JP2007081652A - 送信機能付き共有情報処理装置、画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】個人アドレス帳にある宛先データを他人に有効利用させる。
【解決手段】個人アドレス帳記憶部１４に個人アドレス帳が登録されると、共有アドレス帳生成処理部１２は、その個人アドレス帳から１エントリずつ取り出し、当該エントリと同じエントリが個人アドレス帳記憶部１４に登録されている他人の個人アドレス帳に登録されていれば、当該エントリを共有アドレス帳に登録する。その後、ユーザが複合機２から携帯電話８へ電子文書の文書ＩＤを電子メールにて送信する際に宛先を指定することになるが、このとき、電子メール送信処理部１３は、送信者の個人アドレス帳に加えて共有アドレス帳に登録されているエントリを選択可能にリスト表示する。
【選択図】図２

Description

本発明は、画像形成装置若しくは送信機能を有し複数ユーザによって共有される情報処理装置、特に送信対象の電子データを送信する際の送信先指定の手法に関する。

近年の複合機には、印刷機能、コピー機能、スキャナ機能等に加えて、指定された宛先へ読取文書等の画像データをメール送信する電子メール機能が搭載されるなど、多機能化が進んでいる。一方、携帯電話やＰＤＡ（Personal Digital Assistant）などの携帯端末機器には、従来から搭載されている電子メール機能に加えて、赤外線通信等の近距離無線通信機能が搭載された機種も普及してきており、利便性が更に向上している。このような複合機や携帯端末機器等の高機能化を有効利用することで様々な利用形態、サービス等が提案されている。

例えば、電子文書の転送サービスでは、文書のスキャンにより複合機Ａに電子文書が保存されたとき、複合機Ａは、その電子文書の識別情報（以下、「文書ＩＤ」）をメール送信するなどして携帯電話に通知する。携帯電話のユーザは、携帯電話に保持された文書ＩＤを近くにある複合機Ｂに赤外線通信を利用して送信する。複合機Ｂは、文書ＩＤをキーに複合機Ａから電子文書を取得し、印刷する。このサービスを利用すると、文書作成者からしてみれば、紙文書を配布する際には必要部数のコピーをとって配布するなどの作業が不要となり便利である。一方、携帯電話のユーザは、近くに印刷可能な複合機があれば、必要なドキュメントをいつでもどこでも必要なときに入手することができる。

ところで、複合機に保存した電子文書の文書ＩＤを、電子メール機能を利用して所望のユーザへ送信する際には、宛先としてメールアドレスを入力する必要があるが、メールアドレスをその都度入力指定するのは手間がかかり面倒である。そこで、このような手間を解消するために、通常はアドレス帳を利用する。アドレス帳とは、個人毎に頻繁に連絡をとる宛先データ（電話番号、ＦＡＸ番号、電子メールアドレスなど）を記録したリストであり、電子機器においてはメモリに記憶されている。なお、上記例の複合機のように共有機器に記憶されたアドレス帳は、任意の利用者から参照可能となっているので、このアドレス帳を「共有アドレス帳」と呼ぶことにする。

共有アドレス帳を設けることで、各個人が個々にアドレス帳を用意しなくてもよいので便利であるが、所望のメールアドレスが共有アドレス帳に登録されていない場合も当然ながらあり得る。この場合、人からの情報収集等何らかの方法にてメールアドレスを入手し、そして今後のために共有アドレス帳に登録したりする。しかし、その情報収集作業に手間がかかり面倒である。また、企業では、ディレクトリサーバ（いわゆる企業版の１０４サービス）を運用管理することで、各共有機器から宛先を検索し、参照するシステムを設けることで手間を省く方法もある。しかし、ディレクトリサーバの運用管理に多大なコストがかかる問題があり、数万人以上を対象にしないとメリットがない。

そこで、各個人が使用している携帯電話のアドレス帳を利用する方法がある。このアドレス帳は、個人が着信した発呼側電話番号や受信した電子メールの送信側メールアドレスを手軽に登録でき、使用頻度の高い宛先が記憶される。従って、各個人は、各自所有の携帯電話のアドレス帳を共有機器に転送、記憶しておき、電子メールの宛先を指定する際には転送したアドレス帳から選択する。これにより、メールアドレスをいちいち入力せずにすむので便利である。なお、各個人のアドレス帳で共有機器で記憶されているアドレス帳を「個人アドレス帳」と呼ぶことにする。

特開２００３−２２４６８７号公報 特開２００３−２０２９６９号公報 特開２００４−０５０５８５号公報 特開２００３−２８８２８７号公報 特開２０００−０４７９８０号公報

しかしながら、個人アドレス帳にある宛先データは、その個人専用であり通常は公開しない。従って、複数の利用者によって利用される共有機器に宛先データが存在している可能性があるのにもかかわらず、そこにある宛先データは個人専用のデータであるために他人が有効に利用することができない。

本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、個人アドレス帳にある宛先データを他人に有効利用させることを目的とする。

以上のような目的を達成するために、本発明に係る送信機能付き共有情報処理装置は、電子データの送信先として指定可能な送信先情報が登録された各個人使用の個人アドレス帳を当該使用者のみ参照可能に記憶する個人アドレス帳記憶手段と、個人アドレス帳それぞれに登録される送信先情報の中から、他の個人アドレス帳にも登録されている送信先情報を抽出して共有アドレス帳に登録する共有アドレス帳生成処理手段と、共有アドレス帳を記憶する共有アドレス帳記憶手段と、入力された電子データを、共有アドレス帳若しくは送信者使用の個人アドレス帳の中から送信者によって選択された送信先情報から特定される送信先へ送信する電子データ送信処理手段とを有することを特徴とする。

他の発明に係る送信機能付き共有情報処理装置は、電子データの送信先として指定可能な送信先情報が登録された個人使用の個人アドレス帳を読み込み、各送信先情報に対して当該送信先情報の使用許可に関する使用許可情報設定用のチェックシートを印刷する印刷手段と、使用許可情報が記入されたチェックシートを読み取る読取手段と、読み取られたチェックシートを解析することによって認識した使用許可情報を、当該個人アドレス帳に付加する使用許可情報付き個人アドレス帳生成処理手段と、前記個人アドレス帳生成処理手段が生成した個人アドレス帳を記憶する個人アドレス帳記憶手段と、送信対象の電子データが入力されたとき、ユーザ認証により特定された当該送信者により送信先として指定可能な送信先情報を、各個人アドレス帳に付加された使用許可情報を参照することによって前記個人アドレス帳記憶手段に記憶された全ての個人アドレス帳から抽出し、その抽出した送信先情報の中から当該送信者によって選択された送信先情報から特定される送信先へ送信する電子データ送信処理手段とを有することを特徴とする。

また、使用許可情報には、各送信先情報を複数のグループに分類できる属性項目毎に、使用の可否が設定されており、前記電子データ送信処理手段は、送信者により選択されたグループに属する送信先情報を前記個人アドレス帳記憶手段に記憶された全ての個人アドレス帳から抽出することを特徴とする。

また、前記電子データ送信処理手段は、使用許可情報に含まれる非公開属性項目に対して非公開が設定されている送信先情報は抽出対象外とすることを特徴とする。

本発明に係る画像形成装置は、入力された電子データを、指定された送信先へ送信する機能を有する画像形成装置において、前述した各発明に係る送信機能付き共有情報処理装置のいずれかであるものとする。

本発明によれば、複数のユーザによって共有可能な共有アドレス帳を生成し、そして、複数のユーザの個人アドレス帳に登録されている送信先情報は、個人専用ではなく共有可能な送信先情報とみなして当該送信先情報を共有アドレス帳に登録するようにした。これにより、複数の他人の個人アドレス帳に登録されている送信先情報を有効利用することができるので、電子データを送信する際の送信先の指定を簡便に行うことができる。

また、各個人アドレス帳に登録された送信先情報のうち使用が許可された全ての送信先情報を共有することができるので、電子データを送信する際の送信先の指定を簡便に行うことができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

実施の形態１．
図１は、本発明に係る画像形成装置を含む電子文書転送サービスシステムの全体構成図である。複合機２は、本発明に係る画像形成装置に相当する機器であり、印刷機能、コピー機能、スキャナ機能、電子メール機能等を有している。また、複合機２は、これらの各機能を発揮する際に、スキャナやプリンタというハードウェア構成を動作制御するためにコンピュータが内蔵されているので、本発明に係る送信機能付き共有情報処理装置でもある。複合機４は、基本的には従来の構成で実現可能であるが、複合機２と同様の構成を設けてもよい。複合機２は、複合機４と公衆網６を介して電子データの情報交換を行う。また、複合機２は、図示しないメールサーバ、携帯電話網を介して携帯電話８へ電子メールを送信する。携帯電話８は、赤外線通信等の近距離無線通信機能が搭載された機種であり、複合機４と無線通信を行う。

本実施の形態における電子文書転送サービスの実施内容及び手順等は、複合機２における電子メールの送信処理以外従来技術と同様でよい。すなわち、文書のスキャンにより複合機２に保存された電子文書の文書ＩＤを電子メールにて携帯電話８に通知する。携帯電話８のユーザは、携帯電話８に保持された文書ＩＤを近くにある複合機４に近距離通信を利用して送信する。複合機４は、文書ＩＤをキーに複合機２から電子文書を取得し、印刷する。

図２は、本実施の形態における複合機２のブロック構成図である。複合機２は、アドレス帳受信処理部１１、共有アドレス帳生成処理部１２及び電子メール送信処理部１３を有している。アドレス帳受信処理部１１は、送信対象の電子文書を複合機２に登録する送信者が個人使用する携帯電話（図示せず）に登録されているアドレス帳を受信し、個人アドレス帳記憶部１４に登録する。個人アドレス帳記憶部１４には、アクセス権の設定等を利用して当該送信者のみが参照可能に登録されるものとする。また、携帯電話の所有者が当該個人であろうと企業等であろうと、携帯電話に登録されているアドレス帳には、当該使用者個人が電子データの送信先として指定しうる送信先情報が登録されている。複合機２は、上記の通り複数ユーザによって共有される装置であることから、個人アドレス帳記憶部１４にも複数のユーザが個々に使用する個人アドレス帳が登録されることになるが、共有アドレス帳生成処理部１２は、個人アドレス帳それぞれに登録される送信先情報の中から、他の個人アドレス帳にも登録されている送信先情報を抽出して、共有アドレス帳記憶部１５に記憶されている共有アドレス帳に登録する。共有アドレス帳は、複数のユーザによって参照可能に、複合機２にただ１つ用意される。電子メール送信処理部１３は、入力された電子データを、共有アドレス帳若しくは送信者使用の個人アドレス帳の中から送信者によって選択された送信先情報から特定される送信先へ送信する。本実施の形態では、文書ＩＤを携帯電話８に送信するので、ここでは文書ＩＤが電子データに相当する。また、本実施の形態では、電子データの送信ツールとして電子メール機能を用いる場合を例にするので、電子データ送信処理手段として電子メール送信処理部１３を示したが、ＦＡＸデータ等送信対象とする電子データの種類に対応した電子データ送信処理手段を設ければよい。

なお、複合機２が有する構成要素１１〜１３は、各構成要素が持つ処理機能を発揮するソフトウェアプログラムと複合機２のハードウェア資源との協調動作により実現される。

次に、本実施の形態における動作について説明する。まず、本実施の形態において特徴的な共有アドレス帳に生成処理について図３に示したフローチャートを用いて説明する。

最初に、複合機２の各ユーザは、個人使用の携帯電話に記憶されているアドレス帳を複合機２に事前に登録しておく必要がある。これは、携帯電話８が複合機４に文書ＩＤを送る際に利用した赤外線通信等の無線通信機能や、あるいはＵＳＢ等の有線通信機能を用いればよい。アドレス帳受信処理部１１は、携帯電話から送られてくるアドレス帳を受信すると、これを個人アドレス帳記憶部１４に登録する（ステップ１０１）。

なお、送信先情報は、図４に例示したようにＶｃａｒｄ形式にて複合機２に入力されてくるので、アドレス帳受信処理部１１は、これを解釈し、図５に例示したように１レコードずつ登録していく。

個人アドレス帳記憶部１４に個人アドレス帳が登録されると、共有アドレス帳生成処理部１２は、その個人アドレス帳から生成された送信先情報を１レコード（エントリ）ずつ取り出して（ステップ１０２）、全てのレコードに対して以下の処理を繰り返し実施する（ステップ１０３）。すなわち、個人アドレス帳記憶部１４に登録されている全ての個人アドレス帳、つまり、他人の個人アドレス帳の全エントリと、取り出した１エントリとを比較し（ステップ１０４）、当該１エントリと一致するエントリが存在すれば、そのエントリを共有アドレス帳に登録する（ステップ１０５，１０６）。存在しなければ、共有データ対象としないため、共有アドレス帳に登録しない。

以上の処理を繰り返すことで、新たに記憶された個人アドレス帳に登録されている各エントリのうち他人のアドレス帳にも登録されているエントリは、個人専用の非公開データとはせずに共有する公開データとして取り扱うことにする。

図３のフローチャートに示した処理は、個人アドレス帳が複合機２に登録される度に実施されることになる。最初に登録される個人アドレス帳は、比較すべき個人アドレス帳が存在しないので、共有アドレス帳に登録されるエントリはない。しかし、２番目、３番目と個人アドレス帳が複合機２に登録される度に比較すべき個人アドレス帳が増えていくので、共有アドレス帳に登録されるエントリは、徐々に増えていくことになると考えられる。

その後、ユーザが事業所内設置の複合機２で読み取った文書を外出者に送って印刷させたい場合、前述したように当該者使用の携帯電話８に当該電子文書の文書ＩＤを電子メールにて送信することになる。このとき、文書登録者（送信者）が本文に文書ＩＤが記載された電子メールの宛先を指定することになるが、このとき、電子メール送信処理部１３は、送信者の個人アドレス帳に加えて共有アドレス帳に登録されているエントリを複合機２の操作パネルにリスト表示する。なお、エントリには、電話番号、ＦＡＸ番号等種々の送信先情報が登録されているので、電子メール送信処理部１３は、メールアドレスのみを抽出してリスト表示するのが好適である。また、個人アドレス帳及び共有アドレス帳の双方に登録されているエントリも存在しうるので、このようなエントリを事前に探し出して重複表示を回避するのが好適である。このように、リスト表示したエントリの中から送信者が電子メールの宛先に指定したいエントリを選択すると、電子メール送信処理部１３は、その選択されたエントリ先へ電子メールを送信する。この送信する際に処理をより詳細に説明すると、図４から明らかなように、エントリ（レコード）を構成するデータ（文字列）には、メールアドレス以外にも、電話番号などの送信先情報の種別を識別しうるデータや氏名等個人を特定しうるデータが含まれているので、電子メール送信処理部１３は、その選択されたエントリ（レコード）の中からメールアドレス（文字列）のみを抽出し、それを電子メールの宛先に指定する。

本実施の形態によれば、複数のユーザによって共有可能な共有アドレス帳を生成し、そして、複数のユーザの個人アドレス帳に登録されている送信先情報は、個人専用ではなく共有可能な送信先情報とみなして当該送信先情報を共有アドレス帳に登録するようにした。これにより、複数の他人の個人アドレス帳に登録されていた宛先データを有効利用することができるので、電子メールを送信する際の宛先の設定を簡便に行うことができる。

実施の形態２．
図６は、本実施の形態における複合機２のブロック構成図である。複合機２は、アドレス帳受信処理部２１、チェックシート印刷処理部２２、チェックシート読取処理部２３、アドレス帳生成処理部２４及び電子メール送信処理部２５を有している。アドレス帳受信処理部２１は、基本的には実施の形態１のアドレス帳受信処理部１１と同じであるが、受信した個人アドレス帳の書込先が個人アドレス帳一時保持部２６である点で異なる。チェックシート印刷処理部２２は、アドレス帳受信処理部２１が受信した個人アドレス帳に登録されている各送信先情報の使用許可に関する使用許可情報設定用のチェックシートを印刷する。そのチェックシートには、送信者によるチェックによって使用許可情報が設定されることになるが、チェックシート読取処理部２３は、その使用許可情報が設定されたチェックシートを読み取る。アドレス帳生成処理部２４は、個人アドレス帳と、当該個人アドレス帳に対応したチェックシートから認識できる使用許可情報とからフラグ付き個人アドレス帳を生成し、フラグ付き個人アドレス帳記憶部２７に登録する。電子メール送信処理部２５は、基本的には実施の形態１の電子メール送信処理部１３と同じであるが、電子メールの宛先指定に用いるアドレス帳が異なる。

なお、複合機２が有する構成要素２１〜２５は、各構成要素が持つ処理機能を発揮するソフトウェアプログラムと複合機２のハードウェア資源との協調動作により実現される。また、本実施の形態における電子文書転送サービスシステムの全体構成は、図１に示した実施の形態１と同じでよい。

次に、本実施の形態における動作について説明する。まず、本実施の形態において特徴的なフラグ付き個人アドレス帳に生成処理について図７に示したフローチャートを用いて説明する。

最初は実施の形態１と同様、複合機２の各ユーザは、個人使用の携帯電話に記憶されているアドレス帳を複合機２に事前に登録しておく必要がある。アドレス帳受信処理部１１は、携帯電話から送られてくるアドレス帳を受信すると、これを個人アドレス帳一時保持部２６に登録することで一時保持しておく（ステップ２０１）。なお、受信された個人アドレス帳は、当該個人アドレス帳に使用許可情報が付加されフラグ付き個人アドレス帳記憶部２７に登録されるまでの間、個人アドレス帳一時保持部２６で一時保持される。

個人アドレス帳一時保持部２６に個人アドレス帳が登録されると、チェックシート印刷処理部２２は、アドレス帳受信処理部２１が受信した個人アドレス帳に登録されている各送信先情報に基づきチェックシートを生成し、印刷する（ステップ２０２）。図８に印刷されたチェックシートの例を示す。図８に示したように、チェックシートには、個人アドレス帳に登録されている送信先情報の一覧と、各送信先情報に対応させて使用許可情報として設定する「非公開」及び「顧客」に対するチェック欄が設けられる。「非公開」及び「顧客」は、各送信先情報を複数のグループに分類しうる属性項目である。このうち、「非公開」の欄には、当該送信先情報を公開しない、つまり共有させたくない場合にチェックする。「顧客」の欄には、当該送信先情報が顧客データの場合にチェックする。このチェックシートにチェックが記入された例を図９に示す。

ユーザは、チェックシートの必要な箇所にチェックを記入した後、複合機２のスキャナ機能を利用してチェックシートをスキャンする。チェックシート読取処理部２３は、このユーザ操作に応じてチェックシートを読み取る（ステップ２０３）。

アドレス帳生成処理部２４は、個人アドレス帳に登録された送信先情報と、読み取られたチェックシートへのチェックの位置からユーザにより設定された使用許可情報とを取得する（ステップ２０４）。なお、本実施の形態では、個人アドレス帳一時保持部２６から個人アドレス帳に登録された送信先情報を取得するようにしたが、ＯＣＲ認識処理等によりチェックシートから送信先情報を取得するようにしてもよい。

図１０は、本実施の形態において生成されるフラグ付き個人アドレス帳のデータ構成例を示した図である。この図１０から明らかなように、当該個人アドレス帳に登録された送信先情報に対応させて、非公開及び顧客の各設定フィールドが設けられており、アドレス帳生成処理部２４は、チェックシートにチェックされた位置に対応させて非公開及び顧客の各フィールドにフラグをセットする。つまり、フラグがセットされた位置は、非公開とする送信先情報であり、あるいは顧客を示す送信先情報である。アドレス帳生成処理部２４は、個人アドレス帳が受信されると、当該個人アドレス帳にフラグ情報で表される使用許可情報を付加することでフラグ付き個人アドレス帳を生成し、フラグ付き個人アドレス帳記憶部２７に登録する（ステップ２０５）。

その後、ユーザが事業所内設置の複合機２で読み取った文書を外出者に送って印刷させたい場合、前述したように当該者使用の携帯電話８に当該電子文書の文書ＩＤを電子メールにて送信することになる。このとき、文書登録者（送信者）が本文に文書ＩＤが記載された電子メールの宛先を指定することになるが、このとき、電子メール送信処理部１３は、図１１に例示したメールアドレスリストの選択画面を複合機２の操作パネル上に表示する。この選択画面上には、「個人」、「社内」、「顧客」及び「共有」というグループが選択できる各ボタン３０が表示され、ユーザは、この中から所望のボタン３０を選択することになる。「個人」は、個人アドレス帳に登録されたメールアドレスをリスト表示する際に選択される。「社内」は、全個人アドレス帳に登録されている当該企業に所属する従業員のメールアドレスをリスト表示する際に選択される。本実施の形態では、メールアドレスに含まれる“＠”以降の文字列によって従業員か否かを自動的に判断する。もちろん、前述した「非公開」等と同様にチェックシート上でチェックできるようにしてもよい。「顧客」は、全個人アドレス帳に登録されたメールアドレスのうち「顧客」にフラグ情報が設定されている送信先情報を抽出してリスト表示する際に選択される。「共有」は、全個人アドレス帳に登録されたメールアドレスのうち「非公開」にフラグ情報が設定されていない送信先情報を抽出してリスト表示する際に選択される。つまり、本実施の形態では、他人の個人アドレス帳のうち「非公開」と設定されていない送信先情報は、全て共有の宛先データとして取り扱うことにした。

電子メール送信処理部１３は、表示されたボタン３０の中からユーザに選択されたボタン３０に該当するメールアドレスを、該当する個人アドレス帳から抽出して複合機２の操作パネル上にリスト表示する。なお、上記実施の形態１と同様にエントリ（送信先情報）には、電話番号、ＦＡＸ番号等種々の送信先情報が登録されているので、電子メール送信処理部１３は、メールアドレスのみを抽出してリスト表示するのが好適である。また、個人アドレス帳及び共有アドレス帳の双方に登録されているエントリも存在しうるので、このようなエントリを事前に探し出して重複表示を回避するのが好適である。このように、リスト表示したエントリの中から送信者が電子メールの宛先に指定したいエントリを選択すると、電子メール送信処理部１３は、実施の形態１と同様にして、選択されたエントリ先へ電子メールを送信する。

本実施の形態によれば、複数のユーザによって共有可能な共有アドレス帳を生成せずに、「非公開」として指定されていないエントリを全て共有可能な宛先データとみなして他人でも使用できるようにした。これにより、複数の他人の個人アドレス帳に登録されていた宛先データを有効利用することができるので、電子メールを送信する際の宛先の設定を簡便に行うことができる。また、参照可能なメールアドレスをグループ分けして表示できるようにしたので便宜である。

なお、本実施の形態では、各送信先情報に設定する使用許可情報の例として「非公開」及び「顧客」という各送信先情報を複数のグループに分類できる属性項目を用いた例を示したが、この属性項目は、使用目的等に応じて適宜設定することができる。ところで、ユーザＡの宛先データを、あるユーザは「非公開」と設定し、他のユーザは設定しない場合がある。つまり、相反する設定がされている場合もあり得る。この場合は、１人でも「非公開」と設定されていなければ、非公開とする。あるいは、ｍ人中ｎ（ｍ≧ｎ）人が「非公開」であれば「非公開」とするなど、予め規則を決めて対応すればよい。

上記各実施の形態では、電子データの送信機能として電子メール送信機能を例にして説明したが、ネットワークを介したデータ転送機能やＦＡＸ送信機能等にも適用することは可能である。また、共有情報処理装置の例として複合機２を用いて説明したが、アドレス帳を共有可能に記憶し、かつ使用できる環境を構築できる装置であれば、複合機以外の装置でも本発明は適用することは可能である。

本発明に係る画像形成装置を含む電子文書転送サービスシステムの全体構成図である。 実施の形態１における複合機のブロック構成図である。 実施の形態１における共有アドレス帳の生成処理を示したフローチャートである。 実施の形態１において個人アドレス帳に記憶されている送信先情報をＶｃａｒｄ形式にて表現したときの例を示した図である。 実施の形態１において個人アドレス帳記憶部に登録された送信先情報のデータ構成例を示した図である。 実施の形態２における複合機のブロック構成図である。 実施の形態２におけるフラグ付き個人アドレス帳の生成処理を示したフローチャートである。 実施の形態２で使用するチェックシートの印刷例を示した図である。 図８に示したチェックシートにチェックが記入されたときの例を示した図である。 実施の形態２において生成されるフラグ付き個人アドレス帳のデータ構成例を示した図である。 実施の形態２におけるメールアドレスリスト選択画面の表示例を示した図である。

符号の説明

２，４ 複合機、６ 公衆網、８ 携帯電話、１１ アドレス帳受信処理部、１２ 共有アドレス帳生成処理部、１３ 電子メール送信処理部、１４ 個人アドレス帳記憶部、１５ 共有アドレス帳記憶部、２１ アドレス帳受信処理部、２２ チェックシート印刷処理部、２３ チェックシート読取処理部、２４ アドレス帳生成処理部、２５ 電子メール送信処理部、２６ 個人アドレス帳一時保持部、２７ フラグ付き個人アドレス帳記憶部、２８ チェックシート、３０ ボタン。

Claims (5)

1. 電子データの送信先として指定可能な送信先情報が登録された各個人使用の個人アドレス帳を当該使用者のみ参照可能に記憶する個人アドレス帳記憶手段と、
   個人アドレス帳それぞれに登録される送信先情報の中から、他の個人アドレス帳にも登録されている送信先情報を抽出して共有アドレス帳に登録する共有アドレス帳生成処理手段と、
   共有アドレス帳を記憶する共有アドレス帳記憶手段と、
   入力された電子データを、共有アドレス帳若しくは送信者使用の個人アドレス帳の中から送信者によって選択された送信先情報から特定される送信先へ送信する電子データ送信処理手段と、
   を有することを特徴とする送信機能付き共有情報処理装置。
2. 電子データの送信先として指定可能な送信先情報が登録された個人使用の個人アドレス帳を読み込み、各送信先情報に対して当該送信先情報の使用許可に関する使用許可情報設定用のチェックシートを印刷する印刷手段と、
   使用許可情報が記入されたチェックシートを読み取る読取手段と、
   読み取られたチェックシートを解析することによって認識した使用許可情報を、当該個人アドレス帳に付加する使用許可情報付き個人アドレス帳生成処理手段と、
   前記個人アドレス帳生成処理手段が生成した個人アドレス帳を記憶する個人アドレス帳記憶手段と、
   送信対象の電子データが入力されたとき、ユーザ認証により特定された当該送信者により送信先として指定可能な送信先情報を、各個人アドレス帳に付加された使用許可情報を参照することによって前記個人アドレス帳記憶手段に記憶された全ての個人アドレス帳から抽出し、その抽出した送信先情報の中から当該送信者によって選択された送信先情報から特定される送信先へ送信する電子データ送信処理手段と、
   を有することを特徴とする送信機能付き共有情報処理装置。
3. 請求項２記載の送信機能付き共有情報処理装置において、
   使用許可情報には、各送信先情報を複数のグループに分類できる属性項目毎に、使用の可否が設定されており、
   前記電子データ送信処理手段は、送信者により選択されたグループに属する送信先情報を前記個人アドレス帳記憶手段に記憶された全ての個人アドレス帳から抽出することを特徴とする送信機能付き共有情報処理装置。
4. 請求項３記載の送信機能付き共有情報処理装置において、
   前記電子データ送信処理手段は、使用許可情報に含まれる非公開属性項目に対して非公開が設定されている送信先情報は抽出対象外とすることを特徴とする送信機能付き共有情報処理装置。
5. 入力された電子データを、指定された送信先へ送信する機能を有する画像形成装置において、
   請求項１乃至４のいずれか１項に記載された送信機能付き共有情報処理装置であることを特徴とする画像形成装置。

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