JP5007642B2 - 電子メール配信システム - Google Patents

Description

本発明は電子メール配信システムに関し、特に対象文書に対する処理を実行したユーザの少なくとも一部に対して電子メールを送付する電子メール配信システムに関する。

オフィス内等においては、作成した文書を複数人で共有するために、電子メール等を通じて電子文書を配布したり、インターネット上に電子文書をアップロードしたりすることが頻繁に行われている。このような場合に、電子文書を閲覧等した人が、その文書の作成者や、過去から現在に至るまでにその文書の作成に関与した人、現在その文書を保持している人などに対してメッセージを送信したい場合がある。具体的には、例えば、電子文書や紙文書を読んだ人が、文書中に誤りや訂正箇所を発見し、それらについて文書の作成者等に通知したい場合や、文書中の不明な部分について、その文書の作成者等に質問をしたい場合などである。

従来は、電子メールで送信される電子文書の場合には、その送信元に対してメールを返信し、また、文書中に文書作成者の連絡先（メールアドレスや電話番号、ファックス番号など）が記載されているような場合には、その連絡先に対して連絡するなどして、メッセージを伝えることとしていた。また、紙文書（印刷物）の場合、印刷物にメールアドレスに対応するコード情報を予め印刷しておき、そのコード情報を携帯端末で読み込んで、メール送信するという技術も提案されている（例えば、特許文献１参照）。

特開２００５−２５０９２２号公報

上記特許文献１に記載の技術では、コード情報に含まれる特定の相手（例えば、文書の作成者）に対する電子メール送信は可能である。しかしながら、文書が電子的な複写などを経て、多くの利用者に次々と配布されていった場合、各利用者に対してメッセージを送信するには、それら利用者を特定して、メールアドレスを収集する必要があり、作業に手間と時間を要する。

そこで本発明は上記の課題に鑑みてなされたものであり、ユーザの利便性を向上することが可能な電子メール配信システムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の電子メール配信システムは、対象文書に対するユーザによる処理履歴を取得する履歴取得手段と、前記処理履歴に基づいて、前記処理を行ったユーザのメールアドレスを取得するアドレス取得手段と、前記対象文書に付与された識別子を読み取った情報端末による、前記識別子に基づく指示に応じて、前記アドレス取得手段により取得されたメールアドレスの少なくとも一部に対して、電子メールを送付する送付手段と、を備え、前記情報端末は、前記処理の内容を示すフィルタ情報と、前記対象文書の文書情報とを含む複数の仮のメールアドレスを作成するとともに、該複数の仮のメールアドレスのうち、前記処理の内容に応じてユーザにより選択された少なくとも１つの仮のメールアドレスを前記送付手段に送信し、前記送付手段は、前記アドレス取得手段で取得されたメールアドレスから、前記ユーザにより選択された少なくとも１つの仮のメールアドレスに対応するメールアドレスを選別し、該選別されたメールアドレスに対して、前記電子メールを送付することを特徴とする。
また、本発明の電子メール配信システムは、対象文書を識別する情報と、前記対象文書に対してユーザにより行われた操作を特定する情報と、前記操作を行ったユーザを特定する情報とを含む操作履歴情報が登録される文書操作履歴管理手段から前記操作履歴情報を取得する履歴取得手段と、ユーザのメールアドレスを取得するアドレス取得手段と、電子メールを受信する受信手段と、前記対象文書に対する操作の内容を示すフィルタ情報と該対象文書を特定する文書情報とを含む仮のメールアドレスが宛先に記載された電子メールが前記受信手段により受信されたことに応じて、前記履歴取得手段により取得された前記操作履歴情報に基づき前記仮のメールアドレスに含まれる文書情報に対応する対象文書に対して前記仮のメールアドレスに含まれる前記フィルタ情報に対応する操作を行ったユーザを抽出し、前記抽出されたユーザのメールアドレスの集合を前記アドレス取得手段により取得されたメールアドレスに基づき求め、前記受信手段により受信された電子メールの内容を含む電子メールを、前記求められたメールアドレスの集合に対して送付する送付手段と、を備えている。

ここで、対象文書に対する処理履歴としては、たとえば、対象文書の印刷履歴、対象文書の閲覧履歴、対象文書の複製履歴、前記対象文書の編集履歴などが挙げられる。

本発明によれば、ユーザの利便性を向上することが可能な電子メール配信システムを提供することができる。

《第１の実施形態》
以下、本発明の電子メール配信システムの実施に好適な情報処理システム１００の第１の実施形態について、図１〜図９に基づいて詳細に説明する。

図１には、本第１の実施形態の情報処理システム１００の構成が概略的に示されている。この図１に示されるように、本第１の実施形態の情報処理システム１００は、携帯電話用ウェブメールサーバ１ａと、メールサーバ１ｂと、文書操作履歴管理サーバ１ｃと、文書サーバ１ｄと、複合機２と、ユーザが自席にて使用する自席パーソナルコンピュータ（ＰＣ）４Ａ，４Ｂと、を備えており、これら各装置は、イントラネット６に接続されている。また、イントラネット６は、ＳＳＬ−ＶＰＮ（Secure Socket Layer Virtual Private Network）装置５を介して、インターネットに接続されている。

携帯電話用ウェブメールサーバ１ａは、ユーザが使用する携帯電話３から送信されたメールを携帯電話回線網、インターネット、ＳＳＬ−ＶＰＮ装置５を介して受け取るとともに、送信されたメールの宛先が電子メール（ＰＣ）のユーザであった場合にメールサーバ１ｂに転送する。また、携帯電話用ウェブメールサーバ１ａは、ＰＣのユーザなどから携帯電話３へ送られてきた電子メールをメールサーバ１ｂから受け取り、ＳＳＬ−ＶＰＮ装置５、インターネット及び携帯電話回線網を介して、携帯電話３に対してメールを送信する。

メールサーバ１ｂは、携帯電話用ウェブメールサーバ１ａから転送されたメールを、インターネットメール形式に変換して、自席ＰＣ４Ａ，４Ｂ、及びインターネット上に存在する別のＰＣに電子メール（インターネットメール形式）として送信する。また、メールサーバ１ｂは、ＰＣのユーザなどから携帯電話３へ送られてきた電子メール（インターネットメール形式）を携帯電話用にメールフォーマット変換して、携帯電話用ウェブメールサーバ１ａに対して転送する。

なお、図２のブロック図においては、上記携帯電話用ウェブメールサーバ１ａとメールサーバ１ｂの機能を纏めて、「メッセージ送信機能」として示している。

図１に戻り、文書操作履歴管理サーバ１ｃは、ユーザにより履歴追跡対象文書として選択された文書を登録する（当該文書のＩＤ（文書ＩＤ）を履歴追跡対象文書ＩＤ集合に登録する）とともに、その履歴追跡対象文書に対して、自席ＰＣ４Ａ，４Ｂなどにおいて所定の操作（登録、ファイルオープン、ダウンロード、削除、編集等）が行われたときにその操作履歴を登録する。また、文書操作履歴管理サーバ１ｃは、図２に示されるように、操作履歴保存機能（操作内容を登録する機能）と、携帯電話３により行われる文書ＩＤに基づく問い合わせを受信して、操作履歴保存機能から文書ＩＤに対応する操作履歴を抽出する機能（関連ユーザ検索依頼受信機能）と、を備えている。

図１に戻り、文書サーバ１ｄは、例えば自席ＰＣ４Ａ、４Ｂ等において作成された文書を各ＰＣなどにおいて共有するために、文書を格納しておくためのサーバである。自席ＰＣ４Ａ，４Ｂからは、文書サーバ１ｄ内に格納されている文書にアクセスすることで、閲覧やダウンロードなどを行うことが可能である。

複合機２は、紙文書をスキャンする機能や、コピー機能、印刷機能、ファックス機能などを有している。この複合機２では、文書操作履歴管理サーバ１ｃにおいて、履歴追跡対象文書として登録された文書を印刷する際には、図３に示されるように、その文書に付与された識別子（文書ＩＤ）を表すＱＲコードから成る識別子コード１１を、紙媒体の一部に印刷する。図２においては、この印刷機能が、「ＩＤ付き文書印刷機能」として示されている。なお、識別子コード１１としては、バーコードなどの別のコードを採用しても良い。

自席ＰＣ４Ａ，４Ｂは、文書に対する所定の操作（登録、ファイルオープン、ダウンロード、削除、編集等）を行うためのものである。これら自席ＰＣ４Ａ，４Ｂは、図２に示されるように、文書に対するユーザの操作を検出する機能（文書操作検出機能）を有しており、ユーザによる操作を検出した場合には、文書操作履歴管理サーバ１ｃの操作履歴保存機能に対して、その検出結果を送信する。したがって、文書操作検出機能によると、文書サーバ１ｄに格納された文書に対する操作のみならず、自席ＰＣ４Ａ，４Ｂにメールなどで配信された文書に対する操作なども検出することが可能である。

携帯電話３は、図２に示されるように、識別子コード１１を撮影可能なカメラ１３を有している。また、携帯電話３は、カメラ１３により撮影された識別子コード１１の撮影画像に基づいて文書ＩＤを検出する機能（文書ＩＤ検出機能）と、検出された文書ＩＤに対応する文書に対する操作を行ったユーザの検索依頼を文書操作履歴管理サーバ１ｃに対して送信するとともに、文書操作履歴管理サーバ１ｃから返信されてくる検索結果を受信する機能（関連ユーザ検索依頼送信機能）と、ユーザにより作成されたメッセージを、文書操作履歴管理サーバ１ｃから返信されてくる検索結果に基づいて送信するための機能（メッセージ編集送信機能）とを有している。

ＳＳＬ−ＶＰＮ装置５は、暗号化にＳＳＬを利用し、インターネットなどの公衆回線網に暗号化された仮想回線を構築して、企業の拠点間などを安全に結ぶための装置である。

次に、本第１の実施形態の情報処理システム１００が処理するデータの構造について図４に基づいて説明する。

この図４に示されるように、携帯電話３は、取得文書ＩＤを保持している。また、文書操作履歴管理サーバ１ｃは、サーバアドレスを保持するとともに、文書操作履歴データを保持している。文書操作履歴データは、文書ＩＤ、操作名、操作者、派生元文書ＩＤを含む。なお、文書操作履歴管理サーバ１ｃは、操作者のメールアドレスに関するデータベースも保持している。したがって、文書操作履歴管理サーバ１ｃは、文書操作履歴データとデータベースとから、文書に対する操作を行ったユーザのメールアドレスを取得することが可能である。また、文書サーバ１ｄは、サーバアドレスを保持するとともに、文書データを保持している。文書データは、文書ＩＤとコンテンツとを含む。

次に、本第１の実施形態の情報処理システム１００における処理について、図５〜図９に基づいて詳細に説明する。なお、以下においては、処理の流れに沿って、「履歴追跡対象文書の登録処理」→「文書操作履歴の蓄積処理」→「文書関与者への携帯電話からのメール送信処理」の順に説明するものとする。

＜履歴追跡対象文書の登録処理＞
この処理では、まず、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）のユーザにより、履歴追跡対象に設定する文書ファイル（例えばアイコン）上にマウスのカーソルが載せられ、マウスの右ボタンがクリックされると、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）の画面上には、図５に示されるような右ボタンメニューが表示される。

次いで、ユーザにより、図５の右ボタンメニューの中から、「履歴追跡文書として登録」の項目にマウスカーソルが合わせられ、マウスの左ボタンがクリックされると、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）は、そのユーザの操作（指示）を、文書操作履歴管理サーバ１ｃに送信する。これにより、指定された文書が、文書操作履歴管理サーバ１ｃにおいて、履歴追跡対象文書として登録される。なお、この登録は、実際には、自席ＰＣ４Ａ又は４Ｂから文書操作履歴管理サーバ１ｃに対して、追跡文書登録メッセージ（当該メッセージは、履歴追跡対象文書の文書ＩＤとメッセージＩＤとを含んでいる）の形で依頼がなされ、文書操作履歴管理サーバ１ｃが、追跡文書登録メッセージ中に含まれる文書ＩＤを、追跡対象文書ＩＤ集合に登録することにより、行われる。なお、文書ＩＤは、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）において、その文書のコンテンツをキーとするハッシュ値として計算されている。

＜文書操作履歴の蓄積処理＞
この処理では、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）上で動作する文書操作検出機能（図２参照）によって、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）上で文書に対してユーザが行った操作（登録、オープン、ダウンロード、削除、編集等）が、検出されると、各自席ＰＣでは、文書操作履歴登録依頼メッセージ（メッセージＩＤ、操作者、文書ＩＤ、操作内容、及び日時を含む）を生成し、図６のフローに示されるように、そのメッセージを文書操作履歴管理サーバ１ｃに随時送信する。

これに対し、文書操作履歴登録依頼メッセージを受信した文書操作履歴管理サーバ１ｃは、受信したメッセージに含まれる文書ＩＤに基づいて、そのメッセージに含まれる操作履歴（操作名、操作者）を、文書操作履歴集合（図３参照）に登録する。なお、文書の編集等を行うことにより、コンテンツの内容が変更された場合には、その旨、及び編集前の文書との派生関係もメッセージに追加された上で文書操作履歴管理サーバ１ｃに送信されるため、文書操作履歴管理サーバ１ｃでは、この内容についても、文書操作履歴集合に登録する。

＜文書関与者への携帯電話からのメール送信処理＞
この処理の前提として、履歴追跡対象文書は、複合機２によって、既に紙媒体に印刷されているものとする。この印刷は、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）のユーザによって、マウスカーソルが履歴追跡対象文書のファイルに合わせられ、かつその状態で右ボタンがクリックされることにより表示される右ボタンメニュー（図５参照）から「印刷」の項目が選択されることにより、行われる。なお、ここでは、紙媒体上に、履歴追跡対象文書（コンテンツ）とともに、図３に示されるような履歴追跡対象文書ＩＤをコード化したイメージ（ＱＲコード）から成る識別子コード１１が印刷される。

なお、ここでのメール送信処理は、紙媒体に印刷された履歴追跡対象文書を読んだユーザが、例えば、文書の一部に誤記などを発見し、その内容（メッセージ）を、文書を閲覧している他のユーザに対して携帯電話から伝えたい場合などを想定したものである。

まず、メッセージを伝えたいユーザにより、携帯電話３の画面上に、電子メール機能のメニュー（図８（ａ）参照）が呼び出され、そのメニューから、「紙文書ＩＤメール」の項目が選択されると、携帯電話３は、図８（ｂ）に示されるように携帯電話３のカメラ機能を起動する（図８（ｂ）では、カメラの撮影領域が、画面の中央部近傍に矩形領域として示されている）。

次いで、ユーザによって、携帯電話３のカメラ１３を用いた識別子コード１１の撮影が図８（ｃ）のようにして行われると（図７の符号（１）参照）、携帯電話３の文書ＩＤ検出機能（図２参照）は、その識別子コード１１に基づいて文書ＩＤを検出する。

次いで、携帯電話３は、検出した文書ＩＤに関する「関連ユーザ検索依頼（メッセージ）」（メッセージＩＤと文書ＩＤとを含む）を、文書操作履歴管理サーバ１ｃに送信する（図７の符号（２）参照）。

これに対し、「関連ユーザ検索依頼（メッセージ）」を受信した文書操作履歴管理サーバ１ｃは、当該メッセージの文書ＩＤに対応する文書操作履歴集合を取得し、その操作集合の中から、文書操作に関与したユーザを抽出して、ユーザ集合（メールアドレスの集合）を算出する。また、文書操作履歴管理サーバ１ｃが保持する操作者のメールアドレスに関するデータベースに基づいて、それらのユーザ集合（メールアドレス集合）を算出し、「関連ユーザ検索応答（メッセージ）」（関連ユーザ検索応答（メッセージ）は、応答対象メッセージＩＤと検索結果とを含んでいる）として、携帯電話３に送信する（図７の符号（３）参照）。

この場合、文書操作履歴管理サーバ１ｃは、メールアドレス集合として、例えば、「文書に関与した者全員」、「文書の作成者」、「文書の閲覧者」、「文書の所有者」などにグループ分けした状態で、携帯電話３に送信することとしている。

次いで、ユーザによるメール作成及び、送信先の決定が行われる（図７の符号（４）参照）。具体的には、例えば、携帯電話３の画面上には、図８（ｄ）に示されるように、メールの本文の記入欄が表示されるので、ユーザによって、その欄内に、メッセージ（例えば、修正部分の指摘や作成者に対する質問等）が記入された後、「次へ」ボタンが押された段階で、携帯電話３は、図８（ｅ）に示されるような送信者選択画面を表示する。次いで、この図８（ｅ）の送信者選択画面において、ユーザにより、メールを送信したいグループが指定され、「送信確認」ボタンが押されると、携帯電話３は、図８（ｆ）に示されるような送信確認画面を表示する。

そして、図８（ｆ）の画面において、ユーザにより、当該画面において送信先やメッセージ内容が確認され、「ＯＫ」ボタンが押されると、携帯電話３は、メールをメールサーバ１ｂに送信する（実際には、図１の携帯電話用ウェブメールサーバ１ａを介してメールサーバ１ｂに送信する）。また、メールサーバ１ｂは、ユーザにより指定されたグループに属するメールアドレスに対して、メールを送信する。

このような処理を経ることにより、ユーザは、文書に関与したメンバーの特定や、そのメンバーのメールアドレスの取得など、煩雑な手続きを行うことなく、メールを送信したいグループに対して簡易にメール送信（メッセージ伝達）を行うことが可能である。

なお、ここで送信されるメールには、閲覧追跡対象文書ＩＤが自動的に付記されるようになっている。これにより、メールを受信したユーザは、閲覧追跡対象文書ＩＤに基づいて、文書サーバ１ｄ内の文書にアクセスすることができるので、メール（メッセージ）に対応する文書の閲覧等を簡易に行うことができる。なお、閲覧追跡対象文書ＩＤに代えて、閲覧追跡対象文書の参照ＵＲＬ（リンク）を付記することとしても良い。これにより、メールを受信したユーザは、閲覧追跡対象文書の検索を行うことなく、メールに付記された参照ＵＲＬ（リンク）を選択する操作を行うのみで、閲覧追跡対象文書に対してアクセスすることができる。

なお、図９には、上記処理の内容が、模式的に示されている。この図９において、各点線矢印に付された符号（２）〜（６）は、図７において付した符号と対応している。

以上、詳細に説明したように、本第１の実施形態によると、文書操作履歴管理サーバ１ｃにおいて、履歴追跡対象文書に対するユーザによる処理履歴及びその処理を行ったユーザに対応するメールアドレスが取得され、携帯電話３からの指示（文書ＩＤを含む「関連ユーザ検索依頼（メッセージ）」）に応じて、文書操作履歴管理サーバ１ｃが、履歴追跡対象文書に対応するメールアドレスの集合（関連ユーザ検索応答（メッセージ））を携帯電話３に返信し、ユーザは、そのメールアドレス集合を用いてメールを送信するので、ユーザは、履歴追跡対象文書に対する処理を行ったユーザ（履歴追跡対象文書に関与したユーザ）の特定作業や、その特定されたユーザのメールアドレスの入手及び手入力などを行うことなく、メールを送信することができる。これにより、メール送信におけるユーザの利便性を向上することができる。

また、本第１の実施形態では、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）からの操作により、複数の文書から、履歴追跡対象文書を設定・登録することとしているので、履歴追跡対象文書を選択的に設定することにより、文書操作履歴管理サーバ１ｃにより取得される情報量を極力少なくすることができる。

また、本第１の実施形態では、履歴追跡対象文書が複合機２により紙媒体に印刷される際に、履歴追跡対象文書ＩＤをコード化したイメージから成る識別子コード１１が印刷されるので、当該識別子コード１１を携帯電話３で読み取る（カメラで撮影する）のみで、文書ＩＤを簡易に認識することができる。

また、本第１の実施形態では、図８（ｅ）等から分かるように、携帯電話３の画面上には、ユーザのメールアドレスが一切表示されない（メールアドレスが秘匿されている）ため、各ユーザの個人情報等を保護することが可能である。

また、本第１の実施形態では、文書操作履歴管理サーバ１ｃが、履歴追跡対象文書に対する処理の種類に応じて、メールアドレスをグループ分けした状態で、携帯電話３に送信することとしているので、ユーザは、携帯電話３の画面上で適切なメール送信先（送信先グループ）を選択して、メールの送信を行うことができる。

なお、上記第１の実施形態では、携帯電話３から送信したメールを、文書ごとに、文書操作履歴管理サーバ１ｃや文書サーバ１ｄなどに保管（蓄積）しておくこととしても良い。このようにすることにより、新たに閲覧追跡対象文書に関与したユーザが、過去にユーザ間で行われたメールのやり取りを閲覧することが可能となる。

また、上記第１の実施形態では、メールの送信先を、文書の操作に関与した全員、文書の作成者、閲覧者、所有者などによって取捨選択できるようにしていたが（図８（ｅ）参照）、これに限らず、例えば、文書の削除者など、その他のグループを選択できるようにしても良い。また、操作内容、操作日時、使用した機器などの操作内容や、操作時のコンテクスト（日時（具体的には、ある日時以降に操作したユーザにのみメールを送信）、場所、使用機器等）によって、取捨選択できるようにしても良い。

なお、上記第１の実施形態では、携帯電話３からメールを送信する場合について説明したが、これに限られるものではなく、例えば、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）から、メール送信を行うことも可能である。

これについて具体的に説明すると、自席ＰＣ４Ａのユーザにより、文書が選択され、右ボタンメニューから「関与者へのメール送信」の項目（図５参照）が選択されると、図１０に点線矢印（１）で示されるように、自席ＰＣ４Ａは、当該文書の文書ＩＤに基づく関連ユーザ検索依頼（メッセージ）（メッセージＩＤと文書ＩＤとを含む）を、文書操作履歴サーバに送信する。

これに対し、関連ユーザ検索依頼（メッセージ）を受信した文書操作履歴管理サーバ１ｃは、当該メッセージ中に含まれている文書ＩＤに関する文書操作履歴集合を取り出し、その操作集合の中から、文書操作に関与したユーザを抽出して、ユーザ集合（メールアドレスの集合）を算出する。そして、それらのユーザ集合が宛先となる電子メール送信シートを応答する（図１０の点線矢印（２）参照）。

自席ＰＣ４Ａは、上記電子メール送信シートを画面上に表示する。そして、自席ＰＣ４Ａのユーザにより、電子メール送信シートにメール本文（メッセージ）が入力され、「送信」ボタンが押された段階で、自席ＰＣ４Ａは、電子メール送信シートのメールをメールサーバ１ｂに送信し（図１０の点線矢印（３）参照）、その後、メールサーバ１ｂが、電子メール送信シートに記載された宛先（メールアドレス）に対して、メール送信を行う。

このように、ユーザが、自席ＰＣ４Ａからメールを送信する場合でも、上記実施形態と同様、文書に関与したユーザの特定や、メールアドレスの取得・手入力などをすることなく、メールを特定のユーザに対して送信することが可能である。

なお、図１０の場合、自席ＰＣ４Ａの画面上には宛先にメールアドレスが記載された電子メール送信シートが表示されるので、ユーザは、宛先に記載されているメールアドレスの中から実際にメールを送信する相手を取捨選択することができる。ただし、これに限らず、文書操作履歴管理サーバ１ｃは、電子メール送信シートの宛先の欄に、メーリングリストのような各ユーザのメールアドレスを隠蔽したアドレスを表示することとしても良い。

《第２の実施形態》
次に、本発明の第２の実施形態について、図１１（ａ）〜図１２（ｂ）に基づいて説明する。

本第２の実施形態は、上述した第１の実施形態において説明した、＜文書関与者への携帯電話からのメール送信処理＞に特徴を有しており、その他の構成等は上記第１の実施形態と同一である。したがって、以下においては、＜文書関与者への携帯電話からのメール送信処理＞を中心に説明するものとする。

なお、本第２の実施形態の情報処理システムの処理の前提として、履歴追跡対象文書が、文書操作履歴管理サーバ１ｃに既に登録されているものとする。また、履歴追跡対象文書は、当該文書のＩＤ（識別子コード）とともに、複合機２を介して、紙媒体に印刷されているものとする。

本第２の実施形態では、まず、図１１（ａ）に示されるように、携帯電話３の画面上にメニュー画面が表示された状態で、ユーザにより、「新規メール作成」の項目が選択されると、携帯電話３は、図１１（ｂ）に示されるような「新規メール作成」画面を表示する。

この状態で、ユーザにより、メール本文（メッセージ）が作成された後、ユーザにより、図１１（ｃ）に示されるように、「宛先」欄にカーソルが合わせられ、かつ「メニュー」ボタンが押されると、携帯電話３は、図１１（ｄ）に示されるように、画面上に「宛先メニュー」を表示する。

この状態で、ユーザにより、図１１（ｄ）の宛先メニューの中から、「文書に関連したユーザへのメール送信」が選択されると、携帯電話３は、文書ＩＤの認識待ち（識別子コード１１の撮影待ち）モードとなる。

この文書ＩＤの認識待ちモードでは、携帯電話３は、画面上に、図１１（ｅ）に示されるようなメッセージを表示し、識別子コード１１の撮影を行うようにユーザに要求する。

その後、ユーザにより、図１１（ｆ）に示されるように、識別子コード１１が撮影されると、携帯電話３は、その識別子コード１１から文書ＩＤを検出するとともに、複数のアドレス候補を新たに作成して、このアドレス候補の一覧を、図１２（ａ）に示されるようにして画面上に表示する。

ここで表示されるアドレス候補としては、例えば、
（ａ）all.3bc29a5b19c0521c9c319b010ab@XXX.co.jp
（ｂ）originator.3bc29a5b19c0521c9c319b010ab@XXX.co.jp
（ｃ）edited.3bc29a5b19c0521c9c319b010ab@XXX.co.jp
（ｄ）viewed.3bc29a5b19c0521c9c319b010ab@XXX.co.jp
（ｅ）deleted.3bc29a5b19c0521c9c319b010ab@XXX.co.jp
（ｆ）copied.3bc29a5b19c0521c9c319b010ab@XXX.co.jp
（ｇ）downloaded.3bc29a5b19c0521c9c319b010ab@XXX.co.jp
などが挙げられる。

上記のアドレス候補のアカウント名は、フィルタ情報（（ａ）all＝全員、（ｂ）originator＝作成者、（ｃ）edited＝編集をおこなったユーザ、（ｄ）viewed＝閲覧したユーザ、（ｅ）deleted＝削除したユーザ、（ｆ）copied＝コピーをおこなったユーザ、（ｇ）downloaded＝ダウンロードしたユーザ、を意味する）と、文書ＩＤで構成されている。

その後、図１２（ａ）に示されるように、上記アドレス候補の一覧の中から少なくとも１つ（ここでは、複数のグループを選択することも可能である）のグループ（アドレス候補）がユーザにより選択される（図１２（ａ）では、閲覧したユーザグループが選択されている）とともに、「次へ」ボタンが押されると、携帯電話３は、宛先の欄に、ユーザによって選択されたグループ（アドレス候補）を記入した、「新規メール作成」の画面を表示する（図１２（ｂ）参照）。

その後、ユーザにより、メール内容が確認され、「送信」ボタンが押された段階で、携帯電話３は、メールサーバ１ｂに対してメールの送信を行う（実際には、携帯電話用ウェブメールサーバ１ａを介してメールサーバ１ｂにメールを送信する）。

そして、メールサーバ１ｂでは、受信したメールの宛先に記載されたアドレス候補を解析する。この解析は、具体的には、アドレス候補から、フィルタ情報と文書ＩＤとを抽出し、そのうちの文書ＩＤに関連する文書操作履歴集合を、文書操作履歴管理サーバ１ｃから取り出すとともに、その文書操作履歴集合の中から、フィルタ情報に対応する処理（文書操作）を行ったユーザ（ここでは閲覧を行ったユーザ）を抽出して、ユーザ集合（メールアドレスの集合）を算出することにより行われる。

その後、メールサーバ１ｂでは、上記解析により算出されたユーザ集合（メールアドレスの集合）を、携帯電話３から送信されてきたメールの宛先に記載されていたメールアドレスと置換して、ユーザ集合（メールアドレスの集合）に対するメール送信を行う。

なお、説明は前後するが、本第２の実施形態では、上記処理を実現するため、構成各部として、図１３に示されるような機能構成を採用することとしている。すなわち、図２と比較すると分かるように、本第２の実施形態（図１３）では、携帯電話３の関連ユーザ検索依頼送信機能が省略されているとともに、文書操作履歴管理サーバ１ｃが関連ユーザ検索送信機能（フィルタ情報から送信先を特定する機能）を有しており、この関連ユーザ検索送信機能とメールサーバ（１ａ，１ｂ）のメッセージ送信機能とが接続されている点に特徴を有している。

以上説明したように、本第２の実施形態によると、上記第１の実施形態と同様、ユーザは、文書に対する処理を行ったユーザ（文書に関与したユーザ）の特定作業や、その特定されたユーザのメールアドレスの入手及び手入力などを行うことなく、電子メールを送信することが可能である。

また、本第２の実施形態によると、携帯電話３と文書操作履歴管理サーバ１ｃとの間の情報のやり取りが一方向（携帯電話３→文書操作履歴管理サーバ１ｃ）のみにもかかわらず、所望のグループに対してメールを送信することができるので、送受信を簡素化することができるとともに、パケット通信料金等の低減を図ることが可能である。

なお、上記第２の実施形態では、メールサーバ１ｂが送信メールサーバ及び受信メールサーバの両方の機能を有する場合について説明したが、これに限らず、送信メールサーバと受信メールサーバとを別々の装置により構成することとしても良い。この場合には、図１４に示されるような処理を行うこととすることができる。すなわち、図１４に示されるように、（１）ユーザにより携帯電話３上のメールが編集（作成）され、（２）紙媒体に印刷された識別子コード１１がカメラで撮影されると、（３）携帯電話３はアドレス集合を作成し、ユーザにより送信フィルタが指定された段階で、受信メールサーバに対してメールを送信する。（４）このメールを、受信メールサーバが受信したことを、文書操作履歴管理サーバ１ｃが確認すると、（５）文書操作履歴管理サーバ１ｃは、前述したアドレス解析、ユーザ検索、及び送信先の特定を行い、（６）送信メールサーバに対して、メールを送信する。そして、（７）送信メールサーバでは、特定された送信先に対して、メール送信を行う。以上のような処理を行うことにより、上記実施形態と同様の効果を得ることができる。

なお、上記第２の実施形態では、携帯電話３を用いてメールを送信する場合について説明したが、これに限らず、上記と同様の処理を、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）を用いて行うこととしても良い。ただし、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）の場合には、識別子コード１１を撮影する必要が無いので、例えば、ユーザによって、右ボタンメニューから「関与者へのメールを新規作成」の項目（図５参照）が選択された段階で、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）において新たにアドレス候補が作成されるようにすれば良い。また、自席ＰＣ４Ａ（又は４Ｂ）の画面上に、宛先にアドレス候補の一覧が表示されているメール送信シートを表示するようにし、ユーザは、そのアドレス候補の一覧の中から、送信したいアドレス候補を取捨選択することとすれば良い。

《第３の実施形態》
次に、本発明の第３の実施形態について、図１５〜図１７に基づいて説明する。

本第３の実施形態は、複合機２を用いて、文書に対する処理を行ったユーザ（関与者）に対してメール送信を行う点が、上記第１、第２の実施形態と異なっている。したがって、以下においては、この点を中心に説明するとともに、上記各実施形態と同一又は同等の部分についての記載を省略するものとする。

本第３の実施形態の情報処理システム１００’は、図１５に示されるように、メールサーバ１ｂと、文書操作履歴管理サーバ１ｃと、複合機２，２’と、自席ＰＣ４Ａ，４Ｂとを備えており、これら各構成は、イントラネット６に接続されている。ここで、複合機２、２’はＰＣ等に対して電子メールを送信する機能を有している。

以下、この上記のように構成される情報処理システム１００’によるメール送信処理について図１６（ａ）〜図１７に基づいて説明する。図１６（ａ）〜図１６（ｅ）には、複合機２に設けられた画面（タッチパネル）の表示例が示されており、図１７には、メール送信処理のフローが示されている。なお、当該処理の前提として、履歴追跡対象文書は、文書操作履歴管理サーバ１ｃに既に登録されているとともに、自席ＰＣ４Ａからの指示により複合機２’において、履歴追跡対象文書が当該文書のＩＤ（識別子コード１１）とともに、紙媒体に印刷されているものとする。

まず、情報処理システム１００’では、複合機２の画面（タッチパネル）上に、図１６（ａ）に示されるような、「スキャン＆メール」のメニュー画面を表示する。このメニュー画面には、ユーザが送信先を指定してメールを送信する「送信先指定メール」の項目と、文書に関与したユーザに対してメールを送信する「文書ＩＤメール」の項目、及び「文書に関連したユーザへのメール」の項目（これについては後述する）が含まれている。

次いで、この図１６（ａ）の画面において、ユーザにより、「文書ＩＤメール」の項目が選択されると、複合機２は、図１６（ｂ）に示されるように、画面上に、文書ＩＤ（識別子コード１１）のスキャンを促すメッセージを表示する。

次いで、ユーザにより、文書ＩＤ（識別子コード１１）が印刷された紙媒体が複合機２にセットされた後、「スタート」ボタンが押されると、複合機２は、紙媒体に印刷された識別子コード１１をスキャンして、文書ＩＤの読み取りを実行する（図１７のフローにおける符号（１）参照）。

次いで、複合機２は、文書ＩＤに基づいて「関連ユーザ検索依頼（メッセージ）」を、文書操作履歴管理サーバ１ｃに送信し（図１７の符号（２）参照）、これを受信した文書操作履歴管理サーバ１ｃでは、当該メッセージ中に含まれている文書ＩＤに関する文書操作履歴集合を取り出し、その文書操作履歴集合の中から、文書操作に関与したユーザを抽出して、ユーザ集合（メールアドレスの集合）を算出する。そして、それらのユーザ集合（メールアドレス集合）を「関連ユーザ検索応答（メッセージ）」として、複合機２に対して返信する（図１７の符号（３）参照）。

この場合、メールアドレス集合は、例えば、「文書に関与した者全員」、「文書の作成者」、「文書の閲覧者」、「文書の所有者」などにグループ分けした状態で、複合機２に返信される。

次いで、複合機２では、文書操作履歴管理サーバ１ｃから返信されたユーザ集合（メールアドレス集合）のグループに基づいて、図１６（ｃ）に示されるように、画面上に「関与者全員」、「閲覧者全員」、「作成者」、「所有者全員」の項目を表示する。この状態で、ユーザにより、少なくとも１つのグループが選択され、「決定」ボタンが押されると、複合機２は、その画面上に、図１６（ｄ）に示されるような、「送信文書」のスキャンを促すメッセージを表示する。

ここで、送信文書としては、例えば、履歴追跡対象文書に手書きなどにより加除修正を施した紙媒体であっても良いし、単にメッセージ（例えば、図８（ｄ）に記載したようなメッセージ）を記載した紙媒体などであっても良い。

その後、ユーザにより、複合機２に送信文書（紙媒体）がセットされ、「スタート」ボタンが押されると、複合機２は、送信文書のスキャンを実行するとともに（図１７の符号（４）参照）、メールサーバ１ｂに対して、メール（スキャンした送信文書を添付ファイルとしたメール）を送信する（図１７の符号（５）参照）。これに対し、メールサーバ１ｂでは、複合機２から送られてきたメール（送信文書が添付されているメール）を、図１６（ｃ）において選択された送信先に、送信する（図１７の符号（６）参照）。

このようにして、メールサーバ１ｂによるメール送信が完了した段階で、複合機２が、その画面上に、図１６（ｅ）に示されるよう送信完了メッセージを表示することにより、本第３の実施形態の処理が終了する。

以上説明したように、本第３の実施形態によると、上記第１の実施形態と同様、ユーザは、文書に対する処理を行ったユーザ（文書に関与したユーザ）の特定作業や、その特定されたユーザのメールアドレスの入手及び手入力などを行うことなく、電子メールを送信することが可能である。

なお、上記第３の実施形態においても、送信されるメールには、閲覧追跡対象文書ＩＤを付記することができる。また、これに代えて、メールに、文書の参照ＵＲＬを付記することとしても良い。

なお、上記第３の実施形態では、メール送信機能を有する複合機を用いて、メール送信を行う場合について説明したが、これに限られるものではなく、メール通信機能を有するスキャナを用いて、メール送信を行うこととしても良い。

なお、上記第３の実施形態においても、上記第２の実施形態と同様、複合機２と文書操作履歴管理サーバ１ｃとの間のやり取りが、複合機２から文書操作履歴管理サーバ１ｃへの一方向のみとなるような処理を採用することもできる。

以下、この処理について、図１８（ａ）〜図１８（ｅ）に基づいて、具体的に説明する。

まず、ユーザにより複合機２の画面上に、図１８（ａ）に示されるようなメニューが呼び出され、ユーザによって、複合機２の画面上から「文書に関連したユーザへのメール」が選択されると、複合機２は、その画面上に、図１８（ｂ）に示されるような識別子コード１１のスキャンを促すメッセージを表示する。

そして、ユーザがこの指示に従って、複合機２に紙文書をセットして、「スタート」ボタンを押すと、複合機２は紙文書をスキャンし、識別子コード１１の読み取りを実行する。また、複合機２では、文書ＩＤを検出し、前述したような、フィルタ情報と文書ＩＤとを含むアドレス候補を作成し、その一覧を画面上に表示する（図１８（ｃ）参照）。

その後、ユーザによって、図１８（ｃ）のアドレス候補の一覧から、少なくとも１つのアドレス候補が選択され（図１８（ｃ）では、「閲覧したユーザ」のグループが選択されている）、「決定」ボタンが押されると、複合機２は、画面上に、宛先のグループ（アドレス候補）とともに、送信文書をスキャンするよう促すメッセージを表示する（図１８（ｄ）参照）。

画面にこの表示がされた後、ユーザにより、複合機２に送信文書（紙媒体）がセットされ、「スタート」ボタンが押されると、複合機２は、送信文書をスキャンした後、メールサーバ１ｂに対してメール（送信文書を添付ファイルとしたメール）を送信する。また、これを受信したメールサーバ１ｂでは、メールの宛先に記載されたアドレス候補を解析し、ユーザ集合（メールアドレスの集合）を特定して、当該ユーザ集合（メールアドレスの集合）に対してメールを送信する。

なお、本変形例においても、上記第２の実施形態と同様、送信メールサーバと受信メールサーバとを別々の装置により構成することとしても良い。この場合には、図１４に示される処理と同様の処理（携帯電話３における処理を、複合機２の処理に置換した処理）を行うこととすれば良い。

上述した実施例は本発明の好適な実施の例である。但し、これに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変形実施可能である。

第１の実施形態に係る情報処理システムの概略構成を示す図である。 図１の情報処理システムの機能ブロック図である。 紙媒体に印刷された識別子コードの一例を示す図である。 図１の情報処理システムで扱うデータの構造を示す図である。 自席ＰＣにおいてマウスを右クリックした際に表示される右ボタンメニューを示す図である。 文書操作履歴の蓄積処理を示すフローである。 文書関与者への携帯電話からのメール送信処理を示すフローである。 図７の処理における、携帯電話の画面表示例を示す図である。 図７の処理を模式的に示す図である。 第１の実施形態の変形例に係る、メール送信処理を模式的に示す図である。 第２の実施形態に係るメール送信処理における、携帯電話の画面表示例を示す図（その１）である。 第２の実施形態に係るメール送信処理における、携帯電話の画面表示例を示す図（その２）である。 第２の実施形態の情報処理システムの機能ブロック図である。 第２の実施形態の変形例における、メール送信処理を示すフローである。 第３の実施形態に係る情報処理システムの概略構成を示す図である。 図１５の複合機が有する画面（タッチパネル）の表示例を示す図である。 文書関与者への複合機からのメール送信処理を示すフローである。 第３の実施形態の変形例にかかる複合機が有する画面（タッチパネル）の表示例を示す図である。

符号の説明

１ａ 携帯電話用ウェルメールサーバ（送信手段の一部）
１ｂ メ―ルサーバ（送信手段の一部）
１ｃ 文書操作履歴管理サーバ（履歴取得手段、アドレス取得手段、送信手段の一部（アドレス送信手段）、対象文書設定手段）
２ 複合機（情報端末、送信手段の一部（メール送信手段））
３ 携帯電話（情報端末、送信手段の一部（メール送信手段））
４Ａ 自席ＰＣ（情報端末、送信手段の一部（メール送信手段））
４Ｂ 自席ＰＣ（情報端末、送信手段の一部（メール送信手段））
１１ 識別子コード（コード）
１３ カメラ

Claims (2)

1. 対象文書に対するユーザによる処理履歴を取得する履歴取得手段と、
   前記処理履歴に基づいて、前記処理を行ったユーザのメールアドレスを取得するアドレス取得手段と、
   前記対象文書に付与された識別子を読み取った情報端末による、前記識別子に基づく指示に応じて、前記アドレス取得手段により取得されたメールアドレスの少なくとも一部に対して、電子メールを送付する送付手段と、を備え、
   前記情報端末は、前記処理の内容を示すフィルタ情報と、前記対象文書の文書情報とを含む複数の仮のメールアドレスを作成するとともに、該複数の仮のメールアドレスのうち、前記処理の内容に応じてユーザにより選択された少なくとも１つの仮のメールアドレスを前記送付手段に送信し、
   前記送付手段は、前記アドレス取得手段で取得されたメールアドレスから、前記ユーザにより選択された少なくとも１つの仮のメールアドレスに対応するメールアドレスを選別し、該選別されたメールアドレスに対して、前記電子メールを送付することを特徴とする電子メール配信システム。
2. 対象文書を識別する情報と、前記対象文書に対してユーザにより行われた操作を特定する情報と、前記操作を行ったユーザを特定する情報とを含む操作履歴情報が登録される文書操作履歴管理手段から前記操作履歴情報を取得する履歴取得手段と、
   ユーザのメールアドレスを取得するアドレス取得手段と、
   電子メールを受信する受信手段と、
   前記対象文書に対する操作の内容を示すフィルタ情報と該対象文書を特定する文書情報とを含む仮のメールアドレスが宛先に記載された電子メールが前記受信手段により受信されたことに応じて、前記履歴取得手段により取得された前記操作履歴情報に基づき前記仮のメールアドレスに含まれる文書情報に対応する対象文書に対して前記仮のメールアドレスに含まれる前記フィルタ情報に対応する操作を行ったユーザを抽出し、前記抽出されたユーザのメールアドレスの集合を前記アドレス取得手段により取得されたメールアドレスに基づき求め、前記受信手段により受信された電子メールの内容を含む電子メールを、前記求められたメールアドレスの集合に対して送付する送付手段と、
   を備える電子メール配信システム。

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