JP6926747B2

JP6926747B2 - 情報処理装置、設備予約システム、情報通知方法

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Publication number: JP6926747B2
Application number: JP2017135004A
Authority: JP
Inventors: 山田　剛; 剛山田
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2017-07-10
Filing date: 2017-07-10
Publication date: 2021-08-25
Anticipated expiration: 2037-07-10
Also published as: JP2019016302A

Description

本発明は、情報処理装置、設備予約システム、及び、情報通知方法に関する。

会議室等の設備予約システムが知られている。会議の参加予定者は端末装置を予約管理サーバと通信させ、端末装置で動作するブラウザで会議室を予約できる。会議の参加予定者は端末装置を操作してそれぞれ予約管理サーバと通信し、会議の予定や場所等を確認できる。

このような設備予約システムは手軽に設備を予約できる反面、会議が延期や中止になった場合に、参加予定者が設備予約システムに設定された会議室の予約を取り消したり変更したりすることを怠る場合がある。また、会議が延期や中止にならないとしても、会議が開催されることを参加予定者が忘れてしまう場合もある。少人数の会議では参加者が足りないため会議が中止される場合がある。使用されない会議室が予約されることを空予約といい、空予約は会議室を借りたい者の使用機会を奪うだけでなく、会議室の提供者側の提供機会を奪ってしまう。

空予約の低減に関しては、会議室が予約されている旨（例えば会議の開催予定）を適宜、参加予定者に予約管理サーバ等が知らせることが有効であると考えられる。会議室が予約されていることを思い出した参加予定者は会議に出席するか又は端末装置を予約管理サーバと通信させ、端末装置で動作するブラウザで会議室の予約を取り消すことができる。

従来から、会議の予定を電子メールで参加予定者に通知する技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、会議の開催日時が近づくと、各会議の参加者に電子メールで事前通知するシステムについて開示されている。

しかしながら、従来の技術では、必ずしも会議室等の設備の空予約を低減できないという問題がある。まず、電子メールはプロモーション等のために受信される頻度の方が知り合いから受信する頻度より多いという統計があり、会議室が予約されている旨の電子メールを会議の参加予定者が見落とす場合があった。また、予約管理サーバは会議の参加者にだけ会議室が予約されている旨を通知すべきであるが、これを実現するには例えば参加予定者が会議のたびに予約管理サーバに会議の参加予定者を登録する必要がある。しかし、参加予定者は会議によって異なることが少なくなく、参加予定者の負担となってしまう。

本発明は、上記課題に鑑み、会議室等の設備の空予約を低減できる情報処理装置を提供することを目的とする。

本発明は、設備の予約を管理する予約管理装置、及び、グループで共有される通知情報を該グループに属する対象者に通知する情報提供装置と、ネットワークを介して通信する情報処理装置であって、前記通知情報を通知するタイミングが設定されている通知設定情報に基づいて、前記予約管理装置から取得した予約情報から、通知が必要な前記予約情報があるか否かを判断し、前記通知が必要な前記予約情報があった場合、該予約情報によって示される前記予約を要求したユーザを識別する予約用識別情報を取得し、前記情報提供装置が前記グループに属する対象者に前記通知情報を通知するための通知先情報と前記予約用識別情報とが対応付けられた対応付情報に基づいて、前記予約管理装置から取得した予約情報に関する前記通知情報を通知するための通知先情報を特定する通知先特定手段と、特定した前記通知先情報に基づいて、前記予約情報に関する前記通知情報を通知させるよう前記情報提供装置に要求する通知手段と、を有し、前記通知手段は、一人以上の前記対象者が操作する端末装置から前記設備の予約に関する前記通知情報に対する応答を取得し、前記応答の内容が前記設備の予約を取り消す内容であった場合、または、前記通知手段が前記通知情報の送信を前記情報提供装置に要求した後、所定時間内に前記応答を取得しない場合、前記予約管理装置に前記設備の予約の取り消しを要求し、前記応答の内容が前記設備を利用する内容であった場合、前記設備の予約を管理する予約管理情報を前記端末装置に通知する。

会議室等の設備の空予約を低減できる情報処理装置を提供することができる。

設備予約システムに関する事前の登録作業を説明する図の一例である。会議管理サーバが参加予定者に会議室の予約に関する情報を通知する手順を説明する図の一例である。設備予約システムのシステム構成図の一例である。設備予約システムのシステム構成図の一例である。会議管理サーバのハードウェア構成図の一例である。会議室端末の一例のハードウェア構成図である。電子機器の一例として電子黒板のハードウェア構成図の一例である。予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、及び、端末装置の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。端末装置、会議室端末、及び、電子機器の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。予約管理サーバが提供し端末装置が表示する会議室の予約画面の一例である。登録端末又は端末装置に表示される登録作業初期画面の一例である。登録端末に表示される通知ロボット登録画面の一例である。登録端末に表示されるドメイン管理画面の一例である。端末装置に表示されるアカウント対応付画面の一例である。通知ロボットの登録の手順を示すシーケンス図の一例である。顧客の予約管理サーバのアカウントを登録する手順を示すシーケンス図の一例である。チャットシステムのグループと予約管理サーバのアカウントを対応付ける手順を示すシーケンス図の一例である。会議室の予約に関する情報の通知のタイミングを説明する図の一例である。会議管理サーバが会議室の予約に関する情報を通知する手順を示すシーケンス図の一例である。通知判断部が会議室の予約に関する情報を通知するか否かを判断する手順のフローチャート図の一例である。会議室の予約に関する情報を会議管理サーバが参加予定者に通知するシーケンス図の一例である。端末装置に表示される会議室の予約に関する情報の一例を示す図である。会議管理サーバが会議室の予約に関する情報を通知する手順を示すフローチャート図の一例である。会議室端末の初期設定に関するシーケンス図の一例である。一般利用者が予約状況を確認する際のシーケンス図の一例である。２次元コードを用いたチェックインの手順を示すシーケンス図の一例である。参加予定者が端末装置の携帯を忘れた場合のチェックインの手順を示すシーケンス図の一例である。近距離無線通信で参加予定者がチェックインするシーケンス図の一例である。参加予定者がチェックアウトするシーケンス図の一例である。会議室端末の起動時の処理を説明するシーケンス図の一例である。会議管理サーバ３０が自動的に予約をキャンセルする処理、会議管理サーバのチェックインとチェックアウトの処理に関するフローチャート図の一例である。会議室端末の画面例の一例を示す図である。

以下、本発明を実施するための形態の一例として、設備予約システム及び設備予約システムが行う情報通知方法について図面を参照しながら説明する。

＜事前の登録作業＞
まず、空予約を低減することができる設備予約システムが稼動するための事前の登録作業について説明する。

図１は、本実施形態の設備予約システム１００に関する事前の登録作業を説明する図の一例である。ネットワークＮには、チャットシステムを制御するチャットサーバ１０（情報提供装置）、会議室等の設備の予約を管理する予約管理サーバ２０（予約管理装置）、及び、会議室で行われる会議の管理を行う会議管理サーバ３０が必要に応じて通信できるように接続されている。

チャットシステムとは、リアルタイムにテキスト等の情報の送受信を１対１又はグループで行うシステムである。図１ではＡさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんのアカウントがグループ１に対応付けられており、Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんがグループ１を形成している。Ａさんが入力したテキストは、Ａさんの端末装置６０に表示されると共にＢさん、Ｃさん、Ｄさんそれぞれの端末装置６０に送信される。Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんが入力したテキストについても同様である。本実施形態ではこのようなチャットシステムを使用して、会議室の予約に関する情報を会議管理サーバ３０が参加予定者（Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさん）に通知することが特徴の１つになっている。

予約管理サーバ２０はスケジュール全般の管理を行うＷｅｂサービスを提供するサーバ（情報処理装置）である。予約管理サーバ２０は会議室の予約を受け付け、会議の参加予定者が任意のタイミングで会議の予定を確認できる。全ての会議の参加予定者は会議の予定を確認する等のため予約管理サーバ２０のアカウントを有している。設備予約システム１００は予約管理サーバ２０のアカウントを利用してチャットシステムのグループと会議の参加予定者（予約管理サーバ２０に対して会議の予約を行った会議の参加予定者）を対応付けることが本実施形態の特徴の１つとなっている。以下、事前の登録作業の概略を説明する。

（１）設備予約システム１００の管理者は登録端末５０を操作してチャットサーバ１０と通信し、通知ロボットのアカウントを取得する。通知ロボットは慣用的には"ボット"と呼ばれるプログラムであり、通知ロボットはチャットシステムに登録された会議管理サーバ３０の代理人としてグループに対し発言する。図１ではグループ１に登録されているが、通知ロボットのアカウントが登録されるグループは会議に参加する参加予定者のグループになる。つまり、グループ１は会議に参加する参加予定者で構成されている。

（２）また、設備予約システム１００の管理者は登録端末５０を操作して会議管理サーバ３０と通信し、テキストなどの情報を通知するドメインを登録する。このドメインは予約管理サーバ２０が参加予定者に発行したアカウントに共通のドメイン（アカウントがメールアドレスの場合はメールアドレスのドメイン部分）である。例えば企業ごとにドメインが発行されている。原則的に、このドメインにより会議室の予約情報を検索できる。なお、予約情報の取得にはドメインのみが使用されるのではなく、管理者権限をもつ管理者のアカウント情報（アドレスやパスワード）も使用される。この管理者が権限をもつ範囲の（例えばその管理者がドメイン全体の権限を持っていればドメイン全体）の予約情報を取得する。

（３）次に、参加予定者の一人がグループ１とＡさん，Ｂさん，Ｃさん，Ｄさんをそれぞれ対応付ける。具体的には、端末装置６０を操作して会議管理サーバ３０と通信し、予約管理サーバ２０が発行した設備予約システム１００のユーザ（参加予定者）のアカウントとグループ１のグループ名（具体的にはグループ名等、チャットシステムにおいてメッセージの通知先を特定する情報。例えばslack（登録商標）ではチャンネル名とチーム名が必要。）を対応付けて登録する。

以上の事前の登録作業で、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０を使って会議室の予約に関する情報を参加予定者に通知できる。

＜通知の概略＞
図２は、会議管理サーバ３０が参加予定者に会議室の予約に関する情報を通知する手順を説明する図の一例である。

（４）参加予定者の少なくとも一人が端末装置６０を使って予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。会議室の予約に関する予約情報が予約管理サーバ２０に記録される。予約情報には少なくとも予約した参加予定者のアカウント（予約者アカウント）が記録される。

（５）会議管理サーバ３０は任意のドメインを決定する。このドメインを含むアカウントを有する参加予定者に通知するためである。会議管理サーバ３０は予約管理サーバ２０と定期的に又は任意に通信して、予約管理サーバ２０から予約情報を取得する。

（６）ここでは例えば、Ａさんの予約情報が見つかったとする。これにより、Ａさんに対応付けられた通知ロボットの発言先を会議管理サーバ３０が特定できる。ここではＡさんが対応付けられたグループ１が特定されたものとする。

（７）会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０と通信し、グループ１に登録した通知ロボットとして会議室の予約に関する情報をグループ１の参加予定者に通知させる。すなわち、適切なテキストを他の参加予定者に送信させる。

（８）チャットシステムは通知ロボットが入力したテキストをグループ内の全てのメンバに送信する。これにより、参加予定者の全てに会議室の予約に関する情報を通知することができる。

従って、本実施形態の設備予約システム１００は、電子メールを使用せずにチャットシステムを使用して会議室の予約に関する情報を参加予定者に通知できる。チャットシステムのテキストは電子メールと比べて閲覧率が高いという統計があり、参加予定者が見落とすおそれを低減できる。また、チャットシステムではグループの作成が容易であり、会議の参加予定者のグループを設備予約システム１００の管理者又は参加予定者等が容易に作ることができる。

＜用語について＞
参加予定者はチェックインすると参加者になるが、特に区別せずに参加予定者という。

設備の予約に関する情報は、設備の予約に付随する情報であればよい。例えば、予約した旨だけでもよいし、予約の対象、設備の利用の開始時刻等を含んでもよい。設備の予約に関する情報を送信することをリマインドという場合がある。

顧客とは設備予約システム１００を利用する企業を言い、参加予定者はこの顧客の社員が想定される。しかし、顧客は個人でもよい。

設備とは、ある目的のために必要なものが備え付けられたものである。本実施形態では会議室という用語で説明する。

グループとは、人の集まりをいう。グループに属する対象者はチャットサーバ１０において任意のグループに属している者をいう。あるいは、通知情報が通知されるグループのメンバである。グループにより、一般的にルームや部屋等と呼ばれるチャットシステム内のいずれのメンバに通知をおこなうかが特定される。チャットシステムの一例のslack（登録商標）では「グループ」はチャンネルと呼ばれる。また、別のチャットシステムではそのままグループと呼ばれることもある。

通知情報は、会議管理サーバ３０がチャットサーバ１０に送信する情報であり、グループで共有される情報をいう。

設備端末は設備に配置され、会議管理サーバ３０と通信する機能を有する情報処理装置であればよい。好ましくは、ディスプレイ及び端末装置６０との通信機能を有する。

＜システム構成例＞
図３は、設備予約システム１００のシステム構成図の一例である。設備予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。ここで、社内ネットワークＮ１はファイアウォールの内側のネットワークを言い、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるネットワーク（インターネットを含む）である。

社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及びチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。また、社外ネットワークＮ２には設備予約システム１００の管理者が操作する登録端末５０、及び、会議の参加予定者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続される。なお、登録端末５０と端末装置６０は社内ネットワークＮ１から社外ネットワークに接続することも可能である。

予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。予約管理サーバ２０が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予約管理サーバ２０のアカウントを会議管理サーバ３０が利用することで会議管理サーバ３０が会議室の予約情報を取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号などでよい。会議管理サーバ３０は例えばアカウントとパスワードを使って予約管理サーバ２０にログインする。

本実施形態で予定として管理されるのは会議の開催であるが、予約管理サーバ２０は会議の開催に限られず各種の予定を管理できる。会議室の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、各種の設備の予約に利用できる。なお、予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理サーバであればよい。

また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、設備予約システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。従って、設備予約システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。

チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキストなどの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室の予約に関する情報を通知する。

共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。従って、本実施形態でチャットシステムが会議室の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標）、Ｓｌａｃｋ（登録商標）等が知られているが、通知ロボットから１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。

チャットサーバ１０も同様にアカウント（予約管理サーバのアカウントとは異なる）でユーザを管理するが、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。

会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室の予約情報を取得し、予約情報の中に参加予定者を検出すると、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループに通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。

端末装置６０と登録端末５０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。登録端末５０は設備予約システム１００の管理者が操作する端末であり、端末装置６０は参加予定者が操作する装置であると説明したが、両者を明確に区別しいなくてもよい。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。

端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、設備予約システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。

社内ネットワークＮ１には、ＡＰ８０（アクセスポイント）、会議室端末９０、及び電子機器７０が接続されており、会議室端末９０、及び電子機器７０はＡＰ８０を介して必要に応じて通信することができる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。社内ネットワークＮ１には参加予定者により端末装置６０が持ち込まれる。

ＡＰ８０は、会議室端末９０と電子機器７０が無線ＬＡＮで通信するための基地局である。ＡＰ８０がルータの機能を有していてもよく、ＡＰ８０は通信の宛先ＩＰアドレスに基づいて宛先が社外ネットワークＮ２か社内ネットワークＮ１かを判断して通信の転送先を切り替える。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォールの内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。

会議室端末９０は、会議室を利用する参加予定者が操作する情報処理装置（設備端末）である。会議室端末９０は会議室６の机の上に配置されていたり、会議室６の入り口に配置されたりしている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、配置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのためのメニューを表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。また例えば、会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、現在、会議室で行われている会議室の予約情報などを表示する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。

端末装置６０で動作する会議アプリは一例として近距離無線通信により会議室端末９０と通信する。後述するように、端末装置６０が取得する会議室の予約に関する情報には会議識別情報が含まれている。会議室端末９０は近距離無線通信、手入力、２次元コードなどにより会議識別情報を取得して、会議管理サーバ３０に送信する。これにより、会議室端末９０は現在時刻から直近の時間帯で会議室を予約した参加予定者がチェックインしたかどうかを判断できる。

会議室端末９０は会議識別情報と会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室を予約した参加予定者又はこの参加予定者と一緒に会議に参加する参加予定者が予約した会議室を使用することを確認できる。

電子機器７０は会議室で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたＰＣの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。

複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加予定者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加予定者が撮像して保存するために使用される。

なお、会議室端末９０には図３のようにＵＩ（User Interface）なしのタイプとＵＩありのタイプがある（図４）。ＵＩとはディスプレイを意味する。ＵＩなしとＵＩありで会議室端末９０の機能が若干異なる。例えば、ＵＩなしはユーザの直接の操作を受け付けることができないため、チェックインの方法に制約がある。本実施形態では、説明の便宜上、図４のＵＩありの会議室端末９０を想定して説明する。

＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバ３０のハードウェア構成>>
図５は、会議管理サーバ３０のハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０の概略的なハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０は、ＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が使用するデータの高速アクセスを可能とするメモリ２０２とを備える。ＣＰＵ２０１及びメモリ２０２は、システム・バス２０３を介して、会議管理サーバ３０の他のデバイス又はドライバ、例えば、グラフィクス・ドライバ２０４及びネットワーク・ドライバ（ＮＩＣ）２０５へと接続されている。

グラフィクス・ドライバ２０４は、バスを介してＬＣＤ（ディスプレイ装置）２０６に接続されて、ＣＰＵ２０１による処理結果をモニタする。また、ネットワーク・ドライバ２０５は、トランスポート層レベル及び物理層レベルで会議管理サーバ３０を社外ネットワークＮ２へと接続して、他の機器とのセッションを確立させている。

システム・バス２０３には、更にＩ／Ｏバス・ブリッジ２０７が接続されている。Ｉ／Ｏバス・ブリッジ２０７の下流側には、ＰＣＩなどのＩ／Ｏバス２０８を介して、ＩＤＥ、ＡＴＡ、ＡＴＡＰ８０Ｉ、シリアルＡＴＡ、ＳＣＳＩ、ＵＳＢなどにより、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０９などの記憶装置が接続されている。ＨＤＤ２０９は会議管理サーバ３０の全体を制御するプログラム２０９ｐを記憶している。ＨＤＤ２０９はＳＳＤ（Solid State Drive）でもよい。プログラム２０９ｐは記憶媒体に記憶された状態で配布されてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。

また、Ｉ／Ｏバス２０８には、ＵＳＢなどのバスを介して、キーボード及びマウス（ポインティング・デバイスと呼ばれる）などの入力装置２１０が接続され、システム管理者などのオペレータによる入力及び指令を受け付けている。

なお、図示した会議管理サーバ３０のハードウェア構成は、会議管理サーバ３０が備えていることが好ましいハード的な要素を示す。

予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０のハードウェア構成図は、会議管理サーバ３０と同様であるか、又は、異なるとしても本実施形態の設備予約システム１００の説明の上で支障はないものとする。また、会議管理サーバ３０、予約管理サーバ２０、及び、チャットサーバ１０はクラウドコンピューティングに対応するため、これらのハードウェア構成は負荷に応じてハード的なリソースが動的に接続・切断されることで構成されてよい。なお、クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される利用形態をいう。

<<会議室端末９０>>
図６は会議室端末９０の一例のハードウェア構成図である。なお、図６の会議室端末９０はタブレット装置が想定されている。図６の会議室端末９０は図４のＵＩを有するタイプを例にする。会議室端末９０は、ＣＰＵ６０１、ＲＯＭ６０２、ＲＡＭ６０３、ＥＥＰＲＯＭ６０４、ＣＭＯＳセンサ６０５、加速度・方位センサ６０６、メディアドライブ６０８を備えている。

ＣＰＵ６０１は会議室端末９０の全体の動作を制御する。ＲＯＭ６０２は基本入出力プログラムを記憶している。ＲＡＭ６０３はＣＰＵ６０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ６０４はＣＰＵ６０１の制御に従ってデータの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳセンサ６０５は、ＣＰＵ６０１の制御に従って被写体を撮像し画像データを得る。加速度・方位センサ６０６は地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等である。

メディアドライブ６０８は、フラッシュメモリ等のメディア６０７に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。メディアドライブ６０８は、既に記録されていたデータが読み出され又は新たにデータが書き込まれて記憶するメディア６０７を着脱自在な構成となっている。

なお、ＥＥＰＲＯＭ６０４には、ＣＰＵ６０１が実行するプログラム６０４ｐが記憶されている。プログラム６０４ｐは実施形態における各種処理を実行するためのアプリケーションソフトウェアやＯＳ等である。プログラム６０４ｐはメディア６０７などに記憶された状態で配布されてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。

また、ＣＭＯＳセンサ６０５は光を電荷に変換して被写体の画像を電子化する電荷結合素子である。ＣＭＯＳセンサ６０５は被写体を撮像することができるのであれば、例えばＣＣＤ（Charge Coupled Device）センサであってもよい。ＣＭＯＳセンサ６０５はバーコードや二次元バーコードを読み取ることができる。

更に、会議室端末９０は、ＲＦタグリーダ/ライタ６２２、アンテナＩ/Ｆ６２３、及び、振動アクチュエータ６２４を備える。ＲＦタグリーダ/ライタ６２２は例えばＮＦＣ（Near Field Communication）などの規格に従って通信する。

振動アクチュエータ６２４は、会議室端末９０を振動させるモータである。例えば、会議の終了時刻が迫ると会議室端末９０が振動することで参加予定者にその旨を知らせることができる。

更に、会議室端末９０は音声入力部６０９、音声出力部６１０、アンテナ６１１、通信部６１２、無線ＬＡＮ通信部６１３、近距離無線通信用アンテナ６１４、近距離無線通信部６１５、ディスプレイ６１６、タッチパネル６１７及びバスライン６１９を備える。

音声入力部６０９は音声を音声信号に変換する。音声出力部６１０は音声信号を音声に変換する。通信部６１２はアンテナ６１１を利用して無線通信信号により最寄りの基地局Ｎａ装置と通信を行う。無線ＬＡＮ通信部６１３はＩＥＥＥ８０２．１１規格に準拠する無線ＬＡＮ通信を行う。

近距離無線通信部６１５は近距離無線通信用アンテナ６１４を利用して例えばBluetooth（登録商標）、又は、Bluetooth Low Energy（登録商標）の通信規格にしたがった通信装置である。

ディスプレイ６１６は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ等である。タッチパネル６１７は、ディスプレイ６１６上に載せられ、感圧式又は静電式のパネルによって構成され、指やタッチペン等によるタッチによってディスプレイ６１６上におけるタッチ位置を検出する。バスライン６１９は上記各部を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

また、会議室端末９０は専用の電池６１８を備え、電池６１８又は商用電源のいずれによっても駆動され得る。なお、音声入力部６０９は音声を入力するマイクが含まれる。音声出力部６１０は音声を出力するスピーカが含まれている。

<<電子機器７０のハードウェア構成図>>
図７は、電子機器７０の一例として電子黒板のハードウェア構成図の一例である。図７に示されているように、電子黒板は、電子黒板全体の動作を制御するＣＰＵ１０１、ＩＰＬ等のＣＰＵの駆動に用いられるプログラムを記憶したＲＯＭ１０２、ＣＰＵ１０１のワークエリアとして使用されるＲＡＭ１０３、プログラム１０４ｐを記憶するＳＳＤ１０４、社内ネットワークとの通信を制御するネットワークコントローラ１０５、及び、ＵＳＢメモリ５との通信を制御する外部記憶コントローラ１０６を備えている。

また、電子黒板は、Ｐ６８がＰＣ６のディスプレイに表示している静止画又は動画を取り込む外部ビデオインタフェース１１１を有する。また、グラフィクス（ディスプレイ３に表示する画面の画像処理）を専門に扱うＧＰＵ１１２、及び、ＧＰＵ１１２からの映像をディスプレイ３やテレビ会議端末７へ出力するために画面表示の制御及び管理を行うディスプレイコントローラ１１３を備えている。

更に、電子黒板は、タッチパネルの処理を制御するセンサコントローラ１１４、ディスプレイ３に指示体４、手Ｈが接触したことを検知するタッチパネル１１５を備えている。また、電子黒板は、電子ペンコントローラ１１６を備えている。電子ペンコントローラ１１６は、指示体４と通信することで、ディスプレイ３への指示体４のペン先のタッチやペン尻のタッチの有無を判断する。なお、電子ペンコントローラ１１６が、ペン先及びペン尻だけでなく、指示体４のユーザが握る部分や、その他の指示体４の部分のタッチの有無や圧力を判断するようにしてもよい。

更に、電子黒板は、ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、ネットワークコントローラ１０５、外部記憶コントローラ１０６、外部ビデオインタフェース１１１、ＧＰＵ１１２、センサコントローラ１１４、及び電子ペンコントローラ１１６を図７に示されているように電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等のバスライン１２０を備えている。

＜機能について＞
図８は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、会議管理サーバ３０、及び、端末装置６０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

<<予約管理サーバ２０>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、及び、予約情報管理部２２を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部２１は、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ３０から予約情報の要求を受信し、この予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。通信部２１は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

予約情報管理部２２は、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部２２は会議管理サーバ３０から要求された会議室の予約情報を予約情報ＤＢ２９１から読み出して、会議管理サーバ３０に送信する。予約管理サーバ２０に参加予定者が会議室を予約する方法としては一般的なＷｅｂアプリが使用されるものとする。Ｗｅｂアプリが参加予定者の端末装置６０に表示する画面例を図１０に示す。予約情報管理部２２は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

また、予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図５のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）が記憶されている。

表１は予約情報ＤＢ２９１に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約ＩＤに対応付けて予約者アカウント、会議名、会議室ＩＤ、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウントの各項目が登録されている。予約ＩＤは予約情報の１レコードを識別する識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。予約ＩＤ以外のＩＤについても同様である。予約者アカウントは会議室を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が任意に付与した会議の名称である。会議室ＩＤは社内ネットワークにある会議室を識別する識別情報であり会議管理サーバ３０により付与されている。開始時刻は会議室が予約された時間帯の始期（会議が開始される時刻）であり、終了時刻は会議室が予約された時間帯の周期（会議が終わる時刻）である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表１のアカウントはいずれも予約管理サーバ２０が発行したアカウントである。

<<チャットサーバ１０>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、及び、テキスト処理部１２を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部１１は、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ３０から会議室の予約に関する情報、通知ロボットを識別する情報、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する（この通知ロボットを識別する情報は、会議管理サーバ３０の通知ロボットを作成した際に予めチャットサーバ１０から通知ロボットの識別情報として通知される）。参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ３０に送信する。通信部１１は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知された通知ロボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき表２のグループ情報ＤＢ１９１から通知するグループを特定し、通知ロボットとしてグループに属する参加予定者に会議室の予約に関する情報を送信する。従って、原則的に通知は参加予定者の数だけ行われる。テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ６０ａはプッシュ通知用のＩＤ（トークン）を、ＯＳ（Operating System）のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス（端末装置６０）を紐付けておく。チャットアプリ６０ａはトークンとチャットアプリ６０ａのアカウントをチャットサーバ１０に登録しておく。チャットサーバ１０がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ６０ａのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をＯＳのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス（端末装置６０）に対しプッシュ通知する。

また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図５のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１が記憶されている。

表２はグループ情報ＤＢ１９１に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、チームＩＤに対応付けて、グループ名、メンバアカウント１〜ｎ（表２ではｎ＝４）、及び、通知ロボットアカウントが登録されている。

チームＩＤはチームを識別するためのＩＤである。本実施形態では複数のメンバがチーム（例えばＡ社用のチーム）に所属しており、更にチームは目的等に応じた複数のグループを有し（例えば製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等）、グループにはチームに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している（グループに所属するメンバは１〜すべてのメンバ）。つまり、通知先はチームＩＤとグループ名によって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。

グループ名はチャットシステムがテキストを共有するグループの名称であり一意性が保証されている。メンバアカウント１〜ｎはグループのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室の予約に関する情報を通知するためのメンバとして通知ロボットが登録される。通知ロボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバということができる。通知ロボットの発言（テキスト）がメンバアカウント１〜ｎの端末装置６０に送信される。

グループ名とチームＩＤは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加予定者が属するグループを識別するための情報になる。

<<会議管理サーバ３０>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、チェックイン管理部３８、及び、初期設定部３９を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０と各種の情報を送受信する。本実施形態では予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、チャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、登録端末５０から通知ロボットが登録されるグループを受け付け、端末装置６０からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。その他、会議室端末９０とも通信する。通信部３１は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

情報対応付部３２は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、登録端末５０からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインＤＢ４９５に登録し、端末装置６０から送信されたチャットシステムのグループ名と予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて対応付情報ＤＢ４９１に登録する。詳細は後述される。情報対応付部３２は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

予約情報取得部３３は、設備予約システム１００を利用する顧客のアカウントを指定して予約管理サーバ２０から予約情報を取得して予約情報ＤＢに登録する。予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室の予約に関する情報を通知するかによって定まる。予約情報取得部３３は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

通知判断部３４は、予約情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。なお、例えばリマインダー用の通知ロボット、予約受付用の通知ロボット等、役割ごとに通知ロボットが分けられている場合、処理に応じて通知ロボットを特定する。通知判断部３４は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

会議情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、通知ロボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室を予約した時間帯に参加予定者が使用する権利を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である。会議情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。会議情報通知部３７は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

制御情報生成部３５は、予約情報を参照して電子機器７０の制御情報を生成し、制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。制御情報は制御情報ＤＢ４９７に記憶される。制御情報生成部３５は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

制御情報応答部３６は、会議室の会議室端末９０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室に対応する制御情報を会議室端末９０に送信する。制御情報応答部３６は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

チェックイン管理部３８は、会議室端末９０と通信してチェックインを認めるか否かを判断し、また、会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されており、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の５〜１０分前になると認められる。チェックイン管理部３８は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

初期設定部３９は、会議室端末９０の初期設定に関する処理を行う。例えば、設備予約システム１００の管理者の登録端末５０に会議室の一覧を提供し、設備予約システム１００の管理者が選んだ会議室の会議室ＩＤ、会議室名を特定し、更に、会議管理サーバ３０のＵＲＬ（Uniform Resource Locator。会議管理サーバ３０のアドレス情報）を登録端末５０に送信する。チェックイン管理部３８は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行すること等により実現される。

また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図５のメモリ２０２及びＨＤＤ２０９等により実現される。記憶部４９には、対応付情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、及び、制御情報ＤＢ４９７が記憶されている。

表３は対応付情報ＤＢ４９１に記憶されている対応付情報の一例を示す。対応付情報は予約管理システムのアカウントとチャットシステムのグループ名を対応付ける情報である。対応付情報は、グループ名、チームＩＤ及びメンバアカウント１〜ｎ（図ではｎ＝４）の各項目を有する。グループ名はチャットシステムのグループ名である。メンバアカウント１〜ｎには予約管理サーバ２０が発行した各参加予定者のアカウントが登録される。また、表３に示すようにチャットシステムのアカウントが登録されてよい。グループに対して通知を行うためには予約管理サーバに対して会議を予約したユーザの予約管理サーバのアカウントと通知先のグループ及びチャンネルを特定するための情報（本実施形態ではチームＩＤとグループ（チャンネル）名）があればよく、必ずしもグループに所属するすべてのメンバのアカウントが登録されている必要はない。ただし、個人ユーザ宛に通知する場合、それぞれのチャットシステムのアカウント情報が必要なため、表３のように登録されていてもよい。

表４は会議管理サーバ３０の会議管理情報ＤＢ４９３が記憶する予約情報の一例を示す。表４では表１の予約情報ＤＢ２９１との相違を説明する。表４の予約情報はステータスの項目を有する。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

表５は会議識別情報ＤＢ４９４に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ＩＤ、会議室ＩＤ、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについては既出であるため説明は省略する。なお、予約ＩＤが登録されているのは、同じ会議室の予約を識別するためである。

表６は顧客ドメインＤＢ４９５に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表６の顧客のドメインは予約管理サーバ２０が発行したアカウント（メールアドレス）のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者（代表する）のアカウントである。なお、表６のアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。

表７は通知設定ＤＢ４９６に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは１つである必要はなく、１つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。

表８は制御情報ＤＢ４９７に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室の電子機器７０を制御するための情報である。制御情報は、会議室ＩＤ、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器７０の具体的な制御方法である。会議管理サーバ３０は電子機器７０ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ３０から会議室端末９０に送信することが困難であり、会議室端末９０が会議管理サーバ３０にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。

<<登録端末５０>>
登録端末５０は、通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３を有する。登録端末５０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３の機能は端末装置６０と同様であり、詳細は端末装置６０と共に説明する。

<<端末装置６０>>
図９は、端末装置６０、会議室端末９０、及び、電子機器７０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。なお、説明の都合上、会議管理サーバ３０の機能ブロック図を再掲した。

端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、チャット通信部６２、テキスト表示部６３、アプリ通信部６７、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、及び、端末通信部６８を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラム２０９ｐにはチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが含まれる。

通信部６１ａは、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。通信部６１ａは、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加予定者の各種の操作を受け付ける。操作受付部は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行し入力装置２１０を制御すること等により実現される。

チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室の予約に関する情報を受信し、チャットサーバ１０に会議室が利用されるかキャンセルされるかを通知する。チャット通信部６２は、図５のＣＰＵ２０１がプログラム２０９ｐを実行しネットワーク・ドライバ２０５を制御すること等により実現される。

チャットアプリ６０ａのテキスト表示部６３は、チャットサーバ１０から送信されたテキスト（会議室の予約に関する情報）を表示する。例えば、発言元は通知ロボットであり通知ロボットが入力したかのようにテキストを表示する。テキスト表示部６３は、図５のＣＰＵ２０１がチャットアプリ６０ａを実行すること等により実現される。

チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。アプリ通信部６４は、図５のＣＰＵ２０１がチャットアプリ６０ａを実行すること等により実現される。

会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は、会議管理サーバ３０と通信する。本実施形態では、会議識別情報を含む２次元コードを会議管理サーバ３０から取得する。サーバ通信部６５は図５のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。

会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議管理サーバ３０から通知された上記の２次元コード等をＬＣＤ２０６に表示する。表示制御部６６は、図５のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行しグラフィクス・ドライバを制御すること等により実現される。

会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。アプリ通信部６７は、図５のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。

端末通信部６８は、会議室端末９０と通信し会議識別情報等を送信する。端末通信部６８は、Bluetooth（登録商標）などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報を送信する。また、会議室端末９０に対し２次元コードを表示する機能を提供する。端末通信部６８は、図５のＣＰＵ２０１が会議アプリ６０ｂを実行すること等により実現される。

<<会議室端末９０>>
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、及び、電子機器通信部９５を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図６に示された各構成要素のいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ６０４からＲＡＭ６０３に展開されたプログラム６０４ｐに従ったＣＰＵ６０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム６０４ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

サーバ通信部９１は、会議管理サーバ３０と通信する。会議室端末９０は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ３０から会議室端末９０と通信することは困難である。このため、サーバ通信部９１はポーリング（定期的に会議管理サーバ３０と通信する）やＷｅｂＳｏｃｋｅｔなどの通信技術で会議管理サーバ３０と通信する。本実施形態のサーバ通信部９１は端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報や会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信する。また、現在時刻や当日の会議室の予約情報等を受信できる。また、サーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する。サーバ通信部９１は、図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行し無線ＬＡＮ通信部６１３を制御すること等により実現される。

端末装置通信部９２は端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。端末装置通信部９２は、図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行し近距離無線通信部６１５又はＲＦタグリーダ/ライタ６２２を制御すること等により実現される。

電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態ではサーバ通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。電子機器通信部９５は、図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行し無線ＬＡＮ通信部６１３を制御すること等により実現される。

表示制御部９４はディスプレイ６１６に端末アプリ９０ａが生成する画面を表示する。この画面にはチェックイン、チェックアウトなどのメニューが表示される。表示制御部９４は、図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行しディスプレイ６１６を制御すること等により実現される。

操作受付部９３は会議室端末９０に対する各種の操作を受け付ける。操作受付部９３は図６のＣＰＵ６０１がプログラム６０４ｐを実行しタッチパネル６１７を制御すること等により実現される。

また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図６のＲＯＭ６０２及びＥＥＰＲＯＭ６０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ、及び電子機器７０のＩＰアドレスが記憶されている。

<<電子機器７０>>
電子機器７０は、基本機能部７１、制御部７２、及び、通信部７３を有する。電子機器７０が有するこれら各機能部は、図７に示された各構成要素のいずれかが、ＳＳＤ１０４からＲＡＭ１０３に展開されたプログラム１０４ｐに従ったＣＰＵ１０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム１０４ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

通信部７３は会議室端末９０と通信する。本実施形態では制御情報を受信する。通信部７３は、図７のＣＰＵ１０１がプログラム１０４ｐを実行しネットワークコントローラ１０５を制御すること等により実現される。

制御部７２は電子機器７０の全体を制御する。本実施形態では制御情報に従って、電子機器７０の電源をＯＮ又はＯＦＦに制御する。制御部７２は、図７のＣＰＵ１０１がプログラム１０４ｐを実行すること等により実現される。

基本機能部７１は、電子機器７０の基本的な機能を提供する。すなわち、ユーザの手書きのストロークを表示したり、ＰＣの映像をディスプレイ３に表示したりする。基本機能部７１は、図７のＣＰＵ１０１がプログラム１０４ｐを実行し図７のハードウェア要素を制御すること等により実現される。

＜会議室の予約＞
図１０を用いて会議室の予約について説明する。図１０は予約管理サーバ２０が提供し端末装置６０が表示する会議室の予約画面４０１の一例である。予約画面４０１は、会議名入力欄４０２、開始時刻入力欄４０３、終了時刻入力欄４０４、及び、会議室入力欄４０５を有する。参加予定は予約管理サーバ２０のアカウントで予約管理サーバ２０にログインし、予約画面４０１に必要事項を入力する。会議室入力欄４０５はプルダウンで選択可能な会議室名と会議室ＩＤ等を表示するので、ユーザは会議室名を選択することで会議室を選択できる。

また、予約画面４０１にはカレンダー選択欄４０６が表示される。カレンダー選択欄４０６はグループで共有するカレンダーをユーザが選択する欄である。従って、ユーザはカレンダーを使い分けることができる。

＜事前の登録作業の画面例＞
図１で説明した事前の登録作業で設備予約システム１００の管理者又は参加予定者が入力する画面例について説明する。

図１１は、登録端末５０又は端末装置６０に表示される登録作業初期画面４１１の一例である。登録作業初期画面４１１は例えば会議管理サーバ３０により提供されるＷｅｂページである。登録作業初期画面４１１は通知ロボットの追加ボタン４１２、管理者ログインボタン４１３、及び、予約管理サーバログインボタン４１４を有する。通知ロボットの追加ボタン４１２が押下されると図１２の通知ロボット登録画面４２１に遷移し、管理者ログインボタン４１３が押下されると図１３のドメイン管理画面４３１に遷移し、予約管理サーバログインボタン４１４が押下されると図１４のアカウント対応付画面４４１に遷移する。

図１２は登録端末５０に表示される通知ロボット登録画面４２１の一例を示す。通知ロボット登録画面４２１はチャットサーバ１０により提供される。図１２（ａ）の通知ロボット登録画面４２１−１はチャットシステムのチームＩＤ入力欄４２２、及び、続くボタン４２３を有する。設備予約システム１００の管理者は通知ロボットの追加先のチームＩＤをチームＩＤ入力欄４２２に入力し、続くボタン４２３を押下する。追加先のグループ名とは、会議を行う参加予定者のグループである。

図１２（ｂ）の通知ロボット登録画面４２１−２はアカウント入力欄４２４、及び、パスワード入力欄４２５を有する。設備予約システム１００の管理者は図１２（ａ）で入力したチームＩＤに属するメンバのアカウントとパスワードを入力する。すなわち、チームに通知ロボットを追加する権限が認証される。

図１２（ｃ）の通知ロボット登録画面４２１−３は、通知ロボットが通知する通知先アカウント表示欄４２６と認証ボタン４２７を有する。通知先アカウント表示欄４２６には特定のアカウント宛を選択してもよいし、グループを選んでもよい。プルダウンキー４２６ａの押下により、グループの他のメンバのアカウントも表示される。認証ボタン４２７が押下されると通知ロボットが追加される。

図１２（ｄ）の通知ロボット登録画面４２１−４は、メッセージ入力欄４２８を有する。メッセージ入力欄４２８は、通知ロボットが発言するテキストを試験的に設備予約システム１００の管理者が入力する欄である。これにより、グループのメンバに通知ロボットが入力したテキストが通知されるかどうかを設備予約システム１００の管理者（及び各メンバ）が確認できる。

図１３は登録端末５０に表示されるドメイン管理画面４３１の一例を示す。ドメイン管理画面４３１は会議管理サーバ３０により提供される。ドメイン管理画面４３１は設備予約システム１００を利用できる顧客のドメインを設備予約システム１００の管理者が設定するための画面である。設備予約システム１００は登録されたドメインを一部に含むアカウントを有する顧客が使用する。図１３（ａ）のドメイン管理画面４３１−１は管理者アカウント入力欄４３２とパスワード入力欄４３３を有する。設備予約システム１００の管理者は設備予約システム１００の管理者アカウントとパスワードで会議管理サーバ３０にログインする。

図１３（ｂ）と図１３（ｃ）はドメイン管理画面４３１−２であり、図１３（ｃ）は図１３（ｂ）の拡大図である。ドメイン管理画面４３１−２は、ドメイン名入力欄４３５、アカウント入力欄４３６、及び、登録ボタン４３７を有する。ドメイン名入力欄４３５には、予約管理サーバ２０を利用する顧客のドメインが入力される。アカウント入力欄４３６には予約管理サーバ２０を利用する顧客の管理者のアカウントが入力される。

つまり、会議管理サーバ３０に、顧客の予約管理サーバ２０のドメインとアカウントが登録される。顧客はこのアカウント（予約管理サーバ２０が発行）を使って会議管理サーバ３０にログインし、会議管理サーバ３０は登録されたアカウントで予約管理サーバ２０にログインして予約情報を取得し、登録されたドメインを含む予約者アカウントを通知の対象とする。

なお、図１３（ｂ）（ｃ）ではチェックマークが示すようにドメインはすでに登録された状態となっている。これにより設備予約システム１００の管理者はチェックマークをチェックするだけでドメインを登録でき、ドメインのスペルの入力ミスが生じることを回避できる。

図１４は端末装置６０に表示されるアカウント対応付画面４４１の一例を示す。アカウント対応付画面４４１は会議管理サーバ３０により提供されるＷｅｂページである。アカウント対応付画面４４１はチャットシステムのグループ名と予約管理システムのアカウントを対応付けるための画面である。図１４（ａ）のアカウント対応付画面４４１−１には、定のユーザの予約管理システムのアカウントが入力される。このアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。参加予定者は自分が属する企業（顧客）の管理者のアカウントを選択してログインする。

図１４（ｂ）のアカウント対応付画面４４１−２は、ログインした顧客の管理者のアカウント４４３（予約管理サーバ２０のアカウント）、チャットシステム選択欄４４４、チャットシステムのアカウント入力欄４４５、チャットシステムのチームＩＤの入力欄４４６、及び、チャットシステムのグループ名の選択欄４４６−２を有する。参加予定者はチャットシステム選択欄４４４で通知ロボットを追加したチャットシステムを選択する。チャットシステムのアカウント入力欄４４５にチャットシステムの自分のアカウントを入力する。チャットシステムのチームＩＤの入力欄４４６に、通知ロボットを追加したチャットシステムのチームＩＤを入力し、グループ名の選択欄４４６−２にグループ名を入力する。

図１４（ｃ）のアカウント対応付画面４４１−３はチャットシステムのグループ名入力画面を示し、図１４（ｄ）のアカウント対応付画面４４１−４はチャットシステムへのログイン画面を示す。参加予定者は図１２と同様にグループ名欄４４７でグループ名を指定し、アカウント入力欄４４８でチャットシステムのアカウントを入力し、パスワード入力欄４４９でパスワードを入力してチャットシステムにログインすることで、図１４（ｂ）の入力内容が適切であることが確認される。確認できた場合、会議管理サーバ３０がグループ名と顧客の管理者のアカウントを対応付けて登録する。

＜事前の登録作業のシーケンス＞
まず、通知ロボットのトークンについて説明する。通知ロボットは会議管理サーバ上に１つ存在すればよい。会議管理サーバ３０は通知ロボットのトークンを取得する処理を会議管理サーバ３０の運用が開始される前に行う。

例えば、チャットサーバ１０は会議管理サーバ３０から通知ロボットの追加要求に対し、通知ロボットを生成しこの通知ロボットに一意のトークンを付与する。チャットサーバ１０の通信部１１は通知ロボットのトークンを会議管理サーバ３０に送信する。会議管理サーバ３０の情報対応付部３２は通知ロボットのトークンを管理する。これにより、会議管理サーバ３０は通知ロボットとして通知を送信できる。

また、このトークンはチャットシステム内で会議管理サーバ３０が通知ロボットとして通知を行うための情報であり、通知ロボットの識別情報となる。

図１５は、通知ロボットの登録の手順を示すシーケンス図の一例である。

S1：登録端末５０のサーバ通信部９１は通知ロボットの追加要求を会議管理サーバ３０に送信する。この追加要求は会議管理サーバ３０が表示する図１１の登録作業初期画面４１１で追加ボタン４１２が選択されることで送信される。

S2：会議管理サーバ３０の通信部３１はチームへの通知ロボットの追加要求と共に、通知ロボットの識別情報をチャットサーバ１０に送信する。

S3：これにより、チャットサーバ１０は登録端末５０に通知ロボット登録画面４２１−１を表示させる。

S4：設備予約システム１００の管理者は通知ロボット登録画面４２１−１にグループ名を入力する。登録端末５０の操作受付部５２はチームＩＤの入力を受け付け、通信部５１がチャットサーバ１０に送信する。

S5：チャットサーバ１０はチームＩＤを受信して、通知ロボット登録画面４２１−２を登録端末５０に送信する。

S6：登録端末５０の通信部５１は通知ロボット登録画面４２１−２を受信し、表示制御部５３が表示する。設備予約システム１００の管理者はチャットシステムのアカウント名とパスワード（グループのメンバのうち誰か一人）を入力する。登録端末５０の操作受付部５２はチャットシステムのアカウント名とパスワードの入力を受け付け、通信部５１がチャットサーバ１０に送信する。

S7：チャットサーバ１０はチャットシステムのアカウント名とパスワードを受信すると認証して、認証が成立すると通知ロボット登録画面４２１−３を登録端末５０に送信する。

S8：登録端末５０の通信部５１は通知ロボット登録画面４２１−３を受信し、表示制御部５３が表示する。設備予約システム１００の管理者は認証ボタン４２７を押下する。登録端末５０の操作受付部５２は認証ボタン４２７の押下を受け付け、認証ＯＫをチャットサーバ１０に送信する。

S9：チャットサーバ１０の通信部１１は認証ＯＫを受信し、設備予約システム１００の管理者が入力したチームＩＤを会議管理サーバ３０に送信する。

S10：会議管理サーバ３０の情報対応付部３２はチームＩＤと通知ロボットのトークンを対応付けて管理する。

図１６は、顧客の予約管理サーバ２０のアカウントを登録する手順を示すシーケンス図の一例である。

S1：設備予約システム１００の管理者は登録端末５０を操作して会議管理サーバ３０にアクセスし、ドメイン管理画面４３１−１を表示させる。

S2：設備予約システム１００の管理者はドメイン管理画面４３１−１に設備予約システム１００の管理者のアカウント名、パスワードを入力する。登録端末５０の操作受付部５２はこれらの入力を受け付け、通信部５１が会議管理サーバ３０に送信する。

S3：アカウント名とパスワードによる認証が成立すると、会議管理サーバ３０の通信部３１はドメイン管理画面４３１−２を登録端末５０に送信する。

S4：登録端末５０の通信部５１はドメイン管理画面４３１−２を受信し、表示制御部５３が表示する。設備予約システム１００の管理者は予約管理サーバ２０の顧客のドメイン及び顧客の管理者のアカウントを入力する。登録端末５０の操作受付部５２は予約管理サーバ２０の顧客のドメイン、及びアカウントを受けつけ、通信部５１が会議管理サーバ３０に送信する。

S5：会議管理サーバ３０の通信部３１は顧客の予約管理サーバ２０のドメイン及びアカウントを受信して、情報対応付部３２は顧客ドメインＤＢ４９５に顧客の予約管理サーバ２０のドメインとアカウントを対応付けて登録する。

図１７は、チャットシステムのグループと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付ける手順を示すシーケンス図の一例である。

S1：参加予定者は端末装置６０を操作して会議管理サーバ３０にアクセスし、アカウント対応付画面４４１−１を表示させる。

S2：参加予定者は図１６で登録されたアカウント名を選択してログインする。従って、顧客の管理者の予約管理サーバ２０におけるアカウントが会議管理サーバ３０において特定される。

S3：会議管理サーバ３０はログインを許可するとアカウント対応付画面４４１−２を端末装置６０に送信する。

S4：参加予定者はアカウント対応付画面４４１−２にチャットシステムのアカウント名とグループ名を入力する。端末装置６０の操作受付部６１ｂはアカウント名、グループ名及びチームＩＤの入力を受け付け、通信部６１ａがこれらを会議管理サーバ３０に送信する。ステップＳ２で選択したアカウントによって予約管理サーバ２０に対して予約された会議の通知先はグループ名及びチームＩＤによって特定される。

S5：会議管理サーバ３０の通信部３１はこれらを受信し、情報対応付部３２はアカウント名とグループ名の検証のため、端末装置６０をチャットサーバ１０にリダイレクトさせる。これにより、端末装置６０はアカウント対応付画面４４１―３を表示する。このアカウント対応付画面４４１にはチームＩＤが含まれている。

S6：参加予定者が操作することで端末装置６０の操作受付部６１ｂが操作を受け付け、通信部６１ａがチームＩＤをチャットサーバ１０に送信する。

S7：チャットサーバ１０はこのチームＩＤに含まれるメンバのアカウントを取得するため、アカウント対応付画面４４１−４を端末装置６０に送信する。

S8：参加予定者はチャットシステムのアカウント名とパスワードを入力する。端末装置６０の操作受付部６１ｂが入力を受け付け、通信部６１ａがアカウント名とパスワードをチャットサーバ１０に送信する。

S9：チャットサーバ１０はチャットシステムのアカウント名とパスワードを認証し、認証が成立すると確認できた旨を会議管理サーバ３０に送信する。図ではこの場合のリダイレクトの処理は省略されている。

S10：会議管理サーバ３０の情報対応付部３２はチームＩＤ及びグループ名を含むグループを識別する情報と、ステップＳ２で特定された予約管理サーバ２０のアカウントとを対応付情報ＤＢ４９１に対応付ける。

以上の処理で、顧客が予約管理サーバ２０で会議室を予約すると、予約管理サーバ２０が会議室の予約に関する情報を、チャットサーバ１０を介して参加予定者の各端末装置６０に通知できる。

＜会議室の予約に関する情報の通知のタイミング＞
図１８は会議室の予約に関する情報の通知のタイミングを説明する図の一例である。
・タイミング１：通知設定ＤＢ４９６に登録された通知のタイミングになると、まず、会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７が会議室の予約に関する情報を端末装置６０に通知する。
・タイミング２：１０分間、参加予定者から応答がない場合、会議情報通知部３７は予約管理サーバ２０に対し自動的にキャンセルする。
・タイミング３：会議室を利用するという応答があった場合、会議の開始時刻の１０分前に、会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７は再度、会議室の予約に関する情報を通知する。本実施形態では一例として会議識別情報が送信される。
・タイミング４：会議の開始時刻
・タイミング５：会議管理サーバ３０は、開始時刻の経過後１０分経っても会議室端末９０からチェックインの通知がない場合、会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８は予約管理サーバ２０に対し自動的にキャンセルする。

なお、会議の参加予定者のうち一人でも会議室の予約に関する情報に応答すれば、予約はキャンセルされない。ただし、参加予定者の全員の応答と必要としてもよいし、半分以上の応答を必要としてもよい。

＜会議室の予約に関する情報の通知の処理＞
図１９は、会議管理サーバ３０が会議室の予約に関する情報を通知する手順を示すシーケンス図の一例である。

S1：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３は、顧客ドメインＤＢ４９５から任意の顧客のドメインを取得する。

S2：次に、予約情報取得部３３は通知設定ＤＢ４９６から顧客の通知設定を読み出す。

S3：予約情報取得部３３は、図１３で入力された顧客ドメインＤＢ４９５のアカウントでログインして予約管理サーバ２０から予約情報を取得する。取得する期間は、通知設定に通知するタイミングとして設定されている期間である。例えば、１ヶ月前に会議室の予約に関する情報を通知する場合、１ヶ月先までの予約情報を取得する。

S4：予約情報取得部３３は予約管理サーバ２０から取得した予約情報を会議管理情報ＤＢ４９３に記憶させる。

S5：通知判断部３４は、予約情報を参照して会議室の予約に関する情報を通知する（リマインドする）タイミングか否かを判断する。詳細を図２０のフローチャート図で説明する。

図２０は、通知判断部３４が会議室の予約に関する情報を通知するか否かを判断する手順のフローチャート図の一例である。

通知判断部３４は顧客ドメインＤＢ４９５の顧客のドメイン名を、予約情報から検索する（Ｓ１０）。顧客のドメインを指定して予約情報を取得しているので、予約情報の全ての予約者アカウント又は参加予定者アカウントがドメインを含む。しかし、所定期間の任意の予約情報を取得して通知判断部３４が顧客のドメインで検索してもよい。ここでは、予約情報に顧客ドメインＤＢ４９５の顧客のドメイン名を含む予約者アカウント又は参加予定者アカウントが含まれていたとする。

次に、通知判断部３４は通知するタイミングの予約情報があるか否かを判断する（Ｓ２０）。すなわち、会議室の予約の開始時刻から逆算して通知設定と一致する場合（又は経過しているが通知していない場合）は通知すると判断する。ステップＳ２０の判断がＮｏの場合、通知されないので図２０の処理は終了する。

ステップＳ２０の判断がＹｅｓの場合、通知判断部３４は予約情報から取得した予約者アカウントを対応付情報ＤＢ４９１から検索し、チームＩＤとグループ名を含むグループを識別する情報を特定する（Ｓ３０）。会議管理サーバ３０は、チームＩＤ、グループ名（グループを特定する情報）及び通知ロボットのトークンを指定すれば該グループに対して通知が可能になる。

会議情報通知部３７は特定したチームＩＤとグループ名を含むグループを識別する情報を用いて、通知ロボットとして会議室の予約に関する情報を参加予定者に通知する（Ｓ４０）。

図２１は、会議室の予約に関する情報を会議管理サーバ３０が参加予定者に通知するシーケンス図の一例である。

S1：会議情報通知部３７は会議管理サーバ３０の通知ロボットであることを示すトークンと共に特定されたチームＩＤとグループ名を指定してメッセージ（会議室の予約に関する情報）をチャットサーバ１０に送信する。なお、会議識別情報は会議室の予約に関する情報の通知の前に作成されればよいため、このタイミング（図１８のタイミング１）で送信してもよい。また、端末装置６０からの応答がどの予約に対するものか特定するために予約ＩＤが含まれている。会議情報通知部３７は会議管理情報ＤＢ４９３のステータスに通知済み設定する。

S2：チャットサーバ１０のテキスト処理部１２は指定されたトークンの通知ロボットで、チームＩＤとグループ名で特定されるメンバの端末装置６０にメッセージを送信する。 S3：端末装置６０のチャット通信部６２はメッセージを受信し、テキスト表示部６３がメッセージを表示する。このメッセージには後述の図２２に示すように表示部品として利用するボタンとキャンセルボタンが含まれる。参加予定者がメッセージの利用するボタン又はキャンセルボタンを押下すると、端末装置６０の操作受付部６１ｂが押下を受け付ける。

S4：端末装置６０の通信部６１ａは利用するボタンが押下された旨又はキャンセルボタンが押下された旨と予約ＩＤをチャットサーバ１０に送信する。

S5：チャットサーバ１０の通信部２１は利用するボタンが押下された旨又はキャンセルボタンが押下された旨と予約ＩＤを会議管理サーバ３０の通知ロボット宛に送信する。会議管理サーバ３０の通信部３１は利用するボタンが押下された旨及び予約ＩＤを受信し、会議情報通知部３７は予約ＩＤで特定される予約が参加予定者により確認されたことを検出する。会議情報通知部３７は会議管理情報ＤＢ４９３のステータスに確認済みを設定する。また、キャンセルボタンが押下された場合、会議情報通知部３７は会議管理情報ＤＢ４９３のステータスにキャンセルを設定する。

S6：ステップＳ６は予約がキャンセルされた場合に実行される。会議情報通知部３７は予約ＩＤを指定してその旨を予約管理サーバ２０へ送信する。これにより空予約が防止される。

更に、会議情報通知部３７は予約が確定した旨又はキャンセルされた旨を、通知ロボットを介して参加予定者に通知することができる。

＜テキストの表示画面＞
図２２は、端末装置６０に表示される会議室の予約に関する情報の一例を示す。図２２（ａ）は通知設定ＤＢ４９６のタイミングで通知される会議室の予約に関する情報の一例である。このようなメッセージは例えば図１８のタイミング１で表示される。
「2017-05-18 20：47：00 会議室Ａにて、会議（定例）が予約されています。予約通り利用する場合は"利用する"、利用しない場合は"キャンセルする"を選択してください。10分間返答がない場合、自動的に予約はキャンセルされます。」
参加予定者はメッセージを見て利用するボタン４５１及びキャンセルボタン４５２のどちらを押下するか等、適切な対応を取ることができる。また、利用するボタン４５１及びキャンセルボタン４５２のどちらも押下しない場合、会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７は１０分間で自動的に会議室の予約をキャンセルするので、空予約を低減できる。

なお、利用するボタン４５１及びキャンセルボタン４５２の押下は会議管理サーバ３０に通知される。利用するボタン４５１及びキャンセルボタン４５２にはそれぞれボタンの内容、会議管理サーバ３０のＵＲＬ（アドレス情報）、及び、予約ＩＤが対応付けられており（埋め込まれており、リンクされており）、会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７はどの予約情報に対するどのような応答かを検出できる。

また、参加予定者が利用するボタン４５１を押下すると、会議情報通知部３７がチャットサーバ１０を介して確定した旨４５３を端末装置６０のチャットアプリ６０ａに送信する。参加予定者がキャンセルボタン４５２を押下すると、会議情報通知部３７がチャットサーバ１０を介してキャンセルした旨４５４を端末装置６０のチャットアプリ６０ａに送信する。

図２２（ｂ）はキャンセルボタンが押下されずに予約がキャンセルされた旨のメッセージを示す。
「予約した会議室「会議（定例） 2017-05-18 20：47：00 会議室Ａ」は
キャンセルされました。」
参加予定者はメッセージを見て会議室がキャンセルされたことを把握できる。

図２２（ｃ）は利用するボタン４５１が押下され利用が確定された後に、更に、端末装置６０に表示される会議室の予約に関する情報を示す。
「会議（定例） 2017-05-18 20：47：00 会議室Ａ」の利用を確定しました。
下記のURLからチェックインしてください。
XXXX://XXX.tk?receptID=ＮＮＮ…Ｎ」
Ｎは任意の数字又はアルファベットである。このようなメッセージは例えば図１８のタイミング３で表示される。すでに利用が確定されている場合、本実施形態ではメッセージに会議識別情報「ＮＮＮ…Ｎ」が含まれる。参加予定者はこの会議識別情報を会議室端末９０に入力する（端末装置６０が送信する）。なお、会議識別情報「ＮＮＮ…Ｎ」は図２２（ａ）の会議室の予約に関する情報に含めてもよい。また、同じ会議識別情報が複数回、通知されてもよい。

なお、参加予定者は確定後もキャンセルボタン４５２の押下により予約をキャンセルすることができる。この場合も、会議情報通知部３７がチャットサーバ１０を介してキャンセルした旨４５４を端末装置６０のチャットアプリ６０ａに送信する。

図２２（ｃ）の「XXXX://XXX.tk」は会議アプリのＵＲＬである。このＵＲＬがタップされると会議アプリが起動する。パラメータで会議識別情報である「ＮＮＮ…Ｎ」が指定されているので、端末装置６０は会議アプリを起動すると共に会議識別情報を会議アプリに通知する。これにより会議アプリは予め保持している会議管理サーバ３０のＩＰアドレス等を用いて会議管理サーバ３０と通信し、会議識別情報を含む２次元コードを要求できる。会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８は「ＮＮＮ…Ｎ」がコード化された２次元コードを生成し、端末装置６０に送信する。端末装置６０は２次元コードを保持できる。この２次元コードはチェックインに使用される場合がある。

図２２（ｄ）はチェックインが受け付けられた旨のメッセージを示す。チェックインについての詳細は後述する。
「予約した会議室「定例会議 2017-05-18 20：47：00 会議室Ａ」
のチェックインを受け付けました。」
参加予定者はメッセージを見て参加予定者の一人以上がチェックインしたことを把握できる。なお、だれがチェックインしたのかを表示してもよい。

＜会議管理サーバの動作手順＞
図２３は、会議管理サーバ３０が会議室の予約に関する情報を通知する手順を示すフローチャート図の一例である。

上記のように、まず、会議情報通知部３７は会議室の予約に関する情報を通知ロボットから通知する（Ｓ１０）。

会議情報通知部３７は「利用する」又は「キャンセルする」の応答を受信したか否かを判断する（Ｓ２０）。

キャンセルする旨の応答を受信した場合、会議情報通知部３７は、再度、通知ロボットからキャンセルの旨を通知する（Ｓ３０）。なお、応答に含まれる予約ＩＤにより予約者アカウントを特定でき、予約者アカウントからグループを特定できる。会議管理情報ＤＢ４９３のステータスにはキャンセルが登録される。

利用する旨の応答を受信した場合、会議情報通知部３７は、再度、通知ロボットから利用確定の旨を通知する（Ｓ４０）。会議管理情報ＤＢ４９３のステータスには利用確定が登録される。

次に、会議情報通知部３７は開始時刻から所定時間前になったか否かを判断する（Ｓ５０）。所定時間前になるまでは待機する。

所定時間前になると会議情報通知部３７は会議識別情報と会議管理サーバのＵＲＬを通知ロボットから通知する（Ｓ６０）。会議情報通知部３７は会議識別情報を生成し、予約ＩＤ及び会議室ＩＤと対応付けて会議識別情報ＤＢ４９４に登録する。こうすることで空予約を抑制しやすくなり、２次元コードなどをユーザが取得できる。

一方、「利用する」又は「キャンセルする」の応答を受信しない場合（Ｓ２０のＮｏ）、会議情報通知部３７は通知設定ＤＢ４９６に基づく通知から所定時間が経過したか否かを判断する（Ｓ７０）。所定時間が経過するまでステップＳ２０とＳ７０の判断を繰り返す。

そして、所定時間が経過しても「利用する」又は「キャンセルする」の応答を受信しない場合（Ｓ７０のＹｅｓ）、会議情報通知部３７は、通知ロボットからキャンセルの旨を通知する（Ｓ８０）。会議管理情報ＤＢ４９３のステータスにはキャンセルが登録される。

＜個別の参加予定者への通知＞
チャットサーバ１０の通知ロボットは同じグループのメンバの全員にリアルタイムにメッセージを送信できる。しかしながら、本実施形態の設備予約システム１００はメッセージの送信先をグループ内の一部のメンバに制限することもできる。この場合、通知を行いたい参加予定者すべての予約管理サーバ２０のアカウントが図１０の予約画面４０１にて指定される必要がある。

<<方法１>>
例えば、会議室の予約に関する情報の通知先が予め定められている場合がある。この場合、会議情報通知部３７は定められている参加予定者にだけ会議室の予約に関する情報を通知すればよい。例えば、予約者アカウントの参加予定者に通知することができる。なお、チャットサーバ１０では、一般に、通知ロボットがグループのメンバの全員にメッセージを送信してしまうので、会議情報通知部３７がチャットサーバ１０の通知ロボットに通知させる際は、メンバを指定して通知するように要求する。この場合、会議管理サーバ３０は通知を行いたい参加予定者すべてのチャットサーバ１０のアカウントと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて記憶している必要がある。

<<方法２>>
設備予約システム１００の管理者又は参加予定者が予め通知リストを設定しておく方法がある。
参加予定者がＡさん、Ｂさんの場合の通知リスト：Ａさん、Ｂさん
参加予定者がＡさん、Ｂさん、Ｃさんの場合の通知リスト：Ａさん、Ｂさん、Ｃさん
参加予定者がＡさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんの場合の通知リスト：グループ全体
会議情報通知部３７は予約情報に含まれる参加予定者アカウントと予約者アカウントのうち、通知リストに設定された参加予定者に通知すると決定する。

<<方法３>>
チャットシステム側のグループを考慮して、予約情報の予約者アカウントと参加予定者アカウントと最も近いメンバを有するグループのうち、参加予定者にのみ通知する。
・ケース１
チャットシステム側のグループ：Ａさん、Ｂさん
予約情報の参加予定者：Ａさん、Ｂさん
の場合、会議情報通知部３７はＡさん、Ｂさんに通知する。
・ケース２
チャットシステム側のグループ１：Ａさん、Ｂさん、
チャットシステム側のグループ２：Ａさん、Ｃさん、Ｄさん
予約情報の参加予定者：Ａさん、Ｂさん
の場合、グループ１の方が近いので、会議情報通知部３７はＡさん、Ｂさんに通知する。この場合、通知ロボットが上記グループ１、グループ２それぞれに追加されている必要があり、会議管理サーバ３０は各グループと該グループに所属しているチャットサーバ１０のアカウントと予約管理サーバ２０のアカウントとを対応付けて記憶している必要がある。

＜会議室端末の初期設定＞
会議室端末９０には会議室ＩＤ、会議室名、及び、会議管理サーバ３０のＵＲＬなどが設定されていることが好ましい。このため、設備予約システム１００の管理者は会議室端末９０に初期設定を行う。

図２４は、会議室端末９０の初期設定に関するシーケンス図の一例である。

S1：設備予約システム１００の管理者は登録端末５０を操作して会議管理サーバ３０にログインする。会議管理サーバの初期設定部３９はメニュー画面を登録端末５０に送信する。

S2：設備予約システム１００の管理者はメニュー画面から会議室一覧を押下して、登録端末５０の表示制御部５３は会議室一覧画面を表示する。

S3：設備予約システム１００の管理者は自分がいる（初期設定しようとする）会議室を会議室一覧画面で押下する。登録端末５０の通信部５１は会議室を特定する情報を会議管理サーバの初期設定部３９に送信する。会議管理サーバ３０の初期設定部３９は２次元コードを生成する。２次元コードには、会議室ＩＤ、会議室名、会議管理サーバ３０のＵＲＬが含まれる。これにより、会議管理サーバ３０が管理する会議室ＩＤと会議室名が会議室端末９０に登録できるようになる。また、会議管理サーバ３０のＵＲＬにより会議室端末９０から会議管理サーバ３０に通信できるようになる。

S4：設備予約システム１００の管理者は会議室端末９０を操作して端末アプリを起動させる。

S5：次に、端末アプリ９０ａが表示する設定メニューを押下する。会議室端末９０の操作受付部９３は押下を受け付け、表示制御部９４が操作に応じた画面を表示する。

S6：設備予約システム１００の管理者は会議室登録メニューを押下する。操作受付部９３は操作を受け付け、会議室端末９０の端末装置通信部９２は２次元コードの読み取りを開始する。

S7：登録端末５０の表示制御部５３はステップＳ３の２次元コードを表示しているので、会議室端末９０の端末装置通信部９２は２次元コードを読み取る。

S7.1：会議室端末９０のサーバ通信部９１は会議管理サーバ３０のＵＲＬで会議管理サーバ３０と通信し、接続できるかどうかを検証する。例えばAckが却ってくることを確認する。

S7.1.1：会議室端末９０のサーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から最新イベント（現在の時間帯の会議室の予約情報、チェックイン状態、制御情報等）を取得する。チェックインされていない場合、会議室端末９０は入室待ち画面を表示する。

S8：チェックインされていない場合、会議室端末９０はBluetooth（登録商標） Low Energyのアドバタイズを開始する。これにより、端末装置６０は会議室端末９０と通信できるようになる。

図２５は、一般利用者が予約状況を確認する際のシーケンス図の一例である。一般利用者は会議室を予約しようとする者など、一般的なユーザである。

S1：一般利用者は会議室端末９０を操作して予約状況を確認するメニューを表示させる。

S1.1：会議室端末９０のサーバ通信部９１は初期設定された会議室ＩＤと会議管理サーバ３０のＵＲＬで会議管理サーバ３０に予約状況を問い合わせる。会議管理サーバ３０は予約情報ＤＢの予約情報のうち会議室ＩＤで特定される予約情報を会議室端末９０に送信する。送信される予約情報は当日分だけでもよいし、１週間先、又は１ヶ月先など、一般利用者が設定できる。これにより、一般利用者は自分がいる会議室の予約状況を確認できる。

＜チェックイン＞
以下では、いくつかの方法でチェックインする際の手順を説明する。

<<２次元コードを用いたチェックイン>>
図２６は、２次元コードを用いたチェックインの手順を示すシーケンス図の一例である。

S1：上記のように、会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７は会議の開始時刻までに会議識別情報を生成する。

S2：図２２（ｃ）に示したように、会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７は会議室の予約に関する情報と共に会議識別情報をチャットサーバ１０（端末装置６０）に送信している。端末装置６０は会議識別情報を保持している。

S3：参加予定者は会議室の予約に関する情報に含まれる会議管理サーバ３０のＵＲＬを押下する。端末装置６０の操作受付部６１ｂはＵＲＬの押下を受け付ける。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａが有するブラウザが起動する。
S3.1：端末装置６０の通信部６１ａはＵＲＬで指定される会議管理サーバ３０に会議識別情報と共に２次元コードを要求する。会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８は会議識別情報をコード化した２次元コードを生成し、通信部３１が２次元コードを端末装置６０に送信する。端末装置６０の表示制御部６６（ブラウザ）は２次元コードを表示する。この２次元コードには会議識別情報が含まれる。

S3.2：端末装置６０のサーバ通信部６５は会議識別情報を指定して２次元コードを会議管理サーバ３０に要求する。

S4：参加予定者は会議室端末９０が表示する２次元コードでチェックインを受けつけるメニューを選択する。会議室端末９０の画面例を図３２に示す。

S4.1：会議室端末９０はカメラを起動する。

S5：参加予定者は端末装置６０が表示する２次元コードを会議室端末９０のカメラに近づける。

S5.1：会議室端末９０の端末装置通信部９２は２次元コードを検知し、デコードすることで会議識別情報を取得する。

S5.1.1：会議室端末９０のサーバ通信部９１は会議室ＩＤと２次元コードに含まれる会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８は受信した会議識別情報が、直近に予定されている会議の会議識別情報と一致するか否かを判断する。すなわち、会議識別情報は会議室ＩＤに対応付けて会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている。しかし、開始時刻のかなり前からチェックインを認めることは適切でないので、会議識別情報ＤＢ４９４の予約ＩＤで会議管理情報ＤＢ４９３を参照して開始時刻を特定する。そして、例えば、現在時刻が会議の開始時刻の５〜１０分前くらい（所定時間前）である場合にチェックインを認める。一致する場合には、会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８は会議室端末９０に会議時間と共にチェックイン可又は不可を応答する。なお、５〜１０分は一例であって、同じ会議室で予約が入っていなければ５〜１０分以上前でもチェックインを認めてもよい。なお、会議管理サーバ３０の通信部３１は開始時刻を返す。

チェックイン可の場合ステップＳ６が実行される。
S6：会議室端末９０の表示制御部９４は、会議室が利用中である旨（利用中画面）を表示する。

チェックイン不可の場合ステップＳ７が実行される。
S7：会議室端末９０の表示制御部９４は、エラーメッセージを表示する。例えば、「予約時刻はまだ先です」等を表示する。
S7.1：会議室端末９０の表示制御部９４は、入室待ち（チェックイン待ち）を表示する。

<<会議識別情報を参加予定者が手入力するチェックイン>>
図２７は、参加予定者が端末装置６０の携帯を忘れた場合のチェックインの手順を示すシーケンス図の一例である。参加予定者は覚えている又は記録してある会議識別情報を使ってログインする。

S2：図２２（ｃ）に示したように、会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７は会議室の予約に関する情報と共に会議識別情報をチャットサーバ１０（端末装置６０）に送信している。端末装置６０は会議識別情報を保持している。しかし、参加予定者は端末装置６０を保持していない。

S3：参加予定者は端末装置６０のチャットアプリ６０ａを操作してアプリ通信部６４に会議アプリ６０ｂを起動させる。会議室端末９０の画面例を図３２に示す。

S3.1：これにより、会議アプリ６０ｂが起動し会議室の予約に関する情報が保持される。

S4：参加予定者は会議識別情報を入力する。会議室端末９０の操作受付部９３は会議識別情報を受け付ける。

S5：参加予定者はＯＫボタン（確定ボタン）を押下する。会議室端末９０の操作受付部９３はＯＫボタンの押下を受け付ける。

以降の処理は図２６と同様になる。このように、端末装置６０がなくても会議識別情報を覚えていれば参加予定者がチェックインできる。

<<近距離無線通信によるチェックイン>>
図２８は、近距離無線通信で参加予定者がチェックインするシーケンス図の一例である。

S3：参加予定者は会議室の予約に関する情報に含まれる会議アプリのＵＲＬを押下する。端末装置６０の操作受付部６１ｂはＵＲＬの押下を受け付ける。

S3.1：チャットアプリは会議アプリを起動する。端末装置６０では会議アプリ６０ｂが起動する。会議アプリ６０ｂは会議識別情報を保持する。

S4：参加予定者は端末装置６０を会議室端末９０に近づける。

S5：端末装置６０の端末通信部６８は会議室端末９０を検出する。例えば、Bluetooth Low Energy（登録商標）では会議室端末９０がペリフェラル、端末装置６０がセントラルである。

S5.1：端末装置６０の端末通信部６８はBluetooth Low Energy （登録商標）で会議室端末９０と接続する。

S5.2：端末装置６０の端末通信部６８は会議識別情報の書き込み用のキャラクタリスティックに会議識別情報を書き込んで会議室端末９０に送信する。

S6：会議室端末９０の端末装置通信部９２は会議識別情報を検知する。

S6.1：会議室端末９０のサーバ通信部９１は会議室ＩＤと会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８は受信した会議識別情報が、直近に予定されている会議の会議識別情報と一致するか否かを判断する。チェックイン管理部３８はチェックイン結果を会議室端末９０に送信する。

S6.2：会議室端末９０のサーバ通信部９１はチェックイン結果を受信し、端末装置通信部９２は、チェックイン結果の読み取り用のキャラクタリスティックにチェックイン結果を書き込んで端末装置６０に送信する。

S5.3 S5.4：端末装置６０の端末通信部６８はチェックイン結果の読み取り用のキャラクタリスティックを適宜、会議室端末９０から取得することでチェックイン結果を取得する。

S5.5：端末装置６０の端末通信部６８はBluetooth Low Energy （登録商標）を切断する。

チェックインが可である場合、以下が実行される。
S6.3：会議室端末９０の端末装置通信部９２はBluetooth Low Energy （登録商標）のアドバタイズを終了する。
S6.4：会議室端末９０のサーバ通信部９１は会議管理サーバ３０と通信し、最新イベントを取得する。
S6.5：会議室端末９０の表示制御部９４は、会議室が利用中である旨（利用中画面）を表示する。
S6.6：その後、会議の終了時刻が経過する。参加予定者がチェックアウトする。会議室端末９０の表示制御部９４は、入室待ち（チェックイン待ち）を表示する。チェックアウトの処理は図２９にて説明される。
S6.7：会議室端末９０の端末装置通信部９２はBluetooth Low Energy （登録商標）のアドバタイズを再開する。

チェックイン不可の場合は以下が実行される。
S6.8：会議室端末９０の表示制御部９４は、エラーメッセージを表示する。例えば、「予約時刻はまだ先です」等を表示する。
S6.8.1：会議室端末９０の表示制御部９４は、入室待ち（チェックイン待ち）を表示する。

＜チェックアウトの手順＞
図２９は、参加予定者がチェックアウトするシーケンス図の一例である。

S1：参加予定者は会議室端末９０が表示するチェックアウトボタンを押下する。

S1.1：会議室端末９０の操作受付部９３はチェックアウトボタンの押下を受け付け、サーバ通信部９１が会議室ＩＤ、会議識別情報、及び、チェックアウトされた旨の信号を会議管理サーバ３０に送信する。

S1.1.1：会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８はチェックアウト処理を行う。具体的には、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスにチェックアウトを記録する。会議室端末９０のサーバ通信部９１は最新のイベントとしてチェックアウト状態を会議管理サーバ３０から取得するので、会議室端末９０の表示制御部９４は入室待ち（チェックイン）待ちを表示する。

＜会議室端末９０の起動の手順＞
図３０は、会議室端末９０の起動時の処理を説明するシーケンス図の一例である。

S1：設備予約システム１００の管理者が会議室端末９０の電源をＯＮする。

S1.1：会議室端末９０が起動して自動的に端末アプリを起動させる。

S1.2：会議室端末９０は設定を読み込む。この設定は初期設定された、会議管理サーバ３０のＵＲＬ、会議室名、会議室ＩＤ等である。

以下の処理は初期設定が済みの場合に実行される。

S1.2.1：会議室端末９０のサーバ通信部９１は会議管理サーバ３０と通信して最新のイベントを取得する。例えば、現在の時間帯の予約情報、チェックイン済みかどうかなどが送信される。

S1.2.2：チェックイン済みの場合、会議室端末９０の表示制御部９４は会議室が利用中である旨（利用中画面）を表示する。

S1.2.3：チェックインしていない場合、会議室端末９０の表示制御部９４は入室待ち（チェックイン）待ちを表示する。

S1.2.4：会議室端末９０の端末装置通信部９２はBluetooth Low Energy （登録商標）のアドバタイズを再開する。

なお、初期設定が済んでいない場合、図２４の初期設定が実行されるがすでに説明したため再度の説明は省略する。

＜会議管理サーバの処理手順＞
図３１（ａ）は、会議管理サーバ３０が自動的に予約をキャンセルする処理に関するフローチャート図の一例である。

まず、上記のように、参加予定者が「利用する」ボタンを押下することで、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスに利用確定が登録される。

まず、ステータスが利用確定になる（Ｓ１０）。すると、会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８は、現在時刻が開始時刻の経過後１０分が経過したか否かを判断する（Ｓ２０）。

そして、現在時刻が開始時刻の経過後１０分が経過すると、チェックイン管理部３８はステータスを参照してチェックインされたか否かを判断する（Ｓ３０）。

１０分が経過してもチェックインされない場合（Ｓ３０のＮｏ）、チェックイン管理部３８は予約をキャンセルする（Ｓ４０）。キャンセルされると、この後、会議識別情報と会議室ＩＤが送信されても、チェックイン管理部３８はチェックインを受け付けない。なお、会議管理サーバ３０は予約ＩＤを指定して予約がキャンセルされた旨を予約管理サーバ２０に通知する。これにより、空予約を低減できる。

図３１（ｂ）は、会議管理サーバ３０のチェックインとチェックアウトの処理に関するフローチャート図の一例である。なお、例えば、図３１の処理は会議管理情報ＤＢ４９３のステータスが利用確定になるとスタートする。

会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８は会議室端末９０から会議室ＩＤと会議識別情報を受信する（Ｓ１０）。

チェックイン管理部３８は会議室ＩＤと会議識別情報で会議識別情報ＤＢ４９４を検索し、予約ＩＤを特定する（Ｓ２０）。

次に、チェックイン管理部３８は予約ＩＤで予約情報を特定し開始時刻を取得する（Ｓ３０）。

チェックイン管理部３８は開始時刻が現在時刻から所定時間内か否かを判断する（Ｓ４０）。

ステップＳ４０の判断がＮｏの場合、チェックイン管理部３８はチェックインを許可せず、その旨を会議室端末９０に送信する（Ｓ５０）。

ステップＳ４０の判断がＹｅｓの場合、チェックイン管理部３８はチェックインを許可し、その旨を会議室端末９０に送信する（Ｓ６０）。なお、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスにチェックイン済みを設定する。会議室端末９０は利用している旨を表示できる。

会議情報通知部３７はチェックインした旨を、通知ロボットを介して参加予定者に通知する（Ｓ６５）。会議識別情報ＤＢ４９４により予約ＩＤが特定できるので、予約情報の予約者アカウントからグループを特定して通知すればよい。

次に、チェックイン管理部３８はチェックアウトの信号を受信したか否かを判断する（Ｓ７０）。チェックアウトの信号を受信するまでチェックイン管理部３８は待機する。

チェックアウトの信号を受信するとチェックイン管理部３８はチェックアウト処理を行う（Ｓ８０）。すなわち、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスにチェックアウトを設定する。これにより、この予約情報に関する処理は行われなくなる。

チェックイン管理部３８はチェックアウトＯＫを会議室端末９０に送信する（Ｓ９０）。これにより、会議室端末９０は入室待ちを表示できる。

＜会議室端末の画面例＞
図３２は、会議室端末９０の画面例の一例である。図３２（ａ）は入室待ち（チェックイン待ち）画面の一例であり、図３２（ｂ）は利用中画面の一例であり、図３２（ｃ）はエラー画面の一例を示す。２次元コードでチェックインする場合、参加予定者は図３２（ａ）のメニュー１を押下し、会議識別情報でチェックインする場合、参加予定者は図３２（ａ）のメニュー２を押下する。近距離無線通信の場合は自動的に端末装置６０と会議室端末９０が通信するのでメニューはない。チェックインに成功するとチェックアウトまでは図３２（ｂ）の利用中画面が表示される。チェックアウトすると図３２（ａ）の入室待ち（チェックイン待ち）画面が表示される。チェックインできなかった場合は図３２（ｃ）のエラー画面が表示され、その後、図３２（ａ）の入室待ち（チェックイン待ち）画面に自動的に戻る。

＜まとめ＞
以上説明したように、本実施形態の設備予約システム１００は、電子メールを使用せずにチャットシステムを使用して会議室の予約に関する情報を参加予定者に通知できる。参加予定者は会議室の予約に関する情報を確認するので、会議室の空予約を低減できる。

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

例えば、通知されるメッセージはテキストである必要はなく、音声、静止画、動画、プログラム、アプリケーションなどのファイルでもよい。

また、本実施形態では予約管理サーバ２０のアカウントで会議管理サーバ３０も参加予定者を識別していたが、予約管理サーバ２０のアカウントと会議管理サーバ３０の独自のアカウントが対応付けられていれば、会議管理サーバ３０が参加予定者を独自のアカウントで識別してもよい。

２次元コードはバーコードなど一次元コードでもよい。また、２次元コードとバーコードは画像コードの一例である。また、端末装置６０と会議室端末９０はＮＦＣや赤外線通信等で通信してもよい。

アカウントはメールアドレスの他、参加予定者を特定又は識別できる情報であればよい。例えば、電話番号、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス、任意のＩＤ等でもよい。

なお、会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。

また、以上の実施例で示した図８，９などの構成例は、設備予約システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。設備予約システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

通知判断部３４は通知先特定手段の一例であり、会議情報通知部３７は通知手段の一例であり、チェックイン管理部３８は設備管理手段の一例である。対象者の識別情報は参加予定者のアカウントの一例であり、チャットシステムのグループ名はグループの識別情報の一例であり、顧客ドメインＤＢ４９５は対象者情報の一例であり、通知先情報はグループ名とチームＩＤの一例であり、予約者アカウントは予約用識別情報の一例であり、会議識別情報ＤＢは設備利用登録情報の一例であり、会議識別情報は予約管理情報の一例である。

１０チャットサーバ
２０予約管理サーバ
３０会議管理サーバ
５０登録端末
６０端末装置
７０電子機器
９０会議室端末
１００設備予約システム

特開2016-045634号公報

Claims

設備の予約を管理する予約管理装置、及び、グループで共有される通知情報を該グループに属する対象者に通知する情報提供装置と、ネットワークを介して通信する情報処理装置であって、
前記通知情報を通知するタイミングが設定されている通知設定情報に基づいて、前記予約管理装置から取得した予約情報から、通知が必要な前記予約情報があるか否かを判断し、前記通知が必要な前記予約情報があった場合、該予約情報によって示される前記予約を要求したユーザを識別する予約用識別情報を取得し、
前記情報提供装置が前記グループに属する対象者に前記通知情報を通知するための通知先情報と前記予約用識別情報とが対応付けられた対応付情報に基づいて、前記予約管理装置から取得した予約情報に関する前記通知情報を通知するための通知先情報を特定する通知先特定手段と、
特定した前記通知先情報に基づいて、前記予約情報に関する前記通知情報を通知させるよう前記情報提供装置に要求する通知手段と、を有し、
前記通知手段は、一人以上の前記対象者が操作する端末装置から前記設備の予約に関する前記通知情報に対する応答を取得し、前記応答の内容が前記設備の予約を取り消す内容であった場合、または、前記通知手段が前記通知情報の送信を前記情報提供装置に要求した後、所定時間内に前記応答を取得しない場合、前記予約管理装置に前記設備の予約の取り消しを要求し、前記応答の内容が前記設備を利用する内容であった場合、前記設備の予約を管理する予約管理情報を前記端末装置に通知する情報処理装置。
前記通知先情報は、前記情報提供装置によって管理され、前記対象者が属するグループを識別する情報であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
前記情報提供装置はチャットシステムにおいて前記通知情報を前記グループで共有する処理を行い、
前記通知手段は、前記情報提供装置に前記情報処理装置を代理させ、前記情報提供装置に前記通知情報を入力させることで前記グループの前記対象者に前記通知情報を通知する請求項１又は２に記載の情報処理装置。
前記予約管理情報は、前記設備を使用する権利を有することを確認するための情報であり、
前記通知手段は、前記設備が利用される開始時刻の所定時間前になった場合、前記予約管理情報を前記端末装置に通知する請求項１〜３のいずれか1項に記載の情報処理装置。
前記通知手段が前記情報提供装置を介して前記端末装置に通知した前記設備の予約に関する前記通知情報には、前記設備を利用する旨が対応付けられた表示部品、及び、キャンセルする旨が対応付けられた表示部品が含まれ、
前記通知手段は、前記表示部品の押下により前記端末装置から送信される前記設備を利用する旨又はキャンセルする旨を、前記情報提供装置を介して受信する請求項１に記載の情報処理装置。
前記対応付情報には前記通知先情報に前記対象者の識別情報が対応付けられており、
前記通知手段は前記応答を送信した前記対象者の識別情報に対応付けられた前記通知先情報を前記対応付情報から取得し、
取得した前記通知先情報に基づいて、前記応答の内容を通知させるよう前記情報提供装置に要求する請求項１又は５に記載の情報処理装置。
前記通知手段は前記設備の予約を管理する予約管理情報を前記通知情報に含めて前記情報提供装置を介して前記端末装置に通知し、
前記予約情報に含まれる前記設備の識別情報、予約を識別する予約ＩＤ、及び、前記予約管理情報を対応付けて設備利用登録情報に登録し、
前記設備に配置された設備端末からネットワークを介して前記設備の識別情報と前記予約管理情報を受信し、前記設備の識別情報に対応付けられた前記予約管理情報と、前記設備端末から受信した前記予約管理情報が同じ場合、前記設備端末が配置されている前記設備の利用を許可する旨を前記設備端末に送信する設備管理手段を有する請求項１、５又は６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
前記通知手段は前記予約管理情報と共に前記情報処理装置のアドレス情報を前記通知情報に含めて前記情報提供装置を介して前記端末装置に通知し、
前記設備管理手段は、前記アドレス情報の押下により前記端末装置から送信される前記予約管理情報を画像コードに変換して前記端末装置に送信し、
前記設備端末が前記画像コードから検出し前記設備端末から受信した前記予約管理情報と前記端末装置に通知した前記予約管理情報が同じ場合、前記設備端末が配置されている前記設備の利用を許可する旨を前記設備端末に送信する請求項７に記載の情報処理装置。
前記予約情報には前記設備の識別情報と前記設備が利用される開始時刻が設定されており、
前記設備端末から前記設備の識別情報と前記予約管理情報を受信した場合、
前記設備管理手段は、前記設備の識別情報に対応付けられた前記予約用識別情報を前記設備利用登録情報から取得し、更に、前記予約用識別情報で前記予約情報を特定して、特定した前記予約情報の前記開始時刻が現在時刻から所定時間内の場合に、前記設備端末が配置されている前記設備の利用を許可する旨を前記設備端末に送信する請求項７又は８に記載の情報処理装置。
前記通知手段が前記設備を利用する旨の前記応答を受信した場合、前記予約ＩＤに対応付けて、前記設備を利用する旨が確認できたことを記録し、
現在時刻が前記開始時刻を所定時間、経過しても前記設備端末から前記設備の識別情報と前記予約管理情報を受信しない場合、
前記設備管理手段は、前記予約管理装置に設備の予約の取り消しを要求する請求項９に記載の情報処理装置。
設備の予約を管理する予約管理装置、グループで共有される通知情報を該グループに属する対象者に通知する情報提供装置、及び、情報処理装置がネットワークを介して通信する設備予約システムであって、
前記予約管理装置は設備の予約に関する予約情報を保持しており、
前記情報処理装置は、
前記通知情報を通知するタイミングが設定されている通知設定情報に基づいて、前記予約管理装置から取得した予約情報から、通知が必要な前記予約情報があるか否かを判断し、前記通知が必要な前記予約情報があった場合、該予約情報によって示される前記予約を要求したユーザを識別する予約用識別情報を取得し、
前記情報提供装置が前記グループに属する対象者に前記通知情報を通知するための通知先情報と前記予約用識別情報とが対応付けられた対応付情報に基づいて、前記予約管理装置から取得した予約情報に関する前記通知情報を通知するための通知先情報を特定する通知先特定手段と、
特定した前記通知先情報に基づいて、前記予約情報に関する前記通知情報を通知させるよう前記情報提供装置に要求する通知手段と、を有し、
前記通知手段は、一人以上の前記対象者が操作する端末装置から前記設備の予約に関する前記通知情報に対する応答を取得し、前記応答の内容が前記設備の予約を取り消す内容であった場合、または、前記通知手段が前記通知情報の送信を前記情報提供装置に要求した後、所定時間内に前記応答を取得しない場合、前記予約管理装置に前記設備の予約の取り消しを要求し、前記応答の内容が前記設備を利用する内容であった場合、前記設備の予約を管理する予約管理情報を前記端末装置に通知し、
前記情報提供装置は、
前記情報処理装置を代理して前記グループの前記対象者に前記通知情報を通知する、ことを特徴とする設備予約システム。
設備の予約を管理する予約管理装置、及び、グループで共有される通知情報を該グループに属する対象者に通知する情報提供装置と、ネットワークを介して通信する情報処理装置が行う情報通知方法であって、
通知先特定手段が、前記通知情報を通知するタイミングが設定されている通知設定情報に基づいて、前記予約管理装置から取得した予約情報から、通知が必要な前記予約情報があるか否かを判断し、前記通知が必要な前記予約情報があった場合、該予約情報によって示される前記予約を要求したユーザを識別する予約用識別情報を取得し、
前記情報提供装置が前記グループに属する対象者に前記通知情報を通知するための通知先情報と前記予約用識別情報とが対応付けられた対応付情報に基づいて、前記予約管理装置から取得した予約情報に関する前記通知情報を通知するための通知先情報を特定するステップと、
通知手段が、特定した前記通知先情報に基づいて、前記予約情報に関する前記通知情報を通知させるよう前記情報提供装置に要求するステップと、を有し、
前記通知手段は、一人以上の前記対象者が操作する端末装置から前記設備の予約に関する前記通知情報に対する応答を取得し、前記応答の内容が前記設備の予約を取り消す内容であった場合、または、前記通知手段が前記通知情報の送信を前記情報提供装置に要求した後、所定時間内に前記応答を取得しない場合、前記予約管理装置に前記設備の予約の取り消しを要求し、前記応答の内容が前記設備を利用する内容であった場合、前記設備の予約を管理する予約管理情報を前記端末装置に通知する情報通知方法。