JP2014048837A - 会議情報管理システム及び画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】会議情報の漏洩を防止しつつ、会議において発生した追加事項を会議参加者が共有できる会議情報管理システム及び画像形成装置を提供する。
【解決手段】参加者の操作を受け付ける入力手段と、認証手段により本人認証された参加者の入力手段により受け付けられた操作を受け、記憶手段に記憶された会議情報を出力する出力手段と、少なくとも会議終了後に参加者から回収する会議情報を読み取る読取手段と、少なくとも会議前に出力手段により出力される会議情報に関するデータと、読取手段により読み取られた会議終了後の会議情報に関するデータとを比較して差分データを抽出する画像処理手段とを備え、記憶手段は、少なくとも画像処理手段により抽出された前記差分データを記憶する。
【選択図】図５

Description

本発明は、会議情報管理システム及び画像形成装置に関する。

会議において、参加者の出欠席に応じて、配布資料の管理を行う技術や、機密性の高い資料などが会議で配布された場合、配布資料を会議後にスキャナで読み取らせることで、資料の返却や回収を行い、必要に応じて機密性の低い部分のみを開示した持ち帰り可能な資料の作成、及び配布する技術は既に知られている。

特許文献１には、配布した資料の返却・回収を管理する目的で、複写機のスキャナ機能を利用して、配布資料を回収すると共に資料の返却管理を行い、かつ会議参加者へ機密性の高い部分を削除した持ち帰り資料を作成し、これを配布できるようにすることで秘匿性を確保する配付資料管理システムに関する発明が開示されている。

ところで、会議においては、会議情報の訂正事項、会議で発生した新たな課題項目としてのアクションアイテム、及び会議での決定事項など追加事項が発生することがある。例えば、これらの追加事項は会議参加者各位が配付された会議資料にメモ書きする。また、これらの追加事項が重要機密事項であることにかわりなく外部への漏洩があってはならない。

ここで、特許文献１に開示された配付資料管理システムは、会議終了後に資料の返却や回収が確実に行われることを確認するのみに留まるものであり、機密性の低い部分のみを開示した持ち帰り可能な資料の作成、及び配布のみを行うものであるため、上述のような会議で発生した追加事項についての情報漏洩のおそれもない。しかし、上述のような会議で発生した追加事項は情報の即時性が要求されることから会議参加者が共有しておくべき重要事項であり、これが会議資料とともに回収され消失してしまうことは好ましくない。

そこで、本発明は、会議情報の漏洩を防止しつつ、会議において発生した追加事項を会議参加者が共有できる会議情報管理システム及び画像形成装置を提供することを目的とする。

上記の課題を解決するため、本発明の会議情報管理システムは、会議情報を蓄積する文書サーバと画像形成装置とがネットワークを介して接続された会議情報管理システムであって、文書サーバは、会議情報と会議情報に係る会議の参加者情報をひも付けて記憶する記憶手段と、画像形成装置から入力された参加者情報と記憶手段に記憶された参加者情報に基づいて参加者の本人認証を行う認証手段とを備え、画像形成装置は、参加者の操作を受け付ける入力手段と、認証手段により本人認証された参加者の入力手段により受け付けられた操作を受け、記憶手段に記憶された会議情報を出力する出力手段と、少なくとも会議終了後に参加者から回収する会議情報を読み取る読取手段と、少なくとも会議前に出力手段により出力される会議情報に関するデータと、読取手段により読み取られた会議終了後の会議情報に関するデータとを比較して差分データを抽出する画像処理手段とを備え、記憶手段は、少なくとも画像処理手段により抽出された前記差分データを記憶することを特徴とする。

また、上記の課題を解決するため、本発明の画像形成装置は、会議情報と会議情報に係る会議の参加者情報をひも付けて記憶する記憶手段と、会議の参加者の操作を受け付ける入力手段と、入力手段から入力された参加者情報と記憶手段に記憶された参加者情報に基づいて参加者の本人認証を行う認証手段と、認証手段により本人認証された参加者の入力手段により受け付けられた操作を受け、記憶手段に記憶された会議情報を出力する出力手段と、少なくとも会議終了後に参加者から回収する会議情報を読み取る読取手段と、少なくとも会議前に出力手段により出力される会議情報に関するデータと、読取手段により読み取られた会議終了後の会議情報に関するデータとを比較して差分データを抽出する画像処理手段とを備え、記憶手段は、少なくとも画像処理手段により抽出された差分データを記憶することを特徴とする。

本発明によれば、会議情報の漏洩を防止しつつ、会議において発生した追加事項を会議参加者が共有することが可能となる。

本発明の実施形態の会議情報管理システムのシステム概略構成を示す図である。 本発明の実施形態の文書サーバの各機能部の概略を示すブロック図および会議情報データベースの構成例を示す図である。 本発明の実施形態のユーザ認証サーバの各機能部の概略を示すブロック図およびユーザ情報データベースの構成例を示す図である。 本発明の実施形態のＭＦＰの各機能部の概略を示すブロック図である。 本発明の実施形態の会議情報管理システムにおいて、会議資料の印刷および回収処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の会議情報管理システムにおいて、会議資料および回収資料の閲覧の手順を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の会議情報管理システムにおいて、議事録発行後における会議資料および回収資料の閲覧の手順を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の会議情報管理システムにおいて、回収資料から共通部分を抽出して会議資料へ反映する処理手順を示すフローチャートである。

本発明の実施形態の会議情報管理システムについて、図を用いて以下説明する。図１は、本実施形態の会議情報管理システム全体について説明するシステム構成例を示した概略図である。本図は、例えば、ある企業における本社Ｘと支社Ｙが公共交通経路Ｚで結ばれている様子を示すものである。本社Ｘ、支社Ｙともにオフィスエリアと複数の会議室、及び会議室共有エリアで構成されているものとする。

なお、本発明において、「会議情報」とは、参加者に配布されるオリジナルの「会議資料」、会議終了後に参加者から回収するメモ書き等がなされた「回収情報」、及び上記「会議資料」と上記「回収情報」とを合成した「修正版の会議資料」とを含む上位概念としての表現である。また、「回収資料」については必ずしも会議終了後に回収されたものに限らず、例えば参加者の事情により会議会場から途中退場する場合に回収されるものを含むものとする。さらに、「回収資料」の概念にはメモ書き等されずに回収されるオリジナルの「会議資料」も含まれるものとする。

そして、上述の各エリアに設置されるＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌｓ）３やＰＣ６はルータ４やルータ５を介してＬＡＮや公衆回線網などのネットワーク回線にて接続されている。また、これらのネットワーク上には、会議情報を登録する文書サーバ１と、アクセス管理を行うユーザ認証サーバ２が構築されている。なお、文書サーバ１及びユーザ認証サーバ２の構成については後述する。

本実施形態においては、例えば、本社Ｘの任意の場所に文書サーバ１と、これに接続されるユーザ認証サーバ２が構築され、文書サーバ１と会議室共用エリアに構築されたルータ４とが接続されている。そして、ルータ４に、会議室Ｃに設置されたＭＦＰ３ａと、会議室共用エリアに設置されたＭＦＰ３ｂと、会議室Ｆに設置されたＭＦＰ３ｃが接続されている。さらに、文書サーバ１とオフィスエリアに構築されたルータ５とが接続されている。そして、このルータ５に、同じくオフィスエリアに設置されたＭＦＰ３ｄ及びＭＦＰ３ｅと、３台のＰＣ６が接続されている。

また、支社においては、例えば、本社に構築された文書サーバ１と、会議室共用エリアに構築されたルータ４００及びオフィスエリアに構築されたルータ５００とが不図示の公衆回線網を介して接続されている。そして、ルータ４００に会議室Ｃに設置されたＭＦＰ３００ａと、会議室共用エリアに設置されたＭＦＰ３００ｂと、会議室Ｆに設置されたＭＦＰ３００ｃが接続されている。さらに、ルータ５００に、オフィスエリアに設置されたＭＦＰ３００ｄ及びＭＦＰ３００ｅと、３台のＰＣ６００が接続されている。

なお、図１のシステム構成例において、本実施形態を実現するためのソフトウェア（ファームウェア）が、ＭＦＰ３、文書サーバ１、ユーザ認証サーバ２それぞれに搭載されており、それぞれのソフトウェア（ファームウェア）が本実施形態の後述する機能を実現するように協調しながら動作するものであってもよい。

次に、本実施形態の上述した文書サーバ１の機能ブロックについて図２を用いて以下説明する。図２（ａ）に示すように、文書サーバ１は、通信制御部１１と、操作部１２と、表示部１３と、制御部１４と、記憶部１５と、会議情報データベース部１６とにより構成される。

通信制御部１１は、ＬＡＮや公衆回線網などのネットワークを介して複数のＭＦＰ３やユーザ認証サーバ２などと通信し各種データを送受信する。

入力手段としての操作部１２は、例えば、キーボード、マウスなどのポインティングデバイス、タッチパネル等の入力装置で構成される。また、表示部１３は、例えば、液晶ディスプレイなどの表示装置で構成される。これら操作部１２と表示部１３を通して、文書サーバ１に関する各種設定やドキュメントデータの入力または作成などが行われる。

制御部１４は、例えば、所定のプログラムに基づいて文書サーバ１の動作を制御するＣＰＵである。また、記憶部１５は、例えば、上記プログラムを格納するＲＯＭとワークメモリとしてのＲＡＭで構成される。上記ＲＯＭには、上記ＣＰＵによって実行される各種プログラムや各種の固定データが記憶されている。さらに、上記ＲＡＭは、上記ＣＰＵがプログラムを実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリや送受信に係るデータを一時的に保存する通信バッファなどとして使用される。

記憶手段としての会議情報データベース部１６は、例えば、図２（ｂ）に示すような各種データを会議情報として管理し、それらのデータを保持するためのデータベースを蓄積するＨＤＤ等で構成される。

図２（ｂ）に示すように、会議情報データベース部１６には、予め会議データ、会議参加者、オリジナルの会議資料（以下単に会議資料とする）がひも付けされて登録されている。会議データとしては、その会議を示す識別子（ＩＤ）、会議名、会議会場、会議日時、会議主催者、議事録発行状態などの情報が登録される。会議資料は、会議開催時に会議参加者に配布されるオリジナル文書データであり、会議開催時に閲覧または印刷が可能である。

図に示すように、例えば本実施形態では、ＩＤが１である会議データにおいては、会議名が「戦略会議」であり、会議会場が「本社会議室Ｃ」であり、会議日時が「１／２６ １０：００−１１：００」であり、会議主催者が「αさん、ζさん」であり、議事録発行状態が「発行済み」となっている。またＩＤが２である会議データにおいては、会議名が「開発会議」であり、会議会場が「本社会議室Ａ」であり、会議日時が「１／２７ １３：００−１４：００」であり、会議主催者が「Ａさん」であり、議事録発行状態が「未発行」となっている。さらに、ＩＤが３である会議データにおいては、会議名が「企画会議」であり、会議会場が「本社会議室Ｂ」であり、会議日時が「１／２４ １０：００−１１：００」であり、会議主催者が「βさん」であり、議事録発行状態が「発行済み」となっている。

また、図のように、例えば本実施形態では、ＩＤが１である会議データにひも付けされた会議参加者のデータは「Ａさん、Ｂさん、Ｃさん」に関するデータであり、ＩＤが２である会議データにひも付けされた会議参加者のデータは「Ａさん、Ｂさん、Ｄさん」に関するデータであり、ＩＤが３である会議データにひも付けされた会議参加者のデータは「Ｃさん、Ｅさん、Ｆさん」に関するデータである。これら各会議参加者のデータに、会議資料のデータがひも付けされている。

また、会議情報データベース部１６には、会議参加者ごとにｐｒｉｖａｔｅ用の回収資料（以下単に回収資料とする）のデータを保存する領域が用意されている。この領域は、会議参加者がメモ書きなどを行った配布資料を回収して、保存するための領域である。回収資料のデータも会議参加者のデータにひも付けされている。

なお、会議参加者は、該当の会議の議事録が発行されるまで、各自のメモ書きが記載されている回収資料を、例えば、各自が使用するＰＣなどから閲覧することができる。ただし、回収資料は会議資料のセキュリティを考慮して会議参加者各自のＰＣには保存することができないようになっている。

また、会議参加者は、会議資料に訂正部分が発生した場合や、アクションアイテム及び会議での決定事項などが記載された議事録が発行された際には、該当する会議資料、若しくは修正版の会議資料を入手することができる。

次に、本実施形態の上述したユーザ認証サーバ２の機能ブロックについて図３を用いて以下説明する。ユーザ認証サーバ２は、通信制御部２１と、操作部２２と、表示部２３と、制御部２４と、記憶部２５と、ユーザ情報データベース部２６とにより構成される。

上記の機能ブロックの内、上述した文書サーバ１における機能ブロックと同等の機能及び構成であるものについての説明は省略し、ここでは文書サーバ１と異なる機能ブロックであるユーザ情報データベース部２６について説明する。記憶手段としてのユーザ情報データベース部２６は、例えば図３（ｂ）に示すような各種データをユーザ情報として管理し、それらのデータを保持するためのデータベースを蓄積するＨＤＤ等で構成される。

図３（ｂ）に示すように、ユーザ情報データベース部２６には、各ＭＦＰ３を使用する会議参加者情報としてのユーザ情報が登録されている。ユーザ情報は、例えばユーザ名、社員番号、勤務地、及びメールアドレスにより構成されている。ユーザ認証サーバ２は、上述した通信制御部２１を介して文書サーバ１に接続されており、ユーザが上記ユーザ情報を用いて会議資料や回収資料にアクセスするための認証に使用される。

図に示すように、例えば本実施形態では、ユーザであるＡさんのユーザ情報として、Ａさんの名前が「Ａ」であり、社員番号が「１２３０００」であり、勤務地が「支社」であり、メールアドレスが「ａ＠ｍａｉｌ．ｃｏ．ｊｐ」である。また、ユーザであるＢさんのユーザ情報として、Ｂさんの名前が「Ｂ」であり、社員番号が「４５６０００」であり、勤務地が「本社」であり、メールアドレスが「ｂ＠ｍａｉｌ．ｃｏ．ｊｐ」である。

本実施形態においては、例えば、Ａさんが所定のＰＣ６から上述の社員番号等を入力し、ネットワーク回線を通じて文書サーバ１へアクセスする際、文書サーバ１はユーザ認証サーバ２におけるユーザ認証データベース部に登録されるＡさんの社員番号と照合し、一致すればＡさんが要求する会議資料等へのアクセスを許可する制御を行う。

次に、本実施形態の上述したＭＦＰ３の機能ブロックについて図４を用いて以下説明する。本実施形態のＭＦＰ３は、通信制御部３１と、操作表示部３２と、読取部３３と、印刷部３４と、記憶部３５と、制御部３６と、画像処理部３７と、認証部３８とにより構成される。

上記の機能ブロックの内、上述した文書サーバ１やユーザ認証サーバ２における機能ブロックと同等の機能及び構成であるものについての説明は省略し、ここでは文書サーバ１やユーザ認証サーバ２と異なる機能ブロックについて説明する。

まず、入力手段としての操作表示部３２は、例えば、会議参加者を識別するＩＤカードや社員番号を入力するタッチパネル等の操作画面を配した表示装置で構成されている。また、読取部３３は、例えば、回収資料を読み取るスキャナで構成される。また、出力手段としての印刷部３４は、例えば、会議資料データなどに基づいた画像を記録紙に印刷するプリンタユニットで構成される。プリンタユニットとしては、例えば、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、レーザーユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着装置とを有し、電子写真方式により画像形成を行う構成をとるが、これに限定されず、他方式のプリンタユニットを採用するものであってもよい。

本実施形態において、例えば、印刷部３４は、会議資料の印刷の際、会議資料にその特定情報としてのバーコード等のマークを併せて印刷する。このバーコードにより会議資料の回収状況を把握する。つまり、バーコードに係る会議資料の特定情報を予めＭＦＰ３の記憶部３５に記憶させておき、回収された会議資料のバーコードと照合することにより、会議資料の回収状況を把握する。

さらに、画像処理部３７は、例えば、読取部３３により読み取られた回収資料から手書きメモと配布資料のオリジナル文書を区分けして両者の差分情報データを抽出する機能ブロックである。また、画像処理部３７は、抽出した差分情報データとオリジナル文書データとを合成する機能を持つ。

さらに、認証部３８は、操作表示部３２から入力されたＩＤカード情報や社員番号などに基づいて会議参加者のユーザ認証を行う機能ブロックである。なお、ユーザ認証については、ＲＦＩＤなどによる無線認証であってもよい。

次に、本実施形態において、会議を実施する際に会議資料を印刷して会議参加者に配布し、会議終了後に配布した会議資料を回収する処理手順を図５のフローチャートを用いて以下説明する。ここでは、例えば、ＩＤが１である会議情報の戦略会議において、会議参加者のＡさんが会議に参加する際の会議資料の印刷、及び会議で使用した会議資料の回収の処理手順を例にとり説明する。

まず、Ａさんは、本社会議室ＣにあるＭＦＰ３ａにて、ＭＦＰ３ａの操作表示部３２ａよりＩＤカードを使用してＭＦＰ３ａにログインする（ステップＳ１）。ＭＦＰ３ａの認証部３８においてＩＤカードの情報に基づいてＡさんであると認証されたとき、ＭＦＰ３ａへのログインが許可される（ステップＳ１、許可）。なお、不許可の場合（ステップＳ１、不許可）はＡさんは再度ログイン処理を行う（ステップＳ１）。

ＡさんのＭＦＰ３ａへのログインが許可されると、ＡさんはＭＦＰ３ａへ戦略会議にて必要な会議資料の印刷を指示する（ステップＳ２）。ＭＦＰ３ａは、会議情報のＩＤ「１」に基づいて通信制御部１１を介して文書サーバ１へ問い合わせを行う（ステップＳ３）。文書サーバ１は、会議情報のＩＤ「１」に基づいて該当する戦略会議の有無、会議にひも付けられた会議資料の有無、及び参加者の該当情報などの検索を行う。

文書サーバ１において該当する戦略会議が存在することが確認され、該当する会議資料が検索されると、ＭＦＰ３ａは文書サーバ１から会議資料をダウンロードする（ステップＳ４）。そして、ＭＦＰ３ａは、印刷部により会議資料を印刷する。この際、ＭＦＰ３ａは、会議資料に、会議資料の回収時に必要な情報である該当会議を示すマークとして、バーコード等のマークを併せて印刷する（ステップＳ５）。そして、Ａさんは、印刷された会議資料を受け取り、会議に参加する（ステップＳ６）。

会議終了後、会議で使用した会議資料の回収につき、Ａさんは再びＭＦＰ３ａの操作表示部３２ａよりＩＤカードを使用してＭＦＰ３ａにログインする（ステップＳ７）。ＭＦＰ３ａの認証部３８ａにおいてＩＤカードの情報に基づいてＡさんであると認証されたとき、ＭＦＰ３ａへのログインが許可される（ステップＳ７、許可）。なお、不許可の場合（ステップＳ７、不許可）はＡさんは再度ログイン処理を行う（ステップＳ７）。ログイン後、ＭＦＰ３ａは、読取部３３においてＡさんが使用した会議資料の読取を行う（ステップＳ８）。

ＭＦＰ３ａは、画像処理部３７ａにおいて、読取部３３で読み取られたデータと、オリジナルの会議資料データとの差分を抽出する（ステップＳ９）。なお、ここでは、例えばＡさんが会議で使用した会議資料にメモ書きなどを行った部分などが差分データとして抽出される。ＭＦＰ３ａは、通信制御部３１ａを介して、抽出された差分データを文書サーバ１へ送信する（ステップＳ１０）。なお、このとき、Ａさんの回収資料である旨が判別できるように、個別情報としてＡさんのＩＤカード情報や社員番号が差分データに添付される（ステップＳ１０）。

その後、文書サーバ１において、受信した差分データが、及びＩＤカード又は社員番号などの個別情報と共に、Ａさん用の回収資料の保存領域に登録される（ステップＳ１１）。なお、Ａさん用の回収資料の保存領域は、会議に参加する際に会議資料を取得するタイミングで作成されても、会議終了後に会議資料を回収するタイミングで作成されてもどちらでもよい。

次に、本実施形態において、会議資料および回収資料の閲覧処理について図６のフローチャートを用いて以下説明する。ここでは、例えば、会議参加者のＡさんが支社勤務であるとし、Ａさんが本社で行われた会議出席の後、公共交通経路を利用して支社に帰社し、支社のオフィスエリアにおける自身のＰＣ６から会議資料を閲覧する処理手順を説明する。

まず、Ａさんが、自身のＰＣ６からＩＤカード情報または社員番号を入力して、本社の文書サーバ１へログインする（ステップＳ１０１）。文書サーバ１は、Ａさんの文書サーバ１へのログインを許可すると（ステップＳ１０１、許可）、ユーザ認証サーバ２を介してＡさんの認証を行う（ステップＳ１０２）。一方、文書サーバ１によるＡさんのログインが許可されないとき（ステップＳ１０１、不許可）、Ａさんは再度ログイン処理を試みることになる（ステップＳ１０１）。

ユーザ認証サーバ２においては、ＡさんのＩＤカード情報や社員番号に基づき、Ａさんの会議情報へのアクセス認証がなされる（ステップＳ１０２）。その後、文書サーバ１は、Ａさんがアクセス可能な会議情報を検索する（ステップＳ１０３）。

Ａさんがアクセス可能な会議情報が検索されると、文書サーバ１で管理されているＡさんの会議資料や回収資料などの情報一覧がＡさんのＰＣ６の表示画面に表示される（ステップＳ１０４）。この情報一覧には、例えば会議名、会議資料及び回収資料の有無が表示される。

Ａさんは、表示された情報一覧から閲覧したい会議資料または回収資料を選択する（ステップＳ１０５）。Ａさんが、自身のＰＣ６から文書サーバ１で管理されている会議資料を選択した場合（ステップＳ１０５、会議資料）、ＰＣ６の表示画面に会議資料が表示される（ステップＳ１０６）。一方、Ａさんが、自身のＰＣ６から文書サーバ１で管理されている回収資料を選択した場合（ステップＳ１０５、回収資料）、ＰＣ６の表示画面に会議資料と回収資料とを合成した内容の文書が表示される（ステップＳ１０７）。

なお、会議の議事録が発行されるまでは、セキュリティの観点から、会議参加者は例えば自身のＰＣ６からの閲覧のみが許可される。一方、議事録が発行された後は、閲覧のみならず、文書サーバ１に登録されている会議資料や回収資料のデータを入手することが可能となる。

次に、本実施形態において、議事録が発行された後における会議資料及び回収資料の閲覧処理について図７のフローチャートを用いて以下説明する。なお、本フローチャートにおける会議情報の検索処理（ステップＳ２０３）までは、上述の図６を用いて説明した会議資料および回収資料の閲覧処理と同様であるため説明を省略する。

Ａさんは、文書サーバ１がアクセス可能な会議情報を検索して、該当する会議情報があれば表示する。具体的には、例えば、文書サーバ１が会議主催者が既に議事録を発行しているか否かを確認して（ステップＳ２０４）、「議事録発行済み」が分かるマークなどと併せて会議情報の選択画面に表示する（ステップＳ２０５）。

Ａさんは、表示された会議情報から閲覧したい会議資料、又は回収資料を選択する（ステップＳ２０６）。Ａさんが、自身のＰＣ６から文書サーバ１で管理されている会議資料を選択した場合（ステップＳ２０６、会議資料）、ＰＣ６の表示画面に会議資料が表示される（ステップＳ２０７）。その後、議事録が発行済みの場合には、Ａさんは会議資料の自身のＰＣ６への保存、あるいは自身のＰＣ６からオフィスエリアに設置されたＭＦＰ３００ｄなどへ印刷指示を行う（ステップＳ２０８）。そして、Ａさんの指示を受けてＰＣ６に会議資料が保存されるか、またはＰＣ６を通じてＭＦＰ３００ｄで印刷処理が実行される（ステップＳ２１１）。

一方、Ａさんが、自身のＰＣ６から文書サーバ１で管理されている回収資料を選択した場合（ステップＳ２０６、回収資料）、ＰＣ６の表示画面に会議資料と回収資料とを合成した内容の文書が表示される（ステップＳ２０９）。その後、議事録が発行済みの場合には、Ａさんは合成文書の自身のＰＣ６への保存、あるいは自身のＰＣ６からオフィスエリアに設置されたＭＦＰ３００ｄなどへ印刷指示を行う（ステップＳ２１０）。そして、Ａさんの指示を受けてＰＣ６に合成文書が保存されるか、またはＰＣ６を通じてＭＦＰ３００ｄ等で印刷処理が実行される（ステップＳ２１１）。

次に、本実施形態において、複数の回収資料から抽出した共通部分を会議資料に反映して修正版の会議資料を作成する処理について、図８のフローチャートを用いて以下説明する。なお、本フローチャートにおけるユーザ認証サーバ２による認証処理（ステップＳ３０２）までは、上述の図６を用いて説明した会議資料および回収資料の閲覧処理などと同様であるため説明を省略する。ただし、本処理では、例えば会議主催者又は特定の担当者に修正版の会議資料の作成の許可がなされるものとする。

ここで、例えば複数の回収資料に共通にメモ書きされる事項は、会議資料の訂正部分、アクションアイテム並びに決定事項などの重要度の高い情報であると考えられる。このため、複数の回収資料から抽出した共通部分を会議資料に反映させることにより、会議参加者は上記重要度の高い情報を共有することが可能となる。

前提として、回収資料にメモ書き等された追加事項に関する情報が会議参加者ごとに確保されている回収資料の保存領域に保存されているものとする。そして、例えばＡさんが会議主催者であるとして、支社Ｙの自身のＰＣ６００から文書サーバ１に対して回収資料の抽出指示を行う（ステップＳ３０３）。指示を受けた文書サーバ１は、該当する会議における回収資料を取得する（ステップＳ３０４）。

そして、文書サーバ１は取得した回収資料からメモ書きの共通部分を抽出する（ステップＳ３０５）。このときの共通部分の抽出は、文書サーバ１において、該当する回収資料からパターン認識などの手法により行われる。

さらに、文書サーバ１はオリジナルの会議資料を取得する（ステップＳ３０６）。その後、文書サーバ１は、オリジナルの会議資料に回収資料から抽出した共通部分を反映する（ステップＳ３０７）。そして、共通部分が反映された会議資料が修正版の会議資料を保存する領域に、該当する会議データに関連付けられて保存される（ステップＳ３０８）。

なお、作成された修正版の会議資料には、議事録などに添付できるよう会議主催者、若しくは会議主催者が許可した議事録の担当者がアクセスすることができる。また、議事録が発行された後は、会議参加者も修正版の会議資料の閲覧、保存、及び印刷が可能となる。

なお、上述する各実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であり、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更実施が可能である。上述した本実施形態においては、出力手段としての印刷手段を用いて会議資料等の印刷を行っているが、例えば、出力手段として表示装置を備えたノートＰＣなどの携帯情報端末に会議資料等を表示させ、と同時に上記表示装置はタッチパネル機能を併せ持ち、会議参加者が表示装置に対するタッチ操作によりメモ書きした内容をオリジナルの会議資料に反映させる構成としてもよい。なお、ここでの記述における出力手段としての表示装置と本発明の表示手段とは明確に区別されるものとする。

また、上述した本実施形態においては、ユーザ認証サーバを使用して会議参加者の本人認証を行う構成としているが、例えば、文書サーバそれ自体がユーザ認証サーバとしての機能を備え、上記同様の処理を行うものであってもよい。また、ＭＦＰ自体が文書サーバとしての機能とユーザ認証サーバとしての機能を併せ持つ構成としてもよい。

１ 文書サーバ
２ ユーザ認証サーバ
３、３００ ＭＦＰ
４、５、４００、５００ ルータ
６、６００ ＰＣ
１１、２１、３１ 通信制御部
１２、２２ 操作部
１３、２３ 表示部
１４、２４、３６ 制御部
１５、２５、３５ 記憶部
１６ 会議情報データベース部
２６ ユーザ情報データベース部
３２ 操作表示部
３３ 読取部
３４ 印刷部
３７ 画像処理部
３８ 認証部

特開２０１０−２２４６７４号公報

Claims (10)

1. 会議情報を蓄積する文書サーバと画像形成装置とがネットワークを介して接続された会議情報管理システムであって、
   前記文書サーバは、
   前記会議情報と前記会議情報に係る会議の参加者情報をひも付けて記憶する記憶手段と、
   前記画像形成装置から入力された参加者情報と前記記憶手段に記憶された参加者情報に基づいて参加者の本人認証を行う認証手段とを備え、
   前記画像形成装置は、
   前記参加者の操作を受け付ける入力手段と、
   前記認証手段により本人認証された前記参加者の前記入力手段により受け付けられた操作を受け、前記記憶手段に記憶された前記会議情報を出力する出力手段と、
   少なくとも会議終了後に前記参加者から回収する前記会議情報を読み取る読取手段と、
   少なくとも会議前に前記出力手段により出力される前記会議情報に関するデータと、前記読取手段により読み取られた前記会議終了後の前記会議情報に関するデータとを比較して差分データを抽出する画像処理手段とを備え、
   前記記憶手段は、少なくとも前記画像処理手段により抽出された前記差分データを記憶することを特徴とする会議情報管理システム。
2. 前記画像処理手段は、前記画像処理手段により抽出された前記差分データと少なくとも会議前に前記出力手段により出力される前記会議情報に関するデータとを合成することを特徴とする請求項１記載の会議情報管理システム。
3. 前記画像形成装置は、
   前記会議情報を表示する表示手段をさらに備え、
   前記文書サーバは、
   前記認証手段により認証された前記参加者の参加者情報にひも付けられた前記会議情報を前記記憶手段から検索し、検索された前記会議情報の前記表示手段への表示を制御する制御手段をさらに備えることを特徴とする請求項１又は２記載の会議情報管理システム。
4. 前記制御手段は、会議の議事録が発行されているとき検索された前記会議情報の前記表示手段による表示を許可することを特徴とする請求項３記載の会議情報管理システム。
5. 前記制御手段は、会議の議事録が発行されているとき検索された前記会議情報の前記出力手段による出力を許可することを特徴とする請求項３又は４記載の会議情報管理システム。
6. 会議情報と前記会議情報に係る会議の参加者情報をひも付けて記憶する記憶手段と、
   会議の参加者の操作を受け付ける入力手段と、
   前記入力手段から入力された参加者情報と前記記憶手段に記憶された参加者情報に基づいて参加者の本人認証を行う認証手段と、
   前記認証手段により本人認証された前記参加者の前記入力手段により受け付けられた操作を受け、前記記憶手段に記憶された前記会議情報を出力する出力手段と、
   少なくとも会議終了後に前記参加者から回収する前記会議情報を読み取る読取手段と、
   少なくとも会議前に前記出力手段により出力される前記会議情報に関するデータと、前記読取手段により読み取られた前記会議終了後の前記会議情報に関するデータとを比較して差分データを抽出する画像処理手段とを備え、
   前記記憶手段は、少なくとも前記画像処理手段により抽出された前記差分データを記憶することを特徴とする画像形成装置。
7. 前記画像処理手段は、前記画像処理手段により抽出された前記差分データと少なくとも会議前に前記出力手段により出力される前記会議情報に関するデータとを合成することを特徴とする請求項６記載の画像形成装置。
8. 前記会議情報を表示する表示手段と、
   前記認証手段により認証された前記参加者の参加者情報にひも付けられた前記会議情報を前記記憶手段から検索し、検索された前記会議情報の前記表示手段への表示を制御する制御手段をさらに備えることを特徴とする請求項６又は７記載の画像形成装置。
9. 前記制御手段は、会議の議事録が発行されているとき検索された前記会議情報の前記表示手段による表示を許可することを特徴とする請求項８記載の画像形成装置。
10. 前記制御手段は、会議の議事録が発行されているとき検索された前記会議情報の前記出力手段による出力を許可することを特徴とする請求項８又は９記載の画像形成装置。

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