JP2007280217A - 文書処理システム、文書処理方法、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】媒体文書を元に、その媒体文書に印刷された文書要素に対応するレイヤを特定し、そのレイヤに対応する文書要素に対して所定の出力処理をすることが可能な文書処理システムを提供する。
【解決手段】システム制御部１０は、出力対象の電子文書を識別する文書識別情報と出力対象レイヤを識別するレイヤ識別情報とが記録された媒体文書から文書識別情報とレイヤ識別情報とを抽出し、電子文書蓄積部３０から、抽出された文書識別情報に基づいて出力対象の電子文書を検索し、検索された出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から抽出されたレイヤ識別情報に対応するレイヤを特定し、特定したレイヤに対応付けられた文書要素に対して出力処理を行うように印刷部４０や表示部６０に命令する。
【選択図】図２

Description

本発明は、電子文書の出力処理を行う文書処理システムに関する。

近年、コンピュータ関連技術やマンマシンインタフェースの発達、ネットワーク環境の整備によって文書の電子化（以下、電子化した文書を電子文書と称す）が進み、これによってオフィスのペーパーレス化が促進されている。

ところが、電子文書は、実際の記録紙に出力された文書（以下、紙の文書と称す）と比較した場合、読みやすさ、持ち運びの利便性、扱いやすさ、利用可能な環境条件、実務作業との連続性等において種々の制限が存在するため、電子文書を現実作業において使用する場合には、一旦、プリンタ等で記録紙に出力した後、紙の文書として使用した方が効率の良いことも多い。したがって、これらのオフィス環境では作業の目的に応じて紙の文書と電子文書とが共存する状況になる。

また、一般に文書作成者はパソコン等で作成した文書をプリンタで記録紙にプリントアウトして関係者に配布する他に、電子文書としてパソコンのハードディスクやパソコンに接続された文書管理サーバ等の記憶手段に保管して、文書番号等の形式でその保管場所を記憶している。したがって、文書作成者が後日その文書を利用して新しい文書を作成したい場合や、文書の内容を修正・更新したい場合には、該当する文書番号の電子文書を読み出して作業を行うことができる。

しかし、文書管理サーバ等で電子文書の管理を行っている場合でも、一旦、電子文書を紙の文書として出力すると、電子文書の有する関連情報、例えば、文書管理サーバ内におけるアドレス情報、パスワード等のセキュリティ情報、他の文書との連結情報等が消失する。そのため、文書作成者であっても、複数ページからなる紙の文書の１ページまたは一部のページしか保管していない場合には、オリジナルの電子文書をどこに保管されているかを検索することが容易でない場合がある。また、文書を作成してから時間が経過した場合や、文書番号、保管場所を忘れてしまった場合には、同様にオリジナルの文書がどこに保管されているか検索することが容易でない場合がある。

そこで、特許文献１に記載の媒体文書管理システムでは、電子文書を記録紙にプリントアウトする際に文書内容のほかに文書管理情報も併せて印字しておく。そして、媒体文書管理システムは、それらの情報が印字された紙の文書から文書管理情報を読み取り、読み取った文書管理情報に基づいてその紙文書に対応するオリジナルの電子文書を特定する。これにより、出力された紙の文書からオリジナルの電子文書にアクセス可能とし、紙の文書および電子文書を含めた文書の管理および再利用の作業効率の向上を図っている。

ところで、電子文書の中にはＰＤＦ（Portable Document Format）ファイルのように異なる文書要素ごとにレイヤを形成する電子文書が知られている。このような電子文書は、例えば、レイヤごとに日本語や英語など異なる言語で文書要素を記述することが可能であり、閲覧者は所望のレイヤを選択して、選択されたレイヤに示された言語で記述された文書要素を記録紙にプリントアウトすることができる。

しかし、特許文献１に記載の媒体文書管理システムでは、複数のレイヤから構成される電子文書については考慮されていない。

よって、特許文献１に記載の媒体文書管理システムのように、紙の文書に記録された文書管理情報を読み取り、オリジナルの電子文書を検索する方法を、上記のような複数のレイヤから構成される電子文書をプリントアウトして得られる紙の文書に適用すれば、その紙の文書からオリジナルの電子文書を特定することはできるが、特定した電子文書を構成するどのレイヤの文書要素が記録紙にプリントアウトされたのかを特定することはできない。

特開平１０−１４３４１４号公報

本発明は、たとえオリジナルの電子文書が複数のレイヤから構成されている場合でも、媒体文書を元に、その媒体文書に印刷された文書要素に対応するレイヤを特定し、そのレイヤに対応する文書要素に対して所定の出力処理をすることが可能な文書処理システムを提供する。

本発明に係る文書処理システムは、電子文書の出力処理を行う文書処理システムであって、出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から選択された出力対象レイヤに対応する文書要素が印刷された媒体文書であって、前記出力対象の電子文書を識別する文書識別情報と前記出力対象レイヤを識別するレイヤ識別情報とが記録された媒体文書から前記文書識別情報と前記レイヤ識別情報とを抽出する識別情報抽出部と、電子文書と文書識別情報とを関連づけて記憶する文書蓄積装置から、前記抽出された文書識別情報に基づいて前記出力対象の電子文書を検索する電子文書検索部と、検索された前記出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から前記抽出されたレイヤ識別情報に対応するレイヤを特定し、特定したレイヤに対応付けられた文書要素に対して出力処理を行う出力処理部と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、たとえオリジナルの電子文書が複数のレイヤから構成されている場合でも、媒体文書を元に、その媒体文書に印刷された文書要素に対応するレイヤを特定し、そのレイヤに対応する文書要素に対して所定の出力処理をすることができる。

本発明を実施するための最良の形態（以下、実施形態と称す）について、以下図面を用いて説明する。

本実施形態に係る文書処理システムは、媒体文書に記録された文書識別情報を読み取り、読み取った文書識別情報に基づいて当該媒体文書に印刷された文書要素に対応するオリジナルの電子文書を検索し、検索された電子文書に対して所定の出力処理を行う。

本実施形態において、出力対象となる電子文書は、例えば、ＰＤＦファイルであり、複数のレイヤから構成することが可能な電子ファイルである。電子文書を複数のレイヤにより構成する場合、一般に各レイヤにはそれぞれ異なる文書要素が対応付けられる。図１は、複数のレイヤより構成される電子文書のイメージの一例を示す。図１において、電子文書は、第１レイヤＬ１〜第３レイヤＬ３より構成され、第１レイヤＬ１の文書要素は日本語で記述された文書、第２レイヤＬ２の文書要素は英語で記述された文書、第３レイヤＬ３の文書要素は仏語で記述された文書である。

このようなレイヤ構成の電子文書に基づいて印刷された媒体文書を光学的に読み取って電子文書を特定し、その媒体文書に印刷された文書要素を再び印刷したり、画面表示するなどの所定の出力処理を行う場合、文書識別情報を媒体文書に記録させておくだけでは印刷された文書要素がどのレイヤに対応するものかを把握することができない。

そこで、本実施形態では、レイヤ構成の電子文書の文書要素を記録紙に印刷する場合、文書要素、文書識別情報のほかに、印刷される文書要素に対応するレイヤのレイヤ識別情報も併せて記録紙に印刷しておく。なお、ＩＣタグを埋め込んだ記録紙を用いる場合には、ＩＣタグに文書識別情報やレイヤ識別情報に記憶させてもよいが、以下では、文書識別情報やレイヤ識別情報は、バーコードやグリフコード（登録商標）などで表現し、これらの識別情報を例えば記録紙のヘッダ部やフッダ部など予めに定められた印刷領域に印刷する場合を例に説明する。

図２は、文書処理システムの機能ブロックを示す図である。図２において、システム制御部１０は、文書処理システム全体を制御する。操作部２０は、ユーザが文書処理システムに対して所望の処理を要求する場合に操作するユーザインタフェースである。電子文書蓄積部３０は、出力候補となる複数の電子文書を記憶する。印刷部４０は、出力対象の電子文書を構成するレイヤ群の中から指定されたレイヤの文書要素と、指定されたレイヤのレイヤ識別情報と、出力対象の電子文書の文書識別情報とを、記録紙に印刷して媒体文書として出力する。読取部５０は、媒体文書の印字面を所定の解像度で光学的に読み取り、読み取りデータを出力する。表示部６０は、出力対象の電子文書の文書要素を画面に表示する。

このように構成された本実施形態に係る文書処理システムにおいて、複数のレイヤより構成される電子文書の文書要素を記録紙に印字する場合、ユーザは、操作部２０を介して、印刷対象の電子文書と印字したい文書要素が含まれるレイヤとを指定して、印刷要求を出力する。システム制御部１０は、印刷対象の電子文書を電子文書蓄積部３０から検索し、該当する電子文書を取得する。さらに、システム制御部１０は、電子文書を構成する複数のレイヤの中から、印刷要求に示されるレイヤを選択して、そのレイヤに含まれる文書要素の印刷命令を印刷部４０に出力する。印刷部４０は、その命令を受けて印刷対象のレイヤに対応する文書要素を記録紙に印刷し媒体文書として出力する。これにより、文書要素、文書識別情報およびレイヤ識別情報が記録された媒体文書を生成することができる。

続いて、文書処理システムが、ユーザから提供された媒体文書を読み取って、その媒体文書に印刷された文書要素に対応する電子文書およびレイヤを特定し、そのレイヤに対して所定の出力処理を行う場合の処理手順について、図３に示すフローチャートを用いて説明する。

まず、読取部５０がユーザから提供された媒体文書を光学的に読み取って、読み取りデータを出力する（Ｓ１００）。次いで、システム制御部１０は、読み取りデータを画像解析するなどして文書識別情報を抽出し、その文書識別情報に基づいて電子文書蓄積部３０から出力対象の電子文書を検索し（Ｓ１０２）、検索された電子文書がレイヤ構成の電子ファイルかどうかを判定する（Ｓ１０４）。判定の結果、レイヤ構成でなければ（ステップＳ１０４での判定結果が、否定「Ｎ」）、検索された電子文書の文書要素に対して所定の出力処理を行う（Ｓ１０６）。ここで、出力処理とは、印刷部４０による文書要素の記録紙への印刷や、表示部６０による文書要素の画面表示などである。なお、いずれかの出力処理を行うかは、操作部２０を介してユーザに予め選択させておけばよい。

一方、判定の結果、検索された電子文書がレイヤ構成であれば（ステップＳ１０４での判定結果が、肯定「Ｙ」）、システム制御部１０は、読み取りデータからレイヤ識別情報の抽出を試みる。その結果、レイヤ識別情報を抽出することができた場合（ステップＳ１０８での判定結果が、肯定「Ｙ」）、システム制御部１０は、抽出されたレイヤ識別情報に基づいて、検索された電子文書を構成するレイヤ群の中から出力対象レイヤを特定する（Ｓ１１０）。さらに、システム制御部１０は、特定した出力対象レイヤに対応付けられた文書要素に対して所定の出力処理を行う（Ｓ１１２）。

一方、レイヤ識別情報を抽出できなかった場合（ステップＳ１０８での判定結果が、否定「Ｎ」）、システム制御部１０は、出力対象レイヤを特定できないため、ユーザにエラー通知する（Ｓ１１４）。エラー通知は、表示部６０にレイヤを特定できない旨を通知してもよいし、ユーザに出力対象レイヤの選択をさせるために、レイヤ情報をユーザに提示してもよい。

以上、本実施形態によれば、たとえオリジナルの電子文書が複数のレイヤから構成されている場合でも、ユーザは１枚の媒体文書さえ手元にあれば、その媒体文書を元に、その媒体文書に印刷された文書要素に対応するレイヤを特定し、そのレイヤに対応する文書要素に対して所定の出力処理をすることができる。

複数のレイヤにより構成される電子文書のイメージを示す図である。 本実施形態における文書処理システムのブロック構成図である。 本実施形態における文書処理システムが、媒体文書に印刷された文書要素に対応する電子文書およびレイヤを特定し、そのレイヤに対して所定の出力処理を行う場合の処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ システム制御部、２０ 操作部、３０ 電子文書蓄積部、４０ 印刷部、５０ 読取部、６０ 表示部。

Claims (3)

1. 電子文書の出力処理を行う文書処理システムであって、
   出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から選択された出力対象レイヤに対応する文書要素が印刷された媒体文書であって、前記出力対象の電子文書を識別する文書識別情報と前記出力対象レイヤを識別するレイヤ識別情報とが記録された媒体文書から前記文書識別情報と前記レイヤ識別情報とを抽出する識別情報抽出部と、
   電子文書と文書識別情報とを関連づけて記憶する文書蓄積装置から、前記抽出された文書識別情報に基づいて前記出力対象の電子文書を検索する電子文書検索部と、
   検索された前記出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から前記抽出されたレイヤ識別情報に対応するレイヤを特定し、特定したレイヤに対応付けられた文書要素に対して出力処理を行う出力処理部と、
   を備えることを特徴とする文書処理システム。
2. 電子文書の出力処理を行う文書処理方法において、
   出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から選択された出力対象レイヤに対応する文書要素が印刷された媒体文書であって、前記出力対象の電子文書を識別する文書識別情報と前記出力対象レイヤを識別するレイヤ識別情報とが記録された媒体文書から前記文書識別情報と前記レイヤ識別情報とを抽出し、
   電子文書と文書識別情報とを関連づけて記憶する文書蓄積装置から、前記抽出された文書識別情報に基づいて前記出力対象の電子文書を検索し、
   検索された前記出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から前記抽出されたレイヤ識別情報に対応するレイヤを特定し、特定したレイヤに対応付けられた文書要素に対して出力処理を行う、
   ことを特徴とする文書処理方法。
3. 電子文書の出力処理を行う文書処理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、
   出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から選択された出力対象レイヤに対応する文書要素が印刷された媒体文書であって、前記出力対象の電子文書を識別する文書識別情報と前記出力対象レイヤを識別するレイヤ識別情報とが記録された媒体文書から前記文書識別情報と前記レイヤ識別情報とを抽出する識別情報抽出部と、
   電子文書と文書識別情報とを関連づけて記憶する文書蓄積装置から、前記抽出された文書識別情報に基づいて前記出力対象の電子文書を検索する電子文書検索部と、
   検索された前記出力対象の電子文書を構成する複数のレイヤの中から前記抽出されたレイヤ識別情報に対応するレイヤを特定し、特定したレイヤに対応付けられた文書要素に対して出力処理を行う出力処理部と、
   としてコンピュータを機能させるためのプログラム。

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