JP4702940B2 - ドキュメント管理システム及びその制御方法 - Google Patents

Description

本発明は、フォルダを利用したドキュメントベースのワークフローを実現するドキュメント管理システム及びその制御方法に関する。

昨今のあらゆる産業でのＩＴ化の推進やインターネット環境の発達により、ネットワークを介して電子化されたドキュメントを複数の担当者の間で回覧させながら所定の業務処理を実行させるようにしたワークフローシステムの実現は、増加の一途を辿っている。

従来のワークフローシステムでは、ネットワークを介して接続されたサーバと複数のコンピュータ端末とを利用し、ドキュメントを各担当者に転送することにより実現するものが一般的であった（例えば、特許文献１参照。）。
特開平１１−２５９５９１号公報

しかしながら、従来のワークフローシステムでは、ネットワークを介して接続されたワークフローシステム用サーバや複数のコンピュータ端末を別途利用した。そのため、ユーザアカウントの準備やワークフローの定義及びその管理が必要となり、それに対するユーザの負荷も大きくなるという問題があった。

また、上記ワークフローシステムを導入しない場合には、フォルダに格納されたプリントデータやスキャンデータ等のドキュメントがどういう遷移状態であるのかは、フォルダに格納したユーザ本人にしか分からないという問題もあった。

このように、従来は、複数のユーザで同一のワークフローで使用するドキュメントを一つのフォルダに格納し共有することによってワークフローを実現することは難しかった。

本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、好適なワークフローを実現することができるドキュメント管理システム及びその制御方法を提供することを目的とする。すなわち、本ドキュメント管理システム及びその制御方法によって、複数のユーザが同一のワークフローで使用するドキュメントを一つのフォルダに格納して複数のユーザで共有することによって好適なワークフローを実現する。

上記課題を解決するために、本発明は、機器によって処理されるドキュメントを管理するドキュメント管理システムであって、
フォルダに格納された前記ドキュメントに係る複数の状態の遷移順序と、前記複数の状態のうち少なくとも１つの状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理とを設定する設定手段と、
前記ドキュメントの状態を表す情報を格納する格納手段と、
前記設定手段により、次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理が設定されている場合に、前記遷移順序に従って前記ドキュメントの状態を前記次の状態に遷移させる前に、前記次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理を表示手段に表示させる表示制御手段と、
ユーザから前記ドキュメントの状態を次の状態に遷移させる指示を受け付けると、前記設定手段により設定された前記遷移順序に従って、前記ドキュメントの状態を前記次の状態に遷移させるために、前記格納手段に格納された前記ドキュメントの状態を表す情報が前記次の状態を示すように変更する管理手段と、
前記管理手段により、前記ドキュメントの状態が次の状態に遷移され、前記設定手段により、当該次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理が設定されている場合には、前記ドキュメントに対して当該処理を実行するように前記機器を制御する制御手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、例えば、複数のユーザが同一のワークフローで使用するドキュメントを一つのフォルダに格納して複数のユーザで共有することによって好適なワークフローを実現することができる。この際、従来のように、ワークフローシステムを導入することなく、ＭＦＰ等のシステムが保持する記憶装置内のフォルダを利用したドキュメントベースのワークフローを実現することができる。従って、別途ワークフローシステム用サーバや複数のコンピュータ端末、ユーザアカウント等を準備する必要はない。

さらに、ＭＦＰ等が実施可能なさまざまな機器制御の方法と、ＭＦＰが受け付けることが可能なドキュメントの状態の遷移を要求するトリガーの全て、又は一部の組合せによるワークフローの実現が可能となる。

以下、図面を参照して、本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムについて詳細に説明する。

＜実施例１＞
図１は、本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムを実現するデジタル複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉｐｌｅ Ｆｕｎｃｔｉｏn Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）２００のハードウェア構成を示すブロック図である。図１に示すように、ＭＦＰ２００は、コントローラユニット１００、操作部１０１、スキャナ１１７、プリンタ１１８を備えている。さらに、コントローラユニット１００は、ＣＰＵ１０４、ＲＡＭ１０５、操作部Ｉ／Ｆ１０６、ネットワークＩ／Ｆ１０７、モデム１０８、ＲＯＭ１０９、ＨＤＤ１１０、イメージパスＩ／Ｆ１１１を備える。さらにまた、コントローラユニット１００は、補助記憶装置Ｉ／Ｆ１１２、デバイスＩ／Ｆ１１４、プリンタ画像処理部１１５、スキャナ画像処理部１１６、システムバス１１９、画像バス１２０を備えている。

コントローラユニット１００は、画像入力デバイスであるスキャナ１１７や画像出力デバイスであるプリンタ１１８と接続する。一方で、ＭＦＰ２００は、Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ（ＬＡＮ）１０２や電話公衆回線網１０３と接続することで、他の情報機器と画像情報やデータの交換を行うことができる。ＣＰＵ１０４は、システム全体を制御する中央演算処理装置である。

ＲＡＭ１０５は、ＣＰＵ１０４が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを記憶するための画像メモリとしても機能する。ＲＯＭ１０９は、ＣＰＵ１０４の動作処理手順を記憶しているリードオンリーメモリである。ＲＯＭ１０９には、情報処理装置の機器制御を行うシステムプログラムである基本ソフト（ＯＳ）を記録したプログラムと、システムを稼働するために必要な情報等が記録されている。また、ＲＯＭ１０９の代わりに、後述するハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１０を用いる場合もある。ＨＤＤ１１０は、アプリケーションプログラムや画像データ、各種データ保存用に用いられる。本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、本実施形態における各種処理手段を実行するソフトウェアプログラム（モジュール）等である。

補助記憶装置Ｉ／Ｆ１１２は、補助記憶装置とのインタフェースを司るものである。例えば、補助記憶装置Ｉ／Ｆ１１２は、フロッピー（登録商標）ディスクドライブ、ＣＤ−ＲＯＭドライブ等のリムーバブルディスクの入出力を行う。すなわち、上述したアプリケーションプログラムの媒体からの読み出しや書き込み等に用いられる。

ＦＤ１１３は、補助記憶装置Ｉ／Ｆ１１２によって読み出しや書き込みされる取り外し可能なデータ記録装置（リムーバブル・メディア）である。例えば、磁気記録媒体（例えば、フロッピー（登録商標）ディスクや外付けハードディスク）、光記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ）、光磁気記録媒体（例えば、ＭＯ）、半導体記録媒体（例えば、メモリカード）等が挙げられる。尚、ＨＤＤ１１０に格納するアプリケーションプログラムやデータをＦＤ１１３に格納して使用することも可能である。

操作部Ｉ／Ｆ１０６は、操作部１０１とのインタフェースを司るものであり、操作部１０１に表示する画像データを操作部１０１に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ１０６は，ＭＦＰ２００の使用者が操作部１０１を通じて入力した情報をＣＰＵ１０４に伝える役割を果たす。ネットワークＩ／Ｆ１０７は、ＬＡＮ１０２に接続し、ＬＡＮ１０２に接続された他の情報機器との情報の入出力を行う。モデム１０８は、電話公衆回線網１０３に接続し、電話公衆回線網１０３に接続された他の情報機器との情報の入出力を行う。イメージパスＩ／Ｆ１１１は、システムバス１１９と画像データを高速転送する画像バス１２０とを接続するバスブリッジである。

スキャナ１１７は、原稿から画像を読み取る画像入力（画像読取）デバイスである。プリンタ１１８は、用紙に画像を形成する画像出力（画像形成）デバイスである。

画像バス１２０は、例えばＰＣＩ−Ｅｘｐｒｅｓｓの規格に準拠したバスである。画像バス１２０には、以下のデバイスが配置される。まず、デバイスＩ／Ｆ１１４は、画像入力デバイスであるスキャナ１１７や画像出力デバイスであるプリンタ１１８とコントローラユニット１００とを接続し、制御を行う。スキャナ画像処理部１１６は、スキャナ１１７からの入力画像データに対し、補正、加工、編集を行う。プリンタ画像処理部１１５は、プリンタ１１８への印刷出力画像データに対して、補正、解像度変換等を行う。

図２は、本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムにおけるＭＦＰ２００内で動作する処理モジュール群とそのモジュール群によって操作されるレコードとの関係を示す図である。図２において、２０１、２０６は、それぞれ処理モジュールであって、具体的には、ドキュメント遷移状態設定モジュール及びドキュメント遷移状態変更モジュールである。これら処理モジュール群は、図１に示したＲＯＭ１０９、ＨＤＤ１１０、又はＦＤ１１３より読み込まれてＲＡＭ１０５に展開される。そして、ＣＰＵ１０４はこれらの処理モジュールの記載に従って動作する。

図２において、フォルダ情報格納レコード２１１及びドキュメント情報格納レコード２１５を、ファイルシステム又はデータベースシステムを用いて、ＭＦＰ２００のＨＤＤ１１０、ＲＡＭ１０５、又はＦＤ１１３等に格納する。図２に示す矢印「→」は、処理モジュール群とレコード間の制御や情報の流れのうち主要なものを表す。

処理モジュール群は、自動起動されるか、若しくは操作者が操作部１０１より入力した情報や指示により操作部Ｉ／Ｆ１０６を通じて、必要に応じてＲＡＭ１０５に展開しＣＰＵ１０４へ伝えられる。ＣＰＵ１０４での演算した結果を、必要がある場合、操作部Ｉ／Ｆ１０６を介して操作部１０１に結果の情報として表示する。ＣＰＵ１０４、ＲＡＭ１０５、ＲＯＭ１０９、ネットワークＩ／Ｆ１０７、操作部Ｉ／Ｆ１０６、ＨＤＤ１１０、及び補助記憶装置Ｉ／Ｆ１１２間の伝送は、システムバス１１９を通じて行われる。

情報の入力や指示、演算結果の情報の表示は、ネットワークＩ／Ｆを介してＬＡＮ１０２に接続されている閲覧可能なネットワーク閲覧手段（例えば、ブラウザ等）であってもかまわない。

図３は、ＭＦＰ２００のフォルダ情報格納レコード２１１のフォルダ情報記憶部２１２、ドキュメント遷移状態記憶部２１３及び遷移時機器制御記憶部２１４のフォーマット例を示す図である。フォルダ情報レコード３００は、フォルダを特定するフォルダ名３０１、ドキュメント遷移順序３０２、ドキュメント遷移状態名３０３、ドキュメント遷移時機器制御３０４等から構成される。

図４は、ＭＦＰ２００のドキュメント情報格納レコード２１５のドキュメント情報記憶部２１６及び遷移状態情報記憶部２１７のフォーマット例を示す図である。ドキュメント情報レコード４００は、ドキュメントを特定するドキュメント名４０１、フォルダを特定するフォルダ名４０２、ドキュメント遷移状態名４０３、遷移時に設定された機器制御４０４（例えば、編集不可や印刷不可等）等から構成される。

図８は、ＭＦＰ２００のＨＤＤ１１０に格納されるフォルダ８０１とその中に格納されるドキュメント８０２と対応するフォルダ情報格納レコード２１１とドキュメント情報格納レコード２１５との関係を説明するための図である。図８において、ＨＤＤ１１０には、１つ以上のフォルダ８０１が格納される。また、フォルダ８０１には、ゼロ個以上のドキュメント８０２が格納される。それぞれのフォルダ８０１は、フォルダ情報格納レコード２１１を１個持っている。また、ドキュメント８０２はドキュメント情報格納レコード２１５を１個持っている。

それぞれのドキュメント情報格納レコード２１５は、あるフォルダ情報格納レコード２１１に紐付いている（関連付けられている）。また、同じフォルダ８０１に格納されているドキュメント８０２に紐付けられているドキュメント情報格納レコード２１５は、そのフォルダ８０１に紐付けられているフォルダ情報格納レコード２１１に紐付いている。

以下、図９、図１０、図１１及び図１２に示すフローチャートを用いて、それぞれの処理の概要を順に説明する。

図９は、ＭＦＰ２００が操作部１０１に表示する画面でフォルダ情報格納レコード２１１の設定の指示を受け付けてからフォルダ情報記憶部２１２内に格納するまでの一連の処理を説明するためのフローチャートである。すなわち、ＭＦＰ２００が、ドキュメントの遷移状態の設定の指示を受付ける。そして、ユーザの設定したフォルダに対するそのフォルダに格納されるドキュメントの遷移状態の設定情報をフォルダ情報格納レコード２１１のフォルダ情報記憶部２１２内に格納するまでの処理を説明する。

まず、操作部１０１よりフォルダに格納されるドキュメントの状態の遷移の設定若しくは表示の指示がされたかどうかを判断する（ステップＳ１０１）。この判断は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態設定モジュール２０１に従って行う。

その結果、指示されていない場合（Ｎｏ）、指示された他の作業を実施し（ステップＳ１０２）、ステップＳ１０１に戻る。一方、ステップＳ１０１で指示されたと判断された場合（ＹＥＳ）、「フォルダ確定」ボタン５０３が押下されたか、「新規フォルダ作成」ボタン５０２が押下されたかを判断する（ステップＳ１０３）。当該判断は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態設定モジュール２０１の画面制御モジュール２０２に従って行う。また、当該判断は、操作部１０１にフォルダ選択画面イメージ５００を表示し、フォルダ８０１に対してフォルダ情報格納レコード２１１が設定されているフォルダ一覧５０１よりフォルダが選択された状態で行う。図５は、フォルダ選択画面５００の一例を示す図である。

ステップＳ１０３で「フォルダ確定」ボタン５０３が押下された場合、フォルダに格納されるドキュメントの状態の遷移の設定と、状態への遷移時の機器の制御の設定を表示する（ステップＳ１０４）。当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態設定モジュール２０１の画面制御モジュール２０２に従って行う。具体的には、操作部１０１に、選択されたフォルダ名６０１と、そのフォルダに設定されているドキュメント遷移順序６０２、ドキュメント遷移状態名６０３を表示する。さらに、操作部１０１に、他フォルダへコピー、Ｅ−ｍａｉｌ送信、ＦＡＸ送信、印刷不可に設定、編集不可に設定等のドキュメント遷移時機器制御６０４のフォルダ情報格納レコード２１１を表示する。図６は、ドキュメント遷移状態設定画面６００の表示例を示す図である。

ステップＳ１０４で表示した後、ステップＳ１０１において「設定」が指示されたのか「表示」が指示されたのかを判断する（ステップＳ１０５）。その結果、「表示」が指示されていた場合はステップＳ１０１に戻る。

一方、ステップＳ１０３で「新規フォルダ作成」ボタン５０２が押下された場合、若しくはステップＳ１０５で、ステップＳ１０１において「設定」が指示されていたと判断した場合は、ステップＳ１０６に進む。ステップＳ１０６では、操作部１０１に、ドキュメント遷移状態設定画面イメージ６００を表示し、ドキュメント遷移時機器制御６０４の設定を受付ける。具体的には、フォルダ名６０１、ドキュメント遷移順序６０２、ドキュメント遷移状態名６０３、他フォルダへコピー、Ｅ−ｍａｉｌ送信、ＦＡＸ送信、印刷不可に設定、編集不可に設定等を設定する。尚、当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態設定モジュール２０１の画面制御モジュール２０２に従って行う。

その結果、ステップＳ１０６で「設定」ボタンが押下された場合は、設定情報を格納し（ステップＳ１０７）、ステップＳ１０１に戻る。具体的には、フォルダ名６０１に紐付いた、ドキュメント遷移順序６０２、ドキュメント遷移状態名６０３をフォルダ情報格納レコード２１１のドキュメント遷移状態記憶部２１３に格納する。当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態設定モジュール２０１のドキュメント遷移状態設定処理モジュール２０４に従って行う。また、遷移時機器制御設定処理モジュール２０５に従い、フォルダ名６０１に紐付いたドキュメント遷移時機器制御６０４をフォルダ情報格納レコード２１１の遷移時機器制御記憶部２１４に格納する。尚、ドキュメント遷移時機器制御６０４には、他フォルダへコピー、Ｅ−ｍａｉｌ送信、ＦＡＸ送信、印刷不可に設定、編集不可に設定等がある。

一方、ステップＳ１０６で「取り消し」ボタン６０７が押下されると、ステップＳ１０１に戻る。当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態設定モジュール２０１に従う。

図１０は、ＭＦＰ２００が、フォルダに新規ドキュメントの投入を受付けてから、投入されたフォルダに紐付けられたフォルダ情報格納レコードから初期ドキュメント遷移状態名等を設定するまでの処理を説明するためのフローチャートである。すなわち、フォルダに新規ドキュメントの投入を受付けると、ドキュメント情報格納レコードを作成する。そして、投入されたフォルダに紐付けられたフォルダ情報格納レコード２１１から初期ドキュメント遷移状態名や機器制御を設定する。

まず、フォルダ８０１に投入されたドキュメント８０２に紐付いたドキュメント情報格納レコード２１５が存在するのかどうかを判断する（ステップＳ３０１）。当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態変更モジュール２０６に従う。

その結果、ステップＳ３０１でＮＯと判断された場合、指示された他の作業（例えばステップＳ２０１やステップＳ４０１等）を実施し（ステップＳ３０２）、ステップＳ３０１に戻る。

一方、ステップＳ３０１でＹＥＳと判断された場合、ドキュメント情報格納レコード２１５を作成する（ステップＳ３０３）。当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態変更モジュール２０６に従う。次いで、ステップＳ３０４で、投入されたフォルダ８０１に紐付くフォルダ情報格納レコード２１１から、フォルダ名、初期のドキュメント遷移状態名、機器制御を設定し、ステップＳ３０１に戻る。

図１１は、ＭＦＰ２００がスキャナ１１７にてスキャンを受付けてから、ドキュメントの状態を遷移させて、遷移時の機器の制御を実施するまでの一連の処理を説明するためのフローチャートである。

まず、ドキュメントのスキャンが指示されたかどうかを判断する（ステップＳ２０１）。そして、ステップＳ２０１でＮＯと判断された場合、指示された他の作業（例えばステップＳ３０１やステップＳ４０１等）を実施し（ステップＳ２０２）、ステップＳ２０１に戻る。

一方、ステップＳ２０１でＹＥＳと判断された場合は、スキャナ画像処理部１１６の画像データ内容より、フォルダ内のドキュメントに関するものかどうか、次に遷移を指示するかどうかを判断する（ステップＳ２０４）。尚、当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態変更モジュール２０６のスキャン内容判断モジュール２０８に従う。ここで、画像データ内容よりフォルダ８０１内のドキュメント８０２に関するものかどうかの判断は、スキャンしたドキュメントに印刷された透かしや地紋、２次元バーコード（ＱＲコード）等が解析された内容に基づく。また、次に遷移を指示するかどうかの判断についても同様である。

ステップＳ２０３にて、前記ドキュメントがフォルダ８０１内のドキュメント８０２でドキュメントの状態の遷移を要求するドキュメントであると判断された場合は、ステップＳ２０４に進む。ステップＳ２０４では、ドキュメント名４０１に紐付く現在のドキュメント遷移状態名４０３をドキュメント情報格納レコード２１５から取得する。尚、当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態変更モジュール２０６の画面制御モジュール２０７に従う。

また、ステップＳ２０４では、次に遷移する状態を、フォルダ名４０２と取得した現在のドキュメント遷移状態名４０３よりフォルダ情報格納レコード２１１の次に遷移するドキュメント遷移状態名３０３から取得する。さらに、次に遷移する場合の遷移時に実施される機器の制御を、取得した次に遷移するドキュメント遷移状態名３０３よりフォルダ情報格納レコード２１１のドキュメント遷移時機器制御３０４から取得する。そして、それぞれの取得データを、次に遷移する状態７０１と遷移時に実施される機器の制御７０２として表示する。図７は、ドキュメント遷移状態の変更画面７００の一例を示す図である。

次に、ステップＳ２０５で、「ＯＫ」ボタン７０３が押下されたのか、或いは「取り消し」ボタン７０４が押下されたのか判断する。そして、「取り消し」ボタン７０４が押下されていた場合は、ステップＳ２０１に戻る。

一方、ステップＳ２０５において、「ＯＫ」ボタン７０３が押下されたと判断した場合は、ドキュメント名４０１に紐付く現在のドキュメント遷移状態名４０３をドキュメント情報格納レコード２１５から取得する（ステップＳ２０６）。尚、当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態変更モジュール２０６の遷移状態変更処理モジュール２０９に従う。

また、ステップＳ２０６では、次に遷移する状態をフォルダ名４０２と取得した現在のドキュメント遷移状態名４０３よりフォルダ情報格納レコード２１１の次に遷移するドキュメント遷移状態名３０３から取得する。さらに、次に遷移する場合の遷移時に実施される機器の制御を、取得した次に遷移するドキュメント遷移状態名３０３よりフォルダ情報格納レコード２１１のドキュメント遷移時機器制御３０４から取得する。そして、ドキュメントの状態を現在のドキュメント遷移状態名から次に遷移するドキュメント遷移状態名に遷移させる。また、ドキュメント情報格納レコード２１５の遷移状態情報記憶部２１７にドキュメント名に紐付けて格納されているドキュメント遷移状態名を次に遷移するドキュメント遷移状態名に変更する。

そして、ステップＳ２０６で取得した機器の制御を実施し（ステップＳ２０７）、ステップＳ２０１に戻る。尚、当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態変更モジュール２０６の遷移時機器制御処理モジュール２１０に従う。

図１２は、ＭＦＰ２００が、フォルダ８０１に格納されたドキュメント８０２の削除を受付けてから、ドキュメント８０２に紐付けられたドキュメント情報格納レコード２１５を削除するまでの一連の処理を説明するためのフローチャートである。

まず、ステップＳ４０１で、フォルダ８０１に格納されたドキュメント８０２に紐付いていないドキュメント情報格納レコード２１５が存在するのかどうかを判断する。当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態変更モジュール２０６に従う。

その結果、ステップＳ４０１でＮＯと判断された場合は、指示された他の作業（例えばステップＳ２０１やステップＳ３０１等）を実施し（ステップＳ４０２）、ステップＳ４０１に戻る。一方、ステップＳ４０１でＹＥＳと判断された場合は、ドキュメント８０２に紐付いていないドキュメント情報格納レコード２１５を削除し（ステップＳ４０３）、ステップＳ４０１に戻る。尚、当該処理は、ＭＦＰ２００のプログラムＲＯＭ１０９からＲＡＭ１０５に読み込まれて利用可能となるプログラムであるドキュメント遷移状態変更モジュール２０６に従う。

＜実施例２＞
本実施例は、前述した実施例１のシステムを見積システムとして使用したものである。図１３は、見積システムでの、フォルダ情報格納レコード２１１のドキュメント遷移順序３０２、ドキュメント遷移状態名３０３、ドキュメント遷移時機器制御３０４の設定例を示す図である。

＜実施例３＞
本実施例は、前述した実施例１のシステムを購買システムとして使用する。図１４は、購買システムでの、フォルダ情報格納レコード２１１のドキュメント遷移順序３０２、ドキュメント遷移状態名３０３、ドキュメント遷移時機器制御３０４の設定例を示す図である。

＜実施例４＞
本実施例は、前述した実施例１のシステムにおけるドキュメント遷移時機器制御の方法として、
・ドキュメントの暗号化
・ドキュメントの複合化
・ドキュメントの移動
・ドキュメントの削除
・ファイルフォーマット形式の変換（ＰＤＦ）
・予め接続されたサーバへの送信
を具備（実装）させるものである。

＜実施例５＞
実施例１のシステムにおいて、ドキュメント遷移要求のトリガーとして、フォルダ８０１に格納されたドキュメント８０２を指定した遷移要求を指示するドキュメントをスキャンした時、それをトリガーにして次の状態に遷移する例を説明した。本実施例は、トリガーとして、さらに
・Ｅ−ｍａｉｌ受信
・ＦＡＸ受信
・他フォルダへのドキュメントの格納
・ユーザのコマンドによる指示
・時間
を使用させるものである。

＜実施例６＞
本実施例として、実施例４のドキュメント遷移時機器制御の方法と、実施例５のドキュメント遷移要求のトリガーの全て、又は一部の組合せで動作するようなシステムが考えられる。

＜その他の実施例＞
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、以下のようなものがある。フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、ホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードする。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する。そして、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他にも、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後にも前述した実施形態の機能が実現される。すなわち、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行うことによっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムを実現するデジタル複合機（ＭＦＰ）２００のハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムにおけるＭＦＰ２００内で動作する処理モジュール群とそのモジュール群によって操作されるレコードとの関係を示す図である。 ＭＦＰ２００のフォルダ情報格納レコード２１１のフォルダ情報記憶部２１２、ドキュメント遷移状態記憶部２１３及び遷移時機器制御記憶部２１４のフォーマット例を示す図である。 ＭＦＰ２００のドキュメント情報格納レコード２１５のドキュメント情報記憶部２１６及び遷移状態情報記憶部２１７のフォーマット例を示す図である。 フォルダ選択画面５００の一例を示す図である。 ドキュメント遷移状態設定画面６００の表示例を示す図である。 ドキュメント遷移状態の変更画面７００の一例を示す図である。 ＭＦＰ２００のＨＤＤ１１０に格納されるフォルダ８０１とその中に格納されるドキュメント８０２と対応するフォルダ情報格納レコード２１１とドキュメント情報格納レコード２１５との関係を説明するための図である。 ＭＦＰ２００が操作部１０１に表示する画面でフォルダ情報格納レコード２１１の設定の指示を受け付けてからフォルダ情報記憶部２１２内に格納するまでの一連の処理を説明するためのフローチャートである。 ＭＦＰ２００が、フォルダに新規ドキュメントの投入を受付けてから、投入されたフォルダに紐付けられたフォルダ情報格納レコードから初期ドキュメント遷移状態名等を設定するまでの処理を説明するためのフローチャートである。 ＭＦＰ２００がスキャナ１１７にてスキャンを受付けてから、ドキュメントの状態を遷移させて、遷移時の機器の制御を実施するまでの一連の処理を説明するためのフローチャートである。 ＭＦＰ２００が、フォルダ８０１に格納されたドキュメント８０２の削除を受付けてから、ドキュメント８０２に紐付けられたドキュメント情報格納レコード２１５を削除するまでの一連の処理を説明するためのフローチャートである。 見積システムでの、フォルダ情報格納レコード２１１のドキュメント遷移順序３０２、ドキュメント遷移状態名３０３、ドキュメント遷移時機器制御３０４の設定例を示す図である。 購買システムでの、フォルダ情報格納レコード２１１のドキュメント遷移順序３０２、ドキュメント遷移状態名３０３、ドキュメント遷移時機器制御３０４の設定例を示す図である。

Claims (8)

1. 機器によって処理されるドキュメントを管理するドキュメント管理システムであって、
   フォルダに格納された前記ドキュメントに係る複数の状態の遷移順序と、前記複数の状態のうち少なくとも１つの状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理とを設定する設定手段と、
   前記ドキュメントの状態を表す情報を格納する格納手段と、
   前記設定手段により、次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理が設定されている場合に、前記遷移順序に従って前記ドキュメントの状態を前記次の状態に遷移させる前に、前記次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理を表示手段に表示させる表示制御手段と、
   ユーザから前記ドキュメントの状態を次の状態に遷移させる指示を受け付けると、前記設定手段により設定された前記遷移順序に従って、前記ドキュメントの状態を前記次の状態に遷移させるために、前記格納手段に格納された前記ドキュメントの状態を表す情報が前記次の状態を示すように変更する管理手段と、
   前記管理手段により、前記ドキュメントの状態が次の状態に遷移され、前記設定手段により、当該次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理が設定されている場合には、前記ドキュメントに対して当該処理を実行するように前記機器を制御する制御手段と
   を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。
2. 前記設定手段はさらに、前記複数の状態それぞれを識別するための名称を設定し、
   前記表示制御手段はさらに、前記設定手段により設定された次の状態を識別するための名称を前記表示手段に表示させることを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理システム。
3. 前記設定手段はさらに、前記複数の状態のうち少なくとも１つの状態において、実行することができない処理を設定し、
   前記表示制御手段はさらに、前記設定手段により、次の状態において前記実行することができない処理が設定されている場合に、前記実行することができない処理を前記表示手段に表示させることを特徴とする請求項１又は２に記載のドキュメント管理システム。
4. 前記実行することができない処理とは、前記ドキュメントの印刷と編集とのうち少なくとも１つであることを特徴とする請求項３に記載のドキュメント管理システム。
5. 前記ドキュメントを読み取る読取手段をさらに備え、
   前記管理手段はさらに、前記読取手段により読み取られた前記ドキュメントを前記フォルダに格納し、当該格納された前記ドキュメントの状態を表す情報を管理することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のドキュメント管理システム。
6. 前記ドキュメントの状態を表す情報を、所定の宛先に通知する通知手段をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のドキュメント管理システム。
7. 機器によって処理されるドキュメントを管理するドキュメント管理システムにおいて実行される前記ドキュメント管理システムの制御方法であって、
   前記ドキュメント管理システムの設定手段が、フォルダに格納された前記ドキュメントに係る複数の状態の遷移順序と、前記複数の状態のうち少なくとも１つの状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理とを設定する設定工程と、
   前記ドキュメント管理システムの表示制御手段が、前記設定工程において、次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理が設定されている場合に、前記遷移順序に従って前記ドキュメントの状態を前記次の状態に遷移させる前に、前記次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理を表示部に表示させる表示制御工程と、
   前記ドキュメント管理システムの管理手段が、ユーザから前記ドキュメントの状態を次の状態に遷移させる指示を受け付けると、前記設定工程において設定された前記遷移順序に従って、前記ドキュメントの状態を前記次の状態に遷移させるために、格納手段に格納されている前記ドキュメントの状態を表す情報が前記次の状態を示すように変更する管理工程と、
   前記ドキュメント管理システムの制御手段が、前記管理工程において前記ドキュメントの状態が次の状態に遷移され、前記設定工程において当該次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理が設定されている場合には、前記ドキュメントに対して当該処理を実行するように前記機器を制御する制御工程と
   を有することを特徴とするドキュメント管理システムの制御方法。
8. フォルダに格納されたドキュメントに係る複数の状態それぞれの遷移順序と、前記複数の状態のうち少なくとも１つの状態において機器が前記ドキュメントに対して実行する処理とを設定する設定手段と、
   前記設定手段により、次の状態において前記ドキュメントに対して前記機器が実行する処理が設定されている場合に、前記遷移順序に従って前記ドキュメントの状態を前記次の状態に遷移させる前に、前記次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理を表示手段に表示させる表示制御手段と、
   ユーザから前記ドキュメントの状態を次の状態に遷移させる指示を受け付けると、前記設定手段により設定された前記遷移順序に従って、前記ドキュメントの状態を前記次の状態に遷移させるために、格納手段に格納されている前記ドキュメントの状態を表す情報が前記次の状態を示すように変更する管理手段と、
   前記管理手段により、前記ドキュメントの状態が次の状態に遷移され、前記設定手段により、当該次の状態において前記機器が前記ドキュメントに対して実行する処理が設定されている場合には、前記ドキュメントに対して当該処理を実行するように前記機器を制御する制御手段
   としてコンピュータを機能させるプログラム。

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