CN115907662A - 一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，具体涉及在项目各参与单位间的工程文件收发技术领域，包括发文模块、收文回复模块和文件归档模块，所述发文模块的输出端、收文回复模块的输出端与文件归档模块的输入端相连接。本发明适用于工程项目中业主、管理公司、设计院、各承包单位等不同的项目合同参与方，基于云存储技术下的互联网智能平台，通过多用户交互协同，实现工程项目实施各场景中的文件发文管理、文件回复、归档管理问题，能够自动启用收文回复流程，根据回复意见状态自动判断是否终止流程，且对文件状态和内容进行实时归档、记录，便于后期查看，提高了文件传输的时效性和反馈效率，从而提高工作处理效率。
Description
技术领域
本发明涉及工程文件收发管理技术领域，具体涉一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统。
背景技术
工程项目往往合同数量较多，且涉及业主、设计院、管理方、各承包商的多方沟通，因此进行正式的沟通确认会产生大量的来往文件。目前，工程行业标准化及互联网化程度仍有待提升，大量项目管理人员仍然采用纸质文件管理模式，文件线下递送、过会、审批、签署，存在流程多、签署耗时长的问题。同时，大量工程项目纸质文件难以有效的查收和有效存储，容易出现丢失，往往公司需配备很多专门的资料员，投入大量时间和精力进行归类、整理、查找，效率低下。
为了改善此类问题，工程项目企业通常用数字化工具进行项目文件的发文、文件回复及归档管理，目前主要有以下几种方式：1)邮件：目前使用度较高的项目文件沟通方式，但仅支持信息带文件的沟通，无法实现对多家单位发文的回复追踪管理；2)OA系统：市面已有不少OA系统，但OA系统通常面向所有行业，在信息交互、收发文审批、文件存储方面为相互独立的版块，不能满足工程行业跨单位进行收发文，跨单位进行文件回复3)公司定制系统：定制系统通常考虑到本公司的数据及文件安全性，只赋予公司内部人员相应的使用权限，无法实现公司对外直接的文件交互和管理，因此在实际使用场景中，通常需要在传统或基于社交软件、邮件的沟通上二次进行文件的信息整理、上传和归纳存档，加剧文件收发管理的工作量。
但是上述三种方式，仍然存在各种问题，影响工程文件的时效性和反馈效率，从而影响工程项目进行的效率。
所以需要一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统来解决问题。
发明内容
为此，本发明提供一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，适用于工程项目中业主、管理公司、设计院、各承包单位等不同的项目合同参与方，基于云存储技术下的互联网智能平台，通过不同用户的独立账号进行交互协同，可以真正实现工程项目实施各场景中的文件管理问题，以解决上述背景技术中提出的问题。
为了实现上述目的，本发明实施例提供如下技术方案：一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，包括
发文模块，所述发文模块包括不同形式的发文单元、发文撤回单元、发文转发单元、发文修改再发单元、发文关闭单元和文件传阅记录单元，不同形式的所述发文单元支持一次对多家单位发文、调用其他模块表单进行发文、关联文件类型、专业、位置/区域等不同属性，所述发文撤回单元用于撤回已经发送的文件，所述发文转发单元用于转发已经发送的文件，所述发文修改再发单元用于对已经发送的文件版本修改后再进行发送，所述发文关闭单元用于对已经发送的文件进行追踪关闭，所述发文传阅记录单元用于查看此文件的传阅记录；
用于对收文征询相关单位回复意见并做出正式回复给发文方的收文回复模块，所述收文回复模块包括自动启用回复流程单元、流程终止条件判断单元、意见汇总和选择及正式回复单元，所述自动启用回复流程单元根据收文的文件类型自动启用已定义好的回复流程，所述流程终止条件判断单元根据流程中回复人的回复意见，自动判断流程是否终止及回复意见返回方，所述意见选择及正式回复单元用于回复流程终止后，收文人可对意见进行选择后正式回复给发文人；
用于自动归档在该文件系统中所有的发文文件与收文文件的文件归档模块，所述文件归档模块包括自动归档单元和文件打包单元，所述自动归档单元根据收发文的各种属性，按不同的存档目录，生成目录层级自动归档，所述文件打包单元用于按不同的存档目录在线打包下载所需文件；
所述发文模块的输出端和收文回复模块的输出端均与文件归档模块的输入端相连接。
作为本发明的优选方案，所述发文单元支持一次对多家单位进行发文，生成一个父项与多个子项；
对于上述发文的文件主编码保持一致，并对多个子项的回复状态分别进行追踪。
作为本发明的优选方案，所述发文撤回单元用于撤回已经发送的文件；
发文撤回单元撤回文件后，保留撤回记录并通知收文方，被撤回的文件可以修改再发，已撤回文件的编码可以继续使用。
作为本发明的优选方案，所述发文转发单元用于转发已经发送的文件；
转发后的文件会自动生成子项，与原文件主编码保持一致，可对各子项文件的回复状态分别进行追踪。
作为本发明的优选方案，所述发文修改再发单元用于对已经发送的文件版本修改后再进行发送；
修改后的文件版本绑定历史版本文件，且修改前后的文件主编码保持一致，会根据修改次数自动生成版本顺序号。
作为本发明的优选方案，所述自动启用回复流程单元根据收文的文件类型自动启用已定义好的回复流程；
自动启用回复流程单元收到该类型的文件时，自动选择收文回复流程，无须再进行重复设置。
作为本发明的优选方案，所述文件回复流程终止条件判断单元根据流程中回复人的回复意见；
文件回复流程终止条件判断单元自动判断回复流程是否终止，当流程终止时，所有回复人意见，根据设置条件，自动返回给发文方或收文方。
作为本发明的优选方案，所述自动归档单元根据收发文的各种文件属性；
自动归档单元按不同的存档目录生成目录层级自动归档，如从合同包、文件类型、专业、位置/区域等不同维度进行存档，并设置显示层级进行展示。
作为本发明的优选方案，所述文件打包单元用于按不同的存档目录在线打包下载所需文件；
在文件打包单元中查看打包文件的下载记录。
在上述技术方案中，本发明提供的技术效果和优点：
1、本发明用于工程项目中，实现多家单位进行发文，分别进行文件回复追踪，且每个发文都可以进行撤回，并进行修改再发，转发，文件编码可继续使用，文件编码根据转发顺序自动标识顺序号，可分别对每个收文单位的回复状态进行追踪，另外自动启用收文回复流程，在收文回复流程中，根据回复意见状态自动判断是否终止流程，流程终止后，可自动判断将所有意见返回给收文人或发文人，按收发文的属性，自动按不同维度的目录层级进行归档，可在线进行打包下载，查看下载记录，对工程文件协同管理，提高了文件传输的时效性和反馈效率，从而提高工作处理效率。
附图说明
为了更清楚地说明本申请实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明中记载的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1为本发明提供的收发文件及归档整体流程图；
图2为本发明提供的文件发文流程图；
图3为本发明提供的收文回复流程图。
具体实施方式
为了使本领域的技术人员更好地理解本发明的技术方案，下面将结合附图对本发明作进一步的详细介绍。
本发明提供了如图1-3所示的一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，包括发文模块，发文模块包括不同形式的发文单元、发文撤回单元、发文转发单元、发文修改再发单元、发文关闭单元和文件传阅记录单元，不同形式的发文单元支持一次对多家单位发文、调用其他模块表单进行发文、关联文件类型、专业、位置/区域等不同属性，发文撤回单元用于撤回已经发送的文件，发文转发单元用于转发已经发送的文件，发文修改再发单元用于对已经发送的文件版本修改后再进行发送，发文关闭单元用于对已经发送的文件进行追踪关闭，发文传阅记录单元用于查看此文件的传阅记录；
用于对收文征询相关单位回复意见并做出正式回复给发文方的收文回复模块，收文回复模块包括自动启用回复流程单元、流程终止条件判断单元、意见汇总和选择及正式回复单元，自动启用回复流程单元根据收文的文件类型自动启用已定义好的回复流程，流程终止条件判断单元根据流程中回复人的回复意见，自动判断流程是否终止及回复意见返回方，意见选择及正式回复单元用于回复流程终止后，收文人可对意见进行选择后正式回复给发文人；
用于自动归档在该文件系统中所有的发文文件与收文文件的文件归档模块，文件归档模块包括自动归档单元和文件打包单元，自动归档单元根据收发文的各种属性，按不同的存档目录，生成目录层级自动归档，文件打包单元用于按不同的存档目录在线打包下载所需文件；
发文模块的输出端和收文回复模块的输出端均与文件归档模块的输入端相连接。
进一步的，在上述技术方案中发文单元支持一次对多家单位进行发文，生成一个父项与多个子项；
发文单元的连接端设有文件编码系统，且文件编码系统对于上述发文的文件主编码保持一致，发文单元的连接端还具有文件回复追踪，文件回复追踪对多个子项的回复状态分别进行追踪。
进一步的，在上述技术方案中发文撤回单元用于撤回已经发送的文件；
发文撤回单元撤回文件后，保留撤回记录并通知收文方，被撤回的文件可以修改再发，已撤回文件的编码可以继续使用。
进一步的，在上述技术方案中发文转发单元用于转发已经发送的文件；
转发后的文件会自动生成子项，与原文件主编码保持一致，可对各子项文件的回复状态分别进行追踪。
进一步的，在上述技术方案中发文修改再发单元用于对已经发送的文件版本修改后再进行发送；
修改后的文件版本绑定历史版本文件，且修改前后的文件主编码保持一致，会根据修改次数自动生成版本顺序号。
进一步的，在上述技术方案中自动启用回复流程单元根据收文的文件类型自动启用已定义好的回复流程；
自动启用回复流程单元收到该类型的文件时，自动选择收文回复流程，无须再进行重复设置。
进一步的，在上述技术方案中文件回复流程终止条件判断单元根据流程中回复人的回复意见；
文件回复流程终止条件判断单元自动判断回复流程是否终止，当流程终止时，所有回复人意见，根据设置条件，自动返回给发文方或收文方。
进一步的，在上述技术方案中自动归档单元根据收发文的各种文件属性；
自动归档单元按不同的存档目录生成目录层级自动归档，如从合同包、文件类型、专业、位置/区域等不同维度进行存档，并设置显示层级进行展示。
进一步的，在上述技术方案中文件打包单元用于按不同的存档目录在线打包下载所需文件；
在文件打包单元中查看打包文件的下载记录。
发明提供的基于智能云平台的工程文件协同管理系统在使用时，其工作过程为：
如图1所示，收发文件及其归档运行时，首先通过文件编制生成系统文件或者录入系统外文件，然后通过文件发文，通过审批流程配合文件的处理(包括文件撤回、文件转发和文件修改再发)，在审批通过后发送至接收方，并同时进行文件归档，接收方可对文件进行传阅和回复；
如图2所示，文件发文时，可进行多家单位发文、调用其他模块表单进行发文、撤回已经发送的文件、转发已经发送的文件、对已经发送的文件版本修改后再进行发送，且对上述操作及各个环节的文件进行记录，最后归档；
如图3所示，收文回复时，通过流程终止判断，当流程终止判断为终止时，将信息反馈给意见返回方，对于文件收文，发文人的文件收文自动进行正式回复，或者至收文人处，文件收文到达收文人进行正式回复；对于文件发文，发文人自动进行接收回复，或者文件发文的发文人接收回复，上述文件和流程记录均进行归档。
以上只通过说明的方式描述了本发明的某些示范性实施例，毋庸置疑，对于本领域的普通技术人员，在不偏离本发明的精神和范围的情况下，可以用各种不同的方式对所描述的实施例进行修正。因此，上述附图和描述在本质上是说明性的，不应理解为对本发明权利要求保护范围的限制。
Claims (9)
1.一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，其特征在于：包括
发文模块，所述发文模块包括不同形式的发文单元、发文撤回单元、发文转发单元、发文修改再发单元、发文关闭单元和文件传阅记录单元，不同形式的所述发文单元支持一次对多家单位发文、调用其他模块表单进行发文、关联文件类型、专业、位置/区域等不同属性，所述发文撤回单元用于撤回已经发送的文件，所述发文转发单元用于转发已经发送的文件，所述发文修改再发单元用于对已经发送的文件版本修改后再进行发送，所述发文关闭单元用于对已经发送的文件进行追踪关闭，所述发文传阅记录单元用于查看此文件的传阅记录；
用于对收文征询相关单位回复意见并做出正式回复给发文方的收文回复模块，所述收文回复模块包括自动启用回复流程单元、流程终止条件判断单元、意见汇总和选择及正式回复单元，所述自动启用回复流程单元根据收文的文件类型自动启用已定义好的回复流程，所述流程终止条件判断单元根据流程中回复人的回复意见，自动判断流程是否终止及回复意见返回方，所述意见选择及正式回复单元用于回复流程终止后，收文人可对意见进行选择后正式回复给发文人；
用于自动归档在该文件系统中所有的发文文件与收文文件的文件归档模块，所述文件归档模块包括自动归档单元和文件打包单元，所述自动归档单元根据收发文的各种属性，按不同的存档目录，生成目录层级自动归档，所述文件打包单元用于按不同的存档目录在线打包下载所需文件；
所述发文模块的输出端和收文回复模块的输出端均与文件归档模块的输入端相连接。
2.根据权利要求1所述的一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，其特征在于：所述发文单元支持一次对多家单位进行发文，生成一个父项与多个子项；
发文单元的连接端设有文件编码系统，且文件编码系统对于上述发文的文件主编码保持一致，发文单元的连接端还具有文件回复追踪，文件回复追踪对多个子项的回复状态分别进行追踪。
3.根据权利要求1所述的一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，其特征在于：所述发文撤回单元用于撤回已经发送的文件；
发文撤回单元撤回文件后，保留撤回记录并通知收文方，被撤回的文件可以修改再发，已撤回文件的编码可以继续使用。
4.根据权利要求1所述的一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，其特征在于：所述发文转发单元用于转发已经发送的文件；
转发后的文件会自动生成子项，与原文件主编码保持一致，可对各子项文件的回复状态分别进行追踪。
5.根据权利要求1所述的一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，其特征在于：所述发文修改再发单元用于对已经发送的文件版本修改后再进行发送；
修改后的文件版本绑定历史版本文件，且修改前后的文件主编码保持一致，会根据修改次数自动生成版本顺序号。
6.根据权利要求1所述的一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，其特征在于：所述自动启用回复流程单元根据收文的文件类型自动启用已定义好的回复流程；
自动启用回复流程单元收到该类型的文件时，自动选择收文回复流程，无须再进行重复设置。
7.根据权利要求1所述的一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，其特征在于：所述文件回复流程终止条件判断单元根据流程中回复人的回复意见；
文件回复流程终止条件判断单元自动判断回复流程是否终止，当流程终止时，所有回复人意见，根据设置条件，自动返回给发文方或收文方。
8.根据权利要求1所述的一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，其特征在于：所述自动归档单元根据收发文的各种文件属性；
自动归档单元按不同的存档目录生成目录层级自动归档，如从合同包、文件类型、专业、位置/区域等不同维度进行存档，并设置显示层级进行展示。
9.根据权利要求1所述的一种基于智能云平台的工程文件协同管理系统，其特征在于：所述文件打包单元用于按不同的存档目录在线打包下载所需文件；
在文件打包单元中查看打包文件的下载记录。
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