KR20150134630A - 문서 관리 시스템 - Google Patents

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KR20150134630A
KR20150134630A KR1020140061641A KR20140061641A KR20150134630A KR 20150134630 A KR20150134630 A KR 20150134630A KR 1020140061641 A KR1020140061641 A KR 1020140061641A KR 20140061641 A KR20140061641 A KR 20140061641A KR 20150134630 A KR20150134630 A KR 20150134630A
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KR
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KR1020140061641A
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박병헌
권호중
황현후
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한국후지제록스 주식회사
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    • G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
    • G06F16/93—Document management systems

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Abstract

문서 관리 시스템이 제공된다. 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 시스템은, 스캐닝된 스캔 문서와 수신된 팩스 문서 중 하나 이상을 포함하는 전자화된 문서를 문서 관리 서버로 전송하는 디지털 복합기; 상기 디지털 복합기로부터 전송된 상기 전자화된 문서를 저장하고 관리하는 문서 관리 서버; 및 상기 문서 관리 서버에 접속하여 상기 전자화된 문서를 열람할 수 있는 클라이언트 단말을 포함한다.

Description

문서 관리 시스템{DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM}
본 발명은 문서 관리 시스템에 관한 것으로, 보다 자세하게는 디지털 복합기를 통해 스캔된 스캔 문서 또는 수신된 팩스 문서를 전자화된 문서로서 저장/관리하여 이용할 수 있는 문서 관리 시스템에 관한 것이다.
최근 환경에 대한 관심이 급속도로 높아지고 있지만, 아직도 대다수의 사무실에서 종이 문서를 기반으로 업무를 처리하고 있다. 종이 문서는 정보의 저장 수단이자, 정보의 전달 수단으로서 이용되며, 예컨대, 프린터를 이용하여 종이 문서가 출력되기도 하고, 원거리 업무 처리가 필요한 경우에는 팩스를 통해 정보가 전달되어 종이 문서로 출력되기도 한다.
그러나, 종이 문서에 기반하여 업무 처리를 하는 경우, 종이 문서가 훼손되거나 분실될 수 있으므로, 종이 문서는 문서의 보관과 보안에 취약할 수 있다. 그리고, 종이 문서는 물리적인 공간을 차지하기 때문에, 종이 문서를 보관하기 위한 장소가 필요하다. 따라서, 종이 문서의 양이 늘어나게 되면, 종이 문서의 보관을 위해 추가적인 장소를 확보해야 하는 문제가 생긴다.
또한, 다량의 종이 문서가 서고에 보관된 경우, 서고에서 필요한 종이 문서를 찾기 위해 상당한 시간이 소모될 수 있으며, 종이 문서에 정보가 기록된 경우, 종이 문서를 가지고 있지 않다면, 정보에 대한 접근이 제한적일 수 있다. 따라서, 신속한 의사 결정을 위해서 정보에 대한 신속한 접근이 필수적이라는 점을 고려한다면, 종이 문서 기반의 업무 처리 시스템은 기업의 업무 처리 효율의 저하를 가져올 수 있다. 이와 함께, 종이 문서를 일일이 출력하는데 시간과 비용이 소모될 수 있다는 점을 고려한다면, 종이 문서 기반의 업무 처리 시스템에서 전반적인 업무 생산성이 저하되는 문제가 존재할 수 있다.
그리고, 기업에서 모바일(mobile) 업무 환경을 구축하려는 움직임에 따라 종이 문서 없는 업무 처리 환경이 요구되고 있다는 점을 고려했을 때, 종이 문서 기반의 업무 처리 시스템은 사용자의 요구를 충족시키지 못한다.
더욱이, 환경에 대한 관심이 높아지고 있는 시점에서, 종이 문서의 사용은 종이의 원료가 되는 목재의 소비와 직결되므로, 종이 문서 기반의 업무 처리 시스템은 친환경적이지 않다.
위와 같은 문제점으로부터 안출된 본 발명이 해결하고자 하는 기술적 과제는, 종이 기반의 업무 환경에서 탈피하여 스캔 문서와 팩스 문서를 전자화된 문서로서 저장하고 공유할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하고자 하는 것이다.
본 발명이 해결하고자 하는 다른 기술적 과제는, 모바일 기기를 이용하여 저장된 스캔 문서와 팩스 문서에 접근할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하고자 하는 것이다.
본 발명이 해결하고자 하는 또 다른 기술적 과제는, 종이 문서 없는 업무 처리 환경을 구축할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하고자 하는 것이다.
본 발명의 기술적 과제들은 이상에서 언급한 기술적 과제들로 제한되지 않으며, 언급되지 않은 또 다른 기술적 과제들은 아래의 기재로부터 당업자에게 명확하게 이해될 수 있을 것이다.
상기 언급된 기술적 과제들을 해결하기 위한, 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 시스템은, 스캐닝된 스캔 문서 또는 수신된 팩스 문서를 포함하는 전자화된 문서를 문서 관리 서버로 전송하는 디지털 복합기; 상기 디지털 복합기로부터 전송된 상기 전자화된 문서를 저장하고 관리하는 문서 관리 서버; 및 상기 문서 관리 서버에 접속하여 상기 전자화된 문서를 열람하는 클라이언트 단말을 포함한다.
상기와 같은 본 발명에 따르면, 첫째로 종이 문서 없는 업무 처리 환경을 구축할 수 있으므로, 용지 및 인쇄 토너 등의 소모품에 대한 비용이 절감될 수 있으며, 종이의 원료가 되는 목재의 소비 감축에 일조할 수 있다.
둘째로, 상기와 같은 본 발명에 따르면, 업무 수행에 필요한 스캔 문서 또는 팩스 문서가 전자화된 문서로서 저장되기 때문에, 모바일 기기를 통해 어디서나 문서 관리 시스템에 접속하여 전자화된 문서에 접근할 수 있다. 따라서, 모바일 업무 환경을 구축하여, 업무 효율을 극대화할 수 있다.
셋째로, 상기와 같은 본 발명에 따르면, 팩스 문서를 출력하지 않고 전자화된 문서로서 관리하기 때문에, 팩스 문서 수신에 대한 업무시간을 단축할 수 있고, 팩스 문서가 외부로 유출되는 것을 방지하기 용이할 수 있다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 시스템의 개략적인 구성을 나타내는 도면이다.
도 2는 도 1의 문서 관리 서버의 개략적인 구성을 나타내는 도면이다.
도 3a는 도 2의 문서함의 개략적인 구성을 나타내는 도면이고, 도 3b는 폴더 구조를 설명하기 위한 도면이다.
도 4a는 도 2의 팩스 문서함의 개략적인 구성을 나타내는 도면이고, 도 4b는 문서 관리 서버의 접속 화면이다.
도 5는 스캔 문서 관리부의 스캔 문서의 조회 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 6은 스캔 문서 관리부의 스캔 문서의 복사, 이동, 삭제, 전달 및 다운로드 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 7은 검색부의 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 8은 주소록 관리부의 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 9는 사용자 계정 관리부의 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 10은 부서 관리부의 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 11은 저장소 관리부의 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 12는 SMB 폴더 관립부의 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 13은 사용이력 관리부의 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 14는 보안 패턴 관리부의 기능을 설명하기 위한 도면이다.
도 15는 패스워드 설정 관리부의 기능을 설명하기 위한 도면이다.
이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시예를 상세히 설명한다. 본 발명의 이점 및 특징, 그리고 그것들을 달성하는 방법은 첨부되는 도면과 함께 상세하게 후술되어 있는 실시예들을 참조하면 명확해질 것이다. 그러나 본 발명은 이하에서 게시되는 실시예들에 한정되는 것이 아니라 서로 다른 다양한 형태로 구현될 수 있으며, 단지 본 실시예들은 본 발명의 게시가 완전하도록 하고, 본 발명이 속하는 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자에게 발명의 범주를 완전하게 알려주기 위해 제공되는 것이며, 본 발명은 청구항의 범주에 의해 정의될 뿐이다. 명세서 전체에 걸쳐 동일 참조 부호는 동일 구성 요소를 지칭한다.
다른 정의가 없다면, 본 명세서에서 사용되는 모든 용어(기술 및 과학적 용어를 포함)는 본 발명이 속하는 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자에게 공통적으로 이해될 수 있는 의미로 사용될 수 있을 것이다. 또 일반적으로 사용되는 사전에 정의되어 있는 용어들은 명백하게 특별히 정의되어 있지 않는 한 이상적으로 또는 과도하게 해석되지 않는다.
본 명세서에서 사용된 용어는 실시예들을 설명하기 위한 것이며 본 발명을 제한하고자 하는 것은 아니다. 본 명세서에서, 단수형은 문구에서 특별히 언급하지 않는 한 복수형도 포함한다. 명세서에서 사용되는 "포함한다(comprises)" 및/또는 "포함하는(comprising)"은 언급된 구성요소 외에 하나 이상의 다른 구성요소의 존재 또는 추가를 배제하지 않는다.
이하, 도면을 참조하여 본 발명의 실시예들에 따른 문서 관리 시스템(1)에 대해 설명하기로 한다. 도 1을 참조하면, 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 시스템(1)의 개략적인 구성을 나타내는 도면이 개시된다.
문서 관리 시스템(1)은 디지털 복합기(100), 문서 관리 서버(200) 및 클라이언트 단말(300)을 포함할 수 있다. 구체적으로, 디지털 복합기(100)는 유/무선 네트워크(400)를 통해 문서 관리 서버(200)에 연결될 수 있으며, 클라이언트 단말(300) 역시 유/무선 네트워크(400)를 통해 문서 관리 서버(200)에 연결될 수 있다.
본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 시스템(1)에 따르면, 디지털 복합기(100)에서 스캐닝된 스캔 문서 또는 수신된 팩스 문서가 전자화된 문서로서 문서 관리 서버(200)로 전송되고, 문서 관리 서버(200)는 디지털 복합기(100)로부터 전자화된 문서를 전송받아 이를 저장하고 관리할 수 있다. 사용자는 클라이언트 단말(300)을 통해 사용자 계정으로 문서 관리 서버(200)에 접속하여 문서 관리 서버(200)에 저장된 전자화된 문서를 열람할 수 있다. 이에 따라, 업무 환경에서 발생하는 중요 문서가 스캐닝된 스캔 문서로서 전자적으로 보관 관리될 수 있으며, 수신된 팩스 문서 역시 전자적으로 보관 관리될 수 있으므로, 신속하고 효율적인 업무 처리를 할 수 있는 환경이 구축될 수 있다.
디지털 복합기(100)는 복사기, 프린터, 스캐너 및 팩스 등의 사무용 기기가 하나의 기기로 통합된 기기일 수 있다. 예컨대, 디지털 복합기(100)를 이용하여 사용자는 종이 문서를 스캐닝하여 스캔 문서를 생성할 수 있고, 디지털 복합기(100)는 외부 팩스(500)로부터 팩스 문서를 수신할 수 있다. 디지털 복합기(100)는 스캐닝된 스캔 문서와 수신된 팩스 문서를 전자화된 문서로 보유할 수 있으며, 예컨대 전자화된 문서는 이미지 문서일 수 있다.
디지털 복합기(100)는 스캐닝된 스캔 문서 또는 수신된 팩스 문서를 포함하는 전자화된 문서를 문서 관리 서버(200)로 전송할 수 있다. 즉, 스캔 문서와 팩스 문서가 전자화된 상태로 디지털 복합기(100)로부터 연계된 문서 관리 서버(200)로 전송될 수 있다. 예컨대, 디지털 복합기(100)는 전자화된 문서를 문서 관리 서버(200)의 SMB(Server Message Block) 폴더로 전송할 수 있다. 이를 위해, 디지털 복합기(100)에는 문서 관리 서버(200)의 IP가 등록되어 있을 수 있으며, 스캔 문서와 팩스 문서가 문서 관리 서버(200)로 자동 전송되도록 설정되어 있을 수 있다.
문서 관리 서버(200)는 디지털 복합기(100)로부터 전송된 전자화된 문서를 저장하고 관리할 수 있으며, 몇몇 실시예에서는 문서 관리 서버(200)는 복수의 디지털 복합기(100)로부터 전자화된 문서를 전송받을 수 있다. 스캔 문서와 팩스 문서가 전자화된 문서로서 문서 관리 서버(200)에 저장되어 있으므로, 문서 관리 서버(200)에 접속할 수 있다면, 시간과 장소의 제약없이 디지털 복합기(100)를 통해 스캐닝된 스캔 문서나 수신된 팩스 문서를 확인할 수 있다.
전자화된 문서의 관리를 위해, 문서 관리 서버(200)는 사용자 계정으로 접속시, 스캔 문서의 조회, 복사, 이동, 삭제, 전달, 다운로드 및 속성 정보 수정을 지원하고, 팩스 문서의 조회, 복사, 이동, 삭제, 전달, 다운로드 및 속성 정보의 수정을 지원할 수 있다. 이 밖에, 문서 관리 서버(200)는 사용자 계정으로 접속시, 전자화된 문서에 대한 검색을 지원하고, 주소록의 업로드 및 다운로드를 지원할 수 있다.
또한, 전자화된 문서의 관리를 위해, 문서 관리 서버(200)는 관리자 계정으로 접속시, 사용자 계정의 등록, 조회 및 수정을 지원하고, 부서 정보의 등록, 조회 및 수정 지원할 수 있다. 또한, 문서 관리 서버(200)는 관리자 계정으로 접속시, 저장소의 등록, 조회 및 수정을 지원하고, SMB 폴더의 등록, 조회 및 수정을 지원할 수 있다.
그리고, 전자화된 문서의 보안 관리를 위해, 문서 관리 서버(200)는 사용자 계정에 대한 사용 이력을 관리할 수 있고, 사용자 계정에 대한 패스워드와 관련하여, 패스워드의 복잡성 정도를 설정할 수 있고, 전자화된 문서에 포함될 수 있는 보안과 관련된 문자 패턴 또는 키워드 등의 보안 패턴을 관리할 수 있고, OCR(Optical Character Reader) 기능을 이용하여 보안과 관련된 문자 패턴 또는 키워드 등의 보안 패턴이 전자화된 문서에 포함되어 있는지 검출할 수 있다.
클라이언트 단말(300)은 문서 관리 서버(200)에 접속 상기 전자화된 문서를 열람할 수 있으며, 구체적으로, 클라이언트 단말(300)은 사용자 계정 또는 관리자 계정으로 문서 관리 서버(200)에 접속할 수 있다. 예컨대, 클라이언트 단말(300)은 예컨대, 개인용 컴퓨터 또는 모바일 기기일 수 있으며, 클라이언트 단말(300)의 웹 브라우저(web browser)를 통해 문서 관리 서버(200)에 접속할 수 있지만, 이에 제한되지 않는다.
클라이언트 단말(300)은 문서 관리 서버(200)로부터 전자화된 문서를 다운로드받아 전자화된 문서를 열람할 수 있다. 다만, 전자화된 문서를 다운로드 받지 않더라도, 클라이언트 단말(300)은 문서 관리 서버(200)로부터 전자화된 문서에 대한 섬네일 이미지(thumbnail image)를 제공받아 전자화된 문서를 열람할 수도 있다. 따라서, 본 발명의 일 실시예에 따르면, 종이 문서의 출력없이 전자화된 문서로서 확인이 가능할 수 있다.
본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 시스템(1)에 따르면, 종이 문서 없는 업무 처리 환경을 구축할 수 있으므로, 용지 및 인쇄 토너 등의 소모품에 대한 비용이 절감될 수 있으며, 종이의 원료가 되는 목재의 소비 감축에 일조할 수 있다.
또한, 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 시스템(1)에 따르면, 업무 수행에 필요한 스캔 문서 또는 팩스 문서가 전자화된 문서로서 저장되기 때문에, 모바일 기기를 통해 어디서나 문서 관리 시스템(1)에 접속하여 전자화된 문서에 접근할 수 있다. 따라서, 모바일 업무 환경을 구축하여, 업무 효율을 극대화할 수 있다.
그리고, 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 시스템(1)에 따르면, 팩스 문서를 출력하지 않고 전자화된 문서로서 관리하기 때문에, 팩스 문서 수신에 대한 업무시간을 단축할 수 있고, 팩스 문서가 외부로 유출되는 것을 방지하기 용이할 수 있다.
도 2 내지 도 15를 참조하여, 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 관리 서버(200)를 구체적으로 설명한다. 도 2를 참조하면, 도 1의 문서 관리 서버(200)의 개략적인 구성이 개시된다. 도 2에 도시된 구성요소들은 하드웨어적 구성을 가질 수도 있지만, 그 일부는 소프트웨어적으로 구현된 기능부일 수도 있다.
문서 관리 서버(200)는 전자화된 문서를 저장하는 데이터베이스부(210)와 전자화된 문서를 관리하는 관리부(220)를 포함할 수 있다
[ 데이터베이스부 ]
우선, 데이터베이스부(210)의 구체적인 구성을 설명한다. 데이터베이스부(210)는 전자화된 문서 중 스캔 문서를 저장하는 문서함(211)과 전자화된 문서 중 팩스 문서를 저장하는 팩스 문서함(215)을 포함할 수 있다. 필요에 따라, 스캔 문서와 팩스 문서에 대한 속성 정보가 함께 저장될 수 있다.
도 3a를 참조하면, 문서함(211)은 모든 사용자 계정으로 접근 가능하여 공용으로 관리되는 공용 문서함(212)과 특정 사용자 계정으로 접근 가능하여 개별적으로 관리되는 개인 문서함(213)을 포함할 수 있다. 공용 문서함(212)은 모든 사용자 계정으로 접근 가능하기 때문에, 공용 문서함(212)을 이용하여 스캔 문서를 공유할 수 있다. 이에 비해, 개인 문서함(213)은 각 사용자 계정마다 부여된 것으로, 특정 사용자 계정으로 문서 관리 서버(200)에 접속한 경우, 특정 사용자 계정에 대해 부여된 개인 문서함(213)에 접근하여 스캔 문서를 확인할 수 있다.
도 3b를 참조하면, 공용 문서함(212)과 개인 문서함(213)은 폴더 구조를 가질 수 있으며, 폴더 계층의 형식을 이룬채 관리될 수 있다. 예컨대, 공용 문서함(212)은 부서명 또는 자료의 성격에 따라 이름이 부여된 폴더를 생성함으로써, 스캔 문서의 공유 대상 또는 자료의 성격을 명확히할 수 있다. 따라서, 공용 문서함(212)을 통해, 스캔 문서가 효율적으로 공유될 수 있다.
도 4a를 참조하면, 팩스 문서함(215)은 관리자 계정으로 접근 가능하여 관리자에 의해 관리되는 받은 팩스함(216)과, 특정 사용자 계정으로 접근 가능하여 개별적으로 관리되는 마이 팩스함(217)과, 받은 팩스함(216) 또는 마이 팩스함(217)에서 삭제된 팩스 문서를 저장하는 지운 팩스함(218)을 포함할 수 있다. 문서 관리 서버(200)에 접속시 도 4b와 같이 표시될 수 있다.
구체적으로, 받은 팩스함(216)에는 디지털 복합기(100)로부터 전송된 팩스 문서가 저장될 수 있으며, 관리자 계정으로 문서 관리 서버(200)에 접속시 받은 팩스함(216)에 저장된 모든 팩스 문서를 확인할 수 있습니다. 다만, 문서 관리 서버(200)가 여러 개의 디지털 복합기(100)와 연계되어 있어, 여러 개의 팩스 번호로 수신된 팩스 문서를 전송받을 수 있다. 이 때, 지정된 팩스 번호에 대한 관리 권한을 부여받은 팩스 관리자 계정으로 문서 관리 서버(200)에 접속시, 지정된 팩스 번호로 수신된 팩스 문서를 확인할 수 있다.
마이 팩스함(217)에는 받은 팩스함(216)에서 전달된 팩스 문서를 저장할 수 있으며, 특정 사용자 계정으로 문서 관리 서버(200)에 접속한 경우, 특정 사용자 계정에 대해 부여된 마이 팩스함(217)에 접근하여 팩스 문서를 확인할 수 있다.
다만, 데이터베이스부(210)에는 전자화된 문서만 저장되는 것은 아니며, 전자화된 문서 이외에, 전자화된 문서를 관리하기 위해 필요한 데이터도 저장될 수 있다. 예컨대, 주소록, 사용자 계정, 부서 정보, 보안 패턴 등의 데이터도 데이터베이스부(210)에 저장될 수 있지만, 이에 제한되지 않는다.
[관리부]
이어서, 관리부(220)의 구체적인 구성을 설명한다. 관리부(220)는 데이터베이스부(210)에 저장된 전자화된 문서를 관리할 수 있다.
구체적으로, 관리부(220)는 스캔 문서 관리부(230), 팩스 문서 관리부(231), 검색부(232) 및 주소록 관리부(233)를 포함할 수 있으며, 예컨대, 사용자 계정으로 문서 관리 서버(200)에 접속한 클라이언트 단말(300)로부터 입력을 받아 기능을 수행할 수 있지만, 이에 제한되지 않는다.
스캔 문서 관리부(230)는 저장된 전자화된 문서 중 스캔 문서의 조회, 복사, 이동, 삭제, 전달, 다운로드 및 속성 정보의 수정을 관리할 수 있다. 구체적으로, 스캔 문서 관리부(230)는 문서함(211)에 저장된 스캔 문서의 조회, 복사, 이동, 삭제, 전달, 다운로드 및 속성 정보의 수정을 관리할 수 있다.
스캔 문서의 조회와 관련하여, 도 5를 참조하면, 스캔 문서 관리부(230)는 스캔 문서의 섬네일 이미지(미리 보기 이미지)와 속성 정보를 제공할 수 있다. 스캔 문서의 속성 정보로는 제목, 설명, 송신회사, 송신자, 담당자, 위치, 파일명, 크기, 등록자, 등록일자 및 수정일자 등의 정보가 제공될 수 있다. 그리고, 스캔 문서의 속성 정보의 수정과 관련하여, 스캔 문서 관리부(230)는 제목, 설명, 송신회사, 송신자, 담당자, 위치, 파일명, 크기, 등록자, 등록일자 및 수정일자 등의 속성 정보를 수정할 수 있다.
스캔 문서의 복사, 이동, 삭제, 전달 및 다운로드와 관련하여, 도 6을 참조하면, 스캔 문서 관리부(230)는 문서함(211) 내에 저장된 스캔 문서의 복사, 이동, 삭제, 전달 및 다운로드를 관리할 수 있다.
구체적으로, 스캔 문서 관리부(230)는 스캔 문서를 다른 문서함(211)이나 다른 폴더로 복사하거나 이동시킬 수 있으며, 문서함(211)에 저장된 스캔 문서를 삭제할 수 있다. 또한, 스캔 문서 관리부(230)는 수신자를 지정하여 해당 수신자의 개인 문서함(213)이나 해당 수신자의 이메일 주소로 스캔 문서를 전달할 수 있다. 그리고, 스캔 문서 관리부(230)는 스캔 문서가 클라이언트 단말(300)로 다운로드될 수 있도록 할 수 있다.
팩스 문서 관리부(231)는 저장된 전자화된 문서 중 팩스 문서의 조회, 복사, 이동, 삭제, 전달, 다운로드 및 속성 정보의 수정을 관리할 수 있다. 구체적으로, 팩스 문서 관리부(231)는 팩스 문서함(215)에 저장된 팩스 문서의 조회, 복사, 이동, 삭제, 전달, 다운로드 및 속성 정보의 수정을 관리할 수 있으며, 팩스 문서 관리부(231)의 동작은 스캔 문서 관리부(230)의 동작에 대응될 수 있다.
검색부(232)는 전자화된 문서의 속성 정보를 이용하여 검색 조건에 해당하는 전자화된 문서를 검색할 수 있다. 도 7을 참조하면, 검색부(232)는 등록일, 수신일, 제목 및 설명 등 전자화된 문서의 속성 정보를 이용하여 검색 조건을 설정할 수 있으며, 필요에 따라, 검색 대상을 스캔 문서 또는 팩스 문서로 한정하여 검색을 진행할 수도 있다. 검색부(232)에 의한 검색 결과는 리스트로 제공될 수 있다.
주소록 관리부(233)는 데이터베이스부(210)에 저장된 주소록을 관리할 수 있다. 예컨대, 데이터베이스부(210)에 저장된 주소록은 공용 주소록과 개인별 주소록으로 나뉘어 주소록 관리부(233)에 의해 관리될 수 있으며, 도 8을 참조하면, 주소록에는 주소록 이름, 주소록 그룹, 이메일, 회사 전화번호, 팩스 번호 및 휴대폰 번호 등의 정보가 포함될 수 있지만, 이에 제한되지 않는다. 구체적으로, 관리부(220)는 주소록의 조회, 등록, 업로드 및 다운로드를 관리할 수 있으며, 주소록의 업로드 및 다운로드는 엑셀(excel) 파일을 이용하여 수행될 수 있지만, 이에 제한되지 않는다.
또한, 관리부(220)는 사용자 계정 관리부(240), 부서 관리부(241), 저장소 관리부(242) 및 SMB 폴더 관리부(243)를 포함할 수 있으며, 예컨대, 관리자 계정으로 문서 관리 서버(200)에 접속한 클라이언트 단말(300)로부터 입력을 받아 동작할 수 있지만, 이에 제한되지 않는다.
사용자 계정 관리부(240)는 도 9를 참조하면, 사용자 계정의 등록, 업로드, 다운로드, 조회 및 수정을 관리할 수 있다. 사용자 계정은 클라이언트 단말(300)을 이용하여 문서 관리 서버(200)에 접속하기 위해 필요한 것으로, 사용자 계정의 등록을 위해서 사용자 아이디, 사용자 이름, 부서 등의 사용자에 대한 기본 정보와, 사용자의 권한 설정 정보가 입력될 수 있다. 사용자의 권한 설정 정보와 관련하여, 일반 사용자, 팩스 관리자 및 관리자 중 어느 하나로 설정될 수 있으며, 일반 사용자는 제한적인 권한을 가지며, 팩스 관리자는 일반 사용자와 비교하여 지정된 팩스 번호에 대한 팩스 문서에 접근할 수 있는 권한을 더 가지며, 관리자는 권한의 제한이 없을 수 있다.
그리고, 사용자 계정의 업로드 및 다운로드는 엑셀 파일을 이용하여 수행될 수 있다. 또한, 사용자 계정 관리부(240)는 등록된 사용자 계정을 조회할 수 있으며, 필요한 경우, 사용자 계정 관리부(240)는 사용자 계정에 대하여 기본 정보 또는 권한 설정 정보 등을 수정할 수 있다.
부서 관리부(241)는 도 10을 참조하면, 부서 정보의 등록, 업로드, 다운로드, 조회 및 수정을 관리할 수 있다. 부서 정보는 사용자 계정의 기본 정보의 한 항목으로서 이용될 수 있으며, 전자화된 문서를 해당 부서 구성원에게 공유시킬 때 이용될 수도 있지만, 이에 제한되지 않는다. 부서 정보의 등록을 위해서 부서 아이디, 부서명 및 상위 부서명 등의 정보가 입력될 수 있다. 그리고, 부서 정보의 업로드 및 다운로드는 엑셀 파일을 이용하여 수행될 수 있다. 또한, 부서 관리부(241)는 등록된 부서 정보를 조회할 수 있으며, 필요한 경우, 부서 관리부(241)는 부서 정보를 수정할 수 있다.
저장소 관리부(242)는 도 10을 참조하면, 저장소의 등록, 조회 및 수정을 관리할 수 있다. 저장소는 상기 문서 관리 서버(200)에서 스캔 문서 및 팩스 문서를 저장하는 물리적 저장소일 수 있다. 저장소의 등록을 위해서 저장소 이름, 저장소 경로 등의 정보가 입력될 수 있다. 또한, 저장소 관리부(242)는 등록된 저장소를 조회할 수 있으며, 필요한 경우, 저장소 관리부(242)는 저장소 정보를 수정할 수 있다.
SMB 폴더 관리부(243)는 도 11을 참조하면, SMB 폴더의 등록, 다운로드, 조회 및 수정을 관리할 수 있다. SMB 폴더는 디지털 복합기(100)와 연계되어 있는 폴더로서, 디지털 복합기(100)는 전자화된 문서를 문서 관리 서버(200)의 SMB 폴더로 전송할 수 있다. SMB 폴더의 등록을 위해서 SMB 이름, 문서함(211) 또는 팩스 번호 등이 입력될 수 있다. 이러한 정보에 따라, 디지털 복합기(100)로부터 SMB 폴더에 스캔 문서가 전송되면, 자동으로 선택된 문서함(211)에 스캔 문서가 등록되며, 디지털 복합기(100)로부터 SMB 폴더에 팩스 문서가 전송되면, 자동으로 받은 팩스함(216)에 팩스 문서가 등록될 수 있다. 그리고, SMB 폴더 목록의 다운로드는 엑셀 파일을 이용하여 수행될 수 있다. 또한, SMB 폴더 관리부(243)는 등록된 SMB 폴더를 조회할 수 있으며, 필요한 경우, SMB 폴더 관리부(243)는 SMB 폴더의 정보를 수정할 수 있다.
그리고, 관리부(220)는, 사용이력 관리부(250), 보안패턴 관리부(251), 패스워드 설정 관리부(252) 및 문서대장 관리부(253)를 포함할 수 있으며, 예컨대, 관리자 계정으로 문서 관리 서버(200)에 접속한 클라이언트 단말(300)로부터 입력을 받아 동작할 수 있지만, 이에 제한되지 않는다. 사용이력 관리부(250), 보안패턴 관리부(251), 패스워드 설정 관리부(252) 및 문서대장 관리부(253)는 문서 관리 서버(200)의 보안과 관련된 사항을 관리할 수 있다.
사용이력 관리부(250)는 사용자가 사용자 계정으로 문서 관리 서버(200)에서 수행한 작업에 대한 사용 이력의 검색을 관리할 수 있다. 구체적으로, 도 13을 참조하면, 사용이력 관리부(250)는 부서명 또는 특정 사용자명, 접속 기기, 사용 메뉴, 사용 범위, 사용 시간 등을 검색 조건으로 하여 사용 이력을 검색할 수 있다. 그리고, 사용이력 관리부(250)는 검색 결과를 리스트로 출력할 수 있다.
보안패턴 관리부(251)는 보안패턴을 관리할 수 있다. 구체적으로, 도 14를 참조하면, 보안패턴 관리부(251)는 보안을 위해 검출이 필요한 패턴(예컨대, 숫자, 영어, 한글 등) 또는 키워드를 등록할 수 있다. 패턴으로 주민등록번호, 운전면허번호, 신용카드번호 등 개인정보와 관련된 패턴이 있을 수 있지만, 이에 제한되지 않는다.
패스워드 설정 관리부(252)는 패스워드의 복잡한 정도를 결정할 수 있으며, 패스워드 설정 관리부(252)에 의해 결정된 패스워드의 복잡한 정도에 기초하여, 사용자 계정에 대한 패스워드 설정될 수 있다. 구체적으로, 도 15를 참조하면, 패스워드로 사용 가능한 문자의 종류, 패스워드의 최소 길이, 패스워드의 유효 기간 등이 패스워드 설정 관리부(252)에 의해 설정될 수 있다.
문서대장 관리부(253)는 문서 관리 서버(200)에 저장된 모든 전자화된 문서에 대하여 보안 패턴 관리부(220)에서 설정된 보안패턴의 포함여부를 확인할 수 있으며, 필요에 따라 OCR이 이용될 수 있다. 즉, 보안 패턴 관리부(220)에서 설정된 패턴 또는 키워드가 포함된 전자화된 문서가 검출될 수 있으며, 문서대장 관리부(253)는 검출 결과를 리스트로 출력할 수 있다. 그리고, 문서대장 관리부(253)에 의해 검출된 전자화된 문서를 보안 상의 이유로 폐기할 수도 있다.
이상 첨부된 도면을 참조하여 본 발명의 실시예들을 설명하였지만, 본 발명이 속하는 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자는 본 발명이 그 기술적 사상이나 필수적인 특징을 변경하지 않고서 다른 구체적인 형태로 실시될 수 있다는 것을 이해할 수 있을 것이다. 그러므로 이상에서 기술한 실시예들은 모든 면에서 예시적인 것이며 한정적이 아닌 것으로 이해해야만 한다.
1: 문서 관리 시스템 100: 디지털 복합기
200: 문서 관리 서버 210: 데이터베이스부
211: 문서함 212: 공용 문서함
213: 개인 문서함 215: 팩스 문서함
216: 받은 팩스함 217: 마이 팩스함
218: 지운 팩스함 220: 관리부
230: 스캔 문서 관리부 231: 팩스 문서 관리부
232: 검색부 233: 주소록 관리부
240: 사용자 계정 관리부 241: 부서 관리부
242: 저장소 관리부 243: SMB 폴더 관리부
250: 사용이력 관리부 251: 보안패턴 관리부
252: 패스워드 설정 관리부 253: 문서대장 관리부
300: 클라이언트 단말 400: 네트워크
500: 팩스

Claims (20)

  1. 스캐닝된 스캔 문서 또는 수신된 팩스 문서를 포함하는 전자화된 문서를 문서 관리 서버로 전송하는 디지털 복합기;
    상기 디지털 복합기로부터 전송된 상기 전자화된 문서를 저장하고 관리하는 문서 관리 서버; 및
    상기 문서 관리 서버에 접속하여 상기 전자화된 문서를 열람하는 클라이언트 단말
    을 포함하는 문서 관리 시스템.
  2. 제1항에 있어서,
    상기 클라이언트 단말은 상기 문서 관리 서버로부터 상기 전자화된 문서에 대한 섬네일 이미지를 제공받아 열람하는 것인, 문서 관리 시스템.
  3. 제1항에 있어서,
    상기 클라이언트 단말은 상기 문서 관리 서버로부터 상기 전자화된 문서를 다운로드 받아 열람하는 것인, 문서 관리 시스템.
  4. 제1항에 있어서,
    상기 문서 관리 서버는 웹 기반인 것인, 문서 관리 시스템.
  5. 제1항에 있어서,
    상기 클라이언트 단말은 개인용 컴퓨터 또는 모바일 기기인 것인, 문서 관리 시스템.
  6. 제1항에 있어서,
    상기 전자화된 문서는 이미지 문서인 것인, 문서 관리 시스템.
  7. 제1항에 있어서,
    상기 클라이언트 단말은 사용자 계정 또는 관리자 계정으로 상기 문서 관리 서버에 접속하는 것인, 문서 관리 시스템.
  8. 제1항에 있어서,
    상기 문서 관리 서버는, 상기 전자화된 문서를 저장하는 데이터베이스부와, 상기 전자화된 문서를 관리하는 관리부를 포함하는 것인, 문서 관리 시스템.
  9. 제8항에 있어서,
    상기 데이터베이스부는 상기 전자화된 문서 중 스캔 문서를 저장하는 문서함과 상기 전자화된 문서 중 팩스 문서를 저장하는 팩스 문서함을 포함하는 것인, 문서 관리 시스템.
  10. 제9항에 있어서,
    상기 문서함은 모든 사용자 계정으로 접근 가능한 공용 문서함과 특정 사용자 계정으로 접근 가능한 개인 문서함을 포함하고,
    상기 공용 문서함과 상기 개인 문서함은 폴더 구조를 가지는 것인, 문서 관리 시스템.
  11. 제9항에 있어서,
    상기 팩스 문서함은 관리자 계정으로 접근 가능한 받은 팩스함과, 특정 사용자 계정으로 접근 가능한 마이 팩스함과, 상기 받은 팩스함 또는 상기 마이 팩스함에서 삭제된 팩스 문서를 저장하는 지운 팩스함을 포함하는 것인, 문서 관리 시스템.
  12. 제11항에 있어서,
    상기 받은 팩스함은 관리자 계정 또는 팩스 관리자 계정으로 접근 가능하고,
    상기 팩스 관리자 계정은 지정된 팩스 번호로 수신된 팩스 문서에 대해 접근할 수 있는 권한을 가진 계정인 것인, 문서 관리 시스템.
  13. 제8항에 있어서,
    상기 관리부는, 저장된 상기 전자화된 문서 중 스캔 문서의 조회, 복사, 이동, 삭제, 전달, 다운로드 및 속성 정보의 수정을 관리하는 스캔 문서 관리부와, 저장된 상기 전자화된 문서 중 팩스 문서의 조회, 복사, 이동, 삭제, 전달, 다운로드 및 속성 정보의 수정을 관리하는 팩스 문서 관리부와, 상기 전자화된 문서의 속성 정보를 이용하여 상기 전자화된 문서를 검색하는 검색부를 포함하는 것인, 문서 관리 시스템.
  14. 제13항에 있어서,
    상기 데이터베이스부는 주소록을 더 저장하고,
    상기 관리부는 주소록의 조회, 등록, 업로드 및 다운로드를 관리하는 주소록 관리부를 더 포함하는 것인, 문서 관리 시스템.
  15. 제13항에 있어서,
    상기 스캔 문서 관리부와 상기 팩스 문서 관리부는 이메일을 이용하여 상기 전자화된 문서를 전달하는 것인, 문서 관리 시스템.
  16. 제8항에 있어서,
    상기 관리부는, 사용자 계정의 등록, 업로드, 다운로드, 조회 및 수정을 관리하는 사용자 계정 관리부와, 부서 정보의 등록, 업로드, 다운로드, 조회 및 수정을 관리하는 부서 관리부와, 상기 전자화된 문서가 저장되는 저장소의 등록, 조회 및 수정을 관리하는 저장소 관리부와, SMB(Server Message Block) 폴더의 등록, 다운로드, 조회 및 수정을 관리하는 SMB 폴더 관리부
    를 포함하고,
    상기 디지털 복합기는 상기 전자화된 문서를 상기 문서 관리 서버의 상기 SMB 폴더로 전송하는 것인, 문서 관리 시스템.
  17. 제8항에 있어서,
    상기 관리부는, 사용자 계정으로 상기 문서 관리 서버에서 수행한 작업에 대한 사용 이력의 검색을 관리하는 사용이력 관리부와, 보안패턴을 관리하는 보안패턴 관리부와, 패스워드의 복잡한 정도를 결정하는 패스워드 설정 관리부와, 상기 보안패턴을 포함하는 전자화된 문서를 검출하는 문서대장 관리부를 포함하는 것인, 문서 관리 시스템.
  18. 제17항에 있어서,
    상기 보안패턴은 숫자, 영어 및 한글 중 하나 이상으로 구성된 패턴 또는 키워드인 것인, 문서 관리 시스템.
  19. 제1항에 있어서,
    상기 문서 관리 서버는 상기 전자화된 문서와 이에 대응되는 속성 정보를 저장하는 것인, 문서 관리 시스템.
  20. 제1항에 있어서,
    상기 디지털 복합기는 복수의 디지털 복합기이고,
    상기 문서 관리 서버는 복수의 디지털 복합기로부터 전자화된 문서를 전송받는 것인, 문서 관리 시스템.
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KR101989902B1 (ko) 2018-11-23 2019-06-17 주식회사 에이티앤아이 블록체인을 이용한 문서생성 관리방법 및 이를 이용한 기록관리 시스템
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