで、書類データ名を１つ１つ考えたり入力したり
する必要や、似たような資料におけるファイル名の重
複、コンピュータのシステムの規則によってファイル名
がエラーになることの確認などが必要なくなり、しかも
ファイルのイメージ中のファイル位置と前記書類のデー
タファイル間の関係付け（リンク作業）を、前記規則に
基づいて機械的に、自動的におこなうことができるよう
になり、従来のこういったシステムにおける関係付け作
業を大幅に軽減できると共にファイル名の入力などによ
る間違いも防止できる。

【００７９】また請求項１１に記載した発明によれば、
書類のデータファイルから各書類の先頭頁、または代表
頁のイメージデータ、またはワープロファイルなどの資
料ファイルを抽出した表紙集ファイルを介在してファイ
ルのイメージ中のファイル位置と書類のデータファイル
間を関係づけることにより、階層的なシステム構築を容
易におこなうことができ、前記したファイルのイメージ
中のファイル位置と書類のデータファイル間の関係付け
作業を自動的に行うことが可能となる。

【００８０】そして請求項１２に記載した発明によれ
ば、抽出したイメージデータを前記書類のデータファイ
ル名順に収容して表紙集ファイルを構成することで、前
記したように書類のデータファイル名は特定の規則に従
って付与されているから、ファイルのイメージ中のファ
イル位置と書類のデータファイル間の関係付けを自動的
におこなうことが可能となる。

【００８１】そして請求項１３に記載した発明によれ
ば、補足情報ファイルを作成することにより、この補足
情報ファイルの中身を順次読み出してゆくことで前記し
たファイルのイメージ中のファイル位置と書類のデータ
ファイル間の関係づけを容易に、自動的におこなえるよ
うになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施の形態に係るブロック図であ
る。

【図２】 本発明の電子ファイル装置における表示装置
に表示したイメージデータの説明図である。

【図３】 各ファイルに収容された書類の説明図であ
る。

【図４】 各書類の先頭頁、または代表頁を集めた表紙
集ファイルの説明図である。

【図５】 表紙集ファイルの表示状況の説明図である。

【図６】 本発明の電子ファイル装置をローカルエリア
ネットワークで使う場合のブロック図である。

【図７】 本発明の電子ファイル装置の構築方法におけ
る表紙集ファイルの作成と書類名付与方法の説明図であ
る。

【図８】 各ファイルに含まれる資料名の設定順序の説
明図である。

【図９】 本発明における電子ファイル装置の構築方法
における補足資料ファイルの作成方法を説明するための
図である。

【図１０】 関連づけ（リンク）設定のための各データ
を説明するための図である。

【図１１】 本発明の電子ファイル装置におけるシステ
ム作成方法のフロー図である。

【図１２】 本発明の電子ファイル装置における表紙集
ファイル自動作成方法のフロー図である。

【符号の説明】

１ ファイルのイメージ ５０ 各書類の表紙をサムネイル形式で表示するエリア ５１ 選択された表紙を拡大して表示するエリア ５２ 書類の各頁のサムネイル形式で表示するエリア ５３ 選択された頁を拡大して表示するエリア ５４ 先頭頁、または代表頁であることを識別するため
のマーク ５５ リンクボタンエリア

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 12/00 ５２０ Ｇ０６Ｆ 12/00 ５２０Ｐ ５４７ ５４７Ｈ Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００ Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００Ｅ (72)発明者 佐伯 里香 東京都港区高輪２−19−13 株式会社菱友 システム技術内 Ｆターム(参考） 5B050 AA10 BA16 CA07 DA01 FA02 FA09 FA12 FA13 FA19 GA08 5B075 PP22 PQ02 PQ23 PR01 UU06 UU11 UU21 5B082 EA01 EA08 GC03 GC04 5E501 AA01 AA14 AC20 AC33 BA03 CA02 CB09 CB12 EA05 FA14

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 単一または複数のファイルの各々に収容
   された単一または複数の書類のデータと、前記複数のフ
   ァイルを格納した書棚、またはロッカーなどの実存また
   は仮想のファイル収容機器内のファイルのイメージ、も
   しくはファイルの外観イメージのみの集合からなるファ
   イルのイメージと、該ファイルのイメージ中のファイル
   の表示位置とそのファイルに収容された前記書類データ
   とを関連づけたデータとを記憶した記憶装置と、該記憶
   装置の内容を表示する表示装置と、該表示装置に前記フ
   ァイルのイメージを表示させ、該ファイルのイメージに
   おけるファイル位置の選択でファイル中の書類データを
   表示装置に表示する制御をおこなう制御装置とからな
   り、実存または仮想のファイル収容機器内の、もしくは
   ファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルの
   イメージにおけるファイル表示位置の選択で書類データ
   を表示できるようにしたことを特徴とする電子ファイル
   装置。
2. 【請求項２】 前記記憶装置は、前記ファイル毎にファ
   イル中の書類データにおける先頭頁、または代表頁、あ
   るいはそれらのイメージ、もしくはワープロファイルな
   どの資料ファイルを集めた表紙集ファイルを記憶し、前
   記ファイルのイメージにおけるファイル表示位置の選択
   で、該ファイルに対応した表紙集ファイルを選択できる
   ようにしたことを特徴とする請求項１に記載した電子フ
   ァイル装置。
3. 【請求項３】 前記表紙集ファイルに収容した先頭頁、
   または代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワ
   ープロファイルなどの資料ファイルを表示するに際し、
   該先頭頁、または代表頁であることを識別するためにマ
   ーク、または特定の色を付すことを特徴とする請求項２
   に記載した電子ファイル装置。
4. 【請求項４】 前記先頭頁、または代表頁であることを
   識別するためのマークは、書類記載内容を隠さない位置
   に付したことを特徴とする請求項３に記載した電子ファ
   イル装置。
5. 【請求項５】 前記記憶装置に、書類に関するキーワー
   ドからファイル名と該ファイルに収容された書類名とを
   検索すると共に前記ファイルのイメージ中の前記検索し
   たファイル名に該当するファイルの表示位置をブリンク
   などの手段で明示させるデータベースを持ち、キーワー
   ドの入力でファイル表示位置を明示させて選択できるよ
   うにしたことを特徴とする請求項１に記載した電子ファ
   イル装置。
6. 【請求項６】 前記記憶装置に、書類に関するキーワー
   ドからファイル名と該ファイルに収容された書類名とを
   検索すると共に前記ファイルの外観を表示させるデータ
   ベースを持ち、キーワードの入力でファイルの外観を表
   示させて選択できるようにしたことを特徴とする請求項
   １に記載した電子ファイル装置。
7. 【請求項７】 前記記憶装置は、表示装置に表示された
   前記表紙集ファイルの先頭頁、または代表頁における特
   定頁の選択で対応する書類データを選択するデータを記
   憶したことを特徴とする請求項２に記載した電子ファイ
   ル装置。
8. 【請求項８】 書棚、またはロッカーなどの実存または
   仮想のファイル収容機器内の単一または複数頁からなる
   書類を収容した単一または複数のファイル内、もしくは
   独立したファイル内の単一または複数頁からなる書類デ
   ータを記憶し、該書類データを表示装置に表示できるよ
   うにした電子ファイル装置における書類データの選択方
   法であって、前記実存または仮想のファイル収容機器内
   におけるファイルのイメージ、もしくはファイルの外観
   イメージのみの集合からなるファイルのイメージを表示
   装置に表示し、該ファイルのイメージ中のファイル位置
   を指定することで前記書類データを選択できるようにし
   たことを特徴とする電子ファイル装置における書類デー
   タの選択方法。
9. 【請求項９】 前記書類データの選択は、前記ファイル
   のイメージ中のファイルを選択し、前記表示装置に表示
   した前記ファイル中の書類データにおける先頭頁、また
   は代表頁、あるいはそれらのイメージ、もしくはワープ
   ロファイルなどの資料ファイルを集めた表紙集ファイル
   から特定頁を選択することでおこなえるようにしたこと
   を特徴とする請求項８に記載した電子ファイル装置にお
   ける書類データの選択方法。
10. 【請求項１０】 単一または複数頁からなる書類を収容
    した単一または複数のファイルを格納した書棚、または
    ロッカーなどの実存または仮想のファイル収容機器内に
    おけるファイルのイメージ、もしくはファイルイの外観
    メージのみの集合からなるファイルのイメージを表示装
    置に表示し、該ファイルイメージ中のファイルを選択す
    ることにより前記ファイルに収容された書類のデータを
    選択できるようにした電子ファイル装置におけるシステ
    ム作成方法であって、前記書類のデータファイル名が、
    該書類を収容したファイルにおける書類の収容順を示す
    よう特定の規則によって付与し、前記ファイルのイメー
    ジ中のファイル位置と前記書類のデータファイル間に、
    前記書類のデータファイル名における特定の規則に基づ
    いて関係付けを設定することを特徴とする電子ファイル
    装置におけるシステム作成方法。
11. 【請求項１１】 前記ファイルのイメージ中のファイル
    位置と前記書類のデータファイル間の関係づけにあたっ
    ては、前記書類のデータファイルから各書類の先頭頁、
    または代表頁のイメージデータ、またはワープロファイ
    ルなどの資料ファイルを抽出した表紙集ファイルを各フ
    ァイル毎に作成し、該表紙集ファイルと前記ファイルの
    イメージ中のファイル位置とを関連づけると共に、表紙
    集ファイルの各頁と前記書類のデータファイルとを関連
    づけておこなうことを特徴とする請求項１０に記載した
    電子ファイル装置におけるシステム作成方法。
12. 【請求項１２】 前記各書類のデータファイルから各書
    類の先頭頁、または代表頁のイメージデータ、またはワ
    ープロファイルなどの資料ファイルを抽出した表紙集フ
    ァイルは、抽出したイメージデータ、またはワープロフ
    ァイルなどの資料ファイルを前記書類のデータファイル
    名順に収容して作成することを特徴とする請求項１１に
    記載した電子ファイル装置におけるシステム作成方法。
13. 【請求項１３】 前記ファイルのイメージ中のファイル
    位置と前記書類のデータファイル間の関係づけにあたっ
    ては、ファイルのイメージ中のファイル領域座標または
    ファイル名、ファイル数、書類のデータファイルを収容
    したフォルダ名、リンク元ファイル名、リンク元頁番
    号、リンク先ファイル名などで構成した補足情報ファイ
    ルを作成し、ファイルのイメージ中のファイルと書類の
    データとを自動的に関係づけるようにしたことを特徴と
    する請求項１０に記載した電子ファイル装置におけるシ
    ステム作成方法。