JP2005295564A

JP2005295564A - 文書管理方法

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Publication number: JP2005295564A
Application number: JP2005104576A
Authority: JP
Inventors: Vallas John; バラスジョン
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2004-03-31
Filing date: 2005-03-31
Publication date: 2005-10-20
Also published as: EP1583348B1; EP1583348A1; US20050162686A1; US7552381B2

Abstract

【課題】ディジタル形式記憶収集物における文書を識別し、該文書に対して実行する動作を規定することを可能にするシステム及び方法を提供する。
【解決手段】ユーザが収集物カバーシート上の1つ又は複数のチェック・ボックスを選択し、カバーシート上の位置によって先行記憶文書収集物内部の対象文書を識別する。チェック・ボックスは対象文書に対して行う対象の動作も規定する。カバーシートが走査され、チェック・ボックスの位置決めと読み取りとが行われてマーキングされたものが判定される。規定動作が更に、対象文書に対して行われる。規定動作が文書収集物の編成又はアーキテクチャを変える場合には、収集物の更新バージョンを生成し、記憶し得るものであり、新カバーシートを印刷し得るものである。
【選択図】図１

Description

本発明は一般的に文書管理に関し、特にディジタル形式記憶収集物における文書を識別し、該文書に対して実行する動作を規定する手法に関する。

コンピュータの普及によって見込まれたペーパーレス環境の理想にもかかわらず、紙は引き続きオフィス事情に著しく影響している。皮肉にもコンピュータ自体が、紙が激増していることの主たる原因となっている。コンピュータは文書作成の作業を単純化し、それによって発行元の数の増加を可能にした。多くの場合、文書は仲間で共有され、多くのコピーが作成され、それによって生成される紙の量が更に増大する。

技術の進展にかかわらず、紙の実用的な代替物はいまだ開発されていない。コンピュータ・ディスプレイ、PDA(個人向携帯データ端末)、無線デバイスなどは全て、種々の効果を有するが、紙の単純性、信頼性、携帯性、相対的永続性、汎用性及び親しみやすさを欠いている。多くの場合、紙がなお、情報の記憶と頒布とを行う最も単純でかつ効果的な方法となっている。

紙は、それが提供する利便性及び効果から、完全に取って代えられることがまず、すぐに起こりそうなものでないことが分かる。つまり、コンピュータの役割はペーパーレス社会を達成することではない。その代わりに、コンピュータの役割は紙と電子的表現との間を簡単に移動し、紙と、それによって紙が作成されたその電子メディアとの間の接続を維持するツールとしてのものであり得る。

マルチメディア文書を1つ又は複数の収集物に編成する手法を記載するものがある（関連する自己の特許出願を記載する特許文献１及び特許文献２参照。）。収集物カバーシート又は文書索引は収集物を表すものであり、紙などの適切なメディア上に印刷することが可能である。このようなカバーシートは収集物に対するアクセスを、マルチファンクション周辺装置（MFP）を用いることによって、備え得る。このようにして個人が、収集物におけるマルチメディア文書を、カバーシートのコピーを受取人に頒布することによって、共有し得る。

ディジタル形式記憶文書との相互作用を行う大半の従来の手法は、ユーザがハードウェア上でタイプするか、ボタンを押すか、又はMFP上かコンピュータ上の表示メニューからオプションを選択することによってコマンドを入力することを必要とする。これらのシステムではユーザが、ハードウェアとの相互作用を行うこと及び/又はディスプレイ・デバイス上のメニュー・オプション並びに別のユーザ・インタフェース機能をたどる必要がある。一部の既存の紙ベースのシステムは、処理要件を備える特殊なカバーシートを必要とする。例えば、カバーシートを印刷ジョブの開始時に用いてコピーの部数、紙のサイズなどを規定し得る。このようなシステムは、これらのカバーシートのサプライを備えておくことを要し、通常、ユーザがシートを、ジョブの詳細を記入することによって、カスタマイズするのに時間をさく必要がある。

ゼロックス(Xerox)社のフロー・ポート(FlowPort)・システムは、3つの別々の種類の紙インタフェースを備える。フロー・ポート・カバーシート(FlowPortCoverSheet)は、走査システムに対する命令を備え、文書トークン(Document Token)が単一の複数ページの文書の代役を務め、2つ以上の文書を一枚の紙を用いて選定するようファイル名の線形リストを有する文書カタログ（DocumentCatalog）を用い得る。フロー・ポート・カバー・シートは、行き先とカテゴリとのリストである。カバーシート(CoverSheet)は、後続する文書をルーティングする方法を示すのに用い得る。文書は、電子メール、ファックス、印刷、又は分類化を行い得る。カバーシート上の行き先の各々は、予めそれの関連付けされた適切なファックス番号、電子メール・アドレス、又はプリンタ・アドレスを有する。カバーシートは走査される前に、文書、文書トークン、又は文書カタログの上に配置される。カバー・シートはコンピュータで作成され、マルチ・ファンクション周辺装置(MFP)で作成されないことを必要とする。フロー・ポート文書トークンは、単一の複数ページの文書を表す文書トークンである。文書の最初のページのサムネール、更には、文書のマシン判読可能索引が局所のゼロックス社DocuShare（ドキュシェア）データベースに示される。トークン・ページは、ドキュシェア・データベースにおける既存文書の代役として用い得る。フロー・ポート文書カタログは、ドキュシェア・レポジトリに記憶される文書名の線形リストを含むページである。文書名の隣のチェック・ボックスによって、ユーザはカバー・シートを用いてルーティングされる対象のカタログ中の文書の一部を選定することが可能である。各文書カタログは、文書収集物に対するマシン判読可能索引を有する。

各フロー・ポート処理は、デスクトップ・コンピュータによって生成される1枚の紙を含む少なくとも2枚の紙を必要とする。すなわち、フロー・ポートによってカバーシートはコンピュータで作成される。ユーザは、行き先を指定し、カテゴリを作成し、作業特有カバーシートをプリントアウトすることによって開始する。このカバーシートは、文書トークン又は文書カタログの上に配置し得る。トークンによって表されるか、カタログ上のチェック・マークによって選択される文書は全て、カバーシート上に示される通りにルーティングされる。

ゼロックス・リサーチ・センター欧州プロジェクト・ナレッジ・ポンプ（Xerox Research Centre Europe Project KnowledgePump）によって、研究者がウェブ・ページにおける文書の交換、議論、及び推奨を行うことが可能である。ナレッジ・ポンプ（KnowledgePump）によって、コメントの追加と文書の分類化とをカバーシートによって行うことが可能である。各カバーシートは文書の最初のページのサムネール、その電子版に対する索引、及び手書きノート用スペースを含む。チェック・ボックスは、文書のランク付けと分類化を行うよう用意されている。例えば、ユーザは「非常に興味深い」のボックスに、その項目が有用でかつ興味深いものであることが分かった場合には、マーキングし得る。カバーシートが走査されると、チェック・ボックスがマーキングされている場合には、その文書についてのデータベースのエントリはユーザによって示される選択を反映するよう更新される。

スティッカをハードコピー文書に付け加えてその文書に対して行うサービスを規定する手法がある（“Document Processing”と題するKlotzなどによる西暦1999年11月8日付出願の特許文献3参照。）。スティッカが走査されると要求サービスが識別され、文書に対して実行される。そのようなシステムは、記憶文書に対して行う対象の動作を規定する手法を備えるものでない。更に、そのようなシステムの欠点には、スティッカが元の文書の一部分を不明瞭にし得ることがある。更に、文書が、スティッカが走査されるのと同時に走査されるので、スティッカのイメージが文書の後続コピー上に存在する。更に、特許文献3記載の手法によれば、スティッカは、スティッカがそこに添付されるその文書を処理する命令を備えるだけである。
米国特許出願公開第10/404,916号明細書米国特許出願公開第10/404,927号明細書欧州特許出願公開第99308879.8号明細書

文書を処理するうえでの命令を、ユーザがユーザ・インタフェース又はハードウェア・デバイスとの相互作用を行うことを必要とすることなく、備えるシステム及び方法が必要である。ユーザがスティッカを用いて、スティッカが添付されるその文書以外の文書を含む記憶文書についての文書処理動作を規定することを可能にするシステム及び方法が更に必要である。更に、記憶文書を処理するうえでの命令を備える従来技術の手法の限界を回避するシステム及び方法が必要である。

本発明の第１態様によれば、記憶文書を識別し、処理する方法及び装置の一実施例では、当該方法は収集物の概要のイメージと該収集物を識別するマシン判読可能ポインタとを受信する工程、該イメージに表される少なくとも1つの動作を識別する工程、及び少なくとも1つの文書に対して少なくとも１つの動作を行う工程を備える。

更に、本発明の第２態様によれば、ユーザは1つ又は複数の動作スティッカを収集物カバーシート上、文書索引上やその他の識別子シート上に、記憶文書に対して行う対象の動作を規定するために添付する。動作スティッカは識別シート上の別の情報と併せて、MFPに：a)所望の動作；及びb)動作をそれに対して行うべきその文書；を示す。各種の、別々の種類の動作を示す、動作スティッカが利用可能である。例としては、文書の印刷、文書の電子メール、文書のファックス若しくは文書の削除、収集物内部の文書のグループ化、収集物の修正、収集物内部の文書の編成又は階層構造の修正、オーディオ・ファイル又はビデオ・ファイルの再生、及び文書又は収集物に対するアクセス・レベルの規定が含まれるが、これらには限定されるものでない。

本発明の第２態様の一特徴では、ユーザは、所望の動作に適切な種類の動作スティッカを選択し、選択動作スティッカを、収集物を識別する収集物カバーシート上に配置する。収集物カバーシートは、文書サムネール（又は収集物内部の文書の特定の別の表示子）を含み得る。ユーザは所望の動作について特定の対象文書を、文書のサムネールと重複するか、該サムネールに隣接するか、該サムネールを指し示す位置にスティッカを配置することによって識別する。よって、動作スティッカは、とる対象の動作が何であるかを規定し、スティッカの位置及び/又は向きが対象文書を規定する。

動作スティッカは、自着性のものであり得る。一特徴では、動作スティッカは取り外し可能オフィス・ノートによく見られるものと同様な接着剤を用い、したがって、取り外し可能であり、再配置可能であり、再使用可能である。取り外し可能な自着性動作スティッカを用いて命令をMFPに伝達することは、いくつかの効果を有する。特に、それらは安価で、便利で、小型で、製造が容易で、ユーザによって親しみやすく、カバーシートを恒久的に損なうものでない。

本発明の第２態様の別の特徴によれば、複数のスティッカを同時に１つのカバーシート上に配置し得る。例えば、「グループ化」動作スティッカを、収集物におけるいくつかの文書上にあるか、該文書に最も近いか、該文書を指し示すカバーシート上に配置し得る。MFPは、グループ化動作スティッカを、表示文書を元の収集物内部の部分収集物に集約する命令として解釈する。スティッカが別々の種類のものである場合は、処理の優性順位が、処理が完了する順序を判定する。例えば、印刷動作スティッカと削除動作スティッカが同じ文書について存在する場合、MFPは処理ロジックを適用して削除動作前に印刷動作を行う。

あるいは、MFPは、所望の動作を規定し、文書サムネールに指し示す手書きの表記をカバーシート上で検出し得る。しかし、動作スティッカは手書きの表記よりも検出し、読み取ることが容易であることが分かったが、それは動作スティッカが特有の色、形状、及び/又はマーキングを有するよう企図し得るからである。更に、表記を書き込むよりも動作スティッカを付け加えるほうが一般的に速く、便利である。動作スティッカは容易に取り外し可能であるので、カバーシートは損傷することも、外観を損なうこともない。手書きの表記は取り外しがそれほど容易でないことがある。

本発明の別の特徴、その特性、及び種々の効果は、添付図面及び以下の詳細の説明から更に明らかになるものである。

添付図面は、本発明のいくつかの実施例を示し、本明細書及び特許請求の範囲とともに本発明の原理を説明する役目を担う。

まず、本発明の第１態様による実施例を記載する。

収集物カバーシートをチェック・ボックスとともに用いる方法及び装置を開示する。収集物カバーシートはサムネールを用いて文書を表し得るものであり、それらのファイル名に無関係であるタイトルを任意的に有し得る。一実施例では、ユーザは収集物カバーシート上の1つ又は複数のチェック・ボックスを選択して、カバーシート上の位置によって、先行記憶文書収集物中の対象文書を識別する。一実施例では、各選択は推測可能でない、一意の識別子をインターネット上のどこでもアクセス可能である。チェック・ボックスは対象文書に対して行う対象の動作も規定する。カバーシートが走査され、チェック・ボックスの位置決めと読み取りとが行われてどれがマーキングされたかを判定する。更に、規定動作が対象文書に対して行われる。規定動作が文書収集物の編成又はアーキテクチャを変更させる場合、収集物の更新バージョンを生成し、記憶し得るものであり、新カバーシートを印刷し得る。したがって、動作と文書の選択は、単一のシートを用いて済ませ得る。収集物は、別の収集物を含み得る。すなわち、部分収集物における文書を含有収集物のカバーシートを用いて印刷又は電子メール送付を行い得る。したがって、チェック・ボックスの選択によって、部分収集物に含まれる文書を選択し得る。

なお、ファイル名はカバーシート上で用いられない。したがって、処理全体をMFPで行い得る。すなわち、チェック・ボックスとともに収集物の作成とプリントアウトを行い得るものであり、その場合には、動作はチェック・ボックスを用いて選択し得るものであり、MFPによって処理し得る。

記憶文書を識別し、処理するチェック・ボックスを記載する。下記明細書では、チェック・ボックスのサイズ間の距離、チェック・ボックスの位置などの多くの詳細を表す。しかし、当業者には、本発明の第1態様をこれらの特定の詳細なしで実施し得ることが明らかとなるものである。別の場合には、周知の構造とデバイスとを詳細にではなく構成図形式で表し、本発明の第１態様を不明瞭にすることがないようにしている。

本明細書の原文における「one embodiment」又は「an embodiment」への言及は、当該実施例に関して記載する特定の、特徴、構造又は特性が本発明の第１態様の少なくとも一実施例に含まれることを表す。本明細書の原文の随所に見られる「in one embodiment」の句は、全て同じ実施例を表すものでは必ずしもない。

以下の詳細説明の一部は、コンピュータ・メモリ内部でのデータ・ビットに対する演算のアルゴリズム及び記号表現によって示す。これらのアルゴリズムの記載と表現は、当該データ処理技術分野における当業者が別の当業者に自分達の作業内容の本質を最も効果的に伝えるのに用いられる手段である。アルゴリズムは本明細書及び特許請求の範囲において、更に一般的には、所望の結果につながる首尾一貫した一連の工程であるように考案されている。当該工程は、物理的数量を物理的に操作することを必要とするものである。これらの数量は、記憶、転送、合成、比較やその他の方法による操作ができる電気信号又は磁気信号の形式を通常はとるものであるが、必ずしもそうでなくてもよい。主に慣用的な理由で、これらの信号をビット、値、要素、記号、文字、項、数字などとして表すことが場合によっては、便利であることが証明されている。

これらの語及び同様な語は、適切な物理的数量と関連付けられるべきであり、単に、これらの数量に付される便利なラベルであることを、しかし、念頭に入れるべきである。以下の記載から明らかであるように別途明記しない限り、本明細書及び特許請求の範囲の原文を通じて、「processing」若しくは「computing」若しくは「calculating」若しくは「determining」若しくは「displaying」などの語を用いる記載は、コンピュータ・システムのレジスタとメモリとの内部に物理的（電子的）数量として表すデータを操作し、該データを、コンピュータ・システムのメモリ若しくはレジスタやその他のそのような情報記憶デバイス、情報伝送デバイス又は情報表示デバイスの内部で物理的数量として同様に表す別のデータに変換するコンピュータ・システム又は同様な電子計算機装置の動作及び処理を表す。

本発明の第１態様は、本明細書及び特許請求の範囲記載の動作を行う装置にも関する。この装置は、要求される目的用に特に構築されるか、コンピュータに記憶されるコンピュータ・プログラムによって選択的に起動されるか再構成される汎用コンピュータを備え得る。そのようなコンピュータ・プログラムは、フロッピー（登録商標）・ディスク、光ディスク、CD-ROM、並びに、光磁気ディスクを含む何れかの種類のディスク、読み取り専用メモリ(ROM)、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)、EPROM、EEPROM、磁気カード若しくは光カードなどであるがそれらには限定されないコンピュータ判読可能記憶メディア、又は電子命令を記憶させるのに適した何れかの種類のメディアで、各々がコンピュータ・システム・バスに結合されているものに記憶させ得る。

本明細書及び特許請求の範囲に示すアルゴリズム及びモジュールは、何れかの特定のコンピュータやその他の装置に固有に関連するものでない。種々の汎用システムを本明細書及び特許請求の範囲記載の開示によるプログラムとともに用い得るか、更に特化した装置を構築して要求方法工程を行うことが便利なものであることが証明され得る。これらの各種システムの所要構造は下記本明細書から明らかとなるものである。更に、本発明の第１態様は、何れかの特定のプログラミング言語を参照しながら記載されているものでない。各種プログラミング言語を用いて本明細書及び特許請求の範囲記載の本発明の開示を実施し得ることが分かるものである。

マシン判読可能メディアは、マシン（例えば、コンピュータ）によって判読可能な形式での情報を記憶又は伝送する何れかの機構を含む。例えば、マシン判読可能メディアは、読み取り専用メモリ（「ROM」）；ランダム・アクセス・メモリ（「RAM」）；磁気ディスク記憶メディア、光記憶メディア；フラッシュ・メモリ・デバイス；及び、電気的形式、光学的形式、音響的形式やその他の形式の伝搬信号（例えば、搬送波、赤外線信号、ディジタル信号等）；を含む。

本願の原文においては、以下の語を用いる。

「Document」は、テキスト、ワード・プロセッシング・ファイル並びにスプレッドシート・ファイル、電子メール・メッセージ、音声レコーディング並びにオーディオ・レコーディング、イメージ、文書アーカイブ、及びビデオ・レコーディングを含むが、それらに限定されるものでない、電子的に記録可能な何れかの情報収集物を表す。

「Identifier sheet」は、記憶文書又は記憶文書収集物を識別する紙やその他の判読可能メディア・アイテムを表す。上記特許文献１及び特許文献２記載の通り、この識別子シートは、収集物カバーシートでもよく、何れかの別の形式をとってもよい。一実施例では、識別子シートは、コンピュータ判読可能であるか、人間によって判読可能であるか、それらの何れかの組み合わせである文書識別子及び/又は収集物識別子を含む。識別子シートも本明細書及び特許請求の範囲の原文では、「document indexes」としても表す。

「Collection coversheet」は、識別シートの1つの種類である。収集物カバーシートは収集物を識別し、文書の表現を収集物内部に含むものでもある。一実施例では、収集物カバーシートは：
（バーコードなどの）マシン判読可能形式及び/又は（ユニフォーム・リソース・ロケータ（URL）やその他の文字列などの）人間によって判読可能な形式における収集物識別子。収集物識別子は収集物に文書を含むディレクトリ又はフォルダなどの、収集物の位置を記載する情報を備える；
サムネールによって収集物における文書を表す、収集物概要。サムネールは、概要における位置と関連付けられる。例えば、文書A用サムネールは収集物概要の左上の隅にあり得る一方、文書B用サムネールは右下の隅にあり得る；
を含む。

収集物カバーシート、収集物識別子、及び収集物概要は、以下に更に詳細に記載する。

説明する目的で、下記明細書では、本発明の第1態様を、収集物カバーシート上のチェック・ボックス及び別の表示領域又は選択領域によって表す。しかし、当業者は本発明の第１態様を、記憶文書を識別する別の種類の、識別シート上、文書索引上、又はメディア・アイテム上のチェック・ボックスを用いることによっても実施し得るものであり、そのような実施方法が本発明の第1態様の本質的な特性から逸脱することになるものでないことを認識するものである。

次に、図３を参照すれば、収集物カバーシート101上に存在するチェック・ボックスの例を表す。一実施例では、収集物カバーシート101は、マシン判読可能収集物識別子102とディジタル文書のサムネール表現503A-Hを含む収集物概要領域501とを含む1枚の紙である。動作を規定し得る動作表示領域510及びノートを書き込み得るアノテーション領域502も含まれる。図3に表す特定のレイアウト及び構成部分は単に例示的なものである。

図3の例では、チェック・ボックス501₁、503A₁-503H₃、及び515がカバーシート101上に存在する。チェック・ボックス503A₁-503H₃は各々、カバーシート101に関連付けられる収集物上の文書のうちの１つを表す、サムネール表現503A-H上に印刷される。サムネール表現503Hは、３つのチェック・ボックス503H₁-503H₃を含む。サムネール503Hは、各503H₁-503H₃が503Hの部分収集物における文書（又は文書収集物）のうちの１つに相当する部分収集物を表す。

チェック・ボックス501₁は収集物概要領域501上に存在する一方、チェック・ボックス515は動作表示領域上に存在する。一般的に、503A₁-503H₃はサムネール表現のうちの１つに近接して概要領域501の何れかの場所に存在して、特定の文書に対して動作を行うことを所望するユーザが選択をマーキングする正しいチェック・ボックスを判定することができるようにし得る。同様に、チェック・ボックス515各々は、ユーザが選択文書に対して行う対象の1つ又は複数の動作を選択することを可能にする動作を規定する印刷された語に近接して存在する。

本発明の第１態様のシステムは選択されたかマーキングされたチェック・ボックスを、それらのチェック・ボックスに行われたマーキングにかかわらず、認識することができる。ユーザは、チェック・ボックスを、チェック・ボックスに記入するか、別のマーク（例えば、チェック・マーク）をそのボックスに記入することによってマーキングし得る。一実施例では、チェック・ボックスの何れかが暗画素を有する場合、チェック・ボックスはマーキングされたものとみなされる。走査機構における小量の塵又はノイズが暗画素を形成し得る場合があることを考慮すると、個々の暗画素すなわち小さな点をチェック・ボックス・イメージから、チェック・ボックスがマーキングされているかを判定する前に除去することが望ましい。ノイズをイメージから除去する方法は周知のものであり、通常は形態素操作を用いて行われる。形態素操作の記載については、Dougherty,Edward R;Jaakko Astola,”An Introduction to Nonlinear Image Processing”(Vol TT16) Tutorial texts in optical engineering,O’Shea,Donald ed.,SPIE Optical Engineering Press,Bellingham,WA,1994を参照されたい。

図3に表すチェック・ボックス515は矩形形状であり、所望の動作（例えば、「印刷」）を示す語の隣にあるか、該ワードに隣接する。別のフォーマット及び形状（例えば、円形、楕円形など）が考えられ、本明細書に鑑みて当業者によって認識されるものである。例えば、別の表示形式はユーザに動作を規定するようマーキングする領域を備えるよう、円形又は楕円形であり得る。

一実施例では、そのような配置によって本発明の第1態様のMFPに、要求動作をチェック・ボックス間に存在するサムネールに相当する文書に対して行うべきである旨が通知されることになる。

チェック・ボックス515のうちの１つは、ユーザがグループ化動作を行おうとする旨を示し、チェック・ボックス503A-Hの何れかが、ユーザがカバーシート101によって表す元の収集物内部の部分収集物として集約しようとする特定の文書を識別することになる。MFPは、マーキングされたチェック・ボックスを解釈し、要求通りグループ化処理を行う。一実施例では、グループ化及び部分収集物編成が所定の方法で実施される。グループ化処理は、新収集物を作成する工程と、２つの文書又はメディアを新収集物に追加し、旧収集物から削除することによって、新収集物に移動させる工程を含む。新収集物は更に、元のファイルとほぼ同じ位置で旧収集物に追加される。

収集物チェック・ボックス503H₁は、収集物を選択するようマーキングし得る。これは、収集物における文書全てを選択することとは別のものである。収集物チェック・ボックス501H₁がチェックされ、動作「印刷」がユーザによって選択される場合、カバーシート101が印刷される。収集物チェック・ボックス503H₁が選択され、処理「削除」が選択される場合、部分収集物が、部分収集物に含まれる個々の文書が削除される代わりに、主収集物から削除されることになる。

単一の収集物カバーシートのプリントアウトのみならず、その収集物に含まれる文書の全てのプリントアウトを行うことがユーザによって望ましいものであり得る。その収集物が部分収集物を含む場合には、部分収集物にも含まれる文書のプリントアウトを行うことも望ましいものであり得る。一実施例では、動作を収集物全体に対して行うべきである旨をユーザが示しており、かつ、その動作をその収集物内部に含まれる別の収集物に対して行うことが考えられる場合には、ユーザにその動作を階層構造全体に対して行う機会を与えることが有益となるものである。当然、収集物が、収集物の深い階層構造のルート収集物を表す場合、ユーザは動作の深さを限定して、動作が、文書の全てに達する前に終結するようにしてもよい。

例えば、ユーザは、収集物、その収集物における文書、及びその収集物の部分収集物に含まれる文書の全てを印刷したい場合、印刷動作を選択して、2の深さを選択し得る。深さ１では、含有収集物の文書とカバーシートの全てが印刷される。深さ2では、含有収集物の内部の文書の全ても印刷される。

動作の最大の深さはMFPの制御パネルを用いて示し得るか、「深さ」チェック・ボックスを収集物カバーシート上の紙ユーザ・インタフェースにおいて備え得る。

一実施例では、マーキングされたチェック・ボックスの位置決めを行う工程は、当業者には周知の形態素操作を用いて行われる。特に、形態素操作を行うプログラムは入力イメージと、探しているオブジェクト、すなわちこの場合、所定のサイズのチェック・ボックスに類似している「カーネル」とを取り込んで、カーネルを入力イメージと画素毎で比較する。イメージにおける所定の位置でのカーネルが入力イメージにちょうど一致する都度、出力イメージには暗画素が残される。すなわち、出力イメージは、入力イメージにチェック・ボックスが存在する都度、暗画素を有する。処理ロジックは比較後の結果イメージにおいて画素をサーチし、マーキングされたチェック・ボックスが存在するイメージ座標のリストを生成し得る。

マップが収集物について存在するので、処理ロジックは収集物概要を探し得るものであり、対象すなわちオブジェクトの隅を検査することになる。同様に、処理ロジックはボックスが印刷される場所を把握し、後にボックスを厳密に探すことが可能である。

次に図１を参照すれば、マーキングされたチェック・ボックスを読み取り、マーキングされたチェック・ボックスに応じて記憶文書に対して動作を行うシステムの機能アーキテクチャの一実施例を表す構成図を表す。図２も参照すれば、マーキングされたチェック・ボックスを読み取り、マーキングされたチェック・ボックスに応じて記憶文書に対する動作を行う処理の一実施例の流れ図を表す。処理は例えば、図１に表すシステムによって行い得るか、別の機能構成部分及び機能システムによって行い得る。記載実施例における処理の順序は単に例示的なものである。当業者は当該処理を、記載された順序とは別の順序で行うことが可能であることを認識するものである。

チェック・ボックスの使用は本明細書及び特許請求の範囲では、スキャナ104、マシン判読可能コードのロケータ並びにリーダ106、マーキングされたチェック・ボックスのロケータ107、文書識別並びに処理装置113、及びプリンタ115を含むマルチファンクション周辺装置(MFP)100の意味合いで記載する。マーキングされたチェック・ボックスのロケータ107は、収集物カバーシート101内部で収集物概要領域501の位置決めを行う機能も含み得る。あるいは、そのような機能を別個の構成部分（図示せず）に備え得る。

MFP100は、その一部は本発明の第1態様の動作には必要でないものであり得るその別の構成部分も含み得る。MFP100は、外部ネットワーク、ファックス・インタフェース、メディア・キャプチャ・デバイス、メディア・キャプチャ・ポートなどからの処理要求を受信可能なネットワーク・インタフェース・カード（図示せず）を含み得る。

制御インタフェース117は、それによってユーザが、例えば、コピーを作成し、文書を走査し、ファックスを印刷する、MFP100動作の開始、構成、監視、及び/又は終結を行い得るその機構を備える。一実施例では、インタフェース117は、キーパッド、ディスプレイ、タッチスクリーン、又はそれらの何れかの組み合わせを含む。

MFP100に表す構成部分は、ハードウェア構成要素、ソフトウェア、などの何れかの組み合わせを用いて実施し得る機能構成部分である。例えば、リーダ106とロケータ107との機能は、単一のハードウェア構成部分及び/又はソフトウェア・モジュール内部で実施し得るか、別々の機能構成部分に分割し得る。したがって、図１に表すアーキテクチャは、一実施例による本発明の第１態様の機能全般を示すことを意図するものであり、本クレーム発明の範囲を何れかの特定の構成部分群に限定することを意図するものでない。

一実施例では、MFP100は、例えば、フロッピー（登録商標）・ディスク、磁気テープ、固定ハード・ディスク、取り外し可能ハード・ディスク、メモリ・カードなどの磁気メディア用磁気メディア・リーダを含む電子データ入力周辺装置（図示せず）によって別のメディアの形式をアクセス可能である。周辺装置は、CD、DVD、光磁気ディスクなどの光記憶メディア用光メディア・リーダ（図示せず）も含み得る。更に一実施例ではMFP100は、ディジタル文書収集物を、例えばデータベース形式で記憶することができるハード・ドライブやその他のデバイスであり得る記憶デバイス109に通信するよう結合される。記憶デバイス109は、MFP100と同じ位置にあり得るか、例えばネットワークを介して接続されて、遠隔地点にあり得る。

図３Aに関して記載した通り、収集物カバーシート101はマシン判読可能収集物識別子102とディジタル文書のサムネール表現503A-Hを含む収集物概要領域501とを含む。あるいは、収集物カバーシート101は収集物識別子102を含む埋め込みRFIDタグを有し得る。チェック・ボックスがカバーシート101上に含まれ、サムネール503A-Hのうちの１つに指し示すようマーキングし得るものであり、それによって特定の文書を、動作選択領域における1つ又は複数のチェック・ボックスをマーキングすることによって規定される動作の対象として、識別する。

MFP100は201で、カバーシート101のイメージ105を、例えば周知の手法によるスキャナ104を用いてカバーシート101を走査することによって受信する。あるいは、MFP100は、当業者に既知の別の入力機構を用いてカバーシート101のイメージを受信し得る（処理ブロック201）。例えば、MFP100はイメージを、電子メール、ファックス、先行記憶されたカバーシート101のイメージから取り出すことなどによって受信し得る。

MFP100は更に202で、カバーシート101のイメージ105内部の収集物識別子102の位置決めを行い、識別子102を読み取る（処理ブロック203）。一実施例では、処理ブロック202及び203は、イメージ105又は、RFIDの場合は物理ページをコード・ロケータ及びリーダ106に転送し、該コード・ロケータ及びリーダが収集物識別子102の位置決めと読み取りとを行うことによって行われる。収集物識別子102は、収集物における文書の記憶位置を識別する。一実施例では、識別子102は文書を位置及びファイル名によって識別するURLなどである。例えば、識別子102は文書を記憶デバイス109内部で識別し得る。一実施例では、識別子102は収集物概要501内部の特定領域と文書を関連付けるマップも識別する。

コード・ロケータ及びリーダ106は読み取り収集物識別子102を、以下に更に詳細に記載する文書識別及び処理装置103に転送する。

MFP100は204で、カバーシート101のイメージ105内部で収集物概要501の位置決めを例えば、概要501の全体の、サイズ及び形状を判定することによって行う。一実施例では、概要501はカバーシート101内部の標準位置で備えられるか、色コード化されるか、別の方法でマーキングされて概要501の更に容易な識別を促進する。あるいは、概要501は任意の位置にあり得るものであり、任意の特性を有し得る。一実施例では、MFP100の、マーキングされたチェック・ボックスのロケータ1076構成部分は処理ブロック204を行う。別の実施例では、MFP100の別の構成部分(図示せず)がこの処理を行う。

MFP100は205で、収集物概要501上にマーキングされたチェック・ボックスの位置決めを行う。一実施例では、MFP100のマーキングされたチェック・ボックスのロケータ107は処理ブロック205を行う。処理ブロック205は、1つ又は複数の、マーキングされたチェック・ボックスが存在する旨を、制御インタフェース117を介してユーザが規定することに応じて行い得る。あるいは、ロケータ107はカバーシート101がスキャナ104で走査される都度、マーキングされたチェック・ボックスの位置付けを自動的に行おうとするよう構成し得る。

一実施例では、マーキングされたチェック・ボックスはチェック・ボックス・ロケータ107によって認識される。イメージにおけるオブジェクトの位置決めを行う別の公知の方法がある。

どのチェック・ボックスが、カバーシート101の動作表示領域においてマーキングされたに基づいて、チェック・ボックス・ロケータ107は206で、所望の動作を識別する。一実施例では、動作スティッカ・ロケータ及びリーダ107は動作要求112を文書識別及び処理装置113に転送する。

MFP101は、概要501におけるチェック・ボックス503A₁-503H₁のどれがマーキングされているかに基づいて、動作用の所望の対象文書を判定する。一実施例では、チェック・ボックス・ロケータ107は、マーキングされたチェック・ボックス503 A₁-503H₃各々の位置を判定し、文書識別及び処理装置113は対象文書を、マーキングされたチェック・ボックスの位置と、概要501におけるサムネール503の位置に関する既知の情報を比較して対象文書を判定する。

一実施例では、記憶デバイス109は各収集物に相当するマップ110を含む。マップは、概要501内部のサムネール503用座標を備える。したがって、概要501内部の2次元座標は文書を、それらの文書用サムネール503の位置に基づいて識別する（か、該文書にマッピングする）。一実施例では、マップは矩形リストとして実施され、該矩形リストのうちの１つは収集物概要501全体を表し、別の矩形は概要501内部の文書サムネール503の位置を表す。マップ110は、概要501内部の領域を収集物における文書と関連付ける識別子とともに、収集物概要501の記述を含むスケーラブルなベクター・グラフィックス（SVG）ファイルなどの別個のファイルとして記憶し得る。あるいは、マップ110は収集物情報301の一部として記憶し得る。

文書識別及び処理装置113は（コード・ロケータ及びリーダ106から得る）収集物識別子102を用いて記憶機構109から、収集物概要501内部の座標の収集物文書に対する対応関係を示すマップ110を取り出す。マップに基づいて、かつマーキングされたチェック・ボックスの位置情報111に基づいて、文書識別及び処理装置113は対象文書を判定する。マーキングされたチェック・ボックスが文書サムネール503を表す矩形内部にある場合、相当する文書が動作の対象として判断される。あるいは、文書が対象文書であるか否かについての曖昧性が存在する状況ではMFP101は、文書が対象となることが意図されているかを規定するようユーザに制御インタフェース117を介してプロンプトし得る。

一実施例では、処理ブロック205及び206は既知の光学的特徴認識手法を用いて行われる。

2つ以上のチェック・ボックス103が動作表示においてマーキングされていることが判った場合、文書識別及び処理装置113は動作を適切な順序にソートする（処理ブロック207）。例えば、動作表示領域においてマーキングされたチェック・ボックス103が1つ又は複数の文書の印刷も削除もすべきである旨を示す場合、印刷動作は削除動作前に行われるべきである。一実施例では、デフォールトのソート順序は印刷、電子メール、ファックス、グループ化、非グループ化、削除の順である。あるいは、MFP100はユーザに文書に対する複数の動作が存在することを警告し、該動作を行う旨の意図された命令に関する確認を（例えば、制御インタフェース117を介して）要求し得る。

特定動作が文書を例えば、電子メール又はファックスによって伝送することに関係する場合、MFP100は文書の所望の行き先を示す（電子メール・アドレス又はファックス番号などの）正しいルーティング情報の位置決めを行う。ルーティング情報は、光学式文字認識（OCR）によって抽出可能であるように、動作表示領域515上に含み得るか、該領域に書き込み得るか、又はカバーシート101上の特定の別の所定の領域に含み得るか、カバーシート101のアノテーション領域502上へ書き込むなど、カバーシート101上の特定の別の所定の領域に書き込み得る。例えば、単一の電子メール・アドレスが動作表示領域515に書き込まれるか、電子メール動作の隣の行上に書き込まれる場合、電子メールされる対象の文書は全て、その電子メール・アドレスに送付し得る。あるいは、MFP100はユーザにルーティング情報を、制御インタフェース117を介して入力するようプロンプトし得る。あるいは、ルーティング情報は走査する対象の2枚目の紙上か、MFP100によって受信される第２イメージによって書き込み得る。これらの実施例の何れかにおいて、ルーティング情報を判定する処理はマーキングされたチェック・ボックスのロケータ107によって行い得るか、文書識別及び処理装置113によって行い得るか、MFP100の別の構成部分によって行い得る。

動作及び対象文書が判定されると、文書識別及び処理装置113は、（コード・ロケータ及びリーダ106から得る）収集物識別子102を用いて記憶機構109（処理ブロック208）より対象文書114を取り出し、規定の動作を判定順序で行う（処理ブロック209）。（削除などの）特定の動作については、文書114の取り出しは必要でなく、処理ブロック208は行われない。一実施例では、文書識別及び処理装置113は対象文書114を含むか、指し示す収集物情報301をまず取り出し、それによって対象文書114を次に得る。

チェック・ボックスとそれに相当する動作のいくつかの例としては以下のものが含まれる。

印刷チェック・ボックス。文書識別及び処理装置113は、対象文書114をプリンタ115に送出する。プリンタ115は、印刷文書116を出力する。

電子メール又はファックスのチェック・ボックス。文書識別及び処理装置113は文書を、適宜伝送する対象のMFP100の電子メール又はファックスのモジュール（図示せず）に送出する。

グループ化チェック・ボックス。文書識別及び印刷装置113は対象文書を含む新部分収集物を作成し、対象文書を元の収集物から削除し、新部分収集物を元の収集物に追加する。一実施例では、マーキングされたチェック・ボックスによって識別される文書は全て、同じ新部分収集物に入れられる。

（既存部分収集物上の）非グループ化チェック・ボックス。部分収集物内部の文書が取り出され、カバーシート101に相当する全体収集物に入れられる。

チェック・ボックスの削除。文書識別及び処理装置113は規定される文書又は部分収集物を削除する。一実施例では、確認ダイアログ・ボックスが制御インタフェース117上に削除処理が行われる前に示される。

再生チェック・ボックス。文書識別及び処理装置113は（オーディオ及び/又はビデオのファイルなどの）対象文書114を、オーディオI/Oデバイス120などの再生する対象の出力デバイスに送出する。

文書識別及び処理装置113は210で、行われる動作の何れかが収集物マップ110及び概要501を変更させるか否かを判定する。肯定の場合には、文書識別及び処理装置113は211で、収集物マップ110及び概要501を適宜修正して新しい文書と部分収集物とに相当するサムネール503A-Hの位置を示し、除去された文書及び部分収集物用の1つ又は複数のサムネール503A-Hを削除する。更新された、収集物情報301、マップ110及び/又は概要501は記憶機構109に記憶される。任意的には、更新される、収集物情報301とマップ110とは、カバーシート・ジェネレータ302に送出されて、以下に説明するように、新概要501を含む更新カバーシート101Aが生成される。

文書が収集物間を移動する場合、デフォールトのレイアウトを用いてサムネール503A-Hを配置し得る。あるいは、ユーザはレイアウトを示す機会が与えられ得る。

プリンタ115は212で、収集物を表す新収集物カバーシート306を任意的に（又は自動的に）、特に、収集物編成が修正された場合か、チェック・ボックスがマーキングされた場合に印刷し得る。

例えば、収集物における文書の印刷は、カバーシート101上の印刷チェック・ボックスにマーキングすることによって要求し得る。マシン判読可能コード・ロケータ及びリーダ106は収集物識別子102を読み取る。チェック・ボックス・ロケータ107はマーキングされた印刷チェック・ボックスの位置決めを行い、該ボックスを読み取り、マーキングされたチェック・ボックス位置の情報111と印刷動作要求112とを文書識別及び処理装置113に転送する。文書識別及び処理装置113は対象文書を、マーキングされたチェック・ボックスの位置情報111及び記憶機構109から取り出されるマップ110に基づいて識別する。文書識別及び処理装置113は文書114を記憶機構から取り出し、それをプリンタ115に転送する。プリンタ115は印刷文書116を出力する。

一実施例では、収集物編成が（階層構造、レイアウト、又はアクセス・レベルを変更することなどによって）修正される場合、収集物の新バージョンが作成される。よって、収集物を新情報によって上書きするよりも、収集物の更新バージョンが生成され、記憶機構109内部の新位置に記憶され、新位置を指し示す新収集物識別子102が生成される。新カバーシート101Aは新収集物識別子102とともに印刷される。このようにして、収集物の先行バージョンが保存される。

例えば、文書が削除される場合、削除文書を省略している以外は元の収集物と全く同じ新収集物が作成される。マップ110及び概要501は、文書が削除されていることを反映するよう改変される。新収集物は、元の収集物の新バージョンであり得る。

一実施例では、MFP100は別個の機能モジュール、文書識別及び処理装置113の構成部分、又は特定の別の構成部分としてカバーシート・ジェネレータ302を含む。カバーシート・ジェネレータ302はしたがって、含まなくてよい任意の構成部分であり、実際に特定の実施例では存在しない。含まれる場合には、カバーシート・ジェネレータ302は処理ブロック211を実行して文書識別及び処理装置113から更新収集物情報301Aを受信し、収集物マップ110を修正し、印刷カバーシート306としての出力の対象であるプリンタ115に送出する対象の更新カバーシート101Aを生成する。

カバーシート
収集物カバーシートは収集物を表す紙であり、一実施例では、ヘッダ、マシン判読可能フォーマットで印刷されるテキスト列、収集物概要ページを備え、ノートを書き込み得る領域を任意的に備え、更にマシン判読可能コードに符号化されるテキストの、人間によって判読可能なバージョンを任意的に備える。

ヘッダは、収集物に関する印刷情報を含む。この情報は収集物の作成者、収集物が修正される場合に通知されることになる、ゼロ名、1名又は複数名の人々のリスト、及び収集物が最後に修正された時間並びに日付と、このカバーシートが印刷された時間並びに日付との情報を含み得るものであり、更に収集物のトピック又は件名を任意的に含み得るものである。

一実施例では、マシン判読可能コードは収集物サーバ上の収集物に対する一意のポインタの符号化バージョンを含む。一実施例では、まさにこのポインタは、人間によって判読可能な形式で示した場合には、ワールド・ワイド・ウェブにおいて用いるユニフォーム・リソース・ロケータすなわちURLと同様なものであり、本明細書及び特許請求の範囲では収集物識別子、分散リソース識別子、又はDRIとして表す。一実施例では、収集物サーバはこれらのDRIを一意の収集物ポインタとして用いる。一実施例では、DRIは、グローバル一意であり、推測が困難であり、収集物に対するアクセスをインターネット上のどこからでも備え得る。

本明細書中の、「collection identifier」、「distributed resource identifier」、及び「DRI」の語は、相互に取り替えて用いられるものであり、同じこと、すなわち収集物サーバ上に記憶されるメディア及び文書の収集物に指し示す一意識別子を表すこととする。更に識別子は、人間が判読可能な形式で書いても、マシン判読可能な形式で書いてもよい。何れの印刷形式も同じ識別子を表し、お互いに似ていないように見えても同じ収集物を指し示すものである。

一実施例では、収集物に用いられるDRIは文書、及び収集物概要並びにいくつかの別のメタデータを構築するのに用いる情報の収集物を含むディレクトリを指し示す。DRIは、URLがディレクトリかファイルかを指し示し得るのと同様に個々のファイルを直接、指し示し得る。

収集物は通常、各種の文書を備えるので、DRIは多くの場合、特定のファイルへの参照ではなく、ディレクトリ参照となっている。例えば、Unix（登録商標：ユニックス）などのOS（オペレーティング・システム）では、DRIは/usr/collectionなどのディレクトリ参照であり得る。あるいは、DRIはファイルを表し得るものであり、該ファイルは同様に、収集物を構成する構成要素を識別することにつながる。更に別の代替例では、DRIは収集物を記憶するデータベースに対する参照であり得る。

DRI510のテキストは、無作為のテキスト構成部分を含む文字列を備え得る。このような無作為の（したがって、推測することができない）生成テキストは、収集物に対するアクセスを妨げる役目を担うものであるがそれは、事実上推測することが不可能であるからである。

DRIの例「/root/usr/collection」は、単一マシン・アーキテクチャを前提としている。2つ以上のマシンの更に一般化された構成では、DRIはマシン名構成部分を含み得る。例えば、ワールド・ワイド・ウェブ（WWW）のページを識別するURL（ユニバーサル・リソース・ロケータ）などの更にアクセス可能なフォーマットが適切なものであり得る。一実施例では、DRIはURLのパス部分を構成する。規則上は単に、パス部分は本発明のこの特徴の特定の実施例による「…/-DDS-/ORIGIN/…」の命名フォーマットを用いており、DDSは、収集物の特定のレポジトリの名前であり、ORIGINは、DRIによって識別される収集物用の元のサーバの完全修飾ホスト名である。

したがって、例えば、収集物は：
http://machine1/com/-msg-/machine2.com/2002/1022/298hy9y8h8#$30er#1/
のURLによって識別し得る。

マシンのIPアドレスは、「machine1.com」によって識別される。パス部分は、「-msg-」という名のレポジトリに記憶される収集物を表す。収集物の元のコピー（すなわち、その作成場所）は、「machine2.com」という名のマシン上に存在する。よってこの場合、「machine1」は収集物のコピーを含む。一実施例では収集物はディレクトリに含まれるが、別のデータ記憶の規則を用い得るものであり、該規則には例えば、収集物をデータベースに記憶させて管理し得るというようなものがある。上記例に表す収集物は：
「/2002/1022/298hy9y8h8#$30er#/1/.」
と呼ぶディレクトリに記憶される。パス名部分「2002/1022」は、日付、例えば収集物の作成日を表す。「398hy9y8h8#$30er#」の列は、無作為生成テキストを表す。最後に、以下に記載するように、最終パス名「/1/」によって表すディレクトリは収集物の第１（当初の、元の、ベースの、などの）バージョンを表す。

一実施例では、ホスト・マシン（「machine1」）も元のマシン（「machine2」）も以下のディレクトリ構造とURL命名構造とを用いる。ホスト・マシンは、収集物を記憶させるその当該「ルート」ディレクトリに含む「-msg-」と呼ぶディレクトリを有する。「-msg-」ディレクトリは、「machine2.com」が元である収集物全てを含む「machine2.com」と呼ぶサブ・ディレクトリを有する。一般的にサブ・ディレクトリは、収集物の元となり得るマシン毎に用意し得る。

DRIがあれば、個人又はマシンは収集物をアクセスするうえで十分な情報を有して収集物に追加するか、該収集物を修正することになる。

DRIの２次元のバー・コード表現を用いることによって、収集物に対する自動アクセスを、ユーザが手作業で位置を入力することなく行うことを可能にする。何れかのマシン判読可能インディシウムを、人間が判読可能なDRIの光学式文字認識（OCR）を含むバー・コード・システムの代わりに用い得ることは当然分かり得るものである。

本明細書及び特許請求の範囲記載のMFP又は/及び処理ロジック並びに手法を用いて、収集物を収集物サーバ上で作成し、修正することが考えられる。新たな空き状態の収集物を作成し得る。新たな非空き状態の収集物は、利用可能な文書とメディアとを用いて作成することが可能である。電子メディアと紙文書は、既存の収集物に追加し得る。収集物は印刷し得る。収集物は追加し得るか、統合し得る。更に、収集物における個々のメディアに対して動作をカバーシート上のノート又はカバーシート上で選択される動作を用いて行い得る。

一実施例では、スケーラブルなベクター・グラフィック・ファイルすなわちSVGファイルを用いて収集物概要を表し得る。SVGファイルはワールド・ワイド・ウェブ上に視覚表現を作成する標準的な手段であり、SVGを作成するうえでのビューアとツールは多く存在する。収集物は好ましくは、カバーシート又は何れかの表示についての概要イメージを構築するのに用い得る特別命名ＳＶＧファイルを含む。一実施例では、ＳＶＧファイルは収集物において記憶されている個々の文書及びメディアのサムネールを表示させる情報を含む。

収集物における個々のファイル及び収集物におけるそれらの、別のファイルとの関係に関するメタデータは好ましくは、ＸＭＬ（拡張可能マークアップ言語）ファイルに記憶される。一実施例では、この情報はイメージの幅と高さ、イメージとそれらのサムネールとのリンク、文書とその文書を表すイメージとのリンクを含む。厳密なフォーマットは、収集物サーバがフォーマットを読み書きする方法が分かっている限り、重要なものでない。

収集物全体に関する追加情報は、メタデータ・ファイルにも記憶し得る。この情報は、メッセージが作成された時点、メッセージの件名、収集物の作成者の名前、及び収集物が改変される場合の通知先に属する電子メール・アドレス、ファックス番号などの連絡先情報を含み得る。

新収集物を作成している間、プリントアウトが作成されるか、少なくともＤＲＩを含む新収集物に関する情報が特定の相手先に電子メール又はファックスで送付される。さもなければ、ＤＲＩは収集物サーバ以外の全てには行方不明状態となり、文書を追加するのに利用可能でないものとなるがそれは、ＤＲＩを有する者もＤＲＩを推測することができる者も全く存在しなくなるからである。

ＭＦＰは収集物サーバにネットワークによって連絡し、新収集物識別子又はＤＲＩを要求する。ＭＦＰは予め識別子を要求することが可能であるので、収集物サーバがビジー状態にあるか、一時的にオフライン状態にある場合、ＭＦＰは新収集物をなお作成し得るものとする。

カバーシートを印刷する予定である場合、ＭＦＰがカバーシートを構成する。一実施例では、新収集物の作成の少なくとも日付及び時間を含むヘッダ・ブロックが作成される。収集物サーバから得られるＤＲＩ又は識別子は人間が判読可能な形式でカバーシートの下部に追加され、更に、一実施例における業界標準２次元ＰＤＦ417型バーコードで符号化され、カバーシートの右上の隅に追加される。概要を表すＳＶＧはイメージ形式に変換され、カバーシートにおける適切な場所に追加される。追加情報は、適切と判断される場合に追加するものであってもよい。本明細書及び特許請求の範囲記載のカバーシートの構成は考えられる１つのものであるが当業者は、本発明の範囲内でカバーシートのレイアウト又は構成を行ううえで多くの方法が存在することを認識するものである。

既存の収集物に追加する作業は、収集物が存在することを必要とする。ＭＦＰでその収集物に追加するよう、ユーザは既存の収集物からのカバーシートを用いる。上記のように、各収集物識別子は単一の収集物を表すが、収集物は経時的に変わり得る。一実施例では、収集物が変わる都度、ＤＲＩにおける最後のパス・エレメントが修正される。単一収集物へのアクセスを有する者はそれによって、その収集物の全てのバージョンに対するアクセスが容易に付与される。一実施例では、/0/のバージョン名又は最終パス名は特別の意味合いを有するものであり、「最終の」すなわち「最も近い時点で作成された」バージョンであることを表す。

一実施例では、パス名/1/は収集物の第１バージョンを示し、/2/は第２のバージョンを表すなどである。新収集物が収集物サーバにアップロードされると、次の整数を用いる新ディレクトリが作成される。/2/の後の次の収集物は好ましくは、/3/と呼ぶことになる。一意のバージョン番号を維持するためには、1つのデバイスすなわち収集物サーバのみが最終パス名のバージョン番号を作成することが重要である。バージョン番号はＭＦＰによって作成されるものでないが、それは複数のＭＦＰが同時に１つの番号を作成し、同じ名前を選択することがあり得るからである。その代わりにＭＦＰは、収集物を作成し、それを収集物サーバ上の一時ディレクトリにアップロードし、アップロードが完了した時点で収集物サーバはそれを所定場所に移動し、最終パス名を割り当てる。

ユーザが別の紙文書を有する場合、それらの文書は自動文書フィーダ上に配置させ得る。ユーザがメモリ・カード又は何らかの別のメディアにイメージやその他の文書を有する場合、当該メディアは適切なリーダに配置させ得る。

ユーザが何らかの電子メディアを新収集物の作成時に作成したい場合にはユーザは、オーディオ、ビデオ、静止画像やその他の電子メディアを、マイクロフォン、ディジタル・カメラ、ビデオ・カメラの何れかを用いて記録するか、別のメディア・キャプチャ・デバイスを用い得る。

各ＤＲＩは、各ＤＲＩが存在した文書又はイメージのページと関連付けられる。しかし、ＭＦＰはＤＲＩを含むページが収集物を表すことを認識し得る。ＤＲＩを伴うページを、新収集物か既存の収集物かにかかわらず何れかの収集物に入れることは、その収集物を新収集物に追加する要求であるものと考えてよい。すなわち、ＤＲＩを含むページはそのＤＲＩによって指し示される収集物を新収集物に追加する要求を表す。その収集物の概要イメージは取り出されて、サムネールとして新収集物に追加されることになり、その収集物の件名はサムネール用タイトルとして用いられることになる。

これは新収集物であるので1つ又は複数の新識別番号が要求され、収集物サーバから受信される。一実施例では、単一の収集物識別子しか新収集物には要求されるものでない。

マシン判読可能形式でＤＲＩを含むことが分かった各文書又はページは、そのＤＲＩによって指し示される収集物を表すイメージによってとって代わられる。

サムネールは、ページ若しくは文書やその他のメディア毎に作成される。サムネールは好ましくは、外観は同様であるが記憶容量と画素数は小さい、ページの小さいバージョンである。記録済オーディオではサムネールは単にオーディオの表現であり、オーディオを表す波形か標準アイコンでもよい。好適実施例ではオーディオは、形状がオーディオ・コンテンツに基づくものであり、長さがオーディオ・レコーディングの持続時間に相当する波形を含む矩形として表示し得る。ビデオ・サムネールは、ビデオからの単一フレーム又は少数の代表的なフレームを単一の小イメージに合成させたものであってよい。当業者は、サムネールを作成してメディアを表す多くの種々の方法が存在することが分かるものである。各収集物カバーシートは収集物概要イメージによってとって代えられ、該収集物概要イメージは更に変えられてサムネールを構成している。

新収集物用のメディア及び文書の全ては更に収集物に追加されるがこれは、収集物サーバにアップロードされ、新収集物のＤＲＩによって指し示されるディレクトリに入れられることを表す。ファイルをサーバにアップロードするプロトコルには、ＦＴＰ、ＳＣＰ、HTTP PUTを含む周知のものが多く存在する。好ましくは、MFPが各メディア・ファイルの位置とコンテンツを各メディア・ファイルがアップロードされている際に規定することを可能にするHTTP PUTプロトコルが用いられる。

新メディア・アイテムを表すサムネールは、収集物概要に配置される。サムネールは概要の中に適切な方法で配置され、必要な場合には概要サイズを拡充させる。

概要を表すSVGファイルの収集物サーバへの書き込みとアップロードとが行われ、サムネールの全てがアップロードされる。

サムネールを配置する一方法は、サムネールを、何れかの別のサムネールと重複することにならないように配置し得る場所を概要イメージ中で探す方法である。概要中の種々の位置にサムネールを移動させて別のサムネールとの重複を探す網羅的なサーチは、速度が低すぎるものである。別の手法は、単一点に配置させることに当該課題を変えるものである。これは概要のサイズを、配置する対象サムネールの幅と高さだけ縮小させ、既存のサムネールを同じ寸法だけ拡大させるものである。新サムネールのオリジンは、既存のサムネールと重複することなく概要中の残りの空間の何れかの場所に配置させ得る。これは、概要の元の2次元空間における新サムネール位置を探す代わりに、サムネールのオリジンがサムネール全体の代わりにその中に配置されるその新たな「利用可能空間」領域が算定されるので、「構成空間」手法として知られている。干渉チェックが行われる構成空間手法は、ロボティックス及び経路計画の分野において周知のものである。

概要に追加される対象のサムネールのサイズが判定される。サムネール・サイズは通常、画素単位で測定される。多くの場合、サムネールは特定の標準サイズとして選択される。すなわち、サムネールは幅も高さも特定の最大サイズよりも大きいものでないように選択され、その特定の最大サイズは場合によっては、標準表示解像度の場合は150画素であるか、印刷サムネールの場合は2インチである。これは一部のイメージが有するアスペクト比が非常に大きいか、非常に小さいものであり得るからである。サムネールを最大の幅及び高さよりも最大の、面積すなわち平方画素又は平方インチに限定するほうが更に適切であり得る。

何らかの最大値よりも幅及び高さが少なくなるように制限する代わりにイメージをスケーリングして特定合計画素数以下の画素を含むようにすることは、サムネールの全体の外観を改良させ、サムネール・サイズを選択する好適な方法である。しかしながら、サムネール・サイズを選択する何れかの方法を本発明の第１態様に用い得る。

一実施例では、先行して概要に配置されたサムネール全ての単一のバウンディング・ボックスが算定され、新サムネールのオリジンがそのバウンディング・ボックスの外に配置される。単一のバウンディング・ボックスだけを算定する代わりに、サムネール毎の個々のバインディング・ボックスを算定し、拡張させて、新サムネールを概要中の何れかの利用可能な位置に配置させ得ることも考えられ、したがって分かるものである。このことは、経路計画アルゴリズムのベテランによってよく分かるものであり、マシンが障害物の間を移動することを、ロボットに障害物全ての周りを回ることを要求する代わりに可能にすることと類似することになる。

第２の新サムネールを更に概要に追加することを達成し得る。しかし、全てのサムネールを網羅するよう１つのバウンディング・ボックスを追加する代わりに、新たに追加されるサムネールを表す単一ボックスを単に追加することが好適な手法である。このようなボックスは、新たに追加されるサムネールのサイズとなるように算定され、更に、第１バウンディング・ボックスと同様に、追加される対象のサムネールの幅及び高さだけ上方向と左方向とに拡張される。

全ての新サムネールは、新概要記述ファイル及びメタデータ・ファイルとともに収集物サーバにアップロードされる。

概要の修正は、Microsoft(マイクロソフト)社のパワーポイント(PowerPoint)ソフトウェア若しくはAdobe(アドビ)社の（イラストレータ）Illustrator又は同様なツールにおいて利用可能なものなどのオブジェクト・ベースのドロー・ツールを用いて達成し得る。これらのツール及び手法は、当業者に周知のものである。

メタデータ・ファイル、SVG概要ファイル、及び収集物における何れかの変更を含む全ての修正情報は、収集物サーバに送出される。

ユーザはメディアをMFPに持ち込み得るか、それをMFPに接続されるかネットワークに接続されるメディア記録デバイスなどを用いて作成する。

カバーシート上にマシン判読収集物識別子を有する効果は、マシン判読コードの位置決めと復号化とを行い得るMFP又は何れかのデバイスがどの収集物がカバーシートによって表されているかを判定し得ることである。ユーザは、どの収集物に新メディアが追加されることになるかを、収集物識別子又はDRIを入力することによって示し得るがこれは、DRIが長い無作為文字列になりがちであるので困難な作業であり得る。DRIは走査イメージから位置決めと復号化とを行い得るか、バーコード・フォーマットで符号化されている場合には、ハンドヘルド型バーコード・スキャナを用いて読み取り得る。多くの各種の1次元バーコードと2次元バーコードを読み取るハンドヘルド型スキャナは、米国カリフォルニア州パロ・アルト(Palo Alto, California)のヒューレット・パッカード社(Hewlett-Packard Company)等の多くの企業から入手可能である。それらは、光学式文字認識技術を用いてテキスト形式で読み取り得るか、適切に符号化されている場合には磁気ストリップから復号化し得る。収集物のカバーシートが存在する場合には、カバーシートを、自動文書フィーダにおいてか、直接ガラス・プラーテン上で走査可能なMFP上に配置させるようにする。あるいはバーコードは、ハンドヘルド型スキャナを用いて走査し得る。バーコードがディジタル・イメージにおいて、場合によってはディジタル・カメラを用いてキャプチャされている場合には、カメラはMFPに直結させ得るか、カメラからのメモリ・カードをカード・リーダに挿入し得る。MFPにマシン判読可能DRIを示す別の方法は多く存在するが、それらの方法及び手法は当業者が分かっているものであるので、本明細書及び特許請求の範囲では列挙するものでない。

一実施例では、マシン判読可能DRIは収集物のカバーシートの一部として示される。一実施例では、DRIは、カバーシート上のPDF417フォーマットの2次元バーコードに含まれ、カバーシートはMFPの自動文書フィーダ（ADF）上に配置される。収集物に追加する対象の追加文書又はページは、カバーシートの後に配置される。追加ページは何れかの文書ページであり得るか、別のメッセージのカバーシートであり得る。

文書とメディアとの各々がマシン判読可能DRIについてサーチされる。バー・コード化DRIがハンドヘルド型スキャナを用いて走査される場合、DRIはMFPのメモリに記憶して、新メディアをどの収集物に追加するかを判定する時点でアクセスすることができるようにすることが可能である。ADF又はプラーテンを用いてカバーシートが走査され、読み込まれた場合又はDRIがディジタル・カメラからのイメージに含まれている場合には、DRIは走査されたかキャプチャされたイメージから読み取ることを必要とすることになる。DRIのソースはそれらの何れでもよく、通常は、カバーシートを手作業で走査することによってメモリにDRIが何ら存在しない場合には、第１走査シート又は第１イメージがDRIを含むことになる。当業者はDRIをMFPに備える方法は多く存在することを認識するものであり、網羅的に列挙しなくてよいものである。

文書ページを走査したものであるイメージを含むイメージ・メディア全体が、マシン判読コードについてサーチされる。通常、ページ又は文書を収集物に追加する場合、そのページのイメージが収集物記憶領域に追加され、サムネールが概要に追加される。そのページがマシン判読可能ＤＲＩをたまたま含んでいる場合にはユーザ選好に基づいて、ページを収集物に追加するかわりに、ＤＲＩが表す収集物を収集物に追加し得る。ＤＲＩを含むページ又はイメージ毎に「ページ追加」要求が「収集物追加」要求に変換され、当該ＤＲＩは当該収集物を表す。

サムネールが新イメージ、新文書、新ページ及び新メディアの全てについて作成される。別の収集物を表すページについては、サムネールはページの代わりに収集物について作成される。これらの収集物メディアは全て、収集物サーバにアップロードされる。

重要なことは、既存の収集物が収集物の現行状態又はバージョンを後に利用可能にする方法で変更されることである。新メディアは、既存収集物と同じ記憶領域に配置されないこととする。

通常、収集物における新メディア及び新サムネールは収集物サーバ上のステージング領域にアップロードされる。ステージング領域は収集物識別子と関連付けられるが、恒久的な最終パス名を有するものでない。情報の全てのアップロードが完了するとすぐに、収集物サーバは収集物を、恒久的な最終パス名を伴う最終ディレクトリ又は記憶領域に移動させる。恒久的な最終パス名は通常、最も近い時点でアップロードされた収集物の後の次の整数である、
新メディアを表すサムネールは、収集物概要に追加される。

サムネール、メタデータ、及び概要ＳＶＧファイルは、収集物サーバにおけるステージング領域にアップロードされる。変更及び修正は全て、収集物サーバに最終的にアップロードされ、その時点でサーバは収集物をステージング領域から出し、バージョン番号を割り当てると最終ディレクトリに入れるうえでの所要事項を全て満たしている。

収集物サーバは、収集物識別子の収集物ディレクトリに対するマッピングを保管し得る。

本発明の第１態様の多くの改変及び修正が確かに当業者に本明細書を検討した後に明らかになる一方、説明の目的で表し、説明した何れかの特定の実施例は、限定的なものと解釈されることを何ら意図していないものとする。したがって、種々の実施例の詳細への参照は、それ自体において本発明の第１態様に本質的と思われる特徴のみを列挙する、その本特許請求の範囲記載の範囲を限定することを意図するものでないものとする。

次に本発明の第２態様を、本発明の第２態様のいくつかの実施例を表す添付図面を参照しながら更に全面的に説明する。本発明の第２態様は多くの種々の形態で実施し得るものであり、本明細書及び特許請求の範囲記載の実施例に限定されるものとして解するべきでない。むしろこれらの実施例は、本開示が包括的なものとなり、本発明の第２態様を当業者に全面的に伝えることになるように備えるものである。

下記明細書では説明する目的で、多くの特定の詳細を、本発明の第２態様が徹底的に分かるように表す。しかし、当業者には本発明の第２態様を、これらの特定の詳細なしで実施し得ることが明らかとなるものである。別の場合には、構造とデバイスを構成図形式で表し、本発明の第2態様を不明瞭にすることがないようにしている。

本明細書の原文における「one embodiment」又は「an embodiment」への言及は、当該実施例に関して記載する特定の特徴、構造、又は特性が本発明の第２態様の少なくとも一実施例に含まれることを表す。本明細書の原文の随所に見られる「in one embodiment」の句は、全て同じ実施例を表すものでは必ずしもない。

以下の詳細説明の一部は、コンピュータ・メモリ内部でのデータ・ビットに対する演算のアルゴリズム及び記号表現によって示す。これらのアルゴリズムの記載と表現は、当該データ処理技術分野における当業者が別の当業者に自分達の作業内容の本質を最も効果的に伝えるのに用いられる手段である。アルゴリズムは本明細書及び特許請求の範囲において、更に一般的には所望の結果につながる首尾一貫した一連の工程であるように考案されている。当該工程は、物理的数量を物理的に操作することを必要とするものである。これらの数量は、記憶、転送、合成、比較やその他の方法による操作ができる電気信号又は磁気信号の形式を通常はとるものであるが、必ずしもそうでなくてもよい。主に慣用的な理由で、これらの信号をビット、値、要素、記号、文字、項、数字などとして表すことが場合によっては便利であることが証明されている。

本発明の第2態様は、本明細書及び特許請求の範囲記載の動作を行う装置にも関する。この装置は、要求される目的用に特に構築されるか、コンピュータに記憶されるコンピュータ・プログラムによって選択的に起動されるか再構成される汎用コンピュータを備え得る。そのようなコンピュータ・プログラムは、フロッピー（登録商標）・ディスク、光ディスク、CD-ROM、並びに光磁気ディスクを含む何れかの種類のディスク、読み取り専用メモリ(ROM)、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)、EPROM、EEPROM、磁気カード若しくは光カードなどであるがそれらには限定されないコンピュータ判読可能記憶メディア、又は電子命令を記憶させるのに適した何れかの種類のメディアで、各々がコンピュータ・システム・バスに結合されているものに記憶させ得る。

本明細書及び特許請求の範囲に示すアルゴリズム及びモジュールは、何れかの特定のコンピュータやその他の装置に固有に関連するものでない。種々の汎用システムを本明細書及び特許請求の範囲記載の開示によるプログラムとともに用い得るか、更に特化した装置を構築して要求方法工程を行うことが便利なものであることが証明され得る。これらの各種システムの所要構造は下記本明細書から明らかとなるものである。更に、本発明の第２態様は、何れかの特定のプログラミング言語を参照しながら記載されているものでない。各種プログラミング言語を用いて本明細書及び特許請求の範囲記載の本発明の第2態様の開示を実施し得ることが分かるものである。更に、当業者には明らかなものであるように、本発明の第２態様のモジュール、特性、属性、方法論、及び別の特徴は、ソフトウェア、ハードウェア、ファームウェア又は該３つのものの何れかの組み合わせとして実施し得る。当然、本発明の第２態様の構成部分がソフトウェアとして実施される場合、スタンドアロン型プログラムとして、更に大きなプログラムの一部として、複数の別個のプログラムとして、統計的か動的にリンクされるライブラリとして、カーネル・ロード可能なモジュールとして、デバイス・ドライバとして、及び/又はコンピュータ・プログラミング分野の当業者に現在又は将来において知られる全ての方法において実現可能である。更に、本発明の第２態様は、何れかの特定のオペレーティング・システム又は環境における実現形態に決して限定されるものでない。

本願の原文においては、以下の語を用いる。

「Document」は、テキスト、ワード・プロセッシング・ファイル並びにスプレッドシート・ファイル、電子メール・メッセージ、音声レコーディング並びにオーディオ・レコーディング、イメージ、文書アーカイブ、及びビデオ・レコーディングを含むがそれらに限定されるものでない、電子的に記録可能な何れかの情報収集物を表す。

「Identifier sheet」は、記憶文書又は記憶文書収集物を識別する紙やその他の判読可能メディア・アイテムを表す。この識別子シートは、収集物カバーシートでもよく、何れかの別の形式をとってもよい。一実施例では識別子シートは、コンピュータ判読可能であるか、人間によって判読可能であるか、それらの何れかの組み合わせである文書識別子及び/又は収集物識別子を含む。識別子シートも本明細書及び特許請求の範囲の原文では、「document indexes」としても表す。

収集物カバーシート、収集物識別子、及び収集物概要は以下に更に詳細に記載する。

説明する目的で下記明細書では本発明の第２態様を、収集物カバーシート上の動作スティッカによって表す。しかし、当業者は本発明の第２態様を、記憶文書を識別する、別の種類の識別シート上、文書索引上、又はメディア・アイテム上の動作スティッカを用いることによっても実施し得るものであり、そのような実施方法が本発明の第２態様の本質的な特性から逸脱することになるものでないことを認識するものである。

次に図６Aを参照すれば、本発明の第２態様の一実施例によって、収集物カバーシート1101に添付される動作スティッカ1103Aの例を表す。一実施例では、収集物カバーシート1101は、マシン判読可能収集物識別子1102と（別の文書表現を、例えば、文書の単純なテキスト・リストなどの、サムネール1503A-Fの代わりに、用い得るが）ディジタル文書のサムネール表現1503A-Fを含む収集物概要領域1501とを含む1枚の紙である。ノートを書き込み得るアノテーション領域1502も含まれる。図6Aに表す特定のレイアウト及び構成部分は、単に例示的なものである。

図６Aの例では、印刷動作スティッカ1103Aはカバーシート1101に添付されている。それは、カバーシート1101に関連付けられた収集物における文書の１つを表すサムネール表現1503Aと重複し、該表現を指し示す。一般的に動作スティッカ1103は、概要領域1501における何れかの向きで配置し得る。本発明の第２態様のシステムは、動作スティッカ1103をその向きにかかわらず認識することが可能である。

一実施例では動作スティッカ1103は、取り外し可能であり、再使用可能であり、リサイクル可能である。動作スティッカは、ミネソタ州セントポール(St.Paul,Minnesota)のスリーエム社（3M Company）から入手可能なポスト・イット(Post-It)(登録商標)・ノート(Notes)などの一般的に使用されている取り外し可能なオフィス・ノートに見られるものと同様な弱接着剤を使用し得る。取り外し可能動作スティッカの1つの便益として、収集物カバーシート1101が動作スティッカ1103を付け加えることによって恒久的に損なわれることも破壊されることもないことがある。よって、ユーザは各文書処理要求を実行するうえでカバーシート1101のコピーを新たに再印刷しなくてよい。再使用可能動作スティッカ1103によって、本発明の第２態様によって発生する廃棄物の量が削減され、本発明の第２態様を実施する、消費者に対する費用を削減する。動作スティッカをリサイクル可能材料から作ることによって、通常のリサイクル手法によって、スティッカをカバーシート1101から離すことを必要とすることなくスティッカ付きカバーシートのリサイクルを行うことが可能となる。しかし当業者は、本発明の第２態様を別の形式及び特性を有する動作スティッカ1103を用いて実施し得る。例えば、取り外し不能及び/又はリサイクル不能動作スティッカ1103を、本発明の第２態様の本質的な特性から逸脱することなく用い得る。

図６Aに表す動作スティッカ1103Aは矢印形状のものであり、所望の動作を示す語（「印刷」）を含む。別のフォーマット及び形状が考えられ、本明細書及び特許請求の範囲に鑑みて当業者によって分かるものである。例えば、動作スティッカ1103は、その形状及び/又は色か、カバーシート1101に配置される向き若しくは位置か、スティッカ1103上に印刷される、記号、アイコン、文字、語又はマシン判読可能コードに基づいて動作を規定し得る。一実施例では、動作スティッカ1103はマシン判読可能であるので、形状、色、語、アイコン、記号、文字、語、又はコードがマシンによって分かり得るものである。

１つの特定例は、動作を行う対象の1つ又は複数の文書のグループを識別するのに用い得る小さな「L」の形状での動作スティッカ1103である。２つのスティッカ1103を添付して文書のグループを、処理対象の第1文書のサムネールの左上の隅に第１スティッカ1103を配置し、該グループの最後の文書のサムネールの右下の隅に第２スティッカ1103を配置することによって区切り得る。一実施例ではそのような配置によって、本発明の第2態様のMFPに、動作スティッカ1103間にあるサムネールに相当する文書に対して要求動作を行うべきである旨を通知することになる。点、括弧、及び矩形などの動作スティッカ1103の別のフォーマットも本発明の第２態様の原理から逸脱することなく用い得る。

一実施例では、動作スティッカ1103は概要領域1501と比較して小さなサイズのものであって、どの文書が対象文書であるかを動作スティッカ1103に基づいて更に正確に解釈することを促進するものである。動作スティッカ1103が例えば、2つ以上のサムネール1503と重複するように配置される場合、どの文書を処理すべきかに関する曖昧性が潜在的に存在する。以下に更に詳細に説明する通り本発明の第２態様のMFPは、そのような曖昧性を解決するよういくつかの手法の何れかを使用し得る。いずれにしても、比較的小さなサイズの動作スティッカ1103は2つ以上のサムネールと重複する可能性が低くなる。

次に図６Bを参照すれば、複数の動作スティッカ1103B-Dが本発明の第２態様の一実施例によって収集物カバーシート1101に添付されている例を表す。「グループ化」動作スティッカ1103B-Dは例として表す。グループ化動作スティッカ1103B-Dは、カバーシート1101によって表される元の収集物内部の部分収集物としてユーザが集約しようとする特定の文書（この場合、サムネール1503A、1503F、及び1503Eに相当する文書）を識別する。MFPはスティッカ1103B-Dを解釈し、要求に応じてグループ化動作を行う。

次に図4を参照すれば、本発明の第２態様の一実施例によって、動作スティッカを読み取り、動作スティッカに応じて記憶文書に対する動作を行うシステムの機能アーキテクチャを表す構成図を表す。図5も参照すれば、本発明の第２態様の一実施例によって、動作スティッカを読み取り、動作スティッカに応じて記憶文書に対して動作を行う方法を表す流れ図を表す。該方法は、例えば、図4に表すシステムによってか、別の機能構成部分及び機能システムによって行い得る。記載実施例における工程の順序は単に例示的なものである。当業者は当該工程を、表している順序とは別の順序で行い得る。

本発明の第２態様は本明細書及び特許請求の範囲ではスキャナ1104、マシン判読可能なコードのロケータ及びリーダ1106、動作スティッカのロケータ及びリーダ1107、文書の識別並びに処理装置1113、及びプリンタ1115を含むマルチファンクション周辺装置(MFP)1100の意味合いで説明する。動作スティッカのロケータ及びリーダ1107は、収集物概要領域1501の収集物カバーシート1101内部での位置決めを行う機能も含み得る。あるいは、そのような機能を別個の構成部分（図示せず）に備え得る。MFP1100は別の構成部分も備え得るものであるが、その一部は本発明の本第２態様の動作に必要とするものでないことがある。MFP1100は外部ネットワーク、ファックス・インタフェース、メディア・キャプチャ・デバイス、メディア・キャプチャ・ポートなどから処理要求を受信し得る、ネットワーク・インタフェース・カード（図示せず）を含み得る。制御インタフェース1117はユーザが、例えば、コピーを作成し、文書を走査し、ファックスを印刷するよう、MFP1100の動作の開始、構成、監視、及び/又は終結を行い得る機構を備える。一実施例では、インタフェース1117はキーパッド、ディスプレイ、タッチスクリーン、又はそれらの何れかの組み合わせを含む。

MFP1100に表す構成部分は、ハードウェア構成部分、ソフトウェアなどの何れかの組み合わせを用いて実施し得る機能構成部分である。例えば、リーダ1106とリーダ1107との機能は、単一のハードウェア構成部分又はソフトウェア・モジュール内部で実施し得るか、別個の機能構成部分に分割し得る。したがって、図4に表すアーキテクチャは一実施例による本発明の第２態様の全体機能を図示することを意図するものであり、本クレーム発明の範囲を何れかの特定の構成部分群に限定することを意図するものでない。

一実施例では、MFP1100は、例えば、フロッピー（登録商標）・ディスク、磁気テープ、固定ハード・ディスク、取り外し可能ハード・ディスク、メモリ・カードなどの磁気メディア用磁気メディア・リーダを含む電子データ入力周辺装置（図示せず）によってメディアの別の形態をアクセスし得る。周辺装置はCD、DVD、光磁気ディスクなどの光記憶メディア用光メディア・リーダ（図示せず）も含み得る。更に一実施例では、MFP1100は例えばデータベース形態で、ディジタル文書収集物を記憶することができるハード・ドライブやその他のデバイスであり得る記憶デバイス1109に通信可能なように結合される。記憶デバイス1109はMFP1100と同じ位置にあり得るか、例えばネットワーク経由で接続されて、遠隔に位置し得る。

図６A及び６Bに関して説明するように、収集物カバーシート1101はマシン判読可能な収集物識別子1102と、ディジタル文書のサムネール表現1503を含む収集物概要領域1501とを含む。動作スティッカ1103は、サムネール1503を指し示すように、カバーシート1101に添付され、よって規定動作の対象として特定の文書を識別する。

MFP1100は1201で、例えば、周知の手法によってスキャナ1104を用いてカバーシート1101を走査することによって、カバーシート1101のイメージ1105を受信する。あるいは、MFP1100はカバーシート1101のイメージを1201で受信するよう当業者に既知の別の入力機構を用い得る。例えば、MFP1100はイメージを、電子メール、ファックス、先行記憶カバーシート1101のイメージからの取り出しなどによって受信し得る。

MFP1100は更に1202で、収集物識別子1102の、カバーシート1101のイメージ1105内部での位置決めを行い、1203で識別子1102を読み取る。一実施例では、工程1202及び1203は、イメージ1105をマシン判読可能コードのロケータ及びリーダ1106に転送し、該ロケータ及びリーダは収集物識別子1102の位置決めと読み取りとを行う。収集物識別子1102は収集物における文書の記憶位置を識別する。一実施例では識別子1102は、文書を位置及びファイル名で識別するURLなどである。例えば、識別子1102は、記憶デバイス1109内部で文書を識別し得る。一実施例では識別子1102は、収集物概要1501内部の特定の領域と文書を関連付けるマップも識別する。

コードのロケータ及びリーダ1106は読み取った収集物識別子1102を以下に更に詳細を説明する文書識別及び処理装置1113に転送する。

MFP1100は1204で、例えば、概要1501の全体のサイズ及び形状を判定することによって、カバーシート1101のイメージ1105内部で収集物概要1501の位置決めを行う。一実施例では、概要1501はカバーシート1101内部の標準的な位置で備えられるか、色コード化されるか別の方法でマーキングされて、概要1501を更に容易に識別することを促進する。あるいは概要1501は、任意の位置にあり得るものであり、任意の特性を有し得る。一実施例では、MFP1100の動作スティッカのロケータ及びリーダ1107構成部分は工程1204を行う。別の実施例では、MFP1100の別の構成部分（図示せず）がこの工程を行う。

MFP1100は1205で、収集物概要1105に添付された動作スティッカ1103の位置決めを行う。一実施例では、動作スティッカのロケータ及びリーダ1107の構成部分は工程1205を行う。工程1205はユーザが、1つ又は複数の動作スティッカ1103が存在する旨を、制御インタフェース1117を介して規定することに応じて行い得る。あるいは、リーダ1107は、カバーシート1101がスキャナ1104によって走査される都度、動作スティッカ1103の位置決めを自動的に行おうとするよう構成し得る。

一部の実施例では動作スティッカは、一意の色である、バーコードを含む特定でかつ認識可能な形状を有するなどによってか、特定の別の視覚特性によってなどの、特定の方法で動作スティッカのロケータ及びリーダ1107が認識可能である。イメージにおけるオブジェクトの位置決めを行う別の方法は、公知である。

動作スティッカ1103の視覚特性に基づいて、動作スティッカ・ロケータ及びリーダ1107は1206で所望の動作を識別する。一実施例では、特定の動作に相当するスティッカ1103は例えば、同様な色を有するか、スティッカ上に同様な語が印刷されているなど、特定の点で視覚的に類似している。逆に、別の動作に相当するスティッカ1103は別の色であるか、スティッカ上に別の語が印刷されているなど、特定の点で視覚的に非類似であり得る。一実施例では動作スティッカのロケータ及びリーダ1107は、動作要求1112を文書識別及び処理装置1113に転送する。

MFP1101は動作スティッカ1103の位置に基づいて、動作毎の所望の対象文書の判定も行う。一実施例ではこの判定は:a)動作スティッカ1103毎の動作点を判定し；b)どのサムネール1503が、動作点にあるか、動作点の最も近くにあるかを判定する；ことによって行われる。一実施例では動作スティッカのロケータ及びリーダ1107は、動作スティッカ1103毎に動作点を判定し、文書識別及び処理装置1113は動作点の文書を、概要1501におけるサムネール1503の位置に関する既知の情報と比較することによって対象文書を判定する。

スティッカ1103の動作点は矢印の先端、若しくは対象の中心部、又は対象文書を示すスティッカ1103上の特定の別の位置であり得る。一実施例では、動作スティッカのロケータ及びリーダ1107はスティッカ位置情報1111を文書識別及び処理装置1113に転送する。このスティッカ位置情報は、動作点座標を含み得る。動作スティッカのロケータ及びリーダ1107は、スティッカの動作点が収集物概要領域1501の外にあることを判定する場合には一実施例では、スティッカ1103を無視し、情報1111を文書識別及び処理装置1113には転送するものでない。別の実施例では該ロケータ及びリーダは情報1111をなお転送するので、文書識別及び処理装置1113は対象文書についての最善の推測を行い得る。

一実施例では記憶デバイス1109は、各収集物に相当するマップ1110を含む。マップは概要1501内部のサムネール1503の座標を備える。よって、概要1501内部の2次元サムネールは文書の識別又は文書へのマッピングを、その文書のサムネール1503の位置に基づいて行い得る。一実施例ではマップは、１つが収集物概要1501全体を表し、別の矩形が概要1501内部の文書サムネール1503の位置を表す矩形のリストとして実施される。マップ1110は、概要1501内部の領域を収集物における文書と関連付ける識別子を伴う収集物概要1501の記述を含むスケーラブルなベクター・グラフィック（SVG）ファイルなどの別個のファイルとして記憶し得る。あるいはマップ1110は、収集物情報1301の一部として記憶し得る。

文書識別及び処理装置1113は(コードのロケータ及びリーダ1106から得る) 収集物識別子1102を用いて記憶機構1109から、収集物概要1501内部の座標と収集物文書との対応関係を示すマップ1110を取り出す。マップに基づいて、かつスティッカ位置情報1111に基づいて、文書識別及び処理装置1113は対象文書を判定する。動作点が文書サムネール1503を表す矩形内部に収まる場合、相当する文書が動作の対象として判断される。動作点が（文書サムネール1503が重複し得る実現形態における）2つ以上のサムネール1503の矩形内部に収まる場合、動作は両方の文書に対して行い得るか、最も上にある文書又は第１文書のみに行い得る。あるいは、どの文書が対象文書であるかについて曖昧性が存在する状況では、MFP1101は以下の何れかを行い得る。すなわち、動作点に最も近いサムネール1503に相当する文書を対象として指定すること、どの文書が、行われている動作の種類と文書の種類とに基づいて、意図する対象である可能性が最も高いかを判定すること、どの文書が利用履歴に基づいて意図する対象である可能性が最も高いかを判定すること、エラー・メッセージを表示すること、及び/又はどの文書が対象であるかが意図されているかを規定するようユーザに制御インタフェース1117を介してプロンプトすることである。同様に動作点がサムネール1503の矩形の間にある場合には、文書識別及び処理装置1113は制御インタフェース1117を介したプロンプトに応じて備えられる、:a)どのサムネール1503が動作点に最も近いか；b)どのサムネール1503が動作スティッカ1113によって指し示されているか；c)どの文書が特定の動作に最も適しているか；d)利用履歴；又はe)ユーザからの追加情報；に基づいて意図する対象を判定し得る。

スティッカ1103が矢印の形状である場合、文書識別及び処理装置1113は、意図された対象である可能性が高い文書が矢印によって指し示されるものである。よって、スティッカ1103の動作点が矩形間にある状況では、文書識別及び処理装置1113（又は動作スティッカのロケータ及びリーダ1107）は、矢印がどの方向を指し示しているかを判定して対象文書を更に正確に判定するものである。

一実施例では、動作点の座標と収集物概要1501の全体座標が正規化される。よって、動作点の座標は、カバーシート1101上の位置から概要1501の内部の位置に変換される。

一実施例では工程1205及び1206は、光学式特徴認識の既知の手法を用いて行われる。

2つ以上の動作スティッカ1103が存在する場合、文書識別及び処理装置1113は1207で動作を適切な順序でソートする。例えば、特定の対象文書のスティッカ1103が、文書は印刷も削除もすべきである旨を示す場合、印刷動作が削除動作前に行われるべきである。一実施例では、デフォールトのソート順序は印刷、電子メール、ファックス、グループ化、非グループ化、削除となっている。あるいはMFP1100はユーザに、文書に対する複数動作が存在する旨を警告し、動作を行ううえでの意図された順序に関する確認を（例えば、制御インタフェース1117を介して）要求し得る。

規定動作が文書を、電子メール又はファックスで伝送することに関する場合、MFP1100は文書の所望の行き先を示す（電子メール・アドレス又はファックス番号などの）正しいルーティング情報の位置決めを行う。ルーティング情報はスティッカ1103上に、含み得るか、書き込み得るか、カバーシート1101のアノテーション領域1502に書き込み得るので、光学式文字認識（OCR）によって抽出し得る。例えば、単一の電子メール・アドレスがアノテーション領域1502に書き込まれる場合、電子メールされる対象の文書は全て、その電子メール・アドレスに送出し得る。あるいは、MFP1100は、ルーティング情報を入力するようユーザに制御インタフェース1117を介してプロンプトし得る。あるいは、ルーティング情報は、走査する対象の2枚目の紙上に書き込み得るか、MFP1100によって受信される第２イメージに書き込み得る。これらの実施例の何れにおいても、ルーティング情報を判定する処理は、動作スティッカのロケータ及びリーダ1107によって行い得るか、文書識別及び処理装置1113によって行い得るか、MFP1100の別の構成部分によって行い得る。

動作及び対象文書が判定されると、文書識別及び処理装置1113は、（コードのロケータ及びリーダ1106から得る）収集物識別子1102を用いて1208で記憶機構1109から対象文書1114を取り出し、1209において、判定順序で規定動作を行う。（削除などの）特定の動作については、文書1114の取り出しは必要とするものでなく、工程1208は行われない。一実施例では、文書識別及び処理装置1113はまず、対象文書1114を含むか、指し示す収集物情報1301を取り出し、次にそれによって対象文書1114を得る。

スティッカ1103とその相当する動作の例としては以下のものがある。

印刷スティッカ：文書識別及び処理装置1113は、対象文書1114をプリンタ1115に送出する。プリンタ1115が印刷文書1116を出力する。

電子メール・スティッカ又はファックス・スティッカ：文書識別及び処理装置1113は文書を、適宜伝送される対象のMFP100の電子メール・モジュール又はファックス・モジュール（図示せず）に送出する。

グループ化スティッカ：文書識別及び処理装置1113は、対象文書を含む新部分収集物を作成し、対象文書を元の収集物から削除し、新部分収集物を元の収集物に追加する。一実施例では、「グループ化」スティッカ1103によって指し示される文書は全て、同じ新部分収集物に入れられる。あるいは、（色コード化されているか別の方法でお互いに区別可能である）各種のグループ化スティッカ1103を用いて、新部分収集物をグループ化スティッカ1103の種類毎に作成し得る。

（既存の部分収集物上の）非グループ化スティッカ：部分収集物内部の文書が取り出され、カバーシート1101に相当する収集物全体に配置される。

削除スティッカ：文書識別及び処理装置1113は規定された文書又は部分収集物を削除する。一実施例では、確認ダイアログ・ボックスが、制御インタフェース1117上に削除処理が行われる前に示される。

再生スティッカ：文書識別及び処理装置1113は、（オーディオ及び/又はビデオのファイルなどの）対象文書1114を再生対象の出力デバイスに送出する。

文書識別及び処理装置1113は1210で、実行動作の何れかが収集物マップ1110及び概要1501を変更させるか否かを判定する。肯定の場合、文書識別及び処理装置1113は1211で適宜、収集物マップ1110及び概要1501を修正して、新しい文書と部分収集物とに相当するサムネール1503の位置を示し、除去された文書及び部分収集物用サムネール1503を削除する。更新された、情報1301、マップ1110及び/又は概要1501は記憶デバイス1109に記憶される。任意的には、更新された、収集物情報1301とマップ1110はカバーシート・ジェネレータ1302に送出されて、以下に説明するように、新概要1501を含む更新カバーシート1101Aを生成する。

文書を収集物間で移動させる場合、デフォールトのレイアウトを用いてサムネールを配置させ得る。あるいは、ユーザはレイアウトを示す機会が与えられ得る。

プリンタ1115は1212で任意的に（又は自動的に）、特に収集物編成が修正されているか、取り外し不能スティッカ1103が使用されている場合に、収集物を表す新カバーシート1306を印刷する。

例えば、印刷動作スティッカ1103は収集物における文書の印刷を、カバーシート1101上に印刷動作スティッカ1103を配置することによって要求するのに用い得る。マシン判読可能コードのロケータ及びリーダ1106は収集物識別子1102を読み取る。動作スティッカのロケータ及びリーダ1107は印刷動作スティッカ1103の位置決め及び読み取りを行い、スティッカ位置情報1111及び印刷動作要求1112を文書識別及び処理装置1113に転送する。文書識別及び処理装置1113は、スティッカ位置情報1111に基づいて、かつ記憶機構1109から取り出されるマップ1110に基づいて、対象文書を識別する。文書識別及び処理装置1113は文書1114を記憶機構から取り出し、それをプリンタ1115に転送する。プリンタ1115は印刷文書1116を出力する。

一実施例では、収集物編成が（階層構造、レイアウト、又はアクセス・レベルを変更することによってなどで）修正される場合、収集物の新バージョン又は新レイヤが追加される。よって、収集物を新情報によって上書きするよりも、収集物の更新バージョンが生成され、記憶機構1109内部の新位置に記憶され、新位置を指し示す新収集物識別子1102が生成される。新カバーシート1101Aが新収集物識別子1102とともに印刷される。このようにして、収集物の先行バージョンが保存される。

例えば、文書が削除される場合、削除文書を省略している以外は元の収集物と全く同じ新収集物が作成される。マップ1110と概要1501は文書が削除されたことが反映されるよう改変される。新収集物は、元の収集物の新レイヤであっても、元のものから導き出されたという以外は元のものとは無関係の全く新たな収集物であってもよい。

一実施例では、MFP1100は、別個の機能モジュールとしてか、文書識別及び処理装置1113の構成部分としてか、特定の別の構成部分としてカバーシート・ジェネレータ1302を含む。カバーシート・ジェネレータ1302はしたがって、含めなくてもよい任意的な構成部分であり、実際に一部の実施例では存在するものでない。含まれる場合には、カバーシート・ジェネレータ1302は、更新収集物情報1301Aを文書識別及び処理装置1113から受信し、収集物マップ1110を修正し、印刷カバーシート1306として出力される対象のプリンタ1115に送出される対象の更新カバーシート1101Aを生成する工程1211を行う。

一部の実施例では本発明の第２態様は、以下の別の特徴及び機能を含む。これらの特徴の何れかを単独で含み得るか、お互いの組み合わせで含み得るもの及び/又は上記の特徴及び構成部分との組み合わせで含み得るものである。

許可レベル動作スティッカ。一実施例では、文書へのアクセス許可レベルを規定又は修正するか、収集物における文書に対する限定アクセス許可を伴う収集物を作成するのに動作スティッカ1103が用いられる。そのような動作スティッカ1103を検出すると、MFP1100は所定の手法でアクセス許可レベルを修正する。

物理アクセス鍵としての動作スティッカ。一実施例では、動作スティッカ1103は、収集物に記憶される暗号化文書を復号する鍵を含むマシン判読可能コードを含む。よって、動作スティッカ1103は、“PHYSICAL KEY FOR ACCESSING A SECURELY STORED DIGITAL DOCUMENT“と題する、本明細書及び特許請求の範囲に援用する西暦2003年8月11日の自己の同時継続出願記載の物理アクセス鍵としての役割を果たす。これをカバーシート1101上に配置させることによって、動作スティッカ1103は、どの文書又は収集物を、動作スティッカ1103上に刷り込まれる復号鍵を用いて、復号すべきかを識別する。

汎用動作スティッカ。別の実施例では、汎用動作スティッカを収集物カバーシート1101に付け加え得る。汎用動作スティッカは動作スティッカ1103であるが、特定の動作を伴わないものとしての特定の視覚特性によって識別可能である。例えば、汎用動作スティッカの１つのフォーマットは、別の動作スティッカ1103と同じサイズ及び形状であるが、その上には語が何も印刷されないものであるものである。これをカバーシート1101上に配置されることによって、汎用動作スティッカは、1つ又は複数の対象文書を識別するが、行う対象の動作を識別するものでない。ユーザは、対象文書に対して行う対象である所望の動作を規定するよう、例えば制御インタフェース1117を介してプロンプトされる。

本発明の第１態様によって、チェック・ボックスを読み取り、マーキングされたチェック・ボックスに応じて記憶文書に対して動作を行うシステムのアーキテクチャの一実施例の構成図である。本発明の第１態様によって、チェック・ボックスを読み取り、選択されているチェック・ボックスに応じて記憶文書に対して動作を行う処理の一実施例の流れ図である。本発明の第１態様によって、収集物のカバーシート上のチェック・ボックスの例を表す図である。本発明の第２態様の一実施例によって、動作スティッカを読み取り、動作スティッカに応じて記憶文書に対して動作を行うシステムの機能アーキテクチャを表す構成図である。本発明の第２態様の一実施例によって、動作スティッカを読み取り、動作スティッカに応じて記憶文書に対して動作を行う方法を表す流れ図である。本発明の第２態様の一実施例による、収集物のカバーシートに添付される動作スティッカの例を表す図である。本発明の第２態様の一実施例による、収集物のカバーシートに添付されるいくつかの動作スティッカの例を表す図である。

符号の説明

100 マルチファンクション周辺装置
101 収集物カバーシート
101A 更新カバーシート
102 マシン判読可能識別子
104 スキャナ
105 カバーシート・イメージ
106 マシン判読可能コードのロケータ及びリーダ
107 マーキングされたチェック・ボックスのロケータ
109 記憶機構
110 マップ
111 チェック・ボックス位置情報
112 動作要求
113 文書識別及び処理装置
114 文書
115 プリンタ
116 印刷文書
117 制御インタフェース
120 オーディオI/O
200 処理ブロック
201 処理ブロック
203 処理ブロック
204 処理ブロック
205 処理ブロック
206 処理ブロック
207 処理ブロック
208 処理ブロック
209 処理ブロック
210 処理ブロック
211 処理ブロック
212 処理ブロック
213 処理ブロック
301 収集物情報
301A 更新収集物情報
302 カバーシート・ジェネレータ
306 印刷カバーシート
501 収集物概要領域
501₁ チェック・ボックス
502 アノテーション領域
503 サムネール表現
503A サムネール表現
503A₁ チェック・ボックス
503B サムネール表現
503B₁ チェック・ボックス
503C サムネール表現
503C₁ チェック・ボックス
503D サムネール表現
503D₁ チェック・ボックス
503E サムネール表現
503E₁ チェック・ボックス
503F サムネール表現
503F₁ チェック・ボックス
503G サムネール表現
503G₁ チェック・ボックス
503H サムネール表現
503H₁ チェック・ボックス
503H₂ チェック・ボックス
503H₃ チェック・ボックス
510 動作表示領域
515 チェック・ボックス
1100 マルチファンクション周辺装置
1101 収集物カバーシート
1101A 更新カバーシート
1102 マシン判読可能識別子
1104 スキャナ
1105 カバーシート・イメージ
1106 マシン判読可能コードのロケータ及びリーダ
1107 動作スティッカのロケータ
1109 記憶機構
1110 マップ
1111 スティッカ位置情報
1112 動作要求
1113 文書識別及び処理装置
1114 文書
1115 プリンタ
1116 印刷文書
1117 制御インタフェース
1200 処理ブロック
1201 処理ブロック
1203 処理ブロック
1204 処理ブロック
1205 処理ブロック
1206 処理ブロック
1207 処理ブロック
1208 処理ブロック
1209 処理ブロック
1210 処理ブロック
1211 処理ブロック
1212 処理ブロック
1213 処理ブロック
1301 収集物情報
1301A 更新収集物情報
1302 カバーシート・ジェネレータ
1306 印刷カバーシート
1501 収集物概要領域
1502 アノテーション領域
1503C サムネール表現
1503D サムネール表現
1503E サムネール表現
1503F サムネール表現

Claims

文書管理方法であって：
収集物の概要のイメージを受信する工程と、
該イメージに表す少なくとも１つの動作を識別する工程と、
少なくとも1つの文書を識別する工程と、
該少なくとも1つの動作を該少なくとも1つの文書に対して行う工程を備えることを特徴とする文書管理方法。