JPH0934948A - ワークフローシステムにおける電子書類差戻し方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ワークフローを使用した業務において、書類
不備発生時に効率的に書類を文責者に差戻すこと。 【構成】 電子書類内の情報項目毎に文責者の識別情報
を文責テーブルに予め登録しておき、任意の担当者端末
装置において差戻し操作と差し戻すべき情報項目が選択
されたならば、その差し戻すべき情報項目に対応する文
責者の識別情報を前記文責テーブルから検索し、その検
索結果で得た文責者の担当者端末装置に対して電子書類
を返送する。または、電子書類内の情報項目毎に最終更
新者の識別情報を文責テーブルに記録し、差し戻すべき
情報項目に対応する最終更新者の識別情報を前記文責テ
ーブルから検索し、その検索結果で得た最終更新者の担
当者端末装置に対して電子書類を返送する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の情報項目から成
る電子書類を予め定めた転送順序に従って次の担当者端
末装置に順次転送して一連の業務を遂行するワークフロ
ーシステムワークフローシステムにおける書類差戻し方
法に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業の業務の生産性を上げる情報技術の
一つに、ワークフローシステムがある。このワークフロ
ーシステムとは、日経コンピュータ１９９４年５．２号
（日経ＢＰ社）ｐｐ．５７〜６０に記載のとおり、ある
組織に属する複数の人間が、書類を回覧しながら共同作
業を行うような業務において、書類を電子化し、その電
子化された書類（以下、電子書類という）を電子通信で
回覧することにより作業の効率を上げるという機能を持
ち、また電子書類が全体のどのフェーズにあるのかとい
う情報ををリアルタイムに取得できる進捗管理の機能を
持つツールのことである。

【０００３】ワークフローは、業務における電子書類の
回覧経路を予め定義しておくことにより、業務の各プロ
セス（作業）が終了したら定義された回覧経路に従って
自動的に次のプロセスに書類を送付する機能を持つ。

【０００４】

【発明が解決しようとする問題】しかし、かかる従来の
方法には、次のような問題点がある。

【０００５】すなわち、書類を回覧している途中でその
書類の一部に不備が見つかったとき、不備のある情報項
目の文責が誰にあるのかを知らなければ、書類の差戻し
先が分からず、結局最初の書類入力者を探して送り戻さ
なければならない。また、差戻し先が分かっていたとし
ても、その都度、該当者に手作業で送り返すのは面倒で
あり、作業効率の低下を招く。

【０００６】本発明の第１の目的は、書類内に不備が発
見された時、不備項目の文責者に自動的に差し戻し、作
業を効率的に遂行することができるワークフローシステ
ムにおける書類差戻し方法を提供することにある。

【０００７】本発明の第２の目的は、電子書類を差戻し
た時に、不備の文責者が簡単に不備に関する詳細な情報
を取得することができるワークフローシステムにおける
書類差戻し方法を提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記第１の目
的を達成するために、電子書類内の情報項目毎に文責者
の識別情報を文責テーブルに予め登録しておき、任意の
担当者端末装置において差戻し操作と差し戻すべき情報
項目が選択されたならば、その差し戻すべき情報項目に
対応する文責者の識別情報を前記文責テーブルから検索
し、その検索結果で得た文責者の担当者端末装置に対し
て電子書類を返送することを特徴とする。

【０００９】または、電子書類内の情報項目毎に最終更
新者の識別情報を文責テーブルに記録し、任意の担当者
端末装置において差戻し操作と差し戻すべき情報項目が
選択されたならば、その差し戻すべき情報項目に対応す
る最終更新者の識別情報を前記文責テーブルから検索
し、その検索結果で得た最終更新者の担当者端末装置に
対して電子書類を返送することを特徴とする。

【００１０】さらに、第２の目的を達成するために、差
し戻すべき情報項目を含んだ電子書類を返送する際に、
コメントを付加して返送することを特徴とする。

【００１１】

【作用】上記手段によれば、任意の処理段階の処理担当
者が受け取った電子書類内に不備を発見した時、その不
備項目を選択し、さらに差戻し操作を行うと、不備項目
に対応した文責者の識別情報が文責テーブルから検索さ
れ、その検索結果で得た文責者の担当者端末装置に対し
て電子書類が返送される。

【００１２】この場合、電子書類内の情報項目毎に最終
更新者の識別情報を文責テーブルに記録しておくことに
よっても、該当文責者に不備項目を含む電子書類が返送
される。

【００１３】これによって、不備項目を発見した担当者
は該当文責者が誰であるかを考慮せずに差し戻すことが
できる。

【００１４】また、差戻し時にコメントを付加して返送
することにより、不備内容等を容易に文責者に伝え、不
備の文責者側では、簡単に不備に関する詳細な情報を取
得することができる。

【００１５】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面により詳細に
説明する。

【００１６】図１は、本発明を用いるワークフローシス
テムの一実施例を示すシステム構成図であり、電子書類
の各項目に必要な情報を入力する複数の担当者端末装置
１ａ〜１ｎと、これらの担当者端末装置１ａ〜１ｎとネ
ットワーク３で結合され、電子書類の転送制御を行うサ
ーバコンピュータ２ととから構成されている。

【００１７】サーバコンピュータ２には、電子書類とし
ての伝票の情報を記憶する伝票テーブル４、伝票の各項
目の文責者の識別情報を予め記憶した文責テーブル５、
不備の伝票項目に対するコメントを記憶するコメントフ
ァイル６、伝票の回覧経路をネットワークアドレス羅列
で記憶したルート管理テーブル７が設けられている。

【００１８】なお、この実施例では、電子書類として、
出金伝票を複数の担当者で処理する場合を例に挙げて説
明する。

【００１９】図２は、伝票テーブル４の構成図であり、
出金を要求している依頼者の名前の格納領域４１１、依
頼者の所属部署の格納領域４１２、購入した品物の名前
の格納領域４１３、品物に対応したコード番号の格納領
域４１４、品物の価格の格納領域４１５、今期の所属部
署における予算残高の格納領域４１６、さらに伝票自体
を識別する情報として伝票ナンバ４１７の格納領域が設
けられている。

【００２０】図３は、文責テーブル５の構成図であり、
図２で示した伝票項目のそれぞれに対して責任を持つ文
責者名５０１〜５０７とネットワークアドレス５１１〜
５１７とから成る識別情報が予め格納され、ネットワー
クアドレス５１１〜５１７が判明すれば、そのネットワ
ークアドレスの文責者に対し不備項目を持つ出金伝票を
電子メールとして返送することができるようになってい
る。

【００２１】図４は、コメントファイル６の構成図であ
り、図２で示した伝票項目の出金伝票内に不備項目が発
見された時、審査を行う特定の担当者が不備の内容をコ
メント形式で入力したものを格納するようになってい
る。

【００２２】図５は、図２の伝票を担当者端末装置１ａ
〜１ｎの表示画面に表示される伝票画面７００の一例を
示すものであり、表示欄７０１には依頼者の名前が表示
され、ここに入力されたデータは伝票テーブル４の格納
領域４１１に格納される。以下同様に、表示欄７０２に
入力されたデータは伝票テーブル４の格納領域４１２
に、表示欄７０３に入力されたデータは伝票テーブル４
の格納領域４１３に、表示欄７０４に格納されたデータ
は伝票テーブル４の格納領域４１４に、表示欄７０５に
入力されたデータは伝票テーブル４の格納領域４１５
に、表示欄７０６に格納されたデータは伝票テーブル４
の格納領域に、表示欄７０７に入力されたデータは伝票
テーブル４の格納領域４１７に格納される。

【００２３】この伝票画面７００の下部には、２つの機
能ボタン７１０，７１５が表示され、このボタンを押す
（マウスカーソルで選択する）ことにより、担当者端末
装置に以下の処理を実行させる。すなわち、審査の結
果、記入不備がないときは「ＯＫ」ボタン７１０を押
し、伝票を次の担当者端末に転送させ、不備がみつかっ
た場合は「差戻し」ボタン７１５を押すことにより伝票
を文責者に差戻す処理を実行させる。

【００２４】図６は、図５の伝票画面７００において
「差戻し」ボタン７１５を押した後の伝票画面８００で
あり、「差戻し」ボタン７１５を押すことによりマウス
ポインタ８０５が新たに表示される。また、「差戻しエ
リアを指定して下さい」というメッセージ８１０が表示
される。

【００２５】図７は、伝票を差戻す際にその確認を行う
ための差戻し確認ウィンドウ９００の一例を示すもので
あり、伝票を差戻す先の文責者の名称及びネットワーク
アドレスから成る識別情報９０５が表示されると共に、
差戻す際のコメント９１０が表示される。

【００２６】さらに、機能ボタン９２１、９２２、９２
３が表示され、この機能ボタンを押すことにより担当者
端末装置に以下の処理を実行させる。すなわち、差戻し
を確認して送付をおこなう時には「ＯＫ」ボタン９２１
を押し、差戻しをキャンセルしたい場合は「キャンセ
ル」ボタン９２２を押し、コメントを記入したい場合は
コメントボタン９２３を押す。コメント９１０の内容
は、コメントボタン９２３を押すことによって入力可能
になる。

【００２７】図８は、ある出金伝票処理業務の業務の流
れを示したワークフロー図であり、第１プロセス１００
で１人目の記入者Ａが伝票の一部に記入し、第２プロセ
ス１０５で２人目の記入者Ｂが伝票の別の部分に記入す
る。第３プロセス１１０では、審査担当者が伝票のチェ
ックを行った後、伝票の残りの部分を記入して伝票を完
成させ、第４プロセス１１５で処理担当者が実際に伝票
出金を行うことを示している。

【００２８】次に、図８のワークフローに従って出金伝
票を処理する図１の実施例の動作を図９および図１０の
フローチャートを参照して説明する。

【００２９】まず、第１のプロセス１００において一人
目の記入者Ａによる出金伝票に対する入力処理記入者Ａ
の担当者端末装置１ａで行われる。この入力に対するフ
ローチャートが図９であり、まず、記入者Ａの担当者端
末装置１ａの表示部画面に図５に示した伝票画面７００
が表示される（ステップ２００）。

【００３０】そこで、記入者Ａが例えば入力者の名前を
表示欄７０１に入力したら（ステップ２２５）、その記
入された内容をネットワーク３を通じてサーバコンピュ
ータ２に送信し、伝票テーブル４の対応する格納領域４
１１に格納する（ステップ２３０）。

【００３１】１つの項目について以上の一連の処理が終
了し、まだ入力する別の項目があるならばステップ２２
５に戻る。入力終了ならば、第１のプロセス１００にお
ける処理は終了し、次の第２のプロセス１０５へ移る
（ステップ２４０）。具体的には、ルート管理テーブル
７に格納されたネットワークアドレスによって第２の担
当者端末装置に伝票が配送される。

【００３２】第２のプロセス１０５における２人目の記
入者Ｂによる伝票項目の入力処理も第１のプロセス１０
０における処理と同様である。

【００３３】次に、第３のプロセス１１０において、入
力された伝票に対する審査を行う。この審査に対するフ
ローチャートが図１０である。

【００３４】まず、審査担当者は自分が使用する担当者
端末装置１ｎの表示部に表示される図５の伝票画面７０
０を見て、記入された各項目に不備がないかチェックを
行う。そして、審査の結果、出金伝票に不備が無けれ
ば、「ＯＫ」ボタン７１０、不備があれば「差戻し」ボ
タン７１５を押す。審査担当者の担当者端末装置１ｎ
は、ボタンが押されたのを確認したら（ステップ３０
０）、押されたボタンがどのボタンかを識別する。

【００３５】「ＯＫ」ボタン７１０が押された場合は不
備が検出されなかったので、そのまま審査終了とし、次
に第４のプロセス１１５に移行させ、ここで依頼された
出金処理を実行する。

【００３６】「差戻し」ボタン７１５が押された場合
は、不備が検出されているので差戻しの為の処理を実行
させる（ステップ３０５）。

【００３７】「差戻し」ボタン７１５が押されると、審
査担当者の担当者端末装置１ｎは伝票画面を図５の伝票
画面７００から図６の伝票画面８００のように変化させ
る。

【００３８】ここで、不備項目選択のためのマウスカー
ソル８０５を画面上に出現させ、審査担当者に不備項目
選択を行ってもらうためのメッセージ８１０を表示する
（ステップ３１０）。

【００３９】例えば、ここでは品名に記入不足が発生し
たとして、審査担当者は伝票画面８００上の該当項目欄
７０３に対して項目選択操作を行う（ステップ３１
５）。

【００４０】項目選択操作とは、不備の検出された項目
に対して何らかの選択指示を行うことで、例えば該当項
目欄７０３をマウスなどのポインティングデバイスでダ
ブルクリックすることによって実施する。なお、この他
に、例えば該当項目欄７０３に画面上のカーソルを移動
して決定ボタンを押す、等の方法も考えられる。

【００４１】審査担当者の担当者端末装置１ｎは、内容
不備の項目欄７０３が選択されたことを確認すると、不
備項目の文責者の識別情報をサーバコンピュータに問い
合わせる。サーバコンピュータは、その問い合わせに対
し、予め作成しておいた文責テーブル５から不備項目７
０３に対する文責者名５０３とネットワークアドレス５
１３を検索し（ステップ３２０）、問い合わせ元の審査
担当者の担当者端末装置１ｎに送信し、その画面に不備
差戻しを確認するためのメッセージと文責者識別情報９
０５を持つ確認ウィンドウ９００を表示する（ステップ
３２５）。

【００４２】このウィンドウ９００内で審査担当者は３
つのボタンを選択することができる。審査担当者の担当
者端末装置１ｎはボタンが押されたのを確認したら（ス
テップ３３０）、押されたボタンがどのボタンかを識別
する。

【００４３】不備だと思っていた項目が実はそうでなか
ったとき、キャンセルボタン９２２が押された時には、
ステップ３００のチェック開始時まで戻る（ステップ３
３５）。

【００４４】また、不備伝票を差戻す際に、文責者がど
の部分を間違えたのか容易に分かるようにするために、
コメントボタン９２３が押された場合は、コメント９１
０を記入出来るような記入欄を表示し、この記入欄にコ
メントを入力させる。

【００４５】このコメント記入欄への入力内容はコメン
ト９００として図７に示すように表示される。また、ネ
ットワーク３を通じてサーバコンピュータ２に送信さ
れ、コメントファイル６００に格納される（ステップ３
４５）。

【００４６】差戻す場合は、「ＯＫ」ボタン９２１を押
す。すると、審査担当者の担当者端末装置１ｎは確認ウ
ィンドウ９００に文責者名と共に表示されているネット
ワークアドレスの担当者端末装置宛に、不備項目のある
出金伝票をコメント９１０と共に送り返す（ステップ３
４０）。

【００４７】ところで、上述の実施例において、図３の
文責テーブル５には各伝票項目の各々について文責者を
予め登録しておいたが、この目的は伝票に不備が検出さ
れた場合に、その不備項目に対して責任を持つ担当者に
伝票を送付することにより、不備の修正を正確に行わせ
ようとするものである。

【００４８】ここで、文責テーブル５に予め文責者を登
録しておく代わりに、第１、第２プロセス１００、１０
５の入力処理の際に、各項目入力の度にその項目に対応
した文責テーブル５の格納領域に入力者の名前とネット
ワークアドレスとを順次格納することにすれば、文責テ
ーブル５には常に各項目の最終更新者の名前とネットワ
ークアドレスが格納されていることとなり、ステップ３
４０で差戻す際に文書が最終更新者に送付され、文責者
と入力担当者が異なる人物であった場合に文責者が再度
入力担当者に入力を依頼するといった弊害を防止できる
という利点がある。

【００４９】また、最終更新者に送付することにより、
図８のワークフローが途中で途切れることなく再開され
るという利点がある。

【００５０】文責者を最終更新者で代用する方法は、図
１１に示すフローチャートで実現することができる。図
１１のフローチャートは、図９のフローチャートに対し
ステップ２３５を新たに付加したものである。

【００５１】すなわち、ステップ２２５の項目記入後
に、入力した作業者の名前とネットワークアドレスとを
文責テーブル５００の対応する項目に格納する（ステッ
プ２３５）。この場合の入力者の名前とネットワークア
ドレスは、その都度入力させたり、ログイン時に入力さ
せることなどにより得ることができる。

【００５２】この処理を追加することにより、文責テー
ブル５に各項目を最後に更新した作業者のアドレスが常
に格納されることになり、図１０のフローチャートにお
けるステップ３２０で最終更新者のアドレスが検索さ
れ、ステップ３４０で最終更新者に文書が差戻される。

【００５３】差戻し文書が入力プロセス１００あるいは
１０５に戻って来た場合、もう一度記入するが、その際
コメントが添付しているかを検索し、コメントがあれば
（ステップ２０５）、まずそれを画面に表示して文責者
に何が不備なのかを理解させる（ステップ２１０）。

【００５４】文責者がコメントを読んだことをボタンの
押下やキー入力などで確認する（ステップ２１５）。そ
して、コメントファイル６００からコメント９００を消
去する（ステップ２２０）。

【００５５】以上の処理により、コメントを表示して不
備内容を文責者或いは最終更新者に理解させた後、コメ
ントファイル６の内容をクリアして、以前と同様のワー
クフローとして処理を続けることができる。

【００５６】上述の実施例において、図７の差戻し確認
ウィンドウ９００における書類差戻し先文責者名の表示
示において、文責者の名前だけでなくネットワークアド
レスを表示することにより、差戻し者がネットワークア
ドレスを控えておいて後日改めて電子メールを送ること
も可能である。

【００５７】

【発明の効果】以上述べたように、本発明によれば、ワ
ークフローで扱う文書の各項目について文責者の識別情
報を記憶するテーブル用意したため、書類不備発生時に
不備の発生した項目に応じて記入責任者に文書を容易に
送り返し、迅速に不備修正を行い、一連の作業を効率良
く遂行できるという効果がある。

【００５８】また、文責者の識別情報として、最終更新
者の識別情報を順次記憶しておくようにした場合、最終
更新者と文責者が異なる場合に、電子書類が不要に差し
戻されるといった弊害を防止し、ワークフローを途切れ
させることなく、一連の作業を遂行することができる。

【００５９】また、送り返す際にコメントを付加できる
インターフェースを用意したため、送り返された文責者
はそのコメント情報から容易に不備に関する情報を得、
不備項目の内容を修正することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すシステム構成図であ
る。

【図２】実施例における伝票テーブルの構成図である。

【図３】実施例における文責テーブルの構成図である。

【図４】実施例におけるコメントファイルの１例を示す
図である。

【図５】実施例における伝票画面の一例を示す図であ
る。

【図６】伝票を差し戻す際の画面の一例を示す図であ
る。

【図７】差戻す伝票を確認するためのウィンドウの一例
を示す図である。

【図８】本発明を適用する業務の一例を示すワークフロ
ー図である。

【図９】実施例における処理手順を示すフローチャート
である。

【図１０】実施例における処理手順を示すフローチャー
トである。

【図１１】実施例における処理手順の他の例を示すフロ
ーチャートである。

【符号の説明】

１ａ〜１ｎ…担当者端末装置、２…サーバコンピュー
タ、３…ネットワーク、４…伝票テーブル、５…文責テ
ーブル、６…コメントファイル、７００…伝票画面、８
００…伝票画面（差戻し時）、９００…差戻し確認ウィ
ンドウ。

フロントページの続き (72)発明者 諸岡 佳嗣 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報システム事業部内

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の情報項目から成る電子書類を予め
   定めた転送順序に従って次の担当者端末装置に順次転送
   して一連の業務を遂行するワークフローシステムにおい
   て、 電子書類内の情報項目毎に文責者の識別情報を文責テー
   ブルに予め登録しておき、任意の担当者端末装置におい
   て差戻し操作と差し戻すべき情報項目が選択されたなら
   ば、その差し戻すべき情報項目に対応する文責者の識別
   情報を前記文責テーブルから検索し、その検索結果で得
   た文責者の担当者端末装置に対して電子書類を返送する
   ことを特徴とするワークフローシステムにおける電子書
   類差戻し方法。
2. 【請求項２】 複数の情報項目から成る電子書類を予め
   定めた転送順序に従って次の担当者端末装置に順次転送
   して一連の業務を遂行するワークフローシステムにおい
   て、 電子書類内の情報項目毎に最終更新者の識別情報を文責
   テーブルに記録し、任意の担当者端末装置において差戻
   し操作と差し戻すべき情報項目が選択されたならば、そ
   の差し戻すべき情報項目に対応する最終更新者の識別情
   報を前記文責テーブルから検索し、その検索結果で得た
   最終更新者の担当者端末装置に対して電子書類を返送す
   ることを特徴とするワークフローシステムにおける電子
   書類差戻し方法。
3. 【請求項３】 差し戻すべき情報項目を含んだ電子書類
   を返送する際に、コメントを付加して返送することを特
   徴とする請求項１または２記載のワークフローシステム
   における電子書類差戻し方法。