JP2002183125A

JP2002183125A - 文書情報管理方法および装置

Info

Publication number: JP2002183125A
Application number: JP2000384902A
Authority: JP
Inventors: Hideko Kagimasa; 秀子鍵政; Toru Takahashi; 亨高橋
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2000-12-14
Filing date: 2000-12-14
Publication date: 2002-06-28
Also published as: US20020078104A1; US6983417B2

Abstract

(57)【要約】【課題】企業内で文書を効果的に情報共有するために、
文書が単なる参照(ブラウジング)ではなく、素材として
活用されたことを把握・確認できる文書情報管理方法を
提供する。また、文書を提供する側の阻害要因を考慮
し、例えば顧客情報等の秘匿事項を含む文書が再利用さ
れる場合には、活用後の生成文書の活用状況を確認でき
る文書情報管理方法を提供する。【解決手段】文書情報管理方法において、文書の編集可
能な形式と文書の参照のみ可能な形式とを管理し、文書
の活用を希望するユーザにだけ編集可能な形式で文書を
提供し、文書が活用された場合には、その後の該文書の
活用状況をフォローする。また、文書を提供する側の阻
害要因を考慮し、例えば顧客情報等の秘匿事項を含む文
書が再利用される場合には、活用後の生成文書の活用状
況を確認できる文書情報管理方法を提供する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書情報をコンピ
ュータ・ネットワーク上で公開し、コンピュータ・ネッ
トワークを介して共有できるようにする文書情報管理方
法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、コンピュータ・ネットワークの普
及により、個人の情報発信の方法も、従来の組織階層を
経由するやり方から誰にでも直接情報公開できるように
なってきた。このような環境の変化により、個人が自主
的に情報公開することにより、自己の特質、成果をアピ
ールしやすくなると同時に、公開された個人の成果、情
報、ノウハウ、知識を共有することにより、組織全体の
知的生産性も向上する。

【０００３】また、通信ネットワーク技術の発展によ
り、個人が自分の所有する情報を自由に流通させる枠組
みが整ってきている。例えば、電子ニュースや電子メー
ル、ＷＷＷなどを介して個人が世界に対して情報を発信
することが可能になった。

【０００４】こうしたコンピュータ・ネットワークは情
報共有のインフラとして機能するものであり、このよう
なネットワーク化の進展により情報共有のインフラの整
備は進んできたが、インフラの整備はあくまでも情報の
共有化の必要条件を整えているに過ぎず、インフラが整
ったからといって情報の共有化自身が促進されるという
ものでは必ずしもない。

【０００５】情報の共有化には、個々のメンバーが各自
の知的生産性の向上を図って個別に蓄積管理している情
報・知識・ノウハウ等を、相互に公開し共有しあうこと
によって、グループ全体の知的生産性の向上が図られる
という効果が期待される。

【０００６】このようなコンピュータ・ネットワーク上
の情報共有の手段としては、コンピュータ・ネットワー
ク上の電子掲示板、インターネットのホームページなど
が用いられ、公開情報に対する参照実績を提示すること
により、情報公開者が公開情報に対する反応をある程度
知ることができるようになっている。

【０００７】しかしコンピュータ・ネットワークは、先
にも述べたように、情報共有を容易にするものでしかな
く、コンピュータ・ネットワークが整備されれば直ち
に、情報の共有化が実際に進められ、グループ全体の知
的生産性の向上が達成されるわけではない。即ち、情報
がコンピュータ・ネットワークを通して公開されれば、
直ちにその情報が利用されるわけではないので、情報が
単に公開され、グループで参照可能となっているだけ
で、実際に利用されないのであれば、その情報は共有さ
れているとはいえず、グループ全体の知的生産性の向上
にも繋がらない。

【０００８】そして、上記のように情報を公開すること
によってグループ全体の知的生産性の向上に寄与した貢
献度を明示化し、公開情報の共有化を督励できる情報共
有支援システムが特開平１０−８３３８６号公報に開示
されている。

【０００９】一方、電子的に公開された情報は、容易に
複製を作り、加工や他者への提供などの再利用を行うこ
とができるという特徴を持つ。個々人が他人の提供した
情報を組み合わせ、加工することにより、元の情報には
なかった新たな価値のある情報を作成して、また発信す
る。このプロセスを繰り返すことにより、短期間のうち
に複数の人間によって情報の検証、追加、修正が行わ
れ、より濃縮された利用価値の高い情報が生み出されて
いくことが可能になった。

【００１０】しかし、実際にはもともとの情報発信者の
意図に反した形で再利用されるケースが多いため問題に
なっている。情報の受信者は、作意の有無にかかわら
ず、発信者の意図を取り違えた形で情報を参照し、歪ん
だ解釈を加えたり誤った評価を付加して再度情報を発信
することにより、もともとの情報の価値を低めてしまう
場合がある。

【００１１】複数のユーザによる創造的な共同作業を支
援するシステムとして、電子掲示板や共同文書作成を支
援するグループウェアなどが知られている。しかしなが
ら、これらのシステムでは、共通の作業スペースに提出
された文書に対してのコメント付けの支援は可能である
が、各個人が自分のサイトに貯め込んだ情報を収集し、
その情報を編集し、さらに別の情報と組み合わせること
によって、新たな価値が付加された情報を生み出すよう
な形の情報の流通を支援することは不可能である。ま
た、発信者の意図に反した再利用の問題にも対応するこ
とができない。

【００１２】さらに、ネットワーク上でのファイルシス
テムでのパーミション管理などでは、個人の所有する情
報に、その情報を他人が参照することができるかどうか
の権限を与えることは可能であるが、情報を参照した他
人がその情報を再利用することが可能かどうかの権限を
その情報に与えることはできない。無断で再利用された
としても情報の所有者には知る術がない。

【００１３】このように、従来の方法では、他人の所有
する情報を再利用する際に、もともとの所有者に許可を
得るかどうかは個人の裁量に任されており、律儀に許可
を得る人間にとっては、このための時間・労力が情報流
通の大きな妨げになっている。

【００１４】一方、許可を得ないで再利用してしまった
場合、所有者が気がつかなければ、その情報の流通は所
有者になんのメリットももたらさないし、所有者が後か
らそれに気がついても、前述のような意図に反した再利
用に関わる問題が生じるケースが多く、所有者にとって
も再利用者にとっても無駄な時間や労力を費やすことに
なる。

【００１５】

【発明が解決しようとする課題】以上説明したように、
上記のような従来の情報共有システムでは、公開された
文書が本当に活用されたかどうかを確認する機構がなか
った。そのため、情報の提供者に対して情報の質に応じ
たインセンティブを与えることができず、情報共有を活
性化しにくいという問題があった。

【００１６】また、従来の情報共有システムでは、取扱
要注意の文書が再利用される場合に、文書中に含まれる
ユーザの業務情報や顧客情報が、そのまま他社に流出し
ないようにチェックする機構がなかった。そのためユー
ザが情報公開への不安を感じて文書を提供するのを躊躇
する場合があり、情報共有化を促進できないという問題
があった。

【００１７】そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてな
されたものであり、より効果的に情報共有／知識共有を
活性化させるために、文書が単なる参照(ブラウジング)
ではなく、素材として活用されたことを把握・確認でき
る文書情報管理方法を提供することを目的とする。

【００１８】また、文書を提供する側の阻害要因を考慮
し、例えば顧客情報等の秘匿事項を含む文書が再利用さ
れる場合には、活用後の生成文書の活用状況を確認でき
る文書情報管理方法を提供することを目的とする。

【００１９】

【課題を解決するための手段】上記課題を達成するた
め、本発明は、文書情報管理方法において、文書の編集
可能な形式と文書の参照のみ可能な形式とを管理し、文
書の活用を希望するユーザにだけ編集可能な形式で文書
を提供し、文書が活用された場合には、その後の該文書
の活用状況を追跡管理する。

【００２０】これにより、単に情報共有を実現するので
はなく、質の高い文書を提供したユーザに高いインセン
ティブを提供でき、これにより文書を提供する側のプラ
ス(促進)要因を加速し、情報共有を促進し、活性化でき
る。

【００２１】また、本発明は、文書情報管理方法におい
て、文書の活用を希望するユーザに編集可能な形式で文
書を提供する際に、文書の作成者に対して文書の活用者
の情報を通知する。

【００２２】これにより、質の高い文書を提供したユー
ザに高いインセンティブを提供でき、これにより文書を
提供する側のプラス(促進)要因を加速し、情報共有を促
進し、活性化できる。

【００２３】また、本発明は、文書情報管理方法におい
て、文書が活用された場合に、その後の該文書の活用状
況を追跡管理するに際し、文書を活用者するユーザに活
用後の生成文書をレビュー用に提出させ、文書の作成者
に対して活用後の生成文書の活用状況を提示し、文書の
作成者が前記生成文書のレビューを実施した場合は、文
書の活用者にレビュー実施の完了を通知し、一方、前記
作成者が前記生成文書の内容を承認せずに問題点を指摘
した場合は、前記生成文書のレビュー実施未完として文
書の活用者に通知し、該問題点を解決するように促す。

【００２４】これにより顧客情報等の秘匿事項が含まれ
る取扱要注意の文書が活用される場合には、顧客情報が
そのまま外部に出て行かないようにチェックでき、文書
を提供する側に安心感を与え、情報共有のマイナス(阻
害)要因を除去できるので、情報共有をさらに活性化で
きる。

【００２５】また、本発明は、文書情報管理方法におい
て、文書が活用された場合に、その後の該文書の活用状
況を追跡管理するに際し、レビュー実施完了までの期限
を設定し、該期限に基づいて、文書の作成者および文書
の活用者に対してレビューの実施を促す。

【００２６】これにより、レビューを効率よく実施で
き、情報共有を促進し、活性化できる。

【００２７】また、本発明は、文書情報管理方法におい
て、文書が活用された場合に、その後の該文書の活用状
況を追跡管理するに際し、レビュー用文書の提出までの
期限を設定し、該期限に基づいて、文書の活用者に対し
てレビュー用文書を提出するように促す。

【００２８】これにより、文書の活用者を動機付け、レ
ビューを効率よく実施でき、情報共有を促進し、活性化
できる。

【００２９】また、本発明は、文書情報管理方法におい
て、文書の活用を希望するユーザに編集可能な形式で文
書を提供する際に、活用者の識別子を入力させる。

【００３０】これにより、文書の活用者が明確となる。

【００３１】また、本発明は、文書情報管理方法におい
て、文書の活用を希望するユーザに編集可能な形式で文
書を提供する際に、活用者の識別子として、文書の活用
者のメールアドレスを用いる。

【００３２】これにより、文書の活用者が明確になると
ともに、活用後の追跡管理がメールで行えるようにな
る。

【００３３】また、本発明は、文書情報管理方法におい
て、文書の作成者によってレビュー用文書に付与された
注釈情報を文書の活用者に通知する。

【００３４】これにより、活用後の生成文書のレビュー
がきめ細かく行えるので、文書を提供する側だけでな
く、文書の活用を希望する側にも安心感を与え、情報共
有のマイナス(阻害)要因を除去できるので、情報共有を
さらに活性化できる。

【００３５】また、本発明は、文書情報管理方法におい
て、文書の活用を希望するユーザに編集可能な形式で文
書を提供する際に、文書の作成者に関する情報を通知す
る。

【００３６】これにより、文書活用者が文書の元の作成
者に問合せができるようになる。

【００３７】また、本発明は、文書情報管理方法におい
て、文書が活用された場合に、その後の該文書の活用状
況を追跡管理するに際し、所定の期間が経過してもレビ
ュー用の文書が提出されない場合には、文書の活用者に
対して文書情報管理システムの利用制限を実施する。

【００３８】これにより、文書活用に際してのレビュー
の重要性を意識付け、情報共有へのモラルを高めること
ができる。

【００３９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を詳細
に説明する。これにより本発明が限定されるものではな
い。

【００４０】図１は、本発明の一実施形態に係る文書管
理システムの構成を示すブロック図である。本図に示す
文書管理システムは、文書管理サーバ１０とメールサー
バ２０及びクライアントＰＣ３０が、ＬＡＮ、インター
ネット、公衆回線等のネットワーク４０で接続されてい
る。文書管理サーバ１０は、文書データベース５０と、
それを制御する文書登録プログラム１１０、文書検索・
表示プログラム１２０、文書管理プログラム１３０及び
文書活用管理プログラム１４０により構成される。

【００４１】メールサーバ３１０は、メール転送アプリ
ケーション２１０を備える。メール転送アプリケーショ
ン２１０は、メールデータを文書管理サーバ１０に転送
する。

【００４２】本実施例において文書管理プログラム１３
０は、メール転送アプリケーション２１０が転送したメ
ールデータを受信し、文書データベース５０に登録し、
更新する制御を行う。

【００４３】クライアントＰＣ３０はメールクライアン
ト３１０、文書作成アプリケーション３２０、Ｗｅｂブ
ラウザ３３０、ディスプレイ装置６０及び入力装置７０
からなる。ここでメールクライアント３１０はネットワ
ークを介してメールサーバ２０とやり取りし、Ｗｅｂブ
ラウザ３３０は文書管理サーバ内の各プログラムとやり
取りする。

【００４４】文書データベース５０は、文書記憶部５１
０と文書活用情報記憶部５２０から構成される。文書記
憶部５１０には文書データが格納され、文書活用情報記
憶部５２０には文書活用情報管理テーブル及びレビュー
情報管理テーブルが格納される。

【００４５】以上が、本実施例の文書管理システムの構
成である。

【００４６】本実施例の文書管理システムでは、ユーザ
がWebブラウザ３３０を介して文書を文書データベース
５０に登録する方法と、メールの送受信によって文書を
文書データベース５０に自動登録する方法を実現する。
後者の、メールの送受信によって文書を文書データベー
ス５０に自動登録する文書管理システム(以後、メール
文書自動登録システムと呼ぶ)については、特願平１１
−３２５００８に提案している。メール文書自動登録シ
ステムは、近年情報インフラとして急速に普及している
電子メールに着目し、電子メールにより送受信される情
報を一連の業務履歴として管理するものである。さらに
メール文書自動登録システムでは、電子メールの送受信
の過程で添付ファイルが更新された履歴を表示すること
により、利用者は、メールのやり取りと添付文書の更新
状況とを照らし合わせて参照できるようになり、ある一
連のテーマに関する意思決定の経過を的確に把握でき
る。

【００４７】まず、本実施例の文書管理システムにおけ
るデータ管理の概念について説明する。

【００４８】本実施例の文書管理システムでは、利用者
が異なった議題（議題、仕事）でやり取りする個々の電
子メールの送受信を“案件”といった概念で管理を行
う。“案件”は、メールのやり取りを目的とする議題を
一つのまとまった単位として定義する。ある利用者が新
規の議題をメールで発信し、議論を開始することで１案
件ができるとし、引続き利用者が他の利用者とやり取り
したメールは“案件”として一まとまりの単位にする。
このような概念を設けることで、ある議論に関しては、
メールの送受信関与者となった利用者全員が、自分以外
に受送信された電子メールも含めて一つのまとまりとし
て管理できる。

【００４９】本実施例では、メールを案件の単位で管理
する。案件は「ある議題で関連する電子メールデータの
集合をまとめる単位」と定義する。このような管理単位
で電子メールデータを格納しておくことで、議題のテー
マ毎に関連する電子メールを分類できる。

【００５０】以上が、本実施例の文書管理システムにお
けるデータ管理の概念である。

【００５１】次に、文書管理サーバ１０がメールサーバ
２０から電子メールを取得する手順について説明する。
まず、利用者が電子メールの送信操作を行うことで一連
の処理が開始する。本文書管理システムで管理対象とす
るメールを、通常のメールと区別して業務メールと呼ぶ
ことにする。利用者は、業務メールを送信する場合は、
予め決められたルールに従って、識別情報を付与してメ
ールを送信する。識別情報は、メールのタイトル、本
文、添付文書、またはメールの宛先等に記載することが
可能である。例えば、メールタイトルに記載する場合
は、「0001」や「公用0001」等の識別情報をタイトルに
挿入すればよい。この場合「0001」は案件の番号を表し
ている。また、新たに案件を開始する際は、単に「」あ
るいは「公用」等の識別情報をタイトルに挿入すればよ
い。この場合、文書管理サーバ１０では新規の案件番号
を割り当て（これを発番処理と呼ぶ）、識別情報を「00
01」や「公用0001」に変更してから、メールの宛先にメ
ールを送信する。

【００５２】クライアントＰＣのメールクライアント３
１０がメールサーバ２０に電子メールデータを送信する
と、メール転送アプリケーション２１０が起動し、電子
メールデータが、文書管理サーバ１０の管理対象である
ことを示す識別情報を有するかどうかを判別して、管理
対象と判別した場合にのみ、電子メールデータを文書管
理プログラム１３０に渡す。文書管理プログラム１３０
は電子メールデータの内容を解析し、文書データベース
５０に登録する。続いて、文書管理プログラム１３０
は、電子メールデータを、メールサーバ２０に転送す
る。メールサーバ２０は、指定された宛先に従って電子
メールデータの送信処理を行う。

【００５３】以上が、文書サーバが電子メールサーバか
ら電子メールを取得する手順である。

【００５４】文書登録プログラム１１０は、クライアン
トＰＣ３０からWebブラウザ３３０を介して入力された
文書データを文書データベース５０に登録する。本実施
例の文書管理システムでは、文書のマルチレンディショ
ンを管理する。文書のマルチレンディションを管理と
は、一つの文書に複数の形式のファイルを登録して管理
するものである。これにより、文書を参照したいユーザ
には参照のみ可能な形式のファイルを提供し、文書を編
集して再利用したいというユーザには編集可能形式のフ
ァイルを提供するといった、ユーザの目的に合わせた情
報共有を実現する。

【００５５】また、文書検索・表示プログラム１２０
は、クライアントＰＣ３０からWebブラウザ３３０を介
して要求された検索条件に従って、文書データベース５
０に蓄積されたデータを検索し、その結果をクライアン
トＰＣ３０のWebブラウザ３３０に表示する。

【００５６】文書活用管理プログラムは、文書データベ
ースに登録された文書がどのように利用されたかという
履歴を記録し、文書の再利用といった観点から、文書が
素材として活用されたことを把握するための情報を管理
する。さらに、文書活用管理プログラムは、取扱要注意
の文書が活用されるような場合には、文書の活用に関し
てレビューの必要性と実施状況を記録・管理する。文書
のレビューに関しては、実施期限を管理し、文書の作成
者と活用レビューの実施を促す。

【００５７】次に、本実施例における文書検索・表示プ
ログラム１２０の表示方法の概要を説明する。文書検索
・表示プログラム１２０が検索の結果表示する文書一覧
表示画面の一例を図１に示す。案件一覧表示画面におい
て文書情報は、文書ＩＤ、文書名、作成日、作成者およ
び活用ポイントで構成される。例えば、文書ＩＤが「Ｄ
００７」の場合は、作成者「Ｍ」が「１９９９年１２月
２５日」に、「提案書ＸＹＺ」という文書を登録したこ
とを示している。活用ポイントの「１０」は、この文書
が活用された機会が１０回あったことを示す。活用ポイ
ントにより、文書が単なる参照(ブラウジング)ではな
く、実際に素材として活用されたことを確認できるの
で、ユーザは当該文書の有効性を判断することも可能で
ある。文書一覧表示画面で、ユーザが文書ＩＤ「Ｄ００
７」の参照ボタンをクリックすると、提案書ＸＹＺの文
書が参照のみ可能な形式で表示される。一方、ユーザが
活用ボタンをクリックすると、図３に示す活用者のメー
ルアドレス入力画面が表示される。この画面で、メール
アドレスを入力してＯＫボタンをクリックすると、提案
書ＸＹＺの文書が編集可能な可能な形式で表示される。
また、文書一覧表示画面で活用状況ボタンをクリックし
た場合は、活用者の名前や活用した日が非表示される。
さらに、レビューの実施期限や実施状況等が表示され
る。

【００５８】以上が、本実施例における文書検索・表示
プログラム１２０の表示方法の概要の説明である。

【００５９】次に、本実施例の文書データベース５０に
格納されるデータについて説明する。図４は、文書デー
タのプロパティを示す図である。文書データは、文書Ｉ
Ｄ、作成日、作成者、文書名、更新日、更新者、更新履
歴番号(バージョン番号)、マスタレンディションのファ
イル名、マスタレンディションのファイル形式、サブレ
ンディションのファイル名、サブレンディションのファ
イル形式、メールアドレス、活用ポイント、文書活用情
報へのポインタ、レビュー情報へのポインタ及び公開情
報等のプロパティを保持する。

【００６０】図４のプロパティ値は、図２の文書一覧表
示画面の「提案書ＸＹＺ」の値を例示している。マスタ
レンディションのファイル形式がＷｏｒｄであり、サブ
レンディションのファイル形式がＰＤＦであることがわ
かる。これにより、「提案書ＸＹＺ」を参照する場合は
Ｗｏｒｄのファイルが開かれ、活用する場合はＰＤＦの
ファイルが開かれる。また、公開情報というプロパティ
は値が「取扱要注意」となっている。これは、文書を提
供する側の阻害要因を考慮して、活用後の新たな生成文
書をレビューして問題がないことを確認する必要がある
ことを示している。このプロパティは、例えば機密事項
や顧客情報を含むような文書の場合に有効である。本実
施例では、図３の画面に示すようなメールアドレスの入
力により、レビュー時の連絡手段を確保する方法を採用
している。

【００６１】以上が、本実施例における文書データのプ
ロパティに関する説明である。

【００６２】次に、本実施例の文書登録プログラム１１
０の文書登録処理について、具体的な処理手順を図５の
フローチャートを用いて説明する。

【００６３】ステップ２０００：新規の文書オブジェク
トを作成し、プロパティを設定する。

【００６４】ステップ２０１０：ユーザが指定した編集
可能形式のファイルをマスタレンディションとして登録
する。ステップ２０２０：マスタレンディションのファ
イルを参照可能形式に変換してサブレンディションを作
成し、追加登録する。

【００６５】図４の「提案書ＸＹＺ」の場合は、マスタ
レンディションが編集可能「Ｗｏｒｄ」であり、サブレ
ンディションが参照のみ可能な「ＰＤＦ」となってい
る。

【００６６】以上が、本実施例の文書登録プログラム１
１０の文書登録処理の具体的な処理手順の説明である。

【００６７】次に、本実施例の文書検索・表示プログラ
ム１２０の文書検索処理について、具体的な処理手順を
図６のフローチャートを用いて説明する。

【００６８】ステップ２１００：ユーザが指定した検索
条件を取得する。

【００６９】ステップ２１１０：指定された検索条件
で、文書データベースを検索し、検索結果のヒット文書
のリストを作成する。

【００７０】ステップ２１２０：検索結果として文書の
リストを表示する。

【００７１】本実施例の文書管理システムでは、検索条
件としは、図４に示すような文書データのプロパティの
他に、本文の全文検索や概念検索の条件も指定できる。
さらに、メール文書自動登録システムのもつ検索機能と
して、案件、メール及びメールの添付文書等を対象とし
た豊富な検索条件も指定できる。

【００７２】以上が、本実施例の文書検索・表示プログ
ラム１２０の文書検索処理の具体的な処理手順の説明で
ある。

【００７３】次に、本実施例の文書活用管理プログラム
１４０の文書活用処理について、具体的な処理手順を図
７のフローチャートを用いて説明する。

【００７４】ステップ２２００：ユーザ(活用者)が指定
した活用者メールアドレスを取得する。

【００７５】ステップ２２１０：オリジナル文書に基づ
いて活用ＩＤを決定し、文書活用情報管理テーブルを更
新する。

【００７６】ステップ２２２０：活用日に基づいてレビ
ュー実施期限(提出期限、完了期限)を算出し、文書活用
情報管理テーブルに追加する。

【００７７】ステップ２２３０：レビュー実施期限、オ
リジナル文書の作成者に関する情報を表示する。

【００７８】ステップ２２４０：オリジナル文書のマス
タレンディション(編集可能形式)のファイルを表示す
る。

【００７９】ステップ２２５０：オリジナル文書の作成
者に、活用情報を通知する。

【００８０】図７の文書活用処理は、図２の文書一覧表
示画面において活用ボタンがクリックされたときに起動
される処理である。

【００８１】以上が、本実施例の文書活用管理プログラ
ム１４０の文書活用処理の具体的な処理手順の説明であ
る。

【００８２】次に、本実施例の文書活用管理プログラム
１４０が更新する文書活用情報管理テーブルについて説
明する。図８は、文書活用情報管理テーブルの具体例を
示す図である。文書活用情報管理テーブルは、活用Ｉ
Ｄ、活用者、活用日、メールアドレス、レビュー提出期
限、レビュー完了期限及びレビュー状況等の情報を保持
する。図８に示した内容は、ユーザ「Ａ」が「２０００
年１月１０日」に「提案書ＸＹＺ」を活用した場合の例
である。「レビュー提出期限」は活用日から２週間後、
「レビュー完了期限」は活用日から１ヶ月後を設定して
いる。これらの期間は適宜変更可能であり、システム管
理者が標準を定義し、さらにユーザ毎、文書毎に設定す
ることも可能である。文書活用管理プログラム１４０で
は、「レビュー実施期限」に基づいてユーザのレビュー
実施状況を監視できる。その場合は、あらかじめ期限の
数日前または前日に、ユーザに確認通知を送るなどして
文書のレビュー実施を促進できる。また、「レビュー状
況」は、「未提出」→「提出中」→「完了」といった値
を、レビューの各フェーズに応じて設定更新していく。

【００８３】以上が、本実施例の文書活用管理プログラ
ム１４０が文書活用処理において更新する文書活用情報
管理テーブルについての説明である。

【００８４】次に、本実施例の文書活用管理プログラム
１４０の文書レビュー提出処理について、具体的な処理
手順を図９のフローチャートを用いて説明する。

【００８５】ステップ２３００：ユーザ(活用者)が指定
した活用ＩＤを取得する。

【００８６】ステップ２３１０：ユーザ(活用者)が指定
したレビュー文書を新規登録する。

【００８７】ステップ２３２０：レビューＩＤを決定
し、レビュー情報管理テーブルにレビュー文書の情報を
設定する。

【００８８】ステップ２３３０：活用ＩＤに対応する文
書活用情報管理テーブルのレビュー状況を「提出中」に
設定する。

【００８９】ステップ２３４０：オリジナル文書の作成
者に、レビュー提出に関する情報を通知する。

【００９０】以上が、本実施例の文書活用管理プログラ
ム１４０の文書レビュー提出処理の具体的な処理手順の
説明である。

【００９１】次に、本実施例の文書活用管理プログラム
１４０が文書レビュー提出処理において更新するレビュ
ー情報管理テーブルについて説明する。図１０は、レビ
ュー情報管理テーブルの具体例を示す図である。レビュ
ー情報管理テーブルは、レビューＩＤ、文書ＩＤ、オリ
ジナル文書ＩＤ、活用ＩＤ、レビュー提出日、レビュー
完了日等の情報を保持する。図１０に示した内容は、ユ
ーザ「Ａ」が「２０００年１月１５日」にレビュー提出
した場合の例である。

【００９２】以上が、本実施例の文書活用管理プログラ
ム１４０が更新する文書活用情報管理テーブルについて
の説明である。

【００９３】次に、本実施例の文書活用管理プログラム
１４０の文書レビュー実施処理について、具体的な処理
手順を図１１のフローチャートを用いて説明する。

【００９４】ステップ２４００：ユーザからの指示がレ
ビュー完了であるか否かを判定する。ＹＥＳの場合はス
テップ２４６０に、ＮＯの場合はステップ２４１０に進
む。

【００９５】ステップ２４１０：オリジナル文書の作成
者が指摘したコメントを取得する。

【００９６】ステップ２４２０：修正版レビュー文書が
あるか否かを判定する。すなわち、レビューを実施した
人が直接レビュー文書に注釈を付与したり、加筆修正を
したかどうかを判定する。ＹＥＳの場合はステップ２４
４０に、ＮＯの場合はステップ２４３０に進む。

【００９７】ステップ２４３０：オリジナル文書の作成
者が直接修正したレビュー文書を取得する。

【００９８】ステップ２４４０：指摘したコメントおよ
び修正版レビュー文書を添付して、ユーザ(活用者)に通
知する。

【００９９】ステップ２４５０：ユーザ(活用者)に通知
し、オリジナル文書の作成者が指摘した事項を、レビュ
ー実施期限までに解決するように促す。

【０１００】ステップ２４６０：レビュー完了処理。

【０１０１】以上が、本実施例の文書活用管理プログラ
ム１４０の文書レビュー実施処理の具体的な処理手順の
説明である。

【０１０２】次に、本実施例の文書活用管理プログラム
１４０の文書レビュー完了処理について、具体的な処理
手順を図１２のフローチャートを用いて説明する。

【０１０３】ステップ２５００：レビューＩＤを取得す
る。

【０１０４】ステップ２５１０：オリジナル文書の作成
者が指定したレビュー文書を更新登録する。

【０１０５】ステップ２５２０：レビュー情報管理テー
ブルに、レビュー文書の完了情報を設定する。

【０１０６】ステップ２５３０：活用ＩＤに対応する文
書活用情報管理テーブルのレビュー状況を「完了」に設
定する。

【０１０７】ステップ２５４０：ユーザ(活用者)にレビ
ュー完了を通知する。

【０１０８】以上が、本実施例の文書活用管理プログラ
ム１４０の文書レビュー完了処理の具体的な処理手順の
説明である。

【０１０９】次に、レビュー提出およびレビュー完了に
伴う文書データのプロパティ更新について具体的に例示
する。図１３は、レビュー提出時に設定される文書デー
タのプロパティを示す。図１３に示すように、ユーザ
「Ａ」がオリジナル文書「提案書ＸＹＺ」を再利用して
「提案書ＡＢＣ」を作成し、レビュー提出している。こ
のレビュー文書は、文書データベースに登録されて文書
ＩＤ「Ｄ０５５」が割り当てられている。すなわち、レ
ビュー提出することによって、活用者とオリジナル文書
の作成者との間で、レビュー文書が共有できるようにし
ている。

【０１１０】また、本実施例ではレビュー提出時には、
サブレンディションを作成しておらず、レビュー完了ま
で待っている。これは、オリジナルの作成者がレビュー
文書に加筆修正できるように配慮してマスタレンディシ
ョンのみを採用したことによる。他方、レビュー文書の
サブレンディションを前提にレビューを行なう場合は、
提出と同時にサブレンディションを作成するという選択
をすればよい。

【０１１１】また、図１４は、レビュー完了後の文書デ
ータのプロパティの値を示す。図１４のプロパティ「更
新履歴番号」が「Ｒ２」であることから、「提案書ＡＢ
Ｃ」はレビュー中に１回バージョンアップされているこ
とがわかる。

【０１１２】図１５は、メール送信経路とレビュー実施
の流れを示す概念図である。メールは、常にＷｅｂブラ
ウザのコマンドによって発信されている。矢印はメール
の送信先を表わす。各メールにはメールの送信日と送信
者および添付文書を示している。各添付文書は、文書名
とバージョン番号(Ｒ２)を示している。

【０１１３】図１５において、メール送信の矢印に付記
した●印は、メール文書自動登録システムの処理を表し
ている。すなわち、メール文書自動登録システムにより
レビュー中のメールのやり取りの履歴とメールに添付さ
れたレビュー文書の更新履歴のすべてが文書データベー
ス５０に登録されている。ここでは、活用者もオリジナ
ル文書の作成者も特別なアプリケーションを必要とせず
に、Ｗｅｂブラウザとメールだけでレビュー文書を情報
共有のみならず、レビュー実施を管理でき、実施状況を
記録でき、さらにレビュー文書の版管理も可能としてい
る。

【０１１４】以上が、本実施例におけるメール送信経路
とレビュー実施の流れを示す概念図ある。

【０１１５】また、図１６は、図１５の概念図における
メール１、すなわちレビュー提出時に自動送信されるメ
ールの内容を例示したものである。本メールを受信した
オリジナル文書の作成者「Ｍ」は、添付ファイル「Ａ．
ｈｔｍ」をクリックすることにより、Ｗｅｂブラウザの
レビュー実施画面を起動できるようになっている。

【０１１６】次に、本発明第二の実施例として、メール
を介してレビューを実施することを前提とした方法につ
いて説明する。本実施例におけるレビューの実施は、メ
ールのみを用いて行なうことも可能である。図１７は、
メールを介してレビューを実施することを前提とした、
メール送信経路とレビュー実施の流れを示す概念図であ
る。図１７においても、●印は、メール文書自動登録シ
ステムの処理を表している。以下に本レビューの処理の
流れを具体的に説明する。

【０１１７】メール１：活用者「Ａ」はオリジナル文書
の作成者「Ｍ」にレビュー文書「Ａ．ｄｏｃ」を送信
(提出)する。

【０１１８】メール２：「Ｍ」はレビューを実施して、
問題点を指摘したメール２を「Ａ」に返信する。

【０１１９】メール３：「Ａ」はレビュー文書「Ａ．ｄ
ｏｃ」を修正した「Ｒ２」版を「Ｍ」に返信する。

【０１２０】メール４：「Ｍ」はレビューを実施して、
問題なしと判断し、レビュー文書の最新版を添付してレ
ビュー完了エージェント「Ｒｅｖ−ｅｎｄ」に転送す
る。「Ｒｅｖ−ｅｎｄ」は文書管理システムそのもので
ある。

【０１２１】メール５：レビュー完了エージェントよ
り、「Ａ」にレビュー完了が通知される。

【０１２２】以上が、本発明第二の実施例の説明であ
る。

【０１２３】さらに、本発明第三の実施例として、メー
ルを介して複数のレビューを実施することを前提とした
方法について説明する。図１８オリジナルの文書が文書
ＩＤ「Ｄ００７」と文書ＩＤ「Ｄ００３」の２つであっ
た場合の処理の流れを表す。個々の記述に関しては図１
７と同様である。図１８の例では、メール２において、
オリジナル文書の作成者「Ｎ」がレビュー完了を判断
し、さらにメール５で、もうひとつのオリジナル文書の
作成者「M」がレビュー完了を判断している。このふた
つのレビュー完了を待って、レビュー完了エージェント
は、「Ａ」および「Ｍ、Ｎ」にレビュー完了を通知す
る。

【０１２４】次の図１９と図２０については、図８と、
図１０とそれぞれ同様に各テーブルの設定状況を示して
いる。

【０１２５】また、図２１は、メールでレビュー提出し
た場合の通知メールの一例を示す。図２１は、図１８の
概念図におけるメール１、すなわちレビュー提出時に活
用者「Ａ」が送信するメールの内容を例示したものであ
る。メールでレビュー提出する場合は、メールのSubjec
tに「レビュー」というタグをつけて、レビュー文書
「Ａ．ｄｏｃ」を添付して送信する。メール文書自動登
録システムでは、このタグ「レビュー」に基づいて、レ
ビュー提出処理を開始する。そして、この処理において
レビューＩＤが決定されるので、オリジナル文書の作成
者「Ｎ」がメール２を受信した時点では、メールのSubj
ectが「レビュー：Ｒ００５」となっている。オリジナ
ル文書の作成者「Ｍ」が受信するメール３も同様であ
る。本メールを受信したオリジナル文書の作成者「Ｍ」
および「Ｎ」は、添付ファイル「Ａ．doc」をクリック
することにより、レビュー文書の内容を確認できる。

【０１２６】以上が、本発明第三の実施例の説明であ
る。

【０１２７】

【発明の効果】以上詳述したように、本発明によれば、
単に情報共有を実現するのではなく、質の高い文書を提
供したユーザに高いインセンティブを提供でき、これに
より文書を提供する側のプラス(促進)要因を加速し、情
報共有を促進し、活性化できる。

【０１２８】また、顧客情報等の秘匿事項が含まれる取
扱要注意の文書が活用される場合には、顧客情報がその
まま外部に出て行かないようにチェックでき、これによ
り文書を提供する側に安心感を与え、情報共有のマイナ
ス(阻害)要因を除去できるので、情報共有をさらに活性
化できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態における文書管理システム全
体の構成を示すブロック図。

【図２】同実施形態の文書管理システムにおける文書一
覧表示画面の一例を示す図。

【図３】同実施形態の文書管理システムにおけるメール
アドレスの入力画面の一例を示す図。

【図４】同実施形態の文書管理システムにおける文書デ
ータのプロパティの一例を示す図。

【図５】同実施形態の文書管理システムにおける文書の
新規登録処理の手順を示すフローチャート。

【図６】同実施形態の文書管理システムにおける文書の
検索・表示処理の手順を示すフローチャート。

【図７】同実施形態の文書管理システムにおける文書の
活用処理の手順を示すフローチャート。

【図８】同実施形態の文書管理システムにおける文書活
用情報管理テーブルの一例を示す図。

【図９】同実施形態の文書管理システムにおける文書の
レビュー提出処理の手順を示すフローチャート。

【図１０】同実施形態の文書管理システムにおけるレビ
ュー情報管理テーブルの一例を示す図。

【図１１】同実施形態の文書管理システムにおける文書
のレビュー実施処理の手順を示すフローチャート。

【図１２】同実施形態の文書管理システムにおける文書
のレビュー完了処理の手順を示すフローチャート。

【図１３】同実施形態の文書管理システムにおけるレビ
ュー提出時の文書データのプロパティの一例を示す図。

【図１４】同実施形態の文書管理システムにおけるレビ
ュー完了後の登録時の文書データのプロパティの一例を
示す図。

【図１５】同実施形態の文書管理システムにおけるメー
ル送信経路とレビュー実施状況の概念を示す図。

【図１６】同実施形態の文書管理システムにおけるＷｅ
ｂブラウザでレビュー提出した場合の通知メールの一例
を示す図。

【図１７】第二の実施形態の文書管理システムにおける
メール送信経路とレビュー実施状況の概念を示す図。

【図１８】第三の実施形態の文書管理システムにおける
メール送信経路とレビュー実施状況の概念を示す図。

【図１９】第三の実施形態の文書管理システムにおける
文書活用情報管理テーブルの一例を示す図。

【図２０】第三の実施形態の文書管理システムにおける
文書管理システムにおけるレビュー情報管理テーブルの
一例を示す図。

【図２１】第三の実施形態の文書管理システムにおける
メールでレビュー提出した場合の通知メールの一例を示
す図。

【符号の説明】

１０：文書管理サーバ、２０：メールサーバ、３０：ク
ライアントＰＣ、４０：ネットワーク、５０：文書デー
タベース、６０：ディスプレイ装置、７０：入力装置、
１１０：文書登録プログラム、１２０：文書検索・表示
プログラム、１３０：文書管理プログラム、１４０：文
書活用管理プログラム、２１０：メール転送アプリケー
ション、３１０：メールクライアント、３２０：文書作
成アプリケーション、３３０：Ｗｅｂブラウザ、５１
０：文書記憶部、５２０：文書活用情報記憶部。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書情報を複数のユーザに公開して情報の
共有を行う文書情報管理システムにおいて、文書の編集
可能な形式と文書の参照のみ可能な形式とを管理し、文
書の活用を希望するユーザにだけ編集可能な形式で文書
を提供し、文書が活用された場合には、その後の該文書
の活用状況を追跡管理することを特徴とする文書情報管
理方法。
【請求項２】請求項１記載の文書情報管理方法におい
て、文書の活用を希望するユーザに編集可能な形式で文
書を提供する際に、文書の作成者に対して文書の活用者
の情報を通知することを特徴とする文書情報管理方法。
【請求項３】請求項１に記載の文書情報管理方法におい
て、文書が活用された場合に、その後の該文書の活用状
況を追跡管理するに際し、文書を活用者するユーザに活
用後の生成文書をレビュー用に提出させ、文書の作成者
に対して活用後の生成文書の活用状況を提示し、文書の
作成者が前記生成文書のレビューを実施した場合は、文
書の活用者にレビュー実施の完了を通知し、一方、前記
作成者が前記生成文書の内容を承認せずに問題点を指摘
した場合は、前記生成文書のレビュー実施未完として文
書の活用者に通知し、該問題点を解決するように促すこ
とを特徴とする文書情報管理方法。
【請求項４】請求項１に記載の文書情報管理方法におい
て、文書が活用された場合に、その後の該文書の活用状
況を追跡管理するに際し、レビュー実施完了までの期限
を設定し、該期限に基づいて、文書の作成者および文書
の活用者に対してレビューの実施を促すことを特徴とす
る文書情報管理方法。
【請求項５】請求項１に記載の文書情報管理方法におい
て、文書が活用された場合に、その後の該文書の活用状
況を追跡管理するに際し、レビュー用文書の提出までの
期限を設定し、該期限に基づいて、文書の活用者に対し
てレビュー用文書を提出するように促すことを特徴とす
る文書情報管理方法。
【請求項６】請求項１に記載の文書情報管理方法におい
て、文書の活用を希望するユーザに編集可能な形式で文
書を提供する際に、活用者の識別子を入力させることを
特徴とする文書情報管理方法。
【請求項７】請求項６に記載の文書情報管理方法におい
て、活用者の識別子として、文書の活用者のメールアド
レスを用いることを特徴とする文書情報管理方法。
【請求項８】請求項３に記載の文書情報管理方法におい
て、文書の作成者によってレビュー用文書に付与された
注釈情報を文書の活用者に通知することを特徴とする文
書情報管理方法。
【請求項９】請求項２記載の文書情報管理方法におい
て、文書の活用を希望するユーザに編集可能な形式で文
書を提供する際に、文書の作成者に関する情報を通知す
ることを特徴とする文書情報管理方法。
【請求項１０】請求項４に記載の文書情報管理方法にお
いて、文書が活用された場合に、その後の該文書の活用
状況を追跡管理するに際し、所定の期間が経過してもレ
ビュー用の文書が提出されない場合には、文書の活用者
に対して文書情報管理システムの利用制限を実施するこ
とを特徴とする文書情報管理方法。
【請求項１１】文書情報を複数のユーザに公開して情報
の共有を行う文書情報管理装置であって、文書の編集可
能な形式と文書の参照のみ可能な形式とを管理し、文書
を参照するユーザには参照のみ可能な形式で文書を提供
し、文書の活用を希望するユーザには編集可能な形式で
文書を提供し、文書が活用された場合には、その後の該
文書の活用状況を追跡管理する手段を備えたことを特徴
とする文書情報管理装置。