JP2003076676A

JP2003076676A - 報告書作成を支援する装置、プログラムおよび方法

Info

Publication number: JP2003076676A
Application number: JP2002127692A
Authority: JP
Inventors: Masashige Takahashi; 正成高橋; Yutaka Kida; 裕喜田
Original assignee: Toyo Engineering Corp
Current assignee: Toyo Engineering Corp
Priority date: 2001-06-22
Filing date: 2002-04-26
Publication date: 2003-03-14

Abstract

(57)【要約】【課題】報告書の作成を円滑に進め、かつ、報告書の
データをデータベースに確実に蓄積させる報告書作成支
援技術を提供する。【解決手段】担当者は、データベース検索部１１を介し
て主データベース２０３、会社情報データベース２２０
および個人情報データベース２３０からなるデータベー
スにアクセスし、報告書を作成するのに必要な情報を集
め、報告書を作成する。報告書は、所定のフォームの空
欄を補充して報告書情報を入力することによって作成す
る。報告書情報の入力が完了すると、その情報が入力部
２０２から承認者端末２０６に伝達される。次いで承認
者は、報告書作成部１２を介してデータベースにアクセ
スし、報告文書を取得し、その内容をチェックする。そ
の後、承認受付部２０８により承認処理がなされ、報告
書出力部２０９により報告書が出力され、その内容がク
ライアント端末１に送られる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、報告文書の作成を
支援するとともに、作成された報告書を構成する報告書
情報を電子的に保存する報告書作成支援技術に関するも
のである。

【０００２】

【従来の技術】従来、会社内における各種報告書、技術
資料等は、担当者乃至担当グループにより個々別々に管
理・保存されていた。このような文書は紙の形態で保存
されることが多く、膨大な量になり、保管コストがかさ
む上、利用も困難であるという問題を有していた。

【０００３】このような問題を解決するため、報告書等
をデータベース化する試みも行われている。しかしなが
ら、これらの試みの多くは、データの蓄積がなかなか進
まない、という共通の課題を有していた。これは、報告
書等を作成する以外にデータベースへの入力の手間がか
かるため、仕事が多忙なときなど、入力が後回しにさ
れ、結局、入力されないままとなる、あるいは、入力操
作が煩雑なため、コンピュータの操作に不慣れな人な
ど、データ入力を敬遠してしまう、といったことが原因
となっていた。また、データベースの有用性は、一定以
上のデータが蓄積されてはじめて発揮されるため、その
有用性が明確に現れない段階では、データの入力の動機
づけが希薄になることもその原因の一つであった。ま
た、報告文書等は、ワープロ等の電子ファイル形式のも
のだけではなく、紙の形態のものもあり、これら形式の
異なる資料を統一的に管理することは、従来のデータベ
ースでは困難であった。

【０００４】くわえて、従来のシステムでは、データベ
ースに格納された情報を分類やキーワード検索すること
が困難であった。分類、キーワード等は、登録者が情報
文書本文に対応する形で登録されるため、必ずしも検索
するのに十分な内容で登録されるとは限らないからであ
る。たとえば、「シリコン」というキーワードで検索し
たとき、「Ｓｉ」、「珪素」というキーワードで登録さ
れた文書は検索にかからないことになる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】本発明は上記事情に鑑
みなされたものであって、報告書の作成を円滑に進め、
かつ、報告書のデータをデータベースに確実に蓄積させ
る報告書作成支援技術を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明によれば、報告書
の作成を支援するとともに、作成された報告書を構成す
る報告書情報を電子的に保存する報告書作成支援装置で
あって、報告書情報を電子的に保存するデータベース
と、前記データベースに保存された報告書情報を、要求
に応じて報告書作成者に提示する情報提示部と、報告書
作成者から所定の報告書情報の入力を受け付け、入力が
完了したとき、該報告書情報に基づいて報告書を作成す
るとともに、該報告書情報を前記データベースに記憶さ
せる報告書作成部と、を備えることを特徴とする報告書
作成支援装置が提供される。

【０００７】本発明の報告書作成支援装置において、作
成された報告書を承認者に提示する報告書提示部と、承
認者に提示した前記報告書についての承認を受け付ける
承認部とをさらに備える構成とすることができる。

【０００８】本発明の報告書作成支援装置において、前
記報告書作成部が報告者から入力を受け付ける前記報告
書情報は、前記データベースに保存されている報告書情
報または報告者により新規に作成された報告書情報であ
って、前記データベースに保存されている報告書情報の
入力は、当該報告書情報に付与された識別符号の指定に
よりなされる構成とすることができる。識別符号とは、
その報告書情報を特定できるものであればどのようなも
のであってもよい。

【０００９】本発明の報告書作成支援装置において、前
記報告書情報は、報告書の要旨を含む文書情報と、該報
告書の書誌情報と、該報告書に関連づけられたキーワー
ドとを含み、該報告書の関連資料がある場合には、該報
告書の関連資料のリンク先情報をさらに含む構成とする
ことができる。各報告書情報には、当該報告書情報を特
定する際の識別符号として固有の番号が付与されてい
る。本発明の報告書作成支援装置において、前記デー
タベースは、報告書を保存するデータベースを含み、さ
らに、報告書の内容を一般化した技術標準を保存するデ
ータベース、技術資料を保存するデータベース、および
技術文献を保存するデータベースのうち少なくとも一種
を含む構成とすることができる。

【００１０】本発明の報告書作成支援装置において、前
記データベースは、クライアントに関する会社情報を保
存するデータベースまたはクライアント個人情報を保存
するデータベースを含む構成とすることができる。

【００１１】本発明によれば、報告書の作成を支援する
とともに作成された報告書を構成する報告書情報をデー
タベースに電子的に保存する装置を制御するプログラム
であって、該装置に対し、データベースに保存された報
告書情報を、要求に応じて報告書作成者に提示するステ
ップと、報告書作成者から所定の報告書情報の入力を受
け付け、入力が完了したとき、該報告書情報に基づいて
報告書を作成するとともに、該報告書情報を前記データ
ベースに記憶させるステップと、を実行させることを特
徴とする報告書作成支援プログラムが提供される。

【００１２】本発明の報告書作成支援プログラムにおい
て、作成された前記報告書を承認者に提示するステップ
と、承認者に提示した前記報告書についての承認を受け
付けるステップと、をさらに実行させる構成とすること
ができる。

【００１３】本発明の報告書作成支援プログラムにおい
て、報告者から入力を受け付ける前記報告書情報は、前
記データベースに保存されている報告書情報または報告
者により新規に作成された報告書情報であって、前記デ
ータベースに保存されている報告書情報の入力は、当該
報告書情報に付与された識別符号の指定によりなされる
構成とすることができる。

【００１４】本発明の報告書作成支援プログラムにおい
て、前記報告書情報は、報告書の要旨を含む文書情報
と、該報告書の書誌情報と、該報告書に関連づけられた
キーワードとを含み、該報告書の関連資料がある場合に
は、該報告書の関連資料のリンク先情報をさらに含む構
成とすることができる。

【００１５】さらに本発明によれば、上記報告書作成支
援プログラムが格納されたことを特徴とする記録媒体が
提供される。

【００１６】本発明によれば、データベース、情報提示
部および報告書作成部を備えた装置を用い、報告書の作
成を支援するとともに作成された報告書を構成する報告
書情報をデータベースに電子的に保存する方法であっ
て、情報提示部が、データベースに保存された報告書情
報を、要求に応じて報告書作成者に提示するステップ
と、報告書作成部が、報告書作成者から所定の報告書情
報の入力を受け付け、入力が完了したとき、該報告書情
報に基づいて報告書を作成するとともに、該報告書情報
を前記データベースに記憶させるステップと、を含むこ
とを特徴とする報告書作成支援方法が提供される。

【００１７】本発明の報告書作成支援方法において、前
記装置が報告書提示部および承認部をさらに備え、報告
書提示部が、作成された前記報告書を承認者に提示する
ステップと、承認部が、承認者に提示した前記報告書に
ついての承認を受け付けるステップと、を含む構成とす
ることができる。

【００１８】本発明の報告書作成支援方法において、前
記報告書作成部が報告者から入力を受け付ける前記報告
書情報は、前記データベースに保存されている報告書情
報または報告者により新規に作成された報告書情報であ
って、前記データベースに保存されている報告書情報の
入力は、当該報告書情報に付与された識別符号の指定に
よりなされる構成とすることができる。

【００１９】本発明の報告書作成支援方法において、前
記報告書情報は、報告書の要旨を含む文書情報と、該報
告書の書誌情報と、該報告書に関連づけられたキーワー
ドとを含み、該報告書の関連資料がある場合には、該報
告書の関連資料のリンク先情報をさらに含む構成とする
ことができる。

【００２０】本発明によれば、報告書作成者が報告書情
報を入力すれば、支援装置が自動的に報告書を作成する
ようになっているので、報告書の作成の労力が顕著に軽
減される。また、予め定めた書式の報告書が作成される
ため、担当者が異なっても統一した書式で読みやすい報
告書が作成される。また、上記装置が報告書提示部およ
び承認部をさらに備える構成とした場合、報告書情報を
データベースに保存する形式でなければ承認が得られな
いこととなるため、データベースへの報告書情報の入力
がより一層確実になる。

【００２１】また、この発明によれば、報告書情報に基
づいて報告書が作成されるとともに、報告書情報がデー
タベースに記憶されるため、報告書作成とは別にデータ
ベース入力のための手間をかける必要がない。したがっ
て、担当者に余計な負担を強いることなく、データベー
スを円滑に構築していくことができる。

【００２２】また、この発明によれば、報告書情報を入
力して報告書作成およびデータベース入力を実行する手
順以外では、報告書の承認が得られないようになってい
る。この点からも、データベースへのデータの蓄積が確
実に実行されるようになっている。

【００２３】本発明において、報告書情報とは、報告書
を構成する情報をいう。たとえば、報告書の要旨を含む
文書情報と、報告書の書誌情報と、報告書に関連づけら
れたキーワードとを含む構成とすることができる。ま
た、報告書の関連資料がある場合には、報告書の関連資
料のリンク先情報をさらに含む構成とすることができ
る。報告書の関連資料のリンクを報告書情報に含めるこ
とによって、報告書の要旨を含む文書情報を簡潔にする
ことができ、報告書の結論に達するまでの思考過程を容
易に理解することができ、データベースへの入力の労力
が軽減されるばかりでなく、報告書作成の労力自体も軽
減され、技術の伝承も容易になる。

【００２４】報告書の関連資料としては、たとえば以下
のものが挙げられる。（ａ）報告書トラブル報告、コンサルティングレポート、出張報告、
議事録等。（ｂ）技術標準頻繁に受ける問い合わせへの対応資料やノウハウをまと
めたもの。（ｃ）技術資料会社カタログ、会議配付資料等。（ｄ）技術文献学術論文、学会誌等。

【００２５】これらの資料は、報告書情報として、デー
タベース中に保存されている。これらの報告書情報のう
ち、少なくとも一部がリンクにより関連づけられている
ことにより、個々別々に存在する報告書情報が有機的に
結びついて体系化される。この結果、検索によってデー
タベースから一つの報告書情報を引き出した際、この情
報を起点として連鎖的に関連情報を得ることが可能とな
る。このように、単に情報をデータベース中に格納した
場合よりも、多くの情報を迅速に引き出すことが可能と
なる。

【００２６】上記した（ａ）〜（ｄ）の資料を格納する
データベースは、たとえば、報告書を保存する第一のデ
ータベース、報告書の内容を一般化した技術標準を保存
する第二のデータベース、技術資料を保存する第三のデ
ータベース、技術文献を保存する第四のデータベース、
のうち少なくとも一種を含む構成とすることができる。

【００２７】また、上記データベースの構成を、クライ
アントに関する会社情報を保存する第五のデータベー
ス、クライアント個人情報を保存する第六のデータベー
スのうち少なくとも一種を含むものとすることができ
る。報告書情報は、報告書に盛り込むべき内容を含むも
のであるから、報告書の送付先等、所定の会社情報、所
定の個人情報を含む。このような情報をデータベースに
入力することは、労力がかかる上、最新の情報を探すこ
とも困難であった。これに対し、上記第五または第六の
データベースを含む構成とすれば、かかる困難が解消さ
れ、情報入力も容易となる。

【００２８】以上、本発明の構成について説明したが、
上記構成要素の任意の組合せや、上記表現を方法、装
置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなど
の間で変換したものもまた、本発明の態様として有効で
ある。

【００２９】

【発明の実施の形態】本発明における「報告書」は、文
書または図面を含むデータをはじめ様々な種類のデータ
とすることができる。特に、長期にわたり蓄積されてい
く性質のデータ、取り扱いに際し迅速性が求められるデ
ータとした場合、本発明の効果がより顕著となる。こう
したデータの例として、技術報告書、営業資料、トラブ
ル報告、コンサルティングレポート、出張報告、安全管
理資料、プラントや機器等の運転管理資料、医療カル
テ、特許情報、判決情報等が例示される。

【００３０】このうち、本発明を技術報告書の取り扱い
に適用した場合、以下の効果が得られる。技術報告書を
作成する際には、多くの学術文献やレポートを引用する
必要がある。特にトラブル対策の報告書作成にあって
は、過去のレポートのみならず、マニュアル類を参照す
ることが必要となる。ところが、こうした資料を入手す
ることは多大な労力を要し、このことが報告書作成に時
間を要する原因となっていた。一方、技術報告書、特に
トラブル対策の内容を含むものは、迅速な対応が求めら
れる場合が多く、必要な資料を迅速かつ確実に取得して
報告書に添付することが重要となる。本発明によれば、
こうした課題を確実に解決できることから、本発明を技
術報告書の取り扱いに適用することはきわめて効果的で
ある。

【００３１】また営業資料に適用した場合、過去の担当
者、社内の他部門の担当者等の営業活動履歴やノウハウ
等が共有されることとなるため、効率的な営業活動の展
開が可能となる。

【００３２】図４２は、本発明の目的とする、キーワー
ドを利用したナレッジマネジメントシステムの構築の考
え方を示す図である。本発明によれば、書類作成と同時
に当該書類が所定のデータベースに蓄積されていき、知
識の共有化が無理のない形で実現される。このようなナ
レッジマネジメントシステムの構築は、図４２に示すよ
うに、様々な分野に適用することができる。

【００３３】以下、本発明の実施の形態について説明す
る。

【００３４】［第一の実施の形態］図１は、本発明に係
るグラフィカルユーザインタフェースおよびプログラム
が適用されるシステムの一例を示す。図１における報告
書作成支援装置３０は、担当者（本実施形態では端末
Ｃ）による報告書の作成を支援するとともに、作成され
た報告書を構成する報告書情報を主データベース２０
３、会社情報データベース２２０および個人情報データ
ベース２３０に電子的に保存する。ここで、報告書情報
とは、報告書を構成する各種情報をいい、たとえば、報
告書の要旨を含む文書情報、報告書の書誌情報、報告書
に関連づけられたキーワード等が含まれる。また、報告
書の関連資料がある場合には、報告書の関連資料のリン
ク先情報をさらに含んでもよい。報告書情報の具体的内
容は、たとえば、以下のものが挙げられる。 (i)トラブル報告、コンサルティングレポート、出張報
告、議事録等の情報 (ii)問い合わせへの対応資料やノウハウ (iii)他社技術資料、会社カタログ、会議配付資料等の
情報 (iv)学術論文、学会誌等の情報 (v)クライアントからの問い合わせメール (vi)報告書に関連づけられたキーワードこれらの情報が、文書や画像の形式で上記データベース
に保存される。

【００３５】データベース検索部１１は、本発明におけ
る情報提示部に該当し、データベースに保存された報告
書情報を要求に応じて担当者へ提示する。

【００３６】報告書作成部１２は、本発明における報告
書作成部に該当し、所定の報告書情報の入力を受け付
け、入力が完了したとき、その報告書情報に基づいて報
告書を作成するとともに、報告書情報を主データベース
２０３、会社情報データベース２２０および個人情報デ
ータベース２３０に電子的に保存する。

【００３７】報告書作成部１２は、また、本発明におけ
る報告書提示部に該当し、作成された報告書を承認者端
末６に提示する。承認部１４は、本発明における承認部
に該当し、承認者に提示した上記報告書についての承認
を受け付ける。

【００３８】本発明に係る報告書作成支援プログラム
は、図１中の各端末および報告書作成支援装置３０のい
ずれにも適用される。プログラムの一部を報告書作成支
援装置３０に配し、残りを各端末に配する方式とするこ
ともできる。また、本発明に係るプログラムが格納され
た記録媒体は、各端末または報告書作成支援装置３０の
いずれに適用されてもよい。

【００３９】報告書作成支援装置３０の構成は、ハード
ウエアとしては、任意のＣＰＵ、メモリ、その他のＬＳ
Ｉ等により実現され、ソフトウエアとしては、メモリの
ロードされたデータ処理機能を有するプログラムなどに
よって実現されるが、ここではそれらの連携によって実
現される機能ブロックを描いている。したがって、これ
らの機能ブロックがハードウエアのみ、ソフトウエアの
み、またはそれらの組合せによっていろいろな形で実現
できることは、当業者には理解されるところである。

【００４０】報告書作成支援装置３０は、例えばＷｅｂ
サーバその他インターネット上のサービス主体であって
もよく、その場合、画像表示部はＣＧＩ（Common Gatew
ay Interface）のようにサーバ側に処理の主たる機能が
残るもの、Ｊａｖａ（登録商標）アプレットのようにク
ライアント側に処理の主たる機能が移動するもの、ＡＰ
Ｉ（Application Program Interface）型でサーバとク
ライアントの両方に処理の主たる機能であるＪａｖａア
プリケーションなどを配するものなど、いろいろな態様
で実現できる。なお、本実施形態においては、本発明に
係る装置をクライアントサーバシステム上の情報共有化
を目的とした場合について説明するが、これに限られる
ものではない。たとえば、本発明を、スタンドアローン
型の装置に適用することもできる。

【００４１】以下、図面を参照して本発明の実施の形態
について説明する。本実施形態では、クライアントから
の問い合わせに対応する報告書を担当者が作成し、承認
を受けた後、クライアントに発送するまでの流れを例に
挙げて説明する。クライアントの問い合わせは、ある部
材の補修方法についてのアドバイスを求めるものである
（図４）。

【００４２】本実施形態におけるおもな手順は図２４に
示したとおりである。まず、問い合わせの受注後（Ｓ１
０１）、受注リストを作成し、関係者の端末に表示する
（Ｓ１０２）。表示された内容を見て所定の責任者が担
当者（報告書作成者）を決定する（Ｓ１０３）。担当者
は、本発明に係る支援装置に含まれるデータベースを検
索して必要な情報を収集し（Ｓ１０４）、これに基づい
て報告書を作成する（Ｓ１０５）。報告書の作成は、担
当者から入力された所定の報告書情報に基づいて当該支
援装置が自動的に作成する。すなわち当該支援装置が、
報告書情報を所定のテンプレート上に配置し、報告書の
形式に整える。その後、承認（Ｓ１０６）がなされ、報
告書が発送される（Ｓ１０７）。

【００４３】次に図１に基づいて本実施形態について説
明する。まず、図１において、入力部２に、クライアン
トからの問い合わせが入力される。入力の形態は、クラ
イアント端末１から電子メール等により入力される方式
や、クライアント２０からファクシミリ、電話等によっ
て受けた情報を、オペレータが入力部２に入力する方式
等を採用することができる。電子メールで問い合わせを
受ける場合、たとえば図２に示すような定形フォームを
用意し、このフォームで問い合わせを受け付けることと
すると、その後のデータの取り扱い上、便利である。

【００４４】入力部２に入力された問い合わせは、不図
示の記憶部に格納される一方、受注リスト作成・表示部
３に送信され、他の問い合わせとともに一覧リストに掲
載される。図３はリストの一例を示す図である。このリ
ストは、担当者端末群５を構成する端末Ａ、Ｂ、Ｃ、・
・・、および、承認者端末６のそれぞれの画面に表示さ
れる。

【００４５】図３のリストにはすべての問い合わせにつ
いて担当者が入力されているが、問い合わせを受けた直
後の段階では、この担当者欄は空白のままである。そこ
で、承認者は、上記リストにより新規問い合わせが入っ
たことを確認すると、担当者を決定して担当者決定部９
に入力する。入力された担当者は、確認メール等によ
り、当該問い合わせの担当者となったことの連絡を受け
る。図１の例では、端末Ｃに対応する者が、この問い合
わせの担当者（以下、単に担当者と称する）となってい
る。

【００４６】担当者は、まず、問い合わせの詳細を確認
するため、図３のリストの一番左に位置するボタンをク
リックし、図４に示す問い合わせ状況詳細フォームを開
く。このフォームでは、問い合わせ日、客先担当者等の
書誌事項にくわえて、電子メールの内容がそのまま問い
合わせ内容の欄に表示される。担当者は、内容確認後、
この問い合わせと類似の問い合わせが過去になかった
か、データベース検索部１１を介してデータベース（不
図示）を検索する。データベースの検索は、報告書ＩＤ
番号や日付、担当者名等を利用して行うこともできる
が、キーワードにより検索することもできる。

【００４７】本実施形態では、図５に示す画面によりキ
ーワード検索を行う。この検索画面は、以下の点で従来
の文献検索画面と異なる。

【００４８】まず、すべてのキーワードの選択肢が同一
画面上に表示されている。従来の検索画面では、キーワ
ードを入力者が自由に入力する形式や、プルダウンメニ
ューにより候補が表示される形式、あるいは、大概念、
中概念、小概念と順次、概念の広さが異なる選択窓が開
き、その中からキーワードを選択する形式などが広く用
いられていた。このような形式によれば、多種多様なキ
ーワードにより検索を実行できるが、キーワードの入力
が煩雑となるという課題があった。本発明の目的は、操
作の簡便性に重点をおき、このような形態の検索画面と
している。このようにすべてのキーワードが同一画面上
に表示されていると、検索を何度か実行することによ
り、表示画面中のキーワードの位置が自然に把握され、
視覚的効果により、キーワードを探し当てるまでの時間
が大幅に短縮される。また、この検索画面では、複数の
キーワードがいくつかの分野によって分けられ、グルー
プ化されている。また、大概念、中概念、小概念等、概
念の広さが異なるキーワードが同一画面に並列的に表示
されている。このような表示となっているため、入力者
に対し、異なるカテゴリーのキーワードを複数、入力す
ることを促すことができる。

【００４９】また、キーワードについては参照テーブル
を作成し、各キーワードにそれぞれ識別番号が付与され
た構成とすることもできる。参照テーブルには、この識
別番号に対応して日本語キーワードと英語等の外国語キ
ーワードをそれぞれ格納する。このようにすれば、一つ
のデータベースで日本語と外国語の両方の報告書に対応
することが可能となる。たとえば、日本語キーワードを
指定すると、同時に英語等の外国語キーワードも同時に
検索画面に表示させることができるようになる。

【００５０】以上のようにしてキーワードが入力される
と、該当する報告文書の一覧が表示され、そのうちのい
ずれかを選択すれば、報告書の詳細データが表示され
る。報告書情報のデータは、たとえば図２１に示すよう
な構造となっている。すなわち、文書情報３０１、書誌
情報３０２、キーワード３０３および関連資料リンク先
情報３０４の部分からなる構造となっている。文書情報
３０１は、担当者が作成した文章データ等である。書誌
情報３０２は、報告書ＩＤ番号や日付、担当者名、クラ
イアントの会社情報等を含むものである。キーワード３
０３は、担当者によって入力されたキーワードである。
関連資料リンク先情報３０４は、この報告書の理解に役
立つ資料や補足資料等を含む情報であり、これらの資料
がデータベース中に格納されている場所に到達するのに
必要な情報を含むものである。これらの情報を同一画面
上で見やすい形にレイアウトしたものが図６である。こ
の図に示すフォーマットは、入力画面と兼用になってい
る。担当者は、ここに示された情報を参考にして、自分
の担当する問い合わせへの対応をさまざまな角度から検
討することができる。

【００５１】こういった情報を参考にして、担当者は報
告書を作成する。報告書の作成は、前述した図６と同じ
フォームに必要事項を入力することにより行う。このフ
ォームでは、所定の事項についてはプルダウンメニュー
によって入力できるようになっており、極力、人の手を
煩わせない工夫が施されている。図６に示したものは、
すでに必要事項が入力された状態となっているが、実際
に入力する作業は以下のようにして行う。たとえば、Ｒ
ＥＰＯＲＴ詳細内容の入力は、画面中程の「ＲＥＰＯＲ
Ｔ詳細内容の有無」の欄の「ＥＤＩＴ」のボタンをクリ
ックする。すると、図７に示すような文章の入力画面が
現れる。この画面で文章を入力する。このフォームで
は、文章の量の上限が定められており、短い文書でポイ
ントのみを記載する形式となっている。短い文章ですむ
理由は、図６右側に位置する「関連のデータベース」の
項目で引用された他の資料によって詳細なデータや図
面、関連技術の記載等を補えるようになっていることに
よる。このため、担当者の労力が著しく軽減されるだけ
でなく、報告文書の質が均質化し、向上するというメリ
ットも得られる。

【００５２】関連のデータベースとして示された文献
は、図６の右側に位置する「関連のデータベース」の欄
の該当する資料のボタンをクリックすることにより、容
易に画面に表示させることができる。その文献が「報告
書」であれば、やはり図６に示す様式で表示される。ま
た、その文献が「技術標準」である場合は図１２に示す
様式で表示される。関連文献中にも、さらに関連文献が
示されることとなり、この結果、一度の検索で連鎖的に
多くの情報と接することが可能となる。なお、報告書中
の関連リンク先の入力は、関連文献のＩＤ番号を入力す
る等の方法により簡便に行うことができる。なお、リン
ク先の入力の際、当該報告書との関連性の程度を入力す
る構成を採用することもできる。たとえば、関連の高い
ものから順にＡ，Ｂ，Ｃのランクをつける方式としても
よい。このようにすれば、後に関連文献を調査する際の
効率を向上することができる。

【００５３】報告書のキーワードの入力は、図６の画面
右上の「ＫＥＹＷＯＲＤ入力」のボタンをクリックし、
図８の画面を表示させ、この画面にて実行する。キーワ
ード入力画面は、図５に示した検索画面と同様、すべて
のキーワードの選択肢が同一画面上に表示されている。
また、複数のキーワードがいくつかの分野によって分け
られ、グループ化されている。表示されたキーワードの
選択肢は、検索画面（図５）のものと一致している（キ
ーワード選択肢のグループ名は図８および図５で相違し
ている。）。このような入力画面を採用することによ
り、従来、困難であったデータベースへのキーワード入
力の徹底を図ることができる。この画面で何度か操作を
行うことにより、表示画面中のキーワードの位置が自然
に把握され、キーワードを探し当てるまでの時間が大幅
に短縮される。この結果、キーワード入力の手間がほと
んどかからなくなる。また、複数のキーワードがいくつ
かの分野によって分けられ、グループ化されて、大概
念、中概念、小概念等、概念の広さが異なるキーワード
が同一画面に並列的に表示されているため、入力者が、
異なるカテゴリーのキーワードを複数、入力しやすくな
る。

【００５４】以上のようにして必要な事項が入力される
と、図１の報告書作成部１２によって報告書が作成され
る。作成される報告書の例を図９に示す。図９に示す報
告書は、書誌事項、報告文章とともに、キーワード、参
考資料が記載されている。参考資料については、格納さ
れているデータベースの種類、識別番号が記載されてお
り、該当データベースにアクセスして容易に情報を得る
ことができるようになっている。

【００５５】このように、図６に示された必要項目（以
下、「報告書作成情報」という。）を順次、入力してい
くことにより、図９のような所定の形式に整えられた報
告書が自動的に作成される。

【００５６】報告書作成情報の入力が完了した段階で、
担当者は、図４に示すフォーム中の「処理終了チェッ
ク」のチェックボックスをオンにする。すると、図３に
示した問い合わせ一覧リストの中の「処理状況」の欄に
チェックが入る。承認者はこのことを確認し、承認者端
末から報告書の画面を開き、その内容をチェックする。
その結果、内容の追加・修正等が必要な場合は、「処理
終了チェック」のチェックボックスをオフのままにし
て、担当者に再度、検討を依頼する。本実施形態では、
図１における端末Ａ、Ｂ、Ｃ・・・と承認者端末はネッ
トワークを介して接続されており、上記担当者への再検
討の依頼は、このネットワークを介して伝達される。具
体的には電子メール等によって再検討の依頼がなされ
る。一方、報告書の内容に追加・修正が無ければ、承認
者端末６から承認部１４へ、承認した旨が送信される
（図１）。この送信を受けて、承認部１４では、データ
ベースにアクセスして必要な報告書作成情報を取得し、
これに基づいて報告書を作成し、報告書出力部１５を介
してクライアントに報告書を送付する。なお、承認部１
４において、承認者の署名を報告書に挿入し、署名入り
の報告書をクライアントに報告書を送付する構成とする
こともできる。

【００５７】次に、担当者が報告書を作成して発送する
までのプロセスを、図２２および図２３を参照して説明
する。図２２に示すように、担当者は、データベース検
索部１１を介して主データベース２０３、会社情報デー
タベース２２０および個人情報データベース２３０から
なるデータベースにアクセスし、報告書を作成するのに
必要な情報を集める。

【００５８】データベースのアクセスにより得られた情
報等に基づいて、担当者は、報告書を作成する。報告書
は、前述したように、所定のフォームの空欄を補充して
報告書情報を入力することによって作成する。報告書情
報の入力が完了すると、図４に示すフォーム中の「処理
終了チェック」のチェックボックスをオンにする。する
と、この情報が入力部２０２から承認者端末６に伝達さ
れる。承認者端末６への伝達は、処理終了チェックの入
ったリストを表示することにより行われるが、終了チェ
ックをオンにしたときに確認メールが承認者端末６に送
られるようにしてもよい。承認者は、報告書作成部１２
を介してデータベースにアクセスし、報告文書を取得
し、その内容をチェックする。その後、承認受付部２０
８により承認処理がなされ、報告書出力部１５により報
告書が出力され、その内容がクライアント端末１に送ら
れる。以上のように、報告書作成、データベースへの入
力、承認、報告書発送の手続きが一連の流れの中で行わ
れるため、データベースへの入力をしないで報告書を作
成しても、承認者の承認が得られず、報告書の発送をす
ることができないようになっている。また、データベー
スの入力と報告書の作成が同時に行われるため、入力の
手間が大幅に削減される。さらに、関連資料をリンク形
式で添付できるため、報告文書自体を簡潔にでき、この
点からもデータベースへの入力の労力が軽減される。し
かもこのシステムによれば、所定の情報を記載していく
形で報告書が作成されるので、報告書の作成に要する手
間が大幅に削減される上、新入社員や転入者等、その部
署の仕事の進め方に不慣れな者でも、ベテランと同様の
水準の報告書が容易に作成できる。

【００５９】次に、本実施形態の装置におけるデータベ
ースの構造について説明する。図２２中のデータベース
の構成は、より詳細には図２３のようになっている。主
データベース２０３は、以下のデータベースにより構成
されている。（ａ）報告書データベース（２０３ａ）トラブル報告、コンサルティングレポート、出張報告、
議事録等の情報が格納されている。（ｂ）技術標準データベース（２０３ｂ）頻繁に受ける問い合わせへの対応資料やノウハウ等が格
納されている。（ｃ）技術資料データベース（２０３ｃ）他社技術資料、会社カタログ、会議配付資料等の情報が
格納されている。（ｄ）技術文献データベース（２０３ｄ）学術論文、学会誌等の情報が格納されている。（ｅ）問い合わせメールデータベース（２０３ｅ）クライアントからの問い合わせメールがそのまま格納さ
れている。

【００６０】（ａ）についてはすでに述べたので、以
下、（ｂ）〜（ｄ）について説明する。

【００６１】頻繁に受ける問い合わせに対しては、報告
書の内容を一般化した技術標準を作成しておくことが有
効である。技術標準データベース（２０３ｂ）の検索画
面を図１０に、検索結果一覧の例を図１１に、入力例を
図１２に示す。図１１では、画面左に技術標準の使用回
数が表示されている。この回数が、利用価値を判断する
一つの基準となる。技術標準の作成は、図１２のフォー
ムに必要事項を入力することにより行う。このフォーム
では、所定の事項についてはプルダウンメニューによっ
て入力できるようになっており、極力、人の手を煩わせ
ない工夫が施されている。図６の報告書入力フォームと
同様、参考資料へのリンクや、キーワード入力ができる
ようになっている。所定の情報を入力すると、図１３に
示す技術標準（技術ガイド）が作成される。

【００６２】（ｃ）の技術資料データベース（２０３
ｃ）は、他社技術資料、会社カタログ、会議配付資料等
を含むものである。このデータベースを検索する画面は
図１４のようになっている。図中、項目３．「資料提供
会社名で検索」のボックスが設けられているが、このボ
ックスは、図示したように「神戸」と入力すると、会社
名に「神戸」を含むものだけでなく、会社旧称に「神
戸」が含まれているもの等も表示するようになっている
（図１５）。本実施形態に係る装置は、図２３に示すよ
うに、データベースとして会社情報データベース２２０
を備えているため、このような表示が可能となる。

【００６３】本実施形態に係る装置は、上記した主デー
タベース２０３とは別に、会社情報データベース２２０
および個人情報データベース２３０を有している。会社
情報データベース２２０は、会社の所在地や連絡先、担
当者名等の情報を格納するデータベースである。個人情
報データベース２３０は、名刺情報（氏名、連絡先）
や、担当者との関係等の個人情報を格納するデータベー
スである。

【００６４】会社情報データベース２２０に格納された
データの一例を図１６に示す。会社の正式名称のほか、
他の呼び名が入力されるようになっており、図１５で説
明したような会社名の検索の精度を向上させることがで
きる。さらに、この会社に属する人材の部署、連絡先が
入力されている。

【００６５】個人情報データベース２３０に格納された
データの一例を図１７に示す。このデータは、当該人物
と接触し名刺交換をした者がその都度、データ更新する
ようになっている。このため、当該人物の個人情報がつ
ねに最新のものに更新されるという効果が得られる。ま
た、登録者の評価等を入力できるようになっているの
で、その人物の興味・専門性等、多面的に把握すること
が可能となる。

【００６６】次に、図１における報告書出力部１５にて
報告書をファクシミリで出力する場合について説明す
る。クライアントが、図１中の実線で示すようにオンラ
インでつながっている場合は、報告書を電子的に送付す
ることができるが、そうでない場合、ファクシミリによ
る送信となる。本実施形態に係る装置は、会社情報デー
タベース２２０および個人情報データベース２３０に格
納されたデータを利用し、ファクシミリ様式の報告書を
迅速に出力できるようになっている。図１８はＦＡＸデ
ータベースの導入画面である。表示された選択肢のうち
のいずれかを選び、図１９に示すような入力画面に移
る。ここで、ＦＡＸ内容を記載し、宛先等を入力して図
中上右部の「ＦＡＸ自動作成」のボタンをクリックする
ことにより、図２０に示すファクシミリ送付書が自動的
に作成される。宛先情報は個人情報データベース２３０
でつねに最新ものに更新されているため、宛先の確認を
行う手間を省くことができる。

【００６７】本実施の形態においては、トラブル処理に
ついてのアドバイスを求めるクライアントに対する報告
書を作成する例について述べたが、本発明はこれに限ら
ず、様々な報告書の作成に適用することができる。たと
えば、ヒヤリハット等の社内の安全文書の作成支援等に
本発明を適用することも有効である。この場合、日常の
業務とヒヤリハットを有機的に関連づけた形で活用する
ことができ、従来の安全活動では不充分であった抽出さ
れたヒヤリハットの活用が図られる。具体的には、ある
業務を実施しようとした際、当該業務に関連するヒヤリ
ハットを閲覧することが可能となるため、蓄積されたヒ
ヤリハットが有効に活用されるのである。

【００６８】［第二の実施の形態］本発明は、入力可能
なキーワードの全選択肢を同一画面に表示させることに
より、キーワード検索やキーワード登録の効率等を改善
するものであるが、同一画面に表示されるキーワード群
は、現に検索や登録を実行しようとしているモードに対
応して表示される。本実施形態では、総合検索およびキ
ーワード検索の２種類の検索モードを選択できる構成を
採用しており、総合検索モードを指定した場合には当該
モードに対応するキーワード群が一画面に表示される。
またキーワード検索モードを指定した場合には当該モー
ドに対応する別のキーワード群が一画面に表示される。
以下、詳細に説明する。

【００６９】第一の実施の形態では、一画面表示された
技術用語のキーワードが選択肢として提示され、このキ
ーワードを用いて検索が行われるようになっていた。そ
して、キーワードとしては複数の用語を選択することが
でき、これらの掛け合わせ検索も可能となっていた。こ
れに対して本実施形態では、技術用語のキーワードによ
る検索のみならず、報告書の書誌情報、すなわち、報告
書発行部門や報告書作者、報告書作成日時等による検索
結果を併用する方式を採用している。報告書を作成する
ための資料収集において、その報告書の作成者が属する
部門あるいはそれに近接した部門の報告書をサーチ範囲
とすることにより、より効率的な検索を行うことができ
る場合がある。本実施形態に係る検索方式はこのような
目的により構成されたものである。

【００７０】図２５は、本実施形態に係る報告書作成支
援装置における検索支援部の概略構成図である。この装
置は、検索実行部５２０、検索結果表示部５２５、デー
タベース制御部５２６、報告書情報ＤＢ（データベー
ス）５２７から成っている。検索実行部５２０は、キー
ワード検索部５２１、総合検索部５２２および掛け合わ
せ検索部５２３から構成されている。報告書情報ＤＢ５
２７には、報告書を構成する様々な情報、すなわち報告
書情報が格納されている。検索実行部５２０は、検索実
行部５２０からデータベース制御部５２６を介して必要
な情報を検索し抽出する。検索は、技術用語に関わる検
索を行うキーワード検索部５２１と、報告書の書誌情報
に係る検索を行う総合検索部５２２等を含んでいる。こ
れらの検索結果は、それぞれ独立に利用することもでき
るが、これらの検索結果を掛け合わせて検索部４２３で
処理して情報をさらに絞り込むこともできる。こうして
得られた検索結果は、検索結果表示部５２５を介してユ
ーザに提示される。

【００７１】図２６は、図２５に示した装置によって実
現される報告書作成業務管理機能の画面フローである。
はじめにスタート画面が表示された後、報告書メニュー
画面が表示される（Ｔ１０１）。続いて報告書検索の画
面が表示される（Ｔ１０２）。図２８は、この検索画面
の一例であり（キーワードの一部は図中、省略）、この
画面から総合検索、キーワード検索およびＩＤ検索を実
行することができる。キーワード検索（Ｔ１０５）は、
図２８の画面の左側に位置するキーワード入力欄（ＳＥ
ＡＲＣＨＷＯＲＤ欄）に所定のキーワードを入力する
ことにより実行される。この入力は、本実施形態では、
検索画面に示されたキーワードの表示をクリックするこ
とにより図２８左上欄のキーワード選択窓にキーワード
が表示され、入力が完了する。このような入力方式とす
れば、キーワードの選択が容易な上、入力と同時に選択
されたキーワードがキーワード選択窓に表示されるとと
もに、これと同時にヒット数がその横に表示されるので
効率的である。なお、入力の方式はこれに限らず様々な
形態とすることができ、キーワード選択窓にキーワード
を書き込む形式、キーワード表示欄の横にラジオボタン
を付与し、このボタンをクリックすることによってキー
ワードが入力される形式等を採用することもできる。こ
こでは最大５個までのキーワードが入力できるようにな
っている。キーワードの選択肢はこの画面に示された範
囲内から選択される。キーワードの選択肢は、材料名キ
ーワード、プラントキーワードなどの大項目に分類さ
れ、さらに、その大項目の中で小分類に区分けされてい
る。選択されたキーワードがヒットした報告文書の数は
画面中央に表示される。この例では１つめのキーワード
では１２４５、２つめのキーワードでは３５５の報告文
書がヒットしている。図２８において、キーワード検索
に対応する「検索結果一覧」のボタンを押下することによ
り、図２９のようなキーワード検索結果一覧の３０５件
が表示される。

【００７２】総合検索（Ｔ１０３）は、図２８の画面に
おける総合検索の列の「検索条件」のボタンを押し、図
３０の画面を表示させたところで行われる。この例で
は、総合検索の項目として、報告書発行部門、タイトル
に含まれる言葉、報告書作者および報告書作成日付が挙
げられている。これらの項目にキーワードを入力するこ
とによって総合検索が実行される。検索結果は、図３０
の総合検索に対応する「検索結果一覧」のボタンを押下す
ることにより表示させることができる（Ｔ１０４）。

【００７３】図３２は掛け合わせ検索を実行した後の検
索画面の一例である。図３２において掛け合わせ検索に
対応する「検索結果一覧」ボタンを押下することによ
り、図３１に示す掛け合わせ検索結果一覧の６３件が表
示される。

【００７４】ここで図２８から図３２までの各画面にお
いて、いずれの画面からも他の検索画面からの検索画面
や検索結果一覧画面にジャンプすることができるように
なっている。このため、効率的な検索を行うことができ
るようになっている。この点について図２７を参照して
説明する。図２７は、図２９等における検索実行ボタン
および検索結果表示欄を示すものである。図２７ではキ
ーワード検索によりヒットした数が３０５、総合検索に
よりヒットした数が６０４、掛け合わせ検索によりヒッ
トした数が６３となっている。この６３という数値が大
きすぎる場合はさらに絞り込みを行うことが必要とな
る。

【００７５】すなわち、本例では、キーワード検索結果
欄５０６や総合検索結果欄５０７に表示された数値が大
きすぎる場合、検索条件ボタン５０２をクリックして検
索を再実行し、検索結果一覧ボタン５０１をクリックし
てその結果を確認することができる。このとき、キーワ
ード検索結果欄５０６の数値が変わるとともに掛け合わ
せ検索結果欄５０８に表示された数値もこれと連動して
変化する。同様に、検索条件ボタン５０４をクリックし
て検索を再実行し、検索結果一覧ボタン５０３をクリッ
クしてその結果を確認することができる。このとき、総
合検索結果欄５０７の数値が変わるとともに掛け合わせ
検索結果欄５０８に表示された数値もこれと連動して変
化する。本例によれば以上のような簡便な操作で迅速に
所望の検索結果を得ることができる。

【００７６】絞り込んだ内容を見るときには、掛け合わ
せ検索に対応する、検索結果一覧ボタン５０５をクリッ
クすると、図３１に示すような一覧を見ることができ
る。

【００７７】このように本例ではキーワード検索結果欄
５０６や総合検索結果欄５０７に表示された数値を小さ
くする操作を行うことにより、これと連動して掛け合わ
せ検索結果欄５０８に表示された数値が小さくなるよう
に構成されている。このため、簡便な操作で迅速に所望
の検索結果を得ることができる。以上のべた手順により
図２６のＴ１０３からＴ１０６による報告文書の絞込み
が行われる。

【００７８】図２６において、ＩＤ検索（Ｔ１０７）
は、報告書ＩＤ番号を直接入力し、目的の文書を検索す
る方式である。この検索によれば、あらかじめＩＤ番号
がわかっている文書を迅速に取得することができる。本
システムで作成・保存した報告書には固有のＩＤ番号が
自動的に付与されるため、このような検索が有効とな
る。ここで、ＩＤ番号は、全社共通のものと部門固有の
ものの２種類を利用する形態としてもよい。そして、報
告書を登録する際、全社共通のＩＤとともに部門固有の
ＩＤが付与される方式とすることができる。こうした方
式は、ユーザのログイン名から所属部門を判別し、当該
ユーザが入力した報告書情報がその部門に関連付けられ
た形で保存されるようにすれば、実現することができ
る。

【００７９】以上の検索により得られた報告文章をもと
に、報告者は報告書を作成する。報告書を作成するため
には、「報告書入力・編集画面」（Ｔ１１１）の画面に
移行する。図３３は、報告書入力・編集画面の一例であ
る。この画面から報告書詳細入力画面（Ｔ１０８）、報
告書キーワード入力画面（Ｔ１０９）、報告書添付ファ
イル画面（Ｔ１１０）へ移行できるようになっている。
また、報告書入力・編集画面（Ｔ１１１）からは報告書
関連データベースタイトル表示（Ｔ１１２）を介し、過
去報告書（Ｔ１１３）、技術標準ガイド（Ｔ１１４）、
技術文献（Ｔ１１５）および技術資料（Ｔ１１６）の各
画面へ移行することができるようになっている。データ
ベースのタイトル表示は図３３の右側中段に位置する
「タイトル表示」のボタンに相当する。このボタンを押
下することにより、図３４に示す関連データベース一覧
表が表示される。一覧表の中の所望のデータベースにカ
ーソルを合わせ指定することによって、その内容を画面
上で確認することができる。

【００８０】報告書を作成するにあたっては、その事案
に関係する各種のデータを添付することが重要である
が、本実施形態では、係るデータの添付に関しても便宜
が図られている。図３３の右下に「ファイル登録」と表
示されたボタンが配置されている。このボタンを押下す
ることにより、一操作により所望のファイルを報告書に
添付することができる。従来の方式では所望のファイル
が格納されているフォルダを探し、その階層構造を把握
することが必要であったが、本例では、そのような煩雑
な操作を経る事がなく、データの添付を行うことができ
る。

【００８１】［第三の実施の形態］キーワードを利用し
たナレッジマネジメントシステムの構築は、各人の持つ
ノウハウの共有化を目的の一つとするものであるから、
係るシステムを企業に導入するに際しては、全社規模の
導入が前提となる。一方、データの蓄積に際して利用さ
れるキーワードは部門毎に大きく相違するため、キーワ
ード検索やキーワードを用いた報告文書登録にあって
は、部門毎に異なるテンプレートを用いることが効率的
である。本実施形態は、これらのニーズを満たすシステ
ムに係るものである。

【００８２】図３５は本実施形態に係る方法の流れを示
すフローチャートである。はじめに検索システムにログ
インする。ログイン受け付け後（Ｓ２０１）、ログイン
名を契機としてＩＤを取得する(Ｓ２０２）このＩＤに
より、ユーザの属する部門が判明するので、その部門に
適したキーワード群（キーワード一覧）が選択される
（Ｓ２０３）。以後、取得されたＩＤからこのユーザが
過去に行った検索履歴のデータが取得され、「重要キー
ワード」が抽出され（Ｓ２０４）、キーワード一覧が表
示される（Ｓ２０５）。ここでいう重要キーワードと
は、そのユーザが頻繁に利用するキーワードを意味す
る。以上により、当該ユーザの属する部門に応じたキー
ワード一覧のテンプレートおよびそのユーザが頻繁に利
用するキーワードのハイライト表示等がなされ、キーワ
ード検索の画面が提示されることとなる。

【００８３】図３６は、図３５のフローを実現するシス
テム構成の一例である。このシステムにおいて、ログイ
ン受付部４０１で受け付けられたログイン名をキーとし
て担当者情報ＤＢ４０５からＩＤ取得部４０２によって
ＩＤが取得される。キーワード一覧選択部４０７は、取
得されたＩＤをキーとして組織ＤＢ４０９からユーザの
属する部門に応じたキーワード一覧（キーワード群）を
選択する。選択されたキーワード群は、キーワード一覧
表示部４０８によって所定のテンプレート上に配置され
る。

【００８４】重要キーワード抽出部４０３は、取得され
たＩＤをキーとして検索履歴ＤＢ４０６に格納された情
報に基づいて重要キーワードを抽出する。抽出された重
要キーワードは、ハイライト表示付与部４０４によっ
て、所定のテンプレート上に配置されたキーワード群の
所定のキーワードにハイライト表示が付与される。

【００８５】次に、図３６に示された各データベースが
格納されるデータの内容について説明する。担当者情報
ＤＢ４０５には図３７に示すように、ログイン名・氏名
がＩＤ番号に関連付けられて記憶されている。検索履歴
ＤＢ４０６には、図３８に示すように過去の検索履歴が
キーワードの使用頻度という形で記憶されている。この
データは、ＩＤ番号をキーとして引き出されるようにな
っている。組織ＤＢ４０９に格納されるデータは図３９
のようになっている。すなわち、担当者の名前組織（所
属部門）および組織コードがＩＤと関連付けられた形で
記憶されている。さらに、キーワード一覧ＤＢ４１０に
格納されているデータは図４０のように、キーワード一
覧表コード、各組織コードに対応して記憶されている。

【００８６】以上、図３６において、ハイライト表示付
与部４０４およびキーワード一覧表示部４０８により得
られた情報が表示部４１１に送られ、ユーザ４２０にキ
ーワード一覧画面が提示される。ユーザ４２０は、この
キーワード一覧画面を見て、キーワード検索やキーワー
ドによるデータの登録を行う。これらの検索や登録にあ
たってのキーワード入力は、ユーザインターフェイス４
１５、キーワード入力受付部４１４を介して行われ、主
データベース２０３にキーワードと関連付けられたデー
タが保存され、検索履歴ＤＢに検索履歴がそのユーザの
ＩＤと関連付けられた形で保存される。図２８は、材料
技術Ｇｒ．に属するユーザがログインした際に提示され
る検索画面である。一方、図４１は、総務部に属するユ
ーザがログインした際に提示される検索画面である。図
からわかるように、部門によって提示されるキーワード
が大きく相違する。本実施形態によれば、こうした部門
による相違を考慮して効率的なキーワード検索・登録を
行うことができる。

【００８７】なお、上記ではログインする者のＩＤを契
機として対応する画面を表示したが、たとえば材料技術
Ｇｒ．に属するユーザがログインした後、検索画面（図
３２）の上部に位置する部門の入力欄で「総務部」を選
択し（図４３）、総務部の検索画面（図４１）に切り替
えることもできる。

【００８８】以上、本発明を、報告書作成支援システム
のデータベースとのアクセスに適用した例を挙げて説明
したが、本発明は、かかる実施形態に限定されず、様々
な装置、システムに適用することができる。

【００８９】たとえば、上記実施の形態における各デー
タベースは、さらに分割した構成としてもよいし、いく
つかのデータベースをまとめて一つにすることもでき
る。

【００９０】また、第三の実施の形態において、ログイ
ン名から取得したＩＤを判別し、必要に応じてアクセス
制限をかける構成とすることもできる。こうすることに
より、たとえば、経営部門や人事部門等、秘密性を有す
るデータへアクセスできるメンバーに制限をかけること
ができる。

【００９１】また、第三の実施の形態において、ログイ
ン名から取得したＩＤに基づいてハイライト表示をする
際、ユーザに対応してハイライト表示するキーワード群
を選択する方式のほか、ユーザの所属部門に対応してハ
イライト表示するキーワード群を選択する方式を採用す
ることもできる。ユーザに対応させた場合は、その業界
におけるキーマンの特定を迅速かつ確実に行うことが可
能となる。所属部門に対応させた場合は、報告書を作成
しようとしている事項に詳しい部門の特定を迅速かつ確
実に行うことが可能となる。

【００９２】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、報
告書作成者が報告書情報を入力すれば自動的に報告書を
作成するようになっているので、報告書の作成の労力が
顕著に軽減される。

【００９３】また、報告書情報に基づいて報告書が作成
されるとともに、報告書情報がデータベースに記憶され
るため、データベース入力の労力が大幅に軽減される。
この結果、担当者に余計な負担を強いることなく、デー
タベースを円滑に構築していくことができる。

【００９４】また、データベース入力を行わなければ報
告書の承認が得られないようになっているため、データ
ベースへのデータの蓄積が確実に実行される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る装置の概略構成図である。

【図２】問い合わせフォームの一例を示す図である。

【図３】問い合わせ状況一覧表を示す図である。

【図４】問い合わせ状況詳細フォームを示す図である。

【図５】キーワード検索画面の一例を示す図である。

【図６】報告書入力画面の一例を示す図である。

【図７】報告書入力画面の一例を示す図である。

【図８】キーワード入力画面の一例を示す図である。

【図９】作成されたコンサルティングレポートの一例を
示す図である。

【図１０】技術標準検索フォームの一例を示す図であ
る。

【図１１】技術標準検索結果の一例を示す図である。

【図１２】技術標準入力画面の一例を示す図である。

【図１３】作成された技術標準の一例を示す図である。

【図１４】技術資料検索画面の一例を示す図である。

【図１５】登録済み企業の一覧を示す図である。

【図１６】会社情報入力画面の一例を示す図である。

【図１７】個人情報入力画面の一例を示す図である。

【図１８】ＦＡＸデータベースメニューを示す図であ
る。

【図１９】ＦＡＸ入力画面の一例を示す図である。

【図２０】作成されたＦＡＸ文書を示す図である。

【図２１】報告書情報のデータの構造を示す図である。

【図２２】担当者端末、承認者端末およびデータベース
を含むシステム構成図である。

【図２３】データベース検索部、報告書作成およびデー
タベースを含むシステム構成図である。

【図２４】本発明に係る報告書作成支援方法を説明する
ための図である。

【図２５】本発明に係る報告書作成支援装置における検
索支援部の概略構成図である。

【図２６】図２５に示した装置によって実現される報告
書作成業務管理機能の画面フローである。

【図２７】図２９等における検索実行ボタンおよび検索
結果表示欄を示すものである。

【図２８】キーワード検索画面の一例を示す図である。

【図２９】キーワード検索結果一覧を示す図である。

【図３０】総合検索画面の一例を示す図である。

【図３１】掛け合わせ検索結果一覧を示す図である。

【図３２】キーワード検索画面の一例を示す図である。

【図３３】報告書入力・編集画面の一例を示す図であ
る。

【図３４】関連データベース一覧を示す図である。

【図３５】第三の実施の形態におけるフローを示す図で
ある。

【図３６】図３５のフローを実現するシステムの構成図
である。

【図３７】図３６の装置に用いられるデータベースに格
納されたデータの例を示す図である。

【図３８】図３６の装置に用いられるデータベースに格
納されたデータの例を示す図である。

【図３９】図３６の装置に用いられるデータベースに格
納されたデータの例を示す図である。

【図４０】図３６の装置に用いられるデータベースに格
納されたデータの例を示す図である。

【図４１】キーワード検索画面の一例を示す図である。

【図４２】本発明の目的とする、キーワードを利用した
ナレッジマネジメントシステムの構築の考え方を示す図
である。

【図４３】キーワード検索画面の一例を示す図である。

【符号の説明】

１クライアント端末２入力部３受注リスト作成・表示部５担当者端末群６承認者端末９担当者決定部１１データベース検索部１２報告書作成部１４承認部１５報告書出力部２０クライアント３０報告書作成支援装置２０２入力部２０３主データベース２０３ａ報告書データベース２０３ｂ技術標準データベース２０３ｃ技術資料データベース２０３ｄ技術文献データベース２０３ｅ問い合わせメールデータベース２０８承認受付部２０９報告書出力部２２０会社情報データベース２３０個人情報データベース３０１文書情報３０２書誌情報３０３キーワード３０４関連資料リンク先情報４０１ログイン受付部４０２ＩＤ取得部４０３重要キーワード抽出部４０４ハイライト表示付与部４０５担当者情報ＤＢ４０６検索履歴ＤＢ４０７キーワード一覧選択部４０８キーワード一覧表示部４０９組織ＤＢ４１０キーワード一覧ＤＢ４１１表示部４１４キーワード入力受付部４１５ユーザインターフェイス４２０ユーザ５０１検索結果一覧ボタン５０２検索条件ボタン５０３検索結果一覧ボタン５０４検索条件ボタン５０５検索結果一覧ボタン５０６キーワード検索結果欄５０７総合検索結果欄５０８掛け合わせ検索結果欄５２０検索実行部５２１キーワード検索部５２２総合検索部５２３掛け合わせ検索部５２５検索結果表示部５２６データベース制御部５２７報告書情報ＤＢ

【手続補正書】

【提出日】平成１４年６月２７日（２００２．６．２
７）

【手続補正１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４７

【補正方法】変更

【補正内容】

【００４７】本実施形態では、図５に示す画面によりキ
ーワード検索を行う。この検索画面は、以下の点で従来
の文献検索画面と異なる。なお、図５中、一部のキーワ
ードが黒く塗りつぶされているが、実際の画面では黒塗
りにはなっていない。後述する図８についても同様であ
る。

【手続補正２】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００７０

【補正方法】変更

【補正内容】

【００７０】図２５は、本実施形態に係る報告書作成支
援装置における検索支援部の概略構成図である。この装
置は、検索実行部５２０、検索結果表示部５２５、デー
タベース制御部５２６、報告書情報ＤＢ（データベー
ス）５２７から成っている。検索実行部５２０は、キー
ワード検索部５２１、総合検索部５２２および掛け合わ
せ検索部５２３から構成されている。報告書情報ＤＢ５
２７には、報告書を構成する様々な情報、すなわち報告
書情報が格納されている。検索実行部５２０は、検索実
行部５２０からデータベース制御部５２６を介して必要
な情報を検索し抽出する。検索は、技術用語に関わる検
索を行うキーワード検索部５２１と、報告書の書誌情報
に係る検索を行う総合検索部５２２等を含んでいる。こ
れらの検索結果は、それぞれ独立に利用することもでき
るが、これらの検索結果を掛け合わせ検索部５２３で処
理して情報をさらに絞り込むこともできる。こうして得
られた検索結果は、検索結果表示部５２５を介してユー
ザに提示される。

【手続補正３】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】符号の説明

【補正方法】変更

【補正内容】

【符号の説明】１クライアント端末２入力部３受注リスト作成・表示部５担当者端末群６承認者端末９担当者決定部１１データベース検索部１２報告書作成部１４承認部１５報告書出力部２０クライアント３０報告書作成支援装置２０２入力部２０３主データベース２０３ａ報告書データベース２０３ｂ技術標準データベース２０３ｃ技術資料データベース２０３ｄ技術文献データベース２０３ｅ問い合わせメールデータベース２０８承認受付部２２０会社情報データベース２３０個人情報データベース３０１文書情報３０２書誌情報３０３キーワード３０４関連資料リンク先情報４０１ログイン受付部４０２ＩＤ取得部４０３重要キーワード抽出部４０４ハイライト表示付与部４０５担当者情報ＤＢ４０６検索履歴ＤＢ４０７キーワード一覧選択部４０８キーワード一覧表示部４０９組織ＤＢ４１０キーワード一覧ＤＢ４１１表示部４１４キーワード入力受付部４１５ユーザインターフェイス４２０ユーザ５０１検索結果一覧ボタン５０２検索条件ボタン５０３検索結果一覧ボタン５０４検索条件ボタン５０５検索結果一覧ボタン５０６キーワード検索結果欄５０７総合検索結果欄５０８掛け合わせ検索結果欄５２０検索実行部５２１キーワード検索部５２２総合検索部５２３掛け合わせ検索部５２５検索結果表示部５２６データベース制御部５２７報告書情報ＤＢ

【手続補正書】

【提出日】平成１４年１１月７日（２００２．１１．
７）

【手続補正１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】特許請求の範囲

【補正方法】変更

【補正内容】

【特許請求の範囲】

【手続補正２】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】０００６

【補正方法】変更

【補正内容】

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明によれば、報告書
作成者による報告書の作成を支援するとともに、作成さ
れた報告書を構成する報告書情報を電子的に保存する報
告書作成支援装置であって、報告書情報を電子的に保存
するデータベースと、キーワード検索画面に表示された
キーワード選択肢から選択されたキーワードの入力を受
け付け、前記データベースに保存された、前記キーワー
ドに該当する報告書の報告書情報を提示する情報提示部
と、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢
から選択されたキーワードの入力を受け付け、このキー
ワードを含む報告書情報に基づいて報告書を作成すると
ともに、該報告書情報を前記データベースに記憶させる
報告書作成部と、を備え、前記キーワード検索画面およ
び前記キーワード入力画面は、いずれも、すべてのキー
ワードの選択肢を表示することを特徴とする報告書作成
支援装置、が提供される。また本発明によれば、報告書
作成者による報告書の作成を支援するとともに、作成さ
れた報告書を構成する報告書情報を電子的に保存する報
告書作成支援装置であって、報告書情報を電子的に保存
するデータベースと、キーワード検索画面に表示された
キーワード選択肢から選択されたキーワードの入力を受
け付け、前記データベースに保存された、前記キーワー
ドに該当する報告書の報告書情報を提示する情報提示部
と、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢
から選択されたキーワードの入力を受け付け、このキー
ワードを含む報告書情報に基づいて報告書を作成すると
ともに、該報告書情報を前記データベースに記憶させる
報告書作成部と、を備え、前記キーワード検索画面に表
示されるキーワード選択肢と、前記キーワード入力画面
に表示されるキーワード選択肢とが一致していることを
特徴とする報告書作成支援装置、が提供される。

【手続補正３】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００１１

【補正方法】変更

【補正内容】

【００１１】本発明によれば、報告書作成者による報告
書の作成を支援するとともに、作成された報告書を構成
する報告書情報を電子的に保存する装置を制御するプロ
グラムであって、該装置に対し、キーワード検索画面に
表示されたキーワード選択肢から選択されたキーワード
の入力を受け付け、このキーワードに該当する報告書の
報告書情報を提示するステップと、キーワード入力画面
に表示されたキーワード選択肢から選択されたキーワー
ドの入力を受け付け、このキーワードを含む報告書情報
に基づいて報告書を作成するとともに、該報告書情報を
記憶させるステップと、を実行させ、前記キーワード検
索画面および前記キーワード入力画面に、いずれも、す
べてのキーワードの選択肢を表示させるように構成され
たことを特徴とする報告書作成支援プログラムが提供さ
れる。また本発明によれば、報告書作成者による報告書
の作成を支援するとともに、作成された報告書を構成す
る報告書情報を電子的に保存する装置を制御するプログ
ラムであって、該装置に対し、キーワード検索画面に表
示されたキーワード選択肢から選択されたキーワードの
入力を受け付け、このキーワードに該当する報告書の報
告書情報を提示するステップと、キーワード入力画面に
表示されたキーワード選択肢から選択されたキーワード
の入力を受け付け、このキーワードを含む報告書情報に
基づいて報告書を作成するとともに、該報告書情報を記
憶させるステップと、を実行させ、前記キーワード検索
画面および前記キーワード入力画面に、同一のキーワー
ド選択肢を表示させるように構成されたことを特徴とす
る報告書作成支援プログラム、が提供される。

【手続補正４】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００１６

【補正方法】変更

【補正内容】

【００１６】本発明によれば、データベース、情報提示
部および報告書作成部を備えた装置を用い、報告書作成
者による報告書の作成を支援するとともに作成された報
告書を構成する報告書情報をデータベースに電子的に保
存する方法であって、情報提示部が、キーワード検索画
面に表示されたキーワード選択肢から選択されたキーワ
ードの入力を受け付け、このキーワードに該当する報告
書の報告書情報を提示するステップと、報告書作成部
が、キーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢
から選択されたキーワードの入力を受け付け、このキー
ワードを含む報告書情報に基づいて報告書を作成すると
ともに、該報告書情報を記憶させるステップと、を含
み、前記キーワード検索画面および前記キーワード入力
画面が、いずれも、すべてのキーワードの選択肢を表示
することを特徴とする報告書作成支援方法が提供され
る。また本発明によれば、データベース、情報提示部お
よび報告書作成部を備えた装置を用い、報告書作成者に
よる報告書の作成を支援するとともに作成された報告書
を構成する報告書情報をデータベースに電子的に保存す
る方法であって、情報提示部が、キーワード検索画面に
表示されたキーワード選択肢から選択されたキーワード
の入力を受け付け、このキーワードに該当する報告書の
報告書情報を提示するステップと、報告書作成部が、キ
ーワード入力画面に表示されたキーワード選択肢から選
択されたキーワードの入力を受け付け、このキーワード
を含む報告書情報に基づいて報告書を作成するととも
に、該報告書情報を記憶させるステップと、を含み、前
記キーワード検索画面および前記キーワード入力画面
が、いずれも、同一のキーワード選択肢を表示すること
を特徴とする報告書作成支援方法、が提供される。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】報告書の作成を支援するとともに、作成
された報告書を構成する報告書情報を電子的に保存する
報告書作成支援装置であって、報告書情報を電子的に保存するデータベースと、前記データベースに保存された報告書情報を、要求に応
じて報告書作成者に提示する情報提示部と、報告書作成
者から所定の報告書情報の入力を受け付け、入力が完了
したとき、該報告書情報に基づいて報告書を作成すると
ともに、該報告書情報を前記データベースに記憶させる
報告書作成部と、を備えることを特徴とする報告書作成支援装置。
【請求項２】請求項１に記載の報告書作成支援装置に
おいて、作成された報告書を承認者に提示する報告書提
示部と、承認者に提示した前記報告書についての承認を
受け付ける承認部とをさらに備えることを特徴とする報
告書作成支援装置。
【請求項３】請求項１または２に記載の報告書作成支
援装置において、前記報告書作成部が報告者から入力を
受け付ける前記報告書情報は、前記データベースに保存
されている報告書情報または報告者により新規に作成さ
れた報告書情報であって、前記データベースに保存され
ている報告書情報の入力は、当該報告書情報に付与され
た識別符号の指定によりなされることを特徴とする報告
書作成支援装置。
【請求項４】請求項１乃至３いずれかに記載の報告書
作成支援装置において、前記報告書情報は、報告書の要
旨を含む文書情報と、該報告書の書誌情報と、該報告書
に関連づけられたキーワードとを含み、該報告書の関連
資料がある場合には、該報告書の関連資料のリンク先情
報をさらに含むことを特徴とする報告書作成支援装置。
【請求項５】請求項１乃至４いずれかに記載の報告書
作成支援装置において、前記データベースは、報告書を
保存するデータベースを含み、さらに、報告書の内容を
一般化した技術標準を保存するデータベース、技術資料
を保存するデータベース、および技術文献を保存するデ
ータベースのうち少なくとも一種を含むことを特徴とす
る報告書作成支援装置。
【請求項６】請求項１乃至５いずれかに記載の報告書
作成支援装置において、前記データベースは、クライア
ントに関する会社情報を保存するデータベースまたはク
ライアント個人情報を保存するデータベースを含むこと
を特徴とする報告書作成支援装置。
【請求項７】報告書の作成を支援するとともに作成さ
れた報告書を構成する報告書情報をデータベースに電子
的に保存する装置を制御するプログラムであって、該装
置に対し、データベースに保存された報告書情報を、要
求に応じて報告書作成者に提示するステップと、報告書作成者から所定の報告書情報の入力を受け付け、
入力が完了したとき、該報告書情報に基づいて報告書を
作成するとともに、該報告書情報を前記データベースに
記憶させるステップと、を実行させることを特徴とする
報告書作成支援プログラム。
【請求項８】請求項７に記載の報告書作成支援プログ
ラムにおいて、作成された前記報告書を承認者に提示す
るステップと、承認者に提示した前記報告書についての
承認を受け付けるステップと、をさらに実行させること
を特徴とする報告書作成支援プログラム。
【請求項９】請求項７または８に記載の報告書作成支
援プログラムにおいて、報告者から入力を受け付ける前
記報告書情報は、前記データベースに保存されている報
告書情報または報告者により新規に作成された報告書情
報であって、前記データベースに保存されている報告書
情報の入力は、当該報告書情報に付与された識別符号の
指定によりなされることを特徴とする報告書作成支援プ
ログラム。
【請求項１０】請求項７乃至９いずれかに記載の報告
書作成支援プログラムにおいて、前記報告書情報は、報
告書の要旨を含む文書情報と、該報告書の書誌情報と、
該報告書に関連づけられたキーワードとを含み、該報告
書の関連資料がある場合には、該報告書の関連資料のリ
ンク先情報をさらに含むことを特徴とする報告書作成支
援プログラム。
【請求項１１】請求項７乃至１０いずれかに記載の報
告書作成支援プログラムが格納されたことを特徴とする
記録媒体。
【請求項１２】データベース、情報提示部および報告
書作成部を備えた装置を用い、報告書の作成を支援する
とともに作成された報告書を構成する報告書情報をデー
タベースに電子的に保存する方法であって、情報提示部が、データベースに保存された報告書情報
を、要求に応じて報告書作成者に提示するステップと、報告書作成部が、報告書作成者から所定の報告書情報の
入力を受け付け、入力が完了したとき、該報告書情報に
基づいて報告書を作成するとともに、該報告書情報を前
記データベースに記憶させるステップと、を含むことを
特徴とする報告書作成支援方法。
【請求項１３】請求項１２に記載の報告書作成支援方
法において、前記装置が報告書提示部および承認部をさ
らに備え、報告書提示部が、作成された前記報告書を承
認者に提示するステップと、承認部が、承認者に提示し
た前記報告書についての承認を受け付けるステップと、
を含むことを特徴とする報告書作成支援方法。
【請求項１４】請求項１２または１３に記載の報告書
作成支援方法において、前記報告書作成部が報告者から
入力を受け付ける前記報告書情報は、前記データベース
に保存されている報告書情報または報告者により新規に
作成された報告書情報であって、前記データベースに保
存されている報告書情報の入力は、当該報告書情報に付
与された識別符号の指定によりなされることを特徴とす
る報告書作成支援方法。
【請求項１５】請求項１２乃至１４いずれかに記載の
報告書作成支援方法において、前記報告書情報は、報告
書の要旨を含む文書情報と、該報告書の書誌情報と、該
報告書に関連づけられたキーワードとを含み、該報告書
の関連資料がある場合には、該報告書の関連資料のリン
ク先情報をさらに含むことを特徴とする報告書作成支援
方法。