JP2005295151A - 文書管理装置及びその制御方法、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 処理対象の複数の原稿に同一の内容が重複している原稿が存在する場合でも、効率良く、意図する処理を実行することができる文書管理装置及びその制御方法、プログラムを提供する。
【解決手段】 複数の原稿に対し、一連の読取動作を実行する場合、得られる原稿画像毎に、該原稿画像を一意に特定するための識別情報を抽出する。抽出した識別情報が他の識別情報と重複するか否かを判定する。その判定結果に基づいて、識別情報を記憶する記憶媒体に対する記憶制御を実行する。一連の読取動作の完了後、記憶媒体に記憶される識別情報に基づいて、複数の原稿に対応する情報を出力する。
【選択図】 図４

Description

本発明は、原稿を読み取り、その読取原稿画像に対応する情報を出力する文書管理装置及びその制御方法、プログラムに関するものである。

近年、紙文書を保管する方法として、紙文書そのもので保管するのではなく、その紙文書を電子データ化して保管する方法が一般的になってきている。これは、電子データ化した場合、保管に必要な場所が極めて少なくて済むという、電子データの長所を鑑みて行われている。

これに対して、文書を閲覧したり、持ち運んで利用する際に、保管された電子データを印刷して利用することも行われている。これは、紙媒体に印刷した場合、閲覧がしやすく、可搬性が高いという、紙媒体の長所を鑑みて行われている。

このように、電子データと紙媒体の長所は、うまく使い分けて利用されている。

そして、紙文書と電子文書の融合が進むことで、紙文書と電子文書の対応を簡単にとれることが重要であるとの認識が生まれてきている。この理由としては、配布資料の電子データを送信したい、配布資料のオリジナル電子データを編集したいといった需要があることが挙げられる。

このような需要があることから、特許文献１では、ある電子データの出力原稿をスキャンして、オリジナルの電子データを取得する方法を提案している。この特許文献１では、電子文書を特定するＩＤマークを紙原稿の隅に印刷し、それをスキャナで読み取ることで電子文書を特定し、検索結果として出力する方法を採用している。

この特許文献１によれば、複数の紙媒体をスキャンして検索された電子文書に対して、印刷や送信などの作業を行うことができる。
特開平１０-３０８８６８号公報

しかしながら、上記特許文献１において、一般的な検索機能にはない課題が発生する。つまり、スキャンする複数の紙媒体の中に、同じ文書が含まれている場合でも、その同じ文書が重複して印刷や送信が行われてしまうという課題である。よって、文書を余分に印刷したり、重複した内容を送信したりすることが無いようにする構成が望まれている。

本発明は上記の課題に鑑みてなされたものであり、処理対象の複数の原稿に同一の内容が重複している原稿が存在する場合でも、効率良く、意図する処理を実行することができる文書管理装置及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するための本発明による文書管理装置は以下の構成を備える。即ち、
原稿を読み取り、その読取原稿画像に対応する情報を出力する文書管理装置であって、
原稿を読み取る読取手段と、
複数の原稿に対し、前記読取手段による一連の読取動作を実行する場合、該読取手段の読取によって得られる原稿画像毎に、該原稿画像を一意に特定するための識別情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出した識別情報が他の識別情報と重複するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記識別情報を記憶する記憶手段に対する記憶制御を実行する制御手段と
前記読取手段による一連の読取動作の完了後、前記記憶手段に記憶される識別情報に基づいて、前記複数の原稿に対応する情報を出力する出力手段と
を備える。

また、好ましくは、前記判定手段は、前記抽出手段で第１識別情報が抽出される毎に、その第１識別情報と前記記憶手段に既に記憶されている第２識別情報と比較することで、前記第１識別情報が第２識別情報と重複するか否かを判定する。

また、好ましくは、前記判定手段は、前記読取手段による一連の読取動作の完了後、前記記憶手段に記憶されている識別情報同士を比較することで、識別情報が他の識別情報と重複するか否かを判定する。

また、好ましくは、前記判定手段は、前記抽出手段で第１識別情報が抽出されると、その第１識別情報を前記記憶手段に一旦記憶し、その前記記憶手段に記憶されている第１識別情報とそれ以外の第２識別情報を比較することで、前記第１識別情報が第２識別情報と重複するか否かを判定する。

また、好ましくは、前記判定手段の判定の結果、他の識別情報と重複する重複識別情報がある場合、前記重複識別情報を記憶する重複識別情報記憶手段を更に備える。

また、好ましくは、前記重複識別記憶手段は、更に、同一の前記重複識別情報別に、その個数を記憶する。

また、好ましくは、前記判定手段の判定の結果、前記抽出手段で抽出した第１識別情報が、前記記憶手段に既に記憶されている第２識別情報と重複している場合、前記制御手段は、前記第１識別情報の前記記憶手段への記憶を禁止する。

また、好ましくは、前記判定手段の判定の結果、前記記憶手段に記憶されている第１識別情報がそれ以外の第２識別情報と重複している場合、前記制御手段は、前記第１識別情報を前記記憶手段から削除する。

また、好ましくは、前記出力手段は、前記複数の原稿に対応する情報として、各原稿に対応する文書名を出力する。

また、好ましくは、前記出力手段は、更に、前記複数の原稿に対応する識別情報中に重複する識別情報が存在する場合、その重複数を出力する。

また、好ましくは、前記識別情報は、前記原稿の一部に印刷された所定画像である。

また、好ましくは、前記識別情報は、前記原稿に埋め込まれている電子チップに記憶されている。

上記の目的を達成するための本発明による文書管理装置の制御方法は以下の構成を備える。即ち、
原稿を読み取り、その読取原稿画像に対応する情報を出力する文書管理装置の制御方法であって、
原稿を読み取る読取工程と、
複数の原稿に対し、前記読取工程による一連の読取動作を実行する場合、該読取工程の読取によって得られる原稿画像毎に、該原稿画像を一意に特定するための識別情報を抽出する抽出工程と、
前記抽出工程で抽出した識別情報が他の識別情報と重複するか否かを判定する判定工程と、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記識別情報を記憶する記憶媒体に対する記憶制御を実行する制御工程と
前記読取工程による一連の読取動作の完了後、前記記憶媒体に記憶される識別情報に基づいて、前記複数の原稿に対応する情報を出力する出力工程と
を備える。

上記の目的を達成するための本発明によるプログラムは以下の構成を備える。即ち、
原稿を読み取り、その読取原稿画像に対応する情報を出力する文書管理装置の制御を実現するプログラムであって、
原稿を読み取る読取工程のプログラムコードと、
複数の原稿に対し、前記読取工程による一連の読取動作を実行する場合、該読取工程の読取によって得られる原稿画像毎に、該原稿画像を一意に特定するための識別情報を抽出する抽出工程のプログラムコードと、
前記抽出工程で抽出した識別情報が他の識別情報と重複するか否かを判定する判定工程のプログラムコードと、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記識別情報を記憶する記憶媒体に対する記憶制御を実行する制御工程のプログラムコードと
前記読取工程による一連の読取動作の完了後、前記記憶媒体に記憶される識別情報に基づいて、前記複数の原稿に対応する情報を出力する出力工程のプログラムコードと
を備える。

本発明によれば、処理対象の複数の原稿に同一の内容が重複している原稿が存在する場合でも、効率良く、意図する処理を実行することができる文書管理装置及びその制御方法、プログラムを提供できる。

以下、本発明の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。

本実施形態では、文書管理システムとして、文書管理機能を備えたデジタル複合機を例に挙げて説明する。
＜ハードウェア構成＞
まず、文書管理システムのハードウェア構成について、図１を用いて説明する。

図１は本発明の実施形態の文書管理システムのハードウェア構成図である。

文書管理システムは、ＣＰＵ１０１、メモリ１０２、補助記憶装置１０３、スキャナ装置１０４、送受信装置１０５、印刷装置１０６、ユーザインタフェース１０７の構成要素を有し、これらの構成要素は、内部バス１０８によって相互に接続されている。

ＣＰＵ１０１は、後述するフローチャートの処理を実現するプログラムの実行や、様々な各種処理の制御を行う。メモリ１０２は、ＲＡＭとＲＯＭから構成され、プログラム、データの格納場所として利用される。

補助記憶装置１０３は、ハードディスクやＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の大容量記憶装置から構成され、文書管理機能が管理する電子文書データの保管、プログラムの実行コードの保持を行う。

スキャナ装置１０４は、図２に示すような、バーコード２０２付きの原稿２０１の光学的に読み取る。このスキャナ装置１０４は、複数の原稿を自動的に読み取ることが可能な自動給紙機構（ＡＤＦ）を有している。

図２において、バーコード２０２は文書ＩＤを示しており、スキャナ装置１０４は、この文書ＩＤを含む原稿を画像データとして取り込み、これをメモリ１０２あるいは補助記憶装置１０３に記憶する。このように、スキャナ装置１０４は、文書ＩＤ読取部としても機能する。

ここで、文書ＩＤとは、文書管理システム内に保管される電子文書データを一意に特定するための識別情報であり、本実施形態では、電子文書データを登録する度にシーケンシャルに割り振られる整数のＩＤ番号で構成される。

尚、文書ＩＤは、電子文書データを一意に特定できるユニークな情報であれば良い。そのため、上記の整数ではなく、文書管理システムに構築されているファイルシステム上のパス情報や、ユーザが割り当てたユニークな文字列、文書登録時の日付と時刻からなるデータで構成することも可能である。

また、バーコード２０２は、例えば、文書ＩＤ情報からエンコードされた２次元バーコードであり、原稿２０１上の一部の領域に所定画像として印刷される。バーコード２０２の出力位置や出力方法は、印刷有効領域の外部に付加したり、トラストマーキングのようにして隠蔽したり等の様々な構成が考えられる。

文書ＩＤ情報の付加方法としては、バーコード以外にも様々な構成が考えられる。例えば、文字列や数字等の画像データ、ＲＦ ＩＤに代表される電子チップを原稿に埋め込むことによって代用可能である。文書ＩＤ情報の付加方法を混在させ、場合によって使い分ける実施形態も考え得る。

文書ＩＤが電子チップに記憶される場合、文書管理システムは、スキャナ装置１０４の代りに、あるいはスキャナ装置１０４に加えて、その電子チップのデータ読取装置が構成される。この場合、データ読取装置の読取結果から得られた文書ＩＤ情報を、メモリ１０２あるいは補助記憶装置１０３に記憶する。

送受信装置１０５は、電子文書データを含むデジタルデータの送受信を行う。具体的には、例えば、Ｆａｘ送信やＥ−Ｍａｉｌ送信等が考えられる。

印刷装置１０６は、トナーを利用して、電子文書データを含むデジタルデータに基づく画像を紙媒体に印刷する。また、これ以外にも、インクによる印刷方式を利用する構成も考えられる。

ユーザインタフェース１０７では、ユーザに対する情報の出力（提供）や、ユーザからの指示（情報）の入力を行う。つまり、ユーザインタフェース１０７は、情報の入出力機能である。出力機能としては、例えば、ディスプレイ（例えば、ＬＣＤ、ＣＲＴ等）、出力機能としては、ポインティングデバイス（マウス、ペン等）やキーボードによって構成される。この他の構成として、入出力機能が一体となったタッチパネル、音声インタフェースの利用が考えられる。

ディスプレイでは、ユーザ操作に基づいて、例えば、スキャナ装置１０４でスキャンした原稿に対応する検索結果の表示を行う。この検索結果は、例えば、読取原稿画像に対応する電子文書データの文書名や保存位置、文書ＩＤ、最終更新日、サムネイル画像等の文書プロパティをリスト表示し、これを検索結果とする。また、検索された電子文書データへの処理指示も、ユーザインタフェース１０７にて行う。例えば、送受信装置１０５によるデータ送信処理や印刷装置１０６による印刷処理を、ユーザインタフェース１０７のマウス、キーボードによって指示する。

＜ソフトウェア構成＞
次に、文書管理システムのソフトウェア構成について、図３を用いて説明する。

図３は本発明の実施形態の文書管理システムのソフトウェア構成図である。

尚、図３中の矢印は、ソフトウェア構成要素の相関関係を示している。

バーコードデコード部３０１は、読取原稿画像中のバーコード画像を解析し、文書ＩＤを取得する。このバーコード画像の解析方法は、バーコードの種別ごとに選択される。

例えば、文字列画像によって文書ＩＤ情報が原稿に付加されている場合、その読取原稿画像中の文字列画像にＯＣＲ処理を適用して、その文字列に対応する文字コードを認識することで文書ＩＤを取得する。

また、電子チップによって文書ＩＤ情報が原稿に付加されている場合は、このバーコード部３０１は不要となる。この場合、その電子チップの情報を取得するデータ読取装置によって、文書ＩＤが取得されるからである。

文書ＩＤ記憶部３０２は、読取原稿画像に対応する検索結果候補となる電子文書データの文書ＩＤからなる文書ＩＤリストを記憶する。この記憶先としては、メモリ１０２あるいは大容量補助記憶装置１０３を利用する。

重複判別部３０３は、検索結果候補となる電子文書データの文書ＩＤリストを参照し、新たに追加される文書ＩＤが既に含まれているか否かを判別する。他の実施形態としては、検索結果候補となる電子文書データの文書ＩＤリストを参照し、その文書ＩＤリスト内で重複した文書ＩＤが存在するか否かを判別する構成も考えられる。

文書ＩＤ除外部３０４では、指定された文書ＩＤが、検索結果候補となる電子文書データの文書ＩＤリストへ追加されないようにする。つまり、指定された文書ＩＤの文書ＩＤリストへの追加を禁止する。他の実施形態としては、指定された文書ＩＤを、検索結果候補となる電子文書データの文書ＩＤリストから除外する構成も考えられる。

重複文書ＩＤ記憶部３０５では、指定された文書ＩＤを、重複して検出された文書ＩＤからなる重複文書ＩＤリストとして記憶する。この重複文書ＩＤ記憶部３０５は、文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストと統合して統合文書ＩＤリストを生成し、文書ＩＤと共に重複して検出された電子文書データ（原稿数）を記憶する構成も考えられる。

データ操作部３０６は、検索結果の表示に必要な情報を取得する。必要な情報とは、例えば、電子文書データに対応する原稿番号、文書名、重複原稿数等である。その他、電子文書データの格納先であるフォルダパス名や更新日、作者名、データサイズ等の情報を表示しても良い。

また、データ操作部３０６は、検索結果に対する各種処理の制御も行う。例えば、ユーザインタフェース１０７を介する指示に基づいて、検索結果に対する印刷処理、送信処理、データ削除処理を行う。印刷処理あるいは送信処理に対しては、検索結果に相当する電子文書データを含むデジタルデータの取得と、その出力先である印刷装置１０６あるいは送受信装置１０５へのジョブ投入を行う。

文書管理部３０７は、文書ＩＤから電子文書データのプロパティ情報を取得する。また、ユーザインタフェース１０７を介する指示に基づいて、文書ＩＤから電子文書データを取得する。また、文書ＩＤから電子文書データの削除を行う。また、電子文書データの登録機能を提供する。電子文書データの登録時には、文書を一意に識別するための文書ＩＤを割り当て、管理情報として記憶する。
＜制御フロー＞
次に、文書管理システムの制御フローについて、図４を用いて説明する。

図４は本発明の実施形態の文書管理システムの制御フローを示すフローチャートである。

ここでは、原稿読取から、その読取原稿画像に対応する検索結果（電子文書データ）を出力するまでの処理を示している。

まず、スキャナ装置１０４に、複数のバーコード付き原稿２０１からなる原稿セットをセットし、ユーザがユーザインタフェース１０７からその原稿セット中の各原稿に対応する電子文書データの検索を指示し、読取を開始する。

ステップＳ４０１において、スキャン装置１０４によって原稿を読み取り、バーコード画像を含む原稿画像の読取を行う。読取原稿画像中のバーコード画像から、バーコード画像を検出する検出処理を実行する。

ステップＳ４０２において、バーコード画像の検出の有無を判定する。バーコード画像が検出されない場合（ステップＳ４０２でＮＯ）、ステップＳ４０７に進む。

尚、バーコード画像が検出されない場合とは、例えば、バーコード画像が付加されていない原稿や、汚れや折り目等の理由からバーコード画像を正常に読み取れなかった場合等がある。

一方、バーコード画像を検出した場合（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、ステップＳ４０３に進む。

ステップＳ４０３において、バーコードデコード部３０１は、検出したバーコード画像をデコードし、文書ＩＤを示すＩＤ番号を取得する。

ステップＳ４０４において、重複判別部３０３は、ステップＳ４０３で取得したＩＤ番号が、文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストに既に存在するか否か、つまり、重複文書ＩＤが存在している否かを判定する。ここで、重複文書ＩＤが存在しない場合（ステップＳ４０４でＮＯ）、ステップＳ４０５に進み、ステップＳ４０３で取得した文書ＩＤを、文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストに追加する。

一方、重複文書ＩＤが存在する場合（ステップＳ４０４でＹＥＳ）、ステップＳ４０６に進み、ステップＳ４０３で取得した文書ＩＤを、重複文書ＩＤ記憶部３０５が保持する重複文書ＩＤリストに追加する。

ステップＳ４０７において、読取対象原稿がまだ存在するか否かを判定する。読取対象原稿がまだ存在する場合（ステップＳ４０７でＹＥＳ）、ステップＳ４０１に戻る。一方、読取対象原稿がない場合（ステップＳ４０７でＮＯ）、データ操作部３０６は、文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストを検索結果としてユーザインタフェース１０７に出力する。

以上の処理によって、読取原稿画像に付加された文書ＩＤ情報を読み取り、その読取原稿画像に対応する文書ＩＤのリストからなる検索結果を出力することができる。

特に、図４の処理では、文書ＩＤが検出される毎に、重複判別部３０３によって、その検出された文書ＩＤと文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストの文書ＩＤを比較して、重複文書ＩＤの有無を検出し、その文書ＩＤが重複文書ＩＤでなければ、文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストに登録することで、検索結果として文書ＩＤリストを出力する。

他の実施形態として、文書ＩＤが検出される毎に、その文書ＩＤを文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストに適宜登録するという処理を、全ての読取対象原稿に対して行った後に、重複判別部３０３によって、文書ＩＤリスト内の文書ＩＤ同士を比較して、重複文書ＩＤの有無を検出する。そして、重複文書ＩＤが検出されたら、文書ＩＤ除外部３０４によって重複文書ＩＤを除外する構成が考えられる。

また、文書ＩＤが検出される毎に、その文書ＩＤを文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストに追加した後、重複判別部３０３によって、その追加された文書ＩＤと文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストの文書ＩＤを比較して、重複文書ＩＤの有無を検出する。そして、重複文書ＩＤが検出されたら文書ＩＤ除外部３０４によって追加された文書ＩＤを除外するという手順を、全ての読取対象原稿に対して行う構成が考えられる。

このように、本実施形態の文書管理システムでは、複数の読取原稿画像から得られる各文書ＩＤ（識別情報）が、他の識別情報と重複するか否かを判定し、その判定結果に基づいて、文書ＩＤ記憶部３０２に対する記憶制御を実行する。

この記憶制御には、文書ＩＤ記憶部３０２が記憶する文書ＩＤリストへの重複文書ＩＤの記憶の禁止や、文書ＩＤリスト中に含まれる重複文書ＩＤの削除が含まれる。

また、図４の処理では、文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストと、重複文書ＩＤ記憶部３０５が保持する重複文書ＩＤリストを別に用意しているが、この構成に限定されるものではない。例えば、文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストで、重複文書ＩＤ検出数も保持する構成も考えられる。この構成であれば、文書ＩＤリストを複数用意する必要が無くなる。

図４の処理によって得られた文書ＩＤリストからなる検索結果は、ユーザインタフェース１０７によってユーザに表示される。

まず、検索結果が得られると、データ操作部３０６は、文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストと、重複文書ＩＤ記憶部３０５が保持する重複文書ＩＤリストを参照する。また、両者が統合された統合文書ＩＤリストで構成されている場合、その統合文書ＩＤリストを参照する。

データ操作部３０６は、文書ＩＤ記憶部３０２が保持する文書ＩＤリストから文書ＩＤを取得し、該文書ＩＤに相当する電子文書データのプロパティ情報の取得を文書管理部３０７に依頼する。ここで、プロパティ情報は、上述のように、電子文書データの文書名や更新日（登録日）、サムネイル画像に代表される、検索結果表示の際に必要となる情報である。

文書ＩＤリストに記憶された全ての文書ＩＤに対してプロパティ情報を取得すると、重複文書ＩＤ記憶部３０２が保持する重複文書ＩＤリストを参照し、文書ＩＤ毎に重複して検出された個数（重複数）をカウントする。

そして、取得したプロパティ情報と重複数をユーザインタフェース１０７によって表示し、ユーザに検索結果として提示する。

以上によって、読取原稿に対応する電子文書データの検索が実現される。

これらの検索結果に対して、ユーザインタフェース１０７上におけるユーザの操作が実行され、必要に応じて、送受信装置１０５や印刷装置１０６を利用し、電子文書データの送信処理や印刷処理等の各種処理を実行する。あるいは、データ操作部２０４によって文書管理部２０５へ削除要求を出力し、電子文書データの削除処理を実行することもできる。

これらのユーザ操作を省き、検索結果に対して自動的に作業を行う構成も考えられる。例えば、読取原稿に対応する電子文書データの検索及び送信を指示して、原稿の読取動作を開始することで、電子文書データの検索及び送信までを自動的に実行することが可能である。もちろん、送信以外に、印刷までを自動的に実行することも可能である。

以上説明したように、本実施形態によれば、文書を一意に特定するための文書ＩＤが付加された原稿から文書ＩＤを読み取って、対応する電子文書データを検索する機能を提供する際、その検索結果として重複する電子文書データを出力することを防止（禁止）することができる。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施形態の文書管理システムのハードウェア構成図である。 本発明の実施形態の原稿の一例を示す図である。 本発明の実施形態の文書管理システムのソフトウェア構成図である。 本発明の実施形態の文書管理システムの制御フローを示すフローチャートである。

符号の説明

１０１ ＣＰＵ
１０２ メモリ
１０３ 補助記憶装置
１０４ スキャナ装置
１０５ 送受信装置
１０６ 印刷装置
１０７ ユーザインタフェース
１０８ 内部バス
３０１ バーコードデコード部
３０２ 文書ＩＤ記憶部
３０３ 重複判別部
３０４ 文書ＩＤ除外部
３０５ 重複文書ＩＤ記憶部
３０６ データ操作部
３０７ 文書管理部

Claims (14)

1. 原稿を読み取り、その読取原稿画像に対応する情報を出力する文書管理装置であって、
   原稿を読み取る読取手段と、
   複数の原稿に対し、前記読取手段による一連の読取動作を実行する場合、該読取手段の読取によって得られる原稿画像毎に、該原稿画像を一意に特定するための識別情報を抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段で抽出した識別情報が他の識別情報と重複するか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段の判定結果に基づいて、前記識別情報を記憶する記憶手段に対する記憶制御を実行する制御手段と
   前記読取手段による一連の読取動作の完了後、前記記憶手段に記憶される識別情報に基づいて、前記複数の原稿に対応する情報を出力する出力手段と
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記判定手段は、前記抽出手段で第１識別情報が抽出される毎に、その第１識別情報と前記記憶手段に既に記憶されている第２識別情報と比較することで、前記第１識別情報が第２識別情報と重複するか否かを判定する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記判定手段は、前記読取手段による一連の読取動作の完了後、前記記憶手段に記憶されている識別情報同士を比較することで、識別情報が他の識別情報と重複するか否かを判定する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記判定手段は、前記抽出手段で第１識別情報が抽出されると、その第１識別情報を前記記憶手段に一旦記憶し、その前記記憶手段に記憶されている第１識別情報とそれ以外の第２識別情報を比較することで、前記第１識別情報が第２識別情報と重複するか否かを判定する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記判定手段の判定の結果、他の識別情報と重複する重複識別情報がある場合、前記重複識別情報を記憶する重複識別情報記憶手段を更に備える
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
6. 前記重複識別記憶手段は、更に、同一の前記重複識別情報別に、その個数を記憶する
   ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
7. 前記判定手段の判定の結果、前記抽出手段で抽出した第１識別情報が、前記記憶手段に既に記憶されている第２識別情報と重複している場合、前記制御手段は、前記第１識別情報の前記記憶手段への記憶を禁止する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
8. 前記判定手段の判定の結果、前記記憶手段に記憶されている第１識別情報がそれ以外の第２識別情報と重複している場合、前記制御手段は、前記第１識別情報を前記記憶手段から削除する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
9. 前記出力手段は、前記複数の原稿に対応する情報として、各原稿に対応する文書名を出力する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
10. 前記出力手段は、更に、前記複数の原稿に対応する識別情報中に重複する識別情報が存在する場合、その重複数を出力する
    ことを特徴とする請求項９に記載の文書管理装置。
11. 前記識別情報は、前記原稿の一部に印刷された所定画像である
    ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
12. 前記識別情報は、前記原稿に埋め込まれている電子チップに記憶されている
    ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
13. 原稿を読み取り、その読取原稿画像に対応する情報を出力する文書管理装置の制御方法であって、
    原稿を読み取る読取工程と、
    複数の原稿に対し、前記読取工程による一連の読取動作を実行する場合、該読取工程の読取によって得られる原稿画像毎に、該原稿画像を一意に特定するための識別情報を抽出する抽出工程と、
    前記抽出工程で抽出した識別情報が他の識別情報と重複するか否かを判定する判定工程と、
    前記判定工程の判定結果に基づいて、前記識別情報を記憶する記憶媒体に対する記憶制御を実行する制御工程と
    前記読取工程による一連の読取動作の完了後、前記記憶媒体に記憶される識別情報に基づいて、前記複数の原稿に対応する情報を出力する出力工程と
    を備えることを特徴とする文書管理装置の制御方法。
14. 原稿を読み取り、その読取原稿画像に対応する情報を出力する文書管理装置の制御を実現するプログラムであって、
    原稿を読み取る読取工程のプログラムコードと、
    複数の原稿に対し、前記読取工程による一連の読取動作を実行する場合、該読取工程の読取によって得られる原稿画像毎に、該原稿画像を一意に特定するための識別情報を抽出する抽出工程のプログラムコードと、
    前記抽出工程で抽出した識別情報が他の識別情報と重複するか否かを判定する判定工程のプログラムコードと、
    前記判定工程の判定結果に基づいて、前記識別情報を記憶する記憶媒体に対する記憶制御を実行する制御工程のプログラムコードと
    前記読取工程による一連の読取動作の完了後、前記記憶媒体に記憶される識別情報に基づいて、前記複数の原稿に対応する情報を出力する出力工程のプログラムコードと
    を備えることを特徴とするプログラム。

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