JP2638689B2 - 個人情報管理装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、主に携帯用の電子装置
を利用して名刺管理等の個人情報の管理を行う個人情報
管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】各種応用プログラムを組み込んだ手帳サ
イズのコンピュータ装置である電子手帳には、個人の氏
名、氏名の読み、電話番号、住所、会社、部署及び役職
等の個人情報を管理する名刺管理機能を備えたものが多
い。

【０００３】このような電子手帳で下記表１に示すよう
な複数レコードの個人情報を入力した場合、メモリ上で
は、通常これらのデータが図１０に示すような不定長レ
コードとして格納される。すなわち例えば、各文字はＪ
ＩＳ符号の８ビット又は１６ビットデータとして表さ
れ、それぞれの欄（項目）の区切りには「，」（２Ｃ
Ｈ、Ｈは１６進数を示す）の特定符号を付加すると共
に、各個人情報のレコードの区切りは「０ＤＨ」（［Ｃ
Ｒ］）の特定符号を付加する。

【０００４】

【表１】

【０００５】そして、上記メモリ上のデータは、各個人
情報ごとに入力順に表示したり、氏名を５０音順に整列
させてから表示することができる。この際、整列は、メ
モリに格納された文字符号の昇順又は降順に並べ替える
ため、この文字符号が５０音順に並ぶ氏名の読みの欄を
キーとして使用する。また、これらのデータは、特定の
会社や部署等の所属欄を指定して、この指定した値に一
致する個人情報のみを選択して表示することもできる。
例えば上記について、会社欄を「吉田商事」として指定
して選択を行うと、図１１に示すように、「吉田商事」
に所属する全ての個人データを表示することができる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ところで、個人情報を
会社や部署等のような組織の所属欄に基づいて選択して
表示させる場合、例えば部長、課長、係長及び担当のよ
うに役職の階層順に各個人情報が表示されると、組織構
成の理解が容易となるばかりでなく、電話連絡を行うよ
うな際にも、部長が不在のときには課長を呼び出す等の
措置を直ちに指示することができるようになり、極めて
便利である。

【０００７】ところが、従来の電子手帳では、このよう
な所属欄に基づく選択結果を表示させた場合、各個人情
報は、入力順又は氏名の５０音順に表示されるだけであ
った。しかも、たとえ役職欄に基づいて整列を行うこと
が可能であったとしても、従来は部長や課長等の役職名
を単なる文字データとして取り扱っていたので、文字符
号の昇順又は降順に並べ替えたのでは実際の役職の階層
順に整列させることはできない。

【０００８】このため、従来の電子手帳等の個人情報管
理装置では、会社や部署等の所属欄に基づく選択を行っ
た場合に、各個人の組織上での位置付け等の状況が把握
し難く、特にビジネスの分野で必ずしもこの個人情報を
十分に活用することができないという問題があった。

【０００９】本発明は、上記事情に鑑み、会社や部署等
を指定して個人情報を選択した場合に、この個人情報を
役職の階層順に整列させて出力することにより、各個人
の組織上での位置付け等を容易に把握することができる
個人情報管理装置を提供することを目的としている。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明の個人情報管理装
置は、個人の情報を電子装置によって管理する個人情報
管理装置であって、個人の氏名、役職の階層順に対応し
た役職コード及び所属並びにその他の各欄を有する個人
情報を記憶する記憶装置、該記憶装置に記憶された各個
人情報から所属欄について特定の値による選択を行う選
択手段、該選択手段によって選択された所属情報を含む
各個人情報を抽出する抽出手段、該抽出手段によって抽
出した各個人情報の役職コード欄の役職コードに基づい
て該個人情報を整列させる整列手段、並びに各個人情報
の役職コードを対応する役職名に変換する役職名変換手
段を備えており、そのことにより上記目的が達成され
る。

【００１１】

【作用】本発明の個人情報管理装置は、通常各個人情報
を随時入力するための入力装置を備えている。また、他
のコンピュータ装置や媒体からのデータ入力手段を設け
ることもできる。そして、このようにして入力された個
人情報は、記憶装置に記憶される。

【００１２】記憶装置に記憶された個人情報は、選択手
段によって所属欄に特定の値を有するもののみが選択さ
れる。所属欄は、会社や部署等のように、その個人が所
属する組織を特定する項目である。この所属欄との比較
対象となる特定の値は、個人情報管理装置の入力装置か
ら直接入力された値を使用してもよいし、予め設定され
た値から選び出すようにすることもできる。また、この
特定の値は、論理和結合された複数の文字列や正規表現
等によって表される記号列の集合であってもよく、さら
に、例えば所属欄が複数ある場合には、これら各欄につ
いて値を設定し、各比較結果の論理積等をとるようにす
ることもできる。

【００１３】選択手段によって選択された所属情報を含
む各個人情報は抽出手段によって抽出される。即ち、必
要とする対象情報のみが抽出される。そして、抽出され
た個人情報は整列手段によって役職コード欄の役職コー
ドに基づいて整列させられる。役職コードは、この整列
のために順序が定められたコードであり、その役職の階
層順に昇順又は降順となる数値が割り当てられている。

【００１４】整列手段によって整列された個人情報は、
役職名変換手段が各役職コードをこれに対応する役職名
に変換する。この役職コードと役職名の対応は、予め設
定されている。また、この役職コードと役職名の対応
は、上記入力装置によって操作者が再設定又は変更等を
行うことができるようにすればより便利である。

【００１５】このようにして役職コードを役職名に変換
された個人情報は、適宜表示装置や印字装置等に出力さ
れる。この際には、所属欄等のように共通する欄の値を
別個に一括して出力し、また、名前の読み等の不要な欄
の出力を省略することもできる。

【００１６】この結果、所属欄の値によって選択した個
人情報は、役職の階層の昇順又は降順に表示や印字等が
行われ、当該所属会社や部署内の組織構成や各個人の位
置付け等を容易に把握することができる。しかも、内部
的にはコード化された役職欄も、役職名に変換して文字
として出力されるので読みづらくなるようなこともな
い。

【００１７】

【実施例】本発明を実施例について以下に説明する。

【００１８】図１乃至図９を用いて本発明の一実施例を
説明する。本実施例は、個人情報管理機能を有する電子
手帳である。

【００１９】この電子手帳は、図２に示すように、キー
入力部１と液晶表示部２とを備えた手帳サイズのコンピ
ュータ装置である。キー入力部１は、各種文字キー１ａ
と共に、仮名漢字変換キー１ｂや会社別一覧表示キー１
ｃ等の機能キーが設けられている。

【００２０】上記電子手帳は、図３に示すように、内部
にＣＰＵ３を備え、キー入力部１のキー入力を受け付け
ると共に、液晶駆動部４を介して液晶表示部２に表示を
行うことができるようになっている。また、ＣＰＵ３に
は、ＲＯＭ５とＲＡＭ６とが接続されている。ＲＯＭ５
は、ＣＰＵ３が実行するプログラムや固定データ等が格
納された読み出し専用の半導体記憶装置である。ＲＡＭ
６は、電池でバックアップされた書き換え可能な半導体
記憶装置であり、個人情報のデータを格納すると共に、
この個人情報のデータを検索（選択）しソート（整列）
する際のデータバッファやその他の作業領域として使用
される。

【００２１】ＲＯＭ５に格納されたプログラムには、キ
ー入力部１からの個人情報の入力を受け付けてＲＡＭ６
に格納するための個人情報入力プログラムが含まれてい
る。この個人情報入力プログラムは、個人の氏名、氏名
の読み、電話番号、会社、部署及び役職について順次入
力を促進し、キー入力部１から入力された８ビット又は
１６ビットの文字データを順にＲＡＭ６に格納するもの
である。この際、従来と同様に、氏名や電話番号等の各
欄の区切りには「，」（２ＣＨ）の特定符号を付加し、
個人情報の各レコードの区切りには「０ＤＨ」（［Ｃ
Ｒ］）の特定符号を付加するようになっている。しか
し、役職の欄については、従来のように役職名の文字デ
ータをそのまま格納するのではなく、この役職名に対応
する役職コードを格納するようになっている。従って、
前記表１に示した個人情報を入力した場合、ＲＡＭ６上
には、図４に示すような不定長レコードとして格納され
る。なお、ＲＡＭ６上へのデータの格納形式は、固定長
レコード形式や可変長レコード形式等で行うことも可能
であるが、このような不定長レコード形式によればメモ
リ効率が向上する。

【００２２】上記役職名と役職コードの対応は、ＲＡＭ
６内に予め設定された図５に示すような対応テーブルに
基づいて定義される。そして、ここでは、部長、課長、
係長及び担当の順に役職の階層順位が下位になるほど役
職コードの値が大きくなるように割り当てている。な
お、役職欄の入力については、文字データとして入力さ
れた役職名をこの対応テーブルに基づいてプログラムに
より自動的に役職コードに変換してから格納するような
方法の他に、この対応テーブルにある役職名を操作者が
選ぶようにしたり、操作者に直接役職コードを入力させ
るようにすることもできる。

【００２３】また、上記役職名と役職コードの対応テー
ブルの内容は、ＲＯＭ５に格納された他のプログラムを
用いて操作者の入力により変更することができるように
なっている。従って、職制が異なる会社の場合には、例
えば図６に示すように、参事、副参事、課長、課長補
佐、係長、主任及び担当というような役職名を有する対
応テーブルとすることもできる。さらに、職制の異なる
複数の会社の個人情報を取り扱う場合には、図５と図６
とを組み合せて例えば参事に「００Ｈ」、部長に「０１
Ｈ」、副参事に「０２Ｈ」というような役職コードを割
り当てた対応テーブルとすることもできる。この場合、
職制ごとに階層順の役職コードが対応していれば組み合
せは任意であり、また、必ずしも役職コードに連続した
数を割り当てる必要もない。

【００２４】ＲＯＭ５には、以下に詳細に説明する個人
情報の会社別一覧を表示するためのプログラムも格納さ
れている。また、個人情報を管理するための他のプログ
ラムやその他の応用プログラムと共に、キー入力部１か
らのローマ字入力や仮名入力による文字データを漢字仮
名交じり文字列に変換するための仮名漢字変換プログラ
ムも含まれている。

【００２５】上記構成の電子手帳で個人情報の会社別一
覧の表示を行った場合の動作を図１のフローチャートに
従って説明する。

【００２６】操作者は、まず図７に示すようにキー入力
部１の文字キー１ａを操作してローマ字で会社名を入力
し、仮名漢字変換キー１ｂを押すことによりこれを例え
ば「吉田商事」のような漢字の会社名に変換する。そし
て、これに続いて会社別一覧表示キー１ｃを押すと、Ｒ
ＯＭ５に格納された会社別一覧を表示するためのプログ
ラムが起動され、会社欄を「吉田商事」とする検索条件
で動作を開始する。

【００２７】この会社別一覧を表示するためのプログラ
ムでは、まずステップＳ１で、操作者によって入力され
た会社名を液晶表示部２に表示させ、ＲＡＭ６に格納さ
れた個人情報のデータから１レコード分のデータを同じ
ＲＡＭ６上の作業領域に読み込む（ステップＳ２）。次
に、レコードの読み込みが終了しているかどうかの判定
を行い（ステップＳ３）、まだ終了していない場合に
は、読み込んだレコードの会社欄が先に入力した「吉田
商事」と一致するかどうかの判断を行う。そして、読み
込んだレコードの会社欄が「吉田商事」でなかった場合
には、再びステップＳ２の処理に戻り次の１レコードの
読み込みを行い、以降会社欄が「吉田商事」となるレコ
ードを読み込むか、この読み込みが終了するまで上記動
作を繰り返す。なお、ステップＳ２の読み込み処理は、
最初にＲＡＭ６上の個人情報のデータの先頭にポインタ
を設定しておき、繰り返し実行されるたびにこのポイン
タを読み込みレコードの次の位置に移動させることによ
り、全てのレコードを１レコードずつ順番に読み込むこ
とができるようになっている。また、個人情報のデータ
が全く格納されていない場合や、全てのレコードの読み
込みが完了していた場合には、次のステップＳ３の処理
によってレコードの読み込みが終了したことを判定でき
る。

【００２８】ステップＳ４の処理によって読み込んだレ
コードの会社欄が「吉田商事」であると判断された場合
には、このレコードをＲＡＭ６上のさらに他の領域であ
るデータバッファに格納すると共に（ステップＳ５）、
このレコードから所属部署と電話番号の欄のデータを抽
出し、これを液晶表示部２に上記会社名に続いて表示さ
せる（ステップＳ６）。

【００２９】このようにして、会社名と所属部署と電話
番号のデータが揃うと、再び１レコードの読み込みを行
い（ステップＳ７）、読み込みの終了判定を行った後に
（ステップＳ８）、読み込んだレコードの会社欄が「吉
田商事」であり、所属部署欄及び電話番号欄が上記で抽
出したデータと一致するかどうかの判断を行う（ステッ
プＳ９）。そして、これらが一致したと判断された場合
には、このレコードを上記データバッファにおける先の
格納レコードに続く領域に格納し（ステップＳ１０）、
再びステップＳ７の処理に戻る。また、読み込んだレコ
ードの会社欄等がステップＳ９の処理によって一致しな
いと判断された場合には、そのままステップＳ７の処理
に戻り、以降全てのレコードの読み込みが完了するまで
これらステップＳ７〜Ｓ１０の処理が繰り返される。

【００３０】上記処理の結果、会社名等が一致する全て
のレコードがデータバッファに格納されてステップＳ８
の処理により読み込みが完了したと判断された場合に
は、このデータバッファのレコードに対して役職コード
の昇順にソートを行う（ステップＳ１１）。このソート
の結果、データバッファの各レコードは、図８に示すよ
うに、役職の階層順位が上位となる個人情報のレコード
から順に並べ替えられる。また、これら各レコードの役
職コードを上記図５に示した対応テーブルに基づいて役
職名に変換する（ステップＳ１２）。そして、このよう
に役職コードの変換が完了すると、各レコードを先頭か
ら順に読み出して、図９に示すように、氏名欄の氏名及
び役職欄の役職名を１行ずつ液晶表示部２に順に表示す
る。なお、会社名が一致する個人情報のレコードが発見
されず上記ステップＳ３の処理によって読み込みが完了
されたと判断された場合には、これらステップＳ１１及
びＳ１２の処理は実行されず、液晶表示部２には、該当
する個人情報がみつからなかった旨の表示を行う。

【００３１】この結果、本実施例の電子手帳によれば、
会社別一覧を作成した場合に、これに該当する個人情報
を役職の階層順に整列させて表示することができるの
で、その会社の組織や各個人の位置付け等を容易に把握
することができる。

【００３２】なお、本実施例では、会社ごとに部署及び
電話番号が共通となる個人情報を取り扱う場合を示した
が、１つの会社で複数の部署や電話番号を取り扱うよう
にするには、検索条件に会社名と部署名又は電話番号等
を指定したり、プログラムの側で自動的に部署ごとの分
類を行い得るようにすればよい。

【００３３】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
の個人情報管理装置によれば、会社や部署ごとの個人情
報を役職の階層順に整列させて出力することにより、組
織の構成や各個人の位置付け等を容易に把握して、個人
情報の管理をより便利に行うことができる。しかも、内
部的にはコード化された役職欄も、役職名に変換して文
字として出力されるので読みづらくなるようなこともな
い。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すものであって、電子手
帳における会社別一覧表示の際の動作を示すフローチャ
ートである。

【図２】その実施例の外観を示す平面図である。

【図３】その実施例の内部構成を示すブロック図であ
る。

【図４】その実施例に於ける個人情報のメモリへの格納
状態を示す図である。

【図５】その実施例に於ける役職名と役職コードの対応
を示す図である。

【図６】役職名と役職コードの他の対応例を示す図であ
る。

【図７】その実施例に於けるキー入力部の操作例を示す
図である。

【図８】その実施例に於けるソート実行後のデータバッ
ファにおける個人情報の格納状態を示す図である。

【図９】その実施例に於ける液晶表示部における会社別
一覧の表示を示す図である。

【図１０】従来例に於ける個人情報のメモリへの格納状
態を示す図である。

【図１１】従来例に於ける会社別一覧の表示を示す図で
ある。

【符号の説明】

１ｃ 会社別一覧表示キー ２ 液晶表示部 ３ ＣＰＵ ６ ＲＡＭ

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 個人の情報を電子装置によって管理する
   個人情報管理装置であって、 個人の氏名、役職の階層順に対応した役職コード及び所
   属並びにその他の各欄を有する個人情報を記憶する記憶
   装置、 該記憶装置に記憶された各個人情報から所属欄について
   特定の値による選択を行う選択手段、該選択手段によって選択された所属情報を含む各個人情
   報を抽出する抽出手段、 該抽出手段によって抽出した各個人情報の 役職コード欄
   の役職コードに基づいて該個人情報を整列させる整列手
   段、並びに 各個人情報の役職コードを対応する役職名に変換する役
   職名変換手段を備えている個人情報管理装置。