JPH04205656A - フアイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 この発明は、ファイリング・システムやワークステーシ
ョン、その他各種の大量の文書を保管するシステムにお
いて、各文書に自動的に属性を付与してファイリングす
ることができるようにしたファイリング装置に係り、特
に、ファイリングされた文書の検索に際して、文書を登
録する箱を用意しておき、箱をインデックスとして画面
上で指示することにより、該当する文書のインデックス
が表示されるようにして、キーボード操作等が不要で、
文書画像の操作が可能なファイリング装置に関する。

従来の技蝉 一般に５画像データを文書として光ディスク等に大量に
保管するファイリング装置では、画像データをファイリ
ングする際、検索のためのタイトル情報をキーボードで
入力して磁気ディスク等に記憶しておき、そのタイトル
情報によって呼出したいファイルの検索を行う方式が主
流を占めている。

したがって、ファイリング装置の文書管理を行うために
は、タイトル情報を入力するキーボード操作や、かな漢
字変換等の操作が必要である。

すなわち、光ディスク等のファイリング装置では、その
検索方式において、文書登録時に付与さ＝３− れた文書名をキーにしたデータ管理をベースに行われて
おり、キーボードと文字情報によって、画像データの管
理が行われている、ということができる。

ところが、キーボード操作には、多少の熟練が必要であ
り、不馴れなユーザは気軽に利用することができない、
という不都合があった。

発註が　決しようとするＵ この発明では、従来のファイリング装置におけるこのよ
うな不都合、すなわち、文書の検索にキーボードと文字
情報とが必要で、キーボード操作が苦手なユーザには利
用し難くい、という不都合を解決し、ファイリングされ
た文書を検索するインデックスとして、表示装置の画面
上に可視化された箱（インデックス・ボックス）、すな
わち、キー表示エリアを使用し、この箱を指示すること
によって、登録された画像データを選択することができ
るようにしたファイリング装置を提供することを第１の
目的とする。

さらに、それぞれの箱の内部に、イメージ・インデツク
スを表示し、かつ、そのイメージを第２の箱（ボタン）
として選択することによって、文書データの内容まで見
ることができるようにして、・　キーボードを使用する
ことなく、常に文書画像を操作するだけで、分類ファイ
リングできるようにして、操作性の高いファイリング装
置を提供することを第２の目的とする。

課題を解決するためへ１役 この発明では、第１に、 表示装置と、入力装置とを具備し、画像・音声・文字等
のデータの登録、検索を行う機能を備えたファイリング
システムにおいて、 前記表示装置の画面上に分類のできる箱を視覚的に表示
し、該箱を選択ボタンとして指示装置等で指示すること
により、分類された情報を一括して検索可能にする手段
と、 それぞれの箱に中にさらに登録されている画像や文書の
データの一部を切り出して、同一画面上に複数枚の文書
のインデックスを視覚的に表示し、それぞれのインデッ
クスによって文書を検索する手段、 とを備えた構成である。

第２に、 第１のファイリング装置において、 インデックスの格納場所を、一画面の横方向にｎ個、縦
方向にｍ個のｎ×ｍ個の箱を用意し、該箱を大分類とし
て、文書を格納する構造を有し、各文書のデータから該
文書の象徴的な画像の部分を切り出し、インデックスと
して張り付ける手段と、 張り付けによって文書を自動的にファイルして、箱に割
り付ける手段、 とを備え、 検索時に、箱の指示によって文書のインデックスを表示
する構成である。

第３に、 第１のファイリング装置において、 箱の分類は、５０音順あるいはアルファベラ１〜順であ
り、名刺データを張り付けることによって、縮小された
名刺イメージを一画面にｎ枚のインデックスボタンとし
て設定する手段を備えた構成である。

第４に、 第３のファイリング装置において、 名刺に特有の電話番号やファクシミリ番号をイメージデ
ータと共通に管理する手段を備え、箱の選択によって検
索された番号により、電話またはファクシミリの回線を
呼び出すことができる構成である。

第５に、 第１のファイリング装置において、 箱を年月日によって指定できる箱として構成し、−ケ月
分や一週間分の箱を表示し、システムが内蔵するタイマ
ーの時間で自動的に文書を登録し、その日の箱を選択す
ることにより、一括してその日の登録文書が検索される
構成である。

走−一用一 この発明のファイリング装置では、分類を視覚的に行う
手段によって検索を容易にしている。

すなわち、従来技術では、単なる部分画像の表示のみで
は、登録文書数が増大すると、検索に極めて多くの時間
がかかり、検索操作が遅くなるが、分類を視覚的に行う
ことで、検索が容易になる。

失」（桝 次に、この発明のファイリング装置について、図面を参
照しながら、その実施例を詳細に説明する。

理解を容易にするために、最初に、この発明のファイリ
ング装置による表示画面から説明する。

この発明では、ファクシミリやスキャナ等から入力され
たイメージデータや、電話、マイク、レコードなどから
録音されたＡＤＰＣＭデータ等の音声データ、さらに、
ワープロの文書データなどの文字データ等を、ファイル
毎に管理し、１フアイルを１ページ、ｎファイルを１文
書としてデータによらずに管理する。

特に、イメージデータや文字データは、その画面に表示
されたデータそれ自身の一部分を切出してインデックス
として処理し、音声については、そのアイコンをインデ
ックスとして操作できるよＱ− うにしている。

インデックスは、箱型のボタンとして表示され、文書の
有無がアイコンで表現される。

第２図は、この発明のファイリング装置における文書検
索画面の一例を示す図である。

この第２図の検索画面上で、該当する箱型のボタンを指
示すると、そこに格納されている文書が検索されて、ビ
ジュアルにインデックス表示を行う。

第３図は、第２図の検索画面」二で、］一つのアイコン
が選択されたときのインデックス表示画面の一例を示す
図である。

この第３図に示すように、文書のインデックスが、文書
Ａ２文書Ｂ７文書Ｃ２・・・・１文書Ｆのような状態で
表示される。

さらに、この第３図のビジュアルなインデックスが、ボ
タンとなり、例えば文書へを指示すれば、その文書の内
容が表示される。

このように、文書インデックスを箱として取扱うことに
よって、文書を階層的に格納することが可能になる。

第４図は、この発明のファイリング装置における文書の
階層構造の一例を示す図である。

この第４図に示すように、大分類の箱（箱型のボタン）
の１つを選択すると、該当する下位の箱または文書の内
容の一部が、同様に表示される。

この場合に、区別し易すいように、箱の場合には、箱型
のボタンの形状で、また、文書の場合には、その内容の
一部がアイコンとして表示される。

そして、いずれの場合には、最下位には、実際の文書が
分類されている。

このように、文書インデックスを箱として取り扱うこと
によって、多くの文書を階層的に格納し、検索時には、
この階層に従って上位から順次表示インデックスとして
表示される。

したがって、大量の文書でも、登録時に付与された属性
によって、この階１ａ構造の内に組み込まれ、検索時に
は、箱や文書のアイコンをポインティングデバイス等の
位置指示装置、あるいは指で指示することによって、視
覚的な操作だけで、迅速にサーチすることが可能になる
。

以上の機能は、次に述べる第１図の装置によって実現さ
れる。

第１図は、この発明のファイリング装置について、その
要部構成の一実施例を示す機能ブロック図である。図面
において、１はＬＣＤからなるタッチパネル方式の入力
装置、２はモデム、３はファクシミリ装置、４はスキャ
ナ、５はオーディオ入力装置、６はマイク、７はデコー
ダ、８は制御装置、９はクロック発生器、１０は画像圧
縮伸長部、１１はメインメモリ、１２は光デイスクメモ
リ、１３はエンコーダ、１４はプリンタ、１５はオーデ
ィオ出力部を示す。

この発明のファイリング装置では、入力データとして、
タッチパネル方式の入力装置１の他に、モデム２からの
テキストイメージデータの通信入力、ファクシミリ装置
３による画像データの受信入力、スキャナ４による書画
等の光学的な画像読取りのイメージデータの入力、オー
ディオ入力装置５やマイクロからの音声入力、等の各デ
ータの人力が可能である。

取込まれたデータは、制御装置８によって、その日付け
９時間、入力源、ページ、送付元などの情報が自動的に
付与され、最終的に、光デイスクメモリ１２へ転送され
て格納される。

この際、画像データは、画像圧縮伸長部１０により例え
ばＭＨ方式で符号化され、ＭＨコードに変換される。

このようにして光デイスクメモリ１２に格納された画像
や音声のデータは、光デイスクメモリ１２からメインメ
モリ１１に読出され、画像圧縮伸長部１０によって伸長
される。

そして、画像データは、ＬＣＤからなるタッチパネル方
式の入力装置１のＬＣＤ画面上に表示されたり、プリン
タ１４へ出力される。

この場合に、画像圧縮伸長部１０では、符号化された圧
縮データを伸長する際１表示用のデータは、Ａ４サイズ
のデータをＬＣＤ画面の横方向に入るように、１６分の
ｎ（ｎは１〜１６の整数）の間引き処理を行う。

また、音声データは、エンコーダ１３によって音声信号
に変換されて、オーディオ出力部１５へ送られる。

ここで、この発明のファイリング装置におけるデータ構
造について説明する。

第５図は、第１図に示したファイリング装置について、
そのデータ構造の一例を説明する図である。図面におい
て、工は表示インデックス、Ｄｌは大分類箱、Ｄ２はフ
ァイル名、Ｄ３は文書台帳、Ｆはファイルを示す。

大分類箱Ｄ１は、「ファイル名」とその件数の情報とか
ら構成される。

そして、この大分類箱Ｄ１の「ファイル名」にそれぞれ
対応して、「文書ＮＯ６」と「属性」とから構成される
ファイル名Ｄ２が設けられている。

例えば、ファイル名ｒＡ」には、そのファイルｒＡＪに
格納されている文書Ｎｏ、の「１〜１４」と、それぞれ
の属性（箱または文書）の情報とが記憶される。

この文書Ｎｏ、の「１〜１４」と、それぞれの属性に対
応して、表示インデックス■が用意されている。この表
示インデックス■は、例えば６文書単位であり、１文書
単位で、一画面上に３×２のように表示される。

さらに、各ファイル名Ｄ２の［文書ＮＯ９］にそれぞれ
対応して、「文書台帳ＪＤ３が設けられる。

この文書台帳Ｄ３は、「文書Ｎｏ、Ｊ、「開始ファイル
名」〜「終了ファイル名」、また、イメージやテキスト
、音、複合（イメージ、テキスＩ〜。

音がまざった文書）の［属性Ｊ、縦と横の「サイズ」か
ら構成されている。

例えば、文書台帳Ｄ３の文書Ｎｏ、１の場合には、「開
始ファイル名」〜「終了ファイル名」が、ファイル１と
ファイル５であるから、ファイルＦは、右方に示すよう
に、「ファイル１〜フアイル５」が登録される。

このようなデータ構造によって、箱Ｄ１のファイル名を
指示すると、それに対応して分類されたファイル名Ｄ２
の文書を選択することが可能になる。

テックス■として、一画面上に表示される。

それ以下の文書台帳Ｄ３についても同様である。

このように、データ構造を階層的に構成することによっ
て、先の第３図に示したように、文書インデックスを箱
として取り扱うことが可能になる。

第６図は、第１図に示したファイリング装置において、
ファイリング動作を行うソフｌ〜ウェアの構成の〜実施
例を説明する図である。図面において、２１はファイリ
ングタスク、２２はファイリングタスク・コンＩ−ロー
ラ、２３は光デイスクサーバー、２４はトレイ・マネー
ジャ、２５はウィンド・マネブジャ、２６はイベント・
マネージャを示す。

ファイリングタスク２１は、ファイリング装置のファイ
ルシステムに従って必要なタスクを実行する機能を有し
ている。

例えば、自動付与されたインデックス情報や、イメージ
の一部を切出した小インデックス情報等を、それぞれ別
のファイリングタスクとして、マルチ処理を行う。

また、各ファイリング同士の情報は、全て矢印で示され
るプロセス間通信によって授受される。

第１図のハードウェアの動作、例えばファクシミリ装置
の受信や電話機の受信時には、ファクシミリ装置や電話
機から出力されるプロセス間通信のイベントが、イベン
ト・マネージャ２６によって受取られる。タッチパネル
方式の入力装置からのイベン１〜も、同様に、イベン１
へ・マネージャ２６によって獲得される。

これらのイベントを獲得したイベント・マネージャ２６
は、ウィンド・マネージャ２５を介してウィンドを構成
する各ファイリングタスク（２１）へその旨を連絡する
。

この際、ファイリングタスク・コン１〜ローラ２２は、
これらのイベントの手順や、各ファイリングタスクの状
態を監視して、必要な制御を行う８光テイスクサーバー
２３は、イメージデータの読み書き処理を一元的に行っ
たり、先読み等による高速化のための制御を行う。

１Ｇ− さらに、トレイ・マネージャ２４は、画像情報。

音声情報、テキスト情報等の個々のページデータを結合
したり、分割したり、また、移動するための一次保管場
所として機能する。

第１図に示したこの発明のファイリング装置では、以上
のような各種のタスクか同時に動作することによって、
ファイリング処理が簡便化されている。

次に、この発明のファイリング装置について、フローチ
ャー１−を参照しながら、検索時の動作を説明する。

第７図は、この発明のファイリング装置において、検索
時の主要な処理の流れを示すフローチャー１−である。

図面において、＃１〜＃８はステップを示す。

ステップ＃１で、大分類箱（例えば３０個）を表示する
（右方に大分類箱の表示画面の一例を示す）。

欣のステップ＃２で、箱を指定する。

ステップ＃３で、大分類の指定された部分からファイル
名を取り出し、そのファイルの表示インデックスを表示
する（右方に表示インデックスの表示画面の一例を示す
）。

ステップ＃４へ進み、表示インデックスから箱を指定す
る。

ステップ＃５で、箱の属性を判断する。

もし、箱の属性が箱であれば、ステップ＃６へ進み、そ
の文書１”Ｊ　ｏ、に書かれているファイル名から対応
する表示インデックスを表示して（右方に表示インデッ
クスの表示画面の一例を示す）、再び先のステップ＃４
へ戻り、以下同様の処理を行なう。

また、ステップ＃５で判断した結果、箱の属性が文書の
ときは、ステップ＃７へ進み、その文書Ｎｏ、から文書
台−をサーチし、その文書を構成するファイル名を呼び
出す。

ステップ＃８で、その文書のファイルの分類を表示する
。

イルの分類を表示すると、この第７図のフローを終了す
るが、さらに多層の階層構造のデータであれば、その後
も同様の処理で、下位に分類された文書を順次表示する
。

以上のステップ＃１〜＃８の処理によって、この発明の
ファイリング装置による文書の検索が行なわれる。

具体的な使用例としては、例えば、名刺をファイルする
ことができる。

この場合には、第５図に示した文書台帳と同じ形式で、
名刺台帳を作成する。

この場合には、職場関係については、業種別とか地域別
、等の分類項目を設定する。また、私的に関係の人につ
いては、知人とか、先輩、同窓などで任意に分類するこ
とができる。なお、データ項目の中に、電話番号やＦＡ
Ｘ番号等を設けることも可能である。

また、箱を年月日によって指定できる箱として構成し、
−ケ月分や一週間分の箱を表示して、システムが内蔵す
るタイマーの時間で自動的に文書を登録し、その日の箱
を選択することにより、一括してその日の登録文書が検
索されるようにすることも可能である。

発明の効果 この発明のファイリング装置によれば、入力された画像
情報、音声情報、テキスト情報を同じ記憶メディアに操
作を変える必要なしに保管・検索することが可能になる
。

また、画像情報、音声情報、テキスト情報は、同一のペ
ージ単位に管理され、１つのインデックスの下にまとめ
てファイルすることができる。

さらに、キーボードの操作が不要になるので、初心者で
も簡単に操作することのできるファイリング装置が得ら
れるので、利用範囲が著しく拡がる、等の多くの優れた
効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、この発明のファイリング装置について、その
要部構成の一実施例を示す機能ブロック・　　図、 第２図は、この発明のファイリング装置における文書検
索画面の一例を示す図、 第３図は、第２図の検索画面上で、１つのアイコンが選
択されたときのインデックス表示画面の一例を示す図、 第４図は、この発明のファイリング装置における文書の
階層構造の一例を示す図、 第５図は、第１図に示したファイリング装置について、
そのデータ構造の一例を説明する図、第６図は、第１図
に示したファイリング装置において、ファイリング動作
を行うソフトウェアの構成の一実施例を説明する図、 第７図は、この発明のファイリング装置において、検索
時の主要な処理の流れを示すフローチャート。 図面において、１はＬＣＤからなるタッチパネル方式の
入力装置、２はモデム、３はファクシミリ装置、４はス
キャナ、５はオーディオ入力装置、６はマイク、７はデ
コーダ、８は制御装置、９はクロック発生器、１０は画
像圧縮伸長部、１１はメインメモリ、１２は光デイスク
メモリ、１３はエンコーダ、１４はプリンタ、１５はオ
ーディオ出力部。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、表示装置と、入力装置とを具備し、画像・音声・文
   字等のデータの登録、検索を行う機能を備えたファイリ
   ングシステムにおいて、前記表示装置の画面上に分類の
   できる箱を 視覚的に表示し、該箱を選択ボタンとして指示装置等で
   指示することにより、分類された情報を一括して検索可
   能にする手段と、 それぞれの箱に中にさらに登録されている 画像や文書のデータの一部を切り出して、同一画面上に
   複数枚の文書のインデックスを視覚的に表示し、それぞ
   れのインデックスによって文書を検索する手段、 とを備えたことを特徴とするファイリング装置。 ２、請求項１のファイリング装置において、インデック
   スの格納場所を、一画面の横方 向にｎ個、縦方向にｍ個のｎ×ｍ個の箱を用意し、該箱
   を大分類として、文書を格納する構造を有し、 各文書のデータから該文書の象徴的な画像 の部分を切り出し、インデックスとして張り付ける手段
   と、 張り付けによつて文書を自動的にファイル して、箱に割り付ける手段、 とを備え、 検索時に、箱の指示によつて文書のインデ ックスを表示することを特徴とするファイリング装置。 ３、請求項１のファイリング装置において、箱の分類は
   、５０音順あるいはアルファベ ット順であり、名刺データを張り付けることによつて、
   縮小された名刺イメージを一画面にｎ枚のインデックス
   ボタンとして設定する手段を備えたことを特徴とするフ
   ァイリング装置。 ４、請求項３のファイリング装置において、名刺に特有
   の電話番号やファクシミリ番号 をイメージデータと共通に管理する手段を備え、 箱の選択によつて検索された番号により、 電話またはファクシミリの回線を呼び出すことを特徴と
   するファイリング装置。 ５、請求項１のファイリング装置において、箱を年月日
   によつて指定できる箱として構 成し、 一ヶ月分や一週間分の箱を表示し、システ ムが内蔵するタイマーの時間で自動的に文書を登録し、
   その日の箱を選択することにより、一括してその日の登
   録文書が検索されることを特徴とするファイリング装置
   。