JP2000504861A - 情報交換管理コンピュータ操作方法、および書式への記入法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 本発明は、コンピュータの操作方法、またそこからアプリケーション・プログラムを呼出し実行することができる分配プログラムの実行方法に関する。上記方法は、個人名の表、セットの表、および文書の表を含むデータベースの生成、文書を少なくとも生成し、更新し、検索し、移動し、削除するように設計されたデータベース・マネージャ分配プログラムの実行からなる。文書の生成は、上記名前の表からの少なくとも一つの名前、少なくとも一つの日付、および少なくとも一つのメッセージを、アプリケーション・プログラムの指定、およびアプリケーション・プログラムに関連する、識別子によりアクセスすることができる情報内容の表示を形成するアプリケーション・プログラムに関連付けることによる、文書の形成と、その後の、文書データおよび情報内容の表示が形成された後での、文書データと識別子との関連付けおよびそれらの記憶からなる。オペレーティング・マイクロコンピュータへの適用。

Description

【発明の詳細な説明】 情報交換管理コンピュータ操作方法、および書式への記入法 発明の技術分野 本発明は、同一のコンピュータ、またはネットワークに接続している複数のコ ンピュータ上で実行している、複数のコンピュータ・プログラムの間での情報の 送信、および上記情報送信を容易にするコンピュータ・オペレーティング・シス テムに関する。本発明は、また上記システムを実行し、「ペーパーレス」オフィ ス管理を可能にする方法に関する。 技術的背景 特にクライアント・サーバ・タイプのアーキテクチャにおいては、一台のコン ピュータまたは複数の異なるコンピュータ上で、複数の異なるアプリケーション ・プログラムが使用されるので、複数のコンピュータ・プログラム間で情報の交 換を必要とする場合が頻繁に発生する。例えば、ヨーロッパ特許ＥＰ−３８０ ２１１は、一般的な表現で、コンピュータ・プログラム間、特に一台のコンピュ ータまたは複数のコンピュータ上で実行しているアプリケーション・プログラム 間での情報の通信を開示している。上記特許によれば、プログラム間の情報の移 動は、選択した交換情報、情報コードおよびアプリケーション・プログラムの識 別を含むリストを形成する分配プログラムを使用する。複数のアプリケーション ・プログラムの間でデータを転送しなければならない場合には、送信アプリケー ション・プログラムが、対応する情報コードと一緒に情報を作成し；情報および コードが、リストの形で情報およびコードを記憶している分配プログラムに送信 され；プログラムは、情報コードが、複数のアプリケーション・プログラムに関 連する、その情報コードのどれかと一致するかどうかを判断するために、上記情 報コードとそれ自身のリストの情報コードとを比較する。一致する場合には、分 配プログラムは、情報コードによって識別した第二のアプリケーション・プログ ラムに、選択した情報を送信する。 上記動作を行うことができるようにするためには、あるアプリケーション・プ ログラムと、他のアプリケーション・プログラムとの間で交換した選択情報が、 互換性を持つものでなければならない。すなわち、情報は二つの各アプリケーシ ョン・プログラムで処理できるものでなければならない。そうするためには、上 記情報が、両方のアプリケーション・プログラムにより認識され、分配プログラ ムが使用することができるフォーマットで書かれているか、分配プログラムに送 信される前、宛先アプリケーション・プログラムに送信後に、上記情報のフォー マット変換を行わなければならない。 互換性のないフォーマットを使用して、プログラム間で情報を交換する際の問 題の場合は、多数のアプリケーション・プログラムに対して互換性を持つフォー マットの数がますます頻繁に使用されることになる。例えば、多数のアプリケー ション・プログラムが認識する、より多くのファイル・フォーマット、すなわち 、情報の表示が現在使用されている。それ故、文書交換用としては、Ａｄｏｂｅ の提唱で、「ポータブル文書フォーマット」（ＰＤＦ）が使用されている。この フォーマットは、複合文書の場合、特に役に立つ。ドット・モードでの画像記憶 専用のファイル用としては、膨大な数の関連アプリケーション・プログラムが認 識する「タグ付き画像ファイル」（ＴＩＦＦ）フォーマットが使用されている。 しかし、上記ヨーロッパ特許に開示されているシステムは、完全な文書を交換 することができず、文書から取り出した情報だけを交換することができるだけで ある。コンピュータ・オペレーティング・システムにおいては、「ファイル」は 文書を表すが、この文書は、どんなタイプのもの（テキスト、グラフィック、画 像、音声）であってもよい。周知の定義によれば：「文書とは、その内容および その形式が豊富な、理解することができる情報用の媒体である。文書とは、同時 にメッセージであり、そのフォーマットであり、その表示であり、その媒体であ る。」 多くのアプリケーション・プログラムが認識するフォーマットでの、上記文書 の使用が増え続ければ、全文書の認識に関する問題はますます少なくなる。しか し文書を交換するには、「コンピュータ・ファイル」であるその媒体についての 知識が必要になる。 （上記文書分配プログラムの役割りを果たさない）コンピュータ・オペレーテ ィング・システムにおいては、ファイルは、ある数の属性、特に作成日付、機密 保護記述子（そのファイルを使用できる人、そのファイルでできることを決定す る）、およびオペレーティング・システムにより管理している、動作中のファイ ルの使用方法（読み取り専用、保管等）を表示するが、内容に関する趣旨を含ん でいない属性と一緒に、ファイル名を含むデータ・セットである。当然のことで あるが、その性質が定義されると、ファイル・ヘッダは、ファイルのフォーマッ ト等に関する、ある量の情報を含むことができる。それ故、グラフィック・ファ イルは、（コード化規則等の）ファイルの性質を定義するある量のデータを含む 標準化フォーマット・ヘッダを含む。 それ故、オペレーティング・システムが何であろうとも、文書の内容を表すも のは、ファイル名によってだけ定義される。このファイル名は、比較的短く ［「ウィンドウズ」３．１システム（登録商標）の場合には、１２＋３文字］、 または比較的長い［ウィンドウズ９５」システム（登録商標）の場合には、約１ ２５文字まで］。この比較的長いファイル名バイトの場合には、当然、１２５バ イトのこのセグメントに、ある量の情報を運ぶデータ構造を定義することができ る。このような状況のもとでは、単にファイル名を知るだけで、ファイル自身に 関するある程度の情報を知ることができる。しかし、ファイル名機能および情報 内容機能は分離されず、そのため、実際には、各アプリケーション・プログラム が特別にコード化されていない限り、アプリケーション・プログラム自身で、使 用可能な情報を引き出すことはできない。 しかし、周知のオペレーティング・システムの場合には、その内容に従って情 報を分類することができる構造を使用している。上記オペレーティング・システ ムは、分類構造を作る「ファイル・マネージャ」を含む。例えば、通常は、これ これのオペレータに対して任意にアクセスが許可または拒絶されるディレクトリ 、サブディレクトリを使用して、これこれのアプリケーション・プログラム等に より、これこれの前後関係において作成した文書の分類が行われる。 情報が存在しないという上記の問題は、特に、一つのアプリケーションである と見なされている、電子文書管理の分野で発生する。もっと精巧な書式の場合に は、電子文書管理システムは、本質的には、単に文書媒体（コンピュータ・ファ イル）を含む文書ベース、データベース管理プログラムの一つのタイプである、 サーチ・インデックス・ベース、および少なくとも文書を読むことができるよう にし、場合によっては、新しい文書を作成することができる、一つまたはそれ以 上のアプリケーション・プログラムを含む。特に、データベース管理プログラム は、多くの場合キーワードに基づいて、特定の基準により決定したその内容の機 能として、文書にアクセスするためのものである。 上記電子文書管理システムにおいては、関連タイプの情報の転送は、新しい文 書を作成する場合だけ役に立つ。文書を見たい場合には、その選択基準の一機能 として、データベース管理プログラムが使用されるが、このプログラムは、その 文書へアクセスはできるが、その文書へ情報を転送することはできない。しかし 、データを電子的に管理するためのアプリケーション・プログラムにおいては、 文書ベースとサーチ・インデックス・ベースを持つ文書を交換するのが有利な場 合もある。それ故、例えば、上記ヨーロッパ特許ＥＰ−３８０ ２１１の、上記 タイプの情報転送方法を実行することができる。 従って、現在の技術水準また、オペレーティング・システムのレベルにおいて は、上記タイプの実行システムは、実行対象の複数のアプリケーション・プログ ラムを必要とし、情報を交換する場合には、情報を交換するために実行する分配 プログラムを必要とする。それ故、オペレーティング・システムから見て、逐次 または同時に動作する三つのプログラム、すなわち、情報を交換する二つのアプ リケーション・プログラムと、分配プログラムとを一緒に使用する必要がある。 当然のことであるが、情報転送が頻繁に行われる場合であって、タイプがいつで も同じである場合には、上記情報転送は、一方のアプリケーション・プログラム から他方のアプリケーション・プログラムへ、分配プログラムを使用しないで、 直接行われるようにプログラムされる。しかし、上記情報転送は柔軟性に非常に 欠けている。何故なら、そのような転送は予めプログラムされ、アプリケーショ ン・プログラムの一部を形成していなければならないからである。上記情報交換 は、オペレーティング・システムと互換性を持つフォーマットに変換され、その 結果、オペレーティング・システムは、アプリケーション・プログラム間の分配 プログラムとして動作する。その簡単な一例は、多数のコンピュータ・オペレー ティング・システムが含む、「クリップボード」を通しての情報の交換である。 本発明によれば、種々のアプリケーション・プログラムの間で交換した情報は 、通常、極度の少数のタイプの情報であることが分かった。従って、文書の宛先 が、またこの少数のタイプの情報の項目の中の、ある数との関連を含んでいる場 合には、多数の情報の転送が不必要になる。 「ウィンドウズ」（登録商標）オペレーティング・システムの場合を例にとっ て、上記記述を説明する一例を考察してみよう。ファイルの身元証明は、通常は 自動的に入力されるが、修正することもできる日付（作成日付）と；オペレータ が入力しなければならないもので、一般的には、その文書の情報内容を表す略語 である、情報の要素であるファイル名と；通常は、現在の作業位置に基づく、ユ ーザが選択したファイル・システムの位置（ディレクトリおよびサブディレクト リ）と；オプションとしての他の属性とにより行われる。それ故、ユーザがファ イルに関する基準を入力した場合、第三者がコンピュータ・ファイルで表される 文書の内容を知ることが困難になる。 反対に、本明細書に開示する方法のように、ファイル名が、その文書の内容を 数語に要約したものに対応する場合で、（個人または団体の）少なくとも一つの 名前、通常、受信者または送信者が、またファイル名およびその文書の到着また は発送の日付を表す日付と関連する場合、またファイル（ディレクトリ、サブデ ィレクトリ）の位置である場合には、第三者は、その文書の重要な部分をすぐに 発見することができ、この比較的表面的な知識により、明らかに無関係な文書を 読む必要がなくなる。または他の場合で、反対に、特定の基準（キーワード）を 使用して、関連データベースを捜索しないで、必要な文書に非常に迅速にアクセ スすることができる。 それ故、本発明は、上記システム、すなわち、「文書」を定義しているデータ が、その文書に関するある量の情報を含み、上記情報が、少なくとも日付、名前 およびメッセージ、特に、ディレクトリまたはサブディレクトリ名、およびコピ ー番号を含まないリストの単なる数字であってもよい、「コンピュータ・ファイ ル名」を隠れた形で含む。当然のことであるが、例えば、その文書が、管理コン テクスト、文書作成者の名前、他の日付等で受信または送信したものであるとい う事実のような、他の情報も役に立つ。しかし、すべての追加情報は、追加入力 を必要とする場合があり、その利害関係は限られている。 上記「名前−日付−メッセージ」データは、好適には、業務の郵便登録で多年 にわたって使用してきた入力に、対応するものであることが好ましい。そうする ことにより、そのシステムを、業務、または関連のすべてのスタッフに理解させ ることができる。何故なら、上記スタッフが、本発明に従って文書を容易に処理 するとができ、上記の「名前−日付−メッセージ」データに基づいて簡単にアク セスすることができるからである。 従って、本発明は、本当に役に立つ転送だけが行われるような方法による、ア プリケーション・プログラムの間での情報転送の管理に関する。文書が外部から 送られてくると、名前、メッセージおよびおそらく日付（この日付けは自動的に 現在の日付と見なすことができる）を入力する必要があることは明らかである。 しかし、文書が作成される前に、または作成中に、名前および関連メッセージを 、好適には、文書を作成するために使用しなければならない、または使用中の、 そしてそれ故、この情報を受信する、コンピュータ・ツール（すなわち、アプリ ケーション・プログラム）の名前で定義することが好ましい。 本発明のシステムの場合には、それ故、上記文書を分配するための「分配プロ グラム」は、他のアプリケーション・プログラムからのものであることを必要と しないで、直接送信することができる、ある量の基本的情報を含む。この情報は 、データベースに記憶されていて、アプリケーション・プログラムが必要とする 、大多数の情報を表す。 分配プログラムの役割は、コンピュータ上で実行されるオペレーティング・シ ステムにより、直接、有利に実行される。このような状況下で、分配プログラム は、文書をこれこれのアプリケーション・プログラムで作成するときに、アプリ ケーション・プログラムを呼ぶ本当のオペレーティング・システムであってもよ いし、またはその内部で、分配プログラムは、本発明の文書宛先を管理する「分 配」プログラムが、アプリケーション・プログラムを呼び、それらアプリケーシ ョン・プログラムに情報を送り、恐らく、それらアプリケーション・プログラム から情報を受信し、他のアプリケーション・プログラムに任意に送信される任意 の情報を保存する目的で分類する、「複数の部分からなる」オペレーティング・ システムであってもよい。この場合、その構造は、その内部で、分配プログラム は、プログラム「ウィンドウズ」３．１（登録商標）が、ＭＳ−ＤＯＳ（登録商 標）オペレーティング・システム上に、「外部レイヤ」を形成する場合に幾分類 似している方法で、コンピュータのオペレーティング・システム上に、「外部レ イヤ」が形成されているといった構造になっている。 それ故、本発明の場合には、分配プログラムを使用しているので、周知のオペ レーティング・システムの「ファイル・マネージャ」の代わりに、そのデータベ ースからのデータを各文書に関連付ける特定のタイプの、本当の意味の「データ ベース・マネージャ」を使用している。 発明の概要 より正確に説明すると、本発明は、コンピュータの操作方法を提供する。この 方法は、いくつかのセットに分類された、コンピュータ構成要素のマネージャで ある、分配プログラムを実行し、そこからアプリケーション・プログラムを呼び 出して、実行することができるタイプの方法である。本発明の場合、その方法は 、 −コンピュータの大容量メモリで、少なくとも個人名の表、セットの表および それぞれが少なくとも一つのセットに属する、文書の表を含むデータベースを生 成するステップと、 −コンピュータ上で、上記データベースを管理するためのものであって、少な くとも文書を生成し、更新し、検索し、移動し、削除するように編成されている 分配プログラムを実行し、コンピュータ上でデータベース管理プログラムを実行 する上記ステップが、文書を生成するためのものであるステップと、 −データベース・マネージャ分配プログラムが、少なくとも一つの日付、およ び少なくとも一つのメッセージを含む上記名前の表からの、少なくとも一つの名 前を、指定されているアプリケーション・プログラムと関連付けることによって 、文書データを形成するステップと、 −アプリケーションプログラムが、アプリケーション・プログラムに関連する 識別子により、アクセスすることができる情報内容の表示を形成するステップと 、 −文書データが形成され、情報内容の表示が形成され、文書データで指定され たアプリケーション・プログラム、および上記表示に関連するアプリケーション ・プログラムが、同じものまたは互換性を持つものである場合だけ、マネージャ ・プログラムが、文書データ、および上記表示の識別子、および分配プログラム 記憶文書データ、および少なくとも文書表内の識別子を関連づけるステップとか らなる。 好適には、データベースは、それぞれが少なくとも一つのセットに属する、サ ブセットの表を持つ。それ故、各セットにとっては、通常は空である転送サブセ ットを持てば便利である。上記サブセットは、一時的に、関連セットの他のサブ セット用の文書を含む。転送サブセットを通してのこのような転送は、他のサブ セットへの転送より強制的である場合もあり、そうでない場合には、宛先サブセ ットが識別されていない場合だけ使用することができる。同様に、データベース は、通常空の転送セットを含むことができる。上記転送セットは、宛先セットが まだ識別されない場合だけ、一時的に他のセット用の文書を含む。 データベースが他のコンピュータ上に位置している場合には、第一のコンピュ ータの分配プログラムは、そのデータベースを持つ他のコンピュータとデータを 交換する。 ある実施形態の場合には、ネットワークの複数のコンピュータ上で有利に実行 された場合、データベースは、本発明の方法を実行している各コンピュータの、 分配プログラムによりアクセスされた、一つのデータベースの形成に論理的に関 連する互換性を持つ構造の複数のデータベースを持つ。 データベースにとっては、またその内部でレコードが、少なくとも個人名への 参照、セット名への参照を含む資格の表を含んでいれば有利である。各資格は、 上記セット内の上記個人が行った役割を指定する。 それ故、好適な実施形態の場合には、文書を移動、コピーおよび削除する動作 は、分配プログラムにより行われるが、この場合、アプリケーション・プログラ ムは文書の情報内容の修正を行うだけである。 ある実施形態の場合には、分配プログラムは、コンピュータ上で実行されたオ ペレーティング・システムにより直接実行される。 データベースは、好適には、文書の表または特殊日記の表に含まれる日記情報 を含み、本発明の方法は、さらに日記データの文書データへの関連付けを含む。 本発明は、また書式に記入する方法も提供する。上記方法は、ペーパーレス・ オフィス管理の見地から見て、上記動作方法を実行するためのアプリケーション ・プログラムを形成することができる。この書式に書き込む方法は、何も記入し ていない書式が、記入するためのフィールドを持ち、少なくとも部分的に、上記 フィールドが１ページまたはそれ以上のページの上に分配されるタイプのもので ある。上記方法は、下記のステップを含む。すなわち、第一の段階において、光 学的走査により、何も書き込まれていない書式の画像を形成し、形成された書式 の画像を記憶するステップと；第二の段階における、書式の画像を表示するステ ップと；下記のステップからなる少なくとも一連の動作、すなわち、画像上のフ ィールドの位置に、カーソルを位置させるステップと；カーソル位置に、フィー ルドを生成するステップと；上記フィールドに、データを入力するステップと； 何も記入してない書式の画像を印刷しないで、上記の少なくとも一連の動作によ り、何も記入してない書式の紙のコピー上に、データ入力を印刷するステップで ある。好適には、上記書式に対応する文書の情報内容の表示は、一つの画像の形 で、何も記入してない書式の画像と、入力データの両方を含む一つの画像である ことが好ましい。 発明の詳細な説明 本発明は、その内部で、情報内容の表示が、それぞれが、まず第一に、識別子 に関連する情報内容の表示と、第二に、少なくとも名前、日付および情報内容に ついての情報を含むメッセージからなる要素データからなる、「要素」の形で管 理される情報管理システムに適している。上記管理システムは、特別な媒体なし でも、すなわち、紙を使用しなくても（「ペーパレス」）、使用することができ る。紙の上に受信した文書は、光学的に読まれ、グラフィック画像に変換され、 紙の上に記録された文書は、情報管理システムに存在する文書の、紙の上への単 なるコピーである。紙は、交換の際の相手方が、紙の上に表示を送ったり、受け 取るために必要な場合に、外部との交換用だけに使用される。 データベースは、好適には、またその内部で、レコードが、少なくとも個人名 への参照、セット名への参照を含む資格の表を含み、一つの資格は上記セットで 上記個人が行った役割を指定する。例えば、そのセット（一件書類）が商取引に 対応するものである場合には、そのセットのある名前に関連する資格は、「供給 者」「支払い人」などになる。当然のことながら、同じ名前は、（例えば、本人 および支払人のような）複数の資格に関連する場合もある。他のセットの場合に は、同じ名前が、他の資格に関連する場合もある。一つの資格は、好適には、ス クリーン上に表示された資格リストから選択するための、ポインティング・ツー ルを使用して、ある名前に関連付けることが好ましい。 それ故、本発明のコンピュータの操作方法は、セット（例えば、一件書類）お よびサブセット（例えば、フォルダ）の形で分類された、コンピュータ構成要素 のマネージャを形成する分配プログラムを実行し、そこからアプリケーション・ プログラム（例えば、ワープロ・プログラム、作図プログラム、スプレッド・シ ート、ファックス送信プログラム、書式記入プログラム等）を呼び出して、実行 するタイプの方法である。 この方法は、コンピュータ大容量メモリでデータベースを生成する。上記デー タベースは、少なくとも個人名の表、セットの表（例えば、一件書類）を含み、 好適には、それぞれが少なくとも一つのセットに属している、サブセットの表 （例えば、フォルダ）を含み、それぞれが少なくとも一つのサブセットに属して いる、文書の表を含むことが好ましい。独立している場合には、大容量メモリは 、関連コンピュータに属し、関連コンピュータがネットワークに接続している場 合には、上記一つのコンピュータまたは一台またはそれ以上の他のコンピュータ に属する。 上記データベースの管理するための分配プログラムをコンピュータ上で実行す ると、文書を作成し、更新し、検索し、移動し、削除することができるようにな る。コンピュータ上でのデータベース管理プログラムのこの実行動作は、好適に は、文書を生成するための三つのステップを含むことが好ましい。 第一のステップは、名前の表からの少なくとも一つの名前を、少なくとも一つ のデータおよび少なくとも一つのメッセージ、そうしたい場合には、アプリケー ション・プログラムの宛先と関連付けることにより、文書データを作成するデー タベース・マネージャ分配プログラムを含む。このステップは、好適には、デー タの各項目を入力することによって実行することができる。この場合、入力は、 キーボードに情報を直接打ち込むことにより、好適には、コンピュータのディス プレイ・スクリーン上に表示されている、フィールドに直接打ち込むことにより 、または（マウスのような）ポインティング・ツールを使用して、表示されてい るリスト内の点を選択することにより行うことができる。別に、自動的に実行が 行われる場合もある。 第二のステップは、好適には、第一のステップの次に行うことが好ましいが、 必ずしもそうする必要はない。この第二のステップは、（例えば、テキスト、画 像等の形式のよる文書内容のような）情報内容の表示を形成しているアプリケー ション・プログラム（第一のステップで任意に指定されたプログラム）を含む。 上記情報内容は、（本明細書の冒頭で述べたように、いくつかの書式が複数のア プリケーション・プログラムと互換性を持っている場合に、必ずしも、情報内容 を生成するのに使用したアプリケーション・プログラムではない）、アプリケー ション・プログラムと関連する識別子によりアクセスすることができる。それ故 、このステップは、アプリケーション・プログラムのウィンドウの表示と、従来 の情報アクセサリ（キーボード、マウス等）による、空の内容または文書データ を使用して、一部または全部がすでに生成済みの内容からの、特定の情報内容の 生成とを含む。例えば、内容がテキストである場合には、アプリケーションに開 いたウィンドウは、文書データの個人名に対応するアドレス、一件書類またはセ ット・データを含むヘッダ、およびそうしたい場合には、標準レター等のような 文書本体をすでに含んでいる場合もある。 上記二つのステップに続く第三のステップ、すなわち、文書データが形成され た後、また、情報内容表示が生成された後で実行される第三のステップは、文書 データに関連するマネージャ分配プログラム、および上記表示の識別子、および 文書表内の識別子と一緒の、少なくとも文書データの記録を含む。このステップ は、コマンドが情報内容の生成が完了したことを表示した場合、好適には、コン ピュータにより自動的に実行することが好ましい。 本発明の方法を、ペーパーレス・オフィス管理に使用することができるように するために、サービス、業務、または関連団体のような組織において、分配プロ グラムにより呼び出すことができるアプリケーション・プログラムの場合には、 上記サービス、上記業務、または上記関連団体により生成される、すべての文書 を生成するために適したものにするのが望ましいことである。しかし、書式から 独立している記入式書式を生成することができるツールは存在しない。これこれ のタイプの書式に記入するための、パラメータ化したプログラムは存在するが、 そのようなどんな書式も存在しない。新しいタイプの書式への記入が必要になる 度に、書式を定義するパラメータをプログラムしなければならない。実際には、 すべての書式に記入することができるプログラムは存在しない。そのため、デー タベース・システムの外部で、ある種の書式を作成しなければならないし、それ により忘れてしまって、システムに組み込まないという恐れもでてくる。そのよ うなことは、ペーパーレス・システムを管理する場合には許されない。 本発明が、いくつかの書式に書き込む方法に関連しているのもそのためである 。上記方法は、ペーパーレス・オフィスの、上記の動作方法を実行するための、 アプリケーション・プログラムを構成することができるが、上記動作方法とは無 関係にすることもできる。いくつかの書式へのこの記入方法は、何も記入してな い書式がいくつかのフィールドを持ち、それらフィールドの中の少なくともいく つかのフィールドに記入する必要があり、それらフィールドは、一枚のページま たはそれ以上のページ面上に分配される。第一の段階においては、何も記入して ない書式の画像が光学的走査により形成され、一つの画像の形で記憶される。第 二の段階では、上記書式の画像が表示され、少なくとも一つの記入が行われるフ ィールドに対して、ポインティング・ツールにより、書き込まれる書式のその位 置の画像の上にカーソルが置かれ、カーソルの位置に入力フィールドが形成され る。その後、データは、例えば、キーボードを使用して、またはデータベースか らデータを挿入することにより、上記入力フィールドに入力することができる。 必要なすべての入力フィールドを生成し、記入した場合、上記フィールドへのデ ータ入力は、何も記入してない書式そのものの画像を除いて、紙の上の何も記入 してない書式上に印刷される。好適には、データベースに一つの文書として記憶 される文書は、何も記入してない書式および入力済みのデータの両方の画像を含 む、 一つの画像により構成されるその情報内容を持つことが好ましい。他の実施形態 の場合には、少なくとも一つのフィールドのデータ入力は、例えば、図面のよう なグラフィック・データである。 書式が一枚のコピー書式である場合には、好適には、印刷はノンインパクト・ プリンタを使用して行うことが好ましい。書式が数枚からなる書式である場合に は、好適には、ドット・マトリックス・インパクト・プリンタを使用して、印刷 を行うことが好ましい。本発明の方法をネットワークに接続しているコンピュー タ上で実行する場合には、一台のプリンタまたは複数のプリンタは、好適には、 ネットワークを通してアクセスすることができる、プリンタであることが好まし い。 当然のことであるが、書式中、記入が行われるフィールドは、データベースの データに対して参照することができる。それ故、データは、データベースからフ ィールドに直接挿入することができる。逆に、フィールドに入力されたデータは 、データベースに送信できる。上記手順は、当業者にとっては周知であるので、 詳細な説明は省略する。 データベースは、好適には、また文書の表、または少なくとも特殊日記の表に 含まれる、日記情報を管理することが好ましい。分配プログラムは、生成した文 書を日記入力（日付、メッセージ、担当者等）と関連付けることを要求および／ または提案する。 この方法については、一つの文書の生成に関連して、すでに説明したが、この 方法は、一つまたはそれ以上の「入れ物」にグループ分けされる複数の文書を作 成する際にも使用することができる。一つの入れ物内の文書は、データベースの 「入れ物の表」内に収容すると便利な、ある量の入れ物データを共有する。 上記方法を一台のコンピュータ上で実行する場合には、データベースはコンピ ュータの大容量メモリに記憶され、分配プログラムは、データベースに直接アク セスすることができる。しかし、データベースが他のコンピュータ上に位置して いる場合には、第一のコンピュータの分配プログラムは、データベースを含む他 のコンピュータとデータの交換をする。それ故、一つのネットワークに、複数の コンピュータが接続している場合で、関連コンピュータが、データベースを含ん でいない場合には、第一のコンピュータ上で実行されている分配プログラムは、 本当の意味のデータベース・マネージャではなく、例えば、要求マネージャ （「ＳＱＬ」）のような、そのデータベースと一緒に動作する、他のコンピュー タ上で動作している、分配プログラムと協力して動作する中間プログラムである 。この配置は、独立コンピュータ上でも使用することができる。そのようなプロ グラムは、請求の範囲内でのように、「データベース・マネージャ分配プログラ ム」と呼ばれる。 本発明の方法を、一つのネットワークに接続している、一台またはそれ以上の コンピュータ上で実行する場合には、データベースは、本発明の方法を実行して いる各コンピュータの分配プログラムによってアクセスされた、データベース内 の論理的に関連する互換性を持つ構造の、複数のデータベースを含むことができ る。データベース・マネージャ・プログラムは、上記の論理的な関連を知ってい て、使用もしている。 文書の生成、移動、コピーおよび削除の動作は、好適には、分配プログラムだ けで実行することが好ましい。アプリケーション・プログラムは、文書の情報内 容を修正するためだけに使用することができる。 有利な実施形態の場合には、分配プログラムは、コンピュータ上で作動してい るオペレーティング・システムにより、直接実行される。それ故、コンピュータ は、スタート時またはその少し後に、自動的にか、またはその後でオペレータの 入力により、それにより分配プログラムが動作するデータベース・プログラムの 身元を入手する必要がある。 それ故、本発明は、ペーパーレス・オフィス管理のために必要な、すべての条 件を満足させるコンピュータの操作方法に関する。上記条件は本質的には下記の とおりである。 すべての文書は、その全体をシステムで生成しなければならない。何故なら、 以後の挿入を忘れてしまう恐れがあり、従って、アプリケーション・プログラム が、作成する必要のあるすべての文書を、任意のフォーマット、色および配置の 均一な書式で、効果的に生成することができるようにする必要があるからである 。 データベースからのデータとの関連という見地から、文書を生成する必要があ る。上記データは、本質的には、少なくとも一つの資格、日付およびメッセージ ・データを含む名前である。 システムは、サービス、業務または関連団体のすべてのスタッフが使用できる ものでなければならないし、上記スタッフが電子文書を容易に取り扱うことがで きるようなものでなければならない。本発明に従えば、文書は、業務の郵便記録 書類で、多年にわたって使用されてきた入力に対応する、「名前−日付−メッセ ージ」データの形でアクセスすることができる。セット（一件書類）およびサブ セット（フォルダ）は、すべてのスタッフがよく知っていて、その間での文書の 移動が直感的に分かるような、一件書類、フォルダ、ファイリング・キャビネッ ト等を思い出させるような方法で、スクリーン上に表示することができる。 本発明が実行されるシステムのアーキテクチャについて説明してきた。何故な ら、多数のアーキテクチャが本発明に適しているからである。一つのステーショ ン上で実行することもできるけれども、本発明は、複数のステーションと一緒に 使用した場合特に有利である。データベースは単に共有タイプのものでもよいけ れども、クライアント−サーバ・タイプ、すなわち、データベース・サーバが （例えば、「セット」の作成のような）処理の一部を実行し、ステーションが他 の部分を実行するようなタイプのほうが有利である。それ故、ステーションの中 のあるものは、公衆または専用通信網（電話網、インターネット）を通して、デ ータベース・サーバにアクセスするような、遠隔ステーションであってもよい。 しかし、本発明の方法の場合、適当な機密保護および保護手順により、公衆また は専用通信網（インターネット）にアクセスすることにより、利用することがで きる資源を使用して、業務用ネットワークで実行するほうが有利である。本発明 によれば、二つの相補モード、すなわち、通信ネットワークを通しての、データ ベース・サーバへの分配プログラム・アクセス・モード；および文書を生成する アプリケーション・プログラムによる、上記ネットワークに接続している資源へ のアクセス・モードを使用することができる。 それ故、本発明は、多くの利点を持つ。主な利点としては、必要な文書への迅 速なアクセスによる作業速度の向上（紙を使用しない面からの利点）、アプリケ ーション・プログラム間の大部分のデータ交換が不必要になったこと（コンピュ ータ処理面から見た利点）、すべてのファイル、特にすべての日記入力の一本化 された、集中管理による処理の機密保護（データベースの一貫性）等がある。 当然のことであるが、本発明を好適な実施形態だけにより説明し、図示してき たが、その構成要素の任意の技術的な等価要素を、本発明の範囲から逸脱するこ となしに使用することができる。 産業上の利用可能性 本発明の方法は、コンピュータ・プログラムの間、すなわち、そのようなコン ピュータ・プログラムを使用する人々の間で、情報および文書を送信し、交換す る場合に役に立つ。

【手続補正書】特許法第１８４条の８第１項 【提出日】１９９８年１月２３日（１９９８．１．２３） 【補正内容】 請求の範囲（補正） １．いくつかのセットに分類されたコンピュータ構成要素のマネージャを構成 し、そこからアプリケーション・プログラムを呼び出して実行することができる 「ペーパーレス」組織オフィス管理システムで使用するための、一台または数台 のコンピュータを操作する方法であって、 − 少なくとも一台のコンピュータのコンピュータ大容量メモリで、少なく とも個人名の表、セットの表およびそれぞれが少なくとも一つのセットに属する 、文書の表を含むデータベースを生成するステップと、 − 少なくとも一台のコンピュータ上で、上記データベースを管理するため のものであって、少なくとも文書を生成し、更新し、検索し、移動し、および削 除するように編成されている分配プログラムを実行し、各文書が、マネージャ・ プログラムにより、上記名前の表からの少なくとも一つの名前、少なくとも一つ の日付、および少なくとも一つのメッセージを、上記文書の情報内容の表示の識 別子と関連づけることにより、形成される文書データを関連づけることにより生 成され、少なくとも文書の表内の文書データ、および識別子の分配プログラムに より、記憶するステップとを含むことを特徴とし、また、 − 文書がシステムで生成されることと、 − その組織のすべてのスタッフがシステムにアクセスすることができ、文 書データが、業務で通常使用される入力に対応し、文書が、すべてのスタッフが よく知っている一件書類に対応するセットの形で表示され、その間で文書の移動 が直感的に行われることと、 − 必要な文書へのアクセスが迅速に行われることと、 − すべての文書が、分配プログラムにより呼び出すことができる、アプリ ケーション・プログラムを持つ組織のスタッフにより、すべてが生成されること とを特徴とする方法。 ２．請求項１に記載の方法において、データベースがサブセットの表を含み、 各サブセットが少なくとも一つのセットに属し、文書が、すべてのスタッフがよ く知っている一件書類およびフォルダに、それぞれ対応するセットまた はサブセットの形で表示されることを特徴とする方法。 ３．請求項１または請求項２に記載の方法において、各セットが通常空の転送サ ブセットを持ち、そのサブセットが一時的に関係するセットの他のサブセット用 の文書を含むことを特徴とする方法。 ４．請求項１から請求項３までの何れかに記載の方法において、データベースが 通常空の転送サブセットを含み、宛先セットがまだ識別されていない場合に、そ のサブセットが一時的に他のセット用の文書を含むことを特徴とする方法。 ５．上記請求項の何れかに記載の方法において、分配プログラムよりアクセスし た、一つのデータベース内の、論理的に関連する互換性を持つ構造の、複数のデ ータベースを持つことを特徴とする、ネットに接続している複数のコンピュータ の一台の上で実行される方法。 ６．上記請求項の何れかに記載の方法において、コンピュータの大容量メモリで 、データベースを生成するステップが、さらに、一つのレコードが、少なくとも 個人名への参照、セット名への参照、および上記セットで上記個人が行う役割を 指定する資格を含む、資格の表の生成を含むことを特徴とする方法。 ７．上記請求項の何れかに記載の方法において、文書の移動、コピーおよび削除 動作が、分配プログラムによって実行され、アプリケーション・プログラムが、 文書の情報内容の修正だけを行う方法。 ８．上記請求項の何れかに記載の方法において、分配プログラムがコンピュータ 上で実行されているオペレーティング・システムにより、直接実行されることを 特徴とする方法。 ９．上記請求項の何れかに記載の方法において、さらに、日記データと文書デー タとの関連付けを含むことを特徴とする、データベースが、文書の表または特殊 日記の表に含まれる日記情報を含む方法。 10．上記請求項の何れかに記載の方法において、適当な機密保護および保護手順 で、通信ネットワークにアクセスすることにより、利用することができる資源を 使用して業務ネットワークで実行する方法。 11．上記請求項の何れかに記載の方法において、紙の上に出力した文書が、情報 内容のグラフィク画像を光学的に読み取ることにより、システムに取り入れられ 、紙の上に出力した各文書が、単にシステムに存在する文書の情報内容の、紙の 上のコピーである方法。 12．請求項７に記載の方法において、アプリケーション・プログラムが、何も記 入してない書式が記入するためのフィールドを持ち、そのフィールドの少なくと も一部が、一枚またはそれ以上のページの表面上に分配されるタイプの、書式に 記入する方法を実行するためのプログラムであることを特徴とし、また下記のス テップ、すなわち、 − 書式の画像の表示と、 − 少なくとも下記一連の動作 − 書式画像上において、記入を行うフィールドに画像に対して、カーソル を移動させ、上記入力フィールドが記入を行うフィールドの位置に対応す るように、カーソルの位置に入力フィールドを生成することと、 − 入力フィールドにデータを入力することとを含み、 − 何も記入してない書式の画像を印刷しないで、入力データが、記入を行う フィールドの位置に印刷されるように、紙の上の何も記入してない書式のコピー 上への、少なくとも一連の動作によるデータ入力の印刷とを含むことを特徴とす る方法。 13．請求項１２に記載の方法において、第一の段階での、 − 光学的走査による何も記入してない書式の画像の形成と、 − 形成した画像の記憶とからなることを特徴とする方法。 14．請求項１２および請求項１３の何れかに記載の方法において、何も記入して ない書式の画像と、入力済みデータの両方を含む一つの画像を、一つの画像とし て記憶することを特徴とする方法。 15．請求項１２から請求項１４までの何れかに記載の方法において、データが、 データベースからデータを直接挿入することにより、入力フィールドに入力され ることを特徴とする方法。 16．請求項１２から請求項１５までの何れかに記載の方法において、入力フィ ールドに入力したデータが、データベースに送信されることを特徴とする方法。 17．請求項１２から請求項１６までの何れかに記載の方法において、すべての必 要な入力フィールドが生成され、記入された場合、上記フィールドに入力された データが、何も記入してない書式の画像を除いて、紙の上の何も記入してない書 式上に印刷されることを特徴とする方法。 18．請求項１２から請求項１７までの何れかに記載の方法において、書式が複数 の枚数からなる書式である場合に、ドット・マトリックス・インパクト・プリン タを使用して印刷を行うことを特徴とする方法。 19．請求項１２から請求項１７までの何れかに記載の方法において、書式が一枚 のコピー書式である場合に、ノン・インパクト・プリンタを使用して印刷を行う ことを特徴とする方法。 20．何も記入してない書式が記入するためのフィールドを持ち、そのフィールド の少なくとも一部が、一枚またはそれ以上のページの表面上に分配されるタイプ の書式に記入する方法であって、 下記のステップ、すなわち、 − 書式の画像の表示と、 − 少なくとも下記一連の動作 − 書式画像上において、記入を行うフィールドの画像に対して、カーソル を移動させ、上記入力フィールドが記入を行うフィールドの位置に対応す るように、カーソルの位置に入力フィールドを生成することと、 − 入力フィールドにデータを入力することとを含み、 − 何も記入してない書式の画像を印刷しないで、入力データが、記入を行う フィールドの位置に印刷されるように、何も記入してない書式の紙の上のコピー 上への、少なくとも一連の動作によるデータ入力の印刷とを含むことを特徴とす る方法。 21．請求項２０に記載の方法において、第一の段階での、 − 光学的走査による何も記入してない書式の画像の形成と、 − 形成した画像の記憶とからなることを特徴とする方法。 22．請求項２０および請求項２１の何れかに記載の方法において、何も記入して ない書式の画像と、入力済みデータの両方を含む一つの画像を、一つの画像とし て記憶することからなることを特徴とする方法。 23．請求項２０から請求項２２までの何れかに記載の方法において、データが、 データベースからデータを直接挿入することにより、入力フィールドに入力され ることを特徴とする方法。 24．請求項２０から請求項２３までの何れかに記載の方法において、入力フィー ルドに入力したデータが、データベースに送信されることを特徴とする方法。 25．請求項２０から請求項２４までの何れかに記載の方法において、すべての必 要な入力フィールドが生成され、記入された場合、上記フィールドに入力された データが、何も記入してない書式の画像を除いて、紙の上の何も記入してない書 式上に印刷されることを特徴とする方法。 26．請求項２０から請求項２５までの何れかに記載の方法において、書式が数枚 からなる書式である場合に、ドット・マトリックス・インパクト・プリンタを使 用して印刷を行うことを特徴とする方法。 27．請求項２０から請求項２５までの何れかに記載の方法において、書式が一枚 のコピー書式である場合に、ノン・インパクト・プリンタを使用して印刷を行う ことを特徴とする方法。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (81)指定国 ＥＰ(ＡＴ，ＢＥ，ＣＨ，ＤＥ， ＤＫ，ＥＳ，ＦＩ，ＦＲ，ＧＢ，ＧＲ，ＩＥ，ＩＴ，Ｌ Ｕ，ＭＣ，ＮＬ，ＰＴ，ＳＥ)，ＯＡ(ＢＦ，ＢＪ，ＣＦ ，ＣＧ，ＣＩ，ＣＭ，ＧＡ，ＧＮ，ＭＬ，ＭＲ，ＮＥ， ＳＮ，ＴＤ，ＴＧ)，ＵＡ(ＡＭ，ＡＺ，ＢＹ，ＫＧ，Ｋ Ｚ，ＭＤ，ＲＵ，ＴＪ，ＴＭ)，ＡＵ，ＢＲ，ＣＡ，Ｃ Ｎ，ＩＬ，ＪＰ，ＫＲ，ＰＬ，ＵＳ (72)発明者 アーノード，ジャン，ピエール，アルフレ ッド フランス．エフ―95160 モンモランシー, リュ ド ポントワーズ，23 (72)発明者 オートベルグ，ベルナード，マルク フランス．エフ―94340 ジョアンヴィル ―ル―ポン，アヴェニュ デスティエンヌ ―ドゥーヴル，24

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １．いくつかのセットに分類されたコンピュータ構成要素のマネージャを構成し 、そこからアプリケーション・プログラムを呼び出して、実行することができる 分配プログラムを実行するタイプのコンピュータ操作方法であって、 −コンピュータの大容量メモリで、少なくとも個人名の表、セットの表およ びそれぞれが少なくとも一つのセットに属する、文書の表を含むデータベースを 生成するステップと、 − コンピュータ上で、上記データベースを管理するためのものであって、少 なくとも文書を生成し、更新し、検索し、移動し、削除するように編成されてい る分配プログラムを実行し、コンピュータ上で上記データベース管理プログラム を実行する上記ステップが、文書を生成するためのものであるステップとを含み 、 − 少なくとも一つの日付および少なくとも一つのメッセージを含む、上記名 前の表からの少なくとも一つの名前を、指定されているアプリケーション・プロ グラムと関連付けることによって、文書を形成するデータベース・マネージャ分 配プログラムと、 − 上記アプリケーションプログラムが、アプリケーション・プログラムに関 連する識別子により、アクセスすることができる情報内容の表示を形成すること と、 − 文書データが形成され、情報内容の表示が形成され、文書データで指定さ れたアプリケーション・プログラム、および上記表示に関連するアプリケーショ ン・プログラムが、同じものまたは互換性を持つものである場合だけ、上記マネ ージャ・プログラムが、文書データ、および上記表示の識別子とを関連させ、分 配プログラムが、少なくとも文書の表の文書データおよび識別子を記憶すること とを特徴とするコンピュータ操作方法。 ２．請求項１に記載の方法において、コンピュータの大容量メモリで、データベ ースを生成するステップが、それぞれが、少なくとも一つのセットに属するサブ セットの表の生成を含むことを特徴とする方法。 ３．請求項１または請求項２に記載の方法において、上記データベースが、他 のコンピュータに位置している場合に、第一のコンピュータの分配プログラムが 、データベースを持つ他のコンピュータとデータを交換することを特徴とする方 法。 ４．請求項１から請求項３までの何れか１項に記載の方法において、ネットに接 続している複数のコンピュータの一つの上で実行され、上記データベースが、本 発明の方法を実行している各コンピュータの分配プログラムによりアクセスした 、一つのデータベース内の論理的に関連する、互換性を持つ構造の複数のデータ ベースを持つことを特徴とする方法。 ５．上記請求項の何れかに記載の方法において、コンピュータの大容量メモリで 、データベースを生成するステップが、さらに、一つのレコードが、少なくとも 個人名への参照、セット名への参照、および上記セットで上記個人が行う役割を 指定する資格を含む、資格の表の生成を含むことを特徴とする方法。 ６．上記請求項の何れかに記載の方法において、文書の移動、コピーおよび削除 動作が、分配プログラムによって実行され、アプリケーション・プログラムが、 文書の情報内容の修正だけを行う方法。 ７．上記請求項の何れかに記載の方法において、分配プログラムが、コンピュー タ上で実行されているオペレーティング・システムにより、直接実行されること を特徴とする方法。 ８．上記請求項の何れかに記載の方法において、さらに、日記データと文書デー タとの関連付けを含むことを特徴とする、データベースが、文書の表または特殊 日記の表に含まれる日記情報を含む方法。 ９．ペーパーレス・オフィス管理の見地からみた、上記請求項の何れかに記載の 動作方法を実行するための、アプリケーション・プログラムを構成する書式に記 入する方法であって、何も記入してない書式が記入するためのフィールドを持ち 、そのフィールドの少なくとも一部が、一枚またはそれ以上のページの表面上に 分配される方法であって、 下記のステップ、すなわち、 第一の段階での、 − 光学的走査による何も記入してない書式の画像の形成と、 − 形成された画像の記憶と、 第二段階での、 − 上記書式の画像の表示と、 − 少なくとも下記一連の動作 − 上記画像上のフィールドの位置へのカーソルの移動、 − カーソルの位置でのフィールドの生成、 − 上記フィールドへのデータの入力、 と、 何も記入してない書式の画像を印刷しないで、紙の上の何も記入してない書 式のコピーへの、少なくとも一連の動作によるデータ入力の印刷とを含むことを 特徴とする方法。 10．請求項９に記載の方法において、書式に対応する文書の情報内容の表示が、 何も記入してない書式の画像と、一つの画像の形をしている入力データの両方を 含む一つの画像であることを特徴とする方法。