JP2006065874A - 電子文書処理方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】予め用意されたフォームに従って、ネットワークを流れる基本文書Aを生成した後、ワークフロー上の所定の工程において、少なくとも基本文書A中の所定の情報を予め用意されたフォームに引き継ぐと共に、このフォームに基本文書Aを添付または文書リンクして、ネットワークを流れる電子文書Bを生成する。
【選択図】 図3
Description
(1)出願ワークフロー支援システムの概略システム構成例
(2)出願ワークフロー支援システムで支援するワークフローの一例
(3)出願ワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法の具体例
(4)本実施の形態の効果
の順で説明する。
図1は、本実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムの概略構成を示す構成図である。本実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムの構成は、一般的なワークフロー支援システムと同様であり、様々なシステム構成で実現することができる。ここでは、その一例として、複数のクライアント(端末装置)102〜105と、複数のサーバ106および107と、複数のプリンタ108および109とをローカル・エリア・ネットワーク101に接続して構成するものとする。なお、本実施の形態においては、図1に示す出願ワークフロー支援システムで使用するグループ・ウエアとして、ロータス社が開発したNOTES(米国ロータス社の登録商標)を使用するものとする。また、以下の説明において単にシステムという場合には、図1に示すシステムおよび上記グループ・ウエアの両方を意味するものとする。
図2は、本実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムで支援するワークフロー(仕事の流れ)の一部を示す説明図である。なお、この図2は、完成した発明に関する発明届出書(電子文書)の作成から知的財産部門(知財部門と記述する)の受付までの間のワークフローを示し、業務担当者(または担当部門)として、発明届出書の記入者・発明者A(110),発明者B(111),発明者C(112),審査者(113),承認者(114),知財部門受付(115)の順番でワークフローが流れるものとする。
図3は、出願ワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法を説明するための説明図である。ここでは、この図3および既に説明した図2を用いて、出願ワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法を具体的に説明する。なお、この図3は図2に示したワークフローに対応したものであり、電子文書の処理を説明するために電子文書が変化する様子を示したものである。
このように、本実施の形態に係るワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法によれば、ワークフロー上の各工程における処理内容に合わせて電子文書の形態をダイナミックに変更できるようにすることにより、各業務担当者の処理に合わせて必要な情報を見やすく表示できるため、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。
102〜105 クライアント(端末装置)
106,107 サーバ
108,109 プリンタ
Claims (13)
- グループ内の仕事の流れ(ワークフロー)においてネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
予め用意された第1のフォームを表示装置に表示する第1の表示工程と、
前記第1の表示工程により表示された前記第1のフォームの各項目情報と対応付けて、利用者により入力された入力項目情報を、コンピュータ端末装置またはサーバが第1の記憶手段に保存する第1の保存工程と、
前記第1の保存工程により保存された前記入力項目情報を、電子文書の各前記項目情報と対応付けた電子文書情報として第2の記憶手段にコンピュータ端末装置またはサーバが複写する複写工程と、
前記複写工程により複写された前記電子文書情報から少なくとも前記第1のフォームで入力された全ての前記項目情報と、利用者による入力の対象となる追加項目情報と、を含む第2のフォームに従って、コンピュータ端末装置またはサーバが第2の電子文書を生成する第1の文書生成工程と、
を含むことを特徴とするワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。 - グループ内の仕事の流れ(ワークフロー)においてネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
予め用意された第1のフォームを表示装置に表示する第1の表示工程と、
前記第1の表示工程により表示された前記第1のフォームの各項目情報と対応付けて、利用者により入力された入力項目情報を、コンピュータ端末装置またはサーバが第1の記憶手段に保存する第1の保存工程と、
前記第1の保存工程により保存された前記入力項目情報を、電子文書の各前記項目情報と対応付けた電子文書情報として第2の記憶手段にコンピュータ端末装置またはサーバが複写する複写工程と、
前記複写工程により複写された前記電子文書情報から少なくとも前記第1のフォームから入力された所定の前記項目情報を予め用意された第2のフォームに引き継ぐと共に、前記第2のフォームに利用者による入力の対象となる追加項目情報が含まれ、且つ前記第1のフォームで入力された全ての前記項目情報を含む第1の電子文書を添付またはリンクされ、コンピュータ端末装置またはサーバが第2の電子文書を生成する第1の文書生成工程と、
を含むことを特徴とするワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。 - さらに、前記第1の文書生成工程を実行する前に、予め用意された第3のフォームを表示装置に表示する第2の表示工程と、
前記第2の表示工程により表示された第3のフォームの各前記項目情報と対応付けて、利用者により入力された入力項目情報を、前記第1のフォームから入力された各前記項目情報とも対応付けて、コンピュータ端末装置またはサーバが前記第1の記憶手段に保存する第2の保存工程と、を含み、
前記複写工程は、前記第2の保存工程により保存された前記入力項目情報を、電子文書の各前記項目情報を対応付けた電子文書情報として第2の記憶手段にコンピュータ端末装置またはサーバが複写し、
前記第1の文書生成工程は、前記第2の電子文書を生成する際に、前記第2の記憶手段が記憶する前記電子文書から前記第3のフォームの全ての前記項目情報を含む第3の電子文書を添付または文書リンクして、前記第2の電子文書をコンピュータ端末装置またはサーバが生成することを特徴とする請求項2に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。 - さらに、前記第1の文書生成工程を実行した後において、予め用意された第4のフォームに従って、前記第2の電子文書と一体となった第4の電子文書をコンピュータ端末装置またはサーバが生成する第2の文書生成工程と、をさらに含むことを特徴とする請求項2または3に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。
- 前記第2の表示工程は、前記第1の表示工程を実行する際に同時に実行可能であることを特徴とする請求項3に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。
- 前記第2の文書生成工程は、前記第1の文書生成工程を実行する際に同時に実行可能であることを特徴とする請求項4に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。
- さらに、前記第1の文書生成工程を実行する前において、少なくとも前記第2の記憶手段が記憶する前記電子文書情報から少なくとも前記第1のフォームから入力された所定の前記項目情報を予め用意された第5のフォームに引き継ぐと共に、前記複写工程により複写された前記電子文書情報から少なくとも前記第1のフォームで入力された全ての前記項目情報を含む第1の電子文書を添付または文書リンクして、前記ワークフロー上の任意の業務担当者に流すための前記第5の電子文書をコンピュータ端末装置またはサーバが生成する第3の文書生成工程を含むことを特徴とする請求項2または3に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。
- さらに、前記第1の文書生成工程を実行した後において、少なくとも前記第2の記憶手段が記憶する前記電子文書情報から前記第1のフォームから入力された所定の前記項目情報を予め用意された第6のフォームに引き継ぐと共に、前記第6のフォームに前記第2の電子文書を添付または文書リンクして、前記ワークフロー上の任意の業務担当者に流すための前記第6の電子文書をコンピュータ端末装置またはサーバが生成する第4の文書生成工程を含むことを特徴とする請求項2または4に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。
- グループ内の仕事の流れ(ワークフロー)においてネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
予め用意された第1のフォームを表示装置に表示する第1の表示工程と、
前記第1の表示工程により表示された前記第1のフォームの各項目情報と対応付けて、利用者により入力された入力項目情報を、コンピュータ端末装置またはサーバが第1の記憶手段に保存する第1の保存工程と、
前記第1の保存工程により保存された前記入力項目情報を、電子文書の各前記項目情報と対応付けた電子文書情報として第2の記憶手段にコンピュータ端末装置またはサーバが複写する複写工程と、
前記複写工程により複写された前記電子文書情報から取得して、第1のフォームから入力された全ての前記項目情報と、利用者による入力の対象となる追加項目情報と、を含む第2のフォームに従って、コンピュータ端末装置またはサーバが第2の電子文書を生成する第1の文書生成工程と、
を含むことを特徴とするワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。 - 前記第1の電子文書生成工程により生成された前記第2の電子文書の表示装置による表示は、前記第1の表示工程を実行する際に同時に実行可能であることを特徴とする請求項9に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。
- グループ内の仕事の流れ(ワークフロー)においてネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
予め用意された第1のフォームを表示装置に表示する第1の表示工程と、
前記第1の表示工程により表示された前記第1のフォームの各項目情報と対応付けて、利用者により入力された入力項目情報を、コンピュータ端末装置またはサーバが第1の記憶手段に保存する第1の保存工程と、
前記第1の保存工程により保存された前記入力項目情報を、電子文書の各前記項目情報と対応付けた電子文書情報として第2の記憶手段にコンピュータ端末装置またはサーバが複写する複写工程と、
前記複写工程により複写された前記電子文書情報から第1のフォームから入力された所定の前記項目情報を予め用意された第2のフォームに引き継ぐと共に、利用者による入力の対象となる追加項目情報が該第2のフォームに含まれ、前記電子文書情報から前記第1のフォームで入力された前記項目情報を含む第1の電子文書を添付または文書リンクして、前記ワークフロー上の任意の業務担当者に流すための第2の電子文書をコンピュータ端末装置またはサーバが生成する第1の文書生成工程と、
を含むことを特徴とするワークフローシステムにおける電子文書処理方法。 - グループ内の仕事の流れ(ワークフロー)においてネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
予め用意された第1のフォームを表示装置に表示する第1の表示工程と、
前記第1の表示工程により表示された前記第1のフォームの各項目情報と対応付けて、利用者により入力された入力項目情報を、コンピュータ端末装置またはサーバが第1の記憶手段に保存する第1の保存工程と、
前記第1の保存工程により保存された前記入力項目情報を、電子文書の各前記項目情報と対応付けた電子文書情報として第2の記憶手段にコンピュータ端末装置またはサーバが複写する複写工程と、
前記複写工程により複写された前記電子文書情報から前記第1のフォームで入力された全ての前記項目情報を含む第2の電子文書をコンピュータ端末装置またはサーバが生成する第1の文書生成工程と、
少なくとも前記電子文書情報から第1のフォームで入力された所定の前記項目情報を第3のフォームに引き継ぐと共に、利用者による入力の対象となる追加項目情報が該第3のフォームに含まれ、前記第3のフォームに前記電子文書情報から取得した前記第1のフォームで入力された前記項目情報を含む第1の電子文書および前記第2の電子文書を添付または文書リンクして、前記ワークフロー上の任意の業務担当者に流すための第3の電子文書をコンピュータ端末装置またはサーバが生成する第2の文書生成工程と、
を含むことを特徴とするワークフローシステムにおける電子文書処理方法。 - さらに、前記第1の表示工程により表示された第1のフォームに管理番号をサーバが採番する採番工程と、
前記採番工程により採番された管理番号で前記第1のフォームから入力された項目情報を管理すると共に、前記第1のフォームから入力された前記項目情報と関連して新たな電子文書が生成された場合に、コンピュータ端末装置またはサーバが前記管理番号を用いて前記生成された前記電子文書を管理する文書管理工程と、
を含むことを特徴とする請求項1,2,9,11または12に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法。
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