JPH09128380A - 文書蓄積管理システム - Google Patents

文書蓄積管理システム

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JPH09128380A
JPH09128380A JP7303362A JP30336295A JPH09128380A JP H09128380 A JPH09128380 A JP H09128380A JP 7303362 A JP7303362 A JP 7303362A JP 30336295 A JP30336295 A JP 30336295A JP H09128380 A JPH09128380 A JP H09128380A
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Application number
JP7303362A
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Aki Nakagawa
亜紀 中川
Yuji Sugano
祐司 菅野
Tsutomu Hata
務 秦
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Panasonic Holdings Corp
Original Assignee
Matsushita Electric Industrial Co Ltd
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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
    • G06F16/93—Document management systems
    • Y—GENERAL TAGGING OF NEW TECHNOLOGICAL DEVELOPMENTS; GENERAL TAGGING OF CROSS-SECTIONAL TECHNOLOGIES SPANNING OVER SEVERAL SECTIONS OF THE IPC; TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC
    • Y10S—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10S707/00—Data processing: database and file management or data structures
    • Y10S707/99951—File or database maintenance
    • Y10S707/99952—Coherency, e.g. same view to multiple users
    • Y10S707/99954—Version management

Abstract

(57)【要約】 【課題】 フォルダ単位での版管理を実施し、フォルダ
を操作単位とする検索や文書の移動、廃棄などを行なえ
る文書蓄積管理システムを提供する。 【解決手段】 複数の電子的文書を分類に従ってフォル
ダに纏め、このフォルダの単位で電子的文書を管理する
文書蓄積管理システムにおいて、フォルダに含まれる電
子的文書の属性を管理するフォルダ管理手段12と、フォ
ルダに含まれる電子的文書の版に関する情報を管理する
文書版管理手段13と、フォルダの版とこのフォルダに含
まれる電子的文書の版との対応関係を管理するフォルダ
版管理手段14と、フォルダの指定された版を対象に検索
を行なう検索手段16、17を設けている。各文書の版との
整合性を取りながら、フォルダの版を設定・管理し、フ
ォルダの版を特定した検索などを行なうことができる。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、電子的文書を分類
ごとにまとめて蓄積・管理する文書蓄積管理システムに
関し、特に、作成された文書の版による管理を可能にし
たものである。
【０００２】
【従来の技術】近年、パーソナルコンピュータやプリン
ター、イメージスキャナー、光磁気ディスクなどの周辺
機器の普及、及びそれらの機器で動作する高機能な文書
作成・文書編集ソフトウエアなどの普及に伴い、イメー
ジ、文字コード列、線画、動画像、あるいはそれらを組
み合わせた各種形式の文書データが企業・官公庁などの
幅広い組織で電子的に作成、更新され、保管されるよう
になりつつある。
【０００３】また、ネットワーク機器とともに、ネット
ワークファイル管理を行なう基本ソフトウエア、ネット
ワーク上で動作する文書管理ソフトウエア、グループウ
エアソフトウエアなどが開発され、電子文書を組織が一
括管理し、組織内での電子文書の共有化を可能にする共
有文書管理システムが実用化の段階を迎えつつある。
【０００４】このような、いわゆるオフィスオートメー
ションによって、生産性の向上、業務の質の向上、レス
・ペーパー化によるオフィスの有効利用などが期待され
ている。
【０００５】このような共有文書管理システムの主な機
能や、代表的なシステムの例は、「Ｇｒｏｕｐｗａｒ
ｅ，Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ ａｎｄ Ａｐｐｌｉｃａｔ
ｉｏｎｓ」（Ｄａｖｉｄ Ｃｏｌｅｍａｎ、Ｒａｍａｎ
Ｋｈａｍｎａ共著、米Ｐｒｅｎｔｉｃｅ−Ｈａｌｌ社
刊、ＩＳＢＮ０−１３−３０５１９４−３）などに詳細
に述べられている。
【０００６】このような共有文書管理システムでは、関
連文書をまとめた、大きな単位での管理や、迅速で正確
な文書の検索を行なうための文書の分類やキーワード付
け、文書の更新を考慮した版管理などの機能を実現する
仕組みが重要となる。
【０００７】このような仕組みを実現するための従来の
発明が、特開平２−３０４６４６号公報、特開平７−１
６０５６０号公報、特開平５−８９１７３号公報、特開
平４−２５０５６３号公報、及び特開昭５９−１２３０
７１号公報などに記載されている。
【０００８】特開平２−３０４６４６号公報には、ファ
イルの組み合わせに関する情報をファイルに記録して、
ファイルと同じように、複数のファイルの組み合わせに
対して版管理を行なうことが記載されている。
【０００９】また、特開平７−１６０５６０号公報に
は、複数の版を有する文書データの版に依存する排他制
御を、利用者に特別に意識させることなく、行なえるよ
うにすることが記載されている。
【００１０】また、特開平５−８９１７３号公報には、
作成日、作成者などの属性を持った文書の検索時に、検
索結果を分類するための指定をすることで、検索結果を
仮想的なフォルダに動的に分類することが記載されてい
る。
【００１１】また、特開平４−２５０５６３号公報に
は、高速の補助記憶装置に記憶された文書ファイルのう
ち、利用頻度の低い文書ファイルだけを自動的に低速大
容量の補助記憶装置に移動・登録することが記載されて
いる。
【００１２】また、特開昭５９−１２３０７１号公報に
は、検索・参照回数の少ない文書ファイルを、蓄積期間
や検索頻度等によって、廃棄対象の文書として自動的に
抽出することが記載されている。
【００１３】
【発明が解決しようとする課題】しかし、これらの公報
や前記文献に記載されている従来の文書蓄積管理システ
ムでは、同じ分類に属する複数の文書を集めた「フォル
ダ」を操作の単位に設定し、古い版の文書をまとめて廃
棄したり、フォルダ単位で古い版の文書の保管場所を移
動したりすることができない。また、版を指定してフォ
ルダに集められている関連する文書を検索したり、参照
したりすることができない。これは、各文書の版の更新
と整合を取る形で、その文書を含むフォルダの、フォル
ダ単位での版管理が行なわれていないためである。
【００１４】本発明は、こうした従来の問題点を解決す
るものであり、フォルダ単位での版管理を実施し、フォ
ルダを操作単位として、版を指定した検索や文書の移
動、廃棄などを行なうことができる文書蓄積管理システ
ムを提供することを目的としている。
【００１５】
【課題を解決するための手段】そこで、本発明では、複
数の電子的文書を分類に従ってフォルダに纏め、このフ
ォルダの単位で電子的文書を管理する文書蓄積管理シス
テムにおいて、フォルダに含まれる電子的文書の属性を
管理するフォルダ管理手段と、フォルダに含まれる電子
的文書の版に関する情報を管理する文書版管理手段と、
フォルダの版とこのフォルダに含まれる電子的文書の版
との対応関係を管理するフォルダ版管理手段とを設けて
いる。
【００１６】また、このシステムに、フォルダの指定さ
れた版を対象として検索を行なう検索手段や、フォルダ
の指定された版に含まれる文書を纏めて移動したり削除
したりする文書実体移動手段あるいは文書実体削除手
段、また、あるフォルダの文書の最新版が作成される
と、それを他のフォルダに複写する文書配布手段を設け
ている。
【００１７】こうした構成により、各文書の版との整合
性を取りながら、フォルダの版を設定・管理し、フォル
ダの版を特定して、フォルダ単位での各種操作を行なう
ことが可能となる。
【００１８】
【発明の実施の形態】本発明の請求項１に記載の発明
は、複数の電子的文書を分類に従ってフォルダに纏め、
蓄積された電子的文書をこのフォルダの単位で管理する
文書蓄積管理システムにおいて、フォルダに含まれる電
子的文書の属性を管理するフォルダ管理手段と、フォル
ダに含まれる電子的文書の版に関する情報を管理する文
書版管理手段と、フォルダの版とこのフォルダに含まれ
る電子的文書の版との対応関係を管理するフォルダ版管
理手段とを設けたものであり、各文書の版との整合性を
取りながら、フォルダの版を設定し、管理することがで
きる。
【００１９】請求項２に記載の発明は、フォルダの複数
を集めて管理する書庫管理手段を設けたものであり、階
層的な文書管理が可能となる。
【００２０】請求項３に記載の発明は、フォルダ版管理
手段が、フォルダの版と、それに対応して利用者が選択
した電子的文書の版との対応関係を管理するように構成
したものであり、利用者の指定に基づいてフォルダの版
が設定される。
【００２１】請求項４に記載の発明は、フォルダ版管理
手段が、利用者による電子的文書の版の指定が省略され
たとき、最新の版が選択されたものとして電子的文書の
対応関係を設定するようにしたものであり、利用者の操
作を簡略化する。
【００２２】請求項５に記載の発明は、複数の電子的文
書を分類に従ってフォルダに纏め、蓄積された電子的文
書をフォルダの単位で管理する文書蓄積管理システムに
おいて、フォルダに含まれる電子的文書の属性を管理す
るフォルダ管理手段と、フォルダに含まれる電子的文書
の版に関する情報を管理する文書版管理手段と、フォル
ダの版とこのフォルダに含まれる電子的文書の版との対
応関係を管理するフォルダ版管理手段と、指定された検
索対象の中から指定された検索条件に一致する電子的文
書または分類が含まれるフォルダを検索するフォルダ検
索手段と、検索されたフォルダに含まれる検索対象の電
子的文書を検索する文書検索手段とを設けたものであ
り、フォルダ単位での文書検索が可能である。
【００２３】請求項６に記載の発明は、フォルダ検索手
段が、検索対象に指定された版のフォルダを検索するよ
うにしたものであり、フォルダの版を指定して検索を行
なわせることが可能となる。
【００２４】請求項７に記載の発明は、検索対象のフォ
ルダの版として、フォルダの最新の版から新しい順にｎ
個の版を指定するようにしたものであり、最近更新され
た複数の版を検索対象に指定することができる。
【００２５】請求項８に記載の発明は、文書検索手段
が、フォルダ検索手段の検索した版のフォルダに含まれ
る電子的文書を検索し、検索結果を提示するようにした
ものであり、指定されたフォルダの版に含まれる同一分
類に属する関連する文書がフォルダ単位で利用者に提示
される。
【００２６】請求項９に記載の発明は、検索条件とし
て、分類／文書名と、分類／文書名に含まれるキーワー
ドとを指定するようにしたものであり、意図しないもの
が検索されることを防ぐことができる。
【００２７】請求項１０に記載の発明は、分類／文書名
の指定を、正規表現によって行なえるようにしたもので
あり、簡単な表現により適切な検索条件を設定すること
ができる。
【００２８】請求項１１に記載の発明は、複数の電子的
文書を分類に従ってフォルダに纏め、蓄積された電子的
文書をこのフォルダの単位で管理する文書蓄積管理シス
テムにおいて、フォルダに含まれる電子的文書の属性を
管理するフォルダ管理手段と、フォルダに含まれる電子
的文書の版に関する情報を管理する文書版管理手段と、
フォルダの版とこのフォルダに含まれる電子的文書の版
との対応関係を管理するフォルダ版管理手段と、フォル
ダの指定された版の全ての電子的文書のファイル保管場
所を移動する文書実体移動手段とを設けたものであり、
フォルダを操作単位として、このフォルダの特定の版に
含まれる文書を纏めて移動させることができる。
【００２９】請求項１２に記載の発明は、文書実体移動
手段が、電子的文書のファイル保管場所を低速大容量の
メディアに移動するようにしたものであり、古い版の文
書を低速のメディアに移すことによって、利用頻度の高
い新しい版の文書を高速メディアに余裕を持って記憶さ
せることができる。
【００３０】請求項１３に記載の発明は、文書実体移動
手段に対し、フォルダの最新の版から数えて一定数を超
える版を移動の対象として指定するようにしたものであ
り、フォルダの新しい版が作成される毎に、古い版の文
書の移動が行なわれる。
【００３１】請求項１４に記載の発明は、文書実体移動
手段に対し、作成日からの経過日数が一定数を超える版
を移動の対象として指定するようにしたものであり、時
間的に古くなった版が移動される。
【００３２】請求項１５に記載の発明は、複数の電子的
文書を分類に従ってフォルダに纏め、蓄積された電子的
文書をフォルダの単位で管理する文書蓄積管理システム
において、フォルダに含まれる電子的文書の属性を管理
するフォルダ管理手段と、フォルダに含まれる電子的文
書の版に関する情報を管理する文書版管理手段と、フォ
ルダの版とこのフォルダに含まれる電子的文書の版との
対応関係を管理するフォルダ版管理手段と、フォルダの
指定された版の全ての電子的文書のファイルを削除する
文書実体削除手段とを設けたものであり、フォルダの古
い版の文書を纏めて削除することができる。
【００３３】請求項１６に記載の発明は、文書実体削除
手段に対し、フォルダの最新の版から数えて一定数を超
える版を削除の対象として指定するようにしたものであ
り、フォルダの新しい版が作成される毎に、古い版の文
書が削除される。
【００３４】請求項１７に記載の発明は、文書実体削除
手段に対し、作成日からの経過日数が一定数を超える版
を削除の対象として指定するようにしたものであり、時
間的に古くなった版が削除される。
【００３５】請求項１８に記載の発明は、複数の電子的
文書を分類に従ってフォルダに纏め、蓄積された電子的
文書をフォルダの単位で管理する文書蓄積管理システム
において、フォルダに含まれる電子的文書の属性を管理
するフォルダ管理手段と、フォルダに含まれる電子的文
書の版に関する情報を管理する文書版管理手段と、フォ
ルダの版とこのフォルダに含まれる電子的文書の版との
対応関係を管理するフォルダ版管理手段と、特定のフォ
ルダに含まれる特定の電子的文書の配布先が指定された
配布情報を管理する配布情報管理手段と、フォルダの最
新の版に含まれる特定の電子的文書を、配布情報に従っ
て、配布先のフォルダの特定の電子的文書の最新の版と
して複写し、且つ、配布先のフォルダの版を更新する文
書配布手段とを設けたものであり、一つの文書を別々の
フォルダで扱う必要がある場合に、複写してそれぞれの
フォルダに収め、利用者が各フォルダから自由に使用で
きるようにしている。
【００３６】以下、本発明の実施の形態について、図面
を用いて説明する。
【００３７】（実施の形態１）まず、本発明のシステム
における、文書群の階層的な整理の方式について説明す
る。このシステムでは、図２に示す階層構造により、文
書群を整理し、管理している。ファイル21は文書データ
が実際に記録されているものであり、このファイル21を
一つ以上まとめたものが文書22となる。この文書22を階
層的に整理する区分概念が分類23である。なお、文書も
分類の一種と見ることができる。
【００３８】各フォルダ24には、この分類23の階層構造
に基づいて文書22が配置される。例えば、フォルダ１に
は、分類１の下位分類である分類７、８、９が付された
文書と、分類２が付された文書とが含まれる。フォルダ
24は、利用者の指示に従って、複数個まとめて書庫25に
収められる。書庫25は、また、他の複数の書庫をまとめ
る形でも設定される。
【００３９】本発明の第１の実施形態における文書蓄積
管理システムは、図１に示すように、文書の各版のファ
イルを蓄積・管理するファイル管理手段11と、各フォル
ダに含まれる文書を分類の階層構造に従って管理するフ
ォルダ管理手段12と、各書庫を管理する書庫管理手段15
と、フォルダの版管理を行なうフォルダ版管理手段14
と、フォルダ内の各文書の版を管理する文書版管理手段
13と、書庫内の指定された版のフォルダを検索するフォ
ルダ検索手段16と、フォルダ内の指定された版の文書を
検索する文書検索手段17とを備えている。
【００４０】ファイル管理手段11は、作成された全ての
ファイルに一意なファイル名を付けて蓄積・管理する。
【００４１】フォルダ管理手段12は、図３に示すフォル
ダ管理情報によって、各フォルダに含まれる文書を管理
する。このフォルダ管理情報は、各フォルダのＩＤとフ
ォルダ名とが記述されたフォルダ管理表31と、各フォル
ダに含まれる分類または文書の名称、文書型、アクセス
権などが記述されたフォルダ定義リスト32とから構成さ
れる。
【００４２】フォルダ管理表31には、フォルダごとに一
意に付けられたフォルダＩＤ311と、フォルダＩＤに対
応するフォルダ名312と、フォルダ定義リスト32へのポ
インタとが記述される。各フォルダのポインタの数は、
図２において、そのフォルダの直下にある分類の数と同
数であり、例えば、図２の「フォルダ１」は二つのポイ
ンタを持つ。
【００４３】フォルダ定義リスト32は、図２の分類及び
文書の階層構造に従って、下位の分類または文書のフォ
ルダ定義リストがポインタによって次々と連結する。各
フォルダ定義リスト32には、分類または文書の名称32
1、その文書型322、その分類または文書へのアクセス権
323が定義され、さらに下位の分類または文書のフォル
ダ定義リストへのポインタが記述される。
【００４４】文書型322は、文書定義表33に定義された
型の一つが記述される。この文書型定義表33は、文書型
ＩＤ331と文書型332とからなり、その型の一つは文書で
は無く分類ノードであることを表し、通常の文書型332
は、文書を表示・編集するためのビューワ／エディタへ
のパスを設定する。フォルダ定義リスト32には該当する
型の文書型ＩＤが記述される。
【００４５】アクセス権323の欄には、部門／個人管理
表34に定義された部門ＩＤとアクセス権の内容を表す値
とを対で記述する。部門／個人管理表34には、部門ＩＤ
341に対応させて、ログイン名または既に定義された他
の部門ＩＤ342が定義されている。また、アクセス権
は、（１）参照権、（２）書き込み権、（３）版変更
権、（４）削除及び分類構造変更権、の四つの権利があ
り、この四つのアクセス権を表すために４ビットを使
い、参照権を与えるときは４ビット目に１を立て、書込
み権のときは３ビット目、版変更権のときは２ビット
目、削除及び分類構造権のときは１ビット目にそれぞれ
１を立てる。例えば、図３のフォルダ定義リスト32の部
門／個人のアクセス権323に示す「３２４−８」は、部
門ＩＤが「３２４」の部門の「ｍｕｒａｔａ，ｈｉｒａ
ｉ，ｍｉｔａ」というログイン名を持つ利用者に対して
参照権のみのアクセス権を与えることを表している。
【００４６】フォルダ定義リスト32の末尾には、文書型
322が分類ノードのとき（文書型が００００）に、次の
フォルダ定義リストをアクセスするためのポインタが記
述される。文書型322が分類ノードでないときには、定
義された文書の文書ＩＤ324が記述される。文書ＩＤが
付けられているときは、下位層に次のフォルダ定義リス
トが存在しないことを意味する。
【００４７】フォルダ管理手段12は、こうしたリストを
用いてフォルダ管理を行なう。図３のフォルダ管理情報
構造は、通常、ファイル管理手段11にファイルとして保
存され、利用者がフォルダの参照、変更、作成を行なっ
たり、文書検索を行なったりするときに、読み出され
て、図３に示す形式で、作業用のメモリ上に展開され
る。
【００４８】なお、フォルダ定義リスト32には、フォル
ダを利用者に提示する際の利便性を考慮して、上位層の
フォルダ型定義リストへのポインタを記述するように構
成してもよい。
【００４９】また、一度作成したフォルダの定義を再利
用することを目的として、フォルダ管理手段12がフォル
ダ定義の一覧表を管理し、利用者がフォルダを新規作成
する際に、この一覧表を表示し、そこから選択されたフ
ォルダ定義事項を、新規作成したフォルダに設定するよ
うに構成してもよい。こうすることにより、フォルダ作
成における利用者の手間を省くことができる。
【００５０】次に、書庫管理手段15は、図４の書庫管理
情報41を用いて書庫に格納されたフォルダを管理する。
書庫管理情報41は、書庫ＩＤ411と、書庫名412、書庫の
直下の層に存在する書庫またはフォルダを定義する書庫
／フォルダＩＤ413とから構成される。
【００５１】利用者が新しい書庫を作成した場合に、書
庫管理手段15は、これに新しい書庫ＩＤを割り当て、利
用者の指示に基づいて、書庫名を設定し、新しい書庫の
下に存在させるべき書庫やフォルダを下位層書庫／フォ
ルダ413として設定する。書庫管理情報41の下位層書庫
／フォルダ413には、書庫ＩＤと書庫名との対、または
フォルダＩＤとフォルダ名との対を記述する。書庫ＩＤ
が設定された場合には、書庫ＩＤ411をたどることによ
り、さらにその下の書庫またはフォルダの存在を見つけ
ることができる。
【００５２】下位層書庫／フォルダ413に記載される情
報が書庫の情報なのかフォルダの情報なのかを知る方法
としては、書庫のＩＤの範囲を１０００以上２０００未
満、フォルダのＩＤの範囲を３０００以上４０００未
満、というように、書庫とフォルダとでＩＤの範囲を違
えたり、識別するためのフラグを設けたり、ＩＤの代わ
りに書庫情報へのポインタとフォルダ情報へのポインタ
を使用するなどの方法を取ることができる。
【００５３】次に、フォルダの版の管理について説明す
る。
【００５４】フォルダ版管理手段14は、図５に示すよう
に、各フォルダに含まれる文書のＩＤを記述したフォル
ダリスト51と、フォルダの版を規定するフォルダ版管理
情報52とを用いてフォルダの版を管理し、また、文書版
管理手段13は、フォルダに含まれる文書の文書リスト61
と、その各文書に含まれるファイル名を版別に記述した
文書版管理情報62とを用いてフォルダに含まれる文書の
版を管理する。
【００５５】フォルダリスト51には、フォルダＩＤと、
フォルダ名と、下位層に属する文書ＩＤ群と、フォルダ
版管理情報52へのポインタとが記述される。フォルダ版
管理手段14は、フォルダ管理手段12がフォルダ作成また
はフォルダ定義変更に合わせてフォルダ管理表31及びフ
ォルダ定義リスト32を作成するとき、同時に、フォルダ
リスト51を作成して、下位層にある文書のＩＤを記述す
る。また、文書版管理手段13は、そのとき同時に文書リ
スト61を作成する。文書がフォルダ定義リスト32に追加
されたときは、同時に、フォルダ版管理手段14がフォル
ダリスト51の文書ＩＤ群を追加し、文書版管理手段13が
文書リスト61に文書項目を追加する。
【００５６】あるフォルダの下の文書が新規作成される
と、文書版管理手段13は、文書リスト61にその文書を追
加するとともに、文書版管理情報62を作成して、文書リ
スト61の新規文書の欄に、その文書版管理情報62のポイ
ンタを書込む。文書版管理情報62は、文書の版621と文
書下のファイル名622とを記述する欄から成り、文書の
版621には版番号（新規作成の場合は０．１）が記述さ
れる。
【００５７】あるフォルダ下の文書の内容の更新が行な
われると、文書版管理手段13は、文書版管理情報62に行
を追加して、文書の版621に版番号を記述し、文書下の
ファイル名を622に記述し、さらに、文書リスト61から
のポインタを、追加した行に付替える。この文書の版番
号621は、システムが予め設定した順番に自動的に付け
てもよいし、利用者が随時指定して付けてもよい。
【００５８】続いて、利用者がフォルダの版の更新を指
示すると、フォルダ版管理手段14は、文書版管理手段13
に管理されている文書リスト61と各文書の版管理情報62
の中の文書の版621とを一覧に表示して、利用者にフォ
ルダの下に位層する文書のそれぞれについて、どの版を
選択するかを指定させる。
【００５９】利用者が各文書の版を選択すると、フォル
ダ版管理手段14は、フォルダ版管理情報52に行を追加し
て、「フォルダ下の文書の版」522の欄に、選択させた
それぞれの文書の版を記述するとともに、この文書の組
合せに対するフォルダの版521の版番号を記述し、更新
されたフォルダのフォルダリスト51からのポインタを、
フォルダ版管理情報52の追加した行に付け替える。
【００６０】図５の例では、フォルダＩＤ「３１１
２」、フォルダ名「開発書類」のフォルダには、「５０
０１」「５００２」及び「５００３」の文書ＩＤを持つ
三つの文書が含まれているが、フォルダ版管理情報52の
最下行に記述されたように、「５００１」の文書につい
て２．０版、「５００２」の文書について１．０版、
「５００３」の文書については設定なし、とした三文書
の組合せが「開発書類」のフォルダの２．０版として設
定されている。なお、利用者が版の指定を省略した場
合、それぞれの文書の版として、最新の版が自動的に選
択される。
【００６１】また、利用者に文書の版を選択させ易くす
るため、文書版管理情報62に、文書版についてのコメン
ト欄を追加し、その文書の版に関する覚書を記述できる
ようにしても良い。同様に、図５のフォルダ版管理情報
52でも、フォルダ版についてのコメント欄を追加し、フ
ォルダの版に関する覚書を記述可能にして、フォルダの
過去の版を利用する利用者の利便性を図るようにしても
よい。
【００６２】また、図５のフォルダ版管理情報と図６の
文書版管理情報とを、図３のフォルダ管理表とフォルダ
定義リストとに追加して、フォルダ管理、フォルダ版管
理、及び文書版管理を一緒に行なうことも可能である。
【００６３】次に、文書の検索の方法について説明す
る。
【００６４】検索に際して、利用者は、まず、検索対象
となる複数の書庫とフォルダとを選択する。フォルダ検
索手段16は、この選択を容易にするため、図７に示すよ
うに、書庫管理手段15が管理する書庫管理情報41に基づ
いて書庫とフォルダとの階層構造を画面に表示したり、
書庫・フォルダの一覧表を表示して、利用者が画面から
直接選択を入力できるように構成する。また、利用者が
画面の「フォルダの版」711を指定したときは、フォル
ダ版管理手段14の管理するフォルダリスト51及びフォル
ダ版管理情報52から、選択されたフォルダに関する版を
一覧表示して、利用者が検索対象の版を設定できるよう
に構成する。また、利用者がフォルダの版を指定しなけ
れば、最も新しい版のフォルダを検索対象として設定す
る。
【００６５】また、利用者が「検索条件設定」712を指
定したときは、図８に示す検索条件設定画面を表示す
る。
【００６６】利用者は、検索条件として、分類名の指定
812と、質問語813とを設定する。利用者が検索実行ボタ
ン811を押すと、フォルダ検索手段16は、ファイル管理
手段11に格納されているフォルダ管理表31及びフォルダ
管理リスト32を読み出して、指定された分類名を分類／
文書名として有し、且つ、その分類／文書名の中に質問
語を含む分類または文書を下位の階層に擁しているフォ
ルダを検索する。
【００６７】検索条件の分類名の設定に際しては、例え
ば図８のように、「＊仕様書」分類の下の「＊設計」分
類の下の「＊機能＊」文書、というように指定する。こ
の「＊」は、文字列を記号によって置き換える正規表現
を表している。その他の正規表現で定められる表現を用
いて、分類名の指定を行なうことも可能である。
【００６８】質問語は、検索のためのキーワードであ
り、指定された分類名を有する分類または文書の中か
ら、この例の場合、「高画質」及び「コンパクト」とい
うキーワードを分類名中に有する分類または文書が検索
され、この分類または文書を下位の階層に含むフォルダ
が、フォルダ検索手段16により、検索結果として出力さ
れる。
【００６９】一方、文書検索手段17は、ファイル管理手
段11に格納されているフォルダリスト51及びフォルダ版
管理情報52と、文書リスト61及び文書版管理情報62とを
読出し、フォルダ検索手段16の検索したフォルダの利用
者が指定した版521において、各文書の版が何版である
かをフォルダ版管理情報52の「フォルダ下の文書の版」
522から読み取り、該当する版の文書を文書リスト61及
び文書管理情報62から検索する。
【００７０】文書検索が終ると、フォルダ検索手段16
は、検索結果のフォルダを利用者に提示し、また、文書
検索手段17は、検索マッチした文書群を利用者に提示す
る。
【００７１】このように、この文書蓄積管理システムで
は、複数の文書の集まりであるフォルダに対して、版管
理を行なうことができる上、フォルダの版ごとに下位層
の文書それぞれの版を選択することができる。そのた
め、大規模な構造を持つ文書群に対して、文書間の関連
性を損なうことなく、簡便に版管理を実行することがで
きる。
【００７２】また、複数文書の集まりに対してアクセス
権や下位層の文書の型を設定できるとともに、一度設定
したフォルダ定義を管理して再利用することにより、複
雑な文書構造やアクセス権設定を持つ文書体系を簡単に
構築することができる。
【００７３】また、文書検索条件の階層的分類名の指定
を正規表現で指定することができ、また、古い版のフォ
ルダを検索対象に指定することができる。そのため、利
用者は、検索を通じて、欲する文書を得ることができ
る。また、検索結果はフォルダ単位で得られるため、検
索条件にマッチした文書と、それに関連する文書とを併
せて提示することが可能であり、利用者は、有益な情報
を一緒に参照することができる。
【００７４】（実施の形態２）第２の実施形態の文書蓄
積管理システムは、フォルダ単位での文書の削除や文書
の移動を行なうことができる。
【００７５】このシステムは、図９に示すように、第１
実施形態のシステムと同様に、ファイル管理手段Ａ91、
フォルダ管理手段93、書庫管理手段96、フォルダ版管理
手段95、及び文書版管理手段94を備えるとともに、一定
の版より古い文書を蓄積・管理するファイル管理手段Ｂ
92と、古い版の文書をフォルダ単位でファイル管理手段
Ａ91からファイル管理手段Ｂ92に移動する文書実体移動
手段97と、古い版の文書をフォルダ単位で削除する文書
実体削除手段98とを備えている。
【００７６】このシステムで文書実体を移動する方法に
ついて説明する。
【００７７】文書実体移動手段97は、フォルダの文書実
体をファイル管理手段Ａ91からファイル管理手段Ｂ92へ
移動するタイミングについて設定したフォルダ格納情報
を管理する。このフォルダ格納情報は、図１０に示すよ
うに、フォルダＩＤ1010と、フォルダ名1011と、最新版
から数えて何版以前の版を移動するか、について指定す
る実体移動版情報1012と、フォルダ作成からどの程度の
時間が経過した場合に移動するか、について指定する実
体移動時情報1013とから成る。
【００７８】文書実体移動手段97は、フォルダが作成さ
れ、フォルダ管理手段93がフォルダ管理表31及びフォル
ダ定義リスト32を作成するとき、同時に、フォルダ格納
情報101に１行を追加して、そこに、作成されたフォル
ダのフォルダＩＤ1010及びフォルダ名1011を記述し、利
用者によって設定されたそのフォルダに関する実体移動
版情報1012と実体移動時情報1013とを記述する。
【００７９】実体移動版情報1012が例えば３と設定され
た場合に、文書実体移動手段97は、フォルダの５版が新
たに作成されると、その最新版から数えて３版目より古
い版、即ち、そのフォルダの２版及び１版を、フォルダ
リスト51及びフォルダ版管理情報52から調べ、そこに含
まれる文書を文書リスト61及び文書版管理情報62から求
めて、該当するフォルダの版に含まれる文書をファイル
管理手段Ａ91からファイル管理手段Ｂ92へ移動する。
【００８０】また、実体移動時情報1013が例えば３６５
と設定された場合には、文書実体移動手段97は、フォル
ダの版の中で作成日付が現在時刻から数えて３６５日以
前の版の文書をフォルダリスト51及びフォルダ版管理情
報52、文書リスト61及び文書版管理情報62から求め、該
当するフォルダの版の文書の全てをファイル管理手段Ａ
91からファイル管理手段Ｂ92へ移動する。
【００８１】また、実体移動版情報1012と実体移動時情
報1913との両方が設定された場合には、文書実体移動手
段97は、少なくともその一方に該当しているフォルダの
版の文書については全て、フォルダ単位でファイル管理
手段Ａ91からファイル管理手段Ｂ92へ移動する。
【００８２】実体移動版情報、実体移動時情報の両方と
も設定されていないフォルダは、すべての版がファイル
管理手段Ａ91に格納されたままとなる。
【００８３】次に、このシステムで文書実体を削除する
方法について説明する。
【００８４】文書実体削除手段98は、フォルダの文書実
体をファイル管理手段Ａ91またはファイル管理手段Ｂ92
から削除するタイミングについて設定したフォルダ削除
情報を管理する。このフォルダ削除情報は、図１１に示
すように、フォルダＩＤ1110と、フォルダ名1111と、最
新版から数えて何版以前の版を削除するか、について指
定する実体削除版情報1112と、フォルダ作成からどの程
度の時間が経過した場合に削除するか、について指定す
る実体削除時情報1113とから成る。
【００８５】文書実体削除手段98によるフォルダ削除情
報111の管理・作成やフォルダ削除情報に基づく文書の
削除の実行は、文書実体移動手段97の場合と、削除と移
動との違いを除いて、同一である。文書実体削除手段98
は、利用者の設定した実体削除版情報1112及び実体削除
時情報1113に基づいて、該当するフォルダの版の文書を
フォルダ単位で削除する。
【００８６】このシステムによれば、複数の文書の集ま
りであるフォルダごとに複数のファイル管理手段への格
納の設定を行なうことができるため、例えば、ハードデ
ィスクのような高速なメディアと、光ディスクのような
低速大容量メディアとを持つ文書管理システムに対し、
普段使っている新しい版は高速なメディアへ保管し、普
段使用しない保存だけが目的の古い版は低速大容量メデ
ィアへ移動するという設定を行なうことが可能となる。
これにより、ディスク容量が有効に利用でき、古い版を
手で整理する必要がなくなる。
【００８７】また、フォルダごとに削除の設定を行なう
ことができるため、ディスク容量が有効に利用でき、古
い版を手で整理する必要がなくなる。 （実施の形態３）第３の実施形態の文書蓄積管理システ
ムは、あるフォルダに含まれる文書を、他のフォルダの
最新の版の文書として配布することができる。
【００８８】このシステムは、図１２に示すように、第
１実施形態のシステムと同様に、ファイル管理手段12
1、フォルダ管理手段122、書庫管理手段125、フォルダ
版管理手段124、及び文書版管理手段123を備えるととも
に、特定の書庫の特定のフォルダに含まれる特定文書を
他のフォルダに配布するための指定を行なう配布情報管
理手段126と、配布情報管理手段126の指定に従って、文
書を他のフォルダ下の文書の最も新しい版として複写
し、そのフォルダの版を更新する文書配布手段127とを
備えている。
【００８９】ここでいう配布とは、あらかじめ決められ
た配布情報に従って、特定の書庫の特定のフォルダに含
まれる特定の文書を、別の一つ以上の特定のフォルダに
含まれる特定文書の最新の版として複写する操作であ
る。複写が行なわれると、複写された文書を含むフォル
ダの版が更新される。
【００９０】図１３は、この配布の一例を示したもので
あり、Ａ書庫の下のＢ書庫に収めれたフォルダ「Ａ製
品」の「計画」分類に属する文書「４月」の新しい版が
作成されると、Ａ書庫の下のＣ書庫に収めれたフォルダ
「４月」の文書「Ａ製品計画」の新しい版として配布さ
れることを表している。
【００９１】利用者は、このような配布関係を指定し、
配布情報管理手段126は、指定された配布関係を、配布
元文書と配布先文書との対応関係を記述したリストを用
いて管理する。
【００９２】利用者は、例えば、図１４に示す画面を通
じて、配布関係を指定する。図１４の1412及び1414に
は、配布元または配布先の文書を、書庫、フォルダ、分
類、文書の階層構造によって指定し、1413には、配布の
方向を矢印で指定する。双方向に配布する場合は両方向
に矢印を付ける。この例では、「Ａ書庫」の下の「＊書
庫」の下の「ｘ製品」フォルダの下の「計画」分類の下
の「ｙ月」文書を、「Ａ書庫」の下の「Ｃ書庫」の下の
「ｙ月」の下の「ｘ製品計画」文書に配布することを表
している。ここで「＊」は０個以上の１文字正規表現と
一致することを表す。また「ｘ」、「ｙ」は、変数を表
し、図中の1412と1414間で同一の変数は同一の文字列を
持つ。図１３では、変数「ｘ」は「Ａ」であり、変数
「ｙ」は「４」である。その他、正規表現で定められる
表現を用いて配布情報の指定を行なうことができる。こ
の例の場合、半角小文字の英字を変数として取決めてい
るが、書庫名やフォルダ名に半角英字が出現する場合に
は、別の予約語を変数として取決めてもよい。
【００９３】利用者が図１４の設定実行ボタン1411を押
すと、配布情報管理手段126は、管理するリストに、設
定された配布情報を記述する。このリストは、図１６に
示すように、図１４の画面で設定された配布元文書また
は配布先文書の階層的表現を配列に格納した配布文書情
報163と、配布元文書の配布文書情報163をポインタで導
く配布元表161と、配布先文書の配布文書情報163をポイ
ンタで導く配布先表162とから成る。
【００９４】配布元表161には、配布元文書を示す配布
文書情報163の最上位層へのポインタと、最下位層への
ポインタと、配布先表162のその文書の配布先の欄を示
すポインタとが記述され、また、配布先表162には、配
布先文書を示す配布文書情報163の最上位層へのポイン
タと、最下位層へのポインタとが記述される。
【００９５】文書の配布の開始は、利用者の指示に基づ
いて行なわれる。利用者は、例えば図１５に示す、フォ
ルダに含まれる文書を表示するフォルダ表示画面から、
配布ボタン1511を押して、文書の配布を指示する。
【００９６】これを受けて、文書配布手段127は、フォ
ルダ表示画面151に表示されている「Ａ製品」フォルダ
の下に、配布すべき文書がないかどうかを、配布元表16
1がポイントしている各配布文書情報163から検索する。
この検索で該当する配布情報が見つかると、配布元表16
1がポイントしている配布先表162から配布先の配布文書
情報163を取り出す。
【００９７】文書配布手段127は、取り出した配布文書
情報163により、書庫管理情報41の書庫名412、フォルダ
管理表31のフォルダ名312、フォルダ定義リスト32の分
類／文書名321を検索して、配布先のフォルダＩＤ及び
文書ＩＤを取得する。次いで、取得した文書ＩＤを文書
リスト61から検索して、新しい文書の版を文書版管理情
報62に追加する。
【００９８】続いて、配布元文書の実体を複製して新た
な文書ファイルを作成し、文書版管理情報62に登録す
る。あるいは、配布元文書の実体を複製しないで、文書
版管理情報62に配布元文書の実体ファイル名を622へ記
述する。
【００９９】次いで、作成した文書の版をフォルダ版管
理情報52に追加して更新し、フォルダリスト51に新しい
版を作成し、更新したフォルダ版管理情報52へポインタ
を付ける。
【０１００】このように、この文書蓄積管理システムで
は、一つの文書を複数フォルダで共有することができる
上、一度文書間の関連づけを行なっておくと、文書を更
新したときに、コピー先を利用者がわざわざ辿ることな
く文書の更新内容を配布することができる。
【０１０１】また、一つの文書が複数フォルダごとに別
々の名前で管理できるとともに、フォルダごとの版管理
が可能であるため、利用者は、別々の文書のように自由
に利用することができる。
【０１０２】
【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
の文書蓄積管理システムでは、複数の文書を階層的な分
類の下に収めたフォルダを単位として、版を管理するこ
とができ、そこに含まれる各文書の版の更新と整合性を
取りながら、この版管理を実行することができる。
【０１０３】また、このフォルダを操作単位とし、フォ
ルダの版を特定して関連文書の検索を行なったり、古い
フォルダの版の文書を一括して、別の保管場所に移した
り、あるいは、文書削除を行なったりすることができ
る。
【０１０４】また、一つの文書を複数のフォルダで扱う
必要がある場合に、指定した文書を必要なフォルダに配
布して、それぞれのフォルダで別々に使用できるように
することができる。
【０１０５】これらのことから、このシステムでは、紙
文書を複写して利用者それぞれが使用するような自由度
を持つと共に、文書のまとまりごとの版管理や保存管
理、文書検索をきめ細かく実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施形態の文書蓄積管理システ
ムを示すブロック図
【図２】前記システムでの文書群の階層構造を示す図
【図３】前記システムでのフォルダ内の文書管理に用い
るフォルダ管理表及びフォルダ定義リストを示す図
【図４】前記システムでの書庫の管理に用いる書庫管理
情報を示す図
【図５】前記システムでのフォルダの版管理に用いるフ
ォルダリストを示す図
【図６】前記システムでの文書の版管理に用いる文書リ
ストを示す図
【図７】前記システムで検索対象を設定するための画面
の一例を示す図
【図８】前記システムで検索条件を設定するための画面
の一例を示す図
【図９】本発明の第２の実施形態の文書蓄積管理システ
ムを示すブロック図
【図１０】前記システムでの文書移動の管理に用いるフ
ォルダ格納情報を示す図
【図１１】前記システムでの文書削除の管理に用いるフ
ォルダ削除情報を示す図
【図１２】本発明の第３の実施形態の文書蓄積管理シス
テムを示すブロック図
【図１３】前記システムでの文書の配布の関係を示す図
【図１４】前記システムで配布関係の設定を行なうため
の画面を示す図
【図１５】前記システムでフォルダの内容を表示するた
めの画面を示す図
【図１６】前記システムで配布関係情報を管理するため
の情報構造を示す図
【符号の説明】
11、121 ファイル管理手段 12、93、122 フォルダ管理手段 13、94、123 文書版管理手段 14、95、124 フォルダ版管理手段 15、96、125 書庫管理手段 16 フォルダ検索手段 17 文書検索手段 21 ファイル 22 文書 23 分類 24 フォルダ 25 書庫 31 フォルダ管理表 32 フォルダ定義リスト 33 文書型定義表 34 部門／個人管理表 41 書庫管理情報 51 フォルダリスト 52 フォルダ版管理情報 61 文書リスト 62 文書版管理情報 71 検索対象の設定画面 81 検索条件の設定画面 91 ファイル管理手段Ａ 92 ファイル管理手段Ｂ 97 文書実体移動手段 98 文書実体削除手段 101 フォルダ格納情報 111 フォルダ削除情報 126 配布情報管理手段 127 文書配布手段 141 配布の設定画面 151 フォルダ表示画面 161 配布元表 162 配布先表 163 配布文書情報

Claims (18)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 複数の電子的文書を分類に従ってフォル
    ダに纏め、蓄積された電子的文書を前記フォルダの単位
    で管理する文書蓄積管理システムにおいて、 フォルダに含まれる前記電子的文書の属性を管理するフ
    ォルダ管理手段と、 フォルダに含まれる前記電子的文書の版に関する情報を
    管理する文書版管理手段と、 フォルダの版と前記フォルダに含まれる前記電子的文書
    の版との対応関係を管理するフォルダ版管理手段とを備
    えることを特徴とする文書蓄積管理システム。
  2. 【請求項２】 前記フォルダの複数を集めて管理する書
    庫管理手段を設けたことを特徴とする請求項１に記載の
    文書蓄積管理システム。
  3. 【請求項３】 前記フォルダ版管理手段が、前記フォル
    ダの版と、それに対応して利用者が選択した前記電子的
    文書の版との対応関係を管理することを特徴とする請求
    項１に記載の文書蓄積管理システム。
  4. 【請求項４】 前記フォルダ版管理手段が、利用者によ
    る前記電子的文書の版の指定が省略されたとき、最新の
    版が選択されたものとして前記電子的文書の前記対応関
    係を設定することを特徴とする請求項３に記載の文書蓄
    積管理システム。
  5. 【請求項５】 複数の電子的文書を分類に従ってフォル
    ダに纏め、蓄積された電子的文書を前記フォルダの単位
    で管理する文書蓄積管理システムにおいて、 フォルダに含まれる前記電子的文書の属性を管理するフ
    ォルダ管理手段と、 フォルダに含まれる前記電子的文書の版に関する情報を
    管理する文書版管理手段と、 フォルダの版と前記フォルダに含まれる前記電子的文書
    の版との対応関係を管理するフォルダ版管理手段と、 指定された検索対象の中から指定された検索条件に一致
    する電子的文書または分類が含まれるフォルダを検索す
    るフォルダ検索手段と、 検索されたフォルダに含まれる前記検索対象の電子的文
    書を検索する文書検索手段とを備えることを特徴とする
    文書蓄積管理システム。
  6. 【請求項６】 前記フォルダ検索手段が、検索対象に指
    定された版のフォルダを検索することを特徴とする請求
    項５に記載の文書蓄積管理システム。
  7. 【請求項７】 前記検索対象のフォルダの版として、前
    記フォルダの最新の版から新しい順にｎ個の版を指定す
    ることを特徴とする請求項６に記載の文書蓄積管理シス
    テム。
  8. 【請求項８】 前記文書検索手段が、前記フォルダ検索
    手段の検索した版のフォルダに含まれる電子的文書を検
    索し、検索結果を提示することを特徴とする請求項５に
    記載の文書蓄積管理システム。
  9. 【請求項９】 前記検索条件として、分類／文書名と、
    前記分類／文書名に含まれるキーワードとを指定するこ
    とを特徴とする請求項５に記載の文書蓄積管理システ
    ム。
  10. 【請求項１０】 前記分類／文書名の指定が、正規表現
    によって行なわれることを特徴とする請求項９に記載の
    文書蓄積管理システム。
  11. 【請求項１１】 複数の電子的文書を分類に従ってフォ
    ルダに纏め、蓄積された電子的文書を前記フォルダの単
    位で管理する文書蓄積管理システムにおいて、 フォルダに含まれる前記電子的文書の属性を管理するフ
    ォルダ管理手段と、 フォルダに含まれる前記電子的文書の版に関する情報を
    管理する文書版管理手段と、 フォルダの版と前記フォルダに含まれる前記電子的文書
    の版との対応関係を管理するフォルダ版管理手段と、 フォルダの指定された版の全ての電子的文書のファイル
    保管場所を移動する文書実体移動手段とを備えることを
    特徴とする文書蓄積管理システム。
  12. 【請求項１２】 前記文書実体移動手段が、前記電子的
    文書のファイル保管場所を低速大容量のメディアに移動
    することを特徴とする請求項１１に記載の文書蓄積管理
    システム。
  13. 【請求項１３】 前記文書実体移動手段に対し、フォル
    ダの最新の版から数えて一定数を超える版を移動の対象
    として指定することを特徴とする請求項１２に記載の文
    書蓄積管理システム。
  14. 【請求項１４】 前記文書実体移動手段に対し、作成日
    からの経過日数が一定数を超える版を移動の対象として
    指定することを特徴とする請求項１２に記載の文書蓄積
    管理システム。
  15. 【請求項１５】 複数の電子的文書を分類に従ってフォ
    ルダに纏め、蓄積された電子的文書を前記フォルダの単
    位で管理する文書蓄積管理システムにおいて、 フォルダに含まれる前記電子的文書の属性を管理するフ
    ォルダ管理手段と、 フォルダに含まれる前記電子的文書の版に関する情報を
    管理する文書版管理手段と、 フォルダの版と前記フォルダに含まれる前記電子的文書
    の版との対応関係を管理するフォルダ版管理手段と、 フォルダの指定された版の全ての電子的文書のファイル
    を削除する文書実体削除手段とを備えることを特徴とす
    る文書蓄積管理システム。
  16. 【請求項１６】 前記文書実体削除手段に対し、フォル
    ダの最新の版から数えて一定数を超える版を削除の対象
    として指定することを特徴とする請求項１５に記載の文
    書蓄積管理システム。
  17. 【請求項１７】 前記文書実体削除手段に対し、作成日
    からの経過日数が一定数を超える版を削除の対象として
    指定することを特徴とする請求項１５に記載の文書蓄積
    管理システム。
  18. 【請求項１８】 複数の電子的文書を分類に従ってフォ
    ルダに纏め、蓄積された電子的文書を前記フォルダの単
    位で管理する文書蓄積管理システムにおいて、 フォルダに含まれる前記電子的文書の属性を管理するフ
    ォルダ管理手段と、 フォルダに含まれる前記電子的文書の版に関する情報を
    管理する文書版管理手段と、 フォルダの版と前記フォルダに含まれる前記電子的文書
    の版との対応関係を管理するフォルダ版管理手段と、 特定のフォルダに含まれる特定の電子的文書の配布先が
    指定された配布情報を管理する配布情報管理手段と、 前記フォルダの最新の版に含まれる前記特定の電子的文
    書を、前記配布情報に従って、配布先のフォルダの特定
    の電子的文書の最新の版として複写し、且つ、前記配布
    先のフォルダの版を更新する文書配布手段とを備えるこ
    とを特徴とする文書蓄積管理システム。
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