JP3842782B2 - 電子ボード及びその制御方法 - Google Patents

Description

本発明は、会議室等に設置され、会議等において文字や図形の書き込みに用いられる電子ボード面を備える電子ボード及びその制御方法に関する。

一般に、ホワイトボード等の電子ボードには、文字や図形を簡単に書くことができることから、会議や打合せ等において使用されることが多い。また、会議等の終了後には一般に議事録が作成されることとなるが、そのために会議中にホワイトボードに書かれた文字や図形等を記録しておく必要がある。ここで、文字のみの記録を考えた場合、例えばパーソナルコンピュータの操作に習熟したユーザであれば、紙面上に手書きで記録するよりも速く入力することができる。しかし、図形について文字と同様に速く入力することは困難である。そこで、このホワイトボードにプリンタ機能を設け、文字や図形等を印刷出力することができるようにしたものが広く用いられている。

そのような従来技術の一つとして、ホワイトボードにイメージの読み取りやイメージの書き込みを行う読取・書込機構を設けるとともに、ファイルの入出力、文字認識処理、プリントアウト、原稿のイメージ読み取りを行う入出力機構を設けた電子黒板装置が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。この技術によれば、会議等においてホワイトボード上に描画された文字や図形等を媒体上にプリントアウトしたり、テキスト形式のファイルでデータとして出力したりすることが可能である。
特開平９−２２４１１２号公報

しかし、上記従来技術を用いた場合であっても、ホワイトボードの画面をスキャンして生成されたイメージを印刷したハードコピー等を元にして、議事録を作成し、会議の出席者等に配付する必要がある。或いは、ホワイトボードの画面をスキャンして読み込んで画像ファイルを作成し、その画像ファイルを圧縮した後に電子メールソフトを起動して、圧縮された画像ファイルを電子メールに添付して、会議の参加者等のメールアドレスを指定して送信する必要がある。すなわち、どちらの方法を用いた場合でも、非常に手間がかかってしまう。

さらに、出力したハードコピーをスキャナ等で読み取って社内メール等で第三者に送信するような場合には、さらに手間がかかってしまう。その結果、議事録の作成や配付が遅れたり、ハードコピーの紙を紛失してしまったり、会議の参加者等の一部にホワイトボードのハードコピーが渡らないといった事態が発生する場合があるという問題が生じてしまう。

特に、会議の参加者が多くの部門にまたがっており、さらに当日その会議に本来予定していた参加者ではなくその代理人が出席したような場合には、会議の出席者を正確に特定することが難しく、ホワイトボード上のイメージのハードコピーや作成された議事録を配付することができない場合があるという問題も生じることとなる。

さらに、上記特許文献１に開示された先行技術を用いた場合であっても、テキストデータをフロッピー（登録商標）ディスクやＵＳＢメモリ等の記憶媒体に記憶して、その画像ファイルをパソコンに取り込んだ後に圧縮し、電子メールソフトを起動して、圧縮された画像ファイルを電子メールに添付し、会議の参加者等のメールアドレスをすべて指定して送信する必要があり、手間がかかる作業であることに変わりはない。

さらにまた、その会議に参加を予定していたが、当日出席できなかった者への会議資料の配付を忘れがちであるという問題に対しては何ら解決するものではない。

本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、会議等でホワイトボード上に描画された文字や図形等をスキャンしたデータをその会議等の参加者やその他の配付先に対してセキュリティを確保しつつ容易に配信することができる電子ボード及びその制御方法を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明は、文字又は図形を含むオブジェクトを描画可能なボード面を備え、特定の場所に設置された電子ボードであって、
前記特定の場所及び利用日時の予約を管理する予約情報を有するサーバと通信して前記特定の場所の利用が予約されているか否かを検索する検索手段と、
前記特定の場所の利用が予約されている場合、該特定の場所の利用日時と利用者に関する情報を取得する取得手段と、
前記利用者に関する情報を記憶する利用者記憶手段と、
利用者の個人スケジュールを管理するスケジューラを有するサーバと通信して当該利用日時の当該特定の場所における予定を登録している利用者の有無を検索し、利用者がある場合は前記利用者記憶手段に追加する第一利用者追加手段と、
前記電子ボード付近に現実に位置する前記特定の場所の利用者を識別するための照会信号を送信する照会信号送信手段と、
前記照会信号を受けて前記利用者が保持する発信機から発信された応答信号を受信する応答信号受信手段と、
前記特定の場所に現実にいる利用者に関する情報が前記記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、
前記記憶手段に記憶されていない前記利用者に関する情報を新たに前記利用者記憶手段に追加する第二利用者追加手段と、
前記ボード面上に描画されたオブジェクトを検知してイメージファイルを生成する生成手段と、
前記記憶手段に記憶された前記利用者に関する情報を前記イメージファイルの出力先として画面表示する表示手段と、
前記出力先に前記イメージファイルを出力する出力手段と、
を備えることを特徴とする。

また、本発明は、文字又は図形を含むオブジェクトを描画可能なボード面を備え、特定の場所に設置された電子ボードの制御方法であって、
前記特定の場所及び利用日時の予約を管理する予約情報を有するサーバと通信して前記特定の場所の利用が予約されているか否かを検索する検索工程と、
前記特定の場所の利用が予約されている場合、該特定の場所の利用者に関する情報を取得する取得工程と、
前記利用者に関する情報を記憶手段に記憶する利用者記憶工程と、
利用者の個人スケジュールを管理するスケジューラを有するサーバと通信して当該利用日時の当該特定の場所における予定を登録している利用者の有無を検索し、利用者がある場合は前記利用者記憶手段に追加する第一利用者追加工程と、
前記電子ボード付近に現実に位置する前記特定の場所の利用者を識別するための照会信号を送信する照会信号送信工程と、
前記照会信号を受けて前記利用者が保持する発信機から発信された応答信号を受信する応答信号受信工程と、
前記特定の場所に現実にいる利用者に関する情報が前記記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定工程と、
前記記憶手段に記憶されていない前記利用者に関する情報を新たに前記利用者記憶手段に追加する第二利用者追加工程と、
前記ボード面上に描画されたオブジェクトを検知してイメージファイルを生成する生成工程と、
前記記憶手段に記憶された前記利用者に関する情報を前記イメージファイルの出力先と
して画面表示する表示工程と、
前記出力先に前記イメージファイルを出力する出力工程と
を有することを特徴とする。

さらに、本発明は、文字又は図形を含むオブジェクトを描画可能なボード面を備え、特定の場所に設置された電子ボードを制御するためのプログラムであって、
前記特定の場所及び利用日時の予約を管理する予約情報を有するサーバと通信して前記特定の場所の利用が予約されているか否かを検索する検索手順と、
前記特定の場所の利用が予約されている場合、該特定の場所の利用者に関する情報を取得する取得手順と、
前記利用者に関する情報を記憶手段に記憶する利用者記憶手順と、
利用者の個人スケジュールを管理するスケジューラを有するサーバと通信して当該利用日時の当該特定の場所における予定を登録している利用者の有無を検索し、利用者がある場合は前記利用者記憶手段に追加する第一利用者追加手順と、
前記電子ボード付近に現実に位置する前記特定の場所の利用者を識別するための照会信号を送信する照会信号送信手順と、
前記照会信号を受けて前記利用者が保持する発信機から発信された応答信号を受信する応答信号受信手順と、
前記特定の場所に現実にいる利用者に関する情報が前記記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手順と、
前記記憶手段に記憶されていない前記利用者に関する情報を新たに前記利用者記憶手段に追加する第二利用者追加手順と、
前記ボード面上に描画されたオブジェクトを検知してイメージファイルを生成する生成手順と、
前記記憶手段に記憶された前記利用者に関する情報を前記イメージファイルの出力先として画面表示する表示手順と、
前記出力先に前記イメージファイルを出力する出力手順と
を実行させることを特徴とする。

本発明によれば、会議等でホワイトボード上に描画された文字や図形等をスキャンしたデータをその会議等の参加者やその他の配付先に対してセキュリティを確保しつつ容易に配信することができる。

以下、図面を参照して、本発明の一実施形態に係る電子ボード及びその制御方法について詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る電子ボードを含むシステム構成を示す図である。図１において、１００はホワイトボード（電子ボード）であり、会社等の会議室等に設置され、会議において自由に文字や図形等が描画される。尚、ホワイトボード１００は、一般的なスキャン機能やプリント機能を有しているが、さらにボード面上の文字や図形等のオブジェクトをイメージとしてスキャンしたイメージファイルを格納するイメージファイル格納部１０１を備える。

また、ホワイトボード１００は、会議等に参加する参加者に関する情報を含む参加者テーブルを格納する参加者テーブル格納部１０２を備える。さらに、ホワイトボード１００は、電子メールやファクシミリ等の配信手段を制御するための配信制御アプリケーション１０３を有している。さらにまた、ホワイトボード１００には、ホワイトボード１００が有する各種機能の操作や配信制御アプリケーション１０３等を操作するためのタッチパネル等の表示・操作部１０４やその他一般的なＰＣと同様の機能が備わっている。

また、上記ホワイトボード１００は、社内ＬＡＮ等の通信回線１６０を介して、人事サーバ１１０やグローバルウェアサーバ１２０に接続されており、それぞれのサーバから各種データを取得して参加者テーブルの更新等を行うことができる。例えば、人事サーバ１１０からは参加者（利用者）の電子メールアドレス等、グローバルウェアサーバ１２０からは会議室の予約状況、社員一人一人のスケジュール等を取得することができる。通信回線１６０には、さらに、会議室等を予約するユーザの予約ＰＣ１３０、会議等の参加者の参加者ＰＣ１４０（通常は、複数台のＰＣである。）及びイメージファイル格納部１０１に格納されたイメージファイル等を印刷可能な印刷装置１５０が接続されており、ホワイトボード１００と互いに通信可能である。

図２は、本実施形態に係るホワイトボード１００のハードウェア構成を示すブロック図である。図２において、２１はＣＰＵであり、上記各種機能を備えるホワイトボード１００全体の制御を実行する。２２はＲＡＭであり、データ作業領域、一時待避領域として機能する。２３はＲＯＭであり、ＯＳやホワイトボード１００を制御するための各種制御プログラムや設定情報等を記憶する。例えば、図１に示される配信制御アプリケーション１０３もＲＯＭ２３内に格納される。２８はハードディスク（ＨＤＤ）であり、会議等においてボード上に描画された文字や図形等をスキャナ機能で読み取って得られたイメージファイル等の各種データを記憶する。

また、２４はＬＡＮアダプタであり、ＬＡＮ等の通信回線１６０を介して上述した通信回線１６０に接続した各種周辺装置等との間でデータ等の送受信を行う。２６はタッチパネルであり、ユーザはパネル上の表示画面を見ながらホワイドボードの各種機能を操作することができる。また、２５は外部記憶装置であり、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ／ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ／ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等から構成される。そして、２０は上記各構成要素を相互に接続するシステムバスである。さらに、２７は時間を計測するタイマであり、ＣＰＵ２１に対して特定の時刻を知らせることが可能である。

また、ホワイトボード１００のＲＯＭ２３には、電子メールソフト等の配信制御アプリケーション等のソフトウェアの他に、グループウェア等のソフトウェアもインストールされている。さらに、ホワイトボード１００には、ＲＦ−ＩＤや携帯電話と通信可能な無線モジュール又は赤外線通信モジュールを備えるようにしてもよい。尚、ホワイトボード１００のＲＯＭ２３（メモリ）或いはハードディスク２８等には、予め設置されている会議室等の番号（例えば、会議室１１等）、グループウェアサーバ１２０や人事サーバ１３０にアクセスするためのユーザＩＤやパスワード等が登録されている。

以下、上述したホワードボード及びその周辺機器からなるシステムを用いて本実施形態について詳細に説明する。

会議室等で会議を行うに当たって、まず、会議室の予約者は、グループウェアサーバ１２０が管理する会議室予約テーブルに予約情報を登録するための処理、すなわち会議をするにあたっての当該会議のデータ及び参加者等のデータを予め登録する。図３は、会議の予約者が予約者ＰＣ１３０を用いて本実施形態に係るホワイトボード１００が設置されている会議室の予約を行う際の処理手順を説明するためのフローチャートである。尚、会議の予約者は、会議に参加する参加者のうちの１人であってもよいし、参加しない者であってもよい。従って、図１における予約者ＰＣ１３０は、参加者ＰＣ１４０と同一であってもよいし、別であってもよい。

尚、当該処理に先立って、予約者は、予約者ＰＣ１３０からグループウェアサーバ１２０に対してＵＲＬを送信し、さらにログインするためにログイン用のユーザＩＤ、パスワード等を送信しているものとする。まず、予約者ＰＣは、通信回線１６０を介して接続されているグループウェアサーバ１２０から会議室の予約画面を取得する。そのために、グループウェアサーバ１２０は、予約者ＰＣ１３０からアクセスがあった場合、予約画面を予約者ＰＣ１３０に送信する（ステップＳ３３１）。この結果、予約者ＰＣ１３０は、グループウェアサーバ１２０から当該予約画面を受信して画面上に表示する（ステップＳ３０１）。

次に、会議室等の予約者は、予約者ＰＣ１３０上で受信した予約入力画面の表示に基づいて、上記ホワイトボード１００が設置されている会議室の予約に必要な情報（以下、「予約情報」と称す。）をキーボードやマウス等を用いて入力する（ステップＳ３０２）。尚、予約情報には、会議室を特定する情報、日時（開始時刻及び終了時刻）を特定する情報を含む。さらに、利用人数や使用備品等の情報を含んでもよく、参加予定者の氏名を登録しても良い。そして、予約者ＰＣ１３０は、入力された上記予約情報をグループウェアサーバ１２０に送信する（ステップＳ３０３）。グループウェアサーバ１２０は、予約者ＰＣ１３０から送信されてきた予約情報を受信する（ステップＳ３２１）。

予約者ＰＣ１３０から予約情報を受信したグループウェアサーバ１２０は、当該予約情報を例えば当該サーバのハードディスク等に登録する（ステップＳ３２２）。これにより、ホワイドボード１００が設置された会議室等の予約ができる。さらに、グループウェアサーバ１２０は、予約者ＰＣ１３０に対して予約が完了したことを通知するために、例えば、「予約を登録しました」というメッセージから成る完了通知を送信する（ステップＳ３２３）。そして、予約者ＰＣ１３０は、グループウェアサーバ１２０から送信されてきた完了通知を受信し（ステップＳ３０４）、これにより予約者はホワイトボード１００が設置された会議室等の予約が完了したことを確認することができる。

ここで、ホワイトボード１００のＣＰＵ２１はグループウェアサーバ１２０に登録されている会議室の予定に関する情報を参照し、当該会議室を予約した社員の社員番号及びメールアドレス等の参加者情報をハードディスク２８内のワークファイルに記憶する。また、ホワイトボード１００のＣＰＵ２１は、グループウェアサーバ１２０の当日のスケジューラを参照し（例えば、スケジューラのＤＢやインデックス付きファイルにクエリーを発行して応答を得る等して）、当該会議室を利用するスケジュールを入力している社員（すなわち、会議の参加者）の社員番号をハードディスク２８内のワークファイルに記憶するとともに、社員番号をキーとして人事サーバ１１０の社員マスタと照合することにより、当該社員（参加者）の所属部署名や電子メールアドレスや使用しているＰＣのＩＰアドレスや所属部署のファクシミリ番号や所属部署の印刷装置の名称やＩＰアドレスや携帯電話の番号を特定し、参加者テーブルとしてハードディスク２８内のワークファイルに記憶する。尚、グループウェアサーバ１２０のスケジューラを会議の３日前にも参照することで、当初会議参加する予定にしていた社員の社員番もホワイトボードのハードディスク２８内のワークファイルに記憶することが可能である。このように構成することで、当初参加を予定していたが、参加を取り消した社員にもホワイトボードのスキャン画像を送信することが可能になる。

図４は、ホワイトボード１００が会議室等を利用する社員の参加者情報を取得する処理手順を説明するためのフローチャートである。また、図７は、参加者テーブル格納部１０２に格納される参加者テーブルのデータ構成例を示す図である。

本実施形態においてホワイトボード１００は、一定の時間間隔（例えば、３０分ごと）に以下の参加者情報の確認処理を行うようにする。そこで、ホワイトボード１００は、確認処理を行う時刻（例えば、毎時２５分及び５５分等）が到来するまで待ち状態を続ける（ステップＳ４０１）。そして、参加者情報の確認時刻が到来したか否かを判断する（ステップＳ４０２）。この処理は、例えば、ＣＰＵ２１とタイマ２７を用いて行うことができる。その結果、例えば、現在時刻がＸ時２５分の場合は確認時刻が到来したとして（Ｙｅｓ）、Ｘ時２５分から同時５５分までの間に開始予定（例えば、Ｘ時３０分からに開始予定）の会議に関する情報を検索条件として抽出して（ステップＳ４０３）、当該検索条件をグループウェアサーバ１２０に送信する（ステップＳ４０４）。

グループウェアサーバ１２０は、ホワイトボード１００から送信されてきた検索条件を受信し（ステップＳ４２１）、当該検索条件に従って記憶している情報の中から該当する情報を検索する（ステップＳ４２２）。すなわち、当該時刻（Ｘ時３０分）を含む会議室予約情報（当該時刻から会議が始まるか、当該時刻に会議が開かれている予約情報であって、当該時刻を終了予定時刻とする予約は含まない。）を検索する。そして、当該検索条件に該当する予約情報がグループウェアサーバ１２０内の例えば会議室予約テーブルにあるか否かを判断する（ステップＳ４２３）。

その結果、検索条件に該当する情報がある場合（Ｙｅｓ）はステップＳ４２５に進む。一方、検索条件に該当する情報がない場合（Ｎｏ）はステップＳ４２４に進む。

ステップＳ４２４では、グループウェアサーバ１２０は、該当する会議室の予約情報がない旨を示す空き情報をホワイトボード１００に送信する（ステップＳ４２４）。そして、ホワイトボード１００はグループウェアサーバ１２０から空き情報を受信した場合（ステップＳ４０５）、ステップＳ４０１に戻って次の確認処理を行う時刻の到来を待つ。

一方、ステップＳ４２５では、グループウェアサーバ１２０の当日のスケジュール情報を参照して、当該会議室を利用するスケジュールを入力している社員の氏名、社員番号、所属部門名称、所属部署名又は電子メールアドレス等の該当者（利用者）に関する情報（すなわち、該当者情報）を抽出する。ステップＳ４２５）。そして、抽出した該当者情報をホワイトボード１００に送信する（ステップＳ４２６）。

ホワイトボード１００は、グループウェアサーバ１２０から利用者に関する情報を受信すると（ステップＳ４０６）、受信した情報を参加者テーブル格納部１０２内の参加者テーブルとしてハードディスク２８に記憶する（ステップＳ４０７）。

図７に示すように、参加者テーブルには、利用者に関する情報である会議開始時刻、社員番号、メールアドレス、部門コード、区分やステータス等が含まれる。例えば、会議室を予約した社員の区分は１、他の社員は０という区分が与えられる。また、ステータスは、それぞれのメールアドレス宛てに送信される情報の送信が成功したか否かを示すものとして、例えば成功した場合には２を、失敗した場合には３を表示するようにする。

上述した図４に示す処理によれば、例えば会議開始直前等に確認することでその会議の参加予定者等を知ることができるが、当初予定しない社員等が当該会議に急きょ出席するような場合がある。このような場合、会議終了後に議事録等を配付する場合、上記処理だけでは参加者名簿にその名前がないことになる。そこで、本実施形態では、会議直前或いは会議中に当該会議に参加した社員等を登録し、参加者テーブルを更新する処理について説明する。

図５は、ホワイトボード１００が会議に予定外の社員が参加する場合の当該社員の参加者情報を取得して参加者テーブルを更新する処理手順を説明するためのフローチャートである。まず、ホワイトボード１００は、当該処理を行う時刻が到来するまで待ち状態を続ける（ステップＳ５０１）。そして、参加者情報の確認時刻が到来したか否かを判断する（ステップＳ５０２）。例えば、１０秒程度の間隔でステップＳ５０２以降の処理を続ける。尚、この処理は、例えば、ＣＰＵ２１とタイマ２７を用いて行うことができる。

その結果、確認時刻が到来した場合（Ｙｅｓ）、照会信号を送信して（ステップＳ５０３）、一定距離内（例えば、電波の送受信範囲内）からの応答信号の受信を待つ（ステップＳ５０４）。これは、会議室内に現実にいる社員が保持する社員証に内包されたＩＣカード、ＲＦ−ＩＤ又は社内用携帯電話からの照会信号を受けて発信する応答信号を受信することができる。ここで、上記応答信号には、社員番号又は携帯電話の電話番号を含むものとし、当該応答信号は、所定時間が経過するまで全てＲＡＭ２２に記憶されるものとする。そして、ＣＰＵ２１は、応答信号を受信したか否かを判断する（ステップＳ５０５）。その結果、応答がない場合はステップＳ５０１に戻る。

ステップＳ５０５で応答信号を受信した場合（Ｙｅｓ）、ホワイトボード１００は人事サーバ１１０にアクセスして、参加者テーブルの社員番号をキーにして、社員マスタとの照合を行う（ステップＳ５０６）。尚、当該照合の際に、前述したグループウェアサーバ１２０での利用者に関する情報の抽出（ステップＳ４２５）において当該サーバのスケジューラから抽出された情報に参加者の部門や所属部署名や電子メールアドレスが含まれていない場合、社員マスタから電子メールアドレスや部門や所属部署名が抽出され、参加者テーブル格納部１０２内の参加者テーブルが更新されることとなる。また、社員名や携帯電話番号や使用ＰＣのＩＰアドレスも社員マスタから抽出され、当該参加者テーブルが更新される。さらに、部門名称をキーにして部門マスタが参照され、ＦＡＸ番号や印刷装置を特定する情報（印刷装置のＩＰアドレス等）が抽出され、参加者テーブルが更新される。

そして、ステップＳ５０６の照合の結果、応答信号があった該当する社員が存在するか否かを、当該社員の社員番号又は携帯電話番号等が当該社員マスタに存在するか否かで判断する（ステップＳ５０７）。その結果、該当する社員が存在する場合（Ｙｅｓ）は、当該社員の参加者情報が参加者テーブル格納部１０２に格納されているか否かを判断し（ステップＳ５０８）、まだ登録されていない場合（Ｎｏ）は前述した処理と同様にして参加者テーブルを更新する（ステップＳ５０９）。

例えば、会議時間中にホワイトボード１００に一定距離以内（例えば、０．５ｍ〜１．５ｍ程度）に近づいた社員の社員証（例えば、ＩＣチップが内蔵されたＩＤカード）のデータやＲＦ−ＩＤのデータ又は携帯電話との通信により、社員番号が特定されて当該社員（利用者）を識別し、電子メールアドレスや所属部門も検索され、ハードディスク２８で実現される参加者テーブル格納部１０２に記憶されている参加者テーブルが更新される。尚、各会議に参加する参加者の参加者ＰＣ１４０のアドレスや最寄の印刷装置１５０の情報を検索して、参加者リストに追加するようにしても良い。尚、この携帯電話は会社から支給等されたものであり、社員マスタに電話番号が記憶されている。

一方、ステップＳ５０７で該当する社員が存在しない場合（Ｎｏ）は、ステップＳ５０４に戻って応答信号待ちの状態を続ける。また、送信時刻がまだ到来していない場合（ステップＳ５０２でＮｏの場合）、応答信号が無い場合（ステップＳ５０５でＮｏの場合）、受信した応答信号の社員に関する参加者情報が既にテーブルに登録されている場合（ステップＳ５０８でＹｅｓの場合）は、ステップＳ５０１に戻って照会信号送信待ちの状態となる。

次に、上述したようにして参加者テーブルに登録した会議等の参加者に対して、会議中或いは会議終了後に議事録等のデータを一括送信する処理について説明する。図６は、本実施形態に係るホワイドボード１００からデータを送信する際の処理手順を説明するためのフローチャートである。また、図８は、ホワイトボード１００のタッチパネルで実現された表示・操作部１０４の一例を示す図である。

まず、会議中或いは会議終了後に、タッチパネル上のスキャンボタン８１が押下されると、ホワイトボード上に描画された文字や図形等のオブジェクトのスキャンを実行し、読み込まれた画像（イメージ）が圧縮されてイメージファイルとしてイメージファイル格納部１０１に格納される。それと共に、予め当該会議に出席を予定していた社員に関する送信先や、ホワイトボード１００に接近していた人の社員証の社員証のＩＣカードのデータやＲＦ−ＩＤのデータ又は携帯電話との通信により、格納されているイメージデータの送信先候補が特定される。

具体的には、タッチパネルのスキャンボタン８１の押下待ちの状態となり（ステップＳ６０１）、スキャンボタン８１が押下されたか否かが判定される（ステップＳ６０２）。そして、スキャンボタン８１が押下されたと判定された場合（Ｙｅｓ）、ホワイトボード上のイメージのスキャンを行い（ステップＳ６０３）、次いで送信方法ボタン（例えば、図８に示す電子メール、印刷、共有フォルダ、ＦＡＸ、携帯電話のいずれかのボタン）８２〜８６の押下を待ち（ステップＳ６０４）、当該ボタンが押下されたか否かを判断する（ステップＳ６０５）。

そして、いずれかの送信方法ボタンが押下された場合（Ｙｅｓ）、ホワイトボード１００では、タッチパネル上に押下されたボタンの種類に応じて、参加者テーブルの内容が表示部８７上に表示される（ステップＳ６０６）。例えば、参加者の社員名と部門（所属部門）は必ず表示され、電子メールで送信される場合は表示部８７に示すように電子メールアドレスが表示される。また、電子メール以外の場合は、図７（ａ）の電子メールアドレスに代えて、図７（ｂ）に示すように、印刷装置へ送信する場合は当該印刷装置のＩＰアドレスが表示され、共有フォルダに送信（アップロード）する場合はＰＣのＩＰアドレスが表示され、ＦＡＸへファクシミリ送信する場合はＦＡＸ番号が表示され、携帯電話へ送信する場合は携帯電話番号等が表示される。

次いで、送信ボタン８８の押下待ちとなる（ステップＳ６０７）。そして、送信ボタン８８が押下されたか否かが判断される（ステップＳ６０８）。その結果、送信ボタン８８が押下されたと判断された場合（Ｙｅｓ）、参加者テーブルの内容に基づいて選択された送信方法（電子メール等）の送信データが生成される（ステップＳ６１１）。

その後、ステップＳ６０３でスキャンされ圧縮されたイメージデータが各送信先に送信される（ステップＳ６１２）。例えば、電子メールで送信する場合は指定の電子メールアドレスに送信され、印刷装置に送信する場合は当該印刷装置のＩＰアドレスに送信され、共有フォルダに送信する場合は当該ＰＣのＩＰアドレスで特定される共有フォルダに送信され、ＦＡＸで送信する場合は所定のＦＡＸ番号に送信され、携帯電話に送信する場合は所定の携帯電話番号に送信される。

そして、当該イメージデータの送信が成功したか否かを判断する（ステップＳ６１３）。その結果、送信が成功した場合（Ｙｅｓ）、参加者テーブルのステータスを送信成功を示す「２」に変更して、ステップＳ６０１に戻って上記処理を繰り返す。一方、送信が失敗した場合（Ｎｏ）、送信が失敗した送信先を表示し、送信が成功した分の参加者テーブルの行のステータスを「２」に変更する。尚、送信が失敗した分の参加者テーブルの行のステータスを送信失敗を示す「３」に変更する。また、送信失敗の場合はエラー表示をして（ステップＳ６１４）、再度ステップＳ６０４に戻る。すなわち、失敗の原因を除去するとともに、再度同一の送信方法で、又は別の送信方法で送信するためのボタン押下待ちを行う。

ステップＳ６０８で、送信ボタン８８が押下されていないと判断された場合（Ｎｏ）、次いで変更ボタンが押下されたか否かが判定される（ステップＳ６０９）。ここで、変更ボタンとは、図８に示す選択ボタン８９、削除ボタン９０、追加ボタン９１、前ページボタン９２、次ページボタン９３のいずれかのことである。そして、これらのいずれか変更ボタンが押下された場合（Ｙｅｓ）、ステップＳ６１０に進む。

ステップＳ６０９で特定の明細行（例えば、山本一郎の行９４）が選択された後、削除ボタン９０が押下されると、当該行９４のデータが参加者テーブルから削除される。また、追加ボタン９１が押下されると、人事サーバ１１０の社員マスタに接続され、社員マスタを参照する画面がタッチパネル上に表示される。或いは、選択された明細行中の情報を修正する修正機能を更に備えてもよい。すなわち、本実施形態に係るホワイトボード１００には、このような選択、削除、追加或いは修正等の編集処理を行う機能がさらに備わっている。前ページボタン９２、次ページボタン９３が押下されると、表示情報が変更されるが、参加者テーブルのステータスは更新されない。次いで、処理はステップＳ６０６に戻り、更新された参加者テーブルの内容に基づいて再度送信先候補が表示される。尚、押下されなかった場合（Ｎｏ）は、ステップＳ６０８に戻って送信ボタンの押下待ちとなる。

＜その他の実施形態＞
上記実施形態の他にも、各送信先のボタン８２〜８６（例えば、電子メール、最寄の複合機で印刷、ＰＣの共有フォルダ、ＦＡＸ、ＩｒＤＡにより携帯電話に送信等）が選択されると、ハードコピーを出力すると共に、会議室の予約者や議事録作成の担当者等にそのイメージデータを電子メールで送信するようにしてもよい。この電子メールは、ホワイトボード１００のメールアドレスが発信元となり、会議室の予約者はこのメールに対して返信することで、初めて他の参加者にスキャンした画像を送信することができるようになる。また、自分のＰＣ等で議事録を作成した後に確実にその議事録を他の参加者等に送信することができる。すなわち、ホワイトボード１００から会議室の予約者への電子メールには、会議参加者の氏名と所属部門と電子メールアドレスのリスト等が添付され、会議室の予約者はこのリストを修正（例えば、追加や削除）して返信することで、会議室予約者を含むリストの対象者に電子メールが送信される。

尚、ホワイトボードをスキャンするのではなく、ホワイトボード１００のボード面を感圧式又は静電気を検知してホワイトボード１００への文字・図形等の描画を検知するようにしてもよい。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

このように、本実施形態に係るホワイトボードを用いることで、ハードコピーのイメージデータを必要なセキュリティを確保しつつ簡単に配信することができる。また、会議参加者を特定する手間が大幅に軽減され、代理出席者の場合でも配付の漏れを最小にすることができる。さらに、イメージを簡単に添付できるので議事録作成時にワープロ等で図形を入力する必要がなくなる。

本発明の一実施形態に係る電子ボードを含むシステム構成を示す図である。 本実施形態に係るホワイトボード１００のハードウェア構成を示すブロック図である。 会議の予約者が予約者ＰＣ１３０を用いて本実施形態に係るホワイトボード１００が設置されている会議室の予約を行う際の処理手順を説明するためのフローチャートである。 ホワイトボード１００が会議室等を利用する社員の参加者情報を取得する処理手順を説明するためのフローチャートである。 ホワイトボード１００が会議に予定外の社員が参加する場合の当該社員の参加者情報を取得して参加者テーブルを更新する処理手順を説明するためのフローチャートである。 本実施形態に係るホワイドボード１００からデータを送信する際の処理手順を説明するためのフローチャートである。 参加者テーブル格納部１０２に格納される参加者テーブルのデータ構成例を示す図である。 ホワイトボード１００のタッチパネルで実現された表示・操作部１０４の一例を示す図である。

符号の説明

１００ ホワイトボード
１０１ イメージファイル格納部
１０２ 参加者テーブル格納部
１０３ 配信制御アプリケーション
１０４ 表示・操作部
１１０ 人事サーバ
１２０ グループウェアサーバ
１３０ 予約者ＰＣ
１４０ 参加者ＰＣ
１５０ 印刷装置
１６０ 通信回線

Claims (8)

1. 文字又は図形を含むオブジェクトを描画可能なボード面を備え、特定の場所に設置された電子ボードであって、
   前記特定の場所及び利用日時の予約を管理する予約情報を有するサーバと通信して前記特定の場所の利用が予約されているか否かを検索する検索手段と、
   前記特定の場所の利用が予約されている場合、該特定の場所の利用日時と利用者に関する情報を取得する取得手段と、
   前記利用者に関する情報を記憶する利用者記憶手段と、
   利用者の個人スケジュールを管理するスケジューラを有するサーバと通信して当該利用日時の当該特定の場所における予定を登録している利用者の有無を検索し、利用者がある場合は前記利用者記憶手段に追加する第一利用者追加手段と、
   前記電子ボード付近に現実に位置する前記特定の場所の利用者を識別するための照会信号を送信する照会信号送信手段と、
   前記照会信号を受けて前記利用者が保持する発信機から発信された応答信号を受信する応答信号受信手段と、
   前記特定の場所に現実にいる利用者に関する情報が前記記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、
   前記記憶手段に記憶されていない前記利用者に関する情報を新たに前記利用者記憶手段に追加する第二利用者追加手段と、
   前記ボード面上に描画されたオブジェクトを検知してイメージファイルを生成する生成手段と、
   前記記憶手段に記憶された前記利用者に関する情報を前記イメージファイルの出力先として画面表示する表示手段と、
   前記出力先に前記イメージファイルを出力する出力手段と、
   を備えることを特徴とする電子ボード。
2. 前記応答信号受信手段が、前記利用者が保持するＩＣチップ内蔵のＩＤカード、ＲＦＩＤ又は社内用携帯電話から前記照会信号を受けて発信された応答信号を受信することを
   特徴とする請求項３に記載の電子ボード。
3. 前記通信手段が、さらに前記利用者の社員情報を管理するサーバと通信可能であり、
   前記取得手段が、前記サーバから前記利用者の電子メールアドレスを該利用者に関する情報として取得し、
   前記出力手段が、取得された前記電子メールアドレスが示す宛先に前記イメージファイルを添付した電子メールを送信することを特徴とする請求項２に記載の電子ボード。
4. 前記通信手段が、さらに前記利用者の社員情報を管理するサーバと通信可能であり、
   前記取得手段が、前記利用者が所属する部門で管理されるファクシミリ装置のファクシミリ番号を該利用者に関する情報として取得し、
   前記出力手段が、取得された前記ファクシミリ番号が示す宛先に前記イメージファイルをファクシミリ送信することを特徴とする請求項２に記載の電子ボード。
5. 前記通信手段が、さらに前記利用者の社員情報を管理するサーバと通信可能であり、
   前記取得手段が、前記利用者が使用するコンピュータの共有フォルダに関する情報を該利用者に関する情報として取得し、
   前記出力手段が、取得された前記共有フォルダに前記イメージファイルをアップロードすることを特徴とする請求項２に記載の電子ボード。
6. 前記出力手段が、前記特定の場所の予約者の電子メールアドレスに対して、前記記憶手段に記憶された前記利用者に関する情報及び前記イメージファイルを添付データとした電子メールを送信することを特徴とする請求項５に記載の電子ボード。
7. 文字又は図形を含むオブジェクトを描画可能なボード面を備え、特定の場所に設置された電子ボードの制御方法であって、
   前記特定の場所及び利用日時の予約を管理する予約情報を有するサーバと通信して前記特定の場所の利用が予約されているか否かを検索する検索工程と、
   前記特定の場所の利用が予約されている場合、該特定の場所の利用者に関する情報を取得する取得工程と、
   前記利用者に関する情報を記憶手段に記憶する利用者記憶工程と、
   利用者の個人スケジュールを管理するスケジューラを有するサーバと通信して当該利用日時の当該特定の場所における予定を登録している利用者の有無を検索し、利用者がある場合は前記利用者記憶手段に追加する第一利用者追加工程と、
   前記電子ボード付近に現実に位置する前記特定の場所の利用者を識別するための照会信号を送信する照会信号送信工程と、
   前記照会信号を受けて前記利用者が保持する発信機から発信された応答信号を受信する応答信号受信工程と、
   前記特定の場所に現実にいる利用者に関する情報が前記記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定工程と、
   前記記憶手段に記憶されていない前記利用者に関する情報を新たに前記利用者記憶手段に追加する第二利用者追加工程と、
   前記ボード面上に描画されたオブジェクトを検知してイメージファイルを生成する生成工程と、
   前記記憶手段に記憶された前記利用者に関する情報を前記イメージファイルの出力先と
   して画面表示する表示工程と、
   前記出力先に前記イメージファイルを出力する出力工程と
   を有することを特徴とする電子ボードの制御方法。
8. 文字又は図形を含むオブジェクトを描画可能なボード面を備え、特定の場所に設置された電子ボードを制御するためのプログラムであって、
   前記特定の場所及び利用日時の予約を管理する予約情報を有するサーバと通信して前記特定の場所の利用が予約されているか否かを検索する検索手順と、
   前記特定の場所の利用が予約されている場合、該特定の場所の利用者に関する情報を取得する取得手順と、
   前記利用者に関する情報を記憶手段に記憶する利用者記憶手順と、
   利用者の個人スケジュールを管理するスケジューラを有するサーバと通信して当該利用日時の当該特定の場所における予定を登録している利用者の有無を検索し、利用者がある場合は前記利用者記憶手段に追加する第一利用者追加手順と、
   前記電子ボード付近に現実に位置する前記特定の場所の利用者を識別するための照会信号を送信する照会信号送信手順と、
   前記照会信号を受けて前記利用者が保持する発信機から発信された応答信号を受信する応答信号受信手順と、
   前記特定の場所に現実にいる利用者に関する情報が前記記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手順と、
   前記記憶手段に記憶されていない前記利用者に関する情報を新たに前記利用者記憶手段に追加する第二利用者追加手順と、
   前記ボード面上に描画されたオブジェクトを検知してイメージファイルを生成する生成手順と、
   前記記憶手段に記憶された前記利用者に関する情報を前記イメージファイルの出力先として画面表示する表示手順と、
   前記出力先に前記イメージファイルを出力する出力手順と
   を実行させるためのプログラム。

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