JP2008123080A - 文書管理システム、画像形成装置、廃棄装置、廃棄証明発行装置、文書属性管理装置、プログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】文書管理システム1は、文書を所定の出力媒体Pに形成する画像形成装置2と、画像形成装置2により出力媒体Pに形成された文書を廃棄する廃棄装置4と、廃棄装置4における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明発行装置6と、画像形成装置2により出力された文書を一意に特定する文書特定情報とこの文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を登録して管理する文書属性管理装置7を備える。廃棄証明発行装置6は、廃棄装置4から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄証明書を発行する。文書属性管理装置7は、画像形成装置2が出力媒体Pに文書を形成したときには文書が未廃棄である旨を登録しておき、この後、廃棄装置4から通知される廃棄処理の情報が廃棄済であるときには、未廃棄を廃棄に変更する。
【選択図】図1
Description
図1は、画像形成装置から所定の出力媒体(たとえば印刷用紙)に出力された文書を管理する文書管理システムの一実施形態を示す図である。図示のように、本実施形態の廃棄処理管理機能を具備した文書管理システム1は、文書を印刷用紙などの出力媒体に出力する印刷機能を持った画像形成装置2と、画像形成装置2により出力媒体P上に形成された文書(つまり画像形成装置2から出力された)文書を廃棄する廃棄装置4と、廃棄装置4における廃棄処理の証明書(以下廃棄証明書とも称する)を発行する廃棄証明発行装置6と、画像形成装置2にて生成される文書属性管理情報を管理する文書属性管理装置7と、出力文書の管理を行なう文書管理サーバ8が、情報通信路9を利用して接続されている。
図2は、出力媒体Pに文書属性管理情報を添付する方法を説明する図である。
図3および図4は、本発明に係る文書管理システムの第1実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。この第1実施形態の文書管理システム1は、画像形成装置2の情報通信路9上の宛先を特定する証明発行装置特定情報(本例ではIPアドレス)を文書属性管理情報に含めて出力媒体Pに添付する点に特徴を有する。
図5および図6は、第1実施形態の文書管理システム1における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここで 図5は図3に示すシステム構成の場合、図6は図4に示すシステム構成の場合であって、画像形成装置2自身もしくは別の廃棄証明発行装置6にて廃棄証明書を発行する場合である。
図7および図8は、本発明に係る文書管理システムの第2実施形態を説明する図である。ここで、図7は、本発明に係る文書管理システムの第2実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、画像形成装置2が廃棄証明発行装置6の機能を具備する図4に示したシステム構成に対する変形例で示す。また、図8は、廃棄装置4で管理する各装置特定情報を説明する図である。
図9は、第2実施形態の文書管理システム1における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここでは、図6に示す第1実施形態の処理手順に対する変形例で示す。なお、第2実施形態の処理ステップは200番台で示し、第1実施形態と同様もしくは対応する処理ステップには、第1実施形態と同じ10番台と1番台の番号を付して示す。以下、第1実施形態との相違点を中心に説明する。
図10は、本発明に係る文書管理システムの第3実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、画像形成装置2が廃棄証明発行装置6の機能を具備する図4に示したシステム構成に対する変形例で示す。
図11は、第3実施形態の文書管理システム1における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここでは、図9に示す第2実施形態の処理手順に対する変形例で示す。なお、第3実施形態の処理ステップは300番台で示し、第2実施形態と同様もしくは対応する処理ステップには、第2実施形態と同じ10番台と1番台の番号を付して示す。以下、第2実施形態との相違点を中心に説明する。
図12は、本発明に係る文書管理システムの第4実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、画像形成装置2が廃棄証明発行装置6の機能を具備する図4に示したシステム構成に対する変形例で示す。
図13は、第4実施形態の文書管理システム1における処理手順の一例を示したフローチャートである。なお、第4実施形態の処理ステップは400番台で示す。
図14は、本発明に係る文書管理システムの第5実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、図12に示した第4実施形態のシステム構成に対する変形例で示すが、図7に示した第2実施形態や図10に示した第3実施形態のシステム構成に対する変形例としても適用可能である。
図15は、第5実施形態の文書管理システム1における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここでは、図13に示す第4実施形態の処理手順に対する変形例で示す。なお、第5実施形態の処理ステップは500番台で示し、第4実施形態と同様もしくは対応する処理ステップには、第4実施形態と同じ10番台と1番台の番号を付して示す。以下、第4実施形態との相違点を中心に説明する。
図16は、本発明に係る文書管理システムの第6実施形態の構成例を示す機能ブロック図である。なお、ここでは、図14に示した第5実施形態のシステム構成に対する変形例で示す。
図17は、第6実施形態の文書管理システム1における処理手順の一例を示したフローチャートである。ここでは、図13に示す第4実施形態や図15に示す第5実施形態の処理手順に対する変形例で示す。なお、第6実施形態の処理ステップは600番台で示し、第4,第5実施形態と同様もしくは対応する処理ステップには、第4,第5実施形態と同じ10番台と1番台の番号を付して示す。以下、第4,第5実施形態との相違点を中心に説明する。
図18は、前述の第1〜第6実施形態の文書管理システム1に設けられる画像形成装置2、廃棄装置4、廃棄証明発行装置6、文書属性管理装置7、文書管理サーバ8の他の構成例を示すブロック図である。ここでは、パーソナルコンピュータなどの電子計算機を利用して、文書の出力処理から廃棄処理まで並びに廃棄証明の発行処理(纏めて文書管理処理とも称する)を、ソフトウェアを実行するマイクロプロセッサなどから構築されるより現実的なハードウェア構成を示している。
Claims (25)
- 文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部を具備した画像形成装置と、
前記画像形成装置により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する文書廃棄部を具備した廃棄装置と、
前記廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部を具備した廃棄証明発行装置と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。 - 前記廃棄証明発行装置は、廃棄対象の文書を形成した前記画像形成装置に備えられている
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 - 前記画像形成装置により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理するための文書属性管理部および文書情報更新部を具備した文書属性管理装置を備え、
前記廃棄装置は、廃棄処理時に前記文書属性管理装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部を有し、
前記文書属性管理装置において、前記文書属性管理部は前記画像形成装置が前記出力媒体に文書を形成したときには当該文書が未廃棄である旨を前記記憶媒体に登録しておき、この後、前記廃棄装置から通知される廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書情報更新部は前記未廃棄を廃棄に変更する
ことを特徴とする請求項1または2に記載の文書管理システム。 - 前記文書属性管理装置は、廃棄対象の文書を形成した前記画像形成装置に備えられている
ことを特徴とする請求項3に記載の文書管理システム。 - 前記廃棄装置は、廃棄処理時に前記廃棄証明発行装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部を有し、
前記廃棄証明発行装置の前記廃棄証明書発行部は、前記廃棄装置の前記廃棄情報通知部から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄処理の証明書を発行する
ことを特徴とする請求項1〜4の内の何れか1項に記載の文書管理システム。 - 前記画像形成装置は、前記廃棄証明発行装置を特定するための装置情報を前記文書の出力媒体に添付する添付部を有し、
前記廃棄装置の廃棄情報通知部は、廃棄処理時に前記文書の出力媒体に添付されている装置情報を特定し、この特定した装置情報に対応する廃棄証明発行装置に廃棄処理の情報を通知する
ことを特徴とする請求項5に記載の文書管理システム。 - 前記画像形成装置の前記添付部は、前記廃棄証明発行装置における前記廃棄処理の情報の通知先を特定するための宛先情報を前記装置情報として添付し、
前記廃棄装置の廃棄情報通知部は、廃棄処理時に前記文書の出力媒体に添付されている宛先情報を抽出し、この抽出した宛先情報に基づいて廃棄処理の情報を前記廃棄証明発行装置に通知する
ことを特徴とする請求項6に記載の文書管理システム。 - 前記画像形成装置の前記添付部は、前記廃棄証明発行装置を一意に特定可能な証明発行装置特定情報を前記装置情報として添付し、
各装置は、前記廃棄証明発行装置における前記廃棄処理の情報の通知先を特定するための宛先情報を前記証明発行装置特定情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録して管理する装置情報登録部を有し、
前記廃棄装置の廃棄情報通知部は、廃棄処理時に前記文書の出力媒体に添付されている証明発行装置特定情報を抽出し、この抽出した証明発行装置特定情報を前記装置情報登録部に登録されている情報と照合して前記廃棄処理の情報の通知先を特定するための宛先情報を特定し、この特定した宛先情報に基づいて廃棄処理の情報を前記廃棄証明発行装置に通知する
ことを特徴とする請求項6に記載の文書管理システム。 - 前記装置情報登録部を備えた装置は、前記装置情報登録部に登録する情報の操作者入力を受け付ける登録情報入力受付部を有する
ことを特徴とする請求項8に記載の文書管理システム。 - 各装置は、システム内に存在する全ての他の装置を検索する装置検索部と、当該装置自身を一意に特定するための装置特定情報および自身の宛先情報を前記装置検索部が検索した全ての装置の前記装置情報登録部に通知する装置情報通知部とを有する
ことを特徴とする請求項8に記載の文書管理システム。 - 各装置の内の少なくとも1つは、操作者より文書検索指示を受け付け、前記文書属性管理装置に文書検索を指示する文書情報入力受付部と、前記文書属性管理装置からの検索結果に基づく操作者指示に従って廃棄証明書の再発行を指示する再発行指示部とを有し、
前記文書属性管理装置は、前記文書情報入力受付部からの文書検索指示に従って前記文書属性管理部に登録している前記文書属性管理情報を検索して、その検索結果を応答する応答処理部を有する
ことを特徴とする請求項3または4に記載の文書管理システム。 - 前記各装置の内の少なくとも1つは、前記文書属性管理装置の通知先を特定するための宛先情報を所定の記憶媒体に登録して管理する装置情報登録部を有し、当該装置情報登録部に登録されている情報に基づいて、検索指示を発する前記文書属性管理装置の宛先情報を特定する
ことを特徴とする請求項11に記載の文書管理システム。 - 前記廃棄装置は、前記文書属性管理装置の通知先を特定するための宛先情報を所定の記憶媒体に登録して管理する装置情報登録部を有し、
前記廃棄装置を除く前記各装置の内の少なくとも1つは、前記廃棄装置の装置情報登録部に登録されている情報に基づいて、検索指示を発する前記文書属性管理装置の宛先情報を特定する
ことを特徴とする請求項11に記載の文書管理システム。 - 文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部と、
前記画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部と
を備えたことを特徴とする画像形成装置。 - 文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部と、
前記画像形成部により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、
前記画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部と
を備えたことを特徴とする画像形成装置。 - 前記画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部
をさらに備えたことを特徴とする請求項15に記載の画像形成装置。 - 画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する文書廃棄部と、
前記文書廃棄部における廃棄処理時に、前記画像形成装置により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部と
を備えたことを特徴とする廃棄装置。 - 画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部
を備えたことを特徴とする廃棄証明発行装置。 - 画像形成装置により出力媒体に形成された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、
前記画像形成装置により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報を受信する廃棄情報受信部と、
前記廃棄情報受信部が受信した前記廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部と
を備えたことを特徴とする文書属性管理装置。 - 他の装置からの文書検索指示に従って、前記文書属性管理部に登録している前記文書属性管理情報を検索して、その検索結果を応答する応答処理部
をさらに備えたことを特徴とする請求項19に記載の文書属性管理装置。 - 文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置における廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部と
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。 - 文書を所定の出力媒体に形成する画像形成部により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、
前記画像形成部により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部と
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。 - 画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する文書廃棄部における廃棄処理時に、前記画像形成装置により出力された文書を一意に特定する文書特定情報と当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理装置に廃棄処理の情報を通知する廃棄情報通知部と
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。 - 画像形成装置により出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知された廃棄処理の情報に基づいて廃棄処理の証明書を発行する廃棄証明書発行部
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。 - 画像形成装置により出力媒体に形成された文書を一意に特定する文書特定情報と、当該文書が廃棄済であるか否かの情報とを含む文書属性管理情報を所定の記憶媒体に登録して管理する文書属性管理部と、
前記画像形成装置により前記出力媒体に形成された文書を廃棄する廃棄装置から通知される廃棄処理の情報を受信する廃棄情報受信部と、
前記廃棄情報受信部が受信した前記廃棄処理の情報が廃棄済である旨を示しているときには、前記文書が廃棄済であるか否かの情報を未廃棄から廃棄に変更する文書情報更新部と
して電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。
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