CN101779202A

CN101779202A - 文档管理装置、方法和程序

Info

Publication number: CN101779202A
Application number: CN200880102762A
Authority: CN
Inventors: 高桥正成
Original assignee: Toyo Engineering Corp
Current assignee: Toyo Engineering Corp
Priority date: 2007-06-15
Filing date: 2008-06-13
Publication date: 2010-07-14
Also published as: JPWO2008152823A1; KR20100047220A; US20100145985A1; WO2008152823A1

Abstract

文档管理装置(100)包括：文档信息存储单元(114)，以检索文档为目的，存储文档信息，所述文档信息包含与文档相关联的至少一个关键字；不同部门关键字一览存储单元(122)，用于存储分别包含专门关键字的多个不同部门关键字选项一览，所述专门关键字分别与多个部门相关联；共同关键字一览存储单元(120)，用于存储包含对于多个部门共同的一般大关键字的共同关键字选项一览；认证单元(108)，进行用户对部门的登录认证；提示单元(128)，将该部门的不同部门关键字选项一览和共同关键字选项一览显示在一个画面中；关键字接受单元(130)，从不同部门或共同关键字选项一览中接受选择关键字；检索单元(132)，通过接受了的关键字检索文档信息存储单元(114)；以及提示单元(128)，对用户提示检索结果。

Description

文档管理装置、方法和程序

技术领域

本发明涉及以电子方式保存文档信息并进行管理的技术。

背景技术

在企业中，伴随长年累月积累的高超的技术和丰富的知识和经验的资料和信息-所谓知识(knowledge)-若积累为职员个人的技术诀窍，则存在因职员离职等而损失的危险性，如何在职员中共享这些知识，而且传承到下一代，对于企业来说成为很大的课题。

近年来，公司等组织内的各种报告书、技术资料等文档的管理和保存从纸件形式逐渐电子化的动向成为主流。在这样的动向中，希望有一种信息管理装置，将不同形式的庞大数量的文档信息建立体系来高效率地数据库化，同时对于每日更新的文档信息也能够应对。

以往，已知在进行文档信息注册时赋予分层结构的关键字的方法。在数据库的用户进行文档信息注册时，从具有大分类、中分类、和小分类的分层结构的关键字组中搜索适当的关键字而赋予。

在该分层结构关键字的情况下，在用户进行文档信息注册时，为了搜索可能相应的关键字，按照大分类、中分类、和小分类的分层结构指定关键字，因此需要将其展开显示。将分层结构按顺序展开并分配关键字的工作很麻烦，使用不方便，因此注册文档信息的用户基本上都是在对新的文档信息分配关键字时，仅注册偶然发现的2、3个相应关键字就满足了。因此，由于没有对各个文本信息完全分配关联关键字，因此即使在文档信息检索时用户进行了关键字检索，也找不到所需的文档信息的情况频繁发生。这样，仅通过通常的分层结构关键字不能找到所需文本信息，而且在注册时增加负担，因此用户不进行对于新文本信息的关键字分配工作或不进行足够的分配。其结果，不能充分地搜索特意注册了的文本信息。

此外，在按照分层结构来检索文本信息的工作中，若不理解该分层本身的构筑方针或对于分类的考虑方法，则难以可靠地逐层前进。而且，在意识到走了错误的分支的时刻，连应该返回到何处都无法判断而产生迷惑的情况。另一方面，在学问体系、技术体系、业务复杂化的过程中，即使对于知道某种程度的背景的专家、熟练者，分层探索也是困难的。

为了解决这样的分层结构关键字中的问题，作为从不同的观点使用不同的关键字选项一览画面接受检索用关键字来检索文本信息的装置，有专利文献1所记载的装置。在该专利文献1所记载的装置中，在关键字选项一览画面中，在一个画面中最多能够显示150字左右的关键字。关键字选项一览例如可以按照价值观相同的每个组或业务将关键字进行分类准备。由于显示了全部可选择的关键字，所以使用分层结构关键字的数据库的情况这样的注册的用户的心理负担降低，因此关键字的赋予率提高。例如，在如果不滚动则不显示而隐藏关键字的一部分这样的情况下，该不显示的关键字在文档信息注册时被分配的概率，与关键字被一览显示而能够看见的情况相比，非常低。这样，将关键字选项全部配置在关键字选项一览画面中来显示，从关键字赋予率的观点出发也是很有效的。

此外，由于能够利用同一画面进行文本信息注册和检索，所以通过图像而记住关键字的位置，因此关键字输入负担进一步减少。此外，具有相同要素技术的没有经验的年轻技术人员等尚未理解构筑方针或对于分类的思考方法的用户也可以经由该关键字找出熟练技术人员的文档信息，并且能够共享文档信息。

此外，专利文献2所记载的信息管理装置可以将文档信息通过不同的两个属性分类注册，并且能够从与属性对应的不同的关键字选项一览中与关键字相关联注册。从而，能够从不同的观点使用不同的关键字选项一览画面接受检索用关键字来检索文本信息，并且能够从各种观点进行文档信息的检索，能够以适当的关键字进行检索。

专利文献1：国际公开WO/2004/081822号

专利文献2：国际公开WO/2006/030485号

发明内容

但是，上述文献记载的现有技术在以下方面具有改善余地。

在如上述的基于关键字选项一览画面的信息管理中，在跨越多个部门的信息的情况下，例如，在从题目或字符信息检索需要的文档信息的情况下，不能为了进行“对于A部提出的制表的资料”和“B业务中应反馈给C部的问题报告书”等的检索而进行在部门之间能够共同使用的“制表”或“问题报告书”这样的关键字检索。此外，对于某个部门的用户重要的文档信息很多情况下未必对于其它部门的用户也是重要的。即，希望有一种在检索的情况下，分别通过文档信息检索切口简单地搜索对于每个业务、每个组织不同的重要的文档信息，多余的其它部门的不需要的信息不出现的结构。另一方面，在多个部门之间应该共享的知识的存在也不能忽视。

本发明鉴于上述情况而完成，其目的在于提供一种能够提高文档信息的关键字检索效率，并且能够有效活用其它部门间的文档信息的文档管理装置、方法和程序。

根据本发明，提供一种文档管理装置，包括：

文档信息存储单元，以检索文档为目的，存储文档信息，所述文档信息包含与所述文档相关联的至少一个关键字；

不同部门关键字选项存储单元，用于存储分别包含专门关键字的多个不同部门关键字选项一览，所述专门关键字分别与多个部门相关联；

共同关键字选项存储单元，用于存储包含对于所述多个部门共同的一般的关键字的共同关键字选项一览；

认证单元，从用户接受部门的选择以及认证信息的输入，并进行对所述部门的登录认证；

关键字选项一览显示单元，从所述不同部门关键字选项存储单元中读出与由所述认证单元认证了的部门对应的所述不同部门关键字选项一览，并且从所述共同关键字选项存储单元中读出所述共同关键字选项一览，并将所述不同部门关键字选项一览和所述共同关键字选项一览显示在一个画面中；

接受单元，接受所述用户从所述关键字选项一览显示单元中显示的所述不同部门关键字选项一览或所述共同关键字选项一览中选择了的关键字；

检索单元，根据所述接受单元所接受了的所述关键字，检索所述文档信息存储单元；以及

提示单元，对所述用户提示所述检索单元所检索了的检索结果。

根据本发明，可以将按不同部门准备的关键字选项一览提示给登录到由用户指定的部门的用户，并使其选择关键字。部门例如是指按照每个组织或业务等而划分的组。从而，通过按不同部门设置关键字选项一览，从而可以通过符合部门的专门且更适当的关键字来检索文档信息，并且能够高效率地检索必要的文档信息，文档检索效率提高。此外，由于可以使用用户惯用的适当的关键字来设定检索条件，所以使用方便且操作性强，同时可以防止由关键字的选择失误引起的估计错误的检索结果，检索效率提高。此外，在没有专门知识的其它部门的用户检索文档信息的情况下，可以使用一般的共同关键字来进行检索，所以方便性好。

在上述文档管理装置中，可以包括：文档存储单元，将所述文档信息与所述多个部门中的其中一个相关联，进而以分类为多个类别为目的，设置与各部门和各类别的组合对应的多个区域，并在该区域的其中一个中存储所述文档；以及检索对象接受单元，从所述用户接受以与所述多个类别的哪个相关联的文档信息作为检索对象，可以是所述文档信息存储单元将所述文档存储在哪个区域中与其文档信息相关联而且存储，所述检索单元限缩到与所述检索对象接受单元所接受的检索对象的类别以及认证了所述用户的所述部门对应的所述区域中，对所述文档信息存储单元进行检索。

根据该结构，由于能够选择检索对象的部门和类别，从而限缩条件来进行检索，所以文档检索效率提高，可以有效活用信息。

在上述文档管理装置中，可以是所述认证单元接受对所述多个部门整体的登录认证，并进行所述用户的认证，所述检索对象接受单元接受与所述多个部门中至少一个部门关联的文档信息作为检索对象，所述检索单元限缩到与所述检索对象接受单元所接受的检索对象的部门和类别对应的所述区域中，对所述文档信息存储单元进行检索。

根据该结构，由于能够选择检索对象的部门和类别，从而限缩条件来进行检索，所以可以防止徒劳地检索不需要的信息，并且文档检索效率提高。

在上述文档管理装置中，可以包括：注册关键字选项一览显示单元，将所述不同部门关键字选项一览和所述共同关键字选项一览显示在一个画面中，以便以检索所述文档信息为目的而注册作为所述文档的所述文档信息而关联的关键字；以及注册接受单元，作为关键字而接受所述用户从所述关键字选项一览显示单元中显示的所述不同部门关键字选项一览或所述共同关键字选项一览中选择了的关键字，所述关键字作为与所述文档相关联的所述文档信息，并且可以将接受了的关键字与所述文档相关联地作为所述文档信息而存储在所述文档信息存储单元中。

根据该结构，由于可以在一个画面中阅览一般的共同关键字和专门的不同部门关键字，同时分别赋予两者的关键字，所以操作性好。从而，其它部门的用户和注册了所述文档信息的用户的部门的用户都能够进行更限缩的检索。由此，例如，在跨越多个部门的信息的情况下，“对于A部提出的制表的资料”和“B业务中应反馈给C部的问题报告书”等的检索也通过在共同关键字中举出“制表”或“问题报告书”等关键字，从而关键字的注册变得容易，同时能够进行文档信息的检索。

根据本发明，提供一种文档管理方法，以检索文档为目的而将包含与所述文档相关联的至少一个关键字的文档信息以电子方式保存在文档信息存储单元中并进行管理，其中，

准备用于存储所述文档信息的文档信息存储单元，

准备不同部门关键字选项存储单元，所述不同部门关键字选项存储单元用于存储分别包含专门关键字的多个不同部门关键字选项一览，所述专门关键字分别与多个部门相关联，

准备共同关键字选项存储单元，所述共同关键字选项存储单元用于存储包含对于所述多个部门共同的一般的关键字的共同关键字选项一览，

从用户接受部门的选择以及认证信息的输入，并进行对所述部门的登录认证，

从所述不同部门关键字选项存储单元中读出与认证了的部门对应的所述不同部门关键字选项一览，并且从所述共同关键字选项存储单元中读出所述共同关键字选项一览，并将所述不同部门关键字选项一览和所述共同关键字选项一览显示在一个画面中，

接受所述用户从显示的所述不同部门关键字选项一览或所述共同关键字选项一览中选择了的关键字，

根据接受了的所述关键字，检索所述文档信息存储单元，

对所述用户提示检索了的检索结果。

根据本发明，提供一种文档管理程序，用于控制计算机，所述计算机以检索文档为目的而将包含与所述文档相关联的至少一个关键字的文档信息以电子方式保存在文档信息数据库中并进行管理，所述计算机包括：

存储了所述文档信息的文档信息数据库；

不同部门关键字选项存储单元，用于存储分别包含专门关键字的多个不同部门关键字选项一览，所述专门关键字分别与多个部门相关联；以及

共同关键字选项存储单元，用于存储包含对于所述多个部门共同的一般的关键字的共同关键字选项一览，

使所述计算机执行：

从用户接受部门的选择以及认证信息的输入，并进行对所述部门的登录认证的步骤；

从所述不同部门关键字选项存储单元中读出与认证了的部门对应的所述不同部门关键字选项一览，并且从所述共同关键字选项存储单元中读出所述共同关键字选项一览，并将所述不同部门关键字选项一览和所述共同关键字选项一览显示在一个画面中的步骤；

接受所述用户从显示的所述不同部门关键字选项一览或所述共同关键字选项一览中选择了的关键字的步骤；

根据接受了的所述关键字，检索所述文档信息数据库的步骤；以及

对所述用户提示检索了的检索结果的步骤。

另外，以上的构成要素的任意的组合、将本发明的表现在方法、装置、系统、记录介质、计算机程序等之间变换的产物，作为本发明的方式都是有效的。

根据本发明，提供一种可以提高文档信息的关键字检索效率，并且能够有效活用信息的文档管理装置、方法和程序。

附图说明

上述目的以及其它目的、特征和优点通过以下叙述的优选实施方式以及伴随其的以下的附图而变得清楚。

图1是表示本发明的实施方式的文档管理系统的结构的功能方框图。

图2是表示图1的文档管理系统的文档存储单元的结构的一例的图。

图3是表示图1的文档管理装置的认证信息存储单元的结构的一例的图。

图4是表示图1的文档管理装置的访问权限存储单元的结构的一例的图。

图5是表示图1的文档管理装置的文档信息存储单元的结构的一例的图。

图6是表示图1的文档管理装置的关键字一览显示画面的一例的图。

图7是表示图1的文档管理装置的登录画面的一例的图。

图8是表示图1的文档管理装置的类别选择画面的一例的图。

图9是表示图1的文档管理装置的检索结果画面的一例的图。

图10是表示图1的文档管理装置的文本信息画面的一例的图。

图11是表示图1的文档管理装置的综合检索画面的一例的图。

图12是表示图1的文档管理装置的数据库选择画面的一例的图。

图13是表示图1的文档管理装置的关键字检索画面的一例的图。

图14是表示图1的文档管理装置的动作的一例的流程图。

图15是表示图14的流程图的继续的流程图。

图16是表示图1的文档管理装置的文档管理画面的一例的图。

具体实施方式

以下，使用附图说明本发明的实施方式。另外，在所有附图中，对同样的构成元件赋予同样的符号并适当省略说明。

图1是表示本发明的实施方式的文档管理系统的结构的功能方框图。本实施方式的文档管理装置100包括：文档信息存储单元114，以检索文档为目的，存储文档信息，所述文档信息包含与文档相关联的至少一个关键字；不同部门关键字选项存储单元(不同部门关键字一览存储单元122)，用于存储分别包含专门关键字的多个不同部门关键字选项一览，所述专门关键字分别与多个部门相关联；共同关键字选项存储单元(共同关键字一览存储单元120)，用于存储包含对于多个部门共同的一般的关键字的共同关键字选项一览；认证单元108，从用户接受部门的选择以及认证信息的输入，并进行对部门的登录(login)认证；关键字选项一览显示单元(画面选择单元124、提示单元128)，从不同部门关键字选项存储单元(不同部门关键字一览存储单元122)中读出与由认证单元108认证了的部门对应的不同部门关键字选项一览，并且从共同关键字选项存储单元(共同关键字一览存储单元120)中读出共同关键字选项一览，并将不同部门关键字选项一览和共同关键字选项一览显示在一个画面中；接受单元(关键字接受单元130)，接受用户从关键字选项一览显示单元(提示单元128)中显示的不同部门关键字选项一览或共同关键字选项一览中选择了的关键字；检索单元132，根据接受单元(关键字接受单元130)所接受了的关键字，检索文档信息存储单元114；以及提示单元128，对用户提示检索单元132所检索了的检索结果。

文档管理装置100例如是与LAN(Local Area Network，局域网)或WAN(Wide Area Network，广域网)等网络3连接的个人计算机(PC：PersonalComputer)、工作站、办公室计算机等。文档管理装置100包括未图示的控制单元(CPU(Central Processing Unit，中央处理器))、存储器、显示单元、操作单元。另外，在以下的各图中，省略与本发明的本质无关的部分的结构。

此外，文档管理装置100的各构成元件可以通过任意的计算机的CPU、存储器、载入存储器的本图的用于实现构成要素的程序、存储该程序的硬盘等存储单元、以网络连接用的接口为中心的硬件和软件的任意的组合来实现。而且，其实现方法、装置有各种变形例，这是本领域技术人员应当理解的。以下说明的各图不是硬件单位的结构，表示功能单位的块。

本实施方式的文档管理装置100通过CPU执行存储在存储器中的文档管理程序而实现。该文档管理程序用于控制计算机(文档管理装置100)，所述计算机以检索文档为目的而将包含与文档相关联的至少一个关键字的文档信息以电子方式保存在文档信息数据库(文档信息存储单元114)中并进行管理，计算机(文档信息装置100)包括：文档信息数据库(文档信息存储单元114)，以检索文档为目的，存储文档信息，所述文档信息包含与所述文档相关联的关键字；不同部门关键字选项存储单元(不同部门关键字一览存储单元122)，用于存储分别包含专门关键字的多个不同部门关键字选项一览，所述专门关键字分别与多个部门相关联；以及共同关键字选项存储单元(共同关键字一览存储单元120)，用于存储包含对于多个部门共同的一般的关键字的共同关键字选项一览，使计算机(文档管理装置100)执行：从用户接受部门的选择以及认证信息的输入，并进行对部门的登录认证的步骤(认证单元108)；从不同部门关键字选项存储单元(不同部门关键字一览存储单元122)中读出与认证了的部门对应的不同部门关键字选项一览，并且从共同关键字选项存储单元(共同关键字一览存储单元120)中读出共同关键字选项一览，并将不同部门关键字选项一览和共同关键字选项一览显示在一个画面中的步骤(画面选择单元124、提示单元128)；接受用户从显示的不同部门关键字选项一览或共同关键字选项一览中选择了的关键字的步骤(关键字接受单元130)；根据接受了的关键字，检索文档信息数据库(文档信息存储单元114)的步骤(检索单元132)；以及对用户提示检索了的检索结果的步骤(提示单元128)。

文档管理装置100有线或无线连接到多个用户终端1。文档存储单元10存储与文档管理装置100管理的文档信息相关联的文档。例如，是硬盘驱动器或各种记录介质及其读取装置等。在图1中，文档存储单元10是文档信息存储单元114的一个，但也可以是多个。此外，文档存储单元10可以通过网络、串行或并行电缆直接或无线连接到文档管理装置100。

图2是表示本实施方式的文档存储单元10的结构的一例的图。文档管理装置100包括文档存储单元10，将文档与多个部门140中的其中一个相关联，进而以分类为多个类别为目的，设置与各部门140和各类别的组合对应的多个区域142，将文档存储在该区域142的其中一个中。

具体来说，文档存储单元10对于多个部门140的每个具有多个区域142，一个文档的文档信息被存储在一个区域中。例如，在组1(G1)的区域DB1中存储有文档ID为D0001和D0007等。另外，在本实施方式中，“文档”包含由文字处理器生成的文档文件、由制表软件生成的电子数据表文件、由演示软件生成的文件、PDF(Portable Document Format，可移植文档格式)文件、各种图像文件、各种文本文件、图像文件、语音文件、视频文件、邮件、各种程序文件、各种数据文件、以及伴随文档的各种信息。各文档被赋予文档ID来管理。

文档信息除了关键字之外还包括各种信息，包含在图10的文档信息画面330中可参照的各种信息。作为例子，可以包含文档标题、生成者、生成开始日、最终更新日、生成语言、企业信息、所有者、工作号码、内容、添加文件信息、关联信息。进而，添加文件信息包含添加文件的文档ID、名称、使用者的有无、文件名、大小、备注、注册日、注册者、注册者的所属部门、更新日、更新者、更新者的所属部门。此外，关联信息包含信息ID、注册的部门和区域、标题、生成者。

部门140例如是按每个组织或业务等而划分的组。作为例子，可以通过部或科、项目组等来区分。区域142例如可以将区域DB1设为存储有关日常文件生成业务的文档的区域。作为例子，包含营业资料和提议书、获得资料等。区域DB2可以设为存储有关该组固有的资料的文档的区域。作为例子，包含成员日程、管理文件、金钱信息、营业一览、苦心所得的经验和技术诀窍、方便工具等。区域DB3可以设为存储业务标准和指南、样式等文档的区域。作为例子，包含正式的业务流程、指南、手册、合同书、业务样式等。区域DB4可以设为存储知识或Q&A等文档的区域。作为例子，可以包含系统导入、维护相关的Q&A等信息。

返回图1，用户终端1经由网络3与文档管理装置100有线或无线连接，是利用文档管理装置100管理的文档存储单元10的文档的用户所使用的终端，例如，是PC、工作站、办公室电脑等。用户终端1包含未图示的控制单元、存储单元、显示单元、操作单元、接口单元。

在用户终端1中，控制单元控制用户终端1的各个要素的同时控制用户终端1整体。存储单元包含存储程序的硬盘装置、从硬盘装置读出程序并临时存储并且具有在执行程序时使用的区域的主存储器、包含其它的软(注册商标)盘、MO、CD-R(RW)、DVD-R(RW)、磁带等的外部存储装置等。显示单元进行各种信息显示、操作画面显示、装置的动作和状态显示等，例如是CRT监视器、液晶显示器、等离子显示器、有机EL(Electroluminescence，电致发光)显示器等。

操作单元由用户为指示各种设定和输入而操作，例如是键盘、鼠标、写字板、操作按钮、开关、控制杆、触摸面板等。用户终端1和文档管理装置100经由网络3连接，从而可以从文档管理装置100使用户终端1的显示单元显示用于进行文档管理的各种画面，同时使用用户终端1的操作单元进行画面操作，从用户终端1对文档管理装置100进行操作指示。接口单元与经由网络3连接的文档管理装置100进行通信。

文档管理装置100包括：接口单元(I/F)102、登录接受单元104、判别单元106、认证单元108、认证信息存储单元(图中表示为“认证信息”)110、访问权限存储单元(图中表示为“访问权限”)112、文档信息存储单元(图中表示为“文档信息”)114、共同关键字一览存储单元(图中表示为“共同关键字一览”)120、不同部门关键字一览存储单元(图中表示为“不同部门关键字一览”)122、画面选择单元124、操作接受单元126、提示单元128、关键字接受单元130、检索单元132。

接口单元102经由网络3与用户终端1通信。此外，接口单元102对用户终端1提供用户接口。例如，用户终端1具有浏览器功能，可以访问文档管理装置100，使用文档管理装置100提供的各种操作画面进行操作。

登录接受单元104接受来自用户终端1的登录请求。用户在后述的登录画面中，可以从多个部门中选择一个希望文本信息的检索和阅览的部门，从而指示对该部门的登录。进而，也可以不指定部门而选择全体文档信息的检索和阅览，从而指示登录。

认证信息存储单元110存储利用文档管理装置100的各用户的认证信息。图3表示本实施方式的认证信息存储单元110的结构的一例。认证信息存储单元110包含用户ID160、口令162、所属部门164。

判别单元106判别是指定了部门的登录还是对于全体的登录，并通知给画面选择单元124。进而，判别单元106访问认证信息存储单元110，取得接受了登录的用户的所属部门，进而访问访问权限存储单元112，并确认用户所指定的部门的访问权限。

访问权限存储单元112存储所属部门之间的访问权限的信息。图4表示本实施方式的访问权限存储单元112的结构的一例。访问权限存储单元112中对于每个所属部门注册有对于访问目的地的部门的文档的访问权限。例如，访问权限为“0”表示对文档的访问禁止，意味着不公开该文档的存在本身。此外访问权限为“1”表示文档作为只读处理，禁止编辑。访问权限为“2”表示可以进行到文档编辑。例如，在图4的例子中，表示所属部门G1的用户可以阅览部门G2和部门G3的文档，但禁止编辑，部门G5的文档对于部门G1的用户不公开。此外，部门G1的用户可以阅览和编辑部门G1和部门G4的文档。

在本实施方式中，采用对每个组设定访问限制的结构，但不限定于此。访问限制的设定方法考虑各组的每个数据库、每个用户、每个职位、附带期限等各种方式。

返回图1，判别单元106参照访问权限存储单元112，确认对于用户的所属部门的登录接受单元104所接受的部门的访问限制。在访问权限为“0”的情况下，指示画面选择单元124在用户终端1中显示用于通知用户不能参照相应部门的文档的消息。在访问限制为“1”和“2”的情况下，指示画面选择单元124在用户终端1中显示相应部门的关键字检索画面。另外，关于通过访问限制的文档编辑可否的控制由于与本发明的实质无关，所以这里省略详细的说明。

认证单元108从判别单元106取得用户的用户ID和口令，参照认证信息存储单元110，与用户ID进行口令的认证。

文档信息存储单元114以检索文档为目的而存储包含与文档相关联的关键字的文档信息。图5是表示本实施方式的文档信息存储单元114的结构的一例的图。

文档信息存储单元114包括对每个文档附加的文档ID150、文档所属的组152、区域154、文档的标题156、与文档相关联的至少一个关键字158。进而，文档信息存储单元114可以包含上述各种文档信息。在本实施方式中，关键字158包含对多个部门共同的一般的关键字、每个部门的专门关键字。

共同关键字一览存储单元120存储包含对多个部门共同的一般的关键字的共同关键字选项一览。此外，不同部门关键字一览存储单元122存储分别包含专门关键字的多个不同部门关键字选项一览，所述专门关键字分别与多个部门相关联。图6表示本实施方式的关键字一览显示画面200的一例。如关键字一览显示画面200所示，共同关键字一览显示栏202中显示存储在共同关键字一览存储单元120中的共同关键字选项一览，不同部门关键字一览显示栏204中显示存储在不同部门关键字一览存储单元122中的不同部门关键字选项一览。

另外，在本实施方式中，可以包括：注册关键字选项一览显示单元(未图示)，将不同部门关键字选项一览和共同关键字选项一览显示在一个画面中，以便以检索文档为目的而注册作为文档信息而与文档关联的关键字；以及注册接受单元(未图示)，作为关键字而接受用户从关键字选项一览显示单元中显示的不同部门关键字选项一览或共同关键字选项一览中选择了的关键字，所述关键字作为与文档相关联的文档信息，将接受了的关键字与文档相关联地作为文档信息而存储在文档信息存储单元114中。

在本实施方式中，在对文档关联关键字时使用的关键字选项一览和用于选择检索文档信息时使用的关键字的关键字选项一览可以使用相同的一览。由此，可以在一个画面中阅览一般的共同关键字和专门的不同部门关键字，同时分别赋予两者的关键字，所以操作性好。此外，由于可以将不同部门的专用的关键字作为文档信息之一赋予并用于检索，所以可以赋予准确的关键字并进行正确的检索。例如，在跨越多个部门的信息的情况下，“对A部门提出的制表的资料”和“B业务中应反馈给C部的问题报告书”等的检索也通过在共同关键字中举出“制表”或“问题报告书”等关键字，从而关键字的注册变得容易，同时能够进行文档信息的检索。

如图6所示，关键字一览显示画面200还包括关键字检索标签(tab)206、综合检索标签208、选择关键字显示栏210、重置按钮212、检索执行按钮214、检索结果显示栏216、注销(logout)按钮218。在关键字检索标签206被选择的情况下，显示图6的关键字一览显示画面200的画面，可以从两个关键字选项一览中选择关键字。不同部门关键字一览显示栏204中显示用户登录的部门所特有的关键字选项一览。在选择了综合检索标签208的情况下，显示后述的综合检索画面，可以通过关键字以外的项目进行文档信息的检索。

选择关键字显示栏210显示从共同关键字一览显示栏202或不同部门关键字一览显示栏204的关键字选项一览中选择的关键字。重置按钮212一旦被选择，则接受将选择关键字显示栏210中显示的关键字全部重置的指示。检索执行按钮214使用在选择关键字显示栏210中选择的关键字，接受文档信息的检索的执行指示。检索结果显示栏216中例如分别显示关键字检索、综合检索、以及它们相乘检索的结果得到的文档信息的件数。注销按钮218接受注销的指示。

返回图1，画面选择单元124按照来自判别单元106的指示，选择提示给用户终端1的画面，并指示给提示单元128。例如，从判别单元106取得用户登录了的部门，并从不同部门关键字一览存储单元122读出相应的部门的不同部门关键字选项一览，并传送给提示单元128。

操作接受单元126接受来自用户终端1的各种操作。例如，接受图6的关键字一览显示画面200中的检索执行按钮214的操作等。提示单元128经由接口单元102对用户终端1提供各种画面。

关键字接受单元130接受由用户终端1通过图6的关键字一览显示画面200选择的关键字，并通知给检索单元132。检索单元132使用关键字接受单元130接受了的关键字，呼应操作接受单元126对检索执行按钮214的操作的接受而对文档信息存储单元114进行访问，进行文档信息的检索。检索结果被通知给提示单元128，并在图6的关键字一览显示画面200的检索结果显示栏216中通过件数显示。

图7是表示本实施方式的文档管理装置100的登录画面230的一例的图。登录画面230包含部门名选择栏232、用户ID输入栏234、口令输入栏236、部门知识登录按钮238、全公司知识登录按钮240。部门名选择栏232例如对预先注册的多个部门名进行列表显示，接受用户的选择。用户ID输入栏234接受用户ID的输入。

口令输入栏236接受口令的输入。部门知识登录按钮238接受对由部门名选择栏232选择的部门的登录，即用于进行有关特定部门的文档信息的检索的登录的指示。全公司知识登录按钮240不限于部门名选择栏232，接受用于进行全部门共同的文档信息的检索的登录的指示。在登录画面230中选择、输入和操作并被接受了的信息和指示由登录接受单元104接受。

图8是表示本实施方式的文档管理装置100的类别选择画面260的一例的图。在图7的登录画面230中，部门知识登录按钮238被操作从而选择了检索有关特定部门的文档信息的情况下，在用户终端1中显示类别选择画面260。在类别选择画面260中可以接受将与对每个特定的部门设置的多个类别-这里为4个类别-的哪一个相关联的文档信息作为检索对象。在图8的类别选择画面260中选择的类别由操作接受单元126接受。

文档管理装置100包括检索对象接受单元(操作接受单元126)，用于从用户接受将与多个类别的哪一个相关联的文档信息作为检索对象，文档信息存储单元114将文档被存储在哪个区域中与其文档信息相关联而且存储，检索单元132限缩到与检索对象接受单元(操作接受单元126)所接受的检索对象的类别以及认证了用户的部门对应的区域中，对文档信息存储单元114进行检索。

类别选择画面260包含类别选择按钮262、类别说明显示栏264、不同类别数据数显示栏266。类别选择按钮262包含多个按钮，这里为四个按钮，可以从“问题报告书/技术见解书”、“技术标准指南”、“技术资料”、“文献”的四个类别中选择。这里，例如是选择了组1的情况的例子。每个部门的类别选择按钮262的内容不同。类别说明显示栏264中示出各类别的说明，辅助用户能够选择正确的类别。不同类别数据数显示栏266显示对各类别当前注册了的文档信息的件数。

图9是表示本实施方式的文档管理装置100的检索结果画面300的一例的图。在选择了图6的检索结果显示栏216的栏时显示检索结果画面300。在图9中，示出选择了关键字检索结果时的例子。检索结果画面300包含检索结果列表显示栏302和数据输出按钮314。检索结果列表显示栏302显示检索了的文档信息的细节。检索结果列表显示栏302例如包含勾选(check)栏303、印刷按钮304、文档信息ID栏306、部门区域栏308、标题栏310以及生成者栏312。

若接受数据输出按钮314的操作，则可以将在检索结果列表显示栏302中显示的文档信息例如输出为CSV形式文件。若印刷按钮304接受操作，则对与用户终端1、文档管理装置100或网络3连接的打印机(未图示)指示打印输出相应的文档信息。文档信息ID栏306中显示文档信息的ID，部门区域栏308中显示存储文档的部门和区域。标题栏310中显示文档的标题，生成者栏312中显示文档的生成者名。在检索结果画面300中被选择和操作并被接受了的指示由登录接受单元104接受。这样，检索结果和文档信息不仅通过画面显示，而且可以通过数据输出、打印输出等提示给用户。

图10是表示本实施方式的文档管理装置100的文档信息画面330的一例的图。文档信息画面330通过在图9的检索结果画面300的检索结果列表显示栏302中操作文档信息ID栏306，从而显示被选择了的文档信息的细节。

文档信息画面330例如包含标题栏332、生成者栏334、生成开始日栏336、最终更新日栏338、内容栏340、添加文件列表350、关联信息列表360、以及印刷按钮370。在图10的例子中，内容栏340中显示技术诀窍信息的内容。此外，例如也可以记载文档的概要等。

添加文件列表350一览显示与文档信息对应的文档文件的信息。添加文件列表350例如包含文档ID、文档名、使用者的有无、添加文件名、文件的大小、备注信息、文件的注册日、注册者名以及注册者的所属部门、更新日、更新者名以及更新者的所属部门等。

关联信息列表360一览显示与文档信息相关联的文档信息。关联信息列表360例如包含文档ID、部门和区域、文档的标题、生成者名等。印刷按钮370接受文档信息的印刷指示。在文档信息画面330中被选择和操作并且接受了的指示由登录接受单元104接受。

图11是表示本实施方式的文档管理装置100的综合检索画面400的一例的图。若选择综合检索标签208则显示综合检索画面400。综合检索画面400包含检索条件项目输入栏402和条件重置按钮430。

检索条件项目输入栏402为了输入综合检索所使用的项目而设有各种栏。检索条件项目输入栏402例如包含ID号码栏404、标题栏406、生成者栏408、所有者栏410、生成开始日栏412、最终更新日栏414、生成状况栏416、内容栏418、语言设定栏420、工作号码栏422、企业信息栏424、来源信息栏426。条件重置按钮430接受用于重置在检索条件项目输入栏402中输入的条件的指示。在综合检索画面400中被选择、输入和操作并且接受了的信息和件的指示。在综合检索画面400中被选择、输入和操作并且接受了的信息和指示由关键字接受单元130接受。呼应于检索执行按钮214的操作，图1的检索单元132通过在检索条件项目输入栏402中输入的条件进行图1的文档信息存储单元114的检索，在接受了综合检索画面400的检索结果显示栏216的选择时，图1的提示单元128将该结果显示在检索结果画面300。

图12是表示本实施方式的文档管理装置100的数据库选择画面450的一例的图。在图7的登录画面230中，全公司知识登录按钮240被操作，并且对所有的部门共同的文档信息的检索被选择了的情况下，在用户终端1中显示数据库选择画面450。在数据库选择画面450中，还作为数据库一览452，对每多个部门，这里为每6个部门，显示多个区域，这里为四个类别的矩阵。在数据库选择画面450中，可以接受进行与其中的哪一个相应的文档信息的检索的选择。此外，登录了的用户如果是没有访问权限的组，则可以改变显示让用户认识到不能选择。

在图1的文档管理装置100中，图1的认证单元108接受对多个部门整体的登录认证，并进行用户的认证，检索对象接受单元(图1的操作接受单元126)接受与多个部门中的至少一个部分关联的文档信息作为检索对象，图1的检索单元132可以限缩在与由检索对象接受单元(图1的操作接受单元126)所接受的检索对象的部门和类别对应的区域，检索图1的文档信息存储单元114。

图12的数据库选择画面450包含数据库一览452、全选择按钮460、全解除按钮462、关键字画面转移按钮464。

数据库一览452中分类为多个部门454和多个区域456。例如，组2的四个类别是“日常文件生成业务”、“组资料”、“业务标准/指南/样式”、“知识Q&A”。在用户登录时，对于判别单元106判别为有访问权限的区域，作为访问权限显示458而改变颜色显示。对于有访问权限的区域，可以选择为检索对象。全选择按钮460接受选择全部区域作为检索对象的区域的指示。全解除按钮462接受临时选择了的区域的选择解除指示。在数据库一览452中，在选择了的区域中例如可以进行改变颜色显示、闪烁显示、复选标记显示等来通知用户。

在数据库一览452至少选择了一个区域之后，关键字画面转移按钮464接受向检索画面的转移指示。在数据库选择画面450中被选择和操作并且接受了的指示由操作接受单元126接受。

图13是表示本实施方式的文档管理装置100的关键字检索画面480的一例的图。在图12的数据库选择画面450的关键字画面转移按钮464被按下时，转移到关键字检索画面480。关键字检索画面480例如包括共同关键字一览显示栏202、自由字(free word)输入栏482、条件重置按钮504。在关键字检索画面480中，可以检索与由图12的数据库选择画面450选择的多个部门关联的文档信息。这里，不使用关键字一览显示画面200的不同部门关键字一览显示栏204中显示的不同部门关键字选项一览，但可以通过共同关键字选项一览和自由字来进行文档信息的检索。

自由字输入栏482例如包含ID号码栏484、标题栏486、生成者栏488、所有者栏490、生成开始日栏492、最终更新日494、生成状况栏496、内容栏498、工作号码栏500以及限定公开组栏502等。

在图13的关键字检索画面480中被操作并接受了的指示由操作接受单元126接受。另外，关键字检索画面480的选择了的关键字或自由字由关键字接受单元130接受，并通知给检索单元132。在检索单元132中，以关键字和自由字作为条件，并且从图12的数据库选择画面450中选择了的区域内包含的文档信息中，检索相应的文档信息。检索的结果，在图13的检索结果显示栏216中显示件数，在接受了所述检索显示栏的选择时，显示图9的检索结果画面300。

以下说明这样构成的本实施方式的文本管理装置100的动作。图14和图15是表示本实施方式的文档管理装置100的动作的一例的流程图。以下，使用图1～图15来说明。

本发明的实施方式的文档管理方法是一种文档管理方法，以检索文档为目的而将包含与文档相关联的至少一个关键字的文档信息以电子方式保存在文档信息存储单元114(图1)中并进行管理，其中，准备用于存储文档信息的文档信息存储单元114(图1)，准备不同部门关键字选项存储单元(图1的不同部门关键字一览存储单元122)，所述不同部门关键字选项存储单元用于存储分别包含专门关键字的多个不同部门关键字选项一览，所述专门关键字分别与多个部门相关联，准备共同关键字选项存储单元(图1的共同关键字一览存储单元120)，所述共同关键字选项存储单元用于存储包含对于多个部门共同的一般的关键字的共同关键字选项一览，从用户接受部门的选择以及认证信息的输入(S11)，并进行对部门的登录认证(S13)，从不同部门关键字选项存储单元(图1的不同部门关键字一览存储单元122)中读出与认证了的部门对应的不同部门关键字选项一览，并且从共同关键字选项存储单元(图1的共同关键字一览存储单元120)中读出共同关键字选项一览(S23)，并将不同部门关键字选项一览和共同关键字选项一览显示在一个画面(图6的关键字一览显示画面200)中(S25)，接受用户从显示的不同部门关键字选项一览或共同关键字选项一览中选择了的关键字(S27)，根据接受了的关键字，检索文档信息存储单元114(图1)(S29)，以及对用户提示检索了的检索结果(S31)。

详细来说，首先通过图1的提示单元128在用户终端1中显示图7的登录画面230。若用户使用操作单元操作登录画面230，选择部门，输入用户ID和口令，按下部门知识登录按钮238或全公司知识登录按钮240，并进行登录指示，则图1的登录接受单元104接受该登录指示(S11)。然后，认证单元108进行用户的认证(S13)。在认证失败的情况下，再次返回登录画面230，显示用于督促用户再输入用户ID和口令的消息。

在进行了用户认证的情况下，判别单元106判别是否为全公司登录。即，通过在登录画面230中是按下了部门知识登录按钮238还是按下了全公司知识登录按钮240来判别。在登录接受单元104接受了全公司知识登录按钮240的按下的情况下(S15的是)，进至后述的步骤S51。

登录接受单元104在接受了部门知识登录按钮238的按下的情况下(S15的否)，判别单元106还判别在登录画面230的部门名选择栏232中选择的部门(S17)。此时，判别单元106参照访问权限存储单元112来确认登录了的用户的所属部门和登录目的地的部门的访问限制。在没有访问权限的情况下，可以对用户提示用于通知该情况的消息，并返回步骤S11，请求再次登录。

在有访问权限的情况下，对画面选择单元124通知访问目的地的部门。画面选择单元124使提示单元128提示对被通知了的每个部门准备的图8的类别选择画面260(S19)。操作接受单元126接受在图8的类别选择画面260中选择的类别选择按钮262的按下(S21)。然后，画面选择单元124从不同部门关键字一览存储单元122选择与在步骤S17中判别的部门对应的不同部门关键字选项一览(S23)，并使提示单元128提示在图6的关键字一览显示画面200的不同部门关键字一览显示栏204中(S25)。此时，在关键字一览显示画面200的共同关键字一览显示栏202中显示从共同关键字一览存储单元120读出的共同关键字选项一览。

然后，若用户从关键字一览显示画面200的共同关键字一览显示栏202和不同部门关键字一览显示栏204中选择关键字，则关键字接受单元130接受选择了的关键字(S27)，并且操作接受单元126接受了在关键字一览显示画面200的检索执行按钮214的按下时，检索单元132通过选择了的关键字检索文档信息存储单元114(S29)。检索单元132检索的结果由提示单元128以件数提示在图6的检索结果显示栏216中(S31)。这样，在用户终端1的显示单元中显示图6的关键字一览显示画面200这样的检索结果。若操作接受单元126接受图6的关键字一览显示画面200的注销按钮218的按下(S33的是)，则结束本处理。

省略详细的说明，在用户终端1中，在显示单元中显示图6的关键字一览显示画面200时，若用户使用操作单元选择检索结果显示栏216，则图9的检索结果画面300被显示在用户终端1的显示单元中。进而，在图9的检索结果画面300中，若用户通过鼠标等点击选择了检索结果列表显示栏302的文档信息ID栏306的特定的文档ID，则在用户终端1的显示单元中显示图10的文档信息画面330。

此外，在显示图6的关键字一览显示画面200时，若用户使用操作单元通过鼠标等点击选择综合检索标签208，则在用户终端1的显示单元中显示图11的综合检索画面400。

在步骤S15中，登录接受单元104接受了不同部门关键字一览显示栏204的按下的情况下(S15的是)，进至图15。判别单元106访问访问权限存储单元112，确认用户的所属部门对于接受了的部门的访问权限(S51)。然后，画面选择单元124使提示单元128提示图12的数据库选择画面450(S53)。此时，对在步骤S51中确认了的具有访问权限的部门和区域进行改变颜色从而进行访问权限显示458。这里，示出可访问组1的区域DB1、组2的区域DB2、组3的区域DB1等。

在用户终端1中，在显示单元中显示了图12的数据库选择画面450的状态下，若用户使用用户终端1的操作单元来选择检索对象的区域，则操作接受单元126接受选择(S55)。这里，可以选择多个区域。然后，在操作接受单元126接受了关键字画面转移按钮464的按下时，画面选择单元124使提示单元128提示图13的关键字检索画面480(S57)。在用户终端1中，在显示单元中显示图13的关键字检索画面480的状态下，用户使用用户终端1的操作单元进行关键字的选择和自由字的输入。关键字接受单元130接受在图13的关键字检索画面480中被选择和输入了的关键字和/或自由字(S59)，检索单元132根据该关键字和自由字，进行文档信息存储单元114的检索(S61)。

然后，使提示单元128在图13的关键字检索画面480中提示检索结果(S63)。由此，在用户终端1的显示单元中显示图13的关键字检索画面480。若操作接受单元126接受所述关键字检索画面的检索结果216的选择，则显示图9的检索结果画面300。此时，若操作接受单元126接受注销按钮218的按下(S65的“是”)，则结束本处理。

另外，在本实施方式的文档管理装置100中，提示单元128还可以提示图16所示的文档管理画面530。文档管理画面530包括数据库说明栏532、需要动作(action-needed)标签540、动作委托标签542、需要动作文档一览560。

数据库说明栏532中记载了本实施方式的文档管理装置100中的多个类别的说明。在选择了需要动作标签540的情况下，在需要动作栏中显示对象者栏550、动作种类栏552、紧急性栏554、处理状况栏556、期间栏558。若选择动作委托标签542，则显示未图示的动作委托画面，可以进行动作委托。在需要动作文档一览560中显示由对象者栏550选择的对象者的需要动作文档的一览。

这样，可以在对每个组织决定的业务流程中将信息作为文档信息相关联来注册。这样，通过同时进行业务和文档信息注册，从而可以省略注册的麻烦。

如以上所说明的，根据本发明的实施方式的文档管理装置100，可以将按不同部门准备的关键字选项一览提示给登录到该部门的用户，并使其选择关键字。通过按不同部门设置关键字选项一览，从而可以通过符合部门的专门且更适当的关键字来检索文档，并且能够高效率地检索必要的文档，文档检索效率提高。由此，可以有效活用累积的文档信息。此外，由于可以指定部门来进行检索，所以也可以仅检索与特定部门有关的文档信息，并且可以进行“对A部提出的制表的资料”等例如将部门“A”和共同关键字“制表”组合的检索，使用便利性提高。此外，设定为用户在注册时至少与一个关键字关联注册，从而能够可靠地赋予关键字，从而能够提高检索效率。此外，通过将在注册时用于接受关键字的指定的画面和在检索时用于接受关键字的指定的画面设为相同，从而注册时的关键字的赋予和检索的效率性两者都提高。

原始注册的文档信息根据组织或业务而不同，同时用于导出该文档信息的关键字也不同。根据本发明的实施方式的文档管理装置100，通过登录到根据组织或业务而区别的每个部门，设置部门专用的文档信息检索用的关键字选项一览，从而可以防止检索多个其它部门的不需要的信息(噪声)。此外，通过一览显示限定的关键字，从而与用户随意决定并注册关键字的情况下相比，赋予正确的关键字，并且由于文档信息注册的容易性使赋予率提高，进而文档信息检索效率也提高。

此外，由于可以使用限定了用户的关键字来正确地设定检索条件，所以使用方便，操作性好，同时可以防止引起关键字的选择失误引起的估计错误的检索结果，检索效率提高。此外，在没有专门知识的其它部门的用户检索文档信息的情况下，可以使用一般的共同关键字来进行检索，所以方便性好。

此外，例如在全公司知识登录检索中，可以使用图12的数据库选择画面450选择检索对象的部门和类别来限缩条件进行检索，所以可以减少不需要的信息(噪声)，文档信息检索效率提高。

以上，参照附图说明了本发明的实施方式，但这些是本发明的例示，也可以采用上述以外的各种结构。

Claims

1.一种文档管理装置，包括：

接受单元，接受用户从所述关键字选项一览显示单元中显示的所述不同部门关键字选项一览或所述共同关键字选项一览中选择了的关键字；

检索单元，根据所述接受单元所接受的所述关键字，检索所述文档信息存储单元；以及

提示单元，对所述用户提示所述检索单元所检索的检索结果。

2.如权利要求1所述的文档管理装置，其中，包括：

文档存储单元，将所述文档信息与所述多个部门中的其中一个相关联，进而以分类为多个类别为目的，设置与各部门和各类别的组合对应的多个区域，并在该区域的其中一个中存储所述文档；以及

检索对象接受单元，从所述用户接受以与所述多个类别的哪个相关联的文档信息作为检索对象，

所述文档信息存储单元将所述文档存储在哪个区域中与其文档信息相关联而且存储，

所述检索单元限缩到与所述检索对象接受单元所接受的检索对象的类别以及认证了所述用户的所述部门对应的所述区域中，对所述文档信息存储单元进行检索。

3.如权利要求2所述的文档管理装置，其中，

所述认证单元接受对所述多个部门整体的登录认证，并进行所述用户的认证，

所述检索对象接受单元接受与所述多个部门中至少一个部门关联的文档信息作为检索对象，

所述检索单元限缩到与所述检索对象接受单元所接受的检索对象的部门和类别对应的所述区域中，对所述文档信息存储单元进行检索。

4.如权利要求1所述的文档管理装置，其中，包括：

注册关键字选项一览显示单元，将所述不同部门关键字选项一览和所述共同关键字选项一览显示在一个画面中，以便以检索所述文档为目的而注册作为所述文档的所述文档信息而关联的关键字；以及

注册接受单元，作为关键字而接受所述用户从所述关键字选项一览显示单元中显示的所述不同部门关键字选项一览或所述共同关键字选项一览中选择的关键字，所述关键字作为与所述文档相关联的文档信息，

将接受了的关键字与所述文档相关联地作为所述文档信息而存储在所述文档信息存储单元中。

5.一种文档管理方法，以检索文档为目的而将包含与所述文档相关联的至少一个关键字的文档信息以电子方式保存在文档信息存储单元中并进行管理，其中，