CN114140093A - 一种基于云平台的工程文件审批流转系统 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种基于云平台的工程文件审批流转系统，具体涉及建设工程项目文件管理领域，包括文件准备模块、文件审批模块、文件传阅模块、意见征询模块和存储模块；文件审批模块用于定义文件审批流程，包括定义审批流程、定义适用范围、定义审批人、通知设置、审批超期设置、关联模块，其中定义审批人包括定义常规审批人和定义条件审批人。本发明是基于云数据平台开发的一套文件审批、流转管理的系统，涵盖工程项目实施的各个环节和步骤，是一套完整的文件管理与控制体系，可作为工程建设领域的业主、项目管理公司、设计院、监理、施工总包等进行项目文件管理的平台。
Description
技术领域
本发明涉及建设工程项目文件管理领域，具体涉及一种基于云平台的工程文件审批流转系统。
背景技术
建设工程项目涉及到业主、设计单位、监理、总承包等多个项目建设参与方，项目实施过程中会产生大量的文件，包括合同文件等正式文件，也包括会议、质量、安全、进度等方面的管理和控制文件。在工程项目推进过程中，大量合同及重要文件需在多个项目参与方之间流转，并相应形成正式的确认及批复，对管理水平要求极高。
目前，还有大部分建设工程参与方，仍在实施传统纸质文件的流转和管理，效率低，费时费力，文控人员需要花费大量的人力与时间，且容易出现管理漏洞和混乱问题。有些工程建设相关单位已采用文件管理工具，但偏于文件存储，或者像邮件发送一样的简单流转，无法实现真正的文件管控。同时，难以实现和企业线下的文件管理体系相互打通。在文件审批方面，现有工具大多使用OA平台，没法和工程管理的相应模块关联。
因此，工程上急需一套完善的文件管控系统，可以实现文件编制、上传、审批、流转(分发、收阅、传阅、回复)、记录、归档等一系列功能。
本发明就是在这样的背景下应运而生的，基于云数据平台，实现真正对项目文件无纸化管控系统，高效便捷。
发明内容
本发明的目的是提供一种基于云平台的工程文件审批流转系统，运用了最新的移动互联网技术、云存储和云处理技术、大数据和智能处理技术，是基于云数据平台开发的一套文件审批、流转管理的系统，涵盖工程项目实施的各个环节和步骤，是一套完整的文件管理与控制体系，可作为工程建设领域的业主、项目管理公司、设计院、监理、施工总包等进行项目文件管理的平台。
为了实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种基于云平台的工程文件审批流转系统，包括文件准备模块、文件审批模块、文件传阅模块、意见征询模块和存储模块；
文件准备模块用于定义文件模板和类型；
文件审批模块用于定义文件审批流程，包括定义审批流程、定义适用范围、定义审批人、通知设置、审批超期设置、关联模块，其中定义审批人包括定义常规审批人和定义条件审批人，文件审批模块的适用范围为用于全部单位、仅适用于本单位或者部分单位；通知设置包括短信通知、邮件通知，根据文件类型选择适合的通知方式；
文件审批模块通过关联模块关联相应项目管理模块，项目管理模块包括合同建立审批、合同付款审批、合同变更审批、费用单审批、报销审批、材料设备送审、作业许可证、文件发送、文件回复；
对于常规审批人在同级审批中选择多个审批人，自行选择定义多个审批人的关系，可以是“或”、“且”，对于条件审批人根据审批流程所适用的工作包、合同包，批量按照条件定义审批人；
需要进行的审批会自动推送到审批人的我的审批模块，审批人可以添加审批意见，选择同意或退回，同时审批流的实时进展状态显示在流程中，审批记录可查询，可追溯，在审批文件汇总表，可展示；
我的文件模块用于发文汇总、收文汇总，我的文件模块关联有文控中心模块，文控中心模块用于发文汇总、收文汇总、归档文件汇总，用于根据需要搜索、查询、筛选。
文件传阅模块包括定义文件传阅流程、平行传阅、按顺序传阅、传阅人可以再次转发传阅、指定文件传阅的意见回复人；
对于收到的文件，需要公司内部传阅流转时，可以通过系统进行传阅流转；传阅接收人根据需要定义，可以平行传阅，无顺序要求；也可以按照指定的顺序进行传阅；当需要收集内部意见时，可以指定某传阅人进行意见回复；传阅记录可查询、可追溯。
意见征询模块用于对收到并需要回复的文件，先收集相关部门/单位的意见，汇总后一并回复；
对于收到的文件，当需要征询回复意见时，可以在系统内走意见征询模块，该意见征询模块根据需要自行定义，根据文件类型，选择适合的征询意见回复流程。
存储模块包括我的云盘，用于把所有文件按照事先定义的文档目录结构，保存在我的云盘里，便于查询和下载。
在上述技术方案中，本发明提供的技术效果和优点：
1、本发明运用了移动宽带、数据云存储、云处理、云备份，同时有PC版和手机版，数据完全同步，极大地方便了用户的使用，不受网络和办公地点的影响，随时随地进行工程文件处理、控制和管理。
2、本发明在线完成项目文件的审批、流转、传阅、回复，实现了真正的无纸化文件管理，节省人力资源、提高效率，非必要时不需要打印输出成纸质文件，真正做到环保、低碳。
3、本发明使得参与项目的各方在同一平台工作，系统不仅对单个文件按照既定的流程去处理，而且可以对系统内的所有文件进行汇总，可生成所需要的报表，极大的提高了工作效率，减少了人员操作造成的问题。
4、本发明中所有文件信息存在于云服务器的系统内，数据安全可靠，所有记录可查询、可追溯、可长期保存。
5、采用本发明可以为工程项目的各参见单位节省成本、提高效率，更加专业化、规范化地管理工程项目。
附图说明
为了更清楚地说明本申请实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明中记载的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1为本发明的工程项目文件管控平台图；
图2为本发明的工程项目文件审批、流转、回复总体流程图；
图3为本发明的文件审批定义图；
图4为本发明的我的文件和文控中心文件模块框架图；
图5为本发明的文件传阅流程图；
图6为本发明的文件回复、征询意见流程图。
具体实施方式
为了使本领域的技术人员更好地理解本发明的技术方案，下面将结合附图对本发明作进一步的详细介绍。
本发明提供了如图1-6所示的一种基于云平台的工程文件审批流转系统，本系统是覆盖了参与项目的所有单位，如业主、管理公司、设计、监理、施工总包、分包、供应商、专业咨询公司等，项目上需要的所有文件，都可以在本发明的系统内生成、审批、分发、流转、自动存档，本系统包括文件准备模块、文件审批模块、文件传阅模块、意见征询模块和存储模块。
文件准备模块用于定义文件模板和类型。
文件审批模块用于定义文件审批流程，包括定义审批流程、定义适用范围、定义审批人、通知设置、审批超期设置、关联模块，其中定义审批人包括定义常规审批人和定义条件审批人：
a.可根据需要自行定义审批流程；
b.定义该流程的适用范围：可适用于全部单位，可仅适用于本单位，也可选择部分单位适用；
c.选择关联的相应项目管理模块，项目管理模块包括合同建立审批、合同付款审批、合同变更审批、费用单审批、报销审批、材料设备送审、作业许可证、文件发送、文件回复；
d.选择审批人：可以在同级审批中选择多个，自行选择定义多个审批人的关系，可以是“或”“且”；
e.条件审批人：可以根据审批流程所适用的工作包、合同包，批量按照条件定义审批人；
f.通知设置：可以选择以短信或者邮件的方式，通知审批人，有需要审批的任务，可以根据文件类型，批量定义，选择适合的通知方式；
g.需要进行的审批会自动推送到审批人的我的审批模块，审批人可以查看要审批的文件，可以添加审批意见，选择同意或退回，同时审批流的实时进展状态显示在流程中；
h.审批记录可查询，可追溯；
i.在审批文件汇总表，可展示；我的文件模块用于发文汇总、收文汇总，我的文件模块关联有文控中心模块，文控中心模块用于发文汇总、收文汇总、归档文件汇总，用于根据需要搜索、查询、筛选。
文件传阅模块包括定义文件传阅流程、平行传阅、按顺序传阅、传阅人可以再次转发传阅、指定文件传阅的意见回复人：
a.对于收到的文件，需要公司内部传阅流转时，可以通过系统进行传阅流转；
b.传阅接收人可根据需要定义，可以平行传阅，无流转顺序要求；也可以按照指定的顺序进行传阅；
c.当需要收集内部意见时，可以指定某传阅人进行意见回复；
d.传阅记录可查询、可追溯。
意见征询模块用于对收到并需要回复的文件，先收集相关部门/单位的意见，汇总后一并回复：
a.对于收到的文件，当需要征询回复意见时，可以在系统内走征询意见流程；
b.该流程可以根据需要自行定义；
c.可以根据文件类型，选择适合的征询意见回复流程。
存储模块包括我的云盘，用于把所有文件按照事先定义的文档目录结构，保存在我的云盘里，便于查询和下载。
文件在工程项目管理中处于至关重要的地位，既是工程项目实施的依据，如设计文件、设计图纸，也是工程验收、备案、归档的实体信息载体，可用于工程项目实施全过程，甚至包括项目建成移交后的运营阶段。工程项目管理中参与的单位多，有建设方、设计院、监理、施工总包、施工分包、专业咨询公司等，互相之间均有大量的种类繁多的文件来往，同时工厂文件种类多、文件数量多。
本发明运用了最新的移动互联网技术、云存储和云处理技术、大数据和智能处理技术。
本发明是根据最新的项目管理方法和实践经验，基于云数据平台开发的一套文件审批、流转管理的系统，涵盖工程项目实施的各个环节和步骤，是一套完整的文件管理与控制体系。
本发明有PC版，也有手机App版，包括安卓版和iOS版。同时有个人文件(我的文件)和文控中心(和本项目相关的所有文件)。用户在电脑端无需下载安装任何软件，在给定的网址登陆账号和密码即可进入系统开始工作。手机App下载安装后，以独立的账号和密码进入系统，可以轻松处理文件。
本发明可以作为工程建设领域的业主、项目管理公司、设计院、监理、施工总包等进行项目文件管理的平台。
以上只通过说明的方式描述了本发明的某些示范性实施例，毋庸置疑，对于本领域的普通技术人员，在不偏离本发明的精神和范围的情况下，可以用各种不同的方式对所描述的实施例进行修正。因此，上述附图和描述在本质上是说明性的，不应理解为对本发明权利要求保护范围的限制。
Claims (8)
1.一种基于云平台的工程文件审批流转系统，其特征在于：包括文件准备模块、文件审批模块、文件传阅模块、意见征询模块和存储模块；
文件准备模块用于定义文件模板和类型；
文件审批模块用于定义文件审批流程，包括定义审批流程、定义适用范围、定义审批人、通知设置、审批超期设置、关联模块，其中定义审批人包括定义常规审批人和定义条件审批人；
文件传阅模块包括定义文件传阅流程、平行传阅、按顺序传阅、传阅人可以再次转发传阅、指定文件传阅的意见回复人；
意见征询模块用于对收到并需要回复的文件，先收集相关部门/单位的意见，汇总后一并回复；
存储模块包括我的云盘，用于把所有文件按照事先定义的文档目录结构，保存在我的云盘里，便于查询和下载。
2.根据权利要求1所述的一种基于云平台的工程文件审批流转系统，其特征在于：文件审批模块的适用范围为用于全部单位、仅适用于本单位或者部分单位。
3.根据权利要求1所述的一种基于云平台的工程文件审批流转系统，其特征在于：通知设置包括短信通知、邮件通知，根据文件类型选择适合的通知方式。
4.根据权利要求1所述的一种基于云平台的工程文件审批流转系统，其特征在于：文件审批模块通过关联模块关联相应项目管理模块，项目管理模块包括合同建立审批、合同付款审批、合同变更审批、费用单审批、报销审批、材料设备送审、作业许可证、文件发送、文件回复。
5.根据权利要求1所述的一种基于云平台的工程文件审批流转系统，其特征在于：对于常规审批人在同级审批中选择多个审批人，自行选择定义多个审批人的关系，可以是“或”、“且”，对于条件审批人根据审批流程所适用的工作包、合同包，批量按照条件定义审批人。
6.根据权利要求1所述的一种基于云平台的工程文件审批流转系统，其特征在于：需要进行的审批会自动推送到审批人的我的审批模块，审批人可以添加审批意见，选择同意或退回，同时审批流的实时进展状态显示在流程中，审批记录可查询，可追溯，在审批文件汇总表，可展示；我的文件模块用于发文汇总、收文汇总，我的文件模块关联有文控中心模块，文控中心模块用于发文汇总、收文汇总、归档文件汇总，用于根据需要搜索、查询、筛选。
7.根据权利要求1所述的一种基于云平台的工程文件审批流转系统，其特征在于：对于收到的文件，需要公司内部传阅流转时，可以通过系统进行传阅流转；传阅接收人根据需要定义，可以平行传阅，无顺序要求；也可以按照指定的顺序进行传阅；当需要收集内部意见时，可以指定某传阅人进行意见回复；传阅记录可查询、可追溯。
8.根据权利要求1所述的一种基于云平台的工程文件审批流转系统，其特征在于：对于收到的文件，当需要征询回复意见时，可以在系统内走意见征询模块，该意见征询模块根据需要自行定义，根据文件类型，选择适合的征询意见回复流程。
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