JP2009122800A - 業務フロー管理システム及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】簡易な操作により、業務フローに沿った文書承認作業を行う。
【解決手段】承認者Ｐｂが承認対象文書及び業務フローインスタンスＩＤが印刷された紙媒体をスキャンすることで、複合機２Ｂが承認対象文書のスキャンイメージと業務フローインスタンスＩＤを取得し、印刷された承認対象文書を閲覧・精査した承認者Ｐｂが携帯電話３Ｂを複合機２ＢにかざしてユーザＩＤ及びパスワードを複合機２Ｂに入力すると、それらに基づくユーザ認証がユーザ認証サーバ１Ｂで実行された後、業務フロー管理サーバ１Ａが承認対象文書に承認依頼印又は承認印を付加して、その文書ＩＤを次の承認者の携帯電話に送信する。これにより、承認者Ｐｂは、紙文書の印刷、スキャン、及びユーザ認証のための携帯電話の操作（かざす動作）を行うことにより、自己の電子印を付加した承認対象文書を、次の承認者に受け渡すことができる。
【選択図】図１

Description

本発明は、業務フロー管理システム及びプログラムに関する。

会社等の組織においては、稟議書などの文書を複数の回覧者に順次回覧し、回覧者の承認を得ることにより案件の決済が行われる。従来、稟議による案件の決済は、稟議書（紙文書）を承認者の間で回覧し、各承認者が稟議書に捺印やサインなどを行うことにより進められていた。

これに対し、最近では、電子化された稟議書を回覧する技術も考案されており、例えば、特許文献１には、電子化された稟議書や報告書等の文書を通信ネットワークを介して授受し、文書の回覧や承認を行う技術が開示されている。

また、出張等により外出が多いためＰＣ（パーソナルコンピュータ）等を使用できない承認者などを考慮して、紙文書と電子文書とを併用して稟議を行うことを可能とする技術も提案されている（特許文献２参照）。

更には、起案者が稟議サーバに決算書の電子文書を登録し、決裁者が、無線ＬＡＮ等で接続される決済端末上で承認対象文書を表示・印刷して確認した上で、承認処理を行う技術（特許文献３参照）や、承認する紙文書に付与されている要承認の符号を携帯電話のカメラ機能等を用いて識別情報を取得し、その識別情報に基づいて承認情報を更新処理する技術（特許文献４参照）も提案されている。

特開２００２−２４４９９号公報 特開２００６−９２２７９号公報 特開２００２−８２８９２号公報 特開２００５−３２２１６３号公報

しかしながら、上記特許文献１〜３では、近傍にＰＣが存在しない環境では、承認を即座に行うことができないため、業務の遂行に大きな支障が出るおそれがある。

また、特許文献４では、承認者が予め紙文書を携行している必要があるため、出張先の承認者に対して、緊急で承認を依頼することができない。

そこで本発明は上記の課題に鑑みてなされたものであり、ＰＣの使用できない環境でも緊急の文書承認に対応可能な業務フロー管理システム及びプログラムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の業務フロー管理システムは、業務フロー情報に基づいて生成される業務フローの実体情報とともに、承認対象文書を紙媒体に印刷する印刷手段と、前記承認対象文書が印刷された紙媒体をスキャンして文書イメージを取得し、その文書イメージから前記業務フローの実体情報を得る取得手段と、一のユーザにより入力されたユーザ情報に基づいてユーザ認証を行った後、当該ユーザによる確認完了情報を前記文書イメージ又は前記承認対象文書に対して付加することにより、情報付加データを作成する確認完了情報付加手段と、前記情報付加データを格納する格納手段と、前記取得手段で得られた前記業務フローの実体情報に基づいて、次のユーザを特定し、前記情報付加データから算出される識別情報を、前記次のユーザの携帯情報端末に対して送信する送信手段と、を備えることを特徴とする。

これによれば、承認対象文書及び業務フローの実体情報が印刷された紙媒体をスキャンすると、取得手段が文書イメージと業務フローの実体情報を取得し、その承認対象文書を確認した一のユーザがユーザ情報を入力すると、確認完了情報付加手段は、その情報に基づくユーザ認証が実行された後、そのユーザによる確認完了情報を付加した情報付加データを作成、格納し、送信手段は、取得手段で得られた業務フローの実体情報に基づいて次のユーザを特定し、そのユーザの携帯情報端末に対して情報付加データの識別情報を送信する。これにより、ユーザは、紙文書の印刷、スキャン、ユーザ情報の入力を行うことで、自己の確認完了情報が付加された情報付加データを次のユーザに受け渡すことができるので、ユーザは、ＰＣの使用できない環境でも簡易な操作により、業務フローに沿った文書承認作業を実行することができる。

この場合において、前記承認対象文書は、前記業務フロー情報が予め付与された所定の承認文書フォームに文書作成ユーザが書込みを行うことによって作成しても良い。かかる場合には、文書作成ユーザは、簡易に承認対象文書を作成することが可能となる。

この場合において、前記承認文書フォームを提供する提供手段と、前記承認文書フォームに対する前記文書作成ユーザによる書込みに用いられる編集端末と、を更に備えることができる。かかる場合には、文書作成ユーザは、提供手段から提供される承認文書フォームに対して編集端末から書込みを行えば良いので、文書作成ユーザが複数存在するような場合であっても、各文書作成ユーザが承認文書フォームを保持する必要が無くなる。

本発明の業務フロー管理システムでは、前記印刷手段は、更に、前記情報付加データの識別情報に基づいて、前記情報付加データを前記格納手段から取得し、印刷することができる。かかる場合には、情報付加データ自体を送信しなくても次のユーザは情報付加データを印刷することができるので、通信データ量の軽減、及び通信時間、通信料金等の軽減を図ることが可能となる。

この場合において、前記印刷手段は、前記次のユーザの携帯情報端末上で設定された印刷指示情報を、前記携帯情報端末が有する識別標識を介して取得し、前記情報付加データを印刷することができる。

本発明の業務フロー管理システムでは、前記次のユーザは、前記承認対象文書に対する承認を行うユーザ、又は前記承認対象文書を作成した文書作成ユーザとすることができる。かかる場合には、次に承認を行うユーザへの承認対象文書の受け渡しと、文書作成ユーザへの差し戻しとを、選択的に実行することが可能となる。

また、本発明の業務フロー管理システムでは、前記ユーザ認証を実行する認証手段を更に備えることができる。この場合において、前記認証手段は、一のユーザが直接入力したユーザ名やパスワードなどのユーザ情報を用いてユーザ認証を行うこととしても良いが、例えば、一のユーザの携帯情報端末からユーザ情報を取得してユーザ認証を行うこととしても良い。また、前記認証手段は、前記携帯情報端末が有する識別標識を介して、前記ユーザ情報を取得することしても良い。

本発明のプログラムは、コンピュータを、業務フロー情報に基づいて生成される業務フローの実体情報とともに、承認対象文書が印刷された紙媒体を、スキャンして文書イメージを取得するとともに、その文書イメージから前記業務フローの実体情報を得る取得手段、一のユーザにより入力されたユーザ情報に基づいてユーザ認証を行った後、当該ユーザによる確認完了情報を前記文書イメージ又は前記承認対象文書に対して付加することにより、情報付加データを作成する確認完了情報付加手段、前記情報付加データを格納する格納手段、及び前記取得手段で得られた前記業務フローの実体情報に基づいて、次のユーザを特定し、前記情報付加データから算出される識別情報を、前記次のユーザの携帯情報端末に対して送信する送信手段、として機能させるためのプログラムであることを特徴とする。

これによれば、承認対象文書及び業務フローの実体情報が印刷された紙媒体をスキャンすることで、文書イメージと業務フローの実体情報が取得され、その承認対象文書を確認した一のユーザが入力したユーザ情報に基づくユーザ認証が実行された後、そのユーザによる確認完了情報が付加された情報付加データの作成、格納、その識別情報の算出が実行される。また、送信手段によって、取得手段で得られた業務フローの実体情報に基づいて、次のユーザが特定され、そのユーザの携帯情報端末に対して情報付加データの識別情報が送信される。これにより、ユーザは、紙文書の印刷、スキャン、ユーザ情報の入力を行うことで、自己の確認完了情報が付加された情報付加データを次のユーザに受け渡すことができるので、ユーザは、ＰＣの使用できない環境でも簡易な操作により、業務フローに沿った文書承認作業を実行することができる。

本発明によれば、ＰＣを使用できない環境でも、簡易な操作により文書承認を行うことが可能な業務フロー管理システム及びプログラムを提供することができる。

以下、本発明の業務フロー管理システムの一実施形態について、図１〜図１３に基づいて詳細に説明する。

図１は、一実施形態に係る業務フロー管理システム１００の構成を概略的に示す。この図１に示すように、業務フロー管理システム１００は、第１オフィス１０Ａと、第１オフィス１０Ａの遠隔地に存在する第２オフィス１０Ｂとに跨って設置されている。

第１オフィス１０Ａ内には、業務フロー管理サーバ１Ａと、ユーザ認証サーバ１Ｂと、複合機２Ａと、起案者用自席パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１４と、が設置されており、各機器は、イントラネット（ＬＡＮ）６Ａに接続されている。イントラネット６Ａは、ＳＳＬ−ＶＰＮ（Secure Socket Layer Virtual Private Network）装置１５Ａを介して、インターネットに接続される。第１オフィス１０Ａ内には、ユーザ（ここでは、「起案者Ｐａ」）が存在するものとし、起案者Ｐａは、起案者用携帯電話３Ａを保有しているものとする。

第２オフィス１０Ｂ内には、イントラネット（ＬＡＮ）６Ｂに接続された複合機２Ｂが設けられており、イントラネット６Ｂは、ＳＳＬ−ＶＰＮ装置１５Ｂを介して、インターネットに接続される。第２オフィス１０Ｂ内には、ユーザ（ここでは、「承認者Ｐｂ」）が存在するものとする。この承認者Ｐｂは、例えば第２オフィス１０Ｂに出張している上長や部門長である。また、承認者Ｐｂは、承認者用携帯電話３Ｂを保有している。なお、以下においては、説明の便宜上、複合機２Ａを「起案者側複合機２Ａ」、複合機２Ｂを「承認者側複合機２Ｂ」とも記述する。

業務フロー管理サーバ１Ａは、図２に示すように、提供手段としての業務フロー管理手段２１と、送信手段としての電子メール送信手段２２と、確認完了情報付加手段としての承認文書提供手段２３と、格納手段３２とを有する。

ユーザ認証サーバ１Ｂは、複合機２Ａにおいて取得されたユーザ（起案者Ｐａ）のユーザ情報に基づくユーザ認証を実行する電子承認アカウント認証手段２７を有する。

複合機２Ａ、２Ｂは、紙文書のスキャン、コピー、印刷などの機能を有し、より具体的には、図２に示すように、文書印刷手段２４と、電子承認アカウント問い合わせ手段２５と、スキャン文書承認依頼送信手段２６と、取得手段としてのスキャン手段３１とを有する。起案者側複合機２Ａは、図１に示すように、ユーザ（例えば、起案者Ｐａ）の携帯電話（識別標識を内蔵）との間で情報通信を行う識別標識読取書込み機７Ａを備え、承認者側複合機２Ｂは、ユーザ（例えば、承認者Ｐｂ）の携帯電話（識別標識を内蔵）との間で情報通信を行う識別標識読取書込み機７Ｂを備える。

ＳＳＬ−ＶＰＮ装置１５Ａ、１５Ｂは、暗号化にＳＳＬを利用し、インターネットなどの公衆回線網に暗号化された仮想回線を構築して、企業の拠点間などを安全に結ぶ装置である。

携帯電話３Ａ、３Ｂは、図２に示すように、メール受信手段２８と、文書印刷指示手段２９と、電子承認用アカウント提示手段３０とを備える。これらのうち、文書印刷指示手段２９と電子承認用アカウント提示手段３０は、携帯電話３Ａ、３Ｂに内蔵された識別標識（ＩＣタグ（ＲＦＩＤタグ）など）を含んで実現される。

次に、本実施形態の業務フロー管理システム１００が処理するデータの構造について説明する。

図３（ａ）は、携帯電話３Ａ，３Ｂのデータ構造を示し、図３（ｂ）は、複合機２Ａ，２Ｂのデータ構造を示し、図３（ｃ）は、ユーザ認証サーバ１Ｂのデータ構造を示す。携帯電話３Ａ，３Ｂは、図３（ａ）に示すように、メールアドレスと、識別標識データとを有するとともに、複数の受信メールデータを含む受信メール集合を保有する。受信メールデータは、件名、送信元、宛先、送信日時、メッセージを含む。

複合機２Ａ，２Ｂは、図３（ｂ）に示すように、アドレス（ＩＰアドレス）と、識別標識データとを有する。ユーザ認証サーバ１Ｂは、図３（ｃ）に示すように、アドレス（ＩＰアドレス）を有するとともに、複数のユーザアカウントデータを含むユーザアカウント集合を保有する。ユーザアカウントデータは、ユーザ名とパスワードを含む。

図４は、業務フロー管理サーバ１Ａのデータ構造を示す。この図４に示すように、業務フロー管理サーバ１Ａは、アドレス（ＩＰアドレス）を有するとともに、複数の業務フロー定義データ（業務フロー定義ＩＤ）を含む業務フロー定義集合、複数の組織情報データ（ユーザＩＤ、上長ＩＤ、役職名、メールアドレス）を含む組織情報集合、複数の業務フローインスタンス（業務フローインスタンスＩＤ、業務フロー定義ＩＤ）を含む業務フローインスタンス集合、複数の承認対象文書データ（文書ＩＤ、文書コンテンツ）を含む承認対象文書集合、複数の承認対象文書フォーム（業務ＩＤ、承認文書）のデータを含む承認対象文書フォーム集合を有する。

これらのうち、業務フロー定義データは、複数の業務要素定義データ（業務要素定義ＩＤ、業務名、承認権限役職）を含む業務要素定義集合を有し、各業務要素定義データは、複数の前工程業務データ（業務要素定義ＩＤ）を含む前工程業務集合、及び複数の後工程業務データ（業務要素定義ＩＤ）を含む後工程業務集合を有する。また、業務フローインスタンスは、複数の業務状態データ（業務要素定義ＩＤ、実行状態、承認者、承認対象文書ＩＤ）を含む業務状態集合を有する。

次に、本実施形態の業務フロー管理システム１００における処理について、図５〜図１３に基づいて詳細に説明する。なお、以下の説明で用いる括弧付き数字は、図５〜図７のシーケンス図（フロー）で示した処理番号に対応する。

＜承認対象文書の作成・印刷処理＞
まず、承認対象文書の作成・印刷処理について、図５に基づいて説明する。

（１）図５の処理では、起案者Ｐａの指示の下、起案者用自席ＰＣ１４から業務フロー管理サーバ１Ａ（図２の業務フロー管理手段２１）に対して承認対象文書フォーム取得依頼メッセージを送信すると、（２）業務フロー管理サーバ１Ａ（業務フロー管理手段２１）は、承認対象文書フォーム取得依頼応答メッセージ（承認対象文書フォームを含む）を生成して起案者用自席ＰＣ１４に対して送信することで、承認対象文書フォームを起案者用自席ＰＣ１４に提供する。

（３）次いで、起案者用自席ＰＣ１４において承認対象文書フォームが取得されると、（４）起案者Ｐａは、当該承認対象文書フォームを実行して、ＰＣ１４の画面上に当該フォームを表示し、当該フォーム内に必要事項を書き込むことにより承認対象文書を作成する。図８（ａ）は、承認対象文書フォームに必要事項を書き込むことで作成された承認対象文書の一例を示す。この図８（ａ）に示すように、承認対象文書フォームには、業務フロー定義ＩＤ（２次元コード（ＱＲコードなど））が予め付加されている。

（５）次いで、起案者Ｐａが起案者用自席ＰＣ１４上で印刷操作を行うと、起案者用自席ＰＣ１４は、起案者側複合機２Ａに対して承認対象文書の印刷指示を行う。（６）その後、起案者側複合機２Ａでは、承認対象文書に付与されている業務フロー定義ＩＤに基づいて、業務フローインスタンス生成依頼メッセージ（メッセージＩＤと業務フロー定義ＩＤを含む）を業務フロー管理サーバ１Ａに送信して、業務フローインスタンス（実体）の生成依頼を行う。

（７）これに応じて、業務フロー管理サーバ１Ａ（図２の業務フロー管理手段２１）では、業務フローインスタンスを生成する。そして、当該インスタンスの生成が完了した時点で、業務フロー管理サーバ１Ａ（業務フロー管理手段２１）は、業務フローインスタンス生成依頼応答メッセージ（応答対象メッセージＩＤと業務フローインスタンスＩＤとを含む）を、起案者側複合機２Ａに返信することで、起案者側複合機２Ａに業務フローインスタンスＩＤを提供する。

（８）次いで、業務フローインスタンスＩＤを受信した起案者側複合機２Ａ（図２の文書印刷手段２４）では、業務フローインスタンスＩＤを２次元コードに変換するとともに、当該２次元コードを付加した状態で、承認対象文書を紙媒体に印刷する（図８（ｂ）参照）。

このような処理を経ることにより、起案者Ｐａは、承認対象文書の作成及び承認対象文書の印刷を行うことが可能である。

＜承認依頼の発行処理＞
次に、起案者Ｐａが、上司などの承認者Ｐｂ（ここでは、上長）に対して、承認依頼を発行する処理について、図６に基づいて説明する。

（９）はじめに、起案者（承認依頼者）Ｐａは、起案者側複合機２Ａ（図２のスキャン手段３１）を用いて、承認対象文書（紙媒体）のスキャンを実行する。より具体的には、起案者側複合機２Ａの画面（タッチパネルなど）上に図９（ａ）に示すメニュー画面が表示された状態で、起案者（承認依頼者）Ｐａによって「承認依頼実行」の項目が選択されると、起案者側複合機２Ａは、その画面上に、承認依頼文書をスキャンするように促すメッセージと、スキャン開始ボタンとを表示する（図９（ｂ）参照）。次いで、起案者（承認依頼者）Ｐａにより、承認依頼文書（紙媒体）が複合機２Ａにセットされ、スキャン開始ボタンが押されると、複合機２Ａ（スキャン手段３１）では、承認依頼文書のスキャンを実行する。この際、業務フローインスタンスの実行状態（承認処理状態）は、承認処理が未だ開始していない状態であって承認依頼モードである、と複合機２Ａにおいて認識されるので、ここでは、複合機２Ａは承認依頼者（起案者）Ｐａの認証モードに設定される。

（１０）上記スキャン終了後、複合機２Ａは、画面上に、図９（ｃ）に示すメッセージ（具体的には、携帯電話３Ａ（識別標識）を複合機２Ａ（識別標識読取書込み機７Ａ）にかざすよう促すメッセージ）を表示する。そして、このメッセージを見た承認依頼者（起案者）Ｐａによって、携帯電話３Ａ（ユーザＩＤやパスワードを識別標識読取書込み機７Ａに送信可能な「承認依頼印モード」に設定されている携帯電話３Ａ）が、識別標識読取書込み機７Ａにかざされると、携帯電話３Ａの識別標識から識別標識読取書込み機７Ａに対して承認依頼者（起案者）ＰａのユーザＩＤとパスワードが書き込まれる。なお、携帯電話３Ａの識別標識は、図２の電子承認用アカウント提示手段３０の少なくとも一部を構成し、識別標識読取書込み機７Ａは、電子承認アカウント問い合わせ手段２５の少なくとも一部を構成する。

（１１）その後、複合機２Ａ（図２の電子承認アカウント問い合わせ手段２５）は、ユーザ認証サーバ１Ｂ（図２の電子承認アカウント認証手段２７）に対し、ユーザＩＤとパスワードの問い合わせ（ユーザ認証）を実行する。この問い合わせ実行中は、複合機２Ａの画面上には図９（ｄ）に示すような待機メッセージが表示される。

（１２）ユーザ認証サーバ１Ｂ（電子承認アカウント認証手段２７）では、上記ユーザＩＤ及びパスワードと、ユーザ認証サーバ１Ｂが保有するユーザリストとに基づいて、承認依頼者（起案者）Ｐａのユーザ認証を実行する。そして、当該ユーザ認証が完了すると、ユーザ認証サーバ１Ｂ（電子承認アカウント認証手段２７）は、その情報を、業務フロー管理サーバ１Ａに送信する（この場合の複合機２Ａの画面表示の例を図９（ｅ）に示す）。

（１３）次いで、業務フロー管理サーバ１Ａでは、承認依頼者（起案者）Ｐａの電子印（承認依頼印）を承認対象文書（スキャンイメージ）に埋め込み、保存するとともに、電子印（承認依頼印）を埋め込んだ承認対象文書（スキャンイメージ）の文書ＩＤを、当該文書のコンテンツをキーとするハッシュ値として計算する。なお、図１０（ａ）は、承認依頼印が埋め込まれた状態の承認対象文書を示す。

（１４）その後、業務フロー管理サーバ１Ａ（図２の電子メール送信手段２２）では、上記文書ＩＤを含む承認依頼メッセージを生成し、業務フローインスタンスに含まれる業務フロー定義ＩＤを取得し、この業務フロー定義に定義された承認者を検索する。そして、業務フロー管理サーバ１Ａ（電子メール送信手段２２）では、組織階層情報に基づいて承認者の特定を行い、複合機２Ａ（図２のスキャン文書承認依頼送信手段２６）の指示の下、最初の承認者Ｐｂ（ここでは、「上長」）のメールアドレスに、上記承認依頼メッセージを電子メールにて送信する。

＜承認依頼文書の取得・閲覧承認処理＞
次に、承認者Ｐｂが承認対象文書を取得（印刷）して、閲覧した後、承認処理を行う手順について、図７に基づいて説明する。

（１５）上記（１４）の処理によって業務フロー管理サーバ１Ａ（電子メール送信手段２２）から送信された承認依頼メッセージ（電子メール）を承認者用携帯電話３Ｂ（図２のメール受信手段２８）が受信すると、承認者Ｐｂは、携帯電話３Ｂのメニュー画面（図１１（ａ）参照）の中から「受信メール一覧」の項目を選択することにより、図１１（ｂ）の画面を表示する。

次いで、承認者Ｐｂにより、図１１（ｂ）の画面上で「承認依頼」のメールが選択されると、携帯電話３Ｂは、図１１（ｃ）に示すように、承認依頼のメール内容とともに、印刷ボタンを画面上に表示する。そして、この画面上で、承認者Ｐｂにより印刷ボタンが選択された段階で、携帯電話３Ｂは画面上に、図１１（ｄ）に示すようなメッセージ（携帯電話３Ｂの識別標識をかざすように促すメッセージ）を表示する。このメッセージが携帯電話３Ｂの画面上に表示された状態では、電子メールに添付された文書ＩＤが携帯電話３Ｂの識別標識に書き込まれる。

（１６）図１１（ｄ）のメッセージが表示された状態で、承認者Ｐｂにより、複合機２Ｂ（識別標識読取書込み機７Ｂ）に携帯電話３Ｂ（識別標識）がかざされると、（１７）承認者側複合機２Ｂは、識別標識読取書込み機７Ｂを介して文書ＩＤを取得し、業務フロー管理サーバ１Ａに対して、その文書ＩＤに対応する文書の取得依頼を実行する。

（１８）この文書取得依頼を受け取った業務フロー管理サーバ１Ａでは、格納手段３２に格納されている複数の文書の中から上記文書ＩＤに対応する文書を検索し、その文書（承認対象文書）を承認者側複合機２Ｂに提供する。（１９）そして、承認者側複合機２Ｂでは、業務フロー管理サーバ１Ａから受け取った承認対象文書の印刷を実行する。

このようにして、承認者Ｐｂは承認対象文書を紙媒体に印刷することができるので、承認者Ｐｂは、紙面上で承認対象文書の内容を閲覧し、精査することが可能となる。

その後、承認対象文書の内容を精査した承認者Ｐｂが、承認対象文書に対して承認する場合には、以下のような処理を実行する。

（２０）承認者側複合機２Ｂの画面（タッチパネルなど）上に、図１２（ａ）のメニュー画面が表示された状態で、承認者Ｐｂによって「承認実行」の項目が選択されると、複合機２Ｂの画面上には、図１２（ｂ）に示すようなメッセージ（承認対象文書を複合機２Ｂにセットしてスキャンするように促すメッセージ）が表示される。そして、承認者Ｐｂにより、承認対象文書が印刷された紙媒体が複合機２Ｂにセットされ、かつスキャン開始ボタンが押されると、複合機２Ｂ（スキャン手段３１）は、承認対象文書のスキャンを実行する。

（２１）上記スキャン終了後、複合機２Ｂは、その画面上に、図１２（ｃ）に示すように、電子印（承認印）を押すために携帯電話３Ｂ（識別標識）を複合機２Ｂ（識別標識読取書込み機７Ｂ）にかざすよう促すメッセージを表示する。その後、承認者Ｐｂによって、承認印モードに設定した携帯電話３Ｂが識別標識読取書込み機７Ｂにかざされると、携帯電話３Ｂの識別標識から識別標識読取書込み機７Ｂに対して承認者ＰｂのユーザＩＤとパスワードが書き込まれる。

（２２）次いで、複合機２Ｂは、ユーザＩＤとパスワードに基づいてユーザ認証サーバ１Ｂに対する問い合わせを実行する。この問い合わせ実行中は、複合機２Ｂの画面上には図１２（ｄ）に示すような待機メッセージが表示される。

（２３）これに対し、ユーザ認証サーバ１Ｂ（電子承認アカウント認証手段２７）では、ユーザＩＤ及びパスワードと、ユーザリストとに基づいて、承認者Ｐｂのユーザ認証を実行し、それが完了した段階で、ユーザ認証サーバ１Ｂは、その情報を業務フロー管理サーバ１Ａに向けて送信する（この場合における、複合機２Ｂの画面表示の一例が図１２（ｅ）に示されている）。

（２４）その後、業務フロー管理サーバ１Ａでは、承認対象文書（スキャンイメージ）の承認者（ここでは、「上長」）の欄に２次元コードから成る承認印を付加して（図１０（ｂ）参照）、メモリに保存（格納）する。

（２５）そして、業務フロー管理サーバ１Ａは、承認対象文書に埋め込まれた業務フロー定義ＩＤと業務フローインスタンスＩＤに基づいて、次の承認者を決定し、その承認者に対する処理依頼メッセージを作成し、電子メールにて送信する。この場合、業務フロー管理サーバ１Ａは、上長の承認印が付加された承認対象文書のコンテンツに基づいて文書ＩＤを算出し、当該文書ＩＤを電子メールにて送信する。

その後は、次の承認者（ここでは「部門長」）において、上記（１５）〜（２４）と同様の処理が実行されることにより、承認対象文書のスキャンイメージに、次の承認者（部門長）の承認印（電子印）が付加され、このような手順を経ることにより、複数の承認者による承認対象文書への承認（決済）が行われる。

なお、上記においては、承認者が承認対象文書の承認を行う場合について説明したが、これに限らず、承認対象文書を精査した結果、当該承認対象文書が承認に値しないと判断された場合には、承認者Ｐｂは、起案者（承認依頼者）Ｐａに対して承認対象文書を差し戻すこともできる。

この場合、承認者Ｐｂは、複合機２Ｂの画面上に表示された、図１３（ａ）に示すメニュー画面の中から、「差し戻し実行」の項目を選択し、図１３（ｂ）に示すスキャンを促すメッセージに応じて、承認対象文書のスキャンを実行することにより、複合機２Ａのスキャン文書承認依頼送信手段２６及び業務フロー管理サーバ１Ａの電子メール送信手段２２を介して、起案者（承認依頼者）Ｐａに対して承認対象文書の差し戻しメッセージを電子メールにて送信することができる。なお、図１３（ｃ）は、電子メール送信完了時の複合機２Ｂの画面表示を示している。

以上詳細に説明したように、本実施形態によると、承認者Ｐｂ（又は承認依頼者Ｐａ）が、承認対象文書及び業務フローインスタンスＩＤが印刷された紙媒体をスキャンすることで、複合機２Ｂ（又は２Ａ）が承認対象文書のスキャンイメージと業務フローインスタンスＩＤを取得する。また、印刷された承認対象文書を閲覧・精査した承認者Ｐｂ（又は承認依頼者Ｐａ）が携帯電話３Ｂ（又は３Ａ）を複合機２Ｂ（又は２Ａ）にかざしてユーザＩＤ及びパスワードを複合機２Ｂ（又は２Ａ）に入力すると、それらに基づいてユーザ認証サーバ１Ｂがユーザ認証を実行した後、業務フロー管理サーバ１Ａが承認対象文書に承認依頼印又は承認印を付加して、その文書ＩＤを次の承認者の携帯電話に送信する。これにより、承認者Ｐｂ（又は承認依頼者Ｐａ）は、紙文書の印刷、スキャン、及びユーザ認証のための携帯電話の操作（かざす動作）を行うことにより、自己の電子印を付加した承認対象文書を、次の承認者に受け渡すことができる。したがって、承認者は、出張先などのＰＣの使用ができない環境でも簡易な操作により、業務フローに沿った文書承認作業を実行することが可能である。

また、本実施形態では、起案者Ｐａが承認対象文書を作成する場合、業務フローＩＤが予め付与された承認文書フォームに必要事項を書き込むだけで良いので、起案者Ｐａは、簡易に承認対象文書を作成することができる。また、承認文書フォームが業務フロー管理サーバ１Ａに格納されていることから、起案者Ｐａは起案者用自席ＰＣ１４に承認文書フォームを格納しておく必要がない。これにより、承認文書フォームを改訂する場合にも業務フロー管理サーバ１Ａに格納されているフォームのみを変更すれば良いので、フォームの改訂を簡易に行うことが可能である。

また、本実施形態では、複合機２Ｂは、電子メールにて受信した承認対象文書の文書ＩＤに基づいて、承認対象文書を業務フロー管理サーバ１Ａから取得して印刷するので、携帯電話に送信する電子メールに承認対象文書を添付する必要がなく、電子メールのデータ量の軽減、及び通信時間、通信料金等の軽減を図ることができる。

なお、上記実施形態では、業務フロー管理サーバ１Ａが、文書（コンテンツ）やスキャンイメージの格納（保存）や電子メールの送信も行うこととしたが、これに限らず、これらの機能を行う装置（例えば文書サーバやメールサーバなど）を別途設けることとしても良い。

なお、上記実施形態では、複合機２Ａ，２Ｂで読み取って生成されたスキャンイメージに、承認依頼印や承認印などの電子印を付加する場合について説明したが、これに限らず、承認対象文書（コンテンツ）に、電子印を付加するようにしても良い。

また、上記実施形態では、携帯電話を複合機にかざすことにより、ユーザＩＤとパスワードを複合機に入力する場合について説明したが、これに限らず、各情報を手入力により入力しても良い。また、ユーザの情報としては、ユーザＩＤやパスワードに限らず、例えば、指紋や角膜、静脈などの生体認証情報などを用いても良い。

なお、上記実施形態では、識別標識及び識別標識読取書込み機を用いて携帯電話と複合機との間で情報のやり取りを行ったが、赤外線通信、無線通信、電子メールなどによっても達成できる。

なお、上記実施形態では、識別標識を有する携帯電話を使用した例について説明したが、これに限られるものではなく、識別標識を有する携帯電話以外の携帯情報端末（ＰＤＡやスマートフォンなど）を使用しても良い。また、通信に識別標識以外の手段（赤外線等）を用いる場合には、これら携帯情報端末が識別標識を有していなくても良い。

上述した実施形態は本発明の好適な実施の例である。但し、これに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変形実施可能である。

一実施形態にかかる業務フロー管理システムを示す概略図である。 図１の業務フロー管理システムの機能ブロック図である。 携帯電話、複合機、ユーザ認証サーバの処理するデータの構造を示す図である。 業務フロー管理システムの処理するデータの構造を示す図である。 承認対象文書の作成、印刷処理を示すシーケンス図である。 承認依頼発行処理を示すシーケンス図である。 承認対象文書の取得閲覧承認処理を示すシーケンス図である。 承認対象文書の一例を示す図である。 承認依頼実行処理の際の、複合機の画面表示の一例を示す図である。 承認依頼印及び承認印の具体例を示す図である。 承認者側で承認対象文書を印刷する際の、携帯電話の画面表示の一例を示す図である。 承認実行処理の際の、複合機の画面表示の一例を示す図である。 差し戻し実行処理の際の、複合機の画面表示の一例を示す図である。

符号の説明

１Ａ 業務フロー管理サーバ
１Ｂ ユーザ認証サーバ（認証手段）
２Ａ，２Ｂ 複合機
３Ａ，３Ｂ 携帯電話
７Ａ，７Ｂ 識別標識読取書込み機
１４ 起案者用自席ＰＣ（編集端末）
２１ 業務フロー管理手段（提供手段）
２２ 電子メール送信手段（送信手段）
２３ 承認文書提供手段（確認完了情報付加手段）
３１ スキャン手段（取得手段）
３２ 格納手段

Claims (10)

1. 業務フロー情報に基づいて生成される業務フローの実体情報とともに、承認対象文書を紙媒体に印刷する印刷手段と、
   前記承認対象文書が印刷された紙媒体をスキャンして文書イメージを取得し、その文書イメージから前記業務フローの実体情報を得る取得手段と、
   一のユーザにより入力されたユーザ情報に基づいてユーザ認証を行った後、当該ユーザによる確認完了情報を前記文書イメージ又は前記承認対象文書に対して付加することにより、情報付加データを作成する確認完了情報付加手段と、
   前記情報付加データを格納する格納手段と、
   前記取得手段で得られた前記業務フローの実体情報に基づいて、次のユーザを特定し、前記情報付加データから算出される識別情報を、前記次のユーザの携帯情報端末に対して送信する送信手段と、を備える業務フロー管理システム。
2. 前記承認対象文書は、前記業務フロー情報が予め付与された所定の承認文書フォームに文書作成ユーザが書込みを行うことにより作成されることを特徴とする請求項１に記載の業務フロー管理システム。
3. 前記承認文書フォームを提供する提供手段と、
   前記承認文書フォームに対する前記文書作成ユーザによる書込みに用いられる編集端末と、を更に備える請求項２に記載の業務フロー管理システム。
4. 前記印刷手段は、更に、前記情報付加データの識別情報に基づいて、前記情報付加データを前記格納手段から取得し、印刷することを特徴とする請求項１〜３のいずれか一項に記載の業務フロー管理システム。
5. 前記印刷手段は、前記次のユーザの携帯情報端末上で設定された印刷指示情報を、前記携帯情報端末が有する識別標識を介して取得し、前記情報付加データを印刷することを特徴とする請求項４に記載の業務フロー管理システム。
6. 前記次のユーザは、前記承認対象文書に対する承認を行うユーザ、又は前記承認対象文書を作成した文書作成ユーザであることを特徴とする請求項１〜５のいずれか一項に記載の業務フロー管理システム。
7. 前記ユーザ認証を実行する認証手段を更に備える請求項１〜６のいずれか一項に記載の業務フロー管理システム。
8. 前記認証手段は、一のユーザの携帯情報端末からユーザ情報を取得してユーザ認証を行うことを特徴とする請求項７に記載の業務フロー管理システム。
9. 前記認証手段は、前記携帯情報端末が有する識別標識を介して、前記ユーザ情報を取得することを特徴とする請求項８に記載の業務フロー管理システム。
10. コンピュータを、
    業務フロー情報に基づいて生成される業務フローの実体情報とともに、承認対象文書が印刷された紙媒体を、スキャンして文書イメージを取得するとともに、その文書イメージから前記業務フローの実体情報を得る取得手段、
    一のユーザにより入力されたユーザ情報に基づいてユーザ認証を行った後、当該ユーザによる確認完了情報を前記文書イメージ又は前記承認対象文書に対して付加することにより、情報付加データを作成する確認完了情報付加手段、
    前記情報付加データを格納する格納手段、及び
    前記取得手段で得られた前記業務フローの実体情報に基づいて、次のユーザを特定し、前記情報付加データから算出される識別情報を、前記次のユーザの携帯情報端末に対して送信する送信手段、として機能させるためのプログラム。

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