JP2009064250A - 画像形成装置、情報管理方法、及び情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】イベントと文書との関係を適切に管理させることのできる画像形成装置、情報管理方法、及び情報管理システムの提供を目的とする。
【解決手段】イベントのスケジュール情報を管理するスケジュール管理手段よりスケジュール情報を取得する第一のスケジュール情報取得手段と、前記イベントに関連する文書データを前記スケジュール情報と関連付けて管理する文書管理手段より前記第一のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報に関連付けられている文書データを取得する第一の文書データ取得手段と、前記第一のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報との関連付けを識別させる識別情報と前記文書データ取得手段によって取得された第一の文書データとを同じ用紙に印刷する印刷手段とを有することにより上記課題を解決する。
【選択図】図１

Description

本発明は、画像形成装置、情報管理方法、及び情報管理システムに関する。

従来、各種の文書を電子データとして一元的に管理する文書管理システムが存在する。膨大な文書を電子的に管理することにより、情報の劣化の防止、オフィスの省スペース化、必要とする文書の検索の容易化等を図ることができる。

ところで、文書の存在は、一般的に当該文書が用いられるイベント等に基づくことが多々ある。例えば、会議の開催に応じて、議事録やその他の関連文書等が存在する。斯かる文書については、ユーザの関心は、文書そのものよりもその文書が用いられるイベントの方に強く働くものと考えられる。したがって、斯かる文書の存在は、イベントの存在を介して認識されるものと考えられる。
特開２００２−２４５０３５

しかしながら、従来の文書管理システムでは、必要とする文書を入手するためには、文書の検索という操作が必要とされていた。したがって、或るイベントに関連する文書を検索したい場合、適切な検索条件が入力される必要があった。

また、文書が印刷されて紙文書となった場合、当該紙文書とイベントとの関連付けは、ユーザによる認識等に委ねられ、非常に不安定なものであった。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、イベントと文書との関係を適切に管理させることのできる画像形成装置、情報管理方法、及び情報管理システムの提供を目的とする。

そこで上記課題を解決するため、本発明は、イベントのスケジュール情報を管理するスケジュール管理手段よりスケジュール情報を取得する第一のスケジュール情報取得手段と、前記イベントに関連する文書データを前記スケジュール情報と関連付けて管理する文書管理手段より前記第一のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報に関連付けられている文書データを取得する第一の文書データ取得手段と、前記第一のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報との関連付けを識別させる識別情報と前記文書データ取得手段によって取得された第一の文書データとを同じ用紙に印刷する印刷手段とを有することを特徴とする。

このような画像形成装置では、イベントと文書との関係を適切に管理させることができる。

本発明によれば、イベントと文書との関係を適切に管理させることのできる画像形成装置、情報管理方法、及び情報管理システムを提供することができる。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、本発明の実施の形態における情報管理システムの構成例を示す図である。図１の情報管理システム１において、複写機１０、スケジュール管理サーバ２０、文書管理サーバ３０、ユーザ認証サーバ４０、及びクライアントＰＣ５０等は、ＬＡＮ（Local Area Network）又はインターネット等のネットワーク（有線又は無線の別は問わない。）６０を介して接続されている。

スケジュール管理サーバ２０は、ユーザごとにスケジュール情報を管理する機能（スケジュール管理機能）が実装されたコンピュータである。スケジュール管理サーバ２０は、スケジュール情報保管部２１、スケジュール管理サービス２２、及び通信制御部２３等を有する。これら各部は、スケジュール管理サーバ２０のＣＰＵが各部に対応するプログラムに従った処理を実行することに機能するソフトウェアである。

スケジュール情報保管部２１は、スケジュール管理サーバ２０の記憶装置を用いてスケジュール情報を保管する。ここで、スケジュール情報とは、会議や出張等のイベントが発生する日時を示す情報をいう。スケジュール管理サービス２２は、スケジュール情報保管部２１に対するスケジュール情報の登録、検索、更新、及び削除等のスケジュール情報の操作をＷｅｂサービスとして提供する。通信制御部２３は、ネットワークを介した通信を制御する。

文書管理サーバ３０は、文書情報を管理する機能（文書管理機能）が実装されたコンピュータである。文書管理サーバ３０は、文書情報保管部３１、リポジトリサービス３２、及び通信制御部３３等を有する。これら各部は、文書管理サーバ３０のＣＰＵが各部に対応するプログラムに従った処理を実行することに機能するソフトウェアである。

文書情報保管部３１は、文書管理サーバ３０の記憶装置を用いて文書情報を保管する。本実施の形態において「文書」は、イベントに関する文書をいう。また、本実施の形態では、会議をイベントの具体例として説明する。したがって、本実施の形態における文書は、会議に関する資料、議事録等が相当する。リポジトリサービス３２は、文書情報保管部３１に対する文書情報の登録、検索、更新、及び削除等の文書情報の操作をＷｅｂサービスとして提供する。通信制御部３３は、ネットワークを介した通信を制御する。

ユーザ認証サーバ４０は、ユーザの認証機能が実装されたコンピュータである。ユーザ認証サーバ４０は、ユーザ情報保管部４１、ユーザ認証サービス４２、及び通信制御部４３等を有する。これら各部は、ユーザ認証サーバ４０のＣＰＵが各部に対応するプログラムに従った処理を実行することに機能するソフトウェアである。

ユーザ情報保管部４１は、ユーザ認証サーバ４０の記憶装置を用いてユーザを認証するためのユーザ情報（例えば、ユーザ名及びパスワード等）を保管する。ユーザ認証サービス４２は、ユーザ情報保管部４１に保管されているユーザ情報を用いてユーザを認証する機能をＷｅｂサービスとして提供する。通信制御部４３は、ネットワークを介した通信を制御する。

クライアントＰＣ５０は、ユーザが情報管理システム１を利用する際に使用するＰＣ（Personal Computer）である。

複写機１０は、いわゆる一般的な複写機能を実現可能な画像形成装置であり、操作パネル１１１、プロッタ１１２、及びスキャナ１１３等のハードウェアを備える。操作パネル１１１は、ユーザからの操作指示を受け付けるためのボタンや、情報を表示させるための液晶パネル等を備える。プロッタ１１２は、印刷用紙への印刷を実行する。スキャナ１１３は、紙文書より画像を読み取る。

また、複写機１０は、複写機１０のＣＰＵがプログラムに従った処理を実行することに機能するソフトウェアとして、通信制御部１１、Ｗｅｂサービスクライアント１２、コピーアプリ１３、及びスケジュール文書管理アプリ１４等を有する。

通信制御部１１は、ネットワークを介した通信を制御する。Ｗｅｂサービスクライアント１２は、スケジュール管理サーバ２０、文書管理サーバ３０、又はユーザ認証サーバ４０によって提供されるＷｅｂサービスを利用するためのインタフェースを、複写機１０内のアプリケーションに提供する。コピーアプリ１３は、複写機能を実現するためのアプリケーションである。スケジュール文書管理アプリ１４は、文書情報とスケジュール情報との関連付けに基づいて、文書情報に基づくスケジュール情報の操作や、スケジュール情報に基づく文書情報の操作等を実現するアプリケーションであり、表示制御部１４１、スケジュール検索部１４２、文書操作部１４３、パーコード埋め込み部１４４、及びバーコード解析部１４５等を有する。

図２は、本実施の形態における情報管理システムにおいて管理される情報の構成例を示す図である。図２では、ユーザ情報５１０、会議議事録情報５２０、ドキュメント情報５３０、及び会議スケジュール情報５４０等の関係が、ＵＭＬ形式によって表現されている。

ユーザ情報５１０は、ユーザ認証サーバ４０のユーザ情報保管部４１において保管されるユーザ情報に相当する。ユーザ情報５１０の一つのレコード（以下、「ユーザレコード５１０Ｒ」という。）は一人のユーザに対応し、ＩＤ、氏名、及び認証情報等の属性情報を有する。ＩＤは、各ユーザレコード５１０Ｒを一意に識別する識別情報である。氏名は、ユーザの氏名である。認証情報は、ユーザの認証情報である。

会議議事録情報５２０及びドキュメント情報５３０は、文書管理サーバ３０の文書情報保管部３１において保管される文書情報を構成する。会議議事録情報５２０の一つのレコード（以下、「会議議事録レコード５２０Ｒ」という。）は、一つの会議に対する議事録に対応し、ＩＤ、日時、議題、変更履歴、決定事項、保存期限、及びＵＲＬ（Uniform Resource Locator）等の属性情報を有する。ＩＤは、各会議議事録レコード５２０Ｒを一意に識別する識別情報である。日時は、会議が開催された日時である。議題は、会議の議題である。変更履歴は、議事録の変更履歴である。決定事項は、会議において決定された事項である。保存期限は、議事録の保存期限である。ＵＲＬは、会議議事録レコード５２０Ｒ（議事録の実体）のＵＲＬである。

ドキュメント情報５３０は、会議に関する各種資料（関連文書）の実体（たとえば、ファイル）である。ドキュメント情報５３０の一つのレコード（以下、「ドキュメントレコード５３０Ｒ」という。）は、一つの関連文書に対応し、関連文書の実体を一意識別するＩＤと、関連文書の名前とを有する。なお、関連文書とは、会議の際の配布資料、配布資料に対して手書きで書き込みがなされた資料、手書き又は電子的なメモ等が相当する。すなわち、関連文書の当初の形態は、電子文書であってもよいし、紙文書であってもよい。紙文書の場合は、後述されるように、スキャナ１１３によって読み取られることにより電子化されドキュメント情報５３０として登録される。

会議スケジュール情報５４０は、スケジュール管理サーバ２０のスケジュール情報保管部２１において保管されるスケジュール情報に相当する。会議スケジュール情報５４０の一つのレコード（以下、「会議スケジュールレコード５４０Ｒ」という。）は、一つの会議に対するスケジュール情報に対応し、ＩＤ、会議名、開始日時、及び終了日時等の属性情報を有する。ＩＤは、各会議スケジュールレコード５４０Ｒを一意に識別する識別情報である。会議名は、会議の名称である。開始日時、終了日時は、会議の開始日時、終了日時である。

続いて、各情報の関係について説明する。図示されるように、会議議事録情報５２０の各レコードは、関連ｒ１によって関連付けられうる。関連ｒ１は、例えば、議事内容に関連性のある会議の前後関係を保持するためのものである。

また、会議議事録情報５２０とドキュメント情報５３０とのレコードとは、関連ｒ２によって関連付けられる。関連ｒ２の多重度は１対多とされている。したがって、一つの会議議事録レコード５２０Ｒに対して、複数のドキュメントレコード５３０Ｒが関連付けられうる。

会議議事録情報５２０のレコードとユーザ情報５１０のレコードとは、関連ｒ３、ｒ４、及びｒ５によって関連付けられる。各関連を会議議事録レコード５２０Ｒから見ると、関連ｒ３は、会議の主催者に係るユーザレコード５１０Ｒに対する関連である。関連ｒ４は、会議の出席者に係るユーザレコード５１０Ｒに対する関連である。関連ｒ５は、会議の関係者に係るユーザレコード５１０Ｒに対する関連である。なお、会議の関係者とは、会議に出席はしていないが、会議の決定事項に関心のある者又は会議の決定事項に影響を受ける者等、なんらかの形で会議と関係を有する者をいう。

会議議事録情報５２０のレコードと会議スケジュール情報５４０のレコードとは、関連ｒ６によって関連付けられる。関連ｒ６は、同一の会議に係る会議議事録レコード５２０Ｒと会議スケジュールレコード５４０Ｒとを一対一に関連付けるための関連である。

会議スケジュール情報５４０のレコードとユーザ情報５１０のレコードとは、関連ｒ７によって関連付けられる。関連ｒ７は、会議スケジュールレコード５４０Ｒから見ると、会議の出席予定者（対象者）に係るユーザレコード５１０Ｒに対する関連である。

なお、図２における各関連（ｒ１〜ｒ７）は、それぞれ関連付けられるレコード間において、例えば、少なくともいずれか一方のレコードが他方のレコードのＩＤを保持することによって実現すればよい。

図２に示されるような情報の構成に基づいて、例えば、次のようなレコードが形成される。図３は、文書情報及びスケジュール情報における具体的なレコードの例を示す図である。図中では、「第一回打ち合わせ」と「第二回打ち合わせ」との二つの会議に関するレコードの例が示されている。

図中において、「第一回打ち合わせ」の会議スケジュールレコード５４０Ｒ−１は、会議議事録レコード５２０Ｒ−１と関連ｒ６によって関連付けられている。会議議事録レコード５２０Ｒ−１には、関連ｒ２によって、「設計資料Ｖｅｒ１．０」に係るドキュメントレコード５３０Ｒ−１と、「コメント記録」に係るドキュメントレコード５３０Ｒ−２とが関連付けられている。会議議事録レコード５２０Ｒ−１には、また、「第一回打ち合わせ」の主催者（Ｔａｎａｋａ）に係るユーザレコード５１０Ｒが関連ｒ３によって関連付けられおり、出席者（Ｓｕｚｕｋｉ）に係るユーザレコード５１０Ｒ−２が関連ｒ４によって関連付けられている。

一方、「第二回打ち合わせ」の会議スケジュールレコード５４０Ｒ−２は、会議議事録レコード５２０Ｒ−２と関連ｒ６によって関連付けられている。会議議事録レコード５２０Ｒ−１には、関連ｒ２によって、「設計資料Ｖｅｒ２．０」に係るドキュメントレコード５３０Ｒ−３と、「チェックリスト」に係るドキュメントレコード５３０Ｒ−４と、「コメント記録」に係るドキュメントレコード５３０Ｒ−５とが関連付けられている。会議議事録レコード５２０Ｒ−２には、また、「第二回打ち合わせ」の主催者（Ｔａｎａｋａ）に係るユーザレコード５１０Ｒが関連ｒ３によって関連付けられおり、関係者（Ｓｕｚｕｋｉ）に係るユーザレコード５１０Ｒ−２が関連ｒ５によって関連付けられており、出席者（Ｓａｔｏ）に係るユーザレコード５１０Ｒ−３が関連ｒ４によって関連付けられている。

更に、「第一回打ち合わせ」に係る会議議事録レコード５２０Ｒ−１と、「第二回打ち合わせ」に係る会議議事録レコード５２０Ｒ−２とは、関連ｒ１によって関連付けられており、二つの会議の前後関係が表現されている。

以下、情報管理システム１の処理手順について説明する。図４は、会議スケジュールの登録から議事録の登録までの処理手順を説明するためのシーケンス図である。

例えば、クライアントＰＣ５０の表示装置に表示されている会議スケジュール登録画面を介して、ユーザが、開催予定の会議の会議名、開始日時、終了日時、主催者、及び出席者、関係者等を入力し、会議スケジュールの登録を指示すると、クライアントＰＣ５０は、ユーザによる入力情報を伴って、会議スケジュール情報５４０の登録要求をスケジュール管理サーバ２０に送信する（Ｓ１０１）。会議スケジュール情報５４０の登録要求に応じ、スケジュール管理サーバ２０のスケジュール管理サービス２２は、スケジュール情報保管部２１に新たな会議スケジュールレコード５４０Ｒを一つ生成し、生成されたレコードに対して入力情報に含まれる会議名、開始日時、及び終了日時等を登録すると共にＩＤを割り当てる。

続いて、スケジュール管理サービス２２は、開始日時、主催者、出席者、及び関係者等を伴って、会議議事録情報５２０の登録要求を文書管理サーバ３０に送信する（Ｓ１０２）。会議議事録情報５２０の登録要求に応じ、文書管理サーバ３０のリポジトリサービス３２は、文書情報保管部３１に新たな会議議事録レコード５２０Ｒを一つ生成し、生成されたレコードに対して入力情報に含まれる日時（開始日時、終了日時）、主催者、出席者、及び関係者等を登録すると共にＩＤを割り当てる。主催者、出席者、及び関係者の登録は、各ユーザレコード５１０Ｒとの間に、関連ｒ３、ｒ４、ｒ５を形成することにより行われる。なお、この時点では、対象とされている会議は開催されていないため、ここで生成される会議議事録レコード５２０Ｒは、議事録に関しては空のレコードである。

続いて、リポジトリサービス３２は、生成された会議議事録レコード５２０Ｒ（会議議事録文書）のＩＤをスケジュール管理サービス２２に返信する（Ｓ１０３）。続いて、スケジュール管理サービス２２は、受信された会議議事録レコード５２０Ｒと、スケジュール管理サービス２２が生成した会議スケジュールレコード５４０Ｒ（スケジュール文書）のＩＤとをクライアントＰＣ５０に返信する（Ｓ１０４）。クライアントＰＣ５０では、受信したＩＤを用いて、新たに生成された会議議事録レコード５２０Ｒや会議スケジュールレコード５４０Ｒにダイレクト（直接的）にアクセスすることができる。

続いて、例えば、会議の主催者又は出席者等が、新たに生成された会議議事録レコード５２０Ｒに対する会議の配付資料等の名前を指定して電子データの登録を指示すると、クライアントＰＣ５０は、当該配付資料等と名前とを伴って、その登録要求を文書管理サーバ３０に送信する（Ｓ１０５）。ここで、クライアントＰＣ５０における、配付資料等の登録対象とする会議議事録レコード５２０Ｒの特定は、例えば、会議議事録レコード５２０Ｒの一覧を表示させ、当該一覧の中からユーザに選択させてもよいし、ステップＳ１０４においてクライアント５０に返信されているＩＤに基づいて行ってもよい。

配付資料等の登録要求に応じ、リポジトリサービス３２は、受信された配付資料等を新たなドキュメントレコード５３０Ｒとして文書情報保管部３１に登録し、登録されたドキュメントレコード５３０ＲにＩＤを割り当てると共に、受信された名前を登録する。また、リポジトリサービス３２は、当該ドキュメントレコード５３０Ｒと、登録対象とされた会議議事録レコード５２０Ｒとの間に関連ｒ２を形成する。なお、配布資料等の登録は、会議の開催前後のいずれにおいて行われてもよい。

会議終了後、クライアントＰＣ５０に表示されている、当該会議に対応する会議議事録レコード５２０Ｒに対する議事録の登録画面を介して、会議の議題や決定事項等がユーザによって入力されると、クライアントＰＣ５０は、当該議題及び決定事項等の登録要求を文書管理サーバ３０に送信する（Ｓ１０６）。文書管理サーバ３０のリポジトリサービス３２は、処理対象とされている会議議事録レコード５２０Ｒに対して議題及び決定事項等を登録する。

続いて、紙文書として存在する資料又はメモ等の関連文書を、会議議事録情報５２０に対して登録する際の処理手順について説明する。図５は、紙文書の登録時の処理手順を説明するためのシーケンス図である。図５では、ユーザは、複写機１０において操作を行う。

複写機１０の操作パネル１１１に表示されているログイン画面を介して、ユーザによってユーザ名及びパスワード等の認証情報が入力されると（Ｓ２０１）、複写機１０は入力された認証情報と共にユーザの認証要求をユーザ認証サーバ４０に送信する（Ｓ２０２）。ユーザの認証要求に応じ、ユーザ認証サーバ４０のユーザ認証サービス４２は、受信された認証情報（ユーザ名及びパスワード）と、ユーザ情報保管部４１に保管されているユーザ名及びパスワードとを照合することによりユーザの認証を行い、その結果を複写機１０に返信する（Ｓ２０３）。認証が成功した場合、複写機１０は、操作パネル１１１を介したアプリケーションの操作を可能とする（Ｓ２０４）。

続いて、ユーザによって、操作パネル１１１を介してスケジュール文書管理アプリ１４の利用要求が入力されると（Ｓ２０５）、スケジュール文書管理アプリ１４のスケジュール検索部１４２は、Ｗｅｂサービスクライアント１２を介してスケジュール管理サーバ２０のスケジュール管理サービス２２に、会議スケジュール情報５４０の検索要求を送信する（Ｓ２０６）。なお、検索要求には、会議スケジュール情報５４０に対する検索条件が付加される。例えば、開催日時がその日、週又は月に含まれることや、当該ユーザが対象者に含まれていること等が検索条件とされる。検索条件は、ユーザに入力させてもよいし、スケジュール検索部１４２が自動的に付加してもよい。また、スケジュール文書管理アプリ１４による各Ｗｅｂサービスに対する要求は、Ｗｅｂサービスクライアント１２を介して行われるが、以降の説明では、この点は省略して説明する。

続いて、スケジュール管理サービス２２は、検索条件に合致する会議スケジュールレコード５４０Ｒをスケジュール情報保管部２１より検索し、検索された会議スケジュールレコード５４０Ｒの一覧（スケジュール一覧）を複写機１０のスケジュール検索部１４２に返信する（Ｓ２０７）。複写機１０の表示制御部１４１は、受信されたスケジュール一覧を表示させるスケジュール一覧画面５１０を操作パネル１１１に表示させる（Ｓ２０８）。

図６は、画面遷移の一例を示す図である。図６では、当日の会議スケジュールの一覧がスケジュール一覧画面５１０に表示された例が示されている。

スケジュール一覧画面５１０において一つの会議スケジュール（会議スケジュールレコード５４０Ｒ）がユーザによって選択されると（Ｓ２０９）、スケジュール検索部１４２は、選択された会議スケジュールレコード５４０のＩＤ（会議スケジュールＩＤ）に基づいて、当該会議スケジュールに関連付けられている会議議事録レコード５２０ＲのＩＤ（会議議事録ＩＤ）をスケジュール管理サーバ２０のスケジュール管理サービス２２を介して取得する（Ｓ２１０、Ｓ２１１）。

続いて、文書操作部１４３は、取得された会議議事録ＩＤに係る会議議事録レコード５２０Ｒと、当該会議議事録レコード５２０Ｒに関連付けられているドキュメントレコード５３０ＲのＩＤ及び名前とを文書管理サーバ３０のリポジトリサービス３２を介して取得する（Ｓ２１２、Ｓ２１３）。表示制御部１４１は、取得された会議議事録レコード５２０Ｒ及びドキュメントレコード５３０Ｒに基づいて、ユーザによって選択された会議スケジュールの詳細画面５２０（図６）を操作パネル１１１に表示させる（Ｓ２１４）。

図６の詳細画面５２０は、「特許検討」会議について、開催日、参加者、議題、及び関連文書の一覧が表示されている。開催日、参加者、及び議題は、会議議事録レコード５２０Ｒの属性情報に基づいて表示される。関連文書の一覧は、ドキュメントレコード５３０Ｒの「名前」に基づいて表示される。

詳細画面５２０が表示されている状態において、ユーザが、当該会議スケジュールに関連付けて登録したい紙文書をスキャナ１１３に対して読み取り可能な状態にセットし、操作パネル１１１を介して紙文書の名前を入力し、スキャンの開始指示を入力すると（Ｓ２１５）、複写機１０は、スキャナ１１３によって紙文書より画像データ（紙文書画像）を読み取る（Ｓ２１６）。

続いて、バーコード埋め込み部１４４は、処理対象とされている会議スケジュールレコード５４０Ｒに関連付けられている会議議事録レコード５２０ＲのＩＤ（会議議事録ＩＤ）と、当該画像データの登録者（現在操作中のユーザのユーザ名又はＩＤ）と、登録日時（現在の日時）とを情報として含むバーコードの画像データ（バーコード画像）を生成し、当該バーコード画像を紙文書画像の所定の位置に合成する（Ｓ２１７）。

続いて、文書操作部１４３は、処理対象とされている会議スケジュールレコード５４０Ｒに関連付けられている会議議事録レコード５２０ＲのＩＤと、ユーザによって入力された紙文書の名前とを伴って、文書管理サーバ３０のリポジトリサービス３２に対して紙文書画像の登録要求を送信する（Ｓ２１８）。紙文書画像の登録要求に応じ、リポジトリサービス３２は、文書情報保管部３１に当該紙文書画像を新たなドキュメントレコード５３０Ｒとして登録し、登録されたドキュメントレコード５３０ＲにＩＤを割り当てると共に、受信された名前を登録する。また、リポジトリサービス３２は、当該ドキュメントレコード５３０Ｒと、受信されたＩＤに係る会議議事録レコード５２０Ｒとの間に関連ｒ２を形成する。続いて、リポジトリサービス３２は、新たに登録されたドキュメントレコード５３０ＲのＩＤ（ドキュメントＩＤ）を複写機１０の文書操作部１４３に返信する（Ｓ２１９）。続いて、複写機１０の表示制御部１４１は、操作画面１１１の表示内容を更新する（Ｓ２２０）。例えば、図６の詳細画面５２０ａにおいて参照番号５２１によって示されるように、関連文書の一覧の中に、新たに登録された関連文書の名前を表示させる。

図５に示されるように、本実施の形態における複写機１０によれば、会議スケジュールを窓口として、その会議に関連する紙文書の登録を実行することができる。したがって、文書管理サーバ３０において管理されている文書（会議議事録）を検索して紙文書を登録する場合に比べて、「会議」というイベントに対する紙文書の登録操作を簡便に行うことができる。

なお、図４や図５の処理によって、文書情報及びスケジュール情報におけるレコードは、図３において示したような構成を形成する。

続いて、会議議事録の関連文書を印刷する際の処理手順について説明する。図７は、会議議事録の関連文書の印刷時の処理手順を説明するためのシーケンス図である。図７において、ステップＳ３０１からＳ３１４までは、図５におけるステップＳ２０１からＳ２１４までと同じであるため、ここでの説明は省略する。

詳細画面５２０が表示されている状態において、いずれかの関連文書が選択されると、表示制御部１４１は、選択された関連文書を処理対象として印刷画面を操作パネル１１１に表示させる。図６における、印刷画面５３０は、「メモ．ｐｄｆ」が印刷対象とされた例が示されている。

続いて、操作パネル１１１を介してユーザによって印刷開始指示が入力されると（スタートキーが押下されると）（Ｓ３１５）、文書操作部１４３は、印刷対象とされている関連文書のドキュメントＩＤに基づいて、その実体（文書データ）を文書管理サーバ３０のリポジトリサービス３２を介して取得する（Ｓ３１６、Ｓ３１７）。続いて、スケジュール文書管理アプリ１４は、取得された文書データを印刷する（Ｓ３１８）。ここで、印刷された文書（印刷文書）には、バーコードが合成されている。なお、バーコードの合成は、印刷時に行ってもよい。そうすることにより、当初より電子データとして存在した関連文書についても（すなわち、スキャンされることにより電子化された関連文書以外の関連文書についても）、バーコードを付加して印刷することができる。また、バーコードは、少なくとも文書データと同一の用紙に印刷されればよい。したがって、例えば、文書データが印刷される面の裏面にバーコードが印刷されてもよい。

ところで、バーコードには会議議事録ＩＤが含まれている。また、また、会議議事録レコード５２０Ｒと会議スケジュールレコード５４０Ｒとは関連付けられて管理されている。したがって、当該バーコードによって、印刷文書と関連付いている会議スケジュールレコード５４０Ｒを識別させることができる。なお、バーコードに会議スケジュールＩＤを直接記録してもよい。

図７に示されるように、本実施の形態における複写機１０によれば、会議スケジュールを窓口として、その会議の関連文書を印刷することができる。したがって、文書管理サーバ３０において管理されている文書（会議議事録）を検索して関連文書を印刷する場合に比べて、「会議」というイベントに関連する文書の印刷指示を簡便に行うことができる。

また、関連文書についてはバーコードが合成されているため、印刷された後も当該バーコードによって仮想空間上における電子情報（会議議事録情報５２０）との関連づけが維持される。

続いて、図７の処理によって印刷された印刷文書に基づく操作について説明する。図８は、印刷文書に基づく操作の処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。

ユーザによって、操作パネル１１１を介してスケジュール文書管理アプリ１４の利用要求が入力されると、複合機１０は、スケジュール管理アプリ１４を起動する（Ｓ４０１）。

続いて、ユーザによって印刷文書が読み取り可能な状態にセットされ、操作パネル１１１を介して紙文書の名前を入力し、スキャンの開始指示を入力されると（Ｓ４０２）、複写機１０は、スキャナ１１３によって印刷文書をより画像データ（印刷文書画像）を読み取る（Ｓ４０３）。なお、ここでは、印刷文書の全部が読み取られる必要はない。少なくとも、バーコードが読み取られればよい。

続いて、バーコード解析部１４５は、読み取られた印刷文書画像よりバーコード画像を抽出し、当該バーコード画像を解析することによりバーコードに埋め込まれている情報（会議議事録ＩＤ、登録者、登録日時）を取得する（Ｓ４０４）。

続いて、スケジュール検索部１４２は、バーコードより取得された会議議事録ＩＤに関連付けられている会議スケジュール（会議スケジュールレコード５４０Ｒ）をスケジュール管理サーバ３０のスケジュール管理サービス２２を介して取得する（Ｓ４０５、Ｓ４０６）。続いて、表示制御部１４１は、取得された会議スケジュールレコード５４０Ｒを操作対象として、操作パネル１１１に表示させる（Ｓ４０７）。

以降は、当該会議スケジュールについて、様々な操作を行うことが可能となる。例えば、会議スケジュールの関連文書の印刷が要求されると（Ｓ４０８）、複合機１０の文書操作部１４３は、当該会議スケジュールレコード５４０ＲのＩＤに基づいて、当該会議スケジュールに関連付けられている会議議事録レコード５２０Ｒ、及び当該会議議事録レコード５２０Ｒに関連付けられているドキュメントレコード５３０Ｒを文書管理サーバ３０より取得し、当該ドキュメントレコード５３０Ｒに係る文書データをプロッタ１１２に印刷させる（Ｓ４０９）。

また、前回又は次回の会議の議事録の印刷が要求されると（Ｓ４１０）、複合機１０の文書操作部１４３は、当該会議スケジュールレコード５４０ＲのＩＤに基づいて、当該会議スケジュールに関連付けられている会議議事録レコード５２０Ｒを取得し、更に取得された会議議事録レコード５２０Ｒと関連ｒ１によって関連付けられている会議議事録レコード５２０Ｒを文書管理サーバ３０より取得し、その内容をプロッタ１１２に印刷させる（Ｓ４１１）。

また、操作対象とされている会議スケジュールレコード５２０ＲのＵＲＬの転送が要求されると（Ｓ４１２）、スケジュール文書管理アプリ１４は、会議スケジュールレコード５２０Ｒと関連ｒ７によって関連付けられているユーザレコード５１０Ｒ（対象者に係るユーザレコード５１０Ｒ）を取得し、当該ユーザレコード５１０ＲのＩＤに基づいて取得されるメールアドレス等に、送信する（Ｓ４１３）。

図８に示されるように、本実施の形態における複合機１０によれば、印刷された関連文書にはバーコードが合成されているため、当該バーコードに基づいて、関連する会議に関する情報（スケジュール情報や文書情報）を簡便に入手させることができる。

なお、図４において説明した処理手順は、例えば、次のような手順によって代替されてもよい。図９は、会議スケジュール登録から議事録の登録までの第二の処理手順を説明するためのシーケンス図である。

例えば、クライアントＰＣ５０の表示装置に表示されている会議スケジュール登録画面を介して、ユーザが、開催予定の会議の会議名、開始日時、終了日時、主催者、出席者、関係者、及び配布資料の名前等を入力し、会議スケジュール情報の登録を指示すると、クライアントＰＣ５０は、ユーザによる入力情報を伴って、会議スケジュール情報５４０の登録要求をスケジュール管理サーバ２０に送信する（Ｓ５０１）。会議スケジュール情報５４０の登録要求に応じ、スケジュール管理サーバ２０のスケジュール管理サービス２２は、スケジュール情報保管部２１に新たな会議スケジュールレコード５４０Ｒを一つ生成し、生成されたレコードに対して入力情報に含まれる会議名、開始日時、及び終了日時等を登録すると共にＩＤ（会議スケジュールＩＤ）を割り当てる。スケジュール管理サービス２２は、生成されたレコードに割り当てられた会議スケジュールＩＤをクライアントＰＣ５０に返信する（Ｓ５０２）。

続いて、クライアントＰＣ５０は、ユーザによる入力情報を伴って、会議議事録情報５２０の登録要求を文書管理サーバ３０に送信する（Ｓ５０３）。会議議事録情報５２０の登録要求に応じ、文書管理サーバ３０のリポジトリサービス３２は、文書情報保管部３１に新たな会議議事録レコード５２０Ｒを一つ生成し、生成されたレコードに対して入力情報に含まれる日時（開始日時、終了日時）、主催者、出席者、及び関係者等を登録すると共にＩＤを割り当てる。主催者、出席者、及び関係者の登録は、各ユーザレコード５１０Ｒとの間に、関連ｒ３、ｒ４、ｒ５を形成することにより行われる。なお、この時点では、対象とされている会議は開催されていないため、ここで生成される会議議事録レコード５２０Ｒは、議事録に関しては空のレコードである。リポジトリサービス３２は、生成されたレコードに割り当てられた会議議事録ＩＤをクライアントＰＣ５０に返信する（Ｓ５０４）。

続いて、クライアントＰＣ５０は、返信された会議議事録ＩＤと配付資料の電子データ及び名前とを伴って、その登録要求を文書管理サーバ３０に送信する（Ｓ５０５）。配付資料等の登録要求に応じ、リポジトリサービス３２は、受信された配付資料等を新たなドキュメントレコード５３０Ｒとして文書情報保管部３１に登録し、登録されたドキュメントレコード５３０ＲにＩＤを割り当てると共に、受信された名前を登録する。また、リポジトリサービス３２は、当該ドキュメントレコード５３０Ｒと、受信された会議議事録ＩＤに係る会議議事録レコード５２０Ｒとの間に関連ｒ２を形成する。

続いて、クライアントＰＣ５０は、ステップＳ５０２において返信された会議スケジュールＩＤと、ステップＳ５０３において返信された会議議事録ＩＤとを伴って、新たに登録された会議スケジュールに対する会議議事録の登録要求をスケジュール管理サーバ２０に送信する（Ｓ５０６）。スケジュール管理サーバ２０のスケジュール管理サービス２２は、受信された会議スケジュールＩＤに係る会議スケジュールレコード５４０に、受信された会議議事録ＩＤを登録することにより、関連ｒ６を形成する。

ステップＳ５０７は、図４のステップＳ１０６と同様でよいため、ここでの説明は省略する。

なお、本実施の形態では、複写機１０、スケジュール管理サーバ２０、文書管理サーバ３０、及びユーザ認証サーバ４０が、それぞれ別個の装置によって構成される例について説明したが、各サーバにおける全て又は一部機能が複写機１０に実装されていてもよい。

また、印刷文書と会議議事録情報５２０との関連付けを識別させる情報として、バーコードを用いる例について説明したが、例えば、地紋パターンを用いても良いし、会議議事録ＩＤ等を示す文字列を用いてもよい。文字列の場合は、印刷文書のスキャン時において、ＯＣＲによって会議議事録ＩＤ等を解読すればよい。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

本発明の実施の形態における情報管理システムの構成例を示す図である。 本実施の形態における情報管理システムにおいて管理される情報の構成例を示す図である。 文書情報及びスケジュール情報における具体的なレコードの例を示す図である。 会議スケジュールの登録から議事録の登録までの処理手順を説明するためのシーケンス図である。 紙文書の登録時の処理手順を説明するためのシーケンス図である。 画面遷移の一例を示す図である。 会議議事録の関連文書の印刷時の処理手順を説明するためのシーケンス図である。 印刷文書に基づく操作の処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 会議スケジュール登録から議事録の登録までの第二の処理手順を説明するためのシーケンス図である。

符号の説明

１ 情報管理システム
１０ 複写機
１１ 通信制御部
１２ Ｗｅｂサービスクライアント
１３ コピーアプリ
１４ スケジュール文書管理アプリ
２０ スケジュール管理サーバ
２１ スケジュール情報保管部
２２ スケジュール管理サービス
２３ 通信制御部
３０ 文書管理サーバ
３１ 文書情報保管部
３２ リポジトリサービス
３３ 通信制御部
４０ ユーザ認証サーバ
４１ ユーザ情報保管部
４２ ユーザ認証サービス
４３ 通信制御部
５０ クライアントＰＣ
６０ ネットワーク
１１１ 操作パネル
１１２ プロッタ
１１３ スキャナ
１４１ 表示制御部
１４２ スケジュール検索部
１４３ 文書操作部
１４４ パーコード埋め込み部
１４５ バーコード解析部

Claims (12)

1. イベントのスケジュール情報を管理するスケジュール管理手段よりスケジュール情報を取得する第一のスケジュール情報取得手段と、
   前記イベントに関連する文書データを前記スケジュール情報と関連付けて管理する文書管理手段より前記第一のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報に関連付けられている文書データを取得する第一の文書データ取得手段と、
   前記第一のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報との関連付けを識別させる識別情報と前記文書データ取得手段によって取得された第一の文書データとを同じ用紙に印刷する印刷手段とを有することを特徴とする画像形成装置。
2. 前記印刷手段によって前記文書データと前記識別情報が印刷された用紙より少なくとも前記識別情報を読み取る読み取り手段と、
   前記読み取り手段によって読み取られた前記識別情報に基づいて、前記スケジュール管理手段より前記スケジュール情報を取得する第二のスケジュール情報取得手段と、
   前記第二のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報を表示装置に表示させる表示制御手段とを有することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記第二のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報に関連付けられている文書データを前記文書管理手段より取得する第二の文書データ取得手段を有し、
   前記印刷手段は、前記第二の文書データ取得手段によって取得された文書データを印刷することを特徴とする請求項２記載の画像形成装置。
4. イベントのスケジュール情報を管理するスケジュール管理手段よりスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手段と、
   紙文書より画像データを読み取る読み取り手段と、
   読み取られた画像データに対して前記スケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報を識別させる識別情報を付加する識別情報付加手段と、
   前記識別情報が付加された画像データを前記スケジュール情報と関連付けて文書管理手段に登録する登録手段とを有することを特徴とする画像形成装置。
5. 画像形成装置が実行する情報管理方法であって、
   イベントのスケジュール情報を管理するスケジュール管理手段よりスケジュール情報を取得する第一のスケジュール情報取得手順と、
   前記イベントに関連する文書データを前記スケジュール情報と関連付けて管理する文書管理手段より前記第一のスケジュール情報取得手順において取得されたスケジュール情報に関連付けられている文書データを取得する第一の文書データ取得手順と、
   前記第一のスケジュール情報取得手順において取得されたスケジュール情報との関連付けを識別させる識別情報と前記文書データ取得手順において取得された第一の文書データとを同じ用紙に印刷する第一の印刷手順とを有することを特徴とする情報管理方法。
6. 前記第一の印刷手順において前記文書データと前記識別情報が印刷された用紙より少なくとも前記識別情報を読み取る読み取り手順と、
   前記読み取り手順において読み取られた前記識別情報に基づいて、前記スケジュール管理手段より前記スケジュール情報を取得する第二のスケジュール情報取得手順と、
   前記第二のスケジュール情報取得手順において取得されたスケジュール情報を表示装置に表示させる表示制御手順とを有することを特徴とする請求項５記載の情報管理方法。
7. 前記第二のスケジュール情報取得手順において取得されたスケジュール情報に関連付けられている文書データを前記文書管理手段より取得する第二の文書データ取得手順と、
   前記第二の文書データ取得手順において取得された文書データを印刷する第二の印刷手順とを有することを特徴とする請求項６記載の情報管理方法。
8. 画像形成装置が実行する情報管理方法であって、
   イベントのスケジュール情報を管理するスケジュール管理手段よりスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手順と、
   紙文書より画像データを読み取る読み取り手順と、
   読み取られた画像データに対して前記スケジュール情報取得手順において取得されたスケジュール情報を識別させる識別情報を付加する識別情報付加手順と、
   前記識別情報が付加された画像データを前記スケジュール情報と関連付けて文書管理手段に登録する登録手順とを有することを特徴とする情報管理方法。
9. 画像形成装置と、イベントのスケジュール情報を管理するスケジュール管理装置と、前記イベントに関連する文書データを前記スケジュール情報と関連付けて管理する文書管理装置とを有する情報管理システムであって、
   前記画像形成装置は、
   前記スケジュール管理装置よりスケジュール情報を取得する第一のスケジュール情報取得手段と、
   前記文書管理装置より前記第一のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報に関連付けられている文書データを取得する第一の文書データ取得手段と、
   前記第一のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報との関連付けを識別させる識別情報と前記文書データ取得手段によって取得された第一の文書データとを同じ用紙に印刷する印刷手段とを有することを特徴とする情報管理システム。
10. 前記画像形成装置は、
    前記印刷手段によって前記文書データと前記識別情報が印刷された用紙より少なくとも前記識別情報を読み取る読み取り手段と、
    前記読み取り手段によって読み取られた前記識別情報に基づいて、前記スケジュール管理装置より前記スケジュール情報を取得する第二のスケジュール情報取得手段と、
    前記第二のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報を表示装置に表示させる表示制御手段とを有することを特徴とする請求項９記載の情報管理システム。
11. 前記画像形成装置は、
    前記第二のスケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報に関連付けられている文書データを前記文書管理装置より取得する第二の文書データ取得手段を有し、
    前記印刷手段は、前記第二の文書データ取得手段によって取得された文書データを印刷することを特徴とする請求項１０記載の情報管理システム。
12. 画像形成装置と、イベントのスケジュール情報を管理するスケジュール管理装置と、前記イベントに関連する文書データを前記スケジュール情報と関連付けて管理する文書管理装置とを有する情報管理システムであって、
    前記画像形成装置は、
    前記スケジュール管理装置よりスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手段と、
    紙文書より画像データを読み取る読み取り手段と、
    読み取られた画像データに対して前記スケジュール情報取得手段によって取得されたスケジュール情報を識別させる識別情報を付加する識別情報付加手段と、
    前記識別情報が付加された画像データを前記スケジュール情報と関連付けて前記文書管理装置に登録する登録手段とを有することを特徴とする情報管理システム。

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