JP6296613B2 - 紙文書保管装置および紙文書保管方法 - Google Patents

Description

本発明は、紙文書の保管作業および閲覧作業の容易化を実現する紙文書保管装置および紙文書保管方法に関する。

従来、紙文書を書庫などの遠隔地に保管し、必要に応じて閲覧する場合には、以下のいずれかの方法を用いていた。
［従来方法１］台帳を作成した上で、文書ファイルを段ボール等にまとめて書庫に保管する。閲覧が必要な場合には、台帳に記載されている情報を頼りに、必要な文書ファイルを特定して取り寄せる。
［従来方法２］事前に紙文書を電子ファイルに電子化し、電子ファイリングシステムに登録した上で、文書を段ボール等にまとめて書庫に保管する。閲覧が必要な場合には、普段は電子ファイリングシステムを活用して電子ファイルを閲覧し、原本が必要になった場合には、必要な文書ファイルを取り寄せる。

このような保管作業、閲覧作業により、文書ファイルを手元に置いておくことをなくし、執務場所のスペース確保を図るとともに、必要に応じて文書ファイルの中身を閲覧することを可能としている。

しかしながら、従来技術には、以下のような課題がある。
上述した従来方法１では、執務場所においては、台帳を閲覧できるに留まり、文書ファイルの中身までは、容易に見ることができない。このため、不要な文書も含め、関連するであろうと思われる文書を丸ごと取り寄せて閲覧するか、あるいは、閲覧すること自体を行わなくなっていた。

この結果、閲覧性が悪いばかりか、不要となった文書を捨てる判断もできなくなり、無駄な保管費用がかかり続けるといった問題があった。さらに、文書を取り寄せるためには時間がかかってしまい、必要なときにタイムリーに閲覧できないとともに、必要な文書を特定するための作業にも時間と費用が発生してしまうといった問題もあった。

また、従来方法２では、電子ファイリングシステムを活用することで、執務場所において、ファイルの中身の概要を確認することは可能となる。しかしながら、保管作業を行う際には、電子化要否の検討が必要になるとともに、電子化による保管作業自体に多大な時間と費用がかかってしまう問題があった。特に、１冊のバインダや製本された本のように、紙文書がとじられている場合には、１ページずつ電子ファイル化するためのスキャン作業に膨大な時間を要することとなる。

すなわち、従来方法１では、紙文書を書庫などに保管した場合には、手元から離れてしまった紙文書の内容をすぐに確認することが困難であった。また、従来方法２では、電子化作業がコスト（手間、時間）高となっていた。特に、電子化が困難な手書きを加えた文書や、スキャンしにくい文書（例えば、付箋、紙サイズの異なるもの、本のようにとじられたもの等）が含まれている場合には、電子化による保管作業に多大の時間が必要であった。

以上の内容を整理すると、従来技術においては、以下の３点の課題が挙げられる。
（課題１）閲覧上、管理上の問題
従来、物理的なファイルによる運用では遠隔地からの閲覧ができなかった。また、誰が閲覧したか、どのページを閲覧したかなどの履歴をとることもできなかった。このため、アクセス管理、情報管理の高度化によるセキュリティ向上が強く望まれている。
（課題２）保管スペース上の問題
従来、ファイルを保管するために、物理的なスペースが必要であった。特に、都心部のような、オフィス単価が高いエリアでは、物理的なスペースを削減することが強く望まれている。
（課題３）電子化作業上の問題
紙文書を電子化する作業に、多大の時間を要していた。このため、保管作業の効率化、容易化が強く望まれている。

本発明は、前記のような課題を解決するためになされたものであり、紙文書の保管作業および閲覧作業をともに効率化、容易化し、アクセス管理、情報管理の高度化によるセキュリティ向上を図るとともに、紙文書の保管スペース上の問題を解消することのできる紙文書保管装置および紙文書保管方法を得ることを目的とする。

本発明に係る紙文書保管装置は、複数の紙文書ファイルデータをファイルごとに個別に電子ファイル化して保管を行うとともに、保管したそれぞれの電子ファイルデータを閲覧可能とする紙文書保管装置であって、複数の紙文書ファイルデータのそれぞれについて、ファイル名を静止画として撮像することで、ファイルごとに個別の静止画像データを生成する静止画情報生成部と、複数の紙文書ファイルデータのそれぞれについて、複数ページにまたがる内容を、複数ページを順次めくっていく状態の動画として撮像することで、ファイルごとに個別の動画像データを生成する動画情報生成部と、静止画情報生成部で生成された静止画像データと、動画情報生成部で生成された動画像データとをファイルごとに個別に関連づけた電子ファイルを作成し、記憶部に記憶させる電子ファイル作成部と、記憶部に記憶された電子ファイルからそれぞれの紙文書ファイルデータに対応したファイル名に相当するそれぞれの静止画像データを抽出して、表示部に一覧表示させ、ユーザにより選択された１つのファイル名に対応する動画像データを記憶部に記憶された電子ファイルから抽出して表示部に表示させることで、複数の紙文書ファイルデータの内容をファイルごとに個別に動画像として閲覧可能とする電子ファイル閲覧制御部とを備え、複数の紙文書ファイルデータの中から必要な文書の特定を行うものである。

また、本発明に係る紙文書保管方法は、複数の紙文書ファイルデータをファイルごとに個別に電子ファイル化して記憶部に記憶させることで保管を行うとともに、保管したそれぞれの電子ファイルデータを記憶部から読み出して閲覧可能とする紙文書保管装置において実行される紙文書保管方法であって、複数の紙文書ファイルデータのそれぞれについて、撮像されたファイル名を静止画として取得し、ファイルごとに個別の静止画像データを生成する静止画情報生成ステップと、複数の紙文書ファイルデータのそれぞれについて、複数ページにまたがる内容を、複数ページを順次めくっていく状態で撮像された動画として取得し、ファイルごとに個別の動画像データを生成する動画情報生成ステップと、静止画情報生成ステップで生成された静止画像データと、動画情報生成ステップで生成された動画像データとをファイルごとに個別に関連づけた電子ファイルを作成し、記憶部に記憶させる電子ファイル作成ステップと、記憶部に記憶された電子ファイルからそれぞれの紙文書ファイルデータに対応したファイル名に相当するそれぞれの静止画像データを抽出して、表示部に一覧表示させ、ユーザにより選択された１つのファイル名に対応する動画像データを記憶部に記憶された電子ファイルから抽出して表示部に表示させることで、複数の紙文書ファイルデータの内容をファイルごとに個別に動画像として閲覧可能とする電子ファイル閲覧制御ステップとを備え、複数の紙文書ファイルデータの中から必要な文書の特定を行うものである。

本発明によれば、紙文書をページ単位でデジタルデータとして電子化する代わりに、紙文書の内容を動画（ビデオ映像）情報および静止画情報として保管できる構成を備えることにより、紙文書の保管作業および閲覧作業をともに効率化、容易化し、アクセス管理、情報管理の高度化によるセキュリティ向上を図るとともに、紙文書の保管スペース上の問題を解消することのできる紙文書保管装置および紙文書保管方法を得ることができる。

本発明の実施の形態１における紙文書保管装置の全体構成図である。 本発明の実施の形態１における保管作業に関する一連の流れを示した説明図である。 本発明の実施の形態１における保管作業に関する一連の流れをより詳細に示した説明図である。 本発明の実施の形態１における閲覧作業に関する一連の流れを示した説明図である。 本発明の実施の形態１に係る紙文書保管装置において、閲覧作業と、閲覧結果に基づくその後の作業の操作例をまとめた説明図である。

以下、本発明の紙文書の保管作業および閲覧作業をともに効率化、容易化することのできる紙文書保管装置および紙文書保管方法の好適な実施の形態につき、図面を用いて説明する。

実施の形態１．
図１は、本発明の実施の形態１における紙文書保管装置の全体構成図である。本実施の形態１における紙文書保管装置１０は、静止画情報生成部１１、動画情報生成部１２、電子化文書データ生成部１３、電子ファイル作成部１４、電子ファイル記憶部１５、電子ファイル閲覧制御部１６、およびデータ表示部１７を備えて構成されている。

本実施の形態１における紙文書保管方式は、次の３種のデータをリンク付けし、電子ファイル記憶部１５に保管することを第１の技術的特徴としている。
（データ１）現状の書棚の保管状況を撮影した静止画像データ
（データ２）文書ファイルの背表紙（ファイル名に相当）を撮影した静止画像データ
（データ３）文書ファイルをめくりながら撮影した動画像データ
（データ４）文書ファイルに保管番号を付加し、保管箱に入れる一連の作業を動画として撮影することにより、作業証明とする他、どの保管箱に入れたかを確認できるようにする動画像データ。

具体的には、静止画情報生成部１１は、例えば、ディジタルカメラで構成され、現状の書棚の保管状況、および文書ファイルの背表紙を撮像することで得られる静止画像データを、データ１、データ２として生成する。

また、動画情報生成部１２は、例えば、ディジタルビデオカメラで構成され、人手により文書ファイルがめくられていく状態を撮像することで得られる動画像データを、データ３として生成する。

そして、電子ファイル作成部１４は、静止画情報生成部１１により生成された静止画像データ、および動画情報生成部１２により生成された動画像データを、静止画像データに対応したファイル名とリンク付けして電子ファイルを作成し、電子ファイル記憶部１５に記憶させる。

なお、本実施の形態１における紙文書保管方式では、電子化文書データ生成部１３により、紙文書の一部のデータを、電子化文書データとして生成しておき、電子ファイルの中に含めることも可能である。すなわち、電子ファイル記憶部１５内に記憶させておくデータとしては、画像データばかりでなく、必要に応じて、例えば、後に閲覧する可能性が高い文書を、あらかじめ電子化文書データとして作成しておき、電子ファイルとしてデータベース化しておくことも可能である。

また、本実施の形態１における紙文書保管方式は、閲覧時においては、保管時に生成された３種のデータに基づいて静止画像データ、動画像データを閲覧することで、必要な文書を特定することを第２の技術的特徴としている。

具体的には、電子ファイル閲覧制御部１６は、ユーザの操作によって指定された電子ファイルを、電子ファイル記憶部１５から取り出し、データ表示部１７に表示させる。すなわち、電子ファイル閲覧制御部１６は、ユーザの操作に応じて、静止画情報生成部１１により生成された静止画像データ、動画情報生成部１２により生成された動画像データ、および電子化文書データ生成部１３により生成された電子化文書データの必要な情報を、データ表示部１７に表示させる。

ユーザは、このような閲覧操作を行った結果、必要であれば、原本を書庫から取り寄せることができ、不要な書類は、書庫から破棄させることができ、さらに、電子化文書データ生成部１３により、紙文書の一部のさらなるデータを電子化文書データとして作成し、電子ファイルに追加させることもできる。

このように、本実施の形態１における紙文書保管装置および紙文書保管方法によれば、執務場所における書棚での保管状態を再現できる状態で、迅速に保管作業および閲覧作業を行うことができる。

次に、本実施の形態１における紙文書保管装置を適用することで実行される保管作業および閲覧作業の具体的な内容について、図２〜図５を用いて、順次説明する。

まず始めに、図２を用いて、保管作業の流れについて説明する。図２は、本発明の実施の形態１における保管作業に関する一連の流れを示した説明図である。図２（ａ）において、静止画情報生成部１１は、現状の書棚の保管状況を撮影することで、データ１に相当する静止画像データを生成する。

次に、図２（ｂ）において、静止画情報生成部１１は、書棚内のファイルのうち、電子ファイルを作成すべきファイルに対応した背表紙を撮影することで、データ２に相当する静止画像データを生成する。また、動画情報生成部１２は、電子ファイルを作成すべきファイルの中身を、動画像として順次撮影することで、データ３に相当する動画像データを生成する。さらに、必要に応じて、電子化文書データ生成部１３は、紙文書の一部のデータを、イメージデータによる電子化文書データとして生成しておき、電子ファイルの中に含めることも可能である。

そして、最終的に、電子ファイル作成部１４は、静止画像データ、動画像データ、および電子化文書データを、静止画像データに対応したファイル名とリンク付けして電子ファイルを作成し、電子ファイル記憶部１５に記憶させる。

次に、図２（ｃ）において、実際の紙文書を、電子ファイルと対応する保管番号を貼り付けた文書保管箱に保管する。さらに、図２（ｄ）において、文書保管箱を、執務場所とは異なる遠隔地にある書庫に保管する。

図３は、本発明の実施の形態１における保管作業に関する一連の流れをより詳細に示した説明図である。まず、ステップＳ１において、静止画情報生成部１１は、執務場所における書棚の保管状態を撮影することで、静止画像データを生成する。

次に、ステップＳ２において、ユーザは、これから電子ファイル化するファイルに対して、ファイル番号を添付する。

次に、ステップＳ３において、静止画情報生成部１１は、ファイル番号が添付されたファイルの背表紙を撮影することで、静止画像データを生成する。

次に、ステップＳ４において、動画情報生成部１２は、ユーザによってファイルの中身がめくられていく状態を撮像することで、動画像データを生成する。

次に、ステップＳ５において、電子ファイル作成部１４は、以下の４種のデータをリンク付けしてなる電子ファイルを作成し、電子ファイル記憶部１５に記憶させておく。
ａ）ファイル番号
ｂ）書棚の保管状態に関する静止画像データ
ｃ）ファイルの背表紙に関する静止画像データ
ｄ）ファイルの中身に関する動画像データ

次に、ステップＳ６において、ユーザは、電子ファイル化を行った実際の紙文書のファイルを、文書保管箱に保管し、その文書保管箱にも、中に収納されているファイル名を添付しておく。

そして最後に、ステップＳ７において、ユーザは、文書保管箱を、執務場所とは異なる遠隔地にある書庫に保管し、執務場所でのスペース確保を図るとともに、閲覧作業を容易にするための電子ファイル化が完了する。

なお、電子ファイルに含まれている文書の中身を示すデータとしては、動画情報生成部１２により生成された動画像データばかりでなく、静止画情報生成部１１により生成された静止画像データ、および電子化文書データ生成部１３により生成されたイメージデータ（電子化文書データ）を含めることができる。すなわち、本実施の形態１における紙文書保管装置では、電子ファイルに含まれるデータの電子化レベルを、その重要度や文書内容に応じて、例えば、下表１にまとめたように、７つの電子化レベルに分けることで、投資対効果を明確にすることが可能である。

電子化レベル５、７を選定することで、紙文書内容の重要性、あるいは後の閲覧時における判読性等に応じて、適切な動画像データを生成することができる。また、必要に応じて、電子化レベル１〜４、６に示すように、ページ単位で静止画像データやイメージデータを採用することで、閲覧時の判読性をさらに高めることが可能となる。なお、これらの電子化レベル１〜５の選択は、文書ファイル単位で行う必要はなく、１つのファイル内で、複数の電子化レベルを組み合わせて電子ファイルを作成することが可能であり、投資対効果を考慮した上で、紙文書の重要度に応じて、閲覧時における適切な判読性を得ることができる。

次に、図４を用いて、閲覧作業の流れについて説明する。図４は、本発明の実施の形態１における閲覧作業に関する一連の流れを示した説明図である。図４（ａ）において、電子ファイル閲覧制御部１６は、閲覧時のメニュー画面として、電子ファイル記憶部１５内に記憶されている電子ファイルのそれぞれに含まれている背表紙の静止画像データの一覧を、データ表示部１７上に表示させる。そして、ユーザは、一覧表示された背表紙に関する静止画像データの中から、ファイル内容を閲覧したい所望の背表紙を選択する。

次に、図４（ｂ）において、電子ファイル閲覧制御部１６は、ユーザが選択した所望の背表紙に対応する電子ファイルを、電子ファイル記憶部１５内から抽出し、静止画像データと動画像データをデータ表示部１７上に表示させる。具体的には、電子ファイル閲覧制御部１６は、静止画像データの表示エリアとして規定されたデータ表示部１７上の領域に、保管状態に関する静止画像データを表示させるとともに、動画像データの表示エリアとして規定されたデータ表示部１７上の領域に、ファイルの中身に関する動画像データを表示させる。

なお、電子ファイル閲覧制御部１６は、ユーザの操作に応じて、動画を止めて静止画像を表示させる、あるいは、動画再生スピードを可変にして表示させることが可能である。また、電子ファイルの中身に関するデータとして、動画像データ以外に、表１に示した電子化レベル４、６に相当する静止画像データ、あるいは表１に示した電子化レベル１〜３に相当するイメージデータがある場合には、電子ファイル閲覧制御部１６は、ユーザの操作に応じて、適宜、必要なデータをデータ表示部１７上に表示させることができる。

そして、図４（ｃ）において、ユーザは、閲覧結果に応じて、必要であれば、原本を書庫から取り寄せることができ、不要な書類を書庫から破棄させることができ、さらに、電子化文書データ生成部１３により、紙文書の一部のさらなるデータを電子化文書データとして作成し、電子ファイルに追加させることもできる。

図５は、本発明の実施の形態１に係る紙文書保管装置において、閲覧作業と、閲覧結果に基づくその後の作業の操作例をまとめた説明図である。ステップＳ１〜ステップＳ３の順に従って、以下に説明する。

＜ステップＳ１：閲覧すべき所望のファイルの選定ステップ＞
ユーザは、データ表示部１７上に表示された背表紙の一覧データの中から、閲覧したいファイルを選定する。

＜ステップＳ２：選択されたファイルの詳細データ表示ステップ＞
電子ファイル閲覧制御部１６は、選択されたファイルに関する以下の４つの情報Ｉ１〜Ｉ４を電子ファイル記憶部１５から抽出し、データ表示部１７上に表示させる。
情報Ｉ１：ファイル番号
情報Ｉ２：保管状態に関する静止画像データ
情報Ｉ３：背表紙（ファイル名に相当）に関する静止画像データ
情報Ｉ４：動画像データ

＜ステップＳ３：表示内容に基づく操作処理ステップ＞
データ表示部１７の画面上には５つの操作キーが表示され、ユーザは、これらの操作キーにより、それぞれ、以下のような具体的な操作が可能となる。
［詳細］キー：動画像データの中身を見ることが可能となる。図示していないが、サブキーが表示されることで、一時停止させる、あるいは、動画像の再生スピードを可変にすることなども可能である。

［請求］キー：閲覧した結果、書庫から原本を取り寄せる必要がある場合に、このキーを押すことで、原本の取り寄せ請求処理に繋がり、電子ファイル閲覧制御部１６は、取り寄せ請求処理指令を出力する。

［廃棄］キー：閲覧した結果、この電子ファイルは、保管の必要がないと判断した場合に、このキーを押すことで、対応する原本の廃棄処理に繋がり、電子ファイル閲覧制御部１６は、廃棄指令を出力する。

［電子化］キー：閲覧した結果、動画像データの中で、今後の閲覧作業などを考慮した際に、イメージデータによる電子化を行っておきたいデータがある場合に、このキーを押すことで、対応するデータを電子化する処理に繋がり、電子ファイル閲覧制御部１６は、電子化指令を出力する。

［閲覧］イメージデータとして電子化されたデータを閲覧したい場合に、このキーを押すことで、対応する電子化データを見ることが可能になる。

以上のように、実施の形態１によれば、紙文書をページ単位でデジタルデータとして電子化する代わりに、紙文書の内容を動画（ビデオ映像）情報および静止画情報として保管できる構成を備えている。さらに、中身を確認したいファイルに関して、動画像情報および静止画像情報に基づいて、閲覧できる構成を備えている。この結果、紙文書の保管作業および閲覧作業をともに効率化、容易化することのできる紙文書保管装置および紙文書保管方法を得ることができる。

特に、閲覧時には、電子ファイル化する前に、執務場所で実際に保管されていた書棚の静止画像も見ることができ、執務場所での保管状態を再現した形で、閲覧作業を行うことができる。さらに、保管し、後に閲覧するデータを動画像化することで、詳細内容までは把握できないとしても、保管作業を大幅に簡略化できるとともに、データ概要を容易に把握できる。

なお、このような紙文書保管方式は、装置として販売する以外にも、多ユーザに対して、電子ファイルによる保存、閲覧を実現するサービスを提供するビジネスモデルとしても提案できるものである。

１０ 紙文書保管装置、１１ 静止画情報生成部、１２ 動画情報生成部、１３ 電子化文書データ生成部、１４ 電子ファイル作成部、１５ 電子ファイル記憶部、１６ 電子ファイル閲覧制御部、１７ データ表示部。

Claims (4)

1. 複数の紙文書ファイルデータをファイルごとに個別に電子ファイル化して保管を行うとともに、保管したそれぞれの電子ファイルデータを閲覧可能とする紙文書保管装置であって、
   前記複数の紙文書ファイルデータのそれぞれについて、ファイル名を静止画として撮像することで、ファイルごとに個別の静止画像データを生成する静止画情報生成部と、
   前記複数の紙文書ファイルデータのそれぞれについて、複数ページにまたがる内容を、前記複数ページを順次めくっていく状態の動画として撮像することで、ファイルごとに個別の動画像データを生成する動画情報生成部と、
   前記静止画情報生成部で生成された前記静止画像データと、前記動画情報生成部で生成された前記動画像データとをファイルごとに個別に関連づけた電子ファイルを作成し、記憶部に記憶させる電子ファイル作成部と、
   前記記憶部に記憶された前記電子ファイルからそれぞれの紙文書ファイルデータに対応したファイル名に相当するそれぞれの静止画像データを抽出して、表示部に一覧表示させ、ユーザにより選択された１つのファイル名に対応する動画像データを前記記憶部に記憶された前記電子ファイルから抽出して前記表示部に表示させることで、前記複数の紙文書ファイルデータの前記内容をファイルごとに個別に動画像として閲覧可能とする電子ファイル閲覧制御部と
   を備え、前記複数の紙文書ファイルデータの中から必要な文書の特定を行う紙文書保管装置。
2. 前記静止画情報生成部は、前記電子ファイル化を行うファイルごとに、前記電子ファイル化を行う前に書棚に保管されていた状況を静止画として撮像することで、保管状況画像データをさらに生成し、
   前記電子ファイル作成部は、前記保管状況画像データをさらにファイルごとに個別に関連づけて前記電子ファイルを作成し、
   前記電子ファイル閲覧制御部は、ユーザにより選択された前記１つのファイル名に対応する前記動画像データを前記記憶部に記憶された前記電子ファイルから抽出して前記表示部に表示させる際に、前記保管状況画像データも合わせて抽出して前記表示部に表示させる
   請求項１に記載の紙文書保管装置。
3. 前記複数の紙文書ファイルデータのそれぞれについて、ユーザが指定した特定のページの内容をスキャンすることで、電子化文書データを生成する電子化文書データ生成部
   をさらに備え、
   前記電子ファイル作成部は、前記電子化文書データをさらにファイルごとに個別に関連づけて前記電子ファイルを作成し、
   前記電子ファイル閲覧制御部は、ユーザにより選択された前記１つのファイル名に対応する前記動画像データを前記記憶部に記憶された前記電子ファイルから抽出して前記表示部に表示させる際に、前記電子化文書データも合わせて抽出して前記表示部に表示させる
   請求項１または２に記載の紙文書保管装置。
4. 複数の紙文書ファイルデータをファイルごとに個別に電子ファイル化して記憶部に記憶させることで保管を行うとともに、保管したそれぞれの電子ファイルデータを前記記憶部から読み出して閲覧可能とする紙文書保管装置において実行される紙文書保管方法であって、
   前記複数の紙文書ファイルデータのそれぞれについて、撮像されたファイル名を静止画として取得し、ファイルごとに個別の静止画像データを生成する静止画情報生成ステップと、
   前記複数の紙文書ファイルデータのそれぞれについて、複数ページにまたがる内容を、前記複数ページを順次めくっていく状態で撮像された動画として取得し、ファイルごとに個別の動画像データを生成する動画情報生成ステップと、
   前記静止画情報生成ステップで生成された前記静止画像データと、前記動画情報生成ステップで生成された前記動画像データとをファイルごとに個別に関連づけた電子ファイルを作成し、前記記憶部に記憶させる電子ファイル作成ステップと、
   前記記憶部に記憶された前記電子ファイルからそれぞれの紙文書ファイルデータに対応したファイル名に相当するそれぞれの静止画像データを抽出して、表示部に一覧表示させ、ユーザにより選択された１つのファイル名に対応する動画像データを前記記憶部に記憶された前記電子ファイルから抽出して前記表示部に表示させることで、前記複数の紙文書ファイルデータの前記内容をファイルごとに個別に動画像として閲覧可能とする電子ファイル閲覧制御ステップと
   を備え、前記複数の紙文書ファイルデータの中から必要な文書の特定を行う紙文書保管方法。

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