JP2003085335A - 電子決裁装置、電子決裁方法及びその方法をコンピュータに実行させるプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 決裁業務をペーパーレス化することにより、
紙の使用量を低減し、紙文書の持ち回りや管理に係わる
問題を解決し、さらに、サーバに決裁業務を管理する機
能を備える事により、各決裁者は、任意の端末から決裁
処理を行う事を可能とする。 【解決手段】 電子決裁装置１は、ネットワークＮを介
して職員Ａの端末に接続されている。電子決裁装置１
は、起案受付部２、決裁案件回覧部３及び人事情報ファ
イル８を備える。起案者である職員Ａは、ネットワーク
Ｎを介して決裁案件に関する案件情報を電子決裁装置１
に送信することにより、決裁案件を起案する。決裁案件
回覧部３は、ネットワークＮを介して、決裁案件につい
て決裁権限を有する決裁者に、決裁案件に関する決裁情
報を順番に回覧する。人事情報ファイル８は、複数の世
代に係わる人事情報を格納する。決裁案件を回覧する際
に、決裁案件回覧部３は、適切な世代の人事情報に基づ
いて各決裁者に決裁案件を回覧する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はコンピュータを使用
して決裁業務を管理する電子決裁システムに関し、決裁
の進行状況を把握しながら円滑に決裁業務を遂行する場
合に好適なものである。

【０００２】

【従来の技術】現在、決裁業務の多くは、紙文書と印鑑
またはサインを用いて行われている。紙文書と印鑑を用
いた決裁業務において、案件の担当者から最終的な決裁
権限を有する者（以下、最終決裁者という）まで、複数
の決裁権限を有する者（以下、決裁者という）の間で案
件を記載した紙文書を持ち回り、各決裁者が、紙文書に
印鑑を押すまたはサインをする事によって、決裁業務が
進行する。

【０００３】また、一方で、特開平５−５４０４８にお
いて、コンピュータを用いて電子的に決裁業務を行う電
子決裁装置も提案されている。特開平５−５４０４８に
開示された技術によれば、印鑑の代わりに、特定の者に
関する情報と、その者が所有する印鑑のイメージの所在
とを格納したＩＤカードと、電子決裁装置を備える。

【０００４】上記電子決裁装置は、ＩＤカードの読み取
りを行うＩＤカード読取装置と、ＩＤカードの所持者と
処理対象の案件の決裁者についてのデータとを比較し、
その者が決裁者であるか否かを判別する決裁権限判断部
と、印鑑のイメージを格納する印鑑イメージ格納部と、
印鑑のイメージを読み出す読出部と、印鑑のイメージを
処理対象の案件の承認欄に表示する出力部とを備える。

【０００５】上記構成において、電子決裁装置は、ＩＤ
カードがＩＤカード読取装置に挿入されると、ＩＤカー
ドに格納された所持者に関する情報と、処理対象となっ
ている案件の決裁者についてのデータとを比較し、ＩＤ
カードの所持者が決裁者であると判別した場合に、ＩＤ
カードに格納された印鑑のイメージの所在に関するデー
タに基づいて、印鑑イメージ格納部から印鑑のイメージ
を読み出して、処理対象の案件の承認欄に表示する。こ
れにより、決裁業務のために印鑑を用いることを不要と
することが可能となる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】紙文書と印鑑またはサ
インを用いて決裁業務が行われる場合、紙の使用量が膨
大である、紙文書の管理が煩雑である、及び決裁業務の
進行状況の把握が困難である等の問題が生じていた。

【０００７】例えば、紙の使用量については、都道府
県、政令指定都市レベルの自治体では、１年間に約１０
０万件の文書が発生すると試算されており、これらの文
書のために必要な紙の枚数は、３００万枚から４００万
枚になるといわれている。

【０００８】また、例えば、紙文書の管理については、
どの決裁者が決裁すべき案件を記載した紙文書を所持し
ているのか、その紙文書がどこに保管されているのか等
を把握するためには、各決裁者の机上に積まれた紙文書
を確認することが必要となっていた。

【０００９】さらに、複数の決裁者が、異なる部屋や建
物に存在している場合、例えば、東京本庁と地方の出張
所とに存在している場合、これらの問題に加えて、紙文
書を搬送することが必要であるという問題があった。

【００１０】一方、特開平５−５４０４８に開示された
電子決裁装置の場合、決裁業務のために印鑑を用いるこ
とは不要になるが、各決裁者がその電子決裁装置まで出
向く必要があるという問題があった。また、決裁者を柔
軟に変更することができないという問題もあった。

【００１１】本発明の課題は、上記問題を解決し、決裁
業務を効率化するとともに、決裁者を柔軟に変更する事
が可能な電子決裁装置、電子決裁方法及びその方法をコ
ンピュータに実現するためのプログラム等を提供するこ
とである。

【００１２】

【問題を解決する為の手段】上記問題を解決する為に、
本発明の１態様によれば、ネットワークに接続され、電
子文書を用いて、組織における決裁業務を管理する電子
決裁装置において、ネットワークを介して、決裁すべき
案件に関する電子文書である決裁案件文書を前記決裁す
べき案件の起案者から受け付ける起案受付手段と、ネッ
トワークを介して、前記決裁案件について決裁権限を有
する決裁者に前記決裁案件文書を順番に通知する決裁案
件回覧手段とを備える。そして、前記決裁案件回覧手段
は、前記組織に関して、複数の世代の組織構成に関する
組織構成情報から選択された組織構成情報に基づいて決
定された決裁者に、前記決裁案件文書を回覧する。

【００１３】上記構成の電子決裁装置によれば、電子文
書を用いて決裁文書を回覧することにより、紙文書にか
かわる上述の課題を解決することが可能となる。また、
ネットワークを介して情報を授受するため、任意の端末
を用いてネットワークに接続することにより決裁業務を
行うことが可能である。従って、特開平５−５４０４８
に開示された電子決裁装置に係わる課題も解決する事が
可能である。

【００１４】また、年度の切り替わり時期等において、
決裁を旧世代の組織構成で行う必要が生じたり、決裁の
ために稟議をしている途中で組織構成が変化する事によ
り、その決裁案件を決裁した組織の世代に不整合が生じ
る事がありうる。上記構成の電子決裁装置によれば、複
数の世代の組織構成情報から、適宜選択された組織構成
情報に基づいて決裁者を決定し、決定された決裁者に決
裁案件を回覧する。これにより、このような問題をも解
消することが可能となる。

【００１５】上記組織構成情報の選択において、例え
ば、前記起案者が、前記決裁案件の決裁日を指定した場
合、前記決裁日において有効な組織構成情報が選択さ
れ、前記決裁案件の起案日を指定した場合、前記起案日
において有効な組織構成情報が選択されることとしても
よい。

【００１６】また、上記構成において、さらに、前記決
裁者を変更する決裁ルート変更手段を更に備え、前記決
裁ルート変更手段は、前記決裁者を変更する際に、前記
変更の内容に基づいて、前記複数の世代の組織構成情報
から用いるべき組織構成情報を選択し、前記選択された
組織構成情報に基づいて、前記変更される決裁者の代わ
りの候補を抽出し、前記抽出された候補のうち前記決裁
者の変更を指示した者によって選択された者を、前記決
裁者に代わる決裁者とすることとしてもよい。

【００１７】これにより、決裁案件の稟議中に、決裁者
を変更する事が必要になった場合でも、決裁者の変更前
後で、組織の世代の不整合が生じることなく、決裁者を
変更することが可能となる。

【００１８】上記組織構成情報の選択において、例え
ば、前記決裁ルート変更手段は、前記変更の内容が代行
である場合、現在有効な組織構成情報を選択し、前記変
更の内容が代理である場合、前記決裁者を決定する際に
用いた組織構成情報を選択することとしてもよい。

【００１９】また。本発明の別の１態様によれば、電子
文書を用いて、組織における決裁業務を管理する電子決
裁方法において、コンピュータが、ネットワークを介し
て、決裁すべき案件に関する電子文書である決裁案件文
書を前記決裁すべき案件の起案者から受け付け、コンピ
ュータが、前記組織に関して、複数の世代の組織構成に
関する組織構成情報からいずれかを選択し、コンピュー
タが、ネットワークを介して、前記選択された組織構成
情報に基づいて決定された、前記決裁案件について決裁
権限を有する決裁者に、前記決裁案件文書を回覧する、
ことを含む。この方法によっても、上記課題を解決する
ことができる。ここで、上記のコンピュータは、１つの
コンピュータであっても、複数のコンピュータであって
もよい。

【００２０】また、上記装置を構成する各手段により行
なわれる機能と同様の制御をコンピュータに行なわせる
プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録
媒体から、そのプログラムをコンピュータに読み出させ
て実行させることによっても、上述の課題を解決するこ
とができる。また、上記装置を構成する各手段により行
なわれる機能と同様の制御をコンピュータに行なわせる
プログラム自体も、上述の課題を解決することができる
ものである。

【００２１】

【発明の実施の形態】図１に、本実施形態に係わる電子
決裁装置の構成を示す。図１に示すように、電子決裁装
置１は、ネットワークＮを介して、職員Ａの端末に接続
されている。ネットワークＮとして、専用回線等のＬＡ
Ｎ（Local Area Network）、電話回線、インターネット
等のＷＡＮ（Wide Area Network）が考えられる。職員
Ａの端末として、卓上用コンピュータ、ラップトップコ
ンピュータ等が考えられる。

【００２２】電子決裁装置１と職員Ａの端末とは、サー
バ／クライアントシステムを形成する。従って、職員Ａ
の端末に特別なソフトウェアを導入することは不要であ
るため、職員Ａは、任意の端末を用いて電子決裁装置１
にログインする事により決裁業務を行う事ができる。従
って、職員Ａは、決裁業務を行うために電子決裁装置１
に出かける必要はない。また、電子決裁システム全体の
メンテナンスも簡単となる。

【００２３】職員Ａは、予め電子決裁装置１に登録さ
れ、職員を識別する職員識別情報（以下、職員ＩＤとい
う）を電子決裁装置１から発行されている。職員Ａは、
任意の端末を介して職員ＩＤを送信することにより、電
子決裁装置１にログインする。

【００２４】電子決裁装置１は、決裁案件の起案を職員
Ａである起案者から受け付けて、設定された決裁ルート
に基づいてその決裁案件を回覧し、決裁者の指示に基づ
いて決裁案件を処理する。さらに、電子決裁装置１は、
各決裁案件の決裁の進捗状況を管理する。

【００２５】図１に示すように、電子決裁装置１は、起
案受付部２、決裁案件回覧部３、承認管理部４、廃案部
５、進捗管理部６、決裁ルート管理部７、人事情報（組
織構成情報）ファイル８、案件情報テーブル９及び代行
管理テーブル１０を備える。例えば、電子決裁装置１
を、アプリケーションサーバとデータベースサーバとで
構成する事としても良い。この場合、起案受付部２、決
裁案件回覧部３、承認管理部４、廃案部５、進捗管理部
６及び決裁ルート管理部７によって、アプリケーション
サーバを構成し、人事情報ファイル８、案件情報テーブ
ル９及び代行管理テーブル１０によってデータベースサ
ーバを構成する。

【００２６】起案受付部２は、決裁案件の内容を記載し
た電子文書（以下、決裁案件文書という）を起案者から
受信し、さらに、起案者からの指示に従って決裁ルート
を設定する。決裁ルートとは、その決裁案件について決
裁権限を有する決裁者と、それら決裁者に決裁案件を回
覧する順番を示す情報である。さらに、起案受付部２
は、受信した情報に基づいて、その案件に関する情報
（以下、案件情報という）を作成して案件情報テーブル
９に格納する。作成される案件情報は、決裁案件文書の
文書番号、起案者の職員ＩＤ（以下、起案者ＩＤとい
う）、起案日時、受信した決裁案件文書、決裁ルート等
を含む。

【００２７】なお、起案受付部２は、起案を受け付ける
際に、必要に応じて決裁日の指定を受けることとしても
良い。その場合、決裁日において有効な人事情報に基づ
いて決裁ルートが設定される。例えば、複数の年度にま
たがる決裁案件の場合、起案時の人事と決裁日の人事と
が異なる事がしばしばある。決裁日が指定された場合、
決裁日時点での人事情報に基づいて決裁ルートが設定さ
れるため、人事異動日を境に決裁ルートに不整合が生じ
る事を防ぐ事ができる。

【００２８】また、逆に、起案受付部２は、起案を受け
付ける際に、必要に応じて起案日の指定を受けることと
しても良い。この場合、起案日時点での人事情報に基づ
いて、決裁ルートが設定される。これによっても、上述
の決裁ルートの不整合が生じる事を防ぐことが可能とな
る。

【００２９】決裁案件回覧部３は、設定された決裁ルー
ト及び承認履歴に基づいて、決裁案件を権限が小さい順
に各決裁者に通知する（回覧する）。承認管理部４は、
各決裁者によって決裁案件が承認されると、その決裁案
件に関する案件情報の承認履歴を更新する。

【００３０】廃案部５は、決裁者の指示に基づいて決裁
案件を廃案にする。決裁案件を廃案にする場合、廃案部
５は、その決裁案件に関する案件情報に、特記事項とし
て、廃案になった旨等を付し、その決裁案件に関する決
裁処理を中止する。

【００３１】進捗管理部６は、案件情報に含まれる承認
履歴に基づいて、各決裁案件の決裁業務の進捗状況を管
理する。また、職員Ａから進捗状況の表示を指示される
と、案件情報テーブル９に格納された案件情報を参照
し、現在決裁処理中の決裁案件に関する案件情報を取得
して、指示した職員Ａの端末に表示させる。これによ
り、職員Ａは、容易に決裁業務の進捗状況を知ることが
できる。

【００３２】決裁ルート管理部７は、起案者または他の
決裁者から、設定された決裁ルートを変更する指示を受
け付け、指示に基づいて決裁ルートを変更する。決裁ル
ートが変更された際、決裁ルート管理部７は、必要に応
じて変更情報を作成し、作成された変更情報を代行管理
テーブル１０に格納する。

【００３３】人事情報ファイル８は、決裁業務を行う組
織について、現在の組織世代だけではなく、複数の組織
世代の組織構成に関する情報を格納する。より具体的に
は、人事情報ファイル８は、複数の世代の職員Ａの人事
に関する人事情報を格納する。案件情報テーブル９は、
上述の案件情報を格納する。代行管理テーブル１０は、
代行者が設定された職員及びその代行者の組を格納す
る。

【００３４】なお、組織には、様々な業務システムが並
存する事がある。業務システムとして、財務会計システ
ム、文書管理システム、旅費管理システム、時間外勤務
システム等が例として挙げられる。そして、これら業務
システムにおいて決裁機能が必要となることがある。本
電子決裁装置１を、これらの業務システムについて共通
して決裁機能を提供する共通基盤として構成することと
してもよい。

【００３５】これにより、各業務システムにおける決裁
業務を統一された処理によって行うことが可能となる。
また、各業務システムと電子決裁装置１との間で、相互
で文書情報をやり取りする事が可能となるため、決裁処
理を一括させる事が可能となる。延いては、業務効率の
向上を図り、職員Ａの操作手法の取得にかかる時間を短
縮することが可能となる。

【００３６】また、電子決裁装置１において、人事情報
等を格納したデータサーバを有し、情報を各業務システ
ムと共有する事により、各業務システムで決裁ルートを
共通化し、情報を一元化して運用・保守することが可能
となる。

【００３７】さらにまた、このように構成することによ
り、電子決裁装置１を介して、各業務システム間の処理
を連携することが可能となる。例えば、財務会計で発生
した予算執行伺いは、電子決裁装置１での決裁業務が完
了した後、決裁が完了した情報を財務会計システムへ送
信し、伺い書（電子文書）を文書管理システムへ送信す
ることが可能となる。これにより、各業務システムで重
複する処理を行う事が不要となり、業務の効率が向上す
る事とともに、各業務システム間での業務の整合性も保
証される事となる。

【００３８】以下、図２、図３及び図４を用いて、人事
情報ファイル８、案件情報テーブル９及び代行管理テー
ブル１０のデータ構造について説明する。図２に、人事
情報ファイル８のデータ構造の一例を示す。図２に示す
ように、人事情報ファイル８は、職員テーブルと権限テ
ーブルを備える。職員テーブルには、各職員の人事に関
する情報である人事情報が格納される。人事情報は、各
職員Ａについて、所属している部、所属している課、役
職、氏名及び職員ＩＤを項目として含む。職員テーブル
は、組織世代毎、例えば年度毎等に備えられ、人事異動
が行われる毎に、新たな職員テーブルが追加される。

【００３９】権限テーブルは、各役職について、権限の
大きさを数値で示す。数値が大きいほど権限が大きくな
る。例えば、部長の権限を示す数値は、課長の権限を示
す数値よりも大きい。

【００４０】図３に、案件情報テーブル９のデータ構造
の一例を示す。案件情報テーブル９は、決裁案件に関す
る案件情報を格納する。図３に示すように、案件情報
は、決裁案件文書を識別する文書番号、起案者の職員Ｉ
Ｄ（以下、起案者ＩＤという）、その決裁案件の件名、
その決裁案件の優先度、起案日時、決裁区分、決裁種
別、決裁ルート、承認履歴及び特記事項等を含む。

【００４１】優先度は、その決裁案件の処理を急ぐ度合
いを示す。決裁区分は、その決裁案件の最終決裁者を示
す。例えば、最終決裁者が課長である場合、その決裁案
件の決裁区分は課長専決となる。決裁種別は、その決裁
案件が、稟議書（回議書ともいう）であるのか、超過勤
務届であるのか等、決裁案件の内容のタイプを示す。決
裁ルートは、その決裁案件が、最終決裁者まで処理され
るまでに回覧されるべき職員Ａの職員ＩＤとその順番を
示す。文書番号、起案者ＩＤ、件名、優先度、決裁区分
及び決裁種別は、電子決裁装置１が起案者から受信した
情報に基づいて、起案受付部２によって格納される。

【００４２】起案日時は、２通りに決定される。電子決
裁装置１が起案者から受信した情報に起案日時が含まれ
ていない場合、受信日時を起案日時として、起案受付部
２によって格納される。この場合、起案受付部２は、起
案者の指示及び受信日時の人事情報に基づいた決裁ルー
トを設定し、設定した決裁ルートを案件情報に付す。電
子決裁装置１が起案者から受信した情報に起案日時が含
まれている場合は、その日時を起案日時として、起案受
付部２によって格納される。この場合、起案受付部２
は、起案者の指示及び指定された起案日時において有効
である（又は有効であった）人事情報に基づいた決裁ル
ートを設定し、案件情報に付す。なお、決裁ルートの設
定は、他に、起案者の指示及び起案者から指定された決
裁完了日時に基づいて行われることもある（後述）。

【００４３】承認履歴は、各決裁者によって決裁案件が
承認された日時を示す。承認履歴は、承認管理部４によ
って案件情報に付される。決裁完了日時も、起案日と同
様に２通りに決定される。電子決裁装置１が起案者から
受信した情報に決裁完了日時が含まれていない場合、実
際に決裁が完了した、つまり最終決裁者が決裁案件を承
認した日時を決裁完了日時として、承認管理部４によっ
て案件情報に付される。電子決裁装置１が起案者から受
信した情報に決裁完了日時（予定）が含まれている場合
は、その決裁完了日時は、特記事項として起案受付部２
によって案件情報に付される。この場合、起案受付部２
は、起案者の指示及び指定された決裁完了日時において
有効である（又は有効であった）人事情報に基づいた決
裁ルートを設定し、案件情報に付す。

【００４４】特記事項は、その決裁案件について、決裁
ルートが変更されたり、廃案になったり等した場合に、
各部が案件情報に付す。なお、案件情報は、図３に記載
された項目以外の項目を含むこととしても良い。案件情
報が含むその他の項目として、例えば、起案年度、公開
区分、共有区分、別添資料、施行日等が挙げられる。

【００４５】図４に、代行管理テーブル１０のデータ構
造を示す。代行管理テーブル１０は、変更情報を格納す
る。変更情報は、代行を依頼する職員、つまり、決裁ル
ートが変更される前の決裁者の職員ＩＤ、及び、代行を
受ける職員、つまり、決裁ルートが変更された後の決裁
者の職員ＩＤ、並びに代行される決裁案件の決裁種別を
項目として含む。変更情報は、代行者が設定された際
に、決裁ルート管理部７によって作成され、代行管理テ
ーブル１０に格納される。代行が解除されると、決裁ル
ート管理部７によって代行管理テーブルから削除され
る。

【００４６】以下、図５から図２１を用いて電子決裁装
置１の動作について説明する。なお、以下の説明におい
て、電子決裁装置１がＧＵＩ（Graphic User Interfac
e）を採用すると仮定し、適宜、職員Ａの端末に表示さ
れる画面の例を挙げているが、ＧＵＩを採用する場合に
本発明を限定する趣旨ではない。また、以下の説明にお
いて、各職員Ａは、電子決裁装置１にログインする際
に、職員ＩＤ及び必要に応じてパスワードを用いること
とし、それによって、電子決裁装置１は、ログインして
いる職員Ａを特定するものと仮定する。

【００４７】まず、図５を用いて、決裁案件を起案する
処理の手順について説明する。決裁案件を起案する起案
者は、決裁案件文書（電子文書である）を作成し、決裁
案件文書に文書番号、件名、優先度及び決裁区分を付し
て、案件情報として電子決裁装置１に送信する（不図
示）。なお、起案者は、必要に応じて、起案日と決裁日
のいずれかを含む案件情報を作成しても良い。

【００４８】決裁案件文書は、例えば、ＰＤＦ（Portab
le Document Format）等、電子書名を利用した形式のフ
ァイルとしても良い。これにより、必要に応じて文書の
改ざん等を防止する事ができる。また、頻繁に使用され
るルートを、決裁ルートの候補として、予め起案者の端
末に格納しておき、その格納された決裁ルートを識別す
るファイル名を含む案件情報を作成する事としても良
い。これにより、同じ決裁ルートを何度も設定する必要
がなくなる。

【００４９】電子決裁装置１の起案受付部２は、案件情
報を受信し（ステップＳ１）、受信した案件情報を案件
情報テーブルに格納する（ステップＳ２）。なお、案件
情報を格納する際に、起案受付部２は、案件情報を送信
した起案者の職員ＩＤを、起案者ＩＤとして案件情報に
付す。

【００５０】さらに、起案受付部２は、案件情報に決裁
ルートが含まれているか否か判定する（ステップＳ
３）。案件情報に決裁ルートが含まれている場合（ステ
ップＳ３：Ｙｅｓ）、案件受付処理を終了する。

【００５１】案件情報に決裁ルートが含まれていない場
合（ステップＳ３：Ｎｏ）、決裁ルートを設定する処理
に移行する。決裁ルート管理部７は、案件情報に起案日
が含まれているか否か判定する（ステップＳ４）。案件
情報に起案日が含まれている場合（ステップＳ４：Ｙｅ
ｓ）、決裁ルート管理部７は、その起案日において有効
な人事情報を人事情報ファイル８から取得する。続い
て、決裁ルート管理部７は、取得された人事情報及び、
案件情報に含まれる決裁区分に基づいて、決裁者の候補
を起案者の端末に一覧表示する。

【００５２】より具体的には、案件情報に含まれる決裁
区分が、「経理課課長専決」となっている場合、決裁ル
ート管理部７は、取得された人事情報に含まれる職員テ
ーブルに基づいて、経理課に属する職員Ａを抽出する。
続いて、起案受付部２は、人事情報ファイル８に含まれ
る権限テーブルに基づいて、抽出された職員Ａから更
に、起案者以上最終決裁者以下、この場合、課長以下の
権限を持つ職員Ａを抽出し、抽出された職員Ａを権限が
小さい順に並べることにより、決裁者の候補を一覧画面
を設定し、その一覧画面を起案者の端末に表示する（ス
テップＳ５）。

【００５３】起案者は、端末に表示された決裁者の候補
の中から決裁者を選択することにより決裁ルートを決定
し、決裁ルート管理部７は、決定された決裁ルートを案
件情報に付し（ステップＳ１０）、起案処理を終了す
る。なお、このとき、決裁ルート管理部７は、決定した
決裁ルートに基づいてファイルを作成し、作成したファ
イルを起案者の端末に自動的に格納する事としてもよ
い。

【００５４】ステップＳ４でＮｏである場合、決裁ルー
ト管理部７は、さらに、案件情報に決裁日が含まれてい
るか否か判定する（ステップＳ６）。案件情報に決裁日
が含まれている場合（ステップＳ６：Ｙｅｓ）、決裁ル
ート管理部７は、ステップＳ５と同様にして、決裁区分
及び、その決裁日において有効な人事情報に基づいて、
決裁者の候補の一覧画面を設定し、起案者の端末に表示
させ（ステップＳ７）、ステップＳ１０に進む。

【００５５】ステップＳ６でＮｏである場合、起案受付
部２は、案件情報を受信した日時に基づいて起案日を決
定し、その起案日を案件情報に付す（ステップＳ８）。
さらに、起案受付部２は、ステップＳ５と同様にして、
決裁区分及び受信日時において有効な人事情報に基づい
て決裁者の候補の一覧画面を設定し、起案者の端末に表
示させ（ステップＳ９）、ステップＳ１０に進む。

【００５６】このように、起案者から決裁ルートを指定
されておらず、かつ、起案日又は決裁日を指定された場
合、その指定された日時において有効な人事情報に基づ
いて決裁ルートが決定され、起案日又は決裁日が指定さ
れていない場合、受信日時に基づいて決裁ルートが決定
される。これにより、例えば、複数の年度にまたがる決
裁案件のように、起案時の人事と決裁日の人事とが異な
る場合に、人事異動日を境に決裁ルートに不整合が生じ
る事を防ぐ事が可能となる。また、従来の紙文書による
決裁の場合、決裁者が出向等したために決裁案件を記載
した紙文書を持ちまわることが困難になることがあった
が、本発明によれば、決裁者が任意の端末を用いて電子
決裁装置１にログインする事により、容易に決裁案件文
書を閲覧する事が可能であるため、このような問題は解
決される。

【００５７】決裁案件が起案されると、決裁案件回覧部
３は、決裁ルートに従って、まず、決裁ルートに含まれ
る決裁者のうちで最も権限が小さい決裁者にその決裁案
件に関する案件情報を送信する。そして、その決裁者が
その決裁案件を承認すると承認管理部４は、その案件情
報の承認履歴を更新する。決裁案件回覧部３は、次に権
限が小さい決裁者にその案件情報を送信する。このよう
にして、決裁案件回覧部３は、最終決裁者に至るまで、
又は、その決裁案件が後述の引戻し、差戻し又は廃案等
になるまで、その案件情報を各決裁者に回覧する。

【００５８】図６に、職員Ａの端末に表示される、受信
情報の一覧画面の一例を示す。図６は、氏名が「富士太
郎」という職員Ａが電子決裁装置１にログインした場合
の画面の例である。図６において、処理メニューのメニ
ューバー及び下線が付された文字をポインティングデバ
イス等を用いて選択する（クリックする）ことにより、
他の画面を端末に表示させることができる。

【００５９】図６において、画面の左欄に電子決裁装置
１の処理メニューが示され、この処理メニューは、後述
する各画面に共通である。処理メニューには、「稟議合
議」、「決裁進捗」、「案件予測」、「ルート管理」等
がある。

【００６０】「稟議会議」メニューバーが選択される
と、職員Ａの端末に決裁案件の一覧が表示される。職員
Ａは、画面表示に従って決裁業務を行う。「決裁進捗」
メニューバーが選択されると、ログインしている職員Ａ
が決裁業務を行った決裁案件のうち、まだ決裁処理が終
わっていない決裁案件の進捗状況の一覧画面が職員Ａの
端末に表示される。

【００６１】「案件予測」メニューバーが選択される
と、決裁業務が完了していない決裁案件の一覧が職員Ａ
の端末に表示される。職員Ａは、案件予測を行うことに
よって、自分の仕事量を管理する事が可能となる。「ル
ート管理」メニューバーが選択されると、決裁ルートの
変更画面が職員Ａの端末に表示される。職員Ａは、画面
表示に従って決裁ルートの変更を行う。各メニューバー
が選択された場合に電子決裁装置１が行う処理について
は後述する。

【００６２】図６の右欄には、「富士太郎」が受信して
いる情報の一覧が、「受信箱」として示されている。
「受信箱」の上部左側には、「代行者設定」ボタンが表
示されている。「代行者設定」ボタンが押下されると、
ログインしている職員Ａの代わりに決裁業務を行う代行
者を設定する処理が行われる。ログインしている職員Ａ
の代行者が既に設定されている場合、「代行者設定」ボ
タンの代わりに「代行者解除」ボタンが受信情報の一覧
画面に表示される。代行者の設定及び解除に係わる処理
については後述する。

【００６３】本実施形態において、電子決裁装置１は、
業務システムについて共通して決裁機能を提供する共通
基盤として構成すると仮定しているため、各業務システ
ムに係わる決裁案件が、決裁種別毎に分けて「受信箱」
に格納されている。図６の右欄においては、決裁案件
は、「稟議書」、「財務」、「旅費清算」、「勤怠」及
び「残業申請」の５つの決裁種別に分けられて表示され
ている。

【００６４】図７に、稟議書の一覧表示画面の一例を示
す。例えば、図６の右欄に表示された文字列「稟議書
（部内受信箱）」を職員Ａが選択すると、決裁案件回覧
部３は、ログインしている職員Ａに送信されている案件
情報のうち、決裁種別が「稟議書」である案件情報を抽
出し、抽出された案件情報の少なくとも一部を画面に設
定し、図７に示すような画面を職員Ａの端末に表示させ
る。例えば、図７において、各決裁案件の受信日、文書
番号、件名、起案者名、優先度、決裁区分及び別添資料
（ない場合は「無し」）を表示させている。

【００６５】また、職員Ａが、左欄の「稟議会議」メニ
ューバーを選択した場合も、稟議書の一覧表示画面が表
示される。なお、図７は、図６と同様に、氏名が「富士
太郎」という職員Ａが電子決裁装置１にログインした場
合の画面の例である。

【００６６】図７の右欄の下半分、受信文書一覧におい
て、現在、「富士太郎」が決裁するべき決裁案件が表示
され、受信文書一覧の上部には、「決裁」ボタンが表示
されている。また、受信文書一覧内の各決裁案件の案件
情報を表示する行の左端にチェックボックスが表示され
れている。職員Ａが、チェックボックスにチェックマー
クを付した後に、「決裁」ボタンを押下すると、チェッ
クマークが付された決裁案件は、ログインしている職員
Ａによって承認されたことになる。なお、職員Ａが複数
の決裁案件にチェックマークを付した後に「決裁」ボタ
ンを押下した場合、複数の決裁案件を一度に決裁するこ
とが可能である。決裁処理について、詳しくは後述す
る。

【００６７】また、各決裁案件の案件情報を表示する行
の左端から２番目には、下線が付された文字列「詳細」
が記載されている。職員Ａが「詳細」を選択すると、そ
の決裁案件に関する詳細情報が画面に表示される。

【００６８】図８に、決裁案件に関する詳細情報の表示
画面の一例を示す。職員Ａから決裁案件の詳細情報の表
示を指示されると、決裁案件回覧部３は、案件情報テー
ブル９から、その決裁案件の案件情報を取得し、取得し
た案件情報に基づいて、図８に示すような詳細情報の表
示画面を職員Ａの端末に表示させる。

【００６９】図８に示すように、選択された決裁案件に
ついての案件情報に基づいて「決裁情報」欄、「進捗状
況」欄及び「文献情報」欄が表示される。また、決裁情
報の掲載欄の上に、案件情報に含まれる決裁ルート及び
処理履歴に基づいて「決裁」、「差戻し」、「紙決
裁」、「廃案」及び「戻る」等のボタンが表示される。
なお、この図８は、案件詳細情報を閲覧している職員Ａ
が、現在の決裁者である場合の画面を示す。閲覧をして
いる職員Ａとその決裁案件との関係によって、決裁情報
の掲載欄の上に表示されるボタンは異なる。

【００７０】「決裁」ボタンは、その決裁案件の承認を
指示するボタンである。「差戻し」ボタンは、その決裁
案件を起案者か直前の決裁者に戻すことを指示するボタ
ンである。「戻る」ボタンが押下されると、職員Ａの端
末に１つ前の画面が表示される。「紙決裁」ボタンが押
下されると、決裁案件回覧部３は、その決裁案件の案件
情報に特記事項として「紙決裁」を付し、電子決裁装置
１での処理を終了する。従って、電子決裁装置１では最
終決裁処理を行う事ができなくなる。以後、その決裁案
件は、従来どおりの紙文書を用いた決裁業務によって処
理されることとなる。「廃案」ボタンが押下されると、
廃案部５は、その決裁案件の案件情報に特記事項として
「廃案」を付し、電子決裁装置１での処理を終了する。
「決裁」、「差戻し」、「廃案」及び「紙決裁」ボタン
は、案件詳細情報を閲覧している職員Ａが、現在の決裁
者である場合に表示される。「決裁」、「差戻し」及び
「廃案」ボタンが押下された場合の処理については後述
する。

【００７１】なお、図８において示されていないが、ロ
グインしている職員Ａが、詳細情報が表示されている決
裁案件の現在の決裁者よりも後の決裁者である場合、
「決裁」、「紙決裁」、「差戻し」、「廃案」及び「紙
決裁」ボタンの代わりに、「引上げ」ボタンが表示され
る。また、ログインしている職員Ａが起案者である場
合、上記４つのボタンの代わりに「引戻し」ボタンが表
示される。また、起案者に差戻しされた決裁案件の詳細
情報の表示画面には、上記「決裁」、「紙決裁」、「差
戻し」の３つのボタンは表示されず、「廃案」ボタンが
表示される。「引上げ」及び「引戻し」ボタンが押下さ
れた場合の処理については後述する。

【００７２】「決裁情報」欄は、その決裁案件に関する
文書ファイル及び決裁ルートについての詳細な情報を示
す。「決裁情報」欄において、決裁案件文書の件名と、
添付ファイルのファイル名が表示され、それぞれの右に
「ファイル参照」、「ファイル追加」、「ファイル修
正」及び「ファイル削除」ボタンが表示されている。こ
れらボタンを押下する事により、各電子文書を参照し、
追加し、修正し、削除することができる。

【００７３】また、「決裁情報」欄において、案件情報
に含まれる決裁ルート及び承認履歴に基づいて、決裁ル
ート表が示されている。決裁ルート表において、各決裁
者の氏名と、各氏名の前に記された、決裁処理済みか否
かを示す記号によって、決裁業務の進捗状況が把握でき
る。さらに、決裁ルート表示の隣に「決裁ルート設定変
更」、「代理者設定」、「後閲者設定」及び「代決者設
定」ボタンが表示されている。職員Ａは、決裁ルート表
示から決裁者を選択した上で、各ボタンを押下すること
により、選択された決裁者の代理者や後閲者や代決者を
設定することができる。「代理者設定」、「後閲者設
定」及び「代決者設定」ボタンが押下された場合の処理
については後述する。

【００７４】また、「決裁情報」欄において、決裁案件
について決裁者間で情報伝達ができるように、前の決裁
者から後の決裁者へ伝達したい情報を記載するためのメ
モ欄が表示されている。各決裁者は、メモ欄に入力した
情報を履歴に残すべきか否か選択する事が可能である。
以下、メモ欄に入力された情報をメモといい、履歴に残
すべきであると指定されたメモを申し送り事項といい、
履歴に残すべきでないと指定されたメモを付箋事項とい
う。申し送り事項及び付箋事項がメモ欄に入力される
と、決裁案件回覧部３は、入力された情報を、履歴とし
て残す事の可否とともに、案件情報テーブル９に格納す
る。

【００７５】「進捗状況」欄は、決裁業務の進捗状況の
詳細な情報を示す。ログインしている決裁者より前の決
裁者からの申し送り事項が案件情報に含まれている場
合、それらの申し送り事項が「進捗状況」欄のメモ欄に
表示される。「文書情報」欄は、決裁案件のについての
詳細な情報を示す。

【００７６】次に、図９を用いて、「決裁」ボタンが押
下された場合に行われる決裁処理の手順について説明す
る。まず、「決裁」ボタンが押下されると、職員Ａの端
末から、職員Ａの職員ＩＤ、決裁案件の文書番号が電子
決裁装置１に送信される。また、職員Ａが、メモ欄に情
報を入力している場合、メモ欄に入力された情報とその
情報を履歴として保存する事の可否を含む情報とが、上
記情報とともに電子決裁装置１に送信される。

【００７７】承認管理部４は、受信した文書番号に対応
する案件情報を案件情報テーブルから取得する。続い
て、取得した案件情報の承認履歴を更新する（ステップ
Ｓ２１）。より具体的には、承認履歴の欄のうち、「決
裁」ボタンを押下した決裁者に対応する欄に、「決裁」
ボタンが押下された日時を承認日時として格納する（図
３の案件情報テーブル参照）。なお、現在ログインして
いる決裁者（以下、現在の決裁者という）が、最終決裁
者である場合、承認日時は、最終決裁日時でもある。

【００７８】続いて、承認管理部４は、案件情報に、先
の決裁者から現在の決裁者宛てのメモが付されているか
否か判定する（ステップＳ２２）。メモが付されていな
い場合（ステップＳ２２：Ｎｏ）、ステップＳ２５に進
む。メモが付されている場合（ステップＳ２２：Ｙｅ
ｓ）、承認管理部４は、そのメモについて履歴として残
す事の可否を示す情報に基づいて、そのメモが申し送り
事項であるのか付箋事項であるのかを判定する（ステッ
プＳ２３）。メモが付箋事項である場合、履歴に残らな
いように、そのメモを案件情報から削除する（ステップ
Ｓ２４）。これにより、現在の決裁者の次の決裁者が、
現在の決裁者宛ての付箋事項を見る事ができなくなる。
メモが申し送り事項である場合、案件情報にそのまま残
して、ステップＳ２５に進む。

【００７９】続いて、承認管理部４は、案件情報に含ま
れる決裁ルートに基づいて、現在の決裁者が最終決裁者
であるか否か判定する（ステップＳ２５）。現在の決裁
者が最終決裁者である場合（ステップＳ２５：Ｙｅ
ｓ）、処理を終了する。これにより、その決裁案件につ
いての決裁業務は終了する。

【００８０】現在の決裁者が最終決裁者でない場合（ス
テップＳ２５：Ｎｏ）、承認管理部４は、さらに、受信
した情報に現在の決裁者から次の決裁者宛てのメモが含
まれるか否か判定する（ステップＳ２６）。メモが含ま
れている場合（ステップＳ２６：Ｙｅｓ）、承認管理部
４は、そのメモを履歴情報に残すことの可否を示す情報
とともに、案件情報に付す（ステップＳ２７）。メモが
含まれていない場合、ステップＳ２８に進む。続いて、
承認管理部４は、案件情報に含まれる決裁ルートに基づ
いて、現在の決裁者の次に権限の小さい決裁者を次の決
裁者として決定し（ステップＳ２８）、決定された決裁
者にその案件情報を通知する。つまり、承認管理部４
は、次の決裁者の受信箱に案件情報を送信し（ステップ
Ｓ２９）、処理を終了する。これにより、次の決裁者の
受信箱の一覧画面に決裁案件が表示され、その決裁案件
についての決裁業務が継続される。

【００８１】次に、処理メニューのうち、「決裁進捗」
メニューバーが選択された場合の処理について図１０を
用いて説明する。「決裁進捗」メニューバーが選択され
ると、進捗管理部６は、ログインしている職員Ａが決裁
業務を行った決裁案件のうち、まだ決裁処理中の決裁案
件の進捗状況に関する情報を、その職員Ａの端末に出力
する。

【００８２】まず、進捗管理部６は、ログインしている
職員Ａが、進捗状況の出力を希望する決裁案件の決裁種
別を入力するまで待つ。決裁案件の決裁種別を職員Ａか
ら受信すると（ステップＳ３１）、進捗管理部６は、職
員Ａが選択した決裁種別に属し、ログインしている職員
Ａが承認した日時が格納されているが、まだ最終決裁者
が承認した日時が格納されていない処理履歴を持つ案件
情報を、案件情報テーブル９から取得する（ステップＳ
３２）。なお、特記事項に廃案になった旨が格納されて
いる案件情報は除く。次に、進捗管理部６は、取得した
案件情報の少なくとも一部を画面に設定し、職員Ａの端
末に表示させる（ステップＳ３３）。

【００８３】図１１に、現在ログインしている職員Ａの
端末に表示される進捗状況の一覧画面の一例を示す。図
１１に示される進捗状況の一覧表示画面に表示される情
報は、図７に示す決裁案件の一覧表示画面とほぼ同じで
あるが、図１１では、図７で表示される項目に加えて、
さらに、受信者として、現在決裁案件が回覧されている
決裁者が表示される。また、図７において受信日時は、
ログインしている職員Ａが決裁案件を受信した日時であ
るが、図１１において、受信日時は、現在決裁案件が回
覧されている決裁者が決裁案件を受信した日時である。
従って、進捗状況の一覧表示画面を閲覧する事により、
各決裁者は、決裁案件の進捗状況を容易に把握すること
が可能となる。

【００８４】例えば、２０００年８月の進捗状況の一覧
画面に、受信日が２０００年４月２日で受信者が「山田
Ａ」である案件情報が表示されている場合、その決裁案
件は、３カ月以上も決裁者「山田Ａ」によって処理がさ
れないまま、遅延している事が分かる。

【００８５】次に、処理メニューのうち、「案件予測」
メニューバーが選択された場合の処理について説明す
る。「案件予測」メニューバーが選択されると、進捗管
理部６は、起案されているが、まだ決裁処理中である決
裁案件に関する情報をログインしている職員Ａの端末に
出力する。案件予測画面を設定する手順は、図１０に示
す進捗状況の一覧画面の設定処理と同じであるが、画面
に設定される情報が若干異なる。図１２に、案件予測画
面の一例を示す。図１２に示すように、案件予測画面
は、図１１に示す進捗状況の一覧画面とほぼ同じであ
る。異なる点は、図１１において各決裁案件の「受信
日」が表示されているが、図１２においては、各案件の
「起案日」が表示される。また、図１１において「受信
者（現在、決裁案件が回覧されている決裁者）」が表示
されるが、図１２においては表示されない。

【００８６】次に、処理メニューのうち、「ルート管
理」メニューバーが選択された場合の処理について説明
する。「ルート管理」メニューバーが選択されると、新
たな決裁ルートの作成又は決裁ルートの変更処理が行わ
れる。決裁業務は、設定された決裁ルートに従って、担
当者から中間決裁者を経て最終決裁者まで順に行われ
る。しかし、設定された決裁ルートに誤りがあったり、
業務担当の変更があったりした場合、決裁ルートの変更
があり得る。

【００８７】以下、決裁ルートの変更処理の手順につい
て説明する。ルートの変更処理は、職員Ａが、処理メニ
ューのうち、「ルート管理」メニューバーを選択した上
で、変更したい決裁ルートを選択することにより、開始
する。又は決裁案件の詳細情報表示画面に設定される
「決裁ルート設定変更」ボタンを押下することによって
も開始する。

【００８８】図１３に、職員Ａの端末に表示される決裁
ルート変更画面の一例を示す。図１３に示すように、決
裁ルート変更画面には、決裁ルートに追加したい部署等
に関する情報を示す部署情報欄、検索対象者の一覧表、
及び、決裁ルート詳細情報欄が表示される。決裁ルート
詳細情報欄は、選択された決裁ルートのルート名、その
決裁ルートの各決裁者名、各決裁者の役職、担当及び回
覧の順番を含む。職員Ａは、画面の指示に従って、「追
加」又は「削除」ボタンを押下する事により、決裁者を
追加したり、削除したりする事が可能である。

【００８９】決裁ルートの新規設定の場合の処理の手順
も決裁ルートの変更の場合と同様である。ただし、この
場合、決裁ルートファイル名を指定する必要はない。追
加したい部署等に関する情報を示す部署情報欄に部署名
を入力すると、決裁ルート詳細情報欄にその決裁ルート
の各決裁者名、各決裁者の役職、担当が表示されるた
め、画面の指示に従って、「追加」又は「削除」ボタン
を押下する。

【００９０】また、上述のような決裁ルートの変更の他
に、決裁者の不在や決裁案件文書の修正等のために、暫
定的に決裁ルートが変更される事もあり得る。本発明に
係わる電子決裁装置１によれば、各画面に表示された
「代行者設定」、「代理者設定」、「後閲者設定」、
「代決者設定」等のボタンを押下する事により、各決裁
者は、状況に応じて決裁ルートを適宜変更する事ができ
る。以下、図１４を用いて、決裁業務の流れのいくつか
の変形について説明する。

【００９１】ここでは、変形例として、（１）代理決
裁、（２）引上げ決裁、（３）差戻し、及び（４）引戻
し等を挙げて説明する。図１４において、基本的な決裁
ルートの場合、担当者が決裁案件を起案し、中間決裁者
として係長を経て、最終決裁者である課長の決裁が得ら
れると、決裁業務が完了すると仮定する。

【００９２】図１４（ａ）は、代理決裁の場合の決裁業
務の流れを示す。代理決裁とは、中間決裁者や最終決裁
者が不在の場合、決裁権限を有する他の者が代理で決裁
することをいう。代理決裁は、緊急に処理する必要があ
る決裁案件の場合に行われる事が多い。この場合に代理
に決裁するものを代理者という。特に、最終決裁者が不
在である場合に、その最終決裁者の代理者を、代決者と
いうこともある。図１４（ａ）において、係長が不在で
あるため、不在の係長の代わりに決裁権限を有する他の
者、例えば、他の係長が決裁した後、課長に決裁案件が
移行している。また、代理決裁と逆に、ある決裁者が、
不在になる場合に、前もって決裁権限を有する他の者に
代行させることを、代行決裁という。

【００９３】図１４（ｂ）は、引上げ決裁の場合の決裁
業務の流れを示す。引上げ決裁とは、中間決裁者が不在
の場合、その中間決裁者の決裁を待たずに、その中間決
裁者の権限より上の決裁者が、決裁案件を引上げて決裁
することをいう。この引上げ決裁も、緊急に処理する必
要がある決裁案件の場合に行われることが多い。図１４
（ｂ）において、係長が不在であるため、係長よりも上
の権限を有する課長が、決裁案件を引上げている。

【００９４】図１４（ｃ）は、差戻しの場合の決裁業務
の流れを示す。差戻しとは、決裁案件の内容に不備があ
るため内容を見直す必要がある場合に、起案者またはそ
の決裁者の前にその決裁案件を承認した決裁者に決裁案
件を戻すことをいう。図１４（ｃ）において、係長は、
決裁案件の内容に不備があるために、起案者にその決裁
案件を差戻している。

【００９５】図１４（ｄ）は、引戻しの場合の決裁業務
の流れを示す。引戻しとは、決裁案件の内容に不備があ
るため内容を見直す必要がある場合に、起案者が、既に
提出した決裁案件を自発的に戻すことをいう。図１４
（ｄ）において、起案者は、既に係長に提出した決裁案
件を、係長から引戻している。

【００９６】後閲（不図示）は、ある決裁者の承認を得
ずとも、次の決裁者に決裁案件を回覧し、最終決裁を得
た後で、承認を得られなかった決裁者に、その決裁案件
を回覧することをいう。

【００９７】以下、「代行者設定」、「代理者設定」、
「代決者設定」、「後閲者設定」、「引上げ決裁」、
「差戻し」及び「廃案」の各ボタンが押下された場合の
処理について順に説明する。

【００９８】まず、図１５を用いて代行者を設定する処
理について説明する。図６及び図７に示す受信情報一覧
画面における「代行者設定」ボタンが押下されると、決
裁ルート管理部７は、代行者を設定する処理を行う。ま
ず、決裁ルート管理部７は、代行管理テーブル１０を参
照し、変更前職員ＩＤがログインしている職員Ａの職員
ＩＤである変更情報を検索する（ステップＳ４１）。該
当する変更情報が存在する場合（ステップＳ４１：Ｙｅ
ｓ）、ログインしている職員Ａが、既に代行を依頼して
いる職員（代行者）が存在することになる。決裁ルート
管理部７は、既存の代行者の一覧表を作成し、職員Ａの
端末に表示させる（ステップＳ４２）。該当する変更情
報が存在しない場合（ステップＳ４１：Ｎｏ）、ステッ
プＳ４３に進む。

【００９９】続いて、決裁ルート管理部７は、代行者を
選択するための選択条件を入力するように、ログインし
ている職員Ａに指示する（ステップＳ４３）。職員Ａ
が、選択条件を入力すると、決裁ルート管理部７は、入
力された条件を用いて人事情報ファイル８を検索して現
在有効な人事情報を取得し、その人事情報に基づいて、
選択条件を満たす他の職員Ａを代行者の候補として抽出
し（ステップＳ４４）、ログインしている職員Ａの端末
に表示させる。

【０１００】ログインしている職員Ａは、抽出された候
補の中から、代行を依頼したい決裁案件の決裁種別を選
択した上で、代行者としたい者を選択し、さらに、必要
に応じて、選択された代行者宛てのメールの内容をメモ
欄に入力して、画面上の「代行設定」ボタンを押下す
る。

【０１０１】決裁ルート管理部７は、代行者として選択
された者を、選択された決裁種別の決裁案件に係わる職
員Ａの代行者とする変更情報を作成し、決裁ルート変更
テーブルに格納し（ステップＳ４５）、選択された代行
者宛てにメールを送信する（ステップＳ４６）。さら
に、決裁ルート管理部７は、職員Ａの受信箱を参照する
ことにより、選択された決裁種別の決裁案件を検索し、
該当する決裁案件に関する案件情報を選択された代行者
に転送する（ステップＳ４７）。以後、代行者設定が、
ログインしている職員Ａによって解除されるまで（ステ
ップＳ４８：Ｎｏ）、決裁ルート管理部７は、代行管理
テーブル１０に格納されている変更情報に基づいて、ス
テップＳ４６を繰り返す。

【０１０２】代行者の設定が、代行を依頼した職員Ａに
よって解除されると（ステップＳ４８：Ｙｅｓ）、決裁
ルート管理部７は、対応する変更情報を代行管理テーブ
ル１０から削除し（ステップＳ４９）、代行者の設定を
解除する。

【０１０３】なお、代行者が設定されると、決裁案件の
詳細情報の表示画面の「決裁情報」欄の決議ルート及
び、「進捗状況」欄に、ログインしている職員Ａに代行
者が設定された旨が表示される。また、代行者が決裁案
件を承認すると、承認管理部４は、案件情報に代行者が
承認した旨を特記事項として付す。

【０１０４】図１６に、職員Ａの端末に表示される代行
者の設定画面の一例を示す。図１６に示すように、代行
者の設定画面には、既に設定された代行者に関する情
報、代行を依頼する決裁案件の決裁種別選択欄、代行者
の候補の選択条件入力欄、選択条件に基づいて抽出され
た候補出力及び選択欄並びに代行者宛てメールの入力欄
が表示されている。また、画面の下端に「代行設定」ボ
タンが表示されている。

【０１０５】次に、代理者を設定する処理を設定する処
理について説明する。図８に示す決裁案件の詳細情報表
示画面において、職員Ａが、決裁ルート欄に列記されて
いる決裁者の中から代理されるべき決裁者（以下、被代
理者という）を選択した上で、「代理者設定」ボタンを
押下すると、決裁ルート管理部７は、被代理者を代理し
て決裁処理を行うべき代理者を設定する処理を行う。以
下、図１７を用いて、代理者を設定する処理の手順につ
いて説明する。なお、代理者の設定は、詳細情報が画面
に表示されている決裁案件について行われる。

【０１０６】まず、決裁ルート管理部７は、代理者を選
択するための条件を入力することを職員Ａに指示する
（ステップＳ５１）。職員Ａが、選択条件を入力する
と、決裁ルート管理部７は、人事情報ファイル８からそ
の決裁案件の決裁ルートを決定する際に用いた人事情報
を取得し、その人事情報に基づいて、選択条件を満たす
他の職員Ａを代理者の候補として抽出し（ステップＳ５
２）、職員Ａの端末に表示させる。

【０１０７】例えば、決裁案件の起案時に、起案日（又
は決裁日）が指定されていた場合は、決裁ルート管理部
７は、起案日（又は決裁日）において有効な人事情報に
基づいて、代理者の候補を抽出する。

【０１０８】ログインしている職員Ａは、抽出された候
補の中から、代理者としたい者を選択し、選択結果を電
子決裁装置１に送信する。決裁ルート管理部７は、代理
者として選択された者に、先の詳細情報画面で表示され
ていた決裁案件に関する案件情報を通知する（ステップ
Ｓ５３）。なお、上述の説明において、ログインしてい
る職員Ａが、代理者の選択条件の代わりに、代理者とし
たい職員の部署名と氏名を送信した場合、ステップＳ５
２は行われない。

【０１０９】なお、代行者を設定する際と同様に、代理
者が設定されると、決裁案件の詳細情報の表示画面の
「決裁情報」欄の決議ルート及び、「進捗状況」欄に、
被代理者に、代理者が設定された旨が表示される。ま
た、代理者が被代理者の代わりにその決裁案件を承認す
ると、承認管理部４は、その決裁案件に対応する案件情
報に、代理者がその承認した旨を特記事項として付す。

【０１１０】図１８に、職員Ａの端末に表示される代理
者の設定画面の一例を示す。図１８では、決裁案件の詳
細情報表示画面において「代理者設定」ボタンが押下さ
れると、新たな画面が表示される。その新たな画面上
に、代理者を抽出するために用いる人事情報の組織世
代、不在者の氏名、及び代理者の選択条件の入力欄が表
示されている。代理者の選択条件の入力欄には、代理者
としたい者の部署名と氏名の入力欄並びに役職又は役割
の入力欄が含まれる。

【０１１１】次に、代決者を設定する処理について説明
する。図８に示す案件詳細情報表示画面において、職員
Ａが、決裁ルート欄に列記されている決裁者を選択した
上で、「代決者設定」ボタンを押下すると、決裁ルート
管理部７は、代決者を設定する処理を行う。代決者を設
定する処理は、代理者を設定する処理とほぼ同様である
ため、説明を省略する。

【０１１２】次に、引上げ決裁を設定する処理について
説明する。現在の決裁者よりも権限が大きい決裁者が図
８に示す案件詳細情報の表示画面を閲覧した場合に、そ
の表示画面に「引上げ」ボタンが表示される。職員Ａ
が、案件詳細情報の表示画面において「引上げ」ボタン
を押下すると、その職員Ａは、その決裁案件を引上げ決
裁することができる。引き上げ決裁がされると、承認管
理部４は、その決裁案件に関する案件情報の処理履歴に
決裁日時を付し、引上げ決裁された旨を特記事項として
その案件情報に付す。さらに、決裁案件の詳細情報の表
示画面の「決裁情報」欄の決議ルート及び、「進捗状
況」欄に、引上げ決裁された旨が表示される。

【０１１３】次に、引戻し処理について説明する。起案
者が図８に示す案件詳細情報の表示画面を閲覧した場合
に、その表示画面に「引戻し」ボタンが表示される。職
員Ａが、案件詳細情報の表示画面において「引戻し」ボ
タンを押下すると、その職員Ａは、その決裁案件を引戻
すことができる。引戻しがされると、決裁ルート管理部
７は、その決裁案件に関する案件情報に引戻しされた旨
を特記事項として付す。さらに、決裁ルート管理部７
は、その決裁案件の現在の決裁者に、その決裁案件が引
戻しされた旨を通知するともに、その決裁案件に関する
案件情報を職員Ａに通知する。

【０１１４】次に、後閲者を設定する処理について説明
する。図８に示す案件詳細情報の表示画面において、職
員Ａが、決裁ルート欄に列記されている決裁者のうち、
後閲にまわしたい決裁者を選択した上で、「後閲者設
定」ボタンを押下すると、決裁ルート管理部７は、その
決裁者を後閲者として設定する処理を行う。以下、図１
９を用いて後閲者を設定する処理の手順について説明す
る。

【０１１５】まず、決裁ルート管理部７は、その決裁案
件の案件情報に、選択された者を後閲者として設定する
旨を特記事項として付す（ステップＳ６１）。続いて、
決裁ルート管理部７は、代行管理テーブル１０を参照
し、後閲者に代理者が設定されているか否か判定する
（ステップＳ６２）。後閲者に代理者が設定されている
場合（ステップＳ６２：Ｙｅｓ）、その決裁案件につい
ての代理設定を解除する（ステップＳ６３）。代理者が
設定されていない場合（ステップＳ６２：Ｎｏ）、ステ
ップＳ６４に進む。

【０１１６】続いて、決裁ルート管理部７は、後閲者の
次に権限が小さい決裁者を次の決裁者として、その決裁
案件に関する案件情報を次の決裁者に通知する（ステッ
プＳ６４）。決裁ルート管理部７は、その決裁案件の決
裁業務が終了するまで待ち（ステップＳ６５）、その決
裁案件が最終決裁者によって承認されると（ステップＳ
６５：Ｙｅｓ）、決裁ルート管理部７は、その決裁案件
に関する案件情報に含まれる特記事項に基づいて、後閲
者にその決裁案件に関する案件情報を通知し（ステップ
Ｓ６６）、処理を終了する。

【０１１７】次に、差戻し処理について説明する。図８
に示す案件詳細情報の表示画面において、職員Ａが、
「差戻し」ボタンを押下すると、決裁ルート管理部７
は、その決裁者を差戻す処理を行う。以下、図２０を用
いて差戻し処理の手順について説明する。なお、「差戻
し」ボタンが表示されているので、ログインしている職
員Ａは、現在の決裁者である。

【０１１８】「差戻し」ボタンが押下されると、決裁ル
ート管理部７は、案件情報テーブル９を参照し、その決
裁案件に関する案件情報を取得する。取得された案件情
報に含まれる決裁ルートに基づいて、現在の決裁者の直
前の決裁者は、合議又は供覧であるのか否か判定する
（ステップＳ７１）。直前の決裁者が合議又は供覧でな
い場合（ステップＳ７１：Ｎｏ）、直前の決裁者が起案
者でなければ、直前の決裁者と起案者とを差戻し先の候
補として職員Ａの端末に表示させ、職員Ａに差戻し先を
選択するよう指示する（ステップＳ７２）。一方、直前
の決裁者が合議又は供覧である場合（ステップＳ７１：
Ｙｅｓ）、決裁ルート管理部７は、起案者を差戻し先と
する（ステップＳ７３）。

【０１１９】職員Ａは、差戻し先を選択するか、差戻し
先を確認する。また、必要に応じて差戻し理由を入力す
る。職員Ａから差戻し先を選択するか、差戻し先を確認
した旨を受信すると、決裁ルート管理部７は、選択され
た又は確認された差戻し先に、その決裁案件に関する案
件情報を、差戻しされた旨とともに通知する（ステップ
Ｓ７４）。

【０１２０】さらに、職員Ａが、差戻し理由を入力して
いた場合（ステップＳ７５：Ｙｅｓ）、決裁ルート管理
部７は、差戻し理由を差戻し先に通知する（ステップＳ
７６）。最後に、決裁ルート管理部７は、その決裁案件
に関する案件情報に、特記事項として差戻しされた旨を
付し（ステップＳ７７）、処理を終了する。

【０１２１】図２１に、差戻し画面の一例を示す。図２
１に示すように、差戻し画面には、差戻し先の候補の選
択欄及び、差戻し理由入力欄が表示されている。最後
に、廃案処理について説明する。図８に示す案件詳細情
報の表示画面において、職員Ａが、「廃案」ボタンを押
下すると、廃案部５は、その決裁案件を廃案にし、その
決裁案件に関する案件情報に、特記事項として廃案にさ
れた旨を付し、処理を終了する。

【０１２２】このように、電子決裁装置１は、代理、代
決、代行、引上げ、引戻し、後閲、差戻し、廃案等の決
裁処理の流れの様々な変形に対応することができる機能
を有する。

【０１２３】本実施形態において説明した電子決裁装置
１及び職員Ａの端末等は、図２２に示すようなコンピュ
ータ（情報処理装置）を用いて構成することもできる。
図２２のコンピュータ２０は、ＣＰＵ２１、メモリ２
２、入力装置２３、出力装置２４、外部記憶装置２５、
媒体駆動装置２６、及びネットワーク接続装置２７を備
え、それらはバス２８により互いに接続されている。

【０１２４】メモリ２２は、例えば、ＲＯＭ（Read Onl
y Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を含
み、処理に用いられるプログラムとデータを格納する。
ＣＰＵ２１は、メモリ２２を利用してプログラムを実行
することにより、必要な処理を行う。

【０１２５】コンピュータ２０に電子決裁装置１に相当
する機能を実現させる場合、図１に示す電子決裁装置１
を各部のうち、起案受付部２、決裁案件回覧部３、承認
管理部４、廃案部５、進捗管理部６及び決裁ルート管理
部７は、各部によって行われる処理を示すプログラムと
して実現され、それぞれメモリ２２の特定のプログラム
コードセグメントに格納される。なお、上述の各部によ
って行われる処理は、各フローチャートにおいて既に説
明されている。

【０１２６】入力装置２３は、例えば、キーボード、ポ
インティングデバイス、タッチパネル等であり、ユーザ
からの指示や情報の入力に用いられる。出力装置２４
は、例えば、ディスプレイやプリンタ等であり、コンピ
ュータ２０の利用者への問い合わせ、処理結果等の出力
に用いられる。

【０１２７】外部記憶装置２５は、例えば、磁気ディス
ク装置、光ディスク装置、光磁気ディスク装置等であ
る。この外部記憶装置２５に上述のプログラムとデータ
を保存しておき、必要に応じて、それらをメモリ２２に
ロードして使用することもできる。

【０１２８】媒体駆動装置２６は、可搬記録媒体２９を
駆動し、その記録内容にアクセスする。可搬記録媒体２
９としては、メモリカード、メモリスティック、フレキ
シブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read On
ly Memory）、光ディスク、光磁気ディスク、ＤＶＤ（D
igital Versatile Disk）等、任意のコンピュータで読
み取り可能な記録媒体が用いられる。この可搬記録媒体
２９に上述のプログラムとデータを格納しておき、必要
に応じて、それらをメモリ２２にロードして使用するこ
ともできる。

【０１２９】ネットワーク接続装置２７は、ＬＡＮ、Ｗ
ＡＮ等の任意のネットワーク（回線）を介して外部の装
置を通信し、通信に伴なうデータ変換を行う。また、必
要に応じて、上述のプログラムとデータを外部の装置か
ら受け取り、それらをメモリ２２にロードして使用する
こともできる。

【０１３０】図２３は、図２２のコンピュータにプログ
ラムとデータを供給することができる、コンピュータで
読み取り可能な記録媒体及び伝送信号を説明する図であ
る。上述のプログラムや各テーブルに格納されるデータ
を、以下のようにしてコンピュータ２０に供給すること
により、コンピュータ２０に電子決裁装置１に相当する
機能を行なわせることも可能である。そのためには、上
述のプログラムやデータを、コンピュータで読み取り可
能な記録媒体２９に予め記憶させておく。そして、図２
４に示すように、媒体駆動装置２６を用いて、記録媒体
２９からプログラム等をコンピュータ２０に読み出させ
て該コンピュータ２０のメモリ２２や外部記憶装置２５
に一旦格納させ、そのコンピュータ２０の有するＣＰＵ
２１にこの格納されたプログラムを読み出させて実行さ
せるように構成すればよい。

【０１３１】また、記録媒体２９からプログラムをコン
ピュータに読み出させる代わりに、プログラム（デー
タ）提供者が有するＤＢ３０から、通信回線（ネットワ
ーク）３１を介して、プログラムをダウンロードするこ
ととしてもよい。この場合、例えば、ＤＢ３０を有しプ
ログラムを送信するコンピュータでは、上記プログラム
を表現するプログラム・データをプログラム・データ・
シグナルに変換し、変換されたプログラム・データ・シ
グナルをモデムを用いて変調することにより伝送信号を
得て、得られた伝送信号を通信回線３１（伝送媒体）に
出力する。プログラムを受信するコンピュータでは、受
信した伝送信号をモデムを用いて復調することにより、
プログラム・データ・シグナルを得て、得られたプログ
ラム・データ・シグナルを変換することにより、プログ
ラム・データを得る。

【０１３２】なお、送信側のコンピュータと受信側のコ
ンピュータの間を接続する通信回線３１（伝送媒体）が
デジタル回線の場合、プログラム・データ・シグナルを
通信することも可能である。また、データベース（Ｄ
Ｂ）３０を有し、プログラムを送信するコンピュータ
と、プログラムをダウンロードするコンピュータとの間
に、電話局等のコンピュータが介在しても良い。

【０１３３】以上、本発明の実施形態について説明した
が、本発明は上述した実施形態に限定されるものではな
く、他の様々な変更が可能である。

【０１３４】

【発明の効果】以上詳細に説明したように、本発明によ
れば、決裁業務をペーパーレス化することにより、紙の
使用量を低減し、紙文書の持ち回りや管理に係わる問題
を解決することが可能となる。さらに、本発明によれ
ば、サーバに決裁業務を管理する機能を備える事によ
り、各決裁者は、任意の端末から決裁処理を行う事が可
能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】電子決裁装置の構成図である。

【図２】人事情報ファイルのデータ構造の一例を示す図
である。

【図３】案件情報テーブルのデータ構造の一例を示す図
である。

【図４】代行管理テーブルのデータ構造の一例を示す図
である。

【図５】起案処理の手順を示すフローチャートである。

【図６】受信情報の一覧画面の一例を示す図である。

【図７】稟議書の一覧表示画面の一例を示す図である。

【図８】決裁案件の詳細情報の表示画面の一例を示す図
である。

【図９】決裁処理の手順を示すフローチャートである。

【図１０】進捗状況の一覧画面を設定する処理の手順を
示すフローチャートである。

【図１１】進捗状況の一覧画面の一例を示す図である。

【図１２】案件予測画面の一例を示す図である。

【図１３】決裁ルートの変更画面の一例を示す図であ
る。

【図１４】決裁業務の処理の流れの変形例を説明する図
である。

【図１５】代行者を設定する処理の手順を示すフローチ
ャートである。

【図１６】代行者の設定画面の一例を示す図である。

【図１７】代理者を設定する処理の手順を示すフローチ
ャートである。

【図１８】代理者の設定画面の一例を示す図である。

【図１９】後閲者を設定する処理の手順を示すフローチ
ャートである。

【図２０】差戻し処理の手順を示すフローチャートであ
る。

【図２１】差戻し画面の一例を示す図である。

【図２２】コンピュータの構成図である。

【図２３】コンピュータにプログラム及びデータを供給
することができる、記録媒体及び伝送信号を説明する図
である。

【符号の説明】

１ 電子決裁装置 ２ 起案受付部 ３ 決裁案件回覧部 ４ 承認管理部 ５ 廃案部 ６ 進捗管理部 ７ 決裁ルート管理部 ８ 人事情報ファイル ９ 案件情報テーブル １０ 代行管理テーブル ２０ コンピュータ ２１ ＣＰＵ ２２ メモリ ２３ 入力装置 ２４ 出力装置 ２５ 外部記憶装置 ２６ 媒体駆動装置 ２７ ネットワーク接続装置 ２８ バス ２９ 可搬記録媒体 ３０ ＤＢ ３１ 回線 Ａ 職員 Ｎ ネットワーク Ｓ ステップ

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークに接続され、電子文書を用
   いて、組織における決裁業務を管理する電子決裁装置で
   あって、 ネットワークを介して、決裁すべき案件に関する電子文
   書である決裁案件文書を前記決裁すべき案件の起案者か
   ら受け付ける起案受付手段と、 ネットワークを介して、前記決裁案件について決裁権限
   を有する決裁者に前記決裁案件文書を順番に通知する決
   裁案件回覧手段と、 を備え、 前記決裁案件回覧手段は、前記組織に関して、複数の世
   代の組織構成に関する組織構成情報から選択された組織
   構成情報に基づいて決定された決裁者に、前記決裁案件
   文書を回覧する、 ことを特徴とする電子決裁装置。
2. 【請求項２】 前記起案者が、前記決裁案件の決裁日を
   指定した場合、前記決裁日において有効な組織構成情報
   が選択され、 前記決裁案件の起案日を指定した場合、前記起案日にお
   いて有効な組織構成情報が選択される、 ことを特徴とする請求項１に記載の電子決裁装置。
3. 【請求項３】 前記決裁者を変更する決裁ルート変更手
   段を更に備え、 前記決裁ルート変更手段は、前記決裁者を変更する際
   に、前記変更の内容に基づいて前記複数の世代の組織構
   成情報から用いるべき組織構成情報を選択し、前記選択
   された組織構成情報に基づいて前記変更される決裁者の
   代わりの候補を抽出し、前記抽出された候補の中から選
   択された者を、前記決裁者に代わる決裁者とする、 ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の電子
   決裁装置。
4. 【請求項４】 前記決裁ルート変更手段は、前記変更の
   内容が代行である場合、現在有効な組織構成情報を選択
   し、 前記変更の内容が代理である場合、前記決裁者を決定す
   る際に用いた組織構成情報を選択する、 ことを特徴とする請求項３に記載の電子決裁装置。
5. 【請求項５】 電子文書を用いて、組織における決裁業
   務を管理する電子決裁方法であって、 コンピュータが、ネットワークを介して、決裁すべき案
   件に関する電子文書である決裁案件文書を前記決裁すべ
   き案件の起案者から受け付け、 コンピュータが、前記組織に関して、複数の世代の組織
   構成に関する組織構成情報からいずれかを選択し、 コンピュータが、ネットワークを介して、前記選択され
   た組織構成情報に基づいて決定された、前記決裁案件に
   ついて決裁権限を有する決裁者に、前記決裁案件文書を
   回覧する、 ことを含むことを特徴とする電子決裁方法。
6. 【請求項６】 電子文書を用いて、組織における決裁業
   務を管理する制御をコンピュータに実行させるプログラ
   ムであって、 ネットワークを介して、決裁すべき案件に関する電子文
   書である決裁案件文書を前記決裁すべき案件の起案者か
   ら受け付け、 前記組織に関して、複数の世代の組織構成に関する組織
   構成情報からいずれかを選択し、 ネットワークを介して、前記選択された組織構成情報に
   基づいて決定された、前記決裁案件について決裁権限を
   有する決裁者に、前記決裁案件文書を回覧する、 ことを含む処理を前記コンピュータに実行させることを
   特徴とするプログラム。