JPH0869473A - 文書管理装置および文書管理機能付きデータ処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書を構成する複数ファイルが異なる媒体に
存在する場合の文書管理手段と、データベースを使わず
に文書検索を行なう文書検索手段と、他アプリケーショ
ンへの文書の入出力手段と、他アプリケーションと連携
する場合の文書の表示手段を付加し、利用者に対する対
価格効率および利便性を高める。 【構成】 書類管理機能部１２０は、異なる媒体の文書
ファイル格納部１０８、１０９、１１０に各々データフ
ァイルを格納しておき、書類／文書管理ファイル格納部
１０６に書類管理ファイル、文書管理ファイルを格納
し、書類データ管理部１０５によって文書および書類の
管理を行ない、蓄積媒体制御部１０７によって各データ
ファイルへのアクセスを行ない、検索実行部１０４によ
って全文検索を行なう。また、データ処理装置として電
子メールシステムを構成するメール機能部１２１を備え
ている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書管理装置および文
書管理機能付きデータ処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】図２０は従来の文書管理装置の構成を示
している。図２０において、２００１はユーザ端末であ
り、利用者とシステム間の入出力を制御する。２００２
は表示制御部であり、ユーザ端末２００１へのデータ表
示の制御を行なう。２００３は文書管理機能実行部であ
り、表示制御部２００２を通じてユーザ端末２００１へ
渡されるデータの作成、検索、削除、移動、保存等を行
なう。２００４は文書データ管理部であり、文書データ
格納部２００５に格納されたデータを管理するととも
に、文書管理ファイルを作成して文書管理ファイル格納
部２００６に格納する。文書データ格納部２００５に
は、テキストファイル、イメージファイル、音声ファイ
ル等の形式の異なるデータがまとめて格納されている。

【０００３】このように従来提供されていた文書管理シ
ステムの多くは、複数ファイルをまとめて一文書として
扱う場合に、それらすべてを一つの媒体に保存して管理
する方法を取っていた。この場合、たとえば、ベースと
なるテキストファイルに対して、埋めこまれたり関連付
けられたりするイメージファイルや音声ファイルのファ
イルのパスと、埋めこまれる位置や関連のある位置の情
報とを文書用の管理ファイルとして持つ方法がある。

【０００４】また、複数ファイルを異なる媒体に保存す
る方法も提供されているが、この場合には、特開昭６２
−１１０３８４号公報などの例で示す通り、マルチメデ
ィアデータベースを用いており、ファイルへのアクセス
方式の管理と文書検索に関してはデータベース技術を利
用している。

【０００５】さらに、従来提供されていた文書管理シス
テムと他のアプリケーションとの連携システムにおいて
は、文書管理システムにおいて作成した文書を他アプリ
ケーションにおいて利用する場合、たとえば図２１に示
すＯｐｅｎＷｉｎｄｏｗｓによって提供されているよう
に、データのドラッグ＆ドロップ機能によって文書管理
システムから他アプリケーションへデータを取り込む
か、あるいはデータを直接取り込む機能が提供されてい
ない場合には、利用者がファイルシステムを意識して文
書を取り込むことが必要であった。

【０００６】さらに、文書管理システムや他のアプリケ
ーションにおいて、特にテキストデータをアイコンで表
示する場合には、特開平１−２５９４５１号公報などの
例で示す通り、テキストデータの内容に記述されている
キーワード等によってアイコンのデザインを変えたり、
また、特定のツールによって生成された文書である場合
には、（株）ジャストシステムのワープロソフト一太郎
などの場合のように、ファイルに付与される拡張子等の
情報を用いて、複数ファイルをまとめてアイコン化して
表示するといった工夫がなされてきた。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の方法では、第一に、複数ファイルをすべて一つの媒
体に保存する場合には、イメージデータ、ビデオデー
タ、音声データ等のデータ量の多いものが含まれる文書
を数多く管理するためには膨大な容量の媒体を必要とす
るため、運用時に利用者は常に残容量を気にかけなけれ
ばならなかったり、また、価格効率に見合わない媒体を
用意したりといった負担を強いられていた。

【０００８】また、第二に、マルチメディアデータベー
スを用いる場合には、文書検索のためのキーワードのデ
ータベースへの登録作業を利用者に強いており、また、
検索時にはキーワードの体系を利用者が了解しておく必
要があるため、運用時に利用者に負担を強いていた。

【０００９】また、第三に、マルチメディアデータベー
スを用いる場合には、データベースの設定により保存媒
体が画一的に決められており、保存媒体を利用者が指定
できるような融通性がなかった。

【００１０】また、第四に、これら文書管理システムに
よって提供される文書を、他のアプリケーションに取り
込む場合には、文書を構成しているファイルや管理情報
を利用者側で意識して取り込む必要があり、利用者に対
してファイルシステムに関する専門的な知識を強要して
いた。あるいは、特別なツールによって生成された文書
についてのみ、特別な知識なしでも文書を取り込むこと
はできても、それ以外のツールによって生成された文書
の場合には、利用者がファイルシステムを意識せねばな
らず、文書によって異なる操作が必要になってしまうと
いう矛盾が生じていた。さらに、文書管理システムと他
のアプリケーションとを連携させる場合、パーソナルコ
ンピュータなどの表示領域の小さな画面しか持たない入
出力装置を用いる場合には、文書管理システムと他のア
プリケーションとを同時に表示させることが困難であ
り、使い勝手の低下につながっていた。

【００１１】また、第五に、複数ファイルをまとめて文
書とし、アイコン化して表示する場合、文書を構成する
ファイルがすべてテキストデータを持つとは限らず、フ
ァイルの記述内容によってアイコンの形を変えることが
困難になる場合がある。さらに、複数媒体にファイルを
蓄積する場合には、その媒体が文書管理システムからア
クセス可能でない場合、いったん文書の内容を表示した
のちに媒体をセットするといった操作を必要とし、利用
者に不便を強いていた。

【００１２】本発明の目的は、前述の課題を解決し、マ
ルチメディアファイルからなる文書管理を行なう文書管
理装置と、文書管理装置および他アプリケーションを統
合し、利用者の直感に基づいたユーザインターフェース
を持つ文書管理機能付きデータ処理装置とを提供するこ
とにある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】上記従来の課題を解決す
るために、本発明の文書管理装置は、第一の構成とし
て、容量・アクセス速度の異なる複数の保存媒体に保存
された複数データファイルとこれら複数データファイル
のデータ型、複数データファイル間の順序関係および各
データファイルへのアクセス手段を記述する文書管理フ
ァイルとをまとめて文書とし、データファイルの型およ
び保存媒体の個人ごとの対応表とテキストデータで記述
される検索条件とをもとにテキストからなるデータファ
イルの内容を全文検索する全文検索手段と、文書を構成
するデータファイルのうち、テキストからなるデータフ
ァイルのみを全文検索手段による検索対象として全文検
索を行ない、その結果としてそのデータファイルを構成
要素とする文書の検索を行なう文書検索手段と、利用者
に対するデータ入出力装置とを備えたものである。

【００１４】また本発明の文書管理装置の第二の構成
は、容量・アクセス速度の異なる複数の保存媒体に保存
された複数文書および複数データファイルの集まりとこ
れら複数文書または複数データファイルの型、複数文書
または複数データファイル間の順序関係および各データ
ファイルへのアクセス手段を記述する文書管理ファイル
とをまとめて文書とし、データファイルの型および保存
媒体の個人ごとの対応表とテキストデータで記述される
検索条件とをもとにテキストからなるデータファイルの
内容を全文検索する全文検索手段と、定義された文書を
直接的に構成するデータファイルのうち、テキストから
なるデータファイルのみを全文検索手段による検索対象
として全文検索を行ない、その結果としてそのデータフ
ァイルを直接的に構成要素とする文書の検索を行なう単
一レベル文書検索手段と、定義された文書を直接的にま
たは間接的に構成する全データファイルのうち、テキス
トからなるデータファイルのみを全文検索手段による検
索対象として全文検索を行ない、その結果としてそのフ
ァイルを直接的にまたは間接的に構成要素とする文書の
検索を行なう複数レベル文書検索手段とを備えたもので
ある。

【００１５】また本発明の文書管理装置の第三の構成
は、第二の構成における文書を、その文書を直接的にま
たは間接的に構成する全データファイルとこの全データ
ファイルが直接的にまたは間接的に文書を構成する構成
情報を記述した一つの構成情報ファイルとに変換して順
序関係の定められていないファイル群として出力する文
書出力手段と、文書の構成情報ファイルを含んだファイ
ル群から構成情報ファイルと第一の構成に記載されたデ
ータファイルの型と保存媒体との個人ごとの対応表とを
用いて文書を生成する文書入力手段とを備えたものであ
る。

【００１６】また本発明は、第四の構成として、第三の
構成による文書管理装置と、順序関係の定められていな
い文書群を、その文書群を構成する全データファイルと
この全データファイルが文書群を構成する際の構成情報
を記述した一つの構成情報ファイルとに変換して順序関
係の定められていないファイル群として出力する複数文
書一括出力手段と、文書群の構成情報ファイルを含んだ
ファイル群から複数の文書群を生成する複数文書一括入
力手段と、複数文書一括出力手段によって得られるファ
イル群をデータとしてひとまとめに扱うデータ処理装置
とにより文書管理機能付きデータ処理装置を構成したも
のである。

【００１７】また本発明の第五の構成は、第二の構成に
よる文書管理装置において、文書を一つの文書アイコン
として利用者に表示する手段を備えたものである。

【００１８】また本発明の第六の構成は、第四の構成に
よる文書管理機能付きデータ処理装置において、文書群
の構成情報ファイルを含んだファイル群を一つのファイ
ル群アイコンとして利用者に表示する手段と、文書を一
つの文書アイコンとして利用者に表示する手段と、ファ
イル群アイコンを表示する領域と文書アイコンを表示す
る領域を並べて表示し、ファイル群アイコンを利用者の
指示によって文書アイコンを表示する領域に移動するこ
とにより、表示されているファイル群アイコンに該当す
るファイル群から文書群を生成して各々文書アイコンと
して文書アイコンを表示する領域に表示する手段とを備
えたものである。

【００１９】また本発明の第七の構成は、第六の構成に
よる文書管理機能付きデータ処理装置において、ファイ
ル群アイコンの内容を利用者が確認する手段と、ファイ
ル群アイコンを二パターン用意して利用者が内容確認を
する前後でファイル群アイコンの形を変化させる手段を
備えたものである。

【００２０】また本発明の第八の構成は、第六の構成に
よる文書管理機能付きデータ処理装置において、ファイ
ル群アイコンの内容を利用者が確認する手段と、確認さ
れた内容に文書が存在する場合には、さらに文書の内容
を確認する手段とを備えたものである。

【００２１】また本発明の第九の構成は、第六の構成に
よる文書管理機能付きデータ処理装置において、ファイ
ル群に含まれる構成情報ファイルの内容を解析する手段
と、解析した結果、ファイル群に包含されている文書群
の数と型に応じたパターンのアイコンをファイル群に相
当するファイル群アイコンとして表示する手段を備えた
ものである。

【００２２】また本発明の第十の構成は、第五の構成に
よる文書管理装置において、文書アイコンをその文書ア
イコンに相当する文書を直接的に構成する文書群の数と
型またはデータファイル群の数と型と保存媒体のアクセ
ス状態に応じて生成する手段を備えたものである。

【００２３】また本発明の第十一の構成は、第二の構成
による文書管理装置において、文書の一覧を利用者に表
示する際に一覧の表示領域を超える量の文書一覧を表示
する場合には、表示領域の端の部分において表示すべき
内容の一部のみを表示することによりその方向に表示す
べき内容が存在していることを示す手段を備えたもので
ある。

【００２４】また本発明の第十二の構成は、第五の構成
による文書管理装置において、文書アイコンの一覧を利
用者に表示する際に文書アイコンの表示領域を超える量
のアイコンを表示する場合には、文書アイコン表示領域
の端の部分においてアイコンを一部のみ表示することに
より表示領域の上下左右いずれかまたはすべての方向に
表示すべきアイコンが存在していることを示す手段を備
えたものである。

【００２５】また本発明の第十三の構成は、第六の構成
による文書管理機能付きデータ処理装置において、ファ
イル群アイコンまたは文書アイコンの一覧を利用者に表
示する際に各々の表示領域を超える量のアイコンを表示
する場合には、各々の表示領域の端の部分においてアイ
コンを一部のみ表示することにより表示領域の上下左右
いずれかまたはすべての方向に表示すべきアイコンが存
在していることを示す手段を備えたものである。

【００２６】また本発明の第十四の構成は、第二の構成
による文書管理装置において、文書検索または単一レベ
ル文書検索または複数レベル文書検索を行なう際に、当
該文書を検索するために各々必要なテキストからなるデ
ータファイルのうち、少なくとも一つのデータファイル
の内容が検索用のテキストデータに合致した時点で当該
文書の検索を終了させる手段を備えたものである。

【００２７】

【作用】以上の構成によって、本発明は、第一に、複数
の媒体に保存された、順序関係の定義されたファイルを
文書として扱うことにより、単なるファイルの集合では
なく、利用者にとって意味のある固まりとしてのファイ
ルの集まりを管理することが可能であり、さらに、ファ
イルの集まり自身を階層的に集めて管理することによ
り、より複雑なファイル間の関係を定義することが可能
であり、また、データの特性に応じた媒体の選択を行な
う文書管理装置を提供することができる。

【００２８】また第二に、全文検索手段を用いることに
より、マルチメディアデータベースを用いず、事前のキ
ーワード設定・キーワード体系が不要な検索手段を提供
でき、また、文書の階層構造に応じて検索手段を選択で
き、さらに、検索の効率化を図ることができる。

【００２９】また第三に、保存媒体を利用者が決めるこ
とができる手段を提供することができる。

【００３０】また第四に、他のアプリケーションとの文
書の入出力手段、また文書群の入出力手段を提供し、使
い勝手のよい文書管理機能付きデータ処理装置を提供す
ることができる。

【００３１】また第五に、これら文書管理装置または文
書管理機能付きデータ処理装置において、利用者の直感
と装置の状態に基づいたアイコン操作、アイコン表示を
行なうことができる。

【００３２】

【実施例】本発明の一実施例として、書類管理機能付マ
ルチメディア電子メールシステムを例にとって説明す
る。なお、本実施例においては、請求項２に記載の文書
として、図２（ａ）に示す構成の書類を用いる。すなわ
ち、文書とは１以上のファイルからなり、書類とは１以
上の文書からなり、１つの書類メモファイルが付属す
る。また図２（ｂ）に示す通り、文書を管理するファイ
ルを文書管理ファイルとし、書類を管理するファイルを
書類管理ファイルとする。また、請求項４に記載のデー
タ処理装置に相当するものとして、本実施例においては
マルチメディア電子メールシステムを用いる。

【００３３】以下、書類管理機能付きマルチメディア電
子メールシステムについて、図面を用いて説明する。図
１は本実施例における書類管理機能付マルチメディア電
子メールシステムの構成を示す概略ブロック図である。

【００３４】図１において、１０１はユーザ端末であ
り、利用者とシステム間の入出力を制御する。１０２は
表示制御部であり、メール機能実行部１１２および書類
管理機能実行部１０３とユーザ端末１０１間のデータの
受け渡し、アイコン表示、リスト表示などのユーザ端末
１０１へのデータ表示の制御等を行なう。１０３、１０
４、１０５、１０６、１０７、１０８、１０９、１１
０、１１１は書類管理機能部１２０を実現する。

【００３５】書類管理機能実行部１０３は、表示制御部
１０２を通じて渡される利用者の要求に応じて、書類デ
ータ管理部１０５で管理されているデータに対し操作を
行なう。行なわれる操作は、書類の削除、作成、移動、
保存、文書の削除、作成、移動、保存、文書下のファイ
ルの削除、作成、移動、保存、書類の分類分け、および
文書入力手段１１１を通じた各階層のメール機能とのや
りとり等である。

【００３６】検索実行部１０４は、請求項１および２に
記載の各検索手段に相当し、書類管理機能実行部１０３
から渡された検索対象群と検索条件をもとに、書類およ
び文書の検索を行なう。

【００３７】書類データ管理部１０５は、書類および文
書の構造に応じて書類管理ファイルおよび文書管理ファ
イルを生成し、生成した管理ファイルをもとに書類およ
び文書の管理を行なう。

【００３８】書類／文書管理ファイル格納部１０６は、
書類データ管理部１０５で生成された書類管理ファイル
および文書管理ファイルを格納する。

【００３９】蓄積媒体制御部１０７は、文書ファイル格
納部１０８、１０９、１１０（メモリ、磁気ディスク、
光ディスク）等の異なる媒体に対する文書ファイルの保
存および取り出しを行なう。

【００４０】書類構成情報解析／生成部１１１は、請求
項３に記載の文書入出力手段に相当し、書類データ管理
部１０５で管理される書類または文書から生成した構成
情報をメール構造解析／生成部１１６へ出力し、逆に、
メール構造解析／生成部１１６から入力された書類また
は文書の構成情報を解析して生成した書類または文書を
書類データ管理部１０５へ引き渡す。

【００４１】１１２、１１３、１１４、１１５、１１
６、１１７は、メール機能部１２１を実現する。メール
機能実行部１１２は、表示制御部１０２を通じて渡され
る利用者の要求に応じて、メールデータ管理部１１３で
管理されているデータに対して操作を行なう。行なわれ
る操作は、メール送受信部１１７へメールの送受信を依
頼する機能、書類または文書の構成情報を持つファイル
群を階層構造を持つデータとしてメールに取り込んだり
または削除したりしてメールの作成を行なう機能、およ
びメールを保存、削除する機能等である。

【００４２】メールデータ管理部１１３は、メール管理
ファイル格納部１１４に格納されている管理データを基
にメール内のデータの階層構造を管理する。

【００４３】メール管理ファイル格納部１１４は、メー
ルの題目、宛先、発信者等のメール情報を記述するメー
ルヘッダファイルおよびメール内のデータの階層構造を
記述するメール構造管理情報ファイルを格納する。

【００４４】メールデータファイル格納部１１５は、メ
ールの実データファイルを格納する。以下、メールの実
データファイルやメール内の意味のあるデータの集まり
を封入物と呼ぶ。

【００４５】メール構造解析／生成部１１６は、請求項
４に記載の複数文書一括入出力手段に相当し、メールデ
ータ管理部１１３で管理されるメール内のデータの階層
構造からデータファイルの構造を抽出し、それぞれにつ
いて生成した構成情報とデータファイルを書類情報解析
／生成部１１１へ出力し、書類情報解析／生成部１１１
から入力された複数の書類または文書の構成情報と文書
ファイルデータをメールデータ管理部１１３へ引き渡
す。

【００４６】メール送受信部１１７はメールの送受信を
行なう。

【００４７】図２（ａ）は書類データ管理部１０５にお
ける書類の構成例を示す。図２（ａ）において、ファイ
ルは、テキストデータ、音声データ、動画データ、静止
画データ、ワープロデータ等のデータの種類別に作成さ
れる。文書は、１つ以上のファイルから構成され、利用
者に意味のある１つのものと認識される最小単位であ
る。文書は、独立にも書類中にも存在することが可能で
ある。書類は、１つ以上の文書から構成され、１つの書
類メモファイルが付属する。書類メモファイルは、１つ
のファイルから構成され、書類や文書の内容とは別に、
利用者のメモとして付加されるデータである。

【００４８】図２（ｂ）は書類データ管理部１０５にお
ける書類構造の実装例を示す。本実施例ではＵＮＩＸフ
ァイルシステムにおけるディレクトリで書類および文書
を実装している。図２（ｂ）においては、一つの書類が
存在する例として書類ディレクトリ２０２を示したが、
複数の書類が存在する場合には書類と同数の書類ディレ
クトリが存在する。書類ディレクトリ２０２の下には、
その書類の属性情報を記述する書類管理ファイル２０３
および書類メモファイル２０４が存在する。書類メモフ
ァイル２０４は、書類を持つ利用者が必要に応じて書類
に付加する補助情報ファイルであり、テキストファイル
によって実装している。書類管理ファイル２０３の記述
形式は図５に示されている。またその書類下に属する文
書の数だけ文書ディレクトリが存在する。図２（ｂ）に
おいては、文書が三つ存在し、各々文書ディレクトリ２
０５−１、２０５−２、２０５−３で実装されている。
文書ディレクトリ下にも書類同様、文書の属性を記述す
る文書管理ファイルが存在し、各々２０６−１、２０６
−２、２０６−３で示される。文書管理ファイル２０６
には文書下に属するファイルの情報も記述される。文書
管理ファイル２０６の記述形式は図６に示されている。
個人環境ファイル２０１は、個人ごとに設けられて、個
人の書類環境用ディレクトリ位置、個人ごとに利用する
エディタ名、プリンタ名等の情報の他に、図４に示す個
人ごとの文書ファイル保存先指定方法が記述される。

【００４９】図３はメールデータ管理部１１３における
メールの構成例を示す。ここで、ノードおよびリーフで
構成された木構造をメール階層構造と定義する。ノード
とは、階層を表現するために木構造上の途中に便宜上作
成されるものである。リーフとは、木構造の終端に作成
されるものである。図３において、３０１、３０３、３
０４、３０６、３０７はノードであり、３０２、３０
５、３０８、３０９、３１０はリーフである。また、メ
ール階層構造上の第１階層に位置する各ノードを頂点と
する木構造をそれぞれ封入物階層構造とする。図３にお
いては、ノード３０４を頂点としてノード３０６、３０
７とリーフ３０８、３０９、３１０で構成される木構造
が一つの封入物階層構造であり、ノード３０１は、２つ
の封入物階層構造の上に便宜上つけられたノードであ
る。また、ファイル３０２は本実施例では、メールの送
り状を示している。本実施例が扱うメールも封入物階層
構造からなる。本実施例において、ノードは、ノード
名、ノードの種類等のノード情報を有するが、実ファイ
ルデータは持たない。また、リーフは、ファイル名、フ
ァイルの種類、実ファイルデータへのリンク情報等のフ
ァイル情報を持つ。

【００５０】図４は個人環境ファイル２０１中の個人ご
とのファイル保存先指定の形式と記述例を示す。保存指
定は、文書タイプ４０１とファイルタイプ４０２の組に
対し、保存先媒体の種類を示す識別子４０３とその媒体
内での位置情報４０４が記述される。保存先媒体識別子
４０３としてアプリケーション種別を記述することも可
能である。この場合、媒体内の位置４０４には、４０３
に指定されたアプリケーション内の独自の位置指定情報
を記述する。文書タイプ４０１とファイルタイプ４０２
には、すべての文書タイプとすべてのファイルタイプを
表す記述を行なうことができる。例えば４０１に文書タ
イプＡ、４０２に全ファイルタイプが指定された場合、
文書タイプＡに属するファイルすべてが同媒体に保存さ
れることを示す。

【００５１】図５に書類管理ファイル２０３の記述形式
を示す。ここに記述された属性をもとに、書類データ管
理部１０５は、書類１個１個について書類名、オプショ
ン、書類順序等の書類情報を認識する。

【００５２】図６に文書管理ファイル２０６の記述形式
を示す。ここに記述された属性をもとに、書類データ管
理部１０５は、文書１個１個について文書名、オプショ
ン、文書順序等の文書情報を認識する。文書管理ファイ
ル２０６には、文書情報に加えて、ファイル情報６０１
がファイルの数だけ記述される。ファイル情報６０１に
は、保存されている媒体種別、媒体内の位置、ファイル
タイプ、ファイル名、ファイル順序等の情報が記述され
ている。ファイル情報６０１が記述されたり再記述され
たりするタイミングは、書類管理機能実行部１０３から
書類、文書、ファイルの保存要求が行なわれるときであ
る。

【００５３】図７は図３で示されたメールのファイル構
成である。７０１は宛先情報、題目、発信者、メール内
容のファイル情報を持つメールヘッダファイル、７０２
はメール階層構造としてノード情報、ファイル情報およ
び階層構造情報が記述されたメール構造管理情報ファイ
ル、７０３、７０４、７０５、７０６、７０７はメール
階層構造のリーフからリンクされる実データファイルで
ある。メールヘッダファイル７０１およびメール構造管
理情報７０２はメール毎に存在する。

【００５４】図８はメールデータ管理部１１３が、メー
ル構造解析／生成部１１６から入力された図３で示すよ
うなメール階層構造からメール構造管理情報ファイル７
０２を生成する際の処理の流れの一例を示し、図９は図
８の処理の流れを用いて、図３のメール階層構造からメ
ール構造管理情報ファイル７０２を生成する際の記述順
を示す。図８および図９において、まず１階層目の左側
にノードまたはファイルがあるかどうかを調べ（ステッ
プ８０１）、なければ処理を終了し、あれば処理対象を
その１階層目の左ノードまたはファイルと定め（ステッ
プ８０２、）、処理対象の項目の情報をメール構造管
理情報ファイル７０２に記述する（ステップ８０３）。
次にその処理対象の下位にファイルまたはノードがある
かどうか調べ（ステップ８０４）、あればその処理対象
の下位のファイルまたはノードを処理対象とし（ステッ
プ８０５）、ステップ８０３に戻って処理を繰り返す。
なければその処理対象の右となりにノードまたはファイ
ルがあるかどうかを調べ（ステップ８０６）、なければ
処理を終了し、あればその処理対象の右となりのファイ
ルまたはノードを処理対象とし（ステップ８０７、
）、ステップ８０３に戻る。以後、同様の処理を繰り
返すことにより、図９の〜の順番でメール構造管理
情報ファイル７０２が生成される。

【００５５】図１０はメール構造管理情報ファイル７０
２の記述例を示す。ここに書かれている情報をもとに、
メールデータ管理部１１３は、ノード名、ノードの種類
等のノード１個１個の情報および封入物階層構造を認識
する。

【００５６】図１１は図１０に示したメール構造管理情
報ファイル７０２の記述形式例を示す。メール構造管理
情報ファイル７０２は、メール階層構造を表現するのに
必要な情報を有するファイルであり、各ノードおよびフ
ァイルの関係と、各ノードおよびファイルについて、名
前、形式、階層、ノードとファイルの区別などのノード
情報およびファイル情報が記述されている。

【００５７】図１２はメール構造と書類および文書構造
の対応関係を示す。図１２（ａ）はメール１２０１が保
持するメール階層構造を示す。図１２（ｂ）はメール１
２０１から抽出され、書類管理機能下に保存された場合
に作成される書類および文書の構成を示す。なお、本実
施例においては、ファイル１２０２を書類メモファイル
として文書１２１１、書類１２１４下に保存する場合の
例を示している。

【００５８】図１３は受信したメールの内容を書類管理
機能によって保存する場合の表示例を示す。図１３
（ａ）は電子メールを受信した直後を表し、１３０１は
メールアイコン表示領域、１３０２は受信したメールの
アイコンを示す。本実施例では、一つのメールにつき一
つのアイコンで表している。１３０３は受信したメール
の題目を示す。図１３（ｂ）はメール内容を書類管理機
能によって保存した直後の表示例であり、１３０４は書
類管理機能の操作対象となる書類および文書の表示領域
を示し、１３０５および１３０６はアイコン１３０２で
表されたメールの内容として保持されていた書類および
文書を示すアイコンであり、１３０７はその書類名、１
３０８はその文書名である。

【００５９】図１４はメールの未読、既読状態を表すア
イコンを示す。図１４（ａ）のメールアイコンは封が切
られていない封筒型のものであり、未読の状態を表す。
図１４（ｂ）のメールアイコンは封が切られた封筒型で
あり、既に読まれた状態を表す。

【００６０】図１５はメールが保持している階層構造を
確認する例を示す。アイコン１５０１は、操作対象とな
るメールアイコンを示す。図１５（ａ）はアイコン１５
０１に示されるメールを構成する封入物階層構造の一覧
を別領域に表示した例である。メール１５０１は、文書
１５０２および書類１５０３から構成されていることを
示す。図１５（ｂ）は書類１５０３の下位ノード一覧を
別領域に表示した例である。書類１５０３は、文書１５
０４と文書１５０５により構成されていることを示す。

【００６１】図１６は階層構造をもつメールアイコンの
表示例を示す。図１６（ａ）はメールが保持している文
書数をアイコンのデザインによって示す例である。アイ
コン中の本の数はメールが保持する書類および文書数の
合計である。また、図１６（ｂ）はメールが保持してい
る書類数と文書数の合計を数字によってアイコンの上に
表示することにより示す例である。

【００６２】図１７は異なる媒体に蓄積されている１つ
以上のファイルからなる文書アイコンの表示例を示す。
文書アイコンは文書の下位に属するファイルが格納され
ている媒体ごとにデザインをが異なる。例えば、文書に
属するファイルの格納場所が、図１７（ａ）は光ファイ
ルを表し、図１７（ｂ）は磁気ディスクを表し、図１７
（ｃ）はテープを表す。文書が複数のファイルを持ち、
それぞれのファイルが異なる媒体に格納されている場
合、たとえば１文書中に光ディスクに格納した２つのフ
ァイルと磁気ディスクに格納した１つのファイルとテー
プに格納した１つのファイルをもつ場合は図１７（ｄ）
のように表示する。

【００６３】図１８はメールまたは書類、文書の一覧表
示領域中に、全てのメールまたは書類、文書を表示しき
れない場合のアイコンおよび文字列リスト一覧表示例を
示す。図１８（ａ）は一つのメールが一つのアイコンで
示される場合の一覧表示例である。メールアイコンが一
覧表示領域１８０１に表示しきれない場合には、利用者
がスクロールバー１８０５を操作して表示されていない
部分を、表示させることができる。その際、表示領域の
上下左右のうち表示しきれないアイコンが存在する方向
の末端に、メールアイコンを必ず半分だけ表示する。ア
イコン１８０２は、一覧表示領域の下方向にまだ表示す
べきアイコンが存在することを示している。上側のアイ
コンが半分しか表示されていないときは上方向にまだ表
示すべきアイコンが存在することを示す。左右方向にお
いても同様である。図１８（ｂ）は書類または文書の一
覧を文字列リストで表示した例であり、リスト項目１８
０４は、表示領域１８０３の下方向に表示し切れないリ
スト項目が存在することを示している。

【００６４】図１９は表示制御部１０２がこのような制
御を行なう場合の処理の例を示している。表示するウイ
ンドウの大きさをＸ，Ｙとし、表示されるアイコンの大
きさをｘ，ｙとすると、まずメールなどの表示対象の総
数とウインドウサイズとの関係を調べ（ステップ１９０
１）、「Ｘ÷ｘ＜表示対象の総数」であり（ステップ１
９０２）、かつウインドウに最初のアイコンが表示され
ている場合は（ステップ１９０３）、表示された一番下
のアイコンが半分だけ表示されるように各アイコンのｘ
を下方向に拡大する（ステップ１９０４）。ウインドウ
に最後のアイコンが表示されている場合は（ステップ１
９０５）、表示された一番上のアイコンが半分だけ表示
されるように各アイコンのｘを上方向に拡大する（ステ
ップ１９０６）。ウインドウに最初のアイコンも最後の
アイコンも表示されていない場合は、表示された一番上
と下のアイコンがそれぞれ半分だけ表示されるように各
アイコンのｘを上下方向に拡大する（ステップ１９０
７）。左右方向も同様にして行なわれる。このようなア
イコンを拡大する代わりに、アイコンが半分だけ表示さ
れるように、ウインドウをマスクする方法を用いてもよ
い。図１８（ｂ）の表示例も同様にして行なうことがで
きる。

【００６５】次に本実施例の処理の流れを説明する。ま
ず初めに、図１において書類管理機能部１２０を使用し
て書類群から書類を検索し、検索結果の書類をメールで
送る処理について説明する。

【００６６】書類管理機能部１２０の処理対象として、
ユーザ端末１０１には、図２に示すような階層構造をも
つ書類群や文書群の一覧が示される。その際、同一書類
中の文書は、例えば、章ごとに文書に分割された場合な
どに対処できるよう文書の順序関係が図６に示す文書管
理ファイル中に保持され、この順序に従って表示され
る。また、同一文書中のファイル間には、例えば、ペー
ジ情報の付加される場合等に対処できるように、ファイ
ル順序の情報が、図６の文書管理ファイル２０６中のフ
ァイル情報記述領域６０１に保持される。一覧の表示方
法としては、蓄積先の媒体やアプリケーションを特定で
きるファイルの直接上位のノードである文書を表示する
場合、図１７に示すアイコン表示例を用いることも可能
である。また、一覧表示領域に対象の書類または文書が
表示しきれない場合は、図１８に示すように、一覧表示
領域上の上下左右のうち表示しきれない書類または文書
が存在する方向の末端に位置する一列のアイコンまたは
リスト項目を半分だけ表示することにより、利用者にそ
の方向にはまだ表示すべき書類または文書があることを
視覚的に知らせることも可能である。図１８（ｂ）は、
書類を文字列リストで一覧表示した場合の表示例を示
し、図１８（ａ）は、メールをアイコン表示した場合を
示しているが、書類アイコンも同様にして表示すること
ができる。

【００６７】次に、検索処理について説明する。まず図
１に示す表示制御部１０２から、書類管理機能実行部１
０３を通して検索実行部１０４に検索対象群（書類群、
文書群）および検索条件とともに検索要求が出される。
検索実行部１０４は、渡された検索対象ごとに、含まれ
るファイル群の情報を書類データ管理部１０５から取り
出し、ファイルタイプからテキストタイプのファイルな
ど、検索可能ファイルを判定する。検索実行部１０４
が、検索可能ファイルのデータを要求すると、書類デー
タ管理部１０５は、図４に示す個人環境ファイル２０１
の個人ごとのファイル保存先指定情報を参照しながらそ
れぞれの蓄積先からデータを取り出し、検索実行部１０
４に渡す。取得したデータに対して、検索実行部１０４
は全文検索を実施する。全ての検索対象に対して検索処
理を完了すると、検索実行部１０４は検索結果を書類管
理機能実行部１０３に渡す。

【００６８】検索処理において、書類や文書などの検索
対象の下位に属するファイルデータに対して直接全文検
索を行なうため、利用者は事前に検索用のキーワード登
録をする必要はない。また、個人環境ファイル２０１中
に、ファイルデータの蓄積媒体を指定できるため、テキ
ストデータなどの検索可能なファイルデータの蓄積先
に、ハードディスクなどの比較的高速な媒体を指定する
ことにより、検索処理速度を上げることができる。加え
て、検索条件を満たすファイルを最初に発見した時点
で、このファイルが属する書類または文書を検索結果と
し、書類中または文書中の他の検索可能ファイルに対す
る検索を実施せずに次の検索対象の文書群またはファイ
ル群に処理を移すことにより、検索の省力化を図ること
ができる。また、本実施例では、検索可能ファイルの判
定をファイルタイプにより直接行なっているが、図６に
示す文書管理ファイル２０６中の文書オプション欄等に
検索可能か否かを表すフラグを付与し、検索不可能であ
る文書に属するファイル情報の取得を省略することによ
り、検索の省力化・高速化を図ることも可能である。

【００６９】次に、検索結果として得た書類群および文
書群をメールとして送る処理について説明する。表示制
御部１０２により送信対象（書類群、文書群）とともに
送信要求が出されると、書類管理機能実行部１０３は、
書類データ管理部１０５に、送信対象の書類、文書それ
ぞれの階層構造情報およびファイルデータを書類構成情
報解析／生成部１１１に渡すように要求する。

【００７０】書類データ管理部１０５は、書類／文書管
理ファイル格納部１０６に格納されている書類管理デー
タおよび文書管理データから書類および文書の階層構造
情報を生成し、検索時と同様にしてそれぞれの蓄積先か
らファイルデータを取得して、書類構成情報解析／生成
部１１１に渡す。書類構成情報解析／生成部１１１は、
書類および文書の構造情報を一括して生成し、それぞれ
のデータファイルとともにメール構造解析／生成部１１
６に渡す。メール構造解析／生成部１１６は、受けとっ
た複数の書類、文書の構成情報を、便宜上一つのメール
階層構造に変換し、一つの木構造からなるメール階層構
造を生成する。

【００７１】すなわち、図１２において、図１２（ｂ）
における文書１２１１以下の文書構造の構成情報は、図
１２（ａ）におけるノード１２０３を頂点とする封入物
階層構造に、図１２（ｂ）における書類１２１４以下の
書類構造の構成情報は、図１２（ａ）におけるノード１
２０４を頂点とする封入物階層構造にそれぞれ相当し、
その上の上位ノード１２０１は便宜上付加されたもので
ある。また図１２（ｂ）における書類メモファイル１２
１２、１２１５は、利用者が個人的に利用する情報であ
るため、本実施例においてはメール階層構造には変換し
ていない。さらに、この変換処理の際、ノードが有する
情報、例えばノードタイプなども、変換元から変換先へ
と複写され、文書１２１１のタイプ「テキスト」は、メ
ール構造のノード１２０３のノードタイプへと複写され
ている。

【００７２】変換処理が完了すると、メール構造解析／
生成部１１６は、生成したメール階層構造と実ファイル
データをメールデータ管理部１１３に渡す。メールデー
タ管理部１１３は、渡されたメール階層構造から、図８
に示す手順でメール構造管理情報ファイル７０２を作成
し、実ファイルデータから、図７における７０３、７０
４、７０５、７０６、７０７に示すような実データファ
イルをファイルの数だけ作成する。続いて、表示制御部
１０２よりメール機能実行部１１２を通して宛先情報、
題目等の送信に必要な情報が渡されると、メールデータ
管理部１１３は、メールヘッダファイル７０１を作成
し、作成した全てのファイルをメール機能実行部１１２
に渡す。メール機能実行部１１２は、渡されたファイ
ル、すなわちメールヘッダファイル７０１、メール構造
管理情報ファイル７０２と実データファイル７０３〜７
０７をまとめてメール送受信部１１７に渡して送信処理
を完了させる。

【００７３】次に、本実施例におけるメール機能部１２
１を利用して受信したメールを一覧表示し、メールの構
成を確認したのちに、メールの内容を書類として保存す
る処理について説明する。

【００７４】メール送受信部１１７は、受信したメール
をメール機能実行部１１２へと渡す。メール機能実行部
１１２は、メールデータ管理部１１３を介して、メール
ヘッダファイル７０１、メール構造管理情報ファイル７
０２をメール管理ファイル格納部１１４に格納し、実デ
ータファイル７０３〜７０７をメールデータファイル格
納部１１５に格納する。

【００７５】受信したメールの一覧表示を行なう際に
は、メール機能実行部１１２は、メール１個１個につい
て、メール管理ファイル格納部１１４に格納されている
メールヘッダファイル７０１から、題目、発信者などの
メール情報をメールデータ管理部１１３を介して得て、
メール一覧情報として表示制御部１０２に渡す。

【００７６】この時、表示制御部１０２は、図１６に示
すようにメールの内容である封入物階層構造の最上位に
位置する書類および文書の数を表すアイコンを用いた
り、図１４に示すように、メールの未読、既読の情報を
利用者が直観的にその意味がわかるよう区別して表示す
るなど、アイコンデザインにメールの持っている属性情
報を埋め込むことにより、メール一覧の際により多くの
情報を利用者に与えることができる。

【００７７】また、全メールを１画面で表示できない場
合は、図１８（ａ）に示すように、メール一覧表示領域
上の上下左右のうち、表示しきれないメールが存在する
方向の末端に位置する一列のアイコンを、半分だけ表示
することにより、利用者にその方向にはまだ表示すべき
メールがあることを視覚的に知らせることも可能であ
る。

【００７８】次に、メールの構成を利用者に示す方法の
一例を図３に示す階層構造をもつメールを例にとって説
明する。メール機能実行部１１２が表示制御部１０２か
ら対象メールとともに内容一覧取得の指示を受けると、
メール機能実行部１１２は、メールデータ管理部１１３
に、対象メール中の封入物階層構造の最上位階層のノー
ド情報を要求する。メールデータ管理部１１３は、メー
ル中の封入物構造を解析し、最上位の次に位置するノー
ド３０３、３０４の情報を返す。３０２は送り状であっ
て、一覧表示に必要がないために、本実施例においては
ノード情報を返していない。メール機能実行部１１２
は、取得したノード情報を表示制御部１０２に渡し、表
示制御部１０２は、渡されたノード情報の一覧をユーザ
端末１０１に対して表示する。また、ノード３０４はさ
らに下位階層のノードをもつため、利用者はノード３０
４の下位層の一覧を要求することができる。この要求を
受けとると、表示制御部１０２は、同様にしてノード３
０６、３０７のノード情報を取得してユーザ端末１０１
に対して表示する。以上のような処理により、メールの
階層についての情報を利用者に与えることができる。

【００７９】この一連の処理に関する利用者の操作方法
および表示の例を、図１５を用いて説明する。まず、利
用者がマウス操作等によりメールアイコン１５０１に対
して、下位階層の表示を要求すると、メールアイコン１
５０１により示されるメールが保持する階層１のノード
情報が表示される。この時、２階層の封入物階層構造の
頂点であるノード３０３は文書と解釈され、３階層の封
入物階層構造の頂点であるノード３０４は書類と解釈さ
れる。図１５（ａ）が、この時の表示例である。図１５
（ａ）に示すように、文書、および書類の一覧が別領域
に表示される。文書アイコン１５０２および書類アイコ
ン１５０３は、メールアイコン１５０１のメールが書類
と文書の２つの封入物を保持していることを示す。ま
た、図１５（ａ）において、書類アイコン１５０３に対
するマウス操作等により利用者が書類アイコン１５０３
の下位層の一覧を要求すると、同様にして書類が保持す
る文書の一覧が図１５（ｂ）に示すように別領域に表示
される。

【００８０】最後に、メールの内容を書類管理機能の下
に保存する処理について図１２を用いて説明する。表示
制御部１０２から、保存対象メールと書類フォルダ等の
保存先とともに保存要求が出されると、メール機能実行
部１１２は、メールデータ管理部１１３にメール階層構
造と実ファイルデータを、メール構造解析／生成部１１
６に渡すよう要求する。メール構造解析／生成部１１６
は、封入物階層構造から構成情報を生成し、生成した構
成情報を、実ファイルデータとともに書類構成情報解析
／生成部１１１に渡す。すなわち、図１２において、図
１２（ａ）におけるメール階層構造上で、便宜上作成し
た最上位ノード１２０１を持ったメール階層構造につい
て構成情報が生成され、書類構成情報解析／生成部１１
１に渡される。書類構成情報解析／生成部１１１は、渡
された構成情報から、便宜上のノードに相当する情報を
除き、書類構造または文書構造を生成し、実ファイルデ
ータとともに、書類管理機能実行部１０３に渡す。すな
わち、図１２において、ノード１２０３を頂点とする封
入物階層構造は２階層からなるため、文書１２１１を頂
点とする文書構造に相当し、ノード１２０４を頂点とす
る封入物階層構造は３階層からなるため、書類１２１４
以下の書類構造に相当する。図１２（ａ）において階層
構造をもたない送り状ファイル１２０２は、書類、文書
の構造下の書類メモファイルとして複写することも可能
である。

【００８１】書類管理機能実行部１０３は、受けとった
構成情報と実ファイルデータの保存を書類データ管理部
１０５に依頼する。書類データ管理部１０５は、構成情
報から、図２（ｂ）に示すような書類ディレクトリ構造
を作成する。また、実データは、図４の個人環境ファイ
ルに記述された保存先媒体の指定に基づいて、蓄積媒体
制御部１０７を通じて、図１中の１０８、１０９、１１
０の異なる媒体内にファイルとして保存する。この時、
静止画データ、動画データなどデータ量の多くなりがち
なデータの蓄積先として、光ファイルなど比較的安価で
大量データ保存の可能な蓄積媒体を指定したり、音声デ
ータのＣＤ−ＲＯＭへの蓄積を他のアプリケーションを
介して行なうよう指定するなど、利用者の都合に合わせ
て蓄積先を指定することができる。また、同時に、書類
管理ファイル、文書管理ファイルも生成し、書類／文書
管理ファイル格納部１０６に保存される。

【００８２】以上に述べた、メールの内容を封入物階層
構造ごとに書類および文書に分けて保存する一連の処理
を実施するための操作方法と表示処理について、図１３
を用いて説明する。利用者は、マウスなどの操作によ
り、メールアイコン１３０２をドラッグし、書類表示領
域１３０４上にドロップすることにより、メール内容の
書類管理への保存を指示する。書類保存の内部処理が完
了すると、表示制御部１０２は、メールアイコン１３０
２とメール題目１３０３の表示を消去し、書類表示領域
１３０４上に、新たに作成された書類アイコン１３０５
と文書アイコン１３０６、およびその書類名１３０７と
文書名１３０８を表示する。書類アイコン１３０５は、
図１２（ｂ）における書類１２１４を表し、文書アイコ
ン１３０６は、図１２（ｂ）における文書１２１１を表
す。このように、利用者は、それぞれの構造の違いを意
識することなく、メールの内容を、書類、文書として保
存することができる。

【００８３】なお、本実施例では、検索実行部１０４お
よび蓄積媒体制御部１０７は、文書管理装置内の一手段
として説明したが、異なる装置としても実現できる。

【００８４】また、メールの階層構造処理機能を利用す
る例として、書類および文書の階層構造の送受信を説明
したが、例えば、ＵＮＩＸディレクトリの階層構造等、
一般に階層構造をもつものならどのようなものにも応用
可能である。

【００８５】また、書類の構成の実装例として、本実施
例では、書類、文書、ファイルの階層構造をＵＮＩＸの
ディレクトリ構造に当てはめて管理する方法を示した
が、この他に、書類、文書の管理ファイルをそれぞれの
ディレクトリの下に置かずに１階層上に置き、複数の書
類の管理情報を１ファイルに記述する方法や、書類、文
書をディレクトリではなくファイルで表し、管理ファイ
ルを兼ねる方法も考えられる。

【００８６】また、本実施例では、図１４、図１５、図
１６、図１８の表示例について、電子メールシステムの
機能として説明したが、これらはその他の全ての書類管
理機能にも適用することができる。

【００８７】また、本実施例では、蓄積媒体の例とし
て、磁気ディスク、光ディスクを挙げたが、この他に、
光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、フロッピ
ーディスク、システムメモリなどが考えられる。

【００８８】また、本実施例では、利用者の入出力手段
としてマウスを例に挙げたが、この他に、キーボード、
スタイラスペン、ドラッグボール、タッチパネルなどが
考えられる。

【００８９】また、本実施例では、書類管理機能の使用
を目的として書類、文書構造への変換を行なうデータ変
換部への入出力データとしてメール階層構造を例にとっ
て説明したが、その他、階層構造をサポートする他の文
書管理システムやデータベースシステムなどが扱う階層
構造をもつデータとしてもよい。また、他のシステムと
の連携をせずに、利用者端末によるデータ入出力に限っ
て実施することも可能である。

【００９０】

【発明の効果】本発明は、上記実施例から明らかなよう
に、第一に、複数の媒体に保存された順序関係の定義さ
れたファイルを文書として扱うことにより、単なるファ
イルの集合ではなく、利用者にとって意味のある固まり
としてのファイルの集まりを管理することが可能であ
り、さらに、ファイルの集まり自身を階層的に集めて管
理することにより、より複雑なファイル間の関係を定義
することが可能である。また、データの特性に応じた媒
体の選択を行なえる文書管理装置が提供できるため、イ
メージデータとそれに関連するテキストデータを同一の
文書にし、表示はイメージデータやワープロデータによ
り行ない、検索はテキストデータやメモデータによって
行うというように、各々役割の異なるファイルや文書を
ひとまとめにしてファイリングしておくオフィスの現状
に近い操作感を提供することにより、オフィスでの紙文
書管理方式からの移行がスムースに行なえる。例えば、
送受信するファクシミリデータをイメージデータとして
登録しておくとともに、それをＯＣＲでコード化したテ
キストデータを同一文書にまとめたり、音声データとそ
の書誌的事項を記載したテキストデータをひとまとめの
文書とすることができる。

【００９１】また、第二に、全文検索手段を用いること
により、マルチメディアデータベースを用いず、事前の
キーワード設定・キーワード体系が不要な検索手段を提
供できるため、イメージデータ、ビデオデータ、音声デ
ータ等の大容量のデータはアクセス速度の遅い大容量の
蓄積系に保存し、全文検索に必要なテキストデータはア
クセス速度の速いワークステーション上のメモリや付設
の磁気ディスクに保存する等、各々アクセス速度の異な
る媒体に保存して管理することで、価格に対する効率性
を向上できるとともに、データベースを用いないこと
で、より安価な構成の文書管理装置を提供できる。さら
に、検索に必要なキーワードをあらかじめ登録する必要
や、キーワード体系の整理等も不要であり、利用者に対
する利便性が向上できる。さらに、文書の階層構造に応
じて検索するレベルを決めることができ、また、文書を
構成するファイルを必ずしもすべて検索しなくてもすむ
ように制御できるため、検索方式を利用者の目的に応じ
て変更でき、効率化を図ることができる。

【００９２】また、第三に、保存媒体を利用者が決める
ことができる手段を提供することにより、装置全体の構
成に融通性を持たせることができる。

【００９３】また、第四に、他のアプリケーションとの
文書、または文書群の入出力手段を提供することで、利
用者がファイルシステムに熟知する必要なく、複数ファ
イルを意味のあるひとまとまりと捉えて処理を行なう文
書管理機能付きデータ処理装置を提供でき、利用者の必
要な知識を少なくでき、その結果、利用者に負担を強い
ることがなくなり、利便性が向上する。

【００９４】また、第五に、これら文書管理装置あるい
は文書管理機能付きデータ処理装置において、利用者の
直感と操作の状態に基づいたユーザインターフェースを
提供することにより、利用者の操作性の向上をはかるこ
とが可能である。特に、複数媒体上に保存されている複
数ファイルからなる文書をアイコンで表示する際に、媒
体がアクセス可能であるかどうかをアイコン表示に組み
入れることにより、媒体をあらかじめセットしてから文
書の内容を確認することができ、複数媒体からなる文書
の操作性を高めることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例における構成を示す概略ブロッ
ク図

【図２】（ａ）は本発明の実施例における書類の構成例
を示す概念図 （ｂ）は本発明の実施例における書類の構成例の実装例
を示す概念図

【図３】本発明の実施例におけるメールの構成例を示す
概念図

【図４】本発明の実施例の書類管理機能における文書フ
ァイル保存先指定方法の形式と一例を示す模式図

【図５】本発明の実施例における書類管理ファイルの記
述形式を示す模式図

【図６】本発明の実施例における文書管理ファイルの記
述形式を示す模式図

【図７】本発明の実施例におけるメールを構成するファ
イルの概念図

【図８】本発明の実施例におけるメール構成例からメー
ル構造管理情報ファイルを生成する際の処理手順の一例
を示すフロー図

【図９】本発明の実施例におけるメール構成例において
メール構造管理ファイルを生成する際の処理順序を示す
概念図

【図１０】本発明の実施例におけるメール構造管理情報
ファイルの一例を示す模式図

【図１１】本発明の実施例のメール構造管理情報ファイ
ルの記述形式の一例を示す模式図

【図１２】（ａ）は図１２（ｂ）の書類構成例に対応す
る本発明の実施例におけるメール構成例を示す概念図 （ｂ）は図１２（ａ）のメール構成例に対応する本発明
の実施例における書類構成例を示す概念図

【図１３】（ａ）は本実施例における受信した直後のメ
ール一覧の表示例を示す画面図 （ｂ）は本実施例における受信メールを書類管理機能に
保存した直後の書類一覧の表示例を示す画面図

【図１４】（ａ）は本実施例における未読メールアイコ
ンの表示例を示す模式図 （ｂ）は本実施例における既読メールアイコンの表示例
を示す模式図

【図１５】本実施例におけるメールが保持している階層
構造の表示例を示す模式図

【図１６】本実施例における階層構造をもつメールの下
位階層の数の情報をアイコンデザインに付加した場合の
表示例を示す模式図

【図１７】本実施例における異なる媒体に蓄積されてい
るファイルからなる文書のアイコン表示例を示す模式図

【図１８】（ａ）本実施例におけるメールアイコン一覧
表示において一覧表示領域に表示しきれない場合の表示
例を示す画面図 （ｂ）本実施例における書類文字列一覧表示において一
覧表示領域に表示しきれない場合の表示例を示す画面図

【図１９】図１８の表示例を実現するための処理の一例
を示すフロー図

【図２０】従来の文書管理装置の構成を示す概略ブロッ
ク図

【図２１】従来の文書管理装置における他のアプリケー
ションへデータを取り込む際の模式図

【符号の説明】

１０１ ユーザ端末 １０２ 表示制御部 １０３ 書類管理機能実行部（文書入力手段） １０４ 検索実行部（検索手段） １０５ 書類データ管理部 １０６ 書類／文書管理ファイル格納部 １０７ 蓄積媒体制御部 １０８ 文書ファイル格納部 １０９ 文書ファイル格納部 １１０ 文書ファイル格納部 １１１ 書類構成情報解析／生成部（文書出力手段） １１２ メール機能実行部（複数文書一括入力手段） １１３ メールデータ管理部 １１４ メール管理ファイル格納部 １１５ メールデータファイル格納部 １１６ メール構造解析／生成部（複数文書一括出力手
段） １１７ メール送受信部 ２０１ 個人環境ファイル ２０２ 書類ディレクトリ ２０３ 書類管理ファイル ２０４ 書類メモファイル ２０５−１、２、３ 文書ディレクトリ ２０６−１、２、３ 文書管理ファイル ７０１ メールヘッダファイル ７０２ メール構造管理情報ファイル ７０３、７０４、７０５、７０６、７０７ メールデー
タファイル

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 9288−5Ｌ Ｇ０６Ｆ 15/20 ５８６ Ｂ 9288−5Ｌ ５８６ Ａ 9194−5Ｌ 15/40 ３７０ Ｇ 9194−5Ｌ 15/413 ３１０ Ａ (72)発明者 太 田 幸 子 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電器 産業株式会社内 (72)発明者 浦 中 祥 子 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電器 産業株式会社内

Claims (14)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 容量・アクセス速度の異なる複数の保存
   媒体に保存された複数データファイルとこれら複数デー
   タファイルのデータ型、前記複数データファイル間の順
   序関係および各データファイルへのアクセス手段を記述
   する文書管理ファイルとをまとめて文書とし、データフ
   ァイルの型および保存媒体の個人ごとの対応表とテキス
   トデータで記述される検索条件とをもとにテキストから
   なるデータファイルの内容を全文検索する全文検索手段
   と、前記文書を構成するデータファイルのうち、テキス
   トからなるデータファイルのみを前記全文検索手段によ
   る検索対象として全文検索を行ない、その結果としてそ
   のデータファイルを構成要素とする文書の検索を行なう
   文書検索手段と、利用者に対するデータ入出力装置とを
   備えた文書管理装置。
2. 【請求項２】 容量・アクセス速度の異なる複数の保存
   媒体に保存された複数文書および複数データファイルの
   集まりとこれら複数文書または複数データファイルの
   型、前記複数文書または複数データファイル間の順序関
   係および各データファイルへのアクセス手段を記述する
   文書管理ファイルとをまとめて文書とし、データファイ
   ルの型および保存媒体の個人ごとの対応表とテキストデ
   ータで記述される検索条件とをもとにテキストからなる
   データファイルの内容を全文検索する全文検索手段と、
   前記定義された文書を直接的に構成するデータファイル
   のうち、テキストからなるデータファイルのみを前記全
   文検索手段による検索対象として全文検索を行ない、そ
   の結果としてそのデータファイルを直接的に構成要素と
   する文書の検索を行なう単一レベル文書検索手段と、前
   記定義された文書を直接的にまたは間接的に構成する全
   データファイルのうち、テキストからなるデータファイ
   ルのみを前記全文検索手段による検索対象として全文検
   索を行ない、その結果としてそのファイルを直接的にま
   たは間接的に構成要素とする文書の検索を行なう複数レ
   ベル文書検索手段とを備えた文書管理装置。
3. 【請求項３】 請求項２に記載された文書を、その文書
   を直接的にまたは間接的に構成する全データファイルと
   この全データファイルが直接的にまたは間接的に文書を
   構成する構成情報を記述した一つの構成情報ファイルと
   に変換して順序関係の定められていないファイル群とし
   て出力する文書出力手段と、前記文書の構成情報ファイ
   ルを含んだファイル群から構成情報ファイルと請求項１
   に記載されたデータファイルの型と保存媒体との個人ご
   との対応表とを用いて文書を生成する文書入力手段とを
   備えた請求項２に記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 請求項３に記載された文書管理装置と、
   順序関係の定められていない文書群を、その文書群を構
   成する全データファイルとこの全データファイルが前記
   文書群を構成する際の構成情報を記述した一つの構成情
   報ファイルとに変換して順序関係の定められていないフ
   ァイル群として出力する複数文書一括出力手段と、前記
   文書群の構成情報ファイルを含んだファイル群から複数
   の文書群を生成する複数文書一括入力手段と、前記複数
   文書一括出力手段によって得られるファイル群をデータ
   としてひとまとめに扱うデータ処理装置とを備えた文書
   管理機能付きデータ処理装置。
5. 【請求項５】 文書を一つの文書アイコンとして利用者
   に表示する手段を備えた請求項２に記載の文書管理装
   置。
6. 【請求項６】 文書群の構成情報ファイルを含んだファ
   イル群を一つのファイル群アイコンとして利用者に表示
   する手段と、文書を一つの文書アイコンとして利用者に
   表示する手段と、ファイル群アイコンを表示する領域と
   文書アイコンを表示する領域を並べて表示し、ファイル
   群アイコンを利用者の指示によって文書アイコンを表示
   する領域に移動することにより、表示されているファイ
   ル群アイコンに該当するファイル群から文書群を生成し
   て各々文書アイコンとして文書アイコンを表示する領域
   に表示する手段とを備えた請求項４に記載の文書管理機
   能付きデータ処理装置。
7. 【請求項７】 ファイル群アイコンの内容を利用者が確
   認する手段と、ファイル群アイコンを二パターン用意し
   て利用者が内容確認をする前後でファイル群アイコンの
   形を変化させる手段とを備えた請求項６に記載の文書管
   理機能付きデータ処理装置。
8. 【請求項８】 ファイル群アイコンの内容を利用者が確
   認する手段と、確認された内容に文書が存在する場合に
   は、さらに文書の内容を確認する手段とを備えた請求項
   ６に記載の文書管理機能付きデータ処理装置。
9. 【請求項９】 ファイル群に含まれる構成情報ファイル
   の内容を解析する手段と、前記手段によって解析した結
   果、ファイル群に包含されている文書群の数と型に応じ
   たパターンのアイコンを前記ファイル群に相当するファ
   イル群アイコンとして表示する手段を備えた請求項６に
   記載の文書管理機能付きデータ処理装置。
10. 【請求項１０】 文書アイコンをその文書アイコンに相
    当する文書を直接的に構成する文書群の数と型またはデ
    ータファイル群の数と型と保存媒体のアクセス状態に応
    じて生成する手段を備えた請求項５に記載の文書管理装
    置。
11. 【請求項１１】 文書の一覧を利用者に表示する際に一
    覧の表示領域を超える量の文書一覧を表示する場合に
    は、表示領域の端の部分において表示すべき内容の一部
    のみを表示することによりその方向に表示すべき内容が
    存在していることを示す手段を備えた請求項２に記載の
    文書管理装置。
12. 【請求項１２】 文書アイコンの一覧を利用者に表示す
    る際に文書アイコンの表示領域を超える量のアイコンを
    表示する場合には、文書アイコン表示領域の端の部分に
    おいてアイコンを一部のみ表示することにより表示領域
    の上下左右いずれかまたはすべての方向に表示すべきア
    イコンが存在していることを示す手段を備えた請求項５
    に記載の文書管理装置。
13. 【請求項１３】 ファイル群アイコンまたは文書アイコ
    ンの一覧を利用者に表示する際に各々の表示領域を超え
    る量のアイコンを表示する場合には、各々の表示領域の
    端の部分においてアイコンを一部のみ表示することによ
    り表示領域の上下左右いずれかまたはすべての方向に表
    示すべきアイコンが存在していることを示す手段を備え
    た請求項６に記載の文書管理機能付きデータ処理装置。
14. 【請求項１４】 文書検索または単一レベル文書検索ま
    たは複数レベル文書検索を行なう際に、当該文書を検索
    するために各々必要なテキストからなるデータファイル
    のうち、少なくとも一つのデータファイルの内容が検索
    用のテキストデータに合致した時点で当該文書の検索を
    終了させる手段を備えた請求項２に記載の文書管理装
    置。