JPH0528155A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書ファイルのグループ毎の分類管理を容易
に行う。 【構成】 ＣＰＵ２は、キーボード１からの入力に応答
して、ＲＯＭ３に記憶されているプログラムに従って文
書をグループ管理する。ＲＡＭ４には、ワードプロセッ
サ本来の動作によって作成・編集された文書データが記
憶されるとともに、文書のグループを分類するための分
類番号と分類名とが記憶される。記憶装置７には、ＲＡ
Ｍ４内の文書データが文書ファイルとして記憶され、グ
ループ化のための分類番号と分類名も記憶される。プリ
ンタ６からは、記憶装置７に用いるフロッピーディスク
などのラベルに分類番号や分類名を印刷することができ
る。フロッピーディスクなどに記録された文書の管理
は、分類番号と分類名とを使用して簡単に行うことがで
きる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ワードプロセッサな
ど、文書を作成し、作成した文書の登録保存などの処理
を行う装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、ワードプロセッサなどの文書
処理装置においては、作成した文書を文書ファイルとし
てフロッピーディスクなどに登録して記録し、必要に応
じて記録内容から読出した文書にさらに処理を加えてい
る。文書ファイルの指定は、ファイル名などで個々の文
書ファイルを特定して行っている。また、文書ファイル
毎に異なる番号を付してその番号によって文書ファイル
を特定することも行われている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来からのワードプロ
セッサなどにおいては、作成した文書を、文書毎のファ
イル名やファイル番号によって区別し、文書の登録や読
出しなどの管理を行っている。

【０００４】文書処理装置において、文書ファイルに付
加することのできるファイル名は制限されており、特に
文字数の制限が設けられることが多い。したがってファ
イル名を与えてもファイルの内容を充分に表示すること
は困難である。特に、ほぼ同一内容のファイルが複数作
成されるときは、個々の文書ファイルを区別し、しかも
ほぼ共通なその内容を示すファイル名を与えることが非
常に困難となる。たとえばフロッピーディスク装置など
には、多数の文書ファイルを登録して記録することがで
きるけれども、登録された文書ファイルの数が多くなる
程データとしての文書ファイルの管理が困難になる。そ
こで、多数の文書を何らかの基準で分類し、分類された
グループ毎の文書ファイルを管理することが考えられ
る。しかしながら、従来からのワードプロセッサなどに
おいては、フロッピーディスクなどの文書ファイルを分
類してグループ化するための機能は設けられておらず、
文書処理装置を使うオペレータ自身が記憶して管理する
必要がある。さらに、フロッピーディスクなどに登録す
る文書ファイルの内容を整理して管理するためのグルー
プ名は、フロッピーディスクに貼り付けるインデックス
ラベルなどに表示することによって効果的に使用するこ
とができるけれども、そのようなインデックスラベルは
オペレータ自身が手書きで作成しなければならないとい
う不便がある。

【０００５】本発明の目的は、文書ファイルのグループ
毎の分類管理が容易な文書処理装置を提供することであ
る。さらに、フロッピーディスクなどの外部記録媒体に
記録されている文書ファイルのグループの分類名を表示
するラベルを容易に作成することができることを目的と
する。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、文書を作成
し、作成した文書を文書ファイルとして登録し、保存す
る文書処理装置において、予め定める単位数以内の文書
ファイルをグループ化して登録するグループ登録手段
と、グループ登録手段によって登録される文書ファイル
のグループ毎に、分類名を登録して管理するグループ管
理手段とを含むことを特徴とする文書処理装置である。

【０００７】本発明において、前記グループ登録手段
は、グループ化された文書ファイルを可搬性を有する外
部記録媒体に登録し、前記グループ管理手段は、外部記
録媒体に記録されている文書ファイルのグループの分類
名をラベルとして印字する手段を含むことを特徴とす
る。

【０００８】

【作用】本発明に従えば、文書を作成し、作成した文書
を文書ファイルとして登録し、保存する文書処理装置
は、グループ登録手段と、グループ管理手段とを含む。
グループ登録手段は、予め定める単位数以内の文書ファ
イルをグループ化して登録する。グループ管理手段は、
グループ登録手段によって登録される文書ファイルのグ
ループ毎に、分類名を登録して管理する。文書ファイル
をグループ化して管理することができるので、文書の内
容を把握することが容易となる。

【０００９】また本発明に従えば、グループ化された文
書ファイルを、フロッピーディスクなどの可搬性を有す
る外部記録媒体に登録し、登録されている文書ファイル
のグループの分類名をラベルとして印字することができ
る。これによって多くの文書ファイルのグループを外部
記録媒体に記録し、ラベルによって記録内容を容易に確
認することができる。

【００１０】

【実施例】図１は、本発明の一実施例の文書処理装置で
あるワードプロセッサの電気的構成を示す。キーボード
１は、文字などの入力や、文書作成のための各種指示を
行うために使用する。キーボード１からは、入力された
文字に対応して予め定められる文字コードや文書処理の
ための各種制御コードなどのコードデータが導出され
る。中央処理装置（以下「ＣＰＵ」と略称する）２は、
キーボード１からのコードデータに応答し、文字コード
を配列して文書を作成し、制御コードに従って作成した
文書を表すデータを処理する。読出し専用メモリ（以下
「ＲＯＭ」と略称する）３には、文書作成・編集などの
ワードプロセッサ本来の処理のためのプログラムと、文
書をグループ化して処理するためのプログラムが予め作
成されて記憶されている。ランダムアクセスメモリ（以
下「ＲＡＭ」と略称する）４には、ワードプロセッサ本
来の文書作成・編集処理により生成された文書データを
記憶する。さらに、ＲＡＭ４は、文書をグループ化して
処理するための分類名用文字コードおよび分類番号の記
憶にも使用される。液晶表示装置（以下「ＬＣＤ」と略
称する）５は、ＲＡＭ４に記憶されている文書内容など
を画像表示する。ＬＣＤ５は、長方形の形状の表示画面
を有し、その縦横の向きの変更が可能である。プリンタ
６は、ＲＡＭ４内に作成されている文書内容を印字して
出力する。記憶装置７は、フロッピーディスクなど可搬
型の外部記録媒体に文書を登録して記憶するために用い
る。文書をグループ化して管理するための分類名等のデ
ータも、記憶装置７によってフロッピーディスクなどに
登録可能である。プリンタ６から、フロッピーディスク
のラベル用にグループの分類名等のリストを印字するこ
とも可能である。バス回路８は、ＣＰＵ２と、キーボー
ド１、ＲＯＭ３、ＲＡＭ４、ＬＣＤ５、プリンタ６およ
び記憶装置７とを接続する。

【００１１】図２は、図１図示のＲＡＭ４に記憶される
グループ処理のためのデータの構造を示す。本実施例で
は、文書名を３桁の数字で示し、上位２桁を使用してグ
ループ名を表す。すなわち、グループ名データ「１０
０」は、単位数である１０個の文書名「１００」〜「１
０９」を含むグループの名称である。同様にグループ名
データ「１１０」は、文書名「１１０」〜「１１９」を
含むグループに対する名称である。グループ「１００」
に対しては、分類名データ「１９９１年１月決裁書」が
与えられ、グループ名データ「１１０」には「○×事業
部名簿」の分類名データが与えられる。

【００１２】図１図示の実施例における分類名の登録の
動作を、図３に示す。ステップａ１で、オペレータがキ
ーボード１から分類名登録の指示を行うと、ステップａ
２ではグループ名データとしてのグループの番号（以下
「ＮＯ．」と略称する）の入力状態となる。ステップａ
２でグループＮＯ．が入力されると、ステップａ３でグ
ループＮＯ．がＲＡＭ４に記憶され、再びステップａ２
に戻る。ステップａ２でグループＮＯ．の入力がなされ
なかったときには、ステップａ４で分類名入力状態とな
る。分類名入力がなされると、ステップａ５で分類名が
ＲＡＭ４に記憶されてからステップａ２に戻る。ＲＡＭ
４には、図２図示のようにグループ名データとしてグル
ープＮＯ．が記憶され、分類名データとして分類名が記
憶される。

【００１３】ステップａ４で分類名入力がなされないと
きは、ステップａ６に移る。ステップａ６では、登録指
示の有無が判断され、登録指示が行われないときは、ス
テップａ２以下の処理を繰り返す。ステップａ６で登録
指示がなされたときには、ステップａ７に移る。ステッ
プａ７では、ＲＡＭ４からグループＮＯ．と分類名とを
読出すリード動作が行われる。次にステップａ８で、記
憶装置７のフロッピーディスクなどにグループＮＯ．と
分類名とを記録するライト動作が行われる。ステップａ
８のライト動作が終了すると、ステップａ９で分類名登
録の処理を終了する。

【００１４】以上のようにして、記憶装置７によってフ
ロッピーディスクなどに登録したグループ処理のための
データは、フロッピーディスクを交換した後などにＲＡ
Ｍ４に読出され、必要に応じてＬＣＤ５に表示される。
オペレータは、その表示を見ながら、交換したフロッピ
ーディスクから読出すべき文書ファイルを選択する。た
とえば、図２のようなデータの内容が表示されていると
き、１９９１年１月決裁書に関連する文書ファイルにつ
いて文書処理を行おうとするオペレータは、１００〜１
０９の番号によって示される文書ファイルのうちから１
つの文書ファイルをその番号によって選択し、フロッピ
ーディスクから読出す。

【００１５】本実施例では、さらにフロッピーディスク
に記憶されている文書ファイルのグループ名を印字し
て、フロッピーディスク用のラベルを印刷して作成する
ことも可能である。

【００１６】図４は、文書ファイルの分類名のラベル印
刷の動作を示す。

【００１７】ステップｂ１では、オペレータがキーボー
ド１からラベル印刷を指示すると、ステップｂ２に移
る。ステップｂ２では、フロッピーディスクからそのフ
ロッピーディスクに登録されているグループＮＯ．およ
び分類名の全データの読出しが行われる。ステップｂ２
で呼び出されたグループＮＯ．および分類名の全データ
は、ステップｂ３でＲＡＭ４に記憶される。

【００１８】ステップｂ４では、ＲＡＭ４からグループ
ＮＯ．と分類名とのデータを、１つのグループに対する
データ毎にリードする読出しが行われる。次にステップ
ｂ５では、読出されたグループＮＯ．と分類名とをプリ
ンタ６によって１行に印刷する。次のステップｂ６で
は、グループ化に関して残りのデータがあるか否かが判
断される。残りのデータがあるときは、ステップｂ４に
戻る。すべてのデータに対する印刷が終了したときには
ステップｂ７に移り、印刷処理を終了する。

【００１９】図５は、グループ名を、文書ファイルを記
録するフロッピーディスクのインデックスラベルに印刷
した結果を示す。フロッピーディスク２０のジャケット
２１には、インデックスラベル２２が所定位置に貼り付
けられる。インデックスラベル２２には、プリンタ６に
よって参照符２３で示すように分類名が印刷される。オ
ペレータは、インデックスラベル２２の分類名２３を見
ることによって、そのフロッピーディスク２０に登録さ
れている文書ファイルの内容を容易に把握することがで
きる。

【００２０】本実施例によれば、文書ファイルは３桁の
数字で表し、グループ名はファイル名のうちの上２桁を
使用した番号で表す。このように文書ファイル名を３桁
の数字で表すので、各グループ内の文書ファイルを指定
することを容易に行うことができる。また、各グループ
の分類名も登録することができるので、分類名としてそ
のグループの表す文書の内容を充分に表示することがで
きるものを選択することによって、グループを選択する
ことが容易となる。

【００２１】一般に、文書ファイルの名称として使用す
ることができる文字の数は、ファイルの管理上の理由か
ら比較的小さい数に制限される。そのような制限された
数の文字数では、文書ファイルの内容を充分に表現する
ことが困難である。また、文書ファイルの内容を充分に
表すことができる文字数で文書ファイルの名称を表現す
ることが可能であったとしても、文書ファイルを処理す
るたび毎に、そのような文字列をファイル名として入力
するのは手間がかかり、さらに同じ種類の文書間をどの
ようにして区別するかという問題も生じる。本実施例に
おいては、グループ名と分類名とを文書のファイル名と
は別に登録し、グループ名としてはキーボード１からの
入力が容易な３桁の数字を用い、分類名としては、その
グループに含まれるファイルの内容を充分に表すことが
できる名称を用いて、文書ファイルのグループ管理を充
分に行うことができる。

【００２２】また、本実施例においては、ワードプロセ
ッサにおいて作成する文書ファイルを対象として管理し
ているけれども、パーソナルコンピュータなどによって
処理して、フロッピーディスクなどに登録する各種ファ
イルにおいても、同様にグループ化して管理することが
できることは勿論である。

【００２３】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、予め定め
る単位数以内の文書ファイルをグループ化して登録し、
分類名によって管理することができる。分類名によって
グループ内の文書内容を把握することが容易となるの
で、多くの文書の処理を効率的に行うことができる。

【００２４】また本発明によれば、文書ファイルをグル
ープ化して可搬性を有する外部記録媒体に記録し、グル
ープの分類名をラベルとして印字することができる。こ
れによって、多くのグループ化した文書ファイルを表示
するためのラベルを容易に作成することができ、そのラ
ベルによって外部記録媒体の記録内容を容易に把握する
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例によるワードプロセッサの電
気的構成を示すブロック図である。

【図２】図１図示のＲＡＭ４にストアされるグループ処
理のためのデータを示す図である。

【図３】図１図示の実施例における分類名登録の動作を
示すフローチャートである。

【図４】図１図示の実施例におけるラベル印刷の動作を
示すフローチャートである。

【図５】図１図示の実施例によって印刷したフロッピー
ディスクのラベルを示す図である。

【符号の説明】

１ キーボード ２ ＣＰＵ ３ ＲＯＭ ４ ＲＡＭ ５ ＬＣＤ ６ プリンタ ７ 記憶装置

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を作成し、作成した文書を文書ファ
   イルとして登録し、保存する文書処理装置において、 予め定める単位数以内の文書ファイルをグループ化して
   登録するグループ登録手段と、 グループ登録手段によって登録される文書ファイルのグ
   ループ毎に、分類名を登録して管理するグループ管理手
   段とを含むことを特徴とする文書処理装置。
2. 【請求項２】 前記グループ登録手段は、グループ化さ
   れた文書ファイルを可搬性を有する外部記録媒体に登録
   し、 前記グループ管理手段は、外部記録媒体に記録されてい
   る文書ファイルのグループの分類名をラベルとして印字
   する手段を含むことを特徴とする請求項１記載の文書処
   理装置。