CN114140086A - 一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，包括业主/管理公司端口模块及其各合同方单位端口模块，各合同方单位端口模块与业主/管理公司端口模块结构相同，都包括我的文件模块及文控中心模块，用于业主/管理公司及其各合同方单位之间文件的发文、回复以及归档，最终文件进入发文单位和收文单位的文控中心模块。本发明解决了工程项目文档管理和控制的系统性、及时性、完整性、复杂性的问题，以及收发文档的传递、审批、回复、签署、编码、自动多维度归档、快速查询和查找等问题，进而解决了目前数字化软件难以满足文档控制和管理的上述要求，工程项目收发文件管理杂乱、管理需要耗费大量人力和时间，效率低下的问题。

Description

一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统

技术领域

本发明涉及文件管理技术领域，具体涉及一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统。

背景技术

工程建设项目涉及业主、设计、监理、施工总承包、施工分包、设备供应商、专业咨询公司等多个项目参与方，并包含大量的合同文件。在工程项目实施过程中，生产大量的过程文件和结果文件。大量的重要文件需在多个项目参与方之间流转，并相应形成正式的确认及批复，项目文件还需要按照要求归档保存，所有这些对文件管理的水平要求极高。

目前，传统的建设工程项目参与方仍在实施纸质文件的流转和管理，效率低下，需要配备专门的文控人员，花费大量的人力与时间，且容易出现管理漏洞和混乱问题。市场上有一些文档管理的信息化工具，但是功能不全面，或者仅停留在信息存储层面。需要按照系统预先设定的文件管理逻辑进行录入和存档，而不能灵活根据企业管理需求实现自由配置管理逻辑与归档取用，因此难以和企业线下的文件管理体系相互打通，不能真正实现有效的工程文件管理。文件归档整理耗时，往往在项目结束时整理归档文件，不得已只能拼拼凑凑，甚至是专门“做”文件，造成文档资料不完整、不真实。

同时，参与项目的业主、管理公司、设计单位、承包商、监理等合同多方之间目前的文件流通和回复效率有待提高。目前没有一个好的工具软件可以在文件交互的，同时满足各方不同的文件管理要求，往往文件的流通和文件的存档管理是相互割裂开的。市场对实现高效、便捷的智能化文件管理需求是较为迫切的。

发明内容

本发明的目的是提供一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，解决了背景技术中所介绍的工程项目文件收发效率低下，各方文件管理要求难以在同一平台上实现定制化管理，及线下线上文档难以打通的问题。

为了实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，其特征在于：包括业主/管理公司端口模块及其各合同方单位端口模块，各合同方单位端口模块与业主/管理公司端口模块结构相同，都包括我的文件模块及文控中心模块，用于业主/管理公司及其各合同方单位之间文件的发文、回复以及归档，最终文件进入发文单位和收文单位的文控中心模块。

在各合同方单位端口，均有独立的文控中心模块，只显示本单位的收发文数据。

我的文件模块包括文件编制单元、我的发文单元、我的收文单元和意见征询单元，文控中心模块包括文件编制单元、发文管理单元、收文管理单元、归档管理单元。

我的发文单元与文控中心模块的发文管理单元相关联，个人发送文件同时列示在文控中心模块的发文管理单元。

我的收文单元与文控中心模块的收文管理单元相关联，个人的收文同时列示在文件控中心的收文管理单元，个人的收文与发文方的发文单元关联，所有发文与收文，连带附件，通过打包方式，分别进入发文方和收文方文控中心模块的归档管理单元。

个人的收文与平台一个或多个其他用户的意见征询单元关联，收集回复意见，所有回复意见被归集到收文人，收文人将所有意见连同自己的意见整合成最终正式回复意见，个人的收文再与发文方的发文单元关联，正式回复会被推送到发文方，原发文连同收文方正式回复意见整合的文件自动进入收发双方的文控中心模块的归档管理单元。

本发明还包括基于云平台的建设工程项目文件管理系统的管理方法，具体如下：

S1：定义文件编码规则，用户根据需要选择、设置文件编码规则；

S2：定义文件类型，用于文件编制时对工程文件所属的类型进行定义；

S3：定义文件模板，用户通过该模块自定义常用的工程管理格式文件，在该模块中，用户可定义基本的模板名称和文件编号，并进一步运用编辑页面工具对文件格式进行自定义，涵盖同word形式的插入图片、表格、调整字体字号功能，用户可录入符合同线下管理标准的格式文件进行保存，用于正式编辑文件进行调用；

S4：定义存档目录，用户定义不同的档案目录名称及子级目录，用于具体的文件归档，同一份文件可存储进入多个维度目录；

S5：当文件类型及模板完成定义后，用户在系统内调用已有的文件模板进行具体的文件编制，系统根据用户设定的编码规则自动形成文件序列号；

S6：文件编制完成时，编制人可定义该文件的读/写权限，指定系统内部分用户进行读/写或仅个人读写；

S7：在用户需要与不同企业端口之间进行文件传输时，可在我的发文单元进行发文设置：

如发送系统内文件，则可直接调用系统内已编制的文件作为发送附件，同时形成正式的文件发送单，发送人定义发文标题、收文单位、合同包、期望回复日期及审批流后发送或进入发文审批环节；

如发送系统外文件，则上传系统外的其他文件作为附件，并形成正式的文件发送单，后续步骤同上述；

如仅作为发文记录，可在系统中上传其他文件，编制文件发送单信息，并留存在系统中进行归档和查阅，仅作为发文记录将只产生阅读记录，不构成实际文件在不同企业端口之间的发送；

S8：完成发文审批的文件将被发送至收文单位端口，同时在本系统内自动归档至文控中心模块；

S9：收文单位收到文件，将在收文管理模块中收到提示，同时在本系统内自动归档至双方的文控中心模块；

S10：收文单位查看收文时，进行针对该文件发送单的正式回复，其中进一步设置传阅流，添加文件传阅人员及指定回复人；

S11：收文回复意见征询流程可由收文人自定义发起，也可以预先设定回复意见征询流程，由收文到达收文方后自动发起，意见征询会按流程被推送到每个步骤设定的被征询人的我的文件的意见征询单元，所有征询意见会被汇集到收文人，如征询意见未取得认可或需要新的被征询人意见，收文人可再建立新的回复意见征询流程收集意见，在完成回复意见征询流程后，收文人可选择全部或部分回复意见征询流程收集的回复意见，与自己的回复意见，组成对收文的完整回复，正式回复给发文单位，同时，正式回复意见与原文件发送单被整合成一个正式文件，自动归档至发文方和收文方的文控中心模块；

S12：文控中心模块中，所有文件按照预设的文档目录形成自动归档，进一步地，文档可按不同目录进行查找调用，并一键打包导出。

在上述技术方案中，本发明提供的技术效果和优点：

1、本发明首先建立了企业内部文件编码规则、模板与归档目录，在实际文件编制和收发过程中建立满足各企业内部标准的管理体系，有效提高了工程项目文件编制和归档的效率。

2、本发明的文件收发流程可以通过系统内直接调用文件、设置审批流、收文方传阅及形成正式回复，实现文件智能线上化收发。

3、本发明的系统中，文件的阅读及操作记录均有留存，可追溯文件全过程的动态。

4、收发文件将在系统中按照预设的编码规则自动归档，无需人工二次复核归档。

5、本发明的文件归档形式采用多条件归档，可在不同存档目录下查看或打包文件，极大提升了文控效率。

附图说明

为了更清楚地说明本申请实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明中记载的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明的基于云平台的建设工程项目文件管理系统图；

图2为本发明的基于云平台的建设工程项目文件管理流程图。

具体实施方式

为了使本领域的技术人员更好地理解本发明的技术方案，下面将结合附图对本发明作进一步的详细介绍。

本发明提供了如图1-2所示的一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，为了解决工程项目文档管理和控制的系统性(按项目管理系统)、及时性(及时归档、追踪每个文件的回复及关闭)、完整性(整个项目全过程所有参与方的文档，包含线下收发文的线上化管理)、复杂性(众多参与方、多个方面、多个专业、多个阶段、多个维度等等)的问题，以及收发文档的传递、审批、回复、签署、编码、自动多维度归档、快速查询和查找等问题，进而为了解决目前现有数字化软件难以满足文档控制和管理的上述要求，工程项目收发文件管理杂乱、管理需要耗费大量人力和时间，效率低下的问题。

本发明的一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，包括业主/管理公司端口模块及其各合同方单位端口模块，项目的各参与方均可在这个平台上进行文件处理，包括文件编制、发送、审批、传阅、回复、自动归档，各合同方单位端口模块与业主/管理公司端口模块结构相同，都包括我的文件模块及文控中心模块，用于业主/管理公司及其各合同方单位之间文件的发文、回复以及归档，最终文件进入发文单位和收文单位的文控中心模块。在各合同方单位端口，均有独立的文控中心模块，只显示本单位的收发文数据。，管理的文件覆盖了工程项目管理的全过程，设计、采购、合同、施工等各个阶段、各个方面的项目文件。

我的文件模块包括文件编制单元、我的发文单元、我的收文单元和意见征询单元，文控中心模块包括文件编制单元、发文管理单元、收文管理单元、归档管理单元，文件编制单元用于进行编制文件，发文管理单元用于对发出的文件进行统一管理，收文管理单元用于对收到的文件进行统一管理，所有发文与收文，进入文控中心模块的归档管理单元，所有文件的流转、过程信息全部记录在系统，实时可查阅、可追溯。

我的发文单元与文控中心模块的发文管理单元相关联，个人发送文件同时列示在文控中心模块的发文管理单元；我的收文单元与文控中心模块的收文管理单元相关联，个人的收文同时列示在文件控中心的收文管理单元。个人的收文与发文方的发文单元关联，所有发文与收文，连带附件，通过打包方式，分别进入发文方和收文方文控中心模块的归档管理单元。个人的收文可与平台一个或多个其他用户的意见征询单元关联，收集回复意见，所有回复意见被归集到收文人，收文人将所有意见连同自己的意见整合成最终正式回复意见。个人的收文再与发文方的发文单元关联，正式回复会被推送到发文方。原发文连同收文方正式回复意见整合的文件自动进入收发双方的文控中心模块的归档管理单元。

本发明的基于云平台的建设工程项目文件管理系统的管理方法，具体如下：

S1：定义文件编码规则，用户根据需要选择、设置文件编码规则，定义文件编码规则的作用是便于文件档案管理，易于搜索、分类、归类；

S2：定义文件类型，用于文件编制时对工程文件所属的类型进行定义，常见的文件类型包括工程联络单、现场指令等；

S3：定义文件模板，用户通过该模块自定义常用的工程管理格式文件，在该模块中，用户可定义基本的模板名称和文件编号，并进一步运用编辑页面工具对文件格式进行自定义，涵盖同word形式的插入图片、表格、调整字体字号功能，用户可录入符合同线下管理标准的格式文件进行保存，用于正式编辑文件进行调用；

本发明的文件管理系统提供了灵活的模板设置功能，用户可以根据自己企业的文件模板，自行定义文件模板；

S4：定义存档目录，用户定义不同的档案目录名称及子级目录，用于具体的文件归档，同一份文件可存储进入多个维度目录；

S5：当文件类型及模板完成定义后，用户在系统内调用已有的文件模板进行具体的文件编制，系统根据用户设定的编码规则自动形成文件序列号；

S6：文件编制完成时，编制人可定义该文件的读/写权限，指定系统内部分用户进行读/写或仅个人读写；

权限管理是系统设置的安全规则或者安全策略，用户可以访问而且只能访问自己被授权的资源，文件通过权限设置，可公开或选择性部分公开，保证文件的保密性，同时通过权限设置，可以对文件管理模块赋予相应权限；

S7：在用户需要与不同企业端口之间进行文件传输时，可在我的发文单元进行发文设置：

如发送系统内文件，则可直接调用系统内已编制的文件作为发送附件，同时形成正式的文件发送单，发送人定义发文标题、收文单位、合同包、期望回复日期及审批流后发送或进入发文审批环节；

如发送系统外文件，则上传系统外的其他文件作为附件，并形成正式的文件发送单，后续步骤同上述；

如仅作为发文记录，可在系统中上传其他文件，编制文件发送单信息，并留存在系统中进行归档和查阅，仅作为发文记录将只产生阅读记录，不构成实际文件在不同企业端口之间的发送；

S8：完成发文审批的文件将被发送至收文单位端口，同时在本系统内自动归档至双方的文控中心模块；

S9：收文单位收到文件，将在收文管理模块中收到提示，同时在本系统内自动归档至文控中心模块；

S10：收文单位查看收文时，进行针对该文件发送单的正式回复，其中进一步设置传阅流，添加文件传阅人员及指定回复人；

S11：收文回复意见征询流程可由收文人自定义发起，也可以预先设定回复意见征询流程，由收文到达收文方后自动发起，意见征询会按流程被推送到每个步骤设定的被征询人的我的文件的意见征询单元，所有征询意见会被汇集到收文人，如征询意见未取得认可或需要新的被征询人意见，收文人可再建立新的回复意见征询流程收集意见，在完成回复意见征询流程后，收文人可选择全部或部分回复意见征询流程收集的回复意见，与自己的回复意见，组成对收文的完整回复，正式回复给发文单位，同时，正式回复意见与原文件发送单被整合成一个正式文件，自动归档至发文方和收文方的文控中心模块；

S12：文控中心模块中，所有文件按照预设的文档目录形成自动归档，进一步地，文档可按不同目录进行查找调用，并一键打包导出；文件自动归档目录可以根据当地政府部门的归档要求、企业自身的归档要求，自行定义。

文件管理和平台项目管理的其他模块自动关联，如采购、合同建立、付款审批、变更、作业许可证等，系统产生的文件可以自动处理、归档，需要走审批流程的文件，可以自行定义审批流程。

以上只通过说明的方式描述了本发明的某些示范性实施例，毋庸置疑，对于本领域的普通技术人员，在不偏离本发明的精神和范围的情况下，可以用各种不同的方式对所描述的实施例进行修正。因此，上述附图和描述在本质上是说明性的，不应理解为对本发明权利要求保护范围的限制。

Claims (8)

1.一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，其特征在于：包括业主/管理公司端口模块及其各合同方单位端口模块，各合同方单位端口模块与业主/管理公司端口模块结构相同，都包括我的文件模块及文控中心模块，用于业主/管理公司及其各合同方单位之间文件的发文、回复以及归档，最终文件进入发文单位和收文单位的文控中心模块。

2.根据权利要求1所述的一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，其特征在于：在各合同方单位端口，均有独立的文控中心模块，只显示本单位的收发文数据。

3.根据权利要求2所述的一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，其特征在于：我的文件模块包括文件编制单元、我的发文单元、我的收文单元和意见征询单元，文控中心模块包括文件编制单元、发文管理单元、收文管理单元、归档管理单元。

4.根据权利要求3所述的一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，其特征在于：我的发文单元与文控中心模块的发文管理单元相关联，个人发送文件同时列示在文控中心模块的发文管理单元。

5.根据权利要求4所述的一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，其特征在于：我的收文单元与文控中心模块的收文管理单元相关联，个人的收文同时列示在文件控中心的收文管理单元，个人的收文与发文方的发文单元关联，所有发文与收文，连带附件，通过打包方式，分别进入发文方和收文方文控中心模块的归档管理单元。

6.根据权利要求5所述的一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，其特征在于：个人的收文与平台一个或多个其他用户的意见征询单元关联，收集回复意见，所有回复意见被归集到收文人，收文人将所有意见连同自己的意见整合成最终正式回复意见，个人的收文再与发文方的发文单元关联，正式回复会被推送到发文方，原发文连同收文方正式回复意见整合的文件自动进入收发双方的文控中心模块的归档管理单元。

7.根据权利要求6所述的一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，其特征在于：还包括基于云平台的建设工程项目文件管理系统的管理方法，具体如下：

S1：定义文件编码规则，用户根据需要选择、设置文件编码规则；

S2：定义文件类型，用于文件编制时对工程文件所属的类型进行定义；

S3：定义文件模板，用户通过该模块自定义常用的工程管理格式文件，在该模块中，用户可定义基本的模板名称和文件编号，并进一步运用编辑页面工具对文件格式进行自定义，涵盖同word形式的插入图片、表格、调整字体字号功能，用户可录入符合同线下管理标准的格式文件进行保存，用于正式编辑文件进行调用；

S4：定义存档目录，用户定义不同的档案目录名称及子级目录，用于具体的文件归档，同一份文件可存储进入多个维度目录；

S5：当文件类型及模板完成定义后，用户在系统内调用已有的文件模板进行具体的文件编制，系统根据用户设定的编码规则自动形成文件序列号；

S6：文件编制完成时，编制人可定义该文件的读/写权限，指定系统内部分用户进行读/写或仅个人读写；

S7：在用户需要与不同企业端口之间进行文件传输时，可在我的发文单元进行发文设置；

S8：完成发文审批的文件将被发送至收文单位端口，同时在本系统内自动归档至文控中心模块；

S9：收文单位收到文件，将在收文管理模块中收到提示，同时在本系统内自动归档至双方的文控中心模块；

S10：收文单位查看收文时，进行针对该文件发送单的正式回复，其中进一步设置传阅流，添加文件传阅人员及指定回复人；

S11：收文回复意见征询流程可由收文人自定义发起，也可以预先设定回复意见征询流程，由收文到达收文方后自动发起，意见征询会按流程被推送到每个步骤设定的被征询人的我的文件的意见征询单元，所有征询意见会被汇集到收文人，如征询意见未取得认可或需要新的被征询人意见，收文人可再建立新的回复意见征询流程收集意见，在完成回复意见征询流程后，收文人可选择全部或部分回复意见征询流程收集的回复意见，与自己的回复意见，组成对收文的完整回复，正式回复给发文单位，同时，正式回复意见与原文件发送单被整合成一个正式文件，自动归档至发文方和收文方的文控中心模块；

S12：文控中心模块中，所有文件按照预设的文档目录形成自动归档，进一步地，文档可按不同目录进行查找调用，并一键打包导出。

8.根据权利要求7所述的一种基于云平台的建设工程项目文件管理系统，其特征在于：在S7中：如发送系统内文件，则可直接调用系统内已编制的文件作为发送附件，同时形成正式的文件发送单，发送人定义发文标题、收文单位、合同包、期望回复日期及审批流后发送或进入发文审批环节；

如发送系统外文件，则上传系统外的其他文件作为附件，并形成正式的文件发送单，后续步骤同上述；

如仅作为发文记录，可在系统中上传其他文件，编制文件发送单信息，并留存在系统中进行归档和查阅，仅作为发文记录将只产生阅读记录，不构成实际文件在不同企业端口之间的发送。

Images