JP2002351730A - 電子文書のファイリング方法および装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】クライアントコンピュータで専用のプログラム
を利用することなく、ユーザに快適な操作環境を提供す
ることのできる電子文書のファイリング方法および装置
を提供する。 【解決手段】電子文書等のファイルを蓄積、管理するフ
ァイリングサーバ１１に対する処理のうち、ファイルの
検索等の対話的な処理をウェブブラウザ４２からウェブ
サーバ３１を介して行い、ファイルの転送を含む処理を
メールクライアント４１とメールマネージャ２２の間で
授受される電子メールを利用し、メールマネージャ２２
からファイリングサーバ１１に要求を発行して行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、電子文書のファ
イリング方法および装置に関し、特に、ネットワークを
利用して文書の登録や取得等の処理を行う電子文書のフ
ァイリング方法および装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、文書が電子化される機会が増大
し、大量の電子文書が蓄積されるようになってきた。そ
して、蓄積された電子文書を効率的に管理して利用する
ために、電子ファイリングシステムが普及してきてい
る。特に、ネットワーク環境を利用したクライアントサ
ーバ方式の電子ファイリングシステムは、多数の電子文
書を集中管理するのに適しているため、多く普及してい
る。

【０００３】しかしながら、クライアントサーバ方式の
電子ファイリングシステムでは、利用するクライアント
コンピュータの全てに、ファイリングシステムを利用す
るための専用プログラムをインストールする必要があっ
た。このため、クライアントコンピュータを多数利用す
る場合には、その数に応じたプログラムのインストール
作業や設定作業を行う必要があり、導入や保守に要する
手間は大きなものであった。また、ハードウェアやオペ
レーティングシステム等の動作環境が異なるクライアン
トコンピュータが混在する場合には、各動作環境毎に専
用のプログラムを用意する必要があり、管理コストが増
大する理由ともなっていた。

【０００４】このため、特開平１０−２５４７５２号公
報に記載の「電子ファイリングシステム」では、電子メ
ールシステムを使用してファイリングシステムへアクセ
スできるようにした技術が提案されている。これによれ
ば、クライアントコンピュータでは、汎用的なメールク
ライアントを利用してファイリングシステムへのアクセ
スが可能となる。

【０００５】しかしながら、電子メールシステムは非同
期通信のシステムであるため、ファイルの検索を行う場
合等の対話的な処理には、適していない。例えば、探し
ているファイルの手がかりが曖昧である場合には何度も
検索を行う必要があるが、このような検索を電子メール
を利用して行うと、検索の都度、メールを送信してから
結果を受信するまでの待ち時間が発生する。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】上述のように、従来の
電子文書ファイリングシステムでは、クライアントコン
ピュータに専用のプログラムをインストールする必要が
あることが多く、その管理等に要する手間が大きなもの
であった。

【０００７】また、ファイリングシステムへのアクセス
に電子メールシステムを利用することで、クライアント
コンピュータに専用のプログラムをインストールする必
要のないものも提案されているが、電子メールシステム
のみの利用では、ユーザに快適な操作環境を提供するこ
とが困難であった。

【０００８】そこで、この発明は、クライアントコンピ
ュータで専用のプログラムを利用することなく、ユーザ
に快適な操作環境を提供することのできる電子文書のフ
ァイリング方法および装置を提供することを目的とす
る。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上述した目的を達成する
ため、請求項１の発明は、電子文書の蓄積および管理を
行うファイリングシステムに対して各種処理を行う電子
文書のファイリング方法において、電子文書の指定およ
び電子文書の格納場所の指定を含む第１の処理と、電子
文書の転送を含む第２の処理とをそれぞれ異なるクライ
アントから行うことを特徴とする。

【００１０】また、請求項２の発明では、請求項１の発
明において、前記第１の処理をウェブクライアントで行
い、前記第２の処理をメールクライアントで行うことを
特徴とする。

【００１１】また、請求項３の発明では、請求項２の発
明において、前記第２の処理は、前記第１の処理の実行
に際して前記ウェブクライアントが表示したウェブペー
ジの記述に基づいて作成される電子メールを前記ファイ
リングシステムに送信することにより開始されることを
特徴とする。

【００１２】また、請求項４の発明では、請求項２の発
明において、前記第２の処理は、前記第１の処理の実行
に際して前記ウェブクライアントが発行した指示に基づ
いて前記ファイリングシステムが前記メールクライアン
ト宛に電子メールを送信することにより開始されること
を特徴とする。

【００１３】また、請求項５の発明では、電子文書の蓄
積および管理を行うファイリングシステムに対して各種
処理を行う電子文書のファイリング方法において、前記
ファイリングシステムとの間で通信を行って処理を実行
し、該通信に際して、電子文書の指定および電子文書の
格納場所の指定を含む第１の処理と、電子文書の転送を
含む第２の処理とでそれぞれ異なるプロトコルを用いる
ことを特徴とする。

【００１４】また、請求項６の発明では、電子文書の蓄
積および管理を行うファイリングシステムに対して各種
処理を行う電子文書のファイリング方法において、ファ
イリングシステムおよび文書を特定する識別子と、文書
の取り出しを意味する文字列とを内容として含む指示メ
ールを送信し、前記指示メールに応答して送信される前
記識別子に対応する文書が添付された応答メールを受信
し、前記応答メールに返信先若しくは内容として記載さ
れた情報に基づいて、前記識別子と文書の登録を意味す
る文字列とを含んだ登録メールを作成し、該作成した登
録メールにユーザにより指示された文書を添付して送信
することを特徴とする。

【００１５】また、請求項７の発明では、電子文書の蓄
積および管理を行うファイリングシステムに対して各種
処理を行う電子文書のファイリング方法において、ファ
イリングシステムおよび文書を特定する識別子と、文書
の取り出しを意味する文字列とを内容として含む指示メ
ールを受信し、前記指示メールに含まれる識別子から特
定されるファイリングシステムから該識別子から特定さ
れる文書を取り出し、該取り出した文書を該文書の識別
子と文書の登録を意味する文字列とを含んだ応答メール
に添付して前記指示メールの返信先に送信し、前記応答
メールに含めた識別子と文書の登録を意味する文字列と
を含み、文書が添付された登録メールを受信し、前記登
録メールに添付された文書を前記登録メールに含まれる
識別子から特定されるファイリングシステムに該識別子
から特定される文書として登録することを特徴とする。

【００１６】また、請求項８の発明では、電子文書の蓄
積および管理を行う電子文書のファイリング装置におい
て、電子文書の蓄積および管理を行う文書管理手段と、
第１のクライアントとの間で、前記文書管理手段に蓄積
された電子文書の指定および前記文書管理手段に蓄積す
る電子文書の格納場所の指定を含む第１の処理を実行す
る第１の文書処理手段と、第２のクライアントとの間
で、前記文書管理手段に蓄積された電子文書の送信およ
び前記文書管理手段に蓄積する電子文書の受信を含む第
２の処理を実行する第２の文書処理手段とを具備するこ
とを特徴とする。

【００１７】また、請求項９の発明では、請求項８の発
明において、前記第１のクライアントは、ウェブクライ
アントであり、前記第１の文書処理手段は、前記第１の
クライアントにウェブページを提供し、前記第２のクラ
イアントは、メールクライアントであり、前記第２の文
書処理手段は、前記第１のクライアントとの間で電子メ
ールの送受信を行うことを特徴とする。

【００１８】また、請求項１０の発明では、請求項９の
発明において、前記第１の文書処理手段は、前記メール
クライアントが前記第２の文書処理手段宛に送信する電
子メールを作成する際に利用する情報を含んだウェブペ
ージを前記ウェブクライアントに提供することを特徴と
する。

【００１９】また、請求項１１の発明では、請求項１０
の発明において、前記第２の文書処理手段は、前記メー
ルクライアントから送信された電子メールに基づいて認
証処理を行うことを特徴とする。

【００２０】また、請求項１２の発明では、請求項９の
発明において、前記第１の文書処理手段は、提供したウ
ェブページに基づく前記ウェブクライアントからの指示
に応じて電子メールを作成し、該作成した電子メールを
前記メールクライアント宛に送信することを特徴とす
る。

【００２１】また、請求項１３の発明では、請求項１２
の発明において、前記第１の文書処理手段は、前記ウェ
ブクライアントを認証した後に、前記ウェブページの提
供を行うことを特徴とする。

【００２２】また、請求項１４の発明では、電子文書の
蓄積および管理を行う電子文書のファイリング装置にお
いて、ファイリングシステムおよび文書を特定する識別
子と、文書の取り出しを意味する文字列とを内容として
含む指示メールを受信する指示メール受信手段と、前記
指示メール受信手段が受信した指示メールに含まれる識
別子から特定されるファイリングシステムから該識別子
から特定される文書を取り出す文書取出手段と、前記文
書取出手段が取り出した文書を該文書の識別子と文書の
登録を意味する文字列とを含んだ応答メールに添付し、
該応答メールを前記指示メールの返信先に送信する応答
メール送信手段と、前記応答メールに含めた識別子と文
書の登録を意味する文字列とを含み、文書が添付された
登録メールを受信する登録メール受信手段と、前記登録
メール受信手段が受信した登録メールに添付された文書
を該登録メールに含まれる識別子から特定されるファイ
リングシステムに該識別子から特定される文書として登
録する文書登録手段とを具備することを特徴とする。

【００２３】

【発明の実施の形態】以下、この発明に係る電子文書の
ファイリング方法および装置の一実施の形態について、
添付図面を参照して詳細に説明する。

【００２４】図１は、この発明を適用した電子文書ファ
イリングシステムの構成例を示した図である。

【００２５】同図に示すように、電子文書ファイリング
システムは、サーバコンピュータ１とサーバコンピュー
タ２、サーバコンピュータ３、複数のクライアント４
（４−１〜４−ｎ）をネットワーク５を介して接続して
構成される。サーバコンピュータ１では、ファイリング
サーバ１が動作し、サーバコンピュータ２では、メール
サーバ２１およびメールマネージャ２２が動作し、サー
バコンピュータ３では、ウェブサーバ３１が動作する。
各クライアントコンピュータ４（４−１〜４−ｎ）で
は、それぞれメールクライアント４１（４１−１〜４１
−ｎ）およびウェブブラウザ４２（４２−１〜４２−
２）が動作する。

【００２６】ファイリングサーバ１１は、ファイル（電
子文書）の登録や取り出し、検索、移動、コピー、削除
等のサービスを提供するとともに、ファイルやその属性
を管理する。メールサーバ２１は、メールの送受信サー
ビスを提供する。メールマネージャ２２は、所定のアド
レス（ファイリングサービス宛）のメールをメールサー
バ２１から取得するとともに、取得したメールを解析し
てファイリングサーバ１１に対してユーザの要求する処
理を依頼する等のサービスを提供する。ウェブサーバ３
１は、ウェブブラウザ４２に対してウェブページ等を提
供する。

【００２７】なお、ファイリングサーバ１１、メールサ
ーバ２１とメールマネージャ２２、ウェブサーバ３１
は、必ずしも別個のサーバコンピュータ上で動作させる
必要はなく、全てを同一のサーバコンピュータで動作さ
せてもよい。

【００２８】また、メールクライアント４１は、メール
の送受信を行うプログラムであり、添付ファイルを含む
メールの送受信が可能であれば、どのようなものでもよ
い。ウェブブラウザ４２は、ＨＴＭＬ等で記述されたウ
ェブページを表示するプログラムであり、ウェブページ
の記述に基づいてメールクライアント４１を起動（メー
ルの作成指示）できるものであればよい。

【００２９】なお、メールサーバ２１、ウェブサーバ３
１、メールクライアント４１、ウェブブラウザ４２は、
この電子文書ファイリングシステムに専用のものである
必要はなく、他のシステムと兼用可能であり、汎用のも
のを利用すればよい。

【００３０】図２は、電子文書ファイリングシステムの
論理的な構成を示した図である。電子文書ファイリング
システムのユーザは、所望の文書の検索等といった対話
的に行う処理を実行する際には、ウェブブラウザ４２を
利用してウェブサーバ３１に要求を発行する。ウェブサ
ーバ３１は、ウェブブラウザ４２からの要求に応じた処
理を行い、その結果として、ウェブページをウェブブラ
ウザ４２に提供するが、その際に必要に応じてファイリ
ングサーバ１１へ検索等の処理を依頼する。

【００３１】一方、ユーザは、ファイルの取得や登録と
いったファイルの転送を含む処理を実行する際には、メ
ールクライアント４１を利用して所定のメールをシステ
ム宛に送信する。このメールは、ウェブブラウザ４２と
メールクライアント４２の連携により作成されるもの
で、メールクライアント４１からメールサーバ２１に送
信される。メールサーバ２１に送信されたメールは、シ
ステム宛に配信され、メールマネージャ２２によって受
信される。その後、メールマネージャ２２は、受信した
メールの解析を行って、必要な処理をファイリングサー
バ１１に依頼する。依頼した処理がファイルの取り出し
等であった場合には、ファイリングサーバ１１からメー
ルマネージャ２２にファイルが返され、メールマネージ
ャ２２は、これをユーザ宛のメールに添付して送信す
る。

【００３２】次に、ユーザからの各要求に対する処理の
流れを説明するが、まず、ユーザが蓄積されているファ
イルのリスト表示を要求した場合を説明する。なお、以
下の説明では言及しないが、使用する電子メールに暗号
処理等のセキュリティを施すことが可能である。図３
は、リスト表示を行う場合の処理の流れを示した図であ
る。

【００３３】まず、ユーザがウェブブラウザ４２を操作
して所定のＵＲＬへのアクセスを行うと、ウェブブラウ
ザ４２からウェブサーバ３１に表示要求が発行される
（ステップ１００）。この表示要求を受けると、ウェブ
サーバ３１は、メニューページを表示するための表示デ
ータをウェブブラウザ４２に返し（ステップ１０１）、
ウェブブラウザ４２は、表示データに基づいて画面表示
を更新する（ステップ１０２）。

【００３４】続いて、ユーザがファイルの指定情報若し
くは検索条件を入力すると、ウェブブラウザ４２は、こ
れらの入力情報を含んだリスト表示要求を発行する（ス
テップ１０３）。この表示要求を受けたウェブサーバ３
１は、ファイルの指定情報若しくは検索条件をファイリ
ングサーバ１１に渡してファイルリストを要求する（ス
テップ１０４）。ファイリングサーバ１１は、ファイル
の指定情報若しくは検索条件に対応するファイルを抽出
し（ステップ１０５）、抽出したファイルの情報をファ
イルリストとしてウェブサーバに返す（ステップ１０
６）。

【００３５】ファイリングサーバ１１からファイルリス
トを取得したウェブサーバ３１は、取得したファイルリ
ストを表示するための表示データを生成し（ステップ１
０７）、生成した表示データをウェブブラウザ４２に返
し（ステップ１０８）、ウェブブラウザ４２は、表示デ
ータに基づいて画面表示を更新する（ステップ１０
９）。

【００３６】このような処理の結果、ウェブブラウザ４
２に表示されたファイルリストを参照してユーザが次の
処理を指示することになるが、表示されたファイルリス
トに所望のファイルが含まれていない場合には、再度上
述した処理を繰り返す。

【００３７】図４は、ウェブブラウザ２４でのファイル
リストの表示例を示した図である。同図に示すように、
ファイルリストを表示するウェブページ５０は、抽出さ
れたファイルのファイル名を表示するファイル名表示欄
５１と各ファイルのバージョンを示すバージョン表示欄
５２、各ファイルの状態を示す状態表示欄５３、ファイ
ルが編集中である場合、その編集者を示す編集者表示欄
５４、各ファイルに対して実行可能な処理を示す操作一
覧表示欄５５から構成される。

【００３８】ファイル名表示欄５１には、抽出されたフ
ァイルのファイル名の他、ディレクトリ名が表示される
場合がある。ディレクトリ名を表示した場合には、当該
ディレクトリ名に対応付けられたリンク情報により、ウ
ェブブラウザ４２がファイルの指定情報を含んだリスト
表示要求をウェブブラウザ３１に対して発行し、上述し
た処理を行って、当該ディレクトリ内のファイルリスト
を表示する。

【００３９】次に、ユーザにがファイルの編集取り出し
を要求した場合を説明する。ユーザによる編集取り出し
の要求は、ウェブページ５０の操作一覧表示欄５５に表
示されている「編集取出」をユーザが選択（例えば、マ
ウス等のポインティングデバイスによる指示）すること
で開始される。図５は、ファイルの編集取り出しを行う
場合の処理の流れを示した図である。

【００４０】操作一覧表示欄５５に表示されている「編
集取出」は、例えば、ＨＴＭＬにより、<a href="mailt
o:ID_1234567_chkout<WebFiler@abc.xyz.jp>">編集取出
</a>と記述されており、これを選択することで、メール
クライアント４１が起動してシステム宛の電子メールが
作成される（ステップ１２０）。ここで作成されたメー
ルは、図６に示すような形でメールクライアント４１の
画面に表示される。この電子メールの宛先は、［WebFil
er@abc.xyz.jp］であるが、ファイルを識別する［12345
67］と編集取り出しを指示する［chkout］を組み合わせ
た［ID_1234567_chkout］を付加することで、当該電子
メールは、処理要求を含めたものとなる。

【００４１】続いて、ユーザがメールクライアント４１
より、編集取り出しを指示する電子メールをシステム宛
に送信すると（ステップ１２１）、当該電子メールは、
メールサーバ２１により、システム宛に配信される（ス
テップ１２２）。

【００４２】一方、メールマネージャ２２は、定期的に
メールサーバ２１にアクセスしてシステム宛の電子メー
ルの有無を確認しており（ステップ１２３）、システム
宛の電子メールが配信されていると、当該電子メールを
取得する（ステップ１２４）。電子メールを取得したメ
ールマネージャ２２は、当該電子メールからコマンドの
抽出を行う（ステップ１２５）。コマンドの抽出は、当
該電子メールの宛先に含まれている［ID_1234567_chkou
t］を抽出することで行い、その処理要求と対象ファイ
ルの特定を行う。このとき、当該電子メールの差出人情
報若しくは返信先情報に基づいて、当該ユーザに指定さ
れたファイルに対するアクセス権があるか否かを確認す
る。

【００４３】コマンドを抽出したメールマネージャ２２
は、抽出したコマンド（編集取り出し要求）にしたがっ
て、ファイリングサーバ１１にファイルの編集取り出し
を要求する（ステップ１２６）。編集取り出し要求を受
けたファイリングサーバ１１は、当該ファイルが編集可
能な状態であることを確認した後に、その状態を編集中
に変更し（ステップ１２７）、当該ファイルをメールマ
ネージャ２２に渡す（ステップ１２８）。ただし、ファ
イリングサーバ１１は、編集取り出し要求を受けた際
に、該当するファイルが既に編集中である等の編集不可
能な状態にある場合には、その旨をメールマネージャ２
２に通知する。

【００４４】ファイリングサーバ１１からファイルを取
得したメールマネージャ２２は、先に受信した電子メー
ルの返信として、取得したファイルを添付した電子メー
ルを送信する（ステップ１２９）。この電子メールは、
メールサーバ２１により、ユーザ宛に配信される（ステ
ップ１３０）。

【００４５】その後、ユーザがメールクライアント４１
により受信した電子メールの有無を確認し（ステップ１
３１）、メールマネージャ２２から返信された電子メー
ルを受信すると（ステップ１３２）、メールクライアン
ト４１は、画面表示を更新して受信した電子メールを表
示する（ステップ１３３）。この電子メールは、図７に
示すような形でメールクライアント４１の画面に表示さ
れ、ユーザは、添付されたファイルに対して編集を行う
ことになる。

【００４６】また、ユーザが編集取り出し処理を実行し
た状態で、上述したリスト表示処理（図３参照）を実行
すると、その結果として、図８に示すようなウェブペー
ジ５０がウェブブラウザ４２に表示される。このウェブ
ページ５０では、ファイル名「組み立て図」（ファイル
名表示欄５１に表示）が、「編集中」の状態となり（状
態表示欄５３に表示）、その編集者が「富士太郎」であ
る（編集者表示欄５４に表示）ことが判る。また、この
状態では、操作一覧表示欄５５に表示される操作指示に
は、「編集取消」が追加されるとともに、「編集取出」
および「削除」がグレー表示（図中では、斜体文字で表
示している）になり、選択不能となる。これは、ステッ
プ１２７でファイリングサーバ１１がファイルの状態を
変更したことによるものである。

【００４７】次に、ユーザにが編集したファイルの登録
を要求した場合を説明する。図９は、ファイルの登録を
行う場合の処理の流れを示した図である。

【００４８】ユーザが先にファイルの編集取り出し処理
で取り出したファイルの編集を行い、当該ファイルを登
録する際には、当該ファイルを電子メールに添付してシ
ステム宛に送信する。この電子メールは、当該ファイル
を取り出した際にシステムから受信した電子メールの返
信先情報に基づいて作成する。ここで作成されたメール
は、図１０に示すような形でメールクライアント４１の
画面に表示される。この電子メールの宛先は、［WebFil
er@abc.xyz.jp］であるが、ファイルを識別する［12345
67］と登録を指示する［entry］を組み合わせた［ID_12
34567_entry］が付加されている。また、この電子メー
ルには、編集後のファイルを添付する。

【００４９】この電子メールをメールクライアント４１
より、システム宛に送信すると（ステップ１４０）、当
該電子メールは、メールサーバ２１により、システム宛
に配信される（ステップ１４１）。

【００５０】メールマネージャ２２は、定期的にメール
サーバ２１にアクセスしてシステム宛の電子メールの有
無を確認しており（ステップ１４２）、システム宛の電
子メールが配信されていると、当該電子メールを取得す
る（ステップ１４３）。電子メールを取得したメールマ
ネージャ２２は、当該電子メールからコマンドの抽出を
行う（ステップ１４４）。コマンドの抽出は、当該電子
メールの宛先に含まれている［ID_1234567_entry］を抽
出することで行い、その処理要求と対象ファイルの特定
を行う。このとき、当該電子メールの差出人情報若しく
は返信先情報に基づいて、当該ユーザに指定されたファ
イルに対するアクセス権（ファイルの登録権）があるか
否かを確認する。

【００５１】コマンドを抽出したメールマネージャ２２
は、抽出したコマンド（登録要求）にしたがって、ファ
イリングサーバ１１にファイルの登録を要求する（ステ
ップ１４５）。このとき、メールマネージャ２２は、電
子メールに添付されていたファイルをファイリングサー
バ１１に渡す。登録要求を受けたファイリングサーバ１
１は、当該ファイルを登録した後に、その状態を編集可
能に変更し（ステップ１４６）、その結果をメールマネ
ージャ２２に返す（ステップ１４７）。ただし、ファイ
リングサーバ１１は、登録が不可能である場合には、そ
の旨をメールマネージャ２２に通知する。

【００５２】ファイリングサーバ１１から登録結果通知
を受けたメールマネージャ２２は、先に受信した電子メ
ールの返信として、登録結果通知を含んだ電子メールを
送信する（ステップ１４８）。この電子メールは、メー
ルサーバ２１により、ユーザ宛に配信される（ステップ
１４９）。

【００５３】その後、ユーザがメールクライアント４１
により受信した電子メールの有無を確認し（ステップ１
５０）、メールマネージャ２２から返信された電子メー
ルを受信すると（ステップ１５１）、メールクライアン
ト４１は、画面表示を更新して受信した電子メールを表
示する（ステップ１５２）。

【００５４】ユーザが登録処理を実行した状態で、上述
したリスト表示処理（図３参照）を実行すると、その結
果として、図１１に示すようなウェブページ５０がウェ
ブブラウザ４２に表示される。このウェブページ５０で
は、登録したファイルの「バージョン」（バージョン表
示欄５２に表示）が、「２」に更新される。また、この
状態では、操作一覧表示欄５５に表示される操作指示に
は、編集時に選択不能であった「編集取出」および「削
除」が選択可能となる。

【００５５】次に、ユーザにがファイルの編集の取り消
しを要求した場合を説明する。ユーザによる編集取消の
要求は、ウェブページ５０の操作一覧表示欄５５に表示
されている「編集取消」（図８参照）をユーザが選択す
ることで開始される。図１２は、ファイルの編集取り出
しを行う場合の処理の流れを示した図である。

【００５６】操作一覧表示欄５５に表示されている「編
集取消」は、例えば、ＨＴＭＬにより、<a href="mailt
o:ID_1234567_cancel<WebFiler@abc.xyz.jp>">編集取消
</a>と記述されており、これを選択することで、メール
クライアント４１が起動してシステム宛の電子メールが
作成される（ステップ１６０）。ここで作成された電子
メールの宛先は、［WebFiler@abc.xyz.jp］に、ファイ
ルを識別する［1234567］と取消を指示する［cancel］
を組み合わせた［ID_1234567_cancel］が付加されたも
のとなる。

【００５７】この電子メールをメールクライアント４１
より、システム宛に送信すると（ステップ１６１）、当
該電子メールは、メールサーバ２１により、システム宛
に配信される（ステップ１６２）。

【００５８】メールマネージャ２２は、定期的にメール
サーバ２１にアクセスしてシステム宛の電子メールの有
無を確認しており（ステップ１６３）、システム宛の電
子メールが配信されていると、当該電子メールを取得す
る（ステップ１６４）。電子メールを取得したメールマ
ネージャ２２は、当該電子メールからコマンドの抽出を
行う（ステップ１６５）。コマンドの抽出は、当該電子
メールの宛先に含まれている［ID_1234567_cancel］を
抽出することで行い、その処理要求と対象ファイルの特
定を行う。このとき、当該電子メールの差出人情報若し
くは返信先情報に基づいて、当該ユーザに指定されたフ
ァイルに対するアクセス権（ファイルの編集取消権）が
あるか否かを確認する。

【００５９】コマンドを抽出したメールマネージャ２２
は、抽出したコマンド（編集取消要求）にしたがって、
ファイリングサーバ１１にファイルの編集取消を要求す
る（ステップ１６６）。編集取消要求を受けたファイリ
ングサーバ１１は、当該ファイルの状態を編集可能に変
更し（ステップ１６７）、その結果をメールマネージャ
２２に返す（ステップ１６８）。

【００６０】ファイリングサーバ１１から取消結果通知
を受けたメールマネージャ２２は、先に受信した電子メ
ールの返信として、取消結果通知を含んだ電子メールを
送信する（ステップ１６９）。この電子メールは、メー
ルサーバ２１により、ユーザ宛に配信される（ステップ
１７０）。

【００６１】その後、ユーザがメールクライアント４１
により受信した電子メールの有無を確認し（ステップ１
７１）、メールマネージャ２２から返信された電子メー
ルを受信すると（ステップ１７２）、メールクライアン
ト４１は、画面表示を更新して受信した電子メールを表
示する（ステップ１７３）。

【００６２】ところで、ファイルの編集取消処理は、フ
ァイルの転送を伴わない処理である。このため、ファイ
ルの編集取消処理は、電子メールを利用することなく行
うことが可能である。図１３は、電子メールを利用せず
にファイルの編集取消を行う場合の処理の流れを示した
図である。

【００６３】この場合には、操作一覧表示欄５５に表示
されている「編集取消」は、メールを作成するためのリ
ンク情報ではなく、ウェブサーバ３１へ編集取消を要求
するためのリンク情報を有する。

【００６４】ユーザが操作一覧表示欄５５に表示されて
いる「編集取消」を選択すると、ウェブブラウザ４２か
らウェブサーバ３１に編集取消要求が発行される（ステ
ップ１８０）。編集取消要求を受けたウェブサーバ３１
は、ウェブブラウザ４２に認証情報の送信を要求する
（ステップ１８１）。この要求に応じてユーザがウェブ
ブラウザ４２から認証情報を入力すると、入力された認
証情報は、ウェブサーバ３１に送信される（ステップ１
８２）。

【００６５】続いて、認証情報を受信したウェブサーバ
３１は、当該認証情報に基づいてユーザの認証を行い
（ステップ１８３）、認証に成功すると、ファイリング
サーバ１１に編集取消を要求する（ステップ１８４）。
ファイリングサーバ１１は、編集取消要求を受けると、
該当するファイルの状態を「編集中」から「編集可能」
に変更し（ステップ１８５）、その結果をウェブサーバ
３１に通知する（ステップ１８６）。この取消結果の通
知には、ファイルリストを含めるようにしてもよい。

【００６６】ファイリングサーバ１１から取消結果通知
を受けたウェブサーバ３１は、当該結果を表示するため
のデータを生成し（ステップ１８７）、生成した表示デ
ータをウェブブラウザ４２に送信する（ステップ１８
８）。そして、ウェブブラウザ４２は、表示データに基
づいて画面表示を更新する（ステップ１８９）。このと
き、ウェブブラウザ４２に表示されるウェブページは、
「ファイルの編集を取り消しました」といったメッセー
ジを表示するだけでもよいが、ファイリングサーバ１１
からの取消結果通知にファイルリストが含まれていた場
合には、図３に示したウェブページ５０と同様の表示を
行ってもよい。

【００６７】次に、ユーザにがファイルの削除を要求し
た場合を説明する。ユーザによるファイルの削除の要求
は、ウェブページ５０の操作一覧表示欄５５に表示され
ている「削除」（図３参照）をユーザが選択することで
開始される。図１４は、ファイルの削除を行う場合の処
理の流れを示した図である。

【００６８】操作一覧表示欄５５に表示されている「削
除」は、例えば、ＨＴＭＬにより、<a href="mailto:ID
_1234567_del<WebFiler@abc.xyz.jp>">削除</a>と記述
されており、これを選択することで、メールクライアン
ト４１が起動してシステム宛の電子メールが作成される
（ステップ２００）。ここで作成された電子メールの宛
先は、［WebFiler@abc.xyz.jp］に、ファイルを識別す
る［1234567］と削除を指示する［del］を組み合わせた
［ID_1234567_del］が付加されたものとなる。

【００６９】この電子メールをメールクライアント４１
より、システム宛に送信すると（ステップ２０１）、当
該電子メールは、メールサーバ２１により、システム宛
に配信される（ステップ２０２）。

【００７０】メールマネージャ２２は、定期的にメール
サーバ２１にアクセスしてシステム宛の電子メールの有
無を確認しており（ステップ２０３）、システム宛の電
子メールが配信されていると、当該電子メールを取得す
る（ステップ２０４）。電子メールを取得したメールマ
ネージャ２２は、当該電子メールからコマンドの抽出を
行う（ステップ２０５）。コマンドの抽出は、当該電子
メールの宛先に含まれている［ID_1234567_del］を抽出
することで行い、その処理要求と対象ファイルの特定を
行う。このとき、当該電子メールの差出人情報若しくは
返信先情報に基づいて、当該ユーザに指定されたファイ
ルに対するアクセス権（ファイルの削除権）があるか否
かを確認する。

【００７１】コマンドを抽出したメールマネージャ２２
は、抽出したコマンド（削除要求）にしたがって、ファ
イリングサーバ１１にファイルの削除を要求する（ステ
ップ２０６）。編集取消要求を受けたファイリングサー
バ１１は、当該ファイルを削除し（ステップ２０７）、
その結果をメールマネージャ２２に返す（ステップ２０
８）。

【００７２】ファイリングサーバ１１から削除結果通知
を受けたメールマネージャ２２は、先に受信した電子メ
ールの返信として、削除結果通知を含んだ電子メールを
送信する（ステップ２０９）。この電子メールは、メー
ルサーバ２１により、ユーザ宛に配信される（ステップ
２１０）。

【００７３】その後、ユーザがメールクライアント４１
により受信した電子メールの有無を確認し（ステップ２
１１）、メールマネージャ２２から返信された電子メー
ルを受信すると（ステップ２１２）、メールクライアン
ト４１は、画面表示を更新して受信した電子メールを表
示する（ステップ２１３）。

【００７４】なお、ファイルの削除処理も、ファイルの
転送を伴わない処理であるため、電子メールを利用する
ことなく行うことが可能であるが、その処理は、編集取
消処理の場合とほぼ同様であるため、ここでの説明は省
略する。

【００７５】次に、ユーザにがファイルの新規登録を要
求した場合を説明する。ユーザによるファイルの新規登
録の要求は、ウェブページ５０の操作一覧表示欄５５に
表示されている「新規登録」（図３参照）をユーザが選
択することで開始される。図１５は、ファイルの新規登
録を行う場合の処理の流れを示した図である。

【００７６】操作一覧表示欄５５に表示されている「新
規登録」は、例えば、ＨＴＭＬにより、<a href="mailt
o:ID_1234567_newentry<WebFiler@abc.xyz.jp>">削除</
a>と記述されており、これを選択することで、メールク
ライアント４１が起動してシステム宛の電子メールが作
成される（ステップ２２０）。ここで作成された電子メ
ールの宛先は、［WebFiler@abc.xyz.jp］に、ファイル
を識別する［1234567］と新規登録を指示する［newentr
y］を組み合わせた［ID_1234567_newentry］が付加され
たものとなる。

【００７７】この電子メールをメールクライアント４１
より、システム宛に送信すると（ステップ２２１）、当
該電子メールは、メールサーバ２１により、システム宛
に配信される（ステップ２２２）。

【００７８】メールマネージャ２２は、定期的にメール
サーバ２１にアクセスしてシステム宛の電子メールの有
無を確認しており（ステップ２２３）、システム宛の電
子メールが配信されていると、当該電子メールを取得す
る（ステップ２２４）。電子メールを取得したメールマ
ネージャ２２は、当該電子メールからコマンドの抽出を
行う（ステップ２２５）。コマンドの抽出は、当該電子
メールの宛先に含まれている［ID_1234567_newentry］
を抽出することで行い、その処理要求と対象ファイルの
特定を行う。このとき、当該電子メールの差出人情報若
しくは返信先情報に基づいて、当該ユーザに指定された
ディレクトリに対するアクセス権（ファイルの登録権）
があるか否かを確認する。

【００７９】コマンドを抽出したメールマネージャ２２
は、抽出したコマンド（新規登録要求）にしたがって、
ファイリングサーバ１１にファイルの登録を要求する
（ステップ２２６）。このとき、メールマネージャ２２
は、電子メールに添付されていたファイルをファイリン
グサーバ１１に渡す。登録要求を受けたファイリングサ
ーバ１１は、当該ファイルを登録した後に、その状態を
編集可能に変更し（ステップ２２７）、その結果をメー
ルマネージャ２２に返す（ステップ２２８）。ただし、
ファイリングサーバ１１は、登録が不可能である場合に
は、その旨をメールマネージャ２２に通知する。

【００８０】ファイリングサーバ１１から登録結果通知
を受けたメールマネージャ２２は、先に受信した電子メ
ールの返信として、登録結果通知を含んだ電子メールを
送信する（ステップ２２９）。この電子メールは、メー
ルサーバ２１により、ユーザ宛に配信される（ステップ
２３０）。

【００８１】その後、ユーザがメールクライアント４１
により受信した電子メールの有無を確認し（ステップ２
３１）、メールマネージャ２２から返信された電子メー
ルを受信すると（ステップ２３２）、メールクライアン
ト４１は、画面表示を更新して受信した電子メールを表
示する（ステップ２３３）。

【００８２】なお、ここでは、図３に示したウェブペー
ジ５０からファイルの新規登録処理のためのメールを作
成した例を説明したが、ディレクトリを特定していない
別のウェブページ（不図示）からファイルの新規登録処
理のためのメールを作成した場合には、ファイリングサ
ーバ１１は、デフォルトとして設定されている登録場所
（ディレクトリ）にファイルを登録する。

【００８３】次に、各部の動作を詳細に説明するが、こ
こでは、メールマネージャ２２とファイリングサーバ１
１の動作のみを説明し、汎用なものを利用可能なメール
サーバ２１、ウェブサーバ３１、メールクライアント４
１、ウェブブラウザ４２の動作の説明は省略する。

【００８４】図１６は、メールマネージャ２２の動作の
流れを示すフローチャートである。メールマネージャ２
２は、まず、メールサーバ２１にアクセスしてシステム
宛のメールの有無を確認する（ステップ３００）。シス
テム宛のメールが無かった場合には（ステップ３０１で
ＮＯ）、直ちに処理を終了するが、システム宛のメール
が有った場合には（ステップ３０１でＹＥＳ）、当該メ
ールを取得する（ステップ３０２）。

【００８５】続いて、取得したメールからコマンドを抽
出するとともに（ステップ３０３）、当該メールの差出
人情報若しくは返送先情報に基づいてユーザ認証を行う
（ステップ３０４）。

【００８６】ユーザ認証に成功したら（ステップ３０５
でＹＥＳ）、先に抽出したコマンドに基づいてファイリ
ングサーバ１１に要求を発行し（ステップ３０６）、そ
の結果を取得する（ステップ３０７）。その後、処理結
果を通知（ファイルの送信を含む）するためのメールを
作成し（ステップ３０８）、作成したメールをメールサ
ーバ２１に送出する（ステップ３０９）。

【００８７】一方、ユーザ認証に失敗した場合には（ス
テップ３０５でＮＯ）、ユーザにエラーを通知するため
のメールを作成し（ステップ３０８）、作成したメール
をメールサーバ２１に送出する（ステップ３０９）。

【００８８】なお、ステップ３０２で取得したメールが
複数あった場合には、ステップ３０３以降の処理をマル
チスレッドで処理し、各メールに対する処理を並行して
行う。また、ここに示した処理は、定期的に実行され、
システム宛のメール受信後に直ちに処理ができるように
する。

【００８９】次に、ファイリングサーバ１１の動作を各
要求に対応する動作としてそれぞれ説明する。図１７乃
至２２は、それぞれ、リスト表示要求、編集取出要求、
編集登録要求、編集取消要求、削除要求、新規登録要求
を受けた際のファイリングサーバ１１の動作の流れを示
すフローチャートである。

【００９０】ファイリングサーバ１１は、ウェブサーバ
３１からファイルリストの表示要求を受けた場合には、
そのリスト表示要求にファイルの検索条件が含まれてい
れば（ステップ４００でＮＯ）、当該条件に基づいてフ
ァイルの検索を行い（ステップ４０１）、検索されたフ
ァイルを抽出する（ステップ４０２）。そして、抽出結
果をウェブサーバ３１に送出する（ステップ４０３）。
また、リスト表示要求にファイルの指定情報、つまり、
ファイルが格納されているディレクトリの指定が含まれ
ていれば（ステップ４００でＹＥＳ）、指定されたディ
レクトリ内のファイルを抽出し（ステップ４０２）、抽
出結果をウェブサーバ３１に送出する（ステップ４０
３）。

【００９１】また、ファイリングサーバ１１は、メール
マネージャ２２からファイルの編集取出要求を受ける
と、まず、指定されたファイルの状態を確認する（ステ
ップ４１０）。確認の結果、ファイルが非ロック状態、
つまり、編集が可能な状態であれば（ステップ４１１で
ＮＯ）、当該ファイルをロック状態にし（ステップ４１
２）、ロックした日時を記憶する（ステップ４１３）。
そして、当該ファイルを取得して（ステップ４１４）、
メールマネージャ２２に送出する（ステップ４１５）。
一方、ファイルがロック状態、つまり、編集が禁止され
ている状態であった場合には（ステップ４１１でＹＥ
Ｓ）、メールマネージャ２２にエラーを通知する（ステ
ップ４１６）。なお、ステップ４１３でファイルのロッ
ク日時を記憶しているのは、一定時間取り出されたファ
イルが登録されなかった場合に、ユーザがファイルの編
集を放棄したものとみなして、ロックを解除し、他のユ
ーザによる編集を可能とするためである。

【００９２】また、ファイリングサーバ１１は、メール
マネージャ２２からファイルの編集登録要求を受ける
と、まず、指定されたファイルの状態を確認する（ステ
ップ４２０）。確認の結果、ファイルがロック状態であ
れば（ステップ４２１でＹＥＳ）、当該ファイルを登録
し（ステップ４２２）、そのロックを解除する（ステッ
プ４２３）。そして、その処理結果をメールマネージャ
２２に通知する（ステップ４２４）。一方、ファイルが
非ロック状態であった場合には（ステップ４２１でＮ
Ｏ）、当該ファイルの編集登録期間が経過しているもの
とみなして、メールマネージャ２２にエラーを通知する
（ステップ４２５）。なお、ファイルが非ロック状態で
あった場合には、当該ファイルは編集中でないため、登
録を受け付けてもよい。

【００９３】また、ファイリングサーバ１１は、メール
マネージャ２２若しくはウェブサーバ３１からファイル
の編集取消要求を受けると、まず、指定されたファイル
の状態を確認する（ステップ４３０）。確認の結果、フ
ァイルがロック状態であれば（ステップ４３１でＹＥ
Ｓ）、そのロックを解除する（ステップ４３２）。そし
て、その処理結果をメールマネージャ２２若しくはウェ
ブサーバ３１にに通知する（ステップ４３４）。なお、
編集取消要求がウェブサーバ３１からのものであって、
結果通知にファイルリストを含める場合には、ステップ
４３４の結果通知処理に先立ってファイルの抽出処理を
行う（ステップ４３３）。

【００９４】また、ファイリングサーバ１１は、メール
マネージャ２２若しくはウェブサーバ３１からファイル
の削除要求を受けると、まず、指定されたファイルの状
態を確認する（ステップ４４０）。確認の結果、ファイ
ルが非ロック状態であれば（ステップ４４１でＮＯ）、
当該ファイルを削除する（ステップ４４２）。そして、
その処理結果をメールマネージャ２２若しくはウェブサ
ーバ３１にに通知する（ステップ４４４）。このとき、
編集取消要求がウェブサーバ３１からのものであって、
結果通知にファイルリストを含める場合には、ステップ
４４４の結果通知処理に先立ってファイルの抽出処理を
行う（ステップ４４３）。一方、削除指定されたファイ
ルがロック状態であった場合には（ステップ４４１でＹ
ＥＳ）、メールマネージャ２２若しくはウェブサーバ３
１にエラーを通知する。

【００９５】また、ファイリングサーバ１１は、メール
マネージャ２２からファイルの新規登録要求を受ける
と、この新規登録要求とともにファイルの格納場所が指
定されていなければ（ステップ４５０でＮＯ）、デフォ
ルトの格納場所を設定する（ステップ４５１）。その
後、または、ファイルの格納場所が指定されていた場合
には、設定若しくは指定された格納場所にファイルを登
録し（ステップ４５２）、その処理結果をメールマネー
ジャ２２に通知する（ステップ４５３）。

【００９６】さて、上述の説明では、ウェブブラウザ４
２とメールクライアント４１を連携させてシステム宛の
メールを作成するようにしていたが、ウェブブラウザ４
２の操作によりウェブサーバ３１がメールを作成するよ
うにしてもよい。

【００９７】この場合には、ウェブサーバ３１が作成し
たメールをメールクライアント４１で受信し、これに対
する返信を行うことで上述した各種操作を実行すること
ができる。ただし、この場合には、ウェブサーバ３１へ
接続する段階でユーザ認証を行うことが望ましい（シス
テムが返信されたメールに基づいて認証を行ってもよ
い）。

【００９８】また、この場合には、編集したファイルを
登録する編集登録処理もウェブブラウザ４２から指示す
ることが可能である。例えば、ウェブサーバ３１へアク
セスした際に、ユーザ認証を行っていれば、編集中のユ
ーザがリスト表示を閲覧すると、図２３に示すように、
操作一覧表示欄５５で「編集登録」が選択できるように
なる。そして、これを選択することで編集登録処理が可
能となる。

【００９９】図２４は、ウェブブラウザ４２から編集登
録処理を開始する場合の処理の流れを示した図である。

【０１００】ユーザが先にファイルの編集取り出し処理
で取り出したファイルの編集を行った後、ウェブブラウ
ザ４２からウェブサーバ４１へアクセスしてリスト表示
を得て、操作一覧表示欄５５の「編集登録」を選択する
と、ウェブブラウザ４２からウェブサーバ３１に編集登
録要求が発行される（ステップ５００）。編集登録要求
を受けたウェブサーバ３１は、ウェブブラウザ４２に認
証情報を要求し（ステップ５０１）、これに応じてウェ
ブブラウザ４２が認証情報を返すと（ステップ５０
２）、ウェブサーバ３１は、認証処理を行う（ステップ
５０３）。このとき、ウェブブラウザ４２から送られる
認証情報は、ウェブブラウザ４２が記憶していれば（記
憶する設定となっているか、先の処理でユーザにより入
力された場合）ユーザに認証情報の入力を求める必要は
ない。

【０１０１】続いて、ウェブサーバ３１は、ユーザ宛の
登録メールを作成し（ステップ５０４）、作成した登録
メールをメールサーバ２１に送信する（ステップ５０
５）。そして、メールサーバ２１が当該電子メールをユ
ーザ宛に配信する（ステップ５０６）。

【０１０２】その後、ユーザがメールクライアント４１
により受信した電子メールの有無を確認し（ステップ５
０７）、電子メールを受信すると（ステップ５０８）、
ユーザは、当該電子メールの返信メールに登録するファ
イルを添付して、システム宛に送信する（ステップ５０
９）。この返信メールは、メールサーバ２１により、シ
ステム宛に配信される（ステップ５１０）。

【０１０３】メールマネージャ２２は、定期的にメール
サーバ２１にアクセスしてシステム宛の電子メールの有
無を確認しており（ステップ５１１）、システム宛の電
子メールが配信されていると、当該電子メールを取得す
る（ステップ５１２）。電子メールを取得したメールマ
ネージャ２２は、当該電子メールからコマンドの抽出を
行う（ステップ５１３）。

【０１０４】コマンドを抽出したメールマネージャ２２
は、抽出したコマンド（登録要求）にしたがって、ファ
イリングサーバ１１にファイルの登録を要求する（ステ
ップ５１４）。このとき、メールマネージャ２２は、電
子メールに添付されていたファイルをファイリングサー
バ１１に渡す。登録要求を受けたファイリングサーバ１
１は、当該ファイルを登録した後に、その状態を編集可
能に変更し（ステップ５１５）、その結果をメールマネ
ージャ２２に返す（ステップ５１６）。ただし、ファイ
リングサーバ１１は、登録が不可能である場合には、そ
の旨をメールマネージャ２２に通知する。

【０１０５】ファイリングサーバ１１から登録結果通知
を受けたメールマネージャ２２は、先に受信した電子メ
ールの返信として、登録結果通知を含んだ電子メールを
送信する（ステップ５１７）。この電子メールは、メー
ルサーバ２１により、ユーザ宛に配信される（ステップ
５１８）。

【０１０６】その後、ユーザがメールクライアント４１
により受信した電子メールの有無を確認し（ステップ５
１９）、メールマネージャ２２から返信された電子メー
ルを受信すると（ステップ５２０）、メールクライアン
ト４１は、画面表示を更新して受信した電子メールを表
示する（ステップ５２１）。

【０１０７】なお、ここでは、編集登録処理のみを説明
したが、他の処理についても同様にウェブサーバ３１が
メールを作成してユーザ宛に配信し、このメールに基づ
いてユーザが各種処理をシステムに要求することができ
る。

【０１０８】

【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、電子文書等のファイルを蓄積、管理するファイリン
グサーバに対する処理のうち、ファイルの検索等の対話
的な処理をウェブブラウザからウェブサーバを介して行
い、ファイルの転送を含む処理をメールクライアントと
メールマネージャの間で授受される電子メールを利用し
て行うように構成したので、電子メールのみを用いたシ
ステムと比較して、検索等の対話的処理を容易に行うこ
とができ、ウェブブラウザのみで処理を行うシステムと
比較して、ファイルの登録が容易にできるとともに、編
集中のファイルのロック等の処理を容易に行うことがで
きる。

【０１０９】また、ユーザは、汎用のメールクライアン
トとウェブブラウザを利用するだけで、ファイリングサ
ーバにアクセスすることができるため、ファイリングシ
ステムを使うためだけに新たなプログラムの操作方法を
学習する必要が無くなる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明を適用した電子文書ファイリングシス
テムの構成例を示した図である。

【図２】電子文書ファイリングシステムの論理的な構成
を示した図である。

【図３】リスト表示を行う場合の処理の流れを示した図
である。

【図４】ウェブブラウザ２４でのファイルリストの表示
例を示した図である。

【図５】ファイルの編集取り出しを行う場合の処理の流
れを示した図である。

【図６】メールクライアント４１の画面に表示されるメ
ールの例を示した図（１）である。

【図７】メールクライアント４１の画面に表示されるメ
ールの例を示した図（２）である。

【図８】ウェブブラウザ４２に表示されるウェブページ
５０の例を示した図（１）である。

【図９】ファイルの登録を行う場合の処理の流れを示し
た図である。

【図１０】メールクライアント４１の画面に表示される
メールの例を示した図（３）である。

【図１１】ウェブブラウザ４２に表示されるウェブペー
ジ５０の例を示した図（２）である。

【図１２】ファイルの編集取り出しを行う場合の処理の
流れを示した図である。

【図１３】電子メールを利用せずにファイルの編集取消
を行う場合の処理の流れを示した図である。

【図１４】ファイルの削除を行う場合の処理の流れを示
した図である。

【図１５】ファイルの新規登録を行う場合の処理の流れ
を示した図である。

【図１６】メールマネージャ２２の動作の流れを示すフ
ローチャートである。

【図１７】リスト表示要求を受けた際のファイリングサ
ーバ１１の動作の流れを示すフローチャートである。

【図１８】編集取出要求を受けた際のファイリングサー
バ１１の動作の流れを示すフローチャートである。

【図１９】編集登録要求を受けた際のファイリングサー
バ１１の動作の流れを示すフローチャートである。

【図２０】編集取消要求を受けた際のファイリングサー
バ１１の動作の流れを示すフローチャートである。

【図２１】削除要求を受けた際のファイリングサーバ１
１の動作の流れを示すフローチャートである。

【図２２】新規登録要求を受けた際のファイリングサー
バ１１の動作の流れを示すフローチャートである。

【図２３】ウェブブラウザ４２に表示されるウェブペー
ジ５０の例を示した図（３）である。

【図２４】ウェブブラウザ４２から編集登録処理を開始
する場合の処理の流れを示した図である。

【符号の説明】

１ サーバコンピュータ ２ サーバコンピュータ ３ サーバコンピュータ ４、４−１〜４−ｎ クライアントコンピュータ ５ ネットワーク １１ ファイリングサーバ ２１ メールサーバ ２２ メールマネージャ ３１ ウェブサーバ ４１、４１−１〜４１−ｎ メールクライアント ４２、４２−１〜４２−ｎ ウェブブラウザ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 17/30 ２３０ Ｇ０６Ｆ 17/30 ２３０Ｚ

Claims (14)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子文書の蓄積および管理を行うファイ
   リングシステムに対して各種処理を行う電子文書のファ
   イリング方法において、 電子文書の指定および電子文書の格納場所の指定を含む
   第１の処理と、電子文書の転送を含む第２の処理とをそ
   れぞれ異なるクライアントから行うことを特徴とする電
   子文書のファイリング方法。
2. 【請求項２】 前記第１の処理をウェブクライアントで
   行い、前記第２の処理をメールクライアントで行うこと
   を特徴とする請求項１記載の電子文書のファイリング方
   法。
3. 【請求項３】 前記第２の処理は、 前記第１の処理の実行に際して前記ウェブクライアント
   が表示したウェブページの記述に基づいて作成される電
   子メールを前記ファイリングシステムに送信することに
   より開始されることを特徴とする請求項２記載の電子文
   書のファイリング方法。
4. 【請求項４】 前記第２の処理は、 前記第１の処理の実行に際して前記ウェブクライアント
   が発行した指示に基づいて前記ファイリングシステムが
   前記メールクライアント宛に電子メールを送信すること
   により開始されることを特徴とする請求項２記載の電子
   文書のファイリング方法。
5. 【請求項５】 電子文書の蓄積および管理を行うファイ
   リングシステムに対して各種処理を行う電子文書のファ
   イリング方法において、 前記ファイリングシステムとの間で通信を行って処理を
   実行し、該通信に際して、電子文書の指定および電子文
   書の格納場所の指定を含む第１の処理と、電子文書の転
   送を含む第２の処理とでそれぞれ異なるプロトコルを用
   いることを特徴とする電子文書のファイリング方法。
6. 【請求項６】 電子文書の蓄積および管理を行うファイ
   リングシステムに対して各種処理を行う電子文書のファ
   イリング方法において、 ファイリングシステムおよび文書を特定する識別子と、
   文書の取り出しを意味する文字列とを内容として含む指
   示メールを送信し、 前記指示メールに応答して送信される前記識別子に対応
   する文書が添付された応答メールを受信し、 前記応答メールに返信先若しくは内容として記載された
   情報に基づいて、前記識別子と文書の登録を意味する文
   字列とを含んだ登録メールを作成し、該作成した登録メ
   ールにユーザにより指示された文書を添付して送信する
   ことを特徴とする電子文書のファイリング方法。
7. 【請求項７】 電子文書の蓄積および管理を行うファイ
   リングシステムに対して各種処理を行う電子文書のファ
   イリング方法において、 ファイリングシステムおよび文書を特定する識別子と、
   文書の取り出しを意味する文字列とを内容として含む指
   示メールを受信し、 前記指示メールに含まれる識別子から特定されるファイ
   リングシステムから該識別子から特定される文書を取り
   出し、該取り出した文書を該文書の識別子と文書の登録
   を意味する文字列とを含んだ応答メールに添付して前記
   指示メールの返信先に送信し、 前記応答メールに含めた識別子と文書の登録を意味する
   文字列とを含み、文書が添付された登録メールを受信
   し、 前記登録メールに添付された文書を前記登録メールに含
   まれる識別子から特定されるファイリングシステムに該
   識別子から特定される文書として登録することを特徴と
   する電子文書のファイリング方法。
8. 【請求項８】 電子文書の蓄積および管理を行う電子文
   書のファイリング装置において、 電子文書の蓄積および管理を行う文書管理手段と、 第１のクライアントとの間で、前記文書管理手段に蓄積
   された電子文書の指定および前記文書管理手段に蓄積す
   る電子文書の格納場所の指定を含む第１の処理を実行す
   る第１の文書処理手段と、 第２のクライアントとの間で、前記文書管理手段に蓄積
   された電子文書の送信および前記文書管理手段に蓄積す
   る電子文書の受信を含む第２の処理を実行する第２の文
   書処理手段とを具備することを特徴とする電子文書のフ
   ァイリング装置。
9. 【請求項９】 前記第１のクライアントは、ウェブクラ
   イアントであり、前記第１の文書処理手段は、前記第１
   のクライアントにウェブページを提供し、 前記第２のクライアントは、メールクライアントであ
   り、前記第２の文書処理手段は、前記第１のクライアン
   トとの間で電子メールの送受信を行うことを特徴とする
   請求項８記載の電子文書のファイリング装置。
10. 【請求項１０】 前記第１の文書処理手段は、 前記メールクライアントが前記第２の文書処理手段宛に
    送信する電子メールを作成する際に利用する情報を含ん
    だウェブページを前記ウェブクライアントに提供するこ
    とを特徴とする請求項９記載の電子文書のファイリング
    装置。
11. 【請求項１１】 前記第２の文書処理手段は、 前記メールクライアントから送信された電子メールに基
    づいて認証処理を行うことを特徴とする請求項１０記載
    の電子文書のファイリング方法。
12. 【請求項１２】 前記第１の文書処理手段は、 提供したウェブページに基づく前記ウェブクライアント
    からの指示に応じて電子メールを作成し、該作成した電
    子メールを前記メールクライアント宛に送信することを
    特徴とする請求項９記載の電子文書のファイリング装
    置。
13. 【請求項１３】 前記第１の文書処理手段は、 前記ウェブクライアントを認証した後に、前記ウェブペ
    ージの提供を行うことを特徴とする請求項１２記載の電
    子文書のファイリング装置。
14. 【請求項１４】 電子文書の蓄積および管理を行う電子
    文書のファイリング装置において、 ファイリングシステムおよび文書を特定する識別子と、
    文書の取り出しを意味する文字列とを内容として含む指
    示メールを受信する指示メール受信手段と、 前記指示メール受信手段が受信した指示メールに含まれ
    る識別子から特定されるファイリングシステムから該識
    別子から特定される文書を取り出す文書取出手段と、 前記文書取出手段が取り出した文書を該文書の識別子と
    文書の登録を意味する文字列とを含んだ応答メールに添
    付し、該応答メールを前記指示メールの返信先に送信す
    る応答メール送信手段と、 前記応答メールに含めた識別子と文書の登録を意味する
    文字列とを含み、文書が添付された登録メールを受信す
    る登録メール受信手段と、 前記登録メール受信手段が受信した登録メールに添付さ
    れた文書を該登録メールに含まれる識別子から特定され
    るファイリングシステムに該識別子から特定される文書
    として登録する文書登録手段とを具備することを特徴と
    する電子文書のファイリング装置。