JP2001243103A - 文書管理支援システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 行政機関等において日常的に作成される書類
や文書などの情報をデータベース化し、文書の検索や文
書情報の管理運営を円滑に行うことにより、情報公開を
迅速かつ効率的に実現する。 【解決手段】 文書管理支援システム１０は、稟議・決
裁部１と、文書目録管理部２と、情報公開部３とから構
成されている。稟議・決裁部１は、各部課において発生
した新規文書について稟議を経て決裁を行うものであ
る。文書目録管理部２は、データを入出力する端末機２
１や２１’と、発生した文書目録を蓄積する行政文書デ
ータベース２３と、ファイル情報を蓄積するファイルデ
ータベース２４と、保存箱データベース２５と、仮登録
状態の情報を蓄積する仕掛情報データベース２２とから
構成されるものである。情報公開部３は、情報公開用デ
ータベース３１を備えているとともに、この情報公開用
データベース３１に蓄積された情報をインターネット４
を介して、住民等の一般に公開するものである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、国や地方公共団体
等の行政機関等において作成された文書又は書類に関す
る情報の公開を迅速かつ効率的に行うために、コンピュ
ータ等のハードウェア資源を用いて該文書の管理を支援
する文書管理支援システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、国の中央省庁や地方公共団体等の
行政機関等における実業務において日常的に作成される
書類や文書等の目録管理や稟議決裁、情報公開の処理
は、紙を媒体として、各部課において個別に行われてい
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】近年、行政機関が保有
する情報の公開要請が高まりつつある。先頃国会におい
て可決成立した情報公開法はこのような要請に応えるも
のであり、中央省庁および地方公共団体は、法的要請と
しての情報公開への対応に迫られている。

【０００４】しかしながら、上述のように、情報公開の
対象となる文書や書類について現在行われている管理は
紙による個別管理が主となっており、迅速かつ効率的な
情報公開は実現できていないのが現状である。

【０００５】また、行政機関に対してはコスト削減の要
請も高まっているが、上述のような部課ごとの個別的な
文書管理のため、行政機関単位でみたときの総合的なコ
ストの削減には至っていない。

【０００６】そこで、本発明は、上記事情に鑑みて成さ
れたものであり、その目的は、行政機関等において日常
的に作成される書類や文書などの情報をデータベース化
し、文書の検索や文書情報の管理運営を円滑に行うこと
により、情報公開を迅速かつ効率的に実現し、ひいては
コストの削減をも達成する文書管理支援システムを提供
することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本願請求項１に係る発明は、文書又は書類の目録を
コンピューターを用いて管理する文書管理支援システム
であって、実業務において発生した文書又は書類に関す
る情報を登録する文書目録情報を作成し、ネットワーク
を介して該文書目録情報を共有することを特徴とするも
のである。

【０００８】このような請求項１に係る発明によれば、
実業務において作成され、異なる部課によって管理され
る文書や書類に関する情報をネットワークを通じて共有
することによって、大量の文書や書類に関する情報に迅
速にアクセスすることができる。

【０００９】請求項２に係る発明は、請求項１に記載の
文書管理支援システムにおいて、前記文書目録情報に
は、前記文書又は書類を綴じたファイルに関する情報が
含まれ、該文書又は書類の管理は該ファイル単位で行う
ことを特徴とするものである。

【００１０】このような請求項２に係る発明によれば、
複数の文書や書類をファイルに綴じるという実業務に対
応させた形で、文書や書類の管理を行うことができ、ま
た、ファイルの一覧表示が可能であるため、情報の利用
を容易なものとすることができる。

【００１１】請求項３に係る発明は、請求項１又は２に
記載の文書管理支援システムにおいて、前記文書目録情
報には、前記文書又は書類の廃棄に関する情報が含ま
れ、この廃棄に関する情報に基づいて廃棄状況一覧リス
トを出力する機能を有することを特徴とするものであ
る。

【００１２】このような請求項３に係る発明によれば、
所定期間必要な文書や書類の管理を総合的に行うことが
でき、文書の廃棄の可否や廃棄準備の状況等を容易に把
握することができる。

【００１３】請求項４に係る発明は、請求項１乃至３に
記載の文書管理支援システムにおいて、前記文書目録情
報には、前記文書又は書類の貸出利用状況に関する情報
が含まれ、この貸出利用状況に関する情報に基づいて貸
出状況一覧リストを出力する機能を有することを特徴と
するものである。

【００１４】このような請求項４に係る発明によれば、
実業務において貸し出される文書や書類の貸出・返却状
況を容易に把握することができる。

【００１５】請求項５に係る発明は、請求項１乃至４に
記載の文書管理支援システムにおいて、前記文書目録情
報には、前記文書又は書類を管轄する部課に関する情報
が含まれ、この管轄部課に関する情報に基づいて該文書
又は書類の引継状況一覧リストを出力する機能を有する
ことを特徴とするものである。

【００１６】このような請求項５に係る発明によれば、
部課間において引継が行われる文書や書類の管理を、ネ
ットワークを介して行うことができるため、引継業務の
負担を軽減することができる。

【００１７】請求項６に係る発明は、請求項１乃至５に
記載の文書管理支援システムにおいて、前記文書目録情
報には、公開の可否についての情報が含まれ、公開可能
な文書又は書類の件名一覧リストを前記ネットワークを
介して一般に公開する機能を有することを特徴とするも
のである。

【００１８】このような請求項６に係る発明によれば、
公開可能な文書の件名情報の公開をネットワークを介し
て行うため、文書の早期公開を実現することができると
ともに、一般のアクセスを容易なものとすることができ
る。

【００１９】請求項７に係る発明は、請求項６に記載の
文書管理支援システムにおいて、前記公開可能な文書又
は書類の件名一覧リストを蓄積するデータベースは、他
のデータを蓄積するデータベースから独立したネットワ
ーク上に配置されていることを特徴とするものである。

【００２０】このような請求項７に係る発明によれば、
ファイアーウォール等によって、公開可能と指示された
情報と、個人情報などの非公開とすべき情報を離隔する
ことができるため、非公開情報がネットワークを介して
漏洩することがなく、セキュリティーの向上を図ること
ができる。

【００２１】請求項８に係る発明は、請求項２乃至７に
記載の文書管理システムにおいて、前記文書目録情報に
は、前記ファイルを保管する保存箱に関する情報が含ま
れ、該ファイルについての管理を該保存箱単位で行うこ
とを特徴とするものである。

【００２２】このような請求項８に係る発明によれば、
文書やファイルを実際の保存箱に保管するという実業務
に対応させることができ、実業務に則した管理を実現す
ることができる。

【００２３】請求項９に係る発明は、請求項８に記載の
文書管理システムにおいて、前記ファイルは各ファイル
毎に定められた保存年限に基づいて前記保存箱に分類さ
れ、該ファイルの保存年限が変更された場合には、分類
される保存箱を変更する機能を有することを特徴とする
ものである。

【００２４】このような請求項９に係る発明によれば、
文書の廃棄処分を保存箱毎に管理するという実業務に則
した管理ができるとともに、文書の保存年限の変更に対
応させて文書やファイルを保存箱間で移動する管理を行
うことができ、文書の廃棄に関する処理を容易なものと
することができる。

【００２５】

【発明の実施の形態】[処理の概要]以下に、本発明の好
適な実施形態について詳細に説明する。図１は、本実施
形態で用いられる文書管理支援システム１０の処理の流
れを、実業務の流れと比較して示す説明図である。な
お、本実施形態では、土木課、年金課等の各主務課（以
下、主務課という。）で作成された文書を文書課に引き
継いで保存管理・廃棄等を行う場合を例にして説明す
る。

【００２６】先ず、主務課における保管業務について
説明する。

【００２７】同図に示すように、実業務で行われている
各課必要分類を聴取してファイルを作成する処理（図中
(1)及び(2)）に対応させて、本実施形態に係る文書管理
支援システム１０ではファイル基準表登録及びファイル
情報登録を行う。ここで、各課からの必要分類聴取と
は、年度毎に行われるもので、その年度に発生し得る文
書や書類の種類を聴取するものである。

【００２８】これら(1)及び(2)の実業務に応じて、文書
管理支援システム１０では、先ず、作成されたファイル
の種類をファイル基準表に登録する。このファイル基準
表は、作成されたファイルのファイル名或いはファイル
番号に、そのファイルの内容や種類等のファイル情報を
対応させて登録するテーブルデータである。

【００２９】そして、実業務において文書が発生すると
（図中(3)）、文書管理支援システム１０では、この完
結した文書について文書目録を登録する。この完結した
文書は、必要に応じて住民への情報公開（貸し出し利
用）に供される（図中(9)）。

【００３０】その後、実業務では、発生した文書の種類
に応じて該当するファイルを選択し、文書目録と文書本
体を保存する（図中(4)）。この実業務における保管業
務に対応して文書管理支援システム１０では、文書目録
を綴じるファイルの情報をデータベースに登録する。

【００３１】次いで、主務課から文書課への引継業務
について説明する。

【００３２】実業務においては、所定期間経過したファ
イルを、各ファイルの保存年限毎に実際の保存箱に詰め
（図中(5)）、この保存箱を文書課へ移送する引継業務
（図中(6)）を行う。一方、文書課側では、この移送さ
れた保存箱についてチェックを行い、チェックが完了し
た保存箱を保存棚に保存する（図中(7)）。このように
して引き継がれた文書は、保存箱の保存年限まで文書課
において保存される。

【００３３】このような引継業務に対応して、本実施形
態に係る文書管理支援システム１０では、先ず、主務課
側において、引継を必要とするファイル情報を検索し、
該当するファイルについて引継を指示する。一方、文書
課では、引き継ぐべき保存箱を検索し、該当保存箱内の
ファイルをファイル情報から検索し、引継の指示がなさ
れたファイルの一覧を出力し、この出力されたファイル
についてチェックを行った後、引継登録を行う。

【００３４】次いで、文書課における廃棄業務につい
て説明する。

【００３５】実業務において実際の保存箱の保存年限が
経過した際には、保存箱内のファイルについて廃棄予定
延長がないかを確認して、文書の廃棄を行う（図中
(8)）。これに対応して、文書管理支援システムでは廃
棄処理をデータベースに登録する。

【００３６】具体的には、保存箱情報から保存年限が到
来した保存箱を検索し、該当する保存箱内のファイル一
覧を出力する。そして、廃棄処理の可否を確認した後
に、廃棄処理および廃棄履歴の登録を行う。これにより
文書は廃棄されても、廃棄された事実はデータとして保
存される。

【００３７】なお、文書やファイルについての保存年限
を延長する場合には、該文書やファイルを、保存箱間の
移動により、すなわち、保存年限のより長い保存箱へ格
納しなおすことにより、文書やファイルの保存延長管理
がなされる。

【００３８】［システムの概略構成］以上のような流れ
の処理を行う本実施形態に係る文書管理支援システムの
構成について、以下に説明する。図２は、本実施形態に
係る文書管理支援システム１０の概略構成を示すブロッ
ク図である。同図に示すように、本実施形態に係る文書
管理支援システム１０は、稟議・決裁部１と、文書目録
管理部２と、情報公開部３とから構成されている。

【００３９】稟議・決裁部１は、各部課において発生し
た新規文書について稟議を経て決裁を行うものである。
図に示した例では、文書目録管理部２において発生した
文書目録及び添付ファイルを端末機２１’より出力し、
稟議・決裁部１に受け渡し、係長から課長を経て決裁者
によって決裁している。この新規文書は、文書目録情報
及び添付データの形で、文書目録管理部２に受け渡さ
れ、データベース２２又は２３に登録される。

【００４０】なお、本実施形態では、文書が発生した起
案時、すなわち決裁が出る前に文書目録及び添付データ
を暫定的に仕掛情報データベース２２に仮登録し、決裁
が出た後に正式な登録を行う経路も設けられている。

【００４１】文書目録管理部２は、データを入出力する
端末機２１や２１’と、発生した文書目録を蓄積する行
政文書データベース２３と、ファイル情報を蓄積するフ
ァイルデータベース２４と、保存箱データベース２５
と、仮登録状態の情報を蓄積する仕掛情報データベース
２２とを電話回線や専用回線等の通信回線を利用して相
互に接続して構成されるものである。

【００４２】端末機２１又は２１’は、パーソナルコン
ピュータ等の汎用コンピュータや、専用端末機等を用い
ることができ、電話回線、専用回線、LAN等の通信回線
により構築されたネットワークにアクセス可能となって
いる。

【００４３】仕掛情報データベース２２は、決裁が終了
していない文書等のデータを仮登録しておくものであ
り、決裁終了後に本登録の許可が入力された時点で、仮
登録状態にある文書目録情報を行政文書データベース２
３に保存し、またファイル情報をファイルデータベース
２４に保存する。

【００４４】行政文書データベース２３は、各部課にお
いて発生した文書又は書類についての文書目録情報を保
存しておくものであり、各端末機からアクセス可能にネ
ットワーク上に配置されている。

【００４５】ファイルデータベース２４は、文書や書類
を綴じておくファイル（バインダー）に関するファイル
情報を蓄積しておくものであり、このファイルデータベ
ース２４も、各端末機からアクセス可能にネットワーク
上に配置されている。また、保存箱データベース２５
は、実業務における引継業務の際において行われる、所
定の保存年限毎に複数のファイルを保存箱に詰める作業
に関する情報を蓄積するものであり、各端末機からアク
セス可能にネットワーク上に配置されている。

【００４６】情報公開部３は、情報公開用データベース
３１を備えているとともに、この情報公開用データベー
ス３１に蓄積された情報をインターネット４を介して、
住民等の一般に公開するものである。

【００４７】この情報公開用データベース３１には、文
書目録上で公開可能と指定された文書の件名一覧リスト
が蓄積されており、本実施形態では、この件名一覧リス
トのみが一般に公開される。なお、この情報公開部３を
構成するネットワークと、文書目録管理部２を構成する
ネットワークとの間にはファイアーウォールを設ける
か、或いは物理的に切断する等の手段によって、情報公
開部３は、他の稟議・決裁部１や文書目録管理部２から
は独立されている。

【００４８】［各テーブルデータの内容］ここで、本実
施形態における文書管理支援システム１０で使用される
各テーブルデータの内容について説明する。

【００４９】ファイル情報は、実業務において発生した
文書や書類を綴じておくファイルに関する情報を記述し
たテーブルデータであり、ファイル識別番号、年度、分
類ＩＤ、ファイル名、分類記号、分類名、分類色、分類
別名、完結年、起算日区分、保存年限、引継予定日付、
引継日付、引継番号、引継箱番号、廃棄予定日付、廃棄
日付、媒体区分、保存箱識別番号、整理番号、保存箱
名、文書区分、管理担当課・係ＩＤ、作成者、作成課・
係、作成日付、状況区分、引継種別、登録ユーザーＩ
Ｄ、登録タイムスタンプなど、各ファイルの種類や内容
を示すデータを格納するものである。

【００５０】文書目録情報は、実業務において発生した
文書の内容などの情報を記述するテーブルデータであ
り、例えば文書目録識別番号、文書番号、ファイル識別
番号、ファイル名、件名、内部要件名、伺い文、事業
名、作成者、作成課・係、収発日付、起案日付、決裁日
付、施行予定日付、完結日付、公開の可否、公開の可否
時限性、非公開理由、保存年限、管理担当課・係、登録
区分、文書区分、状況区分、起案文書、登録ユーザーＩ
Ｄ、更新ユーザーＩＤなど、ファイルに綴じられた文書
の目録情報を格納するものである。

【００５１】ファイル基準情報は、実業務において行わ
れた各課からの必要分類聴取によって決定されたファイ
ル情報を登録しておくテーブルデータであり、年度、分
類、利用課・係、分類記号、標準ファイル名、起算日区
分、保存年限、媒体区分、文書区分、マスターレコード
区分、年度更新フラグ、登録ユーザー、更新ユーザー等
のデータを格納するものである。

【００５２】保存箱情報は、実業務において引継処理の
際に複数のファイルが詰められる実際の保存箱に関する
情報を記述したテーブルデータであり、例えば保存箱識
別番号、整理番号、保存箱名、起算日区分、発生年度、
保存年限、廃棄予定日付、設置場所、状況区分等のデー
タが格納されている。

【００５３】利用情報は、ファイルの貸出利用状況に関
する情報を記述するテーブルデータであり、利用識別番
号、利用開始日付、利用終了予定日付、利用終了日付、
利用区分、ファイル識別番号、年度、分類、ファイル
名、利用者ユーザーＩＤ、利用者漢字名等のデータが格
納されている。

【００５４】ファイル基準情報履歴は、ファイル基準情
報の更新履歴を記録したものであり、発番情報により採
番される履歴ＩＤにファイル基準情報と同一の項目を対
応させて格納するものである。

【００５５】文書目録情報履歴は、文書目録情報の更新
履歴を記録したものであり、発番情報により採番される
履歴ＩＤにファイル文書目録情報と同一の項目を対応さ
せて格納するものである。

【００５６】ファイル情報履歴は、ファイル情報の更新
履歴を記録したものであり、発番情報により採番される
履歴ＩＤにファイル情報と同一の項目を対応させて格納
するものである。

【００５７】添付ファイル情報は、文書目録識別番号に
添付されるファイルの内容を記録したものであり、文書
目録識別番号や添付ファイル名、ファイルの保管先を格
納している。

【００５８】情報公開ビューは、文書目録識別番号、文
書番号、件名、ファイル識別番号、分類名、ファイル
名、管理担当課・係、作成社名、保存年限、作成日付、
廃棄予定日付、年度等のデータが格納されている。

【００５９】情報公開テーブルは、公開可能と指定され
たファイルの一覧リストであり、文書目録識別番号、文
書番号、件名、ファイル識別番号、分類名、ファイル
名、管理担当課・係、作成者名、保存年限、作成日付、
廃棄予定日付、年度等のデータが格納されている。

【００６０】なお、これらの各データは、文書目録管理
部２においてネットワークを介して各端末間で共有でき
るようになっている。

【００６１】［文書管理支援システムの動作］次いで、
文書管理支援システム１０の動作について説明する。本
実施形態では、端末機２１や２１’上に起動されたアプ
リケーションを操作することによって、システム上に保
存されているデータを操作することができる。図３は、
本実施形態に係る文書管理支援システム１０の操作メニ
ューの階層構造を示す説明図である。

【００６２】同図に示すように、端末機２１，２１’か
ら本システムにアクセスすると文書目録管理メニューが
表示される。この文書目録管理メニューには、メインメ
ニューＭ１の下層に、主務課メニューＭ２、主務課文書
担当者メニューＭ３、文書課メニューＭ４及びマスター
メンテメニューＭ５が配置されており、メインメニュー
Ｍ１内に表示された各ボタンをクリック等することによ
り下層のメニューに移動できるようになっている。

【００６３】このような階層構造をなすメニューの操作
方法を各業務毎に分けて、以下に説明する。

【００６４】（主務課メニュー）主務課メニューＭ２で
は、図４に示すように、文書目録メニューＭ２１に遷移
することによって、文書目録の登録や検索、文書目録Ｃ
ＳＶの入出力、文書目録一覧印刷を行うことができる。

【００６５】（主務課文書担当者メニュー）また、メイ
ンメニューＭ１から主務課文書担当者メニューＭ３に遷
移することにより、ファイル情報の登録・検索、ファイ
ル情報ＣＳＶの出力、ファイルの一覧リストであるファ
イル台帳の印刷、ファイル綴じ目録の印刷、引継処理等
の操作を行うことができる。

【００６６】（主務課引継メニュー）主務課文書担当者
メニューＭ３から主務課引継メニューＭ３１に遷移して
行う引継処理は以下のようにして行う。

【００６７】図４に示すように、引継ぎ処理は、メイン
メニューＭ１上の主務課文書担当者用ボタンをクリック
することにより主務課文書担当者メニューＭ３に移動
し、この主務課文書担当者メニューＭ３内の引継処理ボ
タンをクリック等することにより主務課引継メニューＭ
３１に遷移する。

【００６８】この主務課引継メニューＭ３１には、引継
台帳印刷ボタン、引継番号取消ボタン、引継入力ボタ
ン、引継状況照会ボタンが表示されている。

【００６９】引継台帳印刷ボタンを押した場合、図５
（ａ）に示すように、ファイル情報と採番テーブルとか
らの情報を文書保存引継台帳として印刷することができ
る。この印刷処理の流れとしては、印刷対象の絞り込み
画面が表示され、引継を行うファイルの選択を行い、印
刷ボタンを押下し、印刷確認メッセージが表示され、こ
の表示が「ＯＫ」の場合には印刷が開始される。表示が
［ＣＡＮＣＥＬ」のときは、印刷が中止される。このと
き、ユーザーＩＤでユーザービューを読み、その組織Ｉ
Ｄの及び組織名の入力を求めることができる。

【００７０】また、引継入力を押下した場合、引継台帳
番号を入力する画面が表示される。そして、引継台帳番
号を入力することにより、図５（ｂ）に示すように、フ
ァイル情報、文書目録情報、添付ファイル情報が更新さ
れ、その更新内容がファイル情報履歴及び文書目録履歴
に記録される。

【００７１】具体的な操作としては、先ず、引継台帳入
力画面が表示される。そして、引継台帳印刷用紙に記述
されている引継番号を入力し、該当の引継番号を持つ引
継台帳を画面に表示し、引継台帳の入力を行う。この引
継台帳の入力事項としては、ファイル情報の表示対象レ
コードの１レコード目を読み出すことにより設定され、
例えば、処理年月日、引継番号、文書完結年度、保存年
限、所属が挙げられる。

【００７２】入力が終了すると、ファイル情報が更新さ
れる。このとき、チェックする内容としては、廃棄・継
続・引継ぎ（引継種別）、保存箱整理番号、廃棄予定日
付がある。そして、このチェックが終了すると、保存箱
識別番号、保存箱整理番号、保存箱名、引継種別、引継
処理状況区分が更新される。

【００７３】さらに、主務課引継メニューＭ３１上の引
継状況照会ボタンを押下することにより、文書課で該当
の課・係を入力し引き継ぎ状況を照会することができ
る。具体的には、引継状況照会を選択し該当課、引継一
覧番号を入力して照会ボタンを押下することにより、図
５（ｃ）に示すように、ファイル情報から引継指定され
たファイルを抽出し、これを引継状況照会画面を表示す
る。引継状況選択画面では、文書課、及び主務課で課を
指定し、引継作業の状況を照会することができる。この
とき、ファイル情報の内容が更新された場合には、ファ
イル情報履歴にその更新内容が記録される。

【００７４】なお、引継番号取消ボタンを押下すること
により、上記引継処理のキャンセルを行うことができ
る。具体的には、図６（ａ）に示すように、取消をする
引継処理番号を入力すると、該当するファイル情報が更
新される。

【００７５】（文書課メニュー）メインメニューＭ１上
の文書課ボタンを押下することにより、文書課メニュー
Ｍ４に遷移することができ、文書課における引継処理や
廃棄処理、廃棄箱用処理、利用管理処理、ファイル基準
表操作処理を行うことができる。

【００７６】文書課引継処理は、文書課引継メニューＭ
４１上で操作する。即ち、引継課を入力し、引き継ぐ保
存箱一覧をチェックし、更新ボタンを押下することによ
り引継更新を行う。具体的には、図６（ｂ）に示すよう
に、主務課で引継処理を行った保存箱の一覧を保存箱情
報から検出して表示し、引き継いだ箱にチェックするこ
とにより、更新対象となっているファイル情報及び文書
目録情報を更新する。文書目録情報の対象レコードとし
ては、文書目録情報の状況区分、管理担当課・係ＩＤ、
管理担当課・係、文書目録情報の更新ユーザーＩＤ、文
書目録情報の更新タイムスタンプがある。なお、このフ
ァイル情報や文書目録情報に対する更新内容は、ファイ
ル情報履歴及び文書目録履歴に記録される。

【００７７】文書課引継メニューＭ４１において文書課
保存ファイル移動ボタンを押下することによって、文書
課保存箱の中に入っているファイル保存箱間の移動を行
うことができる。即ち、図６（ｃ）に示すように、文書
保存箱ファイル移動処理を開始すると、保存箱情報が読
み出され表示される。この表示された中からファイル移
動を行う保存箱を選択し、一覧入力ボタンを押下し、文
書保存箱ファイル移動画面を表示する。

【００７８】そして、ファイル移動元文書保存箱を選択
し、ファイルの移動を行いたいファイルの入っている保
存箱整理番号を入力する。入力された移動先である保存
箱情報の保存箱識別番号、保存箱名、更新ユーザーＩ
Ｄ、更新タイムスタンプ、整理番号を更新する。このフ
ァイル情報の更新履歴は、ファイル情報履歴に記録され
る。

【００７９】（利用管理メニュー）文書課メニューＭ４
の利用管理ボタンを押下することにより、利用管理メニ
ューＭ４４に遷移することができ、この利用管理メニュ
ーＭ４４上において保管されている文書の貸し出し・利
用に関する管理業務を行うことができる。

【００８０】先ず、実業務において文書等の貸出があっ
たときに、貸出入力を行う。具体的には、図８（ａ）に
示すように、ユーザービュー内のデータを読み出して表
示し、保管されている文書の閲覧若しくは貸し出しを行
ったファイルを入力する。この処理の流れとしては、選
択画面を表示し、登録ボタンを押下すると、登録画面が
表示され、利用者のユーザーＩＤの入力を要求し、所属
及び名称を表示する。そして、利用開始日時、利用終了
予定日時等を入力し、登録更新ボタンを押下する。これ
により利用情報が更新される。

【００８１】また、 閲覧・貸し出しを行っていた文書
が返却された場合、図８（ｂ）に示すように、ユーザー
ビューを読み出し表示させ、返却情報を入力して利用状
況データを更新する。その具体的な操作としては、返却
画面を表示させ、ユーザーＩＤを入力し、選択条件にあ
った一覧を表示させ、一覧表の該当行を選択し、更新ボ
タンを押下することにより登録する。

【００８２】なお、必要に応じて現時点における利用状
況を照会することができる。即ち、利用情報を読み出
し、所望の利用期間範囲を入力し、その間に貸し出し、
閲覧された利用情報一覧を表示させる。

【００８３】（廃棄メニュー）文書課メニューＭ４の廃
棄処理ボタンを押下することにより、廃棄準備にあるフ
ァイルの登録や廃棄準備取消、廃棄対象リストの印刷を
行うことができる。

【００８４】廃棄準備処理の流れとしては、廃棄準備ボ
タンを押下し、廃棄準備メニューを表示させ、廃棄対象
特定日付を入力し、廃棄準備処理ボタンを押下して、確
認メッセージを出力させ、ＯＫの場合実行し、ＣＡＮＣ
ＥＬの場合中止する。また、この廃棄準備処理を取り消
すこともでき、さらには、準備状態にあるファイルにつ
いてその一覧を印刷することもできる。

【００８５】さらに、廃棄メニューＭ４２の廃棄処理ボ
タンを押下することにより、ファイルの本廃棄処理を行
うことができる。

【００８６】（保存箱用廃棄メニュー）文書課メニュー
Ｍ４の保存箱用廃棄処理ボタンを押下することにより、
廃棄準備にある保存箱の登録や廃棄準備取消、廃棄対象
リストの印刷を行うことができる。

【００８７】保存箱用廃棄準備処理は、具体的には、図
９（ａ）に示すように、廃棄対象特定日付を元にして保
存箱情報テーブルから保存箱情報レコードを取得し、準
備状態にある文書やファイルを入力し、文書目録情報及
びファイル情報を更新する。

【００８８】なお、本実施形態に係る文書管理支援シス
テムでは、文書の廃棄に際して各部課に確認の廃棄メー
ルを送信する機能が設けられている。即ち、文書を廃棄
する際に、全組織（課・係）の文書担当者に対して廃棄
ファイルの確認を促すメールを送る。ユーザービューよ
り文書担当者のＩＤと漢字名及び組織名を取得しメール
ボディに設定して電子メールを送信する。

【００８９】また、文書廃棄延長処理ボタンを押下する
ことにより、文書やファイルの保存年限を延長すること
ができる。具体的には、文書課にある保存箱の中に入っ
ているファイルの保存箱間において移動を行う。

【００９０】操作としては、図９（ｂ）に示すように、
保存箱情報から該当する保存箱を検索して表示させ、フ
ァイルの移動を行いたいファイルの入っている保存箱整
理番号を入力して、データを更新する保存箱を選択す
る。そして、必要な項目を設定する。ここでは、処理年
月日をシステム日付より取得して表示し、保存箱情報か
ら、整理番号、保存箱名、発生年度、保存年限、設置場
所名を取得し入力する。次いで、必要事項が入力された
ら、ファイル情報や添付ファイル情報を更新し、この更
新履歴をファイル情報履歴に記録する。

【００９１】さらに、保存箱用廃棄メニューＭ４３の廃
棄処理ボタンを押下することにより保存箱の本廃棄処理
を行うことができる。

【００９２】具体的には、図９（ｃ）に示すように、廃
棄管理データベースにおいて廃棄済みとなったファイル
情報から廃棄済みリストを印刷し、対象レコードを削除
する処理を行う。この対象レコードを削除する際には、
コピーを各廃棄テーブルに作成する。

【００９３】本廃棄処理の流れとしては、廃棄処理ボタ
ンを押下し、本廃棄メニューを表示させ、本廃棄ボタン
を押下し、実行する。なお、本実施形態では、文書課課
員と、管理者のみが本廃棄処理の実行可能に設定されて
いる。また、廃棄済みとなった保存箱に入っているファ
イル情報のレコードを作成課・係毎に印刷することがで
きる。

【００９４】詳述すると、廃棄予定となっている保存箱
情報レコードを取得し、文書目録情報廃棄テーブルにコ
ピーし、元の文書目録レコードを削除する。その後、文
書目録レコードに関連する添付ファイル情報を取得し、
添付ファイル情報廃棄テーブルにコピーし、元の添付フ
ァイル情報レコードを削除する。

【００９５】（マスターメンテメニュー）メインメニュ
ーＭ１においてマスター保守ボタンを押下することによ
りマスターメンテメニューＭ５に移動することができ
る。

【００９６】このマスターメンテメニューＭ５において
は、システムのデフォルト設定や、各データの雛形やテ
ンプレートを登録しておくものである。これにより、シ
ステム上の各端末機において共通のフォーマットの文書
を使用することができる。

【００９７】具体的には、ユーザー登録、組織マスタ
ー、役職マスター、発番情報登録、伺い文登録、保存箱
情報、事業名情報、組織変更、汎用テーブル定義、汎用
テーブル入力等の操作を行うことができる。

【００９８】［文書管理支援システムによる効果］以上
説明した本実施形態にかかる文書管理支援システム１０
によれば、実業務において発生した文書又は書類に関す
る情報を、文書目録情報に記述し、これをネットワーク
を介して共有するため、異なる部課（本実施形態では主
務課及び文書課）によって管理される文書や書類に関す
る情報に迅速にアクセスすることができる。

【００９９】また、文書目録には、文書又は書類を綴じ
たファイルに関する情報を記述するため、複数の文書や
書類をファイルに綴じて管理するという実業務に対応さ
せた形で、文書や書類の管理を行うことができる。

【０１００】さらに、文書目録には、文書又は書類の廃
棄に関する情報が含まれ、この廃棄に関する情報に基づ
いて、所定期間保存が必要な文書や書類の管理を総合的
に行うことができ、文書の廃棄の可否や廃棄準備の状況
等を容易に把握することができる。

【０１０１】文書管理支援システムでは、文書目録情報
には、文書又は書類の貸出利用状況に関する情報を記述
するため、この貸出利用状況に関する情報に基づいて、
実業務において貸し出される文書や書類の貸出・返却状
況を容易に把握することができる。

【０１０２】また、文書目録情報には、前記文書又は書
類を管轄する部課に関する情報を記述し、この管轄部課
に関する情報に基づいて、部課間において引継が行われ
る文書や書類の管理をネットワークを介して行うことが
できるため、引継業務の負担を軽減することができる。

【０１０３】文書目録情報には、公開の可否についての
情報を記述し、公開可能な文書又は書類の一覧リストを
前記ネットワークを介して一般に公開するため、文書の
早期公開を実現することができるとともに、一般のアク
セスを容易なものとすることができる。

【０１０４】なお、本実施形態では、公開可能な文書又
は書類の一覧リストを蓄積する情報公開データベース３
１は、ファイアーウォール等によって他のデータを蓄積
するデータベース（行文書データベース２３など）から
独立したネットワーク上に配置されているため、公開可
能と指示された情報と、個人情報などの非公開とすべき
情報を離隔することができ、非公開情報がネットワーク
を介して漏洩することがなく、セキュリティーの向上を
図ることができる。

【０１０５】文書目録情報には、実業務においてファイ
ルを保管する保存箱に関する情報が記述されているた
め、文書やファイルを保存箱に保管するという実業務に
対応させることができ、実業務に則した管理を実現する
ことができる。

【０１０６】なお、本実施形態では、ファイルは各ファ
イル毎に定められた保存年限に基づいて保存箱に分類さ
れ、ファイル情報や文書目録情報を操作することによ
り、ファイルの保存年限が変更された場合には、分類さ
れる保存箱を変更することができるため、文書の廃棄処
分を保存箱毎に管理するという実業務に則した管理がで
きるとともに、文書の保存年限の変更に対応させて文書
やファイルを保存箱間で移動する管理を行うことがで
き、文書の廃棄に関する処理を容易なものとすることが
できる。

【０１０７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
支援システムによれば、行政機関等において日常的に作
成される書類や文書などの情報をデータベース化し、こ
れをネットワーク上で共有することによって、文書の検
索や文書情報の管理運営が円滑に行われ、情報公開の迅
速かつ効率的な実現が可能となり、コストの削減も達成
される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施形態で用いられる文書管理支援システム
１０の処理の流れの概要を、実業務の流れと比較して示
す説明図である。

【図２】本実施形態に係る文書管理支援システム１０の
概略構成を示すブロック図である。

【図３】本実施形態に係る文書管理支援システム１０の
操作メニューの階層構造を示す説明図である。

【図４】本実施形態に係る文書管理支援システム１０の
操作メニューにおいて、主務課側での操作に関する項目
を示した説明図である。

【図５】本実施形態おける引継処理の処理手順を模式的
に示す説明図である。

【図６】本実施形態おける引継処理及び保存箱移動処理
の処理手順を模式的に示す説明図である。

【図７】本実施形態に係る文書管理支援システム１０の
操作メニューにおいて、文書課側での操作に関する項目
を示した説明図である。

【図８】本実施形態おける貸出・利用管理の処理手順を
模式的に示す説明図である。

【図９】本実施形態おける廃棄管理の処理手順を模式的
に示す説明図である。

【図１０】本実施形態における操作メニューにおいて、
マスター保守のメニューを示す説明図である。

【符号の説明】

１…稟議・決裁部、２…文書目録管理部、３…情報公開
部、４…インターネット、５…住民クライアント、２１
…端末機、２２…仕掛情報データベース、２３…行政文
書データベース、２４…ファイルデータベース、２５…
保存箱データベース

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 15/401 ３１０Ｃ

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書又は書類の目録をコンピューターを
   用いて管理する文書管理支援システムであって、 実業務において発生した文書又は書類に関する情報を登
   録する文書目録情報を作成し、ネットワークを介して該
   文書目録情報を共有することを特徴とする文書管理支援
   システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の文書管理支援システム
   において、 前記文書目録情報には、前記文書又は書類を綴じたファ
   イルに関する情報が含まれ、該文書又は書類の管理は該
   ファイル単位で行うことを特徴とする文書管理支援シス
   テム。
3. 【請求項３】 請求項１又は２に記載の文書管理支援シ
   ステムにおいて、 前記文書目録情報には、前記文書又は書類の廃棄に関す
   る情報が含まれ、この廃棄に関する情報に基づいて廃棄
   状況一覧リストを出力する機能を有することを特徴とす
   る文書管理支援システム。
4. 【請求項４】 請求項１乃至３に記載の文書管理支援シ
   ステムにおいて、 前記文書目録情報には、前記文書又は書類の貸出利用状
   況に関する情報が含まれ、この貸出利用状況に関する情
   報に基づいて貸出状況一覧リストを出力する機能を有す
   ることを特徴とする文書管理支援システム。
5. 【請求項５】 請求項１乃至４に記載の文書管理支援シ
   ステムにおいて、 前記文書目録情報には、前記文書又は書類を管轄する部
   課に関する情報が含まれ、この管轄部課に関する情報に
   基づいて該文書又は書類の引継状況一覧リストを出力す
   る機能を有することを特徴とする文書管理支援システ
   ム。
6. 【請求項６】 請求項１乃至５に記載の文書管理支援シ
   ステムにおいて、 前記文書目録情報には、公開の可否についての情報が含
   まれ、公開可能な文書又は書類の件名一覧リストを前記
   ネットワークを介して一般に公開する機能を有すること
   を特徴とする文書管理支援システム。
7. 【請求項７】 請求項６に記載の文書管理支援システム
   において、 前記公開可能な文書又は書類の一覧リストを蓄積するデ
   ータベースは、他のデータを蓄積するデータベースから
   独立したネットワーク上に配置されていることを特徴と
   する文書管理支援システム。
8. 【請求項８】 請求項２乃至７に記載の文書管理システ
   ムにおいて、 前記文書目録情報には、前記ファイルを保管する保存箱
   に関する情報が含まれ、該ファイルについての管理を該
   保存箱単位で行うことを特徴とする文書管理支援システ
   ム。
9. 【請求項９】 請求項８に記載の文書管理システムにお
   いて、 前記ファイルは各ファイル毎に定められた保存年限に基
   づいて前記保存箱に分類され、該ファイルの保存年限が
   変更された場合には、分類される保存箱を変更する機能
   を有することを特徴とする文書管理支援システム。