JP4401725B2 - 文書管理装置及びその制御方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子文書を特定する固有の文書ＩＤにより、該電子文書を管理する文書管理装置及びその制御方法、プログラムに関するものである。

従来、コンピュータ技術の発展により、紙文書に変わり、紙文書を電子情報化した電子文書を業務において扱うことが多くなってきている。

電子文書は、パーソナルコンピュータ・ワークステーション上で作成され、編集、削除等がコンピュータの中で行われる。

また、オフィスの中でそれら電子文書を管理するためには、文書データベースが用いられている。また、この文書データベースで管理される電子文書に対しては、電子文書の共有、電子文書にパスワードを設定することによるセキュリティ向上、電子文書の履歴管理等の管理がなされている。

このような電子文書の利点に対し、紙文書は可読性が高い、利用場所を限定しない等の利点から、電子文書をプリンタで印刷して紙文書を生成し、利用する機会が多い。

また、このように、印刷された文書や手書きの文書をスキャナやデジタルカメラ等を用いて再び電子化する機会も多くなっている。

このようにオフィスでは、紙文書と電子文書の融合が進んでいる。

そのような状況で、紙文書と電子文書の対応を取るために、紙文書を印刷する際に、電子文書の保存場所（例えば、文書管理データベースの格納先アドレス等）を付加し、紙文書から電子文書にアクセスするシステムがある。

この例として、特許文献１では、電子文書を特定するＩＤマークを紙原稿の隅に印刷し、それをスキャナで読み取ることで、電子文書を検索する方法を提案している。
特開平１０-３０８８６８号公報

しかしながら、上記従来のような文書管理システムにおいて、文書の操作を行う際には、複数の文書に対して一括して処理を行う場合も多く考えられる。例えば、文書管理データベースに点在する複数の電子文書をデータベースのひとつの場所に複製したり、それら複数の電子文書を順に並び替えて１つの電子文書としてまとめたりする。特に、電子文書の結合に関しては、その結合順番が重要となる。

上述の特許文献１では、紙文書から、電子文書をアクセスすることを可能にするものの、複数の電子文書に対する操作を実現する場合には、その１つの電子文書に対する操作を繰り返すことにより、初めて複数の電子文書に対する操作を実現するものであり、文書編集の操作性に対して課題があった。

本発明は上記の課題に鑑みてなされたものであり、複数の原稿を一度に読み取り、その読み取った原稿画像に複数の電子文書に対する操作を効率的に実行することができる文書管理装置及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するための本発明による文書管理装置は以下の構成を備える。即ち、 電子文書を特定する固有の文書ＩＤにより、該電子文書を管理する文書管理装置であって、
前記文書ＩＤが付加された原稿を複数読み取る読取手段と、
前記読取手段で読み取った複数の原稿画像中のそれぞれの文書ＩＤを抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出した文書ＩＤに対応する電子文書を、前記読取手段で前記原稿を読み取った読取順序で検索する検索手段と、
前記検索手段で検索した検索順序で複数の電子文書の検索結果一覧を、各文書ＩＤ毎に前記検索手段による検索が行えたか否かを識別可能な情報とともに表示部に出力する出力手段と、
前記出力手段による検索結果一覧の出力後、当該検索結果一覧に対する操作の操作指示を入力する入力手段と、
前記入力手段で入力された操作指示に基づいて、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書の操作を一括して実行する実行手段と
を備える。

また、好ましくは、前記電子文書を管理するデータベースを記憶する記憶手段を更に備える。

また、好ましくは、前記操作は、電子文書の結合、削除、移動、複製、印刷、送信及び前記読取手段で読み取った原稿の再読込の少なくとも１つを含む。

また、好ましくは、前記検索結果一覧で示される文書情報の順序を設定する設定手段を更に備える。

また、好ましくは、前記操作指示が、電子文書の結合である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を結合して新規に１つの電子文書を生成する。

また、好ましくは、前記操作指示が、電子文書の削除である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して削除する。

また、好ましくは、前記操作指示が、電子文書の移動である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して移動先に移動する。

また、好ましくは、前記操作指示が、電子文書の複製である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して複製先に複製する。

また、好ましくは、電子文書に基づく画像を印刷するプリンタ部を更に備え、
前記操作指示が、電子文書の印刷である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して前記プリンタ部で印刷する。

また、好ましくは、前記操作指示が、電子文書の送信である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して送信する。

上記の目的を達成するための本発明による文書管理装置の制御方法は以下の構成を備える。即ち、
電子文書を特定する固有の文書ＩＤにより、該電子文書を管理する文書管理装置の制御方法であって、
前記文書ＩＤが付加された原稿を複数読み取る読取工程と、
前記読取工程で読み取った複数の原稿画像中のそれぞれの文書ＩＤを抽出する抽出工程と、
前記抽出工程で抽出した文書ＩＤに対応する電子文書を、前記読取工程で前記原稿を読み取った読取順序で検索する検索工程と、
前記検索工程で検索した検索順序で複数の電子文書の検索結果一覧を、各文書ＩＤ毎に前記検索工程による検索が行えたか否かを識別可能な情報とともに表示部に出力する出力工程と、
前記出力工程における検索結果一覧の出力後、当該検索結果一覧に対する操作の操作指示を入力する入力工程と、
前記入力工程で入力された操作指示に基づいて、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書の操作を一括して実行する実行工程と
を備える。

上記の目的を達成するための本発明によるコンピュータプログラムは以下の構成を備える。即ち、
電子文書を特定する固有の文書ＩＤにより、該電子文書を管理する文書管理装置の制御をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラムであって、
前記文書ＩＤが付加された原稿を複数読み取る読取工程と、
前記読取工程で読み取った複数の原稿画像中のそれぞれの文書ＩＤを抽出する抽出工程と、
前記抽出工程で抽出した文書ＩＤに対応する電子文書を、前記読取工程で前記原稿を読み取った読取順序で検索する検索工程と、
前記検索工程で検索した検索順序で複数の電子文書の検索結果一覧を、各文書ＩＤ毎に前記検索工程による検索が行えたか否かを識別可能な情報とともに表示部に出力する出力工程と、
前記出力工程における検索結果一覧の出力後、当該検索結果一覧に対する操作の操作指示を入力する入力工程と、
前記入力工程で入力された操作指示に基づいて、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書の操作を一括して実行する実行工程と
をコンピュータに実行させる。

本発明によれば、複数の原稿を一度に読み取り、その読み取った原稿画像に複数の電子文書に対する操作を効率的に実行することができる文書管理装置及びその制御方法、プログラムを提供できる。

以下、本発明の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。

本発明の文書管理システムは、ネットワークで接続された複数のデータベースからなるシステムに適応しても、１つの機器内のストレージ機能上に設けられた文書管理システムに適応しても良い。

また、本発明は、これを実現するプログラムを格納したコンピュータで読み取り可能なＲＯＭ等の記憶媒体から、システムまたは装置に読み込むことで実施することができる。

図１は本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示すブロック図である。

図１において、リーダ部１０１は、原稿画像を読み取り、原稿画像に応じた画像データを画像入出力制御部１０３へ出力する。

プリンタ部１０２は、画像入出力制御部１０４からの画像データに応じた画像を記録紙上に記録する。

操作部１０３は、タッチパネルディスプレイとハードキーを備え、ユーザからの操作を受け付けることにより、本文書管理システムへの動作指示や動作設定等を行うことができる。

画像入出力制御部１０４は、リーダ部１０１、プリンタ部１０２及び操作部１０３に接続されており、コア部１０５、バーコード認識部１０６、ストレージ部１０７、ファクシミリ部１０９、ネットワークインタフェース部１１０から構成される。

コア部１０５はＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等から構成され、画像入出力制御部１０４全体の制御を実現するとともに、リーダ部１０１、プリンタ部１０２、ファクシミリ部１０９、ストレージ部１０７、ネットワークインタフェース部１１０、バーコード認識部１０６、操作部１０３間のデータ送受信を制御する。

尚、コア部１０５内のＲＯＭには、後述するフローチャートを実現するためのプログラムを含む各種プログラムが記憶されている。また、コア部１０５のＲＡＭは、データの作業領域や一時待避領域として機能する。

バーコード認識部１０６は、後述する２次元バーコードの画像データを解析するものである。

ストレージ部１０７は、電子文書をデータベースとして管理する。電子文書はその格納場所を示し、その電子文書を特定する固有の文書ＩＤ（識別情報）が割り当てられており、文書ＩＤが決定されれば、電子文書が確定するものとする。ストレージ部１０７には、ハードディスク１０８が接続されており、ストレージ部１０７はコア部１０５から転送された電子文書を、その電子文書を検索するための文書ＩＤとともにハードディスク１０８に記憶する。

また、ストレージ部１０７は、コア部１０５を介して転送された文書ＩＤに基づいてハードディスク１０８に記憶されている電子文書を検索し、検索された文書データを読み出してコア部１０５へ転送する。また、ストレージ部１０７は、ネットワークインタフェース部１１０を介して外部データベース１１２と通信を行い、外部データベース１１２で管理されている電子文書を参照することができる。

ファクシミリ部１０９は、電話回線を介して受信した圧縮画像データを伸長して、伸長された画像データをコア部１０５へ転送したり、コア部１０５から転送された画像データを圧縮して、圧縮された圧縮画像データを、電話回線を介して送信したりする。

ネットワークインタフェース部１１０は、パーソナルコンピュータ又はワークステーション（ＰＣ／ＷＳ）１１１や外部データベース１１２とコア部１０５との間のインタフェースである。

尚、画像入出力制御部１０４、ＰＣ／ＷＳ１１１及び外部データベース１１２を相互に接続するネットワークは、典型的にはインターネットやＬＡＮやＷＡＮや電話回線、専用デジタル回線、ＡＴＭやフレームリレー回線、通信衛星回線、ケーブルテレビ回線、データ放送用無線回線等のいずれか、またはこれらの組み合わせにより実現されるいわゆる通信ネットワークであり、データの送受信が可能であれば良い。

また、ＰＣ／ＷＳ１１１は、汎用コンピュータに搭載される標準的な構成要素（例えば、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク、外部記憶装置、ネットワークインタフェース、ディスプレイ、キーボード、マウス等）を有し、これらの構成要素によって、上記の各機能を実現する。

更に、プリンタ部１０２は、その印刷方式として、例えば、レーザビーム方式を採用するものとするが、これ以外にもインクジェット方式、熱転写方式等の各種印刷方式を採用することが可能である。

次に、本実施形態において用いられる、データベースから電子文書を検索するための検索用の文書ＩＤ付き紙文書の一例について、図２を用いて説明する。

図２は本発明の実施形態の検索用の文書ＩＤ付の紙文書の例を示す図である。

画像２０１は文書管理システムの内部に登録されている電子文書を印刷したものである。また、その電子文書を特定し、かつその保存先を示す文書ＩＤが２次元バーコード２０２（例えば、ＱＲコード）として画像データに変換され、画像２０１の右下に印刷されている。

尚、文書ＩＤは、２次元バーコードに限定されるものではなく、例えば、バーコードであっても良い。更には、紙を含む印刷媒体に画像２０１とともに印刷あるいは埋込可能な形態であれば、バーコードに限定されず、例えば、ＩＣチップ（例えば、μチップ）や電子透かし情報であっても良い。

また、この検索用の文書ＩＤ付き紙文書は、文書管理システムに登録されている電子文書を印刷するときに、ユーザから文書ＩＤを付加することが指示された場合に、印刷する電子文書に対してその電子文書の文書ＩＤを画像として合成され、出力されることを想定している。

次に、本実施形態の文書管理システムが実行する処理について、図３を用いて説明する。

図３は本発明の実施形態の文書管理システムが実行する処理を示すフローチャートである。

尚、図３では、特に、ユーザが複数枚の検索用の文書ＩＤ付き紙文書を用いて、複数の電子文書の操作を一括して行う場合の処理について説明する。

図３の処理を実行するにあたっては、文書管理システムでは、ユーザに対して個人認証を行う。ここで、個人認証の方法は、既に公知になっている方法を含めて多数あり、本発明の要旨ではないので省略する。この個人認証が完了し、ユーザが文書管理システムへのログインが許可された場合、ユーザは、操作対象の複数の文書ＩＤ付き紙文書をリーダ部１０１に載置する。そして、ユーザによって操作部１０３から、文書ＩＤ付きの紙文書を用いた検索の検索指示が入力されると、文書管理システムは、図３の処理を開始する。

まず、ステップＳ３０１において、当該文書管理システムは、リーダ部１０１上に載置されている原稿（文書ＩＤ付き紙文書）を検知する。この際、原稿がオートドキュメントフィーダ（以下、ＡＤＦと称する）に載置されている場合、リーダ部１０１は、ＡＤＦの原稿検知情報を用いることで、原稿の検知を行う。一方、原稿が圧板に載置されている場合、操作部１０３からユーザに対して、まだ、読み込んでいない原稿があるかどうかを確認することで、リーダ部１０１は、原稿の検知を行うことができる。

ステップＳ３０２において、原稿が検知されているか否かを判定する。原稿が検知された場合（ステップＳ３０２でＹＥＳ）、ステップＳ３０３に進む。一方、原稿が検知されない場合（ステップＳ３０２でＮＯ）、文書ＩＤ付き紙文書の読取が終了したものとして、ステップＳ３１２に進む。

ステップＳ３０３において、文書ＩＤ付き紙文書上の文書ＩＤの読取を行う。ここで、ステップＳ３０３の処理の詳細について、図４を用いて説明する。

図４は本発明の実施形態１のステップＳ３０３の処理の詳細を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ４０１において、リーダ部１０１を用いて原稿を１枚だけ画像データとして読み取る。

次に、ステップＳ４０２において、読み取った画像データから、２次元バーコード画像を抽出する。

次に、ステップＳ４０３において、２次元バーコード画像の抽出の可否を判定する。２次元バーコード画像を抽出できない場合（ステップＳ４０３でＮＯ）、ステップＳ４０７に進む。２次元バーコード画像を抽出できた場合（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、ステップＳ４０４に進む。

次に、ステップＳ４０４において、バーコード認識部１０６で、抽出された２次元バーコード画像を解析し、その２次元バーコード画像から文書ＩＤを取得する。

次に、ステップＳ４０５において、文書ＩＤの取得の可否を判定する。文書ＩＤを取得できた場合（ステップＳ４０５でＹＥＳ）、ステップＳ４０６に進む。一方、文書ＩＤを取得できない場合（ステップＳ４０５でＮＯ）、ステップＳ４０７に進む。

次に、ステップＳ４０６において、処理結果として文書ＩＤを設定する。

一方、ステップＳ４０７において、ステップＳ４０３あるいはステップＳ４０５において、処理が失敗した理由を示す情報を処理結果として設定する。

以上が、ステップＳ３０３において、文書ＩＤ付き紙文書から文書ＩＤを読み取る一連の処理の詳細である。

このステップＳ３０３の処理結果として、文書ＩＤの読取に成功した場合は、文書ＩＤが処理結果となり、失敗した場合はその失敗理由を示す情報が処理結果となる。

図３の説明に戻る。

次に、ステップＳ３０４において、ステップＳ３０３での処理結果に基づいて、文書ＩＤの取得の可否を判定する。文書ＩＤを取得できた場合（ステップＳ３０４でＹＥＳ）、ステップＳ３０５に進む。一方、文書ＩＤを取得できなかった場合（ステップＳ３０４でＮＯ）、ステップＳ３１１に進む。

次に、ステップＳ３０５において、ストレージ部１０７を用いて、取得した文書ＩＤを有する電子文書を検索する。この際、文書ＩＤに対応する電子文書が機器内ハードディスク１０８に存在する場合、ハードディスク１０８内を検索する。一方、文書ＩＤに対応する文書が外部データベース１１２に存在する場合、ストレージ部１０７はネットワークインタフェース部１１０を介して外部データベース１１２にアクセスを行い、電子文書を検索する。

次に、ステップＳ３０６において、文書ＩＤに対する電子文書の有無を判定する。

尚、通常、文書ＩＤが取得できれば、電子文書が確定することになるが、データベース中の電子文書を用いて文書ＩＤ付きの紙文書を印刷した後に、その電子文書を削除、移動等の処理を行った場合は、電子文書を検索できない場合がある。あるいは、検索対象の電子文書がネットワーク上の外部データベース１１２に存在して、ネットワークが何らかの理由（トラフィック負荷、物理的な切断）で使用不能な場合にも、電子文書を検索できない場合がある。そのため、ここでの判定は、文書ＩＤが取得できたものの、実際に対応する電子文書が存在するか否かを確認するために実行する。

ステップＳ３０６において、電子文書が検索されない場合（ステップＳ３０６でＮＯ）、ステップＳ３１１に進む。一方、電子文書が検索された場合（ステップＳ３０６でＹＥＳ）、ステップＳ３０７に進む。

次に、ステップＳ３０７において、検索された電子文書に対するアクセス権を取得する。この際、ユーザにより入力された個人認証情報を用いて、アクセス権の確認を行う。

次に、ステップＳ３０８において、検索された電子文書に対するアクセス権の有無を判定する。その電子文書に対してログインしたユーザのアクセス権がある場合（ステップＳ３０８でＹＥＳ）、ステップＳ３０９に進む。一方、アクセス権がない場合（ステップＳ３０８でＮＯ）、ステップＳ３１１に進む。

次に、ステップＳ３０９において、検索された電子文書に対する文書情報を取得する。ここで、文書情報とは、電子文書の文書名、電子文書のサムネイル画像、作成年月日、サイズ等の電子文書に関する書誌情報であり、検索結果としてユーザに対して表示する情報群である。また、この文書情報は、電子文書の画像データ、文書ＩＤとともに、データベース上で管理される。

次に、ステップＳ３１０において、検索結果一覧を示す検索結果リストに対して、ステップＳ３０９で取得した文書情報を追加する。そして、次の原稿を読み込むために、ステップＳ３０１に戻り、原稿がなくなるまで、ステップＳ３０１からステップＳ３１０の処理を繰り返す。

一方、ステップＳ３１１において、ステップＳ３０４、ステップＳ３０６あるいはステップＳ３０８において、処理が失敗したことを示すエラー情報を検索結果リストに対して追加する。

尚、このエラー情報は、ステップＳ３０４で処理が失敗した場合には、文書ＩＤ自身を取得することができなかったので、その旨を示すエラー情報（例えば、メッセージとして「文書ＩＤを取得できません」）を生成する。また、ステップＳ３０６で処理が失敗した場合には、文書ＩＤは取得できたものの、それに対応する電子文書を検索できなかったので、その旨を示すエラー情報（例えば、メッセージとして、「文書が見つかりません」）を生成する。更に、ステップＳ３０８で処理が失敗した場合には、文書ＩＤとそれに対応する電子文書を検索できたものの、そのアクセス権がなかったので、その旨を示すエラー情報（例えば、メッセージとして、「アクセス権がありません」）を生成する。

以上、ステップＳ３０１からステップＳ３１１の処理が繰り返される毎に、検索結果リストには、順次、文書情報あるいはエラー情報が追加されることになる。

ＡＤＦ上の紙原稿がなくなったり、ユーザがすべての原稿が読み終わったことを指示したりした場合、ステップＳ３０２において、原稿がないと判断され、ステップＳ３１２に処理が移り、リーダ部１０１を使用した検索が終了する。

次に、ステップＳ３１２において、ステップＳ３０１からステップＳ３１０を繰り返すことで得られた検索結果である検索結果リストを、操作部１０３を用いてユーザに通知（出力）する。ここで、検索結果リストの一例について、図６を用いて説明する。

図６は本発明の実施形態の検索結果リストの一例を示す図である。

図６に示す検索結果リストは、図３の処理で、原稿を読取順番で検索結果が表示されることになる。図６に示す検索結果リストでは、原稿の読取順番を示す番号、読取原稿に対応する電子文書の文書名、文書ＩＤ、文書の位置（格納場所）、更新日時、サイズから構成されるリストを示しているが、この構成は、これに限定されるものではなく、例えば、電子文書のサムネイル画像を構成しても良い。

また、上述したように、図３のステップＳ３１１では、電子文書が検索されなかった場合には、その旨を示すエラー情報が検索結果リストに登録される。特に、図６では、番号３のレコードはエラー情報として、電子文書が検索されなかった場合のエラー情報の表示例となっている。この場合、電子文書が検索されないので、その電子文書の文書情報である文書の位置や、更新日時、サイズは表示されない。

図３の説明に戻る。

次に、ステップＳ３１３において、検索された複数の電子文書に対しての操作指示を、操作部１０３を用いて受け付ける。尚、この操作指示の入力は、例えば、操作部１０３のタッチパネル上で提供する操作メニューを介して実現することができる。

次に、ステップＳ３１４において、ステップＳ３１３で受け付けた操作指示が操作終了であるか否かを判定する。操作終了である場合（ステップＳ３１４でＹＥＳ）、処理を終了する。一方、操作終了でない場合（ステップＳ３１４でＮＯ）、ステップＳ３１５に進む。

次に、ステップＳ３１５において、ステップＳ３１３においてユーザから受け付けた操作指示に対応する操作を実行する。

ここで、ステップＳ３１５の処理の詳細について、図５を用いて説明する。

図５は本発明の実施形態のステップＳ３１５の処理の詳細を示すフローチャートである。

尚、図５では、複数の電子文書に対する操作として、電子文書の結合、削除、移動、複製、印刷、送信、再読込の例を挙げて説明するが、操作の種類としては、これに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な操作を実現できることは言うまでもない。特に、本実施形態の文書管理システムは、例えば、コピー機能、スキャナ機能、プリンタ機能を有する複合機（あるいはコピー機）として実現できるので、この複合機において提供される操作を、電子文書に対して実現することができる。例えば、複製機能においても、その設定としては、複製サイズ、複製部数、変倍（拡大／縮小）複製等があり、これらの設定に対する操作も本発明に含まれる。

ステップＳ５０１において、ステップＳ３１３で受け付けた操作指示が電子文書の結合操作であるか否かを判定する。操作指示が結合操作である場合（ステップＳ５０１でＹＥＳ）、ステップＳ５０２に進む。

ステップＳ５０２において、結合順序の設定を行う。ここで、初期状態では、電子文書の結合順序は、検索結果リストのレコード順となっており、そのレコード順で結合する場合には、特に、結合順序の設定は不要となり、その結合順序で結合されることになる。一方、このレコード順とは異なる結合順序を設定したい場合には、結合順序の設定（変更）を、操作部１０３上の検索結果リストを介して受け付ける。

尚、結合順序の設定方法は、特に、限定するものではないが、例えば、操作部１０３がタッチパネルで構成される場合には、処理対象のレコードを順次選択して、そのレコードの番号を所望の番号に設定することで、結合順序を設定することが可能である。

そして、ステップＳ５０３において、ステップＳ５０２で設定された結合順序で電子文書を結合し、操作部１０３を介して、ユーザに結合後の電子文書名を入力させるとともにその保存場所をユーザに入力させ、その結合文書を新規電子文書として、入力された保存場所に保存する。この際、同時に、結合結果である結合文書を、プリント部１０２を用いて印刷したり、ファクシミリ部１０９またはネットワークインタフェース部１１０を用いて送信したりすることも可能である。

一方、操作指示が結合操作でない場合（ステップＳ５０１でＮＯ）、ステップＳ５０４に進み、操作指示が電子文書の削除操作であるか否かを判定する。操作指示が削除操作である場合（ステップＳ５０４でＹＥＳ）、ステップＳ５０５に進む。

ステップＳ５０５において、検索結果リスト上の電子文書を一括して削除する。尚、この削除操作が実行された場合、削除対象の電子文書を削除するとともに、その文書情報も削除することになる。

一方、操作指示が削除操作でない場合（ステップＳ５０４でＮＯ）、ステップＳ５０６に進み、操作指示が電子文書の移動操作であるか否かを判定する。操作指示が移動操作である場合（ステップＳ５０６でＹＥＳ）、ステップＳ５０７に進む。

ステップＳ５０７において、検索結果リスト上の電子文書の移動先を、操作部１０３を介してユーザより入力させ、入力された移動先へ電子文書を一括して移動する。尚、この移動操作が実行された場合、移動対象の電子文書の文書情報中の文書の位置は移動先に更新されることになる。

一方、操作指示が移動動作でない場合（ステップＳ５０６でＮＯ）、ステップＳ５０８に進み、操作指示が電子文書の複製操作であるか否かを判定する。操作指示が複製操作である場合（ステップＳ５０８でＹＥＳ）、ステップＳ５０９に進む。

ステップＳ５０９において、検索結果リスト上の電子文書の複製先を、操作部１０３を介してユーザより入力させ、入力された複製先へ電子文書を一括して複製する。尚、この複製操作が実行された場合、複製対象の電子文書の文書情報と文書ＩＤが新たに生成される。

一方、操作指示が複製操作でない場合（ステップＳ５０８でＮＯ）、ステップＳ５１０に進み、操作指示が電子文書の印刷操作であるか否かを判定する。操作指示が印刷操作である場合（ステップＳ５１０でＹＥＳ）、ステップＳ５１１に進む。

ステップＳ５１１において、ステップＳ５０２と同様な手順で、印刷順序の設定を行う。また、この印刷順序の設定に加えて、印刷形態（例えば、カラー／モノクロ、変倍（拡大／縮小）、印刷部数等）の設定を操作部１０３を介して行うことは言うまでもない。ここで、初期状態では、電子文書の印刷順序は、検索結果リストのレコード順となっており、そのレコード順で印刷する場合には、特に、印刷順序の設定は不要となり、その印刷順序で印刷されることになる。一方、このレコード順とは異なる印刷順序を設定したい場合には、印刷順序の設定（変更）を、操作部１０３上の検索結果リストを介して受け付ける。

尚、印刷順序の設定方法は、結合順序の設定方法と同様、特に、限定するものではないが、例えば、操作部１０３がタッチパネルで構成される場合には、処理対象のレコードを順次選択して、そのレコードの番号を所望の番号に設定することで、印刷順序を設定することが可能である。

ステップＳ５１２において、ステップＳ５１１で設定された印刷順序で電子文書を、プリント部１０２を用いて印刷する。この際、同時に、印刷の体裁をまとめて設定したり、各電子文書に設定されている印刷設定で印刷したりすることが可能である。

一方、操作指示が印刷操作でない場合（ステップＳ５１０でＮＯ）、ステップＳ５１３に進み、操作指示が電子文書の送信操作であるか否かを判定する。操作指示が送信操作である場合（ステップＳ５１３でＹＥＳ）、ステップＳ５１４に進む。

ステップＳ５１４において、ステップＳ５０２と同様な手順で、送信順序の設定を行う。また、この送信順序の設定に加えて、送信先の設定や、送信形態（例えば、ファクシミリ送信あるいはネットワークを介するデータ送信等）の設定を操作部１０３を介して行うことは言うまでもない。

ここで、初期状態では、電子文書の送信順序は、検索結果リストのレコード順となっており、そのレコード順で送信する場合には、特に、送信順序の設定は不要となり、その送信順序で印刷されることになる。一方、このレコード順とは異なる送信順序を設定したい場合には、送信順序の設定（変更）を、操作部１０３上の検索結果リストを介して受け付ける。

尚、送信順序の設定方法は、結合順序の設定方法と同様、特に、限定するものではないが、例えば、操作部１０３がタッチパネルで構成される場合には、処理対象のレコードを順次選択して、そのレコードの番号を所望の番号に設定することで、送信順序を設定することが可能である。

ステップＳ５１５において、ステップＳ５１４で設定された送信順序で電子文書を、指定された送信先へファクシミリ部１０９やネットワークインタフェース部１１０を用いて送信する。

一方、操作指示が送信操作でない場合（ステップＳ５１３でＮＯ）、ステップＳ５１６に進み、操作指示が原稿の再読込操作であるか否かを判定する。操作指示が再読込操作である場合（ステップＳ５１６でＹＥＳ）、ステップＳ５１７に進む。

尚、この再読込操作は、検索結果リスト上のエラー情報として、特に、文書ＩＤを取得できなかった場合の原稿を再度読み込んで、文書ＩＤを取得して、それに対応する電子文書を検索するための操作である。

ステップＳ５１７において、ユーザは、文書ＩＤを取得できなかった原稿が再度、リーダ部１０３に載置して、操作部１０３より検索が入力されると、図３のステップＳ３０１〜ステップＳ３１１の処理を実行する。ここで、この再読込操作が実行された場合、検索結果リストから文書ＩＤを有さないエラー情報を有するレコードが削除され、リーダ部１０３に載置した原稿に対し図３のステップＳ３０１〜ステップＳ３１１が実行される毎に、その処理結果が、検索結果リストに追加されることになる。これにより、１回目の検索処理で、検索できなかった電子文書に対応する原稿だけを再度読み込ませて、目的の電子文書の再検索を試行することができる。

一方、操作指示が再読込操作でない場合（ステップＳ５１６でＮＯ）、処理を終了する。

以上説明したように、本実施形態によれば、電子文書を管理する文書管理システムにおいて、内部に管理されている複数の電子文書に対する各種操作を、その電子文書に対応する紙文書を用いて、一括して容易に実行することができる。

また、文書ＩＤ付きの紙文書を複数同時に読み取ることで、その複数の文書ＩＤに対応する複数の電子文書に対して、その読込順序で紙文書に対応する電子文書の操作を行うことができる。これにより、ユーザは、所望の順序で文書ＩＤ付きの紙文書を読み取らせることで、文書管理システム中の電子文書を、その所望の順序で所望の操作（例えば、結合、送信、印刷等）を実行することが可能となる。

また、複数の電子文書に対する操作が印刷である場合には、ユーザは文書ＩＤ付きの紙文書をその場で取得することができる。

また、複数の電子文書に対する操作が送信（特に、ファクシミリ送信）である場合には、ユーザは離れた相手に対して文書ＩＤ付き紙文書を遠隔地に配布することができる。

また、大量に文書ＩＤ付き紙文書を読み込ませたときに、その読込順序が間違っていて、意図しない順序で電子文書が検索された場合でも、その電子文書に対して直接意図する順序に変更することができるので、再度、意図する順序にして紙文書を読み込ませる手間を省略することができる。

また、文書ＩＤの読み取りに失敗した場合には、その読み取りに失敗した文書ＩＤ付き紙文書だけをもう一度読み直して、文書ＩＤの読取を試行することができるので、処理対象の紙文書すべてを再度読み直す手間を軽減することができる。

尚、本実施形態の文書管理システムをコピー機能、スキャナ機能、プリンタ機能を有する複合機として実現する場合、複合機内でリーダ部１０１がそのスキャナ機能を担うことになり、この場合、システムをコンパクトに構築することができる。

また、本実施形態では、原稿として、文書ＩＤ付き紙文書を読み取る場合を例に挙げて説明したが、原稿は紙だけに限定されず、広く布、プラスチックフィルム、金属板等の、文書ＩＤを印刷あるいは埋め込むことが可能で、かつリーダ部１００で読取可能な印刷媒体であればどのようなものでも良い。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態の検索用の文書ＩＤ付の紙文書の例を示す図である。 本発明の実施形態の文書管理システムが実行する処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態１のステップＳ３０３の処理の詳細を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のステップＳ３１５の処理の詳細を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の検索結果リストの一例を示す図である。

符号の説明

１０１ リーダ部
１０２ プリンタ部
１０３ 操作部
１０４ 画像入出力装置
１０５ コア部
１０６ バーコード認識部
１０７ ストレージ部
１０８ ハードディスク
１０９ ファクシミリ部
１１０ ネットワークインタフェース部
１１１ ＰＣ／ＷＳ
１１２ 外部データベース

Claims (12)

1. 電子文書を特定する固有の文書ＩＤにより、該電子文書を管理する文書管理装置であって、
   前記文書ＩＤが付加された原稿を複数読み取る読取手段と、
   前記読取手段で読み取った複数の原稿画像中のそれぞれの文書ＩＤを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段で抽出した文書ＩＤに対応する電子文書を、前記読取手段で前記原稿を読み取った読取順序で検索する検索手段と、
   前記検索手段で検索した検索順序で複数の電子文書の検索結果一覧を、各文書ＩＤ毎に前記検索手段による検索が行えたか否かを識別可能な情報とともに表示部に出力する出力手段と、
   前記出力手段による検索結果一覧の出力後、当該検索結果一覧に対する操作の操作指示を入力する入力手段と、
   前記入力手段で入力された操作指示に基づいて、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書の操作を一括して実行する実行手段と
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記電子文書を管理するデータベースを記憶する記憶手段を更に備える
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記操作は、電子文書の結合、削除、移動、複製、印刷、送信及び前記読取手段で読み取った原稿の再読込の少なくとも１つを含む
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記検索結果一覧で示される文書情報の順序を設定する設定手段を更に備える
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記操作指示が、電子文書の結合である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を結合して新規に１つの電子文書を生成する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
6. 前記操作指示が、電子文書の削除である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して削除する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
7. 前記操作指示が、電子文書の移動である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して移動先に移動する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
8. 前記操作指示が、電子文書の複製である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して複製先に複製する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
9. 電子文書に基づく画像を印刷するプリンタ部を更に備え、
   前記操作指示が、電子文書の印刷である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して前記プリンタ部で印刷する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
10. 前記操作指示が、電子文書の送信である場合、前記実行手段は、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書を一括して送信する
    ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
11. 電子文書を特定する固有の文書ＩＤにより、該電子文書を管理する文書管理装置の制御方法であって、
    前記文書ＩＤが付加された原稿を複数読み取る読取工程と、
    前記読取工程で読み取った複数の原稿画像中のそれぞれの文書ＩＤを抽出する抽出工程と、
    前記抽出工程で抽出した文書ＩＤに対応する電子文書を、前記読取工程で前記原稿を読み取った読取順序で検索する検索工程と、
    前記検索工程で検索した検索順序で複数の電子文書の検索結果一覧を、各文書ＩＤ毎に前記検索工程による検索が行えたか否かを識別可能な情報とともに表示部に出力する出力工程と、
    前記出力工程における検索結果一覧の出力後、当該検索結果一覧に対する操作の操作指示を入力する入力工程と、
    前記入力工程で入力された操作指示に基づいて、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書の操作を一括して実行する実行工程と
    を備えることを特徴とする文書管理装置の制御方法。
12. 電子文書を特定する固有の文書ＩＤにより、該電子文書を管理する文書管理装置の制御をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラムであって、
    前記文書ＩＤが付加された原稿を複数読み取る読取工程と、
    前記読取工程で読み取った複数の原稿画像中のそれぞれの文書ＩＤを抽出する抽出工程と、
    前記抽出工程で抽出した文書ＩＤに対応する電子文書を、前記読取工程で前記原稿を読み取った読取順序で検索する検索工程と、
    前記検索工程で検索した検索順序で複数の電子文書の検索結果一覧を、各文書ＩＤ毎に前記検索工程による検索が行えたか否かを識別可能な情報とともに表示部に出力する出力工程と、
    前記出力工程における検索結果一覧の出力後、当該検索結果一覧に対する操作の操作指示を入力する入力工程と、
    前記入力工程で入力された操作指示に基づいて、前記検索結果一覧で示される文書情報に対応する複数の電子文書の操作を一括して実行する実行工程と
    をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。

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