JP2008192070A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

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Abstract

【課題】一覧表示された仮想収納機器をユーザーが指定することにより、さまざまな設定条件下でのジョブの実行にかかる費用の情報やその他の情報をユーザーに一覧表示して通知する。
【解決手段】制御部１１０は、表示部１０２に一覧表示された文書ファイルのアイコンに対し、現在の印刷設定に応じた印刷費用を、メモリ部１０８に格納されている印刷コストテーブルを参照して計算し、その計算した印刷費用を前記アイコンに対応する文書ファイルの印刷費用として表示部１０２に表示する。
【選択図】図１

Description

本発明は、保存されている文書ファイルの一覧や、これらをグループ化したバインダ、キャビネット等の仮想の収納機器の一覧をユーザーに提示する手段を備えた電子ファイリングシステムに関する。
紙媒体の文書や、一般のアプリケーションが作成する文書データを電子化して保存・管理するための技術として、各種の電子ファイリングソフトウェアが考案されている。これら電子ファイリングソフトウェアでは、入力した文書データを仮想のファイル収納機器に保存する形態がとられており、これら仮想のファイル収納機器に対する操作は、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）のディスプレイや、デバイスの操作パネルに表示されるユーザーインターフェイスを通じて行われる。
仮想のファイル収納機器を扱うためのユーザーインターフェイスとしては、従来から、アイコン（メタファー）による収納機器自体の表示、ラベル／名称の付与と表示、収納機器の収納量情報などの表示を行うことで、利便性の向上が図られてきた。
例えば、下記特許文献１には、棚やロッカー等の仮想収納機器内のファイルのイメージ、もしくはファイルの外観イメージのみの集合からなるファイルのイメージにおけるファイルの表示位置と関連づけて書類データの表紙集ファイルを記憶し、その表紙集ファイルから必要とする書類を選択できるようにすることで、棚やロッカーなどからファイルを取り出して中の書類を閲覧するイメージで利用者の書類に関する記憶を生かせるようにした電子ファイリング装置が提案されている。
特開２００２−１５７２７４号公報
しかし、既存のサービス形態も含め、上記特許文献１に記載のサービス形態だけでは、ユーザーがジョブの実行（印刷、ファクシミリ送信、Eメール送信等）前にその費用の情報やその他の情報について事前に知ることが容易でないといった問題があった。
一般に、仮想収納機器内には、複数の文書ファイルが保存されており、また各ファイルには複数のページが含まれている。さらに、一般的な有料サービスでは、白黒、カラーのそれぞれで料金が異なるため、各ページ内容がカラー画像であるか、モノクロ画像であるかによっても料金に差が出ることになる。従って、ユーザーは、ジョブの実行前にそのジョブ実行にかかる費用を見積もりたい場合には、手動操作で白黒、カラーの別にページ数をカウントし、料金を算出する、といった手間のかかる作業が必要であった。
また、既存のサービスでは、印刷時、ファクシミリ（ＦＡＸ）送信時、Ｅメール送信時のクオリティ等さまざまな設定が可能であり、ジョブの実行費用はこれらの設定に応じて変わることになると考えられる。しかし、このようなさまざまな設定条件下で変化する費用をユーザーが迅速に把握することは困難であるため、予算を考慮しつつ所望のクオリティに応じた最適な設定を行うことが難しいといった問題があった。
本発明はかかる問題点を解決すべく創案されたもので、その目的は、一覧表示された仮想収納機器をユーザーが指定することにより、さまざまな設定条件下でのジョブの実行にかかる費用の情報やその他の情報をユーザーに一覧表示して通知し、選択させることのできる電子ファイリングシステムを提供することにある。
上記課題を解決するため、本発明の電子ファイリングシステムは、保存している文書ファイルの一覧をユーザーに提示する文書ファイル提示手段を備えた電子ファイリングシステムにおいて、印刷設定条件に応じて印刷費用が設定されている印刷コストテーブルと、この印刷コストテーブルを参照して印刷費用を計算する印刷費用計算手段とを備え、前記印刷費用計算手段は、前記文書ファイル提示手段に一覧表示された文書ファイルのアイコンに対し、現在の印刷設定に応じた印刷費用を前記印刷コストテーブルを参照して計算し、その計算した印刷費用を前記アイコンに対応する文書ファイルの印刷費用として表示することを特徴としている。
すなわち、前記印刷費用計算手段は、前記文書ファイル提示手段に一覧表示された文書ファイルのアイコンに対し、事前に設定されている現在の印刷設定条件に応じた印刷費用を、印刷コストテーブルを参照して計算する。印刷コストテーブルには、例えば、解像度、カラーモード、用紙サイズ等の印刷設定条件ごとにページ単位の印刷費用（単価）が保存されている。従って、印刷費用計算手段では、任意の文書ファイルを印刷する場合に、仮想プリンタと呼ばれるモジュールを介して、当該文書ファイルの印刷設定条件で印刷する場合のページ数を算出し、そのページ数に上記の印刷費用（単価）を掛け合わせることによって、当該文書ファイルの印刷費用を計算する。そして、その計算した印刷費用を、前記アイコンに対応する文書ファイルの印刷費用として表示する。表示形態としては、例えば当該アイコンにタグをぶら下げるような形で表示することが可能である。このように、一覧表示された文書ファイルのアイコンに対して、現在の印刷設定に応じて、当該文書ファイルの印刷にかかる費用を表示することで、文書ファイルの印刷費用を印刷実行前に事前に知ることができる。これにより、ユーザーは、過剰量または過剰品質となるような印刷設定による、印刷費用の増大を抑制することが可能となる。
また、本発明の電子ファイリングシステムは、保存している文書ファイルをグループ化したバインダ、キャビネット等の収納機器の一覧をユーザーに提示する収納機器提示手段を備えた電子ファイリングシステムにおいて、印刷設定条件に応じて印刷費用が設定されている印刷コストテーブルと、この印刷コストテーブルを参照して印刷費用を計算する印刷費用計算手段とを備え、前記印刷費用計算手段は、前記収納機器提示手段に一覧表示された収納機器のアイコンに対し、現在の印刷設定に応じた印刷費用を前記印刷コストテーブルを参照して計算し、その計算した印刷費用を前記収納機器内部の全文書ファイルの印刷費用として表示することを特徴としている。
すなわち、印刷費用計算手段は、収納機器提示手段に一覧表示された収納機器のアイコンに対し、現在の印刷設定に応じた印刷費用を、印刷コストテーブルを参照して計算する。印刷コストテーブルには、例えば、解像度、カラーモード、用紙サイズ等の印刷設定条件ごとにページ単位の印刷費用（単価）が保存されている。従って、印刷費用計算手段では、任意のアイコンに含まれる全文書ファイルを印刷する場合に、仮想プリンタと呼ばれるモジュールを介して、印刷設定条件で印刷する場合のページ数を全文書ファイルについて算出し、その全ページ数に上記の印刷費用（単価）を掛け合わせることによって、当該アイコンに含まれる全文書ファイルの印刷費用（総印刷費用）を計算する。そして、その計算した総印刷費用を、前記収納機器内部の全文書ファイルの印刷費用として表示する。表示形態としては、例えば当該アイコンにタグをぶら下げるような形で表示することが可能である。このように、一覧表示された収納機器のアイコンに対して、現在の印刷設定に応じて、当該収納機器内部の全文書ファイルの総印刷費用を表示することで、ユーザーは、グループ化された文書ファイル群の総印刷費用を事前に知ることができる。これにより、ユーザーは、収納機器内部を手作業で走査して印刷費用を算出する手間を省くことができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、前記一覧表示された複数のアイコンの一部または全てを順次ポイントすることで、複数のアイコンを同時に選択できるようにしてもよい。そして、その選択したアイコン群に対応する複数文書を全て印刷したときの総印刷費用を表示するように構成してもよい。このような構成とすることで、システム上の収納構造において、グループ化されていない複数の文書に関しても、当該複数の文書を組み合わせた場合の印刷費用について容易に試行、確認することが可能となり、予算に応じた最適な印刷設定の組み合わせを迅速に決定することができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、前記一覧表示の中からユーザーが選択した単一または複数のアイコンに対応する全文書を一括して印刷する構成としてもよい。このような構成とすることで、複数の文書ファイルを手作業で反復印刷する手間を省くことができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、選択したアイコン群に対応する文書を現在の印刷設定で印字出力した場合の、出力枚数の情報を表示する構成としてもよい。このような構成とすることで、実際に印刷物を手にしたときのページ数を事前に知ることができる。これにより、出力ページ数を少なく抑える効果が期待でき、紙資源を節約することができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、選択したアイコン群に対応する文書を現在の印刷設定で印字出力した場合の、排出用紙全体の厚さ、及び重さの情報を表示する構成としてもよい。このような構成とすることで、実際に印刷物を手にしたときの文書の重みや厚みを知ることができる。これにより、過剰量の印刷による収納スペースの占有を抑制することができ、また紙資源を節約することができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムは、保存している文書ファイルの一覧をユーザーに提示する文書ファイル提示手段を備えた電子ファイリングシステムにおいて、通信設定条件に応じて通信費用が設定されている通信コストテーブルと、この通信コストテーブルを参照して通信費用を計算する通信費用計算手段とを備え、前記通信費用計算手段は、前記文書ファイル提示手段に一覧表示された文書ファイルのアイコンに対し、現在の通信設定に応じた通信費用を前記通信コストテーブルを参照して計算し、その計算した通信費用を前記アイコンに対応する文書ファイルの通信費用として表示することを特徴としている。
すなわち、前記通信費用計算手段は、前記文書ファイル提示手段に一覧表示された文書ファイルのアイコンに対し、事前に設定されている現在の通信設定条件に応じた通信費用を、通信コストテーブルを参照して計算する。通信コストテーブルには、例えば、解像度、原稿、圧縮方式等の通信設定条件ごとにページ単位またはアドレス単位の通信費用（単価）が保存されている。従って、通信費用計算手段では、任意の文書ファイルを送信する場合に、当該文書ファイルの通信設定条件で通信する場合のページ数を、仮想プリンタと呼ばれるモジュールを介して印刷した場合のページ数に当てはめて算出し、そのページ数に上記の通信費用（単価）を掛け合わせることによって、当該文書ファイルの通信費用を計算する。そして、その計算した通信費用を、前記アイコンに対応する文書ファイルの通信費用として表示する。表示形態としては、例えば当該アイコンにタグをぶら下げるような形で表示することが可能である。このように、一覧表示された文書ファイルのアイコンに対して、現在の通信設定に応じて、当該文書ファイルの通信費用を表示することで、ＦＡＸ送信やＥメール送信における費用を知ることができる。これにより、ユーザーは、過剰量または過剰品質となるようなＦＡＸ送信設定やＥメール送信設定による通信費用の増大を抑制することができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムは、保存している文書ファイルをグループ化したバインダ、キャビネット等の収納機器の一覧をユーザーに提示する収納機器提示手段を備えた電子ファイリングシステムにおいて、通信設定条件に応じて通信費用が設定されている通信コストテーブルと、この通信コストテーブルを参照して通信費用を計算する通信費用計算手段とを備え、前記通信費用計算手段は、前記収納機器提示手段に一覧表示された収納機器のアイコンに対し、現在の通信設定に応じた通信費用を前記通信コストテーブルを参照して計算し、その計算した通信費用を前記収納機器内部の全文書ファイルの通信費用として表示することを特徴としている。
すなわち、通信費用計算手段は、収納機器提示手段に一覧表示された収納機器のアイコンに対し、現在の通信設定に応じた通信費用を、通信コストテーブルを参照して計算する。通信コストテーブルには、例えば、解像度、原稿、圧縮方式等の通信設定条件ごとにページ単位またはアドレス単位の通信費用（単価）が保存されている。従って、通信費用計算手段では、任意のアイコンに含まれる全文書ファイルを通信する場合に、全文書ファイルの通信設定条件で通信する場合のページ数を、仮想プリンタと呼ばれるモジュールを介して印刷した場合のページ数に当てはめて、全文書ファイルについて算出し、その全ページ数に上記の通信費用（単価）を掛け合わせることによって、当該アイコンに含まれる全文書ファイルの通信費用（総通信費用）を計算する。そして、その計算した総通信費用を、前記収納機器内部の全文書ファイルの通信費用として表示する。表示形態としては、例えば当該アイコンにタグをぶら下げるような形で表示することが可能である。このように、一覧表示された収納機器のアイコンに対して、現在の通信設定に応じて、当該収納機器内部の全文書ファイルの総通信費用を表示することで、ＦＡＸ送信やＥメール送信における費用を知ることができる。これにより、ユーザーは、収納機器内部を手作業で走査して通信費用を算出する手間を省くことができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、前記一覧表示された複数のアイコンの一部または全てを順次ポイントすることで、複数のアイコンを同時に選択できるようにしてもよい。そして、その選択したアイコン群に対応する複数文書を全て送信したときの総通信費用を表示するように構成してもよい。このような構成とすることで、システム上の収納構造において、グループ化されていない複数の文書に関しても、当該複数の文書を組み合わせた場合の通信費用について容易に試行、確認することが可能となり、予算に応じた最適な通信設定の組み合わせを迅速に決定することができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、前記一覧表示の中からユーザーが選択した単一または複数のアイコンに対応する全文書を一括して送信する構成としてもよい。このような構成とすることで、複数の文書ファイルを手作業で反復送信する手間を省くことができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、印字出力された用紙を所定の封筒に入れて郵送サービスで郵送した場合の費用を合わせて表示する構成としてもよい。このような構成とすることで、郵便サービスにおける送料を合わせて表示することができるので、ユーザーは、出力した紙原稿を郵送する場合の総費用を一度に把握することができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、表示されるアイコンのサイズを、当該収納機器内部のボリュームに応じて伸縮させて表示する構成としてもよい。このような構成とすることで、対象となる収納機器内に含まれるデータ量、もしくは実際に印刷物を手にしたときの文書のページ数をより直感的に知ることができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、各種のジョブ実行にかかる費用を表示する際に、予めユーザーが選択、登録した複数の異なるジョブ設定のそれぞれに対して、当該ジョブ設定でジョブを実行した場合の費用を一覧表示し、ユーザーがそのうちの一つを選択することにより、当該パラメータ群を自動設定し、ジョブの実行を開始する構成としてもよい。このような構成とすることで、よく使うパラメータの組み合わせに対応する費用が一覧表示されるので、その中からユーザーが所望する１つの組み合わせを選択することで、パラメータが自動設定できるため、利便性がさらに向上する。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、ユーザーが予め指定した料金の上限に対して、選択した文書のジョブ実行可能なパラメータ設定の組み合わせを提示する構成としてもよい。このような構成とすることで、予算に収まる費用と品質とを備えた印刷設定、ＦＡＸ通信設定、またはＥメール通信設定の選択肢の組み合わせを、ユーザーが手動で探すといった手間を省くことができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、プルダウンメニューやラジオボタン、チェックボタンを含む各種ジョブ・パラメータの設定用ユーザーインターフェイスにおいて、それぞれの選択可能値のタイトルに加えて、設定を当該値に変更した場合に適用されるパラメータの組み合わせにおけるジョブ実行料金を表示する構成としてもよい。このような構成とすることで、印刷設定、ＦＡＸ通信設定、またはＥメール通信設定を変更して、費用の変化を逐一確認するといった手間を省くことができる。
また、本発明の電子ファイリングシステムによれば、プルダウンメニューやラジオボタン、チェックボタンを含む各種ジョブ・パラメータの設定用ユーザーインターフェイスにおいて、それぞれの選択可能値のタイトルに加えて、設定を当該値に変更した場合に適用されるパラメータの組み合わせにおけるジョブ実行の、変更前からの差額料金を表示する構成としてもよい。このような構成とすることで、費用対効果を容易に認知することができる。
本発明によれば、一覧表示された文書ファイルのアイコンに対して、現在の印刷設定、ＦＡＸ通信設定、またはＥメール通信設定に応じて、当該文書ファイルの印刷または通信にかかる費用を表示する構成としたので、文書ファイルの印刷費用や通信費用を印刷や通信の実行前に事前に知ることができる。これにより、ユーザーは、過剰量または過剰品質となるような印刷設定、ＦＡＸ通信設定、またはＥメール通信設定を避けることができ、印刷やＦＡＸ通信、Ｅメール通信に必要な費用を抑制することができる。
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。
図１は、本発明の一実施形態に係る電子ファイリングシステムの電気的構成を示すブロック図である。
本実施形態は、仮想収納機器内に保存されている文書ファイルの一覧をユーザーに提示する文書ファイル提示機能を有する電子ファイリングシステムであって、大別すると、文書データベース１０１、ＬＣＤやＴＦＴ等からなる表示部１０２、マウスやキーボード、あるいは表示部１０２に配置されたタッチパネル等からなる操作部１０３、文書ファイル選択部１０４、印刷費用や通信費用を計算する費用計算部１０５、外部インターフェイス（Ｉ／Ｆ）部１０６、印刷設定や通信設定を変更する設定変更部１０７、印刷コストや通信コスト等の各種コストデータを格納したメモリ部１０８、設定された印刷条件や通信条件を格納する設定条件格納部１０９、これら各部を制御するＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等からなる制御部１１０、及びデータバス１１１によって構成されている。データバス１１１は、本システムの各ブロック間で送受される情報（データ信号）を伝達する。
また、外部インターフェイス（Ｉ／Ｕ）部１０６は、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等のネットワークＮを介して画像形成装置であるＭＦＰ（マルチファンクションペリフェラル）２０１やパソコン２０２等の他の通信装置に接続可能となっている。
上記構成において、操作部１０３からの指示に従い、制御部１１０が文書データベース１０１に保存されている各文書ファイルを読み出し、読み出した文書ファイルを表示部１０２に一覧形式で表示する。この表示された文書ファイルに対して、ユーザーが操作部１０３を操作し、表示部１０２に表示されているアイコンをクリックすることで、文書ファイル選択部１０４が所望の文書ファイルを選択する。これにより、費用計算部１０５は、設定条件格納部１０９に格納されている現在の印刷設定条件や通信設定条件と、メモリ部１０８に格納されている各コストデータとに基づき、文書ファイル選択部１０４によって選択されている文書全体の印刷費用または通信費用をページ単位（通信の場合はアドレス単位も含む）で計算し、選択された文書ファイルの印刷または通信にかかる費用を表示部１０２に表示する。この場合、ユーザーは、設定変更部１０７によって印刷設定や通信設定の内容（条件）を変更することができるようになっている。
図２Ａは、表示部１０２に表示されたユーザーインターフェイス画面であり、収納機器のイメージ表示、及び収納機器の印刷や通信（送信や郵送等）にかかる費用を表示した例を示している。ただし、ここでは印刷にかかる費用を表示した例を示している。
すなわち、画面左上欄１１には、キャビネットに収納されたバインダ１１ａ，１１ｂ，・・・の収納構造がイメージ表示されている。この例では、キャビネットに６つのバインダが収納されており、アイコン１５の操作によって「経理」のバインダ１１ｅが選択されている状態を示している。
また、画面左下欄１２には、この「経理」のバインダ１１ｅの中に含まれているファイル１２ａ，１２ｂ，・・・の収納構造がイメージ表示されている。この例では５つのファイルが含まれており、この中で「経理管理表…」のファイル１２ｃが選択されている状態を示している。このファイル１２ｃ内には１５ページのデータが含まれている。
また、画面右側欄１３には、画面左下欄１２から選択された「経理管理表…」のファイル１２ｃに含まれている１０ページ目がプレビュー表示された状態を示している。この領域は、タブ切り替えによってリスト表示も可能であり、この場合はフォルダ内の全ページの属性が表示される。ユーザは、画面左上欄１１に表示された各バインダ１１ａ，１１ｂ，・・・及び画面左下欄１２に表示された各ファイル１２ａ，１２ｂ，・・・から、印刷または送信したいページを選択する。
また、この画面には、「経理管理表…」のファイル１２ｃ内の全てのページを印刷または通信（送信や郵送等）した場合の費用（以下、「料金」ともいう。）を表示するタグ１６が、ファイル１２ｃにぶら下げるようにして表示されている。この表示例では、２通りの印刷設定（白黒・カラー）のそれぞれにいて料金を表示しているが、カラーモードの選択において「白黒」または「カラー」のいずれかの選択がされている場合には、選択されている方の料金のみをタグ１６に表示するようにしてもよい。または、選択されている方の料金の表示色を例えば黒色表示とし、選択されていない方の料金を例えばグレー表示とすることで、両方の料金をそのまま表示するようにしてもよい。
また、画面左下欄１２から複数ファイルを選択した場合には、図２Ｂに示すように、選択されたファイルを囲む（または、この部分の領域の表示色を変更する）ことによって、選択されているファイルを明確にし、かつ、この領域１７にぶら下げるようにして、タグ１６を表示し、このタグ１６に、選択された全ファイルを印刷または通信（送信や郵送等）した場合の合計料金を表示するようにしてもよい。また、このように選択されたファイルをその位置で囲むのではなく、図示は省略するが、別途領域を設けて（例えば、画面左下欄１２の下部の空白部分等）、そこに選択された全ファイルを表示し、その全ファイルを印刷または通信（送信や郵送等）した場合の合計金額をタグ表示するようにしてもよい。
なお、画面左下欄１２から複数ファイルを選択する手法としては、操作部１０３の例えばマウス等を操作して画面上のカーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動しクリックする操作を、順次行うことによって、クリックされた文書ファイルを印刷対象文書として選択するようにすればよい。または、操作部１０３の例えばマウス等を操作して画面上のカーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動し、所定時間（例えば、１秒等）停止する操作を、順次行うことによって、ポイントされる文書ファイルを印刷対象文書として選択するようにしてもよい。
さらに、画面左上欄１１のバインダ１１ａ，１１ｂ，・・・が複数選択された場合にも、図示は省略するが、別途領域を設けてそこに選択されたバインダを表示し、その全バインダに含まれる全ファイルを印刷または通信（送信や郵送等）した場合の合計金額をタグ表示するようにしてもよい。
また、画面最上欄１０には、選択されたページ群を印刷または送信する際に行われる各種処理に関する設定ダイアログを開くためのページ処理設定ボタン１５１、出力モードをＦＡＸ送信に変更し、送信先の設定を行うダイアログを表示するためのＦＡＸ送信選択ボタン１５２、出力モードをＥＭａｉｌ送信に変更し、送信先の設定を行うダイアログを表示するためのＥＭａｉｌ送信選択ボタン１５３、出力モードを印刷に変更するためのプリンタ選択ボタン１５４、印刷を実行するための印刷実行ボタン１５５、本ソフトウェアを終了するための終了ボタン１５６がそれぞれ表示されている。なお、オフィスでの利用ではプリンタの選択を行うダイアログが表示されてもよいが一般的なコンビニエンスストアでの利用では通常必要ない。
また、画面左上欄１１に表示されている各バインダ１１ａ，１１ｂ，・・・は、その厚みが同じ厚みで表示されているが、各バインダ１１ａ，１１ｂ，．．．のボリューム（ページ数）に応じて伸縮させて表示してもよい。このような構成とすることで、対象となるバインダに含まれるデータ量、もしくは実際に印刷物を手にしたときの文書のページ数をより直感的に知ることが可能となる。
図３は、一般的なストレージ機器を利用する場合におけるユーザーインターフェイス画面を示したものである。すなわち、画面左側欄３１には、ＵＳＢメモリ機器等、一般的なファイルシステムにおけるフォルダの階層構造が表示されている。この例では、「評価」のフォルダ２１に含まれるサブフォルダ２１ａの一覧が、画面右側欄３２に表示されており、サブフォルダ２１ａに含まれている各ファイル２２ａ，２２ｂ，・・・の横に、印刷や通信（送信や郵送等）にかかる費用の情報が表示されている。ここでは、印刷にかかる費用を表示した例を示している。この印刷にかかる費用（すなわち、印刷料金）の情報は、各ファイルを解析し、事前の印刷設定（例えば、「２−Ｕｐ」など）に基づいてページ数を算出した上で、各ファイルのプロパティ形式で表示されている。ただし、この表示形態は一例であり、図２Ａ及び図２Ｂに示したタグ形式によって表示することも可能である。
上記したように、本実施形態の電子ファイリングシステムでは、文書データベース１０１に格納されている文書ファイルを、「バインダ」→「フォルダ」→「ページ」の階層で管理している。ここで、最下層の「ページ」とは、入力された文書ファイルを、仮想プリンタと呼ばれるモジュールを介して、元ドキュメントを既定の設定で印刷した際の各ページの画像データのことである。これにより、ページ単位での費用（料金）の計算を非常に高速にすることができる。請求項に記載の収納機器とは、本実施形態では「バインダ」または「フォルダ」のことである。
図４Ａ（ａ）は、メモリ部１０８に格納されている印刷コストテーブルの一構成例を示しており、図４Ａ（ｂ）は、メモリ部１０８に格納されているＦＡＸ通信やＥメール（インターネットＦＡＸ）通信等の通信コストテーブルの一構成例を示している。
図４Ａ（ａ）に示す印刷コストテーブルでは、印刷設定の種類として、解像度、カラーモード、用紙の３種類が用意されており、それぞれの組み合わせに対してそれぞれ印刷費用が設定されている。例えば、解像度３００ｄｐｉのフルカラー印刷をＡ３用紙で行う場合の印刷費用は５０円／枚となっており、３００ｄｐｉの白黒印刷をＡ３用紙で行う場合の印刷費用は１０円／枚となっている。また、その他の処理として、ウォーターマーク印字やステープル処理の設定も可能となっており、これらの条件を設定した場合の印刷費用も設定されている。これらの条件を追加設定した場合には、上記のページ印刷費用に加算されることになる。
また、図４Ａ（ｂ）に示すＦＡＸ通信やＥメール（インターネットＦＡＸ）通信等の通信コストテーブルでは、解像度、原稿、圧縮方式の３種類が用意されており、それぞれの組み合わせに対してそれぞれ通信費用が設定されている。例えば、解像度１００ｄｐｉでＧ４圧縮のＡ３用紙を通信（送信）する場合の通信費用は２円／枚となっており、解像度１００ｄｐｉでＧ４圧縮のＡ４用紙を通信（送信）する場合の通信費用は１円／枚となっている。また、その他の処理として、ヘッダを追加する場合やメール本文を追加する場合の費用も設定されており、これらの条件を追加設定した場合には、上記のページ通信費用に加算されることになる。メール本文の追加は、アドレス単位となっている。すなわち、本実施形態では、通信の料金体系として、ページ単位もしくは送信アドレス単位の料金設定を想定している。ただし、このような料金体系に限定されるものではなく、経済法則に従って種々の料金体系とすることができる。
また、Ｅメール通信では、文書データ（テキストから変換したＰＤＦなど）を通信（送信）する場合に、データファイルをそのまま送信する場合と、印刷イメージに変換して送信する場合とに分けて考える。後者では、仮想プリンタと呼ばれるモジュールを介して画像を印刷イメージ（画像ＰＤＦやＴＩＦＦなど）に変換し、添付ファイル等の方式で送信する。通信設定における原稿サイズや解像度が文書データ自体に記録されている設定と合致しない場合には、仮想プリンタによって適宜ズーム処理が行われるものとする。なお、本発明の例として扱っているファイリングシステムを利用する場合は、「ページ」データが既に印刷イメージデータに相当するが、通信設定における原稿サイズや解像度を反映するために再度仮想プリンタを利用してデータを変換する。
図４Ａ（ｃ）は、メモリ部１０８に格納されている用紙の物理量を表す用紙物理量テーブルの一構成例を示している。すなわち、用紙種類として、再生紙、上質紙、厚紙１、厚紙２の４種類が用意されており、それぞれに対して重さと厚さとが対応付けられている。ただし、用紙の種類としてはこの４種類に限定されるものではなく、さらに普通紙なども用紙種類として設定してもよい。
図４Ｂ（ｄ）は、メモリ部１０８に格納されている郵便料金テーブル（国内用）の一構成例を示しており、図４Ｂ（ｅ）は、メモリ部１０８に格納されている郵便料金デーブル（海外用）の一構成例を示している。海外用では、地域を３つに分けてそれぞれ郵便料金が設定されている。なお、この例では、国内は全国一律料金としているが、離島等の場合には別料金を設定してもよい。
次に、上記構成の電子ファイリングシステムにおいて、印刷にかかる費用を計算する実施例１、ＦＡＸ送信にかかる費用を計算する実施例２、ＥＭａｉｌ送信にかかる費用を計算する実施例３、郵送にかかる費用を計算する実施例４にわけてそれぞれ具体的に説明する。
図５及び図６は、印刷時のページ処理方法を設定するための印刷設定画面（ユーザーインターフェイス画面）の例であり、図５はメイン画面の例、図６は用紙設定画面の例を示している。
図５に示す印刷設定画面（メイン画面）は、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面において、プリンタ選択ボタン１５４が押し下げされて出力モードが印刷に設定されている場合に、ページ処理設定ボタン１５１が押し下げられると表示される。この印刷設定画面は、部数設定項目欄４１、両面印刷設定項目欄４２、Ｎ−Ｕｐ印刷設定項目欄４３、仕上げ設定項目欄４４、及び印刷の向き設定項目欄４５の５つの項目欄を備えている。そして、Ｎ−Ｕｐ印刷設定項目欄４３には、Ｎ−Ｕｐ印刷モード選択窓に、１−Ｕｐ，２−Ｕｐ，４−Ｕｐ，・・・，１６−Ｕｐ、といった１枚の用紙に纏めて印刷するページ数の設定種別が表示さており、これら設定種別の横に、印刷料金が表示されている。ここで表示されている印刷料金は、他の設定項目欄４１，４２，４４，４５の設定を、表示されている現在の設定のままとして、Ｎ−Ｕｐ印刷の設定値をそれぞれ変更した際の印刷料金となっている。この例では、印刷料金を、Ｎ−Ｕｐ印刷モード選択窓の中の各設定種別の横に併せて表示する構成としているが、このような表示形態に限定されるものではない。例えば、Ｎ−Ｕｐ印刷モード選択窓の中のカーソルを上下に移動させることで、そのカーソルが指し示す設定種別の横に、図２Ａに示すようなタグ形式で印刷料金を順次切り換え表示するようにしてもよい。
また、図６に示す印刷設定画面（用紙設定画面）は、図５に示す印刷設定画面の「用紙」タブを選択すると（開くと）表示される。この印刷設定画面は、用紙サイズ設定項目欄５１、給紙方法設定項目欄５３、排紙トレイ設定項目欄５４、及び特別機能設定項目欄５５の４つの項目欄を備えている。そして、用紙サイズ設定項目欄５１には、その選択窓に、Ａ２（フィットページ），Ａ３ワイド，Ａ３，Ａ４，・・・，カスタム用紙、といった多数の用紙サイズが表示さており、これら用紙サイズ（ただし、この例ではＡ３からＢ５までの５種類）の横に、それぞれの印刷料金が表示されている。ここで表示されている印刷料金は、他の設定項目欄５３〜５５の設定を、表示されている現在の設定のままとして、用紙サイズをそれぞれ変更した際の印刷料金となっている。ただし、印刷料金の表示形態は、選択された用紙サイズに対する増減額の表示となっている。すなわち、この例では用紙サイズとしてＡ４が選択されており、このＡ４サイズに対して、Ａ３サイズに変更する場合には、＋１２００円、Ａ５サイズに変更するには、−６００円等といった表示形態となっている。また、この例では、印刷料金を、用紙サイズの選択窓の中の各用紙サイズの横に併せて表示する構成としているが、このような表示形態に限定されるものではない。例えば、用紙サイズ選択窓の中のカーソルを上下に移動させることで、そのカーソルが指し示す用紙種別の横に、図２Ａに示すようなタグ形式で印刷料金を順次切り換え表示するようにしてもよい。
また、図６に示す印刷設定画面（用紙設定画面）では、給紙方法設定項目欄５３の用紙タイプ選択項目５３ａを変更すると、「厚紙」などの項目が選択可能となる。図６に示す印刷設定画面（用紙設定画面）の場合は、用紙サイズと用紙タイプに応じて適切な用紙トレイが選択されるが、用紙トレイの方から設定してもよい。この場合、メモリ部１０８には、図４Ａ（ｃ）に示す用紙物理量テーブルが格納されているので、この用紙物理量テーブルに基づいて、印刷物の重量と厚さとを算出してユーザーに提示することができる。なお、ここでは、重さにおけるトナーの分量や、厚さにおける圧縮の誤差などは無視している。
なお、図５または図６に示す画面において印刷料金を確認したユーザーが、図５に示すメイン画面の「ＯＫ」ボタン４６を押し下げすると、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面に戻る。そして、このユーザーインターフェイス画面の画面右上の実行ボタン１５５を押し下げすると、現在の設定で直ちに印刷が開始されることになる。
次に、上記構成の電子ファイリングシステムによる印刷費用の基本的な計算処理手順について、図７に示すフローチャートを参照して説明する。ただし、上記した図５または図６に示す印刷設定画面において既に印刷条件が設定されているものとし、その設定された印刷条件が設定条件格納部１０９に既に格納されているものとする。
まず、収納機器に、文書データベース１０１に保存されている各文書ファイルを読み出し（ステップＳ１１）、その読み出した全ての文書ファイルを、その格納構造に応じて、納機器である「バインダ」（または「フォルダ」）のアイコンを用いて表示部１０２に表示する（ステップＳ１２）。この表示状態の一例が図２Ａに示したユーザーインターフェイス画面である。ただし、この時点では、画面左上欄１１にキャビネットとバインダ１１ａ，１１ｂ，・・・の収納構造がイメージ表示されているのみであり、画面左下欄１２や画面右側欄１３は空白状態となっている。
そして、この状態において、ユーザーが、キャビネット上の任意のバインダ１１ａ，１１ｂ，・・・のアイコンをクリックすると、これを受けて文書ファイル選択部１０４が、クリックされたアイコンのバインダに保存されている文書ファイルを選択し、画面左下欄１２にファイル一覧を表示する。この表示状態の一例が図２Ａに示したユーザーインターフェイス画面である。上記したように、この画面では、「経理」のバインダ１１ｅが選択され、さらに、画面左下欄１２に表示されている５つのファイルの中の「経理管理表…」が選択されており、この「経理管理表…」の１０ページ目が画面右側欄１３に表示されている。
このとき、費用計算部１０５は、設定条件格納部１０９を参照して、図５または図６に示す印刷設定画面において既に設定されている現在の印刷設定条件（解像度、カラーモード、用紙等）を参照するとともに（ステップＳ１３）、図４Ａ（ａ）に示す印刷コストテーブルを参照する（ステップＳ１４）。
一方、ユーザーは、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面の中から、印刷を希望する文書ファイルを選択する（ステップＳ１５）。例えば、操作部１０３のマウス等を操作して画面上のカーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動し、クリックする。この選択操作を受けて、制御部１１０は、選択された文書ファイルが１つだけであるか否かを判断する（ステップＳ１６）。その結果、選択された文書ファイルが１つだけである場合（ステップＳ１６でＹｅｓと判断された場合）、制御部１１０は、費用計算部１０５を用いて、設定条件格納部１０９に格納されている現在の印刷設定内容と、メモリ部１０８に格納されている印刷コストテーブルの印刷費用（単価）とに基づき、その１ファイル分の印刷費用を頁単位で計算する(ステップＳ１７)。
具体例に説明すると、費用計算部１０５では、選択した文書ファイルを印刷する場合に、仮想プリンタと呼ばれるモジュールを介して、当該文書ファイルを、既に設定されている印刷設定条件（設定条件格納部１０９に格納されている）で印刷する場合のページ数を算出し、そのページ数に印刷コストテーブルに格納されている同じ印刷設定条件に該当する印刷費用（単価）を掛け合わせることによって、当該文書ファイルの印刷費用を計算する。例えば、図２Ａに示す文書ファイル１２ｃを選択し、この文書ファイル１２ｃをＡ３用紙を用いて解像度３００ｄｐｉのフルカラーで印刷（すなわち、印刷設定条件「３００ｄｐｉ フルカラー Ａ３」）する場合、このときの１ページ分の印刷費用は印刷コストテーブルから５０円／枚（ページ）となっている。そして、この文書ファイル１２ｃの総ページ数は図２Ａからも分かる通り１５ページであるので、このときの文書ファイル１２ｃの印刷費用は、５０（円）×１５（枚）＝７５０（円）と計算することができる。
一方、選択された文書ファイルが複数の場合（ステップＳ１６でＮｏと判断された場合）、制御部１１０は、費用計算部１０５を用いて、設定条件格納部１０９に格納されている現在の印刷設定内容と、メモリ部１０８に格納されている印刷コストテーブルの印刷費用（単価）とに基づき、選択された複数ファイル分の印刷費用の合計を頁単位で計算する（ステップＳ１８）。
具体例に説明すると、費用計算部１０５では、選択した複数の文書ファイルを印刷する場合に、仮想プリンタと呼ばれるモジュールを介して、当該複数の文書ファイルを、既に設定されている印刷設定条件（設定条件格納部１０９に格納されている）で印刷する場合の総ページ数を算出し、その総ページ数に印刷コストテーブルに格納されている同じ印刷設定条件に該当する印刷費用（単価）を掛け合わせることによって、当該複数の文書ファイルの総印刷費用を計算する。例えば、図２Ｂに示す３つの文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅを選択し、これら文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅを、Ａ３用紙を用いて解像度３００ｄｐｉのフルカラーで印刷（すなわち、印刷設定条件「３００ｄｐｉ フルカラー Ａ３」）する場合、このときの１ページ分の印刷費用は印刷コストテーブルから５０円／枚（ページ）となっている。そして、これら文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅの総ページ数は図２Ｂからも分かる通り２１ページであるので、このときの３つの文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅの総印刷費用は、５０（円）×２１（枚）＝１０５０（円）と計算することができる。
このようにして計算された印刷費用は、図２Ｂに示すように、選択した文書ファイルの印刷にかかる費用として、その横にぶら下げるようにして、タグ形式で表示する（ステップＳ１９）。
なお、図２Ａ及び図２Ｂに示す例では、カラーモードが「白黒」の場合と「カラー」の場合の両方の印刷費用を表示している。これは、印刷実行ボタンが「白黒」と「カラー」で別になっているようなユーザーインターフェイス画面を持つデバイスでは、いずれかの印刷実行ボタンの押し下げによって印刷設定条件の一つであるカラーモードが最終決定され、これと同時に印刷が開始されるため、カラーモードを選択する前に印刷費用を表示する必要があるからである。従って、この場合には、上記印刷設定条件のうち、「解像度３００ｄｐｉ 用紙Ａ３」の２つの条件に該当する印刷設定条件を図４Ａ（ａ）に示す印刷コストテーブルから検索することになる。その結果、これに該当する印刷設定条件として、「３００ｄｐｉ フルカラー Ａ３」と「３００ｄｐｉ 白黒 Ａ３」の２つの条件が選択されるので、費用計算部１０５では、これら２つの条件に従ってそれぞれ印刷費用を計算し、その計算結果を図２Ａ及び図２Ｂに示すようにタグ形式で表示している。
また、一度計算した結果はキャッシュしておき、同一の印刷対象が同一の印刷設定条件で選択された場合は、キャッシュから計算結果を求めるようにしてもよい。
また、上記実施例１では、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面の画面左下欄１２の中から、印刷を希望する文書ファイルを選択する場合に、操作部１０３のマウス等を操作して画面上のカーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動し、クリックすることで選択するようにしているが、カーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動して停止させるだけ（すなわち、ポイントするだけ）で、その文書ファイルの印刷費用を計算してタグ表示するように構成してもよい。これにより、ユーザーは、図２Ａに示す画面左下欄１２に表示されている文書ファイルにカーソルを順位移動させるだけで、当該文書ファイルの印刷費用を順次タグ形式で表示させることが可能となる。
さらに、上記実施例１では、印刷対象としたい複数の文書ファイルを選択する場合に、図２Ｂに示すユーザーインターフェイス画面の画面左下欄１２に表示されている文書ファイルの中から所望の文書ファイルを順次選択する構成としているが、画面左下欄１２に表示されている全ての文書ファイルを選択したい場合には、図２Ｂに示す表示状態において、該当するバインダ１１ｅ（すなわち、画面左下欄１２に表示されている文書ファイルを格納しているバインダ）上にカーソル（ポインタ）を移動して一定時間（例えば、１秒等）停止、もしくはクリックすることで、このバインダ１１ｅ内の全文書ファイルを選択できるように構成してもよい。この場合の印刷費用の計算処理は、上記ステップＳ１８で説明した処理と同じである。
図８及び図９は、ＦＡＸ送信時のページ処理方法を設定するためのＦＡＸ設定画面の例であり、図８はＦＡＸの基本設定（ページ処理設定）画面の例、図９はＦＡＸ送信先選択画面の例を示している。
図８に示す基本設定画面は、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面において、ＦＡＸ送信先選択ボタン１５２が押し下げされて出力モードがＦＡＸ送信に設定されている場合に、ページ処理設定ボタン１５１が押し下げられると表示される。この基本設定画面は、用紙サイズ設定項目欄６１、画質設定項目欄６２、Ｎ−Ｕｐ設定項目欄６３の３つの項目欄を備えている。そして、Ｎ−Ｕｐ設定項目欄６３には、Ｎ−Ｕｐモード選択窓に、１−Ｕｐ，２−Ｕｐ，４−Ｕｐ，・・・，１６−Ｕｐ、といった１枚の用紙に纏めて表示するページ数の設定種別が表示さている。
また、図９に示すＦＡＸ送信先選択画面は、図８に示す基本設定画面の「ＦＡＸ送信選択」タブを選択すると（開くと）表示される。このＦＡＸ送信先選択画面は、受信者名設定項目欄７１、ＦＡＸ番号詳細設定項目欄７２の２つの項目欄を備えている。そして、受信者名設定項目欄７１には、その選択窓に、任意の（例えば、前回送信時の）受信者名が表示さている。ユーザーは、必要に応じて、この項目欄７１に受信者名を直接入力してもよい。また、受信者名設定項目欄７１には、アドレス帳ボタン７１ａも表示されており、このアドレス帳ボタン７１ａを押し下げすることで、ユーザーのアドレス帳を表示し、その中から受信者名を選択するようにしてもよい。ここで、受信者名設定項目欄７１に設定された受信者名がアドレス帳に登録されている場合には、ＦＡＸ番号詳細設定項目欄７２にＦＡＸ番号が自動的に設定、表示される。一方、受信者名設定項目欄７１に設定された受信者名がアドレス帳に登録されていない場合には、ＦＡＸ番号詳細設定項目欄７２にユーザーが自らＦＡＸ番号を入力することになる。この後、ＦＡＸ送信先選択画面の「ＯＫ」ボタン７３を押し下げすると、図８に示すＦＡＸ送信先選択画面に戻ることになる。
図８に示すＦＡＸ送信先選択画面に戻ると、このときのＦＡＸ送信先選択画面のＮ−Ｕｐ設定項目欄６３設定種別（１−Ｕｐ，２−Ｕｐ，４−Ｕｐ，・・・，１６−Ｕｐ）の横に、上記設定内容にてＦＡＸ送信した場合のＦＡＸ送信料金が表示されている。ここで表示されているＦＡＸ送信料金は、他の設定項目欄６１，６２，７１の設定を、表示されている現在の設定のままとして、Ｎ−Ｕｐの設定値をそれぞれ変更した際のＦＡＸ送信料金となっている。この例では、ＦＡＸ送信料金を、Ｎ−Ｕｐモード選択窓の中の各設定種別の横に併せて表示する構成としているが、このような表示形態に限定されるものではない。例えば、Ｎ−Ｕｐモード選択窓の中のカーソルを上下に移動させることで、そのカーソルが指し示す設定種別の横に、図２Ａに示すようなタグ形式でＦＡＸ送信料金を順次切り換え表示するようにしてもよい。
なお、図８に示す画面においてＦＡＸ送信料金を確認したユーザーが、画面の「ＯＫ」ボタン６４を押し下げすることで、設定したＦＡＸ送信条件が確定し、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面に戻る。そして、このユーザーインターフェイス画面の画面右上の実行ボタン１５５を押し下げすると、現在の設定で直ちにＦＡＸ送信が開始されることになる。
次に、上記構成の電子ファイリングシステムによるＦＡＸ送信費用の計算処理手順について、図１０に示すフローチャートを参照して説明する。ただし、上記した図８及び図９に示す設定画面において既にＦＡＸ送信条件が設定されているものとし、その設定されたＦＡＸ送信条件が設定条件格納部１０９に既に格納されているものとする。
まず、収納機器に、文書データベース１０１に保存されている各文書ファイルを読み出し（ステップＳ２１）、その読み出した全ての文書ファイルを、その格納構造に応じて、納機器である「バインダ」（または「フォルダ」）のアイコンを用いて表示部１０２に表示する（ステップＳ２２）。この表示状態の一例が図２Ａに示したユーザーインターフェイス画面である。ただし、この時点では、画面左上欄１１にキャビネットとバインダ１１ａ，１１ｂ，・・・の収納構造がイメージ表示されているのみであり、画面左下欄１２や画面右側欄１３は空白状態となっている。
そして、この状態において、ユーザーが、キャビネット上の任意のバインダ１１ａ，１１ｂ，・・・のアイコンをクリックすると、これを受けて文書ファイル選択部１０４が、クリックされたアイコンのバインダに保存されている文書ファイルを選択し、画面左下欄１２にファイル一覧を表示する。この表示状態の一例が図２Ａに示したユーザーインターフェイス画面である。上記したように、この画面では、「経理」のバインダ１１ｅが選択され、さらに、画面左下欄１２に表示されている５つのファイルの中の「経理管理表…」が選択されており、この「経理管理表…」の１０ページ目が画面右側欄１３に表示されている。
このとき、費用計算部１０５は、設定条件格納部１０９を参照して、図８及び図９に示すＦＡＸ送信設定画面において既に設定されている現在のＦＡＸ送信設定条件（用紙サイズ、画質、Ｎ−Ｕｐ等）を参照するとともに（ステップＳ２３）、図４Ａ（ｂ）に示す通信コストテーブルを参照する（ステップＳ２４）。
一方、ユーザーは、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面の中から、ＦＡＸ送信を希望する文書ファイルを選択する（ステップＳ２５）。例えば、操作部１０３のマウス等を操作して画面上のカーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動し、クリックする。この選択操作を受けて、制御部１１０は、選択された文書ファイルが１つだけであるか否かを判断する（ステップＳ２６）。その結果、選択された文書ファイルが１つだけである場合（ステップＳ２６でＹｅｓと判断された場合）、制御部１１０は、費用計算部１０５を用いて、設定条件格納部１０９に格納されている現在のＦＡＸ送信設定内容と、メモリ部１０８に格納されている通信コストテーブルの送信費用（単価）とに基づき、その１ファイル分のＦＡＸ通信費用を頁単位で計算する(ステップＳ２７)。
具体例に説明すると、費用計算部１０５では、選択した文書ファイルをＦＡＸ送信する場合に、当該文書ファイルを、既に設定されているＦＡＸ送信設定条件（設定条件格納部１０９に格納されている）でＦＡＸ送信する場合のページ数を算出し、そのページ数に通信コストテーブルに格納されている同じＦＡＸ送信設定条件に該当する通信費用（単価）を掛け合わせることによって、当該文書ファイルの通信費用を計算する。例えば、図２Ａに示す文書ファイル１２ｃを選択し、この文書ファイル１２ｃをＡ４用紙を用いて解像度２００ｄｐｉのＧ４圧縮（すなわち、ＦＡＸ送信設定条件「２００ｄｐｉ Ａ４ Ｇ４圧縮」）にてＦＡＸ送信する場合、このときの１ページ分のＦＡＸ通信費用は通信コストテーブルから２円／枚（ページ）となっている。そして、この文書ファイル１２ｃの総ページ数は図２Ａからも分かる通り１５ページであるので、このときの文書ファイル１２ｃのＦＡＸ送信費用は、２（円）×１５（枚）＝３０（円）と計算することができる。
一方、選択された文書ファイルが複数の場合（ステップＳ２６でＮｏと判断された場合）、制御部１１０は、費用計算部１０５を用いて、設定条件格納部１０９に格納されている現在のＦＡＸ送信設定内容と、メモリ部１０８に格納されている通信コストテーブルの通信費用（単価）とに基づき、選択された複数ファイル分の通信費用の合計を頁単位で計算する（ステップＳ２８）。
具体例に説明すると、費用計算部１０５では、選択した複数の文書ファイルをＦＡＸ送信する場合に、当該複数の文書ファイルを、既に設定されているＦＡＸ送信設定条件（設定条件格納部１０９に格納されている）でＦＡＸ送信する場合の総ページ数を算出し、その総ページ数に通信コストテーブルに格納されている同じ設定条件に該当する通信費用（単価）を掛け合わせることによって、当該複数の文書ファイルの総通信費用を計算する。例えば、図２Ｂに示す３つの文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅを選択し、これら文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅを、Ａ４用紙を用いて解像度４００ｄｐｉのＧ４圧縮（すなわち、ＦＡＸ送信設定条件「４００ｄｐｉ Ａ４ Ｇ４圧縮」）にて送信する場合、このときの１ページ分の通信費用は通信コストテーブルから８円／枚（ページ）となっている。そして、これら文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅの総ページ数は図２Ｂからも分かる通り２１ページであるので、このときの３つの文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅの総通信費用は、８（円）×２１（枚）＝１６８（円）と計算することができる。
このようにして計算されたＦＡＸ通信費用は、図２Ｂに示すように、選択した文書ファイルのＦＡＸ送信にかかる費用として、その横にぶら下げるようにして、タグ形式で表示する（ステップＳ２９）。ただし、上記したように、図２Ｂは印刷の場合の表示例であり、ＦＡＸ送信の場合の表示例ではない。
また、一度計算した結果はキャッシュしておき、同一のＦＡＸ送信対象が同一のＦＡＸ送信設定条件で選択された場合は、キャッシュから計算結果を求めるようにしてもよい。
また、上記実施例２では、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面の画面左下欄１２の中から、ＦＡＸを希望する文書ファイルを選択する場合に、操作部１０３のマウス等を操作して画面上のカーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動し、クリックすることで選択するようにしているが、カーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動して停止させるだけ（すなわち、ポイントするだけ）で、その文書ファイルの印刷費用を計算してタグ表示するように構成してもよい。これにより、ユーザーは、図２Ａに示す画面左下欄１２に表示されている文書ファイルにカーソルを順位移動させるだけで、当該文書ファイルのＦＡＸ通信費用を順次タグ形式で表示させることが可能となる。
さらに、上記実施例２では、ＦＡＸ送信対象としたい複数の文書ファイルを選択する場合に、図２Ｂに示すユーザーインターフェイス画面の画面左下欄１２に表示されている文書ファイルの中から所望の文書ファイルを順次選択する構成としているが、画面左下欄１２に表示されている全ての文書ファイルを選択したい場合には、図２Ｂに示す表示状態において、該当するバインダ１１ｅ（すなわち、画面左下欄１２に表示されている文書ファイルを格納しているバインダ）上にカーソル（ポインタ）を移動して一定時間（例えば、１秒等）停止、もしくはクリックすることで、このバインダ１１ｅ内の全文書ファイルを選択できるように構成してもよい。この場合のＦＡＸ通信費用の計算処理は、上記ステップＳ２８で説明した処理と同じである。
図１１及び図１２は、ＥＭａｉｌ送信時のページ処理方法を設定するためのＥＭａｉｌ設定画面の例であり、図１１はＥＭａｉｌ送信の基本設定（ページ処理設定）画面の例、図１２はＥＭａｉｌ送信先選択画面の例を示している。
図１１に示す基本設定画面は、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面において、ＥＭａｉｌ送信先選択ボタン１５３が押し下げされて出力モードがＥＭａｉｌ送信に設定されている場合に、ページ処理設定ボタン１５１が押し下げられると表示される。この基本設定画面は、用紙サイズ設定項目欄８１、印刷の向き設定項目欄８２、出力形式設定項目欄８３、Ｎ−Ｕｐ設定項目欄８４の４つの項目欄を備えている。そして、Ｎ−Ｕｐ設定項目欄８４には、Ｎ−Ｕｐモード選択窓に、１−Ｕｐ，２−Ｕｐ，４−Ｕｐ，・・・，１６−Ｕｐ、といった１枚の用紙に纏めて表示するページ数の設定種別が表示さている。
また、図１２に示すＥＭａｉｌ送信先選択画面は、図１１に示す基本設定画面の「ＥＭａｉｌ送信先選択」タブを選択すると（開くと）表示される。このＥＭａｉｌ送信先選択画面は、宛先設定項目欄８６、ＣＣ(C)設定項目欄８７、件名項目欄８８、本文記入欄８９の４つの項目欄を備えている。ユーザーは、宛先設定項目欄８６に受信者のメールアドレスを入力し、必要に応じてＣＣ(C)設定項目欄９７に他の受信者のメールアドレスを入力し、件名項目欄８８に件名を入力し、必要に応じて本文記入欄８９に文章を入力する。なお、宛先設定項目欄８６の入力は、図示しないアドレス帳から選択することが可能である。
この後、図１１の基本設定画面に戻ると、このときのＥＭａｉｌ送信先選択画面のＮ−Ｕｐ設定項目欄８４の設定種別（１−Ｕｐ，２−Ｕｐ，４−Ｕｐ，・・・，１６−Ｕｐ）の横に、上記設定内容にてＥＭａｉｌ送信した場合のＥＭａｉｌ送信料金が表示されている。ここで表示されているＥＭａｉｌ送信料金は、他の設定項目欄８１，８２，８３の設定を、表示されている現在の設定のままとして、Ｎ−Ｕｐの設定値をそれぞれ変更した際のＥＭａｉｌ送信料金となっている。この例では、ＥＭａｉｌ送信料金を、Ｎ−Ｕｐモード選択窓の中の各設定種別の横に併せて表示する構成としているが、このような表示形態に限定されるものではない。例えば、Ｎ−Ｕｐモード選択窓の中のカーソルを上下に移動させることで、そのカーソルが指し示す設定種別の横に、図２Ａに示すようなタグ形式でＦＡＸ送信料金を順次切り換え表示するようにしてもよい。
なお、図１１に示す画面においてＥＭａｉｌ送信料金を確認したユーザーが、画面の「ＯＫ」ボタン８５を押し下げすることで、設定したＥＭａｉｌ送信条件が確定し、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面に戻る。そして、このユーザーインターフェイス画面の画面右上の実行ボタン１５５を押し下げすると、現在の設定で直ちにＥＭａｉｌ送信が開始されることになる。
次に、上記構成の電子ファイリングシステムによるＥＭａｉｌ送信費用の計算処理手順について、図１３に示すフローチャートを参照して説明する。ただし、上記した図１１及び図１２に示す設定画面において既にＥＭａｉｌ送信条件が設定されているものとし、その設定されたＥＭａｉｌ送信条件が設定条件格納部１０９に既に格納されているものとする。
まず、収納機器に、文書データベース１０１に保存されている各文書ファイルを読み出し（ステップＳ３１）、その読み出した全ての文書ファイルを、その格納構造に応じて、納機器である「バインダ」（または「フォルダ」）のアイコンを用いて表示部１０２に表示する（ステップＳ３２）。この表示状態の一例が図２Ａに示したユーザーインターフェイス画面である。ただし、この時点では、画面左上欄１１にキャビネットとバインダ１１ａ，１１ｂ，・・・の収納構造がイメージ表示されているのみであり、画面左下欄１２や画面右側欄１３は空白状態となっている。
そして、この状態において、ユーザーが、キャビネット上の任意のバインダ１１ａ，１１ｂ，・・・のアイコンをクリックすると、これを受けて文書ファイル選択部１０４が、クリックされたアイコンのバインダに保存されている文書ファイルを選択し、画面左下欄１２にファイル一覧を表示する。この表示状態の一例が図２Ａに示したユーザーインターフェイス画面である。上記したように、この画面では、「経理」のバインダ１１ｅが選択され、さらに、画面左下欄１２に表示されている５つのファイルの中の「経理管理表…」が選択されており、この「経理管理表…」の１０ページ目が画面右側欄１３に表示されている。
このとき、費用計算部１０５は、設定条件格納部１０９を参照して、図１１及び図１２に示すＥＭａｉｌ送信設定画面において既に設定されている現在のＥＭａｉｌ送信設定条件（用紙サイズ、出力形式、Ｎ−Ｕｐ等）を参照するとともに（ステップＳ３３）、図４Ａ（ｂ）に示す通信コストテーブルを参照する（ステップＳ３４）。
一方、ユーザーは、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面の中から、ＥＭａｉｌ送信を希望する文書ファイルを選択する（ステップＳ３５）。例えば、操作部１０３のマウス等を操作して画面上のカーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動し、クリックする。この選択操作を受けて、制御部１１０は、選択された文書ファイルが１つだけであるか否かを判断する（ステップＳ３６）。その結果、選択された文書ファイルが１つだけである場合（ステップＳ３６でＹｅｓと判断された場合）、制御部１１０は、費用計算部１０５を用いて、設定条件格納部１０９に格納されている現在のＥＭａｉｌ送信設定内容と、メモリ部１０８に格納されている通信コストテーブルの送信費用（単価）とに基づき、その１ファイル分の通信費用を頁単位で計算する(ステップＳ３７)。
具体例に説明すると、費用計算部１０５では、選択した文書ファイルをＥＭａｉｌ送信する場合に、当該文書ファイルを、既に設定されているＥＭａｉｌ送信設定条件（設定条件格納部１０９に格納されている）でＥＭａｉｌ送信する場合のページ数を算出し、そのページ数に通信コストテーブルに格納されている同じＥＭａｉｌ送信設定条件に該当する送信費用（単価）を掛け合わせることによって、当該文書ファイルの通信費用を計算する。例えば、図２Ａに示す文書ファイル１２ｃを選択し、この文書ファイル１２ｃをＡ４用紙を用いて解像度２００ｄｐｉのＧ４圧縮（すなわち、ＦＡＸ送信設定条件「２００ｄｐｉ Ａ４ Ｇ４圧縮」）にてＥＭａｉｌ送信する場合、このときの１ページ分のＥＭａｉｌ送信費用は通信コストテーブルから２円／枚（ページ）となっている。そして、この文書ファイル１２ｃの総ページ数は図２Ａからも分かる通り１５ページであるので、このときの文書ファイル１２ｃのＥＭａｉｌ通信費用は、２（円）×１５（枚）＝３０（円）と計算することができる。
一方、選択された文書ファイルが複数の場合（ステップＳ３６でＮｏと判断された場合）、制御部１１０は、費用計算部１０５を用いて、設定条件格納部１０９に格納されている現在のＥＭａｉｌ送信設定内容と、メモリ部１０８に格納されている通信コストテーブルの送信費用（単価）とに基づき、選択された複数ファイル分の通信費用の合計を頁単位で計算する（ステップＳ３８）。
具体例に説明すると、費用計算部１０５では、選択した複数の文書ファイルをＥＭａｉｌ送信する場合に、当該複数の文書ファイルを、既に設定されているＥＭａｉｌ送信設定条件（設定条件格納部１０９に格納されている）でＥＭａｉｌ送信する場合の総ページ数を算出し、その総ページ数に通信コストテーブルに格納されている同じ設定条件に該当する送信費用（単価）を掛け合わせることによって、当該複数の文書ファイルの総通信費用を計算する。例えば、図２Ｂに示す３つの文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅを選択し、これら文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅを、Ａ４用紙を用いて解像度４００ｄｐｉのＧ４圧縮（すなわち、ＥＭａｉｌ送信設定条件「４００ｄｐｉ Ａ４ Ｇ４圧縮」）にて送信する場合、このときの１ページ分の送信費用は通信コストテーブルから８円／枚（ページ）となっている。そして、これら文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅの総ページ数は図２Ｂからも分かる通り２１ページであるので、このときの３つの文書ファイル１２ｃ，１２ｄ，１２ｅの総通信費用は、８（円）×２１（枚）＝１６８（円）と計算することができる。
このようにして計算されたＥＭａｉｌ通信費用は、図２Ｂに示すように、選択した文書ファイルのＥＭａｉｌ送信にかかる費用として、その横にぶら下げるようにして、タグ形式で表示する（ステップＳ３９）。ただし、上記したように、図２Ｂは印刷の場合の費用表示例であり、ＥＭａｉｌ送信の場合の費用表示例ではない。
また、一度計算した結果はキャッシュしておき、同一のＥＭａｉｌ送信対象が同一のＥＭａｉｌ送信設定条件で選択された場合は、キャッシュから計算結果を求めるようにしてもよい。
また、上記実施例３では、図２Ａに示すユーザーインターフェイス画面の画面左下欄１２の中から、ＥＭａｉｌを希望する文書ファイルを選択する場合に、操作部１０３のマウス等を操作して画面上のカーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動し、クリックすることで選択するようにしているが、カーソル（ポインタ）を所望の文書ファイルの上に移動して停止させるだけ（すなわち、ポイントするだけ）で、その文書ファイルの印刷費用を計算してタグ表示するように構成してもよい。これにより、ユーザーは、図２Ａに示す画面左下欄１２に表示されている文書ファイルにカーソルを順位移動させるだけで、当該文書ファイルのＥＭａｉｌ通信費用を順次タグ形式で表示させることが可能となる。
さらに、上記実施例３では、ＥＭａｉｌ送信対象としたい複数の文書ファイルを選択する場合に、図２Ａまたは図２Ｂに示すユーザーインターフェイス画面の画面左下欄１２に表示されている文書ファイルの中から所望の文書ファイルを順次選択する構成としているが、画面左下欄１２に表示されている全ての文書ファイルを選択したい場合には、図２Ａまたは図２Ｂに示す表示状態において、該当するバインダ１１ｅ（すなわち、画面左下欄１２に表示されている文書ファイルを格納しているバインダ）上にカーソル（ポインタ）を移動して一定時間（例えば、１秒等）停止、もしくはクリックすることで、このバインダ１１ｅ内の全文書ファイルを選択できるように構成してもよい。この場合のＥＭａｉｌ通信費用の計算処理は、上記ステップＳ３８で説明した処理と同じである。
本実施例３は、上記実施例１で印刷を行った印刷物を郵送する場合の費用計算処理の実施例である。
上記したように、メモリ部１０８には、図４Ａ（ｃ）に示す用紙物理量テーブルが格納されているので、この用紙物理量テーブルに基づいて印刷物の重量及び厚さを算出し、ユーザーに提示することができる。そして、この算出した重量及び厚さの情報と、メモリ部１０８に格納されている図４Ｂ（ｄ），（ｅ）に示す郵便料金テーブル（国内用及び海外用）とに基づいて、郵送サービスを利用した場合の料金を算出することができる。
すなわち、料金の算出方法は、印刷物の総重量に、印刷物の厚から算出する封筒の種類及び部数に応じた重量を加算する。そして、図４Ｂ（ｄ），（ｅ）に示す郵便料金テーブル（国内用及び海外用）と、別途ユーザーに選択させる宛先地（都道府県・海外等）とに基づいて算出する。
図１４は、郵便料金を計算するときの宛先選択画面の一構成例を示している。
この宛先選択画面は、郵送先の地域を選択する地域選択項目欄９６、郵送形態選択項目欄９７の２つの項目欄を備えている。すなわち、ユーザーは、地域選択項目欄９６の所望の地域のチェック窓にチェックを入れるとともに、郵送先が海外である場合には、郵送形態選択項目欄９７の航空便または船便のいびれかのチェック窓にチェックを入れる。この例では、郵送先（地域）として「アジア、米国の海外領土（地域１）」がチェックされており、郵送形態とて「航空便」がチェックされている。この後、宛先選択画面の「ＯＫ」ボタン９８を押し下げすると、この内容にて宛先が決定されることになる。
具体的に説明すると、例えば、図２Ａに示す１つの文書ファイル１２ｃが印刷された場合、その総ページ数は図２Ａからも分かる通り１５ページである。この場合、上質紙で印刷されているとすると、Ａ４用紙１枚の印刷物の重さは、５．１２５（ｇ）となる。すなわち、上質紙の１ｍ2（１００００ｃｍ2）当たりの重さは、図４Ａ（ｃ）に示す用紙物理量テーブルから８２（ｇ）であり、これに対するＡ４用紙のサイズ（面積）は、６２３．７ｃｍ2であるから、１００００ｃｍ2から取れるＡ４用紙の枚数は、１００００÷６２３．７≒１６（枚）である。従って、Ａ４用紙１枚の印刷物の重さは、８２（ｇ）÷１６＝５．１２５（ｇ）となる。その結果、文書ファイル１２ｃの印刷物の総重量は、５．１２５（ｇ）×１５＝７６．８７５（ｇ）となる。これに封筒の重さ（約１５（ｇ））を考慮すると、総重量は約９１．８７５（ｇ）となり、この重さに対する送料は、図４Ａ（ｃ）に示す用紙物理量テーブルを参照すると、１９０円となる。
本実施例５は、印刷処理の場合の上記実施例１、ＦＡＸ送信処理の場合の上記実施例２、ＥＭａｉｌ送信処理の場合の上記実施例３、及び郵送処理の場合の上記実施例４に共通に適用可能な実施例である。すなわち、上記各実施例１〜４では、条件設定をユーザーが手入力によって全て行う構成として説明しているが、本実施例５では、この条件設定を簡略化したものである。ただし、ここでは印刷処理に適用した場合について説明する。
本実施例５では、図２Ａまたは図２Ｂに示すユーザーインターフェイス画面において、印刷用の任意のバインダ１１ａ，１１ｂ・・・・またはその中の任意のフォルダ１２ａ，１２ｂ，・・・を選択した状態で、ユーザーが印刷実行ボタン１５５を押し下げすると、制御部１１０は、図４Ａ（ａ）に示す印刷コストテーブルに登録されているパラメータの組み合わせのうち、ユーザーが事前に登録している「よく使う設定」を取得する。なお、ここでは詳細な説明を省略するが、図示しないメニュー画面から、この登録を行うための登録設定画面を開くことができるようになっており、ユーザーは、この登録設定画面によって、「よく使う設定」を登録することが可能となっている。
制御部１１０は、選択された任意のバインダ１１ａ，１１ｂ，・・・またはその中の任意のフォルダ１２ａ，１２ｂ，・・・に、この「よく使う設定」に含まれる個々の設定を適用した場合の印刷料金をそれぞれ求め、その結果を画面に一覧表示する。図１５は、このときの表示形態の一例を示している。
ユーザーが、この一覧表示の中から一つの項目を選択すると、選択された設定で直ちに印刷が開始されることになる。
なお、本実施例５では、「よく使う設定」をユーザーが事前に登録する構成として説明しているが、この「よく使う設定」を、過去の使用履歴から抽出するように構成してもよい。すなわち、上記実施例１〜４のようにして処理を行うと、その処理内容（条件設定）を過去の使用履歴としてメモリ部１０８の所定の領域に保存するように構成し、その使用回数の多い順に上位からいくつか（例えば、上位５つまで等）を「よく使う設定」として自動的に抽出するようにしてもよい。これにより、ユーザーの実際の使用状況に合わせて、「よく使う設定」をその都度ユーザに提示することが可能となる。
本実施例６は、印刷処理の場合の上記実施例１、ＦＡＸ送信処理の場合の上記実施例２、ＥＭａｉｌ送信処理の場合の上記実施例３、及び郵送処理の場合の上記実施例４に共通に適用可能な他の実施例であり、条件設定に際して上限料金を考慮した実施例である。
すなわち、上記実施例５において、ユーザーが印刷実行ボタン１５５を押し下げすると、制御部１１０は、図示しない上限料金の入力画面を表示する。ユーザーが、この入力画面に上限料金を入力して例えば図示しない決定ボタンを押し下げすると、制御部１１０は、ユーザーが事前登録している「よく使う設定」を取得し、この「よく使う設定」に含まれる個々の設定を適用した場合の印刷料金をそれぞれ求める。そして、その結果が、ユーザーが入力した上限料金を超えていないものについて、上限金額に近い順で上位のいくつかを選出し、その結果を一覧表示するようにしてもよい。この後、ユーザーが、この一覧表示の中から一つの項目を選択すると、選択された設定で直ちに印刷が開始されることになる。
本発明の電子ファイリングシステムは、例えばコンビニエンスストア等に設置されている複写、印刷、ＦＡＸ送信、ＥＭａｉｌ送信等が可能な複合機に適用することで、ユーザーが、コンビニエンスストアに設置されている複合機を利用して各種の印刷を行ったり、ＦＡＸ送信を行ったり、ＥＭａｉｌ送信を行ったり、その印刷物をコンビニエンスストアから郵送する場合などに、事前に料金通知を行うシステムとして好適に利用することが可能である。また、会社内に設置された上記複合機に本発明の電子ファイリングシステムを適用することで、例えば各部署ごとに通信費用を管理する場合に有効である。
本発明の一実施形態に係る電子ファイリングシステムの電気的構成を示すブロック図である。 表示部に表示されたユーザーインターフェイス画面の一構成例を示す説明図である。 表示部に表示されたユーザーインターフェイス画面の他の構成例を示す説明図である。 一般的なストレージ機器を利用する場合におけるユーザーインターフェイス画面の構成例を示す説明図である。 （ａ）は印刷コストテーブルの一構成例、（ｂ）は通信コストテーブルの一構成例、（ｃ）は用紙物理量テーブルの一構成例を、をそれぞれ示す説明図である。 （ｄ）は郵便料金テーブル（国内用）の一構成例、（ｅ）は郵便料金デーブル（海外用）の一構成例、をそれぞれ示す説明図である。 印刷時のページ処理方法を設定するための印刷設定画面（メイン画面）の説明図である。 印刷時のページ処理方法を設定するための用紙設定画面の説明図である。 印刷費用の最も基本的な計算処理手順を説明するためのフローチャートである。 ＦＡＸ送信時のページ処理方法を設定するためのＦＡＸの基本設定（ページ処理設定）画面の説明図である。 ＦＡＸ送信時のページ処理方法を設定するためのＦＡＸ送信先選択画面の説明図である。 ＦＡＸ送信費用の計算処理手順を説明するためのフローチャートである。 ＥＭａｉｌ送信時のページ処理方法を設定するためのＥＭａｉｌ送信の基本設定（ページ処理設定）画面の説明図である。 ＥＭａｉｌ送信時のページ処理方法を設定するためのＥＭａｉｌ送信先選択画面の説明図である。 ＥＭａｉｌ送信費用の計算処理手順を説明するためのフローチャートである。 郵便料金を計算するときの宛先選択画面の一構成例を示す説明図である。 「よく使う設定」をユーザーが事前に登録した場合の印刷料金の表示形態の一例を示す説明図である。
符号の説明
１１ 画面左上欄
１１ａ，１１ｂ，・・・ バインダ
１２ 画面左下欄
１２ａ，１２ｂ，・・・ファイル
１３ 画面右側欄
１５ アイコン
１６ タグ
２１ フォルダ
２１ａ，２１ｂ，・・・ サブフォルダ
３１ 画面左側欄
３２ 画面右側欄
１０１ 文書データベース
１０２ 表示部
１０３ 操作部
１０４ 文書ファイル選択部
１０５ 費用計算部
１０６ 外部インターフェイス（Ｉ／Ｆ）部
１０７ 設定変更部
１０８ メモリ部
１０９ 設定条件格納部
１１０ 制御部
１１１ データバス
１５１ ページ処理設定ボタン
１５２ ＦＡＸ送信選択ボタン
１５３ ＥＭａｉｌ送信選択ボタン
１５４ プリンタ選択ボタン
１５５ 印刷実行ボタン
１５６ 終了ボタン
Ｎ ネットワーク

Claims (14)

  1. 保存している文書ファイルの一覧をユーザーに提示する文書ファイル提示手段を備えた電子ファイリングシステムにおいて、
    印刷設定条件に応じて印刷費用が設定されている印刷コストテーブルと、
    この印刷コストテーブルを参照して印刷費用を計算する印刷費用計算手段とを備え、
    前記印刷費用計算手段は、前記文書ファイル提示手段に一覧表示された文書ファイルのアイコンに対し、現在の印刷設定に応じた印刷費用を前記印刷コストテーブルを参照して計算し、その計算した印刷費用を前記アイコンに対応する文書ファイルの印刷費用として表示することを特徴とする電子ファイリングシステム。
  2. 保存している文書ファイルをグループ化したバインダ、キャビネット等の収納機器の一覧をユーザーに提示する収納機器提示手段を備えた電子ファイリングシステムにおいて、
    印刷設定条件に応じて印刷費用が設定されている印刷コストテーブルと、
    この印刷コストテーブルを参照して印刷費用を計算する印刷費用計算手段とを備え、
    前記印刷費用計算手段は、前記収納機器提示手段に一覧表示された収納機器のアイコンに対し、現在の印刷設定に応じた印刷費用を前記印刷コストテーブルを参照して計算し、その計算した印刷費用を前記収納機器内部の全文書ファイルの印刷費用として表示することを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリングシステム。
  3. 前記一覧表示された複数のアイコンの一部または全てを順次ポイントすることで、複数のアイコンを同時に選択可能とし、選択したアイコン群に対応する複数文書を全て印刷したときの総印刷費用を表示することを特徴とする請求項１または２に記載の電子ファイリングシステム。
  4. 前記一覧表示の中からユーザーが選択した単一または複数のアイコンに対応する全文書を一括して印刷することを特徴とする請求項１ないし３のいずれかに記載の電子ファイリングシステム。
  5. 選択したアイコン群に対応する文書を現在の印刷設定で印字出力した場合の、出力枚数の情報を表示することを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の電子ファイリングシステム。
  6. 選択したアイコン群に対応する文書を現在の印刷設定で印字出力した場合の、排出用紙全体の厚さ、及び重さの情報を表示することを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の電子ファイリングシステム。
  7. 保存している文書ファイルの一覧をユーザーに提示する文書ファイル提示手段を備えた電子ファイリングシステムにおいて、
    通信設定条件に応じて通信費用が設定されている通信コストテーブルと、
    この通信コストテーブルを参照して通信費用を計算する通信費用計算手段とを備え、
    前記通信費用計算手段は、前記文書ファイル提示手段に一覧表示された文書ファイルのアイコンに対し、現在の通信設定に応じた通信費用を前記通信コストテーブルを参照して計算し、その計算した通信費用を前記アイコンに対応する文書ファイルの通信費用として表示することを特徴とする電子ファイリングシステム。
  8. 保存している文書ファイルをグループ化したバインダ、キャビネット等の収納機器の一覧をユーザーに提示する収納機器提示手段を備えた電子ファイリングシステムにおいて、
    通信設定条件に応じて通信費用が設定されている通信コストテーブルと、
    この通信コストテーブルを参照して通信費用を計算する通信費用計算手段とを備え、
    前記通信費用計算手段は、前記収納機器提示手段に一覧表示された収納機器のアイコンに対し、現在の通信設定に応じた通信費用を前記通信コストテーブルを参照して計算し、その計算した通信費用を前記収納機器内部の全文書ファイルの通信費用として表示することを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリングシステム。
    イリングシステム。
  9. 印字出力された用紙を所定の封筒に入れて郵送サービスで郵送した場合の費用を合わせて表示することを特徴とする請求項１ないし６のいずれかに記載の電子ファイリングシステム。
  10. 表示されるアイコンのサイズを、前記収納機器内部のボリュームに応じて伸縮させて表示することを特徴とする請求項２、３、４、５、６、８または９に記載の電子ファイリングシステム。
  11. 各種のジョブ実行にかかる費用を表示する際に、予めユーザーが選択、登録した複数の異なるジョブ設定のそれぞれに対して、当該ジョブ設定でジョブを実行した場合の費用を一覧表示し、ユーザーがそのうちの一つを選択することにより、当該パラメータ群を自動設定し、ジョブの実行を開始することを特徴とする請求項１ないし１０のいずれかに記載の電子ファイリングシステム。
  12. ユーザーが予め指定した料金の上限に対して、選択した文書のジョブ実行可能なパラメータ設定の組み合わせを提示することを特徴とする請求項１１に記載の電子ファイリングシステム。
  13. プルダウンメニューやラジオボタン、チェックボタンを含む各種ジョブ・パラメータの設定用ユーザーインターフェイスにおいて、それぞれの選択可能値のタイトルに加えて、設定を当該値に変更した場合に適用されるパラメータの組み合わせにおけるジョブ実行料金を表示することを特徴とする請求項１ないし１２のいずれかに記載の電子ファイリングシステム。
  14. プルダウンメニューやラジオボタン、チェックボタンを含む各種ジョブ・パラメータの設定用ユーザーインターフェイスにおいて、それぞれの選択可能値のタイトルに加えて、設定を当該値に変更した場合に適用されるパラメータの組み合わせにおけるジョブ実行の、変更前からの差額料金を表示することを特徴とする請求項１ないし１２のいずれかに記載の電子ファイリングシステム。
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