JPH08106471A - 情報記憶検索装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】従来の階層構造による分類・整理とは独立して
情報がそれ自体持っている分類情報に並行かつ独立に設
定された付加情報に従って書類を分類・整理できるよう
に構成する。 【構成】光ディスク５３ａに記録された階層構造の分類
ツールであるボックス１に分類されている書類２、３、
７に、これとは独立の分類情報であるタグ５およびタグ
６を付加し、このタグ５およびタグ６をタググループ４
に分類する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、複数の書類を分類、
整理するための情報記憶検索装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】情報を、例えば書類単位で分類整理する
ための技術として、キャビネット／バインダ／書類、あ
るいはボックス／フォルダ／書類などの分類体系に基づ
く情報管理が会社などで一般的に適用されている。この
分類体系としては、ツリー構造や、ネット構造が知られ
ている。

【０００３】ツリー構造は、例えば、オペレーティング
システムのファイル管理機能の実現に用いられ、ファイ
ルをツリー構造で表現した階層構造の中に配置して、ユ
ーザに呈示、分類させている。ファイルは、ツリー構造
のルートディレクトリからサブディレクトリを経て目的
とするファイルに至るパス名でその保管場所が識別され
ている。

【０００４】ネット構造を用いると、例えば、ハイパー
テキストシステムでは、テキスト情報を管理単位に分割
して相互の関係を表すリンクを自由に設定することがで
きる。このリンクを操作することにより、階層構造に限
らず自由な関係を定義して情報を管理することができ
る。

【０００５】情報記憶検索装置の一具体例である電子フ
ァイリングシステムにおいては、紙のファイルと同様
に、キャビネット／バインダ／書類、あるいは、ボック
ス／フォルダ／書類などの階層構造からなる分類体系を
構築して、情報の分類を実現している。ここで、階層の
深さは固定、あるいは、決められた範囲内で任意であ
る。分類の方法は、まず階層構造を分類名称とともに定
義して、すべての書類をツリー構造で表現された分類体
系内のいずれか１つの位置に対応づけることにより分類
するのが一般的である。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】従来の電子ファイリン
グシステムで行なわれている階層構造に基づく書類など
の情報管理では、次のような問題がある。 （１）あらかじめ分類体系を決定しておかなければ活用
できない。

【０００７】会社のオフィスで求められる情報には、同
じ業務用の情報であっても、その組織全体で利用する共
通の情報と、個人的に利用する固有の情報との二つの面
がある。これらの情報を活用するためには必要な時にす
ぐ取り出せるように、仕事の内容別・項目別・日付別・
重要度別などに応じて情報の属性を利用して分類してお
くことが図書の分類にも見られるように一般的な方法で
ある。

【０００８】この場合、新たな情報を登録したり既存の
情報を再分類する作業に先だって、あらかじめ分類体系
を決定しておかなければ、分類先を特定できないか、
「その他」の分類に含まれる情報量が膨れ上がり、情報
管理が無意味となる。このことは、分類体系が決定でき
なければ、情報の分類整理が始められないことを意味し
ており、特に必ずしも分類体系が固定化していない個人
的に活用する情報の管理を困難にしている。 （２）活用している分類体系を途中で構築し直すことが
容易でない。

【０００９】オフィスの日常業務では、新しい分類項目
を追加したり、既存の分類項目を細分化したり、既存の
分類項目を統合したり、といった分類体系そのものを見
直す必要が、仕事を進めてゆくにつれて発生する。とこ
ろが、階層構造だけに基づいて分類されている情報を分
類整理し直そうとすると、情報の実体を移動させずに分
類体系のみを再構築することができないために、これら
は容易なことではない。情報の分類整理に有効な、情報
の属性を利用して構築された階層構造以外の仕組みを階
層構造と合わせて活用することが望まれる。 （３）進化成長する分類体系に合わせた情報の分類整理
が困難である。

【００１０】分類体系の全体を構築し直した場合でも、
変化のあった分類について新旧の対応を取りながら関連
するすべての情報を分類整理し直すことは、一度に大き
な作業量を発生させることになる。日常業務の中で少し
ずつ分類体系を変化させ、少しずつ情報の分類整理を進
めることができず、分類整理そのものを困難にしてい
る。

【００１１】そこで、この発明は、従来の階層構造によ
る分類・整理とは独立して、情報がそれ自体持っている
分類情報と並行かつ独立に設定された付加情報に従って
書類を分類・整理できるように構成された情報記憶検索
装置を提供することを目的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】この発明の情報記憶検索
装置は、書類が持っている分類情報に基づいて複数の書
類を第１の分類体系に分類して記憶する手段と、前記書
類に対して少なくとも一つの付加情報を与え、これに基
づいて前記複数の書類を第２の分類体系に分類して記憶
する手段と、前記第１の分類体系における書類の第１検
索情報を記憶する手段と、前記第２の分類体系における
書類の第２検索情報を記憶する手段と、前記第１検索情
報あるいは第２検索情報に基づき前記複数の書類から所
望の書類を検索する手段とから構成されている。

【００１３】さらにこの発明の情報記憶検索装置は、書
類が持っている属性情報に基づいて複数の書類を第１の
分類体系に分類して記憶する手段と、前記書類に対して
少なくとも一つの付加情報を与え、これに基づいて前記
複数の書類を第２の分類体系に分類して記憶する手段
と、前記第１の分類体系における書類の第１検索情報を
記憶する手段と、前記第２の分類体系における書類の第
２検索情報を記憶する手段と、前記第１検索情報あるい
は第２検索情報に基づき前記複数の書類から所望の書類
を検索する手段と、第１検索情報により検索された書類
を指定した付加情報と対応づけて記憶する手段と、第２
検索情報により検索された書類を指定した第１の分類体
系と対応づけて記憶する手段とより構成されている。

【００１４】さらにこの発明の情報記憶検索装置は、書
類が持っている属性情報に基づいて複数の書類を第１の
分類体系に分類して記憶する手段と、前記書類に対して
少なくとも一つの付加情報を与え、これに基づいて前記
複数の書類を第２の分類体系に分類して記憶する手段
と、前記第１の分類体系における書類の第１検索情報を
記憶する手段と、前記第２の分類体系における書類の第
２検索情報を記憶する手段と、前記第１検索情報あるい
は第２検索情報に基づき前記複数の書類から所望の書類
を検索する手段と、検索された書類が、検索条件として
与えられた付加情報に加えてそれ以外の付加情報とも関
連づけられている場合は検索条件として与えられた付加
情報のみ与えられている書類と異なる表示内容で検索結
果の表示を行う手段と、から構成されている。

【００１５】さらにこの発明の情報記憶検索装置は、書
類が持っている属性情報に基づいて複数の書類を第１の
分類体系に分類して記憶する手段と、前記書類に対して
少なくとも一つの付加情報を与え、これに基づいて前記
複数の書類を第２の分類体系に分類して記憶する手段
と、前記第１の分類体系における書類の第１検索情報を
記憶する手段と、前記第２の分類体系における書類の第
２検索情報を記憶する手段と、前記第１検索情報あるい
は第２検索情報に基づき前記複数の書類から所望の書類
を検索する手段と、検索された書類に対してすでに与え
られている付加情報とは異なる付加情報を与えて、これ
に基づいて前記複数の書類を第２の分類体系に分類して
記憶する手段と、検索された書類が、検索条件として与
えられた付加情報に加えてそれ以外の付加情報とも関連
づけられている場合は検索条件として与えられた付加情
報のみ与えられている書類と異なる表示内容で検索結果
の表示を行う手段と、から構成されている。

【００１６】

【作用】この発明の一態様によれば、書類を分類情報に
基づいて分類するための分類体系と、書類ごとに自由に
関連づけることができる付加情報、例えばタグと、タグ
の分類体系と、を定義／変更／削除する手段と、書類に
関連づけられたタグに関する検索条件を与えて検索し表
示対象書類を絞り込み表示する手段と、表示された書類
の一部または全部を分類整理する手段と、を設けること
により、変化の少ない分類体系を反映した分類体系に基
づく書類の分類と、変化のある柔軟な分類体系を反映し
たタグおよびタググループを利用した書類の分類とを可
能にした。すなわち、 １）あらかじめ分類体系を決定できないときでも、分類
体系による分類は利用せず、タグとタググループによる
分類を利用することで、分類整理を始めることができ
る。

【００１７】２）分類体系を途中で構築し直したいとき
は、変化させる分類に含まれる書類に一時的なタグをつ
け、これらを一括して操作することにより、再分類・整
理が容易になる。

【００１８】３）固定的な分類は階層構造で、暫定的な
分類はタグで、それぞれ取り扱うことによって、進化成
長する分類体系に合わせた分類整理が可能となる。 ４）前項と同様、分類体系が確立していない分野でも、
タグを利用することによって、分類整理が可能となる。

【００１９】さらにこの発明の他の態様によれば、書類
に関連づけられたタグに関する条件を与えて検索し、表
示対象書類を絞り込み、表示するときには、タグに関す
る検索条件と書類の検索結果を組にして表示し、検索条
件のタグ以外のタグが関連づけられている書類について
は表示を変化させた。これにより、複数のタグが関連づ
けられている書類の集合と、その他のタグが関連づけら
れている書類の集合と、が操作なしに見ただけでわか
る。

【００２０】さらにこの発明の他の態様によれば、書類
に関連づけられたタグに関する条件を与えて検索し表示
対象書類を絞り込んだウィンドウに対して、新たな書類
を追加することにより、検索条件として与えられたタグ
と追加した書類との関連を一括して取り外す／取り付け
ることができる。これにより、書類の新規登録が容易と
なる。すなわち、 １）あらかじめ分類体系を決定していなくても、とにか
く書類を追加登録することができる。

【００２１】２）分類体系が確立していない分野でも、
とにかく書類を追加登録することができる。 さらにこの発明の他の態様によれば、書類に関連づけら
れたタグに関する異なる条件を与えて検索し表示対象書
類を絞り込んだ複数のウィンドウ相互間で複数の書類を
一括して移動／複写することにより、検索条件として与
えられたタグと書類との関連を、一括して取り外す／取
り付けることができる。これにより、書類の分類整理が
容易になる。すなわち、 １）あらかじめ分類体系を決定していなくても、とにか
く書類を追加登録することができる。

【００２２】２）進化成長する分類体系に合わせて、あ
る条件を満たす複数の書類を一括して分類整理すること
ができる。 ３）分類体系が確立していない分野でも、とにかく書類
を追加登録することができる。

【００２３】

【実施例】以下、この発明の一実施例について図面を参
照して詳細に説明する。図２は、この発明を適用した電
子ファイリング装置の一実施例の構成を示すブロック図
である。

【００２４】すなわち、図２に示した電子ファイリング
装置は、少なくとも、制御モジュール１０、メモリモジ
ュール２０、磁気ディスク装置５１、５２、表示装置５
４、キーボード５５またはマウス５７またはペン５６、
システムバス６０によって構成されている。オプション
として、画像処理モジュール３０、通信制御モジュール
４０、画像バス６１、光ディスク装置５３、スキャナ５
８、プリンタ５９が接続されていてもよい。

【００２５】制御モジュール１０は電子ファイリング装
置全体を制御するＣＰＵ１１、磁気ディスク装置５１、
５２や光ディスク装置５３などと接続するためのインタ
フェース回路１２、１３から構成されている。

【００２６】メモリモジュール２０は、電子ファイリン
グ装置全体を制御するプログラムおよび必要なデータを
記憶するメインメモリ２１、必要なデータを表示するた
めの表示メモリ２２、オプションとして画像を記憶する
画像メモリ２３などから構成されている。画像メモリ２
３は、例えば、光ディスク５３から読み出された画像デ
ータや光ディスク５３に書き込む画像データを一時的に
記憶するためのものである。

【００２７】表示メモリ２２は、表示装置５４に表示さ
れる画像データを一時的に記憶するためのものである。
画像処理モジュール３０は、画像データの圧縮、伸長、
拡大、縮小、回転などの処理を実行する画像処理ＬＳＩ
回路３１、スキャナ５８およびプリンタ５９のためのイ
ンタフェース３２、およびこれらを相互に接続する画像
バス６１などによって構成されている。

【００２８】通信制御モジュール４０は、例えばＬＡＮ
６２に接続するための通信インタフェース回路４１など
によって構成されている。システムバス６０は、制御信
号用のバスであり、制御モジュール１０、メモリモジュ
ール２０、通信制御モジュール４０、画像処理モジュー
ル３０、を相互に接続するものである。

【００２９】画像バス６１は、画像データ転送用のバス
であり、メモリモジュール２０、画像処理モジュール３
０を相互に接続するものである。キーボード５５または
マウス５７またはペン５６は、情報の分類整理を行なう
ための各種の操作指令を入力するものである。情報その
もの、情報を検索するためのキー、文書の名前、分類の
方法、などを入力する。

【００３０】表示装置５４は、分類された情報の表示、
情報を検索するためのキーの表示、文書の名前の表示、
分類体系の表示、などを表示するものである。また、分
類対象が画像データである場合には、画像データをウィ
ンドウに表示して、画像処理ＬＳＩ３１により処理され
た画像の拡大縮小回転などの結果である画像データも表
示できる。

【００３１】ハード磁気ディスク装置５１およびフロッ
ピーディスク５２は、情報そのもの、情報を検索するた
めのキー、情報の分類体系、などを記憶するためのもの
である。また、これらの一時記憶場所としても使用され
る。

【００３２】図１は、この実施例の電子ファイリング装
置のソフト構成図である。すなわち、表示処理部７１、
入力処理部７２、階層構造管理部７３、タグ構造管理部
７４、オブジェクト管理部７５、管理データ７６から構
成されている。ここで、タグとは、書類ごとに自由に関
連づけることができる付加情報をさす。

【００３３】表示処理部７１は、タグ表示ウィンドウと
書類表示ウィンドウにそれぞれ必要な情報を表示する。
タグ表示ウィンドウと書類表示ウィンドウは、これら２
つのウィンドウの組が複数組表示されていてもよく、１
つのタグ表示ウィンドウと複数の書類表示ウィンドウが
表示されてもよい。以下の説明では後者の場合について
述べる。

【００３４】入力処理部７２は、キーボード５５または
マウス５７またはペン５６により入力される指示を処理
する。具体的には、タグ表示ウィンドウ内のタグ選択、
書類表示ウィンドウ内の書類選択、処理メニューの選択
などである。指示入力された位置がどのウィンドウのど
の座標であるか、どのアイコンに対する指示入力である
か、どの処理メニューが選択されたか、についても判断
処理する。

【００３５】階層構造管理部７３は、ツリー構造により
構成された階層構造を生成・変更・削除・探索する機能
を提供する。具体的には、新しい分類項目の追加、既存
の分類項目の分類名変更、既存の分類項目の削除、与え
られた分類名を持つ分類項目の階層構造内での位置の特
定、などである。

【００３６】タグ構造管理部７４は、タググループとタ
グを生成・変更・削除・探索する機能、タグの構造すな
わちタググループとタグの関係を生成・変更・削除する
機能、を提供する。

【００３７】管理データ７６は、表示処理部７１が必要
とする書類表示ウィンドウ情報と書類表示ステータス情
報、階層管理部７３とタグ管理部７４が必要とするオブ
ジェクト情報、を含んでいる。

【００３８】図３は、この実施例の電子ファイリング装
置により、階層構造と付加情報（タグ）に基づいて情報
を分類整理した様子を示す概念図である。分類体系とし
て、例えば、光ディスク５３ａがボックス１、１０を含
む階層構造を構成していて、ボックス１には書類２と３
と７とが分類されているものとする。また、書類２には
タグ５とタグ６とが関連づけられている。なお、タグ
５、６はタググループ４に含まれているものとする。ま
た、書類７にはタグ９が関連づけられており、このタグ
９はタググループ８に含まれている。

【００３９】図４、図５は、この実施例の電子ファイリ
ング装置で、こうした分類整理のための階層構造と付加
情報（タグ）を表現するために利用している、「オブジ
ェクト」の構造を示している。

【００４０】ボックスであれ、書類であれ、タググルー
プであれ、タグであれ、「オブジェクト」で表現する。
すなわち、オブジェクトは、オブジェクトタイプ（光デ
ィスク／ボックス／書類／タググループ／タグ）、オブ
ジェクトＩＤ、名称、生成日時、関連定義情報へのポイ
ンタからなり、関連定義情報は、複数個の、関連タイプ
（親／子／関連）と関連オブジェクトＩＤの組からな
る。

【００４１】この場合、光ディスク５３ａとボックス
１、ボックス１と書類２、ボックス１と書類３、はそれ
ぞれ「親子」関係、書類２とタグ５、書類２とタグ６と
は「関連」関係、にあると表現する。すなわち、ボック
ス１のオブジェクトには、オブジェクトタイプ「ボック
ス」、オブジェクトＩＤ「１」、名称（＝ボックス
名）、生成日時、関連定義情報へのポインタが記録され
ている。関連定義情報には、光ディスク５３ａが「親」
であることを示す関連タイプ「親」と関連オブジェクト
「５３ａ」の組、書類２が「子」であることを示す関連
タイプ「子」と関連オブジェクトＩＤ「２」の組、書類
３が「子」であることを示す関連タイプ「子」と関連オ
ブジェクトＩＤ「３」の組、が記録されている。同様
に、書類２のオブジェクトには、オブジェクトタイプ
「書類」、オブジェクトＩＤ「２」、名称（＝書類
名）、生成日時、関連定義情報へのポインタが記録され
ている。関連定義情報には、ボックス１が「親」である
ことを示す関連タイプ「親」と関連オブジェクトＩＤ
「１」の組、タグ５が「関連」関係にあることを示す関
連タイプ「関連と関連オブジェクトＩＤ「５」の組、タ
グ６が「関連」関係にあることを示す関連タイプ「関
連」と関連オブジェクトＩＤ「６」の組、が記録されて
いる。

【００４２】図６は、「オブジェクト」を追加する場合
の処理フローである。「オブジェクト」を追加する場合
は、まず、ステップＳ１１で新たなオブジェクトを生成
する。すなわち、オブジェクト管理領域を確保して、追
加しようとするオブジェクトのタイプ（光ディスク／ボ
ックス／書類／タググループ／タグ）を設定し、新しい
オブジェクトＩＤを割り当て、もし指定があれば名称を
設定し、生成日時を設定する。

【００４３】次に、ステップＳ１２に進んで関連定義情
報を設定する。すなわち、関連定義情報管理領域を確保
し、関連タイプ「親」と追加するオブジェクトのオブジ
ェクトＩＤの組を設定する。さらに、ステップＳ１３に
進み、親となるオブジェクトが持つ関連定義情報に、関
連タイプ「子」と追加する新しいオブジェクトのオブジ
ェクトＩＤを追加する。

【００４４】オブジェクトタイプにより、光ディスク／
ボックス／書類／タググループ／タグ、いずれの追加に
も対応する。図７は、「オブジェクト」を削除する場合
の処理フローである。

【００４５】「オブジェクト」の削除は、まず、ステッ
プＳ２１において削除対象オブジェクトの親であるオブ
ジェクトの関連定義情報から、削除対象オブジェクトの
オブジェクトＩＤを削除する。次に、ステップＳ２２に
進んで削除対象オブジェクトに関連づけられているタグ
のオブジェクトの関連定義情報から、削除対象オブジェ
クトのオブジェクトＩＤを削除する。そして、ステップ
Ｓ２３にて削除対象オブジェクトの関連定義情報を解放
し、オブジェクト管理領域を解放する。

【００４６】オブジェクトタイプにより、光ディスク／
ボックス／書類／タググループ／タグ、いずれの削除に
も対応する。図８は、「オブジェクト」を検索する場合
の処理フローである。

【００４７】「オブジェクト」の検索は、まず、ステッ
プＳ３１で検索対象オブジェクトＩＤを受け取る。次
に、ステップＳ３２に進み指定されたオブジェクトの関
連定義情報を順に調べる。その後、ステップＳ３３で関
連タイプが「子」である関連オブジェクトＩＤを得て、
ステップＳ３４にてそのオブジェクトを調べる。

【００４８】書類検索の場合には、ステップＳ３５にお
いて、書類表示ウィンドウ情報を参照してカレントウィ
ンドウの番号を得て、書類表示ステータス情報の検索条
件のフィールドを参照して検索条件を得る。書類検索の
場合で検索条件があるときは、ステップＳ３６に進ん
で、検索条件一致／不一致を判定して、一致すればステ
ップＳ３７にて検索結果リストに追加する。その他のと
きは、ステップＳ３８に進んで、すべての関連定義情報
について終了したか判断、まだなら継続処理、終了なら
ステップＳ３９で検索結果リストのオブジェクトが求め
るオブジェクトの集合である。

【００４９】オブジェクトタイプにより、光ディスク／
ボックス／書類／タググループ／タグ、いずれの検索に
も対応する。上記の「オブジェクト」追加／削除によ
り、書類やタグの追加／削除が実現される。

【００５０】書類の追加では、書類名の入力を求める。
ただし、必要な場合のみ入力すればよく、指定しなくて
もよい。とにかく登録したい場合に有効であり、必要に
応じて書類名はいつでも設定または変更できる。

【００５１】タグの追加では、タグ名の入力を求める。
ただし、必要な場合のみ入力すればよく、指定しなくて
もよい。とにかく目印として書類に関連づけておきたい
場合に有効であり、必要に応じて適切なタグ名を設定ま
たは変更できる。これは、特に分類体系が明確でない場
合の一時的な分類手段として極めて有効であり、階層構
造による分類とは別の仕組みで一時的な分類を実現して
いる点に特徴がある。図４からもわかるように、階層構
造管理とタグ関連管理がオブジェクトを単位として、同
じ仕組みで、しかも、独立に管理されていることから、
タグ操作は階層構造や階層構造による分類結果には何ら
影響を与えない。両者の違いは、関連タイプ（親／子／
関連）により内部表現されている。

【００５２】図９ないし図１３はそれぞれ、この実施例
の電子ファイリング装置の表示画面例である。この表示
画面は、書類の一覧を表示する書類表示ウィンドウ５４
Ａ、タグの一覧を表示するタグ表示ウィンドウ５４Ｂか
らなる。これら２種類のウィンドウ５４Ａ、５４Ｂは、
常に表示されていてもよく、あるいは、それぞれが必要
なときだけ表示されてもよい。図では常に表示されてい
る場合を示している。

【００５３】タグ表示ウィンドウ５４Ｂは、タググルー
プ表示エリア５４Ｂ１とタグを表示するエリア５４Ｂ２
を持ち、選択したタグクループに含まれているタグの集
合が表示エリア５４Ｂ２に表示される。また、タグクル
ープの特別なものとして「未整理」を持つ。これは１つ
もタグが関連づけられていないことを意味するタググル
ープであり、これに含まれるタグは例外として存在しな
い。

【００５４】書類表示ウィンドウ５４Ａは、階層構造に
対応するボックス５４Ａ１とタグに関する検索条件エリ
ア５４Ａ２と書類の集合を表示するエリア５４Ａ３を持
ち、選択したボックス（この場合はボックス１）に含ま
れ、かつ、エリア５４Ａ２で指定した検索条件を満たす
書類の集合がエリア５４Ａ３に表示される。

【００５５】書類の表示方法には、アイコン表示とイメ
ージ表示の２種類があり、表示モードとしてメニューで
設定できる。アイコン表示は個々の書類をアイコンで表
示するモードであり、イメージ表示は個々の書類をその
先頭ページ画像で表示するモードである。いづれのモー
ドでも、書類に対して検索条件に示されたタグ以外にも
タグが関連づけられているときには、そのことを示すた
めにアイコンまたはイメージが強調表示される。アイコ
ン表示では、アイコンの形状を変化させたり、アイコン
の色を変化させたり、アイコンの外枠を強調したり、す
ることで強調表示する。イメージ表示では、書類の先頭
ページ画像の外枠を強調表示して表示する。

【００５６】図９、図１０にはアイコン表示の例が示さ
れており、書類２に対して検索条件に示されたタグ以外
にもタグが関連づけられているときには、アイコンの外
枠の左上隅に黒い領域を付加してある。書類３は他のタ
グなしの場合を示す。

【００５７】タグが関連づけられているかどうかは、上
記のことから書類一覧ウィンドウ５４Ａ３の書類（アイ
コンまたはイメージ）を見ただけで操作なしでわかる。
書類（アイコンまたはイメージ）をマウス５７の左ボタ
ンクリックすると、画像表示ウィンドウが開き、ページ
画像が詳細表示される。また、書類（アイコンまたはイ
メージ）をマウス５７の右ボタンクリックすると、図１
３に示したように、ポップアップウィンドウ５４Ｃが開
いて、その書類（この場合は書類９９）に関連づけられ
ているタグ一覧が表示される。

【００５８】図１５は、表示画面に関する情報を管理す
るテーブルを示している。書類表示ウィンドウ情報と書
類表示ステータス情報とである。書類表示ウィンドウ情
報は、ウィンドウの個数と、入力可能なカレントウィン
ドウの番号と、を記録するフィールドを有する。

【００５９】書類表示ステータス情報は、ウィンドウの
個数だけ要素を持ち、各要素は、カレントディスク（例
えばディスクＮｏ．０）、カレントボックスＮｏ．、カ
レントタググループＮｏ．、カレントタグＮｏ．、表示
モード、表示レイアウト、検索条件のフィールドからな
る。

【００６０】カレントが付加されている項目は、現在、
書類表示ウィンドウ５４Ａに表示されている階層構造内
の分類項目を指している。表示モードは、書類をアイコ
ンで表示するアイコン表示か、書類の先頭ページを表示
して表現するイメージ表示か、を管理している。表示レ
イアウトは、書類表示エリア５４Ａ３内で縦横どれだけ
の個数の書類を並べて表示するかを管理している。検索
条件とは、現在、表示されている書類の集合が何らかの
検索の結果である場合、検索の条件となったタグに関す
る情報を管理している。条件は、タググループとタグの
組、または、この組を論理積か論理和で結合したもの、
または、未整理、または、空（検索条件なし）である。

【００６１】さて、この電子ファイリング装置におい
て、新たな書類を、あるタグが関連づけられている書類
の集合に追加＜登録＞する場合について説明する。これ
は、未整理の書類を初めて分類することである。

【００６２】図１６、１７に処理フローを、図１０に操
作画面例を、それぞれ示す。システムが起動されると、
ステップＳ４１で、図１０で示したように、書類表示ウ
ィンドウ５４ＡとしてウインドウＮｏ．（１）を開く。
このとき図１５に示したように、書類表示ウィンドウ情
報の個数を１、カレントウィンドウを番号１に設定し
て、書類表示ステータス情報のウィンドウＮｏ．（１）
の各項目を初期設定する。

【００６３】ここで、ステップＳ４２で光ディスク（Ｎ
ｏ．０）がセットされたら、ステップＳ４３に進んで光
ディスク０に記録されているボックス一覧を書類表示ウ
ィンドウ５４Ａの上部エリア５４Ａ１に表示する。同時
に、ステップＳ４４でタグ表示ウィンドウ５４Ｂを開
く。

【００６４】ステップＳ４５でボックス一覧エリア５４
Ａ１の中からボックス１が選択されたら、ステップＳ４
６でボックス１に含まれる書類一覧を書類表示ウィンド
ウ５４Ａの下部エリア５４Ａ３に表示する。

【００６５】ステップＳ４７でタグ表示ウィンドウ５４
Ｂにおいてタググループ４が選択されたら、ステップＳ
４８でタググループ４に含まれるタグ一覧をタグ表示ウ
ィンドウ上に表示する。このときシステムは図１５の書
類表示ウィンドウ情報のカレントウィンドウ（１）を参
照して、書類表示ステータス情報の対応するウィンドウ
のカレントグループ欄に、タググループ４を設定する。

【００６６】ステップＳ４９でタグ表示ウィンドウ５４
Ｂ２においてタグ５が選択されたら、タグ５と関連づけ
られている書類一覧を検索して、書類表示ウィンドウ５
４Ａ上に表示する。このときシステムは図１５の書類表
示ウィンドウ情報のカレントウィンドウを参照して、書
類表示ステータス情報の対応するウィンドウ（１）のカ
レントタグ欄にタグ５を設定する。

【００６７】検索時は、ステップＳ５０で、図１０のエ
リア５４Ａ２において検索条件１（タググループ４：タ
グ５）を指定して検索部に依頼する。検索部は検索結果
を表示部に応答して表示させる。

【００６８】次にステップＳ５１で新規書類表示ウィン
ドウがメニュー選択されたら、ステップＳ５２において
別の書類表示ウィンドウを新たに開き、続いてステップ
Ｓ５３で光ディスク０に含まれるボックス一覧をその書
類表示ウィンドウの上部に、ステップＳ５４にてボック
ス１に含まれる書類一覧を同じ書類表示ウィンドウ上に
表示する。このとき図１５のテーブルにおいて書類表示
ウィンドウ情報の個数を２、カレントウィンドウを番号
２に設定して、書類表示ステータス情報のウィンドウ
（２）の各項目を初期設定する。

【００６９】例えばステップＳ５５において、図９のタ
グ表示ウィンドウ５４Ｂ上でタググループエリア５４Ｂ
１内の「未整理」が選択されたら、どのタグとも関連づ
けられていない書類一覧を検索して、ステップＳ５６に
て書類表示ウィンドウ上に表示する。このときシステム
は書類表示ウィンドウ情報のカレントウィンドウ（２）
を参照して、図１５の書類表示ステータス情報の対応す
るウィンドウ（２）のカレントタグ欄に、未整理を現す
ＮＵＬＬを設定する。

【００７０】検索時は、検索条件２（未整理）を指定し
て検索部に依頼する。検索部は検索結果を表示部に応答
して表示させる。まず、ステップＳ５７において、例え
ば図１０に示した第２の書類表示ウィンドウ５４Ａ´内
に表示されている書類９９が選択される。ここでは書類
９９のアイコンが表示されており、このアイコン上でマ
ウス左ボタンを押し、ステップＳ５８にて、押したまま
で第１の書類表示ウィンドウ５４Ａ内にカーソルを移動
し、マウス左ボタンを離し、ステップＳ５９でタグの取
り外し／取り付けの内容を表示して、ステップＳ６０で
確認を求める。この場合、書類選択は１個でもよく複数
個でもよい。

【００７１】続いて、ステップＳ６１に進み、ステップ
Ｓ５６にて書類９９に付加された検索条件タグがあれ
ば、それを書類９９から取り外す。代わりに、ステップ
Ｓ５０にて設定された検索条件タグをステップＳ６２に
おいて書類９９に取付ける。

【００７２】図１４にこのときのタグ処理フローを示
す。タグ処理は、まず、ステップＳ７１にて移動対象書
類のオブジェクトＩＤ（９９）、移動元ウィンドウ番号
（２）、移動先ウィンドウ番号（１）を得る。これをも
とに移動対象書類のオブジェクト名（書類９９）を獲得
し、ステップＳ７２にて図１５の書類表示ステータス情
報（２）を参照して移動元ウィンドウの検索条件２（未
整理）を獲得し、書類表示ステータス情報（１）を参照
して移動先ウィンドウの検索条件１（タググループ４：
タグ５）を獲得する。

【００７３】ついで、ステップＳ７３にてタグ操作確認
ウィンドウを開いて、得られた情報（書類９９、ＮＵＬ
Ｌ、タググループ４：タグ５）を表示して確認を求め
る。このタグ操作確認ウインドウ５４Ｃは図１３に示し
た確認事項を有する。

【００７４】ステップＳ７４で確認応答が得られたら、
ステップＳ７５に進んで、移動対象書類のオブジェクト
の関連定義情報から検索条件２に対応するタグを抹消す
る。今の場合は、未整理すなわち関連タグなしであるの
で、変化はない。

【００７５】次に、ステップＳ７６にて移動対象書類の
オブジェクトの関連定義情報に検索条件１に対応するタ
グを追加する。今の場合は、タググループ４：タグ５を
追加する。これで新しく関連が定義されたことになる。

【００７６】次に、この電子ファイリング装置におい
て、あるタグが関連づけられている書類の集合から、別
のタグが関連づけられている書類の集合に、指定した書
類を「移動」する場合について説明する。これは、分類
済みの書類を別の分類に分類し直すことである。

【００７７】図１６のステップＳ４１ないしＳ５１と図
１８のステップＳ８１ないしＳ９０に処理フローを、図
１１に操作画面例を、それぞれ示す。ここではさらに書
類７があって、タグ９と関連づけられているものとす
る。図１６のステップＳ４１ないしＳ５１はすでに説明
したのでここでは省略する。

【００７８】図１８のステップＳ８１においてタグ表示
ウィンドウでタググループ８が選択されたら、ステップ
Ｓ８２でタググループ８に含まれるタグ一覧をタグ表示
ウィンドウ上に表示する。このときシステムは書類表示
ウィンドウ情報のカレントウィンドウ（３）を参照し
て、書類表示ステータス情報の対応するウィンドウ
（３）のカレントグループに、タググループ８を設定す
る。

【００７９】ステップＳ８３でタグ表示ウィンドウでタ
グ９が選択されたら、ステップＳ８４でタグ９と関連づ
けられている書類一覧を検索して、書類表示ウィンドウ
上に表示する。このときシステムは書類表示ウィンドウ
情報のカレントウィンドウを参照して、書類表示ステー
タス情報の対応するウィンドウ（３）のカレントタグ欄
にタグ９を設定する。

【００８０】検索時には、検索条件１（タググループ
８：タグ９）を指定して検索部に依頼する。検索部は検
索結果を表示部に応答して表示させる。ここで、図１１
の第２の書類表示ウィンドウ５４Ａ´内に表示されてい
る書類７が選択され、書類７のアイコン上でマウス左ボ
タンを押し、押したままで第１の書類表示ウィンドウ５
４Ａ内に移動し、マウスを移動し左ボタンを離したら、
タグの取り外し／取り付けの内容を表示して、確認を求
める。書類選択は１個でもよく複数個でもよい。

【００８１】このときのタグ処理フローは図１４と同様
である。タグ処理は、まず、移動対象書類のオブジェク
トＩＤ（７）、移動元ウィンドウ番号（２）、移動先ウ
ィンドウ番号（１）を得る。これをもとに移動対象書類
のオブジェクト名（書類７）を獲得、書類表示ステータ
ス情報（２）を参照して移動元ウィンドウの検索条件３
（タググループ８：タグ９）を獲得、書類表示ステータ
ス情報（１）を参照して移動先ウィンドウの検索条件１
（タググループ４：タグ５）、を獲得する。

【００８２】タグ操作確認ウィンドウを開いて、得られ
た情報（書類７、タググループ８：タグ９、タググルー
プ４：タグ５）を表示して、確認を求める。確認応答が
得られたら、移動対象書類のオブジェクトの関連定義情
報から検索条件２に対応するタグを削除する。今の場合
は、タググループ８：タグ９を削除する。これで関連が
削除されたことになる。

【００８３】次に、移動対象書類のオブジェクトの関連
定義情報に検索条件１に対応するタグを追加する。今の
場合は、タググループ４：タグ５を追加する。これで新
しく関連が定義されたことになる。

【００８４】もし、移動対象書類が複数個選択されたと
きは、複数個の書類すべてについてタグの削除／定義が
なされる。また、書類表示ウィンドウに表示されている
書類の集合が複合検索の結果であった場合には、複合検
索条件、すなわち複数個のタグの論理積や論理和で表現
される検索条件すべてについて削除／定義がなされる。

【００８５】例えば、検索「タグＡまたはタグＢ」を満
たす分類から、検索「タグＣかつタグＤ」を満たす分類
に書類Ｘを移動する場合には、移動対象書類Ｘに関連づ
けられているタグＡまたはタグＢを関連定義情報から削
除し、タグＣおよびタグＤを関連定義情報に追加する。

【００８６】このためには例えば、検索「タグＡまたは
タグＢ」を満たす分類から、検索「タグＣまたはタグ
Ｄ」を満たす分類に書類Ｘを移動する場合には、移動対
象書類Ｘに関連づけられているタグＡまたはタグＢを関
連定義情報から削除し、タグＣを付加する／タグＤを付
加する／タグＣとタグＤを付加する、のいずれかをタグ
操作確認ウィンドウで確認入力させ、指示入力にしたが
って関連定義情報に追加すればよい。

【００８７】次に、この電子ファイリング装置におい
て、あるタグが関連づけられている書類の集合から、別
のタグが関連づけられている書類の集合に、指定した書
類を「複写」する場合について説明する。これは、分類
済みの書類を元の分類にも別の分類にも含めるようにす
ることである。

【００８８】図１６のステップＳ４１ないしＳ５１１と
図１８のステップＳ８１ないしＳ８４と図１９のステッ
プＳ９１ないしＳ９６に処理フローを、図１２に操作画
面例を、それぞれ示す。

【００８９】まず図１６のステップＳ４１ないしＳ５１
に示したフローの動作が行われる。次いで、図１９のス
テップＳ９１において書類を複写することを指示する
［ＣＴＲＬ］キーを押しながら、または、複写メニュー
を選択したのちに、ステップＳ９２で第２の書類表示ウ
ィンドウ５４Ａ´内に表示されている書類７が選択され
る。即ち、書類７のアイコン上でマウス左ボタンを押
し、押したままの状態で、ステップＳ９３にて第１の書
類表示ウィンドウ５４Ａ内にマウスを移動し、左ボタン
を離したら、ステップＳ９４においてタグの取り付けの
内容を表示して、ステップＳ９５で確認を求める。書類
選択は１個でもよく複数個でもよい。

【００９０】このときのタグ処理フローは図１４と同様
である。タグ処理は、まず、複写対象書類のオブジェク
トＩＤ（７）、複写先ウィンドウ番号（１）を得る。こ
れをもとに複写対象書類のオブジェクト名（書類７）を
獲得、書類表示ステータス情報（１）を参照して複写先
ウィンドウの検索条件１（タググループ４：タグ５）を
獲得する。

【００９１】タグ操作確認ウィンドウを開いて、得られ
た情報（書類７、タググループ４：タグ５）を表示し
て、確認を求める。確認応答が得られたら、複写対象書
類のオブジェクトの関連定義情報に検索条件１に対応す
るタグを追加する。今の場合は、タググループ４：タグ
５を追加する。これで新しく関連が定義されたことにな
る。

【００９２】もし、複写対象書類が複数個選択されたと
きは、複数個の書類すべてについてタグの定義がなされ
る。また、書類表示ウィンドウに表示されている書類の
集合が複合検索の結果であった場合には、複合検索条
件、すなわち複数個のタグの論理積や論理和で表現され
る検索条件すべてについて定義がなされる。

【００９３】例えば、検索「タグＡまたはタグＢ」を満
たす分類から、検索「タグＣかつタグＤ」を満たす分類
に書類Ｘを複写する場合には、複写対象書類Ｘの関連定
義情報にタグＣおよびタグＤを追加する。

【００９４】このためには例えば、検索「タグＡまたは
タグＢ」を満たす分類から、検索「タグＣまたはタグ
Ｄ」を満たす分類に書類Ｘを複写する場合には、複写対
象書類Ｘの関連定義情報にタグＣを付加する／タグＤを
付加する／タグＣとタグＤを付加する、のいずれかをタ
グ操作確認ウィンドウで確認入力させ、指示入力にした
がって関連定義情報に追加すればよい。

【００９５】上記した書類に対するタグ操作は、階層構
造による分類とは独立して実行できる。すなわち、従来
の電子ファイルシステムの問題点として指摘した、分類
体系が確立していない分野や柔軟な分類体系における分
類整理を、分類体系が確立している階層構造による分類
整理とは独立した処理で提供して、変化の多い柔軟な分
類体系での情報の分類整理を可能にした。

【００９６】上記したタグによる分類整理を進めた結
果、初めは変化の多い柔軟な分類体系が、次第に変化の
少ない固定的な分類体系になった場合には、関連づけら
れているタグによる検索で絞り込んだ書類の集合を、階
層構造による分類体系内に新らしい分類項目を追加して
ここに一括分類して、不要になった元のタグは削除すれ
ばよい。これは、変化の少ない分類体系を反映した階層
構造による分類整理と、変化の多い分類体系を反映した
タグによる分類整理と、を併用することにより、個人的
に活用する情報の管理を、分類体系のある／なしに関わ
らず容易に実行することを可能にしている。

【００９７】

【発明の効果】以上詳述したようにこの発明によれば、
分類体系が確立している階層構造などによる書類の分類
・整理とは独立しかつ並存できる分類体系を用い、変化
の多い柔軟な分類体系での書類などの情報の分類・整理
を可能とした、情報記憶検索装置を提供することができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の情報記憶検索装置のソフト構成図。

【図２】この発明の情報記憶検索装置を適用した一実施
例の電子ファイリング装置の構成を示すブロック図。

【図３】この発明の一実施例の電子ファイリング装置に
おいて階層構造と付加情報により書類を分類・整理した
様子を示す概念図。

【図４】前記一実施例において書類の分類・整理のため
に用いる「オブジェクト」の構造を示す図。

【図５】上記「オブジェクト」の内容を示す図。

【図６】上記「オブジェクト」を追加する場合の処理の
フローチャート。

【図７】上記「オブジェクト」を削除する場合の処理の
フローチャート。

【図８】上記「オブジェクト」を検索する場合の処理の
フローチャート。

【図９】この発明の一実施例の電子ファイリング装置に
おける表示画面の一例を示す図。

【図１０】この発明の一実施例における表示画面の他の
例を示す図。

【図１１】この発明の一実施例における表示画面の更に
他の例を示す図。

【図１２】この発明の電子ファイリング装置の一実施例
における表示画面の更に他の例を示す図。

【図１３】この発明の電子ファイリング装置の一実施例
における表示画面の更に他の例を示す図。

【図１４】タグによる分類体系内で書類の位置を変更す
る動作を示すフローチャート。

【図１５】表示画面に関する情報を管理するテーブルを
示す図。

【図１６】新しく書類をすでにある登録済みの書類群に
追加登録する際のフローチャート。

【図１７】新しく書類をすでにある登録済みの書類群に
追加登録する際のフローチャート。

【図１８】ある書類群から他の書類群へ指定書類を移動
登録する場合のフローチャート。

【図１９】ある書類群から他の書類群へ指定書類を複写
登録する場合のフローチャート。

【符号の説明】

１０…制御モジュール、１１…ＣＰＵ、１２、１３…イ
ンターフェース、２０…メモリモジュール、２１…メイ
ンメモリ、２２…表示メモリ、２３…画像メモリ、３０
…画像処理モジュール、３１…画像処理ＬＳＩ、３２…
インターフェース、４０…通信制御モジュール、４１…
通信インターフェース、６０…システムバス、６１…画
像バス。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 書類が持っている分類情報に基づいて複
   数の書類を第１の分類体系に分類して記憶する手段と、 前記書類に対して少なくとも一つの付加情報を与え、こ
   れに基づいて前記複数の書類を第２の分類体系に分類し
   て記憶する手段と、 前記第１の分類体系における書類の第１検索情報を記憶
   する手段と、 前記第２の分類体系における書類の第２検索情報を記憶
   する手段と、 前記第１検索情報あるいは第２検索情報に基づき前記複
   数の書類から所望の書類を検索する手段と、 を具備したことを特徴とする情報記憶検索装置。
2. 【請求項２】 書類が持っている分類情報に基づいて複
   数の書類を第１の分類体系に分類して記憶する手段と、 前記書類に対して少なくとも一つの付加情報を与え、こ
   れに基づいて前記複数の書類を第２の分類体系に分類し
   て記憶する手段と、 前記第１の分類体系における書類の第１検索情報を記憶
   する手段と、 前記第２の分類体系における書類の第２検索情報を記憶
   する手段と、 前記第１検索情報あるいは第２検索情報に基づき前記複
   数の書類から所望の書類を検索する手段と、 第１検索情報により検索された書類を指定した付加情報
   と対応づけて記憶する手段と、 第２検索情報により検索された書類を指定した第１の分
   類体系と対応づけて記憶する手段と、 を具備したことを特徴とする情報記憶検索装置。
3. 【請求項３】 書類が持っている属性情報に基づいて複
   数の書類を第１の分類体系に分類して記憶する手段と、 前記書類に対して少なくとも一つの付加情報を与え、こ
   れに基づいて前記複数の書類を第２の分類体系に分類し
   て記憶する手段と、 前記第１の分類体系における書類の第１検索情報を記憶
   する手段と、 前記第２の分類体系における書類の第２検索情報を記憶
   する手段と、 前記第１検索情報あるいは第２検索情報に基づき前記複
   数の書類から所望の書類を検索する手段と、 検索された書類が、検索条件として与えられた付加情報
   に加えてそれ以外の付加情報とも関連づけられている場
   合は検索条件として与えられた付加情報のみ与えられて
   いる書類と異なる表示内容で検索結果の表示を行う手段
   と、 を具備したことを特徴とする情報記憶検索装置。
4. 【請求項４】 書類が持っている属性情報に基づいて複
   数の書類を第１の分類体系に分類して記憶する手段と、 前記書類に対して少なくとも一つの付加情報を与え、こ
   れに基づいて前記複数の書類を第２の分類体系に分類し
   て記憶する手段と、 前記第１の分類体系における書類の第１検索情報を記憶
   する手段と、 前記第２の分類体系における書類の第２検索情報を記憶
   する手段と、 前記第１検索情報あるいは第２検索情報に基づき前記複
   数の書類から所望の書類を検索する手段と、 検索された書類に対してすでに与えられている付加情報
   とは異なる付加情報を与えて、これに基づいて前記複数
   の書類を第２の分類体系に分類して記憶する手段と、 検索された書類が、検索条件として与えられた付加情報
   に加えてそれ以外の付加情報とも関連づけられている場
   合は検索条件として与えられた付加情報のみ与えられて
   いる書類と異なる表示内容で検索結果の表示を行う手段
   と、 を具備したことを特徴とする情報記憶検索装置。